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Conferenciantes:
8:00am a 12:00m
Programa
Servir y proteger: Disposicin de documentos pblicos
8:00 8:30 am
Registro y merienda
8:30 8:45 am
Bienvenida
Aida Irizarry Martnez, Presidenta ArchiRED
8:45 9:00 am
Saludo
Dra. Josefina Gmez Hillyer, Directora Interina Archivo General de PR
9:30 10:30 am
10:30 11:30 am
Co-auspiciadores
Servir y
Proteger:
Lillian Irizarry Martnez
Disposicin
Documentos Pblicos
ArchiRED
Archivo General de Puerto Rico
24 de mayo de 2013
Universidad de Puerto Rico
Recinto de Ro Piedras
Decanato de Administracin
Lillian Irizarry Martnez, 2013 Derechos Reservados
de
Introduccin
Disposicin de Documentos
Pblicos
Trasfondo Histrico Disposicin
de Documentos Pblicos
Ciclo Vital de los Documentos
Eliminacin de Documentos
Una Mirada a las Leyes y la
Reglamentacin Existente
tica Profesional
Introduccin
Qu es Disposicin de
Documentos?
Cualquier actividad
relacionada con la eliminacin
de documentos de archivo
que ya han cumplido su perodo
de retencin fijado
y/o perdido para el organismo
toda utilidad administrativa,
fiscal o legal
Se tomarn medidas para que
los documentos de valor
continuo sean retenidos
permanentemente
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Trasfondo Histrico de la
Disposicin de Documentos
Pblicos
Edad Contempornea
S XVIII Disposicin de
Documentos
1898-Archivero al servicio de la
administracin pblica y privada
Tarea central: organizar la
informacin para su uso
Responsabilidad:
Trasfondo Histrico de la
Disposicin de Documentos
Pblicos
1950- II Guerra Mundial
Records Centers
Funcionario: records
management
1955-Creacin Programas
Administracin de Documentos
Pblicos
1959-Creacin Archivos
Centrales en Puerto Rico
Trasfondo Histrico de la
Disposicin de Documentos
mantenimiento en los
Pblicos
Archivos Centrales
Administracin de
Documentos= Economa y
Eficiencia
Directrices-Procedimientos
(Conservacin)
es proteccin fsica
inmediata: edificios,
anaqueles, cajas,
cartapacios
Disposicin de
documentos
Trasfondo Histrico de la
Disposicin de Documentos
Pblicos
Definicin de la Ley 5 de
1955, enmendada:
Administracin de
Documentos: Es la
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Bases de
datos
Papel
Electrnico
Organizar ,Ordenarlos,
Controlar, Guardar,
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Impedir la dispersin
Impedir la eliminacin
inadecuada
Depurar los expedientes
Primer paso o proceso de
Disposicin de documentos
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Servicio a la organizacin
archivos de oficina
ciudadanos/clientes
investigacin
Cultura
Documentos semi-activos e
inactivos
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Coordinar y supervisar el
funcionamiento de los
archivos de oficina
Reclamar la documentacin
Conservar la documentacin
Valorar
series documentales
Disponer
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Disposicin de Documentos
establecer un programa
sistemtico de conservacin de
documentos
y la eliminacin de aquellos
documentos que no solamente
carecen de valor permanente,
sino que adems haban
perdido ya toda utilidad
administrativa.
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Disposicin de Documentos
Mecanismos para la
sistematizacin de la Disposicin
de Documentos
Programas Administracin de
Documentos Pblicos
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Disposicin de Documentos
Programa de la Rama Ejecutiva
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Disposicin de Documentos
Programa de la Rama Ejecutiva
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Disposicin de Documentos
Programa de la Rama Legislativa
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Disposicin de Documentos
Programa de la Rama Legislativa
Cmara de Representantes
R. de la C. 126 de 2013 (Regla 7-m)
Secretario
Custodiar los archivos y
documentos fsicos, electrnicos o
digitales que se relacionen con el
proceso parlamentario
Mantendr un sistema de archivo,
conservacin y disposicin de
documentos utilizando las normas
y mecanismos de la tecnologa
moderna.
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Disposicin de Documentos
Programa de la Rama
Judicial
Reglamento Tribunal de
Apelaciones (2004) Regla 5El Secretario(a)
guardar con la debida
seguridad todos los
expedientes
archivar y conservar, en su
debido orden, todos los
pronunciamientos del
Tribunal y cualquier otro
documento bajo su
custodia
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Disposicin de Documentos
Contralor
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Disposicin de Documentos
Mecanismos para la
sistematizacin de la Disposicin
de Documentos
Funcionario: Administrador de
Documentos
Responsabilidades
administrar el Programa en
su respectiva dependencia
Elaborar Listas de Disposicin
de Documentos
Custodio de la documentacin
Responsable de su creacin,
conservacin, mantenimiento, uso,
Disposicin y localizacin
Preferiblemente Anualmente
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Disposicin de Documentos
Ley Nm. 5 de 1955, enmendada por
la Ley 63 de 1979
No se destruir, enajenar, obsequiar,
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Disposicin de Documentos
Cualquier violacin a las
disposiciones de los
reglamentos que promulguen
los Administradores de
Programas constituir delito
menos grave y convicta que
fuere la persona ser castigada
con pena de reclusin no
mayor de seis meses o multa
no mayor de $500 o ambas
penas a discrecin del tribunal.
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Disposicin de Documentos
Qu es Reciclaje de papel?
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Disposicin de Documentos
En ningn caso estos
documentos pueden
contener:
informacin sensitiva
informacin que permita
identificar la persona o
personas a las que se refieren
es recomendable que
sean considerados como
documentos privados o
privilegiados1
1Certificacin
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Disposicin de Documentos
Si todos estos documentos
Es necesario mantenerse
contienen datos sensibles que
informado sobre el proceso que
afectan la intimidad de las
llevan a cabo:
personas
programas de reciclaje
la compaa contratada
compactan, trituran, queman,
entierran en el vertedero
Los duplicados (copia adicional de un
mismo documento) se recomienda
deben ser transferidos al Archivo
Central y se disponen una vez
asegurada la conservacin del original.
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Disposicin de Documentos
Cuando los empleados de los
Programas de Reciclaje se
percaten que entre los
documentos recogidos existen
ejemplares de dichos documentos
deben ser devueltos a la
oficina productora
para que los enve al Archivo
Central para su destruccin
Tampoco ninguno de estos
documentos deben ser echados
en los contenedores de basura.
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Disposicin de Documentos
Los Documentos de Archivo se
transfieren a los Archivos
Centrales a travs del
Administrador de
Documentos
facultad de solicitar y
certificar su Disposicin
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Disposicin de Documentos
Control en el Uso de
Trituradoras de Papel para la
Destruccin de Documentos
Pblicos:
toda destruccin de
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Disposicin de Documentos
Por tal motivo, ningn otro
funcionario de la dependencia o
municipio debe tener trituradora
asignada o ubicada dentro de su
oficina o recinto de trabajo. El
poseer este equipo fuera del Centro
de Reciclaje pudiera ser indicativo
de que no se est cumpliendo con la
autorizacin oficial para la
destruccin de documentos. Carta
Circular ASG Nm. 2007-5
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Disposicin de Documentos
Ley 197 de 2002 regula el
Proceso de Transicin de
Gobierno
Artculo 19 (b) Destruccin
o mutilacin de documentos
pblicos
Mecanismos para
fiscalizar la eliminacin
del Papel
para que en ningn
caso se pueda percibir
que esto es indicativo
de que no se est
cumpliendo con la
autorizacin oficial
para la destruccin
de documentos pblicos
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Disposicin de Documentos
Cuando los Documentos de
Archivo que ya estn
transferidos al Archivo
Central han cumplido su
perodo de retencin fijado y
perdido toda utilidad
administrativa, fiscal o legal
es recomendable notificar por
escrito al director de la oficina
productora para que endose y
certifique que se pueden
destruir.
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Disposicin de Documentos
Reglamento Nm. 23
(1988) enmendado
Aplicable a todas las
dependencias del ELA
Conservacin de Documentos de
Naturaleza Fiscal o Necesarios para
el Examen y Comprobacin de
Cuentas y Operaciones Fiscales
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Disposicin de Documentos
se regula su conservacin porque
son necesarios para el examen y
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Disposicin de Documentos
Ley HIPAA 104-91
(1996)
Solamente el personal
con acceso completo al
expediente o aquel
empleado responsable
del manejo de los
mismos, podr
encargarse del traslado
de estos desde donde
estn guardados hasta el
lugar a donde se
requieran.
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Manejo de la
Informacin
Llamadas
Telefnicas
Acceso a la
informacin
Traslado de
Expedientes
Envo de
Informacin
Expediente
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Disposicin de Documentos
Violaciones y Penalidades
Civiles o Criminales
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Disposicin de Documentos
En el 2012 se anunci la firma
del Proyecto de la Cmara que
establece la poltica pblica en
torno al uso de la informtica en
la industria de los servicios de
salud. Entre otras cosas:
Promover el intercambio de
informacin entre mdicos; y
proveer a las personas acceso
electrnico a su informacin de
salud.
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Disposicin de Documentos
Reglamento Nm. 6044 del
Secretario de Salud Artculo G
Seccin 22-Conservacin del
Expediente Clnico:
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Disposicin de Documentos
Certificacin Nmero 040, 9899, enmendada Gua para la
Conservacin de Documentos
UPR:
Labor Acadmica, Sub-seccin 8
Expediente mdico de estudiantes
se conservarn por 10 aos a
partir del ltimo semestre de
matrcula del estudiante.
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tica Gubernamental
griego ethos
significa carcter
o moral
Moral Proviene
Disposicin de Documentos
Reglamento de tica
Gubernamental (Ley 12,1985-Ley
de tica Gubernamental del ELA)
Artculo 8. Prohibiciones ticas de
carcter general
(f) Ningn funcionario o
empleado pblico revelar o
usar informacin o documentos
adquiridos durante el desempeo
de su empleo para propsitos
ajenos al mismo, y mantendr la
confidencialidad de aquellos
asuntos relacionados con el
empleo,
Disposicin de Documentos
The Family Educational
Rights and Privacy Act de
1974, enmendada
Enmienda Buckley
protege la privacidad de
los expedientes
educativos de los
estudiantes
Establece derecho acceso
del estudiante a la
informacin contenida
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Leyenda:
T/G
AVG
AHG
ATG
CN
BB
CA
CA
CC
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Tablillas/Gavetas
Vacas
Gaveta de
Gabinete Vertical
(3.04)
Gaveta de Gabinete Horizontal
(2.30)
Gaveta de
Tarjetero 3 x 5
(0.15)
Carpeta
Nminas
(0.50)
Banker Box
(1.25)
Caja Archivo legal
(0.50)
Caja Archivo carta
(0.40)
Caja
Cheques
(0.25)
TF
Caja Transfile
(1.90)
Caja Resma
carta (1.30)
Caja Resma
legal (1.40)
RR
Cajas otros
tamaos (1.50)
DE
Documentos
Encuadernados (0.50)
RM
Rollos
Microfilm
Diversas cajas calculado en
pies cbicos
Espacio
disponible
Documentos
para Disponer
45
Horario de Servicio
lunes a viernes de
8:30 am a 11:30 m
1:30 pm a 4:00 pm
Telfono 787-764-0000
Fax 787-772-1410
Extensin 1410
Direccin Postal
Universidad de Puerto Rico
Recinto de Ro Piedras
Decanato de
Administracin
PO Box 23301 San Juan
Puerto Rico 00931-3301
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24 de mayo de 2013
-El
.
- El Archivero est obligado y autorizado a certificar
y a expedir copias de aquellos documentos
confiados a su custodia, de los cuales no sea
posible obtener una reproduccin.