2.1(4.

4) Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

El proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto consiste en:
comparar el desempeo real del proyecto con respecto al plan de gestin del proyecto;
evaluar el desempeo para determinar la necesidad de una accin preventiva o correctiva, y
para recomendar aqullas que se consideren pertinentes,
identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes del proyecto,
para asegurarse de que se identifiquen los riesgos, se informe sobre su estado y se implementen
los planes apropiados de respuesta a los riesgos,
mantener, durante la ejecucin del proyecto, una base de informacin precisa y oportuna
relativa al producto o a los productos del proyecto y su documentacin relacionada,
proporcionar la informacin necesaria para sustentar el informe de estado, la medicin del
avance y las proyecciones,
proporcionar proyecciones que permitan actualizar la informacin relativa al costo y al
cronograma actuales, y
monitorear la implementacin de los cambios aprobados cuando stos se produzcan.
La Figura 2-1 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas de este proceso, y la
Figura 2-2 muestra el diagrama de flujo de datos.

Figura 2-1. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto:

Herramientas y Tcnicas, y Salidas

Entradas,

Figura 2-2. Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Monitorear y Controlar el

Trabajo del Proyecto

2.1.1 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto: Entradas

a.- Plan de Gestin del Proyecto
b.- Informes de Desempeo
Los informes deben ser preparados por el equipo del proyecto, detallando actividades, logros,
hitos, incidentes identificados y problemas. Los informes de desempeo pueden emplearse para
distribuir la informacin clave que incluye, entre otra:
el estado actual
los logros significativos del periodo
las actividades del cronograma
las proyecciones
los asuntos pendientes.
c.- Factores Ambientales de la Empresa
2

Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Monitorear y Controlar
el Trabajo del Proyecto incluyen, entre otros:
las normas gubernamentales o de la industria (por ejemplo, regulaciones del organismo de
control, normas del producto, normas de calidad y normas de fabricacin)
el sistema de autorizacin de trabajos de la compaa
la tolerancia al riesgo por parte de los interesados
los sistemas de informacin para la gestin de proyectos (por ejemplo, herramientas
automticas, como una herramienta de software para definir cronogramas, un sistema de gestin
de la configuracin, un sistema de recopilacin y distribucin de la informacin o interfaces Web
a otros sistemas automticos en lnea)
d.- Activos de los Procesos de la Organizacin
Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso Monitorear y
Controlar el Trabajo del Proyecto incluyen, entre otros:
los requisitos de comunicacin de la organizacin,
los procedimientos de control financiero (por ejemplo, informes de tiempo, cdigos contables,
revisiones de gastos y desembolsos, y provisiones contractuales estndar),
los procedimientos para la gestin de incidentes y defectos,
los procedimientos de control de riesgos, que incluyen categoras de riesgos, definicin de la
probabilidad e impacto y la matriz de probabilidad e impacto,
la base de datos para la medicin de procesos, que se utiliza para tener a disposicin los datos
de mediciones de procesos y productos, y
la base de datos de las lecciones aprendidas.

2.1.2 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto: Herramientas y

Tcnicas
a.- Juicio de Expertos
El juicio de expertos es utilizado por el equipo de gestin del proyecto para interpretar la
informacin proporcionada por los procesos de seguimiento y control. El gerente del proyecto,
en colaboracin con el equipo, determina las acciones requeridas para asegurar que el desempeo
del proyecto corresponda a las expectativas.

2.1.3 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto: Salidas

a.- Solicitudes de Cambio
Como consecuencia de la comparacin entre los resultados planificados y los reales, es possible
que se emitan solicitudes de cambio, que pueden ampliar, ajustar o reducir el alcance del
proyecto o del producto. Los cambios pueden impactar el plan de gestin del proyecto, los
documentos del proyecto o los entregables del producto. Los cambios pueden abarcar, entre
otros:
3

 Accin correctiva. Una directiva documentada para ejecutar el trabajo del proyecto y poder, de
ese modo, alinear el desempeo futuro previsto del trabajo del proyecto con el plan de gestin
del proyecto.
Accin preventiva. Una directiva documentada para realizar una actividad que puede reducir
la probabilidad de sufrir consecuencias negativas asociadas con los riesgos del proyecto.
Reparacin de defectos. La identificacin formalmente documentada de un defecto en un
componente de un proyecto, con una recomendacin de reparar dicho defecto o reemplazar
completamente el componente.
b.- Actualizaciones al Plan de Gestin del Proyecto
Entre los elementos del plan de Gestin del proyecto que pueden actualizarse, se encuentran:
el plan de gestin del cronograma
el plan de gestin de costos
el plan de gestin de calidad
la lnea base del alcance
la lnea base del cronograma
la lnea base del desempeo de costos
c.- Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Entre los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen:
las proyecciones
los informes de desempeo
el registro de incidentes

2.2 (4.5) Realizar el Control Integrado de Cambios

El proceso Realizar el Control Integrado de Cambios comprende las siguientes actividades de
gestin de cambios, cuyo nivel de detalle difiere en funcin del estado de avance del proyecto:
influir en los factores que eluden el control integrado de cambios, de modo que nicamente se
implementen cambios aprobados,
revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio de forma rpida, lo cual es esencial, ya que
una decisin tarda puede influir negativamente en el tiempo, el costo o la viabilidad de un
cambio,
gestionar los cambios aprobados,
mantener la integridad de las lneas base, incorporando al plan de gestin del proyecto y a los
documentos del proyecto nicamente los cambios aprobados,
revisar, aprobar o rechazar todas las acciones preventivas y correctivas recomendadas,
coordinar los cambios a travsde todo el proyecto (por ejemplo, un cambio propuesto en el
cronograma a menudo influir en el costo, el riesgo, la calidad y los recursos humanos), y
4

 documentar el impacto total de las solicitudes de cambio.

Cualquier interesado involucrado en el proyecto puede solicitar cambios. Aunque los cambios
pueden iniciarse verbalmente, siempre deben registrarse por escrito e ingresarse al sistema de
gestin de cambios y/o al sistema de gestin de la configuracin. Las solicitudes de cambio estn
sujetas a los procesos especificados en los sistemas de control de cambios y de la configuracin.
Estos procesos de solicitud de cambios pueden requerir informacin sobre los impactos en el
tiempo y costo estimados.
Cada solicitud de cambio documentada debe ser aprobada o rechazada por alguna autoridad
perteneciente al equipo de gestin del proyecto o a una organizacin externa. En muchos
proyectos, se otorga al gerente del proyecto la autoridad para aprobar cierto tipo de solicitudes de
cambio, segn se define en los documentos del proyecto que describen los roles y
responsabilidades. Siempre que se requiera, el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios
incluir un comit de control de cambios (CCB) que ser responsable de aprobar o rechazar las
solicitudes de cambio. Los roles y responsabilidades de estos comits estn claramente definidos
en los procedimientos de control de la configuracin y de cambios, y son aprobados por los
interesados apropiados. Muchas empresas de gran envergadura cuentan con una estructura de
comits de varios niveles con responsabilidades diferentes para cada uno de ellos. En caso de que
el proyecto se ejecute por medio de un contrato, algunos de los cambios propuestos pueden
requerir la aprobacin del cliente, de acuerdo con el contrato.
Las solicitudes de cambio aprobadas pueden requerir la revisin o reelaboracin de estimados de
costos, secuencias de actividades, fechas programadas, necesidades de recursos y anlisis de
alternativas de respuesta a los riesgos. Estos cambios pueden necesitar ajustes al plan para la
gestin del proyecto u otros planes o documentos para la gestin del proyecto. El nivel de control
de cambios utilizado depende del rea de aplicacin, de la complejidad del proyecto especfico,
de los requisitos del contrato, y del contexto y el entorno en los que se ejecuta el proyecto.
Un sistema de gestin de la configuracin acompaado de un control integrado de cambios
proporciona una manera normalizada, efectiva y eficiente de gestionar de forma centralizada los
cambios y las lneas base aprobados dentro de un proyecto. El control de la configuracin se
centra en la especificacin, tanto de los entregables como de los procesos, mientras que el
control de cambios est orientado a identificar, documentar y controlar los cambios al proyecto y
a las lneas base del producto. La aplicacin del sistema de gestin de la configuracin a todo el
proyecto, incluyendo los procesos de control de cambios, logra tres objetivos principales:
establecer un mtodo progresivo para identificar sistemticamente y solicitar cambios a las
lneas base establecidas, y para determinar el valor y la eficacia de esos cambios,
proporcionar oportunidades de validar y mejorar el proyecto de manera continua, tomando en
cuenta el impacto de cada cambio, y
proporcionar el mecanismo que permita al equipo de gestin del proyecto comunicar a los
interesados, de manera sistemtica, todos los cambios aprobados y rechazados.
5

A continuacin, se mencionan algunas de las actividades de gestin de la configuracin que se

incluyen dentro del proceso Control Integrado de Cambios:
Identificacin de la configuracin. La seleccin e identificacin de un elemento de
configuracin proporciona la base para la que se define y verifica la configuracin del producto,
con la que se etiquetan los productos y documentos, se gestionan los cambios y se mantiene la
responsabilidad.
Informe de estado de la configuracin. La informacin se registra y se reporta con respecto a
cundo deben proporcionarse datos pertinentes acerca de un elemento de configuracin. Esta
informacin incluye un listado de la identificacin de la configuracin aprobada, el estado de los
cambios propuestos a la configuracin y el estado de implementacin de los cambios aprobados.
Verificacin y auditora de la configuracin. La verificacin y las auditoras de la
configuracin aseguran que la composicin de elementos de configuracin de un proyecto es
correcta y que los cambios correspondientes se registran, se evalan, se aprueban, se revisan y se
implementan correctamente. Esto asegura el cumplimiento de los requisites funcionales
definidos en los documentos de configuracin.
La Figura 2-3 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas de este proceso, y la
Figura 2-4 muestra el diagrama de flujo de datos.

Figura 2-3. Realizar el Control Integrado de Cambios: Entradas, Herramientas y

Tcnicas, ySalidas

2.2.1 Realizar el Control Integrado de Cambios: Entradas

a.- Plan para la Gestin del Proyecto
b.- Informacin sobre el Desempeo del Trabajo
c.- Solicitudes de Cambio
Todos los procesos de monitoreo y control, y muchos de los procesos de ejecucin, generan
solicitudes de cambio como salida. Las solicitudes de cambio pueden incluir acciones
preventivas, acciones correctivas y reparacin de defectos. Sin embargo, las acciones correctivas
y preventivas normalmente no afectan las lneas base del proyecto, sino solamente el desempeo
con respecto a las lneas base.

d.- Factores Ambientales de la Empresa

Los siguientes factores ambientales de la empresa pueden influir en el proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios: el sistema de informacin para la direccin de proyectos (por
ejemplo, herramientas automticas, tales como una herramienta de software para definer
cronogramas, un sistema de gestin de la configuracin, un sistema de recopilacin y
distribucin de la informacin o interfaces de red a otros sistemas automticos en lnea). Si bien
no se trata de una lista exhaustiva, debe tomarse en cuenta en la mayora de los proyectos.
e.- Activos de los Procesos de la Organizacin
Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios incluyen, entre otros:
procedimientos de control de cambios, incluyendo las etapas durante las cuales se modificarn
las normas, polticas, planes y procedimientos oficiales de la compaa, y cualquier otro
documento del proyecto, y cmo se aprobar, validar e implementar cualquier cambio,
procedimientos para aprobar y emitir autorizaciones de cambio,
base de datos para la medicin de procesos, que se utiliza para recopilar y tener a disposicin
los datos de mediciones de procesos y productos,
archivos del proyecto (por ejemplo, lneas base de alcance, costo, cronograma y lneas base
para la medicin del desempeo, calendarios del proyecto, diagramas de red del cronograma del
proyecto, registros de riesgos, acciones planificadas de respuesta e impacto definido del riesgo),
y
bases de conocimiento de la gestin de la configuracin, que contienen las versiones y lneas
base de todas las normas, polticas y procedimientos oficiales de la compaa, y cualquier otro
documento del proyecto.

2.2.2 Realizar el Control Integrado de Cambios: Herramientas y

Tcnicas
a.- Juicio de Expertos
Adems del juicio de expertos del equipo de direccin del proyecto, se puede solicitar a los
interesados que aporten su experiencia y que formen parte del comit de control de cambios.
Durante este proceso, el juicio y la experiencia se aplican a cualquier detalle tcnico y de gestin,
y se pueden obtener de varias fuentes, entre las que se incluyen:
consultores
interesados, incluyendo clientes y patrocinadores
asociaciones profesionales y tcnicas
grupos industriales
expertos en la materia
la oficina de direccin de proyectos (PMO)
b.- Reuniones de Control de Cambios
Un comit de control de cambios es responsable de reunirse y revisar la solicitudes de cambio, y
de aprobar o rechazar dichas solicitudes. Los roles y responsabilidades de estos comits estn
claramente definidos y son acordados por los interesados apropiados. Todas las decisiones del
comit de control de cambios se documentan y se comunican a los interesados para su
informacin y la implementacin de acciones de seguimiento.

2.2.3 Realizar el Control Integrado de Cambios: Salidas

Si una solicitud de cambio se considera viable pero fuera del alcance del proyecto, su aprobacin
requiere un cambio en la lnea base. Si la solicitud de cambio no se considera viable, sta se
rechazar y posiblemente se remita nuevamente al solicitante para ms informacin.
a.- Actualizaciones al Estado de las Solicitudes de Cambio
El gerente del proyecto o un miembro asignado del equipo, procesa las solicitudes de cambio de
acuerdo con el sistema de control de cambios. Las solicitudes de cambio aprobadas se
implementarn mediante el proceso Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto. El estado de
todos los cambios, aprobados o no, se actualizar en el registro de solicitudes de cambio como
parte de las actualizaciones a los documentos del proyecto.
b.- Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
Entre los elementos del plan para la direccin del proyecto que pueden actualizarse, se
encuentran:
todos los planes de gestin subsidiarios
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 las lneas base que estn sujetas al proceso formal de control de cambios

Los cambios a las lneas base nicamente deben mostrar los cambios ocurridos desde la fecha
actual en adelante. El desempeo pasado no debe modificarse. Esto protege la integridad de las
lneas base y de los datos histricos del desempeo pasado.
c.- Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto que pueden actualizarse como resultado del proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios incluyen el registro de solicitudes de cambio y cualquier
documento que est sujeto al proceso formal de control de cambios.

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