ALOJ..O.

, M~YOR
DE BOG01:. D-';;:_

Doctora:
\lIVIANA

MEhJESES

Gerente
HOSPITAL SIMON BaLlVAR

REF:
ESTUDIOS
PREVIOS
PARA
CONTRATAR
ADQUISICION
DE
MEDICAMENTOS PARA USO EtolHOSPITAUZACJON y CONSULTA EXTERNA
.... ,

En el presente escrito expongo para su conocimiento el estudio referenciado as:

, DEFINICiN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER

CON LA CONTRATACiN.:
El Hospital Simn Bolvar 111Nivel ESE requiere contratar a adquisicin de
MEDICAMENTOS PARA USO ENHOSPjTAL!ZACIO'~ y CONSULTA EXTERI~A. que
se conciba bajo los parmetros de Buenas Prcticas de Manufactura, Registros
Sanitarios, Cdigo nico de IVledicamentos, Regulaciones Farmacuticas al disponer
certificaciones ante el Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos It..JVIlViA
En la actualidad el Hospital no dispone suficiente cantidad de medicamentos para la
atencin de sus pacientes hospitalizados y ambulatorios y estos deben cumplir CDn lo
establecido en el Decreto 2200 de 2005, Resolucin 403 de 2007 y Resolucin 0444
de 2008, en. aras de asegurar la prestacin del servicio de salud, con criterios de
eficiencia, oportunidad y calidad,
.
Disponer de MEDICAIViE'''TOS que cumplan con los requisitos normativos, propende
por brindar mayor seguridad al usuario,
por mantener la ~atisiacciD de las:
necesidades y expectativas de los mismos, aportando en pro d garantizar una mejor'
capacidad de respuesta ante la demanda de servicios y de forma especia! impactar en
la seguridad del paciente corno pilar fundamental para ,el logro de calidad propuestos
por la organizacin a travs del proceso de mejoramiento continuo emprendido para
implementar los estndares de Acreditacin dentro del Sistema Obligatorio de
Garanta de Calidad.
2. DEF1f..JIC10N TECNICA DE LA
SA TISF ACER SU NECESIDAD

FORMA

EI.J QUE .LA ENTIDAD

PUEDE

=: Hospita] satisface i8 necesidad antes descrita, mediante 1? contratacin de

proveedores para le acc.nsicin de medicamentos para el Hospital como parte del
cumplimiento de a Poltica lnstituclonal de Seguridad de! Paciente y en benecc oe
las buenas prcticas clnicas.
Como institucin que est realizando actividades encaminadas hacia el cumplimiento
de los estndares de habilitacin y acreditacin que garanticen las "condiciones de
calidad de los medicamentos que requieran adecuaciones o su elaboracin teniendo

~MA.YOR.
DE 8DGOTJ.. D.CtiA:.tJc

en cuenta la importancia de la seguridad

teraputica implementada a los pacientes.

de los medicamentos

usados en la

Desde el Servlcio Farmacutlco

se ha realizado la verificacin y evaluacin del las
necesidades de recurso humano. saneamiento, higiene y salud ocupacional,
infraestructura fsica, dotacin, productos devueltos, documentacin, sistema de
gestin de calidad, quejas, contratos, auditoras internas, sistema de informacin y
farmacovigilancia, sistema de tratamiento de aguas, requisitos especficos para el
reempaque y reenvase, elaboracin de formulas magistrales, nutriciones y ajuste de
concentraciones de dosis de medicamentos de administracin parenteral, mezclas y/o
ajustes de concentraciones de dosis de medicamentos
oncolgicos, dtstrioucin
embalaje y transporte, para el cumplimiento de la Resolucin 0444-08 y dems
normas relacionadas.
3. CONDICIONES

ESPECIALES DE LA CONTRA T ACION A CELEBRARSE

3.1. OBJETO El HOSPITAL SIMON SOLlVAR 111NIVEL E.S.E., est interesado en

contratar proveedores especializados para realizar la adquisicin de medicamentos
necesarios para la utilizacin a nivel del rea de hospitalizacin y consulta externa,
bajo parmetros de calidad, accesibilidad y oportunidad.

El oferente deber presentar una propuesta tcnica para el suministro de los

medicamentos para el rea del Servicio Farmacutico requeridos por el Hospital
Simn Bolvar, de acuerdo a las especicaciones del cuadro anexo.
3. .

ESPECIFICACIOl\'ES

TC'--JICAS REQUERIDAS

a, En caso de adjudicacin, el eventual proveedor deber entregar los medicamentos

segn la programacin o requerimientos establecidos' por el Hospital, los cuales
para todos los casos constituir parte integral del contrato. Esta programacin que
es Interna del hospital podr cambiar de acuerdo a sus necesidades y
conveniencia. En todo caso I
~
..
.,
osptal, deber realizarse por parte del Contratista, mximo dentro: de las
cuarenta y ocho (48) horas siguientes a dicho requerimiento, excepto en los casos
de urgencia vital o manifiesta cuya oportunidad de entrega deber ser inmediata.
b.

Las entregas debern efectuarse en las instalaciones del Hospital Simn Bolvar Empresa Social riel Estado, en la Bodega Principal del Servicio Farmacutico y en
el horario establecido en el eventual contrato, el cual ser de lunes c. sbados de
8am a 2m y de 1 pm a 6pm, domingos y festivos de 8am a 3p;n. En caso de
urgencias vitales nocturnas, la entrega deber realizarse
en e; rea de
dispensacin previa autorizacin de la Subperencia Administrativa "lID delegado.

e, El proveedor se, compromete a realizar la reposicin de orocuctos 'lb

medicamentos que resultaren deterioracos e;-,;el transporte de los mismos, o con
defectos de calidad, empaque o conservacin, de cuyo reporte le haga el Hospital
- Servicios Farmacuticos hasta setenta y dos (72) h~!,~s siguientes a la recepcin
riel producto, debiendo proceder a dicha reposicin dentro de las setenta y dos
(72) horas siguientes al mismo.

J..LC-"-LOA Mb..YO?
Di: B:K>OTD.C

c. El proveedor no podr negarse a entregar los insumas aducendo motivos de

empaque o presentacin de los mismos, adems no podr retrasar o cancelar las
entregas por motivos de produccin, baja oferta, baja demanda, escasez en el
mercado, trmites aduaneros y/o de importacin, licencias, vacaciones colectivas o
variaciones en el precio de la oferta. En caso de fuerza mayor o caso fortuito que
. impida la entrega del medicamento, el Proveedor deber realizar todas las
gestiones necesarias para la consecucin y entrega del medicamento al Hospital.
e.

El medicamento y/o producto entregado por el Proveedor deber tener como

mnimo un vencimiento no inferior a (18) meses. En caso de que el tiempo de vida
til fijado en el.Repistro lnvirna sea inferior a dieciocho (18) meses, el cotizante
debe notificar :por escrito de ello al Hospital;' mediante una comunicacin
denomnada CARTA DE COllfJPROMISO DE CAMBIO Y se obligar a realizar el
cambio del medicamento y/o producto cuando est cercano a la Techa de
vencimiento. Los elementos entregados al hospital, la fecha de expiracin 1\l0
debe ser inferior en tiempo al 75% de vida til aprobada por el INVIMA en registro
sanitario.

f.

Por polticas del Hospital, con cinco (5) meses de anticipacin a ~a fecha de
vencimiento del medicamento y/o producto se notificar al Proveedor, quien se
obliga a asumir la recepcin y cambio del medicamento ylo producto reportado.
incluyendo los de cadena de fria y control especial. En caso de distribuidores no
se aceptan polticas de cambio sujetas al Laboratorio Fabricante.

g.

El proveedor deber certificar Carta de compromiso de cambio de medicamentos

de baja rotacin hasta por dos (2) aos o despus de la Iiauldacin del contrato,
incluyendo los de cadena de frie y de control especial.

h.

El oferente deber contar con una experiencia mnima de tres (3) aos en el
suministro de medicamentos, para tal efecto deber aportar certlcacln y relacin
de contratos suscritos durante los tres 3 ,.1.
.
empresas que ayan celebrado con el proponente, con indicacin del objeto,
cumplimiento y nivel de satisfaccin de cada uno.

i.

~I eventual proveedor deber garantizar que los productos ylo medicamentos

entregados estn marcados con el respectvo registro sanitario, lote, fecha de
vencimiento, va de administracin, concentracin y nombre de! prrnclpio activo en
el empaque primario y secundario de acuerdo a Jo estipulado en el cecreto 677 de
abril de 995'.

j.

Considerando que las cantidades del medicamento, acul previstas, dependen de

las necesidades reales de consumo y rotacin del Hospital sern susceptibles De
variacin, de manera que podrn disminuir o aumentar, con la respectiva
decuccin de la cantidad estimada de otro u otros De los lterns contratados,
siempre y cuando no sobrepase el valor contractual, ouecando entonces, obligado
el PROVEEDOR corno ID acepta en el momento de suscribir el contrato, a
despachar las cantidades que requiera el Hospital, sobre los medicamentos aqu
contemplados.

ALCf.t.n!" Mt'..YOR
DE 8DG~yj_l)-CG"..u.Vi:'

k_ Por necesidad del servicio el hospital podr solicitar cambio de medicamentos, y/o
cantidades contratadas durante la ejecucin de! contrato, siempre y cuando no
sobrepase el valor presupuesta!.

!.

Tocio producto

debe facturarse

por unidad.

m. El Hospital se reserva la facultad de contratar en bloque totl o por producto, en

forma parcial,
segn
las negociaciones
y precios ofrecidos y evaluacin
adelantada.
n.

El Hospital Simpn Bolvar ES.E.,

realizar en primer trrninouna
evaluacin
tcnica sobre Ids productos farmacuticos
cotizadosy
sern objeto de evaluacin
econmica nicamente aquellos que cumplan con las normas aplicables y que no
hayan sido reportados ante el II"VIMA por posibles fallos teraputicos
efectos o
reacciones adversas o defectos en la calidad del mismo, todo protocolizado dentro
del programa Nacional de Farmacoviqianca.

o.

Con la presentacin de la cotizacin, se entiende que el oferente acepta de forma

integral estas condiciones para participar en la presente solicitud y contratar segn
sea el caso, con el Hospital,

p.

El oferente deber cotizar todos y cada uno de los tems solicitados

so pena de rechazo de la oferta.

q.

El proveedor
deber entregar
al Hospital
Simn Bolvar siempre que sean
necesario durante la recepcin tcnica y administrativa
del CERTIFICADO
DE
BUEhJAS PRACTICAS DE MANUFACTURA
vigente en la fecha de la presentacin
de la cotizacin. En caso de depsitos y/o distribuidores mayoristas presentar
concepto sanitario expedido por la Secretaria Distrital de Salud o secretaria de
salud del lugar de procedencia del oferente, dicho registro deber autorearlo-para
la venta')' distribucin mayorista de
edi
','
a ernas anexar copia de BPI~ (Buenas Prcticas' de tV,anufactura) del laboratorio
fabricante en medio magntico.

en la presente

"

r.

Se deben especcar las caracterlscas

tcnicas de los elementos,
unidad oe
medida, marca, pas de origen, valor unitario, s est gravado por el impuesto de
valor agregado (lVA) , % del IVA o si son exentos de IVA y los dems datos
estpulados por la institucin.

s.

SOPORTE TCt"ICO-CI:::NTFICO:
El Proveedor (tanto como para el l.aboratono
fabricante
como para los Distribuidores)
suministrar
apoyo tcnico- cientfico
sobre el tem ofrecido, cuando as lo requiera el Hospital. Con cada producto
contratado anexar el certificado de anlisis por cada lote de producto enviaoo al
i-iospita! Simn Bolvar E,S.E con cada uno de los despachos realizados.

t.

Experiencia
o similares.

U.

REGISTROS

mnima de des (2) aos en la distrlbucin

SANITARIOS

DE INVIM/l.

de los elementos

y FIC:-t.L.S TCNIC.A,S:

requeridos

~~CA!..Dit.,
r MA.Y:"-~
DE BOG:JT.

o,c,

.. El Proveedor deber relacionar el registro sanitario del Invima por cada uno de
los tems ofrecidos, garantizando su vigencia en la techa ne la presentacin de
la cotizacin. Los proveedores ceben certificar que sus registros sanitarios se
encuentran vigentes a la fecha de evaluacin. El Hospital se reserva el derecho
de verificar la informacin
relacionada
con la vigencia de dichos registros
sanitarios. En el evento de encontrar la falta de expedicin o de vigencia del
mismo registro para alguno de los tems ofrecidos,
este no ser tenido en
cuenta.
o

El Proveedor.deber
presentar con la oferta copia legible del registro sanitario,
adems deber presentar en CD-ROM, documentos
escaneados o en formato
PDF de los registros sanitarios en una carpeta denominada
REGISTROS y de
las fichas tcnicas en una carpeta denominada
FICHAS de cada uno de los
rnedicarnentos cotizados.

El Proveedor
deber
presentar
los correspondientes
registros sannarros
vigentes y fas fichas tcnicas de calidad por cada uno de los tems ofrecidos,
dentro de! trmino de cinco (5) das siguientes a la legalizacin del contrato, en
caso de no hacerlo, se har acreedor a la aplicacin de las multas, sanciones
administrativas,
contractuales y efectividad de las plizas constituidas y el tem
se le asignar al cotzante que contine en la calificacin. Lo mismo ocurrir en
caso de aportar uno diferente al real o sin vigencia.
DISTRIBUIDORES:
En caso de que el proveedor sea
deben presentar
la misma documentacin
que
solicitarn al Laboratorio productor, adicional a una carta expresa original del
laboratorio en la cual se autorice al depsito y/o distribuidor la comercializacin
de los medicamentos
ofrecidos. En caso de no presentarla no se realizar el
estudio sobre los productos que carezcan de esta documentacin,
.!'
DEPSITOS

Depsito

Y/O

ylo Distribuidor,

de

v. '::] proveedor
deber
entregar
al hospital, carta
expresa
aceptacin' ds
condiciones
de recepcin,
aceptacin
y reposicin
de productos
)'/0
medicamentos deteriorados o rechazados. (El Hospital har una recepcin tcnica
y administrativa de IDS medicamentos
suministrados
segun manual de normas
tcnicas de calidad - gua tcnica de anlisis If"VIMA).

w. El proveedor deber entrepar al hospital carte expresa aceptando la evaluacin de

proveedores.
Dicha evaluacin se tendr cuenta
para le comlnuldad o no de: eventual contrato.
x.

para posteriores

invitaciones

yh

El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se declare fiernoo de

ent:-e;;8 de los productos
solicnados L::'.L...~ THllE (Tiempo entre IEl solicitud y
receocin
del producto
en nuestras
instalaciones),
donde el oferente se
comprometa
a la entrega de productos ylo medcarnentos
solicitados en un
mximo de 48 horas.

1Cl<LDit. MA.YOF:'
DE BOG::JTD-C.
1-tC"::~tz1

G~Up
f.lonD-n ~""7

y. El proveedor

deber entregar al hospital carta expresa donde se acepte tem por

tem las condiciones
de entrega ~' vencimiento
establecidas en el presente pliego
en las condiciones comerciales.

Z.

Verificacin

de las polticas y procedimientos

para el manejo de devoluciones.

aa. CDIGO NICO DE MEDICAMEI-JTOS:

El cotizante
deber relacionar,
el Cdigo nico de Medicamento
(CUM)
asignado por el Invima por cada uno de los tems ofrecidos, garantizando el
respectivo e.~pedente y consecutivo.

bb. E:I Hospital se reserva el derecho de verificar la informacin relacionada con la

vigencia de dicho Cciigo nico de Medicamento.
En el evento de encontrar la falta
de expedicin o de vigencia del mismo cdigo para aiguno de los tems ofrecidos,
este no ser tenido eA cuenta en la evaluacin.

3.2 DESCRIPCIOr.. DE LOS B1EloJ'ES O SERVICIOS

Lo mencionado

en los literales 2

e incluido

A ADQUIRIR

y 3 de este documento.

3.3 PLAZO DE EJECUCIN

El plazo de ejecucin del contrato ser con base a las disposiciones dadas por la
Administrativa,
Comit de compras y adicionales.

Subgerencia

3.4.

LUGAR DE EJECUCION

En 18s sedes del hospital ubicadas

3.5.

en

12.:

Carrera 7 No 155-00
Sede ubicada en la calle 04 No 47

PRESUPUESTO

OFICiAL

-51

ESTlflliADO

que cuenta el HOSPITAL

SlhlOl-J BOLlVAR,
para respaldar
la ejecucin del presente objeto a contratar provienen
de los
recursos asignadas a presupuesto de la Entidad para la vigencia
Les

recursos

con

econmicamente

3.6.

FORMA DE P t.GO

La forma de pago y los requisitos

Administrativa y Financiera.

inherentes
.

sern los definidos

por las Subgerencias

A!:.CI<LDi~ MAYo?
DE BOGOTD-C-

Previa presentacin de la factura

correspondiente,
certificado de cumplimiento
suscrito por el Supervisor del Contrato y la acreditacin de pagos parascales de, Ley.

4. GARANTIA UNICA
En cumplimiento de la normatividad vigente se exigir al contratista la constitucin a
del HOSPITAL SIMON BOLlVAR de una garanta nica expedida por una
Compaa de Seguros legalmente establecida en Colombia y cuya pliza matriz est
debidamente aprobada por la Superintendencia Financiera y que ampare los
siguienies riesgos:-:';
favor

Definidos por el rea de contratacin y relacionados.

~n caso de que el contrato se adicione, prorrogue, suspenda o cualquier otro evento

en que fuere necesario, el CONTRATISTA se obliga a modificar las garantas.
loualrnente, se nactaran en el contrato las clusulas de multas y pena pecuniaria del
derecho comn y las excepcionales de terminacin interpretacin y modificacin
unilateral, as: como la de caducidad.
5. .

SUPERVISOR DEL CONTRATO

La supervisin en la ejecucin del contrato estar a cargo del PROFESIOhlAL

ESPECIAUZADO QUJrJICOFARlviACEUTICO del HOSPITAL SlMON BOLlVAR quien
velar por la correcta ejecucin del objeto contractual, Y certificar el cumplimiento a
cabalidad de las obligaciones contractuales.

Por la atencin y colaboracin, gracia.

enlamen e,

~~!;;{~
Profesional Especializado
Qumico Farmacutico
HOSPITAL SIMOt~ SOLlVAR

Pr~)'e:;t: Q.F Jear. Cano lV.a::huco Ortiz - Profesional Especial'zado