RUTINA REPORTES DE CIERRE

SALES EXCELLECE

Octubre del 2014

SMARTBIZ S.P.A.
Rafael Caas 270 Of.31 Providencia
www.SMARTBIZ.cl

RUTINA REPORTE DE CIERRE

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1 CONTENIDO
1

Contenido .................................................................................................. 2

ALCANCE DEL DOCUMENTO ........................................................................ 3

Resumen ejecutivo .................................................................................... 4

RUTINA DE REVISIN DE REPORTES ......................................................... 5

4.1 EJECUTAR REPORTE ................................................................................. 5
4.2 REVISAR HISTORIAL ............................................................................... 6
4.3 BORRAR HISTORIAL ................................................................................ 6
4.4 REVISAR PROPIEDADES DE LA INSTANCIA.............................................. 6

RECOMENDACIONES FINALES .................................................................... 7

5.1 Evidencia de cada revisin ....................................................................... 7
5.2 Copias de reportes ................................................................................... 7
5.3 Ultimas modificaciones ............................................................................ 7

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2 ALCANCE DEL DOCUMENTO

Este documento est diseado para asegurar la correcta ejecucin mensual de los
siguientes reportes:
-

Cierre estructura comercial (ID 5590825)

Cierre estructura comercial (ID 7080198)

Cierre Pas (ID 5590892)

Cierre Pas PDF (ID 5590949)

HISTORIA DE REVISIONES
FECHA
29-10-2014

VERSION
00.01

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AUTOR
Darwin LLopis

NOTAS
Draft inicial

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3 RESUMEN EJECUTIVO
Para NESTLE S.A. los reportes de cierre tienen una gran importancia como informacin
de cierre de periodo el primer y el quinto da del mes siguiente. Estos reportes
permiten identificar los logros de las ventas del mes cerrado y la informacin debe
estar disponible en da 1 de cada mes y el da 5 de cada mes como versin final.
Dada la complejidad de dichos reportes y la relevancia que tienen para los analistas,
gerentes y en general para el rea de ventas, es que se ha desarrollado una rutina de
pasos a seguir a fin de conseguir obtener de manera automtica un reporte sin
errores.

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4 RUTINA DE REVISIN DE REPORTES

4.1 EJECUTAR REPORTE

Esta actividad consiste en ingresar a cada uno de los reportes descritos en el alcance
del presente documento y programar una instancia con ejecucin nica y a una hora
especfica del da, con la finalidad de asegurar que todas las Query internas del
reporte estn funcionando de manera correcta, y que la hora de llegada del reporte
coincide con la programada (por diferencias de horarios en los servidores).
Esta actividad es recomendable realizarla el ltimo da hbil del mes durante la
maana, de tal forma que permita tiempo para activar un plan de accin en caso de
errores es dicha ejecucin.

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4.2 REVISAR HISTORIAL

Esta actividad consiste en revisar el historial de cada uno de los reportes descritos en
el alcance del documento, a fin de detectar si se han ejecutado instancias anteriores
con errores y asegurar que dichos problemas han sido resueltos en su totalidad.
En caso de encontrar errores en la ejecucin realizada en el paso anterior o en
instancias anteriores se recomienda contactar a soporte inmediatamente.

4.3 BORRAR HISTORIAL

Esta actividad consiste en borrar el historial de los reportes de avance y los reportes
de cierre, ya que los respaldos quedan en las casillas de correos de todos los usuarios
incluidos en las listas de distribucin, por lo que las instancias se pueden borrar sin
problemas. Al borrar el historial de ejecuciones anteriores liberamos espacio y
aseguramos que el reporte no se caiga por este concepto.
Al borrar el historial se debe tener especial cuidado en no borrar las instancias
peridicas ya que son estas las que ejecutan los reportes a diario.

4.4 REVISAR PROPIEDADES DE LA INSTANCIA

Consiste en posicionarse sobre la instancia programada para cada uno de los reportes
descritos en el alcance y verificar que la hora, fecha y destinatarios es la correcta.

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5 RECOMENDACIONES FINALES
5.1 Evidencia de cada revisin
Es recomendable como buena prctica dejar evidencia de cada una de las
verificaciones realizadas en la rutina mediante un documento en donde quedan los
Impr Pant con dicha verificacin.

5.2 Copias de reportes

Una vez al mes es recomendable realizar copias a los reportes de cierre y a los
archivos externos ya verificados y dejarlos guardados en una carpeta privada (sin libre
acceso), y dejar las mismas programaciones apuntando solo a LGO, con la finalidad
que si fallan los reportes ya revisados por manipulacin de archivos externo, por
ejemplo, quedan estos respaldos como base.

5.3 Ultimas modificaciones

Es recomendable sacar Impr Pant a los reportes de quien fue la ltima persona en
modificarlo y en que fecha, para poder realizar auditorias posteriores.

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