Generalidades

Historia
Importancia y Objetivos de los procesos administrativos o administracin por procesos

DEFINICION
El pensamiento administrativo es muy antiguo, ya que nace con el hombre mismo, porque en
cualquier tiempo de la historia ha habido la necesidad de coordinar, tomar decisiones y
ejecutar. Sin embargo la historia de las organizaciones y su administracin tiene su origen en
una poca ms reciente.
Al analizar y la historia de la humanidad, se pueden encontrar los aportes que han plasmando
los antiguos pueblos, como son los sumerios, griegos, romanos y egipcios.
Conforme la evolucin de la humanidad fue avanzando las personas empezaron a
escribir sobre cmo lograr que las organizaciones fueran eficaces y eficientes, mucho
antes de que se conociera el trmino de administracin como lo conocemos hoy en da.
Fue hasta el siglo XX cuando se le dio gran importancia a la administracin y se pudieron ver
periodos de desarrollo e innovacin.
En Mxico la administracin tambin ha tomado papel desde la poca precolombina,
aadiendo varios cambios a lo largo de la historia hasta la actualidad.
A continuacin se presentan los eventos y personajes que tuvieron un papel en la historia de
la administracin.

El proceso administrativo tuvo su origen en la teora clsica de la

administracin, con su pionero Henry Fayol, quien hizo grandes aporte a
los diferentes niveles administrativos. Fue una de las primeras personas en
escribir un libro especfico sobre administracin, y fue considerado como el
padre de la Teora Clsica. Adems fue el primero en sistematizar el
comportamiento gerencial, estableci catorce principios de la
administracin los cuales se encuentran consignados en la ORT
Organizacin Racional del Trabajo, dividi las operaciones industriales y

comerciales en seis grupos que son llamadas funciones bsicas de la

empresa, se debe tener en cuenta que la funcin administrativa no es lo
mismo que el proceso administrativo; primero hablaremos de las funciones
bsicas de la empresa para ver sus diferencias:

Funciones Tcnicas: Estn relacionadas con la produccin de bienes y

servicios de la empresa.

Funciones Comerciales: Se dedican a la compra y venta o

intercambio entre las empresas, proveedores y clientes.

Funciones Financieras: Se relaciona con la bsqueda y gerencia de

capitales.

Funciones de Seguridad: Esta dedicada a la proteccin y

conservacin de los bienes de las personas.

Funciones Contables: Son las encargadas de los inventarios,

registros, balances y estadsticas.

Funciones Administrativas: Son la integracin de las otras cinco

funciones, estn encargadas de coordinar y sincronizar las dems
funciones de la empresa, y siempre deben ir encima de ellas.
Las funciones administrativas se definen como el acto de administrar:
Planear, organizar, dirigir, coordinar, y controlar
La Planeacin, es el primer paso del proceso administrativo, en esta etapa
visualizamos el futuro y se traza el programa de accin.
Prever o planear aqu, significa a la vez calcular el porvenir y prepararlo:
Prever ya es obrar Dvila C. (1996) citado por Fayol, 1961:183).
En la planeacin se encuentran dos componentes, el pronstico y la
preparacin del pronstico, El concepto que se tiene de planeacin es muy
importante, pero no estn elaborados los supuestos que lo sustentan.
Hay que sealar la necesidad de planear y no solo en la empresa sino en
toda nuestra vida laboral, social y personal se lo debemos a Henry Fayol, a
pesar de sus debilidades, la planeacin ha avanzado en especial en cmo
enfocarla y realizarla con las contribuciones hechas por otros sectores
diferentes al fayolismo. Dvila C. (1985). Veamos lo que piensan otros
autores:
. La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de
seguirse, estableciendo los principios, la secuencia de operaciones y la
determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin. Ponce
Reyes A

Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes,

procedimientos y cuenta con un mtodo de retroalimentacin de
informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
Scanlan B.
En la etapa de la planeacin siempre se debe fijar unas metas y unos
objetivos claros, no se debe descuidar el entorno, la competencia y se debe
saber el gusto de los clientes a los que se les ofrecer el producto o el
servicio, al igual que hay que prever otras alternativas porque si una no
funciona estar la otra para llegar a ser el plan de apoyo a la idea principal,
porque se planea a corto, mediano y largo plazo.
Despus de ya haber planeado o haber realizado un pronstico de lo que se
quiere conseguir se debe organizar las ideas,

y con este se empieza el

segundo paso del proceso administrativo, Construir tanto el organismo

material como el social de la empresa.
Organizar una empresa es proveerla de todo lo que es til para su
funcionamiento: materias, herramientas, capitales y personal. Dvila C.
(1996) citado por (Fayol, 1961:198).
Al tener en cuenta que organizacin como entidad social de la empresa es
donde un grupo de personas se renen e interactan entre s para alcanzar
un objetivo especfico. Con esto se quiere decir, que organizacin, son
todas las personas que participan en una empresa, porque como
empleados forman una organizacin formal pues esta se basa en la divisin
del trabajo ya que es la organizacin formalizada oficialmente, y tambin
est la organizacin informal pues es aquella que se forma
espontneamente entre un grupo de personas que tienen temas afines o
gustos por algn tema en especial y esta organizacin no aparece en
ningn documento formal de la empresa.
Tambin se tiene la organizacin como funcin administrativa y parte del
proceso administrativo. En este sentido, organizacin significa estructurar
e integrar los recursos y los rganos encargados de su administracin,
relacionarlos y fijarles sus atribuciones. Chiavenato I. (2001).
La organizacin de las empresas cumple un papel muy importante ya que
maneja tres niveles que son institucionales, intermedios, operacionales. El
primer nivel se refiere a la superestructura de la empresa, el formato
organizacional y los procesos de comportamiento, el segundo se refiere a la
agrupacin de unidades de subsistemas, como lo son departamentos o

divisiones. Y el tercero se refiere a la estructura de las posiciones y las

actividades en los cargos.
Con la planeacin y la organizacin no se debe descuidar el tercer paso del
proceso administrativo que es Dirigir el cual es guiar y orientar al personal
de la empresa y este paso es ms que una obligacin es como un arte ya
que est basado principalmente en las cualidades personales y en los
conocimientos de los principios generales de la administracin. Al dirigir
una empresa se trata es de hacerla funcionar.
La toma de decisiones siempre ha sido de vital importancia para la
administracin, puesto que, ante diversas circunstancias, determina el
grado de xito o fracaso de las personas o las organizaciones. (Barajas
Medina J)
Aunque en todo organismo social cada da se toman decisiones
importantes, los subordinados consultan y esperan las decisiones de los
jefes para emprender una tarea. Las decisiones son adoptadas por quien
dirige, y quien dirige es responsable en diversos grados del conjunto de sus
decisiones, por tanto, dirigir y tomar decisiones son acciones
fundamentales de la funcin administrativa.
Se deben tomar las decisiones con racionalidad y as cumplir polticas y
reglas establecidas ya que al tomar decisiones irracionalmente estas
pueden ser impulsivas, emotivas, caprichosas y otras ms habr una
tendencia a caer en errores que ms adelante traern arrepentimientos por
haber actuado de esa manera pero ya no hay nada que hacer despus de
haber obtenido los resultados.
Para que todo este conjunto de funciones acten perfectamente en una
empresa se debe coordinar y empezamos el cuarto paso del proceso
administrativo y se refiere a ligar, unir, o armonizar todos los actos y todos
los esfuerzos colectivos.
La organizacin comienza cuando las personas, aunque solo sean dos o
ms, combinan sus esfuerzos para un fin determinado. (Mooney y Reiley.
Citado por Urwick, 1969:160).
Aunque en la actualidad este paso ha ido pasando a otro nivel y el proceso
administrativo se est basado en cuatro fases planear, organizar, dirigir y
controlar. Hay autores que piensan que este paso es el ms importante de
los propuestos como es (coordinacin, escalar, funcional, y staff).

Algunas personas piensan que simplemente la coordinacin se ha abolido

del proceso administrativo pero no es as, simplemente se encuentra ligada
a cada una de las etapas y sirve de unin entre ellas y es aceptada como el
ncleo o esencia de la administracin.
La necesidad de coordinar es aceptada fcilmente, pero se convierte en
uno de los dolores de cabeza para los administradores por la diferencia de
intereses, esfuerzos, enfoques de cada persona que integra la organizacin.
Una coordinacin eficiente para un gerente le evitara un desgaste
extremadamente costoso en tiempo, dinero y esfuerzo.
Se ha llegado a la ltima etapa del proceso administrativo controlar, pero
est estrechamente ligado a la planeacin, ya que sirve de
retroalimentacin a futuros proyectos.
Controlar consiste en establecer sistemas para medir y corregir las acciones
realizadas por los integrantes del organismo social; y con esto asegurar que
los objetivos fijados se vayan logrando, por eso cuando se deca que entre
ms claros y completos sea lo planeado ms fcil ser controlar.
El control se aplica a funciones especficas por consiguiente, son comunes
en la produccin, calidad, inventarios, ventas, salario, etc. Y entre los
principales medios de control se tiene: la observacin personal, los
presupuestos, las estadsticas, las auditorias, entre otras.
Los administradores pasan buena parte del tiempo observando, revisando y
evaluando el desempeo de las personas, de los mtodos y los procesos.
La finalidad del control es asegurar que los resultados de las estrategias,
polticas y directrices (nivel institucional), de los planes tcticos (nivel
intermedio), y los planes operacionales (nivel operacional), se ajusten tanto
sea posible a los objetivos previamente establecidos. Los tres niveles de
control estn interconectados y entrelazados ntimamente. En la prctica,
no existe una separacin clara entre ellos.
Para Fayol, las funciones administrativas difieren claramente de las otras
cinco funciones esenciales, es necesario no confundirlas con la direccin,
porque dirigir es conducir la empresa, teniendo en cuenta los fines y
buscando obtener las mayores ventajas posibles de todos los recursos de
que ella dispone, es asegurar la marcha de las seis funciones esenciales; la
administracin no es sino una de las seis funciones, cuyo ritmo es
asegurado por la direccin.

En conclusin se ha nombrado a cada uno de los pasos del proceso

administrativo. Pero qu importancia tiene este para los administradores
profesionales y los administradores empricos?
Si el acto administrativo es un proceso racional y simple que se encuentra
innato en todo ser humano al realizar sus actividades cotidianas, ya que el
solo hecho de pensar y planear una accin siempre estn relacionados con
obtener una meta o un objetivo, por tanto al hacer planes mentalmente y
los objetivos que nos fijamos son motivados por determinados factores que
nos impulsan a orientar el pensamiento y acciones a lo que se desea y
queremos lograr.
Pero se debe tener en cuenta que no todo lo que se piensa o se desea se
puede lograr o hacerlo realidad por muchos motivos externos, pero hay
algunas circunstancias en que las personas son responsables directas.
Pero el solo hecho de que una persona oriente su pensamiento y accin
para lograr un objetivo no quiere decir que este sea un administrador, el
solamente realiza un acto administrativo y estos actos pueden ser
eficientes o deficientes, pero cuando un grupo de personas se convierten en
un organismo social, ah si se dar la administracin, y este grupo tratara
de lograr los objetivos que les dieron origen. Y dentro de este organismo
social cualquiera que sea el nivel que ocupe una persona, este tendr cierto
grado de responsabilidad en la administracin el organismo.
El administrador emprico es aquella persona que se gua por su
conocimiento, experiencias vividas para conducir el grupo, este
administrador acta de forma innata y puede ser eficiente o deficiente por
no tener los conocimientos.
El administrador profesional es la persona que debe poseer un conjunto de
conocimientos sistematizados para poder planear, organizar, dirigir y
controlar tcnicamente las actividades del grupo, con el fin de lograr los
objetivos. El conocimiento terico y la experiencia adquirida en su
aplicacin, garantizan la obtencin de una administracin eficiente. Barajas
Medina J. (1194)
Se debe tener en cuenta que toda persona que dirija un grupo y trate de
lograr los objetivos con la ayuda de otras personas, se convierte en
administrador ya sea emprico o profesional. Adems el estudio de la
administracin sirve para que las personas mejoren la realizacin de sus
actos. Y es aqu donde encontramos la importancia del proceso

administrativo ya que cada cosa debe estar en su lugar en el momento

indicado y no solo como la mente humana lo adecue, no se puede controlar
sin antes haber planeado y organizado las ideas de acuerdo a la
importancia de cada una de ellas, porque cada persona es administradora
de su propia vida eficaz o ineficazmente y de acuerdo a la forma como la
administre

tendr la capacidad de conducir un grupo ya sea sin o con el

conocimiento necesario.

HISTORIA
La administracin ha pasado por grandes etapas evolutivas o constructivas, que dan
origen a la administracin que podemos ver en la actualidad. Sin embargo se pueden ver
huellas de la administracin de hace siglos que son aplicadas en el mundo actual, esto se
debe a que estos conceptos son adaptados con mejoras, para as obtener mejores resultados
tomando en cuenta el factor humano.
El conocimiento administrativo actual es el resultado de un largo y continuo proceso
innovador, gracias a los aportes realizados por grandes pensadores de la historia, la
administracin tomo demasiada importancia para ser considerada una disciplina fundamental
y necesaria para todo el mundo. La aparicin de las teoras, enfoques y herramientas han
facilitado el manejo de los principios de la administracin.
La aplicacin de la administracin en las empresas, ya sean microempresas, las
grandes corporaciones o incluso en los gobiernos, promete gran xito si esta es
aplicada de la mejor manera, haciendo buen uso de los recursos y aumentando la
productividad.
1. Maximilian Carl Emil Weber (Erfurt, 21 de abril de 1864 Mnich, 14 de junio de 1920) fue
un filsofo, economista, jurista, historiador, politlogo ysocilogo alemn, considerado uno de
los fundadores del estudio moderno, antipositivista, de la sociologa y la administracin
pblica. necesarios para que los servicios y bienes fueran administrados de manera pblica y
colectiva, a travs poder del gobierno central.
2. Ingenieros de los Estados Unidos y tericos de la administracin. Estudiaron las
dependencias gubernamentales, organizaciones militares y de la iglesia catlica. Desarrollaron

los principios de coordinacin, estalacin, funcional y el estado mayor. As mismo fueron los
primeros en reconocer los problemas personales en las organizacion