Universidade Estadual de Campinas

Faculdade de Engenharia Civil, Arquitetura e Urbanismo

Coordenadoria de Extenso e Eventos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA ORGANIZAO DE EVENTOS

1. INTRODUO

O presente Manual de Procedimentos para Organizao de Eventos foi

elaborado pela Secretaria de Extenso e Eventos da Faculdade de Engenharia
Civil, Arquitetura e Urbanismo da UNICAMP, com o intuito de auxiliar todos
aqueles responsveis pelo processo de planejamento e organizao do evento,
desde sua idia inicial at a elaborao da memria do evento.
Para maiores informaes sobre o protocolo e planejamento dos eventos
institucionais, a Reitoria da UNICAMP disponibiliza um Manual de Eventos que
estabelece padres para os eventos da Universidade. Neste manual possvel
encontrar informaes referentes a recursos de infra-estrutura e equipamentos
existentes no campus, recursos humanos e recomendaes essenciais
organizao dos eventos.
Sugestes e contribuies para melhoria deste manual sero sempre
bem recebidas. Para isso, utilize o contato eletrnico da Secretaria:
extensao@fec.unicamp.br.

Equipe Coordenadoria de Extenso

FEC/2011

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2. TIPOS DE EVENTOS CIENTFICOS

Segundo o Manual de Eventos elaborado pela Reitoria (UNICAMP,

2006), os eventos cientficos e acadmicos na Universidade so de
responsabilidade das unidades de ensino e pesquisa ou da Reitoria. As
modalidades mais utilizadas so:
-

Congresso: reunio ou encontro de entidades de classe ou

associaes para apresentao de conferncias. Os congressos
podem ser cientficos ou tcnicos.

Seminrio: reunio de um grupo de estudos que centraliza debates

de assuntos expostos pelos participantes. Trata-se de uma exposio
oral para participantes que possuam algum conhecimento prvio do
assunto a ser debatido. A sesso divide-se em trs partes: fase de
exposio, fase de discusso, fase de concluso.

Curso: conjunto de matrias ou lies ministradas em aulas,

conferncias ou palestras.

Palestra: conversa, apresentao de idias ou conceitos sobre

determinado assunto.

Feira: demonstrao pblica. Pode ser organizada por um rgo,

como, por exemplo, as feiras da Editora da UNICAMP ou a Feira de
Tecnologia de iniciativa da administrao central.

Exposio: exibio pblica de produo artstica, industrial, tcnica

e cientfica.

Mesa-redonda: preparada e conduzida por um coordenador, que

pode ser denominado presidente e funciona como elemento
moderador, orientando a discusso para que ela se mantenha em
torno

do

tema

principal.

Os

participantes

geralmente

so

especialistas que apresentam seus pontos de vista sobre o tema,

com tempo-limite para a exposio. Aps as exposies, os
participantes so levados a debater entre si vrios pontos de suas
teses, podendo haver a participao dos presentes na forma de
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perguntas. O xito da mesa-redonda depende do coordenador, que

tem a misso de conduzir os trabalhos de forma a atingir os
objetivos.
-

Simpsio: reunio de iniciativa de determinada classe tcnica,

artstica ou cientfica para debates ligados a um assunto especfico e
a discusso de tema afim a seus interesses. O simpsio derivado
da mesa-redonda; nele os participantes no debatem entre si.

Painel: forma de reunio limitada a um pequeno nmero de

especialistas, em que os expositores debatem entre si o assunto em
pauta. O pblico no tem direito de formular perguntas mesa.

Frum: tipo de reunio menos tcnica cujo objetivo conseguir a

efetiva participao de um pblico numeroso, que deve ser motivado.

Conferncia: trata-se de uma preleo pblica sobre determinado

assunto tcnico, artstico, cientfico ou literrio. O conferencista
expe um tema previamente escolhido por um tempo determinado, e
em seguida responde s perguntas formuladas por escrito pelo
auditrio e dirigidas mesa. comum a figura do moderador.

Ciclo de Palestras: derivado da conferncia, difere desta pelo fato de

poder estar vinculado a uma srie de palestras pronunciadas por
professores e especialistas na matria abordada.

Jornada: reunio de determinados grupos de profissionais realizada

periodicamente, com o objetivo de discusso em congressos. So
pequenos congressos, diferindo destes por se tratar de reunies de
grupos de determinada regio em pocas propositalmente no
coincidentes.

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3. ORGANIZAO DO EVENTO
3.1. PR-EVENTO
Informaes iniciais a serem definidas:
1. Coordenador Geral
2. Tipo de Evento
3. Data
4. Horrio
5. Local
Providncias:

Definir tipo de evento e pblico-alvo

Contato com a Secretaria de Extenso e Eventos para agendamento

de reunio com a coordenao

Dimensionamento do nmero de participantes (comunidade interna,

externa e convidados)

Visita ao local pretendido

o Anexo I: lista com locais disponveis na Unicamp

Checar

no

local:

acesso,

capacidade,

segurana,

limpeza,

iluminao, recursos materiais e audiovisuais disponveis

o Anexo II: documento de vistoria tcnica

Solicitao de reserva do local

o Quando organizado na FEC:
Site da FEC: menu institucional, graduao, reserva de
sala
o Quando organizado em espao da Unicamp: checar nos
Institutos, Unidades ou Faculdades

Se necessrio, autorizao para utilizao do local

Confirmao da reserva: documento ou telefone

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Fazer previso de custos

Elaborao de cronograma e planejamento das atividades. Definio

dos responsveis pelas tarefas e programao do evento onde
constem data e durao de cada apresentao do evento

Definio da operacionalizao do evento: organizao prpria ou

contratao de empresa de assessoria para eventos

Verificar a possibilidade de patrocnios, apoio cultural, convnios e

agncias de financiamento pesquisa

Publicidade e divulgao
o Imprensa: interna e externa
o Portal Unicamp
o Site do evento
o RTV
o Folders, cartazes e faixas
o ASCOM
o Correspondncias e malas diretas

Reserva de materiais e equipamentos

Reserva de hospedagem e transporte

Organizao do coffee-break

Cotao de preos e contratao dos servios

o FUNCAMP

Preparao das listas

o Convidados
o Inscries
o Presena

Confeco de certificados e cartas de agradecimento

Preparao do cerimonial

Vistoria tcnica final do local do evento (antecedncia)

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3.2. CHECK-LIST DO DIA DO EVENTO

Estar atento aos horrios de funcionamento da FEC

Verificar a limpeza do local

Organizar o espao fsico

Verificao e teste de equipamentos e materiais

Verificao de material de apoio

Listas de Presena/Inscries

Providenciar material de divulgao

Organizar o coffee-break

Providenciar recepo de convidados

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3. 3. DURANTE O EVENTO
Providncias:
Recepo do pblico
o Providenciar assinaturas na lista de presena
o Coletar cartes de visita
o Entregar material promocional
Dimensionar se o espao suficiente para o pblico
Preparar e servir coffee-break
Entrega de cartas de agradecimento e certificados
Ao final, liberao da sala, entregando-a nas condies
encontradas

3. 4. PS-EVENTO
Providncias:

Realizar memria do evento: arquivo com gravaes, fotografias,

CD/DVD e registros documentais

Criao de cadastro de participantes

o Mala-direta com dados fornecidos na inscrio, nas listas de
presena ou cartes de visita

Certificados que no foram entregues no evento: impresso e

emisso (via e-mail ou Correios)

Efetuar pagamentos faltantes: servios, materiais e equipamentos

Fechamento de pagamentos efetuados

Prestao de contas dos gastos efetuados

Enviar cartas de agradecimento faltantes

Relatrio Final
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Anais

Disponibilizar no site da FEC o contedo do evento

Arquivar na Secretaria de Extenso e Eventos

o Material produzido
o Anais
o Cronograma
o Organizadores
o CD com arquivos
o Fotos

Dossi SIARQ

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4. ANEXOS
ANEXO I: Lista de locais disponveis na Unicamp

ESPAO PARA EVENTOS - UNICAMP

UNIDADE
ADUNICAMP

ESPAO
Auditrio

CAPACIDADE
150 lugares

AFPU

Auditrio
Sala multiuso
Obs.: LOCAO
Auditrio
Obs.: LOCAO

72 lugares
40 lugares

BC

119 lugares

DGA

Auditrio
Obs.: LOCAO

156 lugares

EXTECAMP

Auditrio

25 lugares

FEC

Auditrio
Obs.: LOCAO

150 lugares

FUNCAMP

Sala de Apoio I
Sala de Apoio II
Obs.: LOCAO

40 lugares
at 65 lugares

HORRIO
8:30 -17:30
Finais de
semana a
combinar
8:30 -17:30

CONTATO
Rose
Ramal: 12476
diretoria@adunicamp.org.br

Sidnei
Ramal: 14613
afpu@reitoria.unicamp.br
Luiz
9h- 22h
Ramal: 16504
agendabc@unicamp.br
Vanessa
8:30 - 17:30
Ramal: 14487
vanessa@dga.unicamp.br
Helosa
8:30 - 17:30
Ramal: 14646/ 14648
heloisa@extecamp.unicamp.
br
Prof. Dr. Mario C.
8:30 - 17:30
Cavichia
intervalo das
Ramal: 12416
12:00
mcavichi@fec.unicamp.br
13:30
Levi
8:30 - 22:00
Finais de
Ramal: 3289.4000/ 724
semana
cpv@funcamp.unicamp.br

Fonte: Manual de Eventos da Unicamp: http://www.reitoria.unicamp.br/manualdeeventos/index.shtml

Para outros locais, consulte o link acima.

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ANEXO II: Documento de vistoria tcnica

EVENTO:
COORDENADOR:
DEPARTAMENTO:
DATA E HORRIO:
RESPONSVEL PELO LOCAL E CONTATO:
Itens
Capacidade do local
Abertura/Fechamento do
Auditrio
Mesas
Cadeiras
Plpito
Faixas/Psteres
Sistema de Som
Decorao
Toalhas
Salas de apoio
Copa/Cozinha
Iluminao
Saguo
Banheiros
Acesso para Deficientes
Ar Condicionado
Porta de Emergncia
Painis
Recursos Audiovisuais
Sinalizao
Estacionamento
Outros

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Observaes

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