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secretaria de direccin

INDICE

DENOMINACIN DE LA OCUPACIN
ENTORNO Y CONTEXTO DE TRABAJO
PERSPECTIVAS DE FUTURO
DESCRIPCION GENERAL
FUNCIONES PROPIAS DEL PUESTO
HERRAMIENTAS
CONDICIONES DE TRABAJO
OCUPACIONES RELACIONADAS
COMPETENCIAS GENERICAS
COMPETENCIAS ESPECIFICAS
FORMACION REGLADA RECOMENDABLE
FORMACION PROFESIONAL OCUPACIONAL
FORMACION TRANSVERSAL
FORMACION ESPECIFICA
OFERTA DE FORMACION
OTRAS REFERENCIAS

DENOMINACIN DE LA OCUPACIN
SECRETARIA DE DIRECCIN

ENTORNO Y CONTEXTO DE TRABAJO

La Administracin est presente en todos los sectores de la actividad econmica. Es una funcin necesaria en
todo tipo de empresas u organismos, sean pblicos o privados, y cualquiera que sea su tamao.
De una manera especfica, las actividades de carcter administrativo se centran en los siguientes subsectores:
El de intermediacin financiera. Un sistema financiero es un conjunto de instituciones o entidades que
ofrecen diversos servicios tales como: ingresar y rentabilizar el dinero, domiciliar la nmina, los recibos o
las letras, financiacin, etc.
El de servicios empresariales. Este subsector integra las siguientes actividades: actividades de contabilidad,
tenedura de libros, asesora contable, fiscal y jurdica; actividad de auditora; actividades de consulta y
asesoramiento sobre organizacin y gestin empresarial.
El de la Administracin pblica.

El objetivo de los profesionales que desarrollan su actividad en este campo es el de administrar y gestionar los
recursos disponibles, materiales, econmicos, financieros y humanos en el mbito pblico y privado, y
efectuar las operaciones de gestin administrativa con arreglo a las normas de organizacin interna y a la
legislacin vigente, con eficacia, calidad de servicio y legalidad.
La ocupacin de Secretaria de Direccin ha evolucionado de manera importante en los ltimos aos. Hace
aos, este profesional se limitaba a realizar trabajos mecanogrficos y en ocasiones llevaba a cabo labores
contables. Actualmente realiza labores de gestin, debido fundamentalmente al desarrollo de las nuevas
tecnologas y a los cambios producidos en las estructuras empresariales.
Las nuevas tecnologas permiten descargar a este tcnico de trabajos repetitivos y orientarse paulatinamente
hacia funciones ms polivalentes, como soporte de la gestin directiva, con ms autonoma en la toma de
decisiones, y actuar como relaciones pblicas en representacin de la empresa con mayor responsabilidad en
el tratamiento y proceso de la informacin confidencial.
Todos estos factores hacen que el desarrollo y buen funcionamiento de una empresa dependa en parte de la
eficiencia y la eficacia de un buen profesional del secretariado.

Una Secretaria de Direccin es la asistenta directa del jefe y debe convertirse en su enlace con el resto de
personas que se relacionan con l. Este profesional establece contacto con los empleados y las personas ajenas
a la empresa que se dirijan al director. Tienen que ocuparse de labores propias de secretariado, como la
agenda de su superior, la organizacin de viajes de negocios, las actas de las reuniones, la correspondencia, el
archivo de documentos o la preparacin de presentaciones. Pero tambin deben hacerse cargo de otras
funciones de carcter ejecutivo que el jefe suele delegar en ellas, aunque el tipo y la cantidad de tareas
encomendadas varan en cada empresa.
La localizacin de la Secretaria de Direccin dentro de la empresa es la siguiente:

La Secretaria de Direccin es una tcnico cualificado que acta como asistente de los rganos de gestin y
administracin y con un cierto poder de decisin.
Dentro de la compaa, la Secretaria de Direccin, est asignada a un determinado directivo, a quien asiste
personalmente y bajo cuya dependencia funcional y jerrquica se encuentra.
Esta profesional puede desarrollar sus funciones integrada en un equipo de trabajo formado por trabajadores
con su misma cualificacin. funcionalmente el resto de profesionales, y que es el encargado de supervisar y
dirigir todo el servicio.
La Secretaria de Direccin mantiene contacto directo con los clientes y proveedores de la empresa durante el
desarrollo de su actividad, atendiendo las llamadas y recibindolos.

PERSPECTIVAS DE FUTURO
Las Secretarias de Direccin disfrutarn de multitud de ofertas de empleo. Los valores que primarn, a la hora
de elegir un profesional, sern su experiencia laboral y su cualificacin. Actualmente la demanda de este tipo
de profesionales de nivel supera a la oferta existente en el mercado.
La introduccin de las nuevas tecnologas en todos los niveles ejecutivos ha dotado de mayor protagonismo a
esta ocupacin, convirtiendo a la Secretaria de Direccin en imprescindible para el trabajo del ejecutivo que,
con su confianza, toma decisiones y resuelve asuntos de importancia.
La especializacin y la formacin o aprendizaje continuo son dos aspectos que incidirn notablemente en la
demanda laboral de los profesionales de este campo en el futuro.

DESCRIPCION GENERAL
Asistir de forma personalizada al directivo, efectuando labores de tratamiento y procesamiento de
informacin, en ocasiones confidencial, llevando a cabo labores de transmisin y comunicacin restringidas
y/o ligadas al protocolo e imagen de la empresa, y gestionando la organizacin operativa de la oficina del rea
en la que se ubica y de la actividad de su equipo administrativo.

FUNCIONES PROPIAS DEL PUESTO

QU HACE?

Gestionar las comunicaciones internas y externas, tanto

orales como escritas, en lengua propia y/o extranjera

CMO LO HACE?
Atendiendo las comunicaciones telefnicas
de acuerdo con los criterios de prioridad,
confidencialidad y accesos establecidos
Controlando las entradas y salidas de
documentacin e informacin escrita
Recibiendo, transmitiendo y controlando las
entradas y salidas de informacin por medios
telemticos
Atendiendo con cortesa a las personas que
visitan la empresa y resolviendo las
contingencias planteadas

Organizar, supervisar y realizar trabajos de apoyo al

directivo en su gestin siguiendo los procedimientos
establecidos por la empresa

Definiendo o adoptando procedimientos y

optimizando la productividad de las tareas
propias de su actividad
Supervisando el personal a su cargo
motivando su actuacin para la mejor
consecucin de los objetivos marcados
Organizando entrevistas, reuniones y eventos
corporativos, atendiendo al calendario fijado
y cumpliendo los objetivos establecidos
Organizando viajes nacionales e
internacionales atendiendo al calendario
fijado

Organizar, mantener y controlar el archivo en soporte

convencional e informtico siguiendo los
procedimientos adecuados

Seleccionando y desarrollando sistemas de

archivo manuales y automatizados de
acuerdo con los procedimientos establecidos
Localizando y resumiendo informacin
procedente de fuentes no especificadas y
organizando los datos en ficheros
relacionales que permitan su enlace, consulta
y bsqueda
Actualizando la informacin de forma
peridica atendiendo a la normativa
establecida y a los procedimientos internos
Garantizando y manteniendo la integridad de
los datos, y asegurando el ptimo
funcionamiento del equipo

Elaborar y presentar documentos de trabajo, integrando

datos, textos y grficos, de manera adecuada a los
requerimientos de la empresa

Organizando y presentando la informacin

seleccionando el formato ms adecuado
Elaborando y verificando la documentacin,
asegurando la integridad de los datos y su
presentacin de forma eficaz y eficiente
Utilizando la aplicacin informtica adecuada
en funcin de la operacin a realizar

HERRAMIENTAS
Las herramientas o materiales de trabajo necesarios para el desarrollo de su actividad son los siguientes:
Material de oficina: ordenador, telfono, calculadora, fax, impresora, telex, fotocopiadora, agenda
electrnica, etc.

Software ofimtico e Internet: Word, Excel, Acces, Contaplus, etc.

Soportes de archivo y documentacin: disquetes, fichas microfilm, disco ptico, magnticos, bandejas de
documentacin, fechador numerador, ficheros y archivos, agendas, etc.

CONDICIONES DE TRABAJO
La contratacin de este tipo de profesionales se produce tanto de forma indefinida como temporal.
La retribucin media, segn datos de mercado, est aproximadamente en 1.400 euros brutos mensuales para
los contratos a tiempo completo.
La jornada de trabajo es de 8 horas diarias, que suponen 40 horas semanales de trabajo efectivo, aunque es
comn en esta ocupacin la realizacin de horas extraordinarias.

OCUPACIONES RELACIONADAS
Las ocupaciones relacionadas con la Secretaria de Direccin son las siguientes:
ADMINISTRATIVO DE PERSONAL
Llevar a cabo la gestin administrativa de personal y efectuar el apoyo administrativo de la gestin de los
recursos humanos.
TELEFONISTA/RECEPCIONISTA DE OFICINA
Gestionar las conexiones telefnicas, efectuar labores de acogida, clasificar y distribuir el correo y
documentacin.
EMPLEADO DE OFICINA
Efectuar los procesos administrativos de elaboracin documental, procesar y transmitir informacin, apoyar
los procesos administrativos propios de los distintos departamentos de la empresa.

ADMINISTRATIVO CONTABLE
Efectuar la gestin administrativa contable mediante la recopilacin informativa, la verificacin y el registro
contable de la actividad empresarial desarrollada, su control peridico y cierre anual.
EMPLEADO ADMINISTRATIVO DE ENTIDADES FINANCIERAS
Administrar y tramitar las diversas operaciones bancarias corrientes, utilizando las tcnicas y procedimientos
ms adecuadas en operativa bancaria a fin de optimizar la atencin al cliente.
EMPLEADO ADMINISTRATIVO DE SEGUROS
Gestionar y administrar las diversas modalidades de seguros, utilizando las tcnicas y procedimientos ms
adecuadas a fin de garantizar el proceso de contratacin y produccin, la tramitacin de siniestros, la gestin
de datos y la atencin al cliente.

COMPETENCIAS GENERICAS
FLEXIBILIDAD
Flexibilidad es la habilidad de adaptarse y trabajar eficazmente en distintas y variadas situaciones y con
personas o grupos diversos. Esta habilidad, es fundamental en el trabajo de Secretaria de Direccin, ya que
necesita adaptarse a distintas personalidades y situaciones.
IDENTIFICACION CON LA COMPAA
Identificacin con la compaa es la capacidad y voluntad de orientar los propios intereses y comportamientos
hacia las necesidades, prioridades y objetivos de la compaa. La Secretaria de Direccin tiene que orientar su
trabajo a la consecucin de los objetivos marcados por la empresa siendo consciente de la importancia de su
labor en la Compaa.
TRABAJO EN EQUIPO Y COOPERACION
Trabajo en equipo y cooperacin implica la intencin de colaboracin con otros, formar parte de un grupo,
trabajar juntos, como opuesto a hacerlo individual o competitivamente. Este profesional desarrolla su trabajo
integrado en un equipo de trabajo junto con otros profesionales de la administracin, por lo que esta habilidad
es necesaria para realizar eficientemente su labor.
INICIATIVA
Iniciativa se refiere a identificar un problema, obstculo y oportunidad, o bien llevar a cabo acciones para dar
respuesta a ello. Esta habilidad es cada vez ms importante para el xito de estos profesionales debido a las
nuevas funciones que tienen que asumir y a su capacidad para adelantarse a los acontecimientos.

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COMPRENSION INTERPERSONAL
Comprensin interpersonal implica querer entender a los dems. Es la habilidad para escuchar, entender
correctamente los pensamientos, sentimientos o preocupaciones de los dems aunque no se expresen
verbalmente o se expresen parcialmente. Las tareas de atencin al cliente y de comunicacin hace
imprescindible esta cualidad en una Secretaria de Direccin.

COMPETENCIAS ESPECIFICAS
Llevar a cabo las tareas de documentacin y archivo: conocer las tcnicas para desarrollar los procesos
de comunicacin y archivo documental generados por la actividad empresarial.
Manejar las aplicaciones ofimticas y desarrollar trabajos mecanogrficos: conocer y usar el
ordenador en los niveles establecidos de velocidad y calidad en la escritura, y capacidad para utilizar la
totalidad de los equipos de comunicacin y reproduccin, as como las aplicaciones ofimticas.
Gestionar las comunicaciones: conocer las tcnicas para gestionar las comunicaciones internas y externas,
tanto orales como escritas, en lengua propia y/o extranjera.
Elaborar y presentar documentos de trabajo: conocer las tcnicas para la elaboracin y presentacin de
documentos de trabajo, integrando datos, textos y grficos, de manera que se cumplan las especificaciones e
instrucciones recibidas.
Organizar, supervisar y realizar trabajos de secretariado: conocer las tcnicas especficas para la
implementacin de los trabajos propios de su rea de actividad de manera adecuada a los procedimientos y
requerimientos establecidos por la empresa.

FORMACION REGLADA RECOMENDABLE

TECNICO SUPERIOR EN SECRETARIADO

CICLO FORMATIVO DE GRADO SUPERIOR
FORMACION PROFESIONAL ESPECIFICA

FORMACION MINIMA PARA ACCEDER:

Ttulo de Bachiller
Segundo curso de cualquier modalidad del Bachillerato Experimental de la Reforma de las Enseanzas
Medias
Haber superado el Curso de Orientacin Universitaria
Ttulo de Tcnico Especialista de Formacin Profesional de segundo grado
Ttulo de Tcnico Superior en un ciclo formativo de grado superior de Formacin Profesional Especfica

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Haber superado otros estudios declarados equivalentes a efectos acadmicos con alguno de los anteriores
Titulacin universitaria o equivalente

FORMACION PROFESIONAL OCUPACIONAL

DIRIGIDO A PERSONAS DESEMPLEADAS

SECRETARIADO DE DIRECCION
FORMACION PROFESIONAL OCUPACIONAL
REQUISITOS MINIMOS PARA ACCEDER:

BUP, FP I rama administrativa

EMPLEADO DE OFICINA
FORMACION PROFESIONAL OCUPACIONAL
REQUISITOS MINIMOS PARA ACCEDER:

Graduado escolar
ADMINISTRATIVO DE PERSONAL
FORMACION PROFESIONAL OCUPACIONAL
REQUISITOS MINIMOS PARA ACCEDER:

BUP, FP I rama administrativa

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FORMACION TRANSVERSAL
Prevencin de Riesgos Laborales
Aplicar las normas y medidas necesarias, que puedan afectar a la seguridad de las personas, instalaciones y
material en su actividad. Analizar aquellas disposiciones de la Ley de Prevencin de Riesgos Laborales que
puedan afectar a su trabajo.
Introduccin al estudio de los sectores productivos en Andaluca
Conocer y comprender los rasgos estructurales y coyunturales de la economa andaluza con el objeto de
identificar los distintos campos de actividad donde puede desarrollar su trabajo.
Calidad de servicio y atencin al cliente
Aplicar las tcnicas de comunicacin y atencin orientadas a conseguir la mxima calidad de servicio y
satisfaccin de los clientes de la empresa desde su perspectiva.

FORMACION ESPECIFICA
Tcnicas relacionales de Secretariado de Direccin
Desarrollar los procesos relacionales propios del Secretariado de Direccin, adaptando comportamientos y
tcnicas de comunicacin a las caractersticas del directivo y/o equipo humano a su cargo, clientes,
proveedores, etc.
Introduccin a la economa de la empresa
Identificar e interpretar los conceptos y contenidos bsicos, propios de los informes econmicos y financieros
de la actividad empresarial.
Elementos de Derecho
Interpretar y aplicar las normas mercantiles, laborales y fiscales bsicas y de procedimiento administrativo
para la tramitacin y cumplimentacin de documentacin derivada de la administracin y gestin, tanto en el
mbito pblico como privado.

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Protocolo interempresarial e institucional

Aplicar las reglas bsicas del protocolo en la organizacin y desarrollo de actos, tanto dentro como fuera de la
empresa.
Presentaciones bsicas
Elaborar y editar presentaciones grficas aplicables a las comunicaciones internas y externas de la empresa.
Comunicacin y relaciones profesionales
Utilizar adecuadamente la comunicacin en el aspecto profesional, comportndose segn la naturaleza de la
situacin y aplicando los cdigos, tcnicas y normas de protocolo.
Organizacin del servicio y trabajos de secretariado
Analizar los sistemas y medios de circulacin de la informacin y documentacin para definir la organizacin
administrativa ms adecuada al servicio de secretariado, en funcin de la actividad, caractersticas, medios y
equipos de oficina e informticos.
Gestin de datos
Utilizar aplicaciones informticas de gestin de datos que permitan localizar, procesar, actualizar y presentar
la informacin segn los formatos y normas habitualmente utilizados en la empresa.
Lengua extranjera
Comunicarse oralmente con un interlocutor, interpretar informacin escrita y redactar o cumplimentar
documentos e informes propios del sector, todo ello en lengua extranjera.
Ofimtica
Utilizar y explotar las posibilidades bsicas y avanzadas de los programas ofimticos ms usuales.
Relaciones pblicas
Proporcionar los conocimientos tericos y las metodologas necesarias para desarrollar las relaciones pblicas
dentro de una organizacin.

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OFERTA DE FORMACION
CENTROS PUBLICOS DONDE SE IMPARTE EL CICLO FORMATIVO DE GRADO SUPERIOR:

I.E.S. LOS ANGELES

I.E.S. SAN SEVERIANO

FORMACION PROFESIONAL
ESPECIFICA
CENTRO PUBLICO
Coste: sin coste
Direccin:
C / Maestra, 2
04008
ALMERIA
Tfn: 950232859

FORMACION PROFESIONAL
ESPECIFICA
CENTRO PUBLICO
Coste: sin coste
Direccin:
Avda. San Severiano, 8
11007
CADIZ
Tfn: 956255600

I.E.S. SAN JUAN DE DIOS

I.E.S. MANUEL DE FALLA

FORMACION PROFESIONAL
ESPECIFICA
CENTRO PUBLICO
Coste: sin coste
Direccin:
Plaza San Juan de Dios, s / n
11170
MEDINA SIDONIA, CADIZ
Tfn: 956410101

FORMACION PROFESIONAL
ESPECIFICA
CENTRO PUBLICO
Coste: sin coste
Direccin:
Avda. Palestina, s / n
11510
PUERTO REAL, CADIZ
Tfn: 956830540

I.E.S. LA BAHIA

I.E.S. POLITECNICO
HERMENEGILDO LANZ

FORMACION PROFESIONAL
ESPECIFICA
CENTRO PUBLICO
Coste: sin coste
Direccin:
Avda. Constitucin, s / n
11100
SAN FERNANDO, CADIZ
Tfn: 956487756

FORMACION PROFESIONAL
ESPECIFICA
CENTRO PUBLICO
Coste: sin coste
Direccin:
C / Luis Bueno Crespo, s / n
18003
GRANADA
Tfn: 958275666

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I.E.S. LA MARISMA

I.E.S. LOS BOLICHES

FORMACION PROFESIONAL
ESPECIFICA
CENTRO PUBLICO
Coste: sin coste
Direccin:
Avda. Santa Marta, s / n
21005
HUELVA
Tfn: 959157105

CICLO FORMATIVO DE GRADO

MEDIO Y SUPERIOR FORMACION
PROFESIONAL ESPECIFICA
CENTRO PUBLICO
Coste: sin coste
Direccin:
C / Frascuelo, s / n
29640
FUENGIROLA, MALAGA
Tfn: 952581409

I.E.S. EL MAYORAZGO

I.E.S. LA ROSALEDA

FORMACION PROFESIONAL
ESPECIFICA
CENTRO PUBLICO
Coste: sin coste
Direccin:
C / La Espuela, 12
29016
MALAGA
Tfn: 952229738

CICLO FORMATIVO DE GRADO

MEDIO Y SUPERIOR FORMACION
PROFESIONAL ESPECIFICA
CENTRO PUBLICO
Coste: sin coste
Direccin:
Avda. Luis Buuel , 8
29011
MALAGA
Tfn: 952640035

I.E.S. BEATRIZ DE SUABIA

I.E.S. GUSTAVO ADOLFO BECQUER

FORMACION PROFESIONAL
ESPECIFICA
CENTRO PUBLICO
Coste: sin coste
Direccin:
C / Beatriz de Suabia, s / n
41005
SEVILLA
Tfn: 954648561

CICLO FORMATIVO DE GRADO

MEDIO Y SUPERIOR FORMACION
PROFESIONAL ESPECIFICA
CENTRO PUBLICO
Coste: sin coste
Direccin:
C / Lpez de Gomara, s / n
41010
SEVILLA
Tfn: 954451893

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I.E.S. HELIOPOLIS

I.E.S. TORREBLANCA

FORMACION PROFESIONAL
ESPECIFICA
CENTRO PUBLICO
Coste: sin coste
Direccin:
Avda. Manuel Siurot, s / n
41013
SEVILLA
Tfn: 954610394

FORMACION PROFESIONAL
ESPECIFICA
CENTRO PUBLICO
Coste: sin coste
Direccin:
C / Torregrosa, 85
41016
SEVILLA
Tfn: 954401544

I.E.S. NESTOR ALMENDROS

FORMACION PROFESIONAL ESPECIFICA
CENTRO PUBLICO
Coste: sin coste
Direccin:
C / Nstor Almendros, s / n
41940
TOMARES, SEVILLA
Tfn: 954153907

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CENTROS PRIVADOS DONDE SE IMPARTE EL CICLO FORMATIVO DE GRADO SUPERIOR:

Para consultar la relacin de centros privados donde se imparte el ciclo formativo:
http://www.cec.juntaandalucia.es

CENTROS DONDE SE IMPARTEN LOS CURSOS DE FPO:

Para consultar la relacin de entidades que imparten los cursos de Formacin Profesional Ocupacional:
Delegaciones Provinciales de la Consejera de Empleo y Desarrollo Tecnolgico.
http://www.empleo.cedt.juntaandalucia.es/orienta

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OTRAS REFERENCIAS

CONSEJERIA DE EMPLEO Y DESARROLLO TECNOLOGICO

Web: www.cedt.juntaandalucia.es

FEDERACION NACIONAL DE ASOCIACIONES DE

SECRETARIADO (FENAS)
Plaza de la Castellana, 210 6 6
28046
MADRID
Tfn: 913503767
Fax: 916443010

ASOCIACION DE SECRETARIAS PROFESIONALES DE

ANDALUCIA

Centro de Formacin Profesional 2002

C / Fernando Viola, 1 . Edificio Huelva III
11405
JEREZ DE LA FRONTERA, CADIZ
Tfn: 956319598
Fax: 956317936

CONFEDERACION DE EMPRESARIOS DE ANDALUCIA

Web: www.cea.es

UNION GENERAL DE TRABAJADORES U.G.T. ANDALUCIA

Web: www.ugtandalucia.org

COMISIONES OBRERAS CC.OO. ANDALUCIA

Web: www.ccoo.es