Buenas Prcticas de Almacenaje

Evaluacin y control de almacenaje

Sesin 06
LOGRO:
Al finalizar la sesin el participante implementa la metodologa para la
evaluacin del rendimiento y efectividad del proceso de almacenamiento.

Agenda

Recordemos:
El papel y propsito de un
almacn
Las operaciones del almacn
Ubicacin de los productos
Control del rendimiento de las
operaciones

El papel y el propsito de un almacn

Definicin de Almacn

Un espacio planificado para el almacenaje y la

manipulacin eficaces y eficientes de bienes y
materiales

El papel y el propsito de un almacn

El Almacn
El almacn es un elemento vivo, cuya gestin repercute decisivamente
en el desarrollo de la actividad comercial.

Objetivo Bsico del Almacn

PROPORCIONAR EL NIVEL DE SERVICIO

DESEADO A UN COSTE ACEPTABLE

El papel y el propsito de un almacn

Gestin del Almacn

Uno de los requisitos principales para la

consecucin de este objetivo es la organizacin de
un sistema de gestin eficaz del almacn.
Para ello resulta esencial lograr que el sistema de
gestin no slo aumente la capacidad y
productividad del almacn sino que a la vez mejore
su calidad de servicio.

El papel y el propsito de un almacn

Dos aspectos a sealar

La maximizacin del espacio en trminos

cbicos

La minimizacin de las operaciones de

manipulacin

El papel y el propsito de un almacn

Un almacn es necesario
Debido al desacople de la oferta y la demanda
Para la creacin de un stock de seguridad
Para la construccin de un stock anticipatorio
Para la construccin de un stock por razones de inversin
Para el uso eficiente de la unidad de produccin

El papel y el propsito de un almacn

Elementos constituyentes de un almacn

Los recursos humanos

El espacio
Los equipos

El papel y el propsito de un almacn

Costes de un almacn

ESPACIO
42%

PERSONAL
48%

EQUIPOS
10%

El papel y el propsito de un almacn

Costes de un almacn (Personal)

Actividad
Recepcin
Almacenaje
Preparacin de pedidos
Consolidacin /expedicin
Otros

Coste
13%
12%
43%
20%
12%

El papel y el propsito de un almacn

Objetivos especficos del Responsable de Almacn
Asegurar que los recursos adecuados, en trminos de personal,
equipos y instalaciones, estn disponibles para conseguir el nivel de
negocio planificado
Satisfacer los movimientos diarios de entradas y salidas de bienes
definidos por las necesidades de compra y expedicin
Planificar, controlar y mantener continuamente la utilizacin de los
recursos para proporcionar un servicio eficiente

El papel y el propsito de un almacn

Responsabilidades del Responsable del Almacn
El uso eficaz del personal, el espacio y el equipo
El flujo eficiente de los bienes desde su recepcin hasta su expedicin
El mantenimiento de los sistemas para la gestin y el control de la
operacin del almacn
El valor y el volumen del stock en el almacn, en trminos de
integridad (no desperfectos) y seguridad (que no hayan robos)
Asegurar que las operaciones se realicen en un entorno seguro

El papel y el propsito de un almacn

Obligaciones del Responsable de Almacn
Retirar los bienes recibidos e identificar las ubicaciones de
almacenaje rpidamente
Retirar y expedir los bienes para conseguir el nivel de servicio
Revisar continuamente las localizaciones del stock para minimizar
las distancias a recorrer para el almacenaje y la retirada
Revisar continuamente el espacio disponible para asegurar la
mxima utilizacin
Mantener todos los procedimientos y estndares de trabajo para
permitir una respuesta a las fluctuaciones del negocio

Operaciones de un almacn
Actividades Principales
Recepcin

Almacenaje
Preparacin de pedidos
Expedicin

Operaciones de un almacn
rea de Recepcin
Funciones:

Recibir los bienes y descargar los vehculos de

forma rpida y eficiente
Controlar que las cantidades recibidas sean las
correctas
Extraer muestras para el control de calidad
Forma de recepcin de los bienes
Uso de muelles de descarga

Operaciones de un almacn
Recepcin

De un proveedor pueden recibirse en forma de:

Materias primas y componentes para un proceso productivo (cuando el
almacn est ubicado cerca de una planta productiva)

Productos acabados que han de ser almacenados y expedidos en la

misma forma en que han sido recibidos

De una unidad de produccin ubicada cerca del almacn. En este caso las
recepciones pueden ser:
Productos acabados para ser expedidos
Productos en curso que sern requeridos por una unidad productiva

Operaciones de un almacn
Actividades en la recepcin

Establecer el rea correcta de descarga y cerciorarse de que es segura y

adecuada para la operacin.
Registrar la llegada del vehculo y anotar el nmero del precinto.
Romper el precinto.
Revisar la documentacin.
Asegurar que el vehculo es seguro antes de la descarga.
Consolidar los productos, si es necesario.
Revisar los productos.
Informar en seguida de las discrepancias y los problemas.
Determinar la ubicacin de almacenaje para los productos y retirarlos del
rea de recepcin lo ms rpidamente posible.

Operaciones de un almacn
Recepcin (Tareas)

Abrir /cerrar puertas

Registrar la entrada del vehculo
Llamar al vehculo para la descarga
Comprobar la documentacin
Quitar el precinto y abrir el vehculo
Descargar
Revisar los productos y controlar la calidad
Firmar los documentos
Paletizar y repaletizar
Etiquetar materiales/ productos/ paletas
Introducir el material recibido en el sistema de informacin

Operaciones de un almacn
rea de almacenaje
Espacio ocupado por los productos
Espacio ocupado por el equipo donde se almacenan los productos
Espacio necesario para la manipulacin y acceso a los productos
(Pasillos)
Pasillos transversales
Ocupacin real: 25-35% del espacio cbico disponible

Operaciones de un almacn
Almacenaje (Tareas)

Obtener instrucciones sobre la ubicacin

Trasladarse hasta la ubicacin y encontrar los huecos
Registrar las ubicaciones utilizadas
Colocar los materiales/ productos en su ubicacin
Consolidar paletas incompletas
Trasladar/ ordenar las paletas
Obtener instrucciones de reposicin
Reponer el rea de picking
Informar/ eliminar los productos daados
Volver al punto de recogida
Informar de las acciones

Operaciones de un almacn
Preparacin de pedidos (Tareas)

Recoger los documentos de picking

Recoger el equipo para el transporte
Localizar la primera ubicacin de picking
Comprobar y recoger la cantidad apropiada
Desplazarse a las siguientes ubicaciones de picking
Notificar las discrepancias/ daos en los productos
Trasladarse al rea de clasificacin, consolidacin, empaquetado y
envo
Notificar las necesidades de reposicin
Completar y transmitir la documentacin

Operaciones de un almacn
rea de expedicin
reas de comprobacin y consolidacin de los productos
rea para disponer el producto en cajas y paletas
rea de envo en dos etapas para conseguir una mayor seguridad

Operaciones de un almacn
Expedicin (Tareas)

Revisar las notas/ los productos

Volver a empaquetar /volver a paletizar
Registrar el lote/ los nmeros de serie
Preparar la documentacin
Etiquetar los envos
Consolidar la carga
Confirmar la carga/ la documentacin
Cargar el vehculo por orden
Permitir el movimiento del vehculo
Abrir/ cerrar puertas

Ubicacin de Los Productos

Factores a considerar en la ubicacin de los productos

Minimizar el tiempo de recorrido de los equipos y la mano de obra

Concentrar el personal en el rea ms importante para que se pueda

alcanzar una utilizacin ptima de la mano de obra y una supervisin eficaz

ROTACIN

Ubicacin de Los Productos

Factores a considerar en la ubicacin de los productos
Volumen de entrada y salida
Frecuencia de rotacin
Niveles de stock
Similitud
Caractersticas del producto
Criterios de almacenaje
Equipos necesarios para su manipulacin

Ubicacin de Los Productos

Consideraciones en la planificacin de actividades (1)

TIPO DE PRODUCTO:
Congelado
Refrigerado
A temperatura ambiente
Lquido
TIPO DE EMBALAJE:
En caja
En bolsa
A granel
Suelto

Ubicacin de Los Productos

Consideraciones en la planificacin de actividades (2)

NIVEL DE ACTIVIDAD:
Volmenes entrantes
Volmenes salientes
Niveles de stock
Gama de artculos
CARACTERSTICAS DEL PRODUCTO:
Tamao
Peso
Similitud
Peligrosidad

Ubicacin de Los Productos

Tipos principales de materiales

Productos inflamables
Productos con requerimientos de seguridad (Valor elevado,)
Productos perecederos
Productos generales

Ubicacin de Los Productos

Anlisis ABC
Concepto de popularidad
Ventajas de este concepto:
Reduccin de los costes de manipulacin
Ayuda a determinar las tcnicas, sistemas y mtodos a utilizar
Asegura una direccin y utilizacin eficaz de los recursos y el
tiempo
Identifica segmentos de stock con demanda importante
Concentracin de recursos humanos en las reas ms importantes
(Ahorros en iluminacin y calefaccin)
Generalmente, el 80% del trabajo se realiza en el 20% de la superficie

Ubicacin de Los Productos

Anlisis ABC
Listar todos los artculos, su volumen de demanda y su frecuencia
Multiplicar el volumen de la demanda por la frecuencia de cada
artculo para obtener un total ponderado
Listar todos los artculos en orden decreciente en funcin del valor
total ponderado
Calcular los acumulativos totales, artculo por artculo
Seleccionar un punto de separacin para establecer diferentes
categoras de producto y calcular el porcentaje para cada uno de
esos grupos

Control de Rendimiento de las

Operaciones
Ratios
Inputs

Utilizacin de
recursos

Utilizado
%
Disponible

Actividad

Productividad
de la
actividad
Outputs
%
Inputs

Outputs

Rendimiento
de la
actividad
Output
%
Estndar

Control de Rendimiento de las

Operaciones
Medidas de productividad. Utilizacin
Horas de trabajo utilizadas/ disponibles
Horas de equipo utilizadas/ disponibles
Metros cuadrados de espacio utilizado/ disponible
Metros cbicos de espacio utilizado/ disponible

Control de Rendimiento de las

Operaciones
Medidas de productividad. Productividad
Paletas entregadas/ Horas de trabajo o equipo utilizadas
Cajas recogidas/ Horas de trabajo o equipo utilizadas
Vehculos cargados/ Horas de trabajo o equipo utilizadas
Paletas entregadas/ Coste de trabajo
Cajas recogidas/ Coste de trabajo

Control de Rendimiento de las

Operaciones
Medidas de productividad. Rendimiento
Rendimiento real/ Rendimiento esperado o estndar
Cajas recogidas/ Cajas que se esperan recoger (estndar)
Coste real/ Coste presupuestado
Horas reales/ Horas estndar

Control de Rendimiento de las

Operaciones
Indicadores de rendimiento
MEDIDA

rea de suelo del

almacn

RATIO

Es pacio utilizado
%
Es pacio dis ponible
Horas de trabajo realizado
Horas de trabajo utilizadas
%
por el personal
Horas de trabajo dis ponibles
Horas de trabajo de la carretillautilizadas
Horas de carretilla
%
elevadora
Horas de trabajo de la carretilladis ponibles
Cajas recogidaspor trabajador
Cajas recogidas por
%
preparador
Nm eroes peradode cajas recogidaspor trabajador
Paletas cargadaspor turno
Paletas cargadas por turno
%
Nm eroes peradode paletascargadaspor turno
Cos te real
Coste por actividad
%
Cos te es perado(pres upuestado)

Conclusiones generales

Los procesos de almacn son

Recepcin, Almacenaje,
Preparacin de pedidos y
Expedicin
Al medir estos procesos
garantizamos un adecuado control
de las acciones y performance del
almacn.

Presentacin Trabajo Grupal

Indicaciones generales
Conformacin de grupos
Exposicin y sustentacin

Bibliografa recomendada

Administracin de la Cadena de Suministro #

Editor : Prentice Hall Mexico 5ta Edicin 2004
Ballou, Ronald H