Comunicacin Organizacional

LA IMPORTANCIA DE UNA BUENA COMUNICACIN EN

LAS ORGANIZACIONES
La Comunicacin en las Organizaciones son de gran inters para los estudiosos en la materia,
empresarios y gerentes comprometidos en mejorar los procesos de produccin laboral, y en
general, todos aquellos que en su actividad cotidiana emplean la comunicacin como eje
fundamental de sus relaciones interpersonales. Las organizaciones han entendido el valor de
la comunicacin como recurso estratgico para desarrollarse y sobrevivir en un mundo
altamente competitivo, en donde las estructuras cerradas o aisladas impiden una eficaz toma
de decisiones. Muchos de los problemas actuales en las organizaciones son producidos por la
falta de comunicacin efectiva, tanto interior como exteriormente. Por tanto, la comunicacin
eficaz en las organizaciones es de suma importancia, ya que de ella depende en gran parte el
xito de cualquier organizacin y la imagen que quiera dar tanto al exterior como al interior de
la misma.

Comunicacin y organizacin
De acuerdo a McCaskey, M. B. (1979) los directivos pueden mejorar su comprensin de la
comunicacin entre las personas manejando las imgenes, los escenarios, y el lenguaje
corporal. Si un gerente en una organizacin habla de hacer un "fin de carrera, qu trata de
decir?, Ve la vida de la organizacin como un juego?; est viendo un riesgo o se est auto
nominndose para un papel del hroe?; O solamente est diciendo que de cualquier forma l
va con un proyecto, independientemente? La verdad es que no podemos saber lo que est
diciendo.
Es demasiado fcil interpretar las metforas que otros emplean para acomodar nuestros
propios significados pero ignoramos el hecho de que las metforas tienen significados
idiosincrsicos que deberan ser escuchados. McCaskey describe tres formas en que los
gerentes transportan mensajes acerca de s mismos y las formas como ellos ven el mundo.
Exhorta a ver estas formas sus metforas, sus escenarios de la oficina, su tono y su
lenguaje corporal que acompaa su discurso a manera de comunicacin. Al igual que un
discurso o las matemticas, stos son lenguajes que pueden aprenderse. Con su habilidad, un
gerente puede ver y puede or lo que est realmente ocurriendo cuando las personas hablan,
qu mensajes ocultos estn enviando todo el tiempo. McCaskey da algunos tips sobre qu ver
y escuchar al intentar entender a otros, pero mucho cuidado con las interpretaciones
simplistas pues todos los mensajes ocurren en un contexto.
Por ejemplo, si encontramos que nuestra gente no est haciendo lo que queremos que hagan,
el error puede ser nuestro, seala Klain, G. (2000). Parece simple que los lideres convengan
que sus subordinados hagan lo que se les pide, pero una investigacin demuestra que no es
tan sencillo. Algunas veces los lderes solamente dan rdenes de acciones sin explicar la
razn. Y otras veces no se esfuerzan por mostrar sus intenciones de una manera clara. Por
qu la gente no sigue las instrucciones simples? Algunas veces parece que compartir es tonto.
Se podra llamarse insubordinacin, o falta de motivacin. Tal vez hay grandes barreras
organizacionales que debemos clarificar. No es difcil encontrar todo tipo de problemas en la
empresa y en los empleados. Klain y sus colegas han estudiado a lderes de negocios y
militares por muchos aos, y han encontrado otro problema: muchos lderes no tienen la
habilidad de dar instrucciones claras, esta es una de las habilidades menos comunes y los
lderes raramente reciben entrenamiento para eso.

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Como lo menciona Harriman, B. (1974), un programa bien diseado puede ayudar a los
subordinados a decirle a la administracin la forma para mejorar sus propias tareas as como
tambin la efectividad global de la compaa. El relata la historia de los pasos que una
compaa tom cuando tena serias dificultades. Primero discute la teora de las
comunicaciones "arriba y abajo", la que su compaa us para disear su propio programa de
"comunicaciones ascendentes", luego describe cada parte del programa, explicando cmo se
fue ajustando, con cules piedras tropezaron, y qu clase de xitos experimentaron y termina
resumiendo los puntos cruciales del programa que pueden ser aplicables para otras
organizaciones que enfrentan problemas similares. La Comunicacin interpersonal eficaz es
reconocida como bsica para cualquier emprendimiento humano con xito. De hecho, el
problema de la comunicacin se ha convertido en la frase ms acuada de nuestro tiempo.
Tom Lehrer -escritor satrico-, se lleg a cansar de tanto escuchar sobre el problema de la
comunicacin entre jvenes y viejos, ricos y pobres, blancos y negros, que dijo: "Me parece
que si alguien est teniendo muchos problemas de comunicacin, lo mejor que puede hacer
es callarse". Ignorando ese buen consejo, la empresa de Harriman ha desarrollado una teora
de las comunicaciones que, una vez aprobada y aplicada, ha ayudado a resolver los
problemas de actitud y de efectividad operacional.
Pentland, A. S. (2012) ha identificado en su investigacin tres aspectos de la comunicacin
que afectan el rendimiento de un equipo. El primero es energa, que se mide por el nmero y
la naturaleza de los intercambios entre los miembros del equipo. Un simple intercambio se
define como un comentario y algn reconocimiento, por ejemplo, un "S" o un gesto con la
cabeza. Las conversaciones normales a menudo se componen de muchos de estos
intercambios y en un entorno de equipo ms de un intercambio se puede alejar en un
momento. La forma ms valiosa de la comunicacin es cara a cara, la siguiente ms valiosa
es la comunicacin por telfono o videoconferencia, pero con una excepcin: las tecnologas
se convierten en menos e eficaces cuando ms personas participan en la llamada o
conferencia. Las formas menos valiosas de comunicacin son los mensajes de texto y el
correo electrnico.
Si se le pregunta a mucha gente qu significa instrucciones, ellos responden que es decirle a
la gente lo que se quiere que hagan, y tal vez algunas indicaciones de cmo se quiere que lo
hagan, comenta Klain, G. (2000). La lgica es que si hacemos esto, cada miembro del equipo
ser capaz de seguir las instrucciones y el equipo trabajara como una mquina bien aceitada.
Si estamos preocupados de que podran surgir algunos elementos impredecibles, le
podramos dar al equipo algunas acciones de contingencia para realizar el trabajo bajo ciertas
circunstancias. Una limitacin de este enfoque es que puede haber intentos fallidos.
Asignamos tareas, que explican qu hacer, pero olvidamos explicar por qu se tienen que
hacer. En un estudio, Klain y sus colegas examinaron las declaraciones de instrucciones
militares escritas distribuidas durante unos ejercicios de la armada. Menos del 20% de estas
rdenes mencionan el propsito de la misin. Sus observaciones sugieren que mediante sus
intentos, los lderes capacitados permiten que sus subordinados trabajen ms independientes.
Cuando los empleados pueden ver lo que realmente el lder quiere obtener, no necesitan
recordar todos los pasos a seguir. En lugar de eso ellos pueden hacer sus propios ajustes sin
buscar frecuentemente al lder. Los subordinados que entienden la intencin del trabajo
reaccionan mejor y emplean su propio criterio, sin esperar tener un permiso. Pueden
reconocer las oportunidades que no eran parte del plan original y pueden continuar en lugar
de simplemente terminar el trabajo y esperar a que se les asigne la siguiente tarea. Pueden
reconocer errores, inconsistencias puntuales y anticiparse a los problemas. En corto tiempo,
sern capaces de improvisar en lugar de nerviosamente tratar de continuar con cada pequea
tarea. Por el contrario, cuando un lder no tiene claridad en sus explicaciones, los empleados
se confunden en por qu hacer ese tipo de tareas, y dudan sobre la lgica del plan. Estos

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empleados deben esperar que los gue el lder cada vez que la situacin cambie o que algo
inesperado suceda.
Harriman, B. (1974) expone los graves problemas de comunicacin que se documentaron en
un estudio realizado en 1969 en la telefnica New England, donde se descubri una fuerte
aspiracin de los empleados a desempear un papel ms importante en las decisiones que
afectan a la compaa y sus labores. Los resultados tambin indicaron que la mayora de los
empleados queran mejorar la efectividad general de la compaa as como sus propios
puestos de trabajo. La alta direccin vio la necesidad de un flujo de comunicacin ms
preciso, oportuno y sin filtros dentro de la empresa que lo ayudara a percibir y reaccionar a los
cambios de manera efectiva. En consecuencia, la compaa desarroll un programa que
responda a esas necesidades y pretensiones. Como est basado en la teora de la
comunicacin de abajo hacia arriba, lo llamamos "programa de comunicaciones ascendentes.
La teora que guio su estudio de 1969 y el programa resultante es que las comunicaciones en
una sociedad jerrquica o en una organizacin trabajan segn el principio gravitacional. Las
Comunicaciones descendentes son generalmente mejores y con frecuencia ms precisas que
aquellas que quieren estar en los niveles ms altos. Por el contrario, las comunicaciones
ascendentes tienen que ser entubadas y bombeadas, con un mnimo de filtros, para ser
eficaces. La razn de esta diferencia est en la percepcin de las personas donde como
subordinados para sobrevivir o tener xito, deben desarrollar una aguda comprensin de los
motivos reales, el carcter y la personalidad de las personas con un poder sobre ellos. Por
ejemplo, para sobrevivir en una sociedad de blancos, la mayora de los negros han
desarrollado su percepcin de las intenciones y actitudes de un blanco, de la misma manera
que una persona ciega desarrolla un agudo sentido de la audicin.
Por otra parte, tambin influencian el comportamiento el lugar -que define territorialidad-, y
otras caractersticas del escenario, seala McCaskey, M. B. (1979). Thomas Allen del Instituto
Tecnolgico de Massachusetts estudi los patrones de comunicacin en oficinas de
investigacin y desarrollo, donde encontr que ms all de una distancia de 23 o 27 metros, la
interaccin personal cae intensamente. Esto sugiere que un gerente fsicamente debera
localizarse junto a su gente de la organizacin para hablar con cada uno de ellos, an si esto
significa sacrificar estatus de espacio para algunos miembros. Cuando los gerentes ms
jvenes comprenden la dinmica de la proximidad, pueden intentar localizar sus oficinas junto
a la del jefe. Un gerente puede usar los espacios en su oficina para influenciar el carcter de
las interacciones all. Por ejemplo, muchos directivos establecen sus oficinas con dos reas
diferentes. En una, el gerente habla a una persona sentada del otro lado de su escritorio. Tal
arreglo enfatiza la posicin y autoridad del gerente. Lo primero que se debe comprender
acerca de lugar es que representa territorio. Los animales marcan su territorio y lo defienden
en contra de intrusos, y as tambin lo hace el ser humano. Cercas y puertas de todos los
tipos separan lo que le pertenece a una persona de lo que le pertenece al resto de mundo.
Los linderos dan garantas y privacidad, protegiendo de intrusiones no deseadas por otros.
Dependiendo de quin es y la clase de interacciones que quieren con otros, las personas usan
espacios fsicos de maneras distintivas. Los gerentes tambin pueden examinar su propio
escenario para ver si su arreglo influencia el comportamiento en las formas que sirven para
sus fines.
En un estudio, los investigadores encontraron que el papel de lograr empata con el superior
aumenta la precisin en proporcin inversa al poder del receptor en la estructura, seala
Harriman, B. (1974). Al aplicar la teora de las comunicaciones de arriba y abajo a una
organizacin empresarial, se determin que los subordinados "estudian" a sus jefes mejor que
como lo hacen comnmente y los jefes "estudian" a sus subordinados mucho menos de como
ellos creen. Sin embargo, la mayora de los mtodos de gestin van en contra de esta teora,
por ejemplo, las evaluaciones de trabajo formales son siempre la evaluacin del jefe al

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subordinado. Adems, todos hemos observado que cuando los jefes se quejan de la
comunicacin en sus organizaciones, invariablemente significa que sus subordinados no los
escuchan clara y eficazmente. La mayor parte de los programas formales de comunicaciones
en una compaa son dirigidos de arriba hacia abajo. Pocos programas formales estn
diseados para que los subordinados pueden hablar y los jefes escuchar. La clave de las
comunicaciones descendentes es que los subordinados reaccionan ms eficazmente a los
asuntos que consideren de mayor inters personal para el jefe. Entre los distintos comandos,
polticas, prcticas y sugerencias que vienen de arriba, los subordinados seleccionan los ms
acordes a la percepcin del carcter de sus jefes, la motivacin personal, y el tipo de
prioridad. Esta tendencia ayuda a explicar por qu algunos administradores "van sin luces en
la niebla ", mientras que otros obtienen la respuesta efectiva. Esto indica por qu lo que est
bien comunicado por un jefe falla cuando viene de otro. La eficacia en las comunicaciones
cambia la estimulacin del inters personal que cada jefe negocia en una situacin particular.
Las comunicaciones descendentes deben asegurar que los empleados acten por los mejores
intereses de la empresa y no slo por el inters del jefe; los dos conflictos que hay de vez en
cuando. Para mejorar las comunicaciones descendentes, deben seguirse cuatro principios:
Conocerse a s mismo, Ser uno mismo, Enviar seales selectivas y Escuchar las seales.
En un da de rutina, un director general tpico gasta una cantidad extraordinaria de tiempo en
reuniones y hablando con personas, seala McCaskey, M. B. (1979). La parte innata de la
comunicacin de un gerente es la imagen, el lugar y los movimientos del cuerpo que emplea.
Las imgenes, el escenario y el lenguaje corporal no son simplemente agregados de la
comunicacin. Llevan los mensajes y en algunos casos, son los propios mensajes. Como tales
son enormemente importantes para un administrador. Con todo eso, los directores a menudo
slo ponen atencin al azar o peor an, suponen que no estn dotados en estas reas. La
verdad es que todos nosotros usamos estas formas de comunicarnos nos demos cuenta o
no-. El secreto est en saber qu se est comunicando. Como las matemticas, el francs y la
contabilidad, stos son lenguajes que pueden aprenderse. Las imgenes, el lugar, y el
lenguaje corporal raras veces proveen informacin definitiva; pero ellos proporcionan al
administrador un camino del conocimiento que no est disponible en otros canales de
mensajes. Con la destreza en estos lenguajes, un administrador puede desarrollar instintos y
una buena "percepcin" para un problema que tenga una apreciacin especial. Si los gerentes
ponen mucho empeo en estos aspectos infiltrados en su vida diaria de trabajo, mejorarn su
conocimiento de comunicacin con los dems.
Hay una creencia comn de que es sencillo comunicarse entre las personas, como el hablar y
or, pero la realidad es que la comunicacin es compleja y representa un desafo manejarla
eficientemente. La comunicacin en las organizaciones juega un papel de gran importancia. Si
no se cuenta con mtodos efectivos en la comunicacin, los administradores corren el riesgo
de llegar a puntos crticos como un mal entendido, prioridades no muy claras, rdenes
confusas o aplicacin de criterios personales mal interpretados, que puede provocar un clima
organizacional de tensin y poco productivo. Hoy en da, es fundamental que los ejecutivos
sepan expresar, comprender y presentar sus ideas o instrucciones con claridad en todos los
niveles de la organizacin.

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COMUNICACIN, ELEMENTO DE XITO EN LAS EMPRESAS Y

ORGANIZACIONES
La comunicacin existe como un proceso inherente a la naturaleza humana, como un proceso
de transmitir la informacin o bien un mensaje en un determinado contexto y canal en el que
un emisor da a conocer una informacin mediante un cdigo, el cual debe ser codificado en
determinado medio para recibirse por un parte de un receptor quien debe dar pauta a la
retroalimentacin.
Este proceso se presenta en toda nuestra vida, aunque de manera especfica en las
organizaciones, se presenta de manera continua y entre todos los integrantes de la misma,
ms las distintas ideologas y discrepancias de opiniones es que se presentan problemas en
la misa, adems de que no hay certeza de que las rdenes dadas puedan ser traducidas en
las acciones que realmente se solicitaron.
En el desarrollo la comunicacin organizacin se hace mencin de los conc3eptos clave de la
comunicacin, aunque debe existir especial nfasis en la barreras y restricciones que puedan
haber derivados de la dinmica, jerarqua y forma en que existen las organizaciones, as como
de como el medio interno y externo puede afectarlo.
Es importante mencionar que la comunicacin tiene especial aplicacin en el campo
empresarial, ya que es medular en lo concerniente a la cultura y clima organizacional que
tienen notable influencia en la especificacin de los valores y creencias organizaciones que en
conjunto ayudan al alcance del objetivo principal que persigue la organizacin.

Comunicacin en las organizaciones

Siempre ha sido necesario mantener comunicacin en las organizaciones, esto no es algo
nuevo, pero si es que se ha enfocado su atencin en los ltimos aos, para as ir de la
mano con las ideas, innovadores y tendencias en las nuevas formas de comunicar
productos y servicios que ayuden a cimentar su lugar en el mercado, para poder
satisfacer la demanda de los clientes, por lo que internamente es imprescindible que
desde ac se busque el compromiso de los Colaboradores en ello dndole la importancia
que ameritan los precisos y metodologa para poder comunicarse en las empresas y
delimitarlo de una forma que se puedan lograr metas organizaciones y desde dentro
hacerse competitivo apoyado por fuertes canales de comunicacin desde dentro que
logran que conocimientos del Capital Humano, as como du desarrollo, trabajo y
productividad sean conocidos en las jerarquas y departamentos
La principal funcin de la comunicacin a niveles organizaciones es de suma importancia,
ya que da conocer objetivos que abracan la totalidad de la empresa dan paso a lo que es
el desarrollo organizacional e individual de los colabores que en la empresa al ir
aprendiendo en base a los conocimientos aplicados y la experiencia puedan lograr un

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mejor desempeo que se debe traducir en resultados positivo fomentados para las
empresas.

Tipos de comunicacin
La comunicacin en el contexto en el que se desarrolle, se puede presentar de dos
maneras: interna y externa.
Se dice que es comunicacin interna cuando las actividades de la empresa fomentan el
crear y mantener relaciones de los colaboradores, mediante el ptimo empleo de medio
de comunicacin con los que disponga la organizacin, asimismo da lugar a:
Elaborar un reconocimiento de la empresa en un ambiente de cordialidad, y estimulacin
en las actividades laborales.
Poder conocer en gran medida a la organizacin y familiarizarse con ellas.
Reconocimiento del desempeo de los colaboradores
Fomentar el intercambio de informacin (comunicacin) en toda la organizacin.
La empresa es responsable de fomentar un clima organizacional positivo para beneficio
de toda la organizacin.
El clima organizacional es bsicamente en ambiente personal y de ndole fsico a partir
del cual se realizan las actividades empresariales. (Seleste Martnez Posadas, 2009)
Por su lado la comunicacin externa habla de las actividades realizadas
organizacionalmente para mantener relaciones con el medio externo, y cul es la imagen
que proyecta afuera la empresa de s misma, para lo cual es necesario el departamento
de relaciones pblicas quien se encarga de ello. Por lo que es necesario; Recibir
informacin sobre las variaciones en la dinmica del contexto socio-poltico y econmico
en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus polticas; y proyectar
sobre el mbito social una imagen de empresa fundada en informacin sobre su dinmica
interna y su accin objetiva sobre el medio social. Los interlocutores privilegiados de esa
comunicacin son los clientes, los proveedores, la opinin pblica y el gobierno. (Eduardo
Jorge Arnoletto, 2007)
Asimismo existe otra manera de clasificar la comunicacin en las organizaciones, esta
atiende a la presentacin que se le da a la misma y puede ser:

Comunicacin formal
La cual es una manera de expresarse que impone a la organizacin por medio de
protocolos, manuales, reglamentos, formularios, y que accionan sistemas con fines
dirigidos que pueden usados por todos los miembros de la organizacin, para as
establecer modelos de comportamiento, recoleccin y expresin de la informacin que
circula dentro. Es decir establece el cmo y por donde debe ser trasmitida la informacin
a comunicar de acuerdo al lugar en la jerarqua que tenga el receptor del mensaje

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Comunicacin Informal
Es aquella que tiene influencia al interior de la organizacin sin necesidad de canales
delimitados y surge en los Colaboradores en la necesidad de expresarse. Tiene alta
credibilidad y regularmente se refiere a asuntos de ndole personal o de equipos internos.
Tambin es conocida como rumores y le es de utilidad a los niveles altos de la jerarqua
para que tengan sensibilidad de las condiciones y clima organizacional, as como
contextos personales y organizacionales.
Algo importante es que quienes establecen maneras de comunicar en la organizacin
como las anteriormente mencionadas experimenta crecimiento ya que contemplan
factores de solucin a sus colaboradores, que son atendidos por medio de objetivos,
metas y polticas que buscan menguar en el comportamiento dando maneras de
comunicarse y as poder impulsar el crecimiento.

Los escenarios de la comunicacin en las organizaciones

Al hablar de los escenarios comunicativos nos referimos, donde es proyecta y puede
hacerlos en los siguientes tres
Escenario fsico. Dentro de este escenario se puede considerar el interno y externo, y se
consideran todos los elementos decorativos de la organizacin y tambin los llamados
informativos, por ejemplo: los smbolos de no pasar, slo personal autorizado, etctera.
Escenario social. Este escenario incluye a la totalidad de factores que se relacionan con
las personas y adems de la interaccin existente entre las mismas, como ejemplo de
este escenario se puede considerar el empleo de papeles de cada miembro dentro de una
reunin laboral.
Escenario institucional. Relaciona los mensajes que la organizacin emite a sus
miembros, proveedores, clientes, y dems personas involucradas; ejemplos de este tipo
de comunicacin en este escenario son bsicamente: memorndums, avisos en pizarra,
publicidad, entre muchos ms. (Andrade, H., 2005)