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MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de
Compras y Logstica
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MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE OPERACIONES DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de
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MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de
Compras y Logstica CONTENIDO
1. INTRODUCCION 2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA 2.1 ANTECEDENTES
HISTORICOS 2.2 MISION GENERAL 2.3 VISION 2.4 OBJETIVOS GENERALES 2.5
ORGANIGRAMA GENERAL 3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. 3.1
ESTRATEGISA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 3.2 VALORES 3.3. POLITICAS
INTERNAS DE COMPRAS 3.4 POLITICAS EXTERNAS DE COMPRAS 3.5
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 3.6 DESCRIPCION DE
PUESTOS 3.6.1 JEFE DE COMPRAS 3.6.2 COMPRADOR JUNIOR 3.6.3 ENCARGADO

DE COMPRAS INTERNACIONALES 4. FLUJO DE PROCESO DE ADQUISICION DE

MATERIALES 5. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS 5.1 PROCEDIMIENTO DE REQUISICION DE COMPRAS 5.2
PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA
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5.3 PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE MATERIALES 6. FORMATOS DE CONTROL
6.1 FORMATO DE REQUISICION DE COMPRAS 6.2 FORMATO SOLICITUD DE
MATERIALES
1. INTRODUCCION La empresa FICTICIA dedicada a la transformacin de
papel, y manufactura de material impreso, buscando su posicionamiento en el
mercado como una empresa competente, rentable se enfoca al desarrollo y
mejora continua de procedimientos que en apego a la organizacin, mejorar los
procesos y que contemos con las evidencias necesarias para confirmar el buen
desarrollo de nuestro proceso. Dentro de los valores comerciales nos
enfocamos por el bienestar de nuestros colaboradores y un buen trato hacia
nuestros proveedores, competidores y comunidad con la que estamos

relacionados. No solo se busca la mejora continua del proceso establecido,

buscamos una aportacin Social que permita mejorar nuestro entorno, apoyo a
sectores vulnerables, y proveer de una seguridad social interna y externa de la
organizacin. Nos apegamos a las normas gubernamentales, a las polticas de
organismos internacionales, de leyes que rigen el comercio, las normas
ecolgicas y de seguridad industrias as como el cumplimiento a nuestras
obligaciones fiscales. Todos nuestros colabores reciben una pltica de
induccin, una adhesin a nuestro cdigo de tica y conducta comercial,
adems de fomentar el trabajo con valores de manera diaria, porque estamos
convencidos que los valores es la fortaleza de una organizacin y esto permite
el sano desarrollo de sus integrantes, un ambiente de trabajo armnico y
respeto entre todo nuestro personal. 2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA
NOMBRES NACIONALIDAD FUNDACION FICTICIAMEXICANA 14 DE MARZO DEL
2000
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MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra
REPRESENTANTE LEGAL. RFC GIRO REGISTRO IMSS CAMARA DE COMERCIO
CONFEDERACION DE PAPELEROS DIRECCION. TELEFONO. PAG WEB. UBICACIN
DE PLANTA DE PRODUCCION CELULOSA Y PAPEL
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LIC.
AUTORIZO Director de Finanzas.
2.1. 2.2.

ANTECEDENTES HISTORICOS MISION GENERAL

Ofrecer las mejores alternativas en impresiones con altos estndares de
calidad, cumpliendo con los requerimientos sociales, gubernamentales, que se
exigen, mejorando los tiempos productivos bajo un ambiente de respeto,
fomentando el cumplimiento a cada compromiso adquirido. 2.3. VISION
Para el 2015 colocar una planta de produccin en la zona norte del Pas, y
apertura de oficinas en el sur del pas, para expandir el mercado a
Latinoamrica y el Caribe. Manteniendo una competencia sana y respeto por
nuestros competidores, logrando la certificacin de EMPRESA SOCIALMENTE
RESPONSABLE. 2.4. OBJETIVOS GENERALES
Incrementar las ventas obteniendo para diciembre del 2012 venta superior a
los $. Reducir desperdicio y costos de no calidad inferior al 0.0002% sobre
factura emitida por trimestre.
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Incrementar Utilidad, haciendo eficientes los procesos de compras, produccin,
distribucin, de un 10% sobre presupuesto mensual por departamento.

2.5.
ORGANIGRAMA GENERAL
DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR DE RH
DIRECTOR DE INFORMATICA Y SISTEMAS
DIRECTOR DE PRODUCCION
DIRECTOR DE VENTAS
DIRECTOR DE FINANZAS
GERENTE DE CONTABILIDAD
GERENTE DE COMPRAS Y LOGISTICA
3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. Abastecer a la lnea de
produccin con insumos de calidad y precios acorde a la reduccin de costos
de produccin, para elevar la utilidad Realizar contratos con nuestros
proveedores donde se establezcan los tiempos de entrega, condiciones de
empaque, tiempos de entrega, y tiempo de pagos. Desarrollar a proveedores
nacionales en apego a los requerimientos de la Norma ISO-9000 2000, en
coordinacin con el departamento de Control de Calidad, Materiales y
Produccin. Reducir el tiempo de proceso para requisita material apoyando al
departamento emisor. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente
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MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra 3.1. REVISO

Gerente de Compras y Logstica
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ESTRATEGIAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Suministrar en tiempo, forma y con las especificaciones correctas la demanda
de materia prima para el departamento de produccin Proporcionar elequipo
de seguridad adecuado y solicitado por las autoridades correspondientes para
seguridad de nuestro personal. Realizar cada tres meses los anlisis de
proveedores correspondientes a fin de conseguir los mejores precios posibles
sin sacrificar calidad. En la medida que se incrementara la produccin,
aumentara el suministro de materia prima en produccin. Esto incrementara el
volumen de compras y se podrn negociar mayores descuentos y tiempos ms
prolongados de crdito. VALORES.
Dirigirnos de forma y con lenguaje cordial con compaeros y proveedores
Cumplir con la poltica interna de trabajo, establecidas en la poltica comercial
de la empresa. Cumplir con las polticas internas del departamento de
compras. Hacer de nuestros actos ejemplo a seguir Actuar y decir la verdad
Administrar los recursos en beneficio de la empresa y nunca del beneficio
personal. Cumplir con lo que aceptamos a realizar. Entregar informacin,
resultados en tiempo y forma Realizar las funciones que marca nuestra
descripcin de puesto. Participar en la solucin de problemas que nazcan a raz
del servicio prestado por el departamento de Compras aun cuando este nazca
de nuestros proveedores o cliente internos Asumir las consecuencias de
nuestros actos. Manejar la informacin confidencial de forma discreta. No
divulgar informacin interna hacia nuestros proveedores. El flujo de caja,
estados de cuenta, presupuestos son informacin confidencial, compartida con
la direccin de finanzas. Apoyar en acciones con cargas del departamento.
Compartir informacin de las negociaciones realizadas
3.2.
RESPETO
HONESTIDAD
COMPROMISO
RESPONSABILIDAD
CONFIDENCIALIDAD

TRABAJO ENEQUIPO
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Compartir problemas y encontrar soluciones en conjunto con retroalimentacin
Aportar ideas de mejora, crticas constructivas en un ambiente de respeto.
Motivar a compaeros para el desarrollo de planes y acciones que mejoren el
rendimiento colectivo. Cumplir en tiempo y forma de cada accin realizada.
Atender a los compromisos y citas con proveedores Tomar accin para el
cumplimiento de nuestros proveedores.
PUNTUALIDAD
3.3.
POLITICAS INTERNAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
1. Los contratos celebrados entre FICTICIA y sus proveedores deber de ser
revisado por el departamento Jurdico antes de celebrar la firma de contratos.
2. Las condiciones de pagos deben establecerse en tiempo mayor de 30 das 3.
Las condiciones de entrega de Insumos y materia prima deber ser en la planta
de produccin dentro de los horarios de las 7 hrs a las 18 hrs. Y solo en casos

urgentes se puede ampliar el horario, estas incidencias no deben de

presentarse ms de 2 veces al mes. Y es responsabilidad del Jefe de Compras
su autorizacin y realizar acciones correctivas. 4. Los compradores debern
establecer que las compras sean bajo los INCONTEM DAT, DDP, DDU 5. El
personal del departamento deber de ser bilinge con dominio del Idioma
Ingles al 100% hablado y escrito. 6. No se realizara el pedidosi la requisicin de
compras no cuenta con las firmas necesarias para su autorizacin 7. Las
requisiciones sern atendidas de acuerdo al orden de llegada. 8. Las ordenes
de compras se colocaran de acuerdo a: Para Materias Primas, accesorios,
papelera, cafetera, uniformes, consumibles, solo a los proveedores
registrados. - Para accesorios, equipos, o servicios fuera de catlogos ser
colocada con el proveedor que tenga el mejor precio, de acurdo a la
descripcin y calidad que detalle el solicitante en la requisicin. 9. A todos los
proveedores de equipo, mantenimiento de edificio, se les solicitara una
garanta de 1 aos por el equipo y servicio prestado. 10. La gestin interna del
proceso invariablemente ser realizada mediante la automatizacin
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MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra 3.4. REVISO Gerente de
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POLITICAS EXTERNAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
1. No se puede intercambiar informacin de los proyectos de produccin de la
empresa 2. No se pueden aceptar regalos, dadivas de forma personal por

ningn integrante del departamento de compras. 3. No se aceptan pagos, de

gastos para asistir a alguna junta o cierre con proveedores. 4. El gerente de
compras es el nico que realizara convenios de compras cuyos contratos
tengan beneficios para la empresa. 5. Todos los acuerdos con proveedores que
no impliquen un costo superior a $100000 (cien milpesos) se celebraran en las
instalaciones, y pueden ser firmadas por el Jefe de Compras. 6. Los contratos
celebrados con transportistas, mensajeros, debern contar con respaldo y
seguro a cuenta del transportista. 7. Se deber vigilar y estar actualizada la
informacin emitida por la cmara de comercio, las secretarias de: Hacienda,
economa, ecologa, para cumplir con nuevas disposiciones. 8. Se dar a
conocer las condiciones, de embalaje y empaque de los insumos a recibir, as
como la informacin que deber proporcionar el transportista para poder
ingresar a las instalaciones. 9. El transportista o mensajero que entregue el
producto deber proporcionar copia de la factura, copia de la orden de
compras. Para que sea sellada en el departamento de recepcin de materiales
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3.5.
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
DIRECTOR GENERAL

DIRECTOR DE FINANAZAS
GERENTE DE COMPRAS Y LOGISTICA
JEFE DE COMPRAS
JEFE DE LOGISTICA
INTERNACIONALES
COMPRADOR JUNIOR
3.6.
DESCRIPCION DE PUESTOS Establecer funciones y responsabilidades para
cumplir los objetivos fomentando los valores en cada accin asignada
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MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra 3.6.1. JEFE DE COMPRAS.
DEPARTAMENTO: COMPRAS PUESTO: REALIZO: LIC. ADRIANA FLORES JEFE DE
COMPRAS OBJETIVO DEL PUESTO:
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JEFE INMEDIADO: DIRECCION: GERENTE DE COMPRAS Y FINANZAS LOGISTICA
JEFE DE COMPRAS REVISO: AUTORIZO: LIC. MAURICIO ALVAREZ LIC. CARMEN

HERNANDEZ GERENTE DE COMPRAS Y DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS

LOGISTICA Buscar el aumento de utilidades en cada operacin de compras que
se realice, tomando los principios ticos y comerciales de la empresa
FUNCIONES GENERALES. Tiene facultad para detener procesos que afecten los
intereses de la empresa, y en representacin de ella firmar acuerdos
comerciales. Cumplir los objetivos que la direccin dicte siguiendo las polticas
internas y externas del departamento Evaluar al personal subordinado bajo los
principios de Retroalimentacin, Orientacin y Respeto. FUNCIONES
ESPECIFICAS 1. Supervisar el apego y actualizacin de los procedimientos del
sistema ISO-9000-2000 2. Trabajar conjuntamente con el departamento
Jurdico, en la redaccin, revisin y autorizacin de contratos comerciales. 3.
Establecer polticas internas y externas que faciliten la transparencia en las
negociaciones propias del departamento. 4. Supervisar la actualizacin de la
informacin en el sistema, como son status de requisiciones, rdenes de
compras, presupuesto por departamento, cuentas por pagar. 5. Supervisar las
tareas y funciones del personal subordinado 6. Realizar evaluaciones
mensuales de los resultados obtenidos, realizandoestrategias que permitan el
logro de objetivos trimestrales 7. Participacin en la junta de FORSCAR
(pronostico de ventas) realizando estimado de compras y costos de materiales.
8. Resolver controversias y diferencias que existan entre el departamento y
clientes internos y externos. 9. Asistir con proveedores en convenios de
contratos semestrales, anuales y quinquenales. 10. Autorizar compras en
dlares, evaluando el valor de la moneda y tasas de cambio acordadas. Siendo
esta fijadas al momento de la contratacin. 11. Supervisar que sus
subordinados cumplan con las medidas de seguridad e higiene impuestas por
la empresa as como el reglamento interno de trabajo. 12. Participar en comits
y juntas de proyectos que desarrolle la empresa. 13. Proveer a sus
subordinados de capacitacin, orientacin, propiciando la mejora continua bajo
un ambiente de respeto y cordialidad. 14. Realizar cualquier funcin que su jefe
inmediato le asigne. PERFIL DEL PUESTO Sexo: indistinto Edad: mayor de 35
CONOCIMIENTOS HABILIDADES ACTITUDES. 1-Lic. En administracin o
contabilidad 1-De negociacin 1-Gusto por negociar 2-dominio del idioma
ingles a un 100% 2-Administrar por objetivos 2-Inteligencia Emocional hablado
y escrito con certificado Tolf 3-Motivador con filosofa ganar/ganar 3-Couching
3-Experiencia de 3 aos en puestos 4-Liderzgo 4- Empowermen similares. 5Saber delegar 5-Manejo de estrs 4-Dominio de contratos de compra-venta
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3.6.2 COMPRADOR JUNIOR
DEPARTAMENTO: COMPRAS PUESTO: REALIZO: LIC. ROSA AVILA COMPRADOR
JUNIOR OBJETIVO DEL PUESTO: JEFE INMEDIADO: JEFE DE COMPRAS DIRECCION:
FINANZAS COMPRADOR JUNIOR REVISO: AUTORIZO: LIC. ADRIANA FLORES LIC.
CARMEN HERNANDEZ JEFE DE COMPRAS DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS
ABASTECER A LA EMPRESA CON PRODUCTOS Y SERVICIOS DE CALIDAD EN
TIEMPO Y FORMA CORRESPONDIENTES AL CONVENIO COMERCIAL
FUNCIONES GENERALES. Colocar ordenes de compras con proveedores de
bienes y servicios que estn calificados como proveedor confiable, por el
compromiso a cumplir nuestros requerimientos Negociar con proveedores, las
condiciones de pagos, descuentos y entregas buscando aumentar la utilidad en
la reduccin de costos de compras, o costo de materia prima. Evitar que las
lneas de produccin se detengan por falta de abasto o problemas ocasionados
por la calidad de los materiales. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Cumplir con el
desarrollo de los procedimientos establecidos para sus funciones diarias 2.
Respetar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene impuestas por
la empresa dentro de las polticas internas 3. Participar en las comisiones de
seguridad, primeros auxilio y proteccin civil que se le asigne 4. Evaluar a los
proveedores en conjunto con el departamento de Calidad, Produccin y
Finanzas 5. Tomar decisiones en la colocacin de pedidos cuando se cumplan
ventajas de compra. 6. Dar seguimiento en el abastecimiento oportuno
asesorando al solicitante, para la entrega oportuna en tiempo y forma 7. Exigir
la atencin delproveedor en reclamos y devoluciones de materiales. 8.
Actualizar los registros de: - requisiciones colocadas, - ordenes de compras
generadas - entrada de material - devoluciones y rechazos de materiales cuentas por pagar - notas de crdito recibidas. 9. Tomar acciones en la solucin
de problemas de entrega, o requisicin de material 10. Informar a los
solicitantes de cualquier aclaracin, o falta de informacin. 11. Participar en las

juntas diarias de produccin, informando los tiempos de entrega del material.

12. Realizar cualquier funcin que su jefe inmediato le asigne. PERFIL DEL
PUESTO Sexo: indistinto Edad: mayor de 25 CONOCIMIENTOS HABILIDADES
ACTITUDES. 1-Lic. En administracin o contabilidad 1-De negociacin 1-Gusto
por negociar 2-dominio del idioma ingles a un 100% 2-Administrar por objetivos
2-Inteligencia Emocional hablado y escrito con certificado Tolf 3- toma de
decisiones 3-Couching 3-Experiencia de 3 aos en puestos 4-Liderzgo 4Empowermen similares. 5- Saber delegar 5-Manejo de estrs 4-Dominio de
contratos de compra-venta 6- Confiabilidad.
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3.6.3 ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES
DEPARTAMENTO: COMPRAS PUESTO: REALIZO: LIC. ADRIANA FLORES JEFE DE
COMPRAS OBJETIVO DEL PUESTO: JEFE INMEDIADO: DIRECCION: GERENTE DE
COMPRAS Y FINANZAS LOGISTICA ENCARGADO DE COMPRASINTERNACIONALES
REVISO: AUTORIZO: LIC. MAURICIO ALVAREZ LIC. CARMEN HERNANDEZ
GERENTE DE COMPRAS Y DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS LOGISTICA
Buscar el aumento de utilidades en cada operacin de compras internacionales
que se realice, tomando los principios ticos y comerciales de la empresa
FUNCIONES GENERALES. Tiene facultad para detener requisiciones que no
cuentan con la informacin necesaria para realizar la compra de importacin.

Proporcionara informacin del valor real del producto tomando en cuenta tasas
de cambios y movimiento de mercados internacionales. Realizara monitoreo
del curso del material desde la colocacin de orden de compra hasta la llegada
a las instalaciones, verificando la documentacin, impedimentos y permisos.
FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Cumplir con el desarrollo de los procedimientos
establecidos para sus funciones diarias 2. Respetar el cumplimiento de las
normas de seguridad e higiene impuestas por la empresa dentro de las
polticas internas 3. Participar en las comisiones de seguridad, primeros auxilio
y proteccin civil que se le asigne 4. Mantenerse en contacto con proveedores
internacionales y agentes aduanales. Po wi fi y videoconferencias segn sea el
caso y necesidades para confirmar la informacin del pedido. 5. Tomar
decisiones en la colocacin de pedidos cuando se cumplan ventajas de compra.
6. Dar seguimiento en el trayecto del material, hasta la llegada en las
instalaciones y servicios contratados 7. Exigir la atencin del proveedor en
reclamos y devoluciones de materiales. 8. Actualizar los registros de: requisiciones colocadas, - ordenes de compras generadas - entrada de material
- devoluciones y rechazos de materiales- cuentas por pagar - notas de crdito
recibidas. 9. Asesorar a los solicitantes de cualquier aclaracin, o falta de
informacin, para la colocacin de la requisicin 10. Actualizar la informacin
del status de rdenes de compra internacional para el Comprador Junior, y esta
sea trasmitida en la junta diaria de produccin. 11. Realizar cualquier funcin
que su jefe le asigne.
PERFIL DEL PUESTO CONOCIMIENTOS 1-Lic. En administracin o contabilidad 2dominio del idioma ingles a un 100% hablado y escrito con certificado Tolf
Alemn en un 80% hablado y escrito. 3-Experiencia de 3 aos en puestos
similares. 4-Dominio de contratos de compra-venta
Sexo: indistinto HABILIDADES 1-De negociacin 2-Administrar por objetivos 3Motivador con filosofa ganar/ganar 4-Liderzgo 5- Saber delegar
Edad: mayor de 25 ACTITUDES. 1-Gusto por negociar 2-Inteligencia Emocional
3-Couching 4- Empowermen 5-Manejo de estrs
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4. FLUJO DE PROCESO ADQUISICION DE MATERIALES.
FLUJO PARA LA ADQUISICION DE MATERIALES.
SOLICITANTE
AUTORIZACION
PROCESO DE COMPRAS
RECEPCION DE MATERIAL
ALMACEN.
COMPRADOR: Recibe la requisicin y realiza la orden de compra,
Recibo de materiales. Recibe el material
Emite requisicin de compras en base a faltantes de insumos y materiales
NO
El jefe deldepartamento Evala la requisicin Y las fechas para La entrega y
autoriza Realiza la orden de compra y da de alta En el sistema
Verifica la Documentacin
NO
SI
SOLICITANTE. Cualquier material diferente a insumos y materia prima, deber
levantar requisicin CONTABILIDAD. Asigna el nmero de cuenta del cargo o

gasto asignndolo a pronsticos del presupuesto departamental

Devuelve al proveedor
SI
Registra en el sistema Y genera la entrada
DOCUMENTOS: Inventario semanal Folletos tcnicos Catalogo de insumos Lista
de artculos
DOCUMENTOS: Catalogo de cuentas Presupuesto departamental de gastos
Cargo a rdenes de produccin
DOCUMENTOS: Sistema electrnico. Ordenes de compras Status de
requisiciones.
DOCUMENTOS. Internas: Sistema electrnico orden de compras. Registro de
entradas. Externas: Copia de orden de compra Copia de factura o remisin
Impedimentos.
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5. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. Sirven

para detallar las acciones de cada operacin que puede repercutir en el

resultado de los objetivos, su funcin es prever cualquier falla que puede tener
el flujo de informacin y las responsabilidades que cada persona debe asumir
para concluir con una accin en beneficio de la empresa misma 5.1
PROCEDIMIENTO DE REQUISICION DE COMPRAS
PROCEDIMIENTOOPERATIVO
REQUISICION DE COMPRAS. Establecer las acciones para la realizacin de
requisicin de compras con las condiciones necesarias para su aprobacin.
OBJETIVO :
ANTECEDENTES:
La recisin de compra es el documento que da aviso al departamento de
compras del material a cotizar y requisita de acuerdo con las polticas de la
empresa, este documento permite la descripcin del material y registro de
cdigo de inventario si se trata de materia prima o insumos. Todos los
empleados de la empresa estn facultados para realizar requisiciones, pero el
filtro es la autorizacin del jefe del departamento quien est facultado a pedir
los respaldos necesarios que justifiquen la compra. El departamento de
compras puede asesorar de forma directa en cmo llenar la requisicin, cuando
se trate de equipos, maquinaria o elementos de primera ocasin o importacin.
DESCRIPCION SOLICITAR MATERIAL 1,Se verifican existencias de forma semanal
con inventario del almacn de insumos, identificando los materiales que se
encuentran en su stock mnimo 2.Se enlistan los insumos por categora y
proveedor asignado segn el catalogo de insumos para produccin 3.Se solicita
material registrado en la lista de artculos, de acurdo a las necesidades del
departamento y calendario proporcionado por compras para las adquisiciones
ALMACENISTA Y JEFE DE ALMACEN Registro de existencias. (sistema electrnico
de control de inventarios) RESPONSABLE DOCUMENTO A EMPLEAR
ALMACENISTA Y JEFE DE ALMACEN
Registro de existencias.
SOLICITANTE Y JEFE DEL DEPARTANTO
Requisicin de compras FO 0001
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4,Compras actualizara los calendarios para la recepcin de requisiciones de
compras de los artculos en catalogo. Siendo actualmente las siguientes das: 5
de cada mes Papelera, material de oficina y computo 12 de cada mes primeros
auxilios y equipo de seguridad. 20 de cada mes cafetera. 15 de los meses
Febrero y junio uniformes. 5.Para los materiales no incluidos en los catlogos
deber anexarse folleto del proveedor selecciona y especificaciones tcnicas
descritas ampliamente 6.Datos indispensables que debe proporcionar el
solicitante en la requisicin de compras electrnica. -departamento
-descripcin completa y detallada no usar el nombre comercial, este se puede
poner en las observaciones -cdigo del material segn la lista de artculos. costo unitario - cantidad -la fecha en la que se requiere el material 7.Si el
material ser ocupado en una orden de produccin deber registrarse el
numero de orden de produccin asignada para el traspaso del cargo 8.El jefe
de cada departamento es responsable de cuidar los gastos de su departamento
y por ello de vigilar que las compras solicitadas sean necesarias. Y no rebase el
presupuesto anual fijado. Por ello es quien autoriza las solicitudes generadas
en su departamento, en su ausencia lo puede hacer el Gerente de rea 9.El
sistema traslada la requisicin al departamento de contabilidad donde deber
confirmar los cdigos y cuenta contable que asigno el programa, el es el nico
autorizado para modificar cuentascontables. El costo lo reserva del flujo de caja
para evitar retrasos en los pagos y la
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Actualizacin de este procedimiento COMPRADOR JUNIOR
Requisicin de compras FO 0001 SOLICITANTE Y JEFE DEL DEPARTAMENTO

Manual o folleto tcnico con descripcin del material a comprar.

SOLICITANTE.
Requisicin de compras electrnica FO 0001
SOLICITANTE
Requisicin de compras electrnica FO 0001
JEFE DEL DEPARTAMENTO Y GERENTE DE AREA
Requisicin de compras electrnica FO 0001 Presupuesto anual de gastos
CONTADOR SIOR.
Requisicin de compras electrnica FO 001 Catalogo de cuentas COI.
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falta de liquidez. 10.Cuando contabilidad libera la requisicin llega en forma
automtica al servidor de compras donde los compradores separan las
requisiciones por tipo de compra y material. Dando prioridad a todas aquellas
que tengan una orden de produccin asignada. Despus a las que corresponde
a produccin, compras internacionales, y requisiciones de primera ocasin. Las
compras de lista de artculos se agrupan para la compra por volumen una vez
al mes. 11.Para las compras de primera ocasin el comprador deber
investigar y cotizar con 3 proveedores, recabando la informacin que le
permita elegir al adecuado, por calidad, tiempo de entrega y costo. 12.Cuando

ya se tienen la respuesta de losproveedores se levanta la orden de compra y se

actualiza por partidas el status de la requisicin electrnica
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AUTORIZO Director de Finanzas.
COMPRADOR JUNIOR COMPRAS INTERNACIONALES JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE COMPRAS
Requisicin de compras electrnica FO 001 Catalogo de insumos Lista de
artculos Catalogo de proveedores. (todos en sistema electrnico)
COMPRADOR JUNIOR COMPRAS INTERNACIONALES JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE COMPRAS COMPRADOR JUNIOR COMPRADOR SIOR
Requisicin de compra electrnica Carta Cotizaciones Presupuesto de
proveedores
Requisicin de compras electrnica. Orden de compra electrnica.
5.2. PROCEDIMIENTO ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA
PROCEDIMIENTO OPERATIVO ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA Instruir de
los requerimientos mnimos a cumplir por los diferentes departamentos en la
emisin y manejo de la orden de compra. Siendo este el contrato de compraventa que celebramos con los proveedores
OBJETIVO :
ANTECEDENTES: Se necesita difundir la importancia y el valor administrativo
que representa la orden de compra, donde se detallan las condiciones y
caractersticas del material adquirido. Su empaque embalaje, transporte, fecha
y lugar de entrega, as mismo como las condiciones que debe cumplir el
material para su recepcin. La descripcin detallada con propiedad para evitar
errores de interpretacin, los cdigos asignados y las cuentas que llevaran el
cargo. DESCRIPCION 1.Se levanta la orden de compra con los datos siguientes.
Solicitante: nombre, departamento, cuenta RESPONSABLE DOCUMENTO A
EMPLEAR
COMPRADOR JUNIOR
Orden de compra electrnica.

Manual deprocedimientos Operativos Correspondiente al departamento de

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contable. Proveedor: nombre, direccin, RFC, telfono, contacto, tipo de
transporte, condicin de traslado, condiciones de pago. Material, por cada
partida cdigo, descripcin, cantidad solicitada, presentacin, costo unitario y
total a pagar, desglose del iva. Suma de totales 2.Se enva la orden de compra
al proveedor, obteniendo firma electrnica de aceptacin 3.Se libera la orden
de compra para que el rea de recibo de materiales la tenga en forma visible y
verifique la informacin al momento de recibir el material. 4.se revisan los
documentos: copia de factura, impedimentos, y estos deben ser iguales a los
registrados en la orden de compra en saldos, descripcin e identificacin del
proveedor para el material 5.Al momento de recibir el material se tiene que
verificar fsicamente la descripcin y esta debe de corresponder con la orden
de compra en caso contrario no se recibe el material y se devuelven los
documentos al transportista, avisando inmediatamente al comprador 6.Cuando
el material es recibido se registra la entrada misma que libera la orden de
compra como recibida al departamento de cuentas por pagar 7.Da seguimiento
al cumplimiento de pagos a proveedores, tomando acciones para evitar
retrasos, escalando las jerarquas cuando sea necesario.
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ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES
AUTORIZO Director de Finanzas.
COMPRADOR JUNIORENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES

COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES

Orden de compra electrnica
Orden de compra electrnica
ENCARGADO DE RECIBO DE MATERIALES
Copia de orden de compra Copia factura del proveedor Identificacin del
transportista Impedimentos aduanales.
ENGARGADO DE RECIBO DE MATERIALES
Orden de compra electrnica
ENCARGADO DE RECIBO DE MATERIALES
Orden de compra electrnica Entrada de material
COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES
Pendientes en cuentas por pagar (reporte del sistema electrnico)
5.3 PROCEDIMIENTO MANEJO DE MATERIALES
PROCEDIMIENTO OPERATIVO MANEJO DE MATERIALES
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OBJETIVO :

ANTECEDENTES:
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Dar a conocer el flujo que tienen el movimiento de materiales desde su
recepcin a las instalaciones hasta la devolucin del proceso. Esto implica
control de inventarios.
El manejo de materiales requiere de controles fsicos, estadstico, porque es un
activo de la empresa y se debe de valorar con el costo que implica para el
proceso de produccin, as como las ventajas en el eficiente requerimiento de
materiales, su almacenaje y resguardo en condiciones propias para evitar
desperdicio. DESCRIPCION 1.Cuando el rea de recibo de materiales libera la
entrada de este, se da aviso al usuario para quepase a recoger su material,
todo el insumo y material para produccin se debe dar de alta al almacn y
este es el encargado de surtirlo despus, nadie puede disponer de este tipo de
material sin autorizacin del almacn. 2. El almacenista recoge el material y lo
traslada al almacn u rea de produccin que este en espera de el. Verificando
la cantidad que recoge, la identificacin individual y las condiciones de
embalaje. 3.Registra la entrada en el sistema de inventarios, confirmando que
se registro es correcto, y que la actualizacin de las cantidades corresponda al
fsico 4.Ordena el material de acurdo al sistema PEPS, y en orden de
almacenamiento A.B.C, 5.Las diferentes reas de produccin solicitan material
usando un vale de salida de material donde deben especificar la orden de
produccin a la que se asigna el material solicitado. 6.Cuando se concluye un
proceso el rea de produccin hace devoluciones de material sobrante en
condiciones de uso, registrando la cantidad de vuelta, descripcin, y orden de
produccin donde se uso. 7.Cuando un producto o insumo no cumple con la
calidad requerida el material se RESPONSABLE DOCUMENTO A EMPLEAR
RESIBO DE MATERIALES ALMACENISTA
Entrada de material FO 002
ALMACENISTA
ALMACENISTA
Control de inventarios Sistema electrnico.

ALMACENISTA
PERSONAL DE PRODUCCION
Vale de salida de almacn.
PERSONAL DE PRODUCCION
Vale de devolucin al almacn
Reporte de rechazo y queja.
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devuelve al almacn con una acta de rechazo esta se llena a mano indicando
las condiciones que no cumpli el material, nombre de la persona que realiza el
rechazo, y daos ocasionados en el proceso como puede ser tiempo, material
desperdiciado, re trabajo, hrs. Maquina 8.Cuando el almacn recibe material
rechazado debe identificar lote recibido emplayado y con una etiqueta de
cuarentena y rechazo para evitar que se surta mas material, con el mismo
formato de reporte de rechazo y queja, informa al departamento de compras,
complementando la informacin con los datos de entrada y existencia actual
del producto, y cantidad pendiente para produccin. 9.El Comprador contacta
con el representante del proveedor, estableciendo prioridad en el
reemplazamiento del material, es conveniente informar que cantidad sera el
mnimo a recibir para no afectar a produccin. Exigiendo una solucin
inmediata. 10.El comprador verificara de forma personal que el proveedor
cumpla con lo requerido, deteniendo su proceso de pago, recepcin de nota de
crdito o cambio fsico del producto. 11.Calidad y el Jefe de produccin
asesoran al comprador en las condiciones del material, uso e incumplimiento
evalan el desempeo y atencin del proveedor el cual pone en riesgo su

calificacin como proveedor confiable. 12.aun cuando el proveedor remplace el

material se deber exigir una nota de crdito por los daos generados. 13.las
existencia se controlan con inventarios fsicos semanales identificado
oportunidades de mejora, y el departamento de Contabilidad levanta inventario
fsico mensual para corroborar la informacindel sistema
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SUPERVISOR DE PRODUCCION
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Vale de devolucin al almacn.
Reporte de rechazo y queja ALMACENISTA
COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES
Orden de compra electrnica Reporte de rechazo y queja.
COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES
Reporte de rechazo y queja Orden de compra electrnica
INSPECTOR DE CALIDAD SUPERVISOR DE PRODUCCION
Reporte de rechazo y queja Orden de compra electrnica
COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES JEFE DE
ALMACEN CONTADOR
Nota de crdito emitida por el proveedor.
Marbetes Cierre mensual contable.
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6. FORMATOS DE CONTROL Se muestran los formatos de uso continuo los
cuales tienen acceso a los clientes internos del departamento de compras.
6.1 FORMATO DE REQUISICION DE COMPRAS.
REQUISICION DE COMPRAS NOMBRE DEL SOLICITANTE DEPARTAMENTO
OFICINA CANTIDAD PARTIDA CODIGO DESCRIPCION UNIDAD COSTO U
SOLICITADA TOTAL FECHA REQUISICION SE NECESITA PARA:
ATUROIZACIONES
SUBTOTAL IVA TOTAL
JEFE DEL DEPARTAMENTO
CONTABILIDAD
FECHA DE RECEPCION EN COMPRAS.
El formato es similar al del sistema donde el usuario solo debe digitar la
informacin sombreada, esto aplica para los materialescodificados.
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En caso que el usuario requiera otro formato que le permita colocar la
descripcin por no existir cdigo el sistema le solicita la informacin material
con cdigo o sin cdigo, y captura toda la informacin Las autorizaciones son
va intranet al recibir el aviso de una requisicin pendiente de revisar. Autoriza
y pasa al siguiente departamento. En compras se registra de forma automtica.
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6.2 FORMATO SOLICITUD Y REGISTO DE SALIDA DE MATERIAL SOLICITUD Y

REGISTRO DE SALIDA DE MATERIAL
DEPARTAMENTO FECHA HORA REC. ALMACEN.
CANTIDAD SOLICITADA
CANTIDAD SURTIDA
DESCRIPCION
ORDEN DE PRODUCCION
CODIGO
SUPERVISOR EN TURNO
SE SURTE POR HORA DE ABASTECIMIENTO
Para ser surtido se necesita la firma del supervisor del rea solicitante, quien
debe de confirmar la orden de produccin asignada, y la cantidad pedida. 7.
ANEXOS. Son tablas diseadas para difundir la informacin a los
departamentos involucradosy esta esta formada en conjunto con los
departamentos de Produccin, Contabilidad, Compras. 7.1 CATALOGO DE
INSUMOS Uso de produccin, almacn, contabilidad y compras, esta es la base
de datos para solicitar insumos recurrentes demandados por los distintos
departamentos de produccin. 7.2 LISTA DE ARTICULOS Manual de
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Pgina
AUTORIZO Director de Finanzas.
Se enumeran los diferentes materiales de uso y consumo de los departamentos
administrativos, y operativos los cuales no van agregados a costos de
produccin, y se quedan registrados como gastos administrativos obedeciendo
un presupuesto por departamento asignado de forma mensual. 7.3 PROGRAMA
ANUAL DE INSUMOS Este programa se obtiene de los estimados y graficas de
ventas, ponderando los datos con los costos actuales de los materiales, este
registro ayuda a clarificar los costos de produccin. Y planeacin de flujo de
efectivo. 7.4 PRESUPUESTO POR DEPARTAMENTO Es la asignacin de capital
para el uso y abastecimiento de artculos a los departamentos administrativos,
para mantener las operaciones diarias. Y este presupuesto es autorizado en
base a su consumo, nmero de personas y necesidad de lo artculos.
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