INTRUCCIONES PARA TRABAJAR EN EL SAE

* Pasos para ingresar al Sistema:

Forma # 1
1.- Click Men inicio
2.- Click Todos los programas
3.- Click en accesorios
4.- Click en Remote Desktop Connecction
5.- Aparecer una ventana y se le da Click en conectar (Marcado en ovalo)

6.- Se abrir una ventana nueva en donde pondremos las claves que se muestran a
continuacin y luego Click en aceptar (Marcado en ovalo)

7.- A continuacin nos saldr una ventana azul (como si estuviramos en otra
computadora) Nota importante: Tener en cuenta que se debe utilizar las barras de
desplazamiento como si fuera una ventana comn y corriente (se ensea con unas
flechas)

8.- Continuando, click en el men inicio de la nueva ventana

luego en el
icono de correo electrnico
y
y se abrir una ventana y lo nico que se
le hace es minimizarla
y continuar trabajando. Nota importante: Este paso es
muy importante ya que de omitirlo no se podr mandar ningn correo del SAE ya sea
si queremos mandar una factura, orden de compra etc etc.

Forma # 2
1.- Click Men inicio
2.- Click en Remote Desktop Connecction
icono del men desplegable)

(el primer

3.- Seguir los mismos pasos anteriormente explicados.

NOTA ACLARATIVA: Estos pasos anteriormente explicados son nicamente para
ingresar al sistema, a continuacin se mostrara como entrar y SAE y tambin como
salir del SAE y del sistema.

* Pasos para ingresar al SAE:

1.- Click en el men inicio de la nueva ventana

2.- Click en el icono Aspel-SAE 5.0

3.- A continuacin se abrir una nueva ventana, se le da Click en PROMOTORA

BIOMEDICA INTERNACIONAL y se pone las claves que a continuacin se indican
y se da Click en aceptar (Marcado en ovalo):

4.- A continuacin se muestra todo el rea de trabajo del SAE (ventana principal del
SAE):

Iconos que se utilizaran para trabajar:

Icono para nuevos Clientes y Registras los pagos que se hacen (dar de baja)
Icono para Facturar.
Icono para ver existencias e inventarios de todos los almacenes.

Icono para hacer rdenes de compra (para pedir material a Oscar) y dar
entrada a la mercanca que llega al almacn 5 (Sucursal Mrida)
Icono que nos servir para cerrar las ventanas que se abran al trabajar (la
mayora )

* Pasos

para salirse del SAE y del sistema:

1.- Para cerrar el SAE tenemos que cerrar cada una de las ventanas que tengamos
abierto (si as es el caso) dando un Click en Cerrar
o al icono de cerrar ventana
ya cuando estemos en la ventana principal del SAE le damos Click nuevamente en el
icono de cerrar ventana
y nos pedir confirmacin, le damos Click en S
(marcado en ovalo):

Y a continuacin nos llevara nuevamente a la ventana del sistema (color azul):

2.- Despus se tiene que cerrar la ventana del correo electrnico que abrimos al
principio
y luego Click en
y le damos en cerrar sesin
y nos pedir confirmacin, le damos Click en cerrar sesin ( marcado
en ovalo):

*Pasos para hacer una factura

1.- Entramos al SAE como se ya se ha explicado anteriormente y le damos al modulo
de facturas y vendedores
y se abrir una ventana como esta:

2.- A continuacin debemos hacer primero un pedido dando Click a la letra P

y
le damos Click en el icono de agregar
y se abrir la siguiente ventana donde
se capturaran los datos:

3.- A continuacin empezamos a capturar los datos utilizando la tecla Enter

o la tecla Tabulador

para cambiar de campo:

*En pedido se le pone directo:

*En el nmero de pedido se deja el que arroja el sistema:
* En cliente se pone el nmero correspondiente ( 3 dgitos):
y a continuacin arrojara los datos del cliente:

* Se contina dando Enter o Tabulador y se corrobora que diga la fecha

correctamente y el nmero de vendedor numero 90 y se contina dando Enter o
Tabulador (los dems campos se dejan como estn).
* Al llegar al rea de registro de material (en verde) se hace el siguiente
procedimiento:
-Cantidad ( se agrega la cantidad) luego Enter o Tabulador Producto (se pone el
numero de catalogo)luego se le da Enter o Tabulador hasta llegar al precio unitario
( Se pone el precio) y luego se le da enter para terminar el renglon, Un ejemplo de
cmo se deberia Ver:

Nota aclarativa: Cuando nos aparezca esta ventana en algn momento en que
estemos capturando solo se le da aceptar (marcado en ovalo):

4.- Al terminar de capturar le damos en el icono de guardar

y saldr una
ventana donde aparecern el desglose de la factura, le damos en grabar (marcado
en ovalo):

y cuando nos salga la ventana para imprimir le damos en cancelar (marcado en

ovalo):

Nota aclarativa: Estos son nicamente los pasos para hacer el pedido a
continuacin se harn los pasos para hacer la factura correspondiente.

5.- Ya cuando finalizamos el Pedido nos vamos a la letra F

y all le damos Click
en agregar
nos abrir una ventana parecida a la anterior explicada:

* En factura se le pone Pedido (Click en el botn ):

y se le da Enter o Tabulador y arrojara la siguiente ventana:

- En cliente se le pone el correspondiente (tres dgitos) ejemplo:

Y en documento se le pone el numero de Pedido que se cre anteriormente en este
caso el 4916
, se le da Enter o Tabulador hasta
que se ponga otro rengln, se da Click en el icono de guardar
y
automticamente arrojara todo lo que ya habamos capturado en el Pedido anterior.
* En el campo de su pedido se pone el numero de pedido que se hizo (en este caso
4916
y se verifica que en los campos de vendedor diga 90 y
en el almacn diga 5 (muy importante este ltimo ya que de poner otro numero de
almacn los inventarios se descuadraran, cometiendo un error gravsimo).

6.- Ya no se tiene que llenar nada, por lo que se da Click en guardar

nuevamente el desglose, se le da en grabar (marcado en ovalo),

y arrojara

Debe aparecer otra ventana con unos datos correspondiente al tipo de credito etc
etc, se deja como esta y se le da Click en aceptar:

7.- La ventana que se abrira a continuacin es para enviar la factura al correo

electronico.

* En donde dice impresin de debe desmarcar la palomita (marcado en rectngulo) y

luego se le da en aceptar (marcado en ovalo)

*Se abre otra ventana y se le da OK (marcado en ovalo)

* Se abre otra ventana y se le da en Yes (marcado en ovalo)

8.- La ventana que se abre contiene los archivos adjuntos lo nico que se hace es
borrar el correo que tiene puesto y poner el de nosotros, ejemplo:
panzures@hospitecnica.com.mx.

Luego se le da Click en send

y el correo ya se ha enviado, cerramos las
ventanas que estn abiertas (como ya se ha enseado) y nos salimos del SAE
(como ya se ha enseado).
NOTA IMPORTANTE: Si en algn momento de estar capturando nos pasamos al
darle Enter o Tabulador podemos regresar al campo que queremos con el cursor del
Mouse.

*Pasos para registrar un nuevo cliente:

Antes de comenzar: En dado caso de no tener clientes asignados, estos se deben

pedir a maricela Ortiz de Aguascalientes, ella nos asignara un numero de tres dgitos
por ejemplo: 618, posteriormente ese mismo nmero se le enviara a la seora
Lorena para que le asigne los ltimos dos dgitos Ejemplo: 618-40.
Se recomienda pedir 3 nmeros de cliente a Maricela para utilizarlos y cuando se nos
acaben pedir otros 3 nmeros y no atrasarnos cuando necesitemos registrar un
cliente.
1.- Ingresamos al SAE como ya se ha enseado y le damos Click al icono de clientes
y cuentas por cobrar
y nos a parecer la siguiente ventana:

2.- Continuamos dndole Click en el icono de agregar

siguiente ventana:

y nos aparecer la

3.- Para comenzar estando en la pestaa de datos generales

se
debe poner en Clave
los primeros 3 dgitos de nuestro nmero de
cliente, a continuacin se muestra un ejemplo del llenado:

Se aclara que en el campo de Clasificacin

se debe abreviar que tipo de
cliente es, si es Cliente privado se pondr CLP si es publico CLPU o como
consideremos ponerlo.
4.- Inmediatamente nos vamos a la pestaa de Datos de venta
y en
esta ventana ponemos los das de crdito otorgados, el mtodo de pago y el nmero
de cuenta (muy importante poner esto) si no sabemos la cuenta ponemos NO
IDENTIFICADO.

5.- A continuacin nos vamos a la pestaa de datos adicionales

, esta
es una parte importante ya que estos datos tienen que aparecer en la factura.
*En observaciones se deja en blanco.
*En donde dice CAMPLIB1 ponemos el nmero de cliente completo sin espacios ni
guiones.
*En donde dice CAMPLIB 3 se pone el Mtodo de pago, ya sea transferencia
bancaria, cheque o efectivo.
* En donde dice CTA DE ABONO: Se pone el nmero de cuenta del Cliente.
* En dado caso de no saber el mtodo de pago ni saber la cuenta del cliente, en
CLIMPLIB3 se pone NO IDENTIFICADO. Se muestra un ejemplo:

6.- Y para finalizar le damos en Guardar (F3)

nuestro cliente para poder Facturar.

y ya queda registrado

*Pasos para dar de baja un pago.

1.- Ingresamos al SAE como ya se ha enseado y le damos Click al icono o pestaa
de clientes y cuentas por cobrar
nos aparecer la siguiente ventana:

2.- Le damos Click al icono de recepcin de pagos y anticipos

siguiente ventana:

y nos saldr la

3.- En el primera celda donde dice Clave del cliente ponemos los primeros 3 dgitos
del cliente

y le damos tabulador

En este caso se ha tomado el nmero 618 como ejemplo que corresponde a Centro
de especialidades mdicas del sureste.

4.- En la siguiente celda donde dice Fecha se agrega la fecha en que se hizo el
depsito
y enseguida se le da tabulador

5.- En la Siguiente celda donde dice documento

, le
damos click en el siguiente botn
. A continuacin seleccionamos con doble Click
la factura que vamos a dar de baja en la siguiente ventana que nos aparecer:

una vez que se agregue el numero

le damos tabulador
para brincar a la siguientes celdas.
6.- En la celda de concepto
le ponemos el nmero segn el tipo de pago
que se haga: 10 efectivo
11 Cheque
25 Transferencia bancaria.

En este ejemplo se tom el nmero 25 que corresponde a transferencia bancaria y

se le da en tabulador
para continuar.

7.- En la celda de Documento

agregamos la letra C al
principio y el nmero completo del cliente en este caso corresponde a centro de
especialidades mdicas del Sureste que sera C61840
Le damos tabulador
se muestra:

hasta que se pase a otro rengln como a continuacin

8.- Una vez hecho los pasos anteriores le damos en guardar

si los datos estn correctos y la damos que SI

y nos preguntara

a continuacin nos saldr la siguiente ventana

le damos cancelar y no salimos de las ventanas con

Nota: Si nos pide realizar otra operacin u otra cosa, le damos que NO o cancelar
segn sea lo que nos aparezca.

*Pasos para hacer un pedido de mercanca.

1.- En tramos al SAE como ya sabemos y le damos click en el icono de compras
y nos aparecer la siguiente ventana.

2.- Le damos click en el icono de

que corresponde a rdenes de compra y le
damos agregar
y nos aparecer la siguiente ventana:

3.- Los pasos siguientes son exactamente los mismos al realizar un pedido cuando
hacemos una factura.
* En donde dice Orden se pone Directo
y se da Enter
o Tabulador
.
4.- Donde dice fecha
Tabulador.

lo dejamos como esta y se le da Enter o

5.- En la la pestaa de proveedor

SIEMPRE le vamos a
poner 1 ya que nuestro proveedor es Hospitcnica y continuamos dndole Enter o
tabulador hasta llegar a los renglones de color verde.
6.- Estando en las casillas de color verde la llenamos tal y como ya sabemos
Nota: El precio que arroje el sistema ese le vamos a dejar y a le damos Enter o
Tabulador.
7.- Le damos en el icono de Grabar

y saldr la ventana siguiente:

Y le damos en cancelar y aparecer otra ventana donde le vamos a dar grabar.

8.- A continuacin nos saldr una ventana en donde le vamos a dar aceptar.

Y a continuacin nos saldr la Orden de compra Realizada.

Le damos click en el icono de la cartita

a dar OK:

y nos saldr una ventana donde le vamos

Y nos saldr la pantalla de OUTLOOK y ponemos nuestro correo y le damos

send

Y a continuacin nos salimos de todas las ventanas.

Nota: Es importante mandarnos las Ordenes a nuestro correo ya que este se le tiene
que mandar a Oscar, Angeles y Esteban, pidiendo Autorizacin y especificando que
es para venta o Stock segn sea el caso.

*Pasos para dar de entrada mercanca con una remisin

(cuando llega la mercanca)
Nota: Tenemos que tener en cuenta que estos pasos solo se realizan cuando llegue
la mercanca y Oscar nos debe mandar una remisin para poder dar entrada,
debemos imprimir la remisin y atrs imprimir la Orden de compra que nosotros
realizamos anteriormente al solicitar mercancia. Si Oscar no manda la remisin hay
que solicitarla ya sea por lo que vamos a facturar o por la mercanca completa.

1.- Despus de ingresar al SAE le damos Click en el icono de Compras

abrir una ventana como esta:

y se

2.- Continuamos dndole Click en la letra

que es el icono de Entradas ( compras)
y damos Click en el icono de agregar
y nos aparecer la siguiente ventana:

3.- Apuntamos el No. de Entrada en nuestra remisin impresa (que es en este

ejemplo es el 5437) y hacemos los mismos pasos que cuando creamos una factura
utilizando las teclas Enter
o tabulador
para cambiar de
campo:

* En donde dice compra se pone Orden

Tabulador y arrojara la siguiente ventana:

y se da Enter o

* En donde dice proveedor SIEMPRE vamos a poner 1

que es
Hospitcnica en este caso, le damos Enter o Tabulador y anotamos el numero de
orden de compra que hicimos al solicitar mercanca en este ejemplo es el 2290
damos Enter o Tabulador y esperamos a que a que
se ponga otro rengln y se da Click en guardar
y automticamente arrojara lo
que pedimos.
* En el Campo de Ref. Prov. Debemos poder el numero de Remisin que scar nos
enva de la siguiente forma
en este ejemplo fue la
remisin No. 6982 y se anota REM6982 se verifican que todos los campos este
correctos.

4.- Despus de haber terminado de Verificar todos los datos se le da Click en

Guardar
y arrojara la ventana de observaciones y le damos aceptar y saldr la
ventana de totales donde se le da Click en Grabar ( marcado en Ovalo):

* Deber aparecer una ventana de emisin de pagos que no debemos tomar en

cuenta y le damos cerrar

Saldr una confirmacin y le damos en No (marcado en Ovalo)

5.- La ultima ventana es opcional es la emisin de documentos en este caso le

damos Cancelar ( marcado en ovalo) ya que no vamos a guardar ni a imprimir el
documento hecho. Ya habremos terminado y cerramos ventanas.