Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar informacin en las diferentes

reas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando est autorizado (firmado) podr
servir como comprobante para garantizar una operacin.

los formularios a utilizar la empresa, pueden ser legales ( comprobantes de pago) y documentos
internos.
Ejm: Actividad Econmica: Industria Manufacturera.
1.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

1.1. Recibe las requisiciones de compras, es decir, atiende las peticiones en cuanto a carencia de
material se refiere, en cada uno de los departamentos involucrados en el proceso productivo
1.2. Analiza detalladamente las fuentes de abastecimiento, tomando en cuenta todos
los proveedores activos y potenciales con los cuales la empresa mantiene relaciones comerciales.
1.3. Enva las solicitudes de cotizacin, describiendo detalladamente los materiales que se desean
adquirir a los proveedores que han sido preseleccionado por la empresa.
1.4. Recibe y analiza las cotizaciones de los proveedores, es decir, realiza un estudio riguroso de cada
proveedor por separado en un formato que contendr los siguientes elementos: Cantidad, precio unitario,
precio total, calidad, tiempo de entrega y condiciones de pago.
1.5. Selecciona el mejor proveedor que cumpla con mayor cantidad de especificaciones, resultante
del anlisis anteriormente efectuado.
2.

DEPARTAMENTO DE ALMACEN DE MATERIALES

2.1. Recibe del Departamento de Compras una copia de cada pedido efectuado.
2.2. Entrega al encargado de control de existencias la documentacin.
2.3. Entrega al auxiliar del Almacn los materiales comprados para que los acomode en los respectivos
estantes y patios de almacenamiento.
2.4. Registra las entradas y salidas en tarjetas de existencia.
2.5. Indica al Supervisor del Almacn sobre la carencia de algunos materiales.
2.6. Coloca los materiales en sus respectivos lugares de almacenamiento.
2.7. Transporta y entrega el material requerido al departamento solicitante.
3.

DEPARTAMENTO DE VENTAS

4.

Supervisa el trabajo de cada vendedor.

4.1. Solventa de la mejor manera cualquier problema que se presente con un cliente determinado.
4.2. Planifica el trabajo de ventas.

4.3. Coordina reuniones y visitas a los clientes. (Visitas al PV)

4.4. Estudia el mercado de trabajo.
4.5. Realiza el pronstico de ventas por mes.
4.6. Lleva el acumulado diario de las ventas.
5.

DEPARTAMENTO DE FINANZAS

5.1. Enva los cheques a los proveedores, una vez que los materiales solicitados sean entregados.
5.2. Se encarga del papeleo interno para dar entrada en el inventario a los nuevos materiales solicitados
a los proveedores.
5.3. Comprueba los asientos y las sumas en las facturas y registra los detalles financieros de
las operaciones.
5.4. Retiene el pago de los proveedores, cuando los materiales adquiridos estn sujetos, antes de ser
aceptados, a inspeccin y prueba.
5.5. Recibe informacin por parte del Departamento de Compras, en caso de que los materiales
aceptados estn defectuosos y el departamento de compras haya negociado con el proveedor alguna
rebaja.
6.

DEPARTAMENTO DE RECEPCIN DE MATERIALES

6.1. Recibe y revisar el pedido, para constatar que cumpla cabalmente con las especificaciones
estipuladas en la orden de compra.
6.2. Descarga los materiales adquiridos.
6.3. Transporta el material comprado hasta el departamento de almacn, para su respectivo
almacenamiento.
6.4. Revisa las condiciones de los materiales adquiridos. En caso de que, parte de ellos, estn daados,
notifica de inmediato al Departamento de Compras para iniciar las rebajas con el proveedor.
6.5. Notifica al Departamento de Compras, en caso de que los materiales comprados estn en buenas
condiciones para que pueda pagarse la factura.
7.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION

7.1. Disea e elabora los productos.

7.2. Indica cuales son los materiales que se requieren, desde el punto de vista de resistencia,
dimensin, dureza, mtodos de fabricacin al Departamento de Compras
7.3. Satisface las necesidades del cliente.
7.4. Investiga todos los aspectos tcnicos en cuanto al producto se refiere.

7.5. Invoca tecnologa para satisfacer nuevas necesidades del producto.

8.

DEPARTAMENTO LEGAL

8.1. Revisa las clusulas de los Contratos, puesto que todas las rdenes de compras son contratos
legales. Este procedimiento es realizado por un abogado.
8.2. Proporciona asesora legal al agente de compras, cuando este realice sus actividades contractuales
(determinacin de precios, mermas en el recibo, manejo de las ofertas, entre otros).
8.3. Proporciona asesora legal, cuando algunas compras que va a efectuar la Empresa requiera de
un contrato especial.
9.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE MATERIALES

9.1. Proporciona y mantiene un flujo de materiales que permita la continuidad operativa de la empresa.
9.2. Desarrolla proveedores competentes.
9.3. Mejora la posicin competitiva de la empresa.
9.4. Alcanza las mejoras relacionadas con los otros Departamentos de la Empresa.
9.5. Racionaliza los costos de la administracin.
9.6. Estandariza la calidad de los productos requeridos.

REPORTES
Los reportes se harn de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el
sistema de contabilidad.
ALGUNOS REPORTES:
Conciliaciones bancarias
Arqueos de caja
Inventarios fsico
Nominas
Reporte de Ventas
Reporte de Compras
Reporte de stock
Reportes de cuentas por cobrar

Los libros de contabilidad:

www.caballerobustamante.com.pe/plantilla/lab/bol_02.07.10.pdf
http://orientacion.sunat.gob.pe/modulos/orientacion/libReg/LibroDiario.pdf