Manual de Procedimientos de La Unidad de Personal PDF

UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS

Direccin Econmica y Administrativa
Ver. 1.1
FACULTAD DE
CIENCIAS
DIRECCIN ECONMICA Y ADMINISTRATIVA
QUMICAS Y
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FARMACUTICAS
UNIDAD DE PERSONAL
Jefe Unidad: Erika Jaa M.

Autor: John Rebolledo V.
Octubre 2010
ndice
1. Introduccin................................................................................................................................................. 3
2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin administrativa ................. 4
3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin ................................................................................................ 5
3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas .................................................................. 5
3.2 Misin ................................................................................................................................... 5
3.3 Visin .................................................................................................................................... 6
3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas .................................... 7
3.6 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD) .............................................................. 8
3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD) ......................................... 9
4. Captulo 3: Unidad de Personal ................................................................................................................ 10
4.1 Misin.................................................................................................................................. 10
4.2 Visin .................................................................................................................................. 10
4.4 Funciones especficas ......................................................................................................... 11
4.5 Personal .............................................................................................................................. 12
5. Captulo 4: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Personal .............................................. 13
5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos ...................................................................... 13
5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos ......................................................................... 14
5.3 Flujograma de Procedimientos ............................................................................................ 15
5.4 Simbologa Flujogramas ...................................................................................................... 16
6. Captulo 5: Procedimientos Unidad de Personal .................................................................................... 18
Confeccin y tramitacin convenios honorarios (Decreto Exento) ............................................. 18
Confeccin y tramitacin convenios honorarios (Decreto Afecto) .............................................. 22
Accidente de trabajo ................................................................................................................. 26
Asignacin de productividad ..................................................................................................... 29
Asignacin familiar .................................................................................................................... 32

Asistencia del Personal de colaboracin y acadmica .............................................................. 36
Cometidos Funcionarios............................................................................................................ 39
Comisiones acadmicas ........................................................................................................... 42
Cotizacin de salud ................................................................................................................... 46
Fianzas de fidelidad funcionaria ................................................................................................ 49
Licencias Mdicas ..................................................................................................................... 52
Revisin pago de remuneraciones del personal general ........................................................... 55
Permisos administrativos con goce de sueldo ........................................................................... 58
Prrroga de los nombramientos a personal de contrata ............................................................ 62
Realizacin de nombramientos de los funcionarios ................................................................... 65
Registro de afiliacin a fondo de pensiones .............................................................................. 69
Retenciones judiciales............................................................................................................... 72
Renuncia Funcionario ............................................................................................................... 75
Asignacin Complementaria Universitaria ................................................................................. 78
Trienio ....................................................................................................................................... 81
Calificaciones ............................................................................................................................ 84
Contrataciones .......................................................................................................................... 87
Elaboracin del escalafn ......................................................................................................... 91
Planilla complementaria ............................................................................................................ 94
Jubilaciones .............................................................................................................................. 97
Feriado legal complementario ................................................................................................. 101
Cambio de sistema de salud ................................................................................................... 104
Horas extraordinarias .............................................................................................................. 107
Permisos administrativos sin goce de sueldo .......................................................................... 111
Capacitacin ........................................................................................................................... 114
1. Introduccin
El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos

versin 1.1 para la Unidad de Personal perteneciente a la Direccin Econmica y Administrativa
de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile, todo este
trabajo se enmarca en el Proyecto denominado Elaboracin de Manuales de Procedimientos
para la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile elaborado
por el Administrador Pblico de la misma casa de estudio John Rebolledo Verdejo con fecha de
entrega en el mes de octubre del 2010.
El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales
procedimientos de las Unidades o Departamentos de la Facultad. Para lo cual se han utilizado
diferentes herramientas para la recopilacin de informacin necesaria para el levantamiento de
los procedimientos tales como: entrevistas personales, reuniones con los Jefes de cada Unidad
y Departamentos, recopilacin de documentos e informes anteriores relacionados con el tema.
Cabe sealar que en esta primera etapa solo se recopil la informacin real de cada
Unidad y en ningn caso se llev a cabo un rediseo de actividades, por lo cual la informacin
recopilada en el presente manual corresponde a la informacin entregada por cada Jefatura y
funcionarios de las Unidades.
John Rebolledo Verdejo

Administrador Pblico
Licenciado en Ciencias Polticas y Gubernamentales
Universidad de Chile
2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin

administrativa
La creacin de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la

necesidad de cumplir con las sugerencias establecidas por la Contralora General de la
Repblica de que cada unidad administrativa cuente con este tipo de documentos tanto para el
control interno como externo de las actividades que se efectan.
El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales
actividades que se realizan en la unidad administrativa, en este caso la Unidad de Personal. No
slo se deben tener en cuenta la realizacin de este tipo de documentos como un mecanismo
de control, tambin se debe tener en cuenta como una herramienta til para la gestin
administrativa debido a los mltiples beneficios que trae consigo este tipo de documentos.
Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Unidad de
Personal se encuentran:
Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripcin de tareas,
ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y en el adiestramiento y capacitacin del personal.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin
arbitraria.
Determina en forma ms sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales.
3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin
3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas

La Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas fue creada en 1945, sobre la base
de la escuela de Qumica y Farmacia que inici la enseanza de la Farmacia en 1833 en el
Instituto Nacional y que en 1842 se instal junto con la Universidad de Chile.
Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro
carreras universitarias: Qumica y Farmacia, Bioqumica, Qumica e Ingeniera en Alimentos. El
factor comn que distingue a todos sus egresados es la slida formacin en qumica y su
conexin directa al correspondiente campo de los medicamentos, alimentos, bioqumica o
industria qumica.
3.2 Misin
La misin de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de
Chile es la generacin, cultivo, integracin y transmisin de la enseanza de la qumica por s
misma y en estrecha vinculacin con las Ciencias Farmacuticas, la Bioqumica y las Ciencias
Alimentarias. Fundamentalmente educar profesionales idneos con una slida formacin
cientfica, tica, y con capacidad de gestin en las reas de las Ciencias Farmacuticas,
Bioqumicas, Qumicas y de los Alimentos.
Esta misin se materializa al proporcionar al pas profesionales altamente calificados e
involucrados directamente con el rea de salud (Qumica y Farmacia y Bioqumica) y con el
desarrollo industrial y tecnolgico qumico (Qumica e Ingeniera en Alimentos).
La formacin recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesin en el mbito
laboral contribuyendo al desarrollo y progreso del pas. Estos profesionales adems tienen la
preparacin necesaria para incorporarse a actividades de perfeccionamiento continuo y a
programas de especializacin y/o postgrado.
La Facultad ejerce esta misin con excelencia, sentido de compromiso, de modo

reflexivo y crtico a travs de sus funciones fundamentales de docencia, investigacin y
extensin.
Esta misin se logra a travs del trabajo de sus acadmicos en la docencia de pregrado,
posttulo y postgrado, la investigacin bsica y aplicada en las reas que cultiva la Facultad, la
extensin y la permanente preocupacin por los problemas de inters de la comunidad
nacional.
3.3 Visin
Que la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile sea
un Centro Universitario de excelencia, cuyo quehacer acadmico la convierta en un centro de
referencia por su formacin docente de pre y postgrado.
Constituirse y mantenerse como lder en Investigacin, creando conocimiento que
sustente su actividad docente; lder en innovacin, creando conocimiento atingente a la realidad
y necesidades de nuestro pas, contribuyendo as a su desarrollo.
3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la

Universidad de Chile:
3.5 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)

El rea de Direccin de la DIRECAD cumple con la funcin de ejecutar las labores
directivas decisionales superiores de la Unidad, siendo la cabeza visible de la organizacin ante
todos los niveles y actuando como Staff de apoyo del seor Decano de la Facultad.
Esta rea se encuentra a cargo del Director de Administracin y Finanzas (Sr. Jaime
Parada Manrquez) el cual depende jerrquicamente del Decano de la Facultad.
En la actualidad el rea de Direccin
se encuentra fsicamente en la Direccin de
Administracin y Finanzas, ubicada en Av. Vicua Mackenna N79, Segundo Piso. En esta
unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de
trabajo.
Direccin.
Secretara de Direccin.
Estafeta de Direccin.
Auxiliar de Direccin
3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)
4. Captulo 3: Unidad de Personal
El rea de Personal de la DIRECAD cumple con la funcin de llevar la gestin y registro

de los acontecimientos de la vida laboral de un funcionario Acadmico o de Colaboracin de la
Facultad. Esta rea se encuentra a Cargo de una Jefatura (Srta. Erika Jaa Morales) la cual
depende jerrquicamente de la Direccin Econmica y Administrativa de la Facultad.
En trminos organizacionales el rea de Personal realiza una labor de apoyo o staff en
la estructura organizacional de la Facultad, ya que por s misma no pertenece a la lnea de
produccin de la institucin (en el caso de la Universidad: la docencia, la investigacin, la
creacin artstica y la extensin).
En la actualidad esta rea
se encuentra fsicamente en la Direccin Econmica y
Administrativa, ubicada en Av. Vicua Mackenna N79, Segundo Piso, oficinas 1, 3 y 4. En esta
unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de
trabajo.
4.1 Misin
Ser una unidad de gestin y registro de todo el personal institucional de la Facultad
promoviendo directrices para una eficiente administracin de los recursos humanos de las
diferentes unidades acadmicas y administrativas que componen la Facultad.
4.2 Visin
Ser el aliado estratgico de la Facultad en materia de gestin de recursos humanos.
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4.4 Funciones especficas

Llevar el registro de vida laboral de los funcionarios de la facultad
Realizar los procesos de ingreso de funcionario a la facultad
Entregar apoyo en materia de gestin de personal a las distintas unidades de la facultad
Entregar apoyo a acadmicos y funcionarios en materia permisos u otra actividad ligada
a sus derechos como funcionarios
Llevar el registro estadstico de todos los movimientos administrativos de los
funcionarios en su vida como funcionarios de la facultad
Registro e ingresos de convenios a honorarios u otras modalidades de entrega de
servicio en materia de personal para la facultad
11
4.5 Personal
A la fecha la Unidad de Personal cuenta con 4 personas a cargo de las labores de la
unidad estas son:
Nombre
Cargo
Erika Jaa
Jefe Unidad de Personal
Magaly Ahumada
Administrativo Unidad de Personal
Juan Escobar
Gloria Tralma
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5. Captulo 4: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Personal
A continuacin se describir los principales procedimientos de la Unidad de Personal,

antes se describir cmo se debe leer y comprender los procedimientos en el formulario
levantamiento de procedimientos y su respectivo flujograma. Su comprensin adecuada
permitir tener una visin real de una actividad y adems permitir realizar mejoras o cambios
en el futuro.
5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos
Todos los procedimientos descritos en este Manual estn acompaados de una ficha
denominada Formulario de Procedimiento, esta ficha ofrece un esquema para inventariar
secuencialmente cada procedimiento de acuerdo a su evolucin particular, a continuacin se
detallar en que cosiste cada casilla de este formulario:
Nombre del procedimiento
Identificacin del procedimiento
Cdigo: Folio nico para cada

procedimiento
Fecha: Identificacin temporal en
que se levant el procedimiento
1.Descripcin
Definicin del procedimiento.
2.Objetivo
Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos

institucionales.
3.Alcance
rea en donde transcurre el procedimiento.
4.Periodicidad
Lapso temporal que trascurre el procedimiento.
5.Marco Legal
Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.
13
5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos
A continuacin de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el

Formulario Declaracin de Procedimientos, su objetivo es entregar paso por paso las
actividades que comprenden la realizacin de un procedimiento identificado, a continuacin se
detallar en que cosiste cada casilla de este formulario:
6.1 Responsable
Ej.: Unidad
solicitante
6.2 Actividad
Ej.: Enva carta o

solicitud de compra
6.3 Observaciones
Ej.: Siempre y cuando la

Unidad Demandante lo
solicite
6.4 Documentos
Ej.: -solicitud de compra
1. Responsable (cargo): Identificacin del cargo o Unidad responsable de la actividad.

2.
N: Nmero de identificacin de las actividades, sirve para ir sealando el orden de

inicio y termino de las operaciones realizadas en dicho procedimiento.
3. Actividad: En esta casilla se seala cules son las acciones realizadas en funcin al
procedimiento identificado.
4. Observaciones: Son datos adicionales a la accin realizada en la actividad y que
entregan informacin que ayuda a comprender de mejor manera el procedimiento.
5. Documentos: Documentacin asociada a la actividad o procedimiento.
14
5.3 Flujograma de Procedimientos

Posteriormente a los dos anteriores formularios, cada procedimiento posee un
Flujograma del procedimiento, este se encuentra en formato vertical, lo que quiere decir que
el procedimiento se lee de arriba hacia abajo, en la parte superior se encuentran sealados los
unidades o cargos responsables de las operaciones (1), cabe destacar que si una operacin se
encuentra en el medio de dos cargos o unidades es debido a que los dos participan en dicha
operacin. En la parte superior se encuentra el nombre del procedimiento (2) en la derecha se
encuentra el cdigo de identificacin (3). Al interior del esquema se encuentran smbolos, estos
poseen distintos significados que estn expuestos ms adelante en la seccin Simbologa
Flujogramas (4). Los smbolos del Flujo se encuentran unidos con flechas, estas poseen
distintas direcciones y simbolizan como las actividades se van desarrollando y hacia qu otra
operacin o Unidad debe seguir el procedimiento (5).
15
5.4 Simbologa Flujogramas
Smbolo
Nombre
Significado
Operacin
Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una

operacin, una operacin se realiza cuando se crea, se
altera, se aumenta o se sustrae algo.
Lo que determina que una actividad sea un
procedimiento es la entrada (Input) y la posterior salida
de lo que ingreso y que obtuvo cambios debido a una
operacin especfica (output).
Ej.: Entrada de una solicitud (Input) y la salida de un
permiso (output).
Sub-Operacin
Es una operacin que por sus caractersticas y

desarrollo se debe realizar una observacin especial,
debido a que se encuentra fuera del rea de estudio.
Ej.: En este manual, la existencia de operaciones de
otras unidades como Secretara Municipal o la Direccin
de Control, que poseen procedimientos propios.
Decisin
Representa la toma de decisin en el procedimiento. La

pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que
salen del rombo muestran la direccin del proceso, en
funcin de la respuesta real.
Ej.: Puede ser la aprobacin o no de una operacin.
Documento
Simboliza el documento resultante de la operacin

respectiva. Significa que en un determinado
procedimiento la aparicin de un documento es el
resultado o entrada de un proceso posterior.
Simboliza que el procedimiento comienza o termina.
Inicio/Termino
Documento
Mltiple
Simboliza que ms de un documento el que interviene

en el procedimiento, el cual esta detallado en el
formulario Declaracin de Procedimientos.
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Smbolo
Nombre
Significado
Simboliza que en la actividad se ingresan datos a un
sistema externo a la Unidad o Departamento.
Datos Externos
Ej.: Subir informacin
Universidad.
al
sistema
AUGE
de
la
Subir informacin al sistema Portal Mercado Pblico.
Firma o VB
Si un documento en parte derecha aparece este smbolo

en el flujograma, significa que dicho documento o
actividad fue firmado o dado el visto bueno por la
autoridad o responsable a cargo de la actividad
Es la accin de controlar de legalidad un documento
para poder darle atribucin legal a un procedimiento.
Control de
Legalidad
Control de
Legalidad
Pgina de
Referencia
Ej.: Los controles de legalidad que realiza la Contralora

Interna Universitaria a las resoluciones que emiten las
Unidades o Departamentos de la Facultad.
Simboliza que el procedimiento debe continuar en otro
lugar especfico del Flujograma o pgina, por lo general
va a acompaado de un nmero al interior que simboliza
que se debe continuar leyendo en la otra Referencia con
el mismo nmero.
Simboliza que la actividad consiste en realizar un
respaldo o archivo de los datos del flujo.
Base de Datos
EJ.: Archivo de documentos o respaldo electrnico.
17
6. Captulo 5: Procedimientos Unidad de Personal

Confeccin y tramitacin convenios honorarios (Decreto
Exento Contralora General de la Repblica)
Cdigo: UP0001
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
El convenio a honorarios es un mecanismo de prestacin de servicios que

tiene por objeto permitir a las autoridades contar con la asesora de
especialistas en determinada materias, sobre labores ocasionales y que
no sean las habituales del respectivo Servicio. [Referencia: Manual
Operativo Departamento de Inspeccin y Auditora].
2.Objetivo
Poder contar con servicios especficos y especializados de profesionales y

expertos en distintas materias para cubrir las necesidades de las unidades
solicitantes dentro de la Facultad.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Personal.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal
Ley 18.834 Estatuto Administrativo.

Decreto 180 de 1887 del Ministerio de Hacienda.
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
Recibe carta de solicitud

de convenios
honorarios firmada por
jefatura directa del
solicitante.
-carta se solicitud
convenios honorarios
Director Econmico
y Administrativo
Da VB a la solicitud.
-carta se solicitud
Elabor
Fecha de Emisin
Fecha de Actualizacin
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
18
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo
Unidad de Personal
6.4 Documentos
Se revisa requisitos y
documentacin
necesaria.
-carta solicitud
-fotocopia cedula de
identidad
-fotocopia de ttulo
profesional o certificado
de competencia
-direccin de boletas
Administrativo
Unidad de Personal
Se ingresa a sistema
AUGE (modulo
honorarios).
Propuesta de convenio,
datos de dotacin,
actividad, haberes, ttulo
y grado, convenio,
declaracin jurada.
Administrativo
Unidad de Personal
Se imprime convenio y
declaracin jurada.
7 copias de convenio.
-convenio original
-formulario que
acompaa al convenio
-formulario declaracin
jurada
Administrativo
Unidad de Personal
Se despacha el
convenio a la firma del
interesado y la
declaracin jurada.
-declaracin jurada
Administrativo
Unidad de Personal
Recibe convenio y
declaracin jurada
firmados por el
interesado. Y lo enva a
la firma Director
Econmico y
Administrativo.
-transcripcin
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
-declaracin jurada
El Director firma el
decreto como
refrendacin de las
existencias de fondos y
como transcriptor.
-transcripcin
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
19
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo
Unidad de Personal
Enva documentos a
firmas autoridades de la
Facultad.
6.4 Documentos
Una vez que el decreto

est firmado por el
Director se enva a firma
del Decano y
Vicedecano.
-decreto
-convenio
-formulario
Fotocopia y despacha a
oficina central de partes
decreto, convenio y
documentacin.
Vicedecanato
10
Firma decreto y recibe

documentacin adjunta.
-decreto
-documentacin adjunta
Decanato
11

-decreto
Contralora Interna
Universitaria
12
Registro y control de
legalidad.
-decreto
Contralora General
de la Repblica
13
legalidad.
-decreto
Administrativo
Unidad de Personal
14
Recibe decreto y
convenio firmados por
las autoridades.
-decreto
-convenio
Administrativo
Unidad de Personal
15
Recibe copia decreto

tramitado y entrega
copia a encargado de
presupuesto para
confeccin de cheque.
-copia decreto
Administrativo
Unidad de Personal
16
Archivo de decreto.
-copia decreto tramitado

-copia de convenio
-documentos adjuntos
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
20
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
21

Confeccin y tramitacin convenios honorarios (Decreto
Afecto)
Cdigo: UP0002
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
El convenio a honorarios es un mecanismo de prestacin de servicios que

tiene por objeto permitir a las autoridades contar con la asesora de
especialistas en determinada materias, sobre labores ocasionales y que
no sean las habituales del respectivo Servicio. [Referencia: Manual
Operativo Departamento de Inspeccin y Auditora].
2.Objetivo
Poder contar con servicios especficos y especializados de profesionales y

expertos en distintas materias para cubrir las necesidades de las unidades
solicitantes dentro de la Facultad. Se diferencia del procedimiento
Confeccin y tramitacin convenios honorarios (Decreto Exento
Contralora General de la Repblica) en que la Contralora General de
la Repblica debe hacer Toma de Razn del decreto.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Personal.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Decreto 180 de 1887 del Ministerio de Hacienda.

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
Recibe carta de solicitud

de convenios
honorarios firmada por
jefatura directa del
solicitante.
-carta se solicitud
Director Econmico
y Administrativo
Da VB a la solicitud.
-carta se solicitud
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
22
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo
Unidad de Personal
6.4 Documentos
Se revisa requisitos y
documentacin
necesaria.
-carta solicitud
-fotocopia cedula de
identidad
-fotocopia de ttulo
profesional o certificado
de competencia
-direccin de boletas
Administrativo
Unidad de Personal
Se ingresa a sistema
AUGE (modulo
honorarios).
Propuesta de convenio,
datos de dotacin,
actividad, haberes, ttulo
y grado, convenio,
declaracin jurada.
Administrativo
Unidad de Personal
Se imprime convenio y
declaracin jurada.
7 copias de convenio.
-convenio original
-formulario que
acompaa al convenio
-formulario declaracin
jurada
Administrativo
Unidad de Personal
Se despacha el
convenio a la firma del
interesado y la
declaracin jurada.
-declaracin jurada
Administrativo
Unidad de Personal
Recibe convenio y
declaracin jurada
firmados por el
interesado. Y lo enva a
la firma Director
Econmico y
Administrativo.
-transcripcin
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
-declaracin jurada
decreto como
refrendacin de las
como transcriptor.
-transcripcin
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
23
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo
Unidad de Personal
Enva documentos a
Facultad.
6.4 Documentos

est firmado por el
del Decano y
Vicedecano.
-decreto
-convenio
-formulario
decreto, convenio y
documentacin.
Vicedecanato
10

-decreto
Decanato
11

-decreto
Contralora Interna
Universitaria
12
legalidad.
-decreto
Contralora General
de la Repblica
13
Registro y toma de
razn del decreto.
-decreto
Administrativo
Unidad de Personal
14
Recibe decreto y
convenio firmados por
las autoridades
-decreto
-convenio
Administrativo
Unidad de Personal
15

tramitado y entrega
copia a encargado de
presupuesto para
confeccin de cheque.
-copia decreto
Administrativo
Unidad de Personal
16
Archivo de decreto.

-copia de convenio
-documentos adjuntos
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
24
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
25

Accidente de trabajo
Cdigo: UP0003
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
El accidente del trabajo se entiende como toda lesin que una persona
sufra a causa o con ocasin del trabajo y que le produzca incapacidad o
muerte. La lesin podr ser fsica o sicolgica pero se exige un resultado,
determinado por la incapacidad para realizar la labor ordinaria, o bien la
muerte.
2.Objetivo
Poder entregar el beneficio de la cobertura de salud en caso de accidente

que ocurra debido a las actividades laborales de los funcionarios de la
Facultad.
3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao y debido a la contingencia.
5.Marco Legal

Ley 16.774 Sobre Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales.

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
Jefe Directo del

funcionario informa
sobre accidente.
Por telfono o va correo

electrnico
-correo electrnico
Administrativo
Unidad de Personal
Se elabora y gestiona el
DIAT (Declaracin
Individual de Accidente
de Trabajo) en el
SISPER.
LA DIAT. Declaracin
Individual de Accidente
de Trabajo, es un
documento que acredita
que el problema es por
causa u ocasin al
trabajo.
-DIAT
Administrativo
Unidad de Personal
Fotocopia y despacha la
DIAT para la aprobacin
del ACHS.
-DIAT
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
26
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo
Unidad de Personal
6.4 Documentos
Se reciben documentos.
-Certificado de Alta
mdica entregado por el
ACHS.
-Certificado de atencin
entregado por el ACHS.
-DIAT
Administrativo
Unidad de Personal
Elaboracin del decreto

en SISPER usando el
procedimiento de
licencias mdicas.
Ver procedimiento de
licencias mdicas para
tramitacin del decreto.
-decreto
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
27
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
28

Asignacin de productividad
1.Descripcin
Cdigo: UP0004
Fecha: 06/10/2010
La asignacin universitaria de productividad puede otorgarse a los

acadmicos y funcionarios de aquellos servicios universitarios que
generen ingresos propios. [Referencia: Decreto Universitario N 235, de
1987]
Entregar un emolumento a un funcionario que participe en una actividad
productiva dentro de la Facultad. El otorgamiento de este beneficio es de
competencia exclusiva del Rector de la Corporacin quien determinar el
perodo de vigencia y el monto correspondiente dentro del lmite antes
sealado mediante resolucin.
2.Objetivo

9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal
Ley 18.834 Estatuto Administrativo

Decreto Universitario N235, de 9 de enero de 1987

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Unidad
Demandante
Enva a la Unidad de
Personal planilla de
pagos asignacin de
productividad.
-planilla de pagos
asignacin de
productividad
Director Econmico
y Administrativo
Da VB a solicitudes de
pagos asignacin de
productividad.
-planilla de pagos
asignacin de
productividad
Administrativo
Unidad de Personal
Reciben planillas de
pagos asignacin de
productividad.
-planilla de pagos
asignacin de
productividad
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
29
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
Solicita VB a Unidad
de Contabilidad sobre la
existencia de los fondos.
-planilla de pagos
asignacin de
productividad
Administrativo
Unidad de Personal
Confecciona planilla
Excel con todos los
pagos del mes
autorizados y enva a
Director Econmico y
Administrativo para su
aprobacin.
-planilla Excel con

asignaciones de
productividad
Administrativo
Unidad de Personal
-decreto
Administrativo
Unidad de Personal
Administrativo
Unidad de Personal
Administrativo
Unidad de Personal
Administrativo
Unidad de Personal
10
Se ingresa al sistema
SISPER y se
confecciona decreto y se
enva a la firma de las
autoridades. (Decano,
Vicedecano y firma de
Director Econmico y
Administrativo).
Con nmina de decreto
ingresa a tarjeta
funcionaria.
Confecciona oficio con
autorizacin del Sr.
Vicedecano donde
indica que la Facultad
cuenta con los fondos
disponibles para pago
de productividad.
Se reciben firmado el
decreto y se envan a
oficina de Partes de la
Universidad para que
pase a control de la
contralora universitaria.
tramitado y archiva.
-nmina de decreto
-tarjeta funcionaria
-oficio
-decreto
-copia decreto
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
30
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
31

Asignacin familiar
Cdigo: UP0005
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
En una prestacin de carcter econmico que se asigna a un trabajador o

pensionado por las personas que vivan a sus expensas y cumplan con los
requisitos establecidos por la ley. Se otorga previa autorizacin de las
entidades administradoras.
2.Objetivo
Entregar esta prestacin a los funcionarios de la Facultad que cuenten

con los requisitos que la ley determina.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal
Decreto con Fuerza de Ley, DFL N 150 de 1981

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo
Unidad de Personal
El interesado enva
certificado de nacimiento
o documentacin
necesaria para
incorporar una carga.
6.4 Documentos
-certificado de
nacimiento carga
-certificado de estudio
-certificado de
matrimonio
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
32
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
Verifica que se cumpla

con los requisitos de
legalidad para asignarle
esta prestacin y
procede a confeccionar
el Formulario de
asignacin familiar DFL
N 150 de 1981, el cual
puede ser por nuevo
beneficiario, aumento de
cargas, disminucin de
cargas, renovacin de
cargas.
-certificado de
nacimiento carga
Administrativo
Unidad de Personal
Se despacha formulario
de asignacin familiar
DFL N 150 de 1981 al
interesado para su
correspondiente firma.
-Formulario de
asignacin familiar DFL
N 150 de 1981
Administrativo
Unidad de Personal
Se ingresan los datos y

se elabora el decreto
SISPER.
Recepcionando el
Formulario de
asignacin familiar se
crea el decreto.
-certificado de
nacimiento
-certificado de estudios
-.certificado de
matrimonio
-formulario de solicitud
de asignacin familiar
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
decreto como
refrendacin de la
existencia de fondos,
como transcriptor y
como responsable.
-transcripcin
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
33
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo
Unidad de Personal
Enva documentos a la
firma de las autoridades
de la Facultad.
6.4 Documentos

est firmado por el
del Vicedecano.
-decreto
decreto y documentos
para asignacin familiar.
-certificado nacimiento
-formulario solicitud
asignacin familiar
-certificado de estudio
-certificado de
matrimonio
Vicedecanato
Firma decreto.
-decreto
Contralora Interna
Universitaria
Control de legalidad
-decreto
Administrativo
Unidad de Personal
Recibe copia decreto y

se entrega copia a
Administrativo Unidad de
Personal para revisin
de planillas de sueldos e
ingreso a tarjeta
funcionaria.
-copia decreto
Adems enva copia al

interesado y archivo.
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
34
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
35

Asistencia del Personal de colaboracin
Cdigo: UP0006
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
Asistencia del personal de colaboracin y acadmica consiste en llevar el

control de la jornada de trabajo que cada funcionario debe desempear
por su cargo. [Referencia: Manual Operativo Departamento de Inspeccin
y Auditora].
2.Objetivo
Llevar el control y registro de asistencia de los funcionarios de la Facultad.

9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora
Universitaria

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
Se ingresa al sistema
TUI y se retira
informacin de
asistencia en sistema
TUI.
La Tarjeta Universitaria
Inteligente (TUI) es una
credencial que permite
la identificacin de todos
los integrantes de la
comunidad universitaria
y brinda acceso a
mltiples servicios
tecnolgicos a
estudiantes, acadmicos
y funcionarios de
manera integrada.
-asistencia impresa
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
36
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
Se imprime copia de
asistencia de cada
funcionario
mensualmente.
-copia de asistencia
impresa.
Administrativo
Unidad de Personal
Revisa la asistencia.
Se revisa la asistencia
solamente del personal
de colaboracin.
-nmina
Administrativo
Unidad de Personal
Corrobora permisos
administrativos en la
asistencia.
A travs de nmina de
funcionarios con
permisos administrativos
en el mes.
-nmina
Administrativo
Unidad de Personal
Corrobora licencias
mdicas.
-licencias medicas
Encargado de
Remuneraciones
Corrobora feriados
legales en la asistencia.
-resolucin pago de
horas extraordinarias
Administrativo
Unidad de Personal
Confecciona listado de
atrasos y horas extras
cotejando con decreto
de programacin de
horas extraordinarias.
-copia de asistencia
impresa.
Administrativo
Unidad de Personal
Informa listado de
atrasos al Director
Econmico y
Administrativo para su
VB e ingresa al
SISPER, imprime y
archiva.
-listado de atrasos
(Encargada de
permisos
administrativos)
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
37
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
38

Cometidos Funcionarios
Cdigo: UP0007
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
Los funcionarios pblicos pueden cumplir cometidos funcionarios que los

obliguen a desplazarse dentro o fuera de su lugar de desempeo habitual
para realizar labores especficas inherentes al cargo que sirven.
[Referencia: Estatuto Administrativo]
2.Objetivo
Permitir que funcionarios de la Facultad puedan realizar actividades

dentro y fuera de su lugar de trabajo y que requieran algn tipo de
desplazamiento, todas estas actividades deben pertenecer a las
necesidades de la Facultad o en relacin a actividades del cargo.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria
Decreto Universitario N 4263/1985

6.1 Responsable
6.2 Actividad
Jefe Directo
Solicitante
Autoriza cometido
funcionario.
-Formulario de Cometido
Funcionario
Administrativo
Unidad de Personal
Se recepciona formulario
y carta de la unidad
solicitante y se verifica
pago de viatico.
-Formulario de Cometido
Funcionario.
Se ingresa los datos y

SISPER.
-decreto
Administrativo
Unidad de Personal
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
-carta de solicitud.
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
39
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
Administrativo
Unidad de Personal
Enva documentos a
Facultad.
6.4 Documentos
Decreto como
refrendacin de las
como transcriptor
-transcripcin
-decreto
-transcripcin
-formulario
Vicedecanato
Firma decreto.
-decreto
Decanato
Firma decreto.
-decreto
Contralora Interna
Universitaria
Control de legalidad.
-decreto
Recibe decreto y
documentos firmados
por las autoridades.
-decreto
Administrativo
Unidad de Personal
Administrativo
Unidad de Personal
10
Recibe copia decreto y

lo enva a Jefe Unidad
de Contabilidad si
requiere pago de viatico.
-copia decreto
Administrativo
Unidad de Personal
11
Archiva copia decreto en

la carpeta del
funcionario. Entrega
copia a Administrativo
Unidad de Personal para
el registro en tarjeta
funcionaria.
-copia decreto
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
40
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
41

Comisiones acadmicas
Cdigo: UP0008
Fecha: 06/10/2010
Las Comisiones Acadmicas se otorgan para los siguientes casos:

a. Presentacin de trabajos y/o participacin de eventos cientficos,
literarios o artsticos,
1.Descripcin
b. Concurrencia a universidades u otras instituciones similares, nacionales

o extranjeras, en representacin de la Universidad, Facultad o Instituto
Interdisciplinario correspondiente,
c. Actualizacin o complementacin de conocimientos y/o realizacin de
trabajos de investigacin o creacin artstica y de redaccin de obras, sea
en forma individual o en algn organismo nacional, internacional o
extranjero.
Poder otorgar comisiones acadmicas con goce de remuneraciones por
un periodo fraccionado o continuo de 60 das a los acadmicos de las
jerarquas y categora de Profesor y de 30 das a los Instructores y
Ayudantes.
2.Objetivo

9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal
Decreto Universitario N 4263 de 1985

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Comit de
Resoluciones de la
Facultad
Reciben solicitud
comisiones acadmicas
si se aprueba emite una
acta resolucin
comisiones acadmicas.
6.4 Documentos
-acta resolucin
-documentacin de
respaldo
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
42
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefe de Unidad
Personal
6.4 Documentos
Recibe acta resolucin

y documentacin de
respaldo.
-acta resolucin
-documentacin de
respaldo
Jefe de Unidad
Personal
Analiza el financiamiento
otorgado.
Jefe de Unidad
Personal

SISPER.
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin
Jefe de Unidad
Personal
Enva fotocopia decreto

y despacha documentos
a Oficina central de
partes para la firmas
autoridades de la
Facultad.
-decreto
-decreto
Decreto como
refrendacin de la
existencia de fondos y
como transcriptor.
-transcripcin
-transcripcin
-formulario
Vicedecanato
Firma decreto.
-decreto
Decanato
Firma decreto.
-decreto
Contralora Interna
Universitaria
-decreto
Jefe de Unidad
Personal
10
Recibe copia de decreto

y si tiene financiamiento
entrega copia a Unidad
de Contabilidad o
Unidad de Gestin.
-decreto
Registra en base datos

antecedentes de
comisin y archiva copia
de los antecedentes.
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
43
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefe de Unidad
Personal
11
Entrega copia decreto a

Personal para registro
en tarjeta funcionaria.
6.4 Documentos
-copia decreto
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
44
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
45

Cotizacin de salud
Cdigo: UP0009
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
Se entiende como beneficiario tanto a la persona que se afilia a una

Isapre como a las cargas que esta incluya en su plan (hijos, esposa,
abuelos). El afiliado suscribe con la Isapre un contrato complementario de
salud, ya que viene a complementar las prestaciones bsicas cubiertas
por el AUGE-GES.
2.Objetivo
Realizar los descuentos en materia de salud a los funcionarios de la

Facultad como determina la ley.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Isapre
Realizan el Formulario
nico de Notificacin
(FUN).
-Formulario nico de
Notificacin
Solicitante
Firma y aprueba las

condiciones del
Formulario nico de
Notificacin (FUN).
-Formulario nico de
Notificacin
Administrativo
Unidad de Personal
Se recibe formulario
FUN
-Formulario nico de
Notificacin
Administrativo
Unidad de Personal
Se busca ficha en el
sistema de personal.
-ficha personal
Administrativo
Unidad de Personal
Se verifican los datos del

funcionario.
-ficha personal
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
46
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo
Unidad de Personal
Se ingresan datos al
sistema SISPER para su
posterior descuento en
la remuneracin del
funcionario.
Administrativo
Unidad de Personal
Mantiene en su poder el
FUN para revisin de
planillas, para ingresar a
tarjeta funcionaria y
posterior archivo en
carpeta funcionaria.
6.4 Documentos
Los valores que se

ingresan son
expresados en
porcentaje, en Unidades
de Fomento o en monto
fijo.
-Formulario nico de
Notificacin
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
47
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
48

Fianzas de fidelidad funcionaria
Cdigo: UP0010
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
Todo funcionario o empleado que tenga a su cargo la recaudacin,

administracin o custodia de fondos o bienes fiscales, de cualquier
naturaleza, deber rendir una caucin (Garanta que una persona da a
otra de que cumplir lo pactado, prometido o mandado, mediante la
presentacin de fiadores, la obligacin de bienes o la prestacin de
juramento), para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y
obligaciones. [Referencia: Estatuto Administrativo]
2.Objetivo
Que los funcionarios de la Facultad rindan fianza cuando en razn de su

cargo tengan la administracin y custodia de fondos o bienes de la
Universidad, de conformidad con la Ley Orgnica Constitucional de la
Contralora General de la Repblica.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal
Ley 18.834 Estatuto Administrativo. Ley 10.336 de la Contralora General

de la Repblica.

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
Recibe y gestiona la
solicitud de fianza.
- solicitud de fianza
Administrativo
Unidad de Personal
Enva propuesta de
fianza a interesado para
su firma.
-propuesta de fianza
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
49
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
Se recibe solicitud
propuesta de fianza
firmada por el interesado
y se realiza oficio de
propuesta de fianza y se
enva a aseguradora
para posterior trmite en
Contralora General de
la Repblica.
-oficio de propuesta de
fianza
Administrativo
Unidad de Personal
Recibe fianza tramitada

por Contralora General
de la Repblica y
procede a ingresar al
sistema SISPER para
descuento.
fianza
Administrativo
Unidad de Personal
Se archiva oficio.
fianza
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
50
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
51

Licencias mdicas
Cdigo: UP0011
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
Es el derecho que posee todo trabajador activo dependiente o

independiente que por causa de una enfermedad, tiene que ausentarse
de su trabajo, de manera parcial o total, si as lo ha indicado un mdico
cirujano, un cirujano dentista o una matrona (sta ltima para pre y post
natales). Este derecho se certifica a travs de un formulario que constituye
un justificativo para ausentarse del trabajo de manera total o parcial segn
indique el profesional que la extiende.
2.Objetivo
Poder entregar esta prestacin a los funcionarios de la Facultad y que

necesiten ausentarse de su lugar de trabajo pro el tiempo en que haya
determinado un profesional de la salud.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo
Unidad de Personal
Se recepciona licencia
mdica enviada por el
funcionario y aprobada
por un profesional de la
salud.
6.4 Documentos
-licencia mdica
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
52
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
Recepciona licencia
mdica y verifica los
antecedentes.
-formulario de licencia
mdica
Administrativo
Unidad de Personal
Se ingresan los datos y

se elabora el decreto en
SISPER.
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
-transcripcin
Administrativo
Unidad de Personal
Recibe y dispone a
despachar documentos
y decreto a las
autoridades de la
Facultad.
-decreto
Obtiene del SISPER las

ltimas 3 liquidaciones
de sueldo, informacin
necesaria para proceder
a llenar la licencia
mdica.
-decreto
-documentos del
solicitante
-DFL N 150
-transcripcin
Vicedecanato
Firma decreto.
-decreto
Decanato
Firma decreto.
-decreto
Contralora Interna
Universitaria
Control de Legalidad.
-decreto
Administrativo
Unidad de Personal
Recibe copia decreto se

ingresa a base de dato
interna y se archiva el
documento.
-copia decreto
Administrativo
Unidad de Personal
10
Fotocopia y enva
licencia mdica a la
Institucin encargada de
la cobertura de salud.
-licencia mdica
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
53
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
54

Revisin pago de remuneraciones del personal general
Cdigo: UP0012
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
Todo cargo pblico necesariamente deber tener asignado un grado de

acuerdo con la importancia de la funcin que se desempee y, en
consecuencia, le corresponder el sueldo de ese grado y las dems
remuneraciones a que tenga derecho el funcionario. [Referencia: Estatuto
Administrativo]
2.Objetivo
Realizar la revisin de la planilla de pagos de los funcionarios de la

Facultad y que permita entregar la remuneracin asignada en referencia a
su cargo u otros descuentos o asignaciones que procedan.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Servicios centrales
Emite Planillas de
sueldos.
Estas planillas contienen

informacin de la
remuneracin que va
obtener cada funcionario
en relacin a su cargo,
tambin salen en detalle
todos los descuentos
legales o de otro tipo
que pueda tener el
funcionario, como
tambin las
asignaciones o bonos
que puedan tener.
-planillas de sueldos
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
55
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo
Unidad de Personal
Revisa que estn

correctos todos los
haberes de cada
funcionario.
Verificar que vengan a

pago las modificaciones
del mes.
Se verifican descuentos
legales y personales, si
son correctos los datos
entregados en las
planillas se enva por
correo electrnico a
Servicios Centrales para
que procedan a realizar
el pago, si no lo es se
notifica va correo
electrnico que
rectifiquen el pago.
Procede con
autorizacin de Servicios
Centrales a la impresin
de planillas de sueldos
del mes y a archivo, a la
impresin de la
estructura mensual y a
la impresin de
Resumen de Costos por
Organismo mensual
(Planilla que se entrega
a la Unidad de
Contabilidad).
(Encargado de
Remuneraciones)
Administrativo
Unidad de Personal
6.4 Documentos
(Encargado de
Remuneraciones)
Administrativo
Unidad de Personal
(Encargado de
Remuneraciones)
Administrativo
Unidad de Personal
(Encargado de
Remuneraciones)
-estructura mensual
-Resumen de Costos por
Organismo
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
56
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
57

Permisos administrativos con goce de sueldo
Cdigo: UP0013
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
Los funcionarios podrn solicitar permisos para ausentarse de sus labores

por motivos particulares hasta por seis das hbiles en el ao calendario,
con goce de remuneraciones. Estos permisos podrn fraccionarse por
das o medios das. [Referencia: Estatuto Administrativo]
2.Objetivo
Permitir a los funcionarios de la Facultad ausentarse por motivos

particulares de su trabajo sin que sea menoscabada su remuneracin.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefe Directo
Solicitante
El Jefe Directo autoriza

el formulario de permiso
administrativo con firma
y VB en el documento.
6.4 Documentos
-Formulario de Solicitud
Permiso Administrativo
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
58
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
Se recepciona el
formulario de permiso
administrativo, se
corroboran das
disponibles, se registra
en cuaderno de control
de permisos, y se enva
a VB del Director
Econmico y
Administrativo y VB del
Vicedecano.
Director Econmico
y Administrativo
Da VB al permiso.
Vicedecanato
Firma el Formulario de
Administrativo
Unidad de Personal
Recibe formulario con

VB de las autoridades
y procede a ingresar los
datos en el sistema
SISPER para creacin
de decreto colectivo.
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
-transcripcin
-decreto
Administrativo
Unidad de Personal
Enva documentos a
Facultad.
-decreto
-transcripcin
-formulario
Vicedecanato
Firma decreto.
-decreto
Decanato
Firma decreto.
-decreto
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
59
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Contralora Interna
Universitaria
10
-decreto
Administrativo
Unidad de Personal
11
Recibe decretos
firmados por las
autoridades de la
Facultad.
-decreto
Se recibe copia de
decreto tramitado y se
entrega copia a
en tarjeta de
funcionarios y archivo.
Administrativo
Unidad de Personal
12
Se enva a encargada
de revisin de asistencia
y archiva decreto.
-copia decreto
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
60
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
61

Prrroga de los nombramientos a personal de contrata
Cdigo: UP0014
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
Empleo a contrata es aqul de carcter transitorio que se consulta en la

dotacin de una institucin. Los empleos a contrata, durarn, como
mximo, slo hasta el 31 de diciembre de cada ao y los empleados que
los sirvan expirarn en sus funciones en esa fecha, por el solo ministerio
de la ley, salvo que hubiere sido propuesta la prrroga con treinta das de
anticipacin a lo menos. [Referencia: Estatuto Administrativo]
2.Objetivo
Realizar la prrroga de funcionarios a contrata de la Facultad previa

autorizacin del Decano.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante el trmino de la fecha de la contrata.
5.Marco Legal

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefe de Unidad
Personal
Imprimen del SISPER

listado de prrrogas de
personal a contrata y
enva al Sr. Decano.
Decanato
Se procede prorrogas si
es as se enva
informacin a Unidad de
Personal.
Jefe de Unidad
Personal

sistema SISPER.
6.4 Documentos
-listado de prrrogas de
personal a contrata
-decreto
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
62
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
Decreto como
refrendacin de las
como transcriptor.
-transcripcin
Jefe de Unidad
Personal
Enva documentos a
Facultad.
-decreto
-transcripcin
Vicedecanato
Firma decreto.
-decreto
Decanato
Firma decreto.
-decreto
Contralora Interna
Universitaria
Control de legalidad
-decreto
Jefe de Unidad
Personal
Recibe decreto firmados

por las Autoridades.
-decreto
-copia decreto
Se entrega copia a
en tarjeta funcionaria.
Jefe de Unidad
Personal
10
Recibe copia del

decreto. Se enva copia
de decreto al interesado.
-tarjeta de funcionarios
-copia decreto
Archiva copia decreto en

la carpeta del
funcionario.
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
63
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
64

Realizacin de nombramientos de los funcionarios
Cdigo: UP0015
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
El nombramiento es el acto jurdico en la cual a un funcionario se hace

titular de su cargo con lo cual debe realizar y cumplir las funciones a las
cuales se le ha encomendado.
2.Objetivo
Poder contar con los funcionarios de colaboracin y acadmicos

necesarios para las actividades de la Facultad.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Decanato
Decano autoriza el
ingreso de nuevo
funcionario a la Facultad
previas caractersticas
aprobadas.
6.4 Documentos
-decreto
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
65
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad
Personal
-certificado de estudios,
ttulos o post grados
Se pide a nuevo
funcionario toda la
documentacin
necesaria de ingreso.
-copia cedula identidad

-certificado de salud
compatible con el cargo
-certificado de servicio
militar
militar
-certificado de
nacimiento
-certificado de
antecedentes
-declaracin de no haber
cesado en cargo pblico
por medida disciplinaria
-declaracin sobre
probidad administrativa
Jefe de Unidad
Personal

SISPER.
-decreto
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
-transcripcin
Jefa Unidad de
Personal
Enva documentos a
Facultad.
-decreto
-transcripcin
-documentos anexos
Vicedecanato
Firma decreto.
-decreto
Decanato
Firma decreto.
-decreto
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
66
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Contralora Interna
Universitaria
-decreto
Contralora General
de la Repblica
-decreto
Jefe de Unidad
Personal
10
Recibe decreto firmado

-decreto
-carpeta hoja de vida
Se recibe copia decreto,

se enva copia al
funcionario y una copia
se archiva en carpeta
funcionaria.
Jefe de Unidad
Personal
11
-copia decreto
Entrega copia de
decreto y documentos a
administrativo Unidad de
Personal para registro y
confeccin de
confeccin de carpeta
funcionaria y revisin de
planillas de sueldos.
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
67
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
68

Registro de afiliacin a fondo de pensiones
1.Descripcin
Cdigo: UP0016
Fecha: 06/10/2010
La afiliacin es la relacin jurdica entre un trabajador y el sistema de

pensiones de vejez, invalidez y sobrevivencia que origina los derechos y
obligaciones que la ley establece, en especial, el derecho a las
prestaciones y la obligacin de cotizacin.
La afiliacin al sistema es nica y permanente. Subsiste durante toda la
vida del afiliado, ya sea que se mantenga o no en actividad, que ejerza
una o varias actividades simultneas o sucesivas, o que cambie de
institucin dentro del sistema.
Realizar los descuentos en materia de afiliacin fondo de pensiones a los
funcionarios de la Facultad como determina la ley.
2.Objetivo

9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Decreto ley n 3.500

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
AFP
AFP.
AFP: Administradoras de
Fondos de Pensiones
- Formulario AFP.
Solicitante
Firma y aprueba las

condiciones del
Formulario AFP.
- Formulario AFP
Administrativo
Unidad de Personal
AFP.
- Formulario AFP
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
69
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo
Unidad de Personal
Administrativo
Unidad de Personal

funcionario.
Administrativo
Unidad de Personal
SISPER para su
la remuneracin del
funcionario.
Administrativo
Unidad de Personal
Mantiene en su poder
carta de AFP, para
revisin de planillas,
para ingresar a tarjeta
funcionaria y posterior
archivo en carpeta
funcionaria.
6.4 Documentos
-ficha personal
Los valores que se

ingresan son
expresados
comnmente en
porcentaje de la
remuneracin del
funcionario.
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
70
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
71

Retenciones judiciales
Cdigo: UF0017
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
Es un descuento de carcter judicial, que recae exclusivamente sobre

remuneraciones del trabajador. Las ms comunes son las pensiones
alimenticias.
2.Objetivo
Realizar este descuento emanado de la justicia a los funcionarios de la

Facultad, es correspondiente realizarlo debido a las responsabilidad que
posee la Universidad en aplicar estas sentencias judiciales en sus
funcionarios.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

6.1 Responsable
6.2 Actividad
Juzgado
Recibe dictamen de
retencin y lo firma.
-dictamen de retencin
Administrativo
Unidad de Personal
Se recibe dictamen de
retencin y planilla de
retenciones judicial.
-dictamen de retencin
Administrativo
Unidad de Personal
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
-planilla de retenciones
judicial
Se revisa y se procede a
hacer los clculos de
descuentos al
funcionario.
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
72
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo
Unidad de Personal
Se ingresan datos a
SISPER (detalle de
retencin judicial).
Servicios centrales
Enva cheque de pago

de retencin judicial.
Administrativo
Unidad de Personal
Se recibe cheque y se
deposita a cuenta de
afectado o se le enva.
6.4 Documentos
- cheque de pago
El funcionario lo realiza
de manera manual y
personalmente este
paso.
- cheque de pago
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
73
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
74

Renuncia Funcionario
Cdigo: UP0018
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
La renuncia del trabajador debe darse por escrito y con una anticipacin
de, a lo menos, 30 das. La circunstancia de haberse dado el aviso de
trmino de contrato por renuncia voluntaria del trabajador con menos de
30 das de anticipacin.
2.Objetivo
Permitir que funcionarios de la Facultad lleven a cabo el proceso de

renuncia de su cargo con los eventuales pagos de indemnizacin y otras
obligaciones de ambas partes en la secesin de actividades.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal
Estatuto Administrativo Ley 18.834

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Funcionario
Funcionario enva carta

informando decisin de
renunciar.
-carta
Jefe Directo
Solicitante
Autoriza carta de
renuncia.
-carta
Jefa Unidad de
Personal
Se recepciona solicitud y
carta de la unidad
solicitante y se verifica
pago de viatico.
-formulario
-carta de solicitud
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
75
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefa Unidad de
Personal
Recibe formulario
renuncia firmado por el
interesado, y se ingresa
los datos al SISPER
para la creacin del
decreto.
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
Jefa Unidad de
Personal
Enva documentos a
Facultad.
6.4 Documentos
Decreto como
refrendacin y como
transcriptor.
-transcripcin
-decreto
-transcripcin
-formulario
Vicedecanato
Firma decreto.
-decreto
Decanato
Firma decreto.
-decreto
Contralora Interna
Universitaria
-decreto
Contralora General
de la Repblica
10
Toma de razn.
-decreto
Jefa Unidad de
Personal
11
Recibe decreto firmados

-decreto
-copia decreto
Enva copia decreto al

interesado y archiva una
copia en la carpeta
funcionaria.
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
76
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
77

Asignacin Complementaria Universitaria
1.Descripcin
Cdigo: UP0019
Fecha: 06/10/2010
Este beneficio es otorgado por el Sr. Rector de la Universidad, conforme a

la proposicin del Jefe de Servicio de cada Facultad u Organismo.
Tal como su nombre lo seala es un beneficio que se entrega para
complementar la remuneracin del respectivo cargo.
Entregar este beneficio monetario a los funcionarios que son beneficiados
una vez cumplidos los requisitos exigidos por la Universidad.
2.Objetivo

9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Decreto Universitario N 5.507 de 1991

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefa Unidad de
Personal
Recibe instruccin del

Decano o Director
Econmico
Administrativo en donde
se informa entregar
Asignacin
Complementaria
Universitaria a
funcionario.
La Asignacin
Complementaria
Universitaria su monto
no podr exceder del
equivalente a 7 veces el
Sueldo Base de Grado
1 de la Escala de
Sueldos.
-carta
Jefe de Unidad
Personal

SISPER.
Es un decreto de tipo
colectivo.
-decreto
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
-transcripcin
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
78
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefa Unidad de
Personal
Enva documentos a
Facultad.
6.4 Documentos
-decreto
-transcripcin
-documentos anexos
Vicedecanato
Firma decreto.
-decreto
Decanato
Firma decreto.
-decreto
Contralora Interna
Universitaria
-decreto
Jefe de Unidad
Personal

por las autoridades y
archiva en la carpeta del
funcionario.
-decreto
Entrega copia a
Administrativo de
de planillas de sueldo.
-copia decreto
Jefe de Unidad
Personal
-copia decreto
-planillas de sueldo
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
79
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
80

Trienio
Cdigo: UP0020
Fecha: 06/10/2010
Son los funcionarios de la Facultad que esta acogidos a la ley mdica

base (ley 15.076 ley mdica) cada tres aos le corresponde un aumento
de su sueldo en base a un porcentaje sobre su sueldo base (ley 15.076
ley medica).
1.Descripcin
Los profesionales que pertenecen a esta ley son los siguientes:

Los mdicos-cirujanos, farmacuticos o qumicos-farmacuticos,
bioqumicos y cirujanos dentistas, que desempeen funciones
profesionales en cargos o empleos remunerados a base de sueldo.
Entregar este beneficio monetario a los funcionarios que se encuentran
acogidos a la ley 15.076.
2.Objetivo

9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal
Ley 15.076 ley mdica

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefa Unidad de
Personal
Revisa tabla que

contiene los funcionarios
que estn acogidos a la
Ley 15.076 y verifica si
estn en cumplimiento
de su Trienio.
Se revisa cada mes.
-tabla de funcionarios
Jefa Unidad de
Personal
Revisa que el
funcionario posea
Trienio y el porcentaje
que debe ser asignado.
Ley expresa cuales son

los porcentajes que
deben asignrseles a los
funcionarios acogidos a
esta ley en base a su
antigedad.
-tabla de funcionarios
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
81
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad
Personal

SISPER.
-decreto
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
-transcripcin
Jefa Unidad de
Personal
Enva documentos a
Facultad.
-decreto
-transcripcin
-documentos anexos
Vicedecanato
Firma decreto.
-decreto
Decanato
Firma decreto.
-decreto
Contralora Interna
Universitaria
-decreto
Contralora General
de la Repblica
-decreto
Jefe de Unidad
Personal
10

-decreto
-copia decreto
Jefe de Unidad
Personal
Jefe de Unidad
Personal
11
12
Entrega copia a
Administrativo de
-decreto
Se recibe copia decreto,

se enva copia al
funcionaria.
-decreto
-copia decreto
-copia decreto
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
82
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
83

Calificaciones
Cdigo: UP0021
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
El sistema de calificacin tendr por objeto evaluar el desempeo y las

aptitudes de cada funcionario, atendidas las exigencias y caractersticas
de su cargo. Servir de base para el ascenso, los estmulos y la
eliminacin del servicio.
2.Objetivo
Llevar el registro de las calificaciones realizadas en la Facultad y realizar

las calificaciones de los Funcionarios dependientes de la Unidad de
Personal.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Decreto Universitario N 5.507 de 1991

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefa Unidad de
Personal
Recibe correo
electrnico de Servicios
Centrales informando
que se encuentra abierto
el periodo de
calificaciones de los
funcionarios de la
Facultad e informando
en que tramo se
encuentra.
La calificacin se realiza
en una vez al ao, los
tramos que componen la
calificacin se
encuentran:
-correo electrnico
Informe uno, Informe

dos, precalificacin y
calificacin.
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
84
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefa Unidad de
Personal
Realiza calificacin de
sus funcionarios de
acuerdo a los
parmetros solicitados
de la Universidad y en
los tramos en el cual se
encuentra la calificacin.
Jefa Unidad de
Personal
Se compara informacin
de los informes con la
informacin entregada al
sistema SISPER.
En relacin a las
actividades y el actuar
en materia
administrativa de los
funcionarios durante el
periodo de calificacin.
-informes
Jefa Unidad de
Personal
Lleva el registro de las

calificaciones de la
Facultad de todos los
Directores y Jefes.
Esta base se revisa

detalladamente,
corroborando la
integridad los datos.
Finalmente se remiten
las observaciones a la
Base de Datos a la
Direccin de Recursos
Humanos de la
Universidad.
-informe
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
85
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
86

Contrataciones
Cdigo: UP0022
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
Es formalizar con apego a la ley, la futura relacin de trabajo para

garantizar los intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de
la Facultad.
2.Objetivo
Poder contar con los funcionarios de colaboracin y acadmicos

necesarios para las actividades de la Facultad.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Comisin
La Comisin autoriza el
ingreso de nuevo
funcionario a la Facultad
previas caractersticas
aprobadas.
6.4 Documentos
-resolucin
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
87
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad
Personal
-certificado de estudios,
ttulos o post grados
Se solicita a nuevo
funcionario toda la
documentacin
necesaria de ingreso.
Recibe de la Comisin la
jerarqua o tramo
expuesto de la nueva
contratacin.
-copia cedula identidad

-certificado de salud
compatible con el cargo
militar
militar
-certificado de
nacimiento
-certificado de
antecedentes
-declaracin de no haber
cesado en cargo pblico
por medida disciplinaria
-declaracin sobre
probidad administrativa
Jefe de Unidad
Personal

SISPER.
-decreto
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
-transcripcin
Jefa Unidad de
Personal
Enva documentos a
Facultad.
-decreto
-transcripcin
-documentos anexos
Vicedecanato
Firma decreto.
-decreto
Decanato
Firma decreto.
-decreto
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
88
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Contralora Interna
Universitaria
-decreto
Contralora General
de la Repblica
Toma de Razn.
-decreto
Jefe de Unidad
Personal
10

-decreto
-copia decreto
Jefe de Unidad
Personal
11
Entrega copia de
decreto y documentos a
administrativo Unidad de
Personal para registro y
confeccin de
confeccin de carpeta
funcionaria y revisin de
planillas de sueldos.
-carpeta funcionaria
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
89
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
90

Elaboracin del escalafn
Cdigo: UP0023
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
Es un ordenamiento de funcionarios pblicos confeccionado por las

instituciones con el resultado de las calificaciones ejecutoriadas; se
ordena a los funcionarios de cada grado de la respectiva planta, por la
lista de clasificacin, y dentro de la misma, en forma decreciente,
conforme al puntaje obtenido.
2.Objetivo
Realizar el escalafn de la Facultad de Ciencias Qumicas y

Farmacuticas de acuerdo a los cambios que se realicen en l, en el
respectivo ao.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Una vez al ao.
5.Marco Legal

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefa Unidad de
Personal
Realiza los cambios en

el escalafn de los
funcionarios de planta
de la Facultad cada ao.
-informe escalafn de la
Facultad de Ciencias
Qumicas y
Farmacuticas
Jefa Unidad de
Personal
Verifica que funcionario

le corresponde ascender
y ordenar en relacin a
los requisitos.
Qumicas y
Farmacuticas
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
91
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad
Personal

SISPER.
Director Econmico
y Administrativo
Firma decreto.
Rector Universidad
de Chile
Firma el decreto
-decreto
Jefe de Unidad
Personal
Enva el escalafn a la
Direccin de Recursos
Humanos de la
Qumicas y
Farmacuticas
Direccin de
recursos Humanos
de la Universidad
de Chile
Enva el escalafn a la
Contralora General de
la Repblica
Jefe de Unidad
Personal
Corrige las
observaciones que
puedan presentarse al
escalafn.
Qumicas y
Farmacuticas
Jefe de Unidad
Personal
Enva copia del decreto

a Administrativo de
-copia decreto
Notifica al funcionario
cambio en el escalafn.
-copia decreto
Jefe de Unidad
Personal
10
-decreto
Verifica fondos
monetarios.
-decreto
Si existiese dudas o
alguna observacin que
emita la Contralora
General de la Repblica
realiza la correccin la
Unidad de Personal.
Qumicas y
Farmacuticas
-planillas de sueldo
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
92
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
93

Planilla complementaria
1.Descripcin
Cdigo: UP0024
Fecha: 06/10/2010
La planilla complementaria tiene por objeto enterar la diferencia de

remuneracin de un docente cuando sta sea inferior a la total mnima
fijada por ley, necesario es concluir que solamente se vern beneficiados
con dicha planilla aquellos docentes que estando vinculados con el
establecimiento educacional en virtud de un contrato de trabajo a la fecha
de entrada en vigencia de una ley que incremente las remuneraciones, su
remuneracin mensual no alcanzare el monto fijado para la total mnima,
de acuerdo a sus horas contratadas.
Entregar planilla complementaria a los funcionarios que la requieran de
acuerdo a resolucin de las autoridades de la Facultad.
2.Objetivo

9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Servicios centrales
Emite planillas de
sueldos.
Estas planillas contienen

informacin de la
remuneracin que va
obtener cada funcionario
en relacin a su cargo.
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
94
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
Revisa que estn

correctos todos los
haberes de cada
funcionario. Y que se
encuentren las planillas
complementarias
integradas a la
remuneracin del
funcionario.
Se debe ingresar al
sistema SISPER las
planillas
complementarias del
funcionario si no se
encuentra integrada en
el las planillas de los
Servicios Centrales de la
Universidad.
Administrativo
Unidad de Personal
Verificar que vengan a

pago las modificaciones
del mes.
Administrativo
Unidad de Personal
Procede con
autorizacin de Servicios
Centrales a la impresin
de planillas de sueldos
del mes y a archivo, a la
impresin de la
estructura mensual y a
la impresin de
Resumen de Costos por
Organismo mensual
(Planilla que se entrega
a la Unidad de
Contabilidad).
-estructura mensual
-Resumen de Costos por
Organismo
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
95
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
96

Jubilaciones
Cdigo: UP0025
Fecha: 06/10/2010
1.Descripcin
Es la proteccin social de la vejez, en forma de pago mensual a los

beneficiarios de las prestaciones cuando stos han llenado ciertos
requisitos de edad o aos de servicios y se aprueba este beneficio por
una institucin o autoridad competente.
2.Objetivo
Entregar planilla complementaria a los funcionarios que la requieran de

acuerdo a resolucin de las autoridades de la Facultad.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria

6.1 Responsable
6.2 Actividad
Funcionario
Se acerca a la Unidad
de Personal, solicita que
comience el proceso de
jubilacin de su vida
laboral.
Administrativo
Unidad de Personal
6.3 Observaciones
Realiza certificado del

empleador que contiene
las ltimas rentas 36, y
se entrega adems otros
requisitos que requieran
la Institucin
Administradora de los
Fondos de Pensiones.
6.4 Documentos
.
Se verifican que estn
todos los datos escritos
correctamente.
-certificado del
empleador
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
97
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Director Econmico
y Administrativo
Firma certificado del

empleador.
-certificado del
empleador
Administrativo
Unidad de Personal
Realiza el certificado de
realizacin de servicios.
Se realiza la solicitud de
desahucio si se requiere.
En este certificado se
especifican los cargos
que ha tenido el
funcionario durante su
vida laboral en la
Facultad.
-certificado de
realizacin de servicios
Administrativo
Unidad de Personal
Ingresa los datos y se

elabora el decreto
SISPER.
-decreto
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
-transcripcin
Administrativo
Unidad de Personal
Enva documentos a
Facultad.
-decreto
-transcripcin
-documentos anexos
Vicedecanato
Firma decreto.
-decreto
Decanato
Firma decreto.
-decreto
Contralora Interna
Universitaria
10
-decreto
Contralora General
de la Repblica
11
Toma de Razn.
-decreto
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
98
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo
Unidad de Personal
12

6.4 Documentos
-decreto
Se enva formulario al
funcionario para que
entregue a Institucin
Administradora de los
Fondos de Pensiones
para que comiencen a
cancelar la jubilacin del
funcionaria.
-copia decreto
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
99
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
100

Feriado legal complementario
Cdigo: UP0026
Fecha: 06/10/2010
Se entiende por feriado el descanso a que tiene derecho el funcionario,

con el goce de todas las remuneraciones durante el tiempo y bajo las
condiciones que la ley establece.
Para los funcionarios regidos por el Estatuto Administrativo, el feriado
correspondiente a cada ao calendario es de quince das hbiles para los
funcionarios con menos de quince aos de servicio, y de veinte das
hbiles para los funcionarios con quince o ms aos de servicio y menos
de veinte, y de veinticinco das hbiles para los funcionarios con veinte o
ms aos de servicio.
1.Descripcin
Realizar el procedimiento de feriado legal complementario a los

funcionarios que los requieran, estableciendo si cumplen con los
requisitos que expresa la ley.
2.Objetivo

9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Funcionario
Llena el formulario
feriado legal
complementario
6.4 Documentos
-formulario feriado legal
complementario
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
101
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe del
Funcionario
-formulario feriado legal

complementario
Firma (aprueba) el
formulario feriado legal
complementario y los
das de feriado legal
complementario que se
asignar.
Tambin lo firma el
Decano, Vicedecano y
Director Econmico y
Administrativo.
Administrativo
Unidad de Personal

SISPER.
-decreto
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
-transcripcin
Administrativo
Unidad de Personal
Enva documentos a
Facultad.
-decreto
-transcripcin
-documentos anexos
Vicedecanato
Firma decreto.
-decreto
Decanato
Firma decreto.
-decreto
Contralora Interna
Universitaria
-decreto
Administrativo
Unidad de Personal

-decreto
Y archiva en la carpeta
hoja de vida del
funcionario.
-copia decreto
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
102
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
103

Cambio de sistema de salud
1.Descripcin
Cdigo: UP0027
Fecha: 06/10/2010
Afiliarse a una Isapre consiste en contratar un seguro de salud en el cual

se transfiere todo o parte del riesgo financiero asociado a una eventual
prdida del estado de salud. Este seguro se materializa en un contrato de
salud privado donde afiliado e Isapre acuerdan libremente los beneficios y
condiciones generales y especficas dentro de un marco reglamentario
establecido. Los contratos de salud tienen carcter individual y los planes
pueden ser individuales o grupales.
Realizar el procedimiento de cambio de Isapre a los funcionarios que lo
requieran.
2.Objetivo

9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Isapre
nico de Notificacin
(FUN).
-Formulario nico de
Notificacin
Solicitante
Firma y aprueba las

condiciones del
Formulario nico de
Notificacin (FUN) y el
cambio de Isapre.
-Formulario nico de
Notificacin
Administrativo
Unidad de Personal
FUN
-Formulario nico de
Notificacin
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
104
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
-ficha personal
Administrativo
Unidad de Personal

funcionario.
-ficha personal
Administrativo
Unidad de Personal
sistema SISPER para su
la remuneracin del
funcionario.
Administrativo
Unidad de Personal
Mantiene en su poder el
FUN para revisin de
planillas, para ingresar a
tarjeta funcionaria y
posterior archivo en
carpeta funcionaria.
Los valores que se

ingresan son
expresados en
porcentaje, en Unidades
de Fomento o en monto
fijo.
-Formulario nico de
Notificacin
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
105
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
106

Horas extraordinarias
1.Descripcin
Cdigo: UP0028
Fecha: 06/10/2010
Horas Extraordinarias son aquellas que se conceder al funcionario que

deba realizar trabajos nocturnos o en das sbado, domingo y festivos o a
continuacin de la jornada de trabajo, siempre que no se hayan
compensado con descanso complementario. [Referencia: Estatuto
Administrativo]
Realizar el registro de los funcionarios que realizan horas extraordinarias
una vez que fueron programadas con su Jefe directo.
2.Objetivo

9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
Recibe carta de
programacin de horas
extraordinarias de los
funcionarios firmada por
su Jefe directo.
La cancelacin de horas
extraordinarias debe ser
acordada previamente
entre el funcionario y su
Jefe directo.
-carta de programacin
de horas extraordinarias
Administrativo
Unidad de Personal
Realiza decreto manual

de programacin de
Sacando nmero de
decreto en el sistema
SISPER. Es un decreto
de tipo colectivo. Se
realiza este
procedimiento al
personal de
colaboracin.
-decreto manual
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
107
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefa Unidad de
Personal
Enva documentos a
Facultad.
6.4 Documentos
-decreto
-transcripcin
-documentos anexos
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
-transcripcin
Decanato
Firma decreto.
-decreto
Contralora Interna
Universitaria
-decreto
Administrativo
Unidad de Personal
Recibe documentos y
realiza decreto de pago
de horas extraordinarias.
-decreto de pago
Jefe de Unidad
Personal

SISPER.
-decreto de pago
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
-transcripcin
Administrativo
Unidad de Personal
10
Enva documentos a
Facultad.
-decreto de pago
-transcripcin
-documentos anexos
Vicedecanato
11
Firma decreto.
-decreto de pago
Decanato
12
Firma decreto.
-decreto de pago
Contralora Interna
Universitaria
13
-decreto de pago
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
108
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de Personal
14
Entrega copia a
encargado de
remuneraciones para
que haga revisin de
planillas de sueldo y que
verifique el pago de
-copia decreto de pago
Administrativo
Unidad de Personal
15
Entrega copia del

decreto a Encargado de
Centro de Costos y
Encargado de Oficina
Contable.
-copia decreto de pago
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
109
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
110

Permisos administrativos sin goce de sueldo
Cdigo: UP0029
Fecha: 06/10/2010
El funcionario podr solicitar permiso sin goce de Remuneraciones:

1.Descripcin
a) por motivos particulares, hasta por seis meses en cada ao calendario,

y
b) para permanecer en el extranjero, hasta por dos aos.
Permitir a los funcionarios optar por permiso administrativo sin goce de
sueldo.
2.Objetivo

9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe Directo
Solicitante
El Jefe Directo autoriza

el formulario de permiso
sin goce de sueldo
firmado por el
funcionario.
permiso sin goce de
sueldo
Administrativo
Unidad de Personal

SISPER.
-decreto
Director Econmico
y Administrativo
Firma transcripcin.
-transcripcin
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
111
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo
Unidad de Personal
Enva documentos a
Facultad.
6.4 Documentos
-decreto
-transcripcin
permiso sin goce de
sueldo
Vicedecanato
Firma decreto.
-decreto
Decanato
Firma decreto.
-decreto
Contralora Interna
Universitaria
-decreto
Administrativo
Unidad de Personal
Recibe documentos y
entrega copia de decreto
a encargado de Revisin
de Planillas de
Remuneracin para que
haga los respectivos
descuentos.
-decreto
Archiva documentos en
carpeta de funcionarios.
-decreto
Administrativo
Unidad de Personal
-copia decreto
permiso sin goce de
sueldo
-copia decreto
permiso sin goce de
sueldo
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
112
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
113

Capacitacin
1.Descripcin
Cdigo: UP0030
Fecha: 06/10/2010
Se entender por capacitacin el conjunto de actividades permanentes,

organizadas y sistemticas destinadas a que los funcionarios desarrollen,
complementen, perfeccionen o actualicen los conocimientos y destrezas
necesarios para el eficiente desempeo de sus cargos o aptitudes
funcionarias.
Permitir a los funcionarios de la Facultad realizar capitaciones para que
actualicen o perfecciones sus conocimientos y destrezas necesarias para
un eficiente desempeo de sus cargos.
2.Objetivo

9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Coordinadora de
Capacitacin
Enva correo electrnico

indicando los
funcionarios que deben
inscribir cursos de
capacitacin.
La capacitacin puede
ser requerida para
personal de
colaboracin y
acadmicos.
-correo electrnico
Administrativo
Unidad de Personal
Realiza las fichas de

inscripcin y las remite a
Coordinadora de
Capacitacin para que
realicen las inscripciones
-fichas de inscripcin
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
114
6.1 Responsable
N
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo
Unidad de Personal
Recibe de Coordinadora
de Capacitacin carta de
compromiso que tiene
que ser firmado por el
Jefe directo del
funcionario que debe
realizar el curso.
Administrativo
Unidad de Personal
Realiza procedimiento
de Cometido
Funcionario para poder
cubrir al funcionario en
caso de accidente
durante las horas en que
este realiza su
capacitacin.
6.4 Documentos
-carta de compromiso
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
115
Elabor
Fecha de Emisin
06.10.10
Ver. 1.1
Ver. 1.1
116

Manual de Procedimientos de La Unidad de Personal PDF

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UNIVERSIDAD DE CHILE

FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS

DIRECCIN ECONMICA Y ADMINISTRATIVA

Jefe Unidad: Erika Jaa M.

Asignacin familiar .................................................................................................................... 32

El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos

John Rebolledo Verdejo

2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin

La creacin de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la

3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin

3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas

La Facultad ejerce esta misin con excelencia, sentido de compromiso, de modo

3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la

3.5 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)

En la actualidad el rea de Direccin

se encuentra fsicamente en la Direccin de

3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)

4. Captulo 3: Unidad de Personal

El rea de Personal de la DIRECAD cumple con la funcin de llevar la gestin y registro

se encuentra fsicamente en la Direccin Econmica y

4.4 Funciones especficas

Jefe Unidad de Personal

Administrativo Unidad de Personal

Administrativo Unidad de Personal

Administrativo Unidad de Personal

5. Captulo 4: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Personal

A continuacin se describir los principales procedimientos de la Unidad de Personal,

5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos

Cdigo: Folio nico para cada

Definicin del procedimiento.

Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos

rea en donde transcurre el procedimiento.

Lapso temporal que trascurre el procedimiento.

Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.

5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos

A continuacin de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el

Ej.: Enva carta o

Ej.: Siempre y cuando la

Ej.: -solicitud de compra

1. Responsable (cargo): Identificacin del cargo o Unidad responsable de la actividad.

N: Nmero de identificacin de las actividades, sirve para ir sealando el orden de

5.3 Flujograma de Procedimientos

5.4 Simbologa Flujogramas

Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una

Es una operacin que por sus caractersticas y

Representa la toma de decisin en el procedimiento. La

Simboliza el documento resultante de la operacin

Simboliza que el procedimiento comienza o termina.

Simboliza que ms de un documento el que interviene

Subir informacin al sistema Portal Mercado Pblico.

Si un documento en parte derecha aparece este smbolo

Ej.: Los controles de legalidad que realiza la Contralora

6. Captulo 5: Procedimientos Unidad de Personal

Nombre del procedimiento

El convenio a honorarios es un mecanismo de prestacin de servicios que

Poder contar con servicios especficos y especializados de profesionales y

Durante todo el ao.

Ley 18.834 Estatuto Administrativo.

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO

Recibe carta de solicitud

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

Una vez que el decreto