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Ao leitor
O aprendizado de Excel sempre foi algo traumtico para a maioria dos usurios que do os primeiros passos na rea de informtica.
Isso porque so poucas as pessoas que buscam aprender Excel porque gostam efetivamente da ferramenta. Na maioria dos casos: s
por obrigao!
Processo diferente acontece com o aprendizado do Word ou
mesmo do PowerPoint, o qual motivado, na maior parte das vezes,
pelo desejo de digitar textos ou mesmo fazer animaes no computador. Sabemos que so poucos os verdadeiramente apaixonados
por clculos...
Lanado h 1 ano, o 101 Dicas de Excel chegou ao mercado
com uma proposta diferenciada: tornar o Excel mais acessvel a todos e o seu aprendizado menos traumtico, eliminando toda a teoria chata e se concentrando somente na parte prtica, por meio de
tutoriais claros e fceis de seguir.
Assim, consulte o ndice do livro, visualize o recurso que deseja
conhecer e, em poucos minutos, poder aprend-lo sem nenhuma
complicao.
Para satisfao de toda a equipe, essa frmula foi muito bem recebida pelos leitores que rapidamente fizeram com que o livro se tornasse um grande sucesso editorial, alcanando expressiva vendagem.
Agora estamos colocando no mercado a segunda edio do 101
Dicas de Excel atualizada para os recursos do Excel 2003, recentemente lanado.
Nosso objetivo desmistificar o Excel, tornando seu aprendizado
fcil e intuitivo. Para isso, mostramos em 101 dicas como pode ser
fcil usar os recursos extremamente poderosos desta ferramenta, eleita
por muitos especialistas como a melhor do pacote Microsoft Office.
Portanto, siga as prximas pginas para domin-la rapidamente. Certamente um dia voc vai precisar us-la.
Luis Matos
luismatos@digerati.com.br
Diretor Editorial
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ndice
Primeiros passos
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
10 Autopreenchimento ___________________________ 12
11 Copiando valores _____________________________ 14
12 Movendo e excluindo clulas ___________________ 14
13 Utilizando o Colar Especial _____________________ 15
14 O painel da rea de Transferncia _______________ 16
15 Localizando e substituindo dados _______________ 17
16 Trabalhando com comentrios __________________ 19
17 Limpando clulas _____________________________ 20
18 Localizando rapidamente clulas ________________ 21
Edio de dados
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Formatando a planilha
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Criao de grficos
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ndice
Impresso
A Internet
Dica
Dica
Dica
Dica
Tabelas dinmicas
Dica
Dica
Dica
Dica
Aspectos avanados
Dica 73 Procurando arquivos do computador no Excel ____ 67
Dica 74 Distribuindo texto em colunas __________________ 68
Dica 75 Vinculando planilhas __________________________ 68
Dica 76 Personalizando a barra de ferramentas ___________ 69
Dica 77 Construindo uma nova barra de ferramentas _________ 70
Dica 78 Ferramenta Solver ____________________________ 71
Dica 79 Protegendo a planilha _________________________ 73
Dica 80 Outras opes de proteo _____________________ 73
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Macros e Programao
Dica 97 Gravando uma nova macro _____________________ 88
Dica 98 Executando uma macro ________________________ 88
Dica 99 Outras opes de macro _______________________ 89
Dica 100 Criando uma funo para verificar se um nmero par 90
Dica 101 Criando uma funo para saber o tipo de um tringulo 91
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Primeiros passos
Dica 1 Inserindo e excluindo planilhas
Ao iniciar o aplicativo Microsoft Excel, voc se depara com
uma janela dividida em linhas e colunas. Esta folha quadriculada
chamada de planilha e nela que
voc vai trabalhar. O encontro de
uma linha com uma coluna chamado de clula e, para identificar
cada clula, h o que denominamos endereo. Se voc um dia j
brincou de batalha naval, no ter
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1. Posicione o ponteiro do
mouse entre uma coluna e
outra e observe que ele assumir a forma de uma seta
preta dupla.
2. Clique e arraste, assim a
largura da coluna esquerda
da seta ser alterada.
3. Note que, no momento em
que voc arrasta o mouse,
possvel ver a medida exata
da coluna.
Primeiros passos 9
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1. Coloque o ponteiro do
mouse entre uma linha e outra, at que aparea uma seta
preta dupla.
1. As colunas so sempre
inseridas esquerda daquela
que estiver selecionada. Por
exemplo, se a coluna vazia
deve aparecer entre as colunas
B e C, clique na coluna C. Voc
pode selecionar rapidamente a
coluna toda, pressionando Ctrl
+ barra de espao.
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4. Em seguida, clique no
menu Formatar > Coluna /
Linha > Reexibir.
Primeiros passos 11
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Edio de dados
Dica 10 Autopreenchimento
Se voc digitar um texto qualquer dentro de uma clula e preci-
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Primeiros passos 13
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1. D um clique na clula a
ser copiada.
2. Posicione o ponteiro do
mouse sobre uma das bordas
pretas das clulas selecio-
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al...
al.... Com ele, alm de colagem,
voc pode executar operaes entre a clula de origem e a de destino, como, por exemplo, operaes
de soma. Nesse caso, o valor da
clula de origem somado ao da
clula de destino.
Primeiros passos 15
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Primeiros passos 17
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Primeiros passos 21
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A1 12
B1 30
C1 27
D1 45
2. Toda frmula no Excel deve,
obrigatoriamente, comear
com o sinal de igual (=). Portanto, digite-o na clula D3
para comear uma nova frmula. Para construir as frmulas, voc utiliza os operadores:
+, -, * e /.
3. Voc vai realizar uma soma
simples com os valores
digitados. O resultado aparecer na mesma clula em que a
frmula for executada. Bem, em
vez de digitar: 12+ 30+27+45,
voc deve digitar: A1 + B1 +
C1 + D1. Fazendo isso, caso os
valores dessas clulas sejam alterados, a frmula continua vlida, pois o Excel far a soma
dos valores contidos em cada
uma das clulas, sejam eles
quais forem. Portanto, sempre
utilize os endereos das clulas
no lugar dos seus contedos.
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7. Voc tambm pode misturar intervalos com valores independentes, por exemplo:
=MDIA(A1:A5;A10).
8. Quando voc utiliza a funo MDIA, cada clula do
intervalo escolhido faz parte
do clculo, a no ser que
exista alguma com valores de
texto. Por exemplo, se o seu
intervalo possui seis clulas,
sendo que apenas cinco possuem valores numricos e
uma possui texto, o clculo
da mdia ser feito apenas
com as cinco numricas.
9. No entanto, existe uma variao da funo MDIA, chamada MDIAA, que aceita clulas com textos e valores lgicos, tratando-as como se valessem zero. Sendo assim, observe abaixo a diferena em
um clculo feito com o mesmo intervalo de clulas:
Primeiros passos 23
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6. Digite =CONT.SE( na clula que desejar calcular a frmula. Logo aps, selecione ou
digite o intervalo das clulas
que sero verificadas como,
por exemplo: A1:K11.
(A1:K11;/<400). O ponto
e vrgula serve para separar o
intervalo do critrio e aparece
automaticamente. As aspas do
critrio so obrigatrias.
1. A porcentagem simples de
um valor pode ser calculada
de diversas maneiras. Vamos
fazer um exerccio: digite o
valor 14200 na clula A1. Na
clula B1, voc vai criar uma
frmula para encontrar 23%
do valor da clula A1. Voc
deve simplesmente multiplicar
o valor pela porcentagem. Fica
assim: =A1*23%.
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5. O processo de clculo de
acrscimos igual ao descrito
acima, mudando apenas o sinal
de subtrao pelo de adio.
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6. Ainda h outra funo lgica usada para inverter o valor de um argumento, ou seja,
se o valor de uma clula for
verdadeiro, o retorno ser falso, e se o valor for falso, o retorno ser verdadeiro. Essa
funo chamada NO.
7. Voc ainda pode misturar
todas essas funes para atingir um resultado mais especfico. Por exemplo: =E(OU(
MDIA(A1>7);B1>10)).
Neste exemplo, verificada
primeiramente a funo OU,
pois ela est dentro da funo
E. Ento, se o aluno ficou com
mais de 7 na mdia ou tirou
10 na prova final (E8=10), o
retorno ser verdadeiro. Depois disso feito o teste das
faltas (B1>10) e se o resultado for verdadeiro, o resultado
final dessa frmula tambm
ser verdadeiro.
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2. A estrutura da funo SE
a seguinte:
=SE(teste lgico; resultado
se verdadeiro; resultado se
falso), em que o teste lgico
a condio a ser verificada,
o resultado se verdadeiro
o que deve ser feito caso a
condio seja verdadeira e
resultado se falso o que
deve ser feito caso a condio
seja falsa. No nosso exemplo
de controle de notas, o teste
lgico ser a verificao da
mdia do aluno; se esta for
maior ou igual a sete, a mensagem de Aprovado dever
aparecer; se for menor do que
cinco, a mensagem de Reprovado dever aparecer.
3. Sendo assim, a frmula
ficaria:=SE(E1>=7;Aprovado;Reprovado).
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2. Abaixo dela, crie uma segunda tabela contendo: Regio e Porcentagem. Digite as
cinco regies nacionais e, ao
lado de cada uma, a porcentagem correspondente.
3. A funo usada para buscar a porcentagem correta na
lista a PROCV. Ento, na coluna de frete, na clula D2,
digite =PROCV(.
5. O ltimo argumento o
nmero da coluna que nos interessa dentro da tabela, ou
seja, a coluna que contm o
valor que deve ser retornado.
Nesse exemplo, seria a segunda coluna, pois nela est o
valor da porcentagem. A frmula ficaria assim: =PROCV
(C2;$A$15:$B$19;2).
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8. Selecione a segunda tabela (de A15 at B19) e pressione Ctrl + C para copiar. Clique
na clula A21 e clique em
Editar > Colar especial....
Selecione a opo Transpor
e clique em OK.
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1. Na clula A 1, digite:
=AGORA(). Essa a maneira
mais fcil de mostrar a data e
hora atual do sistema. Voc
tambm pode pegar cada item
da data ou hora utilizando outras funes. Clique na clula
B1, digite =DIA(A1) e pressione Enter. Observe que
retornou apenas o nmero
correspondente ao dia da
data. Na clula C1, digite
=MS(A1); na clula D1,
digite =ANO(A1); na clula
E1, digite =HORA(A1); na clula F1, digite =MINUTO
(A1); e na clula G1 digite
=SEGUNDO(A1). Cada clula retornou, respectivamente,
o ms, o ano, a hora, o minuto e o segundo retirados da
data na clula A1.
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4. A funo que tem a finalidade de arredondar um nmero para cima ou para baixo
a ARRED. Para utiliz-la, determine qual a clula a ser
arredondada e, em seguida,
informe quantos dgitos decimais ela ter. Caso voc no
queira casas decimais, apenas
digite 0. A frmula ento fica:
=ARRED(A1;0).
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1
2
3
4
5
6
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no final das contas? Bem, considerando taxas e mensalidades fixas, voc primeiro deve determinar quantos pagamentos de juros
sero feitos, multiplicando a
quantidade de anos pelos 12 meses que compem cada ano. Siga
os passos abaixo:
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=CONCATENAR(A comisso
do vendedor Martins ser de
;TEXTO(SE(B3>=10000;
B3*5%;B3*3%);R$
#.##0,00")). O resultado ser:
A comisso do vendedor
Martins ser de R$ 525,00.
Observe que no lugar dos trs
zeros, foram colocadas trs tralhas. Isso foi feito para que, mesmo que o nmero a ser
formatado seja pequeno, os zeros esquerda sejam mostrados.
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6. Ao inserir o primeiro argumento, note que ao lado j surgiu uma resposta: VERDADEIRO
ou FALSO. Os outros dois argumentos servem para voc colocar as mensagens, caso seja ver-
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Formatando a planilha
Dica 40 Formato Nmero e Moeda
A formatao de uma planilha
nada mais do que a mudana
da aparncia das clulas, sem,
contudo, mudar os contedos.
Para cada clula possvel apli-
CriaoFormatando
de frmulas ae planilha
funes 43
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lores s vezes aparecem inclinados para aproveitar melhor o espao. Fazer um texto ficar inclinado, de ponta cabea ou em p
muito fcil dentro de uma
planilha do Excel:
Formatando
a planilha
Criao de
grficos 45
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5. Selecione a clula A1 e
acesse o menu Formatar >
Clulas novamente. Clique na
guia Alinhamento e veja que
existem duas caixas de alinhamento de texto: Horizontal e
Vertical. Para fazer com que
o texto fique no centro da clula, por exemplo, escolha a
opo Centro nas duas caixas
e clique em OK.
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formatao do texto de uma clula muito parecido com o de outros aplicativos do Office e bem
simples. Acompanhe:
Criao de
grficos 47
Formatando
a planilha
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nha, na qual voc pode escolher o estilo da borda entre as opes de pontilhado
ou tracejado, por exemplo,
alm de escolher uma cor.
Criao de grficos
Dica 50 Inserindo um grfico com o assistente
Bem melhor do que apresentar
uma planilha com os dados da empresa em uma reunio mostrar um
grfico dessa planilha. Usando grficos, voc consegue analisar melhor a situao dos seus negcios,
pois as informaes tornam-se mais
2. O Assistente de grfico
dividido em quatro etapas: a
primeira serve para escolher o
tipo de grfico. Use o tipo pizza
ou rosca se os dados usados
so nicos, ou seja, se ocupam
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Criao de grficos 49
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res (z), que a seqncia vertical de informaes (os valores em reais). Voc pode omitir cada um dos eixos, marcando ou desmarcando suas caixas. Alm disso, possvel dar
um rtulo para cada eixo,
clicando na guia Ttulo e
digitando na caixa de Eixo das
categorias (X) ou Eixo dos
valores (Z). Qualquer alterao feita pode ser visualizada
no exemplo direita.
3. Esses grficos possuem aspectos diferentes dos padres, apresentando formatao personalizada, como fundos gradientes,
por exemplo. Selecione o tipo
desejado e clique em OK.
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1. Caso ainda no tenha colocado um ttulo no seu grfico, faremos isso agora. Basta
clicar com o boto direito no
fundo do grfico e clicar em
Opes de grfico. Depois,
acesse a guia Ttulos, digite o
ttulo do grfico e clique em
OK. Aps cri-lo, d dois
cliques sobre ele para abrir a
caixa de dilogo Formatar ttulo do grfico.
Criao de grficos 51
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Criao de grficos 53
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Impresso
Dica 57 Visualizando a planilha antes da impresso
Aps todo o trabalho de criao e formatao da planilha terminado, chegou a hora de imprimir o resultado. No entanto, para
1. Certifique-se de que voc tem
uma impressora instalada no
sistema. Em seguida, abra a
planilha que deseja visualizar.
Clique no menu Arquivo >
Visualizar impresso. A tela
da planilha fechada, permitindo que voc analise o tamanho
do papel e a maneira como a
informao ser impressa nele.
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2. Na janela Configurar pgina clique em Pgina e escolha a orientao entre Retrato e Paisagem para imprimir na
folha em p ou deitada.
Impresso
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a regio exata da planilha a ser impressa. Depois de imprimir, possvel voltar atrs nas configuraes
feitas. Acompanhe passo a passo
como voc deve proceder:
Impresso
Criao de
grficos 57
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Internet
Dica 62 Visualizando a planilha em um browser
Um dos recursos mais interessantes do Office a possibilidade
de gerar pginas Web a partir de
seus aplicativos. Isso auxilia muito
o trabalho daqueles que ainda no
conhecem a linguagem HTML para
a gerao de pginas e permite aproveitar todas as vantagens das ferra-
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Internet 59
Criao de grficos
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Propriedades e selecione a
opo Salvar definio de
consulta para que, no futuro,
voc possa atualizar as informaes da tabela. A opo
Ativar atualizao em segundo plano permite que
voc continue trabalhando
com o Excel no momento da
atualizao dos dados. Caso
voc queira estipular de quanto em quanto tempo os dados
da tabela sero atualizados
com os da Internet, selecione
a opo Atualizar a cada e
digite os minutos ao lado.
5. Voc pode programar a atualizao para ocorrer quando
o arquivo for aberto. Para isso,
selecione Atualizar dados
em Abrir arquivo, clique em
OK e OK novamente na prxima tela.
mento e no meio dele inserir uma tabela, crie-a no Excel e transfira-a para
o Word. Melhor ainda modificar as
informaes em um programa e atualizar o que est no outro no mesmo
instante. Isso recebe o nome de vnculo, pois uma tabela que inserida
no Word depende das informaes
digitadas no arquivo do Excel.
Criao
grficos 61
Integrao do Excel com
outros de
aplicativos
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1. Repita o procedimento do
exerccio anterior: selecione
o intervalo de clulas desejado dentro do Excel e faa
uma cpia.
2. Abra um novo documento no Word e clique no menu
Editar > Colar especial.
Selecione Colar e, em seguida, escolha a opo Planilha do Microsoft Excel:
objeto, para informar ao
Word a provenincia do arquivo. Clique em OK.
3. Aparentemente, o resultado
foi o mesmo, mas se voc fizer
o teste de alterar alguma informao no Excel ver que o
Word no atualizado. Da podemos dizer que incorporar um
objeto inseri-lo efetivamente
no programa de destino.
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Tabelas dinmicas
Dica 69 Construindo uma tabela dinmica
As tabelas dinmicas, como o
nome sugere, permitem a exibio dos dados de uma tabela de
forma eficiente e rpida. Elas so
usadas para manipular informaes muito extensas, seja do prprio Excel ou de algum banco de
dados externo.
Tabelasde
dinmicas
Criao
grficos 63
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Tabelasde
dinmicas
Criao
grficos 65
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3. Use o recurso Mostrar detalhes, se quiser exibir os dados originais de um item. Por exemplo,
voc pode mostrar as vendas por
produto em vez de mostrar a
mdia. Para isso, clique na clula em que est escrito o nome
do vendedor (no nosso caso, o
vendedor James). Em seguida,
clique em Tabela dinmica >
Agrupar e mostrar detalhes
> Mostrar detalhes. Escolha o
item Produtos na tela que surgir e clique em OK. Para tirar esse
detalhe, clique no boto Ocultar detalhe.
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Aspectos avanados
Dica 73 Procurando arquivos do computador no Excel
O painel de tarefas do Office
que pode ser acessado pelo menu
Exibir possui recursos que ficam
disponveis para todos os aplicativos
Aspectos avanados 67
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5. Voc pode atribuir um formato para cada uma das colunas que sero criadas ou at
mesmo ignorar colunas desnecessrias. Selecione a coluna e
escolha o formato. Defina qual
ser a clula de destino (em
geral, a mesma de origem) e
clique no boto Concluir.
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3. Clique no boto Colar vnculo. Clique em uma das clulas que foi colada e observe
que o contedo dela algo
como: =[tabela base para
captura 37.xls] Plan1'!A2.
Isso quer dizer que o valor dessa clula igual ao da clula
A2 da planilha copiada.
Aspectos avanados 69
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pode ser til no caso de voc precisar sempre de um boto pertencente a uma barra e outro que pertena
a outra. Nesse caso, voc poderia
junt-los em uma barra s.
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2. Na tela Personalizar,
clique em Barras de ferramentas > Nova.... Digite um
nome qualquer para a sua
nova barra e clique em OK.
Aspectos avanados 71
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4. Aps ter feito isso, clique novamente no menu Ferramentas e escolha a opo Solver...
que voc acabou de habilitar.
5. Na tela Parmetros do Solver que apareceu, defina a clula de destino como C10. Esta
a clula que voc tem por objetivo alterar (neste caso, a clula
que contm o lucro). Abaixo, escolha Valor de: para definir um
valor exato de modificao da
clula e digite 17000. Na caixa
de clulas variveis, defina quais
clulas da planilha podero sofrer alteraes para que o lucro
seja atingido. Clique no boto
com a marca vermelha que se
encontra dentro da caixa Clulas variveis. Selecione a clula C1 e, segurando a tecla Ctrl,
selecione o intervalo B2:B4 e as
clulas C7 e C9. Clique no mesmo boto para voltar.
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tado inconsistente. Dividir um nmero por zero ou fazer uma referncia circular so erros diagnosticados pelo Excel.
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planilha, voc faz referncia diversas vezes para o mesmo intervalo de clulas, muito mais
fcil dar um nome para ele e uslo nas frmulas.
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2. Clique no menu Ferramentas > Cenrios > Adicionar..., digite um nome para
o novo cenrio, (algo como
Previso) e clique em OK.
Agora o momento de digitar
as suas previses, por exemplo: Se a receita fosse 24780
e as despesas 7410, quanto eu
teria de saldo?. Para responder a essa pergunta, digite
esses valores nas duas caixas
e clique em OK. Em seguida,
clique no boto Mostrar.
3. Para avaliar o que foi feito,
ou seja, ver lado a lado a situao atual e as projees futuras em uma planilha, clique no
boto Resumir.... Na tela seguinte, mostre a clula com a
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de relatrios, clique no
boto Imprimir. Na tela
que surgir, digite o nmero
de cpias desejadas e clique
em OK.
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com a ajuda dos recursos de classificao do Excel. Deixar os dados organizados torna a leitura
mais clara e facilita a localizao
de informaes.
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4. Selecione a clula H1 e
digite nela o texto Cidade. Na
clula de baixo, digite So
Paulo. Em seguida, clique no
menu Dados > Filtrar > Filtro Avanado. Na primeira
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rios, com a qual voc define exatamente o que deve ser exibido ou
qual registro deve ser acessado.
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o critrio, basta clicar novamente em Critrios; para eliminar o critrio e ver todas
as informaes, clique no
boto Limpar.
ferramenta de subtotais, que agrupa os dados semelhantes para executar algum clculo estatstico
com eles. Para criar subtotais, proceda da seguinte forma:
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Macros e Programao
Dica 97 Gravando uma nova macro
Note que, ao trabalhar com
o Excel, voc executa algumas
tarefas repetidas vezes ao longo do dia. Essa repetio pode
ser simplificada se voc usu1. A macro uma gravao de
tarefas repetitivas guardada na
pasta de trabalho e que pode
ser executada a qualquer momento. Imagine que todos os
dias voc precise formatar o
mesmo trecho de clulas, com
as mesmas configuraes. Para
facilitar esse trabalho, faa-o
uma vez e grave a seqncia
de aes dentro de uma macro.
Com isso, voc no precisar
refazer a formatao manualmente, bastar acionar a
macro criada.
2. Com a planilha aberta,
clique no menu Ferramentas
> Macro > Gravar nova
macro, digite um nome para
a macro e clique em OK. Observe que uma pequena barra
de ferramentas foi aberta na
tela. Isso indica que a gravao j comeou e que todas as
alteraes feitas na planilha a
partir da sero armazenadas.
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1. Clique no menu Ferramentas > Macro > Macros.... Nesta tela, clique no
boto Editar para ter acesso
ao cdigo interno da macro.
Essa a tela do Visual Basic,
utilizada pelos programadores
Macros
Aspectos
e Programao
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3. H tambm a possibilidade
de inserir a sua macro criada
em uma barra de ferramentas.
Para isso, clique no menu Exibir > Barras de ferramentas > Personalizar. Depois,
clique na guia Barras de ferramentas e no boto Nova....
Digite o nome Minha macro
para a barra e clique em OK.
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Macros
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