NORMA TECNICA COLOMBIANA 3369

Elaboracin de sobres comerciales.

SOBRE: Cubierta que guarda y protege un documento para su

entrega o envi.
CLASIFICACION: De acuerdo con su aplicacin comercial se
clasifican en:
Sobre oficio.
Sobre para tarjeta.
Sobre de manila.
De acuerdo con su destino los sobres se clasifican en:
Local.
Nacional.
Internacional.
MODELOS:
Modelo 1: Para defecto de diagramacin tiene tres zonas en las
zonas uno y dos se imprimen los datos del remitente la zona tres se
deja libre para el uso de la oficina de correo.
Modelo 2: Tiene dos zonas en la zona uno se imprimen los datos del
remitente en la zona tres se deja libre para la oficina de correo.
DISTRIBUCION DE LOS DATOS DEL SOBRE:
Para su distribucin el sobre se visualiza en tercios y se distribuye de
la siguiente manera.
Confidencial, personal, contiene CD, entre otros los cuales se
ubican en la parte inferior del tercio.
El tercio central se utiliza para ubicar los datos del destinatario.
El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correo.
DATOS DEL REMITENTE:
Se distribuye segn el modelo seleccionado consta de:

Razn social, sigla o acrnimo, logotipo en caso de tenerla, direccin,

apartado, fax, telfono, tlex, NIT (opcional) y otras menciones
obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad, pas, direccin
electrnica (E-mail).
3.2.3 DATOS DEL DESTINATARIO:
Los datos del destinatario se ubican centrados en el tercio sin
pensarlo y de acuerdo con el tamao del sobre, su distribucin debe
ser armnica. Se dirige en forma personalizada; si en imposible
obtener el nombre, se enva el cargo del directivo responsable.
3.2.3.1 Tratamiento o titulo acadmico, con mayscula inicial.
3.2.3.2
Nombre: Se ubica en la segunda lnea, en mayscula sostenida inicial,
de preferencia se escriben los dos apellidos, no se utiliza negrilla.
Cargo: Se escribe con mayscula inicial.
Empresa: Se anota en la lnea siguiente al cargo, por la
denominacin mas aplicadamente conocida, es decir, razn
social o acrnimo, en caso de nombre completo, la escritura se
efecta con mayscula inicial y responde las denominaciones
LIDA, S.A y otras que pueden contener la razn social.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la
razn social se escriben en mayscula sostenida, con punto o
no, segn lo haya registrado la institucin.
Direccin y apartado: se utiliza una de las dos direcciones
consta de una de las siguientes palabreas: Calle, carrera,
avenida, transversal, diagonal, circular entre otros sin
abreviatura y con su respectivo nombre; a continuacin el
nmero de la puerta. Se dejan a dos espacios a maquina o tres
a computador entre el numero de la calle y de la puerta o se
emplea opcionalmente la abreviatura de numero (No). Se
precinde del signo numero (No)
Los primeros dgitos de la placa de la puerta correspondiente a la
calle, carrera y de mas; los siguientes se refieren a la distancia en mts
de la esquina a la puerta. Estos ltimos se unen con un guion (-).
Destino puede ser local, nacional o internacional.
Local: cuando el destino es la misma ciudad de origen, se escribe el
nombre de la ciudad de preferencia en mayscula sostenida.
3.3 ASPECTOS GENERALES:

3.3.1 Se recomienda que el sobre oficio en color, calidad y diseo con

la papelera.
3.3.2 Se recomienda que los sobres de manila lleve en impreso el
membrete.
3.3.3 Para el diseo de sobres grandes, se deben respetar las solas,
con la posibilidad de aumentar sus medidas horizontales y verticales,
en armona con el tamao.
3.3.4 El tamao del sobre para envi de anexo, debe permitir
agrandes, sin dobles.
3.3.5 Para una mejor distribucin en los sobres de manila, a partir del
tamao, carta, se recomienda escribir los datos del destinatario en
mayscula sostenida, a interlineacin de uno y medio.
3.3.6 La impresin o escritura de los datos tanto del remitente como
del destinatario en sobre de manila puede hacerse en sentido vertical
u horizontal. En este ultimo caso se deja solo el lado derecho (vase
la figura seis)
3.3.7 En las empresas que manejan el correo centralizado se
recomienda escribir en el sobre, el nombre o cdigo de la
dependencia remitente debajo los datos de la zona uno.
3.3.8 Al utilizar etiqueta, este se adhiere centrado en el segundo
tercio del sobre y se recomienda que tenga el tamao aproximado
para escribir los dst9s completos del destinatario. Si la extensin de
las lneas sobrepasan el tamao del rotulo, los datos se pueden
agrupar.
3.3.9 La solapa del sobre se sellan por completo, cuidando que el
pegante no adhiera al documento que contiene. El sobre no debe
serrarse con grapas ni elemento metalice alguno.
4 APENDICE:
Normas que se deben consultar.
NTC 3393, documentacin elaboracin de cartas comerciales.