Manual Autoinstructivo

Administracin
Logstica
Julio Cesar Villar Castillo

Lima - Per

Introduccin

La Administracin de toda Empresa, cualquiera sea su naturaleza o

actividad, propende a lograr un aprovechamiento ptimo de sus recursos
humanos, materiales y financieros para la obtencin de un objetivo
predeterminado.
Una empresa, sea esta industrial comercial o de servicios, requiere de
materiales para su funcionamiento y operatividad, sea que los utilice en
provecho propio o que los venda, a terceros. Por lo tanto, dentro de su
economa, destinar gran parte de su capital a realizar adquisiciones de
materiales, en cantidades ms o menos apreciables, los cuales, si no son
administrados convenientemente, dan lugar a prdidas o despilfarros que
tarde o temprano inciden en la buena gestin de la empresa.
Esta necesidad de adquirir materiales, as como la de guardarlos,
distribuidos y controlarlos, obliga a las empresas a contar en su
organizacin, con dependencias cuyas finalidad consiste justamente en
permitir disponer en cualquier momento del artculo que se necesita para
seguir funcionando. Esta finalidad es importante, y sobre, todo lleva en ella
la enorme responsabilidad de evitar paralizaciones en la produccin o
prdidas en las ventas
En los ltimos aos, los esfuerzos de la Direccin de Empresas, han tomado
un giro bastante halagador para los especialistas en materiales, pues se han
dirigido hacia la gestin de Inventarios" con la finalidad de lograr
reducciones en los Stocks, por cuanto ste aspecto ha llegado a constituir
una aspiracin universal. En casi todos los pases del mundo se han fundado
instituciones dedicadas a la investigacin de nuevos productos o productos
sustitutos y han aperturado Instituciones acadmicas y programas
universitarios dedicados a profundizar los aspectos relacionados con la
Administracin de los Recursos Materiales , en la seguridad de que la
necesidad comn de las empresas, es contar dentro de su organizacin con
especialistas en esta rama de la Administracin, denomnese ella
administracin de materiales, administracin logstica o abastecimiento.
A partir de la Segunda Guerra Mundial, la Administracin de Recursos
Materiales se ha incorporado cada vez ms a la Direccin Cientfica,
interesndose por los procedimientos tcnicos para resolver los problemas,
relacionados con inventarios, clasificacin y abastecimiento de materiales,
compras, control, etc., haciendo que los mtodos empricos, de tanteo, sean
desplazados por ser demasiados costosos y porque con frecuencia conducen
a errores.
Por ello, y con un objetivo comn, el autor del presente Manual, profesional
en las Ciencias Administrativas, y especialista en este campo funcional de la
empresa, pretende aunarse a los estudiosos de la administracin de
materiales o logstica, participando en el diserto de un texto orientador de
este importante proceso sistmico empresarial.
El esfuerzo es su desarrollo, particularmente est centrado en la
consolidacin de grandes experiencias tericas de autores especializados en
la materia, con la experiencia del autor adquirida en los ltimos 30 aos, al
frente de organizaciones dedicadas a la administracin de los recursos
materiales, en Instituciones Pblicas y Privadas; y paralelamente, en la
aplicacin de estas teoras en la ctedra universitaria.

El presente Manual "Administracin Logstica", servir como una gua

didctica a los Profesores y estudiantes universitarios, de InstitutosSuperiores Tecnolgicos y Escuelas Superiores, que se esfuerzan en
comprender y aplicar, mejor esta disciplina, y est dedicada especialmente
para aquellos alumnos que siguiendo estudios superiores en Ciencias
Administrativas, a distancia (no presenciales), no comparten directamente
su aprendizaje con el Profesor en el aula.
EL AUTOR

ORIENTACIONES METODOLGICAS
Siendo el usuario principal de este Manual, estudiante del Programa
Profesional en Ciencias Administrativas a distancia, debe tener en cuenta
que en este sistema:
1. Los estudios no son presenciales, por lo tanto no requiere de aulas,
salvo para las tutoras,
2. El medio principal para estudiar, son los Manuales Autoinstructivos,
como el de Administracin Logstica, reforzado paralelamente, con
apoyo tecnolgico: tutoras, videos, conferencias, etc.
3. Estimula la voluntad, responsabilidad y autodisciplina del estudiante.
4. El horario e intensidad del estudio lo establece el propio alumno.
Teniendo en cuenta lo anterior, se recomienda tener en consideracin los
siguientes pasos para la lectura y compresin del presente Manual
"Administracin Logstica":
a. Leer con mucha atencin cada uno de los temas que estn
desarrollados. En caso de no comprender algn prrafo, tem o tema,
anotarlo para consulta al tutor o al autor del Manual (por intermedio
del Coordinador) o por internet.
b. Releer cuantas veces sea necesario para que los conceptos y temas
sean retenidos en la memoria.
c. Desarrollar los cuestionarios autoevaluativos. Practicar varias veces
hasta su comprensin o consulta, esto le permitir verificar su
aprendizaje.
d. Hacer uso de la bibliografa complementaria, acudiendo a las
bibliotecas de la(s) comunidad(es) de su localidad, o comprndolos.
En caso de la no existencia de ellos, recurrir en apoyo bibliogrfico a
su Facultad (por intermedio del Coordinador) o por internet
e. Comentar los temas, con otros estudiantes del mismo nivel o
superior, del PEPCAD, u otras Universidades. Esto le permitir una
mejor comprensin de ellos.
f.

Buscar la oportunidad de practicar la aplicacin de los distintos temas

de esta especialidad, en su empresa o donde desarrolle sus prcticas
pre-profesionales.

g. Consultar, tantas veces sea posible, al tutor de la especialidad o al

autor del Manual. Esto facilitar la realizacin de las actividades y la
compresin de los temas.
h. No dejar pasar por alto temas o captulos que no haya comprendido o
aclarado; el sistema logstico, para su mejor comprensin y

aplicacin, exige conocimientos bsicos de administracin y de

empresa; y conceptos slidos de la administracin de materiales.

OBJETIVOS GENERALES DEL CURSO

DE ADMINISTRACION LOGISTICA
Capacitar al estudiante de Ciencias Administrativas para:
1. Definir y describir las funciones de la Administracin de Materiales y
su importancia dentro del contexto empresarial.
2. Organizar un sistema Logstico, mediante la determinacin previa de
los principales problemas de las reas de Compras, Almacenes y
Distribucin.
3. Conocer al detalle las fases o etapas que comprende la programacin
de los recursos materiales dentro de una empresa.
4. Establecer polticas y procedimientos para la adquisicin e bienes y
su debido ordenamiento, control y distribucin.
5. Conocer y ampliar los procedimientos y mtodos de compras en las
adquisiciones nacionales e internacionales
6. Manejar apropiadamente el control de stocks, a travs de la Toma de
inventarios.
7. Evaluar y mejorar la eficiencia de la funcin logstica.
8. Tomar decisiones en la seleccin de los medios de transporte ms
adecuados y convenientes para el traslado de los bienes adquiridos
desde las fuentes de aprovisionamiento hasta los almacenes y
usuarios.
9. Preparar un plan de seguridad integral para la empresa y la apertura
de plizas de seguridad para trabajadores, bienes y equipos.

CAPTULO l
LA FUNCIN LOGSTICA, SU PROCESO Y
ESTRUCTURA
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Al finalizar el estudio del presente capitulo, usted estar preparado para:
1. Determinar lo que es la funcin logstica dentro de una empresa, su
importancia y cules son sus principales funciones.
2. Definir cmo funcionan las diversas reas que integran el sistema
logstico, y como se interrelacionan.
3. Conocer la interrelacin existente entre logstica y las dems
dependencias de una empresa.
4. Disear una estructura orgnica y funcional de una dependencia
Administradora de Recursos Materiales

1.1
CONCEPTOS SOBRE ADMINISTRACIN DE MATERIALES O
LOGSTICA.
Considerando el proceso que deben seguir todos los materiales dentro de la
empresa, encontramos que estos deben ser adquiridos, almacenados,
controlados y por ltimo distribuidos para su utilizacin o venta; es decir,
que todas estas actividades se realizan cuando se necesitan materiales,
sean estos materias primas, productos terminados, semi- manufacturados o
en proceso, o cualquier otro tipo de existencias o servicio que
generalizando, llamaremos materiales. Recordando esta finalidad dentro de
la administracin empresarial, podremos definir que la Administracin de
Materiales o logstica es la funcin; que planea, organiza, dirige, coordina y
controla el proces de los materiales; desde su adquisicin hasta su entrega
al usuario o consumidor.

La Administracin de Materiales es una parte de la Administracin General

que comprende el uso de principios, mtodos y tcnicas pre-establecidas,
para permitir de una manera ms econmica y racional la utilizacin de los
medios, materiales, en la cantidad, calidad y otras condiciones conseguidas
en funcin de la produccin.
La logstica, entendida como una funcin dentro del mbito militar,
encargada de transportar, abastecer y acuartelar a las tropas, es un
concepto que sirvi inicialmente para definirla. En la actualidad, la funcin
logstica puede definirse como el conjunto de operaciones que permite
reponer a disposicin de la empresa, en tiempo oportuno y en la cantidad y
calidad deseada, todos los artculos y productos necesarios para su
funcionamiento al menor costo posible. A esto habra que agregar, que toda
la operacin deber permitir el eficiente flujo de materiales desde las
fuentes en que se inicia la produccin hasta el usuario final. Para hacer
efectiva esta funcin, se necesita contar con una compleja red de medios
fsicos y tcnicas de organizacin.
La Administracin de Materiales o Logstica, involucra la totalidad de los
flujos de materiales de la empresa, desde la programacin de materiales,
compra, recepcin, almacenamiento en la bodega, movimiento de
materiales, transporte interno, y almacenamiento en el depsito de
productos acabados. Se refiere a la totalidad de las funciones relacionadas
con los materiales, ya sea con su programacin, adquisicin, resguardo,
distribucin, etctera, desde su llegada a la empresa hasta su salida con
direccin a los clientes.
Por sistema logstico, entindase, al conjunto de medios aplicados para
realizar fsicamente todas las operaciones de fabricacin, transformacin y
almacenamiento, que permiten asegurar la salida de los flujos de material,
desde los proveedores hasta los clientes despus de haberlos sometido a lo
largo del camino a las transformaciones necesarias para que llegaran al
estado de productos elaborados.
1.2
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DE MATERIALES O
LOGSTICA
La Logstica, en cualquier tipo de empresa, siempre ha constituido uno de
los aspectos ms importantes de su funcionamiento.
Esta importancia se ha incrementado notablemente con el advenimiento de
nuevos y sofisticados procedimientos destinados a acelerar la produccin, lo
que a su vez, ha hecho que la logstica adquiera un valor determinante, en
su propsito de apoyar todas las operaciones de la empresa, desde su
planeamiento, hasta la fase final del proces empresarial
El proceso logstico de una empresa, visa la organizacin y direccin del fluir
de los materiales, componentes, abastecimientos, movimientos y otras
actividades, desde los productores o proveedores hasta los clientes o
usuarios.
La logstica se encargar entonces, de organizar los recursos materiales,
para satisfacer las necesidades que plantee la empresa corno

indispensables para su funcionamiento, determinando inclusive, las fuentes

internacionales que pudieran proveer esos recursos.
IMPORTANCIA DE LA LOGSTICA

La funcin logstica como parte importante del rea administrativa,

posibilita el aprovisionamiento de las empresas, la ejecucin de planes de
fabricacin o produccin y la distribucin de productos.
Todas estas funciones deben estar debidamente relacionadas dentro de un
sistema funcional mayor, que garantice eficiencia y eficacia.
La funcin logstica tiene tal importancia que necesita de una organizacin
propia dentro de la empresa. La adecuada atencin a los usuarios internos y
externos, su importancia en cuanto al costo y a los aspectos financieros de
la empresa la reconocen como un organismo de primer nivel dentro de la
empresa.
1.3 APLICACIONES DE LOS PRINCIPIOS DE LA DIRECCIN, EN LA
ADMINISTRACIN DE MATERIALES O LOGSTICA
Siendo los principios de la Direccin aplicable en su totalidad a los
dirigentes de entidades, cualquiera sea el nivel en que acten, es lgico
pensar que aquellos que se desenvuelven dentro del mbito de la
Administracin de Materiales y tienen personal a sus rdenes, debern tener
presente las normas, guas o principios enunciados a fin de aplicarlos en el
desempeo de sus actividades:

a. Planeamiento.- se puede afirmar que la mayora de los planes qu se

elaboran dentro de una entidad, obligan a las dependencias de
materiales a confeccionar sus propios planes, para colaborar en su
ejecucin, por cuanto en todos ellos se contemplan generalmente
adquisiciones y utilizacin de artculos que hacen intervenir a la
Dependencia de materiales que por su funcin est obligada a
proporcionrselos oportunamente y con la mayor economa posible.
La determinacin del objetivo en la Administracin de materiales, as
como la elaboracin de los planes para alcanzarlo, debe basarse en el
objetivo general de la empresa y en los planes relacionados con su
obtencin, de manera que unos con otros estn enlazados,
cumpliendo de esta manera, con los principios referentes a la funcin
de planear, que desarrollan los dirigentes.
Si se ha considerado que esta funcin tiene primaca sobr tas otras
que desarrollan los dirigentes, es indudable que para el administrador
de materiales la responsabilidad que asume al planear las
adquisiciones, lo obliga a llevar al extremo la elaboracin de los
planes, programas y presupuestos que le permita tomar rpidas y
acertadas decisiones.
b. Organizacin.- Una de las deficiencias que generalmente se constatan
en las empresas, es la ubicacin correcta de la dependencia
administradora de Materiales dentro de la Organizacin de la
Empresa, y esta deficiencia es la que da lugar en la mayor parte de
los casos, a que no se fije exactamente y con propiedad, el nivel y la
finalidad que deba sta cumplir. Ello permite, muchas veces, convertir
a los Compradores en mandaderos y a los almaceneros en simples
guardianes de los materiales.
En la organizacin, debemos determinar con precisin las actividades
que se deben llevar a cabo para alcanzar el objetivo general, y debe
contemplarse en forma especfica cuales son las que corresponden a
la Administracin de Materiales, de manera que se pueda agruparlos
bajo un solo mando, y no tenerlas dispersas o asignadas a varias
dependencias.
Pero, todos los cuidados y medidas que se tomen al organizar la
empresa para establecer la independencia administrativa de la
funcin logstica, no tendrn eficacia si la propia dependencia no se
organiza con igual cuidado. Por lo tanto, al departamentalizarla, al
darle autoridad y responsabilidad, al dividir el trabajo que en ella se
ha de realizar y al asignarle sus funciones, hay que tener siempre
presente que su existencia debe facilitar el trabajo de los que
requieren de sus servicios, mediante la entrega oportuna y
econmica de los artculos que necesiten para poder funcionar.
c. Formacin de Cuadros.- La mayor traba en la centralizacin del
proceso de materiales en una sola dependencia, se encuentra en la
desconfianza que los usuarios sienten hacia dicha dependencia, as
como el temor de no poder contar con los artculos que necesitan en
el momento preciso. Esta desconfianza y este temor se basan
generalmente en el personal que se destine para desempear estas
actividades, as como en su falta de capacitacin, lo que da lugar a

que el control de las existencias, y su renovacin no se aplique

eficientemente. Por lo expresado, y sabiendo que esta funcin
completa la anterior, debe contemplarse una seleccin rigurosa del
personal que se destine a la dependencia Administradora de
Materiales.
d. Direccin.- Dirigir significa orientar, guiar y supervisar a los
subordinados, canalizando sus actividades hacia el objetivo. Es
indudable que las dependencias que actan con los materiales
requieren la aplicacin de todos los principios relativos a esta funcin.
Para lograr una buena direccin, debe unificarse el mando y no
duplicarse, poniendo bajo un solo jefe el proceso completo de los
materiales dentro de la Empresa, a fin de que este contemple todos
los aspectos que con l se relacionan, y por lo tanto dirigir mejor su
dependencia, haciendo comprender a su personal qu es lo que se
pretende de ellos, y de su desempeo en los puestos que ocupan
dentro del funcionamiento regular y eficiente de toda dependencia
administradora de Materiales.
e. Coordinacin.- Al tratar este aspecto, tenemos que relacionarlo con el
objetivo principal de la Administracin de Materiales dentro de las
Empresas, por cuanto la coordinacin est basada en la armona de
los esfuerzos para alcanzar el objetivo. Por tanto, si para esta
especialidad, el objetivo principal consiste en servir a los que
necesiten los materiales, proporcionndoselos oportunamente,
haciendo adquisiciones econmicas y evitando las prdidas por
existencias excesivas; es indudable que para alcanzar dicho objetivo,
debe funcionar la coordinacin entre todos los elementos que en la
empresa tiene a su cargo el aspecto de materiales y adems, con los
usuarios que los requieren para su funcionamiento.
Es notorio todava que en muchas Empresas las adquisiciones se
efectuarn sin establecer la necesaria coordinacin con la
Dependencia de Almacenes, para cerciorarse si sta dispone del
espacio necesario para su almacenaje o si los consumos estn en
relacin con las cantidades a adquirir.
f.

Control.- Sin control no hay direccin eficiente. Solo midiendo,

constatando y corrigiendo las actividades que se realizan
diariamente, se podr guiar, orientar y conducir mejor la dependencia
hacia su objetivo comn.
El control en la Administracin de Materiales, es base importante para
lograr una dependencia rentable y para obtener el objetivo de dar
servicios y mantener la continuidad del abastecimiento, evitar gastos
excesivos, no duplicar adquisiciones etc. y sobre todo, para dar
seguridad a los usuarios de que contarn con los materiales que
requieren en el momento preciso, ya que solamente mediante
normas de control bien establecidas, que faciliten el acopiamiento de
los planes en las medidas que se tomen para constatar su realizacin,
se podr preveer las deficiencias, los problemas y dificultades; y se
podr adelantar en la solucin, a fin de mantener la eficiencia y
rentabilidad de la dependencia.

1.4
PLAN
DE
ORGANIZACIN
DE
UNA
ADMINISTRADORA DE RECURSOS MATERIALES.

DEPENDENCIA

El mtodo que seguiremos nos permitir efectuar un anlisis conducente a

establecer un plan de organizacin:
A. Definir el Problema.
El primer paso a seguir consiste en definir Cul es el problema que se tiene
entre manos y cmo debe solucionarse? La mejor forma de definir el
problema es contestar algunas preguntas que uno mismo puede plantearse
y que podran ser:
1. De qu tipo de entidad se trata. Industrial o Comercial?
2. Se encuentra ya funcionando, o va a iniciar sus operaciones?
3. Las dependencias que intervienen en el proceso de la Administracin de
Materiales, existen?, estn centralizadas?, de quin dependen?
4. De qu cantidad dispone para su organizacin?, tiene factores limitativos
al respecto?
B. Situacin Inicial.
Una vez definido el problema, se estudiar la situacin en que se encuentra
la dependencia que se trata de organizar en razn de:

La organizacin que tiene,

Los medios con los que cuenta,
Procedimientos que emplea,
Control que se realiza, y
Actividades que est cumpliendo.

Y en igual forma que en el primer paso, puede analizarse en razn de

contestar preguntas como:
1. Cmo estn organizadas las reas que integran la Administracin
Logstica?
2. Qu nivel ocupan dentro de la actividad?
3. De quin dependen? A quines mandan?
4. De qu medios humanos dispone? Son suficientes? Cuntos necesita?
Qu grado de instruccin requiere cada puesto? En qu condiciones
trabajan?
5. Existe un Manual de Organizacin? Qu indica?
6. De qu materiales dispone? Cmo se utilizan? Cunto requiere?
7. Se est efectuando el control? Cmo? Es suficiente? Es excesivo? Cul
es su costo?.
Establecida en esta forma la situacin real que vive la dependencia, se
contina el estudio mediante:

C. Anlisis de la Situacin Inicial.

En este paso se debe determinar:
1.
2.
3.
4.

Qu se est haciendo bien?

Qu se est haciendo mal?
Qu mejoras pueden implantarse?
En qu forma o cuntas alternativas existen para corregir lo que se
est haciendo mal o para mejorar los procedimientos de la
dependencia?

D. Comparacin de las Alternativas.

AI terminar el anlisis deben tenerse varias soluciones para cada aspecto de
la situacin inicial y de los problemas detectados. Estas varias soluciones o
alternativas que se encuentran, se compararn entre s y con relacin a los
principios de la direccin, factores limitativos, poltica establecida en la
entidad, etc., que constituyen los patrones de comparacin, que permitirn
determinar las ventajas y desventajas de cada alternativa para alcanzar
eficientemente el objetivo general que se haya establecido.
E. Eleccin de la mejor Alternativa o Decisin
El ltimo paso es el de decidir de acuerdo con la comparacin efectuada,
cul de las alternativas es la ms conveniente, para lo cual se requiere
saber cul es la que tiene ms ventaja y menos desventajas, que pueden
solucionarse con facilidad y sin mayor costo. Al tomar la decisin y elegir la
mejor alternativa, hay que elaborar el plan correspondiente, en base a dar
respuesta a las preguntas siguientes: Qu?, Cundo?, Dnde?, Cmo?,
Quin?, Con qu?, Por qu?, Para qu?; es decir determinando:
-

Qu se va a hacer?
En qu tiempo?
A qu costo?
En qu condiciones?
Dnde se har?
Cundo se iniciar y cundo terminar?
Cmo se realizar?
Quin o quienes lo harn?
Con qu medios?

En conclusin, mediante el anlisis y la comparacin de la situacin que se

encuentra, podremos dar solucin a los problemas que se presenten
teniendo siempre en cuenta los patrones que nos ayudarn a escoger la
mejor alternativa, es decir, aquella que se podr llevar a cabo con el menor
esfuerzo, y al menor costo posible.
ORGANIGRAMA TPICO DE UNA DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA

1.5 RELACIONES DE LA LOGISTICA CON OTRAS FUNCIONES DE LA

EMPRESA
La conclusin de que el flujo de materiales da lugar a un proceso que debe
ser integrado para permitir un mejor servicio a la empresa en su conjunto,
ha facilitado la centralizacin de las actividades y la creacin del sistema
logstico, cuyo diseo y administracin absorbe funciones que en el pasado
estuvieron a cargo de las otras dependencias de la empresa.
Es conocido que las actividades logsticas sufrieron una descentralizacin
casi total, hasta que se lleg a comprender que eran elementos de un solo
proceso, cuyo reconocimiento s produjo despus de extensas polmicas en
las que se demostr el carcter integral del sistema, en oposicin a la idea
de que cada actividad se podra desempear mejor y con resultados
positivos para la entidad, involucrndola en las dependencias a las que
serva.
La centralizacin dada por el sistema y la posicin de funcin directiva o
gerencial de alto nivel que ha logrado alcanzar la dependencia logstica,
aunque la denominen en diferentes formas, ha dado origen a que en el
cumplimiento de sus funciones, establezca relaciones con otras
dependencias de la empresa a nivel directivo, las que en algunos casos se
ven afectados por discrepancias en las soluciones que se den a los variados
problemas de materiales que a diario se presentan y que son vistos en
diferente forma, especialmente, por aquellos que tuvieron las actividades,
hoy centralizadas, bajo su mando.
Aunque las relaciones de la dependencia logstica abarcan a todos los
elementos de la empresa, son dirigidas principalmente hada Produccin,
Comercializacin, Finanzas y Contabilidad, Ingeniera de Producto y Control
de Calidad y, lgicamente, hacia la Gerencia General.

a. Logstica - Gerencia General

Como se ha indicado anteriormente la ubicacin de la dependencia logstica
en la organizacin de la empresa, es uno de los problemas que se presentan
al centralizar tas actividades relacionadas con ella. Se considera problema
porque conforme han venido funcionando, las decisiones se han tomado,
solamente, teniendo en cuenta satisfacer al usuario, y, por lo tanto,
atendiendo sus exigencias y, a veces, caprichos, sin pensar en la
importancia econmica que cada decisin poda tener para la empresa.
Las relaciones entre el Gerente General y el de Logstica, deben basarse en
la comprensin de la funcin que se ha asignado a ste por el conocimiento
que tiene de la organizacin y del servicio que debe proporcionrsele, as
como por la aceptacin de sus responsabilidades para administrar
eficientemente, con poltica y procedimientos adecuados a fin de lograr
resultados con costos econmicos en todos los aspectos de su actividad,
Lgicamente que para ello la Gerencia General debe apoyar al Gerente de
Logstica, asignndole la autoridad que le corresponde a la responsabilidad
que asume y procurando que cuente con lodos los medios que le permitan
alcanzar eficiencia en su trabajo.
La Gerencia General debe permitir actuar libremente al Jefe de Logstica,
confiando en sus conocimientos y escuchando sus opiniones, hacindolo
participar en la definicin de polticas y normas, asignndole el nivel
gerencial que debe tener, al mismo tiempo que le da el apoyo necesario
para lograr la coordinacin de la funcin logstica con las de produccin,
finanzas, comercializacin, etc., caso contrario la uncin se ver limitada,
los inventarios no estarn adecuados a las necesidades y las roturas de
stocks o los excesos de existencias seguirn producindose y las quejas de
los usuarios aumentarn.
b. Logstica Produccin
En las empresas fabriles la atencin de los directivos se concentra en la
produccin, haciendo que todas las funciones giren alrededor de ella. Es
indudable la importancia que tiene esta funcin como principal consumidora
de materiales y por ello, es que normalmente las actividades logsticas han
estado bajo su dependencia y, an en la actualidad, son muchas las
empresas que las subordinan a la direccin o gerencia de produccin. Sin
embargo, un breve anlisis de la funcin principal de ambos elementos, nos
permitir establecer que la mejor relacin entre ellos debe ser enfocada
desde el punto de vista de sus objetivos, tratando de unificarlos en base a
su contribucin eficaz a los beneficios generales de la empresa.
Desde este punto de vista, se encontrar que la relacin entre los
elementos debe ser de coordinacin y no de subordinacin, no existiendo
razones para que alguna de ellas domine y si ms bien para que, mediante
el desempeo coordinado de ambos, pueda produccin contar con los
materiales que requiere, sin tener preocupaciones extras a su verdadera y
principal funcin; la transformacin de las materias primas en productos
terminados a costos verdaderamente competitivos.
Mientras que para Produccin siempre es preferible que sobren los
materiales para no correr el riesgo de que se rompa el stock, para logstica

las sobre-existencias y las roturas de stock son prdidas que la empresa

debe evitar por su similar gravedad. sta afirmacin, concreta una de las
razones por las que no puede subordinarse, una a la otra; y por ello es que
se debe tratar de alcanzar la ms estrecha colaboracin haciendo que
Logstica conozca y participe en el planeamiento de las necesidades futuras
de Produccin; de manera de lograr que su actividad tienda a mantener
existencias a niveles adecuados a, que regule la renovacin de los stocks en
funcin de la capacidad de almacenaje; del medio de transporte ms rpido
y menos costoso para las cantidades que se adquieren, del control de
inventarios y la posibilidad de sustituciones, de las relaciones con los
proveedores, de la bsqueda de fuentes de abastecimientos que eviten
depender de un solo proveedor, en fin las satisfaccin de las necesidades de
Produccin, como uno de los usuarios, sin afectar la economa de la
empresa, lo que se puede lograr si existe una colaboracin y coordinacin
estrecha e independiente que facilite las comunicaciones y el disponer de
informacin adecuada con oportunidad tanto en un sentido como en otro.
c. Logstica - Finanzas Contabilidad
A Finanzas - Contabilidad; le compete el empleo eficiente del capital que la
empresa tiene y el control de las actividades en relacin con el manejo de
dicho capital. Las relaciones con Logstica son constantes y mucha
importancia ya que es sta la que se encarga de los mayores desembolsos
que se efectan en la empresa en el cumplimiento de su funcin, tanto en
relacin a los materiales de uso constante, como en la adquisicin de bienes
del activo fijo, aspectos ambos que slo pueden ser efectuados teniendo en
cuanta la disponibilidad de dinero efectivo y las posibilidades de contar con
recursos que puedan ser comprometidos para pagos futuros.
La funcin logstica para satisfacer las necesidades de los usuarios
compromete la economa de la empresa y, antes de Hacerlo, deber
coordinar con la dependencia de finanzas para definir sus posibilidades en
las negociaciones con los proveedores y lograr-condiciones de pago acordes
con la capacidad econmica definida por Finanzas. Aunque no debiera
producirse, sucede muy a menudo en las compaas, que la entidad
financiera se entere de los acuerdos tomados por Logstica con, los
proveedores, al recibir fa copia de la orden de compra emitida; la que en
muchos casos no puede ser cumplida en lo referente a condiciones de pago,
por no tener posibilidades para ello la empresa, dado los acuerdos
establecidos por Logstica.
Teniendo en cuenta que las acciones de las dependencias logsticas deben
ser registradas y controladas por Contabilidad, lo que origina una serie de
operaciones contables, es conveniente que los formularios, impresos y
dems documentos que manejan estas dependencias sean diseados
considerando las necesidades, no slo de Logstica sino tambin de
Contabilidad para evitar duplicaciones de formularios y de trabajo que
encarecen los costos. La coordinacin en los procedimientos relacionados
con materiales, es indispensable entre Logstica y Finanzas Contabilidad,
para conseguir efectivos beneficios en los costos. Igualmente lo relacionado
con la clasificacin de cuentas deber ser coordinada entre ambas
dependencias.
d. Logstica - Comercializacin.

La comercializacin de los productos que fabrica una empresa, es otro de

los aspectos que como Produccin la consideran los directivos como de gran
importancia, lo que es lgico por cuanto es sta actividad la generadora de
ingresos para la empresa. Sin embargo, dicha importancia no debe ser
sobrevalorzada, al extremo de subordinar las otras actividades a ella.
La poltica de comercializacin y las tcticas que se empleen para cumplirla
tiene una influencia fundamental en el diseo y la operacin del sistema
logstico, pues sus requerimientos establecen los lmites entre los cuales
debe trabajar el sistema, especialmente en la actividad de distribucin fsica
afectando en muchos casos sus costos, Al establecer el pronstico de
ventas, la dependencia de comercializacin est definiendo para la empresa
sus necesidades en produccin, ya que sta dependencia deber planear
sus actividades para responder al pronstico establecido y proporcionar los
artculos que en l ha previsto vender. La dependencia logstica deber al
mismo tiempo adecuar su sistema para abastecer a produccin con las
materias primas que requieren los productos que fabricar, y adems
preparar sus almacenes de productos terminados para recibir los artculos
de produccin, controlndolos y renovndolo en funcin de la
comercializacin que con ellos se realice.
Como con las otras actividades, con la comercializacin se debe establecer
relaciones de coordinacin y enlace que le permitan a Logstica disponer del
artculo y entregrselo oportunamente al cliente final a travs de su
dependencia de distribucin fsica. Para ello debe medir el servicio que
ofrece en funcin de:
- La rapidez con que los artculos pueden ser entregados al
cliente.
- Confianza que dicha rapidez genera en los clientes.
- Grado de disponibilidad inmediata de los artculos.
Aspectos que se relacionan, ya que la rapidez de entrega est directamente
afectada por la disponibilidad de los artculos, y la confianza se obtiene en
base a la disponibilidad y la rapidez. Al tratar de disponibilidad, se debe
pensar que sta se logra, siempre y cuando se sepa dnde est el artculo
para que disponiendo del medio de transporte, se pueda entregar con
oportunidad al cliente, es decir, que disponiendo de un buen control de
inventarios y del transporte adecuado, se lograr disponibilidad, rapidez y
confianza, aun sin tener el artculo en el propio almacn.
e. Logstica- Control de Calidad
A ste elemento le compete, como su nombre lo indica, controlar la calidad
de los productos que fabrica la empresa y adems aquellos que son
adquiridos para la produccin u otras dependencias. Por ello es que la
actividad logstica debe establecer coordinaciones y obtenerla colaboracin,
de manera de asegurarse la calidad adecuada, hacindola certificar por el
control de calidad.
1.6 FASES DE LA ADMINISTRACIN DE MATERIALES O LOGSTICA
Cualquier procedimiento de administracin de materiales, emplear las
siguientes fases:

1. Programacin.- Prevee en forma racional y sistemtica, la satisfaccin

conveniente, adecuada y oportuna de los bienes, servicios y obras
requeridas por las distintas dependencias de la Empresa, previa
determinacin de los mismos en base a sus metas institucionales.
Constituye un elemento del planeamiento integral de la empresa y ordena la
gestin del abastecimiento.
2. Adquisicin o Compra.- A travs del cual se formaliza y consolida la
tenencia o disponibilidad de los bienes y servicios requeridos por las
dependencias de una Empresa.
Estas adquisiciones se realizan a travs de las dependencias u oficinas de
compras, y utilizando una serie de modalidades: adjudicaciones directas,
por concursos o por licitaciones, teniendo en cuenta caractersticas propias
o condiciones previstas (calidad, cantidad, peso, volumen, etc.).
3. Almacenamiento.- Actividad funcional relacionada con la ubicacin fsica
temporal de los bienes materiales adquiridos por la entidad, en un espacio
fsico apropiado denominado almacn, con fines de custodia y con destino
final a los usuarios.
Estos ambientes fsicos, denominados almacenes, deben reuniras
condiciones apropiadas para el debido y adecuado mantenimiento,
conservacin, preservacin, seguridad interna y externa, de los materiales
que albergan.
4. Distribucin.- Actividad funcional y tcnica referida a la directa
satisfaccin de las necesidades de bienes a las distintas dependencias que
oportunamente lo requieren.
En esta actividad, el sistema logstico pone a disposicin del usuario los
bienes solicitados, previa presentacin del pedido, debidamente autorizado
y firmado por el jefe de la dependencia solicitante.
6. Transportes.- funcin logstica mediante la cual se realiza el movimiento
de los materiales, desde las plantas de aprovisionamiento hacia las
instalaciones de las entidades consumidoras y/o hacia los usuarios o
clientes.
CIRCUITO DE LA LOGSTICA EMPRESARIAL

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIN
1.
Disee una definicin de Logstica, utilizando los siguientes
conceptos:
- Sistema
- Empresa
- Aprovisionamiento
- Produccin
- Administracin
- Comercializacin
2.

Conteste Verdadero (V) o falso (F) a las siguientes afirmaciones:

a. La logstica representa una gran inversin para la empresa.
b. La logstica debe funcionar como ente independiente de las dems
reas de una empresa. (
)
c. Los objetivos de) abastecimiento son nicamente calidad y cantidad.
(
)
d. La funcin de distribucin fsica se encarga de los movimientos de los
productos en trnsito de un punto a otro. ( )

3.

Explique brevemente:
a. importancia de la logstica en el contexto empresarial.
b. Cules son las funciones bsicas de la logstica?
c. Con qu departamentos de la empresa se relaciona
directamente la logstica?

4.
a.
b.

Disear a su criterio, un:

Sistema logstico para una empresa industrial (pequea)
Sistema logstico para una empresa comercial (mediana)

ms

Capitulo II
GESTION DE COMPRAS
A.- PROGRAMACION DE LAS COMPRAS
Objetivos especficos
Al finalizar el estudio de este tema, usted estar preparado para:
1. Esbozar la programacin de compras de una empresa cualquiera
partiendo de los datos de consumo y las necesidades futuras para la
produccin y/o venta.
2. Identificar los problemas que afectan la programacin de compras y
establecer sus posibles soluciones.
3. Disear la documentacin necesaria para elaborar un presupuesto de
compras

PROGRAMACIN DE RECURSOS
MATERIALES
1. PLANIFICACIN Y POLITICA DE COMPRAS
En primer lugar, definamos lo que entendemos por planificacin: es el
proceso de toma de decisiones anticipado acerca de Qu se debe hacer,
Dnde y Quin lo har; es en cierto modo el puente que va desde el lugar
donde estamos, hasta el lugar donde queremos llegar en un futuro deseado.
Por su parte, la poltica es tambin un plan, en el sentido que es el conjunto
de principios generales o maneras de comprender que guan o canalizan el
pensamiento y la accin en la toma de decisiones.
Vistas las definiciones estamos frente a un tipo de toma de decisiones en el
presente, que producir resultados en el futuro, de tal manera de contar con
la adecuada provisin de bienes y/o servicios necesarios para la empresa en
funcin de sus metas y su capacidad financiera, permitiendo su flujo
constante que asegure sil continuidad cumpliendo los criterios de
racionalidad y austeridad.
En cuanto a las unidades responsables que intervienen en la determinacin
de la planificacin y poltica de compras, son principalmente:
a. Logstica.- Encargada del planeamiento y control de inventarlos y por
lo tanto de determinar las necesidades en trminos de cantidad.
Asimismo, en coordinacin estrecha con los usuarios, (a plena
identificacin de los materiales requeridos (Nombre, Caractersticas
tcnicas, Calidad requerida, etc.) y por ltimo es la encargada de

disear la poltica de compras, especialmente en cuanto a la

oportunidad de las compras.
b. Planificacin y Presupuesto.- Quin deber proveer los gastos
presupuestarios, programarlos y financiarlos. La informacin
proporcionada por ellos es bsica, pues de acuerdo a ella se priorizar
las compras, decidiendo la asignacin de recursos.
c. Compras.- Quin de acuerdo a la informacin recibida y en
coordinacin con los usuarios planificar las compras.
La planificacin y poltica, debe tener las siguientes caractersticas:
a.

Uniformidad.- la planificacin y la poltica establecida es vlida

para todas las dependencias de la empresa, ninguna dependencia
debe tener un tratamiento excepcional, por mucha jerarqua que
tenga.

b.

Racionalidad.- Se refiere a que los mtodos y procedimientos sean

ordenadamente aplicados y adems que se garantice un eficiente
empleo de los bienes y servicios.

c.

Flexibilidad.- Los mecanismos y procedimientos deben facilitar su

actualizacin en caso que varen las condiciones que originaron lo
inicialmente establecido.

d.

Periodicidad.- La planificacin y la poltica se establecen de

acuerdo a las condiciones existentes y stas son cambiantes. Una
buena planificacin es aquella que responde de manera fidedigna
a las condiciones, por ello, debe establecerse por un periodo de
tiempo concreto.

e.

Austeridad.- Entendido como el empleo mesurado de los limitados

recursos con que cuenta la empresa y su adecuada combinacin
para obtener ms y mejores resultados. Entre los principales
criterios de austeridad, podemos sealar:
1) Utilidad Mltiple.- A artculos similares, en lo posible debe
tenderse a estandarizados, de tal forma que un mismo
artculo pueda servir para diferentes fines.
2) Uniformidad.- En lo posible deben agruparse bienes y/o
servicios similares, a fin de darles el mismo tratamiento
tanto en cuanto a compras, como en cuanto a
mantenimiento.
3) Durabilidad.- Se debe dar preferencia a aquellos bienes, que
relativamente respecto a su precio garanticen mayor
duracin o menor riesgo de deterioro.
4) Racionalidad.- De acuerdo a la disponibilidad financiera
preveer las necesidades indispensables para satisfacer las
necesidades de la empresa.

5) Prioridad.- la empresa debe establecer con claridad los

criterios de prioridad para apilarlos en el caso que no sea
posible obtener todo lo programado, en general, los que
resulten crticos para el cumplimiento dejas metas o
aquellos que tiendan a vallar de precio con mayor
frecuencia y magnitud.
6) Facilidad de Conservacin.- Evitar en lo posible la obtencin
anticipada de aquellos bienes y/o servicios cuyo
mantenimiento o conservacin demande considerables
gastos.
7) Ahorros de Gastos Adicionales.- En lo posible debe evitarse
gastos adicionales como transporte, seguros, etc.,
tendiendo a que sean asumidos por el proveedor.
2. PROGRAMACIN DE COMPRAS
El proceso de programacin de las compras, consta de los siguientes pasos:
1. Determinacin de Necesidades.- Identificar con claridad las
necesidades de bines y/o servicios, formulndose en trminos de Nombre,
Especificaciones tcnicas, Tiempo mximo de provisin, Lugar en donde se
requiere, etc. La determinacin de las necesidades debe efectuarse en
coordinacin con la oficina de presupuestos a fin de que lo determinado est
dentro del tope presupuestal establecido y de ste modo la programacin
sea equilibrada y factible o en todo caso para hacer los reajustes
necesarios.

PROGRAMACIN PARA EL ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS

2. Consolidacin da Necesidades.- Consiste en Reunir en un solo

documento toda la informacin recabada de las necesidades de bienes y
servicios de toda la empresa,

3. Formulacin del Programa de Compras.- Consiste en determinar

cules y cuntos de los bienes y los servidos requeridos habrn de
comprarse, en que perodos, a que costo global y con qu modalidad. Este
programa ser establecido previa informacin y aprobacin del presupuesto
respectivo y debe establecer, entre otros:
a)
b)
c)
d)

Poltica de compras especfica para el periodo,

Objetivos cuantitativos y cualitativos para el periodo.
Calendario de compras,
Modalidades de adquisicin.

El programa de compras, para facilitar su ejecucin debe ser desagregado

en dos sub-programas, uno de bienes y otro de servicios; en lo posible, al
formular el programa no debe recortarse la obtencin de algn bien o
servicio, sino aplicando el criterio de racionalidad, distribuir las compras a lo
largo del calendario de acuerdo a la disponibilidad de recursos financieros y
actualizarlo peridicamente, a fin de introducir los cambios que se requiera.
CUADRO DE NECESIDADES
BIENES () SERVICIOS ()

PRESUPUESTO VALORADO
BIENES () SERVICIOS ()

4. Ejecucin del Programa de Compras.- Se entiende por ejecucin del

programa de compras, el conjunto de acciones conducentes a formular
documentos, proporcionar informacin, realizar el seguimiento respectivo,
hasta que tos materiales requeridos estn al alcance de los usuarios.

5. Evaluacin del Programa de Compras.- Se entiende por evaluacin al

conjunto de Operaciones orientadas a establecer los resultados obtenidos,
dentro del perodo de tiempo establecido, comparndolos con los resultados
esperados segn la planificacin y programa respectivo.
Mediante este proceso de evaluacin se obtendr entre otros los siguientes
resultados:
a)
Comparacin entre lo previsto y lo obtenido para el periodo de tiempo
evaluado.
b)
Informacin para obtener el costo global y parcial de lo ejecutado.
c)
Eficiencia de compras en cunto a oportuna atencin de necesidades
existentes.
d)
Cantidad, frecuencia y aspectos en que se ha tenido que reprogramar
las adquisiciones.
e)
Determinar las causas de las desviaciones de lo ejecutado con
respecto a lo previsto.
CUADRO DE OBTENCION
BIENES () SERVICIOS ()

El planeamiento, en cualquier organizacin, debe considerarse como algo

vivo y unido a la realidad del momento. No puede ser un grupo de recetas
que se utilizan rgidamente, como: En caso de... haga.... La planificacin
es una herramienta y debe usarse como tal. No se le puede dar carcter
inflexible ni infalible.

A qu preguntas debe responder un adecuado planeamiento en el rea de

Abastecimientos, especficamente Compras?
Mencionemos algunas:
-

Cul es el tiempo mximo que deber transcurrir entre la

recepcin de un pedido y su ejecucin?
Cul debe ser la fluctuacin de existencias para compensar
los altibajos en la demanda de ventas?
En cunto deben extenderse las compras por encima de las
necesidades normales, para prevenirlos aumentos de precio o
la escasez?
Sobre qu bases debemos fijar el nivel de consumo?
Cules son los costos que debemos considerar para la
evaluacin econmica de un pedido?
Cul ser el perodo ms conveniente para ordenar un
pedido?
Qu productos necesitan un mejor estudio para la definicin
de todas las interrogantes planteadas?

Empecemos por absolver la ltima pregunta. Una empresa de produccin o

comercializacin maneja, entre productos terminados (lo que produce a
comercializa) y productos intermedios (materias primas y materiales de
servicio o apoyo), una gran cantidad de artculos. Si todo y cada uno de
ellos mereciera la misma importancia en la determinacin de cantidades y
tiempo de solicitud, la labor de la seccin -incluso apoyada por
computadoras- seria titnica, y evidentemente insatisfactoria. Cualquiera
que sea la solucin que adoptemos, debe aplicarse en los sectores que no
permitan mayores ventajas.

B.- ADMINISTRACIN DE LAS COMPRAS

Al terminar el estudio del presente tema, usted estar preparado para:
1. Especificar las funciones y responsabilidades de cada una de las
reas de la dependencia.
2. Establecer con claridad los pasos por seguir en un procedimiento de
compras.
3. Definir los mtodos, formas y normas tcnicas utilizadas en el rea de
compras.
4. Conocer la estructura de los costos lgicos.
5. Definir lo que es tiempo de pedido, tiempo de entrega, stock de
seguridad, stock de reposicin y stock mximo.
6. Interpretar el significado de lote econmico y utilizarlo en el
planteamiento de la gestin de compras.
7. Dirigir un proceso de adquisicin de bienes internacionales.

ADMINISTRACIN DE LAS COMPRAS

1. FINALIDAD Y OBJETIVOS
Los desembolsos econmicos que se efectan a travs de Compras y la
incidencia del costo de compra en el artculo que se produce y/o vende,
obliga a pensar que no slo se trata de satisfacerlas necesidades de las
dependencias de la empresa, proporcionndoles lo que solicitan, sino que
hay que tener en cuenta ciertos factores que requieren la coordinacin de
todos los elementos de Compras, porque sta puede facilitar los materiales
y, al mismo tiempo, beneficiar a la empresa. Para ello, se requiere no
subordinar
las
compras
a
otra
dependencia;
hacerla
actuar
independientemente bajo la direccin de la Gerencia de Logstica que
coordine su accin con aquello a quienes debe servir, de manera que
conociendo sus necesidades pueda facilitarles lo que requieren en forma
econmica.
De esta forma COMPRAS evolucion de una simple funcin de servicio, en
provecho de produccin, a una funcin directiva en la que hay que tomar
decisiones constantes, qu muchas veces son alteradas en lapsos muy
cortos, por las circunstancias cambiantes de la economa y del comercio; ya
no se trata de esperar rdenes para efectuar las adquisiciones, ahora hay
que prever las necesidades y los cambios que puedan producirse, para
hacerles frente sin que resienta la economa de la entidad.
La finalidad de COMPRAS se determina conforme se va precisando su
importancia para la empresa, hasta definirla en forma correcta,, como:
ADQUIRIR MATERIALES,
SUMINISTROS,
HERRAMIENTAS,
MAQUINAS,
EQUIPOS, ETC. DE LA CALIDAD ADECUADA, EN LA CANTIDAD NECESARIA, EN
EL MOMENTO Y LUGAR PRECISO, Y AL PRECIO MAS CONVENIENTE".
Para cumplir con dicha finalidad, se determinan los objetivos fundamentales
que deben alcanzar, los cuales, constituyen las metas permanentes de sus
actividades. Dichos objetivos son:
1.
Mantener la continuidad en el abastecimiento.
2.
Inversin mnima compatible con la seguridad y provecho
econmico.
3.
Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizaciones de los
materiales.
4.
Mantener niveles de calidad acordes con el uso al que se
destinan los materiales.
5.
Obtener costos bajos, compatibles con la calidad y servicio que
se requieran.
6.
Mantener la posicin competitiva de la empresa.
Los objetivos descritos obligan a COMPRAS a conocer las caractersticas de
los materiales y el uso que se destinan para, en funcin de ello, realizar los
esfuerzos necesarios y efectuar la adquisicin sin olvidar las metas que
debe alcanzar. En esta forma podr solicitar a los usuarios la informacin
que requiera y no se dejar llevar por ofrecimientos de los vendedores que
aparentemente constituyen una ventaja para la empresa, pero que en

realidad pueden estar atentando contra la continuidad del abastecimiento;

producir duplicidad de adquisicin; no disponer del servicio conveniente; o
afectar la posicin competitiva de la empresa.
Entre los factores especficos que han despertado una creciente importancia
en las compras, estn los siguientes;
1. Las oscilaciones cclicas de sobrantes y faltantes, sumadas al
rpido aumento en el costo de materiales, especialmente este
ltimo factor.
2. La "reduccin de utilidades", que obliga a emplear todos los
recursos de la compaa a fin de sobrevivir a la extraordinaria y
continua competencia.
3. El hecho, ya mencionado, de que el costo de los materiales
comprados represente una parte considerable del costo total
de los artculos fabricados.
4. La competencia extranjera cada vez mayor que encuentran los
productos nacionales.
5. La complejidad de los mltiples productos de reciente creacin,
como los sistemas de cohetes.
6. La expansin de los mercados mundiales productos, con tarifas
reduciras y un flujo ms libre de componentes entre las
compaas extranjeras y nacionales.
2. CONCEPTO Y CAMPO DE ACCIN DE LAS COMPRAS
En la industria las compras comprenden las gestiones de adquisicin y
entrega de los materiales, los suministros, las mquinas, las herramientas y
los servicios necesarios para la instalacin, conservacin, explotacin,
comercializacin y administracin de una empresa.
Desde el punto de vista de la Organizacin Cientfica, las compras
constituyen una actividad altamente especializada de la Administracin de
Materiales, cuyo objetivo es adquirir, para cada material necesario; La
calidad apta, la cantidad justa, al precio razonable y con la entrega en el
sitio y en el momento deseado.
La funcin del Departamento de compras es procurar los materiales, los
suministros, las mquinas, las herramientas y los servicios a un costo final
compatible con las condiciones econmicas que rodean a la partida,
salvaguardando el standard de calidad y la continuidad del servicio, al
mismo tiempo que establece y mantiene la reputacin de la Ca., en lo que
corresponde a su seriedad y a su correccin.
El concepto de compras involucra todo el proceso de localizacin de
proveedores y fuentes de abastecimiento, adquisicin de materiales a
travs de negociaciones de precio y condiciones de pago, as como el
acompaamiento del proceso con el proveedor seleccionado, y la recepcin
del material para controlar y garantizar el aprovisionamiento dentro de las
especificaciones solicitadas.
La funcin Compras,
actividades bsicas:

comprende

fundamentalmente

las

siguientes

1.
Bsqueda y Evaluacin de Proveedores, Constituye una de las
actividades ms importantes dentro de la Funcin de Compras tendente a
tener una calificacin de los proveedores en funcin de su "Capacidad de
respuesta" frente a nuestra Empresa, lo que constituye un punto de partida
para las futuras relaciones comerciales con los mismos. Este punto, tiene un
inters especial, sobre todo cuanto en un entorno industrial trabajamos con
una poltica de "co-fabricacin, como veremos oportunamente.
2.
Mantenimiento de un archivo actualizado de productos con sus
caractersticas, cdigos de identificacin, suministradores de los mismos,
precio y condiciones de entrega y pago.
3.
Negociacin permanentemente de precios, calidades, presentaciones
y plazos de entrega, en funcin de las previsiones de compra y clasificacin
del proveedor.
4.
Previsin de Compras
econmicos y financieros,

en

sus

aspectos

tanto

tcnicos

como

5.
Planificacin de pedidos por artculo y proveedor, determinando los
volmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
CAMPO DE ACCIN DE LAS COMPRAS

6.
Preparacin de rdenes de Compra, lanzamiento de pedidos y
seguimiento de los mimos, hasta su recepcin y control de calidad en su
caso.
7.

Solventar discrepancias en la recepcin del producto.

8.

Analizar variaciones en precio, plazos de entrega y calidad.

Para poder resolver con xito los problemas que se presentan en el

desarrollo de la funcin compras, es necesario establecer polticas
orientadoras que fijen los lmites en el cumplimiento de los objetivos de la
Empresa.

La confianza, la iniciativa, l enriquecimiento de la relacin comercial, el

respeto, la tica y la responsabilidad son los principales valores que se
deben involucrar a los encargados de la funcin compras.
Por lo anterior, podemos deducir que el campo de accin de las compras,
comprende ,04 factores: Calidad, Cantidad, Precio y Tiempo:
1. LA CALIDAD; est dada por las especificaciones tcnicas del artculo que
establece generalmente el Dpto. de Ingeniera o dependencias internas o
externas especializadas en la materia.
2.
LA CANTIDAD; est dada en funcin a las necesidades, en los
volmenes tcnicos que indican los Dptos. de Produccin o ventas, o
cualquier otra dependencia que lo requiera.
3.
EL PRECIO; debe de estar determinado de acuerdo a las
especificaciones, volmenes, homogeneidad de los productos, su ubicacin,
etc,
4.
EL TIEMPO; est dado en funcin a los Programas establecidos por los
Dptos. de Produccin y/o ventas y Planeamiento, p>ara la atencin
oportuna de sus necesidades y la de los usuarios, consumidores o clientes.
3. NORMAS TCNICAS EN CUANTO A CALIDAD, CANTIDAD, PRECIO Y
TIEMPO
Todas, las normas y principios que sobre compras se pueda
a. La Calidad
La calidad estar en razn directa al uso que se vaya a dar al artculo que se
adquiera; por lo tanto, se fijarn normas acordes con la finalidad a que
vayan a ser destinadas:
1. La Calidad debe definirse:
Esto significa que el comprador debe establecer a priori las
propiedades y especificaciones que tendrn los materiales por
adquirir, de manera que pueden ser preciados por sus propiedades
fsicas y qumicas.
2. La Calidad no se mide por el precio:
Es comn pensar que a mayor precio se obtiene mejor calidad del
producto. En compras debe tenerse presente que los precios varan
de una fuente de adquisicin a otra, en artculos idnticos y a veces
de inferior calidad.
3. La Calidad debe ser la conveniente:
No siempre las adquisiciones se rigen por la mejor calidad o por que
la calidad conveniente ser siempre la mejor. Por eso debe indicarse
en las especificaciones del pedido, la calidad mnima que puede
aceptarse, ya que estos debemos relacionarlo con el precio y con el
costo de venta.
4. La Calidad debe estar siempre disponible:

Debemos cuidar que exista continuidad en la existencia del artculo

en el mercado. Este concepto de disponibilidad, se refiere a que el
artculo pueda ser adquirido con facilidad a un precio econmico,
dentro de un plazo razonable y en varias fuentes de suministro.
En resumen, para determinar la calidad que debe exigirse a los
proveedores, es imprescindible que compras disponga de las
especificaciones necesarias para saber exactamente lo que necesita
adquirir, y pueda as ponerlo en conocimiento de los proveedores, y estas
puedan tambin, remitir artculos capaces de ser sometidos a inspeccionar y
pruebas que determinen, si corresponde o no a la calidad deseada.
b. Cantidad
Es un deber ineludible del comprador, el estar seguro que la cantidad que
adquiere, es la correcta. Para esto debe estar capacitado para determinar si
la cantidad solicitada responde al consumo, y al mismo tiempo poder
establecer la cantidad econmica.
Para poner a disposicin de los usuarios las cantidades que satisfagan sus
necesidades, debe buscar compulsar el equilibrio de los aspectos siguientes:

La necesidad de consumo.
Las ventajas econmicas, y
La seguridad de su almacenamiento.

Las normas a aplicarse sobre el particular pueden ser:

1. La Cantidad debe basarse en el control de existencias:
Para los artculos de consumo constante que mantienen en almacn,
las cantidades a pedir, deben ser basadas en el consumo que de ellos
se hagan. Normalmente en los almacenes se establece un control de
existencias, que se debe poner a disposicin del comprador cuantas
veces lo requieren, que le permitan tener elementos de juicio ms
exactos sobre las cantidades que se le solicitan, y adquirirlas evitando
caprichos, preferencias o condiciones especiales de los usuarios.
2. La Cantidad debe ser respaldada:
Toda requisicin que reciba compras por determinadas cantidades a
adquirir, debe tener un respaldo en cuanto a su determinacin se
refiere. En el caso de artculos de stock, ya hemos manifestado que
dicho respaldo ser el control de existencias; en el caso de artculos
que se adquieren por primera vez o de adquisicin espordica, este
respaldo consiste en la indicacin correcta del uso que se le va a dar
o del programa a ejecutar, de manera que pueda determinarse si es o
no correcta la cantidad.
3. La Cantidad no debe ser influenciada por el precio unitario de
compra:
Se conoce que a mayor cantidad en la adquisicin ser menor el
precio unitario de compra. Sin embargo, no por ello se comprarn

grandes cantidades. La obtencin de un buen precio obliga a analizar

la cantidad que facilite ese precio y establecer si el consumo permite
adquirirlo.
En caso contrario, el comprador no debe influenciarse por el bajo
precio unitario, sino que adquirir la cantidad prevista.
Las fluctuaciones de los precios en el mercado debe ser tenida en
cuenta por el comprador para establecer su poltica de compras que
podra consistir en:
-

Para artculos cuyo precio varan poco, comprar de acuerdo a

las necesidades.

Para artculos de mucha variacin en el precio, comprar cuando

baja teniendo en cuenta las necesidades de los periodos en
que sube.

4. La cantidad que se determina debe tener en cuenta el tiempo que

se demora:
Este tiempo, debe contarse desde el momento en que se hacen los
trmites iniciales, hasta su disponibilidad en el almacn. Es necesario
mantener la continuidad del servicio a los usuarios, especialmente
cuando se trata de adquisiciones de productos importados, donde es
necesario aplicar el tiempo de pedido y embarque.
5. El transporte a elegir es funcin de la cantidad que se adquiera:
Si tenemos en cuenta que los medios de transporte establecen
cantidades y volmenes mnimos al fijar sus precios, es lgico que
para determinar el medio y la va a utilizar se tenga en cuenta la
cantidad del artculo que est solicitando.
Este aspecto nos puede hacer variar muchas veces la cantidad a
adquirir si el consumo nos lo permite.
6. La cantidad debe tener en cuenta el espacio disponible
El espacio de que se dispone en el almacn y el costo de dicho
espacio, influyen sobre la cantidad a pedir y sobre el mtodo a
adoptar en la adquisicin. El comprador deber tener este aspecto
muy presente para no abarrotar los almacenes y tendr que estudiar
la solucin adecuada antes de cursar su pedido.
c. Momento en que hay que comprar.
Esta norma evita realizar gastos intiles y hacer compras de ltimo minuto.
Para ello es preciso tener en cuenta el Punto de Pedido, como momento
que nos alerta para solicitar el material. Como quiera que tambin depende
de el ritmo de consumo, del tiempo de Pedido y Embarque, de las vas a
utilizar, distancias de transporte, de la cantidad a adquirir, etc., nos obliga a
una constante coordinacin con las dependencias de almacenes y de
transporte.

En sntesis, la norma a tener presente sobre el momento en que hay que

comprar, depende de un buen sistema de control de existencias.
d. Precio ms conveniente
Este factor llama generalmente la atencin de los dirigentes porque se trata
de desembolsar dinero, y por ello debe recordarse lo siguiente:
1. El precio de adquisicin, es un elemento bsico de la venta
Por lo tanto, para lograr vender a precios competitivos en el
mercado, es necesario adquirir a un precio que permita a la
empresa competir cuando exponga su producto a los
consumidores.
2. El precio debe buscarse en funcin de la calidad y la Cantidad.
Hay que tener en cuenta que no se trata de buscar lo ms barato,
sino el ms bajo precio que se pueda pagar por un artculo que
tenga la calidad mnima requerida y en la cantidad necesaria. Para
ello, los compradores deben explotar y analizar el mercado hasta
obtener dicha conveniencia.
3. El precio no solamente es el valor de compra.
La cantidad que se paga por un artculo es slo un factor que
interviene en el costo de compra, Hay que tener presente,
adems, el transporte, embalaje, recepcin, almacenamiento, etc.
y recordar que todo ello cuesta dinero y que inciden sobre los
artculos que se adquieren.
Hay que tener presente que algunos de estos costos son
absorbidos por los proveedores.
4. ORGANIZACIN FUNCIONAL DE COMPRAS
La dependencia o elemento compras, su tamao, actividades, funciones,
varan en relacin al tamao o magnitud de la empresa y a la necesidad,
cantidad y variedad de artculos por adquirir. A mayor dimensin de la
empresa, mayor ser el elemento comprador, y en la misma forma, a mayor
variedad y cantidad de materiales por adquirir, ser mayor (a necesidad de
especializacin y ms compleja la organizacin.
Funciones de Cada Elemento de Compras;
a.
COMPRAS Y PEDIDOS
Establecer los contactos necesarios para efectuar las compras de los
artculos que se les, solicit, obteniendo y teniendo en cuenta las
especificaciones sobre calidad, as como preocupndose por el costo de los
artculos.
Confeccionar los documentos pertinentes a compras, desde la cotizacin
hasta los informes finales del proceso de compras que deben emitirse:
b.
-

SEGUIMIENTO O CONTACTO
Obtener el acuse de recibo por parte del proveedor.
Realizar las gestiones que permitan disponer con oportunidad de los
materiales o servicios solicitados.

Mantener correspondencia con los proveedores para estar informado

sobre la obtencin de los pedidos, que se les ha hecho.
Visitar las fbricas y empresas proveedores para establecer la
oportunidad de la atencin de los pedidos.

c.
REGISTRO, ARCHIVOS E INFORMES DE COMPRAS
Registros e Informes Del Departamento De Compras:
Para lograr alcanzar la finalidad y objetivos que Compras tiene asignados y
teniendo en cuenta la aplicacin de los procedimientos ya explicados, es
muy importante llevar los siguientes registros:
1. De especificaciones de materiales.
Es conveniente que todas las especificaciones de los artculos que
Compras adquiere, sean archivadas y clasificadas de tal manera
que el Jefe de Compras pueda disponer de ellas cuando sea
necesario, especialmente cuando se trata de autorizar pedidos. En
el Registro d Compras se deben anotarlos datos ms saltantes de
estas especificaciones, as como el nmero del file o archivo en
que se encuentran.
ORGANIZACIN DE UNA DEPENDENCIA COMPRAS

2. De compras.
Su finalidad es poder realizar una comparacin rpida y exacta de
las compras efectuadas sobre un material o artculo determinado.
Esta comparacin podr hacerse si para cada artculo se
especifican los siguientes datos:
-

Nmero de los pedidos efectuados.

Descripcin detallada de los materiales, incluyendo

especificaciones ms saltantes y nmero de file o archivo en
que se encuentran.
Proveedores a los que se haya solicitado cotizacin con las
fechas de las cotizaciones, precios, condiciones de pago,
condiciones de envo, fele y cantidad.
Proveedor o proveedores que obtuvieron los pedidos y
observaciones sobre ellos en relacin a cumplimiento,
servicio, calidad, etc.

3. De Contratos.
Es muy conveniente disponer de un registro de contratos donde se
especifiquen las anotaciones pertinentes a los contratos
establecidos. Dichas anotaciones indicarn lo siguiente:
-

Mercanca materia del contrato.

Proveedor,
Nmero del pedido.
Cantidad total contratada.
Plazos del contrato.
Precios.
Unidad.
Condiciones.

y la informacin necesaria para saber cundo se vence y la

posibilidad de renovarlo.
El archiv de cada contrato deber ser llevado en un ndice para
facilitar su disponibilidad cuando sea necesario.
4. De Proveedores.
Cuya finalidad es que el Jefe de Compras pueda conocer en
cualquier momento a qu fuente de abastecimiento debe recurrir
para la adquisicin de determinado material, y adems, el
comportamiento y confianza que merece cada proveedor.
Muchas veces se llevan files o archivos de cada proveedor en los
cuales se guardan los documentos relativos a las adquisiciones
que se le han hecho y sobre todo los informes que Compras a
obtenido de fuentes externas a la entidad.
Este registro puede combinarse con el de Compras, por cuanto en
la realidad lo que interesa es satisfacer la necesidad de
determinado artculo y si disponemos de un archivo de las
adquisiciones realzadas; podremos encontrar los proveedores que
puedan satisfacer la necesidad de dichos artculos buscando en el
Registro de Compras.
5. De precios o cotizaciones.
Es conveniente llevar un registro o archivo de los precios de los
artculos adquiridos y de las, diferentes cotizaciones presentadas

sobre ellos; por cuanto es una ayuda para los que trabajan en
Compras. Adems de tener con stos, precios y cotizaciones, se
tiene las listas de precios, notas de descuentos, catlogos,
circulares, etc. que envan los proveedores constantemente.
6. Resumen del trabajo de Compras.
El funcionamiento de compras requiere planear el trabajo y
preparar programas de compras, tambin debe ser factible
constatar la eficiencia que demuestra en su funcionamiento, para
lograr lo dicho anteriormente, sirve de ayuda un registro en el cual
se indique:
-

Nmero de pedidos hechos mensualmente y acumulados

indicando la razn del otorgamiento de cada tipo.
Nmero e importe de cada factura aprobada y pagada.
Nmero de recepciones efectuadas.
Nmero de cartas escritas a los proveedores, anotando la
razn de cada una y el destinatario.
Nmero de cotizaciones efectuadas y cantidad de
proveedores que intervinieron.

Contando con este registro el Jefe de Compras podr emitir con

facilidad los informes mensuales que enviar a sus superiores
inmediatos y stos podrn evaluar su trabajo y su dependencia.
Ms importante an es el provecho que puede sacar el propio Jefe
de Compras de este registro para adquirir y controlar su
dependencia, contando con datos reales y veraces que le permitan
trabajar rpidamente con mayor eficiencia y coordinacin.
Los datos contenidos o que deben contener los diferentes registros
que se han mencionado deben ser obtenidos por el personal de
Compras, pero el sistema a emplear en el archivamiento de estos
datos y la cantidad de registros que se requieran es prcticamente
funcin de cada Jefe de Compras, quien determinar la cantidad
de registros qu dispondr para contener todos los datos
indicados.

INFORMES
1. Informe sobre economas.
a) Es la misma dependencia de compras la que debe confeccionar el
informe relativo a las economas que ha obtenido en la adquisicin de los
artculos. Pero, estas economas deben ser comprobadas y para ello es
conveniente llevar grficos o registros comparativos de las principales
clases de artculos que se adquieren, ya que es bastante difcil hacerlo
sobre todos los artculos que se compran.
En dichos grficos o registros, debern mostrarse los precios medios del
mercado y los reales pagados por Compras en sus adquisiciones, para

que en forma resumida se pueda dar a conocer a los directivos de la

entidad las economas realizadas.
b) las economas logradas por mejoramiento de mtodos o sistemas, as
como las obtenidas por sustituciones, se consideran como crdito de
Compras siempre y cuando se hayan originado en esa dependencia y as
se demuestre en el informe que eleve Compras, por consiguiente es
necesario que toda sugerencia al respecto se origine con un
memorndum o solicitud en la que Compras requiere la adopcin de
determinado mtodo o sistema, o solicita la prueba de determinado
artculo en sustitucin de otro. Este memorndum o solicitud, as como
las respuestas que se hayan obtenido al respecto, debern constar en el
informe que sobre estas economas se emita y muchas veces deber
acompaarlos.
c) Tambin es conveniente informar sobre las economas que se obtengan
por la adquisicin de artculos que anteriormente se fabricaban en la
entidad y que a solicitud de Compras hayan dejado de fabricarse para
adquirirse a terceros con beneficio para la entidad.
En resumen, debe tenerse en cuenta que las adquisiciones econmicas,
la observacin de mtodos y sistemas que permitan y faciliten el
abastecimiento regular de los materiales, la rapidez en la tramitacin, las
sustituciones, etc., son factores que acreditan la eficiencia de la
dependencia en su funcionamiento y que deben llegar a conocimiento de
los directivos para que se pueda efectuar la evaluacin.
2. Informes de Pedidos
Es un documento que basado en el registro de pedidos, permite establecer
cules han llegado a tiempo y cules con retraso. Para ello, indicar;
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Pedidos pendientes al iniciarse el mes.

Pedidos emitidos durante el mes.
Pedidos recibidos en el mes.
Pedidos pendientes al final del mes.
Pedidos recibidos a tiempo,
Pedidos recibidos con retraso (cantidad y porcentaje):
a)
De un da a dos semanas.
b)
De una a dos semanas.
c)
Mayor de dos semanas.

Al indicar los pedidos recibidos con retraso, es conveniente establecer la

razn del retraso por cuanto esto puede ser por:
- Ineficacia de Compras (en el seguimiento).
- Demoras en la tramitacin por causas ajenas a Compras o por
responsabilidad de Compras.
- Demoras por causas del proveedor (cargables a Compras).
El resultado de este informe permitir cargar los gastos, por descuido e
ineficacia de compras, que se hayan efectuado en los pedidos no llegados a
tiempo. Es conveniente tener presente que la determinacin de estos gastos
y sobre todo su asignacin a Compras, depende del sistema contable de la
entidad y que es a veces bastante dificultoso el establecer su monto exacto,

en consecuencia, y para obviar estos inconvenientes, se acostumbra a

cargar a compras sobre cada pedido llegado con retraso, el costo de
renovacin o tramitacin que se ha establecido por pedido.
3. Informes que emite contabilidad sobre Compras.
3.1
Gastos de la dependencia.- De la manera ms detallada es
posible y a fin de establecer el costo promedio de un pedido en relacin
con lo que cuesta a la entidad la existencia de Compras, es conveniente
determinar los gastos que efecta dicha dependencia, como por
ejemplo:
-

Sueldos y jornales,
Suministros y artculos de escritorio.
Alumbrado, alquiler del local, telfono, telgrafo, etc.
Correo.
Todos aquellos gastos quedes necesario realizar para que Compras
funcione.

3.2
Prdidas por errores.- Se incluyen en este informe los gastos
ocasionados por ineficiencia de Compras y que generalmente se deben
a:
-

Errores en las especificaciones al confeccionar el pedido.

Prdidas al recibirlos o deterioros que son repuestos por el vendedor.
Mercaderas defectuosas no sustituidas o no abonadas por el
proveedor.
Mercancas devueltas al proveedor por defectos. (Estas se cargarn a
Compras, abonndose las notas de crdito que por ellas se reciban
cuando ingresen otras mercaderas en su reemplazo).
Gastos de transporte por devoluciones.
Gastos de manipulacin (menos aquellos que corren por cuenta del
proveedor).

Como se puede apreciar, los gastos que se indican son en su mayor

parte causados por el mal funcionamiento de la dependencia que se
evala, o sea Compras; en los casos en que se produzcan por causas
ajenas a Compras, y que estos sean debidamente comprobados, se
cargarn a la dependencia causante del defecto.
4. Informe de Control de Inventarios o Almacenes.
El Informe que emite, ya sea Control de Inventarios o Almacenes, indicar la
cantidad de material almacenado y los gastos que demanda su
mantenimiento o inventario.
Generalmente, el monto de esta cuenta se establecer como un porcentaje
del inventario medio, o mejor expresado, de su valor, que est en funcin
del costo de posesin.
Esta cuenta constituir un cargo para Compras, controle o no dicha
dependencia los inventarios, en vista de que la cantidad de artculos
almacenados estn basados directamente en la dificultad inherente a la
tarea de efectuar las compras y en los precios que pueden obtenerse.

5. Informe sobre las actividades de Compras.

A la direccin de una entidad deben llegar informes que muestran en forma
ms o menos detallada las actividades desplegadas por Compras para llevar
a cabo su tarea, es decir, para obtener los objetivos que su funcin les
asigna.
Por lo tanto, es conveniente que Compras inicie un informe en el que
indique:
-

Nmero de solicitudes de compra o requisiciones recibidas.

Nmero de pedidos confeccionados y emitidos indicando su valor
total.
Facturas recibidas y visadas por Compras.
Cartas escritas, telegramas enviados, etc.
Artculos recibidos indicando la carga neta y la va.
Devoluciones efectuadas.

C) INVESTIGACIONES
Realizar los estudios sobre materiales, mercados, sustitutos a emplear,
clculos de costos, fuentes de aprovisionamiento, etc., teniendo en cuenta
la calidad de los productos y la economa de la empresa.
d) RECEPCIN Y FACTURAS
- Tramitarla llegada de los materiales, estableciendo los contactos
concernientes y constatando la calidad y cantidad d los artculos,
segn especificaciones solicitadas.
- Visar las facturas de los proveedores, para su cancelacin.
La jefatura de Compras debe encargarse de:

Organizar, dirigir y controlar las dependencias o unidades bajo sus

rdenes.
Adquirir los materiales y servicios que les sean solicitados, teniendo
en cuenta los saldos en stock, la economa de la empresa y las
necesidades de los usuarios;
Llevar adelante el programa de adquisicin, sin interrupciones ni
demoras;
Mantener una red selecta de proveedores.
Tener siempre presente, en toda adquisicin, los criterios de calidad,
cantidad, precio y tiempo.
Mantener o crear reputacin de Integridad y correccin en su trato y
negocio con los proveedores.
Asesorar a los directivos en relacin con los presupuestos de
adquisiciones y en todas las actividades relacionadas con su
dependencia;
Coordinar su accin con otras dependencias, especialmente con
planeamiento, almacenes, finanzas y contabilidad;
Evaluar permanentemente su dependencia para determinar su
rendimiento.

5. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

Los diferentes pasos u operaciones que hay que realizar para efectuar una
adquisicin. Su finalidad consiste en bajar el costo de adquisicin por medio
de sistemas eficientes en la tramitacin de las compras, haciendo que dicho
trmite sea fcil, rpido y evite demoras innecesarias.
La labor de compras requiere un variado nmero de actividades que obliga
al comprador a contemplar diferentes aspectos como son:
-

Trato con diferentes personas y dependencias.

Recepcin de requisiciones por diferentes artculos, muchas
veces en gran cantidad y variedad.
Bsqueda de fuentes de aprovisionamiento y contacto con
ellas, para conseguir buenos precios o rpidamente.
Contacto con organizaciones que tienen sus propios sistemas y
procedimientos.

Esto nos permite establecer que la funcin de Compras es bastante

complicada, en cuanto a volumen y variedad se refiere y por ello deben
simplificarse los detalles administrativos, a fin de que el comprador, no se
pierda en ellos, o se preocupe tanto por cumplirlos que olvide la parte
tcnica y constructiva de su labor.
Las operaciones que se realizan en toda entidad son las siguientes:
-

Definir, la necesidad y hacerla conocer a Compras

(Requisicin).
Determinar Qu y Cunto hay que comprar.
Estudiar las condiciones del mercado en funcin de la compra a
realizar.
Escoger las fuentes de aprovisionamiento en las que pueden
adquirirse los materiales solicitados.
Obtener cotizaciones y seleccionar al vendedor.
Confeccionar y remitir el pedido u Orden de Compra.
Mantener el contacto con el proveedor para asegurar el
cumplimiento oportuno (Seguimiento).
Recepcin, inspeccin y entrega.
Visacin de facturas.
Informar sobre su funcionamiento.

Operaciones para Comprar

1. Requisicin o Solicitud de Compra
Es el documento o formulario por medio del cual el que solcita hace
conocer a Compras su necesidad despus de haberla definido.
Por consiguiente, toda adquisicin debe iniciarse con una solicitud de
compra o requisicin que enva aquel que necesita el o los artculos, a fin de
que satisfagan su necesidad. Esta solicitud puede tener dos orgenes.
-

El almacn o control de inventarios, cuando se trate de artculos de

stock:
Cualquier dependencia para los artculos que se solicitan por primera
vez o para las necesidades, de un programa, o proyecto determinado,
en nuevas lneas o aumentos de produccin o ventas.

En cualquiera de los casos mencionados es indispensable que en la solicitud

se especifiquen detalladamente, los dalos de los artculos que servirn a
Compras para efectuar la adquisicin sin tropiezos ni inconvenientes y sin
exponerse a equivocaciones.
Los datos que debe tener la solicitud y que deben figurar en formularios preestablecidos son los siguientes:
-

Descripcin del o los artculos, especificando el smbolo que lo

identifique.
Cantidad necesaria y unidad de salida,
Fecha en que deben estar disponibles en el almacn.
Cuenta a la que se cargarn.
Utilizacin que se dar al artculo.
Existencia disponible y consumo pasado y presente.
Punto de entrega en la entidad.
Fecha de expedicin y firmas y autorizaciones correspondientes.

Adems, se incluirn para que sean llenados por Compras, los datos
referentes al proveedor y que indiquen:
-

Nombre y direccin.
Precio y condiciones de pago.
Forma de embarque y embalaje.
Peso aproximado.
Nmero y fecha de pedido.
Fecha de entrega aproximada, a la cual se compromete el proveedor.

2. Cotizacin o Proforma
Cualquiera sea el origen de la solicitud de compra o requisicin, si la compra
procede, dar origen a la solicitud de cotizacin. Esta solicitud es el
documento mediante el cual se establece contacto entre Compras y los
Proveedores para determinar los mejores precios de adquisicin, el mejor
tiempo de entrega de los artculos solicitados, la forma en que efectuar la
entrega, etc., y sobre todo, cul de los proveedores, es el que ms conviene.
La solicitud de cotizacin debe contener los siguientes datos:
-

Fecha de expedicin.
Cantidad que se solicita.
Unidad de despacho.
Descripcin del artculo con especificaciones detalladas.
Punto de entrega.
Plazo de entrega de la mercadera.
Inspeccin a la que se sometern los artculos solicitados.

Adems debe solicitarse informacin sobre to siguiente:

-

Precios.
Condiciones de pago.
Plazo de entrega a la que se compromete.
Condiciones especiales que regirn la adquisicin.
Peso bruto aproximado.

Productos sustitutos o alternativas.

MODELO DE SOLICITUD DE COTIZACIN

Esta solicitud debe ser enviada a todos los proveedores, que segn los
registros puedan proporcionar los artculos que se estn solicitando. Este
aspecto es de responsabilidad exclusiva de Compras, quien, en base a su
registro de proveedores encontrar los datos necesarios sobre artculos que
proveen, cumplimiento en la atencin de los pedidos, servicios que prestan,
comportamiento en relacin con tos precios, calidad, entrega, etc. Hay que
tener presente que cuando menos deben solicitarse 3 cotizaciones, y que

las solicitudes deben remitirse en duplicado para que el proveedor utilice

una copia al cotizar.
Al mismo tiempo que se remiten las solicitudes deber confeccionarse el
cuadro comparativo - Anlisis de Cotizaciones donde anotar los nombres
de aquellos a quienes se les remite la cotizacin y la fecha de vencimiento
de presentacin de solicitudes. En este cuadro el da que se abran las
cotizaciones recibidas se anotarn los precios y condiciones que estipule
cada proveedor, las que servirn para que compras determine cul de los
proveedores es el que atender a la entidad, indicndolo en el cuadro y
exponiendo la razn por la cual se le otorg la buena pr.
3. Pedido u orden de Compra
Seleccionado el proveedor o los proveedores que proporcionaran el o los
artculos, materia de la requisicin, se procede a confeccionar el pedido u
orden de compra.
Este documento tiene por finalidad autorizar al proveedor para que enve y
cargue al comprador las mercaderas o materiales especificados en ella.
Tambin se puede agregar que el comprador se compromete a abonar el
valor de los artculos que ha recibido.
En esta forma y por medio de este documento se ha establecido una
relacin contractual entre l comprador y el proveedor, cuyos contactos se
iniciaron con la solicitud de cotizacin y la oferta o cotizacin.
Por lo indicado, estamos seguro que el pedido en orden de compra es el ms
importante entre los documentos que emite Compras, por lo tanto, sus
estipulaciones deben ser planeadas con mucho cuidado, debindose revisar
a menudo para modificarlo si fuere necesario. Debe abarcar en forma
concreta y precisa, todos los elementos esenciales de la compra, de manera
tal que se eviten las malas Interpretaciones, los errores y las posibilidades
de cambiar correspondencia al respecto, que quitan tiempo al proveedor y
al comprador.
En la empresa, debemos procurar "crear estrategias de abastecimiento"
para Impulsar el cambio de una perspectiva tcita de compras a una
estratgica.
Una estrategia de compras bien estructurada, refleja un entendimiento
profundo de la dinmica empresarial y cuantifica la rentabilidad estimada de
la inversin.
FORMATO STANDARD DE UNA ORDEN DE COMPRA

Por ser un documento resultante de la solicitud de compra o requisicin,

deber basarse en ella indicndose:
- Fecha de expedicin.
- Nmero de orden (pre-impreso para su control)
- Cantidad que solicita.
- Unidad de despacho.
- Descripcin del artculo.
- instrucciones sobre entrega y expedicin o embarque.
- Facturacin y condiciones de pago.
- Precios.
- Clusulas relacionadas con la situacin del mercado, naturaleza de
las mercaderas, etc.
- Firmas y autorizaciones correspondientes.
La distribucin del pedido interesa al Proveedor, al Almacn, a Contabilidad,
al usuario y a Compras por lo que el nmero normal de copias que deben
emitirse son seis, con el siguiente destino:

Original
Copia 1
Copia 2
Copia 3
Copia 4
Copia 5

:
:
:
:
:
:

Proveedor
Compras Registro
Compras - Seguimiento
Almacn - Recepcion
Contabilidad
Dependencia que solicito el material o Usuario
FLUJOGRAMA

En esta forma, al emitirse el pedido se est informando, a todos los

interesados sobre la adquisicin que se efecta y sobre la fecha aproximada
en que se contar con los artculos.
4. El Seguimiento o Contacto en las Compras.
La responsabilidad de la dependencia Compras no termina con la emisin
del pedido, por cuanto uno de los objetivos fundamentales que Compras
tiene asignados consiste en; Mantener la continuidad en el
abastecimiento, es decir, evitar que falten los artculos en el almacn: Por
lo tanto, al emitir el pedido y envirselo al proveedor, comienza para
Compras, el mantenimiento del contacto con el fin de lograr que se cumpla
con enviar los artculos solicitados en la fecha correspondiente; esta labor
corresponde al elemento qu dentro de compras denominamos
Seguimiento, y que como se ha indicado en la distribucin del pedido, debe
recibir una copia de ste para poder realizar su trabajo.
La importancia de seguir el pedido a travs del proveedor, es evidente, ya
que para mantener un programa ininterrumpido de produccin o ventas, es
necesario contar con los materiales a tiempo.
En cada pedido debe indicarse una fecha para su entrega, fecha que figura
en la requisicin, en la solicitud de cotizacin, y por ltimo en el pedido u
orden de compra.
Los mtodos o sistemas a adaptar para realizar el trabajo de seguimiento,
dependen del ingenio y del conocimiento que de su labor tenga el
encargarlo de realizarla.
Por seguimiento de las compras se entiende al control que debe existir paraque los plazos determinados para cada proceso de adquisicin se cumplan.
As tenemos que para contemplar la adquisicin de una requisicin, se
deber cumplir las siguientes funciones:
-

Eleccin de los posibles proveedores. (Estudio de Mercados)

Solicitud de cotizaciones.
Recepcin de ofertas.
Anlisis de las ofertas y decisin tcnicas - econmica
Colocacin de o/c.
Aprobacin de o/c.
Entrega de la mercadera.
Recepcin.

Para cada uno de estos procesos, se le estipula un tiempo, que, se

denomina; Tiempo, tpico de compra. Seguimientos controla que para
cada proceso se cumpla este tiempo tpico, de lo contrario origina una
Activacin al Agente encargado de la requisicin.
Se entiende que estos tiempos deben ser calculados en base a la
experiencia y estadstica que se tengan. Asimismo, debemos tener en
cuenta que son tiempos NORMALES.

En algunos casos (urgentes) se reducen notablemente, y en otros, se puede

alargar,
El seguimiento para ser efectivo, debe disearse lo ms simple posible y
contemplar el control slo de los principales pasos, de lo contrario, no ser
muy efectivo.
5. Entrega del Material
Una vez confirmada la o/c por el proveedor, y salvadas las diferencias que
puedan existir, cominzala correr el plazo la entrega del material.
En este paso de intervenir principalmente seguimientos, quien activar al
proveedor en la fecha estipulada y gestionar el cumplimiento de la
entrega de la mercadera en la forma correcta. En el caso debe Mercadera
de importacin, adems-del embarque, hay que controlar y activar el
desaduanamiento. El encargado d la verificacin cuantitativa es el
Departamento de RECEPCIONES de la empresa, Este departamento har las
verificaciones correspondientes con la o/c, planos y catlogos u otro
material y medios que en ella se estipulen;
Para tal efecto, puede hacerse asesorar o auxiliar con el usuario, laboratorio,
departamento de Control de Calidad, etc.
Si todo est conforme, emitir la NOTA DE INGRESO, una de cuyas copias es
enviada a Compras (seguimientos).
De no estar la mercadera de acuerdo con la o/c, emitir nota de rechazo y
la regresar al proveedor comunicado al Dpto. de compras que es el nico
que .debe hacer la coordinacin y/o reclamo correspondiente con el
proveedor.
6. Facturacin y Pago
De ninguna manera el file de una requisicin debe cerrarse con el ingreso
de la mercadera cmo comnmente ocurre.
Es responsabilidad del agente, verificar que el pago del suministro se
efecte de acuerdo a lo pactado, de lo contrario, puede originar problemas
con los proveedores que incidirn directamente en suministros futuros.
En muchas empresas la recepcin de las facturas no sigue un mismo canal,
lo cual origina prdidas o traspapeleos.
Debe existir un slo organismo encargado de la recepcin de facturas dejos
proveedores y de los documentos Internos (nota de ingreso, gua de
remisin), quien previa revisin, dar su VB para el pago correspondiente.
Se debe orientar las acciones del abastecimiento a crear y mantener
relaciones estrechas con los proveedores, Las metas de mejora y las
inversiones con proveedores juegan un papel significativo en forjar el tipo
de cooperacin mutua, para lograr ventajas competitivas.
Es importante apalancar la base de los proveedores y capacidad de
innovacin de stos. Hoy en da existen proveedores que tambin actan
como cliente competidor, y hasta socio estratgico, y esa capacidad de

innovacin, multiplica la oportunidad de desarrollar nuevos productos o

mejorar la calidad de los actuales, en beneficio de los consumidores.

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIN
1.

Conteste Verdadero o Falso a las siguientes afirmaciones:

a) La gestin de compras es un subsistema de la funcin logstica. ( )
b) La calidad del material se coordina entre los departamentos de
Mercadeo y Compras ( )
c) Una vez que Operaciones verifica la recepcin de pedidos, tesorera
se encarga de efectivizar el pago. ( )

2.

Explique brevemente:

a)
Cules
b)
Cules
Compras?
c)
Cules
Compras?
d)
Cules

son las funciones del Planeamiento de Compras?

son las funciones principales que se le asignan al rea de
son los principales problemas que afronta el rea de
son los tipos de compra?.

6. GESTIN DE COMPRAS EN EL SECTOR PBLICO NACIONAL

El sistema de Abastecimiento en el Sector Pblico Nacional, constituye el
conjunto interrelacionado de polticas, objetivos, normas, atribuciones,
procedimientos y procesos tcnicos, orientados al racional suministro, y
conservacin de los medios materiales, as como de aquellas acciones
encaminadas a asegurar la continuidad de los procesos productivos.
Su mbito de aplicacin, es tanto para los bienes materiales como a los
servicios no personales, siendo sus principales procesos tcnicos los
siguientes:
a.
b.
c.
d.
e.

La programacin
La Adquisicin.
El Almacenamiento.
La Distribucin racional.
El Despacho.

a. La programacin, con el fin de determinar, la clase y cantidad de

necesidades de bienes y de servicios, en general, de todas, y cada una
de las dependencias de cada entidad pblica; la fecha para el
abastecimiento; el importe requerido, sustentatorio del respectivo
calendario de compromisos; la modalidad de adquisicin o el proceso de
seleccin a aplicar, segn el importe total a utilizar, etc.
b. La adquisicin, a fin de, una vez que se cuenta con la respectiva
disponibilidad presupuestal certificada por la Oficina de Planificacin y
Presupuesto, aplicarla modalidad de adquisicin o el proceso de
seleccin que de acuerdo a la ley sea el pertinente, de acuerdo al valor
unitario o de conjunto de los bienes o servicios por adquirir procurando,
aplicando y enseando siempre a los usuarios, las ventajas econmicas y
tcnicas significativas de su estandarizacin.
c. El almacenamiento, instruyendo oportunamente al responsable del
respectivo Almacn Institucional, que slo debe recibir y dar la
conformidad a los bienes que estn entregando los proveedores o
contratistas, siempre y cuando las caractersticas propias (calidad,
cantidad, peso, medida, volumen, etc.) de stos, guarden concordancia
con las indicadas en los documentos fuente de entrada girados para el
efecto; previendo anticipadamente el lugar apropiado dentro del
Almacn Institucional, en el que sern ubicados y colocados fsicamente,
de acuerdo a su naturaleza y caractersticas.
d. La distribucin racional, en el sentido que la entrega fsica de los
bienes adquiridos con sujecin a la programacin del abastecimiento, a
las dependencias solicitantes, se haga con estricta sujecin a sus
necesidades reales de las mismas. La distribucin de bienes del Almacn
institucional puede ser: a los usuarios para uso o consumo inmediato,
con pedido comprobante de salida o, a los almacenes perifricos para
uso o consumo posterior, con pedido interno de almacn.

La Ley N" 26850 de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, vigente

desde el 28 de setiembre de 1998 determina que el rgano rector del
sistema de adquisiciones en el Sector Pblico Nacional en el consejo
Superior de Contratacional y Adquisiciones del estado (CONSUCODE).

Conforme al reglamento nico de Adquisiciones - RUA, derogado, bienes son

todos aquellos elementos materiales, individualizables que se pueden
medir, intercambiar y utilizar para el desarrollo de procesos productivos de
diversa naturaleza. El concepto engloba a los artculos materiales, insumos,
instrumentos de produccin maquinarias, equipos, repuestos y accesorios y
otros elementos necesarios para el cumplimiento de metas.
En consecuencia la adquisicin viene a ser el procedimiento tcnico
establecido, constituido por un conjunto de acciones tcnicas,
administrativas y jurdicas orientadas a conseguir la prioridad, en el derecho
de uso o de acceso a la prestacin de servicios.
Se encuentran sujetas a la presente norma, todas las entidades del Sector
pblico, con personera jurdica de derecho pblico y las entidades
comprendidas en el artculo 24 de la Ley 26703, Ley de Gestin
Presupuestaria del estado.
Asimismo, se encuentran comprendidas dentro de los alcances de la
presente Ley: Las empresas del estado de derecho pblico o privado, ya
sean de propiedad del Gobierno central, regional o Local; y las empresas
mixtas en las cuales el control de las decisiones de los rganos de gestin
est en manos del estado y en general los organismos y dependencias del
Estado a los que la Ley otorgue capacidad para celebrar contratos.
6.1
PRINCIPIOS
QUE
RIGEN
A
LAS
CONTRATACIONES
ADQUISICIONES DEL SECTOR PBLICO NACIONAL

Los procesos de contratacin y adquisicin regulados por esta Ley y su

reglamento se rigen por los principios de moralidad, libre competencia,
imparcialidad, eficiencia, transparencia, economa, vigencia tecnolgica y
trato justo e igualitario a todos los contratistas; teniendo como finalidad
garantizar que las entidades del Sector Pblico obtengan bienes y servicios
de la calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados.
PRINCIPIO DE MORALIDAD
Todos los actos referidos a la adquisicin, antes, durante y despus
del suministro o la prestacin deben caracterizarse por la honradez,
veracidad, intangibilidad, reserva, equidad, justicia y probidad, por
parte de los servidores y funcionarios pblicos intervinientes.
PRINCIPIO DE LIBRE COMPETENCIA
De conformidad con los artculos 61 y 62 de la Constitucin Poltica
del Per y el Decreto legislativo N 701 modificado por el Decreto
Legislativo N 807, se elimina toda prctica monoplica; controlista y
restrictiva de la libre competencia en la produccin y comercializacin
de bienes y en la prestacin de servicios, permitiendo que la libre
iniciativa privada se desenvuelva procurando el mayor beneficio de
los usuarios y consumidores. Siendo de aplicacin lo indicado a toda
persona natural o jurdica sean de derecho pblico o privado, que
realicen actividades econmicas.
PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD
Por este principio, el Comit y los funcionarios que participan en el
Proceso de Seleccin actan con falta de designio anticipado o de

prevencin a favor o en contra de los contratistas, de lo que resulta la

posibilidad de juzgar o proceder con rectitud;
PRINCIPIO DE EFICIENCIA
Por la eficiencia todo Proceso de Seleccin tiende al Oso ptimo de los
recursos y al logro de resultados en materia de adquisiciones y
contrataciones, aplicando los criterios de calidad, cantidad,
oportunidad, lugar y costo, en ese orden de prioridad.
PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA
Todos los actos deben ser difanos sin ninguna ambigedad que
pueda poner en duda la imparcialidad, la equidad y la moralidad del
proceso de Seleccin.
PRINCIPIO DE ECONOMA
Este es un principio rector en los procesos en general; en el Proceso
de Seleccin est dirigido a lograr ahorro en gastos, en tiempo y en
perjuicio a los Postores respecto del proceso.
La celeridad es su consecuencia y objetivo, pues procura emplear el
menor tiempo posible al tramitar una adquisicin o contratacin, sin
menoscabo de las racionales acciones de control previo y
concurrente, las cuales no deben significar instancia, retraso o
demora.
PRINCIPIO DE VIGENCIA TECNOLGICA
Los bienes o servicios a adquirir, incluso las obras a contratar, deben
estar regido por la tecnologa ms avanzada, la vigente en el tiempo
del Proceso.
PRINCIPIO DE TRATO JUSTO E IGUALITARIO
Todo postor debe, potencialmente, tener iguales oportunidades en el
Proceso de Seleccin sin discriminacin alguna.
6.2. DEPENDENCIA
CONTRATACIONES

RESPONSABLE

DE

LAS

ADQUISICIONES

La Ley establece que cada entidad establecer la dependencia

dependencias responsables de planificar los procesos de adquisicin
contratacin, sealando en sus manuales de organizacin y funciones
dispositivo equivalente, las actividades que competen a cada cargo, con
finalidad de establecer las responsabilidades que le son inherentes.

V
o
o
o
la

Cada entidad elaborar un Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.

Dicho Plan debe prever el tipo de bienes y servicios que se requerir
durante el ejercicio presupuestal y el monto del presupuesto requerido. El
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones ser aprobado por la mxima
autoridad administrativa de la Entidad antes de iniciado el ao calendario.
Al finalizar el ao calendario, la dependencia presentar un informe de la
ejecucin del plan, en el que se dar cuenta de la ejecucin real de lo
planeado y de las adquisiciones o contrataciones extraordinarias que se
efectuaron. Este informe servir para la evaluacin de la gestin de la
dependencia y de los servidores responsables.

6.3. NORMAS ESTABLECIDAS EN LA LEY GENERAL DE PRESUPUESTO

PARA LAS ADQUISICIONES EN EL SECTOR PBLICO
De conformidad con la Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao
1999 - ley N 27013 - Capitulo II - Art. 8, los montos a que se sujetan las
licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones directas, son los
siguientes:
a) Para la contratacin de obras:
-

Licitacin Pblica, s al valor referencial es igual o superior a S/.

900,000 (Nuevos Soles)
Adjudicacin Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 900,000
(Nuevos Soles)

Cuando el monto del valor referencial de una obra pblica sea igual o mayor
a S/. 4050,000, el organismo ejecutor no podr ejercer la supervisin y
control de obras, debiendo ser contratada obligatoriamente.
b)

Para la adquisicin de bienes y suministros:

-

Licitacin Pblica, si el valor referencial es igual o superior a S/.

350,000.
Adjudicacin Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 350,000

c)
Para la contratacin de servicios y de consultora, tales como
prestaciones de empresas de servicios, compaas de seguros, contratos de
arrendamientos no financieros, investigaciones, proyectos, estudios,
diseos, supervisiones, inspecciones, gerencias, gestiones, auditoras,
asesoras y peritajes:
-

Concurso Pblico, si el valor referencial es igual o superior a S/,

150,000
Adjudicacin Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 150,000

La contratacin de auditoras externas, se realiza de conformidad con las

normas que rigen al Sistema Nacional de Control.

ADQUISICIN DE BIENES Y/O SERVJCIOS (1)

ADQUISICIN DE BIENES Y/O SERVICIOS (2)

La aplicacin del presente artculo de la Ley de Presupuesto, se realiza en

concordancia con la Ley N 26850 - Ley de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado y su Reglamento aprobado por el D.S. N 039- 98-PCM del 28-Set98.
6.4 PROCESO DE SELECCIN DE PROVEEDORES

Para ser postor de obras ser requiere estar inscrito en el registro Nacional de
Contratistas y no estar incluido en el registro de Inhabilitados para contratar
con el estado. Este ltimo requisito es tambin vlido para el caso de
adquisiciones, suministros, servicios generales y consultora.
El reglamento establecer la organizacin, funciones y procedimientos de
los Registros, as como los requisitos para la inscripcin o inclusin y la
periodicidad con la que se publicar en el Diario Oficial El Peruano la
relacin de inhabilitados. Los Registros debern observar los principios
contenidos en la Ley de Simplificacin Administrativa.
En todos los casos para ser postor; se requiere no tener sancin vigente
segn el registro de Inhabilitados para contratar con el estado; para el
efecto bastar que en la propuesta el postor presente una Declaracin
jurada, la misma que, en caso de ser favorecido con la buena pro, deber
reemplazar por un certificado emitido por el registro respectivo.
-

Estn impedidos de ser:

I.

Postores
a) El Presidente y los Vicepresidentes de la Repblica, los
representantes al Congreso, los Ministros de Estado, los Vocales
de la corte Suprema de justicia de la Repblica, los titulares y los
medios
del
rgano
colegiado
de
los
organismos
constitucionalmente autnomos y el Presidente del Instituto
Peruano de Seguridad Social, hasta seis meses despus de haber
dejado el cargo.
b) Los titulares de instituciones de organismos pblicos
descentralizados, los alcaldes, los dems funcionarios pblicos,
los directores y funcionarios de las empresas del estado; las
personas naturales de la Entidad que tengan intervencin directa
en la definicin de necesidades, especificaciones, evaluacin de
ofertas, seleccin de alternativas, autorizacin de adquisiciones o
pagos.
c) El conyugue, conviviente o los parientes hasta el cuarto grado
de consanguinidad y el segundo de afinidad de las personas a que
se refiere los literales precedentes.
d) Las personas jurdicas en las que las personas naturales a que
se refieren los literales a), b) y c) tengan una participacin
superior al cinco por ciento del capital social, dentro de los
veinticuatro meses anteriores a la convocatoria.
e) Las personas naturales o jurdicas que se encuentren
sancionadas administrativamente con inhabilitacin temporal o
permanente para contratar con entidades del Sector pblico.

En los casos a que se refieren los incisos b), c) y d) el impedimento

para ser postor se restringe al mbito de la jurisdiccin o sector al que
pertenecen las personas a que refieren los literales a) y b). En el caso
de los organismos constitucionalmente autnomos, el impedimento se

circunscribe a las adquisiciones y contrataciones que realizan dichas

entidades.
II.

Contratistas
Las personas naturales o jurdicas, que tengan obligaciones
pendientes con el Instituto Peruano de Seguridad Social, as como con
las entidades prestadoras de salud a que se refiere la Ley N 26790,
con la Oficina de Normalizacin Previsional o las entidades del
Sistema privado de Pensiones, con la Superintendencia nacional de
Administracin Tributaria, o con la Superintendencia Nacional de
Aduanas, por deudas vencidas hasta el mes anterior a la fecha de
suscripcin del contrato.
No puede ser contratista aquella persona natural o jurdica que haya
participado como tal en la elaboracin de los estudios o informacin
tcnica previa que da origen al Proceso de Seleccin y sirve de base
para el objeto del contrato, salvo en el caso de los contratos de
supervisin.
Las propuestas que contravengan a lo dispuesto en el presente
artculo, se tendrn por no presentadas, bajo responsabilidad de los
miembros del Comit. Los contratos celebrados en contravencin de
lo dispuesto anteriormente, son nulos, sin perjuicio de las acciones a
que hubiere lugar.

REQUISITOS DE LA CONVOCATORIA
En toda Licitacin Pblica o
obligatoriamente lo siguiente:
I.

Concurso

Pbico

se

deber

observar

Realizar la convocatoria pblica a travs de la publicacin de la misma

por lo menos en el Diario Oficial El Peruano, en uno de circulacin
nacional y en otro de circulacin en la localidad en que realiza la
Licitacin Pblica o Concurso Pblico. El aviso deber contener por lo
menos:
a. La identificacin de la Entidad que convoca;
b. El proceso de seleccin;
c. La descripcin bsica de los bienes, servicios u obras a
ejecutarse;
d. Las oficinas donde pueden recabarse las bases y su costo;
e. La fecha prevista para el acto pblico de presentacin de
propuestas y para el acto de adjudicacin de la buena pro; y,
f. El valor referencial.

II.

La existencia de un plazo razonable entre la convocatoria y la

presentacin de ofertas, el plazo ser establecido por la Entidad del
Sector Pblico atendiendo a la urgencia y caractersticas propias de cada
proceso. En ningn caso el plazo entre la convocatoria y la presentacin
de propuestas ser menor a veinte das hbiles.

III.

La existencia de bases aprobadas. En el caso de obras, adicionalmente,

se requerir de la existencia del expediente tcnico.

IV.

La celebracin de acto pblico para la presentacin de propuestas y para

la publicacin.
La convocatoria a un proceso de adjudicacin directa se efecta a travs
de su publicacin en por lo menos el Diario Oficial El Peruano y en otro
de circulacin nacional o local.
La convocatoria a un proceso de adjudicacin directa de menor cuanta,
se hace mediante invitacin a no menos de tres postores, en el caso de
contratacin de obras y consultora.
7. GESTIN DE COMPRAS INTERNACIONALES
Previamente conviene hacer una distincin entre adquisicin y
compraventa, pues algunos textos legales asimilan ambas categoras.
Adquisicin es un trmino ms extenso que compraventa y puede originarse
a ttulo gratuito; en cambio la compraventa siempre lo es a ttulo oneroso.
La adquisicin en sentido jurdico no es otra cosa que la incorporacin de
un derecho al patrimonio del adquiriente que deviene as titular del mismo,
puesto que el patrimonio es un conjunto de relaciones jurdicas.
La compraventa es un acto siempre a ttulo oneroso, que en todo caso
puede ser considerado de adquisicin derivada y que excluye otro tipo de
adquisiciones, como lo podran ser la accesin, la donacin, la sucesin o el
comodato. El contrato de compraventa constituye la figura tpica del
Comercio Internacional y el medio que posibilita la mayor circulacin de
divisas.
7.1 Concepto
La compraventa internacional representa una de las funciones bsicas del
comercio exterior: la de transaccin.
Es una operacin de intercambio por medio de la cual se entrega una cosa
determinada contra su equivalencia en dinero. Ampliamente puede definirse
como una convencin mutua en virtud de la cual se obliga el vendedor a
entregar la cosa que vende y el comprador el precio convenido por ella. Es
un vnculo entre la produccin y el consumo Internacional de bienes y
servidos.
Si la compraventa es un acto de intermediacin, quiere decir que es un
hecho comercial; luego, la figura cae dentro de los lmites de los eventos
mercantiles donde con ms propiedad debe considerarse, a diferencia de la
compraventa civil, que es un acto de consumo; compro para satisfacer mi
necesidad; el fin se realiza en el acto mismo de la operacin, sin que
contine el trnsito ni del negocio jurdico ni del bien.
El otro ingrediente de la compraventa, y que le da singularidad es el nimo
de lucro, la especulacin, que est alejada de la compraventa civil en la que
el sujeto busca racionalmente reducir costos para adquirir un bien que lo
satisfaga, sin trasladar a otro el pago de dicho costo y percibir la utilidad
prevista por tal accin. El nimo de lucrar es necesario, aun cuando
posteriormente el comerciante no obtuviera utilidad en la reventa. Adems,
el comerciante adquiere las cosas para revenderlas.

Luego, la compraventa internacional se caracteriza por ser:

a) Un acto de intermediacin.
b) Tener un fin especulativo, es decir buscar un lucro.
c) Una relacin intersoberana, ya que la mercanca o servicio circula por
ordenamientos jurdicos distintos.
d) La conexin de dos contratos simultneos, y sucesivos, uno que
vende, en este caso el exportador; y otro que compra, en este caso el
importador, constituyendo una operacin econmica nica.
7.2 Contrato de Transporte
Uno de los contratos que se derivan del contrato de compraventa, aun
cuando es autnomo, es el de transporte, ya que si l no podra viabilizarse
o ejecutarse el objeto principal de la operacin de compraventa: hacer
llegar al comprador las mercaderas o el equipamiento, incluso en los
contratos complejos como el turn-key, el leasing internacional,
countertrading o el de construccin pesada, su ejecucin da origen a la
formacin de esta figura contractual.
Una primera delimitacin es necesario efectuar: el contrato de transporte en
general ha sido diferenciado en civil y comercial. El primero es aquel que se
hace a ttulo gratuito, sin compromiso obligacional ni moral alguno, y el
segundo tiene siempre un propsito y un animus lucrandi. Son estos ltimos
a los que nos estamos refiriendo desde que nuestra tarea est referida a los
contratos de comercio internacional en los que hay un contenido patrimonial
inmediato.
Se puede conceptualizar este contrato como aquel segn el cual una
persona natural o jurdica denominada el porteador se obliga a efectuar el
traslado de mercaderas, por medios propios o ajenos de un establecimiento
ubicado en un Estado a otro, segn indicacin u obligacin asumida por otra
persona denominada expedidor, debiendo abonarse por elfo una suma de
dinero conocida como porte o flete.
Por otro lado, respecto a los sujetos que intervienen en este contrato
podemos advertir que son tres: el porteador, el cargador y el consignatario.
a) Porteador. Es la persona natural o jurdica que asume la obligacin y
la responsabilidad de realizar un transporte, por ello tambin se le
conoce como transportador o transportista. No necesariamente
importa que realice el transporte ni an siquiera que sea el operador,
si sobre l recaen los riesgos del cumplimiento de la obligacin de
transportar. . Este sujeto, tambin conocido con el trmino de
expedicionario, en algunos casos puede ser plural, como es la
modalidad del transporte combinado o multimodal.
b) Cargador. Es quien solicita el transporte y quien adquiere el derecho a
exigir su plena realizacin. Por ello, la mayora de los Cdigos de
Comercio de Amrica Latina sealan que si el comisionista acta en
nombre propio asume las obligaciones del cargador.
c) Destinatario. Es la persona a cuya orden van las mercancas.
Usualmente es el comprador, dentro de las reglas de la compraventa,

pero puede ser una tercera persona o incluso un consignatario que no

ha comprado precisamente el bien.
Muchas son las modalidades del contrato de transporte, dependiendo del
medio fsico a travs del cual opera.
Las principales modalidades son: Terrestre, por ferrocarril, fluvial, lacustre,
areo, multimodal y martimo, todos los cuales sern referidos en el ltimo
captulo del presente Manual.
7.2.1 Trminos del Comercio Internacional
Son usos y prcticas ordenados por gremios, asociacin de pases u
organismos internacionales que complementan el contrato de compraventa
internacional, ya que a travs de reglas estandarizadas las partes conocen
con antelacin el punto de transmisin del riesgo y las obligaciones que
estn asumiendo.
Hay quienes consideran que son contratos de compraventa, sin embargo
estn desprovistos de la relacin obligacional directa. Son usos ordenados y
estandarizados que complementan al contrato de compraventa y que
posibilitan fijar determinadas situaciones, tipos en las cuales se pueden ver
involucrados los operadores dentro del largo espacio entre la fbrica y el
punto de distribucin internacional.
El riesgo de prdida o deterioro de las mercaderas, as como la obligacin
de asumir los costos relativos a las mismas, se transfieren del vendedor al
comprador en el momento en que el vendedor cumpla su obligacin de
entregar o poner a disposicin las mercaderas.
LOS INCOTERMS
Estos trminos fueron diseados por la Cmara de Comercio internacional
de Parts en 1936 a fin de precisar las obligaciones de las partes y el punto
de trasmisin del riesgo. Estas definiciones han sufrido una serie de
revisiones (1953, 1967, 1976, 1980) hasta el actual de 1990, que se conoce
en sus siglas en ingls como Incoterms (International Commerce Terms).
Su finalidad esencial es determinar claramente el punto en que una de las
parles trasmite el riesgo a la otra, a fin de garantizar el derecho de pago y el
de libre disposicin de la mercadera. Definen la responsabilidad de los
contratantes y el lugar fsico de su cumplimiento de una forma simple y
segura, eliminando cualquier zona gris en la entrega o puesta a disposicin
de las mercaderas. Adicionalmente, se refieren a otros aspectos como el
transporte, el seguro, manipulacin, embalaje, gestin y entrega de la
documentacin.
Existen trece trminos segn la ltima versin de la Cmara de Comercio
Internacional, que se han clasificado en cuatro grupos como se aprecia en el
grfico.
Estos grupos o familias se han identificado con las letras E, F, C y D.
El grupo E contiene el nico trmino (EXW) mediante el cual el vendedor
coloca las mercancas a disposicin del comprador en su propio domicilio o

local de produccin que puede ser una fbrica, industria, almacn,

plantacin, conforme lo pactado en el contrato de compraventa. En tal
razn, el exportador debe facilitar las mercaderas y la factura comercial p
el mensaje electrnico correspondiente as como prestar al comprador, a
pedido, riesgo y costo de ste, toda la asistencia en la obtencin de
cualquier licencia de exportacin u otra oficial necesaria para la remisin de
las mercaderas.
El grupo F contiene los trminos segn los cuales el vendedor debe enviar
la mercanca en lo que respecta a su transporte, de conformidad con las
instrucciones dadas por el comprador puesto que es ste quien debe
concluir el contrato de transporte y designar el transportador. Este grupo
comprende los trminos FCA, FAS y FOB. Para articular este grupo hay que
tener en cuenta las reglas ISO (Internacional Standard Organization).
Segn el grupo C, el vendedor ha de encontrar el transporte en las
condiciones de costumbre, pero sin asumir el riesgo de prdida o dao de la
mercanca o de costos adicionales debido a hechos acaecidos despus de su
envo o despacho. En este grupo se encuentran fes trminos CFR, CIF, CPT y
CIP. En todos ellos es necesario hacer constar el punto hasta donde se ha de
pagar el transporte, pues sa es una obligacin del vendedor; donde los
riesgos de prdida o avera de los productos, as como los costos adicionales
resultantes de los acontecimientos que ocurran despus de la entrega de la
mercadera al medio de transporte, recaen en el importador. Estos trmino
son de la misma naturaleza que el grupo F; por cuanto el vendedor
viabiliza el cumplimiento del contrato en el pas de embarque o de
despacho; aun cuando, particularmente, se deben articular con mucho
cuidado al momento de aadir obligaciones del vendedor referentes a un
tiempo posterior al mencionado punto crtico de la transferencia del
riesgo.
Segn la propia naturaleza de los indicados trminos, el vendedor est
exonerado de todo riesgo o costo suplementario, una vez que ha cumplido
debidamente con su contrato, encargando el transporte y entregando la
mercanca al transportador o consiguiendo un seguro (CIF y CIP).
Los trminos D son totalmente diferentes a los ya sealados, pues en este
caso el vendedor responde de la llegada de la mercanca al lugar de destino.
El vendedor soporta la totalidad de riesgo y de costos para hacer llegar el
bien al lugar convenido. Este grupo rene cinco trminos como: DAF, DES,
DEQ, DDU y DDP, los cuales pueden aglutinarse en dos subgrupos: los DAF,
DES y DDU, en los cuales el vendedor no tiene que entregar la mercanca
despachada de importacin; y los DEQ y DDP, en los qu tiene que
despacharla.
De todos ellos el trmino DDU es una novedad en la versin Incoterms
1990, que posibilita al vendedor a entregar la mercadera en el pas de
origen, sin despacho de importacin y sin pagar los derechos. Sin embargo,
a la luz de la experiencia, no es recomendable que los operadores
latinoamericanos, principalmente vendedores, usen este trmino pues trae
el peligro de una demora prolongada en el despacho y es extremadamente
arriesgado comprometerse a entregarla mercanca ms all del punto de
despacho de aduana.
Los Incoterms 1990 deben ser estudiados conjuntamente con las reglas de
la Convencin de Viena de 1980, sobre compraventas internacionales de

mercaderas; tal es el caso de las costumbres y usos locales, que deben ser
observados al momento de firmar un contrato de compraventa, y que
mantienen su existencia aun por encima de las propias estipulaciones de los
trminos ya enunciados. Es, entonces, recomendable que los operadores de
comercio internacional estn debidamente informados de tales costumbres
cuando negocien un contrato y que establezcan clusulas precisas que se
superpongan a cualquier interpretacin de los Incoterms. Otro, es el caso
del embalaje; donde la obligacin del vendedor de embalar la mercanca
puede modificarse segn el tipo y la duracin del transporte previsto, pero
que dicha exigencia es vlida en la medida en que se lo hagan saber al
vendedor en el momento de cerrar el contrato.
a) EXW En fbrica (ExWorks)
En fbrica" significa que la nica obligacin del vendedor consiste en
facilitar la mercanca en sus locales o instalaciones (factora, fbrica), en
particular si no es l el responsable de cargar la mercanca en el vehculo
suministrado por el comprador, a no ser que se hay acordado otra cosa. El
comprador corres con todos los costos y riesgos que entraan el transporte
de la mercanca desde all hasta el punto de destino deseado.
Este trmino supone, pues, la obligacin mnima para el vendedor y es el
ms conveniente para el exportador latinoamericano, ya que nicamente
est obligado a entregar la mercadera conforme al contrato ya facilitar toda
la asistencia para la obtencin de cualquier licencia de exportacin o
autorizacin gubernamental.
b) FCA. Franco en el Transportista (indicando el lugar)
Se ha establecido este trmino, tambin conocido como free carrier, para
indicar libre de derechos en el transportista. Sirve para atender las
exigencias del transporte moderno, en particular el denominado
multimodal, como el de contenedores o el transbordo de rodadura en
remolques y buques transbordadores. Se basa en el mismo principio general
que el FOB, con la diferencia de que el vendedor cumple sus obligaciones
cuando entrega la mercanca a la custodia del transportista en el lugar
convenido. Si no es posible designar un punto preciso en el momento de
firmar el contrato de compraventa, las partes deben referirse al lugar o a la
zona donde el transportista debe hacerse cargo de la mercanca.
El riesgo de prdida o daos de la mercanca se transfiere del vendedor al
comprador, entonces, y no en la borda del buque. Transportista es toda
persona que ha suscrito, o en cuyo nombre se ha firmado, un contrato de
transporte. Cuando el vendedor tiene que proporcionar un conocimiento de
embarque, hoja de ruta o recibo de carga, cumple plenamente su obligacin
presentando ese documento expedido por una persona definida de ese
modo.
Este trmino puede ser utilizado en cualquier modalidad de transporte,
incluso el multimodal, por ello es que cuando se seala el Terminal de
transporte significa una estacin de ferrocarril, de carga, un terminal de
containers o patio o cualquier punto terminal de recepcin.
c) FAS

FAS quiere decir franco al costado del buque (Free along side ship). Con
arreglo a esta clusula el vendedor cumple sus obligaciones cuando se ha
puesto la mercanca al costado del buque, en el muelle o en barcazas. Esto
significa que el comprador tiene que correr con todos los costos y riesgos de
prdida o dao de la mercanca a partir de ese momento. Procede sealar
que, a diferencia del FOB, este trmino impone al comprador la obligacin
de despachar la mercanca para la exportacin. Sin embargo, ella no puede
ser invocada cuando el comprador no pueda, directa o indirectamente,
atenderlas formalidades de exportacin.
d) FOB
FOB quiere decir franco a bordo (Free on board). El vendedor coloca a
bordo de un buque la mercanca en el puerto de embarque convenido en el
contrato de compraventa. Se transfiere el riesgo de prdida o dao del
vendedor al comprador cuando la mercanca ha pasado la borda del buque
en el puerto de embarque designado. Esto significa que el comprador tendr
que asumir todos los costos y riesgos de prdida o dao a las mercancas a
partir de aquel punto.
e) CFR
CFR quiere decir costo y flete (cost and freight). El vendedor tiene que
pagar los costos y fletes necesarios para llevarla mercanca al punto de
destino convenido, pero se transfiere el riesgo de prdida o dao, as como,
el de cualquier aumento de los costos, del vendedor al comprador, cuando
la mercanca pasa la borda del buque en el puerto de embarque.
f) CIF
CIF quiere decir costo, seguro, flete (Cost, Insurance and freight). Este
trmino es bsicamente idntico a CFR, pero el vendedor tiene que hacer,
adems, un seguro martimo contra el riesgo de prdida o dao de la
mercanca durante el transporte.
El vendedor establece el contrato con el asegurador y paga la prima de
seguro. El comprador debe tener en cuenta que a la luz de este trmino, es
exigido al vendedor obtener el seguro apenas con cobertura mnima, segn
el Instituto de Corredores de Seguro de Londres o cualquier entidad similar.
Este seguro mnimo cubre el precio estipulado en el contrato ms un 10% y
deber ser cotizado en la moneda del contrato.
El riesgo se trasmite a partir del momento en que haya pasado la borda del
buque en el puerto de embarque.
g) CPT. Flete o Porte Pagado hasta
Al igual que CFR, flete o porte pagado hasta... (Freight or carriage paid to)
quiere decir que el vendedor paga los fletes de la mercanca hasta el punto
de destino convenido. Sin embargo, el riesgo de prdida o dao de la
mercanca, as como el de cualquier aumento de los costos, se transfieren
del vendedor al comprador cuando se entrega la mercanca a la custodia del
primer transportista, y no en la borda del buque. Se puede emplear en todas
las formas de transporte, incluidas las operaciones multimodales y el
transporte en contenedores o el transbordo de rodadura en remolques y

buques transbordadores. Cuando el vendedor tiene que proporcionar un

conocimiento de embarque, una hoja de ruta o un recibo de carga, cumple
plenamente sus obligaciones presentando ese documento expedido por la
persona con la cual ha contratado el transporte hasta el punto de destino
convenido.
h) CIP. Flete o porte seguro pagado hasta
Este trmino (Freight or carriage and insurance paid to) es idntico a flete
o porte pagado hasta pero el vendedor tiene que hacer, adems, un
seguro de transporte contra el riesgo de prdida o dao de la mercanca
durante el transporte. El vendedor establece el contrato con el asegurador y
paga la prima del seguro.
El vendedor es apenas obligado a obtener el seguro con cobertura mnima.
i) DAF. Entregado en frontera
Entregado en frontera" (Delivered al frontier) quiere decir que el vendedor
ha cumplido sus obligaciones cuando liega la mercanca a la frontera, pero
antes del lmite aduanero del pas convenido en el contrato de
compraventa. El trmino frontera puede ser usado para cualquier frontera,
incluso la del pas de exportacin, por lo que es de vital importancia que sea
claramente determinada.
Este trmino est concebido principalmente para su uso cuando la
mercanca ha de transportarse por ferrocarril o por carretera, pero se le
puede emplear independientemente de la forma de transporte.
j) DES. Entregado desde abordo
Ex ship o delivered ex ship quiere decir que el vendedor a de poner la
mercanca a la disposicin del comprador a bordo del buque, en el punto de
destino convenido en el contrato de compraventa, El vendedor debe
hacerse cargo de todos los costos y riesgos que entrae el transporte de la
mercanca hasta el puerto de destino designado.
k) DEQ. Entregado en muelle
"Entregado en muelle (Delivered ex quay) quiere decir que el vendedor
pone la mercanca a la disposicin del vendedor en el muelle, en el punto de
destino convenido en el contrato de compraventa. El vendedor debe
hacerse cargo de todos los costos y riesgos que entrae el transporte de la
mercanca hasta ese punto.
Se emplea dos variantes de los contratos sobre muelle: sobre muelle libre
de derechos y sobre muelle derechos a cargo del comprador. Con
arreglo a esta ltima clusula, la responsabilidad de los trmites de
importacin de la mercanca incumbe al comprador y no al vendedor.
Las partes contratantes deben siempre hacer la descripcin completa de
estos trminos, es decir sobre muelle libre de derechos o sobre muelle
derechos a cargo del comprador para que queden bien claro quin es el
responsable de dichos trmites.

l) DDU. Entregado sin pago de derechos

El trmino DDU (Delivered duty unpaid) significa que el vendedor cumple su
obligacin cuando as mercaderas hubieran sido puestas a disponibilidad en
el local designado en el pas de importacin. El vendedor debe asumir todos
los costos y riesgos derivados de llevar las mercaderas hasta su destino
(excluyendo derechos, impuestos y otras cargas tributarias de importacin),
as como todos los costos y riesgos derivados de las formalidades
aduaneras. El comprador tiene que pagar cualquier costo adicional y asumir
cualquier riesgo causado por su omisin en desaduanar las mercaderas.
Si las partes desearen que el vendedor cumpla las formalidades aduaneras
y asuma los costos y riesgos resultantes, tal hecho debe ser precisado, con
una declaracin para tal efecto.
Si las partes desearen incluir en las obligaciones del vendedor alguno de los
costos adeudados en razn de la importacin de las mercaderas (como por
ejemplo el VAT, valor agregado al flete), ello debe ser aclarado indicando:
Delivered Duty Unpaid, Vat Paid (... named place of destinaron).
Este trmino puede ser usado Independientemente de la modalidad del
transporte.
m) DDP. Entrega libre de derechos
El trmino en fbrica supone la obligacin mnima del vendedor; en
cambio, entrega libre de derechos (Delivered duty paid), seguido de la
designacin de los locales del comprador, constituye el extremo opuesto, es
decir, la obligacin mxima del vendedor. Significa que el vendedor cumple
su obligacin de entrega cuando toma las mercaderas disponibles en el
lugar designado en el pas de importacin.
Si las partes contratantes desean que sea el vendedor quien se haga cargo
de los trmites de Importacin de la mercanca, pero excluyendo algunos de
los costos pagaderos por la importacin de la mercanca por ejemplo, el
impuesto sobre el valor agregado (IVA) o impuesto general a las ventas
(IGV) u otros impuestos similares-, se deber precisar esta circunstancia
aadiendo con tal fin las palabras pertinentes {por ejemplo: excluidos el
IVA y/u otros impuestos).
Los trminos descritos anteriormente permiten a las partes articular sus
diversas condiciones y obligaciones, haciendo uso para caso de la
cotizacin, entrega de documentos y transmisin del riesgo, de cualquiera
de los trece trminos indicados anteriormente.

INCOTERMS 1990

OBLIGACIONES Y COSTES DE CADA INCOTERM

8.- METODOS DE COMPRAS

Cualquiera que sea la compra que se realice, es conveniente adoptar un
mtodo determinado para efectuarla. Estos mtodos pueden ser:
a. Segn los factores que intervengan en la determinacin de cundo se
comprar; y
b. Segn la forma de compra.

a) Segn la determinacin de cuando se comprar.

1. Ajustados a las necesidades.
En general, son las compras realizadas para producir a pedido
especfico de un cliente. Se solicitan slo cuando el artculo es
necesario. Su frecuencia de consumo es ocasional y, por lo tanto,
baja. Cubre situaciones urgentes y generalmente no se mantiene
stock de productos definido. Se necesita de proveedores
confiables y honestos para que no especulen sobre la urgencia de
la compra.
2. Para periodos especficos.
Tal como su nombre lo indica, se trata de adquirir artculos, para
un determinado periodo. Sus caractersticas son:
-

Ser utilizado, generalmente, para artculos de consumo regular.

Que las variaciones de precio de los artculos sean
significativos.
Que el periodo para el cual se compra no sea fijo, sino basado
en el control de existencias y en las variaciones de la
fabricacin.
Que la economa que pueda obtenerse, afecte el periodo de
compra y al costo de almacenamiento.
Que la cantidad que se adquiera, abarque al fijado por el
programa o plan de produccin o por el consumo del almacn.

3. Segn la situacin del mercado.

Por medio de este mtodo se realizan compras tratando de
aprovechar las fluctuaciones de los precios en el mercado. Se
caracterizan por estudiar constantemente las tendencias del
mercado, y de acuerdo a ello, se establece la cantidad por adquirir
(si la demanda es alta, se adquieren cantidades para necesidades
inmediatas; si la oferta es alta, se compran mayores cantidades).
Igualmente pueden establecerse contratos para entregas
especiales, que generalmente se utilizan para adquirir productos
de consumo estable.
Proporcionan grandes economas, pero demandan
espacios de almacenaje y controles ms exhaustivos.

mayores

4. Especulativas.
Este mtodo de compra es asumido por la alta direccin e implica
un mayor riesgo que el normal, pues generalmente se adquieren
grandes cantidades con la idea de ganar dinero revendiendo los
excedentes en el mercado, o asegurar un alto stock. No se toma
en cuenta el plan de produccin, pues su objetiv es el lucro.
Inmovilizan gran cantidad de efectivo y requieren mucho espacio
de almacenaje. Si bien pueden generar grandes ganancias, la
posibilidad de que el material comprado devenga obsoleto supone
el riesgo de grandes prdidas
b. Segn la forma de compra

1. Compras por contrato

Se estipula un contrato con el proveedor, segn el cual, por un
precio determinado, se entregarn los artculos solicitados de
acuerdo a un cronograma. Con esta forma, escalonando entregas,
se aprovechan mejores precios, no se inflan los stocks y se
asegura el abastecimiento continuo. Necesita de permanente
asesora legal y precisin muy adecuada de los puntos del
contacto en lo referente a formas de pago, inspecciones,
mantenimiento de la calidad, etc.
2. Compras en partidas agrupadas
En este caso, se trata de artculos de menor consumo.
Estos artculos tienen un costo de adquisicin mayor que el precio
del bien mismo y se adquieren en un sola operacin, Con esta
forma se logran economas importantes, se despierta el inters del
proveedor (quien puede hasta mejorar sus precios) y los costos de
tramitacin disminuyen.
3. Compras con arreglo al plan de produccin
En realidad, adquirir artculos bajo esta forma significa lo mismo
que utilizar el mtodo de compras de pedido continuo. Permite un
mayor acercamiento a los proveedores, como tambin mantener
controlado el nivel de existencias y reducir los costos de
adquisicin. Lo recomendable, en este mtodo, es entregar copia
del plan de produccin a los proveedores, para que lo conozcan
con antelacin y estudien la factibilidad de atendernos.
9. COSTOS LOGSTICOS
La determinacin de los costos logsticos es uno de los aspectos esenciales
y de mayor importancia para efectuar un anlisis completo del sistema
logstico de una empresa, pero al mismo tiempo la obtencin de dichos
costos es difcil, en razn de que los elementos que lo constituyen y que
afectan al sistema, no son medidos por los procedimientos contables de
costos industriales o financieros empleados usualmente en las compaas.
A continuacin se describen los diferentes tipos de costos que tienen
relacin las actividades logsticas y que deben ser conocidos por los
ejecutivos del rea para poder analizarlos, controlarlos y evaluarlos, en pro
de una mejor administracin de todos aquellos insumos, artculos o
materiales que maneja el rea logstica.
1. Costo Unitario. Se refiere al precio de compra, ms los gastos
relacionados con los fletes, aduana, transporte a destino, etc. en
los materiales importados. En el caso de los materiales nacionales
se considera como costo unitario al precio de los artculos puesto
en los almacenes de la empresa.
2. Costo de renovacin, Tambin llamado de Adquisicin, es la
suma de todos los gastos inherentes al abastecimiento de
materiales en un lapso determinado, generalmente en un ao,

dividido entre el nmero de rdenes de compra emitidos en el

mismo perodo de tiempo.
Los gastos que se efectan para la renovacin de las existencias o
para su adquisicin se puede clasificar en:
a. Gastos de ordenar. Se denomina as a la suma de todos los
gastos efectuados desde la preparacin de la requisicin hasta
la emisin de la orden de compra y su envo al proveedor
(sueldos y leyes sociales, materiales de oficinas, servicios,
programacin, computo, contabilidad, etc.).
b. Gastos de seguimiento. Corresponde a la suma de todos los
gastos efectuados en lograr que el proveedor cumpla con
remitir la mercadera oportunamente en la fecha ofrecida.
Dentro de la adquisicin de materiales, la labor del seguimiento
o contacto con los proveedores, comprende gastos de cables,
telex, llamadas telefnicas, visitas a las fbricas o plantas, etc.
c. Gastos diversos. Existen otros gastos relacionados con la
compra de materiales y que corresponden a actividades
posteriores al ingreso del material a la empresa, pero que
mientras no se efecten, no se puede cerrar la orden de
compra y considerarla como atendida.
Estos gastos son:
-

Control de facturas y seguimiento de stas dentro de la

empresa para que se efecte el pago y se cumpla con el
proveedor.
Anotaciones en el control de inventarios y balance de los
stocks.
Documentos que hay que enviar a los usuarios despus
de llegado el material, sea al proveedor, a los usuarios y
a
todos
aquellos
interesados
en
el
control
correspondiente.
La obtencin del costo de renovacin permite definir
para la empresa cuanto le cuesta cada orden de compra
que emite y por ello es que la suma de todos los gastos
hay que dividir entre el nmero de rdenes emitidas.

3. Costo de posesin o de almacenaje. Contar con existencias le

cuesta a la empresa una fuerte cantidad de dinero en las diversas
actividades relacionadas con el mantenimiento y control de los
materiales que almacena; por ello es que a mayor cantidad
almacenada es mayor el costo anual de poseer materiales. Estos
costos se expresan, como un porcentaje del promedio anual del
valor del inventario, en el cual se consideran gastos de caja y
costos intangibles pero reales en que se incurren por tener
existencias.
Para el costo de posesin los gastos se clasifican en:

a. Gastos de inversin.- Corresponden a este rubro los

intereses dejados de percibir sobre el capital invertido en
existencias. El dinero produce intereses y cuando no se tiene
cuesta conseguirlo.
b. Gastos de riesgo.- Tener materiales implica si riesgo de
perderlos por obsolescencia, robo incendio, deterioro, etc., y
por ello las empresas aseguran su existencias; el valor de la
prima del seguro que toma la empresa es un gasto que
corresponde al costo de poseer materiales en almacenes y que,
generalmente es fijado como un porcentaje sobre el valor
promedio del inventario.
c. Gastos de cuidado.- Tener materiales en los almacenes exige
cuidarlos, ubicndolos en un determinado espacio y
mantenerlos para evitar su deterioro, as como controlarlos
para eliminar los desperdicios, la obsolescencia y la
acumulacin de materiales sin movimiento.
d. Impuestos,- La Influencia que los inventarios tiene sobre los
resultados hay que valorizados para establecer qu porcentaje
del impuesto que se pague se debe al monto convertido en
materiales que guarda la empresa en los almacenes.
4. Costos de faltantes o de roturas de stock. La no existencia de
un artculo o materia prima, necesario para la empresa cuando
sta lo necesita, tiene un costo que en algunos casos liega a ser
de consideracin, por cuanto la falta de este material puede
interrumpir las operaciones de la industria, generando mano de
obra, equipo y maquinaria ociosa, elevando el costo de
fabricacin, o a veces obligando a realizar compras de ltimo
momento a un mayor precio que el que pudo obtenerse de haber
tenido existencias adecuadas en el almacn.
Entre las formas que se utilizan para reducir los costos
logsticos tenemos:
- Cambios en el diseo y en las especificaciones, que
permitan a los proveedores fabricar a costos ms bajo.
-

Sustituir materiales para reducir el valor del artculo por

menor valor del material o asegurarse una mejor calidad
sin variar el costo.

Reduccin de la variedad de artculos contenidos en los

inventarios, mediante la categorizacin de materiales.

Eliminacin de artculos obsoletos o fuera de uso de la

empresa.
Aplicacin de tcnicas analticas que permitan reducir los
costos sin afectar el valor de los materiales, transporte o
servicio.

Cambios de procedimientos que disminuyen el tiempo de

demora en contar con el material, lo que incide en el
stock o mantener y en las cantidades a comprar.

Compra de materiales y equipos que reducen el costo de

mano de obra o aumentan la eficiencia de las
operaciones.

10.- LOTE ECONMICO DE COMPRA (tamao de pedido econmico)

El lote econmico de compra o cantidad econmica es aquella que equilibra
los costos de renovacin y de posesin, hacindolos iguales en relacin al
nmero de rdenes que se emiten y al almacenaje de las cantidades que se
solicitan.

Una simple apreciacin de los inventarios permite constatar que las grandes
cantidades aumentan los gastos de posesin o almacenaje y disminuya el
nmero de rdenes de compra o pedidos a los proveedores; y a la inversa si
se pide cantidades pequeas, se producir el efecto contrario, mayor
cantidad de rdenes y menos gastos de almacenaje. Lograr el equilibrio
entre estos dos costos conduce a la cantidad econmica que hemos
definido.
Los factores que determinan la cantidad que se debe comprar segn el
mtodo desarrollado por Davis, son los siguientes:

S = Consumo del material en unidades por ao.

T1

= Tiempo de adquisicin, en aos, entre el momento de formular

el pedido y la recepcin del material.

T2

= Tiempo (en aos) en el que el lote que hay que comprar se

consumir.

R1

= Cantidad terica que constituye el punto de hacer el pedido;

justamente el material necesario para que dure hasta que lleguen
nuevos embarques o expediciones, en el tiempo T 1

R2

= Reserva, esto es, existencias que deben tenerse en almacn

para tener en cuenta las demoras en las entregas y tambin una
cantidad adicional para los aumentos imprevistos en el consumo, las
mermas o los desechos extra, etc. Es tambin la existencia mnima
que debe haber en almacn.

= Punto real del pedido, en unidades del material en existencia y

disponible, suma de R1 + R2

Q = Cantidad en el lote de compra.

M = Existencias mximas, cuando llega el nuevo embarque, suma de
Q + R2
Ejemplo;
Si son aplicables a cierto material las siguientes condiciones
Cul es la cantidad que debe comprarse a un proveedor y cundo debe
hacerse el pedido?

La cantidad en existencia, 750, dividida por 300, consumo mensual da 2,5

meses de consumo, o sea 2,5 x 4,33 (promedio de semanas en un mes) =
10,825 + el suministro semanal aun disponible, o sean 11 semanas. Se
mantienen reservas suficientes para cuatro semanas y el plazo de entrega
es tres semanas. Por consiguiente, el pedido debe hacerse dentro de 11 - 7
= 4 semanas. El punto de hacer el pedido se alcanza, por consiguiente,
cuando la cantidad en existencias y disponible baja
.
Puesto que la cantidad mxima que puede haber en almacn es el consumo
de 17 semanas, o sea, 1.177, incluidas las reservas para cuatro semanas, la
cantidad que hay que pedir es el consumo de 13 semanas, esto es, tres
mases, que es 3 x 300 = 900 unidades. As pues, el material se pedir
cuatro veces por ao. Las existencias mnimas son:

Las cifras que anteceden no han tenido en cuenta el clculo de la

Importancia econmica del lote que debe comprarse, que, adems de servir
a las necesidades de la produccin y de proporcionar reservas y puntos de
pedido adecuados, introduce tambin el anlisis de los descuentos o los
precios unitarios reducidos que se consiguen al comprar en cantidad, frente
a los costos en que se incurre al tener que poseer y almacenar el material.
Para determinar la importancia econmica del lote que debe comprarse de
un artculo hay que considerar diversos factores:
1. Cantidad en existencia y disponible (no consignada o asignada) en los
almacenes.
2. Consumo, y si ste es constante, peridico o Irregular.
3. Tiempo necesario para la entrega de un nuevo lote,
4. Cantidad que debe tenerse como reserva para el caso que se retrase
la entrega del material.
5. Cantidad que debe tenerse en existencia para los casos urgentes
imprevistos, tales como un aumento sbito en la demanda, una
merma excesiva en la fabricacin, el deseo del departamento de
ventas de aumentar sus existencias de productos acabados, etc.
6. Longitud del perodo de fabricacin que se desea proteger teniendo
materiales en existencia.
7. Descuento por cantidad que puede obtenerse pidiendo lotes grandes.
8. Costo de alquiler del espacio ocupado en el almacenamiento.

9. Importancia del capital mvil empleado e intereses perdidos sobre

este capital.
10.Otros costos y otras prdidas inherentes a la posesin de los
materiales; impuestos, seguros, depreciacin, calda en desuso,
manipulacin adicional, etc.
Diversos investigadores han ideado frmulas para determinar la cantidad
que debe comprarse con el fin de obtener el costo mnimo por unidad, y la
cantidad que debe pedirse para obtener un tipo deseado de rendimiento
sobre el capital mvil. Davis Lechoczsky, Pennington y otros han
desarrollado frmulas de esa clase. Estando basados en datos empricos,
estas frmulas dan slo resultados aproximados, pero lo propio sucede con
todos los dems mtodos y, en todo caso, los resultados tienen que
someterse al criterio del que efecta las compras. Aunque su eficacia se
limita a ciertos casos, esas frmulas deben conocerlas todos los jefes de
compras.
Por el mtodo desarrollado por Davis, el clculo matemtico de la cantidad
ms econmica a comprar desde el punto de vista de las cargas por
adquisicin, almacenamiento e intereses da como resultado la siguiente
ecuacin:

En la que K = un factor de inters =

Y H = un factor del costo de almacenamiento =

de modo que la expresin anterior puede reducirse a:

Los trminos empleados se definen como sigue:

Q
=
Cantidad total a comprar para obtener el costo unitario
mnimo de compra, en nmero de unidades.
G
=
Costo total de preparar, el pedido de compra, en dlares
u otra unidad monetaria, (gasto de funcionamiento del departamento
de compras, costo de los impresos y otros materiales, gastos
exteriores de compra tales como viajes, cualquier tiempo gastado por
ejecutivos de la compaa en relacin con el pedido, etc.}.
S

Consumo del material en unidades por ao.

C"
=
Precio total de compra de una unidad del material,
incluidas las cargas de flete, en dlares u otra moneda.

I
=
Tipo de
inters sobre el dinero en tanto por uno, o
sea, puesto el tanto por ciento en forma decimal.
B
=
Espacio neto de piso de almacenaje ocupado por una
unidad del material, en metros cuadrados.
E
=
Carga anual por almacenamiento por metro cuadrado de
rea de suelo, en dlares u otra moneda.
La ecuacin anterior, da la cantidad ms econmica a adquirir de una vez
para obtener el costo total unitario mnimo de comprar el material y
almacenarlo.
Ejemplo:
Suponiendo ahora que haya que formular un pedido de compra en las
condiciones que se indican a continuacin, Cul ser el lote de compra ms
econmica y cul el que deba comprarle para obtener et rendimiento
mximo sobre el capital mvil o de trabajo?

El clculo de la cantidad ms econmica a pedir, es como sigue:

redondeando, la cantidad a pedir serla de 2,000 unidades, esto es, el

consumo de 3 meses.

Tcnicas para determinar cunto comprar o pedir

Para definir la cantidad a comprar o pedir, se puede aplicar diferentes
mtodos que nos conducen a la cantidad econmica.
De estos el ms utilizado en la actualidad es el de la frmula de la cantidad
econmica, sin embargo existen otros mtodos que pueden ser aplicados
indistintamente y que se tratan a continuacin.
1. Mtodo de tabulacin: Mediante este mtodo se facilita la
determinacin de la cantidad econmica a comprar o pedir y la
frecuencia de los pedidos o nmero de veces en que hay que emitir
rdenes de compra (o/c) en el ao:
Muchas veces se pueden obtener descuentos en los precios unitarios
en funcin de las cantidades que se adquieren y, por ello, en este
mtodo se han establecido dos formas en su aplicacin, sin
descuentos y con descuentos; lo cual significa que en el primer caso
el precio unitario es nico en comparacin con las diferentes formas
en que pueden hacerse los pedidos, y en el segundo caso los precios
unitarios varan en funcin del volumen o cantidad de artculos que se
adquieren.
Los datos a considerar son los siguientes:
-

Demanda, consumo anual o pronstico de ventas.

Precio unitarios (aplicables al segundo caso)
inventario promedio (IP) est dado por fa mitad de la cantidad
comprada o solicitada (CC) y su expresin matemtica es:

Costo de posesin (porcentaje sobre el valor del inventarlo

promedio)
Costo de renovacin (valor de cada orden de compra)
Costo Incremental (suma de los costos de renovacin y posesin)
Valor del pedido (aplicable al segundo caso por su variacin de
precio)
Costo total (suma del costo de posesin ms costo de renovacin
ms valor del pedido).

Los resultados del mtodo de tabulacin se aprecian en los cuadros

adjuntos, para cada caso, donde es posible analizar y comparar los costos
totales resultantes de la suma de los costos da renovacin y posesin.
METODO DE TABULACION: Precio Unitario con Descuento segn
Volumen de Compra

METODO DE TABULACION: Precio Unitario nico y sin Variaciones por

Volumen
Precio Unitario: S/. 10.00

2. Mtodo matemtico
El mtodo anterior puede aplicarse en empresas que tienen muy poca
variedad de artculos, pero cuando existen miles de artculos
diferentes, la labor de tabular las cantidades no es prctica. En esos
casos es preferible utilizar la frmula de la cantidad econmica, la
misma que se ha indicado anteriormente:

Los objetivos que se buscan alcanzar con la aplicacin de la frmula de la

cantidad econmica son:
1.
Reducir al mnimo posible el nivel total de los inventarios.
2.
Reducir al mnimo la incidencia de los faltantes.
3.
Reducir los costos de renovacin (adquisicin) y posesin
(almacenaje)
11.- EVALUACIN DE LA GESTIN DE COMPRAS
En cuanto al mtodo a utilizar, vara segn la importancia de la entidad y el
tipo de compras que se realice en ella, pero en eficiencia, est dada por el
costo final que se establece para realizar el gasto de la unidad monetaria,
en comparacin con las economas realizadas. El resultado que se obtenga
ser un ndice general, la evaluacin se basa sobre la teora que, la medida
de que se puede exponer en forma de porcentaje y que nos dar el tanto
por ciento de ineficiencia de la dependencia. Si este porcentaje encontrado
se resta de 100% que suponemos que es el mximo de rendimiento, se
encontrar el porcentaje de eficiencia de compras.
a) Costo Neto de Compras
Para hallar el costo neto de compras, bastar determinar el gasto
total de compras G, que estar formado por:
1. Gastos de funcionamiento.
2. Costos de retrasos, prdidas, errores, deficiencias, etc.
3. Gastos de almacenaje y comprobacin de las existencias en
almacn (costos de posesin).
A estos gastos se le resta las posibles economas que hubieren. El
resultado de esta diferencia, se dividir por el valor total de las
compras realizadas durante el tiempo en el que se quiere evaluar a la
dependencia; se obtendr si un ndice que al ser multiplicado por
100%, dar el porcentaje correspondiente al costo neto final, en
relacin con el valor de las mercaderas compradas.
De lo expuesto se puede establecer que la frmula final ser:

b) Eficiencia do la Demanda
Encontrado el costo neto final en forma de porcentaje, o su expresin
en relacin con el valor de las mercaderas compradas, se puede

obtener el porcentaje de eficiencia de la dependencia, restndolo de

100, que es el mximo de eficiencia que se supone tiene toda entidad
al comenzar un trabajo o labor.
Ejemplo Aplicativo:
La empresa X ha efectuado durante el mes de julio, adquisiciones
por valor de $150,000 en diferentes artculos necesarios para su
produccin y funcionamiento. Al realizar estas adquisiciones su
departamento de compras ha logrado una economa comprobada de
$3,500 al obtener de los proveedores descuentos especiales y al
mejorar sus sistemas y procedimientos abreviando el trmite.
Durante este mes, se ha obtenido un ingreso por ventas de chatarra y
materiales recuperados de $ 530.
Los gastos del departamento de compras han sido los siguientes:
a)
Gastos de funcionamiento
S/.
3240
b)
Precios pegados en exceso en la adquisicin de materiales
S/.
270
c)
Costos de retraso
S/.
350
d)
Perdidas y errores
S/.
78
El inventario medio de las existencias asciende a $ 58,9000 y el costo
de posesin o almacenamiento en la entidad, es de 15%
Solucin:
Para resolver este problema y evaluar la eficiencia del departamento
de compras, debemos aplicar la frmula indicada para hallar el costo
neto final.

Reemplazando por los valores dados en el ejemplo, tendremos;

La eficiencia del departamento le encontramos restando del mximo de

eficiencia, o sea 100, el porcentaje hallado, y nos da:

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUCIN
Conteste verdadero o falso a las siguientes afirmaciones:
1. Todos los artculos requeridos por una empresa para su
funcionamiento merecen la misma importancia en el proceso de
adquisicin.
2. Los costos que interviene en la gestin de compras son dos: los
costos de pedido y los costos de manejo.
()
3. La definicin del lote econmico permite establecer un punto, de
partida para disear la estrategia administrativa de abastecimiento.
()
4. Soluciones los siguientes casos y responda brevemente las preguntas
planteadas:
Una empresa requiere de 932 artculos para su funcionamiento.
Gasta en promedio para comprarlos .M. 45,000, que se distribuyen de la
siguiente manera:
Artculos A (10%) equivalen al 72% del costo.
Artculos B (21%) equivalen al 20% del costo.
Artculos C (69%) equivalen al 8% del costo.
Responda lo siguiente:
a.
Cuntos artculos constituyen el grupo A y qu cantidad del coto
representan?
b.
Cuntos artculos constituyen el grupo B y cul es el valor de su
costo?
c.
Represente en un diagrama el anlisis ABC de compras de esta
empresa,
5.
La empresa Vicuin ha determinado que su proveedor demora 20
das en atender sus pedidos de tana. El proceso dentro de la empresa
demora siete das desde la realizacin del requerimiento.
El almacn cuenta con 22,500 kg. de reserva. La velocidad de consumo es
de 510 kilos por da.
Cul es el stock de reposicin? Suponiendo que el precio se
Inicia con la cantidad sealada Despus de cuntos das se deber realizar
el pedido?
6.

Explique cmo se definen y obtienen los costos logsticos

7.

Principales cotizaciones en una compra Internacional.

CAPITULO III
ADMINISTRACIN DE ALMACENES
OBJETIVOS
Al finalizar el estudio del tema usted estar preparado para:
1. Comprender el proceso de almacenamiento
2. Describir las etapas del proceso de almacenamiento como un ciclo
continuo.
3. Interpretar las funciones correspondientes a cada etapa del ciclo de
almacenamiento.
4. Determinar cmo se ligan las funciones de compras y almacenes a
travs del control de stocks.
5. Describir los tipos de almacn y las formas de proteccin de los
materiales almacenados.
6. Describir los equipos empleados para el manejo de materiales y su
almacenamiento.
7. Definir un sistema de codificacin para los artculos almacenados.
8. Definir lo que representa la gestin de stocks dentro del sistema
logstico de la empresa.
9. Conocer cmo se proyecta una toma de inventarios y que tipos de
ella existen.
10.Comprender la importancia financiera del manejo de los inventarios y
los ndices de rotacin.

CAPTULO III
EL REA DE ALMACENES
Dentro de los rganos que forman la estructura de una entidad industrial o
comercial, el almacn constituye un servicio que muchas veces es olvidado,
al considerrsele como el depsito donde se guardan las existencias y a
donde generalmente se enva personal de confianza del dirigente, sin tener
en cuenta si la persona designada rene, adems de las cualidades
indicadas, los conocimientos, necesarios para cumplir con la finalidad que
dentro de la organizacin, le corresponde cumplir al almacn.
En fa actualidad, las modernas tcnicas de organizacin de Empresas,
hacen resaltar la enorme importancia que en el desarrollo de estas reas,
tiene el almacenaje; especialmente en los aspectos financieros, tcnico y
contable, conduciendo en el caso del agotamiento de las existencias, a la
paralizacin de las labores (Industriales) o de las ventas (comercio); o
cuando menos a la falta de cumplimiento en la produccin o en la entrega, o
a mayores gastos en la obtencin del producto para poder cumplir.
3.1 Origen del Almacn
Tratndose de almacenamiento, es interesante determinar cmo y por qu
se origina el almacn; cual es la razn que determina que en todas las
organizaciones, sean industriales, comerciales o de servicios, existan
almacenes, y para ello, hay que recordar que producir es contar con la
materia prima conveniente, para que elaborada en la fbrica, pueda
convertirse en el producto; y ste, ofrecido o solicitado ser vendido y dar
lugar a una nueva produccin.
De esta manera se forma un ciclo, que se denomina ciclo de la produccin,
constituido por los siguientes elementos:
-

Materia prima.
Fbrica.
Producto
Cliente

Y que da origen a los almacenes, en razn de que nunca se podr contar

con la materia prima, en el momento preciso y en cantidad suficiente, si no
se ha adquirido con anterioridad como para tenerla a la mano cuando se
necesite (almacenes-industriales); y tampoco una vez elaborado el
producto, se dispondr del cliente que lo adquiera apenas se termine la
elaboracin, sino que es necesario guardarlo despus de elaborado y
mientras es adquirido (almacenes comerciales).
3.2 FINALIDAD DEL ALMACEN
Si se tiene en cuenta que almacn es la dependencia logstica de la
empresa que guarda la materia prima, semi-acabados, artculos de consumo
o el producto terminado, para proporcionarlo con oportunidad cuando se
necesite, es lgico que su finalidad ser: realizar las operaciones y
actividades necesarias, para suministrar los materiales o artculos en
condiciones de uso y con oportunidad, de manera de evitar contrariedades
por falta de ellos o entorpecer el ciclo de la produccin. Esto significa que el
almacn debe disponer de su propio control sobre lo que guarda a fin de
asumir la responsabilidad por los materiales en stock, pudiendo apoyar a
control de inventarios para la renovacin e impulsar movimiento haciendo
presente la acumulacin o falta de materiales.
3.3 IMPORTANCIA DEL ALMACN
a. El periodo de entrega es un elemento esencial de la mercadotecnia.
El conveniente almacenamiento, ha permitido que se convierta en
frecuente el planteamiento de ofrecer a los clientes, periodos de
entrega ms cortos de los artculos requeridos, desde los proveedores
hasta los consumidores.
b. El almacn constituye el eje o ncleo de las actividades
administrativas - contables, razn por la cual debe dedicarse a su
organizacin y buen funcionamiento el mayor esmero posible,
tratando de obtener precisin y simplicidad en sus labores.
c. Los almacenes constituyen dentro de la empresa, verdaderos
pulmones, cuyo objetivo es permitir a sta, una uniformidad de
marcha adecuada al programa de produccin o consumo.
d. La calidad y oportuna adquisicin de cada uno de los recursos e
insumos necesarios en el proceso de produccin, dependern del
funcionamiento
de
los
almacenes,
que
deben
marchar
coordinadamente, con los sistemas de compras y de inventarios de la
empresa.
e. El almacenamiento tecnolgicamente desarrollado, ha permitido
reducir muchos campos de actividad, por cuanto permite
proporcionar un mejor servicio a los clientes y permite tambin
obtener costos unitarios de produccin ms bajos, sobre todo cuando
el proceso de produccin se realiza en periodos largos,
f.

Permite mantener la continuidad en la produccin (cuando se trata de

empresas industriales), o el abastecimiento de artculos terminados
(para empresas comerciales).

En una empresa industrial, el no disponer en determinados momentos

de la cantidad deseada de un artculo o materia prima que va a
intervenir en el proceso de produccin, significara cuantiosa prdida,
ya que podra implicar inclusive, la paralizacin total o parcial del
proceso integral de la produccin.
g. El almacenaje de materias primas o artculos semi - manufacturados
o fabricados, visto en relacin con la totalidad de la empresa, es un
factor econmico nacional de gran importancia, ya que sirve para
regularla distribucin de las mercancas que por razones estacionales:
(productos agrcolas), de produccin (fabricacin en grandes series) o
de transporte, (barco o trenes) se convierten en disponibles.
3.4 CICLO DE ALMACENAMIENTO
El ciclo de almacenamiento se refiere a las actividades que necesariamente
deben realizarse en el funcionamiento de todo almacn. Estas actividades
constituyen los deberes que tiene que cumplir el almacn, para lograr la
finalidad que le corresponde dentro de la organizacin a la cual pertenece.
Estas actividades son:
A. Recepcin
Este elemento del almacn, es el encargado de recibir los artculos que
compras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la
de aquellos que usan el material, y su labor consiste en:

Descarga.
Desembalaje.
Inspeccin, verificacin o chequeo.
Ingreso o entrega a los depsitos informando su llegada y
laborando un parte o informe de recepcin o ingreso.

Es decir, efectuar todas las tareas necesarias para recepcionar el o los

artculos y poderlos entregar a aquellos que deben guardarlos hasta su
utilizacin.
Descarga
Es la labor de trasladar los bultos en los cuales los artculos han sido
transportados, hasta el lugar en que sern recepcionados. Ella se
puede realizar manual o mecnicamente, y para hacerlo es
conveniente, que el personal que debe recibir los artculos, sepa
anteadamente, cual es la mercadera que llega, como Ilesa, su peso,
embalaje, etc., de manera que pueda tomar sus previsiones para
efectuar, la descarga en el mnimo de tiempo posible y con los
medios adecuados.
Desembalaje
Es la labor manual de retirar los artculos de los bultos en que han
llegado, es decir quitar a los artculos el embalaje que tienen; para
ello se debe contactar con personal especializado en esta labor, por
cuanto generalmente, es en ella que se producen las mayores
prdidas por deterioro.

Sobre todo cuando se trata de materiales o artculos frgiles.

Esto requiere que el desembalaje se realice en una zona o espacio
que permita ir sacando cada artculo, y colocndolos en el o los
lugares donde se efectuara la verificacin o chequeo, sin que se
mezclen. Muchas veces esta labor de verificacin se realiza conforme
se va desembalando, en este caso debe evitarse que los artculos ya
verificados se confundan con los por verificar.
Inspeccin, verificacin o chequeo
Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los artculos
solicitados, si la cantidad concuerda con el pedido y si la calidad de
los requisitos tcnicos exigidos en el pedido corresponde con los
artculos llegados.
Esta parte de la recepcin, es posiblemente la ms importante, por
cuanto de ella depende el que los artculos llegados pueden ser
usados y por ello es que el encargado de la recepcin se deber
preocupar por realizar una Inspeccin organizada, siguiendo un
procedimiento, no tomando lo que sea o como sea. Es conveniente
guiarse en este caso por la orden de compra, de manera de ir
verificando los artculos en la orden de compra, de manera que estos
se encuentren en el orden en que estn en el documento, evitndose
as equivocaciones que posteriormente darn lugar a lamentaciones
que no se podrn remediar.
La inspeccin o verificacin se realiza bajo 2 aspectos, una
cuantitativa y otro cualitativa, es decir que se establecer un
resultado en lo referente a la cantidad pedida y otro en cuanto a la
calidad y condiciones tcnicas que debe reunir el artculo.
Para llevar a cabo una buena verificacin o control de los artculos
que llegan al almacn, es necesario dictar normas o pautas que
ayuden al recepcionista y le faciliten su labor.
Ellos se refieren a:
Igualdad de terminologa y clasificacin entre compras, almacenes
y los usuarios.
Modalidad de entrega por los proveedores, referentes a
acondicionamiento de los artculos, lotes o formas en que deben
llegar, gulas de remisin que deben enviar, etc.
Modalidad de recepcin para cada tipo de material, estableciendo:

Criterios de comprobacin cuantitativa,

Criterio de estibaje antes del control.
Requisitos a efectuar.
Mtodos y medios a usar en el transporte interno.
Responsabilidad en cuanto a la recepcin en s, el control de
calidad, condiciones tcnicas exigibles, etc.
NOTA DE INGRESO

 Entrega a depsitos, ingreso de los artculos e Informes o

partes a emitir.
Realizada la verificacin o control, para dar por terminada la recepcin
hay que entregar el o los materiales a los depsitos que van a
almacenarlos, y comunicar a los interesados y al jefe de almacn la
llegada de la mercadera, indicando novedades encontradas y
estableciendo las condiciones en que se ha recibido o se ha producido la
recepcin. Para hacerlo hay que preparar un parte o informe de
recepcin, en el cual se consideran todos los datos correspondientes y
necesarios para que compras, produccin o ventas, control y contadura,
adems de almacenes, tengan los elementos convenientes para
proceder a efectuar el pago, o los reclamos, o la utilizacin de la
mercadera llegada.
Recepcin debe entregar un informe indicando detalladamente los
artculos llegados y que entregan a los depsitos en que deben
guardarse, recibiendo a su vez la conformidad del jefe de dicho depsito
d que Ha recibido los artculos en buenas condiciones y en donde o en
qu lugar se han colocado; en esta forma, el informe o parte hecho por
recepcin es complementado en el almacn y posteriormente enviado al
jefe de almacenes para que proceda a informar a su vez a los elementos
interesados.
FLUJOGRAMA DE RECEPCION

B. Almacenamiento propiamente dicho

Consiste en guardar los artculos, ubicndolos de manera que puedan
entregarse en condiciones de ser utilizados en el momento que los
necesiten los consumidores. Para ello hay que contemplar varios
aspectos relacionados con el espaci de que se dispone y los artculos
que se deben almacenar, de manera de llegar a utilizar dicho espacio en
la forma ms adecuada posible, permitiendo que todos los artculos
puedan ser alcanzados fcilmente por el personal de despachadores, o
por el personal de inventariadores para su control.
Es funcin del personal del almacn ubicar los materiales de acuerdo a lo
ya establecido, ingresarlo en sus registros y dar cuenta de dicho ingreso
para que pueda ser retirado cuando lo necesiten, definiendo el cdigo
que indica el lugar en que se encuentran los materiales ingresados.
La forma de almacenar depende del artculo en s y de las disposiciones
que la jefatura de almacenes haya dictado al respecto, teniendo en
cuenta el sistema de despacho que hay que seguir.
Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento
propiamente dicho son:
- Ubicacin de los artculos.
- Distribucin de los locales.
- Mtodos o procedimientos de almacenaje.
- Control de los artculos.
- Clasificacin y simbolizacin de los artculos.
- Reposicin.
C. Despacho o entrega

Consiste en entregar los artculos que guarda el almacn a cambio de

una orden o vale de salida tambin denominada nota de entrega y que
constituye un comprobante del movimiento efectuado.
El despacho constituye la ltima parte del almacenamiento y en el que
se debe .tener en cuenta normas y procedimientos que faciliten y
regulen la salida de los artculos; por cuanto, con la entrega se efecta la
rotacin de ellos y esta debe ser planificada para evitar la formacin de
pequeas saldos que generalmente llegan a constituir lotes sin
movimiento, en vista de su pequea magnitud.
Adems hay que salir de los artculos antes de que hayan alcanzado el
lmite de conservabilidad, y por ello, es que en todos los artculos debe
adoptarse el mtodo o sistema lo que entra primero sale primero, que
se explica a continuacin:
1. Sistema de lo que entra primero sale primero:
Se utiliza para evitar que los artculos permanezcan mucho tiempo
en almacn sin ser entregados por cuanto
SISTEMA DE ALMACENAMIENTO ESTANTERIAS

PASILLOS GUIADOS

FORMAS TPICAS DE CARGAS DE PALLETS

MODELO PARA LADRILLOS

MODELO PARA BLOQUES

MODELO PARA VARIOS USOS

la llegada de nuevas remesas, en muchos casos al ser ubicadas y

acomodadas, condena a las existencias antiguas a continuaren el
depsito mientras las nuevas son despachadas. Para evitar esto se
acostumbra a retirar de su ubicacin las existencias antiguas y
ordenar las nuevas, de manera que obligatoriamente sean
despachadas primero. Con este sistema se evita el deterioro o
envejecimiento de las existencias ms antiguas, o mejor dicho que un
artculo de gran movimiento permanezca en el almacn, sin efectuar
su rotacin.
Existen diversas formas que permitirn el cumplimiento de este
sistema de despacho, entre las que podemos mencionar los
siguientes:
a. En base a cupones.- Constituye la forma ms simple y
econmica, utilizada para casi todos los artculos en stock.
Consiste en disear cupones, por duplicado, desglosables por la
parte central, donde se anotan todas las caractersticas del
artculo:
-

Nmero de cupn.
Cdigo de identidad y ubicacin.
Nombre del artculo.
Cantidad que est ingresando.
Fecha de ingreso

Cuando ingresa un nuevo lote al almacn, s le numera y se

llena lodos los dalos en ambos lados; una de las partes del
cupn se Interna con los artculos en el almacn, la otra parte
del cupn se guarda en los casilleros del mostrador, en el orden
secuencial que le corresponde {debe existir un casillero para
cada artculo).
Al momento de ser solicitado el artculo, el despachador
primero verificar en el correspondiente casillero, cul de los
cupones es el ms antiguo por su numeracin y fecha de
ingreso y con l se constituir al interior del almacn, en su
bsqueda, para su despacho, asegurando as la rotacin de
lotes ms antiguos.
b. Alimentacin por gravedad
Este procedimiento, es utilizado preferentemente para aquellos
artculos de forma circular o cilndrica.
Para que se cumpla con el principio lo que entra primero sale
primero, debe construirse un mueble en forma de piano
inclinado que permita la rotacin o circulacin de estos bienes,
porta gravedad de su peso.

c. Por apilamiento
Utilizado preferentemente para aquellos artculos cuya forma o
la de sus envases, es cuadrado o rectangular. Los artculos se
almacenan formando grandes rumas o pilas, unos encima de
otros para formar columnas. El apilamiento cbico es
econmico en lo que respecta a la utilizacin del espacio,
cmodo para la inspeccin y fcil para mantener las filas
regulares y uniformes.
El procedimiento normal de apilamiento, consiste en empezar
una columna por la esquina posterior izquierda de una
superficie y avanzar hacia delante por columnas contiguas
hasta que se alcance la profundidad previamente fijada al
bloque. Luego se empieza la columna siguiente desde atrs y a
la derecha de la columna del fondo de la seccin que se acaba
de completar. Si los materiales que entran primero deben salir
tambin primero, se repite exactamente el procedimiento.
Se quita primero la columna delantera del extremo izquierdo (la
columna trasera, que es en realidad la que entr primero, no es
directamente accesible), luego se saca el resto de esa seccin,
una columna cada vez, y despus se separa la seccin contigua
de la misma manera. La mercanca se saca de un extrem de la
pila, por ejemplo, delude la izquierda, de modo de que a
medida de que sta se va agotando, el punto del cual se saca
el material se desplaza hacia la derecha. Cuando llega un
nuevo lote se empieza la pila en el extremo izquierdo de la
superficie y se avanza hacia la derecha, tanto que sea
necesario. Las mercaderas, salen o se quitan de la derecha y
se ponen o entran a su izquierda, de modo que ella se desplaza
repetidamente de izquierda a derecha por la superficie.

SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO PLATAFORMAS SUPERPUESTAS

ALMACENAMIENTO SOBRE EL PISO

d. Sistema de doble rea

Se asigna para un tipo de artculos una superficie de
almacenamiento dos veces mayor que la necesaria para un
solo lote. Cuando se recibe un nuevo lote, se almacena en el
rea vaca, pero no se utiliza hasta que se haya agotado el
antiguo lote almacenado en la otra rea. El inconveniente de
este mtodo, es que frecuentemente no se dispone del rea
adicional de almacenamiento.
2. Entrega de artculos:
Los artculos solo pueden ser entregados por el almacn a cambio de
una orden o nota de salida debidamente autorizada. Por consiguiente
debe establecerse ciertas normas para la entrega, de manera de
evitar tropiezos al personal de almacenes y asegurarse el control de
las salidas.
3. Formas de entrega:
La entrega de los artculos puede hacerse en el mismo almacn o
puede ser sta el que lo lleve hasta el consumidor, dependiendo la

forma de entregar del volumen de las salidas, y sobre todo, de la

preparacin o planeamiento que realicen en su trabajo los que
necesitan los artculos.
D. Control
Este aspecto del almacenamiento, que hemos considerado en ltimo lugar
en el ciclo de almacenamiento, se realiza durante todo el proceso, desde la
recepcin hasta la entrega, y debe ser hecho por el propio personal del
almacn, salvo en los controles cualitativos en que muchas veces tendr
que intervenir personal especialista y conocedor de las condiciones tcnicas
que debe requerir el artculo, es decir, control de la calidad.
En muchas empresas por la magnitud de artculos y del movimiento de
estos, existe una dependencia especial, separada del almacn, que se
encarga del control cuantitativo de las existencias, es decir, del control del
movimiento de ellas para as poder evitar su agotamiento o su inmovilidad.
Podemos establecer que existen una serie de controles que deben
Implementarse en el almacn, entre los cuales podemos mencionar:
1. Control contable, para conciliar las existencias valoradas en almacn
con los importes registrados en los libros contables.
2. Control organizacional, para verificar si se estn cumpliendo con las
funciones asignadas a cada una de las reas administrativas del
almacn.
3. Control financiero, para conocer si las inversiones en existencias
fueron acertadas.
4. Control inventarial, para conocer los saldos en stocks, los puntos de
pedido, las existencias mnimas y mximas por cada tipo de artculo,
las existencias sobrantes, obsoletas, deterioradas, etc.
5. Control de seguridad, que garantice un sistema integral de seguridad
en almacn que proteja las inversiones en existencias.
6. Control administrativo, que verifique el cumplimiento de las normas y
directivas establecidas para el personal que labora en los almacenes.
7. Control tcnico, que garantice el uso adecuado de los equipos,
mquinas y tecnologa en el manipuleo de los materiales; y, de la
vestimenta, mscaras, zapatos, cascos, lentes, etc. Que proteja al
personal encargado de las funciones de recepcin, almacenamiento,
mantenimiento, despacho de los materiales.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE UN ALMACEN

CICLO DE ALMACENAMIENTO

Para toda empresa es imprescindible la existencia de un rea de Almacenes

y su consiguiente administracin, relacionada con la totalidad de
organismos del sistema logstico, durante el ciclo de almacenamiento, que
va desde el requerimiento y recibimiento del material, hasta su despacho
oportuno a las reas que lo solicitan.

Existen diversas situaciones que debemos tener en cuenta para facilitar el

buen desarrollo del rea de Almacenamiento: Para ello, debemos considerar
lo siguiente: reparticin equilibrada del rea de trabajo; planificacin del
espacio; criterio y habilidad en el manejo de gran nmero de tem; medios
suficientes y adecuados para la movilizacin de materiales; proteccin
contra robos; medidas de seguridad para el personal y las existencias; y
evitar en lo posible la obsolescencia de los materiales y los altos costos de
mantenimiento que ocasiona.
DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO

NOTA DE SALIDA

GUIA PARA SOLUCIONAR PRINCIPALES PROBLEMAS EN EL AREA DE

ALMACENES
PROBLEMA

CARGA DE TRABAJO NO
UNIFORME

DIFICULTADES CON EL ESPACIO DE ALMACN

FORMAS DE
ALMACENAMIENTO PARA
DIVERSOS PRODUCTOS.

MUCHOS TEMS POR

ALMACENAR.

POSIBILIDADES DE SOLUCIN

Planifique con compras la llegada de

materiales.
Coordine sobretiempos con otras
secciones.
Utilice plantillas para determinar el
espacio
mnimo
necesario
por
producto.
Disee un plano con estas plantillas.
Infrmese, a travs del proveedor, de
las caractersticas fsico-qumicas de
cada producto a almacenar.
Asesrese con un experto de
seguridad.
Catalogue y codifique estableciendo
grupos bsicos de tems (familias o
Clases).


AUSENCIA DE EQUIPOS PARA
EL MANEJO DE MATERIALES

ROBOS Y SUSTRACCIONES

SEGURIDAD INDUSTRIAL

OBSOLESCENCIA

Actualice sus conocimientos sobre

los adelantos tecnolgicos.
Seleccione y elija los equipos
necesarios para el manipuleo de
materiales.
Justifique su adquisicin en funcin
del nmero de horas - hombre que
ahorrar con ellos.
Rote y escoja apropiadamente su
personal.
Dote
a
sus
almacenes
del
aislamiento necesario.
Establezca un reglamento interno de
seguridad por almacn, considerando
las caractersticas de los productos
que guarda.
Cuente con todos los equipos de
proteccin,
necesarios
para
su
personal.
Coloque advertencias en todo lugar
que sea de riesgo.
Asegrese de contar con el equipo de
seguridad
necesario:
extintores,
mangueras, rociadores, detectares,
Coordine con Control de inventarios
sobre los tems poco utilizados, el
tamao de los lotes de compra de
estos
y
los
considerados
estratgicos.
Informe a las reas involucradas para
de baja lo ya declarado obsoleto.

3.5 LA ZONA DE ALMACENAJE

Al organizar el almacenaje de los materiales, debe realizarse un estudio
detallado y concienzudo del espacio disponible, en funcin de los artculos
que se han de recibir, guardar manipular y entregar, teniendo en cuenta
ciertas condiciones y factores que delimitan y enmarcan las operaciones a
llevar a cabo con dichos artculos o materiales.
El almacn constituye un servicio, dentro del sistema logstico, que sirve a
las diferentes dependencias de la empresa, especialmente a Produccin
(materias primas, piezas y partes, etc.) y Ventas (productos terminados) con
eficacia y prontitud, y para lograrlo, deber disponer en sus depsitos y
bodegas, de los materiales que se requieren para el funcionamiento de
dichas dependencias, debiendo mantenerse en buen estado y a disposicin
de los usuarios para cuando stos los soliciten.
El estudio a realizar sobre el espacio que se requiere y que se denomina
Zona de Almacenaje es imprescindible, pues no se traa de elegir
arbitrariamente, sino que su designacin debe ser el resultado de un
anlisis que sigue pautas establecidas y que tendr en cuenta las
caractersticas y condiciones ms favorables para lograr que en ella se
puedan alcanzar los objetivos del almacenaje; para que la empresa trabaje
sin interrupciones y sin mayores gastos que los normales.
A. CARACTERSTICAS DE LA ZONA DE ALMACENAJE

La organizacin de un almacn est influenciada por factores que se

relacionan con la entidad a la cual va a servir, el espacio de que se dispone
y los artculos que en l se van a guardar.
1. Entidad a la que se va a servir
Este factor tiene gran influencia en la organizacin del almacn por
cuanto de acuerdo al tipo o clase de entidad, se sabr qu
mercaderas guardar el almacn, el espacio de que va a disponer,
etc. y por consiguiente, se obtendr conclusiones de gran provecho
para la eleccin y distribucin del rea o zona en que el almacn
tendr que funcionar.
Tambin se debe contemplar el lugar en que la entidad se encuentra,
pues los procedimientos a los que deber ceirse en su
funcionamiento se diferenciarn si la entidad funciona en una ciudad,
en un campamento, cerca de puertos o alejada de ellos, cerca de las
vas de comunicacin o teniendo que realizar largos recorridos por
vas ajenas a las normales de comunicacin de la zona, en la costa o
en el interior del pas, etc., aspectos todos que al influir en la entidad
misma, influyen lgicamente en el almacn,
Otra de las caractersticas a contemplar corresponde a la
organizacin de la entidad, por cuanto siendo el almacn un servicio
que atiende a todos los elementos que la forman, es indudable que la
organizacin que se adopte o tenga el almacn deber estar de
acuerdo a la que tiene la entidad de la que forma parte. Adems la
situacin que se le d a la zona en la cual el almacn va a funcionar,
tiene que estar en relacin con la de los elementos a los que sirve y
sobre todo de su importancia, de la disposicin que tengan dentro de
la zona que ocupa la empresa en s, de las exigencias que la
produccin o venta requieren, de las necesidades especiales de cada
uno de ellos, de las operaciones que realicen, etc., sabiendo que el
trabajo de las dependencias exige del almacn una atencin rpida y
eficaz.
No hay que olvidar, por supuesto, la situacin econmica de la
empresa y los planes o proyecciones que para el futuro pueda tener,
porque de ellas depender en muchos casos las condiciones que se le
pueda dar al almacn. De qu valdr hacer hermosos planes, si
econmicamente la entidad en la que se sirva, no podr realizarlos,
por eso es que al estudiar la zona de almacenaje, se tendr presente
en todo momento cunto dinero est disponible para realizar la tarea
y hacer planes que estn de acuerdo a la cantidad que pueda
invertirse.
En la misma forma hay que proyectarse hacia el futuro, condicin que
no debe ser olvidada por cuanto al no considerrsele se tendr como
resultado una reorganizacin y mayores gastos a corto plazo o una
desorganizacin completa del almacn, no solamente en su
distribucin sino tambin en el servicio que presta y en el control de
las existencias, lo que significa prdida para la entidad o mayores
gastos en el almacenamiento y en la adquisicin de los artculos que

en conclusin, es lo mismo, ya que siempre es prdida para la

empresa.
2. Espacio de que se dispone
El segundo factor, consiste en el espacio de que se dispone y que
debe verse en relacin a su forma y dimensiones; su situacin
respecto a la empresa; la distribucin que de l se puede hacer,
teniendo en cuenta si se trata de una sola rea en la que se
centralizar el almacenaje; o son varias reas pequeas que obliga a
distribuir depsitos para atender determinadas dependencias; o si
son reas muy distintas entre s, en laque una ser la principal y las
otras secundarias.
Al analizar el espacio deben considerarse las condiciones ambientales
que tiene y si prestan las mximas garantas para qu los materiales
que.se almacenarn no se deterioren, o si es necesario cambiar
dichas condiciones ambientales, mediante procedimientos artificiales
de manera de obtener el ambiente, la temperatura, humedad,
visibilidad, etc., que requieren los materiales que se almacenen.
Hay que tener en cuenta, que los materiales deben ser recibidos,
agrupados lgicamente, guardados en ubicaciones especficas,
inspeccionados, protegidos y, por ltimo entregados a tiempo, en
funcin de la fecha establecida por el usuario. Todas estas
operaciones deben realizarse en espacios abiertos o en espacios
cubiertos, de acuerdo a las caractersticas del material que han de
guardarse, y por ello exige el estudio del factor seguridad en la zona o
los espacios que se emplearn. La seguridad se refiere tanto a lo
relacionado con hurtos, como en lo referente a deterioros por accin
del ambiente o del manipuleo, teniendo presente que los lugares
alejados obligan a disponer de vigilancia especial, de manera de
evitar prdidas que redundan en perjuicio de la empresa por lo costos
o que puede resultar o por la parte del costo que absorver el
material.
3. Existencias por guardar
El tercero y ltimo factor se refiere a las existencias que dicha zona
contendr y al analizaras debemos considerar los siguientes
aspectos:
-

Cantidad total de los artculos.

Cantidad de cada clase de artculos.
Dependencias que los usan.
Manipulacin que necesitan.
Caractersticas que presentan.
Condiciones ambientales que requieren.
Seguridad que hay que proporcionarles, en relacin con su
valor en dinero y en uso o necesidad.
Control que necesitan.

que determinan la distribucin que debe tener la zona de almacenaje

en lo que a artculos se refiere, a las necesidades de locales cerrados,
semicerrados, a la intemperie, con determinada humedad, alejados

por su peligro, etc., y tambin indicarn tas vas de comunicacin que

necesitan y cmo deben estar construidas, con qu dependencias
sern necesario enlazarlo en lo que a vas se refiere, etc.
La cantidad total de los artculos por guardar, as como los que
conforman cada una de las clases en que se puedan agrupar
permitir decidir cul ser la mejor forma de aprovechar el espacio
disponible; cuntos locales sern necesarios y de que capacidad cada
una de ellos, la forma que deben tener los locales y aun el material
con que deben construirse, como deben ser los techos, las paredes,
las puertas, las ventanas, los pisos, etc.; y si se trata de artculos que
pueden estar a la Intemperie , la magnitud o cantidad de ellos, y sus
caractersticas obligaran a estudiar la consistencia del suelo, y si es
necesario preparar pavimentos especiales.
El movimiento de los artculos, la dependencia que los usan y la
manipulacin que requieren, inciden sobre la ubicacin y la
distribucin de la zona de almacenaje, por cuanto de ellos se podr
decir la centralizacin o descentralizacin de los almacenes, as como
para servir en la mejor forma posible a las dependencias se
adoptaran procedimientos para la distribucin de los artculos, que
dependern, muchas veces del lugar, que ocupen los locales y de las
distancias por recorrer para alcanzar los artculos o hacer que los
recojan los usuarios.
Asimismo, de las caractersticas que tienen los artculos se
desprenden el acondicionamiento que necesitan y la temperatura,
grados de humedad, iluminacin, etc., que hay que prever para
guardarlos.
Teniendo en cuenta que las existencias del almacn son susceptibles
de perderse, deteriorarse, producir incendios, explosiones, ser
robados etc., debemos contemplar la seguridad y el control que se
necesitan al estudiar el espacio o zona de almacenaje.
B. ORGANIZACIN
Cada, entidad es un problema diferente que requiere su propia solucin. No
es posible que se pretenda establecer un patrn o modelo de organizacin
de almacenes y querer aplicarlo a todos los almacenes cualesquiera sea la
entidad a la que sirvan. Es, pues, imprescindible estudiar la entidad, su
organizacin, la distribucin que tienen sus dependencias, la situacin fsica
y econmica, etc., para establecer la forma ms conveniente de
organizacin de nuestros almacenes y que permita satisfacer los siguientes
objetivos:
-

Obtencin de los artculos, lo ms rpido que se pueda y al menor

costo.
Poder controlarlos constantemente.
Flexibilidad para que se adapte a los cambios que se produzcan
con una mnima inversin.
Previsin para el futuro de la entidad, evitando reorganizacin a
corto plazo.
Facilidad para que se realice el ciclo de almacenamiento.

DISPOSICIN DEL ALMACEN

Al organizar la zona de almacenaje, hay que contemplar, no solamente los

aspectos citados anteriormente, sino que hay que tener en cuenta las
operaciones que deben realizarse en el almacn, es decir, el ciclo de
almacenaje que ya se ha contemplado, y por ello, la distribucin de la zona
debe hacerse en funcin de la recepcin, el almacenamiento propiamente
dicho, el despacho y el control que deben tener todos y cada uno de los
artculos que en l se guardan.
C. MEDIOS DE ALMACENAJE
Cuando se organiza o reorganiza un almacn, hay necesidad de contemplar
el dotarlo de todos los medios adecuados para que el servicio que preste,
sea oportuno y as pueda cumplir eficientemente con la finalidad que tiene
asignada, es decir todo aquello que ayuda a guardar y conservar
convenientemente las existencias, asegura su manipulacin sin peligro y
permita el control en forma eficiente.
Se puede deducir que los medios que requiere el almacn para su
funcionamiento son de dos clases:
1. Humanos, o sea, el personal que debe dedicarse a recibir, guardar,
controlar y despachar las existencias.
2. Materiales que son los que ayudan al personal a cumplir con las
funciones indicadas.
Para los primeros, hay que tener en cuenta qu funcin debe desempear,
qu conocimientos requiere, condiciones que debe tener el que asuma la
funcin, etc.

Para los segundos, se debe considerar que ellos son los locales, las
estanteras, los medios de transporte interno, y el equipo de almacenaje.
Para los segundos, se debe considerar que ellos son los locales, las
estanteras, los medios de transporte interno, y el equipo de almacenaje.
1. Medios Humanos
1.1
El personal del Almacn,- Es casi general la creencia de que
el personal de almacenes no requiere, como para otros puestos,
mayor seleccin que la de la honradez, y que puede enviarse
indistintamente a cualquier individuo, que muchas veces ha
fracasado en otras actividades de la entidad y del cual no pueden
desprenderse por diversas razones.
No se piensa que este individuo constituir una carga para el
almacn, que estorbar y limitar al resto en el desempeo de sus
fundones, y que, muchas veces, por su falta de preparacin, ser el
origen de errores y problemas que el Jefe de Almacenes tendr que
solucionar y que incidir en el desempeo, no slo del almacn, sino
de toda la entidad.
El almacn tambin requiere de personal idneo para los trabajos que
en l se realizan.
Hay que contemplar las cualidades morales, intelectuales y fsicas
que deben poseer aquellos que ocuparn los puestos para las
diferentes operaciones ya mencionadas:
a. Cualidades Morales.- Es sumamente conveniente que todo el
personal que labore en el almacn sea de suma confianza, es
decir, que una de las principales cualidades morales, ser la tan
mencionada honradez as mismo un gran sentido de
responsabilidad y suficiente entereza para afrontar esta
responsabilidad y tomar decisiones.
Tambin hay que considerar que la minuciosidad, sociabilidad,
disciplina, laboriosidad, iniciativa, sinceridad y criterio son
cualidades que deben estar presente, en mayor o menor grado,
en el personal de almacenes.
b. Cualidades Intelectuales.- Entre los conocimientos y
habilidades que debe poseer el personal de almacn, hay que
sealar el grado de instruccin que se necesita, la habilidad
manual que se requiere, los conocimientos tcnicos, la capacidad
para aprender, y en fin muchos aspectos ms que se
circunscriben a cada labor por desempear.
c.

Cualidades Fsicas.- En los almacenes hay que mover los

artculos que ellos contienen, lgicamente ser conveniente que
el personal posea la suficiente habilidad o capacidad fsica para
llevar a cabo su tarea sin que por su falta se produzcan
accidentes. En el manipuleo de los artculos hay que realizar

movimientos complicados del cuerpo, grandes esfuerzos, trabajos

en condiciones de ambiente muchas veces difciles, que exigen
del personal condiciones fsicos especiales para poder ejecutarlos.
2. Medios Materiales
2.1

Locales

Debe ejecutarse un estudio previo de los locales que se necesitan

para el almacenamiento y las condiciones que cada uno requiere,
de manera de construirlos o adaptarlos a las necesidades de la
entidad y de las existencias que en ellos se va a almacenar.
El estudio que se menciona, se debe efectuar bajo dos puntos de
vista:
-

Construccin que requiere, segn las existencias que

almacenar.
Funcin que en l se va a cumplir, es decir, cul de las
operaciones de almacenamiento se va a realizar.

Segn la operacin de almacenamiento, habr que establecer su

ubicacin, la distribucin interior, las necesidades de estanteras y
otros medios, y por consiguiente, establecer las condiciones que
exija un local cuando se dedica a:
-

Recepcin.
Almacenamiento propiamente dicho, o
Despacho de artculos.

En cuanto a recepcin, es conveniente que su ubicacin y

distribucin permita:

La descarga, para lo cual deben encontrarse cerca o sobre las

vas de acceso, de manera de permitir la llegada de los medios
de transporte externo, sin ningn inconveniente.

Debe disponer de un espacio lo suficientemente amplio para

que los vehculos en los que llegan los artculos puedan
maniobrar perfectamente, sin tropiezos ni inconvenientes,
sobre todo sin demora.

En el caso de almacenamiento propiamente dicho, es necesario

contemplar todo aquello que pueda facilitar la labor del
almacenaje, para que el local permita evitar:

La congestin de los estantes o pasillos

Excesiva sobrecarga en el peso
Peligro de incendio o daos a los artculos
La imposibilidad de establecer un buen sistema de
almacenamiento, conservacin, localizacin y control
Dificultad en la rotacin de los artculos
Prdidas, deterioros, sustracciones, mermas, etc.

Posibilidad de confusin entre artculos similares

Necesidad de mayor cantidad de personal

Estos locales, por lo tanto, deben estar de acuerdo a los artculos

que en ellos se guardarn y a las dependencias que sirven, por lo
que es recomendable que aquellos artculos utilizados nicamente
por una dependencia puedan almacenarse lo ms cerca que se
pueda de dicha dependencia, facilitando as el abastecimiento;
adems, teniendo en cuenta que las estanteras y los espacios se
distribuyen de acuerdo al los artculos por guardar, se debe
tener presente lo siguiente:

Para los artculos de movimiento rpido - lugares

accesibles y cercanos a despacho,
Para los artculos de lento movimiento - lugares alejados
del despacho
Para los artculos pesados o voluminosos - lugares bajos
y accesorios.
Para los artculos livianos y poco voluminosos - lugares
altos
Para los artculos en bolsa o sacos - cuando es en lotes
grandes, usar plataformas.
Para tuberas o varillas largas - estantes especiales.

Por ltimo, en cuanto al despacho esta funcin deber contar con

un lugar en el que se construyan estanteras para aquellos
artculos que por diferentes razones deben permanecer el local de
despacho.
En las entidades industriales, esta labor es realizada en los
mismos depsitos o bodegas de almacenamiento, mientras que en
las comerciales es ms conveniente despachar en los depsitos y
al mismo tiempo disponer de un lugar especial para realizar el
embalaje y marcado de los artculos que son vendidos.
2.2 Estanteras.
Pueden considerarse las estanteras como medios que aumentan
la capacidad y flexibilidad de los locales, debiendo construirse de
acuerdo con la finalidad del local al cual pertenece, al material que
en ellos se va a poner y al movimiento que ste tenga.
Las estanteras pueden ser metlicas, de madera o mixtas; cada
una de ellas presenta sus ventajas e inconvenientes, en relacin
con el almacenamiento de los materiales.
Cualquiera que sea la clase de estantera que se utilice, dar a los
locales las siguientes ventajas:

Seguridad en la colocacin de los materiales.

Empleo de la altura en los locales.
Facilidad para la clasificacin d los materiales en
general.

Facilidad para reunir los materiales menudos sin

amontonarlos.
Facilidad para la colocacin de los materiales pesados
que por su forma pueden superponerse.
Mejor conservacin de los materiales frgiles.
Precisin y rapidez en los controles.
Mayor facilidad de ubicacin.

haciendo que a pesar de su costo y del mantenimiento que

necesitan, sean una verdadera ayuda y se conviertan en una
verdadera necesidad para el almacenaje de los materiales.
El tipo de estante a usar, la forma que tendr, el material de que
estar hecho, las dimensiones, la altura, el ancho, la colocacin y
distribucin dentro del local, etc., son determinados por los
artculos que cada estante guardar.
Los diferentes tipos de estantes que pueden construirse, sean de
madera o metal son:

Estantera desmontable, formadas por elementos que se

arman y desarman fcilmente, susceptibles de ser trasladadas
sin deteriorarse. Estas pueden ser:
a. Abiertas
b. Cerradas

Estanteras fijas o no desmontables, constituidas por

elementos armados con anterioridad y que no se desarman.
Pueden ser cajones, muebles ad-hoc para el almacenamiento,
bastidores, etc. que muchas veces se usan en combinacin
con los anteriores. Tambin pueden ser abiertos, cerrados en
los extremos y en el fondo, con casilleros, etc.
2.3 Medios de transporte
Considerados como medio de almacenaje, por cuanto ayudan a la
manipulacin o traslado de las existencias, los medios de
transporte interno van desde la mano del hombre, hasta la
moderna y eficiente carretilla elevadora y su utilizacin en las
operaciones de almacenaje responde a una apreciacin o estudio
de los siguientes factores:
a) caractersticas de los Artculos.- Es indispensable tener en
cuenta qu es lo que se va a manipular o transportar y
especialmente su peso, volumen, forma, dimensiones,
resistencia o fragilidad, cantidad, embalaje que tiene, etc.
b) caractersticas de los medios de transporte de que se
dispone.- Debemos conocer:
Capacidad de carga.
Capacidad de maniobra.
-Velocidad que puede desarrollar a plena carga.
Ancho y longitud del medio.

Espacio que requiere para sus movimientos.

Tipo de ruedas o elementos sobre el cual se mueve.
Mximo volumen que puede transportar.

En los casos de medios mecnicos o elctricos hay que

agregar:

Capacidad de elevacin de los artculos del suelo,

Caractersticas de las horquillas {si dispone de ella).
Consumo de combustible y lubricante en las 8 horas de
trabajo.
Peso del vehculo cargado o descargado.
Tipo de neumtico que usa.
Ancho y longitud del vehculo.
Caractersticas del motor.
Si dispone de accesorios, posibilidad de utilizacin.

SUGERENCIAS PARA EL RESGUARDO DE TRANSPORTACIONES

APARATOS DE ELEVACIN Y TRANSPORTADORES

c) Caractersticas de la zona de almacenaje.- En este aspecto

hay que considerar la capacidad de carga del pavimento, para
evitar el que se deteriore, tamao de las puertas; columnas
existentes en el interior de los locales y separacin entre ellas;
tamao del local o plataforma a utilizar para guardar los

artculos; piso o plantas que tengan tos locales, etc., cuanto

inciden sobre el medio a utilizar para el transporte de los
artculos.
d) Caractersticas de los medios de transporte externos en
que llegan los artculos.- los vehculos o medios de
transporte en que llegan o salen los artculos del almacn, es
conveniente apreciarlos para utilizar el personal y medio que
satisfaga sin mayor esfuerzo o gasto la tarea de cargar o
descargar las mercaderas o materiales que llegan o salen del
almacn. Puede tratarse de camiones de plataforma alta, o de
plataforma baja o camionetas, trailers, etc.
TRANSPORTADORES

TRANSPORTADOR DE LISTONES

e) Distancia
por
recorrer.Segn
la
distancia
de
desplazamiento se podr determinar que medio debe ser
utilizado, considerando desde el empleo del hombre hasta
gras, carretillas elevadoras, vagones halados por tractores,
etc.
f) Volumen de las operaciones.- El mayor o menor movimiento
de artculos determinar no solamente la utilizacin del medio,

sino que muchas veces es el factor que incide sobre la

adquisicin de vehculos cuando dicho movimiento no puede
ser atendido por los medios de que se dispone.
3. Equipos de Almacenaje
Entre ellos se tienen los siguientes:
a) Los Mostradores.- Pueden ser fijos, mviles o mixtos.
Estos ltimos se conocen como seccionados porque una parte
es fija y la otra mvil. Su finalidad es delimitar la zona o
espacio del local y establecer hasta donde pueden llegar los
consumidores. Al mismo tiempo sirven de ayuda para el
despacho de los artculos.
ESQUEMA DE VARIOS TIPOS DE GRUAS

b) Las Balanzas.- Son utilizadas para pesar los materiales cuya

unidad de salida es el gramo, el kilo, etc. son de gran utilidad
en los depsitos y su uso es general. Hay diferentes tipos de
balanzas y-de diferentes capacidades.
Entre las balanzas existen aquellas que sirven para contar
artculos y que se denominan balanzas contadoras, cuyo
sistema permite al pesar o colocar los materiales en la
plataforma, saber cuntas unidades se han colocado sin
necesidad de contarlas una a una.

c) Las escaleras,- Son necesarias en los locales para alcanzar

los artculos colocados en la parte superior de las estanteras
cuando stas tienen ms de 2.40 mts. de altura. Pueden ser
fijas o mviles, y stas ltimas se encuentran montadas sobre
plataformas con ruedas; sobre carriles areos o gulas que
corren a lo largo de la parte superior de las estanteras y con
ruedas en la parte inferior; pueden ser de transporte manual y
entre stas las de tijera o las simples.
d) Las Parihuelas o Plataformas.- Son utilizadas con el
elevador de horquilla para el mejor almacenamiento y
transporte de artculos contenidos en bolsas, como el cemento,
baritina, pinturas en polvo, etc.
La utilizacin de estas plataformas permite mover grandes
lotes de mercaderas con ahorro de tiempo y reducen la
manipulacin de los artculos evitando los deterioros y daos
que suelen causarse a las existencias durante el manipuleo
sobre todo a los artculos en polvo.
Hay que tener en cuenta que las dimensiones de estas
plataformas deben estar de acuerdo con las medidas externas
del acondicionamiento o embalaje de los artculos por
transportar, escogindose principalmente los mltiplos de
dichas medidas para definir las dimensiones de las
plataformas. Sin embargo, hay que fijarse que no sean
incmodas ni den dificultades en el trabajo.
INFORMACIN PARA ELECCIN DE MONTACARGAS

e) Equipo Diverso.- Son winchas, metros, contadores,

calibradores, los catlogos de los productores, etc., que ayudan
a identificar los artculos y a cerciorarse de las caractersticas
que deben tener.
En este rubro lo ms importante son los equipos para la
manipulacin de los materiales, que puedan clasificarse en:
1.
2.
3.

Motorizados.- fajas transportadoras, gras montacargas, camiones,

elevadores, gatas hidrulicas, rodillos tecles etc.
No motorizados.- parihuelas, carretillas manuales, tecles de cadena,
balanzas, etc.
.
Equipos de uso comn.- Extintores, hidrantes, ventiladores, equipos
de aire acondicionado, deshumedecedores, computadoras, etc.
SISTEMA DE MANEJO DE MATERIALES CON GRUAS ELEVADAS

DIAGRAMA DE UNA GRUA ELEVADA ELECTRICA DEL TIPO DE

SUSPENSIN

Diagrama de una gra de corrimiento por arriba

CARRETILLAS INDUSTRIALES MOTORIZADAS

Los operadores de carretillas deben estar familiarizados con los tipos

de pallet y bases de sustentacin

3.6 CLASIFICACIN DEL ALMACN

Se distingue claramente tres formas de almacenes, los cuales estn
en relacin con la naturaleza logstica del ALMACENAMIENTO.
a) Por su Naturaleza
1. Almacenes cerrados
Son aquellos locales construidos de material noble y/o
estructura metlica cuyo diseo contempla las condiciones
ambientales de ventilacin, Iluminacin y seguridad en forma
adecuada y permanente.
La caracterstica fundamental de estos almacenes es la
SEGURIDAD que presta a los materiales o bienes de capital que
all se almacenan; generalmente los almacenes cerrados sirven
para almacenar bienes de poco volumen y peso. Su mxima
utilizacin es el almacenamiento de bienes pequeos pero de
mucho valor, cuyas condiciones fsicas sean frgiles.
El diseo de estos locales se har bajo el asesoramiento de
profesionales como arquitectos, ingenieros civiles, expertos en
logstica, seguridad y defensa civil, con la finalidad de
considerar
todas
las
necesidades
de
un
autntico
ALMACENAMIENTO.
2. Almacenes abiertos
Son aquellos locales que por su estructura pueden tener las
siguientes caractersticas.
1.
2.
3.

Locales con losa, cerco perimetral y techo.

Locales con losa y cerco perimetral.
Locales con cerco perimetral nicamente.

Aqu se almacenan generalmente materiales o bienes de

capital de gran volumen y peso tales como maquinaria pesada,
fardos de algodn, materiales de construccin, etc.
La seguridad en estos almacenes es idntica a la seguridad de
los almacenes cerrados; la diferencia radica en el tipo de
almacenamiento, embalaje y despacho.
Como son almacenes generalmente ms grandes en
comparacin con los almacenes cerrados, disponen de mayor
espacio para laboras de manipulacin y despacho.
3. Almacenes mixtos
La combinacin de almacenes cerrados y abiertos da como
caractersticas la tipologa de ALMACENES MIXTOS; vale decir,
aquellos locales donde una parte tiene las caractersticas
peculiares del almacn cerrado y la otra parte de almacn
abierto.

La seguridad est garantizada en estos almacenes porque en el

diseo y estructura se toma en cuenta dichos factores de
almacenamiento. La diferencia con las anteriores tipologas de
almacn estriba en que son almacenes muy extensos, como el
de aduanas, por ejemplo.
En la parte cerrada, se almacenarn los materiales de peso y
volumen pequeo, as como aquellos bienes cuyas
caractersticas sean delicadas, de alto valor monetario y alta
rotacin.
En la parte abierta, se almacenarn los materiales de mayor
peso y volumen, cuyas caractersticas necesiten ventilacin; su
proteccin y/o embalaje es adecuado y la rotacin lenta.
4. Casetas
Es un tipo de almacn rotativo y transitorio. Por su estructura y
diseo tiene caractersticas especiales,
Puede ser cerrado totalmente, abierto y cerrado a mismo
tiempo. Es el tpico almacn utilizado portes empresas
constructoras en sus proyectos o empresas de servicios
pblicos como: Sedapal, Edelnor, Edelsur, Telefnica, etc.
Tambin utilizan este tipo de almacn las ferias y Exposiciones.
Su caracterstica fundamental est dada en que son almacenes
prefabricados. Pueden ser de madera y fierro, de concreto
armado liviano o de fibra concreto, fciles en su montaje y
desmontaje.
La seguridad tambin es contemplada al momento de su
diseo y construccin. Son los locales que guardan las
comodidades necesarias para un almacenamiento adecuado.
b) Por la Naturaleza de la Empresa
1. Almacenes para Empresas Industriales
Son almacenes que pueden tener la configuracin de cerrados,
abiertos, mixtos o casetas; locales que se disean y construyen
teniendo la necesidad de almacenamiento para materias
primas, insumos, productos en proceso, y/o productos
terminados, as como repuestos para mantenimiento y
reparacin de las mquinas durante el proceso productivo.
El objeto de estos almacenes est orientado a satisfacer
internamente las necesidades de produccin y almacenamiento
de la propia produccin.
2. Almacenes para Empresas Comerciales
Locales destinados, exclusivamente, para el almacenamiento
de materiales o bienes de capital cuyo destino final es la
COMERCIALIZACION.

Su configuracin est directamente relacionada con el tipo de

empresa comercializadora; pueden ser almacenes pequeos,
medianos o de gran envergadura.
Los sistemas de seguridad se adecuarn en funcin del tipo de
materiales, volumen de almacenamiento y ubicacin geogrfica
de almacn. Se deben considerar las recomendaciones del LAY
OUT, defensa civil y los responsables de la logstica de dichas
empresas comercializadoras.
El objetivo de estos almacenes es satisfacer las necesidades de
almacenamiento que tienen las empresas comerciales para el
abastecimiento del mercado de consumo.
3. Almacenes para Empresas de Servicios
Las empresas de servicios, de las diferentes modalidades
empresariales, no estn exentas de la necesidad de
almacenamiento; por lo tanto, requieren de la presencia de
locales exclusivamente para tales objetivos. Lo fundamental es
conocer sus necesidades en forma definida, para luego disear
y construir sus ALMACENES con las instalaciones necesarias,
considerando los objetivos generales y especficos del
ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO.
El mantener y justificar la presencia del ALMACN, en las
empresas de SERVICIOS, es totalmente razonable tanto por la
condicin empresarial como por la satisfaccin de las
necesidades logsticas que ellas acarrean permanentemente,
durante el desarrollo y crecimiento de vida empresarial.
c) Por el Destino y Movimiento
1. Almacn Central
Al tratar de almacn central, implcitamente estamos
refirindonos a empresas HOLDING, en las cuales la amplitud
operacional permite la diversificacin y divisin de actividades,
por cada tipo de negocios o empresas del grupo empresarial.
Esta modalidad de almacenamiento indica la presencia de un
ALMACN CENTRAL, del que deriva la distribucin de materiales
o bienes de capital hacia tas filiales, de acuerdo con sus
necesidades y comportamiento situacional de bienes para su
funcionamiento organizacional.
Es tcito suponer que los circuitos logsticos tienen el engranaje
empresarial adecuado que les permita satisfacer sus
requerimientos en forma oportuna, simplemente recurriendo a
la solicitud escrita de sus necesidades para atenderlas
eficientemente.
En el mbito empresarial, diferente a GRUPOS EMPRESARIALES
tambin existen ALMACENES CENTRALES, para el servicio de
almacenamiento que satisfaga sus necesidades de materiales o

bienes de capital en el momento oportuno, en calidad y

cantidad requerida, a bajo costo y menor tiempo.
EL ALMACN CENTRAL coadyuva determinantemente en la
recepcin y distribucin de materiales segn su destino; vale
decir, los que ingresan al stock para almacenamiento definitivo
o los bienes de cargo directo que constituyen almacenamiento
temporal.
2. Almacn descentralizado
Las empresas tienen permanentemente necesidades de
satisfacer sus requerimientos de bienes materiales, por tanto
se preveen con anticipacin; para ello necesariamente tiene
que acondicionar ALMACENES DEPARTAMENTALES, donde, los
costos de posesin sean mnimos y las reposiciones de acuerdo
con el consumo programado peridicamente.
Las empresas HOLDING, tienen definitivamente sta clase de
almacn, donde almacenan los bienes recibidos del ALMACN
CENTRAL o de las adquisiciones directas para cada empresa
afiliada.
El
objetivo
fundamental
de
los
ALMACENES
DESCENTRALIZADOS es satisfacer las necesidades del usuario
en forma directa, sin tener que acudir permanentemente al
almacn central, o las compras directas.
Por consiguiente, empresarialmente son almacenes subsidiarios
del ALMACN CENTRAL cuya administracin, organizacin y
control son una extensin del almacn central, definitivamente.
3. Almacn de trnsito
Modalidad logstica de almacn que indica ALMACENAMIENTO
TEMPORAL, durante la clasificacin y distribucin de los
materiales o bienes de capital recepcionados en el ALMACN
CENTRAL, La duracin de estos almacenes tiene periodicidad y
frecuencia muy variable.
El trabajo de almacenes se potencializa cuando se consigue el
mximo de eficiencia al menor costo. Para ello se deber reunir a
equipos y accesorios de transporte y almacenamiento adecuados,
para aprovechar no solo el rea del local, de almacenamiento sino
tambin su volumen.
Entre los equipos podemos mencionar: elevador, transportadores de
acarreo, deslizadores, estanteras, plataformas, tolvas, etc.

CUESTIONARIO DE EVALUACIN
Conteste brevemente:
1. A qu se debe la importancia de los almacenes dentro de una
Empresa?
2. Qu tipos de controles deben implementarse dentro de los
almacenes?
3. Disee un cuadro comparativo de las ventajas y desventajas de
los almacenes centralizados y descentralizados.
4. Describe las principales relaciones del almacn con las otras
dependencias de la Empresa.

3.7 EXISTENCIAS O STOCKS

Se denomina Existencias o Stocks a la variedad de materiales que se
utilizan en la empresa y se guardan en sus almacenes a la espera de
ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios
desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de
continuidad en la fabricacin o por la demora en la entrega por parte
del proveedor, Tambin se denominan inventarios.
Las existencias varan en razn del consumo, la utilizacin o la venta
de cada artculo que los componen, lo que da lugar al movimiento por
ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los
usuarios, produciendo la rotacin de los materiales y la generacin de
utilidades en funcin de dicha rotacin. El movimiento que se produce
en los almacenes, de cada artculo en existencia, obliga a mantener
en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de
acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, as como con el
lapso en que se renueva, es decir la demora que se produce desde
que se revisa la existencia para emitir la requisicin, hasta que los
materiales estn disponibles en el almacn para satisfacer las
necesidades de los usuarios o consumidores.
A. CLASIFICACIN DE LAS EXISTENCIAS
Conforme se ha indicado, es conveniente para las empresas, clasificar
las existencias o inventarios en razn de la necesidad que se tenga
de cada artculo y de la situacin que pueda presentarse para cada
uno de ellos conforme se define a continuacin:
1. Clasificacin segn el uso y movimiento que tengan:
a. Existencia normal: Se consideran as los materiales de uso
cierto y constante que deben existir permanentemente en los
almacenes, y cuya renovacin se regula en funcin del
consumo y el tiempo de demora en contar con ellos.
b. Existencia de seguridad o reserva: Formado por una
cantidad determinada de cada material que debe existir en

almacn y que permite afrontar cualquier demora eventual en

la llegada o ingreso de los pedidos, para evitar que se produzca
falta de materiales o roturas de stock. La cantidad que forma
el inventario de seguridad para cada material, es el resultado
del estudio de la necesidad que del artculo se tenga, del
servicio que desee proporcionarse, del tiempo de demora en
abastecerse y del control de los retrasos en la llegada o
ingresos de pedidos anteriores. El nivel superior de la
existencia o inventario de Seguridad o reserva, se denomina
mnimo.
c. Existencia de proteccin: Cantidad en existencia en el
almacn, de ciertos materiales que sirven para solucionar
situaciones imprevistas que pueden producirse en los equipos o
maquinarias de la empresa.
La caracterstica, de este tipo de existencias es que su empleo
o consumo es excepcional, pero es preferible contar con ellos
en el almacn, se muevan o no en mucho tiempo, por cuanto
su no disponibilidad conduce a paralizaciones o prdidas
mayores para la empresa, por el tiempo de espera para contar
con el artculo, si se produce el imprevisto.
d. Existencia sobrante: proviene de los anteriores, y est
constituido por aquellos materiales que han dejado de
consumirse o han reducido su consumo. Su presencia en
almacn debe terminar o disminuir la cantidad en stock,
mediante la no renovacin hasta que el inventario est en
relacin al consumo. Es conocido, tambin, con el nombre de
sobrestock.
e. Existencia de recuperacin: Agrupa a los materiales que ya
no tienen uso en la empresa o estn deteriorados, pero que
pueden utilizarse mediante trabajos de adaptacin o
reparacin. Muchas veces, despus de la adaptacin o
reparacin, no se les emplea en su finalidad original.
f. Existencia obsoleto: Formado por los materiales declarados
fuera de uso, que no tienen movimiento ni posibilidades de
consumo, por haberse dejado de utilizar en la empresa.
Proviene de las anteriores clases y no deben renovarse,
procurando eliminarlos de los almacenes, mediante la venta o
el remate, para recuperar parte del capital invertido en ellos.
Su permanencia en los almacenes causa gastos y prdidas a la
empresa por el espacio que ocupan y los cuidados que hay que
proporcionarles, mientras permanezcan en el stock.
g. Existencia promedio: Consiste en la media aritmtica de las
cantidades de cada material existentes en el almacn, en un
tiempo determinado, Generalmente el tiempo mnimo que debe
tomarse es un ao para el inventario promedio mensual y dos
aos para el anual.

h. Existencia mximo: Cantidad mxima de cada material que

puede existir en almacn y que si se sobrepasa resulta
antieconmica para la empresa por mayor costo de posesin.
i. Inventario mnimo: cantidad mnima de cada material, que
debe existir en almacenes, y que permite evitar las roturas de
stock y hacer frente a las eventualidades o atrasos en la
llegada o ingreso al almacn. Se le conoce tambin como el
nivel superior del Inventaro de Seguridad.
2. Clasificacin
productivo:

segn

su

situacin

respecto

al

Proceso

a. Necesarios para el proceso productivo: Como su nombre lo

indica son los materiales que se requieren para la produccin;
formen o no, parte del producto que se obtiene. Se consideran
los siguientes:
I.
II.

III.

IV.
V.

VI.

Materia Prima: Material indispensable para la

produccin, su transformacin da lugar al producto o
artculo que fabrica la empresa.
Semi-terminados: Partes o piezas, acabadas o no, que
son necesarias, para completar el producto o artculo
que fabrica la empresa. Se consideran como el resultado
de un proceso productivo anterior o diferente.
Artculos de Consumo, Auxiliares o Accesorios:
materiales que intervienen en el proceso productivo pero
no forman parte del producto que se obtiene.
Tambin se conocen como suministros o materiales
indirectos.
Utilaje: Artculos que sirven para manufacturar el
producto, pero no forman parte de l. Pueden ser
herramientas, matrices, moldes, etc.,
Material de Entretenimiento o Mantenimiento:
Artculos de empleo especfico para el mantenimiento,
conservacin y reparacin de los equipos, maquinarias,
mquinas herramientas e instalaciones, utilizadas en la
empresa,
Material de Embalaje: Artculos que sirven para
embalar los productos fabricados en la Empresa.
Ejemplo: madera, papel, cartn, clavos, pitas, sogas, etc.

b. Procedentes del proceso productivo: En general son los

artculos que salen de la lnea de produccin o proceso
productivo, es decir, son los Productos que fabrica o
manufactura la empresa,
3. Clasificacin segn su obtencin:
Se refiere al lugar donde pueden, ser adquiridos los materiales que
requiere una empresa y son:

a. Adquiridas en el exterior: Pueden ser locales, nacionales o

extranjeras, dependiendo del pas donde funciona la empresa y
del lugar de adquisicin.
b. Fabricadas en la entidad: Corresponde a la integracin
vertical de la propia empresa, o a la decisin de Hacer o
Comprar que se presenta generalmente en las industrias y
que debe tomar la dependencia logstica en coordinacin con el
usuario que requiere el material.
3.8
DETERMINACIN
MATERIALES

DE

LMITES

DE

EXISTENCIAS

DE

Las empresas invierten grandes sumas en los materiales, reflejando

con ello rubros altos en los balances, y capitales inmovilizados; por lo
tanto, es necesario determina y conocer los lmites de existencias en
almacn de cada uno de los materiales, preferentemente de aquellos
que son de consumo constante y normal.
La determinacin del mximo y mnimo de existencias para cada
departamento o clase de mercanca, es un elemento del control de
existencias. Lo ideal es llevar solo el mnimo de existencias
requeridas en cualquier tiempo, sin perjuicio de la posibilidad de
especular en mercancas tratndose de anticiparse a los movimientos
de precios. Para determinar hasta qu grado pueden bajar las
existencias, en un caso dado, y dentro de los lmites de seguridad,
antes de ser repuestas, es necesario considerar el tiempo requerido a
partir de la iniciacin del pedido hasta el momento en que pueda
disponerse de las mercancas para su venta o consumo.
La cantidad mxima que se almacena para un periodo especificado,
no puede exceder de la cantidad prevista en el presupuesto de
materiales, ms cierta cantidad que se conserve para seguridad.
Adquirir mayores volmenes es riesgoso, y eleva considerablemente
el costo de posesin o almacenamiento.
Existencia Mnima.- Es la cantidad que se debe tener en Almacn,
para mantener normalmente la produccin o venta en el tiempo
previsto.
El nivel mnimo de existencias se determina de la siguiente manera;
Ejemplo:
Punto de Pedido------------------------------450
Unidades
Menos: Consumo Medio durante el plazo necesario para cumplimentar
un pedido. Consumo medio diario (Ej.; 10 U.) x das necesarios para
cumplimentar un pedido (30 das) -------------300 Unidades.
Existencia mnima----------------------- 150
Existencia Mxima.- es la cantidad de existencia que se considera
adquirida en el lmite superior, para no afectar la economa de la
Empresa.
El nivel mximo de existencias se determina de la siguiente manera:

Punto de pedido ---------------------------------------------------------450

unidades.
Menos: Consumo mnimo mientras se est
cumplimentando un pedido ---------------------------------------------100
unidades,
Saldo mximo en existencia cuando se recibe
un
nuevo
Suministro-------------------------------------------------------350
unidades.
Ms: Cantidad que se recibir cuando se cumplimente
el
pedido
standard---------------------------------------------------------1000
unidades
Mximo-----------------------------------------------------------------------1350
unidades
FORMULAS
1.

Mnimo
Pp
Cme

=
=
=

Pp - cme
Punto de pedido
Consumo promedio en el tiempo de demora.

2.

Mximo
Pp
Cmi
Cs

=
=
=

Pp - Cmi + Cs
Punto de pedido
Consumo mnimo en el tiempo de demora
Cantidad Standard

Punto de Pedido.- Este punto representa la suma del mnimo o

margen de seguridad, y de la cantidad necesaria para el consumo
durante el intervalo que mediar entre la fecha en que se hace el
pedido y la entrega de los materiales por el proveedor.
Punto de pedido, es en conclusin el consumo mximo durante el
perodo necesario para cumplimentar un pedido incluidas las reservas
que tal vez hubiera que utilizar en un caso urgente.
Cantidad Standard.- Cantidad pre - establecida para solicitarla en
cada reposicin. Se obtiene de cuerdo a la siguiente frmula:

Donde:
D
=
N
=
tomado
Tr
=

Consumo en el tiempo determinado

Nmero de meses que abarca el tiempo que se ha
Tiempo de revisin

3.9 INVENTARIOS
3.9.1 Definicin

El inventario es la lista detallada del contenido de un almacn, que

se valora peridicamente, para verificar o corregir la informacin
contenida en la tarjeta de stock o de control de existencia (KARDEX
), a fin de que se pueda procesar el balance de la empresa y
conocer la situacin de las existencias
3.9.2 TIPOS DE INVENTARIOS
Los inventarios pueden ser. Completos o Generales y Parciales o
Especiales:
a. Los inventarios completos o generales incluyen todos los
artculos existentes en un almacn; se pueden realizar en un
momento determinado, cuando sea necesario, o sobre la base
de un ciclo continuo de inventarios programados por la Gerencia
Logstica (o Contabilidad), para asegurar que cada artculo sea
verificado dentro del periodo prescrito.
b. Los inventarios parciales o especiales se analizan cada vez que
sea necesario verificar o reajustar el registro de stock de un
artculo determinado, por ejemplo, cuando el registro de stock
de un artculo muestra un balance de cero, a pesar de haber
existencias o cuando determinado artculo es denegado en el
almacn y la tarjeta de registro que existen disponibilidades
para la entrega.
3.9.3 PROCEDIMIENTO DE CONTROL FISICO DE INVENTARIOS
El control fsico del inventario es la comprobacin, (mediante el
recuento), de que las existencias estn de acuerdo con los registros
visibles y de contabilidad.
Existen diversos mtodos de control fsico de las existencias; lo
ms empleados son:
a. Inventarlo Rotativo Permanente.
Este mtodo implica la revisin continua de las existencias,
mediante un equipo de inventariadores que actan en base a una
programacin especfica.
El trabajo de este equipo se concentra en determinados materiales
y/o depsitos y se realiza sin paralizar las actividades del almacn.
A lo ms, slo se debe efectuar un bloqueo temporal de la
documentacin y del despacho de un reducido nmero de artculos,
mximo por un da; la mayor parte de las veces por algunas horas.
Son dos las formas de efectuar el inventario:
(1)

Al Barrer:

En estos casos se procede casi literalmente, comenzando por

un punto determinado del depsito o estante y continuando
con el control de toda la mercadera all almacenada, sin
excepcin. Es Interesante anotar que este procedimiento

permite ordenar los almacenes y encontrar algunos tapados

(Material mal ubicado o mal clasificado) y detectar averas o
malas condiciones de conservacin de la mercadera.
(2)

Selectivo:

Aqu se procede a escoger dentro de las existencias, sin tener

en cuenta su ubicacin, algunos artculos especficos, utilizando
diversos criterios de seleccin.
Este mtodo se emplea para realizar inventarios de tipo
especial o parcial.
b. Inventario Masivo Peridico,
Es el mtodo ms comn de toma de inventarios. Se ejecuta
cerrando las operaciones de almacn por varios das, generalmente
2 veces por ao y requiere una adecuada preparacin y
planificacin a fin de evitar la prolongacin excesiva del cierre y la
paralizacin de las actividades de la Empresa. Sirve principalmente
a la contabilidad como sustento de los estados de las cuentas de
mercaderas.
Requiere la participacin de todo el personal estable del almacn y
algunas veces, apoyo de personal de otras dependencias afines.
Este mtodo se aplica para efectuar inventarios de tipo general o
completo.
PLAN PARA EL CONTROL FSICO DE LOS INVENTARIOS
I.

TIEMPO
1. Fecha de inicio y trmino
2. Programacin para la preparacin y ejecucin.
3. Horario de trabajo

II.

MATERIALES POR CONTROLAR

1. Cules se contarn.
2. Cmo se les reconocer.
3. Cantidad por contar en cada perodo.
4. Dnde se encuentran.
5. Normas
para
artculos
deteriorados,
inmovilizados.
6. Criterios para la medicin (catlogo).

obsoletos

III.

PERSONAL
1. Jefe de control de inventarios: responsabilidad general.
2. Superiores de almacn: responsabilidad parcial.
3. Equipo de conteo (inventariadores): criterio de seleccin.
4. Normas y disposiciones para todo el personal.

IV.

MEDIOS
1. Recursos disponibles, cmo utilizar, en qu consiste la
responsabilidad de cada uno de ellos.
2. Uso de los equipos: balanzas y montacargas.

3.
4.
5.
6.
V.

VI.

Ubicacin de espacios.
Distribucin de la planta personal.
Disponibilidad de otros equipos,
Equipos de emergencia.

RESULTADOS
1. Normas sobre comparacin: inventariado
Inventariado contable.
2. Anlisis de los resultados del inventario.
3. investigacin de diferencias.
4. Ajuste de inventario.
5. Redaccin de los informes.
6. Distribucin de resultados.

fsico

vs.

OTROS NO CONSIDERADOS:

4.10 CODIFICACIN
Es parte de la catalogacin de materiales que consiste en asignar
nmeros, letras, smbolos o combinacin de estos, a los materiales ya
clasificados del inventario, con la Finalidad de identificarlos
correctamente en el proceso de recepcin, almacenamiento y
despacho.
La codificacin de materiales obedece a una estructura establecida
de antemano por los especialistas en administracin logstica, cuya
secuencia puede ser:
CLASE
GRUPO
SUB GRUPO
ESPECIE (Nmero)
4.10.1 Clasificacin de la Codificacin
La codificacin de materiales se clasifican en:
1. Codificacin Numrica.
Cuya estructura est constituida por nmeros del sistema
decimal (0 al 9). Es la ms usual y recomendable porque
permite realizar-mayores combinaciones.
2. Codificacin Alfabtica.
Cuya estructura est constituida por solamente letras. No es
muy usual y recomendable para codificar materiales, debido a
las pocas combinaciones que permite el alfabeto.
3. Codificacin Alfanumrica.
Cuya estructura est formada por la combinacin de letras y
nmeros. Su aplicabilidad en materiales es poco recomendable
por la confusin que acarrea.
Generalmente, su utilizacin est orientada al control de
vehculos (placas de rodaje), inscripciones en la seguridad
social (carnet}, etc.

4. Codificacin Simblica
Cuya estructura est conformada por solamente smbolos. Su
uso es recomendable en sealizaciones de trnsito, pero de
nula aplicacin en la codificacin de materiales.
5. Codificacin Mixta.
Codificacin estructurada por la combinacin de nmeros,
letras y smbolo. Su aplicabilidad est orientada al manejo de
despacho, porque permite codificar las rutas, embalajes y
distancias.
4.10.2 METODOS PARA LA CODIFICACIN DE MATERIALES
1. Mtodo Ambiguo o Arbitrario.
Mtodo que no tiene criterio lgico. La interpretacin puede
significar muchas cosas, debido a la estructura irracional.
2. Mtodo Lgico o Definido.
Mtodo que tiene criterio lgico, uniforme y definido.
Los elementos de su estructura tienen significado especfico y
se respetan en todo el proceso de codificacin.
3. Mtodo Nemotcnico.
Mtodo que permite codificar haciendo uso de la memoria, por
la asociacin de ideas. Los responsables de la codificacin
mediante este mtodo memorizan gran cantidad de cdigos, al
lograr la identificacin con suma rapidez y exactitud.
4. Mtodo Secuencial.
Mtodo que permite codificar materiales siguiendo el orden de
llegada al almacn, as como la fecha y correlatividad que ellos
mantienen en el inventario.
5. Mtodo Histrico.
Mtodo que permite no aperturar cdigos sin antes haber
chequeado el catlogo histrico de materiales, ya que existe la
posibilidad de que el material haya existido anteriormente en
almacn pero fue separado debido a su nula rotacin. Hay
entonces que REACTIVAR dicha codificacin para evitar
duplicidad y confusin en el control inventarial,
6. Mtodo Automtico.
Mtodo que permite codificar mediante la ayuda de equipos
electrnicos (computadora) cuando el sistema de codificacin
est, determinado con base en la identificacin, clasificacin y
codificacin
del
catlogo
de
materiales,
en
forma
sistematizada.
7. Mtodo ABC
Mediante el cual las creaciones, bajas y cambios
codificacin, descripcin y unidad de almacenamiento,
deben ejecutar al consultar previamente con el catlogo
materiales. Se conoce como mtodo ABC por las iniciales
cada operacin, donde

de
se
de
de

A
B
C

= Altas o creaciones
= Bajas o ceses
= Cambios o modificaciones

VENTAJAS DE LA CODIFICACIN DE MATERIALES

-

Disminuye los errores de catalogacin.

Facilita la gestin logstica de almacn.
Mejora el control de las existencias del stock.
Facilita los registros de ingresos y salidas.
Reduce sustancialmente la variedad de materiales.
La-codificacin da prestigio empresarial.

4.10.3 ESTRUCTURA DE LA CODIFICACIN DE MATERIALES

1. Clase
Factor de la estructura de codificacin que representa la
clasificacin de materiales en trminos genricos.
Ejm.: 5 repuestos
2. Grupo
Factor estructural de la codificacin que representa la sub divisin de la clase, con el propsito de precisar las
caractersticas del bien ya clasificado.
Ejemplo: 01 Mercedez Benz, motor OM-52- Mod - 1313
3. Sub-grupo
Factor estructural de la codificacin que representa la sub divisin del grupo, con la finalidad de detallar los materiales
con mayor clasificacin.
Ejemplo: 02 Direccin.
4. Nmero Especifico
Es otro de los factores estructurales de la codificacin que
identifica al material ya codificado individualmente dentro del
catlogo de materiales.
Es recomendable codificar el nmero ESPECFICO dejando 20
espacios, con la finalidad de absorber la mayor cantidad de
clasificacin; adems porque toda codificacin deba ser
siempre flexible.
Ejemplo:
Estructuralmente, la codificacin hecha a nivel de clase, grupo,
sub-grupo y nmero especfico, quedar de la siguiente
manera:
CODIGO
5.01.02.03.1.1.1.1.1
MB

DESCRIPCION
rbol de direccin para
motor OM-52 Mod-1313

En la codificacin de materiales, es muy importante tener

presente las siguientes recomendaciones:
1. Nunca, en la estructura del cdigo de materiales debe
considerarse el cdigo de la ubicacin, eso impide el
crecimiento del almacn; adems hace que el cdigo del
material caiga en obsolescencia en corto tiempo.
2. Nunca, parte de la estructura del cdigo de materiales debe
ser el nmero de pieza del fabricante; eso tambin acarrea
muchos problemas, toda vez que los fabricantes estn
cambiando de numeracin, ya sea por los reemplazos o por
el avance tecnolgico de la produccin.
4.10.4 CODIFICACIN DE UBICACIN
Es el nmero, letra, smbolo, o combinacin de ambos, que localiza al
material dentro del almacenamiento y facilita el despacho, la toma de
inventarios y el control.
PAUTAS PARA LA CODIFICACIN DE UBICACIN
1.
Disponer del plano estructural de almacn.
2.
Zonificar el Almacn (en reas de almacenamiento).
3.
Numerar los diferentes andamios de almacenamiento.
4.
Determinar el eje cartesiano de los andamios, en:
4.1
4.2

Eje de abscisas (niveles): x

Eje de ordenadas (columnas): y

5.
Establecer el cdigo donde se intersectan los ejes de abscisas y
ordenadas.
6.
Colocar la tarjeta de identificacin con el cdigo de ubicacin
ya determinado.
4.10.5 CLASIFICACIN ABC DEL ALMACN
Una de las formas como controlar las existencias del almacn es a
travs de la clasificacin ABC de materiales. Es un mtodo americano
creado por WILFREDO PARETO, cuya difusin tuvo acogida en todo el
mundo bajo la denominacin LEY DE PARETO.
Segn este mtodo se clasifican las existencias del inventario en tres
niveles de acuerdo con su MOVIMIENTO y VALOR.
Ley de Wilfredo Pareto
En la clasificacin de los materiales del inventario, HAY QUE SEPARAR
AQUELLOS DE MAYOR VALOR DE LOS QUE TIENEN IMPORTANCIA
TRIVIAL.
Interpretacin de la Ley de Wilfredo Pareto

En la clasificacin de las existencias del inventario, HAY POCOS

MATERIALES QUE VALEN MUCHO Y MUCHOS DE ELLOS QUE VALEN
POCO"
El anlisis determinstico de la Ley de Prelo, adquiere real
importancia en la dcada del 50, cuando H. FORT DICKIE discpulo de
Pareto, hace un estudio en la empresa General Electric Company, de
sus cuantiosos inventarios para ordenarlos y clasificarlos en funcin al
movimiento y valor. Fort Dickie, despus de analizar minuciosamente
la Ley de Pareto, llega a la conclusin que los niveles de clasificacin
deben, tener una sensibilidad o flexibilidad del + -5% con la finalidad
de clasificarlos mejor. Su propsito es considerar los decimales del
valor y evitar la particin de los materiales en ms de una ciase,
cuando estos sobrepasan los porcentajes de la clasificacin.
4.11 LA SEGURIDAD EN EL ALMACN
Generalidades
Un programa de seguridad eficaz es un requisito indispensable de la
buena administracin del Almacn.
No solo se debe considerar el rpido movimiento del equipo, el
almacenaje a gran altura y el manejo de una gran variedad de
productos distintos; tambin hay que dar prioridad a la salud y a la
seguridad del personal en cada funcin de manejo y de almacenaje;
porque a travs de ellos se logra el objetivo.
Caractersticas principales de un buen programa de seguridad para
bodegas
a)

Asignacin de Trabajo.
Valoracin de los trabajos.
Seleccin del personal.
Instrucciones.
Informes.

b)

Cuidado y Limpieza de las Bodegas.

Disposicin apropiada.
Almacenaje ordenado.
Limpieza.
Disposicin adecuada de los deshechos.
Separacin de los productos daados.
Alumbrado adecuado.
Rtulos de identificacin.

c)

Mecanismos de Advertencia y Proteccin.

Barandales de proteccin.
Ropas protectoras.
Superficies a prueba de resbalones.
Rtulos de advertencia y claves de colores.

d)

Prcticas Normales de Seguridad.

Funcionamiento de los camiones elevadores.
Funcionamiento de las carretillas de mano.
Levantamiento y acarreo manuales.
Uso de escaleras.

e)

Comunicacin de seguridad.

Cuidado y Limpieza de las Bodegas

Una bodega limpia ordenada y bien dispuesta, es indispensable para
salud y la seguridad del personal
El jefe debe establecer normas muy elevadas de cuidado, limpieza y
exigir que se cumplan. Entre stas podemos mencionar:
Almacenaje Ordenado
Los materiales deben almacenarse de acuerdo con las normas
de seguridad y eficiencia.
Los pasillos y las zonas de trabajo no se usarn para almacenar
materiales.
Debern conocerse los lmites de capacidad de los pisos,
camillas, armazones, etc.

Limpieza
El mantenimiento de la limpieza deber ser un programa
continuo en todo el almacenamiento.
Disposicin Adecuada de los Deshechos
La bodega deber tener una cantidad suficiente de depsitos
para deshechos situados en lugares estratgicos.
Estos recipientes debern estar limpios y bien pintados.
Separacin de Productos Daados
Los materiales que reciban daados y las que se daen en el
proceso de manejo de la bodega, se separarn de los
inventarios vendibles.
Deben manejarse con ms cuidado y almacenarse en una zona
marcada claramente, y alejada del embarque regular.
Alumbrado Adecuado
El tipo y la cantidad de alumbrado dependern de la naturaleza
del almacenamiento.

Una bodega con pasillos muy anchos y con artculos de tamao

grande y de fcil manejo, requerir menos alumbrado.
Una bodega con pasillos angostos y productos pequeos y
difciles de manejar, necesitarn ms luz.
Rtulos de Identificacin
Se usarn rtulos para identificar ciertas zonas claves de la
bodega, as corno las localizaciones de productos especficos.
Hay que cuidar que los rtulos estn bien hechos, y que sean
atractivos y de fcil lectura.
Marcas de Pasillos
Se marcarn con lineas amarillas los pasillos, los muebles y las
zonas de armazones.
Mecanismos de Advertencia y Proteccin
El viejo refrn "ms vale prevenir que lamentar", tiene por objeto
prevenir accidentes y lesiones en las bodegas.
Barndolas de Proteccin
Se instalarn barndolas slidas de proteccin a lo largo de los
andadores que requieran proteccin contra el equipo peligroso que
haya cerca de ellos.
Ropas Protectoras
Sirven para evitar accidentes y lesiones. Hay que establecer
como prctica normal que se usen guantes, cascos, anteojos,
zapatos de seguridad, uniformes.

Superficies a Prueba de Resbalones

Se deben instalar superficies que no sean resbalosas en todas
las zonas donde haya peligro de resbalones tales como
andadores, plataformas, rampas.
La idea es que haya una superficie de concreto duro y spero,
en el que no resbalen los zapatos cuando est hmedo o
cubierto de aceite.

Rtulos de Advertencia y Claves de Colores

Estos son muy eficaces para prevenir accidentes, hay que
evitar los rtulos mal hechos.

Colores
Amarillo:

Es el color ms comn para indicar "precaucin", debe usarse

en las zonas donde haya peligro de tropezones y cadas.
Amarillo y Negro:
Para llamara atencin. Ejemplo: Columnas, postes, zonas de
mucho trfico, etc.
Rojo
Es el color ms comn para Indicar "peligro". Ejemplo:
Equipo contra incendios, recipiente de lquidos inflamables.
Verde
Este es el color bsico para indicar "seguridad. Se usa
comnmente con el blanco {una cruz con fondo blanco indica
primeros auxilios),
Negro y Blanco
Se usan estos colores para indicar zonas de limpieza y de
trfico (combinaciones en forma de rayas o cuadrados).
Ejemplo; Rtulos de cuidado y limpieza recipientes de basura.

LETREROS DE INFORMACIN DE RIESGOS

4.12 EVALUACIN O MEDICIN DE LA EFICIENCIA DE LOS

INVENTARIOS
Medir la eficiencia de los inventarios, presupone la existencia de un
plan con metas u objetivos definidos, que permita al administrador de
Inventarios y a su personal, poder comparar los resultados obtenidos
en el ao con las metas fijadas, y, as, establecer los logros
conseguidos, los errores cometidos en el planeamiento, las metas que
no se obtuvieron total o parcialmente, y los porcentajes que, en
relacin al logro total, se alcanzaron con la labor efectuada, en el
lapso transcurrido. El planeamiento de los inventarios tiene como
objetivo principal realizar la inversin ptima, tanto en la renovacin
de cada artculo, como en el total de los inventarios que emplea la
empresa en sus operaciones, sea por grupos o clases de artculos, sea
por lnea de ventas o por cuentas del activo transitorio; en todos los
casos hay que definir las metas que se prev alcanzar en el ao y que
servirn de elemento de comparacin al trmino del lapso fijado,
permitiendo efectuar mediciones, evaluaciones y calcular los

porcentajes de lo ejecutado para determinar la eficiencia obtenida en

las actividades desarrolladas.
Definido el alcance de la evaluacin, necesitar establecer las metas
que pretende lograr, especialmente en las reas que constituyen los
aspectos ms importantes para obtener el objetivo principal: Nivel de
servicio economas, en las operaciones e inversiones en existencias.
Ejemplos de metas por reas:

Para nivel del servicio al cliente:

Porcentaje de servicio que se pretende conseguir, indicando
el tiempo en que se lograr.
Distribucin o Entrega, y como efectuarla.
Programacin de necesidades para comparar con las
necesidades reales.
Ventas efectuadas, en relacin al Pronstico de Ventas.

Para la economa en las operaciones:

Empleo de la capacidad disponible, lo que se comparar con
la capacidad utilizada.
Costo estndar en comparacin con costos reates.
Utilizacin del personal programado y real.

Para la Inversin en existencias.

Poltica de inventarios establecida y su cumplimiento.
Niveles por categoras de materiales.
Rotacin de inventarios por clases de artculos, programada
y real.
Programa de compras y porcentaje de cumplimiento que se
espera.
Reduccin de inventarios en exceso y de lento movimiento.
Inventarios obsoletos, porcentaje en relacin al total de
inventarios y qu se pretende hacer con ellos.

La finalidad real del proceso de evaluacin consiste en aprender cmo

mejorar el trabajo en el futuro; en base a las informaciones, anlisis y
conclusiones de lo realizado, lo que obliga al administrador a elaborar
dentro de sus planes, uno integrado de informacin que contenga
aquellos aspectos clave para las operaciones, cuya medicin y
evaluacin son importantes para corregir y mejorar el trabajo.
La medicin y evaluacin de los Inventarios requiere el desarrollo de
algunos conceptos como:
1. Importancia de la necesidad que los inventarios sean evaluados
dentro del sistema.
2. Un sistema se disea para obtener resultados y stos tiene que
ser
avaluados
o
medidos
para
sacar
conclusiones
aprovechables para futuras actividades.

3. Para que la evaluacin sea efectiva, debe ser comunicada a

todos aquellos que participan en las actividades a fin de
mejorar su actuacin y lograr mayor rendimiento en el futuro.
4. La evaluacin requiere de la preparacin de un plan de
informacin necesario para poder medir resultados, el cual
debe ser conocido por el personal a travs de los pedidos de
informacin sobre objetivos, necesidades y recursos.
Medicin de Eficiencia
Existen algunas frmulas que ayudan a medir la eficiencia de los
inventarios por medio de los resultados de su performance, y las
empresas las emplean comnmente para constatar si el sistema rinde
efectivamente, as como para apreciar el xito de la gestin de stocks
de sus ejecutivos. Entre dichos procedimientos de evaluacin se
tienen:
1. ndice de Rotacin: Es tal vez la forma ms empleada para
medir la eficiencia de los inventarios, pues permite apreciar la
relacin entre el consumo o venta realizada en un tiempo
determinado (generalmente un ao) y el inventario promedio
en ese mismo lapso. Como los inventarios constituyen capital
invertido en materiales, permite establecer la rotacin dada a
ese capital y, por lo tanto, los beneficios que dicha rotacin
genera para la empresa, as como la eficiencia de la
comercializacin de los productos terminados de la compaa.
En trminos generales, mientras mayor sea el ritmo de
movimiento de los inventarios, mejor ser la actuacin
realizada por el sistema y por los ejecutivos en los campos de
compras bien programadas y equilibradas, y en el control de
inventarios. Los ndices bajos sealan la posible existencia de
artculos sin movimiento en el almacn generando prdidas
para la empresa.
Existiendo diferentes situaciones del inventario como materias
primas, artculos en proceso, productos terminados y la
totalidad de existencias de la empresa sin importar .su
situacin, la relacin que permite obtener el ndice de rotacin
se puede aplicar indistintamente a cada uno de los
mencionados estados de los materiales, observando siempre
que se trata de consumo e inventarios promedio.
A continuacin tenemos las siguientes formas de aplicacin:
a. ndice de rotacin de inventario total; La relacin en
este caso es de costos de los productos vendidos a
inventado promedio y se expresa as:

b. ndice de rotacin de productos terminados: En

este caso se considera el costo de los productos

vendidos y el inventario promedio del almacn de

productos terminados y la relacin es:

c. ndice de rotacin de productos en proceso: Est

dado por el costo de los productos fabricados y
entregados al almacn d productos terminados y el
inventario promedio de los artculos en proceso. Se
expresa:

d. ndice de rotacin de materias primas: Se trata de la

relacin del consumo de materias primas al costo y el
inventaro
promedio
de
las
materias
primas
almacenadas.

e. ndice de rotacin de artculos de mantenimiento:

En toda empresa existen materiales para el
mantenimiento de la fbrica y es factible obtener la
rotacin que estos artculos hayan tenido en el ao, por
la relacin entre el costo de los artculos consumidos y el
inventario
promedio
de
dichos
artculos
para
mantenimiento:

2. ndice de
inventarios

inversin

aceptable

en

existencias

Uno de los aspectos que hay que evaluar, se refiere a la

inversin total que la empresa tiene realizada en inventarios, a
fin de determinar si es o no una inversin econmica y
eficiente. Para efectuar esta evaluacin se requiere establecer
como meta, cul sera la inversin que la empresa debiera
tener en su almacenes, en funcin de las operaciones que
realiza y las necesidades que dichas operaciones demandan en
materiales. Este primer paso o determinacin de la meta por
alcanzar se refiere a establecer el NIVEL OPERATIVO DE
COMPRAS (NOC) en base al Punto de Pedido (Pp) y a la
Cantidad Econmica (Q), considerando que el NOC es el nivel

que se forma al sumar a la cantidad determinada como punto

de pedido, la cantidad econmica que se solicita como cantidad
fija en las renovaciones de los inventarios". Su frmula seria:

NOC

Pp +

El segundo paso, en este procedimiento de evaluacin, consiste

en definir cul es la INVERSIN ACEPTABLE EN INVENTARIOS,
que la empresa considera factible tener en sus almacenes. Para
ello se tiene en cuenta que la EXISTENCIA de cada artculo o
material, est constituida por su INVENTARIO EN ALMACN,
ms los PEDIDOS PENDIENTES de llegada que no hayan sido
atendidos an por los proveedores, o que se encuentren en
trnsito. La expresin de esta existencia sera:

E
Donde:
E
=
la
=
P
=

la +

Existencia
Inventario en Almacn
Pedidos pendientes de llegada

Establecida esta premisa se forman 3 categoras de existencias

en relacin al NOC.
-

Categora 1(A) = Artculos cuya existencia es inferior al

punto de pedido (E < Pp).
Categora 2(B) = Artculos cuya existencia es igual o mayor
que el punto de pedido paro inferior al nivel operativo de
compras. (E
Pp, pero E < NOC).
Categora 3(C) = Artculos cuya existencia es mayor que el
nivel operativo de compras (E > NOC).

Al categorizar los artculos se puede observar que en la Categora 1

se encuentran todos aquellos materiales que tiene poca existencias,
pues a pesar de considerarse en sta los pedidos pendientes, no se
liega al Punto de Pedido, lo cual significa que no se ha solicitado
oportunamente la renovacin. Es necesario, por lo tanto, colocar una
orden de compra por la cantidad que faltara para, por los menos,
alcanzarel punto de pedidos, ya que con esa existencia se corre el
riesgo de romper el stock en esos artculos.
En la categora 3 sucede lo contrario, pues en ella se han agrupado
todos aquellos artculos con sobrestock, pues el lmite mximo a
considerar es el punto de pedido ms la cantidad econmica o sea el
NOC, y las existencias de estos artculos estn por encima de ese
nivel. Por ello se debe eliminar el sobrestock, anulando los pedidos
pendientes si fuese posible, vendiendo el sobrestock o consumiendo
sin renovar hasta que la existencia se haya reducido a lmites
adecuados.
De las 3 categoras, es la 2 la nica cuyos artculos tienen una
existencia aceptable, pues se encuentran entre los lmites del punto

de pedido y el nivel operativo de compras; la categora 1 para

ingresar a estos lmites requiere de un desembolso, y la categora 3
necesita una reduccin de sus existencias.
Considerando tas observaciones efectuadas en estas lneas, la
inversin aceptable en inventarios estara dada por la suma de los
valores de las existencias de las tres categoras, ms el monto de las
cantidades a pedir para que los artculos de la categora 1 lleguen al
Punto de Pedido, menos el valor de los excesos encontrados en la
categora 3, lo que expresa con la siguiente frmula:

|A| = A + B+ C + D- F
Donde:
|A|
=
A
=
B
=
C
=
D
=
F
=

Inversin aceptable en inventarios.

Valor categora
1
Valor categora
2
Valor categora
3
valor faltantes
valor excesos

El tercer paso del procedimiento consiste en encontrar la eficiencia de

la inversin efectuada por la empresa para lo cual se divide el Valor
Total Real (VTR) entre la Inversin
Aceptable en Inventarios (|A|), encontrada en el segundo paso, como
se puede apreciar en la frmula:
Donde:
|A
=
VTR =
|A|
=

ndice aceptable de inversin en inventarios.

Valor total real de las existencias,
Inversin aceptable en inventarios.

Ejemplo;
La empresa" X" Tienen un total de existencias que suman S/.
236,000,000 N/S que se deben evaluar mediante el ndice de
inversin aceptable. La meta establecida por el encargado de
inventarios es que todos los artculos deben tener sus existencias
entre el punto de pedido y el nivel operativo de compras,
Al hacer el anlisis de las existencias, encontramos lo siguiente:
-

Valor
Valor
Valor
Valor
Valor

Categora
Categora
Categora
Faltante
Excesos

1
2
3
(D)
(F)

(A)
(B)
(C)
=
=

=
=
=
S/.
S/.

S/.
21000.000
S/.
180000.000
S/.
35000.000
12264.700
21220.400

Con estos datos se establece en primer lugar la Inversin Aceptable

en Inventarios aplicando la frmula.
|A|

A + B + C + D- F

Donde reemplazando sus valores se tiene:

|A| = 21000,000 + 180000,00 + 35000,000 + 12264,700

21220,400
Lo que da:

|A| = 227044,300

Hallada la Inversin Aceptable en Inventarios se busca en ndice

Aceptable de Inversin aplicando la frmula:

Donde reemplazamos valores y se tiene:

Efectuada la operacin da:

IA = 1.04
Este resultado muestra que la inversin real est cerca de la inversin
aceptable pues sobrepasa a sta en slo 4% y sobrepasarla da a
entender que existe un fuerte sobrestock en la empresa, es decir una
mayor inversin que la deseada y, como se ha indicado
anteriormente, el capital de la empresa debe cuidarse y no invertirlo
sin tener en cuenta las necesidades de las operaciones, pues puede
hacer falta para otros aspectos de la entidad.
En conclusin se tiene que mientras el valor Total real est cerca de la
unidad, que representa la Inversin Aceptable, mayor ser la
eficiencia obtenida en la inversin del capital de la compaa. Si todos
los artculos tienen valores de sus existencias entre el punto de
pedido y el nivel operativo de compras, el resultado de la divisin del
valor total real entre la inversin aceptable ser 1 lo que significa
que: VTR = |A| y que la eficiencia es de 100% comprobndose que
todos los elementos del sistema estn funcionando. Si el resultado se
aleja de la unidad, est demostrando que el sistema no funciona
segn lo planeado y que se torna Ineficiente; si el resultado de la
divisin es mayor a 1, como en el caso presentado, hay que tener en
cuenta la existencia del sobrestock existente en los almacenes, pues
est influenciado en el resultado y debe hacerse un anlisis de los
artculos para eliminar las cantidades excedentes; en cambio cuando
el resultado no alcanza la unidad, la figura es inversa, el substock es
el que influye y el riesgo consiste en la posibilidad de roturas de
stock, por lo que el anlisis a efectuar debe establecer las cantidades
a pedir en aquellos artculos con pocas existencias.
3. ndice de eficiencia de los inventarios.
Es otra manera de evaluarlos inventarios, que el administrador puede
utilizar estableciendo un OBJETIVO DE REQUISICIN el cual se
define como la cantidad que la empresa desea tener disponible
como existencia, para satisfacer sus necesidades y alcanzar sus
objetivos.

Como en el ndice anterior las existencias consideran el Inventario en

almacn ms los pedidos pendientes de llegada.
El objetivo de requisicin no necesita estar ligado al punto de pedido
ni a la cantidad econmica y acta como patrn de medida y
comparacin con la suma de las existencias; la suma de los objetivos
de requisicin por articulo dar el Objetivo de Requisicin General de
la empresa que corresponder a todos los materiales en almacn que
utiliza la entidad.
Establecido el objetivo de requisicin para cada artculo, se compara
con la existencias real en el momento de efectuar la evaluacin,
obteniendo resultados que pueden ser lguales, menores o mayores, lo
que significara que;
OR = E

OR

< E

OR > E

De la comparacin mencionada cuando el objetivo de requisicin es

igual a la existencia, se puede considerar l artculo eficiente; cuando
es menor que la existencia se est detectando sobrantes y en el caso
contrario faltantes.
La suma de todos los objetivos de requisicin, como se ha indicado,
da el objetivo de requisicin general, y en igual forma se suman las
diferencias faltantes y sobrantes como un total de defectos de los
inventarios y se aplica la siguiente formula:

el resultado que se obtenga al efectuar las operaciones; cuanto ms

cerca de la unidad est, demostrar la mayor eficiencia de los
inventarios y su administracin, y lo contrario cuando se aleje de 1.
En el ejemplo que.se muestra se puede observar los resultados, si se
tiene que el objetivo de requisicin es de 13500,000 de soles para
invertir en existencias y que los artculos con poca existencia
requieren de un monto para cubrir los faltantes de 4180,900,
mientras los sobre estoqueados tienen un exceso de 3550,000 soles;
aplicando la frmula se tiene:

que demuestra una gran ineficiencia en dicho inventario.

Esta forma de evaluar los inventarios, al igual que la anterior, es ms
conveniente aplicarla por lneas de artculos o por clases de
materiales, a las cuales se les asigna objetivos de requisicin en
funcin de las necesidades que la empresa tiene de esas lneas o
clases, para sus operaciones. As pueden existir varios objetivos de
requisicin y se podr controlar y evaluar mejor los inventarios de la
empresa.

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIN
1.
2.
3.
4.
5.

Qu es un inventaro?.
Tipos de inventario. Explica c/u. de ellos,
Cmo se establece el ndice de rotacin?
Disee un plan de inventario fsico.
Tipos de codificacin de materiales. Explique c/u. de ellos.

CAPTULO IV
"TRANSPORTE Y SEGURIDAD
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Al concluir el estudio de este capitulo el alumno estar preparado
para:
1. Conocer al detalle las caractersticas de cada uno de los tipos
de transporte de materiales y sus ventajas y desventajas.
2. Conocer al detalle los principales riesgos existentes en una
empresa, que atenten que atenten contra trabajadores y bines
materiales
3. Disear un plan de seguridad empresarial.
4. Conocer al detalle las caractersticas de las plizas ms
importantes, que deben apresurarse en la empresa.

TRANSPORTE Y SEGURIDAD
A. TRANSPORTE
1. Generalidades
El transporte es una funcin logstica mediante la cual se realiza el
movimiento de los artculos o materiales, desde la fuente de obtencin o
produccin hacia las instalaciones donde van a ser stockeados, (almacenes
centrales), y desde stos, hacia los usuarios o los clientes consumidores o
lugares de distribucin en pequea escala.
El transporte implica mover no slo materiales, equipos o mercancas en
general, sino tambin personal y/o animales, empleando medios de
transporte terrestre, areos, por agua o por otros medios especiales.
Estas operaciones de transporte, pueden ser ejecutadas directamente por
los servicios de transporte de la empresa, por los usuarios, o con ayuda de:
otros organismos, (facilidades comerciales), que emplean ferrocarriles,
aviones, barcos, etc.

La funcin logstica de transporte, est ntimamente relacionada con la fase

de distribucin p entrega que se efecta dentro del proceso de
abastecimiento as como los seguros y otras actividades logsticas. La
relacin entre distribucin y transporte es que, para hacer la distribucin,
sobre todo cuando se hace en grandes escalas se requiere del transporte.
En la eleccin de la modalidad de transporte, pesan 4 factores importantes:
-

Tiempo: Cada modalidad de transporte presenta una velocidad

comercial diferente, en funcin de sus propias caractersticas, lo cual
muchas veces exige esperas en interconexiones, trasbordos, etc.

Financiero: Cada modalidad tiene su

maniobrabilidad y prdidas de materiales.

Manipulacin: Cada modalidad exige determinadas operaciones de

carga y descarga, en los puntos de envo, trasbordo y recepcin.

Rutas de Viaje: Cada modalidad exige mayor o menor nmero de

viajes para transportar una misma mercadera. La empresa puede
adoptar el transporte intermodal, siempre que los costos de
transportes puedan ser racionalizados.

flete,

los

costos

de

2. Modalidades o Tipos de Transporte Externo

Muchas son (as modalidades del transporte externo, dependiendo del medio
fsico a travs del cual opera.
Cada una de estas modalidades tiene sus caractersticas propias, sus
ventajas y desventajas, por lo que su empleo est condicionado a una serie
de factores que deben ser convenientemente analizados previamente:
a) Transporte terrestre. Se refiere por carretera sustancialmente. Esta es
una de las formas cada vez ms utilizadas en Amrica Latina,
principalmente dentro del mbito de los pases componentes del Sistema
Andino de Integracin (Grupo Andino) y dentro del Mercosur (Argentina,
Brasil, Paraguay y Uruguay). Ello ha motivado la frecuente relacin en el
transporte no slo de mercaderas sino tambin de personas. En el caso
de las mercaderas como en el de las personas, es cierto, hay dos
contratantes: el porteador y el expedidor, pero los interesados son
distintos ya que en el caso de las mercaderas tenemos tres (porteador,
cargador y consignatario); en cambio, en el caso del transporte de
personas hay dos interesados (el porteador y el pasajero).
La flexibilidad de este tipo de transporte y su adaptabilidad a las
diferentes variaciones geogrficas y climatolgicas hace que esta forma
de transporte sea empleada frecuentemente, convirtindose en el
principal eslabn de cualquier sistema de transporte.
Los medios que pueden emplearse en esta forma de transporte son las
siguientes:
1. Camiones de diferente tonelaje (ligeros medianos y pesados, etc.).
2. Carros especiales (buses), para el transporte de personal.

3. Camiones cisternas, de diferentes capacidades, para transporte de

lquidos (petrleo agua etc.).
4. Traylers, semitraylers, y traylers-cisternas.
5. Volquetes de diferentes capacidades, (en yardas o en metros
cbicos).
La problemtica de la poca capacidad de transportacin de estos medios
motorizados, est siendo superada ltimamente, por el diseo y
fabricacin de medios, de muy alto tonelaje de carga, que ha permitido
desplazar en algo la ventaja que en este sentido tenan antes los
ferrocarriles. As mismo la tcnica empleada en la construccin de
carreteras les proporciona caractersticas que les dan mayor
rendimiento, es decir capacidad de soportar considerable tonelaje sobre
su superficie.
Ventajas:
(1)
Mayor disponibilidad
(2)
Mayor flexibilidad
(3)
Tiempo de entrega ms corto
(4)
Menores costos
(5)
Menores daos en las cargas.
b) Transporte por Ferrocarril. Su uso es muy importante en las
relaciones comerciales entre algunos pases del Continente, como es el
caso Mxico - Estados Unidos de Amrica, Argentina - Chile, Bolivia Per, Bolivia - Chile, etc.
Los ferrocarriles constituyen en muchos pases, el principal medio de
transportacin. Despus de la segunda guerra mundial se entr a una
franca competencia con los transportes carreteros, pero ahora que los
ferrocarriles conocen su problemtica, estn tratando de recuperar
vigorosamente el terreno perdido en esta competencia.
El diseo del equipo ferrocarrilero actualmente no es problema, puesto
que los fabricantes estn superando los inconvenientes., como el de la
velocidad, dndoles movimientos ms suaves y de funcionamientos ms
eficientes. Sin embargo, y a pesar de sus posibilidades de transportar
cargas muy pesadas y voluminosas a grandes-distancias., existe una
gran limitacin, dada por (a red ferroviaria, lo que hace que su
explotacin y operacin sea restringida y se requiera en forma
complementaria, en muchos casos, de los medios de transportes por
carretera.
Los medios de transportacin ms empleados, en esta forma de
transporte, estn dados por:
1.
2.
3.
4.
5.

Coches de pasajeros con amplio confort

Bodegas o furgones diversos.
Plataformas de diferente tonelaje
Jaula de diseo variados; y
Cisternas de capacidades dadas en galones o toneladas.

Ventajas:

1) Empleo de ruedas de acero, lo que representa un desgaste

mnimo.
2) Se requiere menos mano de obra por tonelada - kilmetro
3) Capacidad de transporte mucho mayor que por caminos, que hace
posible la transportacin de cargas pesadas a grandes distancias,
con un mnimo de deterioro de las cargas transportadas.
En este contrato de transporte por ferrocarril, el consignatario lo hace
suyo, cuando desvincula la mercanca, pagando al porteador la suma
que le grava por gastos del transporte, impuestos de aduanas y otros
derechos, al efecto de conseguir la entrega. El pago de la suma
adeudada por estos conceptos que son las obligaciones principales, es
condicin para conseguir del ferrocarril la carta de porte (conocimiento
de transporte) necesario para poder retirar la mercanca y disponer de
ella.
Lo importante en este contrato es que est claramente definida la
responsabilidad del porteador, quien debe asumirla responsabilidad del
transporte, desde el mismo momento en que recibe las mercaderas en
el lugar de expedicin, hasta su entrega en la estacin de destino.
De esa manera, al cargador le es indiferente que sea el porteador quien
efectivamente-lo ejecute o lo haga otro por l. A su vez, al cargador le
interesa, en tanto, que la persona con quien contrata asuma por
completo la totalidad del transporte y que la responsabilidad del
porteador no sufra alteracin en tanto se efecta el transporte y hasta su
pleno cumplimiento.
c) Transporte fluvial. Aquel efectuado a travs de los ros. En
Latinoamrica cada vez es mayor el volumen de cargar por los inmensos
ros de su territorio. El ms importante es el Amazonas, cuya soberana,
la comparten slo tres pases (Brasil, Colombia y Per), recorriendo en
casi su totalidad por Brasil y Per que son los pases que histrica y
jurdicamente as lo han usufructuado hasta que en 1922, a travs del
Tratado Salomn - Lozano ingres Colombia a ser el tercer condmino,
sin que nunca histricamente hubiera pretendido tener acceso soberano
al majestuoso Amazonas.
El Tratado de Cooperacin Amaznica (1978) asegura, sobre la base de
la reciprocidad, la ms amplia libertad de navegacin comercial en el
curso de Amazonas y dems ros amaznicos, aunque hace expresa
excepcin al cabotaje. De tal manera que los acuerdos bilaterales que se
suscriban debern establecer la libertad de navegacin, la reciprocidad y
respetar los reglamentos fiscales y de polica que involucra el paso por
un estado soberano.
La vertiente del Orinoco es otra de las rutas fluviales importantes en el
norte de-Amrica del Sur.
La hidrova del Mercosur es tambin una posibilidad fluvial que posibilita
la interconexin entre Uruguay, Argentina, Paraguay, y usando otras
conexiones ferrocarrileras o lacustres se puede llegar a pasar por
territorio peruano y boliviano.

Al respecto, no existe ninguna convencin-internacional, similar a la

modalidad terrestre o martima, que regule el transporte fluvial. La
mayora de los tratados son acuerdos bilaterales como los sealados
para el caso del ro Amazonas o los del Ro de la Plata
d) Transporte lacustre. Los ms significativos son los que se efectan en
los lagos del norte de los Estados Unidos de Amrica y que sirven para el
comercio Estados unidos de Amrica-Canad, y el transporte Bolivia Per a travs del lago navegable ms alto del mundo, el Titicaca.
En esta modalidad tampoco existen convenios internacionales.
e) Transporte areo. El desarrollo de este medio ha estado ordenado por
una serie de dispositivos y convenciones internacionales tendientes a
brindar seguridad a los pasajeros y como consecuencia a la carga. Entre
ellos, la Convencin para la Unificacin de ciertas reglas relativas al
transporte Areo Internacional, conocida, como la Convencin de
Varsovia (12 de Octubre de 1929), as como las modificaciones que ha
experimentado segn el Protocolo de La Haya (28 de setiembre de
1955); la Convencin Extraordinaria de Guadalajara (1961); el Protocolo
de Guatemala (1971) y los Protocolos de Montreal (1975). Todo los cual
se le conoce como el Sistema de Varsovia, que es el conjunto de regias
que tiene el mayor nmero de adopciones y ratificaciones estatales en el
mundo.
Esta modalidad contractual cubre el transporte de mercaderas como el
de personas e incluso de equipajes, aun cuando no est claramente
establecido en la primera Convencin, precisamente en lo referente a la
divisoria entre equipajes y mercaderas.
La posibilidad de uso del transporte areo puede ser decisiva para
determinados productos y para pases mediterrneos como Solivia o
Paraguay, por ejemplo, en razn de su rapidez, seguridad y la reduccin
de algunos costos.
Los principales productos transportados por esta va son sustancialmente
los llamados hortifrutigranjeros, es decir frutas, legumbres, flores,
oyeras, pieles, piedras preciosas, ropas, joyas, textiles en general,
medicinas y productos farmacuticos, e instrumentos quirrgicos.
Normalmente podemos decir que son mercaderas de alto valor unitario
y reducido peso por unidad.
En esta modalidad contractual podemos distinguir varios sujetos,
adems de los principales que son el exportador y el transportador o
compaa de transporte areo. Se traa de los llamados agentes de carga
area y los consolidadores de carga. Los primeros, son intermediarios
que actan junio a las compaas areas y cuya funcin es la
documentacin a la que se refieren los crditos documntanos o la
Convencin de Viena de 1980 sobre compraventa internacional de
mercaderas, asimismo del embalaje y del almacenamiento de las
cargas.

f) Transporte multimodal. Est referido al contrato que siendo negociado

y estipulado en un solo instrumento usa varias modalidades, sea area,
martima, terrestre o lacustre, entre otras.
La Organizacin de la Naciones Unidas elabor la Convencin sobre el
transporte multimodal Internacional de las mercancas (1980), en un
esfuerzo de armonizar esta novsima modalidad. Esta convencin regula
el transporte por contenedor, ferrocarril, buques y todos los medios de
transporte.
g) Transporta martimo. Esta es una modalidad que se remonta a los
fenicios, y hoy es la ms utilizada debido a las grandes modificaciones
que ha experimentado la tcnica en la construccin naval, como la
aparicin de los containers y los tipos roll on roll off, de igual manera al
hecho incontrovertible que ms del 80% del volumen del comercio
internacional transita por los ocanos. Por otro lado, algunos pases
latinoamericanos, con el propsito de coadyuvar al crecimiento de sus
exportaciones, han prestado mucho inters a sus marinas mercantes.
El transporte martimo, tan igual que el lacustre o fluvial se caracteriza
porque permite la transportacin a largas distancias en forma
econmica, en grandes volmenes y en diferentes tipos de cargas.
El transporte por agua sigue siendo la forma ms econmica de
transportacin por tonelada-milla para el movimiento de carga.
En el transcurso de la historia, la fuerza motriz de los barcos ha
progresado desde el empleo del viento y de los remos, hasta el carbn,
el petrleo y la energa atmica. Los barcos modernos son ms rpidos y
ms grandes, constituyendo en muchos pases el medio de
transportacin principal. El comercio internacional, depende virtualmente
de los barcos, los cuales se estn construyendo en la actualidad, para
fines especficos, (pesqueros, granaleros, petroleros, etc.).
Normalmente se emplean los siguientes medios de transporte por agua:
1. Barcos de carga, de diferente tonelaje de desplazamiento y
calado.
2. Barcos para personal, con amplio confort.
3. Lanchas de poca capacidad pero mayor velocidad de
desplazamiento.
4. Botes, de diferentes tipos.
5. Chatas - tanques, barcazas y lanchones auxiliares
Estas embarcaciones son de diferentes tipos y capacidades.
Algunos de estos tipos son:
1. Carguero General (LINER); de una .gran flexibilidad para el
acarreo de los ms diversos tipos de mercancas, pues cuenta
con compartmentaje necesario y las facilidades de carga y
descarga. Tienen una velocidad promedio de 18 nudos, una
capacidad entre 13 y 15 mil TDW, pequeo espacio refrigerado
y pequeos tanques para cargas liquidas.

2. Granelero (DUCK CARRIER); es una nave sin entrepuentes

para el acarreo de productos a granel, hierro, concentrados,
fosfatos, azcar, fertilizantes, etc. Su velocidad promedio es de
15 nudos; una capacidad es de 25 a 40 mil TEW, con escotillas
accionadas mecnicamente, sin entrepuentes y con una gran
capacidad cbica.
3. Frigorficos (REEFER); es una nave especializada para
acarrear productos que requieren ser transportados a
determinadas temperaturas, (carnes, pescado, frutas frescas,
hortalizas, etc.). Su capacidad de refrigeracin es hasta -20 C,
su almacenaje hasta 200, 000 pies cbicos y su velocidad es
entre 18 y 21 nudos.
4. Tanqueros (TANQUERA); es una nave especializada para el
acarreo de productos derivados del petrleo, fuel ol 1500,
disel oil No. 2, kerosene, gasolina, etc. Estn naves no tienen
entrepuertas y disponen de 20 a 30 tanques independientes y
estancos con sala de bombas ( 2 BBAS PPLS), con bombas de
secado (stripping) y su capacidad vara entre un mnimo de 5
mil a 500 mil TDW.
5. Porta contenedores (CONTAINER SHIP); es una nave
especialmente diseada para acarrear todo tipo de mercadera
susceptible de contaminarse, Son de una alta velocidad (18 a
21 mudos), porta entre 20 y 30 mil toneladas y dispone de
dispositivos para la carga y descarga de contenedores.
B. SEGURIDAD
SISTEMA INTEGRAL DE SEGURIDAD DEL SISTEMA LOGISTICO
a. INTRODUCCION:
La Seguridad Integral, constituye un estado de confianza en el que una
persona, instalacin, entidad, etc., no tiene nada que temer respecto a su
integridad fsica, ya que oportunamente se ha tomado las providencias del
caso con el fin de prevenir, neutralizar o eliminar los riesgos previsibles que
podran atentar contra su seguridad propiamente dicha.
La seguridad como tal, se encuentra ntimamente ligada a la actitud, accin
o actividad que realiza cada uno de los trabajadores que laboran en una
entidad, por lo tanto, estn en la obligacin de observar, cumplir y hacer
cumplir, adecuada y oportunamente, las disposiciones que sobre el
particular haya aprobado la superioridad, con el fin de prevenir, neutralizar
o eliminar cualquier riesgo que pudiera presentarse, antes, durante o
despus de la jornada normal diaria de labor.
Las medidas de seguridad integral que adopte cada entidad, deber
comprender, en primer lugar, a las personas que laboran en ella, las cuales
conforman su valioso capital humano, sin distincin del nivel jerrquico ni
d la situacin laboral; y, en segundo lugar, a los bienes materiales con los

que cuenta, cualquiera haya sido la forma o modalidad de obtencin, en

razn a que sin ellos, se vera imposibilitada de lograr sus objetivos y de
alcanzar las metas institucionales.
Los riesgos y peligros ms comunes que atentan contra la seguridad de las
personas y de los bienes materiales con los que cuenta, una empresa en
general, son los siguientes:
1) Accidentes de Trabajo.- La entidad est en la obligacin, por propia
medida de seguridad, de proporcionar a sus trabajadores, segn la
naturaleza de la labor a realizar, los medios necesarios como;
guantes, guardapolvos, overoles, mamelucos, botas de jebe o zapatos
especiales, cascos, lentes protectores, sogas o cuerdas apropiadas,
etc., en previsin de accidentes por descuido de ellos mismos, por las
condiciones inseguras derivadas de la propia rutina da la labor que
realizan o por actos y condiciones que constituyen peligro de
accidentes y por consiguiente disminucin de su capacidad fsica.
2) Acciones de sabotaje interno o externo.- De poca transcendencia
en nuestro medio, ya que stas generalmente se producen en las
grandes fbricas da los pases industrializados, en las cuales malos
elementos de la misma o ajenos a ella, pretenden destruir parcial o
totalmente, a travs de incendios, inundaciones, etc., la maquinaria y
equipo, utilizado, as como sus Instalaciones o la propia produccin
elaborada o en proceso de elaboracin
,
3) Acciones de Terrorismo.- Caracterizadas, por el hecho de
producirse, en forma Imprevisible, pnico, miedo, temor, dao fsico y
material, etc., entre la poblacin de una determinada rea geogrfica.
4) Apagones.- Estos generalmente son consecuencia de fallas tcnicas
o mecnicas de la maquinaria y equipo generadores de la energa
elctrica, as como tambin por acciones terroristas, causas fortuitas,
etc., hechos que paralizan las actividades productivas u obstaculizan
la labor de prestacin de servicios a la colectividad.
5) Derrumbes.- Producidos generalmente en edificaciones o en la obra
de infraestructura pblica, producidos por causas fortuitas como
terremotos, maremotos, deslizamientos de tierra, aluviones,
inundaciones, etc., o tambin por acciones terroristas.
b. MEDIDAS PERTINENTES PARA UN ADECUADO PROGRAMA DE
SEGURIDAD INTEGRAL
El Programa de Seguridad Integral que toda entidad debe implementar en el
mbito de su competencia, de brindar adecuadas medidas de seguridad y
de proteccin interna y externa, tanto a sus trabajadores, cualquiera sea su
nivel jerrquico o condicin laboral, como a los bienes materiales de
propiedad fiscal que posee, comprender, los siguientes aspectos:
1) Archivo adecuado de la documentacin,- Los documentos escritos,
archivos magnticos, programas informticos, etc., generados en la
propia entidad, como consecuencia de su actividad productiva o de
servicio, al reflejar stos y constituir el historial de la misma, deben

ser adecuada y oportunamente guardados, conservados y archivados,

previa clasificacin, en archivadores, estantes, sistemas de microfilm,
etc., todos ellos bajo llave, la cual estar a cargo y responsabilidad
slo de la persona autorizada para ello.
2) Bloqueadores telefnicos.- Resultan de suma importancia y utilidad
en toda organizacin, ya que adems de evitar el excesivo uso del
servici telefnico y por ende el pago mensual de importes
econmicos muy altos, permiten que tcnicamente se pueda detectar
interferencias telefnicas, as como otros delitos que son de
conocimiento pblico.
3) Casetas de Seguridad y Vigilancia.- Construidas con material, diseo,
medidas y distribucin apropiados, de acuerdo a las condiciones
climticas de la zona geogrfica en la que se encuentra la entidad,
recordando que ah van a laborar personas; las que sern instaladas,
generalmente en la puerta de acceso principal de cada una de las
dependencias de una entidad.
Los vehculos de transporte, mayores y/o menores, que conduzca la
personas visitantes, en el caso especfico del Almacn institucional,
por propia medida de seguridad interna; quedarn en un lugar
apropiado, fuera de las instalaciones de la dependencia. Slo
ingresarn provisionalmente y por un tiempo prudencial, ya que no
podrn pernoctar en ellas, aquellos vehculos en cuyo Interior se
traslade los bienes materiales adquiridos por la entidad, previa
revisin integral y minuciosa, del personal de Seguridad y Vigilancia,
en estricto cumplimiento de la funcin que le compete.
4) Colocacin de puertas blindadas.- De estimarse necesario y de
acuerdo a la naturaleza de la propia entidad, caso d entidades
bancadas, etc., se podr optar por la instalacin de puertas blindadas
complementadas con vidrios especiales, del color y grosor
pertinentes, a fin de dotar de mayor seguridad a sus instalaciones y
de proteger adecuadamente a las personas y bienes materiales que
se encuentran dentro de ellas.
5) Equipos contra incendio.- Dada la importancia y utilidad que stos
tienen en todas las reas de una organizacin, ya que toda ella en su
conjunto, est permanentemente expuesta a incendios, provocados
por sus mismos trabajadores; por sabotaje, por acciones terroristas,
etc., o por causas fortuitas como cortos circuitos, fuertes descargas
elctricas, lluvias torrenciales, etc., los extintores, del tipo, modelo,
capacidad, componente qumico, etc., que decida utilizar la entidad,
debern ser adquiridos en el nmero suficiente, de acuerdo al rea a
cubrir y asimismo, colocados estratgicamente en los lugares
apropiados de las instalaciones de la entidad.
De igual forma se proceder con las mangueras para agua, que
permanentemente deben estar en buen estado de conservacin y
funcionamiento; las bombas externas para agua, que constantemente
deben estar libres de objetos cercanos a ellas, para colocar en forma
rpida las respectivas mangueras o para que los vehculos contra
incendios se surtan rpidamente del agua necesaria.

6) Equipos electrnicos de seguridad.- Como medida complementaria de

seguridad integral, se debe dotar a las instalaciones de modernos
equipos electrnicos de seguridad, especialmente diseados parta la
revisin, registro, etc., automatizado de bolsas, bolsos, carteras,
maletas, maletines;" mochilas, correspondencia, etc.,, as como para
la deteccin de armas, explosivos, metales, etc.
Entre los principales equipos electrnicos utilizados actualmente por
las entidades, cualquiera sea su actividad, productiva o de servicio, se
tiene: arcos detectores de armas y metates; equipos de rayos X;
equipos detectores de explosivos contenidos en la correspondencia;
etc., instalados estratgicamente en las puertas principales de acceso
a sus instalaciones.
7) Instalacin de alarmas;- Las instalaciones de tas dependencias de la
entidad, de acuerdo al tamao y ubicacin de las mismas, as como a
la clase, cantidad, valor, etc., de tos bienes que en ellas se
encuentran, debern contar con: alarma contra robos e intrusin de
personas, alarmas contra incendios, cercos elctricos, etc.
Estas alarmas tienen la ventaja de indicar con exactitud, el lugar
fsico por el cual pretenden ingresar a las instalaciones de la entidad,
personas no autorizadas, as como el lugar en el cual se est
produciendo un incendio o un amago del mismo. Lo que permitir al
personal de seguridad y vigilancia, en estricto cumplimiento de la
funcin que le compete, adoptar de inmediato las medidas
pertinentes que cada caso requiera.
8) Instalacin de circuitos cerrados de televisin.- En toda organizacin,
grande o pequea, es de imprescindible necesidad la instalacin de
este sistema electrnico, a fin de complementar las acciones de
seguridad y vigilancia interna y externa en sus diversas instalaciones,
ya que, de acuerdo al lugar preciso donde estn ubicadas las
respectivas cmaras, proporcionarn, no slo al personal de
seguridad y vigilancia, sino tambin a los propios funcionarios de la
entidad, una ptima visin panormica, por ejemplo de: las puertas
principales de acceso; pasadizos; zonas de parqueo; zonas
adyacentes a las puertas de entrada; etc.
9) Instalacin de torreones o altillos de vigilancia,- Construidos con
material, diseo y medidas apropiadas, de acuerdo a las condiciones
climticas de la zona geogrfica en la que se encuentra la entidad,
recordando que ah va a laborar personas; los que sern instalados,
generalmente, sobre las paredes o muros de las dependencias de una
entidad, circundndolos. El nmero de stos y su ubicacin, estar en
relacin con el tamao de las instalaciones de la entidad.
10)
Luces de emergencia.- Es comn que las instalaciones de las
entidades, que por el tipo de trabajo que en ellas se realiza, estn
adecuadamente provistas de luces de emergencia, a fin de
contrarrestar efectos negativos al fallar la energa elctrica y hasta la
luz natural.

11)
Porteros elctricos.- Por estricta medida de seguridad, con el fin
de proteger adecuadamente los bienes materiales en general, el
acervo documentarlo, la informacin y archivos magnticos, etc., el
acceso a las reas fsicas en las que stos se encuentran, debe ser
limitado slo al personal tcnico que los maneja, a quienes para el
efecto se les proporcionar oportunamente una llave electrnica para
su ingreso y salida. Dicho personal est prohibido, bajo
responsabilidad administrativa, civil y/o penal, de ser el caso, de
sacar duplicado de esa llave de proporcionar copia de sta a personas
no autorizadas propias o ajenas a la entidad.
12)
Puestos de vigilancia interna y externa.- Los puestos o
puntos de vigilancia, tanto interna como externa, as como el
nmero de hombres necesarios depender principalmente del
tamao y ubicacin de las instalaciones de la entidad a resguardar,
as como de la clase, cantidad, valor, etc., de los bienes que en ellas
se encuentran.
Los puestos de vigilancia, diurnos y nocturnos, internos y externos,
que se establezca, debern estar enlazados entre si y todos ellos a la
vez, estar conectados a una Central, a travs de equipos de
comunicacin como radios transistores receptores, telfonos con lnea
directa, circuito cerrado de televisin, etc. Los vigilantes sern
dotados de la vestimenta, equipo y armamento necesario para que
desempeen con eficiencia las funciones asignadas.
13)
Uso de fotocheck.- Es uso y costumbre que cada da se va
generalizando, el hecho que todos y cada uno de sus trabajadores,
cualquiera sea su nivel jerrquico y condicin laboral, como una
medida
complementaria
de
seguridad,
se
les
entregue
oportunamente su respectivo Fotocheck actualizado, el cual deben
colocarlo en un lugar apropiado y visible de su vestimenta, lucirlo
permanentemente y portar siempre consigo, tanto dentro como fuera
del centro laboral, para efecto de identificacin.
c. PREVENCION DE ACCIDENTES.
1) Cadas:
Las caldas, que pueden ser al mismo nivel o a diferente nivel,
constituyen la principal causa de accidentes, que inclusive pueden
ocasionar la prdida de vidas humanas; por lo que se recomienda
que:
- La distribucin interna de cada una de las oficinas, taller,
laboratorio, garaje, etc., sea oportunamente planificada, as como
estudiada la ubicacin y pase del cableado de las lneas
telefnicas y energa elctrica, a fin de evitar el uso inadecuado
de cables de extensin que puedan provocar cadas con lesiones
o producir daos en el equipo o instalaciones.
-

Los enchufes de las mquinas elctricas o equipos, no atraviesen

las reas de trnsito, porque representan un peligro potencial de
cadas.

Se proporcione a cada trabajador, calzado con las caractersticas

apropiadas para su labor que va a realizar, el cual estar en
perfecto estado de conservacin.

Las sillas, sillones, mesitas, etc., sean colocadas aunque sea en

forma provisional, en lugares donde no impidan el libre trnsito de
las personas.

2) Uso de mquinas o equipos elctricos:

Una adecuada poltica de mantenimiento preventivo de mquinas,
tiene suma importancia para la prevencin de accidentes, por lo que
se recomienda, que:
-

Las computadoras (monitor, teclado y CPU), impresoras,

etc., sean colocadas en los mdulos especialmente
diseadas para ellas, en los cuales cada elemento tiene su
propio compartimento.

Las mquinas, computadoras, Impresoras, etc., se

mantengan permanentemente limpias, a fin de evitar que el
polvo se deposite sobre los tipos, teclas, teclado, rodillo,
etc., malogrndolas y limitando su operacin. Es tan
importante la limpieza y proteccin de stas, que cuando se
compra alguna, los proveedores siempre entregan
gratuitamente las fundas correspondientes, para cubrirlas
una vez terminado el trabajo.

Las mquinas elctricas sean conectadas a tierra y

conserven sus conexiones en buen estado para evitar cortos
circuitos y hasta descargas elctricas. Se tendr en cuenta
que descargas elctricas de hasta 110 voltios, pueden
causar la muerte de una persona.

Al enchufar o utilizar una mquina elctrica, computadora,

etc., se tenga mucho cuidado debido a la posibilidad de
suceder algn corto circuito y asimismo, que por ninguna
razn se opere o manipule mquinas o equipos elctricos
estando con las manos mojadas, por las descargas
elctricas que se podra sufrir.

Los cordones de las mquinas o equipos elctricos no se

extiendan a travs de reas de trnsito, para evitar que se
malogren al ser aplastados por caminar, rodar muebles,
carretillas, etc., sobre ello lo cual podra romper el jebe
protector y quedar al aire los alambres conductores de la
electricidad, corriendo el riesgo de sufrir descargas
elctricas o producirse cortos circuitos.

Los conmutadores rotos o daados, tomacorriente, Clavijas,

cable en mal estado, etc., sean adecuada y oportunamente
cambiados; y quejar mayor parte de accidentes, muchas
veces fatales, son consecuencia de estas deficiencias.

Para sacar el enchufe del tomacorriente no se tire del cable

o cordn de conexin, porque lentamente se daara la
conexin del cable o la clavija, pudiendo llegar a producir un
corto circuito, quemando el cable y haciendo fallar la
mquina o hasta provocando un incendio.

Toda mquina o equipo elctrico que tenga partes mviles

que representen peligro para la integridad fsica del
operador, siempre lleva guardas de proteccin; estando
terminantemente prohibido retirarlas u operarlas sin ellas,
Estas guardas requieren ser conservadas en buen estado
para que cumplan con su objetivo.

Nunca se trate de lubricar o reparar, una mquina o equipo

elctrico estando en funcionamiento, sino que previamente
hay que apagarlo desconectarlo y luego colocar sobre l un
letrero lo suficientemente visible con el mensaje: NO
CONECTAR, MAQUINA O EQUIPO EN REPARACION.

Est prohibido el uso de mquinas o equipos elctricos o

parte de ellos, en trabajos distintos para el cual fueron
diseados o fabricados.

Al operar o manipular mquinas o equipos elctricos, que

tengan partes mviles, no est permitido el uso de ropas
con partes sueltas, corbatas, mangas largas sin botones en
los puos, anillos, relojes pulseras u otras prendas que
puedan ser atrapadas, por la mquina en movimiento; si
esto ocurriera, la mquina o el equipo ser inmediatamente
detenida.

El espacio fsico alrededor de las mquinas o equipos

elctricos, se mantenga limpio y libre de obstculos, para
facilitar el movimiento del operador. Cualquier derrame de
aceite y/o grasa sea inmediatamente limpiado, lo cual es
responsabilidad del operario de la mquina o equipo.

El mantenimiento o reparacin de cualquier mquina o

equipo elctrico, sea efectuado nicamente por personal
tcnico debidamente autorizado para el efecto.

3) Riesgos del equipo de oficina:

a. Archivadores:
-

Los archivadores suelen ser fabricados de metal o madera

resistente, siendo los de metal los que ofrecen mayor estabilidad,
ya que las gavetas o cajones pueden abrirse y cerrarse con
facilidad por estar montados sobre cojinetes de billas de metal.

Las cerraduras y billas de metal de estos archivadores, se

mantendr bien lubricadas, como una forma de garantizar su
funcionamiento seguro. El dispositivo que limita el recorrido de la
gaveta al abrirse, ser inspeccionado al tiempo que se hace la

lubricacin de la cerradura y billas, a fin de evitar que salga de su

rodamiento y caiga sobre los pies de las personas.
-

Las gavetas se mantendr permanentemente cerradas una vez

que se ha sacado o archivado algn documento, a fin de evitar
tropezones y/o golpes, adems de dar estabilidad al archivador.

Los files ms voluminosos o pesados se colocar en las gavetas

inferiores, con el fin de garantizar an ms la estabilidad de los
archivadores.

En los archivadores no se guardar sustancias inflamables, comida

o cualquier otro objeto que no sean documentos, las botellas de
alcohol, bencina, tinta, pegamento u otros lquidos, se colocar en
los armarios.

Los archivadores, por su propia estructura y material utilizado en

su fabricacin, generalmente representan una fuerte carga-para el
piso, por la que tcnicamente sern colocados a lo largo de los
muros de carga del edificio y nunca en medio de los salones, a fin
de evitar una sobrecarga peligrosa para el piso, a menos que est
preparado para soportar este tipo de carga.

b. Asientos:
-

Las sillas, giratorias se mantendrn bien lubricadas y examinar

regularmente los elementos de suspensin, para controlar el
estado fsico de las mismas, como una forma de evitar su
atascamiento cuando sean rodadas.

Las ruedas gastadas o quebradas sern reemplazadas, debido a

que, del buen estado de ellas depende la estabilidad de la sitia.

Las sillas provistas de ruedas o garruchas, no sern utilizadas

como carrito transportador de paquetes, mquinas, equipos, ni
siquiera para papeles, libros, etc., ya que esa o es su funcin y
consecuentemente pueden ocasionar serios accidentes.

Se evitar el uso de sillas o banquitos, en sustitucin de escaleras

porttiles para subir o alcanzar lugares altos.

c. Escritorios, estantes y mesas de trabajo:

-

Los escritorios de madera y los metlicos, estarn completamente

libres de aristas cortantes y astillas, a fin de evitar cualquier
Sesin por cortaduras y adems, tener las esquinas redondeadas y
los bordes curvos, para evitar contusiones o golpes con heridas.

Las mesitas utilizadas para colocar documentos, libros, sern de

material resistente y su altura acorde al de los escritorios. Su
fabricacin y diseo responder a los requisitos sealados para
escritorio.

Las mesitas para telfono sern de diseo simple, sin arabescos o

decoracin en los que se pueda atascar el alambre telefnico;
siendo conviene que tengan un borde sobresalido para evitar la
cada del aparato.

Los estantes sern diseados de manera que su estabilidad est

garantizada, es decir que estn fijados a la pared, con grapas u
otros dispositivos.

Los estantes mviles o sobre ruedas, sern construidos de

material resistente y sus ruedas tener un tamao apropiado para
facilitar su rodamiento cuando estn llenos. En las divisiones bajas
de este tipo de estantes, se colocar los bienes de mayor peso, a
fin de darle mayor estabilidad y evitar una posible alteracin de la
misma.

Las puertas de los estantes, sern de tipo corredizo, a fin de evitar

obstrucciones y/o posibles golpes at dejarlos abiertos.

d. Lmparas o pantallas:
-

La parte metlica del foco o fluorescente utilizado, estar

protegido contra cualquier contacto accidental y el dispositivo
para apagarlo, colocado de manera que no presente peligro de
electrizar las partes metlicas.

Las lmparas que han tenido un largo perodo de uso, sern

inspeccionadas minuciosamente por un electricista, a fin de evitar
un corto circuito o que las partes metlicas se electricen.

e. Equipos para proteccin personal:

-

Antes de decidir por el equipo para proteccin personal a utilizar,

efectuar un minucioso estudio sobre los riesgos que podra correr
el rostro, ojos, cabeza, manos, pies, piernas, etc., como
consecuencia de los trabajos a realizar, por lo que hay que
protegerlos.

Al adquirir equipos para proteccin personal, la Oficina de

Abastecimiento debe cerciorarse que la fabricacin de los mismos
cumpla con los requisitos establecidos, tanto en las Normas
Tcnicas Nacionales, fijadas oportunamente por el ex ITINTEC.,
cuyas funciones asumi el INDECOPI, segn Decreto Ley N
25868, como en las internacionales, fijadas por ASA, a fin de
garantizar su efectividad.

Cuando el equipo para proteccin personal, no est en buenas

condiciones o sufra algn deterioro, inmediatamente se gestionar
su reposicin, ya que una falla en l, equivale a que la persona
quede directamente expuesta a riesgos.

Los implementos para seguridad personal que la entidad entregue

en uso a sus trabajadores, estn sujetos a la naturaleza de las

funciones asignadas, como: botas, guantes, cascos, anteojos,

mscaras, mandiles, mamelucos, etc.
-

La empresa est en la obligacin de exigir que sus trabajadores

utilicen permanentemente los equipos e implementos para
seguridad personal proporcionados en uso, a fin de evitar
accidentes y los dems efectos colaterales.

El uso del casco protector es obligatorio en las reas en las cuales

se realiza trabajos de tipo industrial o para proteger la cabeza
contra golpes o la cada da materiales desde lugares altos.

Se Utilizar escudos faciales para la proteccin integral de la cara

contra partculas volantes en general y salpicaduras de lquidos
corrosivos.

Cada vez que se trabaje en un tomo, es obligatorio el uso de

anteojos de seguridad y escudo facial o lentes panormicos, en el
caso que el operador utilice lentes correctores.

El casco metlico o de aluminio, no podr ser utilizado donde halla

riego de carcter elctrico.

Cuando se opera maquinas/herramientas como: taladro,

cepilladora, fresadora, esmeril, sierra mecnica, etc., es
obligatorio el uso de proteccin para la cara y especialmente para
los ojos, a travs de escudos faciales o lentes contra impacto.

Los lentes panormicos sern utilizados para trabajos de cepillado

y corte de madera en general, para evitar que las partculas
volantes, de poco peso, entren en los ojos.

En el caso de trabajos de soldadura o corte de metales o

autgena, tanto el soldador como su ayudante, se protegern con
los lentes de copa de luna oscura, a fin de evitar lesiones
ocasionadas por los rayos del arco o las chispas del metal caliente.

Para trabajos de cincelado, manual o mecnico, se utilizar lentes

de copas con lunas transparentes contra impacto, para protegerse
de partculas metlicas volantes.

La mscara de soldador elctrico ser utilizada para una

proteccin integral contra el deslumbramiento y la energa
radiante.

Los guantes de cuero tipos maniobristas, sern utilizados para el

manipuleo de objetos cortantes, punzantes o abrasivos.

Los guantes de cuero cromado, sern utilizados para la proteccin

de las chispas provenientes de la soldadura oxiacetilnica y
elctrica.

Los trabajadores que manipulan sustancias qumicas, arcos

elctricos, etc., sern dotados de casacas y mandiles de cuero
cromado para protegerlos de las chispas generadas.

Los trabajadores que utilicen herramientas o equipos elctricos,

tomarn las providencias del caso para que sus ropas estn
limpias de grasas, aceites, solventes y otros productos que
puedan inflamarse.

Cuando se opere mquinas /herramientas o equipo elctrico, se

utilizar obligatoriamente zapatos de seguridad con material
aislante.

f. Uso de herramientas manuales:

-

Utiliza la herramienta apropiada para el trabajo a realizar,

evitando usar, llaves para golpear objetos o desarmadores como
palanca.

Mantener las herramientas utilizadas en buenas condiciones,

hacindose inspecciones imprevistas de las herramientas
existentes en cada seccin del taller, para comprobar in situ su
existencia, uso, conservacin, etc.

Utilizar las herramientas en forma segura. Limar pequeas piezas

sostenindolas en la mano o usar una navaja dirigindola al
cuerpo, son causas comunes de accidentes con lesin.

Guardar todas las herramientas en orden y en un lugar seguro del

Taller. Muchos accidentes son causados por las cadas de
herramientas sobre los pisos, cortes por herramientas filosas
levadas en el bolsillo o guardadas descuidadamente en el piso.

Peridicamente las herramientas sern reingresadas al Almacn

para su revisin tcnica y reparacin,

Las herramientas de corte y/o golpe, como cinceles, sern

cuidadas en el filo y la cabeza, ya que al recibir golpes progresivos
en la cabeza, esta va tomando la forma de "hongo" y aparecen
"rebarbas", que pueden salir disparadas fuertemente al momento
de golpearlas y caer sobre los ojos de un compaero o producir
pequeos cortes, igual cosa puede ocurrir con los martillos.

Las herramientas que terminan en "punta o presentan filo,

necesitan guardas, especialmente cuando van a ser trasladadas a
otro sitio.

El resultado de una revisin efectuada por personal tcnico, de las

herramientas existentes en el Taller, incluir necesariamente el
retiro de todas aquellas que requieran de reparacin, afeamiento
y/o reposicin.

g. Uso de mquinas / herramientas:

Las mquinas / herramientas de operacin mecnica, requieren de

especial atencin por presentar riesgos adicionales, en razn a
que funcionan con aire, electricidad, gasolina, etc.

Las herramientas elctricas, generalmente presentan los

siguientes riesgos: shock elctrico, si no estn convenientemente
aisladas o sin lnea a tierra; partculas volantes, lo cual se elimina
con un escudo que cubre la cara del operador; fuego o. explosin
en atmsfera con gases, por producir chispa elctrica; enganches
de partes sueltas de la ropa o guantes, en la zona de rotacin;
etc.

Las herramientas neumticas, generalmente presentan los

siguientes riesgos: desconexin de los acoples de la lnea de aire,
produciendo fuertes golpes al chicotear; partculas volantes;
enganches de partes sueltas de la ropa o girantes, en la zona de
rotacin; aumento brusco de la presin del aire, que pueden hacer
perder el equilibrio del apoyo en la pieza de trabajo; etc.

Las herramientas que utilizan motor a gasolina, tiene el riesgo de

los gases resultantes de la combustin, como el monxido de
carbono, que causa la muerte por desplazamiento del oxgeno en
la sangre.

h. Uso de vehculos de transporte:

-

El manejo seguro de un vehculo motorizado, depende que el

conductor tenga destreza, experiencia, actitud correcta y buenas
condiciones fsicas, as como de las condiciones del vehculo
mismo, de la condicin de las vas de trnsito y de los fenmenos
rio regulares de la naturaleza, como lluvia, neblina, etc.,

Para que un vehculo pueda circular libremente, requiere haber

pasado sin problemas la respectiva Revisin Tcnica, a cargo de la
entidad competente.

Todo conductor de vehculo revisar diariamente, al inicio de la

jornada, el correcto funcionamiento de los sistemas de frenos y
luces, as como los limpiaparabrisas y el real estado de las llantas,
tanto en uso como de repuesto.

Todo vehculo contar, como mnimo, con las siguientes

herramientas:, gato o gata; llave de cruz o de ruedas; alicates;
destornillador; bomba de pie; faro auxiliar para reparaciones
durante la noche; soga resistente para remolque; tringulo de
seguridad; correa de repuesto para el ventilador; caja de fusibles
del potencial que utilice el vehculo; extintor contra incendio;
manguera; llantas de repuesto: envase pera transportar el agua o
combustible que se requiera en un momento de emergencia; etc.

Cuando se vaya a conducir un vehculo, no se ingerir alcohol ni

ningn otro estimulante, ni tampoco fumar en exceso, debido a
que la persona que ingiere alcohol aunque sea en una pequea

cantidad, generalmente pierde las facultades de coordinacin,

disminuye su visin y sus acciones se tornan retardadas.
-

Antes de conducir, especialmente en tramos largos, el conductor

del vehculo descansar lo suficiente, a fin de evitar accidentes
por razones de cansancio, etc. una persona que est cansada o
agotada por la falta de sueo, generalmente se siente,
somnolienta, amodorrada, etc., convirtindose adems, en un
peligro potencial, para s misma y para los dems que circulan por
la va pblica.

Todo conductor de vehculos est en la obligacin de cumplir las

seales y reglas de trnsito, a fin de evitar accidentes; sin
embargo, tendr presente que stas slo sirven como ayuda, no
habiendo garanta que se lean o se obedezcan, as como el
circular slo por la va de trnsito.

El parabrisas del vehculo, por constituir una parte importante del

vehculo, se mantendr permanentemente libre de polvo, fango,
salpicaduras de lluvia y de todo aquello que afecte la visin del
conductor. Para ello, los limpiaparabrisas tambin se mantendr
en buen estado de conservacin y funcionamiento.

Los faros delanteros, traseros y laterales del vehculo, se

conservar permanentemente limpios, para evitar que se reduzca
la luz que proyectan; recordando que unos faros mal enfocados,
dirigirn la luz hacia donde el conductor no la necesita.

El vehculo nunca ser sobrecargado, tanto en cantidad de

personas como en el peso de la carga que transporta, ya que en
ambos casos constituye, un serio peligro, de ah que la mayor
parte de vehculos lleve pintado, de fbrica, en el lugar apropiado,
el peso mximo que puede soportar.

Evitar la acumulacin de objetos, cualquiera sea su naturaleza,

tamao, etc., en la parte trasera superior del vehculo, porque
dificultan la visibilidad y en una frenada repentina, pueden
convertirse en verdaderos proyectiles.

Durante las paradas de descanso en un viaje largo, es

recomendable estacionar el vehculo en un lugar que no ofrezca
peligro para el conductor, la unidad ni para los dems usuarios
evitando permanecer cerca de la va por la cual circulan otros
vehculos.

Al finalizar la jomada de trabajo, el conductor de cada vehculo lo

dejar en al lugar apropiado designado para el efecto, cuidando
que las puertas; ventanas, cortaviento, etc., queden debidamente
aseguradas. En la medida de los posible, todo ello constar por
escrito, que suscribir con la persona responsable del lugar fsico
en el cual est quedando el vehculo; a fin de evitar
responsabilidad en el caso de prdida, siniestro, etc., durante ese
lapso.

4) Prevencin de daos o enfermedades profesionales

1. Exposicin a riegos fsicos:
a. Iluminacin:
- Una buena iluminacin natural, evita a los ojos esfuerzos
innecesarios que pueden producir serios trastornos y no
permitir el buen desempeo de actividades por sencillas que
estas sean.
-

La luz dentro del local de trabajo, ser manejada

convenientemente, evitando que se produzca contrastes,
sombras excesivas, cambios bruscos; etc., con el fin de
prevenir deslumbramientos.

La intensidad de la luz requerida, est en relacin al tamao

del local, forma del trabajo y al contraste de los materiales
existentes.

Las condiciones de luz no satisfactorias, originan en el

trabajador dilatacin de las pupilas por realizar mayor esfuerzo
para ver y como consecuencia, viene el desgaste nervioso,
fatiga, aburrimiento y en forma particular, produce en su
comportamiento: falta de atencin, prdida de inters, etc.,
causando descuido y problemas de disciplina, as la realizacin
de trabajos Inexactos y de inferior calidad.

b. Ventilacin:
- La ventilacin tambin influye en el comportamiento del
trabajador, at cambiar el aire viciado por fresco y regular la
temperatura ambiental, creando situaciones confortables de
trabajo.
-

En el caso especfico de sala de impresiones, carpinteras, etc.,

no basta las puertas o ventanas, sino que es necesario
establecer una circulacin de aire fresco, mediante ventiladores
o extractores de aire o ventilacin forzada.

Cuando; hi renovacin de are no se da adecuadamente, puede

producir en el trabajador algunos trastornos como: dolor de
cabeza,
vrtigos,
nerviosismo,
inquietud,
irritabilidad,
confusin, etc.

c. Vibracin y ruido:
- Como quiera que el ruido, y la vibracin que se produce en los
centros de trabajo, suelen provocar serios problemas, tanto en
los trabajadores como en las mquinas, oportunamente se har
un estudio minucioso al respecto, a fin de corregir sus causas y
contrarrestar sus efectos.
-

Estos elementos no ser posible eliminarlos totalmente; pero

pueden ser aminorados por medio de materiales absorbentes
del sonido, colocados convenientemente en los locales y
mquinas demasiado ruidosas.

Cuando el ruido o la vibracin alcanza niveles altos, pueden

provocaren el trabajador, fatiga, nerviosismo, bajo rendimiento,
etc.

Las mquinas y equipos que se coloque sobre el piso, sern

fijadas a ste y a la pared, utilizando materiales
amortiguadores y, de ser necesario, cimientos (anclajes) o
bases especiales e independientes.

2. Exposicin a riesgos qumicos:

a. Polvo:
- La eliminacin de polvo en los ambientes de trabajo, es de
suma importancia, ya que sus efectos siempre sern dainos
para l organismo humano a inclusive para la propia
maquinaria. Este puede ser txico, infeccioso, irritante,
alrgico, etc.
-

Es necesario determinar con exactitud de qu tipo es el polvo

que resulta del trabajo propio del taller, como su origen y
daos, a fin de ver la posibilidad de reducir al mnimo su
produccin o desprendimiento.

El control del polvo puede realizarse, de acuerdo a la cantidad

producida y a la peligrosidad, mediante la instalacin de
colectores y extractores que lo arrojarn al exterior por medio
de duelos; arrastrndolo por medio de pulverizacin de aguas;
con cmaras de polvo o gravedad o sedimentacin, etc.

3. Uso de equipos e implementos de proteccin personal:

-

Siempre que se trabaje con sustancias que atacan a travs de

la piel o a la piel misma, es necesario usar indumentaria
protectora, adecuada a la naturaleza de la sustancia, a la
exposicin y tipo de trabajo. Esta ser confeccionada con
material resistente al ataque de la sustanciada la que se trate,
no debe absorber ninguna cantidad de la misma, ser fcil de
limpiar y, presentar cualidades razonables de uso.

La entidad proporcionar instalaciones adecuadas para que sus

trabajadores se laven y muden de ropa, al empezar o terminar
su labor diaria, a fin de evitar la posibilidad de cualquier
contacto con la sustancia peligrosa fuera del trabajo.

Se instruir permanentemente a los trabajadores que

manipulen sustancias peligrosas, en el sentido que siempre
cuiden su aseo personal, lavndose bien las manos antes de
tomar sus alimentos y al terminar su jornada diaria de labor.

Las mascarillas y respiradores o equipo respiratorio utilizado en

la proteccin personal, ser el adecuado para el riesgo del que
se trate.

Para determinar correctamente el tipo de respirador a utilizar,

es necesario: identificar la sustancia o sustancias contra la cual
es la proteccin; enterarse a fondo de los peligros que stas
representan y las propiedades que tienen; determinar las
caractersticas, capacidad y personal indispensable para el
manejo seguro de los aparatos y procedimientos protectores
requeridos; determinar qu .se requiere para una conservacin,
mantenimiento y vigilancia en el uso; y, de acuerdo a estas
consideraciones, seleccionar el tipo de respirador que mejor
convenga.

Para que el equipo protector de las vas respiratorias pueda

cumplir con su misin o garantizar su funcionamiento, es
necesario mantenerlo en buenas condiciones en todo
momento; lo cual comprende la inspeccin, reparacin,
reposicin de filtros, limpieza y esterilizacin permanentes.

Se instalar ventilacin forzada, para evitar la concentracin de

polvos, gases o humos, en sitios o ambientes cerrados.

Cuando se realice, trabajos da pintura, los trabajadores que

ejecutan la labor, sern protegidos del contacto de los
solventes de la pintura con la piel y ojos, usando guantes y
anteojos apropiados.

Cuando se utilice pintura inflamable txica, en forma de spray

o pulverizada, se proteger al trabajador con el uso de un
respirador.

Los trabajadores que laboren en lugares de ruido intenso y

prolongado, usarn tapones para las orejas, los que se
limpiarn diariamente y no se transferir de un usuario a otro
sin ser esterilizados.

4. Principales riesgos de incendio:

-

Adoptar Las medidas necesarias para reducir al mximo las

posibilidades que haya un incendio: para el efecto, se
estudiar, dentro de los locales y terrenos adyacentes, los
lugares susceptibles que se inicie en ellos el fuego.

Prohibir al personal propio y particulares, mediante letreros,

carteles, seales, etc., que se fume en los lugares susceptibles
que se produzca un incendio, colocando en ellos los avisos
correspondientes.

Seleccionar cuidadosamente la clase y modelo de cocinas,

cocinillas, hornos, estufas, etc., qu permitan satisfacerlas
necesidades y condiciones del trabajo.

Cuidar
que
todo
aparato
de
calefaccin,
est
lo
suficientemente alejado de materiales fcilmente inflamables,
como: combustibles, alfombras, cortinas, madera, etc.

Cuidar que todo equipo quemador de combustible, cuente con

su correspondiente chimenea y respiradero o, en todo caso, en
el lugar donde exista equipos quemadores de material
combustible.

Adiestrar y capacitar convenientemente al personal que

maneja el equipo quemador de aire, en lo referente a su
funcionamiento, para que lo haga en la forma adecuada y
segura.

Evitar la acumulacin de material combustible de cualquier

clase, en especial basura o desperdicios, aun cuando no
puedan arder espontneamente, en razn a que su presencia
fsica resulta ptima para que haya un incendio, por su
facilidad de encendido.

Depositar en recipientes cerrados y colocarlos en el exterior de

la edificacin, los desperdicios de materiales altamente
combustibles, como: viruta de madera, trapos empapados con
solventes, grasas, etc.,

Evitar al mximo que los cordones o cables elctricos de

mquinas o equipos, crucen las reas de trnsito, para evitar la
rotura de la cubierta aislante; hecho que por el calor fuerte
generado, podra producir chispas que originaran incendio,

Desechar los cordones o. cables elctricos parchados, viejos,

desgastados, etc., porque se corre el riesgo que por estar en
esas condiciones, puedan generar un cortocircuito.

Evitar sobrecargar los tomacorrientes. La instalacin elctrica

tiene por finalidad conducir una determinada cantidad de
corriente para cierta carga, si sta se ve sobrecargada por
agregarse ms o mayores equipos, los cables se
sobrecalentarn y si el exceso de carga es grande, surgir el
fuego.

Evitar que los cables o conductores estn expuestos a

sobrecalentamiento constante, porque se deteriora la cubierta
aislante y puede generar no slo el peligro de Incendio, sino
tambin la muerte para la persona que lo toque, mucho peor, si
tiene una parte de si hmeda o mojada.

Conectar necesariamente a tierra, toda mquina o equipo

elctrico, para evitar descargas elctricas.

Reemplazar en forma inmediata los interruptores, clavijas y

enchufes que tengan deficientes contactos.

Evitar conexiones y empalmes defectuosos, instalaciones

elctricas provisionales o deficientemente hechas, fusibles
inadecuados, etc., por ser causas directas de incendio.

Transportar y almacenar todo, lquido inflamable, en depsitos

apropiados hermticamente cerrados

Prohibir terminantemente el uso de gasolina o cualquier otro

combustible para operaciones de limpieza,

Evitar realizar trabajos con llama abierta o chispas, en lugares

cercanos a combustibles, como gasolina; petrleo, kerosn,
thinner, etc.

Almacenar, los lquidos inflamables, como gasolina, petrleo,

etc., en grandes volmenes, en grifos con bvedas especiales o
cisternas, construidas de acuerdo a las normas aprobadas para
esta clase de instalaciones.

Proveer de una buena ventilacin o respiradero, a los tanques o

cisternas de almacenamiento de lquidos inflamables,

Proveer de buena ventilacin a toda la operacin que

comprenda el manipuleo o almacenamiento de sustancias
voltiles inflamables, a fin de evitar la acumulacin de vapores.

5. Control y combate de incendios:

a. Equipo para extinguir incendios:
Se denomina incendio, a la destruccin de materiales
combustibles como consecuencia da la accin incontrolada del
fuego, que a su vez es la reaccin qumica de oxidacin en los
indicados materiales, en la que interviene: los materiales
combustibles, el calor y el oxgeno.
Para el caso que nos ocupa, clasificaremos al fuego propiamente
dicho, como sigue:

Fuego Clase A = Aquel que se produce en materias slidas

cocientes, como: telas, madera, basura, etc., el cual se
puede apagar con agua o con extintores de agua, espuma y
polvos qumicos ABC,

Fuego Clase B = Aquel que se produce en lquidos

combustibles inflamables, como: gasolina, aceite, grasa,
pinturas, alcohol, etc., el cual se puede apagar con espuma
bixido de carbono (C02) o polvo qumico seco, arena,
tierra. Nunca utilizar agua.

Fuego Clase C = Aquel se produce en equipos elctricos, el

cual se puede apagar con extintores de bixido de carbono
(Co2) qumico seco. Nunca utilizar extintores de agua u
otros que sean conductores de electricidad.

Fuego Clase D = Aquel que se produce en metales

combustibles, como: magnesio, sodio, potasio u otros
productos qumicos existentes en el mercado nacional o

internacional, el cual se puede apagar con extintores con

agentes qumicos especiales.
Los extintores sern inspeccionados por lo menos una vez por
semana, a fin de comprobar su funcionamiento.
Los extintores llevarn, en el casco, inscritas en espaol, las
instrucciones para su adecuado uso y asimismo, impresos en el
casco en una tarjeta qu colgar del extintor, la fecha de revisin
y vencimiento de la carga.
Todo extintor que al momento de ser inspeccionado carezca del
precinto de seguridad, ser enviado a un taller especializado para
la respectiva revisin tcnica, a fin de descartar si ha sido
disparado o no.
b. Sistemas de alarma:
Los locales equipados con sistemas de alarma, contarn con una
suficiente cantidad de seales, claramente audibles a todas las
personas que se encuentren dentro del edificio, aunque el equipo
est instalado en otra parte del mismo.
Dicha alarma ser de tono distinto al de cualquier otro aparato
resonante instalado en el edificio.
El sistema de alarma, en lo posible, ser alimentado por una
fuente de energa independientemente de la utilizada para el
alumbrado o funcionamiento de mquinas y equipos, en previsin
que este ltimo se malogre y consecuentemente no funcione el
equipo de alarma.
Cada piso del edificio contar con un nmero suficiente de
estaciones de alarma operadas a mano, colocadas de tal manera
que no sea necesario recorrer ms de 30m. Para alcanzar una
estacin.
Las estaciones de alarma sern colocadas en lugar visible, de fcil
acceso y en el recorrido natural de escapes.
c. Simulacro de incendio:
En
en
en
de

todo local o edificio, el personal recibir en forma peridica y

un plazo no menor de 06 meses, un adecuado entrenamiento
el control y combate de incendios, as como en la forma segura
desalojar las reas afectadas en caso de presentarse ste.

Con el personal que alberga el local, se organizar Brigadas contra

incendios, para efecto de combatirlos, en caso de presentarse.

Por lo menos 02 veces al ao se realizar simulacros de incendio

con todo el personal, para que sepan cmo actuar en el caso que
de verdad sucediera este.
Las entidades que no cuenten con Brigadas contra incendios,
tendrn por lo menos algunos miembros de su personal,
incluyendo al de Seguridad y Vigilancia, preparados en el uso
apropiado y mantenimiento del equipo contra incendios instalado
en sus locales.
d. Recomendaciones para casos de incendio:
Los pasos elementales a seguir en el caso de verse enfrentados a
un incendio, son cuatro:
1 Mantener la calma;
2 Dar la voz de alarma, a viva voz (gritando), por telfono,
haciendo sonar las alarmas, etc.;
3 Buscar el extintor ms cercano y apropiado al tipo de fuego;
y,
4 Mantenerse actuando.
No perder la serenidad, evitar el pnico, no gritar, no correr, salir
ordenadamente, etc.
Cortar inmediatamente el fluido elctrico, bajando la palanca de
control de la llave general.
Nunca enfrentarse a un incendio desprovisto del equipo necesario.
Si resulta imposible combatirlo, hay que protegerse.
Si la ropa de algn compaero ha comenzado a arder, obligarlo
que se tienda sobre el suelo, cubrirle la cara y cuello y luego
hacerlo rodar, cubrindolo con un saco o una manta para apagar
el fuego.
Si el ambiente donde se encuentran las personas ha sido inundado
por el humo y ste es espeso, buscar inmediatamente la salida
arrastrndose por el suelo, cubrindose la cara con un pauelo, de
preferencia mojado.
Tapar los sumideros o rejillas de los lavatorios, lavaderos y otros;
abrir la llave y dejar correr el agua.
En caso extremo, cubrirse completamente con una manta
empapada en agua y tratar de atravesar la zona encendida, por el
lugar menos afectado per el fuego, hacia los pisos inferiores.
Antes de volver a conectar los equipos se debe revisar todas las
instalaciones elctricas y de gas existentes en el lugar siniestrado.
6. Sealizacin y Rotulacin de Seguridad

a. Afiches:
Los afiches son los medios utilizados para: recordar a los
trabajadores y al pblico en general, los factores ms comunes
que causan accidentes; sugerir modelos de conducta que ayuden
a evitarlos; inculcar et concepto que stos generalmente son
consecuencia de errores; y, recordarles que la seguridad es seal
de habilidad.
Para una mayor efectividad, los afiches sern colocados
principalmente en los tableros, de informacin, vitrinas, entrada a
los locales, servicios mdicos, reas de trabajo o salas de
reuniones, etc.
b. Sealizacin:
La sealizacin de seguridad es el mejor medio de identificar las
instalaciones, equipos e instrumentos en forma oportuna.
La colocacin, en lugares visibles del local, de smbolos y letreros
de seguridad, es necesario, para la determinacin y eliminacin de
riesgos y obliga a todos los trabajadores a su cumplimiento.
Respecto a los smbolos y letreros de seguridad, est prohibido
retirarlos, deteriorarlos, romperlos, escribir sobre ellos o poner
delante de ellos, objetos o materiales que impidan su visita.
Para una adecuada y conveniente instalacin de smbolos, se
estudiar cuidadosamente la necesidad de su colocacin, la
distancia desde donde van a ser observados, la figura o silueta y
mensaje o leyenda a utilizarse, etc.
Todo cambio de nivel de la superficie por donde se camina, como:
rampas para descargar material, para facilitar desplazamiento de
carritos, descenso a stanos, etc. ser sealizado pintado el
comienzo del desnivel con pintura de colores llamativos, que
puede ser el rojo o amarillo.
En las reas en las cuales se realiza operaciones que entraen
peligro, como: descarga de material, uso de productos qumicos o
reactivos, etc., se colocar adecuada y oportunamente los
smbolos con las recomendaciones pertinentes, para evitar
accidentes.
En los lugares donde exista peligro de incendio o explosin, como:
almacenes, depsitos, archivos, talleres, laboratorios, etc., se
colocar adecuada y oportunamente los smbolos con las
prohibiciones que el caso requiera.

La obligacin del uso de equipo de proteccin personal para

trabajos en talleres, construccin, etc., ser sealada
especficamente con el smbolo y leyenda correspondiente.
Las recomendaciones necesarias para evitar riesgos, se instalar
en los lugares ms apropiados, utilizando para ello el smbolo y la
leyenda que corresponda, por ejemplo: |APAGAR LUCES |, |
GUARDAR HERRAMIENTAS |, |DESCONECTAR MAQUINAS |, etc.
Todo envase, frasco, pote, botella, lata, cilindro, que contenga
productos qumicos, solventes, materiales de limpieza, cidos,
medicamentos, etc., estar adecuadamente rotulado, indicando
las precauciones necesarias en el uso para evitar accidentes.
Todas las sub - estaciones, tableros y cajas elctricas, sern
sealizadas, indicando expresa y claramente la prohibicin de
ingreso a ellas el voltaje, as como la seal de peligro elctrico.
Los extintores instalados en los locales, sern sealizados de
acuerdo a la respectiva Norma Tcnica Peruana sobre seleccin,
aprobacin, catalogacin e instalacin de extintores porttiles.
Las plantas de rebombeo, cisternas, ubicacin de tanques de
agua, etc., sern debidamente sealizados, indicando la
prohibicin de ingreso.
Las reas a las cuales el acceso de personal sea restringido, sern
sealizadas como Zonas Reservadas, indicando la prohibicin de
acceso.
Las rutas de escape a utilizar en casos de, evacuacin por
emergencias, sern determinadas tcnicamente y sealizadas
adecuadamente.
Las zonas seguras para casos de sismos y las zonas seguras para
casos de Incendios, contarn con el smbolo y leyenda
correspondientes.
Las zonas de concentracin previas a la evacuacin, contarn con
el smbolo y leyenda correspondientes.
Las zonas de parqueo de vehculos, tanto interiores como
exteriores, estarn delimitadas y demarcadas con pintura de color
apropiado, para facilitar el trnsito y evitar choques.
Las rutas de trnsito interior sern demarcadas y se colocar
avisos indicando la velocidad de desplazamiento; colocndose el
smbolo PARE, tanto al ingreso como a la salida.
Las cargas mximas que puede transportar y/o soportar las
camionetas, carros, patos, carretillas de materiales, ascensores,

plataforma para almacenamiento, etc.,

claramente en una parte visible del equipo.

estarn

indicadas

Se deben establecer con claridad y precisin, los cobres patrones

utilizados para las seales y la seguridad. Por ello podemos
manifestar:
-

Los smbolos y colores se utiliza para indicar la localizacin de

aparatos y equipos que desde el punto de vista de la seguridad
son importantes; la informacin en general, etc.

La funcin del color de seguridad queda conferida a una faja

que sigue el contorno de la figura geomtrica, dejando un
campo blanco al centro de la misma, en el cual se colocar con
color negro, el smbolo o el letrero que indique con precisin el
tipo de peligro y el mensaje que se desea hacer llegar al
interesado.

Los smbolos y seales de seguridad, refuerzan las medidas de

prevencin de accidentes.

Para sealar una PROHIBICION o alto y CONTRA-INCENDIO, se

utilizar como smbolo un CIRCULO con una faja de color ROJO,
que seguir el contorno de la figura Geomtrica.

Para precisar un PELIGRO o que se ponga atencin, se utilizar

como smbolo un TRIANGULO con una faja de color AMARILLO,
que seguir el contorno de la figura geomtrica.

Para sealar una PROTECCION o SEGURIDAD, como: escapes,

asistencia mdica, uso de equipo, etc., se utilizar como
smbolo un ROMBO con una faja de color VERDE, que seguir el
contorno de la figura geomtrica.

Para delimitar una OBLIGACIN o INFORMACIN, como: cargas

mximas, mantener puertas cerradas, etc., se utilizar como
smbolo un RECTANGULO con una faja de color AZUL, que
seguir el contorno de la figura geomtrica.

El smbolo grfico o letrero que se insertar dentro del campo

blanco del smbolo, ser en color de contraste.
Los colores fundamentales: rojo, amarillo, azul y verde y, los de
contraste: negro y blanco, sern preparados con pintura de
caractersticas apropiadas para las condiciones del ambiente en el
cual van a estar los smbolos.
A continuacin se indica, slo en forma referencial, las principales
figuras geomtricas utilizadas para efecto de sealizaciones de
seguridad en general:

c. Smbolos y disposiciones de seguridad:

Entre las figuras ms comnmente utilizadas, para efecto de
seguridad en general, cabe sealar las siguientes:

7. Medidas de proteccin Interna

Este riesgo se evita mediante la instalacin de cualquiera de las
siguientes barreras, citadas en orden alfabtico: animales, de

energa, estructurales, humanas y naturales, denominacin como

han sido clasificadas.
Se tendr muy presente que no existe barrera infranqueable,
razn por la cual, quien tenga la obligacin de determinar las
barreras que garanticen la seguridad de la instalacin, las colocar
unas detrs de otras, en forma sucesiva, a fin de acumular el
mayor nmero de ellas entre el intruso y el posible objetivo.
La acumulacin de barreras tiene por objeto cambiar obstculos
por tiempo, de tal forma que el intruso se vea obligado a utilizar l
mximo de tiempo posible, hecho que permitir la intervencin
oportuna de la barrera por excelencia, el hombre, quien en
definitiva, ser el llamado a neutralizar cualquier ingreso.
Los tipos de barreras indicados, pueden proteger adecuadamente
una instalacin cualquiera; el problema est en determinar el tipo
o en su defecto la combinacin de tipos adecuados a cada caso,
para lograr al mximo retardo del intruso.
Se denomina barreras animales, a aquellas en las que
intervienen animales debidamente adiestrados, los que son
utilizados como elemento de vigilancia. Para este tipo de barrera,
se puede utilizar una serie de ellos, pero los perros son los ms
comunes, ya que han dado mejor resultado.
Los perros constituyen valiosos complementos o en algunos casos,
sustitutos del personal de vigilancia, por las siguientes razones:
sus sentidos del olfato y del odo son muy superiores a los del
hombre; poseen un carcter incorruptible; son sumamente leales;
sus cualidades de guardin son innatas y tienen precedencia sobre
su comodidad, es decir que el perro no pierde sus facultades ni en
las peores condiciones atmosfricas; etc.
El perro guardin o centinela, puede efectuar 02 de las 03 tareas
bsicas de un vigilante humano, es decir: advertir la presencia de
intrusos; y, aprehenderlos. La tercera, o sea identificados, les es
imposible cumplirla, por sus propias limitaciones de irracionales.
Por esta razn, es necesario adiestrados adecuada y
oportunamente, de tal forma que desconfen de toda persona que
no sea su amo.
En el caso de utilizar slo perros, en reas desiertas o entre cercas
mltiples, es necesario asegurares que stas estn cercanas a un
puesto de guardia para contemplar ambos sistemas.
Se denomina barreras de energa, a aquellas que resultan del
uso de la energa mecnica, elctrica o electrnica, como un
obstculo o impedimento para el ingreso de intrusos en una
instalacin, Estas son muy variadas, pero las principales o de
mayor uso, son las de iluminacin y alarma.

La iluminacin, se utiliza para aumentar la efectividad de los

vigilantes durante la noche o en situaciones de poca visibilidad.
Se denomina barreras estructurales, a los elementos
permanentes o semi permanentes, construidos de ex profeso por
el hombre, con el fin de proteger un local y a su contenido, como:
cercos, vallas, alambrados, espacios abiertos entre edificios,
estantes, archivadores, puertas, cajas fuerte, etc.
Las cercas, son las barreras estructurales ms importantes, en
funcin a que protegen el permetro del local o determinada rea
de ste.
Una cerca, es una estructura independiente diseada y construida
para impedir el acceso fsico y/o visual desde reas externas.
Se denomina barreras humanas, a aquellas constituidas
especialmente por personas designadas como elementos de
vigilancia, como; guardianes, vigilantes, policas particulares, etc.
El personal de vigilancia puede ejercer el servicio interno y
externo, diurno y nocturno, dependiendo de las necesidades,
caractersticas propias y circunstancias de cada entidad.
La barrera humana, es la nica barrera formada por personas
inteligentes. Es la ms perfecta por lo tanto, la encargada de
destruir en ltima instancia, los intentos que se realicen contra
ella.
Es necesario tener presente que si no toman las medidas que
garanticen su lealtad y su desempeo efectivo, podra ser el
eslabn ms dbil en la cadena de la seguridad de una
instalacin.
Se conoce con el nombre de Vigilante, Guardin o
Guachimn, proveniente de la palabra inglesa watch man, al
personal que realiza funciones de custodia, vigilancia y seguridad
en una determinada instalacin o local, pblico o particular.
Los Vigilantes, adems de las funciones y responsabilidades que
les compete, deben: garantizar la seguridad en las reas donde l
acceso es limitado o prohibido; mantener el orden dentro de las
instalaciones; cumplir y hacer cumplir las normas existentes para
la proteccin contra incendios, prevencin de accidentes,
sustracciones, infidencias y otros riesgos; etc.
Es indispensable que el Servicio de Seguridad y Vigilancia de la
entidad cuente con una adecuada Red de Comunicacin Interna,
que entrelace al jefe, supervisores, vigilantes y a stos como con
los principales funcionarios institucionales, y viceversa.

Los vigilantes cuando estn de turno, llevarn el uniforme y

distintivo que los identifique como tales y diferencie del resto de
trabajadores o personas visitantes.
Se denomina barreras naturales, a las caractersticas propias del
terreno, las que puedan ser aprovechadas para impedir el ingreso
a una instalacin, como: quebradas, ros, etc.
Antes de optar por ellas, sern objeto de un cuidadoso anlisis, ya
que en algunos casos constituyen magnficas defensas y en otros,
pueden resultar perjudiciales para su seguridad. Una barrera
natural ser complementada con otra de otro tipo, para hacerla
verdaderamente operativa.
8. CONTRATACIN DE POLIZAS DE SEGURO
El proceso integral del abastecimiento adecuado y oportuno de
bienes, y servicios, tambin comprende el servicio de
contratacin de plizas de seguro, tanto para cubrir los diversos
accidentes que podran sufrir los trabajadores, as como los bienes
materiales adquiridos o asignados en uso a sta para la normal
ejecucin de los trabajos encomendados.
Para tal efecto, se ha efectuado un detallado anlisis sobre el tipo
de plizas de seguro de mayor uso en las entidades, habiendo
llegado a determinar que stas son las que referencialmente se
describe a continuacin;
a. Pliza contra accidentes personales.- Se entiende por
accidente, a toda lesin corporal producida por la accin
imprevista o fortuita de una fuerza externa que obra
sbitamente sobre el cuerpo fsico de la persona asegurada;
independientemente de su voluntad y que puede ser
determinada por los mdicos de una manera cierta.
Este tipo de pliza cubre los accidentes que puede sufrir un
trabajador de la entidad, causndoles la muerte, incapacidad
temporal o permanente, la cual, condicionalmente se extiende
a cubrir los gastos de curacin.
Para solicitar este tipo de pliza, comunicar a la compaa
aseguradora el monto de la planilla anual, indicando las
coberturas deseadas y el monto de la indemnizacin, as como
el sueldo mximo existente dentro de la entidad.
b. Contra incendios y lneas aliadas.- Este tipo de pliza cubre
a todos los bienes muebles, inmuebles, semovientes, cultivos
permanentes, etc., asignados en uso a la entidad, existentes a
la fecha del siniestro en sus locales propios o alquilados.

Tambin cubre a los derivados de actos subversivos, siempre

que as est especificado claramente en la respectiva pliza.
La prima de este tipo de pliza vara de acuerdo a la especie y
condicin del seguro y cubre tambin la prdida de daos
sufridos por incendio o rayo. Hay que tener en cuenta que para
que exista incendi, necesariamente tiene que haberse
producido una llama y asimismo, que todo lo que se quema no
es incendio, ejemplo: un escritorio, silla, etc., quemado por
una colilla de cigarro o, un vestido que se quema mientras se
plancha, etc.
Tambin estn cubiertos, una vez producido el incendio, los
daos producidos por: el agua arrojada para sofocarlo; la
destruccin o demolicin de inmuebles ordenada por autoridad
competente con el fin de combatir el incendio; los daos
producidos por los bomberos; Son daos producidos por el
humo, calor, vapor, etc., generados por un incendio; los gastos
destinados a evitar una mayor destruccin; etc.
c. Contra robo y asalto.- Este tipo de pliza cubre las prdidas
que sufre al asegurado por la desaparicin, destruccin,
deterioro, etc. de los bienes asegurados, siempre y cuando
estas prdidas hayan sido producidas por:
-

Robo con fractura, es decir la entrada y/o acceso con

violencia, en los locales y/ o muebles cerrados, o la abertura
de ellos por medios ilcitos.

Robo por introduccin furtiva, es decir la entrada

secreta o clandestina con ocultamiento, con el propsito de
cometer el delito.

Robo por asalto, es decir la entrada con amenaza de

peligro inminente para la vida o la salud de las personas que
trabajan.
La garanta del seguro se extiende a los bienes descritos en
la respectiva pliza, teniendo en cuenta que: los valores
slo sern cubiertos cuando se encuentren bajo llave en
muebles o cajas cerradas que por su fabricacin dificultan la
posibilidad de robo; y que, el seguro slo queda limitado a
los locales indicados en la pliza; salvo acuerdo en
contrario.
Slo mediante convenio especial entre las partes, pueden
quedar asegurados los bienes transportados a lugares
distintos a los indicados en la respectiva pliza.

d. De automviles.- A travs de este tipo de pliza se asegur

todos los vehculos, debidamente registrados e inventariados

patrimonial y contablemente. Esta pliza cubre, entre otros, los

siguientes daos, que puede sufrir el vehculo:
-

Choque o vuelco.- Todos los daos que sufra el vehculos

como consecuencia directa, inmediata y probada del choque
o vuelco accidental o cualquier otro suceso originado por
una fuerza externa, repentina y violenta.

Incendio.- todos los daos que sufra el vehculo como

consecuencia directa y probada del incendio que provenga
de alguno de los sucesos sealados en la pliza u otro de
carcter fortuito.

Lunas.- Rotura de las lunas delanteras o laterales e

inclusive, las posteriores ubicadas detrs del conductor del
vehculo, por causas ajenas a: choque; volcadura; incendio;
robo; etc.

Responsabilidad civil.- Prdidas o daos que ocasione el

vehculo asegurado contra terceras personas o cosas que se
encuentren fuera de l, derivadas de su normal uso.

e. De deshonestidad.- A travs de este tipo de pliza se cubre

los actos deshonestos de un trabajador de la entidad, que
maneja valores o dinero de propiedad de la empresa.
Esta pliza cubre los riesgos que pudiera sufrir el asegurado,
tanto de dinero en efectivo, como de objetos convertibles en
dinero, por robo, fraude, etc., hasta el importe mximo de la
suma afianzada para los cargos de tesorero, Pagador,
Almacenero, etc., establecidos en la pliza.
Los trabajadores que deben ser asegurados, son los siguientes:
-

Encargados del fondo para pagos en efectivo, hasta por el

80% del monto asignado por la Administracin de la
Empresa.

Cajeros de fondos y alores, hasta por el monto promedio

mensual de ingresos estimados durante el ao que cubre el
seguro.

Almaceneros, hasta por importe promedio trimestral de los

ingresos estimados durante el ao que cubre el seguro.

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIN
1. Cules son los factores ms importantes que debemos tener
en cuenta para elegir una modalidad de transporte?
2. Describa comparativamente las ventajas de cada tipo de
transporte externo?
3. Explique qu entiende Ud. Por seguridad integral y que debe
comprender?
4. Explique brevemente las caractersticas ms importantes de
los riesgos y peligros ms comunes que atenan contra la
seguridad.
5. Principales Equipos para extinguir incendios. Clasificacin del
fuego.
6. Principales tipos de barreras de proteccin interna.
7. Explique brevemente las caractersticas de las principales
Plizas de Seguro.

GLOSARIO
1. Planeamiento.- la funcin de planeamiento es vital para el inicio de
cada nueva operacin, La eleccin de lneas maestras sobre las que se
ejecuten futuras acciones, requiere del conocimiento del tema y el
entorno. El calcular y prever qu posibilidades de xito tienen nuestras
primeras apreciaciones, forman tambin parte del planeamiento.
2. Curva de Pareto.- Denominada tambin curva ABC o de distribucin
80-20, define una serie de situaciones en las que el total de los hechos
que originan un acontecimiento cualquiera, una pequea parte de ellos
(generalmente menos del 20 %) es responsable de una gran parte del
acontecimiento (por lo general, ms del 80%). La curva va acumulando
en su eje vertical el porcentaje del acontecimiento total que se debe a un
determinado hecho. A si se obtiene que ms del 80% de los hechos, slo
constituyen el 20% (o menos) del acontecimiento.
3. Valor de Inventarlo.- Es el total de tem con que cuenta la empresa,
expresado en unidades monetarias. La valorizacin se hace sobre el
ltimo precio registrado para los insumos, productos terminados e
intermedios. Sobre este valor se acumulan costos como los de
mantenimiento, depreciacin y otros.
4. Stock.- Voz inglesa que significa existencia, mercaderas almacenadas,
ampliamente difundida en el comercio y la industria.
En nuestro idioma, de ella ha derivado el hbrido "stockear(se) o
estoquear(se), que
representa la idea de completar stocks hasta la
cantidad limite que se considere conveniente.
Ocasionalmente se refiere a conseguir niveles de sobrestock. El uso de la
palabra stoks est referido, indistintamente, a la compra de existencia y
sus almacenamientos.

5. Productos terminados.- Todos los productos que comercia la empresa,

luego de su transformacin, y que en la composicin de ventas ocupan
una presencia sustantiva.
6. Depreciacin.-Trmino contable con el que se define la prdida de valor
de un bien, por efecto del tiempo de uso; el manejo de esta operacin
est definido en numerosos libros de texto, existiendo muchas frmulas
para su clculo. Si definimos que una mquina de escribir dejar de ser
til en diez aos, es prerrogativa de nuestro contador sealar una
partida qu incluya un diez por ciento del costo cada ao, o bien el 30 %
el primer ao, 15 % el segundo, 10 % el tercero, 6.3% los aos
siguientes.
Estos seran dos ejemplos de depreciaciones calculadas para un bien.
7. Quiebras de Stock.- Fenmeno que ocurre cuando una necesidad de
produccin no puede ser cubierta, en razn de que en el almacn no
existen los insumos o materiales objeto de la necesidad. Las quiebras de
stock evidentemente originan paradas de produccin, atrasos en las
entregas, prdidas de clientes, etc. Es tarea de una correcta
administracin de almacenes y compras, evitarlas por cualquier motivo.
8. Control de Inventarios.- Funcin Inherente a la gestin logstica,
aunque algunas veces se conforma como un departamento que reporta a
la jefatura o gerencia de finanzas. Gran parte del xito de la gestin
financiera depender de la eficiencia del control de almacenes en el
manejo de los materiales entregados a su custodia.
9. Rotulacin / Rtulos.- Existen la necesidad de uniformar
internacionalmente los controles y especificaciones de almacenamiento.
Al respecto, las normas que fija la IATA (International Air Transport
Association) y la IMA (International Maritime Association) para el
transporte de mercancas peligrosas, pueden ser fcilmente de sustento
para un documento extenso que contemple las bases sobre las que
puede realizarse los despachos y qu marcas deber llevar un
embarque. Existen algunos documentos de la ONU sobre el
almacenamiento; y en todos ellos existe referencia al tipo de marca y
dimensiones que debe tener esa identificacin.
10. Seguridad industrial.- Este trmino abarca las acciones que ejecuta
la empresa en resguardo da la vida y salud de su persona) y terceros,
para evitar las posibilidades de accidentes y actividades que pudieran
producirlos. Asimismo, las acciones de seguridad industrial deben tender
a que durante el desarrollo de las actividades propias de la fbrica o
comercio, se proteja al mximo a los operarios y sugerir las mejoras que
crea necesarias para que las formas de produccin sean seguras, sin
mellar la productividad. Es usual incluir las acciones de higiene industrial
dentro de las de seguridad.
11. Ambientacin.- consiste en dotar a determinada producto de
espacio especialmente adecuado, incluyndolas caractersticas de
presin, temperatura, humedad y otras.

12. Barricadas.- El trmino describe a las construcciones que se hacen

alrededor de un rea que se pretende aislar del resto, debido a que en su
interior se hallan materiales peligrosos, o bien el medio puede ser
peligroso para lo que se halla en su interior. A menudo son construidas
tan slo por el amontonamiento de arena y piedra, aunque pueden ser
construidas de material noble, siguiendo un orden que haga difcil el
acceso a su interior.
13. Kardex.- La tarjeta o formato impreso en el que se registran los
ingresos, salidas y transferencias de almacn; puede ser de muchsimos
tipos, correspondiendo cada una a las particulares necesidades de la
empresa.
14. Parihuelas.-Son estructuras de soporte, fabricadas en madera dura y
resistente, tienen dimensiones estandarizadas internacionalmente (1.20
mis. X 1.50 mts. y 0.76 X 1.19 mts ), conformadas por tiras de madera
un ancho mnimo de 7 cm. y media pulgada de espesor, espaciadas
entre s por una distancia mayor de 3.5 cm. stas estn clavadas a tres
listones que se colocan a ambos extremos y al centro. Si las parihuelas
tuviesen dos series de tiras (por ambos lados) nos referiremos a ellas
como reforzadas o dobles, s slo llevasen una, sern designadas como
simples.
15. Planchas.- Estructuras de soporte, similares a las parihuelas, salvo
que no estn constituidas por tiras, si no por una superficie continua;
puestas una a continuacin de otra, constituyen una forma de piso para
el rea donde se almacena.
16. Emplazamiento.- Lugar donde se ubica un determinado artculo. En
particular el trmino es utilizado para definir el lugar donde se ajusta un
tipo de anaquel fijo, una plataforma permanente o diversos, accesorios
de almacenamiento.
17. Anaquel.- Los primeros artefactos de este nombre eran armarios de
madera con numerosas divisiones. Su evolucin los ha hecho ms
funcionales, y hoy, por lo general, constituyen plataformas metlicas de
tipo extensibles con gran nmero de separaciones, lo que aumenta su
capacidad.
18. Consignaciones.- Indica la condicin de cualquier bien recibido sin
obligacin del depositario, quien, en el supuesto caso de negociarlo,
entregar al depositante una cantidad estipulada previamente. En caso
de no haber realizado su comercializacin, lo devolver sin obligacin
alguna.
19. Activo Fijo.- En general, podra afirmarse que est conformado por
todas aqullas posesiones de la fbrica que no son productos de
transformacin o productos por transformar en el proceso de produccin.
Tampoco incluye materiales o repuestos.

20. Transportadores Automticos.- Las bandas de rodillos, o bandas

sinfn, son los transportadores automticos ms conocidos. Sin embargo,
el trmino est definido para todo sistema que, una vez alimentando y
programado, traslada por s mismo los productos, funcin que realiza con
la mnima intervencin humana.
21. Montacargas.- Vehculo propulsado por energa elctrica (batera) o
por combustin interna (motor). Consta de dos horquillas extendibles y
regulables, las cuales tienen un mecanismo hidrulico que les permite
izar pesos de hasta 4 TM.
Las horquillas pueden transportar paletas sobre las que se superponen
los materiales que cargan. Las horquillas pueden ser reemplazadas por
otros aditamentos, como cargadores de barriles, ganchos o jaulas. El
trmino tambin engloba a los ascensores y a las gras puentes; por
esta razn este vehculo se le denomina carretilla montacargas.
22. Patines.- Las estructuras asemejan patines para hielo, por esta razn
toman dicho nombre, su uso es recomendado para movilizar objetos
pesados, que sern desplazados sobre planos inclinados. Por lo general
son partes de embalaje, acondicionados para facilitar su desplazamiento.
23. Barandales.- los barandales forman parte del grupo de estructuras
metlicas para almacenamiento; cuando se cuenta con andamiajes
constituidos por ngulos reanudados, o se construyen mezzanines
(divisin removibles hecha para utilizar el espacio arriba de los andamios
), se puede ganar an ms espacio si se colocan planchas a la que se les
rodea de una baranda continua, esto constituye un barandal.
24. Taludes protectores y de acarreo.- Un talud es un plano inclinado,
construido en material de relleno o en material estructural, su forma es
la de una prisma de base 'triangular que descansa sobre uno de sus
lados. Los taludes protectores son similares a las barricadas; los de
acarreo estn diseados de tal forma que posibiliten el movilizar con
facilidad objetos pesados a una altura , desde donde sern
transportados, o bien permitan la fcil descarga desde un nivel ms alto
a otro ms bajo.
25. Trampas de Rebose.- Este es un dispositivo de seguridad de los
sistemas que manejan lquidos; evitan que un lquido almacenado, en un
depsito, el cual es alimentando continuamente, se rebalse del mismo,
ocasionando prdidas y/o situaciones de riesgo en la planta. La trampa
es un agujero construido en la parte alta del depsito, aparejada a ella
debe existir un dispositivo de alarma y otro de control del flujo
ingresante.
26. Sistema.- Conjunto de rganos, acciones o componentes de
principios o hechos que se interrelacionan entre s, con el objeto de
retroalimentarse de la informacin que le compete a cada uno de ellos.
27. Adjudicacin.- Designacin, previo, el proceso selectivo y evaluativo
correspondiente, del o dos proveedores que suministrarn el o los bienes

o servicios requeridos para una entidad, en la forma ms adecuada,

apropiada, oportuna y conveniente.
A este acto tambin se le conoce como "otorgamiento de la buena pro.
28. Aprovisionamiento.- Conjunto de actividades previstas con el
objeto de abastecerse o abastecer a personas o entidades, de los
productos, insumos, etc., requeridos para su normal desenvolvimiento.
29. Bases de Licitacin.- Conjunto de normas establecidas por la
Entidad licitante, que rigen una licitacin determinada.
30. Bienes.- Elementos materiales individualizados que se pueden medir,
intercambiar y utilizar para el desarrollo de procesos productivos de
diversa naturaleza. El concepto engloba a los artculos, materiales,
insumos, instrumentos de produccin, maquinaria, equipos, repuestos,
accesorios y otros elementos necesarios para el cumplimiento de metas.
31. Bienes de Capital.- Medios materiales que se destinan a una
ulterior produccin de riqueza. Se le denomina tambin bienes de
inversin. Estn conformados por las maquinarias y equipo utilizados en
la produccin de otros bienes.
32. Bienes fungibles.- Aquellos bienes que se consumen con el uso:
bienes de poca duracin.
33. Concurso Pblico.- Modalidad de adquisicin de divulgacin abierta
a la libre concurrencia.
34. Licitacin Pblica.- Modalidad o proceso de seleccin, establecido
en el Estado para la adquisicin de bienes, servicios y la contratacin
para la ejecucin de obras pblicas, caracterizada por la libre
concurrencia de postores.
35. Proveedor.- Persona natural o jurdica, debidamente acreditada
como tal que acta conforme a ley, que operando en el pas o en el
extranjero, se encarga de la comercializacin, en el territorio nacional, de
los bienes, servicios, etc., susceptibles de ser necesitados por las
dependencias de una empresa.
Persona natural o jurdica que vende bienes o presta servicios
36. Warrant.- Titulo emitido simultneamente con el certificado de su
depsito, que representa garanta o prenda de las mercancas
depositadas y confiere los derechos de un crdito prendado.
37. Flete.- Es determinado por el llamado factor de estiba que
representa la relacin volumen/peso de la carga y que a su vez se
relaciona con la capacidad cbica y la capacidad en peso de la
embarcacin.
38. Conocimiento de embarque.- Todo porteador de carga debe
expedir al remitente una carta de porte o conocimiento que permita al

destinatario poder disponer libremente de la mercadera. Es un

documento que no es indispensable para la existencia del contrato de
transporte ni lo contiene; sin embargo, el uso y la prctica comercial
reconoce la existencia de este documento, sin el instrumento del
contrato de transporte, por lo tanto se ha convertido en ttulo nico para
reclamar la mercadera; y como consecuencia, para transmitir el derecho
de reclamarla del porteador.
El conocimiento de embarque cumple tres finalidades:
-

Es un comprobante de recepcin de la mercadera a bordo de

la nave.
Es un ttulo representativo de la libre disponibilidad y propiedad
de la misma.
Es un documento derivado del contrato de transporte.

39. Crditos documentados.- Es una figura empleada por el comprador

para asegurarle al exportador el pago de la mercadera, objeto de un
contrato de compraventa.
40. Arancel.- Es un impuesto, o gravamen, que se impone sobre un bien
cuando cruza una frontera nacional.
41. Derecho de Aduana.- Es una tasa establecida en el arancel
correspondiente aplicable a las mercaderas que ingresan o salen del
territorio aduanero.
42. Valor Agregado.- Es la diferencia existente entre el valor total de los
bienes producidos y el valor de los insumos importados y representa la
cantidad de dinero pagada a los factores de produccin local: mano de
obra, capital, gestin empresarial, infraestructura, financiamiento, etc.
43. Dumping.- Es la prctica comercial que permite la introduccin de
los productos de un pas en el mercado de otro pas a un precio inferior a
su valor normal.
44. Buena pro.- Acto de adjudicar total o parcialmente al postor o
postores que intervienen en un determinado proceso de seleccin
convocado por una Empresa, sustentado por el mejor costo total de su
oferta o en base al mayor puntaje obtenido.
45. Postor.- Persona natural o jurdica, legalmente capacitada para
participar en un proceso de seleccin convocado, y para contratar la
ejecucin del mismo.
46. Suministro.- Entrega peridica de determinados bienes o servicios
que requiere una entidad para el desarrollo de sus actividades.
47. Poltica de compras.- Conjunto de orientaciones que sirven para
dar impulso a la modernizacin de los medios y procedimientos
integrados que son aplicados en el proceso de compras.

48. Procesos tcnicos logsticos.- Constituye los instrumentos de

gestin o herramientas de accin del sistema logstico, establecidos con
el fin de hacerlo ms dinmico, funcional y operativo.
49. Catalogacin.Consiste
en
la
depuracin,
ordenamiento,
estandarizacin, codificacin y actualizacin de la informacin referida a
los bienes y servicios de una entidad.

BIBLIOGRAFA
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