Guardar un archivo en formato PDF

Ocultar todo

Puede guardar archivos creados por muchos programas de 2007 Microsoft Office system en Formato de
Documento Porttil (PDF, Portable Document Format), que es un formato habitual para compartir
documentos.

NOTA

Podr guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office system

nicamente despus de instalar un complemento. Para obtener ms informacin, vea Habilitar la

compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.

En este artculo
Descripcin general del formato PDF
Guardar en formato PDF en un programa de Office

Descripcin general del formato PDF

El formato PDF es un archivo electrnico con diseo fijo que conserva el formato del documento y que
permite compartir archivos. Este formato garantiza que, cuando el archivo se ve en lnea o se imprime,
conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fcilmente.
El formato PDF tambin es til para los documentos que se reproducirn mediante mtodos comerciales
de impresin.
Para ver un archivo PDF, debe tener instalado un lector de archivos PDF en el equipo. Por ejemplo,
Adobe Reader es un lector y est disponible en el sitio de Adobe Systems.
Despus de guardar un archivo como PDF, no podr usar el programa de la versin Office 2007 para
efectuar cambios directamente el archivo PDF. Debe hacer los cambios en el archivo de la versin Office
2007 original del programa de la versin Office 2007 en el que lo cre y volver a guardar el archivo como
PDF.
Volver al principio

Guardar como PDF en un programa de Office

Microsoft Office Access 2007

Microsoft Office Excel 2007
Microsoft Office InfoPath 2007
Microsoft Office OneNote 2007
Microsoft Office PowerPoint 2007
Microsoft Office Publisher 2007
Microsoft Office Visio 2007
Microsoft Office Word 2007

Microsoft Office Access 2007

1.

Abra la tabla o el informe que desee publicar como PDF.

2.

Haga clic en el botn de Microsoft Office

, seale la flecha situada junto a Guardar

como y, a continuacin, haga clic en PDF o XPS.

3.

En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el archivo.

4.

En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

5.

Si desea abrir el documento inmediatamente despus de guardarlo, active la casilla de

verificacin Abrir archivo despus de publicar.

6.

Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes segn lo que estime ms
importante, el tamao de archivo o la calidad de impresin:
Si la tabla o el informe requieren una calidad de impresin alta, haga clic en

Estndar (publicacin en lnea e impresin).

Si la calidad de impresin es menos importante que el tamao del archivo, haga

clic en Tamao mnimo (publicacin en lnea).

7.

Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en Opciones. (Encontrar
vnculos a ms informacin sobre estas opciones en la seccin Vea tambin.) Haga clic en
Aceptar.

8.

En el cuadro de dilogo Publicar como PDF o XPS, haga clic en Publicar.

Volver al principio

Microsoft Office Excel 2007

1.

Haga clic en el botn de Microsoft Office

, seale la flecha situada junto a Guardar

como y, a continuacin, haga clic en PDF o XPS.

2.

En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el libro.

3.

En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

4.

Si desea abrir el documento inmediatamente despus de guardarlo, active la casilla de

verificacin Abrir archivo despus de publicar.

5.

Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes segn lo que estime ms
importante, el tamao de archivo o la calidad de impresin:
Si el libro requiere una calidad de impresin alta, haga clic en Estndar

(publicacin en lnea e impresin).

Si la calidad de impresin es menos importante que el tamao del archivo, haga

clic en Tamao mnimo (publicacin en lnea).

6.

Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en Opciones. (Encontrar
vnculos a ms informacin sobre estas opciones en la seccin Vea tambin.) Haga clic en
Aceptar.

7.

Haga clic en Publicar.

Volver al principio

Microsoft Office InfoPath 2007

Al rellena un formulario de Office InfoPath 2007, siga el procedimiento siguiente:

1.

En el men Archivo, elija Exportar a y, a continuacin, haga clic en PDF o XPS.

2.

En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el formulario.

3.

En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

4.

Si desea abrir el documento inmediatamente despus de guardarlo, active la casilla de

verificacin Abrir archivo despus de publicar.

5.

Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes segn lo que estime ms
importante, el tamao de archivo o la calidad de impresin:

Si el formulario requiere una calidad de impresin alta, haga clic en Estndar

(publicacin en lnea e impresin).

Si la calidad de impresin es menos importante que el tamao del archivo, haga

clic en Tamao mnimo (publicacin en lnea).

6.

Haga clic en Publicar.

Volver al principio

Microsoft Office OneNote 2007

1.

En el men Archivo, haga clic en Publicar como PDF o XPS.

2.

En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el archivo.

3.

En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

4.

Junto a Intervalo de pginas, haga clic en la opcin que representa la parte del bloc de notas
que desea guardar como PDF.

5.

Haga clic en Publicar.

Volver al principio

Microsoft Office PowerPoint 2007

1.

Haga clic en el botn de Microsoft Office

, seale la flecha situada junto a Guardar

como y, a continuacin, haga clic en PDF o XPS.

2.

En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para la presentacin.

3.

En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

4.

Si desea abrir el documento inmediatamente despus de guardarlo, active la casilla de

verificacin Abrir archivo despus de publicar.

5.

Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes segn lo que estime ms
importante, el tamao de archivo o la calidad de impresin:
Si la presentacin requiere una calidad de impresin alta, haga clic en Estndar

(publicacin en lnea e impresin).

Si la calidad de impresin es menos importante que el tamao del archivo, haga

clic en Tamao mnimo (publicacin en lnea).

6.

Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en Opciones. (Encontrar
vnculos a ms informacin sobre estas opciones en la seccin Vea tambin.) Haga clic en
Aceptar.

7.

Haga clic en Publicar.

Volver al principio

Microsoft Office Publisher 2007

Guardar PDF para compartir o para distribucin Web

Si desea compartir la publicacin en un formato fijo en Web o en una red, siga el procedimiento siguiente:
1.

En el men Archivo, haga clic en Publicar como PDF o XPS.

2.

En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para la publicacin.

3.

En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

4.

Junto a Optimizar para, haga clic en Cambiar.

5.

En el cuadro de dilogo Opciones de publicacin, haga clic en la optimizacin de la lista

Especifique cmo se va a imprimir o a distribuir esta publicacin que coincida con las
necesidades de publicacin. Por ejemplo, si la publicacin se distribuir en lnea y la calidad de
impresin es menos importante que un tamao de archivo pequeo, haga clic en Tamao mnimo.
Si la calidad de la impresin es ms importante que el tamao del archivo, haga clic en Impresin
de alta calidad.

6.

Haga clic en Avanzadas para mostrar el cuadro de dilogo completo y seleccionar la

configuracin que necesite. (Encontrar vnculos a ms informacin sobre estas opciones en la
seccin Vea tambin.)

7.

Haga clic en Aceptar.

8.

En el cuadro de dilogo Guardar como, si desea abrir el archivo inmediatamente despus de

guardarlo, active la casilla de verificacin Abrir archivo despus de publicar. Esta casilla de
verificacin slo est disponible si tiene un lector de archivos PDF instalado en el equipo y si no
est seleccionada la opcin Servicio de impresin comercial en el cuadro de dilogo Opciones
de publicacin.

9.

Haga clic en Guardar.

Guardar como PDF para impresin comercial

Si se va a enviar enviando la publicacin a una imprenta comercial, siga el procedimiento siguiente:

1.

En el men Archivo, elija Empaquetar publicaciones y, a continuacin, haga clic en Llevar

al servicio de impresin comercial.

2.

En el panel de la izquierda, en la lista Cmo se va a imprimir esta publicacin? haga clic

en la opcin que desee. Si va a utilizar un servicio de impresin en offset, haga clic en Servicio de
impresin comercial. Si va a utilizar una copistera de gama alta, haga clic en Impresin de alta
calidad.

3.

Haga clic en Opciones de impresin.

4.

En el cuadro de dilogo Opciones de impresin, seleccione las opciones que necesita.

(Encontrar vnculos a ms informacin sobre estas opciones en la seccin Vea tambin.) Haga
clic en Aceptar.

5.

En Seleccionar un elemento para corregirlo, repare cualquier problema que haya

identificado Publisher.

6.

En Exportar, active Crear un PDF.

7.

Haga clic en Guardar.

8.

En el Asistente para empaquetar publicaciones, seleccione la ubicacin en la que desea

exportar el archivo y haga clic en Siguiente.
Volver al principio

Microsoft Office Visio 2007

1.

En el men Archivo, haga clic en Publicar como PDF o XPS.

2.

En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el dibujo.

3.

En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

4.

Si desea abrir el documento inmediatamente despus de guardarlo, active la casilla de

verificacin Abrir archivo despus de publicar.

5.

Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes segn lo que estime ms
importante, el tamao de archivo o la calidad de impresin:

Si el dibujo requiere una calidad alta de impresin, haga clic en Estndar

(publicacin en lnea e impresin).

Si la calidad de impresin es menos importante que el tamao del archivo, haga

clic en Tamao mnimo (publicacin en lnea).

6.

Para imprimir slo una seleccin de pginas o definir otras opciones de publicacin, haga clic
en Opciones y seleccione las configuraciones que necesita. (Encontrar vnculos a ms
informacin sobre estas opciones en la seccin Vea tambin.) Haga clic en Aceptar.

7.

Haga clic en Publicar.

Volver al principio

Microsoft Office Word 2007

1.

Haga clic en el botn de Microsoft Office

, seale la flecha situada junto a Guardar

como y, a continuacin, haga clic en PDF o XPS.

2.

En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el documento.

3.

En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

4.

Si desea abrir el documento inmediatamente despus de guardarlo, active la casilla de

verificacin Abrir archivo despus de publicar.

5.

Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes segn lo que estime ms
importante, el tamao de archivo o la calidad de impresin:
Si el documento requiere una calidad de impresin alta, haga clic en Estndar

(publicacin en lnea e impresin).

Si la calidad de impresin es menos importante que el tamao del archivo, haga

clic en Tamao mnimo (publicacin en lnea).

6.

Haga clic en Opciones con el fin de establecer el intervalo de pginas que se van a imprimir,
para seleccionar si se debe imprimir el marcado y seleccionar las opciones de salida. (Encontrar
vnculos a ms informacin sobre estas opciones en la seccin Vea tambin.) Haga clic en
Aceptar.

7.

Haga clic en Publicar.

NOTA

Los productos de otros fabricantes analizados en este artculo son fabricados por proveedores

independientes de Microsoft; Microsoft no ofrece ninguna garanta, implcita ni de ningn otro tipo, con
respecto al rendimiento o la confiabilidad de estos productos.