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SECRETARA NACIONAL DE LA
A D M I N I ST R A C I N P B L I C A
Contenido
CAPTULO I ...................................................................................................................................... 4
DE LOS ALCANCES Y PRINCIPIOS GENERALES DE LA NORMA TCNICA .......................................... 4
De los alcances ................................................................................................................................ 4
Artculo 1. Objeto ........................................................................................................................ 4
Artculo: 2. Definiciones y Abreviaturas ...................................................................................... 4
Artculo 3. Ente rector ................................................................................................................. 6
De los Principios Generales ............................................................................................................. 7
Artculo 4. El Sistema Nacional de Gestin Documental y Archivo ............................................. 7
Artculo 5. Del ciclo vital del documento .................................................................................... 7
Artculo 6. De la poltica institucional en materia de gestin documental y archivo ................. 8
Artculo 7. De los documentos de archivo sujetos al procedimiento archivstico ...................... 8
Artculo 8. Del patrimonio documental de la Nacin .................................................................. 9
Artculo 9. De la procuracin de recursos ................................................................................... 9
CAPTULO II ................................................................................................................................... 10
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO ....................................... 10
Artculo 10. Descripcin, integracin y funcionamiento del Sistema Institucional .................. 10
Artculo 11. Responsabilidades de las unidades ....................................................................... 10
Artculo 12. Del archivo de gestin o activo.............................................................................. 11
Artculo 13. De la Direccin de Gestin Documental y Archivo. ............................................... 12
Artculo 14. Del Archivo Central ................................................................................................ 13
Artculo 15. De la Comisin de Gestin Documental y Archivo de cada dependencia ............. 14
Artculo 16. Del Archivo Intermedio.......................................................................................... 15
Artculo 17. Del Archivo Nacional del Ecuador.......................................................................... 15
CAPITULO III .................................................................................................................................. 17
DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO .................................... 17
Artculo 18. De los procesos que deber realizar el Sistema Institucional ............................... 17
Artculo 19. De los instrumentos de consulta y control de la gestin documental y archivo ... 17
Artculo 20. Del registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestin
documental ............................................................................................................................... 18
CAPTULO I
DE LOS ALCANCES Y PRINCIPIOS GENERALES DE LA NORMA TCNICA
De los alcances
Artculo 1. Objeto.- El objeto de la presente norma tcnica es normar la gestin
documental y archivo para cada una de las fases del ciclo vital del documento as
como la preservacin del patrimonio documental de la Nacin con base en las
buenas prcticas internacionales, a fin de asegurar en el corto, mediano y largo
plazo, el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad de los documentos de archivo, en beneficio de una gestin pblica
eficiente, eficaz y transparente.
Artculo 2. Definiciones y Abreviaturas.- A efectos de comprensin de los
conceptos abordados en la presente Norma Tcnica se entender por:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
XIII.
XIV.
XV.
XVI.
XVII.
XVIII.
XIX.
XX.
XXI.
XXII.
XXIII.
XXIV.
Para otros conceptos relacionados con esta Norma Tcnica se deber consultar
en el glosario que emita la SNAP.
sta Norma Tcnica es parte de una estructura normativa que contendr
metodologa, instructivos y herramientas.
Artculo 3. Ente rector.- Dentro de la Funcin Ejecutiva del Estado Ecuatoriano,
en la Secretaria Nacional de Administracin Pblica, se dispone la existencia de la
Direccin Nacional de Archivo de la Administracin Pblica como la dependencia
responsable de establecer la rectora de la gestin documental y archivo de las
entidades de la APCID.
De acuerdo a las atribuciones que le confiere el Estatuto del Rgimen Jurdico y
Administrativo de la Funcin Ejecutiva y el Decreto Ejecutivo No. 1346 de 31 de
octubre de 2012, la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP, tendr las
siguientes atribuciones y responsabilidades:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
XIII.
(ANE)
II.
III.
Forman parte del Sistema Institucional que les dio origen, as como del
Sistema Nacional, por lo que estn sujetos al procedimiento archivstico
establecido en la presente Norma Tcnica.
II.
III.
10
CAPTULO II
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Artculo 10. Descripcin, integracin y funcionamiento del Sistema
Institucional.- Es el conjunto de procesos y procedimientos que interactan desde
que se producen los documentos hasta su destino final, y tiene como objetivo
asegurar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos
de archivo, cualquiera que sea su soporte y poca de produccin o recepcin,
mediante los mtodos y procedimientos definidos en la presente Norma Tcnica,
as como en los instructivos que emita la Direccin Nacional de Archivo de la
Administracin Pblica.
Cada dependencia contar con un Sistema Institucional que estar compuesto
por:
I.
II.
III.
El Archivo Central; y,
IV.
II.
III.
IV.
V.
VI.
11
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
XIII.
XIV.
12
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
XIII.
XIV.
XV.
13
XVI.
XVII.
XVIII.
XIX.
XX.
Artculo 14. Del Archivo Central.- Cada dependencia contar con un Archivo
Central en el que se concentrarn y custodiarn los expedientes que cumplieron
su plazo de conservacin en el Archivo de Gestin o Activo, de acuerdo con la
Tabla, que an conservan valor legal o contable y que permanecern en l hasta
que se determine y ejecute su destino final.
El Responsable del Archivo Central ejecutar las siguientes actividades;
I.
II.
III.
IV.
Recibir las transferencias primarias que realicen las unidades al concluir los
tiempos establecidos en la Tabla;
V.
VI.
VII.
14
VIII.
IX.
X.
XI.
Eliminar los expedientes cuya baja haya sido aprobada por la Comisin de
Gestin Documental y Archivo, validada y registrada por la Direccin
Nacional de Archivo de la SNAP;
XII.
XIII.
XIV.
XV.
XVI.
II.
III.
IV.
15
V.
VI.
II.
III.
IV.
16
V.
17
II.
III.
IV.
V.
Descripcin documental;
VI.
Valoracin documental;
VII.
Transferencias documentales;
VIII.
Preservacin de archivos; y,
IX.
IV.
El Cuadro;
La Tabla;
Los inventarios documentales:
a. General por expediente
b. De transferencia
c. De baja documental
La Gua de Archivos
18
19
20
21
22
23
III.
IV.
V.
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II.
III.
Una vez que se cuente con los requisitos mencionados, las dependencias debern
enviar sus proyectos o trminos de referencia, que se refieran a la digitalizacin
documental, a la Subsecretara de Gobierno Electrnico de la SNAP para que
sean valorados conforme corresponda.
Cuando se trate proyectos de la desmaterializacin de impresos, se seguir el
mismo procedimiento, pero adems los documentos debern contar con la
certificacin electrnica que les otorgue la plena validez jurdica.
Este es el mecanismo por el cual se aprobar la contratacin de proyectos de
digitalizacin y/o desmaterializacin de documentos, quedando expresamente
prohibido realizar estas contrataciones sin cumplir con este procedimiento.
Artculo 34. Del tratamiento de los medios audiovisuales.- Los medios
audiovisuales son los medios de comunicacin masiva que combinan imgenes y
sonido, por lo que el receptor puede ver y escuchar el mensaje. Los mensajes
creados como medio audiovisual pueden plasmarse en diversos soportes y
formatos, tales como cintas, DVD, CD, entre otros.
Las dependencias y unidades que cuenten con medios audiovisuales debern
aplicar la metodologa archivstica que asegure su localizacin, control y
preservacin, manteniendo los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad.
Los acervos audiovisuales se registrarn en el Sistema Informtico Integral de
Gestin Documental y Archivo, el que contar con la posibilidad de registrarlos,
localizarlos, conservarlos y reproducirlos en la forma en que se encuentre su
presentacin original.
Los documentos audiovisuales que se generen como resultado de las atribuciones
y responsabilidades de las dependencias y unidades se tratarn como
documentos de archivo, por lo que se clasificarn conforme al Cuadro y seguirn
su ciclo vital conforme a la Tabla. El procedimiento para su registro se establece
en la Metodologa.
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CAPTULO V
PADRN NACIONAL DE ARCHIVOS
Artculo 35. De la integracin del Padrn.- Es el receptorio electrnico en el que
se registran e integran los datos generales de los archivos del pas, y tiene como
propsito establecer un vnculo permanente entre la comunidad archivstica
nacional y la SNAP como autoridad rectora en materia de archivos, procurando el
rescate de archivos e impulsando la organizacin, conservacin y difusin del
patrimonio documental de la Nacin.
La integracin del Padrn Nacional de Archivos tiene como objetivo conocer el
patrimonio documental nacional, difundir los acervos de los archivos histricos del
pas y apoyar a las dependencias archivsticas en sus procesos de organizacin,
gestin, conservacin y consulta documental, adems de auspiciar el
aprovechamiento de sus recursos documentales, as como el reconocimiento de
las mejores prcticas archivsticas y el intercambio de informacin.
El Padrn se actualizar de manera continua, a travs de la solicitud y formato de
registro que se incluirn en el portal de Internet de la Direccin Nacional de
Archivo de la SNAP.
Artculo 36. Certificado de Registro.- La Direccin Nacional de Archivo de la
Administracin Pblica otorgar un Certificado de Registro a cada archivo que
ingrese su informacin al Padrn. Dicho Certificado avalar al archivo como
miembro del Padrn Nacional de Archivos de las entidades de la APCID y le
acreditar el cumplimiento de requisitos archivsticos en el nivel 1, 2, 3, 4 o 5 de
acuerdo a los estndares internacionales en materia archivstica y a lo establecido
por la presente Norma Tcnica.
Artculo 37. Indicadores de desempeo.- Las dependencias debern contar con
indicadores de desempeo para medir el avance de ejecucin del Plan
Institucional de Desarrollo de Gestin Documental y Archivo con base en los
procesos establecidos en la presente Norma, para lo cual se considerar el
siguiente esquema de medicin:
NIVEL 1 INICIAL. La dependencia desconoce la utilidad e importancia del Sistema
de Gestin Documental y Archivo. Los documentos no cuentan con tratamiento
archivstico pero si cuenta con procesos y procedimientos definidos
NIVEL 2. INICIAL EN DESARROLLO. La alta direccin reconoce al Sistema de
Gestin Documental y Archivo, pero aplican tcnicas archivsticas de forma
parcial, aisladas, como resultado de las necesidades inmediatas producto de las
experiencias individuales.
NIVEL 3. MEDIO. Todos los procesos y procedimientos desarrollados para
normalizar el Sistema de Gestin Documental y Archivo, se encuentran
documentados, formalizados y son aplicados a todos los niveles de la
dependencia y cumplen con requisitos, metodolgicos, legales organizacionales,
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