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AREAS FUNCIONALES
POR:
YORDY ACHICANOY
ANDREA CALPA CAIPE
GABRIELA CRIOLLO
PAOLA JUAGINOY
UNIVERSIDAD DE NARIO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SAN JUAN DE PASTO
2014
POR:
YORDY ACHICANOY
ANDREA CALPA CAIPE
GABRIELA CRIOLLO
PAOLA JUAGINOY
DOCENTE:
RAFAEL LLERENA
UNIVERSIDAD DE NARIO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SAN JUAN DE PASTO
2014
INTRODUCCIN
ANTECEDENTES.
La empresa LIFES COLORS fue creada el 4 de junio de 2012 en la ciudad de
Pasto, por iniciativa del Optmetra Luis Fernando Ibarra y su esposa Patricia
Ramos. Su funcionamiento inicialmente empez contando con tan solo dos
personas, que en aquel momento inicio siendo una ptica ubicada en el Centro
comercial Sebastin de Belalcazar local 125, con el trascurso del tiempo la
empresa siempre ha buscado incrementar su competitividad, ser una empresa
lder y posicionarse en el mercado nacional, y esto llevo a la necesidad de
expandirse, debido a la gran acogida por lo que se decidi conformar LIFES
COLOR como una empresa el 30 de Junio de 2013, la cual se encuentra ubicada
en la misma ciudad de Pasto funcionando cerca de un ao y cinco meses y ya
cuenta con seis empresas vinculadas a ella.
Inicialmente se pens en hacer la empresa en la ciudad de Cali, pero despus de
un anlisis previo, se pudo determinar que el mercado de Cali no era suficiente
para lograr que la empresa pueda desarrollarse de la manera ms eficiente. Al
realizar los estudios del mercado y posibilidades de la empresa en la ciudad de
Pasto, se pudo determinar y encontrar que el mercado y la empresa podran
desarrollarse correctamente y tener muy buena acogida, puesto que incursionara
aportando servicios que no toda la competencia prestaba, lo cual le dara
herramientas para ser competitiva.
LIFES COLORS pertenece a un solo propietario (unipersonal) quien se encarga
de ms de una de las reas funcionales de la empresa, adems se encuentra
constituida con capital propio y una parte con capital financiado.
La empresa hasta el momento ejerce sus actividades como Persona Natural No
Obligada a Llevar Contabilidad, pero debido a los diferentes convenios
establecidos y al proceso iniciado de concretar una sociedad con la CLNICA
OFTALMOLGICA PRAGA S.A (PASTO) incluyendo aun al ncleo familiar, la
empresa pronto pasar a constituirse en Persona jurdica Obligada a Llevar
Contabilidad.
Actualmente cuenta con instalaciones cmodas y modernas con el fin prestar una
excelente atencin al paciente, clave para lograr la salud visual peditrica y
familiar presentando al pblico:
- sala de espera con capacidad de 50 pacientes
- 5 consultorios especializados
- rea especial para terapias
- ptica Lifes Colors
MISIN
Somos una organizacin cuyo objetivo principal es la salud visual integral, una
moderna empresa, consolidada a la salud visual de nuestros pacientes, enfocada
a la atencin de adultos, neonatos, primera infancia y discapacidad visual en la
regin sur occidental Colombiana.
VISIN
Convertirnos en la empresa lder de salud visual orientada a la atencin
PEDITRICA Y DE ALTA COMPLEJIDAD para corregir problemas de salud visual,
brindando un servicio de alta calidad bajo los estndares de acreditacin en salud.
POLTICA DE CALIDAD
Superar las expectativas de nuestros pacientes brindando un servicio profesional y
humano, de manera segura, efectiva, oportuna y eficaz, con un equipo idneo que
busca siempre la excelencia.
VALORES
- Profesionalismo
- tica
- Solidaridad
- Probidad
- Sensibilidad Social
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Realizar un diagnstico de la empresa para determinar los puntos dbiles y
fuertes, con el fin de evaluar la situacin del entorno.
OBJETIVOS ESPECFICOS
DEFINICIN DE DIAGNOSTICO
El diagnstico: es el proceso de conocer el funcionamiento actual de un sistema.
Consiste en conseguir la informacin pertinente sobre las operaciones actuales,
analizarla y sacar conclusiones para un cambio y mejoramiento potenciales.
Otra definicin se puede citar as: es el proceso de averiguar cmo funciona la
compaa en el momento actual y de recabar la informacin necesaria para
disear las intervenciones del cambio.
En trminos muy sencillos se define el diagnstico como un proceso de
comparacin entre dos situaciones: la presente, que se ha llegado a conocer
mediante la indagacin, y otra ya definida y supuestamente conocida que sirve de
pauta o modelo. El saldo de esta comparacin o contraste es lo que se llama
diagnstico.
IDENTIFICACIN DE LA POBLACIN
CONVENIOS
Lifes Colors ha demostrado un rpido crecimiento tanto en la evolucin de sus
servicios, como en su infraestructura, adems se est proyectando como una
organizacin con alta credibilidad ante las empresas prestadoras de servicios ya
NIVEL AUXILIAR
ANA LUCIA RAMOS: SECRETARIA
ENTORNO
SERVICIOS GENERALES
Competidores
Empresa
Clientes
Proveedores
ESPECIFICO
Tecnolgico
DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA
GENERAL
ENTORNO
PATRICIA LOPEZProductos
Terapeuta visual
Produccin
Contabilidad y finanzas.
Mercadeo
Talento Humano
Departamento de ensamblaje
Por el momento la relacin con los proveedores es diferente con cada uno de
ellos. Algunos son formales a la respuesta de los pedidos y otros solo se limitan a
entregar los productos sin ninguna clase de formalidad. Los proveedores han sido
elegidos por contar con todo lo que la empresa demanda refirindose a los
productos, calidad, precio y cumplimiento en las entregas.
Competidores: Dentro de la ciudad de Pasto entran como competidores
directos(porque ofrecen servicios similares exceptuando la atencin a la primera
DIAGNOSTICO EXTERNO
Entorno General
Entorno econmico: Por el momento hay condiciones estables porque no se han
presentado novedades significativas en la economa del pas por tanto no hay
incremento de precios o inestabilidad en los costos de la empresa.
Entorno tecnolgico: La ciudad de Pasto en la actualidad no cuenta con las
herramientas tecnolgicas necesarias para un ptimo desarrollo empresarial
bsicamente trabaja con elementos que en otras ciudades de Colombia ya han
quedado obsoletos. Esto en cuanto a equipos, materiales de oficina, herramientas
y elementos de optometra
.
Entorno Sociocultural: en las investigaciones realizadas a otras pticas se
concret que los nios y nias de 3 a cinco aos de edad no eran valorados
adecuadamente y ms an que los nios menores de dos aos no son tomados
en cuenta para valoracin visual, lo cual trajo como conclusin que en la ciudad de
Pasto y el departamento de Nario no existe esa preocupacin por la salud visual
de los ms pequeos por lo que se ve la necesidad de crear una empresa que se
especialice no solo en los problemas visuales de los nios mayores de 5 aos,
jvenes y adultos sino tambin en los problemas visuales de los nios de la
primera infancia.
Entorno jurdico: Actualmente Las Secretaras de salud Municipales, deben
realizar la Certificacin de las OPTICAS, existentes en el rea de influencia , dada
la necesidad de Vigilar y proteger la Vida, la salud y la seguridad humana, al
obtener y usar dispositivos mdicos sobre medida, para la salud visual y ocular por
parte de los usuarios o pacientes.
El Ministerio de Salud emiti un Decreto 1030 de 2007, para reglamentar los
requisitos que deben cumplir los dispositivos Mdicos sobre medida para la salud
Visual y ocular y los establecimientos que los elaboran, adecuen, procesen,
almacenen, comercialicen, distribuyan o dispensen. Todo con base en lo dispuesto
en la Constitucin Poltica de Colombia, que en su artculo 78 reza: ..sern
responsables, de acuerdo con la ley, quienes en la produccin y comercializacin
de bienes y servicios atenten contra la salud, la seguridad y el adecuado
aprovisionamiento a consumidores y usuarios. y otra normatividad que regula
las condiciones de calidad e idoneidad de los bienes y servicios. Es perentorio
entonces, por determinacin del mismo Ministerio, que en el presente ao se
establezca el proceso de Inspeccin, Vigilancia y control de los establecimientos y
profesionales o tcnicos que fabrican, comercializan y dispensan lentes y prtesis
oculares para uso.
PUNTOS FUERTES
Tienen una gran acogida por parte de los clientes gracias a su excelente
atencin.
PUNTOS DEBILES
SUGERENCIAS
Actualmente la cabeza visible de Lifes colors es su fundadora y es la que se
encarga en general de todas las reas de la empresa. Lifes colors ha tenido un
rpido crecimiento y su visin a futuro es llegar a ser un Instituto para nios sordos
y ciegos constituido legalmente como una sociedad por acciones simplificada
(SAS). Lo cual trae la necesidad de formalizar y reorganizar la empresa, es decir
desarrollar objetivos y direccin claros, establecer departamentos con jerarqua y
autoridad, hacer una divisin del trabajo y delegar funciones a cada miembro de
la empresa con el fin de que estos puedan tener autonoma en sus decisiones y
contribuyan al funcionamiento ptimo de Lifes Colors.
De acuerdo a lo anterior sugerimos los siguientes valores, polticas, objetivos y
organigrama.
VALORES
Los valores permitirn definir y guiar la empresa en acciones encaminadas a
armonizar el ambiente empresarial.
Puntualidad: Cada empleado tendr que cumplir con el horario establecido
respecto a la hora de entrada y salida, as como tambin respetara y cumplir la
hora destinada a los usuarios para su revisin optomtrica.
Calidad: Procurar siempre que cada artculo ofertado sea siempre de la mejor
calidad.
Justicia: Cada usuario realizar su labor acorde a lo establecido en el contrato de
forma completa.
Responsabilidad: La empresa proveer a los empleados condiciones estables y
cmodas de igual modo que entreguen una atencin comprometida y dirigida al
bienestar del paciente.
Seguridad: Tanto el empleado como el cliente se sientan seguros dentro de las
instalaciones y en cada uno de los procedimientos que se realicen, creando as un
vnculo de confianza en el cual los pacientes se sentirn satisfechos al ver el
cumplimiento de sus necesidades y deseos.
Trabajo en equipo: cada uno de los miembros de la empresa debe integrarse al
grupo laboral con el fin de obtener mejores resultados gracias a un ambiente
positivo.
Honestidad: Que la verdad sea una herramienta para la generacin de confianza
y credibilidad.
Comunicacin: La relaciones y conexiones dentro de los miembros de la
empresa sern de manera fluida y sincera.
POLTICAS
Definirn una rea dentro de la cual debe tomarse una decisin siendo esta
congruente con los objetivos propuestos en la organizacin por tanto las
siguientes polticas ayudaran a decidir cuestiones antes de que se conviertan en
problemas haciendo innecesario analizar la misma situacin cada vez que se
presente enfocndose as en guas para la toma decisiones.
OBJETIVOS GENERALES
JUNTA DIRECTIVA
AUDITORIA INTERNA
GERENCIA
ASESOR JURIDICO
SECRETARIA
DEPARAMENTO
Y Y VENTAS
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVODEPARTAMENTO TECNICO
DEPARTAMENTO
DE FINANZASDE COMERCIALIZACIN
CONTABILIDAD
SALA DE CIRUGIA
CONSULTA EXTERNA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SALA DE ENSAMBLAJE
(OPTOMETRA)
RECURSOS HUMANOS
SALA DE TERAPIA
FACTURACIN Y ATENCIN AL CLIENTE
SERVICIOS GENERALES
AUDITORIA INTERNA
Procesos de supervisin e inspeccin con objeto de identificar situaciones donde
no se est siguiendo la poltica y los objetivos generales de calidad fijados por la
gerencia permitiendo que la junta directiva de Lifes Colors pueda corregir los
problemas antes de que empeoren con el propsito de incrementar la eficiencia y
eficacia, optimizando los recursos disponibles.
PERFIL DE UN AUDITOR INTERNO
Profesional en ciencias econmicas y administrativas con conocimiento de las
funciones de los integrantes de la empresa para lograr una buena supervisin a
travs de una buena receptividad mental, creatividad, espritu de observador y
calidad profesional para lo cual deber estar en una constante preparacin y
capacitacin en temas relacionados con las polticas y normas que necesita Lifes
Colors para mantenerse en un mejoramiento continuo.
FUNCIONES
Mantener la confidencialidad
Reportar las observaciones, no conformidades y fortalezas
Verificar las acciones correctivas
Actuar de manera tica
ASESOR JURIDICO
PERFIL
Profesional con formacin en el Derecho que se aplica a las empresas
Colombianas y en las operaciones comerciales que se desarrollan en ellas, con el
propsito de enfrentarse de forma eficaz a los retos globales que afrontan las
organizaciones, conociendo especialmente el marco jurdico que regula y ampara
la actividad empresarial de Lifes Colors quien se encuentra en sus etapas
iniciales necesitando de una manera ms profunda la asesora en cuanto
trmites para convertirse en un Instituto para Nios Ciegos y Sordos.
FUNCIONES
SECRETARIA EJECUTIVA
PERFIL
Persona de buen trato con dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
para lograr un desempeo eficientemente en su rea sin dejar de lado una
excelente aptitud para empresa, acompaado de buenas relaciones
interpersonales y de una pensamiento proactivo en las diferentes
situaciones que podran presentarse. Brindando de alguna manera un
apoyo integral a todos los departamentos, en cuanto a planeamiento,
motivacin, liderazgo y toma de decisiones.
FUNCIONES
DEPARTAMENTO DE FINANZAS
El Departamento de Finanzas se encargara principalmente de controlar los
recursos financieros provenientes de los diferentes contratos con entidades
prestadoras de salud, as como los ingresos propios de las consultas externas y
de la comercializacin de productos oftalmolgicos de esta forma vigilara los
movimientos de las actividades contables relativas al patrimonio de la empresa
Lifes Colors, con el fin de proyectar y realizar inversiones a corto, mediano y
largo plazos, considerando los compromisos contrados, bajo esquemas que
garanticen seguridad con el mximo rendimiento manteniendo una posicin de
solvencia y liquidez. Sin dejar de lado la supervisin de pagos de sueldos y
prestaciones del personal.
CONTADOR GENERAL.
PERFIL PROFESIONAL.
Profesional con pertinencia social que cuenta con los conocimientos tericos y
prcticos en contadura general, costos, contribuciones, y finanzas, que lo
posibilitan para elaborar, supervisar e interpretar informacin financiera y
administrativa, dando como resultado una capacidad de desenvolvimiento en
entrono econmicos y tecnolgicos con el fin de solucionar problemas
concernientes a la construccin, control y administracin de informacin para el
proceso de desarrollo de oportunidades en el campo financiero y tributario.
FUNCIONES.
Preparar el reporte de los pagos efectuados por los clientes (diario de ventas) y
entregar efectivo y cheques a la oficina de contabilidad.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
El departamento administrativo en Lifes Colors se encargara de llevar el control
de los otros departamentos, adems de tener la informacin del estado de la
empresa de forma interna y lo relacionado con su entorno.
Otra de las tareas que va a desarrollar el departamento administrativo es regular el
control de eficiencia de los empleados y tratar todos los temas relacionados con
Talento Humano, adems ser el responsable de llevar controles legales,
contabilizar facturas emitidas y recibidas, cobrar a clientes y liquidar impuestos en
las fechas correspondientes.
Auxiliar Administrativo:
PERFIL:
Tener ms de 18 aos.
Pro-activa. Muy trabajadora siempre dispuesta a obtener la excelencia
en su trabajo.
Ser discreta, ya que manejar informacin confidencial e importante.
Experiencia mnimo de 1 ao.
Manejo de los programas de Office (Word, Excel)
Manejo de herramientas de oficina.
Competencias comunicacionales, interpersonales intrapersonales y de
gestin.
Funciones: Dentro de Lifes Colors se contar una persona que realiza las
actividades de carcter administrativo necesarias para desarrollar los procesos
especficos de la unidad organizativa en la que desempea su trabajo. Entre otras:
Tratar por todos los medios de llevar una agenda, dinmica y cumpliendo
con todos los compromisos de sus superiores.
organizar, la documentacin a su cargo, y todas las responsabilidades de
entrega.
Confirmar reuniones con terceros para llamarle y confirmar que deben
presentarse si tienen reunin.
Velar porque todo est en orden, y que la empresa se vea bien cuidada y
dirigida, iluminacin, decoracin y otros.
Procurar hacer cursos que la mantengan a la vanguardia de lo ltimo en
cualquier rea, informtica, contabilidad, secretariado y otros.
Talento Humano
Perfil:
Asear las oficinas y reas asignadas, antes del ingreso de los funcionarios y
vigilar que se mantengan aseadas.
Mantener los baos y lavamanos en perfectas condiciones de aseo y
limpieza y con la dotacin necesaria.
Clasificar la basura empacando desechos orgnicos, papeles y materiales
slidos en bolsas separadas.
Clasificar la basura empacando desechos orgnicos, papeles y materiales
slidos en bolsas separadas.
Mantener limpios los muebles, enseres, ventanas, cortinas y todo elemento
accesorio de las reas de las oficinas.
DEPARTAMENTO TECNICO
Corresponde al rea en el que se encuentra el personal mdico que presta el
servicio de oftalmologa. En ella se brinda la atencin mdica, ayuda y asesora
para mejorar la visin del paciente. Los jefes de esta rea sern el mdico cirujano
y el optmetra que interviene al paciente, en su valoracin determina los cuidados
que este necesite, si es necesario adaptarle gafas; segn los problemas
presentados a su criterio elegir si este necesita una valoracin del cirujano o
ejercicios de ayuda con la terapeuta de optometra; ya en estas dos entidades se
encargaran de brindarle los cuidados necesarios y la ayuda que este requiera.
Consulta externa: rea en la que labora el optmetra, que mide la agudeza visual
de los pacientes y corrige los defectos de la visin mediante el uso de lentes. En
esta rea se realizaran los exmenes diagnsticos y tratamientos de los pacientes,
con el fin de prevenir y corregir problemas a nivel de la vista, el medico encargado
de esta rea valora, revisa y mdica. Es el quien toma las decisiones adecuadas
para que el paciente logre tener una buena salud visual, en sus manos est el
poder de medicarle gafas u otro tratamiento o de ser necesario remitirlo a el rea
de ciruga o de terapia visual. En ningn caso el optmetra puede tratar patologas
oculares; estas solo le corresponde corregirlas al oftalmlogo (mdico cirujano).
Funciones:
Sala de terapia: rea que depende del mdico general y a la que son remitidos
los pacientes que no poseen problemas graves de visin y que pueden ser
tratados con ejercicios en esta rea la terapeuta de oftalmologa revisa y valora
los pacientes; tratando de manera dinmica por medio de juegos resolver las
anomalas presentadas en la visin y promoviendo la salud visual de estos
Funciones:
Atencin de consultas
revisin del estado de la salud ocular.
cubrir todos los aspectos de la salud ocular.
realizacin de ciruga ocular.
Realizacin de procedimientos sencillos como los de ciruga laser
Si lo requiere el paciente remisin a el sub especialista correspondiente
ESTRATEGIAS
Aprovechar y utilizar bien la fan page que posee la empresa para darse a
conocer, subir contenido de los servicios que ofrece, de la responsabilidad
social que posee, adems de los valores y polticas de calidad que tiene la
empresa.