L.A.

JAZMIN GRISELDA PEA GOMEZ

AUDTORIA ADMINISTRATIVA UNIDAD 3
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UNIDAD 3 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA

ADMINISTRATIVA

PLANEACION
Se refiere a los lineamientos de caracter general que regulan la aplicacion de
la auditoria.
* Qu cubre la planeacion?
Objetivo
Factores a revisar
Fuentes de informacion
Investigacion preliminar
Preparacion del proyecto de auditoria
Diagnostico preliminar
PLANEACION - OBJETIVO
En esta etapa se define el proposito de la auditoria.
Se establecen las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la
auditoria en forma secuencial y ordenada tomando en cuenta las condiciones
para lograrlo en tiempo y forma.

PLANEACION FACTORES A REVISAR

Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran
fundamentales para el estudio de la organizacion en funcion de dos vertientes:
El proceso administrativo
Los elementos especificos que forman parte de su funcionamiento.
3.1.2 PLANEACION FACTORES A REVISAR
El proceso administrativo: se incorporan las etapas de su proceso y se
definen los componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un
analisis logico de la organizacin.
En este orden se apega a propsitos estratgicos que concentran en forma
objetiva la esencia o razon de ser de cada fase.
PLANEACION FACTORES A REVISAR

PLANEACION FACTORES A REVISAR

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PLANEACION FACTORES A REVISAR

PLANEACION FACTORES A REVISAR

PLANEACION FACTORES A REVISAR

Los elementos especificos complementan el proceso administrativo. Estos
elementos especificos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan
su fin y funcion.

PLANEACION FACTORES A REVISAR

PLANEACION FUENTES DE INFORMACION

Las fuentes de informacion representan las instancias internas y externas a
las que se puede recurrir para captar la informacion que se registra en los
papeles de trabajo del auditor.

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Estas pueden ser Internas o Externas
PLANEACION FUENTES DE INFORMACION
Internas
Organos de gobierno
Organos de control interno
Socios
Niveles de la organizacion
Unidades estrategicas de negocio
Sistemas de informacion
PLANEACION FUENTES DE INFORMACION
Externas
Competidores actuales y potenciales
Proveedores actuales y potenciales
Clientes/usuarios potenciales
Grupos de interes
Organismos nacionales e internacionales que dicten los
lineamientos o normas regulatorias y de calidad
Organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro
PLANEACION INVESTIGACION PREELIMINAR
El siguiente paso logico es realizar un reconocimiento o investigacion
preliminar para determinar la situacion de la organizacion.
Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura tecnica y
legal y toda clase de documentos relacionados y de interes.
Este procedimiento puede provocar una re-formulacion de objetivos,
estrategias, acciones o tiempos de ejecucion.
3.1.5 PLANEACION PREPARACION DEL PROYECTO
Con base en la informacion preliminar se debe proceder a preparar la
informacion necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos
apartados:
Propuesta Tecnica: Tipo de auditoria que se pretende realizar
1. Alcance: reas de aplicacin.
2. Antecedentes: Recuento de auditoras administrativas y estudios de
mejoramientos previos.
3. Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la
auditora administrativa.
4. Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de accin y
asignacin d recursos.
5. Justificacin: Demostracin de la necesidad de instrumentarla.
6. Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin.
7. Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos.
8. Costo: Estimacin global y especfica de recursos financieros
necesarios.
9. Resultados: Beneficios que se espera lograr.
10. Informacin complementaria: Material e investigaciones que pueden
servir como elementos de apoyo.

 Programa de Trabajo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Identificacin: Nombre de la auditora.

Responsable(s): Auditor a cargo de su implementacin.
rea(s) Universo bajo estudio.
Clave: Nmero progresivo de las actividades estimadas.
Actividades: Pasos especficos para captar y examinar la informacin.
Fases: Definicin del orden secuencial para realizar las actividades.
Calendario. Fechas asignadas para el inicio y trmino de cada fase.
Representacin grfica: Descripcin de las acciones en cuadros e
imgenes.
9. Formato: Presentacin y resguardo de avances,
10. Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
11. Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.
3.1.6 PLANEACION DIAGNOSTICO PRELIMINAR
Se fundamenta en la percepcion que el auditor tiene sobre la organizacion
como producto de su vision.
Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento
a la realidad y a la cultura organizacional.
Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que
fundamente la razon por la que surge la necesidad de auditar.
1. Gnesis de la organizacin:
2. Creacin de la organizacin.
3. Cambios en su forma jurdica.
4. Conversin del objeto en estrategias.
5. Manejo de la delegacin de facultades.
6. Infraestructura:
7. Esquema de operacin (procesos/funciones)
8. Modificaciones a la estructura organizacional.
9. Programacin institucional.
10. Nivel de desarrollo tecnolgico.
11. Forma de operacin:
12. Desempeo registrado.
13. Logros alcanzados.

3.2 INSTRUMENTACIN:
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentacin de la auditora,
etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de

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recoleccin que se estimen ms viables; de acuerdo con las
circunstancias propias de la auditora, la medicin que se empleara, el
manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin
necesaria para mantener una coordinacin efectiva.
3.2.1 Recopilacin de informacin
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias
que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en
errores de interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la
informacin, reprogramar la auditora o, en su caso, a suspenderla.
Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminacin, teniendo
siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su
revisin y evaluacin, para mantener una lnea de accin uniforme.
3.2.2 Tcnicas de recoleccin
Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada, se puede
emplear alguna, o una combinacin, de las siguientes tcnicas.
Investigacin documental.
Observacion directa.
Acceso a redes de informacion.
Entrevistas.
Cuestionarios.
Cedulas.
Investigacin documental
Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que puede
aportar elementos de juicio a la auditora. A las fuentes documentales bsicas
a las que se pueden acudir son:
Normativa, mercado, ubicacin geogrfica, estructura financiera, observacin
directa, entrevista, cuestionario y cedulas
Normativa:
Acta constitutiva
Ley que ordena la creacion de la organizacion
Reglamento interno
Reglamentacion especifica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos Administrativos
Organigramas
Manuales administrativos
Sistemas de Informacion
Sistemas de normalizacion y certificacion
Cuadros de distribucion de trabajo
Plantillas de personal
Inventarios de mobiliario y equipo
Auditorias administrativas previas
Mercado:

 Productos y servicios
reas (poblacion ingresos factores limitantes).
Comportamiento de la demanda (situacion actual, situacion futura proyectada,
caracterstica).
Comportamiento de la oferta situacin actual, situacin futura (previsible),
anlisis del rgimen de mercado.
Determinacion de precios
Ubicacin geogrfica
Localizacion
Ubicacion espacial interna
Caracteristicas
Del terreno
Distancias y costo de trasporte
Justificacin en relacin con el tamao y los procesos.
Estudios financieros:
Recursos financieros para inversion
Analisis y proyecciones financieras
Programas de financiamiento
Evaluacion financiera
Situacin econmica
Sistema economico
Naturaleza y ritmo de la del desarrollo de le economia
Aspectos sociales
Variables demograficas
Relaciones con el exterior
Observacin directa.
Es el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo
de la organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y el clima
organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable
presida la observacin directa, comente y discuta su percepcin con su equipo
de trabajo; de esta manera se asegurar de que exista un consenso en torno a
las condiciones de funcionamiento del rea y podr definir los criterios a los
que deber sujetarse en todo momento la auditora.
La entrevista.
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente
para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado, y
uno de los que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto
que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de
obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Cuestionarios.
Se emplea para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn
constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas,
secuenciales y separadas por capitulo o temticas especficas. La calidad
de la informacin que obtenga, depender de su estructura y forma de
presentacin.

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Cedulas.
Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de
la auditora. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora
casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su
contenido para su remisin y anlisis, tambin abren la posibilidad de
ampliar el rango de respuestas.
3.2.3 MEDICIN.
Para consolidar la instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan
evaluar relacionndolos con una medida, la cual parte de los indicadores
establecidos para el proceso administrativo y de los elementos especficos, as
como del propsito estratgico y atributos fundamentales asociados con uno y
con otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la funcin
de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra
en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirn para comprobar
la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones
contenidas en el informe de la auditora.
3.2.4 PAPELES DE TRABAJO.
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe
hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en
donde describe las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas
realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor
habr de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos
argumentos para respaldarlos; adems apoyan la ejecucin y supervisin del
trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los
datos referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre
los hechos, transacciones, o situaciones detectadas. Tambin se indicaran
las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones
de presupuesto, en la medida que esta informacin soporte la evidencia; la cual
valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el
informe de auditora.
El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y
contenido dependen de las condiciones de aplicacin de la auditora, ya que
son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y
conclusiones.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su
contenido debe incluir:
1.
2.
3.
4.

Identificacin de la auditora.
El proyecto de auditora
ndices, cuestionarios, cedulas y resmenes del trabajo realizado.
Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la
auditora
5. Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
6. Anotaciones sobre informacin relevante
7. Ajustes realizados durante su ejecucin

8. Reporte de posibles Irregularidades

9. Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin
Para homogenizar su presentacin e informacin, y facilitar el acceso a su
consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas
sino consignar los tpicos relevantes, estar redactados en forma clara y
ordenada, y ser lo suficientemente slidos en sus argumentos para que
cualquier persona que los revise pueda seguir la secuencia del trabajo.
Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los
procedimientos y tcnicas empleados son suficientes y competentes. Aunque
los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podr
proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo
que debe resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaracin o
investigacin que pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para
auditoras subsecuentes.
3.2.5 EVIDENCIA.
La evidencia es la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el
ejercicio de la auditora, por lo que constituye un elemento relevante para
fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al
reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda
traer consigo, as como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que
debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en
todo momento a la lnea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a
los criterios que durante el proceso de ejecucin vayan surgiendo. La evidencia
se puede clasificar en los siguientes rubros:
Fsica: Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las
actividades, bienes o sucesos, y se presenta a travs de notas, fotografas,
cuadros, mapas o muestras materiales.
Documental. Se obtiene por medio del anlisis de documentos y est contenida
en cartas, contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de
comunicacin producto del trabajo.
Testimonial. Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la
aplicacin de la auditora.
Analtica. Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y
desagregacin de la informacin por reas, apartados o componentes.
Para que la evidencia sea til y valida, debe cubrir los siguientes requisitos:
Suficiente: Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones del auditor.
- Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido
validada.
- Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un
hecho de forma lgica y clara.
- Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones
y recomendaciones de la auditora.

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- Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la
unidad de control interno, al titular de la organizacin y al lder del proyecto las
siguientes situaciones.
- Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de los registros
incorrectos, operaciones no registradas., archivos incompletos y
documentacin inadecuada o alterada:
- Transacciones realizadas fuera del curso normal
- Limitaciones para acceder a los sistemas de informacin.
- Registros incongruente con las operaciones realizadas
- Condicionamiento de las reas para suministrar evidencias
- En todas las oportunidades, el auditor deber proceder con prudencia,
preservando su integridad profesional y conservando los registros de su
trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias
detectadas.
3.2.6 Supervisin del trabajo
Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es
necesario ejercer una estrecha supervisin sobre el trabajo que realizan los
auditores, delegando la auditora sobre quien posea experiencia,
conocimiento y capacidad.
De esta manera, a medida que se descienda el nivel de responsabilidad, el
auditor que encabece una tarea, tendr siempre la certeza de dominar el
campo de trabajo y los elementos de decisin para vigilar que las acciones
obedezcan a una lgica en funcin de los objetivos de auditora.
La supervisin, en las diferentes fases de ejecucin de la auditora,
comprende:
- Revisin del programa de trabajo
- Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores
- Aclaracin oportuna de dudas
- Control del tiempo invertido en funcin del estimado
- Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo
- Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que
estn completos y cumplen con su propsito.
Para llevar a cabo la supervisin en forma consistente y homognea es
conveniente observar los siguientes criterios.
- Asegurarse de que existe coincidencia en las lneas fundamentales de
investigacin en todo el equipo de auditores
- Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier
duda
- Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes pertinentes
- Efectuar cambios en el equipo de auditores cuando prevalezcan actitudes
negativas o no se apliquen las lneas de investigacin definidas.
- Celebrar reuniones peridicamente para mantener actualizado a los auditores
e instruirlos para mejorar su desempeo.
As mismo, es de vital importancia que la supervisin del trabajo contemple:
- Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de
revisin del auditor responsable
- Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a
revisin y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable.

- Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor lder del
equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones.
- Llevar una bitcora donde se derriba el comportamiento de los auditores.
- Preparara un informe que comprenda los logros y obstculos encontrados a lo
largo de la auditora.
- Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones
esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.
En resumen podemos decir que en la instrumentacin se determina cmo
recopilar la informacin a travs de las tcnicas de recoleccin como la
investigacin documental, observacin directa, acceso a redes de
informacin, entrevistas, cuestionarios, y cedulas, y se toman en cuenta
los aspectos de medicin como indicadores y escalas, los papeles de
trabajo del auditor, la evidencia que sustenta los hallazgos y la
supervisin del trabajo en sus diferentes modalidades

3.3 Examen
En el examen se establece el propsito, el procedimiento y las variables
cuantitativas seleccionadas para revisar la informacin captada, y la
formulacin del diagnstico administrativo, en el cual se incorporan los
aspectos que habrn de servir para evaluar los hechos, las tendencias y
situaciones para consolidar un modelo analtico de la organizacin.
El examen de los factores de la auditora consiste en dividir o separar sus
elementos componentes para conocer la naturaleza, las caractersticas y el
origen de su comportamiento, sin perder de vista la relacin, interdependencia
e interaccin de las partes entre s y con el todo, y de estas con su contexto.
3.3.1 Propsito
Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos
con la oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a
examen, y las circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los
elementos de decisin ptimos.
3.3.2 Procedimiento
El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnstico
de problemas, as como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos
de un cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
1. Conocer el hecho que se analiza
2. Describir ese hecho
3. Descomponerlo para percibir todos sus hechos y detalles.
4. Revisarlo crticamente para comprender mejor cada elemento
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin,
seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogas y
discrepancias.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento
considerado individualmente y en conjunto.
7. Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las
causas que lo originaron y el camino para su atencin.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una
actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis

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cuestionamientos:
- Que trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que realizan.
- Porque se hace? propsitos que se pretende alcanzar.
- Quin lo hace? Personal que interviene.
- Cmo se hace? Mtodos y tcnicas que se aplican.
- Con que se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan
- Cundo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos.
Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las
preguntas anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo
interrogatorio, planteando la pregunta Por qu? hasta en cinco
ocasiones, de manera consecutiva. A partir de ese momento el examen se
torna ms crtico, y permite que las nuevas respuestas vayan abriendo una
perspectiva cada vez mas profunda en cuanto a las alternativas para respaldar
las conclusiones y juicios del auditor. (Franklin 2003 pp.73).
3.3.3 Tcnicas de anlisis administrativos.
Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para
complementar sus observaciones, y le posibilitan:
- Comprobar cmo se estn ejecutando las etapas del proceso administrativo.
- Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos.
- Examinar los resultados que est obteniendo la organizacin.
- Revisar las circunstancias que inciden en los resultados.
- Verificar los niveles de efectividad.
- Conocer el uso de los recursos.
- Determinar la medida de consistencia en procesos especficos.
Entre las tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis, y que
representan un apoyo valioso para el auditor, se encuentran las
siguientes:
***Organizacionales
- Administracin por objetivos
- Anlisis de sistemas
- Anlisis de costo beneficio
- Anlisis de estructura
- rbol de decisiones
- Autoevaluacin
- Control total de la calidad
- Diagrama de causa y efecto
- Control de calidad
- Diagrama de pareto
- Benchmarking
- Empowerment
- Estudio de factibilidad
- Estudio de viabilidad
- Inteligencia emocional
- Reingeniera organizacional

- Reorganizacin
Cuantitativas
- Anlisis de serie de tiempos
- Cadena de eventos
- Modelo de inventarios
- Modelos integrados de produccin
- Muestreo
- Programacin dinmica
- Programacin lineal
- Teora de las colas o de lneas de espera
- Teora de las decisiones.
3.3.4 Formulacin del diagnstico administrativo
El diagnstico administrativo, parte esencial de la auditora administrativa, es
un recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin
concreta, susceptible de cuantificarse y calificarse. Es tambin una
oportunidad para disear un marco legal de anlisis; para sistematizar la
informacin de la realidad de una organizacin, para establecer la naturaleza y
magnitud de sus necesidades; para identificar los factores ms relevantes de
su funcionamiento; para determinar los recursos disponibles en la resolucin de
problemas; y, sobre todo para servir como cauce a las acciones necesarias que
ofrezcan su atencin efectiva.
El diagnstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que
fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento
administrativo, a la vez que permite evaluar tendencias y situaciones para
formular una propuesta interpretativa, o modelo analtico, de la realidad
de la organizacin.(Franklin 2003 pp.79).

3.4 Informe
Al finalizar el examen de la organizacin, es necesario preparar un informe, en
el cual se consignen los resultados de la auditora; identificando
claramente el rea, sistema, programa, proyecto auditado, el objeto de la
revisin, la duracin, alcance, recursos y mtodos empleados.
En virtud de que en este documento se sealan los hallazgos as como las
conclusiones y recomendaciones de la auditora, es indispensable que brinde
suficiente informacin respecto a la magnitud de hallazgos y la frecuencia con
que se presentan, dependiendo del nmero de caos o transacciones revisadas
en funcin de las operaciones que realiza la organizacin. As mismo, es
importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn
sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada
en los papeles de trabajo del auditor.
Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se
desprendan, debern reunir tributos como:
- Objetividad: visin imparcial de los hechos.
- Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la informacin.
- Claridad: Fcil comprensin del contenido.
- Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la informacin.
- Calidad: Apego de normas de la calidad y elementos del sistema de calidad
en materia de servicios.
- Lgica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.
El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer

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si los instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las
necesidades reales, y deja abierta la alternativa de su presentacin previa
al titular de la organizacin para determinar los logros obtenidos,
particularmente cuando se requieren elementos probatorios o de juicio que no
fueron captados en la aplicacin de la auditora. As mismo, permite establecer
las condiciones necesarias para su presentacin e instrumentacin. En caso de
una modificacin significativa, derivada de evidencia relevante, el informe
tendr que ajustarse.
3.4.1 Aspectos operativos
Antes de presentar la versin definitiva del informe, es necesario revisarlo en
trminos prcticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las
acciones que se llevaron a cabo en forma operativa.
Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al siguiente orden.
a. Introduccin: Criterios que se contemplaron para comprender e
interpretar la auditora.
b. Antecedentes: Informacin que enmarca la gnesis y situacin
actual de la organizacin.
c. Justificacin: Elementos que hicieron necesaria su aplicacin.
d. Objetivos de la auditora: Razones por las que se efectu la
auditora y fines que se persiguen con el informe.
e. Estrategia: Curso de acciones seguidas y recursos ejercidos en
cada uno de ellos.
f. Recursos: Medios humanos, materiales y tecnolgicos
empleados.
g. Costos: Recursos financieros usados en el desarrollo.
h. Alcance: mbito, profundidad y cobertura del trabajo.
i. Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa.
j. Metodologa: Marco de trabajo, tcnicas e indicadores en el que
se sustent la auditora.
k. Resultados. Hallazgos significativos y evidencia suficiente que los
sustenta.
l. Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas.
m. Recomendaciones: Sealamientos para mejorar la operacin y el
desempeo.
n. Alternativas de implantacin: programas y mtodo viables.
o. Desviaciones significativas: Grado de cumplimiento de las normas
aceptadas para la auditora.
p. Opiniones de los responsables de las reas auditadas: Puntos de
vistas externos acerca de los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones.
q. Asuntos especiales: Toda clase de aspectos que se requieren de
un estudio profundo.
3.4.2 Lineamientos generales para su preparacin
o No perder de vista el objeto de la auditora cuando se llegue a las
conclusiones y recomendaciones finales.
o Ponderar las soluciones que propongan para hacerlas prcticas y
viables.
o Explorar las diferentes alternativas para inferir las causas y
efectos inherentes a los hallazgos, y traducirlas en

recomendaciones preventivas o correctivas, segn sea el caso.

o Homogenizar las integracin y presentacin de los resultados
para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para
su creacin.
o Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar slidamente
los resultados.
- Ofrecer a los niveles de detencin los elementos idneos para
una toma de decisiones objetiva y consistente.
- Sentar las bases para la constitucin de un mecanismo de
informacin permanente.
- Crear conciencia en los niveles de decisin de la importancia que
reviste el no cumplir, o hacerlo extemporneamente, con las
medidas recomendadas.
- Establecer la forma y contenido que debern observar los
reportes y seguimientos de las acciones.
- Tomar en cuenta los resultados de auditoras realizadas con
anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de accin
tomados en la obtencin de resultados.
Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona
independientemente a la aplicacin de la auditora, revise los borradores
y los papeles de trabajo, a fin de verificar que han cumplido con todas las
normas de auditora.
3.4.3 TIPOS DE INFORME

El informe general: incluye el area responsable, una introduccion, los

antecedentes, las tecnicas empleadas, el diagnostico, la propuesta, la
estrategia de implementacion, el seguimiento, las conclusiones,
recomendaciones y los anexos.
El informe ejecutivo: incluye el area responsable, el periodo de revision,
objetivos, alcance, metodologia, resumen y conclusiones.
El informe de aspectos relevantes es el que destaca, solamente, las
areas que requieren de atencion por su desempeno deficiente.
A.- INFORME GENERAL
RESPONSABLE rea o unidad administrativa encargada de preparar el
informe.
INTRODUCCIN Breve descripcin de las circunstancias que hicieron
necesario aplicar la auditoria, mecanismos de coordinacin y participacin
empleados para su desarrollo, duracin de la revisin, as como el propsito y

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AUDTORIA ADMINISTRATIVA UNIDAD 3
PAG 17
explicacin general de su contenido.
ANTECEDENTES Exposicion de la genesis de la organizacion, es decir,
orgenes, cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que influyeron en
la decisin de implementar la auditoria.
TCNICAS EMPLEADAS Instrumentos y mtodos utilizados para obtener
resultados en funcin del objetivo.
DIAGNOSTICO Definicion de las causas y consecuencias de la auditoria, las
cuales justifican los ajustes o modificaciones posibles.
PROPUESTA Presentacion de alternativas de accion, ventajas y desventajas
que pueden derivarse, implicaciones de los cambios y resultados esperados.
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN Explicacin de los pasos o etapas
previstas para instrumentar los resultados.
SEGUIMIENTO Determinacion de los mecanismos de informacion, control y
evaluacin necesarios para garantizar el cumplimiento de los criterios
propuestos.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Sintesis de los logros obtenidos,
problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para el
logro de las propuestas.
APENDICES O ANEXOS Graficos, cuadros y demas instrumentos de analisis
administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y
fundamentacin de la auditoria.
B.- INFORME EJECUTIVO
RESPONSABLE
PERIODO DE REVISIN Lapso que comprendi la auditoria.
OBJETIVOS Propositos que se pretenden obtener con la auditoria.
ALCANCE Profundidad con la que se audito la organizacion.
METODOLOGA Explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados para
captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la
auditoria.
SINTESIS Relacion de los resultados y logros obtenidos con los recursos
asignados
CONCLUSIONES Sintesis de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo
y propuestas de actuacin.
C.- INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES
Mediante este informe se puede analizar y evaluar:
Si se llevo a cabo todo el proceso de aplicacin de la auditoria.
Si se presentaron observaciones relevantes.
Si la auditoria esta en proceso, se reprogramo o se replanteo.
Las horas hombre que realmente se utilizaron.
Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas.
Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones
presentadas.
Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando presentes las
siguientes caractersticas:
Inconsistencia en la cadena de valor de la organizacin.
Inobservancia del marco normativo aplicable.
Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios.
Deficiencia en el servicio de los proveedores. Falta de informacion del

desempeo de competidores.
Prdida de oportunidades de negocio.
Baja rentabilidad y productividad.
Existencia de una cultura organizacional dbil.
Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas.
Generacin de bienes y servicios sin la calidad requerida.
Potencial de innovacin desaprovechado.
Urgencia de replantear los procesos centrales.
Necesidad de redireccionar el enfoque estratgico.
3.4.5 Presentacin del informe
Un vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable
de auditora convocar al grupo auditor para efectuar la revisin de su
contenido; en caso de detectar algn aspecto susceptible de enriquecer o
aclarar, realizar los ajustes necesarios para depurarlos. Cuando ya se cuente
con el informe final, se proceder a su entrega y presentacin a:
- Titular de la organizacin
- rgano de gobierno
- Niveles directivos
- Mandos medios y nivel operativo.
- Grupos de filiacin, corporativos o sectoriales
La presentacin del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de
computacin, lminas o material audiovisual.
En el informe se registran los resultados de la auditora, los aspectos
operativos acordados para orientar su ejecucin y los lineamientos generales
para su preparacin.

3.4.4 PROPUESTA DE IMPLEMENTACIN

La implementacin de las recomendaciones constituye uno de los
aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organizacin, ya que
representa el momento de transformar las propuestas en acciones especficas
para cumplir con el propsito de la auditoria; y se realiza en 3 fases:
a.- PREPARACION DEL PROGRAMA:
Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia de su
realizacin.
Establecer el tiempo de duracin de cada actividad y el total de la
implementacin.
Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo.
Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su
ejecucin.
b.- METODOS DE IMPLEMENTACION:
METODO INSTANTANEO Refiere la posibilidad de implementar las
recomendaciones contenidas en los resultados de la auditoria en forma
inmediata, tomando en cuenta que sean viables de ejecutar y que existan
condiciones para hacerlo eficazmente.
MTODO DEL PROYECTO PILOTO Realizar un ensayo con los resultados
de la auditoria en solo una parte de la organizacin, con la finalidad de medir
sus efectos, lo que facilita introducir cambio en una escala reducida y llevar a
cabo cuantas pruebas sean necesarias antes de implementarlos en forma
global.
MTODO EN PARALELO Representa la operacin simultnea, por un
periodo determinado, tanto del ambiente o condiciones normales de trabajo,

L.A. JAZMIN GRISELDA PEA GOMEZ

AUDTORIA ADMINISTRATIVA UNIDAD 3
PAG 19
como las que se van a implementar, lo que permite efectuar modificaciones y
ajustes sin problemas, al tiempo que deja que las nuevas condiciones
funcionen libremente antes de suspender las anteriores.
MTODO PARCIAL O POR APROXIMACIONES SUCESIVAS Selecciona
parte de los resultados de la auditoria e implementarlos procurando hacerlo sin
causar grandes alteraciones y avanzar al siguiente paso solo cuando haya se
consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.
COMBINACION DE METODOS Constituye el empleo de mas de un metodo
para implementar las recomendaciones, tomando en cuenta el efecto que los
cambios administrativos puedan provocar en la organizacin.
c.- INTEGRACIN DE RECURSOS
Una vez estructurado el programa de implementacin, se deben
reunir los recursos para ponerlo en marcha.
Despus, se debe desarrollar toda la base documental para
fundamentar tcnica y normativamente la implementacin, y en su caso, el
acondicionamiento fsico de las instalaciones.
Por ultimo, de acuerdo con los requerimientos de la auditoria y el
programa de implementacin, se lleva a cabo la seleccin y capacitacin del
personal que va a colaborar en su ejecucin.
Cumplidos los pasos anteriores, se procede a implementar las
recomendaciones mediante el empleo del mtodo seleccionado y la realizacin
de las actividades programadas.
Es necesario que el personal que participa en el proceso reciba la
informacin y orientacin oportuna para interactuar en condiciones optimas.
En forma simultnea se tiene que efectuar el seguimiento y evaluacin de
los avances que se hayan realizado.
3.5. El Seguimiento
Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria
administrativa deben sujetarse a un estricto Seguimiento, ya que no solo se
orientan a corregir las fallas detectadas, sino tambien a evitar su recurrencia.
En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinacion de
observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento a
la organizacion, lo que hace posible:
- Verificar que las acciones realizadas como resultado de las
observaciones, se lleven a la practica en los terminos y fechas
establecidos conjuntamente con el responsable del area, funcion,
proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar
los resultados esperados.
- Facilitar al titular de la organizacion la toma de decisiones
- Constatar las acciones que se llevaron a cabo para
instrumentar las
- recomendaciones, y al finalizar la revision, rendir un nuevo
informe al grado y forma como estas se atendieron.
Lo anterior, debera estar garantizado en el establecimiento previo de
lineamientos generales para dar adecuadamente seguimiento a las
observaciones determinadas en las auditorias y con ello asegurar su atencion y
puesta en operacion.

3.5.2Lineamientos Generales serian los siguientes:

00. Definir las areas en que se comprobara la implantacion de los
01. cambios propuestos por el auditor, tomando como referencia el
informe de la auditoria y las sugerencias o comentarios del titular
de la organizacion.
02. Considerar la participacion de especialistas cuando se estime
que la aplicacion de las recomendaciones asi lo requiere.
03. Realizar, con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas
para obtener evidencia que fundamente la adopcion de las
sugerencias del auditor.
04. Establecer los mecanismos necesarios para mantener un
adecuado control del cumplimiento de estas propuestas en los
terminos y fechas establecidas.
05. Brindar el apoyo necesario a las areas involucradas durante el
proceso de seguimiento e instrumentacion de tales
recomendaciones.
06. Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de
las modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas.
07. Replantear las recomendaciones que se consideren
indispensables, en especial cuando existan cambios plenamente
justificados de las condiciones que le dieron origen.
08. Reprogramar las fechas compromiso para implantar las
recomendaciones en los casos en que estas no se hayan
adoptado o se hayan atendido parcialmente.
09. El auditor comentara con el responsable del area sujeta a
seguimiento las observaciones determinadas, con el objeto de
10. que se aporten pruebas o elementos de juicio adicionales que en
el desarrollo de la auditoria no fueron expuestos, permitiendo con
ello rectificar su opinion.
11. Si a criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de
observaciones derivadas de una auditoria en proceso, debera
adjuntarse al informe.
12. Establecer, cuando se justifique, fechas de reprogramacion
para implantar en su totalidad las recomendaciones conforme a
los terminos previamente acordados con el titular de la
organizacion.
3.5.3 Acciones Especificas en el Seguimiento
Para examinar el grado de avance en la puesta en practica de los cambios
sugeridos y sentar las bases para una auditoria de seguimiento, se requiere
que el auditor verifique como se efectuan, lo cual puede visualizar desde 2
perspectivas:
1. Las recomendaciones se han implantado conforme al programa
2. Tal implantacion se ha realizado fuera de programa, entonces:
Recomendaciones Programadas:
- Asignacion de responsabilidades
- Factores considerados
- reas de aplicacion
- Periodo de realizacion
- Porcentaje de realizacion

L.A. JAZMIN GRISELDA PEA GOMEZ

AUDTORIA ADMINISTRATIVA UNIDAD 3
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-

Costo
Apoyo y soporte utilizados
Resultados obtenidos
Impacto logrado Recomendaciones fuera de Programa
Desviaciones
Causas
Efectos
Alternativas de solucion planteadas
Alternativas de solucion aplicadas
Acciones correctivas realizadas
Calendario de aplicacion

3.5.4 Criterios para la Ejecucion de la Auditoria de Seguimiento

- Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organizacion
referentes a las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes,
con el proposito de atenderlas en la auditoria de seguimiento a realizar
- Entrevistarse previamente a la ejecucion de esta auditoria con los
responsables de las areas involucradas, a fin de obtener un panorama general
del avance en la implantacion de las respuestas
- Especificar el numero de semanas-hombre que comprendera la revision, el
responsable de la supervision y los auditores que participaran en la ejecucion
- Dar prioridad, en la auditoria de seguimiento, a la comprobacion del
cumplimiento en los terminos establecidos y fechas programadas en las
disposiciones de apoyo preparadas, la definicion de medidas correctivas y las
sugerencias de tipo preventivo para evitar la recurrencia de las observaciones
detectadas por el auditor
- Cuando en la auditoria de seguimiento se detecten nuevas irregularidades, se
debera ampliar el alcance de los procedimientos de auditoria, con la finalidad
de plantear al responsable del area las recomendaciones necesarias para
subsanarlas y establecer conjuntamente las fechas compromiso.
FUENTES DE INFORMACION
Franklin E. (2007). Auditoria administrativa. Gestion estrategica del cambio.
Pearson, Prentice Hall : Naucalpan de Juarez, Mexico.
UNAM (S/A). Auditoria tecnologica. Consultado el 11 de Febrero de
2012. Dispo