UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

VICERRECTORADO ACADMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS
COORDINACIN DE ADMINISTRACIN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIN EMPRESARIAL

DISEO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN ESPECFICO PARA

LA COORDINACIN DE PLANIFICACIN, DESARROLLO Y
EVALUACIN CURRICULAR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE
VENEZUELA.

Informe de Pasantas presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar, como requisito
para optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Organizacin Empresarial

Autor: Jos Luis Aguilera

Carnet: 03-2801
C.I.: 17.076.484
Tutor Acadmico: Franklin Carrero
Tutor Profesional: Ruth Daz Bello

Sartenejas, Noviembre 2.009

DEDICATORIA

En especial a mis padres por brindarme todo lo necesario en esta vida y as obtener unas de
las metas ms preciadas para m.
A toda mi familia, por estar siempre atenta y brindarme todo el apoyo necesario cuando
ms lo necesitaba.
A todos mis amigos y compaeros de clases que en algn momento compartieron su
tiempo para hacerme sentir mejor y concederme todo el apoyo necesario.
A mi hermano Miguel ngel Aguilera, por ser el mejor amigo que he tenido, siempre te
recordar y llevar conmigo a donde sea.

iii

RECONOCIMIENTO

Primero y antes que nada, quiero agradecer a Dios, por estar conmigo en cada paso que
doy, por fortalecer e iluminar mi mente y por haber colocado en mi camino a aquellas
personas que han sido soporte y compaa durante todo mi periodo de estudio.

A mi tutor profesional Ruth Daz Bello, por haber compartido gran parte de sus
conocimientos y as contribuir al desarrollo de mis habilidades tcnicas e intelectuales.

A mi tutor acadmico Franklin Carrero, por su ayuda incondicional, paciencia, su esfuerzo

e inters en todo momento, sin su ayuda no hubiese sido posible la realizacin del presente
documento.

A todo el personal que labora en la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y

Evaluacin Curricular de la Universidad Central de Venezuela, ya que dentro de los
mbitos que a cada uno le competen han colaborado sin poner ningn impedimento.

A todos mis ms profundos reconocimientos.

iv

NDICE GENERAL
ndice de Figuras.......................................................................................................vii
Resumen......................................................................................................viii
Introduccin...............................................................................................................01
CAPTULO I.............................................................................................................03
Marco Referencial..............................................................................................03
1.1.- Marco Institucional................................................................................03
1.1.1.- Resea Histrica de la Institucin...........................................03
1.1.2.- Misin.....................................................................................05
1.1.3.-Visin.......................................................................................05
1.1.4.-Poltica de Calidad...................................................................05
1.1.5.- Estructura Organizativa de la Institucin................................06
1.1.6.- Estructura Organizativa de la Unidad de Investigacin.........08
1.2.- Marco Legal...........................................................................................09
1.3.- Diagnstico............................................................................................10
1.3.1.- Descripcin y Anlisis de la Situacin Actual........................10
1.3.2.- Anlisis del Diagnstico del Problema...................................12
CAPTULO II.......................................................................................................14
El Problema......................................................................................................14
2.1.- Planteamiento del Problema..................................................................14
2.2.- Formulacin del Problema.....................................................................15
2.3.- Objetivos de la Investigacin.................................................................15
2.3.1.- Objetivo General.....................................................................15
2.3.2.- Objetivos Especficos..............................................................15
2.4.- Justificacin e importancia....................................................................16
2.5.- Alcance..................................................................................................17
2.6.- Limitaciones..........................................................................................17
CAPTULO III.....................................................................................................18
Marco Terico.................................................................................................18
3.1. Antecedentes de la investigacin............................................................18
3.2. Bases Tericas........................................................................................19
CAPTULO IV....................................................................................................37
Marco Metodolgico.......................................................................................37
4.1.- Tipo de Investigacin............................................................................37
4.2.-Diseo de la Investigacin......................................................................37
4.3.- Instrumento para el Levantamiento de Informacin..............................38
4.4.- Anlisis y Tratamiento de la Informacin.............................................39
4.4.1.- Elaboracin del Cronograma de Actividades.........................40
CAPTULO V......................................................................................................41
Presentacin y Anlisis de los Resultados......................................................41
Conclusiones........................................................................................................43
Recomendaciones................................................................................................44
Fuentes de Informacin.......................................................................................45
v

ANEXOS.47
Anexo A. Manual Organizacional Especfico de la Coordinacin de Planificacin,
Desarrollo y Evaluacin Curricular...................48

vi

NDICE DE FIGURAS

Figura 1. Estructura Organizativa de la Universidad Central de Venezuela. 08

Figura 2. Estructura Organizativa de la Unidad de Investigacin..............................09
Figura 3. Diagrama de Causa-Efecto..........................................................................13
Figura 4: Carta Gantt..................................................................................................40

vii

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

VICERRECTORADO ACADMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS
COORDINACIN DE ADMINISTRACIN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIN EMPRESARIAL

DISEO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN ESPECFICO PARA

LA COORDINACIN DE PLANIFICACIN, DESARROLLO Y
EVALUACIN CURRICULAR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE
VENEZUELA.

Autor: Jos Luis Aguilera

Tutor acadmico: Franklin Carrero
Fecha: Noviembre, 2.009

RESUMEN
El trabajo realizado en la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin
Curricular, consisti en analizar la estructura organizativa actual del departamento. Como
resultado de la investigacin, se revel que los empleados de nuevo ingreso desconocan
ciertas labores propias del cargo por el cual ingresaron, debido entre otras cosas, a la falta
de un documento donde se encuentren plasmadas las labores propias de cada cargo en
especfico. Como respuesta a la presente problemtica, se procedi a desarrollar una
Propuesta de Manual Organizacional Especfico para la Coordinacin de Planificacin,
Desarrollo y Evaluacin Curricular, el cual aportara una definicin de cada cargo
perteneciente al departamento y las respectivas asignaciones del mismo. Para el desarrollo
de la presente propuesta se consideraron los Reglamento de la Comisin Central de
Currculo y Comisin Central de Servicio Comunitario (ambos adscritos a la Coordinacin
de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular), as como entrevistas realizadas a los
coordinadores de dichos departamentos, con el objetivo de definir las asignaciones
especficas da cada cargo. El diseo de la Propuesta del Manual Organizacional Especfico,
se fundamenta en asegurar y suministrar al personal la informacin necesaria para realizar
las labores que les han sido encomendadas, as como en facilitar la seleccin de nuevos
empleados y proporcionarles a los mismos los lineamientos necesarios para el correcto
desempeo de sus atribuciones.
Palabras Claves: Manual, Organizacional, Departamento, Reglamento.
viii

INTRODUCCIN

La evolucin del entorno competitivo revela la creciente necesidad de que las

organizaciones diseen y pongan en prcticas sistemas informativos y de control, para
poder responder a los nuevos retos de gestin tanto desde una perspectiva netamente
operativa como estratgica. La creacin de nuevas estructuras de direccin cada vez ms
flexibles y descentralizadas, el llamado a una mayor eficiencia y nuevas formas de
organizacin, refuerzan el control como actividad de gestin. El dominio por parte de los
directivos de todas las funciones y procesos de las entidades, se ha convertido hoy en da en
una necesidad vital que requiere del conocimiento y dominio de las tcnicas y herramientas
de control.

El Manual Organizacional es una de las herramientas de control empleadas con mayor

frecuencia dentro de las instituciones, debido a que contienen informacin ordenada y
sistemtica, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y
procedimientos de toda la empresa o de un sector definido, lo que hace que los mismos
sean de gran utilidad para lograr una administracin ms eficiente.

El presente trabajo de investigacin tiene como planteamiento fundamental elaborar una

propuesta de Manual Organizacional Interno a la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo
y Evaluacin Curricular de la Universidad Central de Venezuela, con la finalidad de definir
las atribuciones propias de cada cargo del departamento, as como facilitar el proceso de
adiestramiento y capacitacin del personal.

El desarrollo del presente informe se encuentra estructurado de la manera siguiente: El

Captulo I, contiene el marco referencial, el cual incluye el marco institucional, la resea
histrica de la institucin, la misin, la visin, las polticas de calidad, la estructura
organizativa de la institucin y la estructura organizativa de la unidad de investigacin; el
marco legal y el diagnstico, donde se puede apreciar la descripcin y anlisis de la
situacin actual y el anlisis del diagnstico del problema.

El Captulo II contiene el planteamiento del problema, la formulacin del problema, los

objetivos de la investigacin, donde se perciben los objetivos generales y especficos; la
justificacin e importancia del presente documento, el alcance y las limitaciones.

El Captulo III se encuentra estructurado por el marco terico, en el cual se perciben los
antecedentes de la investigacin y las bases tericas necesarias para la realizacin del
presente documento.

Por ltimo, el Captulo IV se encuentra estructurado por la presentacin y anlisis de los

resultados, las conclusiones, las recomendaciones y las fuentes de informacin.

CAPITULO I
MARCO REFERENCIAL

1.1.

Marco Institucional

1.1.1. Resea Histrica de la Institucin

Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular.
Rif: G-20000062-7
Direccin: Universidad Central de Venezuela, Los Chaguaramos.
Caracas, Venezuela.
Telfono: (0212) 605.4964

La Universidad Central de Venezuela fue fundada por Real Cdula del Rey Felipe V el 22
de diciembre de 1721 como Real y Pontificia Universidad de Caracas, en solemne
ceremonia, en la Capilla Universitaria, donde tom posesin del Rectorado el presbtero Dr.
Francisco Martnez de Porras. De sus aulas egresaron los abogados que redactaran el Acta
de Independencia de Venezuela y que escribiran su primera Constitucin, es la institucin
educativa y cultural ms antigua y fecunda del pas.

Ya en los ltimos aos del siglo XVIII, la Universidad de Caracas comienza a vestirse a la
moderna, gracias a Baltasar de los Reyes Marreros, quien inicia la enseanza de la
filosofa racionalista de Locke, Newton, Spinoza, Leibnitz, Descartes y otros pensadores.
Desde ese momento los alumnos y profesores rechazan los postulados de las obras de
Aristteles, Santo Toms, Justiniano e Hipcrates. Al estallar la revolucin de la
Independencia, la vieja universidad colonial y monstica, se torn en aquel entonces ms a
tono con la nueva poca.

A partir del ao 1826, la Universidad de Caracas comenz a denominarse Universidad

Central de Venezuela y, no obstante, el haberse separado Venezuela de la Gran Colombia
en 1830, el viejo nombre se mantiene como recuerdo y respeto a la memoria del Libertador

Simn Bolvar y Jos Mara Vargas que promulgan nuevos estatutos en el ao de 1827;
incorporan nuevas ctedras y laboratorios, eliminan el odioso procedimiento de seleccionar
los alumnos por el color de la piel, aminoran el costo de los ttulos universitarios, aumentan
el sueldo de los catedrticos, suprimen el latn como lengua oficial de la enseanza y dotan
a la Universidad de un inmenso patrimonio econmico, representado en tierras y haciendas.
En tres sitios de Caracas ha funcionado la Universidad: desde su fundacin hasta 1856 al
lado del Palacio Arzobispal donde hoy funciona el Museo Diocesano. En 1857 se muda
para la antigua sede del Convento de San Francisco (hoy, Palacio de las Academias) y
desde 1953, ocupa a plenitud la Ciudad Universitaria, decretada en 1943 por el presidente
Isaas Medina Angarita, proyectada arquitectnicamente por el maestro Carlos Ral
Villanueva y construida, en gran parte, en el gobierno del General Marcos Prez Jimnez.
La actual sede (la Ciudad Universitaria de Caracas) es la ms emblemtica de las obras del
maestro de la arquitectura cuya magnificencia lleg a su mxima expresin el 30 de
noviembre del ao 2000, al ser declarada la Ciudad Universitaria de Caracas (tambin
conocida como sntesis de las artes, por las 107 obras de arte de artistas nacionales y
extranjeros, que hacen vida en ella) Patrimonio Cultural de la Humanidad por la UNESCO.

Para el presente ao, la Universidad Central de Venezuela mantiene una matrcula

estudiantil que ronda los 54.222 estudiantes de pregrado y 8.317 estudiantes de postgrado,
con 8.601 profesores de quienes 3.811 son jubilados; 8.372 empleados profesionales,
administrativos de los cuales 3.858 son jubilados, y 2.883 obreros de quienes 1.679 estn
jubilados, distribuidos en nueve Facultades en Caracas, dos Facultades en Maracay, cinco
Ncleos de estudios supervisados y doce Estaciones Experimentales en diferentes regiones
del pas, conforman la comunidad ucevista.

La Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular, es un departamento

creado a partir de la Coordinacin Central de Currculo. El cambio de denominacin se
aprob mediante el acta 0996 del Consejo Universitario el 7 de Junio del ao 2007. La
funcin primordial del presente departamento, es la de disear e implementar las diversas

polticas enfocadas a garantizar el desarrollo curricular de la Universidad Central de

Venezuela, tanto en pregrado como en postgrado, as como mantener los vnculos con los
entes asesores y consultores del subsistema de educacin superior a nivel regional y
nacional. La presente entidad busca la excelencia de su desempeo laboral, en un constante
asesoramiento educativo a todas las facultades y escuelas de la Universidad Central de
Venezuela; as como el desarrollo de una poltica de constante investigacin y desarrollo,
para de esta forma prestar un mejor servicio a la presente casa de estudio.

1.1.2. Misin

Disear e implementar las polticas dirigidas a garantizar el desarrollo curricular de la

Universidad Central de Venezuela tanto en pregrado como en postgrado y mantener los
vnculos con los entes asesores y consultores del subsistema de educacin superior a nivel
regional y nacional.

1.1.3. Visin

Hacer de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular una entidad

dedicada en pleno al mejoramiento y actualizacin constante de los diversos diseos
curriculares con la participacin activa de los miembros de la comunidad universitaria,
contribuyendo as a la construccin de una sociedad humano-cientfica capaz de reinventar
su propio entorno de forma prctica, efectiva y con autntica responsabilidad social.

1.1.4. Poltica de Calidad

El objetivos fundamental de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin

Curricular es la de controlar el proceso de investigacin, desarrollo, y evaluacin de los
diversos diseos curriculares de las diversas facultades y escuelas de la Universidad Central

de Venezuela, realizando actividades de asesora y anlisis, a fin de contribuir a la

formacin humana, social, intelectual y profesional de los egresados de la misma.

Algunas de las funciones que desempea el personal que labora dentro de la presente
coordinacin son las siguientes:

1. Formular y desarrollar normativas, directrices y estrategias que permitan evaluar las

polticas curriculares de la Universidad Central de Venezuela.
2. Planificar el desarrollo y mantenimiento de los diversos sistemas de informacin
para todos los diseos curriculares y ofertas acadmicas de la Universidad Central
de Venezuela.
3. Promover y asesorar procesos de capacitacin docente que actualicen y
perfeccionen las polticas curriculares permanentes.
4. Desarrollar criterios claros de evaluacin para la acreditacin de los programas de
pregrado y postgrado.
5. Velar por la seguridad fsica, lgica e integral de la informacin del departamento.
6. Elaborar los informe tcnicos que le sean requeridos por las autoridades
universitarias.

1.1.5. Estructura Organizativa de la Institucin

La Universidad Central de Venezuela desempea sus actividades de forma efectiva,

mediante la implantacin de tres niveles jerrquicos claramente definidos en su
organigrama (ver figura 1), los cuales poseen atribuciones que permiten lograr los
objetivos previamente planteados por la institucin.

En el primer nivel del organigrama, se encuentra el Consejo Universitario, quien es el ente

rector de la Universidad Central de Venezuela. El presente organismo se encuentra
asesorado por el Consejo de Apelaciones, Funda UCV, el Fondo Fundacin Andrs Bello,
6

el Fondo fundacin Jubilados, la Comisin Electoral, La Comisin de Auditora Interna, el

Instituto Botnico Tobas Lser y la Comisin de mesa del Consejo Universitario.

El segundo nivel de mando, se encuentra organizado por el Rectorado, el vicerrectorado

acadmico, las diversas facultades y escuelas de la universidad, el vicerrectorado
administrativo y la secretara.

El tercer y ltimo nivel se encuentra compuesto por las dependencias del rectorado, las
cuales son: el departamento de administracin, la comisin de asesora jurdica, bomberos
voluntarios, la direccin de cultura, COPRED, la direccin de informacin comunitaria, la
direccin de extensin, la direccin de deportes, la direccin de TIC, la direccin de
seguridad, la coordinacin de relaciones interinstitucionales, el centro para la paz, la
divisin de ambiente y salud y COMIR. El vicerrectorado acadmico presenta las
siguientes dependencias: la coordinacin de asuntos estudiantiles, el CDCH, el consejo de
estudiantes graduados, SICHT, el instituto de estudios de bioingeniera, SADPRO, EUSBarquisimeto, CENDES, CENAMB, el centro de estudios de Amrica, ctedras libres, el
centro de estudios para la mujer y la coordinacin de planificacin, desarrollo y evaluacin
curricular. El vicerrectorado administrativo cuenta con los siguientes departamentos:
direccin de planificacin y presupuesto, la direccin de administracin y finanzas, la
direccin de recursos humanos, la direccin de servicios administrativos especiales y la
divisin de informtica. Secretara cuenta con los siguientes departamentos: Direccin de
archivo central, la direccin de admisin y registro estudiantil, la direccin de organizacin
de bienestar estudiantil y la divisin de investigacin y anlisis.

Figura 1. Estructura Organizativa de la Universidad Central de Venezuela

Fuente: Manual de Organizacin de la Universidad Central de Venezuela

1.1.6. Estructura Organizativa de la Unidad de Investigacin

La Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular ejecuta sus

actividades en el mbito curricular dentro de las instalaciones de la Universidad Central de
Venezuela, mediante la constitucin de dos unidades de mando perfectamente identificadas
en su estructura organizacional (ver figura 2).

En el primer nivel de organigrama (de arriba hacia abajo) se encuentra el Coordinador de

Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular, el cual tiene como ente asesor a las
diversas comisiones curriculares de las facultades de la universidad y a la comisin de
apoyo administrativo del vicerrectorado acadmico. Cabe destacar que dentro del

organigrama no destacan la comisin central de currculo ni de servicio comunitario, por

ser anteriormente dependencias indirectas del vicerrectorado acadmico.

En el segundo nivel de mando, se encuentra

encuentra ubicada la unidad de proyectos, el cual cumple
con la asignacin principal de evaluar todos y cada uno de los diseos curriculares de las
diversas facultades y escuelas.

Figura 2. Estructura Organizativa de la Unidad de Investigacin

Fuente: Coordinadora del departamento Dr. Ruth Daz Bello.

1.2. Marco Legal

La Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular, como ente

dependiente de un organismo pblico, se debe ajustar tanto a las leyes exigidas por el
estado como a la normativa interna planteada por la Universidad Central de Venezuela.
A continuacin se nombran las leyes, normativas, reglamentos y dems regulaciones a las
que se encuentra sujeta la presente unidad de investigacin:

Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, publicada en Gaceta Oficial N

2.818 del 1 de Julio de 1981.

Ley de Universidades, publicada en Gaceta Oficial N 1.429 Extraordinario del 8 de

Septiembre de 1970.

Ley Orgnica de la Administracin Pblica, publicada en Gaceta Oficial N 37.305

de fecha 17 de Octubre de 2001.

Ley Contra la Corrupcin, publicada en Gaceta Oficial N 5.637 Extraordinario del

07 de Abril de 2003.

Ley sobre Simplificacin de trmites administrativos, publicada en Gaceta Oficial

N 36.845 del 07 de Diciembre de 1999.

1.3. Diagnstico
1.3.1. Descripcin y Anlisis de la Situacin Actual

La Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular y sus departamentos

adjuntos, se encuentran laborando en la actualidad con el fin de lograr crear y difundir el
conocimiento, con el objetivo primordial de contribuir al desarrollo y progreso de la nacin
mediante el mejoramiento constante de los diversos procesos acadmicos y administrativos
de la Universidad Central de Venezuela.

En la Actualidad, la presente unidad es reconocida a nivel nacional como una de las

instituciones que ms aportes ha dado al mejoramiento de la calidad de la educacin
superior en nuestro pas.

La estructura organizacional de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin

Curricular cuenta con una nmina propia de 6 personas de las cuales 2 son coordinadores
de diversos departamentos y 4 son personal de apoyo.

10

El reclutamiento de personal es un conjunto de tcnicas y procedimientos orientados a

atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la
organizacin. El mtodo para el reclutamiento de personal empleado dentro de la
Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular, es mediante anuncios,
siendo los medios de comunicacin ms empleados: el peridico y avisos en las carteleras
dentro de las instalaciones de la universidad, lo cual limita significativamente a los
candidatos por los diversos cargos.
Un factor importante para incrementar la eficiencia de los trabajadores en la Coordinacin
de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular es la capacitacin del personal, la cual
consiste en la preparacin del individuo en un cargo determinado y en el ambiente dentro y
fuera de su trabajo. Una buena evaluacin de las necesidades de capacitacin conduce a la
determinacin de objetivos de capacitacin y desarrollo. En la actualidad, se presenta
dentro de la coordinacin una situacin donde los empleados se encuentran medianamente
capacitados y en muchas ocasiones no cuentan con las herramientas necesarias para llevar a
cabo algunas de las funciones propias del cargo que desempean.

El espacio fsico de una organizacin es fundamental para el buen funcionamiento de la

misma. En caso de que el espacio fsico con el que cuenta una unidad sea demasiado
reducido, el desempeo de sus funciones se realizar de forma significativamente limitada;
mientras que si la zona de trabajo es demasiado amplia, la organizacin incurrir en gastos
de mantenimiento e inclusive arrendamiento innecesarios. La presente unidad de
investigacin cuenta con un espacio laboral bastante reducido para el buen desempeo de
sus labores, lo que limita las asignaciones realizadas principalmente por las unidades de
apoyo.

11

1.3.2. Anlisis del Diagnstico del Problema

Luego de haber recopilado toda la informacin relacionada con las actividades especficas
que se realizan dentro de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin
Curricular, se procedi a avaluar la situacin actual.

Mediante la observacin directa y las entrevistas no estructuradas al personal, se pudo

apreciar que, debido a que la estructura organizativa y muchos de los cargos de la
coordinacin son de reciente creacin, en la actualidad los niveles jerrquicos no se
encuentran claramente definidos, es decir, el personal operativo no conoce ante quien es
responsable directo.

De igual manera, mediante reuniones con el personal que labora dentro de la presente
unidad, se pudo constatar el hecho de que no existe un documento dentro de la
coordinacin, donde se encuentren especificadas todas y cada una de las actividades que
cada empleado ha de realizar. La presente situacin acarrea como consecuencia una
deficiencia en el nivel de produccin de los empleados, debido a que desconocen a
cabalidad las actividades que han de realizar.

Para analizar a profundidad la situacin actual de la unidad de investigacin, se emple el

diagrama de Causa y efecto, tambin conocido como Ishikawa o Diagrama de Esqueleto de
Pescado, el cual es una de las herramientas utilizadas para identificar las causas ms
probables de un problema y para recopilar mayor informacin o analizar los datos.

12

En la Figura 3 se puede apreciar algunos factores que dan vida a la problemtica que
presenta en la actualidad la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin
Curricular, as como el rea al cual pertenecen dichas causas.

Figura 3. Diagrama de Causa-Efecto

Fuente: Obtenido de la investigacin

13

CAPITULO II
EL PROBLEMA

En el presente captulo se presenta el problema objeto de estudio, as como el objetivo

general y los objetivos especficos que se desean alcanzar; de igual manera, se expone la
justificacin e importancia que tiene el estudio y las limitaciones que se presentaron
durante la realizacin del presente estudio

2.1. Planteamiento del Problema

Las Decisiones que tome cualquier empresa en la actualidad sobre su Recurso Humano,
ser un factor fundamental a la hora de determinar el grado de xito que dicha organizacin
posea o pretenda alcanzar. Resulta de suma importancia el esfuerzo coordinado de todo el
personal que labora dentro de la institucin, para poder lograr una administracin efectiva,
lo cual a su vez abre las puertas para que la organizacin alcance los objetivos planteados.
De igual forma vale la pena destacar que una organizacin realmente funcional debe estar
estructurada por un conjunto de cargos funcionales y jerrquicos cuyas normas de
comportamiento deben sujetarse a todos sus miembros. El primer intento de definir y
establecer racionalmente los cargos y tareas desempeadas por las personas se dio con la
administracin cientfica, aspecto en que Taylor fue pionero. En la actualidad, las empresas
suelen contar con un manual organizacional, el cual es una herramienta donde se plasma
todos aquellos cargos con su respectivo nivel jerrquico, atribuciones, normas, entre otros
aspectos; lo cual ayuda al personal reciente a familiarizarse con su trabajo e integrarse con
la cultura organizacional, as como conocer las atribuciones y obligaciones de cada cargo
dentro de la institucin.

Si bien la excelencia de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin

Curricular la ha hecho acreedor de un importante reconocimiento a nivel regional y
nacional en el mbito del desarrollo y actualizacin curricular, vale la pena mencionar que
el presente departamento no cuenta en la actualidad con un Manual Organizacional
14

Especfico, lo cual le proporcionara al menos

tres (3) beneficios, nombrados a

continuacin: 1.- facilidad en el proceso de reclutar y seleccionar adecuadamente su

Recurso Personal; 2.- un mejor conocimiento de las necesidades que impidan el ptimo
desempeo de las actividades realizadas por el personal; 3.- agilidad en el proceso de toma
de decisiones en la alta gerencia.

2.2 Formulacin del Problema

La creacin de un Manual Organizacional Especfico permitir facilitar el proceso de

reclutamiento y seleccin de personal, as como agilizar el proceso de toma de decisiones
dentro de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular?

2.3. Objetivos de la Investigacin

2.3.1 Objetivo General

Disear un Manual de Organizacin Especfico para la Coordinacin de Planificacin,

Desarrollo y Evaluacin curricular, que facilite el proceso de reclutar y seleccionar a los
candidatos a nuevo ingreso, as como detectar deficiencias en las actividades realizadas por
el personal con antigedad dentro de la entidad.

2.3.2. Objetivos Especficos.

-

Identificar las diversas reas que conforman la estructura organizativa de la

Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular.

Recolectar informacin y documentacin de las reglas, manuales y normas

empleadas dentro de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin
Curricular.

15

Definir y describir las funciones especficas de los cargos de la estructura

organizativa de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin
Curricular.

Elaborar una propuesta de Organigrama que se adapte a las polticas de

expansin de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin
Curricular.

Elaborar una propuesta de Manual de Organizacin Especfico para la

Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular que cumpla
con los requerimientos exigidos.

2.4. Justificacin e Importancia

El factor humano es uno de los ms relevantes dentro de cualquier organizacin, ya que del
mismo depende el buen desempeo de sus actividades y el buen cumplimiento de los
objetivos establecidos previamente por la institucin. El personal representa el activo ms
importante con el que cuenta toda empresa, por lo que su efectiva gerencia es la clave del
xito o del fracaso que pueda tener la misma.

Toda organizacin, sin importar que tan grande sea, necesita contar con polticas que le
permitan mantener un orden de las actividades que cada empleado debe realizar segn su
cargo, con la intencin de sacar el mayor provecho al desempeo laboral de los mismos.
En razn de lo antes expuesto se hace evidente la existencia de un Manual de Organizacin
Especfico para la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular, el
cual permita exponer con detalle la estructura orgnica del departamento, sealando los
puestos y la relacin existente entre los mismos; as como describir las tareas especficas de
cada unidad orgnica, lo cual facilita establecer las responsabilidades de cada empleado,
contribuir a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal, y en general,
propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales dentro de la
organizacin.

16

2.5. Alcance
El alcance del presente trabajo de investigacin, contempla el anlisis y revisin de los
reglamentos internos de las diferentes dependencias que integran la Coordinacin de
Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular; as como la necesidad de realizar una
propuesta de Manual Organizacional Interno mediante el estudio y definicin de los
criterios empleados para determinar las responsabilidades de cada puesto de trabajo.

2.6. Limitaciones

Para el desarrollo del presente informe de investigacin se presentaron algunas limitaciones

como se mencionan a continuacin:
-

Carencia de fuentes de informacin interna, lo que impeda un mayor conocimiento

de las actividades dentro de la Organizacin.

Carencia de una mquina procesadora para plasmar los resultados de la

investigacin, lo que dificultaba la transcripcin de los mismos.

17

CAPITULO III
MARCO TERICO

En este captulo se presentan las diversas bases tericas que se vinculan estrechamente con
el desarrollo de la investigacin y que, por consiguiente fundamentan la misma. Se hace
importante aclarar algunos conceptos acerca de la logstica de organizacin, manuales
administrativos, y dems trminos que facilitarn el estudio del problema planteado.

3.1. Antecedentes de la Investigacin

A continuacin se nombran y describen algunas investigaciones realizadas por otros autores

sobre Manuales de Organizacin.

Blanco, Yajaira (2005), de la Universidad Central de Venezuela, realiz una investigacin

titulada Diseo del Manual de Organizacin para la Direccin Administrativa de la
Fundacin para la Cultura y las Artes donde se lleg a la conclusin de que el
documento diseado permiti establecer un control de todas las funciones de dicha
direccin, favoreciendo en gran medida la coordinacin de las actividades.

Mireles, Gerardo (2006), de Torren, Mxico; realiz un documento denominado Manual

de Organizacin de la Maquiladora Viesca 2000, donde pudo concluir que gracias a la
implantacin del presente documento se mejor la cultura organizacional y los empleados
aumentaron la productividad, debido a que se encontraban bien definidas las funciones y
responsabilidades de cada rea de trabajo.

18

Freites, Penlope (2002) de la Universidad Simn Bolvar sede Litoral, llev a cabo una
investigacin denominada Manual de Descripcin y Anlisis de cargos para el
departamento de RRHH de la aerolnea Air France, donde lleg a la conclusin de que
los Manuales de Organizacin Especficos permiten simplificar o distribuir adecuadamente
las funciones del personal del departamento. El control de seleccin y reclutamiento de
personal ser ms efectivo, eficaz y ptimo; y por ende mejora la situacin actual.

3.2. Bases Tericas

3.2.1. Organizacin

El diccionario de la Real Academia Espaola, en una de sus definiciones, menciona que la

organizacin es una asociacin de personas regulada por un conjunto de normas en
funcin de determinados fines.

Ferrel y Hirt (2004) determinan que la organizacin consiste en ensamblar y coordinar

los recursos humanos, financieros, fsicos de informacin y otros, que son necesarios para
lograr las metas, y en actividades que incluyan atraer a gente a la organizacin,
especificar las responsabilidades del puesto, agrupar tareas en unidades de trabajo, dirigir
y distribuir recursos y crear condiciones para que las personas y las cosas funcionen para
alcanzar el mximo xito.

Segn Chiavenato (2004) las organizaciones constituyen la forma dominante de

institucin de la sociedad moderna: son la manifestacin de una sociedad altamente
especializada e interdependiente que se caracteriza por un creciente patrn de vida. Las
organizaciones son muy variables, segn el grado de su estructuracin pueden ser
formales e informales.

19

Yoder (1981) establece que la organizacin formal, es la que aparece trazada en los
diagramas de organizacin. Es la estructura formalmente establecida por los
administradores, quienes definen las tareas que deben ser ejecutadas y asignan
responsabilidades para su ejecucin.

La palabra organizacin proviene del griego rganon, que significa instrumento. Pero
quizs ilustre mejor el significado del presente concepto el uso que en castellano se da al
organismo. ste implica necesariamente:

Partes y Funciones Diversas: Ningn organismo tiene partes idnticas ni de igual

funcionamiento.
-

Unidad Funcional: Esas partes diversas tienen, con todo, un fin comn e idntico.

Coordinacin y Autoconstruccin: Precisamente para lograr ese fin, cada una pone
una accin distinta, pero complementaria de las dems; obran en vista del fin comn
y ayudan a las dems a construirse y ordenarse conforme a una teleologa especfica.

3.2.1.1. Objetivos de las Organizaciones

Los objetivos de la organizacin tcnica pueden clasificarse en dos grupos: los bsicos y
los derivados.

Los objetivos bsicos de una organizacin son los siguientes:

Suplir las limitaciones: Es evidente que ningn hombre puede bastarse por s
mismo, sino que para satisfacer sus necesidades requiere coordinarse con otros, lo
que hace necesariamente dentro de varias organizaciones.

Permitir la comunicacin de valores: No slo nos asociamos con los dems en

razn de nuestras habilidades y limitaciones, sino que tambin lo hacemos para
comunicar a los dems nuestros pensamientos, nuestros afectos, entre otros. Es

20

evidente que muchas de las organizaciones a las que pertenecemos responden a

estos fines.

Lograr la eficacia de la accin con la mayor eficiencia posible: Como se sabe, la

eficacia es lograr las metas u objetivos que nos hemos propuesto, pero es evidente
que mientras mejor nos organicemos lograremos esas metas en mejores niveles y
condiciones y con menor esfuerzo.

Como algunos de los objetivos derivados se pueden mencionar los siguientes:

-

Aumentar nuestras capacidades: Las que cada uno posee rendirn ms cuando las
combine de manera eficiente con las de los dems.

Aprovechar los conocimientos acumulados en el pasado: Esto es claramente

evidente, por ejemplo en las universidades y talleres de trabajo, en los cuales se
transmite a los dems lo que otros lograron descubrir en el pasado.

Ahorrar tiempo: Es evidente que se harn las cosas mucho ms rpidamente

cuando haya coordinacin con otras personas dentro de una organizacin.

Favorecer la especializacin: La organizacin no slo permite, sino que exige en

gran parte, que cada quien se especialice mejor en cada tarea, lo que conlleva un
beneficio de mayor efectividad.

3.2.2. Estructura Organizacional

Los integrantes de todas las organizaciones requieren de un marco estable y funcional el

cual les sirva de base para alcanzar las metas de la organizacin. Robbins (1996) expone
que una estructura organizacional define cmo se dividen, agrupan y coordinan
formalmente las tareas en los puestos.

21

La estructura organizacional se refiere a la forma en que las actividades de una

organizacin se dividen, organizan y coordinan. La descripcin de Ernest Dale acerca de
lo que es organizar, como un proceso de cinco pasos, presenta una buena estructura para el
presente planteamiento.
1. Hacer una lista de trabajo que necesite realizarse para alcanzar los objetivos de la
organizacin.
2. Dividir todo el trabajo en actividades que puedan desempear lgica y
cmodamente individuos o grupos.
3. Combinar las actividades de manera lgica y eficiente.
4. Establecer mecanismo para la coordinacin.
5. Controlar la efectividad de las estructuras organizacionales y ajustarlas a las
necesidades.

3.2.2.1. Caractersticas de la Estructura Organizacional.

A continuacin se nombrarn y definirn algunas particularidades propias de las

organizaciones:

Complejidad: El grado de complejidad es funcin del alcance en que las

actividades se dividen horizontalmente en departamentos separados (como el
departamento de contabilidad y mercadotecnia), el nmero de niveles verticales de
la organizacin (presidente, vicepresidente a nivel ejecutivo, director, entre otros) o
la divisin geogrfica de las actividades de la organizacin.

Formalizacin: Se refiere al grado en el que una organizacin confa en reglas y

procedimientos para dirigir el comportamiento de los empleados.

Centralizacin: Se refiere a la localizacin de la toma de decisiones. Los

administradores a nivel superior se encargan de la toma de decisiones centralizadas.
Los individuos que se encuentran ms cerca del problema se encargan de tomar
decisiones descentralizadas.

22

3.2.3. Divisin del Trabajo

Un objetivo importante de la organizacin es el de lograr efectividad a travs de la divisin

del trabajo. Para Stoner, Freeman y Gilbert (1996), la divisin del trabajo es
descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean
responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de la tarea en general. Para
Quiroga (1999) la divisin del trabajo es un proceso que se sigue para ubicar de manera
eficiente las funciones o actividades entre las personas y las unidades orgnicas de una
organizacin..

La sociedad ha descubierto que los objetivos se pueden lograr si lo que hay para hacer se
reparte entre todos sus miembros. Una vez que se han identificado y dividido las tareas
individuales, es necesario combinarlas en grupos. Esto se lleva a cabo mediante el proceso
que se conoce con el nombre de departamentalizacin, lo cual no es ms que agrupar en
departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tienen una relacin
lgica. Algunos autores creyeron que podan identificar a cuatro modelos fundamentales
para dividir las operaciones y que, si les era posible exponer las ventajas y los
inconvenientes de cada norma, podran resolver los problemas practico, escogiendo
simplemente lo que mejor se amoldara a una situacin determinada. En casi todas las
normas comunes conocidas, se agrupan las operaciones por sectores geogrficos, o por
productos, por clientes o por funciones.

Las divisiones geogrficas, por ejemplo, son las indicadas para el manejo de cadenas de
almacenes cuyas operaciones se hallan dispersas en sitios apartados. Los fabricantes de
productos voluminosos y de bajo precio, tales como el cemento y el ladrillo, por lo comn
tambin dividen su trabajo en territorios atendidos por fbricas separadas.

23

Las divisiones por productos son quizs las que se implantan con mayor frecuencia en las
empresas de mayor tamao, tales como la General Electric que, por ejemplo, tiene un
departamento que disea, fabrica y vende bombillas elctricas y otros que llenan funciones
semejantes para productos tales como grandes generadores, aparatos para el hogar y
motores a reaccin. An las compaas pequeas pueden encontrar ventajas en fundar
fbricas separadas para productos diferentes.

Se puede apreciar divisiones por clientelas en los departamentos de ventas que cuentan con
clientes grandes y pequeos. Los grandes, que poseen departamentos tcnicos de compras,
tienen que recibir un trato diferente al de los pequeos que se interesan simplemente por el
servicio de ventas y por las condiciones crediticias.

Una cuarta norma en la divisin del trabajo es por funciones. Este trmino se emplea a
menudo en forma vaga, refirindose a lo siguiente:

Una clase de trabajo caracterstico, como por ejemplo, la mecanografa o el dibujo.

Toda etapa esencial dentro del proceso total en los negocios; para citar un ejemplo,
tomado de la industrial textil, las etapas pueden ser tan diversas como la compra de
la materia prima, las operaciones de tejido y la entrega de los productos fabricados.

Cualquier aspecto de las operaciones o de la administracin que, por lo general

requiera conocimientos tcnicos y habilidad, como por ejemplo, la abogaca, las
reglamentaciones de seguridad industrial o las relaciones pblicas.

Cuando la administracin pone a la orden de un gerente todas o casi todas las operaciones
relativas a una sola funcin, se dice que la organizacin se encuentra dividida por
conceptos de funciones.

24

3.2.4. Insistencia histrica en la divisin por departamentos

En la primera mitad del siglo XX, casi todos los autores y oradores que abordaban el tema
de la administracin, implcitamente aceptaban que la forma funcional de la organizacin
era la preferible, si era posible implantarla. Reconocan sin discusin que las
especializaciones por tipos de trabajo acrecentaban la eficiencia y sentan que mientras ms
rgida fuese la especializacin, mayor sera la eficiencia.
Frederick Taylor, en su obra acerca de la administracin cientfica, subraya la necesidad
de reducir los requisitos de trabajo, para que no sea necesario una persona con gran
variedad de actitudes, al limitar la variedad de las labores de cada quien, era razonable que
la gerencia confiara en que la persona a quien se asignara estuviera bien informada y fuera
idnea, en lugar de aferrarse a la tradicin y a las reglas empricas.

3.2.5. Jerarquizacin

La departamentalizacin sirve como base para agrupar los trabajos, no obstante sigue
existiendo la necesidad de determinar la forma en la que se incluirn estos en cada grupo.
La vinculacin de los departamentos produce una jerarqua de la organizacin.

Chiavenato (1999) define que jerarquizar es una manera de clasificar las cosas, de
estereotiparlas, con el fin de manejarlas con mayor facilidad. La base para las
descripciones de puestos se encuentra en la divisin y en la departamentalizacin del
trabajo. Si se identifican funciones para cada persona, la organizacin facilitar el dominio
de las operaciones y como consecuencia obtendr una mayor eficiencia.

25

3.2.6. Definicin de cargo

Segn Chruden y Sherman citado por Chiavenato (1990) definen un cargo como:
Una unidad de la organizacin, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo
distinguen de los dems cargos. Los deberes y responsabilidades de un cargo, que
corresponden al empleado que lo desempea, proporcionan los medios para que los
empleados contribuyan al logro de los objetivos en una organizacin.

Bryan Livy define un cargo como la reunin de todas aquellas actividades realizadas
por una sola persona que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar
formal en el organigrama.

3.2.6.1. Descripcin de Cargos

Es el proceso de enumerar las tareas o funciones que conforman un cargo de una

empresa y lo diferencian de los dems; es la enumeracin detallada de las funciones o
tareas del cargo, la periodicidad de la ejecucin, los mtodos aplicados para la ejecucin
de las funciones o tarea y los objetivos del cargo. Bsicamente, es hacer un inventario
de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y responsabilidades que
comprende (Chiavenato 1999).

3.2.6.1.1. Modelos Tericos de Descripcin de Cargos

Existen diferentes modelos tericos para la descripcin de cargos, a pesar de que los
autores consultados coinciden en que no hay un formato estndar ya que pueden variar en
forma considerable de una organizacin a otra.

26

Segn Chiavenato (1999) la descripcin y anlisis de cargos abarca los siguientes

aspectos:

Intrnsecos: Nombre del cargo, posicin del cargo en el organigrama (nivel del
cargo, subordinacin, supervisin y comunicaciones colaterales) y contenido del
cargo (tareas o funciones diarias, semanales, mensuales anuales y espordicas).

Extrnsecos: Requisitos intelectuales (instruccin bsica, experiencia, iniciativa

y aptitudes necesarias), requisitos fsicos (esfuerzo fsico, concentracin y
constitucin fsica), responsabilidades implcitas (por supervisin de personal,
materiales y equipos, mtodos y procesos, dinero, ttulos, valores o documentos,
informacin confidencial y seguridad de terceros) y condiciones de trabajo
(ambiente de trabajo y riesgos inherentes).

Chruden y Sherman dividen la informacin en dos categoras:

Descripcin del puesto: Identificacin (esta seccin mediante el ttulo del

puesto y otros datos de identificacin ayuda a distinguir un puesto entre los
dems de la organizacin), resumen (esta seccin, que a veces recibe el nombre
de descripcin general, sirve para proporcionar un resumen que deber ser
suficiente para identificar y diferenciar las obligaciones de ese con los dems
puestos) y deberes (los deberes y responsabilidades principales del puesto son
cubiertos por declaraciones breves que indican: lo que hace el trabajador, cmo
lo hace y por qu lo hace.

Especificacin del puesto: Requerimientos y habilidades (requerimientos

educacionales,

experiencia,

conocimientos

especficos,

personalidad,

responsabilidad y habilidad manual) y requerimientos fsicos (esfuerzo fsico,

condiciones de trabajo y riesgos ocupacionales.

27

3.2.7. Definicin de Manual

En cualquier puesto de una organizacin se tiene que dedicar algn tiempo de la gestin a
preparar comunicaciones. Existe una gran variedad de formas de comunicacin
administrativa escrita (informes, grficas, memorando, manuales, control de proyectos,
entre otros). El medio ms empleado por las organizaciones para comunicar las decisiones
referentes a procedimientos, polticas, antecedentes, aspectos tcnicos, entre otros, son los
manuales.

Quiroga (1999) define que manual como un documento que contiene, en forma ordenada
y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y/o
procedimientos de una organizacin que se consideren necesarios para la mejor ejecucin
del trabajo.

Continolo G. Lo conceptualiza como Una expresin formal de todas las informaciones e

instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite
encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo.

Un manual administrativo hace que las instrucciones sean definitivas, permite resolver
rpidamente las malas interpretaciones, muestra a cada uno de los empleados cmo encaja
su puesto en el total de la organizacin y les indica la manera en que pueden contribuir
tanto al logro de los objetivos de la empresa como al establecimiento de buenas relaciones
con los dems empleados. Esta informacin, as como las instrucciones y descripciones de
procesos, tambin legar a los jefes a travs del manual. Ms an, esta herramienta facilita

28

el entrenamiento del personal recin llegado, ya que proporciona la informacin que

necesitan en forma sistematizada.

3.2.7.1. Objetivos de los Manuales

Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicacin de las

polticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y
dependiendo del grado de especializacin del manual; Gonzlez M. define los siguientes
objetivos:

Presentar una visin de conjunto de la organizacin.

Precisar las funciones de cada unidad administrativa.

Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin.

Precisar la secuencia lgica de las actividades de cada unidad administrativa.

Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa.

Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un rea especfica.

Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso

facilitando su incorporacin al organismo.

Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

3.2.7.2. Tcnicas de Elaboracin de los Manuales

Existen tres tcnicas para la elaboracin de los manuales, los cuales son descritos a
continuacin:

Verificar los puntos o asuntos que sern abordados: En este punto se especifica
en si los asuntos o puntos de mayor relevancia que debe contar el manual.

29

Detallar cada uno de los asuntos: Esta parte permite recopilar los datos sobre los
asuntos que se va a tratar mediante el hecho de observar cmo se realiza el trabajo
aclarando la forma en que el servicio es realizado.

Elaborar una norma de servicio que deber ser incluida en el manual: Esta
ltima tcnica deber explicar el porqu, el cmo, quin lo hace y para qu. Deber
ser redactado en forma clara y sencilla.

3.2.7.3. Tipos de Manuales

-

Manual de Organizacin: El manual de organizacin describe la organizacin

formal, mencionando para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo,
funciones, autoridad y responsabilidad.

Manual de Polticas: El manual de polticas contiene los principios bsicos que

regirn el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones

Manual de procedimientos y normas: El manual de procedimientos y normas

describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las normas a
cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos
procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin

Manual del especialista: El manual para especialistas contiene normas o

indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios.
Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que
cumplen iguales funciones.

Manual del empleado: El manual del empleado contiene aquella informacin que
resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas
que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en el momento de la
incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que
desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados,
derechos y obligaciones, etc.

30

Manual de Propsito mltiple: El manual de propsitos mltiples reemplaza total

o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la
dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin y
mantenimiento.

3.2.7.4. Beneficios de los Manuales

-

Flujo de informacin administrativa.

Gua de trabajo a ejecutar.

Coordinacin de actividades.

Uniformidad en la interpretacin y aplicacin de normas.

Revisin constante y mejoramiento de las normas, procedimientos y controles.

Simplifica el trabajo como anlisis de tiempo.

3.2.7.5. Limitaciones de los Manuales

Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe

afrontarse.

Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su

contenido acarrea su total inutilidad.

No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que

evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.

31

3.2.8. Manual de Organizacin

El Manual de Organizacin es un documento elaborado sistemticamente para satisfacer las
necesidades que poseen todas las organizaciones de contar con un instrumento que sea
comprensible y til. El presente manual administrativo expone con detalle la estructura
organizacional de la empresa, sealando los puestos de trabajo y la relacin que existe entre
ellos. Explican la jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad, y las funciones y
actividades de las unidades orgnicas de la empresa. Por lo general contienen grficas de la
organizacin y descripcin de puestos. Un manual de Organizacin complementa con ms
detalles la informacin que bosqueja un organigrama.

3.2.8.1. Tipos de Manuales de Organizacin

Bsicamente existen dos clases de manuales organizacionales: los manuales generales y los
especficos.
-

Manuales Generales de Organizacin: Son aquellos que abarcan toda una

empresa. Por lo comn, los manuales generales de organizacin contienen una parte
en la que incluyen los antecedentes histricos de la empresa.

Manuales especficos de Organizacin: Son aquellos que se ocupan de una

funcin operacional, un departamento en particular o una seccin de la
organizacin. Contiene un apartado referente a la descripcin de puestos.

3.2.8.2. Objetivos del Manual de Organizacin

El manual de organizacin es un documento oficial cuyo propsito es describir la estructura
de funciones y departamentos de una organizacin, as como las tareas especficas y la
autoridad asignada a cada miembro del organismo.

32

Los objetivos del manual de organizacin son:

-

Presentar una visin de conjunto de la organizacin.

Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgnica para deslindar

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal y

propiciar la uniformidad en el trabajo.

Evitar la repeticin de instrucciones para ahorrar tiempo y esfuerzos en la

ejecucin del trabajo.

Facilitar el reclutamiento y seleccin de personal.

Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporacin a las

distintas unidades orgnicas.

Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

3.2.8.3. Importancia del Manual de Organizacin

La tarea principal de un administrador es organizar, delegar, supervisar y estimular. Esto
hace evidente que existe una secuencia de acciones a seguir y se indica que:
-

Antes de delegar los puestos de trabajo es necesario organizar los recursos con
que cuenta la empresa.

La delegacin que induce el establecimiento de normas de actuacin debe

preceder el acto de supervisin.

Los jefes deben delegar y vitalizar las normas de actuacin y reconocimiento y

recompensar la ejecucin del trabajo para motivarlos.

La accin de organizar no se limita a desarrollar un manual de organizacin, tambin se

ocupa de centralizar los objetivos del organismo; el anlisis de los bienes o servicios,
comercializacin, finanzas, administracin de personal, presupuesto y una apreciacin de
las habilidades y capacidades del personal con que se cuenta. De una estimacin de stos y

33

otros factores relacionados entre s, se deriva un plan de organizacin que se expresa

generalmente en un organigrama.

Algunos manuales slo contienen organigramas, otros tambin contienen grficas y

material con el que se desea indicar:

Los objetivos de la empresa.

Los canales de comunicacin.

Las bases sobre las que se diseo la estructura orgnica (por procesos, por
funciones, por productos, entre otros).

Las relaciones del personal con autoridad de lnea y de asesora.

Los deberes y responsabilidades de cada puesto especfico.

Un Manual de Organizacin es el producto final tangible de la planeacin organizacional.

En la medida en que el manual contenga los aspectos anteriormente indicados, la direccin
superior manifiesta su responsabilidad para organizar los recursos humanos e indicar dnde
y quin debe hacer el trabajo. Cuando no se cuenta con un manual de organizacin, o
cuando se dispone de uno pero el mismo no se encuentra actualizado, o slo se limita a
grficas, es de suponer que la planeacin de la organizacin no se realiz de manera
sistematizada.

3.2.9. Diagrama Causa-Efecto

El diagrama causa-efecto fue diseado por Kauro Ishikawa; por tal razn tambin se le
denomina diagrama de Ishikawa aunque popularmente se le conoce como diagrama de
espina de pez por la forma que adopta.

34

El Diagrama causa-efecto permite estructurar, de una manera lgica y sistemtica, las

causas del problema que se est tratando de resolver. En este proceso, se parte de la
definicin precisa de un problema y, mediante un anlisis exhaustivo y riguroso de la
situacin, se construye el diagrama para determinar las causas que influyen sobre l. El
diagrama causa-efecto se construye en tres fases:

Fase 1: Definicin del problema a Estudiar. En primer lugar, es necesario

efectuar una precisa definicin del problema objeto de estudio, pues cuanto mejor
definido est, ms eficaz y riguroso ser el anlisis de las causas.

Fase 2: Generacin de las Causas. Mediante una tcnica de generacin de ideas,

los miembros del grupo elaboran las posibles causas que estn afectando al

problema. Seguidamente, se pasa a buscar todas las posibles causas que pueden
influir sobre el efecto.

Fase 3: Construccin del Diagrama. Permite estructurar de forma lgica y

sistemtica las causas del problema. Su construccin se inicia escribiendo y
recuperando, en la parte derecha del papel, el problema (efecto) que se va a
estudiar. A continuacin se dibuja una flecha que apuntando al efecto centre la
atencin sobre l (la columna vertebral del pescado) El siguiente paso consiste en
colocar las espinas principales, que se corresponden con las cuatro familias en
que ms se agrupan las causas de los problemas:

Polticas: aspectos que guan a los miembros de una organizacin.

Persona: Aspectos referidos al recurso humano.

Mtodo: La forma de hacer las cosas.

Medio: Ambiente fsico y humano; esto es, condiciones de trabajo,

ergonoma, entre otras.

35

Fase 4: Asignacin de las Causas a las categoras. El paso siguiente ser colocar
las causas detectadas, en el problema concreto que se est resolviendo, en cada una
de las familias, tambin en forma de flechas. Para cada causa, se utilizar un
nombre (una o dos palabras) que permita su identificacin de manera fcil e
inequvoca.

36

CAPITULO IV
MARCO METODOLGICO

En el presente captulo se presenta el tipo de Investigacin que fue realizada, adems de los
instrumentos empleados para el levantamiento de la informacin, el tratamiento y anlisis
de la informacin y las etapas que se cumplieron para la elaboracin del informe.

4.1. Tipo de Investigacin

Tomando como problema principal las carencias existentes en el proceso de reclutamiento

y seleccin de personal, as como las deficiencias en las actividades realizadas por el
personal que labora dentro de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin
Curricular, se utiliza el tipo de investigacin denominado explicativa.
Segn Arias (2006),

Las investigaciones explicativas parten de descripciones

suficientemente exhaustivas de una cierta realidad bajo estudio y de la necesidad de

conocer por qu ciertos hechos de esa realidad ocurren del modo descrito, es decir, de la
necesidad de encontrar ciertas relaciones de dependencia entre las clases de hechos que
fueron formuladas en la fase anterior de la secuencia. El objetivo central de estas
investigaciones consiste en proveer modelos tericos que permitan elaborar predicciones
dentro del rea efectiva a la cual se refiere el modelo.

4.2. Diseo de la Investigacin

Segn Arias (2006), el diseo de investigacin es la estrategia general que adopta el

investigador para responder al problema planteado. La presente investigacin se
encuentra orientada hacia el diseo de campo.

Segn el Manual de Trabajos de Grado, de Especializacin y Maestra y Tesis

Doctorales de la UPEL (2003), se entiende por investigacin de campo, como el anlisis
sistemtico de problemas en la realidad, con el propsito bien sea de describirlos,

37

interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y

efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de mtodos caractersticos de cualquiera
de los paradigmas o enfoques de investigacin conocidos o en desarrollo.

4.3. Instrumento para el Levantamiento de Informacin

La metodologa utilizada para elaborar el levantamiento de informacin necesaria en
realizar esta documentacin, se baso en la aplicacin de las siguientes herramientas
metodolgicas:

Se hizo necesario la realizacin de reuniones con la

Coordinadora de Planificacin,

Desarrollo y Evaluacin curricular afn de obtener una visin general de la Organizacin y

de los Objetivos del departamento, al mismo tiempo se realizaron entrevistas a las
secretarias, as como a la jefa de la Comisin Central de Servicio Comunitario con el
propsito de conocer las actividades diarias que se realizan dentro de la Coordinacin de
Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular; y por ltimo se cont con el apoyo del
resto del personal que labora dentro del departamento, el cual proporcion informacin
importante acerca de la realidad del mismo.

Una serie de entrevistas no estructuradas se aplicaron a la Coordinadora de Planificacin,

Desarrollo y Evaluacin Curricular, a las secretarias y a la jefa de la Comisin Central de
Servicio Comunitario, con el propsito de adquirir informacin concerniente a las
actividades propias de cada puesto de trabajo. La aplicacin de esta tcnica permiti que los
entrevistados expresaran con facilidad sus comentarios logrando as,

obtener una

informacin ms precisa sobre la manera en la cual realizan el trabajo y conocer los

criterios empleados para la toma de decisiones dentro del departamento. La entrevista se
baso en preguntas abiertas las cuales fueron respondidas dentro de una conversacin, lo que
trajo como resultado la adquisicin de informacin concreta y precisa en relacin con las
actividades pertinentes a cada cargo.

38

La observacin directa Representa la ms comn de las tcnicas de investigacin, la cual

puede ser aplicada en el rea fsica donde se desarrollan las actividades de inters de
estudio dentro de la organizacin. Permite, distinguir con exactitud, la forma en que se
lleva a cabo los procesos y verificar la secuencia de pasos especficos a seguir para la
ejecucin de los mismos.

El grfico de Gantt ser empleado en el proceso de planificacin del desarrollo de la

presente investigacin encontrndose involucradas las actividades ejecutadas, as como el
periodo durante el cual se realizaron dichas asignaciones.

4.4. Anlisis y Tratamiento de la Informacin

Para el anlisis del estudio se procedi a la revisin de la informacin suministrada por la

Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular; En esta etapa del
estudio se consideraron todos los documentos relacionados con la estructura organizativa
del departamento y las atribuciones de cada empleado; as como las normas legales y
reglamentos internos que se nombran a continuacin:

Reglamento interno de la Universidad Central de Venezuela.

Organigrama Estructural de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin

Curricular.

Reglamento interno de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin

Curricular.

Funciones especficas de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin

Curricular.

39

Posteriormente, se procedi a realizar las entrevistas con la coordinadora de Planificacin,

Desarrollo y Evaluacin Curricular, las secretarias y la jefa de la Comisin Central de
Servicio Comunitario, con el propsito de conocer el modo en el que desempean sus
labores y conocer los criterios empleados para la toma de decisiones dentro del
departamento.

Luego se ubic y revis la bibliografa relacionada con la estructura, la misin, visin y

valores de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular, as como
normas para disear un Manual Organizacional Especfico; de manera similar, se revisaron
distintas bibliografas pertinente a las funciones especficas de los cargos de la estructura
organizativa de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular, lo
cual facilit el desarrollo de los aspectos tericos que sustentan la investigacin.
A continuacin se llevo a cabo el anlisis de la informacin; la presente etapa consisti en
evaluar las bases tericas encontradas y los requerimientos del personal.

De manera subsiguiente se realiz La Propuesta del Manual Organizacional Especfico;

Esta actividad se ejecut progresivamente durante siete (7) semanas. En el presente
documento se detallan todas y cada una de las atribuciones de los diversos cargos
pertenecientes a la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular.

Por ltimo se llevo a cabo la discusin y evaluacin de la Propuesta del Manual

Organizacional Especfico; En Esta etapa se realiz la evaluacin del Manual
Organizacional Especfico con las autoridades de la Coordinacin de Planificacin,
Desarrollo y Evaluacin Curricular, y su consiguiente discusin para su aprobacin.

Para utilizar adecuadamente la informacin suministrada por la Coordinacin de

Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular, durante todo el periodo de investigacin
se procedi de la siguiente manera:

Revisin y verificacin de la informacin obtenida a fin de eliminar la duplicidad y

verificar la certeza con las personas involucradas.
40

Clasificacin y organizacin de la informacin con el objeto de comprobar y verificar la

operatividad del sistema y comprobacin.

Familiarizacin con la estructura organizacional del departamento.

Familiarizacin con el reglamento interno

interno de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y
Evaluacin Curricular.

4.4.1. Elaboracin del Cronograma de Actividades

En la Figura 4 se presenta el cronograma de actividades en el cual se muestran las

acciones realizadas y el tiempo que empleado para ejecutar cada una de ellas.

Figura 3. Carta de Gantt

Fuente: Elaboracin Propia

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CAPITULO V
PRESENTACIN Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS

En el presente captulo se presentarn los resultados obtenidos de la investigacin realizada

en la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular de la Universidad
Central de Venezuela.

5.1. Propuesta

De acuerdo a los resultados arrojados por la investigacin realizada, se revel la necesidad

de un instrumento que facilite el proceso de comprensin, ejecucin y direccin de las
asignaciones que se llevan a cabo dentro de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y
Evaluacin Curricular, en tal sentido se propuso como respuesta a tal problemtica, el
diseo de un Manual de Organizacin Especfico (ver Anexo A) con el propsito de
contribuir al cumplimiento efectivo de tales funciones, facilitar el proceso de reclutamiento
de personal y agilizar el proceso de toma de decisiones por parte de la alta gerencia. Del
mismo modo, con la aplicacin de la propuesta diseada, se busca integrar al personal de la
coordinacin, a fin de mejorar la relacin laboral y cumplir con las obligaciones de la
presente unidad de trabajo de una forma mucho ms efectiva.

5.1.1. Definicin de la Propuesta

El Manual Organizacional Especfico diseado, es un documento que contiene la

informacin bsica correspondiente a la misin, visin y valores de la Coordinacin de
Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular; as como las definiciones de las tareas y
actividades que cada empleado ha de desempear dependiendo de su cargo dentro de la
institucin.

42

5.2. Estructura del Manual de Organizacin

El Manual de Organizacin Especfico se encuentra estructurado de la siguiente manera:
-

Portada.

ndice de Contenido.

Introduccin.

Captulo I: Aspectos Generales del Manual.

Objetivo del Manual.

Alcance.

Normas Generales del Manual.

Base Legal.

Hoja de Vida del Manual.

Captulo II: Descripcin y Funciones del Departamento.

-

Misin.

Visin.

Responsabilidad.

Objetivo del Departamento.

Estructura Organizacional del Departamento.

Organigrama del Departamento.

Cuadro de Asignacin de Personal del Departamento.

Descripcin General y Funciones de las Dependencias.

-

Coordinador de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular.

Secretara.

Coordinador de la Comisin Central de Currculo.

Jefe de la Unidad de Planificacin Curricular.

Jefe de la Unidad de Proyecto y Desarrollo Curricular.

Jefe de la Unidad de Evaluacin Curricular.

Jefe de la Comisin Central de Servicio Comunitario.

43

CONCLUSIONES

En este captulo se presentarn las conclusiones del estudio, as como tambin las
recomendaciones dadas a la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin
Curricular.

La elaboracin de la propuesta de Manual Organizacional Especfico, les permiti a todos

los trabajadores de la Coordinacin conocer de forma concreta cules eran sus atribuciones
y ante quin se hacen responsable de cumplir todas y cada una de sus actividades. Cabe
destacar que, el diseo del presente manual administrativo constituye una herramienta de
alto valor en el Control de Gestin como instrumento de aplicacin del Sistema de Control
Interno en la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular. De igual
manera, el presente documento constituye una fortaleza para el Sistema de Control Interno
pues facilita la realizacin de las actividades fundamentales que permitan el cumplimiento
de las metas y objetivos trazados por la entidad.

La experiencia de laborar directamente con el personal de la Coordinacin de Planificacin,

Desarrollo y Evaluacin Curricular de la Universidad Central de Venezuela, le permiti al
pasante obtener de manera concreta y eficaz, informacin acerca de cada uno de los
departamentos de la presente unidad, brindndole la oportunidad de conocer todas y cada
una de las funciones de cada empleado adscrito a la coordinacin, as como experimentar
las vivencias diarias que acontecen dentro del presente organismo pblico.

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RECOMENDACIONES

Para la Organizacin:
1. Actualizar peridicamente el contenido del Manual Organizacional Especfico para
mayor efectividad, con el propsito de establecer los correctivos pertinentes para su
mejor aplicacin.
2. Elaborar manuales de Normas y Procedimientos donde se establezcan los
lineamientos generales que se deben cumplir al momento de realizar el trabajo
dentro de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular, a
fin de clarificar a los nuevos empleados cmo se deben realizar las actividades.
3. Solicitar el traslado de la Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin
Curricular a un local ms amplio con el fin de facilitar las labores realizadas dentro
de la entidad.
4. Realizar actividades extra laborales con el propsito de incentivar al personal y
fomentar la unin y simbiosis de los empleados de los diversos escalafones de la
institucin.
5. Es importante incentivar a los empleados a mejorar y prepararse continuamente con
el objetivo de realizar las actividades diarias de manera ms eficiente.

Para la Universidad:
Generar convenios con diversa empresas con el propsito de proporcionarles a aquellos
estudiantes que se le dificulta la consecucin de las pasantas una opcin para realizar las
mismas.

45

FUENTES DE INFORMACIN

Textos:

ARIAS, Fidias. El Proyecto de Investigacin. Introduccin a la Metodologa

Cientfica. 5ta. Edicin. Venezuela, Editorial Episteme. 2006.

BALESTRINI, M. Como se elabora el Proyecto de Investigacin. 6ta. Edicin.

Venezuela, BL Consultores. 2002.

CHIAVENATO, Idalberto. Administracin de Recursos Humanos. 2da Edicin.

Colombia, McGrawHill. 2004.

KATZ y KAHN. Psicologa Social de las Organizaciones. Mxico, McGrawHill.

1986.

MELINKOFF, R. Los Procesos Administrativos. Venezuela, Editorial Panapo.

1990.

QUIROGA, G. Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica. Mxico,

Editorial Trillas. 2004.

RAMIREZ, T. Como hacer un proyecto de investigacin. 2da Edicin. Venezuela,

Carrhel C.A. 1999.

Universidad Pedaggica Experimental Libertador. Manual de Trabajos de Grado de

Especializacin y Maestra y Tesis Doctorales. 3ra Edicin. Venezuela, Fedupel.
2003.

46

Tesis:

BLANCO, yajaira. Diseo del Manual de Organizacin para la Direccin

Administrativa de la Fundacin para la Cultura y las Artes. Trabajo Especial de
Grado, Universidad Central de Venezuela. 2005.

FREITES Penlope. Manual de Descripcin y Anlisis de Cargos para el

departamento de RRHH de la aerolnea Air France. Trabajo Especial de Grado,
Universidad Simn Bolvar sede Litoral. 2002.

MIRELES, Gerardo. Manual de Organizacin de la Maquiladora Viesca 2000.

Trabajo Especial de Grado, Mxico. 2006.

Otras Fuentes de Informacin:

Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, publicada en Gaceta Oficial N

2.818 del 1 de Julio de 1981.

Ley de Universidades, publicada en Gaceta Oficial N 1.429 Extraordinario del 8 de

Septiembre de 1970.

Ley Orgnica de la Administracin Pblica, publicada en Gaceta Oficial N 37.305

de fecha 17 de Octubre de 2001.

Ley Contra la Corrupcin, publicada en Gaceta Oficial N 5.637 Extraordinario del

07 de Abril de 2003.

Ley sobre Simplificacin de Trmites Administrativos, publicada en Gaceta Oficial

N 36.845 del 07 de Diciembre de 1999.

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Anexos

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ANEXO A. MANUAL ORGANIZACIONAL ESPECFICO DE LA

COORDINACIN DE PLANIFICACIN, DESARROLLO Y EVALUACIN
CURRICULAR

A continuacin se presenta la Propuesta de Manual Organizacional Especfico para la

Coordinacin de Planificacin, Desarrollo y Evaluacin Curricular de la Universidad
Central de Venezuela.

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