UNIDAD 4

Mecnica del proceso

administrativo
Garca Mauricio Zabdiel
Moreno Daz Aln Jess
Tierrafria Flores Eric

PLANEACIN
La planeacin es la fase inicial de todo proceso administrativo,
toda organizacin requiere de esta etapa preliminar para el
logro de una eficiencia mxima.

Para desarrollar adecuadamente la

planeacin es necesario llevar acabo
una serie de etapas que son conocidas
tambin como elementos fundamentales
de la planeacin.

ELEMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN

VISIN:

La visin es una proyeccin de lo que la

organizacin desea ser en un largo plazo, una declaracin
de la visin responde a esta pregunta: Qu queremos
llegar a ser?.

MISIN: La misin es el propsito fundamental que tiene

la organizacin, empresa o institucin. Esta declaracin
debe responder a una pregunta clave: Cul es Nuestro
Negocio?

ELEMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN

POLTICAS: Las polticas son una gua para orientar la accin o

criterios a seguir para la toma de decisiones, en problemas que se

reten una y otra ves, dentro de la empresa misma. Las polticas
definen un rea dentro de la cual debe tomarse una decisin.

REGLAS O NORMAS: Las reglas describe la accin requerida y

especifica. Regula la conducta de cada miembro de la organizacin.
PROGRAMAS: Un programa establece la secuencia de acciones que
habr de realizarse y el tiempo que tomar para ejecutar cada una de
las partes del programa mismo.

ELEMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN

OBJETIVOS: Un objetivo es un fin a alcanzar. Si una organizacin o

empresa, no considera sus objetivos, simplemente esa empresa ser

como un barco a la deriva del mar. Los objetivos son claves, y deben
ser siempre especificados dentro de la organizacin misma.
oEs imprescindible siempre establecer los objetivos por escrito.
oEl objetivo debe ser perfectamente claro y bien definido para darse a
conocer a todos.
oDeben ser estables, es decir fijar los objetivos, sin ser cambiados
durante el proceso de planeacin.

CLASIFICACIN DE OBJETIVOS
OBJETIVOS GERENCIALES: Son establecidos por los miembros de mayor
jerarqua de la organizacin o bien de la empresa. As mismo estos
objetivos abarcan toda la empresa, en toda su extensin.
OBJETIVOS DEPARTAMENTALES: Estos objetivos tienen a limitarse a los
departamentos, y siempre deben ser subordinados por los objetivos
gerenciales.
OBJETIVOS OPERACIONALES: Son los que se establecen en los ltimos
niveles de la jerarqua empresarial, y por supuesto son subordinados por
los objetivos gerenciales y departamentales.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
PRINCIPIO DE LA UNIVERSALIDAD.
La planeacin debe comprender suficiente cantidad de factores como
tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al
desarrollar el plan sea suficiente.

PRINCIPIO DE RACIONALIDAD.
Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados
lgicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y
tambin los recursos necesarios para lograrlos.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
EL PRINCIPIO DE LA PRECISIN.
Cuando carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es
propiamente tal, sino un juego de azar, ya que, mientras el fin buscado
sea impreciso, los medios que coordinemos sern necesariamente
ineficaces.
EL PRINCIPIO DE FACTIBILIDAD.
Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes
demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La
planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que
actan en el medio ambiente.

TCNICAS CUANTITATIVAS Y
CUALITATIVAS DE PLANEACIN

 Cuantitativa (Anlisis de series temporales): Aplican

un conjunto de reglas matemticas a una serie de datos
anteriores para predecir resultados futuros.
Cualitativa (Jurado de opinin): Combina y promedia
las opiniones de expertos. Utilizan el juicio y las opiniones
de conocedores para predecir resultados futuros.

Tcnicas Cualitativas
Para la toma de decisiones se requiere recoger
informacin sobre un problema dado a consultar
expertos en el campo especfico y confiar en su
experiencia.
Algunas de las tcnicas que existen son:
La pecera
Lluvia de ideas
Sinctica
Interaccin didctica
Planeacin por consenso
Negociacin colectiva
Tcnica Delphi
Metodologa ZOOP

Lluvia de ideas
Consiste en reunir un grupo de
personas interesadas en darle solucin
al problema, las reglas consistirn en:
1. Se prohben las crticas a las ideas.
2. Se da la bienvenida a las ideas
extravagantes. Siempre es ms fcil
suavizar o descartar las ideas; pero es
muy difcil generarlas.
3. Se lucha por la cantidad y no por la calidad.
4. Se trata de encontrar combinaciones y
cambios valiosos, animando a los participantes
para que adiciones o modifiquen las sugerencias
de los dems.

Sinctica
Este mtodo se asemeja a la lluvia de
ideas, pero la solucin final al problema
se obtiene con una metodologa ms
estructurada.
1. El problema se estudia a fondo. Todos los
miembros del grupo deben familiarizarse
totalmente con la naturaleza y las limitaciones
del problema antes de sugerir una solucin.
2. El lder soluciona una parte clave del
problema la cual se utiliza como un segmento
para ser analizado.

3. Los miembros del grupo emplean diferentes medios

para aportar ideas sobre el segmento seleccionado.
4. Debe hacer en el grupo por lo menos un experto que
evale la viabilidad de las ideas y descarte las que no
son viables.

Sinctica vs Lluvia de ideas

1. La lluvia de ideas suele parecer inconvenientes para algunos gerentes, ya
que se considera como una prdida de tiempo en algunos casos. A
diferencia de Sinctica, donde se da un tratamiento ms riguroso con
personas especializadas.
2. En la lluvia de ideas, se da la oportunidad a personas que quieran
participar en un problema a que lo hagan, as se les da motivacin al
brindarles importancia en las decisiones de la organizacin.

Tcnica Delphi
Es un mtodo para predecir el futuro utilizando expertos en el rea
a la cual pertenece el problema.
Consiste en cuatro etapas:
1. A cada miembro se le asigna un cuestionario sobre su rea de
especializacin.
2. Al da siguiente, se muestran las respuestas dadas, y se hace otro
cuestionario para pedir opinin .

3. Se registra un conjunto de opiniones sobre las

preguntas y las respuestas planeadas, y se
explican aquellas respuestas ms diferentes.
4. Se toma la decisin a partir de las opiniones y
razones dadas por los expertos.

Negociacin colectiva
Cuando los bandos opuestos se renen, cada uno
llega con una estrategia a la mesa de reunin, la
cual incluye la lista de los beneficios que desean
conseguir y una posicin que sustenta cada
beneficio. Si la sustentacin de las posiciones
coincide, es posible llegar a un acuerdo final, en
caso contrario es posible el acuerdo.

Metodologas ZOOP
ZOPP es la sigla de denominacin alemana:
Z iel
O rientierte
P rojekt
P lanning
Es decir, Planificacin De Proyectos Orientada A Objetivos.

Caractersticas de ZOOP
Procedimiento de planificacin por pasos sucesivos
Visualizacin y documentacin permanente de los pasos de
planificacin
Enfoque de equipo
Esta metodologa est basada en la construccin de diagramas y
rboles que ayudan a obtener una mejor planeacin.

Para elaborar el rbol de problemas

1. Identificar los principales problemas en la situacin que est
analizando
2. Formular en pocas palabras el problema central
3. Anotar las causas del problema central
4. Anotar los efectos provocados por el problema central
5. Elaborar un esquema que muestre las relaciones causa efecto en
forma de un rbol de problemas
6. Revisar el esquema completo y verificar su validez e integridad

Tcnicas cuantitativas
Son tcnicas basadas en
anlisis rigurosos que
estn
sustentados
matemticamente, estn
diseados para brindar la
mayor
confianza
y
reducir la incertidumbre
al tomar decisiones.

Las herramientas cuantitativas como apoyo

para la toma de decisiones tienen
ventajas, como son, poder dividir
problemas complejos en fragmentos
menores que pueden ser diagnosticados
fcilmente.

 Matriz de resultados
rboles de decisiones
Teora de colas
Teora de redes
La simulacin
El anlisis de Markov
Sistema de inventarios

Redes
Se usan principalmente cuando se
va a evaluar el tiempo en el que
se realiza un proceso.
Son ampliamente aplicables a
proyectos que cubren diversas
operaciones o etapas, distintos
recursos, varios y diferentes
rganos involucrados, plazos y
costos mnimos.

rbol de decisin
Los rboles de decisin
permiten a la direccin
evaluar los resultados de
una
secuencia
de
decisiones
que
se
refieren a un problema
particular.

Matriz de resultados
Es un instrumento muy
utilizado que muestra
los posibles resultados
que se pueden conseguir,
al
seguir
cursos
alternativos de accin
(estrategias)
en
diferentes
circunstancias.

Teoria de colas
Se sita generalmente en
alguna de las siguientes
categoras:
Problemas de comunicacin
telefnica.
Problemas de trfico.
Problemas de averas de
maquinaria.

EL SISTEMA DE INVENTARIOS
Ayudan al control de los costos totales de
inventario; estos enfoques pueden reducir
exitosamente el costo total de comprar para
almacenar, de llevar el inventario y de
quedarse sin l.

Simulacin
Es un procedimiento que estudia un problema al
crear un modelo del proceso involucrado en ese
problema y despus, mediante una serie de
soluciones por tanteos organizados, intenta
determinar una mejor solucin a ese problema.
La simulacin es una de las tcnicas cuantitativas
ms ampliamente usada hoy en da.

Anlisis de Markov
Le permite a uno
predecir los cambios
con el tiempo cuando
la informacin sobre
la conducta de los
sistemas es conocida.

PLANEACIN ESTRATGICA,
TCTICA Y OPERATIVA

Planeacin estratgica
Es la planeacin de tipo general proyectada al
logro de los objetivos institucionales de la
empresa y tienen como finalidad bsica el
establecimiento de guas generales de accin de
la misma.

Las caractersticas de esta planeacin son

Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes
especficos subsecuentes.
Es conducida o ejecutada por los ms altos niveles jerrquicos de
direccin.
Establece un marco de referencia general para toda la organizacin.
Se maneja informacin fundamentalmente externa.
Afronta mayores niveles de incertidumbre en relacin con los otros tipos de
planeacin.
Normalmente cubre amplios perodos.
No define lineamientos detallados.
Su parmetro principal es la efectividad.

Planeacin tctica
Parte de los lineamientos sugeridos por la
planeacin estratgica y se refiere a las
cuestiones concernientes a cada una de las
principales reas de actividad de las
empresas y al empleo ms efectivo de los
recursos que se han aplicado para el logro de
los
objetivos
especficos.

Caractersticas de la planeacin tctica

Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeacin
estratgica.
Es conducida y ejecutada por los ejecutivos de nivel medio.
Se refiere a un rea especfica de actividad de las que consta la
empresa.
Se maneja informacin externa e interna.
Est orientada hacia la coordinacin de recursos.
Sus parmetros principales son efectividad y eficiencia.

Planeacin Operativa
Se refiere bsicamente a la asignacin
previa de las tareas especficas que deben
realizar las personas en cada una de sus
unidades de operaciones.

Caractersticas
Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeacin
estratgica y tctica.
Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango
jerrquico.
Trata con actividades normalmente programables.
Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisin.
Normalmente cubre perodos reducidos.

Anlisis FODA

Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y

Amenazas
Es una metodologa de estudio de la
situacin competitiva de una empresa en su
mercado (situacin externa) y de las
caractersticas internas (situacin interna)
de la misma.

La situacin interna se compone de dos

factores controlables: fortalezas y
debilidades, mientras que la situacin
externa se compone de dos factores no
controlables: oportunidades y amenazas.

Se debe poder contestar cada una de las

siguientes preguntas:

Cmo se puede explotar cada fortaleza?

Cmo se puede aprovechar cada oportunidad?
Cmo se puede detener cada debilidad?
Cmo se puede defender de cada amenaza?

El mexicano Ral Francisco Daz Mortera nos

dice en su frase "Un imperio no cae por fuerzas
externas sino por debilidades internas".

 Ejemplo de anlisis FODA

ORGANIZACIN

Concepto e Importancia
Esta etapa del proceso administrativo se basa en la
obtencin de eficiencia que solo es posible a travs
del ordenamiento y coordinacin racional de todos los
recursos que forman parte de un grupo.

Despus de establecer los objetivos a alcanzar es

necesario determinar qu medidas utilizar para lograr
lo que se desea, y de esto se encarga la etapa
de organizacin.

Elementos del concepto de Organizacin

ESTRUCTURA:

La
organizacin
implica
el
establecimiento del marco en el que habr de operar el
grupo social, ya que establece la disposicin y la
correlacin de funciones, jerarquas y
actividades
necesarias para lograr los objetivos.

SISTEMATIZACIN: Esto se refiere a que todas las

actividades
y recursos de la empresa deben
de
coordinarse racionalmente a fin de facilitar el
trabajo.

Importancia de la organizacin
oEs de carcter continuo.
oEs un medio que establece la mejor manera de alanzar los
objetivos.
oSuministra los mtodos para que se puedan desempear
las actividades eficazmente
oEvita lentitud e ineficiencia.
oReduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar
funciones y responsabilidades.

Tipos y tcnicas de organizacin

Lo que se espere de un
proceso de organizacin es
disponer de una estructura
organizativa a travs de la
cual
los
individuos
cooperan sistemticamente
para el logro de objetivos
comunes.
Sus niveles son:

Establecimiento de la Visin y
elaboracin de estrategias
Transformacin de las
estrategias en programas
de accin

Ejecucin cotidiana y
eficiente de las tareas
de la organizacin

Tipos y tcnicas de organizacin

El objetivo de la estructura es de servir como ayuda en el cumplimiento
de los procesos de la organizacin, en todos sus niveles.
Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas
de la organizacin.
Dividir la carga total de trabajo en actividades que pueden ser
ejecutadas en forma lgica, por una persona o grupo de personas.
Combinar el trabajo de los miembros de la organizacin de modo
lgico y eficiente.
Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros
de la empresa o grupo.
Vigilar la eficiencia de la organizacin y hacer ajustes para mejorarla.

Tipos de organizaciones
Las organizaciones son extremadamente heterogneas y
diversas, cuyo tamao, caractersticas, estructuras y
objetivos son diferentes. Esta situacin, da lugar a una
amplia variedad de tipos de organizaciones.

Principales tipos de organizaciones:

Segn sus fines
Segn su formalidad
Segn su grado de centralizacin

Tipos de organizaciones
ORGANIZACIONES SEGN SUS FINES
CON FINES DE LUCRO: Tienen como uno de sus principales fines
generar una determinada ganancia o utilidad para sus propietarios
y/o accionistas.
SIN FINES DE LUCRO: Se caracterizan por tener como fin cumplir
un determinado rol o funcin en la sociedad sin pretender una
ganancia o utilidad por ello.

Tipos de organizaciones
ORGANIZACIONES SEGN SU FORMALIDAD
ORGANIZACIONES FORMALES: Este tipo de organizaciones se
caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos
para la toma de decisiones, la comunicacin y el control.
ORGANIZACIONES INFORMALES: Este tipo de organizaciones
consiste en medios no oficiales pero que influyen en la
comunicacin, la toma de decisiones y el control.

Tipos de organizaciones
ORGANIZACIONES SEGN SU GRADO DE CENTRALIZACIN
ORGANIZACIONES CENTRALIZADAS: En una organizacin
centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y es
poca la autoridad que se delega en los niveles inferiores.
ORGANIZACIONES DESCENTRALIZADAS: En una organizacin
descentralizada, la autoridad se delega en la cadena de mando
hasta donde sea posible.

Tcnicas de organizacin
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo
una organizacin racional.
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GRACIAS.