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LECTURA SEMANA CUATRO (4)

2.5. Caso prctico de aplicacin de los costos ABC


Mediante este ejercicio, iremos avanzando, paso a paso, en el estudio de costos ABC,
empezando con la presentacin de un estado financiero en la forma tradicional hasta llegar
a asignar los costos mediante el mtodo ABC.
Para poder calcular los costos bajo el ABC, se requiere que la empresa haya agotado el
paso previo que es el anlisis de la cadena de valor determinando cules actividades o
funciones son innecesarias o se hacen dos veces para eliminar las que no generen valor.
Adicionalmente, se debe hacer una relacin de costos y gastos fijos de produccin,
administracin y ventas que no estn distribuidos o lo estn bajo el sistema tradicional de
tasas predeterminadas.
A medida que se hace el estudio de las actividades, se determinan los inductores que van a
servir para medir el nivel de actividad para asignar los costos a las actividades, todo lo
anterior requiere de informacin nueva que la empresa muy seguramente no tiene a la
mano, por lo cual tendr que contar con un sistema de informacin que le provea estos
indicadores de gestin. Entonces, la primera parte es el diseo de la informacin requerida
para adecuar el sistema de informacin y que la arroje al fin de periodo.
2.5.1. Identificar el objeto del costo que se desea costear
En nuestro caso, partiremos de una empresa que tiene 3 lneas de distribucin y se desea
saber cual es el costo de cada lnea, tomamos el estado de resultados el cual incluye todos
los costos y gastos fijos y variables de la empresa, descomponemos el costo de ventas y los
gastos de administracin y ventas en fijos y variables.
Estado de resultados del 1 de ene al 31 de dic. de 20XX
Datos en Miles $

Ventas
Costo Ventas
Margen Bruto
Admon
Ventas

TaT
Institucional
2.475.832
841.050
1.766.843
642.562
708.988
198.488

Cadenas
Total
1.871.564 5.188.446
1.670.371 4.079.777
201.193 1.108.669
168.037
725.511
215.121

2.5.2. Discriminacin de los costos unitarios


La siguiente es la composicin del costo unitario de acuerdo con la asignacin de costos
realizada de la manera tradicional por tasas predeterminadas.
La empresa fabrica sus productos y posee el costo por kilo vendido por lnea.

TaT
Institucional
Kilos vendidos
1.125.378
336.420
COSTO DE VENTAS UNITARIO POR KILO (miles $)
Materiales
1,020
1,350
Mano de obra
0,180
0,185
CIF Fijo
0,250
0,250
CIF variable
0,120
0,125
Costo unitario
1,570
1,910
Costo de ventas total
1.766.843
642.562
Costo CIF fijo
281.345
84.105
Unidades vendidas
1.500.504
112.140

Cadenas
Total
935.782 2.397.580
1,210
0,193
0,250
0,132
1,785
1.670.371
233.946
1.871.564

599.395

Las unidades vendidas corresponden a la suma de productos vendidos de acuerdo a las


diferentes unidades de empaque.
Los recursos que an no han sido asignados mediante el uso del ABC, son los costos
indirectos de fabricacin fijos y los gastos de administracin y ventas:
Costos indirectos de fabricacin
Gastos de administracin
Gastos de ventas
TOTAL RECURSOS PARA ASIGNAR MEDIANTE EL ABC

$599.395
168.037
725.511
$1.492.943

2.5.3. Discriminacin de los recursos por grupo de cuentas


Comprende un inventario de cmo quedaron contabilizados los costos y gastos que an no
fueron asignados mediante costos ABC, es la composicin de los gastos de administracin,
ventas y costos indirectos de fabricacin.
Estos son los datos que arroja el estado de resultados, los recursos clasificados por concepto
de acuerdo a estas tres cuentas son:
Miles de $
Recurso

Sueldos administracin
Seguro inventarios
Arriendo inmueble
Fletes entrega
Leasing vehculos
Control de calidad
Energa servicios
Seguro activos
Salarios indirectos
Amortizacin diferidos
ICA 11,04 por mil mas 15 % avisos
Comisiones vendedores
Predial
Sueldos ventas
Depreciacin equipos
Mantenimiento vehculos
Total Recursos

Ventas

2.469
230.971
62.814

Admon
Produccin
128.473
3.689
3.725
51.487

2.476
1.826

1.865
4.825

25.623
65.873
220.570

15.473

110.345
56.275
15.436
213.534
12.214

12.826
81.737
5.390
25.763
725.511

850

136.415

168.037

599.395

2.5.4. Determinacin de actividades desarrolladas en la organizacin


Las actividades desarrolladas en las organizaciones son las que realmente consumen los
recursos, ya que si estas no se llevaran a cabo no tendramos este consumo, el paso ms
importante es determinar las actividades, para esto partimos de la identificacin de un
proceso y dentro de este las actividades desarrolladas, ejemplo, proceso de compras, en
este proceso se llevan a cabo varias actividades como seleccin de proveedores, colocar
rdenes de compra, realizar el comit de compras, cada actividad tiene un inductor que
permite medir el nivel de actividad y de acuerdo a esto cargar los recursos correspondientes.
En las grandes organizaciones es fcil identificar las actividades de cada proceso ya que
estas consumen grandes recursos adems de desarrollarse de manera continua y repetitiva
por numerosos individuos, esta es una de las razones por las cuales los costos ABC adquieren
mayor relevancia en organizaciones de gran tamao.
En este ejemplo, tomaremos algunas de las actividades ms comunes en casi todas las
organizaciones y al frente el inductor que utilizaremos para medir el nivel de actividad, en las
organizaciones existen muchas actividades, para nuestro ejercicio hemos tomado 7 tipos de
actividad como lo muestra el siguiente cuadro:

Actividades
Distribuir
Inyectar
Alistar
pedidos
Comprar
Almacenar
Contabilizar
Tomar
pedidos

2.5.5. Determinacin del inductor de actividades


Los recursos son consumidos porque se lleva a cabo una actividad, debemos determinar
cul es la medida de esta actividad, esta medida es el inductor que dispara el consumo de
recursos por las actividades que desarrolla la compaa.
Se debe hacer una relacin del inductor que tiene que ver con el recurso correspondiente,
cada empresa utiliza muchos recursos diferentes dependiendo de su actividad, se debe
hacer un anlisis que justifique la escogencia del inductor correspondiente, a manera de
ejemplo hemos escogido algunos de los inductores ms comunes:

Recurso
Sueldos Admon
Seguro Inventarios
Arriendo inmueble
Fletes entrega
Leasing vehculos
Control de Calidad
Energa Servicios
Seguro Activos
Salarios Indirectos
Amortizacin diferidos
ICA 11,04 por mil mas 15 % avisos
Comisiones vendedores
Predial
Sueldos Ventas
Depreciacin Equipos
Mantenimiento vehculos

Inductor
N. empleados
Costo ventas
Metros 2
% costo venta
Km. Recorridos
Horas Dedicadas
Kw/hora
Costo equipo
Unidades vendidas
N.o facturas
% ventas
%ventas
Metros 2
N. PEDIDOS
Costo equipo
Km. Recorridos

Recursos fijos y variables


De acuerdo con la clasificacin de los recursos segn su variabilidad, encontramos recursos
que se causan a medida que se realiza una actividad, estos recursos tambin se denominan
directos y su asignacin se har de manera directa con el objeto del costo como veremos
ms adelante.

Gastos de administracin: como cada recurso tiene su inductor, para los gastos de
administracin hemos escogido el inductor de nmero de empleados, es decir, que a mayor
nmero de empleados mayor es el gasto administrativo requerido, aunque en una empresa
vamos a encontrar muchas actividades desarrolladas administrativamente como mensajera,
contabilidad, recursos humanos, archivo, sistemas, gerencia general y mientras ms grande
sea la organizacin, encontraremos mayor cantidad de actividades.
Seguro inventarios: Este es un recurso directo y se causa segn el costo de ventas para
nuestro ejemplo, pero podramos tomar el costo de los inventarios promedio en el ao, ya
que las mercancas protegidas contra robo, incendio corresponde a las existencias de
inventarios de la empresa.
Arriendo inmuebles: aunque ya se hizo una asignacin previa de arrendamiento de
inmuebles, deseamos reasignar el costo del arrendamiento a las actividades segn el rea
en metros cuadrados que utiliza cada actividad.
Fletes de entrega: muchas empresas cancelan un flete a contratistas externos que entregan
las mercancas, estos fletes son un % sobre los valores entregados, luego para nuestro
ejemplo son un recurso directo.

Leasing vehculos: Recurso directo, los vehculos son utilizados para entrega de pedidos, para
poder asignar este recurso a cada objeto del costo, necesitamos el inductor de kilmetros
recorridos y por lo tanto contar con esta informacin.
Control de calidad. El costo del departamento de control de calidad es un costo indirecto
de fabricacin y realmente este departamento no solo se dedica a la planta, tambin
dedican tiempo en horas a todas las actividades que desarrolla la empresa, se asignar de
acuerdo al numero de horas dedicadas por actividad.
Servicio de Energa: Recurso que est asignado por departamentos, pero ahora hacemos
una reasignacin del costo de la energa de acuerdo a los kilowatios hora utilizados por
cada actividad.
Seguro Activos: Este costo igualmente fue asignado por departamentos muy seguramente
de acuerdo a los activos involucrados en cada uno de ellos, ahora se reasignar este
recurso a actividades que se desarrollan en los diferentes departamentos y que cada una
utiliza activos para llevar a cabo la actividad.
Salarios indirectos: Este recurso fue asignado por departamentos, ahora lo reasignaremos en
forma directa a cada objeto del costo, aunque en salarios indirectos podemos encontrar
muchas actividades desarrolladas como alistamiento de pedidos, almacenamiento de
productos, supervisin de unidades fabricadas entre otras mas y asignar este recurso de
acuerdo al inductor adecuado, pero para nuestro ejemplo hemos tomado en nmero de
unidades vendidas como inductor.
Amortizacin de diferidos: en este caso al diferido al que nos referimos es el costo de la
papelera, por eso hemos escogido para asignarlo en nmero de facturas elaboradas por
lnea de productos de manera directa aunque encontraremos otros diferidos como el costo
de software, moldes especiales de produccin, publicidad, sobre los cuales se analizar la
actividad que consume este recurso y el inductor que mide este nivel de actividad.
Impuesto de Industria y Comercio: este es un impuesto directo sobre las ventas, y
dependiendo del municipio y del producto o servicio que se generen el ingreso, tienen
diferentes taifas, para nuestro ejemplo tomaremos el ICA (industria, comercio y avisos) en
Bogot la cual est fijada en el 11,04 por mil (0,01104 %) ms el impuesto de avisos que
equivale al 15 % del valor del ICA, recurso invertido se carga a cada canal de distribucin
(objeto del costo) de manera directa.
Comisiones vendedores. Tambin son un gasto directo ya que este se causa con las ventas,
para nuestro ejemplo cada canal de distribucin tiene su propio porcentaje, tienda a tienda
4 %, institucional 10 % y cadenas 2 %, el cual se cargar en forma directa.
Impuesto predial. Este costo fue asignado por departamentos de acuerdo al rea de cada
uno, ahora utilizaremos el mismo inductor pero asignado por actividad.
Sueldos ventas. Este recurso que constituye un gasto fijo de ventas, se cargar de acuerdo al
inductor nmero de pedidos por canal.
Depreciacin equipos: Recurso que se reasignar por actividades de acuerdo con el costo
de los equipos asignado a cada actividad.
Mantenimiento vehculos: Este recurso ser asignado por canal de distribucin de acuerdo
con los kilmetros recorridos por cada camin en la actividad de reparto de manera directa,
como este recurso es utilizado en la actividad de distribuir, se cargar a esta actividad en
forma directa y posteriormente asignada a cada canal de distribucin por los kilmetros
recorridos.

2.5.6. Relacionar el inductor con la actividad

Actividades /
Inductor

Distribuir
Inyectar
Alistar pedidos
Comprar
Almacenar
Contabilizar
Tomar pedidos

Metros

Costo
Equipos

Horas
Dedicadas
Mes

Kw/hora

N
empleados

Km dia
recorridos

101
350
66
670
36
25
78
1.326

30
8.630
860
9.450
450
250
136
19.806

16
25
32
42
20
18
15
168

600
0
0
0
20
0
0
620

1.200
400.000
1.600 1.100.000
760
625.000
3.400 1.348.000
2.940
56.000
400
85.000
900
139.000
11.200 3.753.000

Observamos en este cuadro, que las actividades consumen parte de cada recurso.
Mediante el uso de los inductores, haremos una asignacin de recursos a cada actividad
con la aplicacin de la tcnica del prorrateo que consiste en calcular la participacin del
inductor en cada actividad.
2.5.7. Asignacin de recursos a las actividades
El primer recurso que vamos a asignar a las actividades es arriendo de inmuebles por valor
de $57.681, el inductor que dispara el consumo es el rea en metros cuadrados utilizados por
cada actividad, la metodologa a aplicar es encontrar costo por metro cuadrado mediante
la divisin del costo total entre los metros cuadrados:
Costo por metro = Costo total arriendo / total metros
Costo por metro = $57.681 / 11.200 = $5,1500893
Es decir que a cada actividad le cargaremos $5,1500893 por metro quedando el siguiente
costo por actividad:
Actividad Recurso
Contabilizar
Almacenar
Inyectar
Comprar
Alistar pedidos
Tomar pedidos
Distribuir

Arriendo
Inmuebles
2.060
15.141
8.240
17.510
3.914
4.635
6.180
57.681

El resto de inductores se distribuyen en cada actividad segn el siguiente cuadro:

Actividades / Inductor

Distribuir
Inyectar
Alistar pedidos
Comprar
Almacenar
Contabilizar
Tomar pedidos

Costo
equipos

Horas
dedicadas
Mes

Kw/hora

N.
empleados

Km da
recorridos

400.000
1.100.000
625.000
1.348.000
56.000
85.000
139.000
3.753.000

101
350
66
670
36
25
78
1.326

30
8.630
860
9.450
450
250
136
19.806

16
25
32
42
20
18
15
168

600
0
0
0
20
0
0
620

Siguiendo el mismo procedimiento, distribuimos cada recurso a las actividades dependiendo


del inductor obteniendo:
Actividad-Recurso

Contabilizar
Almacenar
Inyectar
Compras
Alistar pedidos
Tomar pedidos
Distribuir

Actividad-Recurso

Contabilizar
Almacenar
Inyectar
Compras
Alistar pedidos
Tomar pedidos
Distribuir

Arriendo
inmuebles

2.060
15.141
8.240
17.510
3.914
4.635
6.180
57.681

Control
Calidad

2.080
2.996
29.126
55.755
5.492
6.491
8.405
110.345

Maquinaria y
equipo

Leasing
vehculos

3.231
2.129
41.812
51.239
23.757
5.284
15.204
142.655

Energa Servicios

765
1.377
26.412
28.922
2.632
416
92
60.616

0
2.026
0
0
0
0
60.788
62.814

Sueldos
admon

Seguro

Predial

500
330
6.474
7.933
3.678
818
2.354
22.087

458
3.367
1.832
3.894
870
1.031
1.374
12.826

Mantenimiento
vehculos

13.765
15.294
19.118
32.118
24.471
11.471
12.236
128.473

0
831
0
0
0
0
24.932
25.763

Total

22.860
43.491
133.014
197.371
64.815
30.145
131.565
623.260

Observamos que los recursos de leasing vehculos y mantenimiento vehculos han sido
asignados solo a las actividades de distribuir y almacenar ya que ellas son las nicas que los
consumen.
2.5.8. Determinacin de los inductores de objeto del costo
As como cada actividad consume los recursos, al trasladar estos recursos a los objetos del
costo, tambin utilizamos un inductor que mide el nivel de actividad, en el siguiente cuadro
observamos cules son los inductores ms comunes al momento de asignar los recursos a los
objetos del costo:

Actividad
Contabilizar
Almacenar

Inductor de Objeto
N. Clientes
Unid vendidas
Unidades
Inyectar
procesadas
Comprar
Kilos procesados
Alistar pedidos N de pacas bultos
Tomar pedidos N. pedidos
Distribuir
N. entregas

TaT
Institucional
1.856
56
1.500.504
112.140
1.745.825
1.125.378
28.134
7.424
8.909

Cadenas Total
15
1.927
1.871.564 3.484.208

432.749
336.420
16.821
39
43

725.469 2.904.043
935.782 2.397.580
37.431
82.387
900
8.363
720
9.672

Como veamos anteriormente, las actividades se miden por el nmero de veces que se
repite un inductor.
2.5.9. Asignacin de los recursos a los objetos del costo
Mediante la tcnica del prorrateo, asignamos los recursos de cada actividad a cada canal
de distribucin que es el objeto del costo.
Si distribuimos el costo de la actividad de contabilizar para la cual hemos escogido el
nmero de clientes, obtenemos un costo por cliente as:
Costo por cliente = Costo Contabilizar / nmero de clientes
Costo por cliente = $22.860 / 1.927 = $11,86288
El costo as obtenido se multiplica por el nmero de clientes de cada canal de distribucin
obteniendo el costo por canal.
Objeto - Costo Recurso
Tienda a tienda
Institucional
Cadenas
Total

Contabilizar
22.018
664
178
22.860

Siguiendo el mismo procedimiento, asignamos los costos de las actividades a los canales de
distribucin a prorrata del inductor de cada actividad:
Objeto - Costo Recurso
TaT
Institucional
Cadenas
Total

Objeto - Costo Recurso


TaT
Institucional
Cadenas
Total

Contabilizar Almacenar
22.018
18.730
664
1.400
178
23.361
22.860
43.491
Alistar
pedidos
22.134
13.233
29.448
64.815

Tomar
pedidos
26.760
141
3.244
30.145

Inyectar
79.964
19.821
33.229
133.014

Distribuir
121.184
587
9.794
131.565

Comprar
92.642
27.694
77.034
197.371

total
383.431
63.541
176.288
623.260

Asignacin de recursos en forma directa al objeto del costo: varios de los recursos utilizados
pueden ser asignados en forma directa a cada objeto del costo, esto se debe a que son
variables, esto es que se causan con la venta, veamos estos costos y gastos asignados a los
objetos del costo en el siguiente cuadro:

Objeto - Costo recurso


TaT
Institucional
Cadenas
Total

Seguro
inventarios
1.598
581
1.510
3.689

Objeto - Costo recurso


TaT
Institucional
Cadenas
Total

Salarios
indirectos
91.960
6.873
114.701
213.534

Sueldos
ventas
78.725
2.375
636
81.737

fletes
88.342
25.702
116.926
230.971

Impuesto
ICA
31.433
10.678
23.761
65.873

Comisiones
99.033
84.105
37.431
220.570

Amortiza
diferidos
23.193
26.945
3.172
53.310

total
414.285
157.259
298.138
869.683

El total de recursos asignados a los objetos del costo que son los canales de distribucin,
quedaron como sigue:
Objeto - Costo recurso
TaT
Institucional
Cadenas
Total

Total por canal


797.716
220.800
474.427
1.492.943

2.5.10. Presentacin nuevo estado de resultados por Canal de distribucin


Miles de $

CANAL

ESTADO DE RESULTADOS MEDIANTE ABC


TaT
Institucional Cadenas
$2.475.832
$841.050 $1.871.564

Ventas
Costos y gastos
Materiales directos
Mano de Obra Directa
CIF Variable
Sub total costos directos
Sub total costos distribuidos con
ABC
Total Costos y gastos
Utilidad Neta x Lnea
Ventas en kilos
Costo por kilo
Costo por kilo distribuido
Margen por canal

Total
$5.188.446

1.147.886
202.568
135.045
1.485.499

454.167
62.238
42.053
558.457

1.132.296
180.606
123.523
1.436.425

2.734.349
445.412
300.621
3.480.382

797.716
2.283.215
192.617
1.125.378
2,03
0,46
7,78 %

220.800
779.257
61.793
336.420
2,32
0,41
7,35 %

474.427
1.910.852
-39.288
935.782
2,04
0,26
-2,10 %

1.492.943
4.973.324
215.121

Toma de decisiones
Con los costos y gastos distribuidos mediante el uso del ABC, podemos observar la
rentabilidad por canal, cuando se presentan resultados negativos, como es el caso del
canal cadenas. Es importante evaluar cada gasto considerado individualmente y
determinar su importancia y necesidad dentro de la cadena de valor de este canal,
tambin se puede observar que este canal contribuye con parte de los costos y gastos fijos
que asumi cuando se cargaron por actividades como por ejemplo salarios de
administracin.

El ABC es una herramienta administrativa que nos sirve como soporte en la toma de
decisiones, pero es importante discutir cada resultado obtenido y ver los pro y los contra que
se generan en una toma de decisiones.
El ABC nos permite ser ms competitivos al suprimir o disminuir costos innecesarios
proporcionndonos informacin que nos deje disear, por ejemplo, nuevas formas de
contratacin.