Tema 1 Introduccin.

Las tecnologas de la
informacin y las comunicaciones para la
documentacin.
1.1 Tratamiento y gestin de la informacin documental.
1.1.1 Concepto de informacin
La informacin es uno de los temas centrales de ste curso. Para poder ser un
administrador eficaz en cualquier rea, es preciso comprender que la informacin es uno
de los recursos ms valiosos e importantes de las organizaciones. Sin embargo, es comn
que este trmino se confunda con el de datos.
1.1.1.1 Diferencia entre datos e informacin
Los datos son realidades concretas en su estado primario, como el nombre de un
empleado y la cantidad de horas trabajadas por l en una semana, los nmeros de parte
de un inventario o los pedidos de ventas. Para representar esas realidades es posible usar
varios tipos de datos, tal como se muestran en la tabla 1.1.
Datos

Representados por

Alfanumricos

Nmeros, letras y otros caracteres

De imgenes

Imgenes grficas

De audio

Sonido, ruido o tonos

De video

Imgenes en movimiento
Tabla 1.1

Cuando dichas realidades son organizadas o dispuestas en forma significativa, se

convierten en informacin. La informacin es un conjunto de datos organizados de tal
modo que adquieren un valor adicional ms all del propio. Por ejemplo, un
administrador podra considerar ms acorde con su propsito conocer las ventas
mensuales totales que la cantidad de venta de cada vendedor individual.
Los datos representan hechos reales. Poseen escaso valor ms all del de su propia
existencia. Piensa en los datos, por ejemplo, como piezas de madera en cuya condicin
tienen escaso valor ms all del que inherentemente poseen como objetos especficos. En
cambio, si se define algn tipo de relacin entre las piezas de madera, stas adquirirn
mayor valor: apiladas de cierta manera, se les puede emplear como gradera (figura 1.1
a).

Figura 1.1 a

Figura 1.1 b

Figura 1.1 c

Por su parte, la informacin es muy similar; pueden establecerse reglas y relaciones

para organizar datos a fin de que provean til y valiosa informacin.

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Manuel Tovar, 2003-2009

El tipo de informacin creada depende de las relaciones definidas entre los datos
existentes. Por ejemplo, los datos de nuestra gradera podran acomodarse de manera
distinta para formar un corral (figura 1.1 b). La adicin de datos nuevos o diferentes
significa la posibilidad de redefinir las relaciones y de crear nueva informacin. Si adems
de madera dispusiramos de clavos, por ejemplo, podramos incrementar en gran medida
el valor del producto final; podramos hacer una escalera (figura 1.1 c) .
La conversin de datos en informacin es un proceso o serie de tareas lgicamente
relacionadas entre s y ejecutadas con el fin de producir un resultado definido. El proceso
para definir relaciones entre datos requiere de conocimiento. El conocimiento es la
apreciacin y comprensin de un conjunto de informacin y de la utilidad que puede
extraerse de ella en beneficio de una tarea especfica. Parte del conocimiento necesario
para hacer una escalera, por ejemplo, se basa en la comprensin del hecho de que los
peldaos deben colocarse horizontalmente y los postes en forma vertical. El acto de
seleccionar o rechazar datos de acuerdo con lo conveniente que sean para las tareas
especficas tambin se basa en uno de los tipos de conocimiento empleado en el proceso
de conversin de datos en informacin. El conjunto de datos, reglas, procedimientos y
relaciones que deben tenerse en cuenta para generar valor u obtener el resultado que se
busca constituye la base de conocimientos.
1.1.1.2 Caractersticas de la informacin valiosa
La informacin debe poseer ciertas caractersticas, descritas en la tabla1.2, para que a
los administradores y responsables de decisiones les resulte valiosa; adems dichas
caractersticas tambin acrecientan el valor de la informacin para las organizaciones.
Caracterstica

Definiciones

Exacta

La informacin exacta carece de errores. En algunos casos se genera informacin inexacta

porque se insertan datos inexactos en el proceso de transformacin. (Lo que comnmente
se conoce como GIGO; garbage in, garbage out)

Completa

La informacin completa contiene todos los datos importantes. Un informe de inversin

que no incluyera todos los costos importantes, por ejemplo, no estara completo.

Econmica

La produccin de la informacin debe ser relativamente econmica. Los responsables de

la toma de decisiones siempre deben evaluar el valor de la informacin con el costo de
producirla.

Flexible

La informacin flexible es til para muchos propsitos. Por ejemplo, la informacin acerca
de las existencias en inventario de una parte especfica le es til a un representante de
ventas para cerrar una venta, a un gerente de produccin para determinar la necesidad de
ms inventario, y a un ejecutivo de finanzas para determinar el valor total de la inversin.

Confiable

La informacin confiable depender de algunos factores. En muchos casos la confiabilidad

de la informacin depende del mtodo de recoleccin de datos; en otros, de la fuente de
informacin. Un rumor de fuente annima sobre la posibilidad de incremento en los
precios del petrleo no sera confiable

Pertinente

La informacin pertinente es la realmente importante para el responsable de la toma de

decisiones. Informacin acerca de la posibilidad de un decremento en el precio de la
madera no sera pertinente para una compaa fabricante de microprocesadores.

Simple

La informacin debe ser simple, no excesivamente compleja. Un exceso de informacin

puede provocar sobrecarga de informacin, caso ste en el que un responsable de toma de
decisiones tiene tanta informacin que le es imposible identificar la verdaderamente
importante.

Oportuna

La informacin oportuna es la que se recibe justo cuando se le necesita. Conocer las

condiciones climticas de la semana anterior no servir de nada para decidir el atuendo de
hoy.

Verificable

La informacin debe ser verificable. Esto significa la posibilidad de comprobar que es

correcta, quizs mediante la consulta de muchas fuentes al respecto.

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Manuel Tovar, 2003-2009

Accesible

La informacin debe ser de fcil acceso para los usuarios autorizados, quienes
deben obtenerla en el formato adecuado y el momento correcto para satisfacer
sus necesidades.

Segura

La informacin debe ser protegida contra el acceso a ella de usuarios no

autorizados.
Tabla 1.2
1.1.2 Concepto de Sistema
Un sistema es un conjunto de elementos o componentes que interactan entre s para cumplir
ciertas metas. Los propios elementos y las relaciones entre ellos determinan el funcionamiento del
sistema. Los sistemas poseen entradas,
mecanismos de procesamientos, salidas y
retroalimentacin. Pinsese por ejemplo, en el lavado automtico de automviles. Por supuesto las
entradas tangibles de ese proceso son un auto sucio, agua, y los diversos ingredientes de limpieza
en uso; tiempo, energa, habilidad y conocimiento tambin como entrada de ese sistema. Tiempo y
energa son necesarios para que el sistema opere; la habilidad sera la capacidad para operar con
xito el rociador de lquido, el cepillo espumante y los dispositivos de secado con aire, y el
conocimiento interviene para definir los pasos a seguir en la operacin de lavado de autos y del
orden en que stos deben ejecutarse.
Los mecanismos de procesamiento consisten en seleccionar primero que nada la opcin de
limpieza deseada (slo lavado; lavado y encerado; lavado, encerado y abrillantado, etc.) y
hacrsela saber al operador del servicio de lavado. Observa adems la existencia de un mecanismo
de retroalimentacin (la opinin del cliente acerca del grado de limpieza de su automvil). Los
rociadores expulsan agua, jabn lquido o cera dependiendo en qu paso del proceso est el
automvil y de las opciones seleccionadas. La salida es un auto limpio. Es importante sealar que
para obtener buenos resultados es preciso que los elementos o componentes independientes del
sistema (rociador de lquido, cepillo espumante, y secador) interacten entre s.
1.1.2.1 Componentes y conceptos de sistema
El lmite de un sistema define al sistema y lo distingue de todo lo dems (el entorno).
La forma en que estn organizados o dispuestos los elementos de un sistema se llama
configuracin.
Los sistemas pueden clasificarse de acuerdo con numerosas dimensiones; pueden ser
simples o complejos, abiertos o cerrados, estables o dinmicos, adaptables o no
adaptables, permanentes o temporales. En la tabla 1.3 se definen estas caractersticas.

Simple

Complejo

Posee pocos componentes, y cuya relacin o

interaccin entre ellos es sencilla y directa.

Posee muchos elementos estrechamente

relacionados e interconectados

Abierto

Cerrado

Interacta con su entorno.

No interacta con su entorno.

Estable

Dinmico

Sufre escasos cambios en el tiempo.

Sufre rpidos y constantes cambios al paso del

tiempo.

Adaptable

No adaptable

Es capaz de modificarse en respuesta a cambios en

el entorno.

Es incapaz de modificarse en respuesta a cambios

en el entorno.

Permanente

Temporal

Est diseado para existir durante un perodo

relativamente largo.

Est diseado para existir en un perodo

relativamente corto.

Tabla 1.3

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Manuel Tovar, 2003-2009

La mayora de las organizaciones pueden ser descritas con base al esquema de

clasificacin que aparece en la tabla 1.3. Por ejemplo, una compaa de servicios de
limpieza dedicada al aseo de oficinas fuera de horas hbiles representa un sistema simple
y estable, porque la necesidad de sus servicios es constante y sumamente regular. En
cambio una compaa fabricante de computadoras sera compleja y dinmica, pues opera
en un entorno sujeto a cambios. Si una organizacin no es adaptable, ser imposible que
sobreviva.
1.1.2.2 Desempeo y estndares de sistema
El desempeo de un sistema puede medirse de varias maneras. La eficiencia es una
medida de lo que se produce dividido entre lo que se consume; puede ir de 0 a 100 por
ciento. Por ejemplo, la eficiencia de un motor es la energa producida (en trminos de
trabajo realizado) dividida entre la energa consumida (en trminos de electricidad o
combustible).
La eficiencia es un trmino relativo empleado para comparar sistemas. Un motor de
gasolina, por ejemplo, es ms eficiente que un motor de vapor, pues con un montante
equivalente de consumo de energa (gasolina o carbn), el motor de gasolina produce ms
energa.
La eficacia es la medida del grado en que un sistema cumple sus metas. Se puede
calcular al dividir las metas alcanzadas en realidad entre el total de metas establecidas.
Por ejemplo, el Ministerio de Sanidad puede fijarse como meta el reducir las listas de
espera en una media de un 70%. En beneficio del cumplimiento de esta meta, podra
contratar a 1200 nuevos cirujanos y asignar turnos de quirfano los fines de semana. Sin
embargo, supongamos que la reduccin real equivale slo al 30%, la eficacia del nuevo
sistema de medidas adoptadas es del 42%. Lo mismo que la eficiencia, la eficacia es un
trmino relativo que sirve para comparar sistemas.
La evaluacin del desempeo de un sistema demanda tambin el empleo de
estndares de desempeo. Un estndar de desempeo de sistemas es un objetivo
especfico del sistema. Por ejemplo, un estndar de desempeo de sistemas en una
campaa de mercadeo podra ser la de conseguir que cada representante de ventas venda
una cantidad de cierto tipo de producto por un valor de 60.000 cada ao.
1.1.3 Sistemas de Informacin
Un sistema de informacin es un tipo especializado de sistema, un conjunto de
elementos o componentes interrelacionados para recolectar (entrada), manipular
(proceso) y diseminar (salida) datos e informacin y para proveer un mecanismo de
retroalimentacin en pro del cumplimiento de un objetivo. (Vease figura 1.2)
Retroalimentacin

Entrada

Procesamiento

Salida

Figura 1.2
1.1.3.1 Entrada, procesamiento, salid, retroalimentacin
Entrada. En un sistema de informacin, la entrada es la actividad que consiste en
recopilar y capturar datos primarios. Cuando se elaboran cheques de pago, por ejemplo,
antes de proceder a su clculo o impresin debe recolectarse informacin sobre el nmero
de horas trabajadas por cada empleado. En un sistema universitario de calificaciones, los
profesores deben proporcionar las calificaciones de sus alumnos para que sea posible
reunirlas en in informe semestral o trimestral destinado a los estudiantes.

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Manuel Tovar, 2003-2009

La entrada puede ser un proceso manual o automatizado. El escner para leer los
cdigos de barras e introducir las notas de los alumnos de una universidad sera un
ejemplo de un tipo de entrada automatizado. Pero independientemente del mtodo de
entrada que se utilice, la exactitud de la entrada es decisiva para obtenerla salida deseada.
Procesamiento. En sistemas de informacin el procesamiento supone la conversin o
transformacin de datos en salidas tiles. Esto puede implicar ejecutar clculos, realizar
comparaciones y adoptar acciones alternas, y el almacenamiento de datos para su uso
posterior.
El procesamiento puede realizarse de manera manual o con la asistencia de
computadoras. En el caso de la aplicacin del pago de nmina a la que nos referimos
anteriormente, el nmero de horas trabajadas por cada empleado debe convertirse en un
pago neto. El procesamiento requerido puede implicar primero que nada multiplicar el
nmero de horas trabajadas por el ndice salarial por hora del empleado, con lo que se
obtendra la cifra correspondiente al pago bruto. Si en una semana determinada el
empleado trabaj ms de 40 horas, tambin tendr que considerarse el pago de horas
extras. Por ltimo, se resta al pago bruto las deducciones que procedan para obtener la
cifra del pago neto.
Salida. En sistemas de informacin, la salida implica producir informacin til por lo
general en forma de documentos y/o informes. Entre las salidas pueden encontrarse los
cheques de pago de los empleados, informes dirigidos a administradores e informacin
que debe suministrarse a bancos, organizaciones gubernamentales y otros grupos. A
menudo es comn que la salida de un sistema sirva como entrada para el control de otro
sistema.
La salida puede producirse por diversos medios. En lo referentes a sistemas
computerizados, entre los dispositivos de salida ms comunes estn las impresoras y
pantallas. Sin embargo, la salida tambin puede ser un proceso manual pues a menudo
supone informes y documentos manuscritos.
Retroalimentacin. En sistemas de informacin, la retroalimentacin es la salida que
se utiliza para efectuar cambios en actividades de entrada o procesamiento. La presencia
de errores o problemas, por ejemplo, podra imponer la necesidad de corregir datos de
entrada o modificar un proceso. Volvamos a nuestro ejemplo de pago de nmina.
Supongamos que, en cuanto al nmero de horas trabajadas por un empleado se introdujo
en una computadora la cantidad de 400 en vez de 40. Afortunadamente, la mayora de los
sistemas de informacin disponen de recursos para comprobar que los datos son
congruentes con escalas predeterminadas. La escala del nmero de horas trabajadas
podra ir de 0 a100. Es improbable que un empleado trabaje ms de 100 horas a la semana.
En nuestro ejemplo, el sistema de informacin determinara que la cifra de 400 horas
rebasa la escala, tras de lo cual proporcionara retroalimentacin al respecto, en forma de
mensaje de error, por ejemplo.

1.1.3.2 Sistemas de informacin manuales e automatizados.

Un sistema de informacin puede ser manual o automtico. Muchos sistemas de
informacin son inicialmente sistemas manuales que despus se convierten en sistemas
automatizados. Pinsese, por ejemplo, en la clasificacin de la correspondencia en
Correos. En alguna poca los empleados de Correos examinaban manualmente la
correspondencia para colocarlas despus manualmente en el cajn que le corresponda de
acuerdo con el cdigo postal. Hoy en da, se leen electrnicamente las direcciones,
formuladas mediante cdigos de barras, y las cajas son destinadas automticamente a sus
respectivos cajones mediante una cinta transportadora.
Conviene sealar que la simple automatizacin de un sistema manual de informacin
no garantiza un mejor desempeo. Si el sistema de informacin original es defectuoso,

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Manuel Tovar, 2003-2009

bien podra ocurrir que al ser automatizado no se consiguiera ms que magnificar el

impacto de esos errores.
1.1.3.3 Sistemas de informacin basados en computadores.
Un sistema de informacin basado en computadores (SIBC) est compuesto por
hardware, software, bases de datos, telecomunicaciones, personas y procedimientos
especficamente configurado para recolectar, manipular, almacenar y procesar datos para
ser convertidos en informacin. A los sistemas de informacin basados en computadoras
tambin se les conoce como infraestructura tecnolgica de una organizacin.
Hardware. El hardware son los equipos informticos que se utilizan para llevar a
cabo las actividades de entrada, procesamiento y salida. Entre los dispositivos de entrada
estn los teclados, los escner, ratn, etc. Entre los dispositivos de procesamiento se
incluyen la Unidad Central de Proceso y la memoria central. Por ltimo entre los
abundantes dispositivos de salida destacan los discos, las impresoras y las pantallas.
Software. El software est constituido por los programas que dirigen las operaciones
de un ordenador. Son dos los tipos bsicos de software: software de sistema (el cual
controla las operaciones fundamentales del ordenador) y software de aplicaciones (que hace
posible la ejecucin de tareas especficas como el procesamiento de texto o la tabulacin
de nmeros).
Bases de datos. Una base de datos es un conjunto organizado de datos e informacin.
Se encuentran entre los componentes ms importantes y valiosos de los sistemas de
informacin.
Comunicaciones, redes e intenet. Las comunicaciones son la transmisin electrnica
de seales de comunicacin que permiten a las organizaciones conectar entre s sistemas
de computacin. Las redes sirven para enlazar los ordenadores y equipos informticos de
un edificio, una ciudad, un pas o el mundo entero, con la finalidad de establecer
comunicaciones electrnicas. Internet es la red de ordenadores ms grande que existe,
consiste en realidad de miles de redes interconectadas , las cuales intercambian
libremente informacin.
Personas. Las personas son el elemento ms importante de la mayora de los sistemas
de informacin basados en ordenadores. El personal del sistema de informacin incluye a
todos los individuos que administran, operan, programan y mantienen el sistema. Los
usuarios son todas aquellas personas los sistemas de informacin para obtener
resultados.
Procedimientos. Los procedimientos son las estrategias, polticas, mtodos y reglas
para el uso de un SIBC. Los procedimientos describen, por ejemplo, en qu momento se
debe ejecutar un programa, quin puede tener acceso a informacin de la base de datos,
qu debe hacerse en caso de desastre, etc.
1.1.4 Sistema de Gestin documental
Un sistema de gestin documental es una parte de un sistema de informacin de una
organizacin desarrollado con el propsito de almacenar y recuperar documentos, que
debe estar diseado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades
especficas que afectan a la creacin, recepcin, almacenamiento, acceso y preservacin de
los documentos, salvaguardando sus caractersticas estructurales, contextuales, y
garantizando su autenticidad y veracidad.1

Definicin tomada del documento Guide for

managing electronic records from an archival
perspective. ICA, International Council of
Archives, ICA, 1997

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Manuel Tovar, 2003-2009

La gestin documental no es algo nuevo. El conjunto de principios y tcnicas para la

organizacin de los archivos en papel se ha ido desarrollando desde hace 1000 aos de
antigedad. La disciplina de la documentacin , adems ha debido evolucionar en el
ltimo siglo ante un crecimiento exponencial de la informacin, desarrollo de nuevas
tcnicas para permitir el acceso a grandes masas de informacin. La introduccin de las
llamadas nuevas tecnologas han permitido el desarrollo de herramientas cada vez ms
sofisticadas para manejar estos volmenes de informacin especialmente en materia
cientfica y tcnica. Pero al mismo tiempo se ha hecho mucho ms compleja la gestin de
la documentacin producida por las empresas y organizaciones debido a diferentes
factores:

El aumento del volumen de produccin documental , y la multiplicacin de soportes

y tecnologas para explotarlos, supone manejar unas masa documentales cada vez
ms grandes y complejas. A pesar de que el 90% de la informacin de valor para las
organizaciones se encuentran en sus documentos, y que estos son una fuente esencial
tanto para la mejora de la eficacia, como para el incremento del conocimiento, la
gestin documental sigue siendo una asignatura pendiente . El problema se tiende a
acentuar con el transcurso del tiempo y el incremento de los depsitos documentales
(tanto en los ordenadores como en papel) pudiendo llegar a generar unos altos costes
para la organizacin.

En el mundo del papel, la funcin de la gestin documental engloba dos grandes

campos: la gestin de documentos activos, denominados record management y los
tradicionales archivos, encargados de la organizacin y preservacin de los
documentos pasivos. Los tradicionales record o archivos de papel se han seguido
manteniendo en paralelo a la introduccin de los sistemas informticos hasta la
actualidad ms reciente, siendo verdaderamente escasas las organizaciones que han
conseguido una verdadera papaerless office. Sin embargo, el documento electrnico
es una realidad que crece vertiginosamente desde el momento que se produce la
arrasadora victoria de los PC y la utilizacin masiva de las herramientas ofimticas.
La tangibilidad que proporcionaba el papel como soporte documental ha cambiado
drsticamente con los documentos electrnicos, sin que los responsables de la
documentacin hayan sabido en muchos casos capaces de adaptarse al rpido cambio
de entorno.

Esta coexistencia de la documentacin en papel con datos y documentos electrnicos

se produce en la mayora de las organizaciones sin que existan unas polticas claras
sobre el tratamiento que se le deben dar a los distintos soportes. Esto crea un
problema tanto en el acceso (obliga a buscar a travs de diferentes sistemas y
soportes) como en el mantenimiento a medio y a largo plazo de los documentos que
deben testimoniar la actividad de la organizacin.

En muchas organizaciones no estn claramente delimitados los puntos de ruptura

en el tiempo entre la informacin tradicional en papel y sus secuencias subsiguientes,
soportadas en las distintas aplicaciones informticas que han ido cambiando con el
tiempo. Ello de nuevo crea un caos en los procesos de recuperacin de los
documentos debido a que en las migraciones se producen con mucha frecuencia
cambios o prdidas de contenidos, cambios de estructura y contexto, e incluso
cambios de soporte que hacen ilegible aquella informacin soportadas en
aplicaciones ya abandonadas.

Los cambios organizativos producidos dentro de las organizaciones, rara vez han ido
acompaados de su correspondiente reflejo en la estructura del sistema documental
(cuando sta exista como algo explcitamente definido). En la mayora de los casos, el
impacto de estos cambios en la generacin, transmisin, archivo, preservacin y
organizacin de los documentos en sus distintos soportes ni se ha tenido en cuenta.
Este es uno de los motivos que han conducido a lo que podemos llamar taifalismo
documental, en el que cada individuo toma decisiones a su propio criterio, que

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Manuel Tovar, 2003-2009

afectan slo a lo que el produce. Esta situacin se convierte en un arma peligrosa

contra la filosofa de la comparticin de recursos, la generacin de valor aadido
sobre los ya existentes, y la posible reutilizacin de los mismos.

Dnde estar el documento?

En el servidor?
En el ordenador antiguo?
En algn PC de la red?
En el cajn de la mesa del trabajo?
En el archivo en papel?
En las cintas antiguas?
Se borr?

?
Figura 1.3. La transicin sin control entre los sistemas
documentales en papel y las migraciones a travs de las
aplicaciones informticas, pueden llegar
a hacer
ilocalizables los documentos.

Dentro de estos cambios, el rediseo y la reingeniera de procesos han concentrado

grandes esfuerzos en la supresin de documentos en papel. Esto ha afectado en
mayor o menor medida a lo que podramos llamar documentos operativos. Al
desaparecer, los contenidos de estos antiguos documentos, han pasado a formar
parte de las bases de datos transaccionales de las organizaciones. Estas bases de datos
se convierten en s mismas en nuevos documentos. Sin embargo, el cambio de
procedimiento no ha ido acompaado de una reformulacin de las polticas sobre lo
que es necesario preservar por su valor jurdico e informativo y aquello que puede ser
susceptible de destruccin.

Por ltimo, paralelamente a la proliferacin real de los documentos elelctrnicos se

comienza a generar una visin tecnicista de la gestin documental. La tendencia a
considerar la gestin documental como un conjunto de herramientas informticas
aplicadas al almacenamiento y recuperacin de documentos hace que desaparezcan
los elementos funcionales y conceptuales que permiten llevar a cabo una verdadera
gestin.
1.1.4.1 Conceptos fundamentales para abordar la gestin documental

Es necesario situar la gestin de los documentos en los parmetros correctos para poder
entender en qu medida las tecnologas de la informacin pueden proveernos de
herramientas efectivas para gestionar los documentos, y hasta qu puntos nos
encontramos con soluciones que an resultan insuficientes. Para ello hay que tener muy
claros unos conceptos bsicos:

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Manuel Tovar, 2003-2009

La concepcin del documento: La materia de la gestin documental son los documentos.

Podemos definir stos como informacin restringida en un soporte, producida por una
organizacin o individuo como producto de la iniciacin, desarrollo y conclusin de una
actividad. Esta definicin implica:

a) que el concepto de documento es independiente del medio y del soporte en

que se genera voz, imagen, datos, textos hechos a mano o con medios ofimticos,
capturados por escner, bajados de internet, etc.). El secreto del xito de un
proyecto de gestin documental, consiste en gran medida en definir lo que es un
documento y lo que no lo es, y si este es simple o compuesto. Sin embargo esta es
una tarea no siempre fcil que requiere la experiencia en tcnicas de gestin de la
documentacin.

b) que todo documento comprende un CONTEXTO, un CONTENIDO y una

ESTRUCTURA suficientes para proporcionar evidencia de una actividad. De aqu
deriva una de las funciones ms importantes de un sistema de gestin
documental, que consiste en mantener testimonio de las actividades e
informaciones de valor para la organizacin, ya sea por su valor jurdico, o
probatorio, de reutilizacin, de memoria histrica, o para el incremento del
conocimiento colectivo.

El sistema de gestin documental: La gestin documental se debe articular como un

sistema con una triple vertiente:

a) un diseo y estructura conceptual que debe de dotar de un armazn lgico y

racional a la documentacin de la organizacin. Esta estructura debe ser
convenientemente planificada, y flexible a los cambios organizativos.

b) una base procedimental en el que se debe establecer las responsabilidades y

actividades por parte de todos los implicados en la produccin, uso y
administracin de los documentos.

c) unas herramientas tecnolgicas que deben ser aprovechadas para obtener el

mejor rendimiento de la informacin documental.

Los objetivos de un sistema de gestin documental: la gestin de los documentos dentro

de una organizacin tiene que responder a unos objetivos y necesidades claras, que
adems deben ser acordes con los objetivos estratgicos de la organizacin en materia de
informacin y conocimiento. Las finalidades genricas de un SGD son:

a) asegurar y facilitar el ACCESO a los documentos. Ello no significa slo

recuperar los documentos como objetos individuales, sino tambin encontrar los
que son verdicos y fiables entre las mltiples copias y versiones, los que tienen
relacin entre ellos y nos permiten hacer una revisin de un tema o asunto, los
que se han generado dentro de un contexto especfico de un proceso, una
actividad o grupo de trabajo, etc.

b) garantizar el mantenimiento de los criterios de ORGANIZACIN de los

mismos.

c) salvaguardar y PRESERVAR la evidencia de las actividades, conocimientos y

transacciones de la organizacin y establecer una poltica racional de
CONSERVACIN Y DESTRUCCIN de documentos en funcin de las
necesidades informativas de la organizacin.

La funcin gestin documental: como conjunto de actividades relacionadas con el

cumplimiento de los objetivos del sistema de gestin documental. Dichas actividades
deben ser adecuadamente planificadas, diseadas y documentadas, sin olvidar que
parten esencialmente de una concepcin intelectual del sistema.
As pues la gestin documental se debe ver como una funcin orientada a la consecucin
de unos objetivos, referidos a una materia prima que son los documentos.

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Manuel Tovar, 2003-2009

1.2 Herramientas para la elaboracin de documentos.

La paulatina incorporacin de las tecnologas de la informacin por parte de todo tipo de
empresas e instituciones en los distintos procesos de la cadena de produccin y de gestin
ha hecho que se modifiquen sustancialmente los modos y maneras de trabajo dentro de
las mismas.
Este hecho tiene diversas e importantes repercusiones para los actuales servicios de
informacin y documentacin y para los profesionales de los mismos, encargados de
gestionar el conocimiento que se est generando en dichos sistemas. Si consideramos que
la informacin, tanto la interna como la externa, es un elemento clave y estratgico dentro
de las organizaciones y un elemento de competitividad para las mismas, las diversas
formas por las que se producen los documentos electrnicos, la variedad de tipologas de
los mismos, y la adecuacin de las actuales herramientas informticas para la gestin
integral de la documentacin circulante, sern factores esenciales que se han de analizar
detenidamente por parte de los servicios de informacin y documentacin de toda
institucin que produzca y maneje este tipo de documentos a la hora del diseo y
conceptualizacin de un sistema gestin electrnica de la informacin. La proliferacin de
los documentos electrnicos ha permitido que esta conceptualizacin cobre una especial
importancia en nuestros das.
La gestin electrnica de documentos (GED) ha ido evolucionando rpidamente desde
los aos 80. En esas primeras etapas la GED se defina bsicamente como el sistema de
tratamiento de la documentacin de una organizacin que combina la imagen con
informacin textual asociada a ella. Esta conceptualizacin surge a raz de la irrupcin de
las tecnologas pticas para la captura de la informacin. Los documentos en papel eran
digitalizados a travs de escneres producindose una imagen electrnica de dicho
documento, a la cual se le asociaban una serie de ndices para la bsqueda y recuperacin.
En estas primeras etapas cobrara tambin una especial importancia las tecnologas
surgidas para el reconocimiento ptico de caracteres (OCR) pues permita que los
contenidos de los documentos impresos de carcter textual fueran convertidos
rpidamente a formatos electrnicos interpretables por el ordenador. De este modo los
sistemas clsicos de gestin documental fueron incorporando estas tecnologas dentro de
las funcionalidades que ofrecan al mercado.
Pero en la actualidad la gestin documental es entendida como un proceso global,
corporativo e integral del proceso documental de una organizacin. Es por ello ms
acertado hablar de Sistemas de Gestin Integrada de la Documentacin, los cuales
controlan la produccin, la circulacin, el almacenamiento y la recuperacin de cualquier
tipo de informacin.
En este entorno conceptual han venido apareciendo en el mercado, en especial en esta
ltima dcada, distintos productos informticos orientados especficamente al control y la
gestin integral de este tipo especial de documentacin conocidos por sistemas o
herramientas GED (Gestin Electrnica de Documentos) o por el trmino anglosajn de
EDMS (Electronic Document Management Systems). Aunque se trata de una tecnologa
relativamente reciente, ms an en nuestro pas donde el grado de implantacin de estos
productos es an escaso2, ha revolucionado el concepto de gestin documental dentro de
las organizaciones. Algunos autores denominan a esta nueva forma de gestin
documental con el nombre de Sistema de Gestin Corporativa de la Informacin.

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Manuel Tovar, 2003-2009

1.2.1 Componentes de un Sistema de Gestin Documental

Esta variedad e integracin de tecnologas de las herramientas GED abarca
principalmente los siguientes campos:
Gestin de imgenes: utilizacin de la tecnologa que permite la captura digital a travs
del escner de los documentos impresos. Normalmente se suele distinguir entre
digitalizacin grfica y digitalizacin del texto , segn sea el propsito final de dicha
digitalizacin del documento.
Tecnologas de reconocimiento ptico de caracteres: la digitalizacin del texto tiene
como finalidad poder interpretar y tratar electrnicamente ese texto a travs de
programas OCR (Optical Character Recognition) o ICR (Intelligent Character Recognition). El
OCR es citado con frecuencia como la alternativa ms rpida, econmica y segura para la
entrada automtica del contenido de los documentos impresos en papel a soportes
electrnicos.
Tecnologas de almacenamiento ptico: para el almacenamiento de los documentos
electrnicos, y ms an en el caso de imgenes digitales, es necesario disponer de
sistemas de almacenamiento masivo. El sistema de almacenamiento ptico ms conocido
es el CD-ROM, pero dado que se trata de un disco pregrabado y slo de lectura, se suelen
utilizar por ello los discos WROM (Write Once Read Many) y los WARM (Write Always
Read Many), pues permiten grabar datos para su posterior recuperacin. En la actualidad
se est investigando en una serie de nuevos soportes que prometen incrementar
drsticamente la capacidad de almacenamiento de la informacin electrnica. Se trata de
la holografa, los nano-CDs y el papel electrnico.
Gestin electrnica de documentos: se trata de los mdulos clsicos de la gestin
documental pero aplicados a los documentos electrnicos por lo que aqu sern factores
claves, la recuperacin de informacin mediante la gestin de ndices de los atributos de
cada documento y sobre el contenido de los mismos y la automatizacin de los ciclos de
vida dentro de los procesos de la organizacin.
Trabajo en grupo (groupware): las herramientas GED han ido evolucionando hacia
conceptos ms amplios de generacin y control de la informacin. De este modo es
posible obtener un aprovechamiento mximo del capital intelectual y del conocimiento
que se genera en la organizacin. Bsicamente se puede definir al groupware como el
software que permite trabajar de forma cooperativa a un equipo u organizacin a travs
del correo electrnico, bases de datos compartidas, gestin de flujos de trabajo, etc.
Control de los flujos de trabajo (workflow): estrechamente relacionado con el software de
trabajo en grupo permite establecer una serie de reglas y pautas en las que se especifican
las tareas y pasos que se han de seguir para la consecucin de un proceso de negocio. En
estos procesos se suele generar abundante informacin y es ah donde entra en juego el
servicio de informacin y documentacin para la captura, almacenamiento,
procesamiento y gestin del conocimiento que se est generando de forma continua.

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1.2.2 Herramientas GED.

Actualmente existen en el mercado una gran variedad de aplicaciones que satisfacen, en
diferentes grados, las necesidades de gestin documental en el mbito corporativo. Hasta
hace pocos aos, la gestin documental en los servicios de informacin, se basaba en
aplicaciones verticales para la gestin de documentos estructurados en bases de datos
relacionales y/o documentales, sin ninguna o poca interaccin con otras infraestructuras
tecnolgicas corporativas. El trmino gestin electrnica documental, abarca hoy en da
una serie de productos que cumplen con las funcionalidades de generacin, captura,
gestin, recuperacin y distribucin de cualquier tipo de documentacin con
independencia de su estructura y basndose en su contenido como componente
inteligente dentro de los procesos productivos de cualquier organizacin. Las principales
caractersticas que ofrecen estos productos son:
Captura, indizacin y entrada automtica en el sistema tanto de documentos papel
mediante la digitalizacin a travs del escner, como de cualquier tipo de documento
electrnico creado por aplicaciones de oficina (Word, Excel, etc.), documentos tcnicos
(CAD); imgenes, vdeos, audio, documentos html, etc., as como almacenamiento de
ficheros spool mediante mdulos COLD (Computer Output to Laser Disk). La entrada de
nuevos documentos dentro del sistema, puede realizarse de manera sencilla desde una
multitud de aplicaciones cliente.
Gestin Integrada del documento: registro y control de las distintas versiones de un
mismo documento a lo largo de todos los procesos productivos en los que est implicado
asegurando una calidad en la informacin, permitiendo el manejo de mltiples versiones
de forma ntegra y controlada (chek-in chek-out). Este control hace que los distintos
usuarios implicados en una misma tarea puedan manejar, de forma transparente, la
ltima versin de un documento asignando controles de seguridad apropiados de acceso,
consulta y modificacin. El sistema hace un seguimiento de todas las versiones de un
mismo documento manteniendo un registro histrico de actividades desde su creacin. El
usuario apropiado accede a la versin correcta.
Automatizacin del ciclo de vida documental, desde su captura/creacin, revisin, etc.,
hasta su archivado final, mediante la gestin de los procesos y tareas de negocio en los
cuales est implicado con tecnologa de workflow y groupware. Esta caracterstica permite
la agrupacin lgica de documentos afines por diferentes caractersticas en un nico
documento compuesto electrnico (expedientes o dossieres de informacin) para
diferentes fines: distribucin por correo electrnico, publicacin en portales corporativos,
servicios de alerta, DSI, etc., conservando cada tem sus caractersticas de integridad y
ciclo de vida dentro del sistema. Automatizacin de las diferentes etapas de archivo
segn parmetros previamente definidos en soportes off-line manteniendo una referencia
para su recuperacin: ubicacin fsica del documento, tiempos de actualizacin para
diferentes tipos de documentacin (expurgo), etc.
Acceso y bsqueda concurrente por elementos descriptivos del documento creados en su
captura o por el contenido del mismo en servidores geogrficamente remotos. Visin y
edicin mediante el viewer del sistema, navegadores o invocando a la aplicacin nativa del
documento.
Mltiples formatos para la difusin de un documento o conjunto de documentos: pdf,
html, xml, etc., para ambientes de trabajo y usuarios heterogneos.
Integracin del sistema con el resto de aplicaciones de productividad dentro de la
organizacin: herramientas de escritorio (MSOffice), bases de datos, trabajo en grupo

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Manuel Tovar, 2003-2009

(Notes/Domino, MSExchange), aplicaciones ERP, etc. Ello mediante estndares como

ODMA (Open Document Management API) o otras herramientas API y de conectividad.
Adaptabilidad para mltiples arquitecturas de red y plataformas: cliente/servidor,
Intranet, etc., ofreciendo funciones de escalabilidad y adecuacin a las caractersticas
geogrficas y de crecimiento de la organizacin.
Algunos de los productos comerciales ms representativos son:

OFFICE: Hablar de integracin ofimtica hoy es hablar del conjunto de

aplicaciones Microsoft. Incluye aplicaciones de proceso de texto, hoja de clculo,
presentaciones, base de datos, agenda. A partir de su versin, Office 97, integra
estas funciones en torno a un mdulo llamado Outlook, un gestor de informacin
personal. Permite incluir en los documentos objetos de otra aplicacin, por
ejemplo una hoja de clculo dentro de un texto word. Al mismo tiempo pretende
integrar los documentos web y el acceso a internet dentro de este conjunto de
aplicaciones, de modo que las comunicaciones remotas se hacen realmente
ofimticas. Tambin potencia la comparticin de documentos, pero sobre todo
incorpora tcnicas llamadas Intellisense, para agilizar el trabajo rutinario
(Correccin ortogrfica, ayuda interactiva, manejo del ratn, etc.) Es una
aplicacin muy avanzada, que tiende hacia el documento nico, hacia la
aplicacin multifuncional, pero que an no es una base de datos documental.
Priman las funciones de elaboracin sobre las de documentacin.

KEYFILE: Se trata de un interesante programa de gestin integral de

documentacin. Junto a un mdulo potente de digitalizacin, permite gestionar el
archivo de los documentos ofimticos de un modo totalmente lgico,
independiente del almacenamiento real en forma de archivos, directorios y
unidades. No se trata de una aplicacin ms, sino que pretende actuar como
sistema operativo documental, actuando de interfaz entre el usuario y las
aplicaciones creadoras de documentos. Incorpora prestaciones de correo, control
de versiones de los documentos, integracin con bases de datos corporativas,
gestin de flujos de trabajo, y lo ms destacable es que se basa en una metfora de
escritorio, archivadores, carpetas, subcarpetas y documentos, de muy fcil
comprensin, que acerca el almacenamiento ordenado de los documentos al
usuario ofimtico. Como desventaja se puede decir que la facilidad de uso limita
la potencia de diseo de aplicaciones documentales, primando la navegacin
frente a la consulta estructurada.

Lotus NOTES: Es algo ms que un mero gestor documental. Permite gestionar

documentos, de una manera muy estructurada. Notes es un entorno de desarrollo
de aplicaciones documentales, por lo que puede resolver problemas ms
estructurados, tales como la de relacionar de modo ms eficiente las bases de
datos corporativas, con los depsitos de documentos. Adems integra el
almacenamiento documental ofimtico con la gestin de servicios de informacin
a travs de Internet, y a las comunicaciones avanzadas (Correo electrnico, foros).
Notes aade al paradigma clsico de los sistemas documentales los siguientes
elementos (Codina, 1996): 1. Integracin plena en la arquitectura ofimtica de la
organizacin. 2. Integracin con sistemas de creacin y distribucin de
informacin digital, tales como correo electrnico e Internet. 3. Automatizacin
de flujos de trabajo y desarrollo de aplicaciones que estn centradas en la
captacin, almacenamiento y distribucin de documentos. 4. Aceptacin de lo
digital como la forma natural de los documentos de la organizacin. 5.
Invencin del concepto de replicacin.

Documentum
Enterprise
Document
Management
System
98
<www.documentum.com>. Potente sistema que automatiza y controla el ciclo
vital de grandes cantidades de documentos dentro de las organizaciones, a travs

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de diferentes plataformas. Documentum 4i gestiona y procesa el contenido de

portales corporativos en ambientes web.

FileNET Panagon IDM Document Services <www.filenet.com>. Aporta una

serie de programas y herramientas para la gestin de la documentacin en las
organizaciones de manera distribuida a travs de procesos de workflow tanto en
arquitecturas de cliente/servidor como en ambientes web.

DOCS
Open
EDMS.
<www.pcdocs.comBasado>
en
arquitectura
cliente/servidor captura, almacena y gestiona la informacin de mltiples
formatos de documentos. Su extensin DOCS Binder provee una herramienta
para la creacin, gestin y distribucin de conjuntos de documentos en formato
XML.

Lotus Domino.DOC. <www.lotus.com> es una extensin de Notes/Domino

para la gestin distribuida de documentos aportando potentes funciones de
mensajera y trabajo en grupo. Asegura la integridad de la documentacin desde
su creacin, hasta su archivado final en diferentes dispositivos, todo ello
aprovechando la potencialidad del trabajo en grupo de Notes/Domino.
Existen otras soluciones comerciales con diferentes caractersticas en cuanto a sus
posibilidades y estructuras, como son Docuware <www.costaisa.com>, Novasoft
<www.novasoft.com> Cindoc de Chemdata <www.chemdata.com>.

1.3 Publicacin electrnica de la documentacin administrativa.

1.3.1 Concepto y causas de la publicacin.
La difusin de la documentacin es la tarea ms importante de cualquier centro de
documentacin en una organizacin. La funcin de informar es la causa de la generacin
de documentacin. Cualquier centro de documentacin difunde su informacin
fundamentalmente de dos formas:

a) previa demanda de los usuarios o la carta, en forma de bsquedas

bibliogrficas o informacin permanente de un tema concreto.

b) de manera espontnea, partiendo del punto de que la informacin es til a la

generalidad de los usuarios potenciales o actuales.
La publicacin o difusin es el remedio que da salida a la documentacin tratada,
respondiendo a las preocupaciones informativas del usuario. Se puede considerar la
publicacin como la ltima fase del proceso documental, donde se hace realidad el
derecho a la informacin de la documentacin.
1.3.2 Formas de publicacin..
Desde un punto de vista formal, un centro de documentacin cierra el ciclo de su
actividad por medio de la emisin de instrumentos tradicionales (informes sobre tareas
determinadas, dossier, documentos, repertorios bibliogrficos, listado de documentos
recibidos...). En general podemos encontrar las siguientes formas de publicacin:

Difusin general. Distribucin global de la informacin por medio de revistas,

boletines de sumarios, etc.

Difusin bibliogrfica. De referencia bibliogrfica por medio de resmenes o

boletines bibliogrficos.

Publicacin selectiva de la informacin o distribucin parcial. Sobre temas que

interesan a cada grupo de usuarios.

Publicacin retrospectiva de la informacin. Distribucin de referencias

bibliogrficas o analticas aparecidas con anterioridad a la fecha de peticin del
usuario.

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Sea cual sea la forma de publicacin, la utilizacin de las tecnologas de la informacin, la

utilizacin infraestructuras de informacin basadas en herramientas Web y herramientas
GED ofrece grandes oportunidades para la implantacin de una gestin documental
eficiente y una publicacin rpida y efectiva de la documentacin generada.
1.3.3 Publicacin electrnica de documentos.
Los avances ms significativos que se producen con la introduccin de las
infraestructuras de informacin basadas en herramientas Web radican el la recuperacin
y transmisin de los documentos. Estos afectan a varios aspectos:

La integracin del acceso a la informacin y documentacin: la utilizacin de

un cliente universal y de unas herramientas estndar para el acceso a los
documentos permite una integracin conceptual de cara al usuario, que
soluciona los problemas de la bsqueda de documentos generados o soportados
por distintas aplicaciones.

Otra cuestin ser integrar los distintos componentes del sistema de gestin documental
(herramientas ofimticas, bases de datos relacionales, bases de datos documentales,
puestos de captura de documentos, bases de datos de imgenes, etc.). En organizaciones
que superan una masa crtica de documentos, la gestin de los mismos deber realizarse
utilizando tecnologas especficas GED de tipo cliente/servidor, combinadas con
tecnologas Internet y sobre puestos clientes que utilizan navegadores estndar. Es en
esta lnea en la que evolucionan muchas de las aplicaciones de gestin documental y
workflow aparecidos en los ltimos aos (Lotus Notes, Key File, Documentum, etc.) .

La creacin de instrumentos de acceso a la informacin: el desarrollo de

potentes herramientas de bsqueda con tecnologa Inter./intranet permite y
facilita el acceso a las grandes masas de produccin documental tanto
estructurada como desestructurada. Pero al mismo tiempo cuando el volumen de
documentos crece, la recuperacin de los mismos mediante ndices generados
full-tex, bsquedas con incorporacin de elementos de relevancia, semejanzas
fonticas etc., se producen unas respuestas muy ruidosas que producen el
negativo efecto de crear una carga de sobrealimentacin al usuario final. Por otro
lado las herramientas de bsqueda estn muy orientadas al documento como
objeto/dato individual con contenido explcito, siendo muy difcil trabajar con
aquellos documentos compuestos que implican la secuencialidad que permite
revisar el estado de un tema o un asunto aunque ste est compuesto de distintas
unidades (documentos) cuyo contenido no figura explcitamente en el mismo.
(Como ejemplo podemos tener un expediente sobre un convenio de colaboracin
firmado entre nuestra organizacin y una institucin en el que pueden haber
cartas con terceras partes, ofertas, currculum de participantes, que en ningn
caso haga referencia explcita al trmino de bsqueda principal que es el
convenio o a otros documentos colaterales).

Para lograr que la publicacin y recuperacin sea pertinente y efectiva para la

organizacin, ser necesario determinar lgicamente los elementos de acceso en funcin
de las necesidades de bsqueda y utilizacin de los documentos por parte de los usuarios
teniendo en cuenta sus contextos de creacin y su composicin a efectos de tipologa
documental. Esto significar crear unas categorizaciones de la documentacin sobre la
base de la procedencia funcional, la relacin con los procesos de trabajo y la actividad
que reflejan. Estas categoras debern formar parte del etiquetado electrnico de los
documentos.

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1.4 Sistemas de Informacin para la toma de decisiones.

Toda la organizacin requiere decisiones eficaces para alcanzar sus objetivos y metas. En
la mayor parte de los casos, la planeacin estratgica y los objetivos generales de la
organizacin establecen el escenario para los procesos de valor agregado y las decisiones
necesarias para su funcionamiento. Con frecuencia los sistemas de informacin ayudan a
la planeacin estratgica y la solucin de problemas.
1.4.1 Una visin general de un Sistema de apoyo a las decisiones.
Un DSS es un grupo organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos
y dispositivos con el propsito de respaldar la toma de decisiones sobre un problema
especfico. El enfoque de un DSS se encuentra en la efectividad de la toma de la decisin
al enfrentarse a problemas de negocios estructurados o semi-estructurados. Los sistemas
de apoyo a la toma de decisiones ofrecen la posibilidad de producir ms utilidades, tener
costos ms bajos y mejores productos y servicios. Por ejemplo, las organizaciones de la
atencin a la salud utilizan DSS para aclarar y reducir costos, el DSS se deba disear,
desarrollar y utilizar para ayudar a la organizacin a lograr sus metas y objetivos.
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, aunque se inclinan en cierta forma
hacia los altos niveles de la administracin, se utilizan en todos los niveles. Esto es cierto
porque, hasta cierto grado, los gerentes de todos los niveles se enfrentan con problemas
algo menos estructurados, no rutinarios. La cantidad y magnitud de estas decisiones
aumenta conforme el gerente asciende en la organizacin. Muchas organizaciones se
enfrentan a la burocracia de reglas, procedimientos, y decisiones complejas. El DSS se
utiliza para proporcionar ms estructura a estos problemas y ayudar al proceso de la
toma de decisiones. Adems, debido a la inherente flexibilidad de los sistemas de apoyo
para la toma de decisiones, los gerentes de todos los niveles estn en posibilidad de
utilizar el DSS para auxiliarse en algunas decisiones relativamente rutinarias,
programables, en lugar de sistemas de informacin ms formales.
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones a menudo tambin se vinculan con la
toma de decisiones administrativas en cuanto a los procesos de negocios de valor
agregado. La gama de problemas a los que puede apoyarse es amplia. Por ejemplo, se
puede utilizar un DSS para seleccionar un plan de seguro mdico para un empleado. Otro
DSS puede emplearse para predecir en que forma un aumento en el precio de papel
puede afectar a la utilidades generales de un peridico; la informacin producida por el
sistema de apoyo para la toma de decisiones puede hacer que el editor y el gerente de
mercadotecnia del peridico aumenten el espacio de publicidad, en lugar de aumentar el
precio al cliente.
Estos ejemplos sencillos demuestran tan slo algunos aspectos del mtodo de un DSS.
En general, un sistema de apoyo para la toma de decisiones debe auxiliar a los
responsables de tomar las decisiones a todos los niveles, con todos los aspectos de la
forma de decisiones, entre ellos los referentes a los procesos de negocio de valor
agregado.

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1.5 mbitos de la publicacin electrnica: Internet, intranet y extranet.

Una Intranet, una Internet y una extranet son infraestructuras de comunicacin basadas
en herramientas Web. Lo que distingue una Intranet de una Internet es que est dirigida a
clientes internos, mientras que una Internet est dirigida a clientes externos. La
modalidad intermedia cliente interno/proveedor/cliente externo se denomina Extranet.
Un sistema de gestin documental, como ya hemos comentado, es una parte del sistema
de informacin de la organizacin desarrollado con el propsito de almacenar y recuperar
documentos, y que debe estar diseado para coordinar y controlar todas aquellas
funciones y actividades especficas que afectan a la creacin, recepcin, almacenamiento,
acceso y preservacin de los documentos.
La relacin entre los conceptos de Intranet, Internet, Extranet y el de sistema de gestin
documental es evidente desde el momento en que las herramientas Web se estn
convirtiendo en el medio de creacin, publicacin y acceso a los documentos de las
organizaciones con visin de futuro.
Las tecnologas Web hacen extremadamente fcil la publicacin, bsqueda y
visualizacin de la informacin, pero lo que no es fcil es encontrar la informacin
relevante que se crea en entornos organizativos. La tecnologa Web aporta muchos
elementos que permiten gestionar los documentos ms eficientemente, pero no puede
proporcionar la estructura organizativa y conceptual necesaria para soportar el sistema de
gestin documental. Puede una organizacin realizar una actividad efectiva y orientada
a la consecucin de objetivos, sin que nadie se ocupe de establecer los mismos?. Pues
difcilmente podr una organizacin gestionar bien sus documentos si previamente nadie
se ha ocupado de establecer unos criterios de organizacin.
Las tecnologas Web aportan una serie de ventajas para el diseo de un sistema de
gestin documental en soporte electrnico derivadas del uso de los estndares
HTML/SGML/XML en la produccin y publicacin de documentos:

Su independencia de las cautividades de los productos comerciales. Al ser un

estndar ISO universalmente aceptado, es mucho ms fcil garantizar la
perdurabilidad de los documentos generados en estos lenguajes y su archivado a
largo plazo.

La unicidad de formato simplifica en gran medida muchos de los problemas de

gestin de la documentacin relativos a la tipologa del documento electrnico.

Los documentos HTML/SGML/XML contienen intrnsecamente toda su

informacin contextual y estructural por lo que es ms fcil el mantenimiento y
la sistematizacin de los mismos.

La utilizacin de los estndares Web permiten la gestin y recuperacin de los

documentos de composicin mltiple, la creacin de cadenas que permitan
seguir la secuencialidad de los documentos, y la adscripcin de un mismo
documento o sus componentes a mltiples usos/contextos.

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