sintesi delle linee guida

2013 Maria Cristina Zanchetta

Schizzo
Scenario

Equipe

Obiettivi
Outline (Fasi)
Obiettivi
Vincoli
Diagramma

2013 Maria Cristina Zanchetta

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Prendete carta e penna e iniziate a scribacchiare il vostro progetto.

Vi accorgerete immediatamente che le idee galoppano pi velocemente della voglia di
scrivere.
Nondimeno, procedere pedissequamente con la stesura di informazioni pi o meno dettagliate
e esaustive si riveler il modo pi semplice per complicarvi la vita. Lidea non nasce quasi mai
con una forma definitiva e comprensibile. E pi probabile che si plasmi cammin facendo.
Sarebbe quindi inutile crogiolarsi nei dettagli, perdendo di vista il concetto in generale.
Spesso pi utile formulare un progetto grezzo ma chiaro, piuttosto che concentrarsi in una
sua parte che, da sola, non trasmette alcunch, limitandosi a essere un mero esercizio
letterario ...
Se dovessimo buttare gi due righe sul nostro progetto, su un block notes, probabilmente
useremmo due o tre caselle, qualche commento a margine, una sottolineatura e un paio di
frecce. Eppure, alla fine, nella sua semplicit, questo gi sufficiente per impostare pi
professionalmente il lavoro. Si tratta di unidea completa e chiara. Ci che la declassa a mera
transizione verso il project management strutturato limplicita difficolt di comunicare ad
altri limportanza dei concetti che si nascondono dietro a una bozza.
Fermo restando il limite comunicativo dello schizzo, questo rimane, in ogni caso, il punto di
partenza da approfondire. Vi ritroverete, alla fine del lavoro, a guardare oltre la tenerezza di
una bozza un po infantile e a riscoprire che, unidea tanto pi valida quanto pi semplice
la sua esposizione: in quello schema elementare ci saranno gi tutti gli elementi chiave che vi
permettono di programmare il progetto.
Ora, la questione si pone nei termini di cosa scrivere.
Chiedetevi, prima di tutto, cosa volete fare. Non scrivete pi di cinque parole.
Nella sua banalit gi uno sforzo, perch vi costringe a ripulire la vostra idea
dalla voglia di aggiungere fronzoli e vi aiuta a entrare nella sua essenza.
Quello che sovente accade non la mancanza di idee ma lincapacit di
trasmetterle. Pi di qualcuno ha gi affermato con successo che le cose semplici
sono le pi belle!
Se non riuscite, per, andate al passo successivo, prima che la vena creativa si
contamini con la naturale propensione ad aggiungere elementi ridondanti e
inutili.

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La seconda tappa, probabilmente, la pi insidiosa. Concentratevi sul perch.

Scrivete quello che vi viene in mente e fermatevi a riflettere.
Qui si tratta di indicare la meta del progetto, non un obiettivo
intermedio, n il modo di realizzarlo.
Dirlo in questi termini sembra una raccomandazione inutile perch ovvio che il fine ultimo
tale per definizione ed la destinazione del treno, non certo il binario. Eppure, in molti si
confondono e prendono pericolose sbandate.
Per esempio, vogliamo confezionare un foglio di calcolo che trae i dati dalla contabilit e li
espone in forma grafica: istogrammi e torte. Rispondete istintivamente, qual lobiettivo?
quale, invece, il metodo? Pur senza doti di preveggenza, facile immaginare che la risposta
allunisono sia obiettivo=Istogrammi+Torte, metodo=foglio di calcolo.
Sbagliato e fuorviante. Lobiettivo leggere in forma chiara ed essenziale i dati contabili, il
metodo scelto lestrazione dei dati dalla contabilit. Lo strumento il foglio di calcolo
collegato al database dellamministrazione. Ora fermatevi e riflettete sulla radicale differenza
tra i due approcci.
Se lobiettivo il grafico, istogramma o torta che sia, e il metodo il foglio di calcolo,
inevitabilmente, condizioniamo il successo del progetto alla possibilit di elaborare il grafico
automaticamente, pur sapendo che possono esistere soluzioni, diverse dal foglio di calcolo, in
grado di produrre lo stesso risultato.
Nel nostro esempio, implementiamo il progetto e seguiamolo per un certo periodo. E
statisticamente inevitabile che, un giorno, la rete non funzioni o che il foglio si danneggi, il
database non risponda, il server non vi avvii. Per una disgraziata e frequente coincidenza, si
tratta dello stesso giorno della riunione per comunicare i risultati di gestione alla direzione. Il
progetto del foglio di calcolo si scontrato con una variabile imprevista e ha fallito.
Ripercorriamo lo stesso esempio con lapproccio pi approfondito: lobiettivo mostrare i dati in
modo chiaro e questo non esclude che esistano alternative al grafico o al foglio di calcolo. Potr
fallire il metodo, potr deludere lo strumento ma non verr inficiato il progetto in s. Il bravo
analista non d per scontato che il grafico sia il punto di arrivo e, ragionando in questi
termini, sar pi propenso a immaginare alternative efficaci in ogni occasione.

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Riassumendo, perch non vuole dire come: si tratta di due concetti fondamentalmente diversi!
Gi a questo punto, vi accorgerete che non saprete distinguere le due cose, perch vi una
istintiva inclinazione a confondere loggetto del lavoro con il metodo di realizzazione e a porre
condizioni inesistenti.

A questo punto, se non altro per esclusione, diventa automatico dichiarare il come, vale a dire
il metodo (e le eventuali alternative).

Ora si pongono le questioni di ordine pratico: come si procede materialmente?

Scrivete una lista a due colonne, nella prima indicate cosa immaginate vi servir e, nella
seconda, dite perch. Limitatevi a pochi elementi essenziali e poche spiegazioni. Adesso
guardate la colonna a destra e controllate quante volte lo stesso elemento appare in pi righe.
Potrebbe trattarsi di un micro-obiettivo.
Alla fine, invertite le colonne: si parte sempre dallobiettivo e, a cascata, si indicano il metodo e
lo strumento. Ormai ci siamo rassegnati al fatto che pi naturale iniziare da elementi
concreti e, ragionando, dedurne la loro utilit, per cui, usiamo serenamente questo
stratagemma.

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Per esempio, immaginiamo di gestire un negozio in una localit balneare.

Il nostro progetto stimolare lo smaltimento, in inverno, degli abiti acquistati per la trascorsa
stagione estiva.
Ci poniamo il problema, perch lo stoccaggio invernale costa e gli abiti, sebbene piuttosto
anonimi e di bassa qualit, hanno un ciclo di vendita massimo di due anni. Vale a dire che un
capo, il terzo anno, non pi commercializzabile, perch il cliente lo percepisce come fondo di
magazzino.
La difficile questione del come realizzare il nostro obiettivo potrebbe essere risolvibile con la
vendita on-line.
Iniziando con queste poche ma chiare informazioni, si pu procedere a immaginare lo sviluppo
materiale del lavoro.
Anzitutto, si dovr pubblicare un sito e lo si dovr fare seguendo una precisa strategia di
marketing, per evitare che il tutto diventi solo una spesa improduttiva.
Partiamo dalla strategia di marketing. Chi dovremo contattare? Quanto siamo disposti a
spendere per una consulenza? In quanto tempo dovr essere impostata? Quale tipo di ritorno
ci aspettiamo da un simile investimento?
Per la realizzazione del sito le domande sono le stesse.
Proviamo a mettere nero su bianco il ragionamento e otteniamo questo schizzo. Da ogni casella
troveremo lo spunto per approfondire pi professionalmente il pensiero.

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Ora ripartiamo dal nostro schizzo e controlliamo se un ragionamento sensato, alla luce del
principio per cui ci deve essere un obiettivo, uno o pi metodi e, di conseguenza, uno o pi
strumenti.
Lobiettivo ridurre il volume dellinvenduto. Ricordiamo che non dobbiamo confonderci con il
metodo. Se a qualcuno sar venuto in mente che lobiettivo, in estrema sintesi, vendere on
line, si sbaglia, perch, in questo modo, si preclude la possibilit di ridurre il costo con strategie
diverse (e che potrebbero anche essere pi efficaci).
Per esempio, si potrebbe aprire un angolo outlet dove i vestiti si vendono a peso, con un target
minimo di chili da acquistare.
Il nostro bravo analista dovr tenere sempre in mente che, per ogni soluzione adottata, molto
probabilmente, ne esiste una migliore e pi facile ma, se non mette in discussione il suo
ragionamento, ancorandosi a false certezze, ancora pi probabile che abbia scelto proprio la
via pi tortuosa.
Nel nostro esempio fingiamo di essere analisti esperti e vogliamo affidarci al nostro istinto
commerciale. Proviamo per a dare un senso pi comprensibile al nostro obiettivo.
E piuttosto scontato quanto sia difficile comunicare ad altri unidea, a causa di svariati motivi
che non serve elencare in questa sede. E per anche altrettanto vero che i numeri, concetti
universalmente condivisi e, per la loro natura essenziali, sopperiscono piuttosto bene alle
difficolt comunicative tra i soggetti. Oltre a questo ovvio vantaggio, offrono un plus
assolutamente fondamentale, vale a dire la possibilit di confrontare lo stesso numero allinizio
e alla conclusione del progetto per poter misurare il successo delle azioni intraprese.
Tornando allesempio, un generico ridurre il volume dellinvenduto pu diventare lobiettivo
di limitare al minimo la quantit di vestiti rimasti: fatto cento lavanzo attuale di fine
stagione, sperare di rimanere con meno di un decimo il primo anno e zero il secondo.

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Abbozzando il progetto, emerso che la soluzione scelta la vendita on line, che presuppone,
in estrema sintesi, un sito e una strategia di marketing. In realt la strategia, di per s, include
la realizzazione di un sito, quindi naturale iniziare da questo punto per provare a scomporre
in fasi il progetto.
La prima questione chi dovr organizzare il piano di vendita. Questa riflessione ci introduce
a una nuova incognita: il team di sviluppo. Non serve definirlo gi adesso, perch molti
elementi del progetto ci sono ancora ignoti. Ci basta sapere che, ogni volta che vorremo
determinare il piano di azione della strategia, i soggetti attivamente coinvolti saranno
annotati anche nellequipe di sviluppo. Nellesempio, in una prima bozza, possibile includere
un professionista del settore.

Entrando ora nel dettaglio della prima fase del progetto, si devono stabilire alcuni elementi
operativi ed economici.
Primo fra tutti, chiave di valutazione della nostra scelta del professionista, il risultato atteso
dalla fase di analisi. In pratica, cosa ci si aspetta che emerga dal lavoro di pianificazione della
vendita. Ovviamente, anche in questo caso, si dovr cercare un indicatore numerico. A grandi
linee, trattandosi di consulenza e non di un bene materiale (sicuramente di pi facile
misurazione), un criterio potrebbe essere la capacit di anticipare e risolvere tutte le questioni
che sollever la vendita on line. Per ottenere tale numero, solo per il momento, si pu
immaginare di assegnare un voto generico.

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Schizzo

Sar poi buona norma indicare

quale somma si vuole investire
nella pianificazione della strategia
di marketing.
In questo caso, lammontare un
importo che non si vuole superare,
quindi un vincolo.
Allo stesso modo, un altro paletto
che ci poniamo il tempo di
analisi, perch ci si aspetta di poter
leggere il piano commerciale entro
una ragionevole data.
Ora che stata acquisita la
capacit di analizzare con senso
critico le principali componenti di
un progetto, si pu immaginare di
procedere analogamente per le
altre fasi.
Nellesempio, si lascia volutamente
spazio allimmaginazione in molte
parti perch la stesura definitiva
sar condizionata dallanalisi della
strategia di marketing.

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Schizzo

Giunti a questo punto, non si pu pi parlare di una bozza, ma di un progetto che

assume una forma strutturata.
Riassumendo le tappe che hanno condotto alla stesura su carta di semplici intuizioni,
si pu riconoscere il processo logico che conduce alla formulazione di unidea
professionale.

Anzitutto, indispensabile lindicazione di un obiettivo. Quanto pi riusciremo a

misurarlo numericamente, tanto pi facile sar condividerlo con gli altri membri
dello staff.
Dallobiettivo si procede cercando di individuare il metodo ottimale e immaginando,
a scopo precauzionale, alternative plausibili e altre pi fantasiose. Sar sviluppata
solo la via preferenziale ma utile non precludere la strada ad altre opzioni che
potrebbero diventare realizzabili e utili se lo scenario si rivela diverso da quello
immaginato.
Con il metodo, si vuole esprimere, in generiche linee guida, la successiva
pianificazione operativa. Deve rimanere un livello di astrazione tale che consenta
allo staff di comprendere il concept del progetto, pur senza identificarlo con gli
strumenti scelti.
Allultimo livello, per lappunto, gli strumenti, si vuole scomporre in parti sequenziali
il progetto, in modo che sia chiaro, per ogni fase individuata, quali micro-obiettivi
(misurabili!) si vogliono realizzare e quali vincoli materiali, ideali e temporali
devono essere rispettati.

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Schizzo

Prima di iniziare il percorso di stesura professionale del progetto, necessario chiarire

ancora qualche concetto.
Anzitutto, per semplificare lapproccio al project management si parlato di obiettivi,
metodi e strumenti. Spesso si sentir parlare di missione, strategia e tattica. Senza
approfondire i virtuosismi della letteratura gestionale, ci basti sapere che, a seconda
del livello di concretezza che vogliamo attribuire a un concetto, si passa dalla sua pi
pura essenza, la missione, fino allelaborazione operativa, la tattica.
Inoltre, stata ignorata la valutazione dello scenario di partenza e la proiezione di
quello futuro. Tutte le considerazioni degli esempi finora esposti trascuravano
linfluenza dellambiente, le caratteristiche del soggetto che avvia il progetto e le
relazioni tra gli elementi dello scenario. Questo sar invece il primo concetto da
approfondire nello sviluppo professionale.
Per ultimo, quando si vorr specificare lanalisi operativa, la tattica, sar introdotto
un nuovo elemento: la rappresentazione grafica sotto forma di diagramma di flusso.

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Scenario

Prima ancora di definire la missione e la strategia, opportuno chiarire le condizioni di

partenza del progetto. Si tratta di delineare lambito di azione e le prospettive di realizzazione
del progetto.
Due sono gli elementi fondamentali che riassumono lanalisi: lambiente e il soggetto.
Losservazione dellambiente aiuta a individuare:
lampiezza e le caratteristiche del potenziale mercato
le risorse disponibili,
i competitors.
Per quanto possa sembrare un aggravio, in
realt, non altro che la stesura formale di
un pensiero che inevitabilmente nasce
allavvio di un progetto, vale a dire uno
sguardo critico di quello che ci circonda,
ruotando a 360 su noi stessi.
Esempio
Una campagna di investimenti individua nel
mercato finanziario le aree geografiche di
maggiore interesse,
i settori economici pi
appetibili, le societ pi promettenti

Esempio
Limplementazione di un metodo di archiviazione
dei dati su cloud inizia con la ricerca degli
hosting provider, catalogabili per affidabilit e
costo del servizio.

Esempio
Lo sviluppo di un software innovativo nasce per
la soddisfazione di un bisogno del mercato in
generale o di un committente in particolare,
confrontandosi con le soluzioni gi disponibili e
le piattaforme di sviluppo adottabili.

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Scenario

Nondimeno, individuare i propri punti di forza, la qualit e la quantit di risorse disponibili e

le proprie aspettative descrive le relazioni attuali e potenziali tra soggetto e ambiente.
Le scelte del management presuppongono la naturale attitudine dei progetti a coinvolgere
lambiente e ad esserne condizionati, in un sistema di interdipendenze. Per questa ragione,
allorigine dellidea, c sempre uno studio del terreno da cui germinata e, di conseguenza,
delle prospettive di crescita.

Esempio
Il rendiconto finanziario concorre a stimare le
proprie capacit di investimento. Lintensit del
potenziale finanziario colloca il soggetto in
posizione dominante o ininfluente nel mercato.

Esempio
Ladozione di un sistema di contabilit industriale
pu essere pi o meno complesso e, di
conseguenza, efficace, in funzione delle capacit
di analisi della struttura economica e gestionale
del soggetto.

Esempio
Lanalisi funzionale della struttura di un software
dipende in buona misura dal tipo di dati
disponibili e dalla loro capacit di soddisfare il
bisogno informativo.

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Obiettivi

Lindicazione degli obiettivi da raggiungere deve delineare chiaramente il risultato atteso

dallo sviluppo del progetto.
A questo punto, necessaria una riflessione su cosa si intenda esattamente come obiettivo,
perch, sino a ora, labbiamo considerato come un generico target.
In realt, il misuratore dellefficacia della strategia adottata, vale a dire la capacit di
realizzare i risultati previsti.
Non si tratta, invece, di un indicatore di efficienza.
Sulla differenza tra i due indispensabile spendere qualche riga. Esemplificando, lefficacia
labilit di centrare un obiettivo, lefficienza riuscirci con il minor numero di freccette.
Ne discende che lefficienza esprime il rendimento delle risorse disponibili e della loro
combinazione. In questa prima parte, non sono ancora stati indicati i fattori produttivi che
saranno impiegati nel processo, quindi non avrebbe senso predisporre target di efficienza.

Ora, il punto cruciale nellelencazione degli obiettivi, nonch spartiacque tra una lista
significativa e uno sforzo fine a s stesso, accompagnare il concetto con un valore numerico.
Se un obiettivo non misurabile in alcun modo, si amplifica pericolosamente il margine di
discrezionalit nellinterpretazione degli esiti ottenuti, il che rischia di invalidare il confronto
tra aspettative e risultati. Sarebbe come giocare con il bersaglio senza assegnare un punteggio
variabile a cerchi concentrici: colpire la seconda corona non pu essere prestigioso quanto
infilare il dardo nella terza.
Fintanto che il target espressione di un budget economico o finanziario, non
particolarmente complesso individuare gli elementi determinanti delle azioni di un progetto.
Per esempio, pianificare una campagna di investimenti, gi, per sua natura, un dato
numerico proiettato nel tempo e naturalmente eloquente.

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Obiettivi

A questo fine, i key performance indicator (KPI) sono misuratori di efficacia sui quali
opportuno soffermarsi.
Ricordiamo infine che il contesto di partenza, dal canto suo, subir dei cambiamenti, per
limpatto esercitato dalle azioni intraprese. Sar buona norma annotarle nellanalisi dello
scenario, come promemoria che metter in luce il ruolo esercitato nellambiente dal soggetto.

Esempio
La pubblicazione di un sito commerciale deve
porsi un minimale di accessi, dai quali dovr
discendere un target di contatti.

Esempio
In ambito bancario, il numero di contratti stipulati
per una nuova formula contrattuale.

Esempio
Nella riorganizzazione della logistica, lincidenza
di danni riportati da cose dopo la revisione dei
criteri di stoccaggio nei furgoni.

Per la parte restante del documento prevista la richiesta allautrice: info@mczanchetta.it

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