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PROFESORA:
ALUMNOS:
ING. INDUSTRIAL
CAMACHO TAMARA
INTRODUCCIN
El presente trabajo tiene como finalidad informar los conceptos introductorios de la gerencia de
proyectos o bsicos para comprender la asignatura, adems conocer los criterios, tcnicas y
metodologa para formular proyectos de inversin. Cabe destacar que este trabajo de gerencia de
proyectos tiene un enfoque desde el punto de vista de la ingeniera conceptual del proyecto, ya
que la materia se les imparte a estudiantes de ingeniera. Un proyecto es el conjunto de actividades
o tareas no repetitivas de naturaleza tcnica, administrativa y financiera que tiene como objetivo
final la obtencin de determinados productos dentro de los preestablecidos.
Otro concepto de proyecto:
Importancia de un proyecto
- Facilita a las empresas el anlisis de las posibilidades y beneficios que se obtendrn al
ampliar las instalaciones existentes, modificar los procesos utilizados, fabricar productos,
prestar nuevos servicios, montar nuevas plantas, abrir sucursales, etc.
- Posibilita la identificacin, anlisis y seleccin de alternativas de solucin adecuadas a
necesidades o problemas especficos.
- Aporta a la toma de decisiones, al recomendar la solucin tcnica ms adecuada e indicar
los resultados que se esperan obtener con su implementacin y operacin.
1. Es necesario tener un criterio que se aplique a las consecuencias de cada alternativa para
poder escoger entre ellas. Para decisiones sobre inversiones estas consecuencias se deben
expresar en flujos de dinero en el tiempo. No es siempre posible expresar todas las
consecuencias en trminos monetarios. Muchas veces hay que dar peso tambin a factores
intangibles (valor artstico, humano).
2. En la formulacin y evaluacin de proyectos se aplican criterios para escoger la
alternativa que hace el mejor uso de los recursos escasos.
3. Hasta donde sea posible se deben separar las decisiones. Por ejemplo, la decisin sobre el
modo de financiamiento (que es parte del estudio financiero) se puede separar de la
decisin de escoger entre varios equipos (que es parte del estudio tcnico).
4. A veces hay efectos secundarios que no se toman en cuenta en decisiones individuales.
Puede ser necesario examinar las interrelaciones que existen entre varias decisiones antes
de tomar una decisin individual, es decir, considerar el punto de vista de sistemas (la idea
de que el todo es ms que la suma de sus partes).
Conceptual
Nacimiento de la idea. Anlisis de los puntos claves. Decisiones de inicio. Fijacin de
metas. Principales nombramientos y asignaciones de recursos.
Organizacional
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Los procesos de planificacin son actividades que no termina con un plan de accin
diseado, sino que se convierte en un proceso ininterrumpido y de permanente
retroalimentacin, se puede decir que un proceso de planificacin, siempre se est
realizando continuamente a pesar de que el diseo este hecho. La planificacin debe ser
considerada con una actividad permanente que permitir tomar decisiones, con base en los
resultados que obtenga la organizacin.
Por lo antes expuesto se puede decir que la planificaron debe ser considerado como una
actividad permanente la cual permitir tomar las decisiones, con base en los resultados que
obtenga la organizacin. En los procesos de planificacin contienen o incluyen varios
planes por lo que se debe delegar funciones a cada departamento o grupo de trabajo.
La etapa organizativa, en la que dominan los procesos de planificacin, es cuando el
gerente del proyecto puede ofrecer su mayor impacto, por lo tanto se debe crear una ruta o
camino para que la ejecucin de las actividades se realicen de forma coordinada entre las
variables de tiempo, costo y desempeo en el proyecto.
La planificacin no es un simple documento, es de nuevo una herramienta para la toma de
decisiones con respecto al proyecto, en la cual se intenta cotejar el deseo de un grupo de
stakeholders con la realidad de una situacin. El proceso consiste en determinar cuales son
las actividades, que recursos se requieren y cuando se requieren para la ejecucin del
proyecto. La planificacin es un proceso a travs del cual se pretende sistematizar, por
adelantado, de lo que se tratara hacer en un futuro, para ellos se debe tener un plan integral
del proyecto, el cual debe ensamblar de forma coherente todo lo que se va a realizar durante
la ejecucin.
Para tener una buena planificacin se debe pensar antes de actuar, esto implica aplicar una
metodologa para organizar el trabajo, con una secuencia de preguntas:
Que es lo que se debe hacer?
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Planificacin debe verse desde el punto de vista de una inversin siguiendo un anlisis de
costo/beneficio, de esta manera se debe planificar hasta el punto donde el dinero y el
tiempo estipulado justifiquen los recursos asignados para ese proceso. De all surge una
interrogante; hasta donde se debe planificar? Para dar respuesta a esta pregunta se tiene que
tomar en cuenta:
La planificacin debe hacerse hasta el punto en que deba ser debidamente controlada.
Siempre se debe planificar hasta el punto en que la informacin lo permita. De aqu
parte que la planificacin limita los insumo de entrada y no a los procesos de imaginacin
para adelantarse a futuros problemas.
Se debe planificar hasta el punto en el cual mayores esfuerzos de planificacin no
generan los beneficios suficientes como para justificar econmicamente la inversin
realizada. Esto se refiere hasta donde reconoce que el valor marginal del esfuerzo de
planificacin adicional no es rentable.
Es fundamental comprender que el esfuerzo porcentual relativo de planificacin para
alcanzar el ptimo depende, bsicamente, de la complejidad del proyecto. El esfuerzo
dedicado a la planificacin esta en el orden del 20% al 25% de los esfuerzos del proyecto,
si la complejidad de los proyectos van en ascenso en funcin de la mejora en cantidad y
calidad de informacin disponible, es lgico pensar que estos porcentajes van tambin en
ascenso.
Una buena planificacin asegura el xito del proyecto por lo tanto se tiene que tomar
encenta la necesidad de una coordinacin e informacin que requieren los miembros de un
proyecto y en especial la alta gerencia del mismo, mientras mas grande sea el proyecto
mayor sera su complejidad y el tiempo requerido. Para la ejecucin de cualquier proyecto
se tiene que hacer:
Un plan Hitos; permite tener una idea global del tiempo del proyecto
Un flujo de Caja; con el anlisis se sabe la necesidad de dinero requeridas en el proyecto
El anlisis de Riesgo; sirve para prevenir problemas potenciales.
Alcance y Matriz de responsabilidad; se debe aplicar para evitar problemas en la
manipulacin de roles.
Planificacin en el Ciclo de Vida del Proyecto
El proceso de la planificacin en un proyecto es algo complejo, que se realiza durante todo
el ciclo de vida y tiene sus variantes en cada etapa.
Plan Integral: Es un proceso, predominante, del rea de integracin de la metodologa de
PMBOK, que consiste en consolidar los resultados de todos los procesos de planificacin
involucrados en la fase organizativa de un proyecto, con el fin de obtener en documento
coherente y consistente que se transforme en la ruta de transito durante la ejecucin del
proyecto.
Este documento se genera comenzando por una o varias reuniones que arranque o kick off
meeting, con los siguientes objetivos:
- Compartir los objetivos generales y especficos del proyecto, descrito en el documento
aprobatorio.
- Iniciar el proceso de integracin del los miembros del equipo.
- Definir el cdigo de tica que guiara el comportamiento de los miembros del equipo.
- Identificar los posibles stakeholders del proyecto.
- Establecer prioridades del trabajo.
El plan integral esta contemplado por la definicin de los alcances, la planificacin (tanto
de tiempo, de los fondos, de la calidad, de los recursos humanos, de las comunicaciones, de
la procura de materiales y equipos, de la identificacin de los riesgos) y el desarrollo de las
contingencia para afrontarlos.
Plan Detallado de las Actividades: Es la planificacin que se realiza en el campo, en el
momento cuando el individuo se enfrenta a la actividad y disea un plan muy puntual que
le ayude a realizarla mejor. Se debe realizar siempre y cuando el tiempo y el esfuerzo
destinado a pesar antes de ejecutar es compensado por una eficiencia y una mejora a la hora
de la ejecucin, lo que hace que la planificacin en una ejecucin sea totalmente rentable.
Dicha planificacin suele partir de un plan integral y a partir de ese punto, se establecen las
microactividades especificas que no conviene predecir durante la etapa inicial del proyecto.
Replanificacin: Es un proceso de planificacin mas formal que se realiza cuando, al
ejecutar los procesos de control, se observa que la diferencia entre lo deseado segn el plan
y la realidad es lo suficientemente importante como para justificar el sueo de un nuevo
camino, que sea mas eficiente en sus objetivos de llegar a la meta impuesta para el
proyecto. La replanificacion hace que un plan integral inicial quede obsoleto y entre en
vigencia un nuevo esquema de trabajo.
Es conveniente tener un plan integral para la ejecucin del proyecto, pero se tiene que tener
en cuenta que a medida que avanza pueden haber influencias internas o externas que
obliguen a desviar el proyecto para esto se debe tener un proceso de control que es el que
ayuda a determinar las desviaciones y establecer las acciones para volver al sendero
correcto; sin embardo si la desviacin es significativa, es necesario trazar un nuevo camino,
que sea mas eficiente en su objetivo para alcanzar la meta final.
Otra de las razones para replanificar tiene que ver con el alcance del proyecto el cual puede
cambiar de tal forma que el punto al que hay que llegar es diferente al originalmente
concebido. El proceso de replanificacion implica emprender cambios importantes en el
proyecto, por lo cual se puede generar inestabilidad y discordia entre las acciones, tambin
el replanificar muy a menudo puede generar confusiones y caos.
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Se debe realizar una serie de procesos para hacer una planificacin efectiva, se debe
considerar como bsico (para delimitar las actividades, el tiempo y el costo del proyecto), y
unos procesos de soporte que completan el estudio (para obtener un plan coherente e
integrado para la ejecucin).
En materia de planificacin, el area del manejo del alcance cuenta con tres grandes
procesos:
Planificacin de Alcance: Es el proceso de desarrollar las bases del proyecto, en el que se
genera la justificacin, se identifican los deliverables o entregables y en general los
objetivos del proyecto.
Delimitaciones del Alcance: Consiste en definir todo el trabajo que forma parte y el que no
forma parte del proyecto.
Creacin del WBS (work breakdown structure WBS): Implica desagregar el trabajo de los
componentes menores y as proveer la materia prima basica para emprender el reto del
proceso de planificacin en proyectos, al establecer el esqueleto del trabajo.
En el area del manejo del tiempo, se distinguen los siguientes procesos:
Definicin de Actividades: Es la etapa final de la descomposicin emprendida en el
WBS, en la que se obtiene el listado de las actividades que componen el proyecto, que
representan las terminaciones de la estructura.
Lgica Secuencial: Establece las interrelaciones entre actividades, para construir el orden
y la lgica en que deben ser ejecutadas.
Planificacin de Recursos: Consiste en determinar todos los recursos que se necesitan
para ejecutar cada una de las actividades. Esto comprende el personal, los equipos,
materiales y demas requerimientos del proyecto. Esta planificacin se hace a partir de las
listas de actividades desarrolladas con la estructura desagregada.
Estimacin de Duraciones: Consiste en asignar un tiempo de duracin para cada
actividad, segn las premisas de trabajo y los recursos disponibles. Es fundamental que la
duracin de una actividad sea una informacin generada a partir de la misma fuente que
posteriormente se responsabilizara de la ejecucin del trabajo, ya que impone el tiempo
suele generar conflictos y falta de compromiso.
Programacin de Actividades: Es el proceso de ensamblaje de una red de trabajo, donde
se indican los periodos de inicio y terminacin de cada actividad y del proyecto en general.
En el area de manejo de los costos, se distinguen los procesos de estimacin de costos y la
preparacin del presupuesto, de la siguiente forma:
Estimacin de Costo: Es el proceso de determinar cuanto dinero hace falta para poner a
trabajar y adquirir todos los recursos necesarios para las distintas actividades, con base en
la planificacin, para completar el proyecto.
Preparacin del Presupuesto: Consiste en estimar los recursos financiero y el flujo de
caja, en funcin del tiempo necesario para cumplir con las actividades segn el programa
de desarrollo.
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elementos para su correcta ejecucin; de forma que cumpla con las restricciones y supuesto
del proyecto, que sea eficiente y coherente con la realidad del proyecto
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