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TCNICAS ESENCIALES
DONNA L. BAKER
TRADUCCIN
REVISIN TCNICA
BELATRIX
ADOBE AUTHORIZED TRAINING CENTER
1234567890
0876543219
Impreso en Mxico
Printed in Mexico
Dedicatoria
Para Pippi
Agradecimientos
Gracias a la gente en Adobe. Ha sido fabuloso trabajar con Acrobat todos estos aos y verlo
convertirse en una pieza de software robusta y, me atrevo a decir, genial.
Gracias a la gente en Peachpit, especialmente a mi esmerada editora, Valerie Witte, y a laque-todo-lo-ve y todo-lo-sabe, Becky Morgan.
Gracias a la familia en casa, que me ofreci apoyo y caf: a mi querido esposo, Terry; mis
hijas Erin y Deena; y a mis perros goofy.
Finalmente, como siempre, gracias a Tom Waits por traer la msica.
Contenido
Captulo Uno: Inicio y organizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1
#1:
#2:
Ayudndote a ti mismo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
#3:
#4:
Qu prefieres?
#5:
Organizarse
10
#6:
Realizar bsquedas
12
#7:
Buscar especficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
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#26:
Personalizar la apariencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
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#122:
#123:
#124:
#125:
ndice
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CAPTULO UNO
INICIO Y ORGANIZACIN
CAPTULO UNO
Moverse alrededor
de la interfaz
Cuando abres Acrobat 9 Pro, el programa predeterminado incluye varios elementos (figura 1).
Puedes configurar el diseo de Acrobat de varias formas ajustando los grupos de paneles
y parmetros:
Elementos de men. El men principal en la parte superior del programa contiene elementos comunes de men como File (Archivo) y Edit (Edicin), as como elementos de
Acrobat 9 Pro como Advanced (Avanzados) y Document (Documento).
Toolbars (Barras de herramientas). Acrobat contiene una variedad de barras de herramientas; muchos de los elementos encontrados en ellas tambin estn disponibles
como comandos de mens.
Task buttons (Botones de tareas). Puedes acceder a una gran diversidad de tareas y
funciones para un tipo de trabajo especfico, como crear un PDF o firmar un documento,
usando los botones de tareas.
Document message bar (Barra de mensajes del documento). Busca debajo de las
barras de herramientas una barra de mensajes que te permitir saber si el documento
incluye cierto tipo de contenido, como campos de formularios o firmas.
Navigation pane (Panel de navegacin). Los conos a lo largo del lado izquierdo de
la ventana del programa conforman el panel Navigation (Navegacin). Las funciones
disponibles en el panel de navegacin te permiten administrar y controlar el contenido
de tu documento PDF.
Navigation Pane
(Panel de navegacin)
Elementos de men
Task Buttons
(Botones de tareas)
Toolbars
(Barras de herramientas)
Barra de mensajes
del documento
Document Pane
(Ventana del documento)
Navigation Pane
(Panel de navegacin)
Nota
A travs de este libro se mencionan primero los comandos de Windows seguidos por
los de Mac entre parntesis.
Moverse alrededor
A diferencia de los sistemas
de ayuda en los viejos das,
no encontrars botones de
impresin o navegacin. El
sistema de ayuda de Acrobat 9
utiliza las herramientas del
navegador para funciones
comunes como impresin y
navegacin, dejando as una
interfaz de ayuda mnima y
racionalizada.
La ayuda est a la
mano
Algunas veces necesitas referirte a una pgina del archivo
de ayuda repetidamente. En
lugar de cerrar la ventana y
volverla a abrir y buscar la
pgina nuevamente, crea
un favorito para la pgina y
despus agrgala a los favoritos de tu navegador.
Ayudndote a ti mismo
Acrobat 9 ofrece un sistema de ayuda basado en Web. Adems de los tipos de informacin
que esperas encontrar en un archivo de ayuda, tales como el uso de las caractersticas
del programa y dnde encontrar atajos de teclado, el sistema de ayuda incluye vnculos
a recursos en lnea como Adobe Video Workshop, donde puedes ver videos de Acrobat y
otros programas de Adobe.
Para una informacin ms profunda, usa la caracterstica principal de ayuda:
Selecciona Help > Adobe Acrobat 9 Pro Extended (Ayuda > Ayuda de Acrobat 9 Pro
Extended) o presiona la tecla F1. El visualizador de ayuda de Adobe abre en una ventana
del navegador.
Usa el men de navegacin en el panel a la izquierda para moverte entre los archivos.
Puedes elegir entre dos tipos de opciones de bsqueda: Contents (Contenidos) o Search
(Bsqueda), dependiendo de lo que ests buscando y de tu mtodo preferido de trabajo.
CAPTULO UNO
Personalizar lo que
ves en pantalla
Si has abierto varias barras de herramientas y quieres restablecer al conjunto preestablecido, selecciona View > Toolbars > Reset Toolbars (Ver > Barras de Herramientas >
Restablecer Barras de Herramientas). Acrobat cerrar los extras y el diseo restaurar las
barras de herramientas predeterminadas en su posicin predeterminada.
Bloquear barras de
herramientas
Figura 3a Despliega la descripcin y el nombre del botn en un consejo de herramientas.
Mueve el puntero sobre la lnea sombreada vertical y arrastra para desacoplar la barra
de herramientas de su posicin. Cuando sueltas el ratn, la barra de herramientas est
flotando en la pantalla. Arrastra la barra de herramientas de regreso al rea de barras de
herramientas y suelta el ratn para acoplarla nuevamente.
Puedes mejorar el control que usas del estado real de la pantalla ajustando cmo se despliegan las etiquetas. Selecciona View > Toolbars > Show Button Labels (Ver > Barras de
herramientas > Etiquetas de botones) y despus selecciona la opcin Default (Rtulos
predeterminados), All (Todos los rtulos) o No button (Sin rtulos).
Los botones de tareas funcionan un poco diferente. No puedes arrastrar un botn individual de tareas fuera de la barra de tareas (como puedes con herramientas individuales
en las barras de herramientas); si lo intentas removers la barra de tareas completa. Al
igual que con otras barras de tareas, agrega y remueve botones en la caja de dilogo
More Tools (Ms herramientas).
En lugar de usar el men principal, ahorra un paso al cambiar las barras de herramientas.
Haz clic con el botn derecho (Control-clic) en la barra de herramientas para desplegar
las mismas opciones disponibles desde los mens.
(contina en la siguiente pgina)
#3: Personalizar lo que ves en pantalla
CAPTULO UNO
Qu prefieres?
Ms y ms ventanas
Acrobat 9 es diferente a versiones anteriores ya que ha
sido regenerado para cumplir con asuntos de Windows
Vista.
Cada archivo PDF abierto ya
sea a travs de Acrobat o una
ventana del navegador abre
una nueva instancia de Acrobat. Afortunadamente, cada
instancia comparte memoria
y recursos, as que no es como
ejecutar copias completas del
programa. Por otro lado, puedes acceder siempre a cada
PDF que tengas abierto sin
tener que seleccionarlo de una
lista, y puedes forzar el cierre
de un archivo sin tener que
forzar el cierre de todo el programa y perder tu trabajo.
Las preferencias Open Settings (Configuracin de apertura) se enlistan en la parte superior de la ventana, seguidas por Save Settings (Guardar ajustes), PDF/A View Mode (Modo
de visualizacin de PDF/A) y preferencias Examine Document (Examinar documento).
Aqu hay algunos consejos para seleccionar opciones:
Te gustara ver lo mismo cada vez que abres un archivo? Selecciona la casilla de verificacin de los parmetros Restore last view settings when reopening documents (Restaurar ltima configuracin de vista al volver a abrir documentos).
Si trabajas con ms de cinco documentos de manera cotidiana, cambia el valor predeterminado mostrado en la lista Documents in recently used list (Documentos en la lista de
archivos recientes) que es de 5. Haz clic en el men File (Archivo) para ver la lista al final
del men y rpidamente seleccionar el documento que quieres abrir.
(contina en la siguiente pgina)
#4: Qu prefieres?
Congura tu guardado
automtico
Congura un tiempo para
guardar automticamente en
el campo Automatically save
document changes to temporary le (Guardar automticamente los cambios del
documento en un archivo temporal cada). De manera predeterminada Acrobat guarda
los cambios en los documentos cada 5 minutos. Si ests
trabajando en un documento
grande, la opcin de guardado
automtico puede tomar algo
de tiempo de tu trabajo; es
posible que quieras aumentar
la duracin entre los guardados automticos.
Deja la casilla de verificacin Use page cache (Usar cach de pgina) seleccionada
(figura 4b). La cach de pgina es un rea de memoria. Si aplicas la cach a las pginas,
mientras despliegas una pgina, la siguiente en el documento es leda y colocada en un
rea de memoria hasta que ests listo para visualizarla. Las pginas cargan ms rpido, y
esta rapidez es particularmente notable si ests trabajando con documentos interactivos
o que contengan muchas imgenes.
Qu tan suave es
suave?
Experimenta con varias opciones de interpretacin en las
preferencias Page Display
(Presentacin de pgina) para
diferentes presentaciones. Haz
clic en la echa para desplegar
el men Smooth Text (Suavizar texto) y especica Laptop/
LCD (Para pantallas de equipo
porttil/LCD) o Monitor (Para
monitor). Por ejemplo, si trabajas con una computadora
porttil y otra de escritorio,
puede ser que encuentres las
opciones de suavizado necesarias para una visualizacin
clara en un monitor y no las
necesites en el otro.
CAPTULO UNO
Deselecciona la opcin Show Large images (Mostrar imgenes grandes) si tu computadora tiene una velocidad baja de redibujado. En computadoras antiguas, les toma una
cantidad de tiempo a las imgenes dibujarse en pantalla. Cada vez que mueves una
imagen significa ms tiempo de espera para que sta se redibuje nuevamente.
Deselecciona las preferencias en Rendering (Representacin) texto, arte lineal e imgenes si tu computadora es particularmente lenta. Deseleccionar el suavizado puede
ahorrar tiempo al presentar tus documentos, aunque sacrificas algo de claridad y nitidez
del contenido por velocidad de despliegue.
Cuando hayas completado los ajustes y cambios de preferencias, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de dilogo (Preferences) Preferencias.
#4: Qu prefieres?
10
Repetir la historia
Ten cuidado al borrar el historial. Si seleccionas un ajuste de
History (Historial) como Last
12 Months (ltimos 12 meses)
o Last Week (Semana pasada),
todos los listados del historial
de una menor duracin, como
Today (Hoy) o Yesterday (Ayer),
tambin se borrarn.
Organizarse
El panel de Categories (Categoras) usa una jerarqua de carpetas. Hay tres tipos de
categoras: History (Historial), las carpetas de tu computadora (a las que puedes agregar
favoritos) y Collections (Colecciones).
Para agregar un Favorite Place (Lugar favorito), haz clic en Add a Favorite Place (Agregar
un lugar favorito) en la parte inferior de la ventana del Organizer (Organizador). Localiza la
carpeta que quieras agregar en la caja de dilogo resultante y haz clic en OK (Aceptar).
CAPTULO UNO
11
Para agregar una coleccin, haz clic con el botn derecho (Control-clic) a la etiqueta
Collections (Colecciones) y selecciona opciones para nombrar la coleccin y agregar
archivos. Haz clic con el botn derecho (Control-clic) en una coleccin existente para
agregar o borrar archivos.
En el panel Files (Archivos), la informacin desplegada acerca de cada documento enlistado incluye detalles bsicos. Un documento sin proteccin muestra una miniatura; un
documento que contenga seguridad o uno abierto desde un navegador Web solamente
muestra un cono de documento PDF. La lista predeterminada est por nombre de archivo;
puedes hacer clic en el men desplegable Sort by (Ordenar por) para seleccionar otras
opciones de acomodo, como palabras clave, el ttulo del documento o el autor.
El archivo seleccionado en el panel Files (Archivos) se muestra en el panel Pages (Pginas). Usa los botones y + para cambiar la magnificacin de la vista, o arrastra el deslizador para mostrar el contenido del archivo.
Nombra tu coleccin para seguir la pista de tu trabajo y borrar una coleccin cuando
hayas terminado con el proyecto.
Selecciona File > Organizer > Collections (Archivo > Organizador > Colecciones) para
acceder al contenido de tus colecciones desde el men principal del programa.
Los contenidos de History (Historial) tambin estn disponibles en el men File (Archivo).
Selecciona File > History (Archivo > Historial) y una de las opciones de fecha. El comando
History (Historial) est convenientemente enlistado sobre los ltimos documentos abiertos en el men File (Archivo).
#5: Organizarse
Coleccionar
lgicamente
Utiliza las colecciones para
organizar tu contenido de
maneras que te sean lgicas. Por ejemplo, si ests
trabajando con un conjunto
de archivos que se convertirn en un solo PDF en algn
punto del ujo de trabajo,
agrgalos a una coleccin.
Haz clic derecho (Controlclic) a la etiqueta Collection
(Coleccin) en el Organizer
(Organizador) y selecciona
Add Files (Agregar archivos).
Localiza y selecciona los archivos que quieres agregar a la
caja de dilogo Browse for
Folder (Buscar carpeta) y haz
clic en OK (Aceptar). Haz clic
en el nombre de la coleccin
para ver tus archivos de trabajo.
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Encontrar palabras
Aqu hay algunos consejos
para usar la barra de herramientas Find (Buscar):
Realizar bsquedas
* Nota del revisor tcnico: si bien el nombre de la ventana Search y Find es el mismo en espaol
(Buscar), como comando se invocan desde el men Edicin como Bsqueda (simple) y Bsqueda (avanzada) de esta manera se distinguen los dos tipos de bsquedas (Find y Search).
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Consejo
Haz clic en Arrange Windows (Organizar ventanas) en la parte superior de la ventana
Search (Buscar) para fijar las ventanas Search (Buscar) y Acrobat en su lugar.
Sigue estos pasos para realizar una bsqueda:
1. Escribe la(s) palabra(s) que quieras encontrar en el primer campo. No puedes buscar
usando comodines como (*) o (?).
2. Selecciona el archivo o carpeta que quieras buscar haciendo clic en el botn de radio
apropiado. Selecciona desde el documento activo o seleccionado, o de todos los archivos en una carpeta especfica.
3. Selecciona las opciones de bsqueda seleccionando las casillas de verificacin. Puedes
seleccionar palabras completas, requerir resultados de coincidencia de maysculas y
minsculas e incluir marcadores y comentarios.
Tomando un atajo
Los mtodos abreviados del
teclado te permiten trabajar
rpidamente a travs de una
larga lista de resultados de
bsqueda en la ventana
de Search (Bsqueda (Avanzada)). En Windows, abre el
primer documento y presiona
F3 para saltar al siguiente y
subsecuentes resultados. Presiona Ctrl+] para ir al siguiente
documento; presiona Ctrl+[
para ir al documento anterior. En un documento,
presiona Ctrl+G para ir al
siguiente resultado; presiona
Ctrl+Shift+G para ir al resultado anterior.
14
Ahorra tiempo de
bsqueda usando
preferencias
4. Haz clic en Search (Buscar). Cuando la bsqueda ha finalizado, los resultados y sus ubicaciones aparecen por nombre de archivo en el rea de resultados de la ventana (figura 6c).
CAPTULO UNO
15
Puedes refinar una bsqueda utilizando las opciones Advanced Search (Bsqueda Avanzada) o buscar contenidos como palabras clave o metadatos. Haz clic en el vnculo Use
Advanced Search (Usar opciones de bsqueda avanzada) en la parte inferior de la ventana
bsica Search (Buscar) para desplegar parmetros adicionales de bsqueda. Para buscar en
el texto de un documento, escribe la palabra o palabras en el campo Qu palabra o frase
desea buscar? Busca usando cualquier combinacin de palabras o frases, o puedes usar
una consulta booleana. Busca usando otro contenido diferente del texto del documento,
incluyendo marcadores, adjuntos e ndices. (Referirse a #8, Construir y aplicar un ndice,
para ver cmo se usan los ndices). Una bsqueda se puede realizar en una carpeta, una
cartera PDF o inclusive en adjuntos de carteras PDF (revisa el captulo 4 para aprender
acerca de creacin de carteras).
Utiliza los mens desplegables en la parte inferior de la etiqueta Use these additional criteria (Usar estos criterios adicionales). Haz clic en el men desplegable a la
izquierda para desplegar una lista de opciones, como se muestra en la figura. Selecciona la opcin de bsqueda que deseas, haz clic en el men desplegable a la derecha
y selecciona un modificador. Finalmente, escribe el trmino a buscar en el campo,
como la palabra clave que quieres localizar. Una marca de verificacin verde se despliega en la casilla de verificacin a la izquierda de los campos de criterios.
Buscando en el vecindario
Utiliza bsquedas de proximidad junto con las opciones Match Exact word or
phrase (Buscar palabras o
frases exactas) en la ventana
Advanced Search (Bsqueda
avanzada) para encontrar instancias de los trminos buscados dentro de 900 palabras de
una u otra. Incrementa o disminuye el rango de palabras
para bsqueda en las preferencias de Search (Bsqueda).
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Desarrolla un sistema
Si trabajas con cientos de
documentos o imgenes PDF,
desarrollar un sistema antes
de embarcarte en la aventura
de las propiedades del documento es lo ms inteligente
que puedes hacer. Decide si un
trmino es usado como tema
o palabra clave, no ambos. Si
buscas un trmino como tema
y lo has usado como palabra
clave en algunos documentos,
los resultados de la bsqueda
sern limitados.
Si quieres usar el nombre de
un autor, decide con anticipacin si se utilizar el primer
nombre, primer nombre e
inicial o el nombre completo
del autor. De esta manera
cualquiera que trabaje con
los archivos comprender tu
sistema de propiedades. A
menos que crees un sistema
de nombre y descripcin que
sea comprensible para todos
los que usan el documento, es
una prdida de tiempo hacer
el esfuerzo de incluir descripciones adicionales.
Haz clic en el botn Search (Buscar) para buscar las propiedades del documento
de los archivos en la carpeta seleccionada. Acrobat regresa resultados que contienen
todos los criterios de bsqueda solamente. Puedes quitar criterios haciendo clic en la
marca de verificacin verde para deseleccionarla.
Cuando creas un PDF, los datos tcnicos que son parte del documento de origen
se convierten junto con el texto e imgenes que ves en la pgina. Puedes agregar ms
tipos de datos desde Acrobat modificando las propiedades del documento.
Abre el documento que quieras alterar y selecciona File > Properties (Archivo >
Propiedades), o utiliza el mtodo abreviado de teclado Ctrl+D (Comando+D) (figura 7b).
CAPTULO UNO
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Construir y aplicar
un ndice
1. Selecciona Advanced > Document Processing > Full Text Index with Catalog
(Avanzadas > Proceso de documentos > ndice completo de texto con catlogo)
para abrir la caja de dilogo Catalog (Catlogo) y haz clic en New Index (Nuevo
ndice). La caja de dilogo Index Definition (Nueva definicin de ndice) se abre
(figura 8a).
Reparar ndices
Necesitas ejecutar nuevamente el proceso de Catalog
(Catlogo) si haces cambios al
contenido de los documentos
dentro del ndice o mueves o
renombras los documentos. En
lugar de construir desde cero,
selecciona Advanced > Full Text
Index with Catalog (Avanzadas
> ndice completo de texto con
catlogo) y haz clic en Open
Index (Abrir ndice) en la caja
de dilogo Catalog (Catlogo).
Localiza y selecciona el ndice
que quieres modicar y haz
clic en Open (Abrir) para cargar
el archivo en la caja de dilogo
Index Denition (Nueva denicin de ndice) (mostrada en la
gura 8a). Haz clic en Rebuild
(Volver a generar) para reparar
y recongurar el ndice. Si quieres borrar el ndice, haz clic en
Purge (Depurar).
2. Agrega informacin a la caja de dilogo para nombrar y describir el ndice y especifica las carpetas que quieres incluir.
Poder de indexacin
Ahorra tiempo ajustando preferencias de indexacin. Selecciona Edit > Preferences > o
Acrobat > Preferences (Edicin
> Preferencias o Acrobat >
Preferencias) y haz clic en Catalog (Catlogo) en la columna
izquierda. En las preferencias
Catalog (Catlogo), selecciona
las mismas opciones que las
mostradas en la gura 8b en la
caja de dilogo Options (Opciones) y haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar la caja de dilogo
Preferences (Preferencias). La
siguiente vez que construyas
un ndice, cualquier opcin que
selecciones en las preferencias,
como Stop Words (Palabras
vacas), se aplica automticamente al ndice.
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3. Haz clic en Options (Opciones) para desplegar los modos de agregar o eliminar
contenido del ndice en la caja de dilogo Options (Opciones) (figura 8b). Selecciona no incluir nmeros, agrega propiedades personalizadas, usa palabras vacas
o especifica las etiquetas a incluir, descritas en la caja lateral Getting Ready for
Indexing (Preparndose para la indexacin).
Nota
Se agregan varios archivos a la carpeta de ndices, incluyendo un archivo de registro y
el archivo index.pdx, que es el documento de datos del ndice. Tambin existe una carpeta que contiene dos o ms archivos de indexacin. No borres ni muevas cualquiera
de las carpetas o documentos de indexacin, o corrompers el ndice.
CAPTULO UNO
19
Mueve o copia los archivos que quieres usar a una carpeta separada. Acrobat agrega
indexacin a archivos y carpetas. Mantener todo en un solo lugar evita errores de indexacin.
Separa un documento grande en partes. Por ejemplo, crea archivos PDF de captulos individuales de un manual. Las bsquedas indexadas sern ms rpidas.
Asegrate de que toda la informacin requerida en los documentos individuales est completa, incluyendo marcadores, vnculos, palabras clave, etctera. La informacin agregada
despus de haber generado el ndice no se incluye.
Si tus documentos estn etiquetados, puedes especicar el contenido a incluir en el ndice enlistando las etiquetas apropiadas, mostradas en la gura 8b.
Considera usar palabras vacas palabras que se excluyen del ndice, como y, o, si,
etctera, haciendo clic en Stop Words (Palabras vacas) en la caja de dilogo Options (Opciones)
para abrir la caja de dilogo Stop Words (Palabras vacas), tambin mostrada en la gura 8b. Es
posible excluir hasta 500 palabras distinguiendo maysculas y minsculas, lo que puede dar
resultados de bsqueda ms rpidos.
Si ests diseando un ndice con palabras vacas, incluye un archivo de texto Leme para que
los usuarios entiendan qu es lo que pueden buscar y cmo usar el ndice.
CAPTULO DOS
Nota
En Acrobat 9, la caracterstica del PDFMaker ya no est incluida en sistemas Mac. Por las
diferencias en la arquitectura de los sistemas, el PDFMaker de Mac no tiene la funcionalidad
del PDFMaker de Windows; convertir a PDF en Mac se puede hacer usando herramientas del
sistema. Tambin, Acrobat ya no soporta el PDFMaker en Office 2000 o anteriores.
Las conversiones se pueden controlar por los ajustes del PDFMaker, por Acrobat Distiller, y por programas de origen que exportan directamente archivos con formato PDF.
Configura los ajustes de conversin de acuerdo con el material con el que ests trabajando
y de acuerdo con lo que intentes hacer con l. Preparar informacin para impresin, por
ejemplo, es diferente a preparar informacin para uso en lnea. Tienes muchas opciones!
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22
#
Ms ajustes de
impresin
Imprimir con la
impresora Adobe PDF
1. Abre el programa y el documento que quieres convertir a PDF. Selecciona File > Print
(Archivo > Imprimir) para abrir la caja de dilogo Print (Imprimir).
2. Selecciona Adobe PDF desde el men Printer Name (Impresora).
4. Haz clic en Options (Opciones) en la parte inferior izquierda de la caja de dilogo Print
(Imprimir) para abrir una lista de diferentes opciones de impresin (como cdigos de
campo, XML, y propiedades de documentos) que vara de acuerdo con el tipo de archivo
que ests convirtiendo. Una vez que seleccionaste, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar
la caja de dilogo y regresar a la caja de dilogo principal Print (Imprimir).
5. Haz clic en OK (Aceptar) para procesar el archivo, selecciona un nombre y ubicacin
de almacenamiento dependiendo de los procesos del comando de impresin del programa y haz clic en Save (Guardar). El archivo se guarda como un PDF, en lugar de salir
a la impresora, y tienes una versin PDF del archivo de origen.
(contina en la siguiente
pgina)
CAPTULO DOS
23
6. Haz clic en Properties (Propiedades) en la caja de dilogo Print (Imprimir) para abrir la
caja de dilogo Document Properties (Propiedades de Documento de Adobe PDF), que
despliega de manera predeterminada la ficha Adobe PDF Settings (Configuracin de
Adobe PDF). Aqu puedes seleccionar opciones adicionales de impresin que varan
de acuerdo con el tipo de archivo que ests convirtiendo (figura 9):
Usa los cuatro ajustes en la parte superior de la caja de dilogo para ahorrar tiempo. Si
siempre produces conversiones bsicas de PDF, deja la Configuracin de Adobe PDF
predeterminada en Standard (Estndar), o selecciona una alternativa de la lista del
men desplegable.
Adjunta automticamente proteccin de contrasea a todos los archivos al momento
de la conversin usando una opcin de la lista del men desplegable Adobe PDF Security (Seguridad de PDF). Selecciona ya sea Reconfirm Security for each job (Volver a
confirmar la seguridad de cada trabajo) o Use the last known settings (Usar ltima
configuracin de seguridad conocida).
Haz clic en Browse (Examinar) y localiza una carpeta consistente de salida, desplegada
en el ajuste Adobe PDF Output Folder (Carp. salida de Adobe PDF). Esto es un gran
ahorrador de tiempo si de manera rutinaria conviertes archivos y los dejas en un rea
de preproduccin antes de trabajar.
(contina en la siguiente pgina)
Convertir un grupo de
documentos
Si ests convirtiendo un
nmero grande de documentos, convierte uno y revisa que
cumpla con tus necesidades
antes de convertir los dems.
Esto te ahorrar tiempo muy
valioso en la revisin de errores.
24
Nombrar archivos de
manera conveniente
Hazte el hbito de crear
un sistema de nombres de
archivos cuando ests convirtiendo documentos de un
formato a otro. Al imprimir
o generar un PDF usando el
controlador de la impresora
Adobe PDF u otro mtodo de
conversin PDF, de manera
predeterminada la carpeta
que contiene el archivo de
origen se abre y al archivo
se le asigna el nombre del
documento de origen y la
extensin .pdf. Usar la misma
estructura de nombres ahorra
tiempo y puedes rastrear de
manera ms fcil qu archivos
se han convertido a PDF.
CAPTULO DOS
Selecciona un tamao de pgina alterna desde la lista del men desplegable Adobe
PDF Page Size (Tamao pg. de PDF) si tu trabajo lo requiere.
Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de dilogo secundaria y regresar a la caja de
dilogo Print (Imprimir).
Revisa la ortografa y gramtica y asegrate de que el contenido nal es como quieres que aparezca en el formato PDF. Es ms fcil asegurarte de que el documento original est completo que
editarlo en Acrobat.
Decide cmo se usar el documento. Por ejemplo, selecciona diferentes parmetros de conversin para un documento en lnea, que para uno destinado a la impresin de alta calidad.
Revisa los vnculos y otros contenidos como comentarios si planeas convertirlos para uso PDF.
Revisa los parmetros de las opciones de conversin. Por ejemplo, puedes seleccionar una
opcin de conversin estndar pero requerir cambios en los parmetros de conversin de grcos.
25
10
Usar el PDFMarker
en Microsoft Word
Uno de los programas ms comnmente utilizados con Acrobat es Microsoft Word. Puedes usar el PDFMaker que Acrobat instala de manera automtica dentro de Word en Windows para generar de manera rpida una versin PDF del documento. Si el flujo de trabajo
incluye combinar documentos de manera regular, prueba la caracterstica Mail Merge to
Adobe PDF (Combinar correspondencia en el archivo Adobe PDF), que no solamente combina el contenido de la base de datos con un archivo de Word sino que tambin convierte
los archivos combinados a PDF.
La configuracin de conversin Standard (Estndar), predeterminada en el PDFMaker,
produce un archivo PDF que es apropiado para impresin y lo suficientemente pequeo
para una distribucin sencilla. Una vez que hayas especificado la configuracin, se mantiene hasta que la cambies nuevamente. Convertir un documento de Word a PDF es un
proceso de un clic.
Cuando el documento est listo para conversin, gurdalo y despus haz clic en Convert to PDF (Convertir a PDF)
en la barra de herramientas PDFMaker 9.0 en Windows o
selecciona Adobe PDF > Convert to Adobe PDF (Adobe PDF > Convertir a Adobe PDF). Al
usar los ajustes predeterminados del PDFMaker, se abre una caja de dilogo Save As (Guardar como) desplegando el mismo nombre que el documento de Word; cambia el nombre
del archivo y, de ser necesario, la ubicacin y haz clic en Save (Guardar) para cerrar la caja
de dilogo y convertir el archivo.
Para ver los ajustes, selecciona Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF >
Cambiar configuracin de conversin) para abrir la caja de dilogo (figura 10a).
Figura 10a La caja de dilogo Acrobat PDFMaker contiene diferentes nmeros de chas
dependiendo del programa, pero siempre incluye las chas de Settings (Conguracin)
y Security (Seguridad).
26
Ajustes sencillos
Aqu hay unos consejos para
trabajar con las opciones
bsicas de Settings (Conguracin):
Si de manera consistente
conviertes documentos
usando el mismo nombre
del documento de origen
de Word, deselecciona la
opcin Prompt for Adobe
PDF le name (Solicitar
nombre de archivo Adobe
PDF). Deseleccionar esta
opcin te ahorra un paso.
Para conservar comentarios en los documentos de Word convertidos, selecciona Convert displayed comments to notes in Adobe PDF (Convertir comentarios mostrados en
notas en el archivo Adobe PDF). (Ver captulo 10, Comentar en un documento PDF,
para aprender acerca del uso de comentarios.) Los comentarios en el documento de
origen estn enlistados en la ficha Word (figura 10b). Usa las opciones para configurar
la apariencia de los comentarios.
(contina en la siguiente
pgina)
CAPTULO DOS
27
Preserva referencias del trabajo que hayas hecho, como referencias cruzadas, una tabla
de contenido, notas al pie y notas finales, seleccionando una de las opciones de conversin. Haz clic en Enable advanced tagging (Activar etiquetado avanzado) para integrar las etiquetas de caractersticas seleccionadas dentro del archivo PDF convertido.
Lee acerca del uso de etiquetas en #47, Etiquetado bsico de documento.
El PDFMaker de Word en Windows te da tres opciones para generar marcadores, dependiendo de la estructura del documento. Los marcadores se crean a partir de estilos del
documento o a partir de encabezados que selecciones de la plantilla predeterminada. Si
has agregado marcadores al documento, puedes usarlas automticamente en el documento PDF. Abre la caja de dilogo Conversion Settings (Configuracin de conversin) y
selecciona la ficha Bookmarks (Marcadores) (figura 10c).
La opcin Create
PDF/A-1a: 2005 compliant le (Crear
archivo compatible con
PDF/A-1:2005) no se
encuentra en todos los
PDFMakers de los programas, y no es necesario excepto en los casos
en los que quieres producir un archivo para
almacenamiento a largo
plazo
28
Conguracin de
la aplicacin para
conversiones
La parte inferior de la caja de
dilogo vara de acuerdo con
el PDFMaker; la mayora de
los programas incluyen las
siguientes opciones para ajustes de la aplicacin:
CAPTULO DOS
Si utilizas estilos o encabezados, es ms rpido desplazarse a travs de la lista para desactivar estilos especficos o encabezados que quieras convertir, en lugar de seleccionar una
casilla de verificacin en la parte superior de la caja de dilogo y despus deseleccionar los
elementos que quieres excluir.
Nota
Si haces asignaciones de marcadores personalizados en la ficha Bookmarks (Marcadores)
de la caja de dilogo Conversion Settings (Configuracin de conversin), tus ajustes se
sobrescriben si seleccionas Add Bookmarks to Adobe PDF (Crear marcadores) en la ficha
Settings (Configuraciones).
29
11
Combinar archivos
de Word a PDF
30
Una vez que los documentos estn listos y hayas probado la combinacin, sigue estos
pasos:
1. Selecciona Adobe PDF > Mail Merge To Adobe PDF (Adobe PDF > Combinar correspondencia en el archivo Adobe PDF) para abrir su caja de dilogo (figura 11b).
31
12
Elige un reporte
En Access, selecciona Adobe
PDF > Convert Multiple
Reports to Single Adobe PDF
(Adobe PDF > Convertir varios
informes en un nico archivo
Adobe PDF) para abrir las listas de informes en la caja de
dilogo Acrobat PDFMaker.
Selecciona los informes en
Access que quieres convertir y
haz clic en Add Reports (Agregar informe(s)). Cuando todos
los informes que desees convertir estn incluidos en la
lista Reports in Adobe PDF
(Informes en Adobe PDF), haz
clic en Convert to start creating the PDF (Convertir para
iniciar la creacin del PDF).
Nota
El PDFMaker de Excel en Windows tambin te permite insertar un modelo 3D dentro de una
hoja de trabajo. Lee acerca de usar modelos 3D en programas de Office en el consejo #14,
Agregar contenido de medios especializados.
El PDFMaker de Acrobat 9
para Excel te permite especicar la organizacin de las
hojas de trabajo en el documento PDF. Si quieres elegir
un grupo de hojas de trabajo
en un orden personalizado,
selecciona Prompt for selecting Excel Sheets (Solicitar la
seleccin de hojas de Excel)
en la caja de dilogo mostrada
en la gura 12. Mientras el
documento es convertido, se
te preguntar acerca de cada
hoja de trabajo.
32
En Access 2002, 2003 o archivos ms nuevos, selecciona los informes, tablas, consultas
o formas para conversin, y despus selecciona un comando del men Adobe PDF. Los
archivos Access 2000 slo convierten informes a PDF.
El men Adobe PDF en Access incluye una opcin de informe usada para combinar una
seleccin de informes dentro de un nico documento PDF automticamente (lee ms
en el cuadro lateral Elige un informe).
El men Adobe PDF en Microsoft Project en Windows incluye las tres opciones de conversin bsicas disponibles en Windows: convertir a PDF, convertir y enviar por correo
electrnico, y convertir y enviar para revisin. En la caja de dilogo Conversion Settings
(Configuracin de conversin), los ajustes de Application (Aplicacin) incluyen una opcin
para adjuntar el archivo de origen al PDF.
CAPTULO DOS
33
13
Generar documentos
PDF en PowerPoint
Te gustara distribuir una exposicin de diapositivas de PowerPoint completa con transiciones de diapositivas y animacin sin tener que empaquetar los archivos y un reproductor?
El PDFMaker de PowerPoint en Word tiene varias opciones que puedes configurar para
convertir una presentacin a un documento PDF (figura 13).
Al igual que un documento de Word, un documento de PowerPoint permite comentarios, etiquetas y conversiones de marcadores. Estas opciones incluyen lo siguiente:
Convert hidden slides to PDF pages (Convertir diapositivas ocultas en pginas PDF)
convierte cualquier diapositiva designada como oculta (no se reproducen en la presentacin regular) en pginas de un archivo PDF.
(contina en la siguiente pgina)
34
Convert Speaker Notes (Convertir notas del orador) convierte las notas agregadas a las
diapositivas en comentarios de notas de texto en el PDF. Lee acerca de notas de texto y
otros tipos de comentarios en el captulo 10.
CAPTULO DOS
35
14
Agregar contenido de
medios especializados
La habilidad de usar y manipular medios se incrementa con cada nueva versin de Acrobat,
y Acrobat 9 por supuesto que no es la excepcin. Si ests trabajando con Acrobat 9 Pro
Extended en Windows, los PDFMakers en Word y PowerPoint contienen nuevos comandos
que te permiten incrustar una pelcula de Flash en formato FLV (Flash Video). Como parte
de la instalacin, Acrobat tambin instala controles ActiveX 3D en Word, PowerPoint y Excel
que te permiten insertar un modelo 3D en tu archivo de origen.
Para incrustar una pelcula en un documento de origen de Office, sigue estos pasos:
1. Despliega la pgina o diapositiva donde quieres incrustar la pelcula.
2. Selecciona Adobe PDF > Embed Video and Convert to Flash (Adobe PDF > Incrustar
video y convertir a formato Flash),
o haz clic en Video to Flash (Video a Flash) en la
barra de herramientas de Acrobat PDFMaker para desplegar la caja de dilogo Insert
Video (Insertar video).
3. Haz clic en Browse (Examinar) para localizar y seleccionar el video que quieres usar.
Vers el video en el rea de previsualizacin (figura 14a).
Especicar ajustes de
video
Los ajustes utilizados para
incrustar el archivo especican cmo el contenido es
desplegado en la pgina.
Selecciona Adobe PDF >
Change Conversion Settings
(Adobe PDF > Cambiar conguracin de conversin) y haz
clic en la cha Video para denir cmo la pelcula de Flash
es usada en el archivo PDF:
36
Haz clic en la flecha del men desplegable Skin (Mscara) y selecciona una opcin
de la lista. La lista ofrece diferentes conjuntos de herramientas de reproduccin que
se muestran en el documento PDF terminado.
Para restablecer el tamao de la pelcula, haz clic en Resize Video (Cambiar tamao
del video) para activar los ajustes, y hacer cambios en el ancho y alto ya sea por
porcentaje o valores de pixeles.
5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de dilogo. Vers el objeto de video en la
pgina o diapositiva.
6. Convierte el archivo a PDF para ver la pgina (figura 14b).
CAPTULO DOS
37
Nota
Adicionalmente al nuevo men y comandos de la barra de herramientas, ambos PDF
Makers Word y PowerPoint ahora incluyen una ficha separada en la caja de dilogo de configuracin de Acrobat PDFMaker que usas para ajustar los parmetros del video. Lee acerca
de los ajustes en el cuadro lateral Especificar ajustes de video.
Para insertar un modelo 3D, haz clic en Insert Acrobat 3D Model
(Insertar modelo
3D de Acrobat) o selecciona Adobe PDF > Insert Acrobat 3D Model (Adobe PDF > Insertar
modelo 3D de Acrobat) para abrir la caja de dilogo. Haz clic en Browse for Model (Buscar
modelo) para localizar un archivo 3D (elige desde los formatos ms importantes de CAD);
haz clic en Browse for Script (Buscar una secuencia de comandos) para ubicar un JavaScript para el modelo si se requiere, y haz clic en OK (Aceptar) para colocar el modelo en la
pgina (figura 14c). Cuando conviertes el documento a PDF, el PDFMaker usa tus ajustes
para generar un documento 3D PDF.
Los modelos 3D y el video de Flash (insertado como formato FLV) se pueden agregar en
el archivo de origen o despus de que el archivo se ha convertido a PDF. Hay muchas ms
opciones de configuracin en Acrobat revsalas en el captulo 13, Usar video de Flash y
medios 3D.
38
15
Conversiones rpidas
Si conviertes un nmero de
pginas Web a documentos PDF, ahrrate tiempo y
algunos clics del ratn con
sencillos cambios de las preferencias. Haz clic en la barra
de herramientas Adobe PDF
y selecciona Preferences
(Preferencias) para abrir una
pequea caja de dilogo.
Selecciona o deselecciona las
opciones mostradas en la caja
de dilogo:
Selecciona un tipo de
archivo, ya sea HTML o
texto, y haz clic en Settings (Conguracin) para
seleccionar opciones de
conguracin de la caja
de dilogo, como tamaos
de pgina, codicacin,
colores y fuentes.
Dene el tamao de
pgina, mrgenes, orientacin y escala de pgina.
CAPTULO DOS
Figura 15a El PDFMaker de Internet Explorer incluye varias formas para crear archivos PDF.
Para adjuntar la pgina Web desplegada a un documento PDF, haz clic en Add Web
Page to Existing PDF (Agregar pgina Web a PDF existente). Se abre un dilogo que permite
seleccionar el documento a usar en la pgina adjunta. Haz clic en Save (Guardar) para convertir la pgina Web y abrirla al final del documento seleccionado. Tambin puedes hacer
clic con el botn derecho (Control-clic) en la pgina para desplegar el men de atajo, que
incluye los comandos Convert to PDF (Convertir a PDF) y Add to Existing PDF (Agregar a
PDF existente).
Alguna vez has pasado tiempo convirtiendo pginas Web a PDF y luego utilizado ms
tiempo en Acrobat seleccionando objetos como botones de navegacin y anuncios para
removerlos? Bueno, espera a ver el nuevo PDFMaker para Internet Explorer. Haz clic en
Select Object (Seleccionar) en la barra de herramientas
PDFMaker y despus haz clic
39
para seleccionar todos los elementos que quieres convertir (figura 15b). Cada elemento
al que le des clic se enmarca en azul; el rea activa debajo de la herramienta es resaltada
con una caja roja.
Cuando ya realizaste tus selecciones, haz clic con el botn derecho (Control-clic) y selecciona las opciones ya sea Convert to PDF (Convertir a PDF) o Add to Existing PDF (Agregar
a PDF existente). Muy ingenioso!
Mal comportamiento de
los navegadores
As que has seleccionado bits
de varias pginas Web y has
construido tus archivos PDF, y
ahora encuentras que no puedes trabajar en el navegador
de manera correcta.
No hay misterio: revisa para
asegurarte de que has
deseleccionado la herramienta Select Object (Seleccionar) en el PDFMaker. Ahora
intenta de nuevo.
40
16
Traerlo al frente
Si tienes archivos PDF antiguos archivados en Acrobat 7 o anterior (que fueron
construidos en los das anteriores al Paquete/Cartera
PDF), selecciona Adobe PDF
> Upgrade Acrobat 7 PDF
Archive (Adobe PDF > Actualizar archivo de almacenamiento PDF de Acrobat 7)
para abrir la caja de dilogo.
Localiza y selecciona el o los
archivos y haz clic en Open
(Abrir). Los archivos son procesados y recongurados
como PDF Portfolio (Cartera
PDF).
Conversiones
automticas de correo
de Lotus Notes
Acrobat instala una barra de
herramientas de Acrobat PDFMaker en Lotus Notes, que
comparte la mayora de las
caractersticas del PDFMaker
de Outlook, incluyendo almacenamiento automtico. El
contenido se puede convertir
a PDF como un nico mensaje
o carpetas, as como capturar
campos de correo adicionales.
CAPTULO DOS
Archivar mensajes de
correo electrnico
Acrobat 9 Pro te permite archivar tus mensajes de correo electrnico de Outlook, que despus puedes indexar, buscar o agregar a otros documentos PDF. Hay varias maneras de
archivar tus mensajes de correo de manera manual:
Puedes seleccionar correos individuales en Outlook y despus dar clic en Create Adobe
PDF From selected messages
(Crear archivo Adobe PDF a partir de los mensajes
seleccionados). La caja de dilogo Save Adobe PDF File As (Guardar archivo Adobe PDF
como) se abre. Busca la ubicacin donde quieres guardar el archivo. Escribe el nombre
para el archivo y haz clic en Save (Guardar).
Para convertir todos los mensajes de correo en una carpeta al mismo tiempo, selecciona la carpeta en Outlook y haz clic en Create Adobe PDF from folders
(Crear
Adobe PDF a partir de carpetas). Nombra el archivo, especifica la ubicacin de almacenamiento en la caja de dilogo Save Adobe PDF File As (Guardar archivo PDF como) y
haz clic en Save (Guardar) para guardar el archivo.
Haz clic en Add (Agregar) para abrir una caja de dilogo que enliste las carpetas de
Outlook y selecciona la carpeta o carpetas para incluir en un archivo. Haz clic en OK
(Aceptar) para cerrar la caja de dilogo y abrir la caja de dilogo Save PDF Archive As
(Guardar archivo de almacenamiento de PDF como).
41
Adjuntos automticos,
alguien quiere?
He aqu un ingenioso ahorrador de tiempo para aquellos
a quienes les gusta enviar
PDF adjuntos con los mensajes de correo electrnico,
pero que no les gusta tomarse
el tiempo para convertir primero los archivos. Selecciona
Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF
> Cambiar conguracin de
conversin) para abrir la caja
de dilogo del Acrobat PDFMaker y busca esta opcin
en la parte inferior de la caja
de dilogo: Show Attach as
PDF button (Mostrar botones
Adjuntar como PDF). Selecciona la casilla de vericacin
y haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar la caja de dilogo.
Cuando inicies un nuevo
mensaje de correo, observa
que hay dos conos de adjuntar en la barra de herramientas el regular, y el nuevo
Attach as Adobe PDF (Adjuntar como Adobe PDF).
42
CAPTULO DOS
CAPTULO TRES
44
17
Qu preeres?
Elige File > Preferences
(Archivo > Preferencias) para
abrir un dilogo. Si ests trabajando en una Mac, elige
Distiller > Preferences (Distiller
> Preferencias). Tienes varias
opciones, tales como ver los
archivos generados en Acrobat y manejar los archivos de
registro.
Acrobat Distiller est instalado como un programa separado al que accedes desde el escritorio o en Acrobat 9 Professional eligiendo Advanced > Print Production > Acrobat Distiller
(Avanzadas > Produccin de impresin > Acrobat Distiller).
Para destilar un archivo, elige File > Open (Archivo > Abrir). En el dilogo Open (Abrir),
ubica el archivo que quieres convertir, seleccinalo y haz clic en Open (Abrir). El archivo se
abre y es procesado. En el archivo de registro de la parte inferior del dilogo se muestra
informacin sobre los archivos procesados, como el nmero de pginas, largo del trabajo
y si fue un proceso exitoso (figura 17a).
CAPTULO TRES
45
En Distiller, elige Settings > Edit Adobe PDF Settings (Configuracin > Editar configuracin de Adobe PDF) para abrir el dilogo Adobe PDF Settings (Configuracin de Adobe
PDF) (figura 17b). El dilogo muestra una lista de ttulos para cada archivo joboptions.
Selecciona una opcin de conversin, como Standard (Estndar) para desplegar una lista
de seis categoras (cada archivo de configuracin contiene las mismas seis categoras). Haz
clic en un ttulo, por ejemplo, Standard (Estndar) para abrir su conjunto de categoras y
luego haz clic en una categora para desplegar los ajustes en el panel derecho del dilogo.
Por defecto, los ajustes mostrados en el dilogo son los mismos que los que estn disponibles desde cualquier categora general de un archivo joboptions.
FALTA TRADUCCION
Ten en cuenta
unos pocos ajustes
avanzados
A menos que ests familiarizado con Document Structuring Conventions (Convenciones
de estructura de documentos)
y cosas similares, no tienes que
cambiar muchas opciones en
el dilogo Advanced (Avanzadas). Los ajustes en este dilogo
describen cmo se realiza la
conversin desde PostScript a
PDF. Veamos tres opciones preestablecidas:
FALTA TRADUCCION
FALTA TRAUCCION
FALTA TRADUCCION
46
No uses rangos de
pgina
La cha General incluye una
opcin para seleccionar un
rango especco de pginas.
No habilites esta opcin, a
menos que ests seguro de
que los ajustes personalizados son para usarlos una sola
vez. Si especicas un rango
de pginas cuando creas la
conguracin y luego reutilizas los ajustes, conviertes slo
esas pginas especicadas en
la cha General. Esto puede
conducir a problemas que
consumen tiempo cuando
usas tus ajustes personalizados y no puedes entender a
donde fueron tus pginas!
CAPTULO TRES
Resolution (Resolucin). Puedes ajustar esta opcin para emular la resolucin de una
impresora para archivos PostScript. Una resolucin mayor usualmente produce archivos
de la ms alta calidad pero ms grandes.
Downsample (Disminuir). Los pixeles en las imgenes con una resolucin por encima
de una cantidad especificada se combinan para reducir la resolucin. Puedes querer
aumentar o disminuir el nivel de remuestreo. Para imgenes como mapas (en donde el
usuario aumenta a un gran nivel de ampliacin) una resolucin alta es ms legible.
Anti-aliasing (Suavizar a gris). Suaviza los bordes irregulares en las imgenes monocromticas activando el suavizado.
Botn Policy (Normativa). Haz clic en este botn para especificar cmo procesar las
imgenes cuando estn debajo de la resolucin que hayas definido. Puedes especificar
si quieres ignorar, dar una alerta o cancelar un trabajo con base en la resolucin de las
imgenes a color, escala de grises y monocromas. Configurar normativas puede ahorrarte tiempo de proceso y reproceso en caso de que las imgenes en un archivo no
usen las resoluciones correctas.
47
En el dilogo Fonts (Fuentes), especifica si quieres incrustar fuentes o crear un subconjunto de fuentes incrustadas cuando el porcentaje de caracteres usados cae debajo
de un valor que escribes. Si ests utilizando fuentes inusuales, o tu diseo es altamente
dependiente de las fuentes, asegrate de incrustarlas. Elige la opcin Subset (Subconjunto)
cuando quieras incrustar una porcin de los caracteres de una fuente. No uses un valor bajo
si esperas cambiar algunos caracteres en la pgina. Lee acerca del uso de las fuentes en el
captulo 5, Crear salida: guardar, exportar e imprimir.
En el dilogo Color, elige ajustes que correspondan a archivos utilizados en tus aplicaciones de origen, como Adobe Photoshop o Illustrator. Las opciones disponibles dependen
de los ajustes de color que selecciones. Si ests enviando archivos a impresin, a menudo
recibes ajustes del bur de impresin. Lee ms sobre imprimir en el captulo 5.
En el dilogo Standards (Estndares), puedes incluir un estndar compatible con Acrobat 5.0 para las joboptions High Quality Print (Impresin de alta calidad) y Press Quality
(Calidad de prensa). Lee ms en la columna lateral Encontrar los estndares.
Cuando hayas terminado de disear tus ajustes personalizados, elige Save As (Guardar
como) para abrir el dilogo Save Adobe PDF Settings (Guardar configuracin de Adobe
PDF). Nombra el archivo y haz clic en Save (Guardar). El archivo de configuracin de conversin personalizada se guarda con la extensin .joboptions.
Encontrar los
estndares
Los ajustes preestablecidos
Stan-dard (Estndar), Oversized
Pages (Pginas extragrandes)
y Smallest File Size (Tamao
de archivo ms pequeo) no
incluyen opciones para seleccionar una opcin en el dilogo
Standards (Estndares). En estos
casos, no hay suciente informacin almacenada en el archivo
para cumplir con los requerimientos de los estndares.
Si ests construyendo ajustes
que cumplan con los estndares puedes elegir opciones en el dilogo Standards
(Estndares) que chequeen
el contenido del documento
contra los estndares antes
de crear el documento PDF.
Las opciones desplegadas en
la cha varan de acuerdo con
el estndar que selecciones
desde el men Compliance
Standard (Estndar de compatibilidad). Lee ms sobre los
estndares en el captulo 6,
Cumplir con estndares PDF
y accesibilidad.
48
18
No es de buena
educacin compartir
Puedes usar hasta un mximo
de 100 carpetas controladas.
Pero no las congures de
manera que acten como un
servicio para otros usuarios en
tu sistema. Todo el que cree
documentos PDF necesita una
licencia de Acrobat.
Controlar carpetas
a travs de Distiller
Desarrolla un sistema
En lugar de generar archivos
PDF uno a uno que consume
mucho tiempo cuando trabajas con un gran nmero de
archivos dene una carpeta
para cada archivo joboptions
que necesites usar. Cuando
termines de trabajar con un
archivo, sultalo en la carpeta
controlada apropiada. Distiller
revisa la carpeta y pro-cesa
los archivos de acuerdo con
tus ajustes. Usa nombres lgicos de carpeta; en lugar de
watched_5, nmbrala Men
comida para llevar Bob si
usas la carpeta para procesar
documentos para el Emporio
de la Pizza Bob.
2. Haz clic en Add Folder (Agregar carpeta), ubica y selecciona la carpeta que quieres usar
(no puedes crear una carpeta nueva con este dilogo). Distiller agrega subdirectorios
de entrada (In) y salida (Out) automticamente.
3. Puedes agregar seguridad, ajustes personalizados o ambos a una carpeta. Distiller
agrega un cono a la izquierda de las carpetas que has personalizado, como se muestra
en la figura 18. Afortunadamente, una llave en la parte inferior derecha del dilogo identifica los conos usados para las carpetas. Si quieres cambiar ajustes, primero selecciona
una carpeta y luego haz lo siguiente:
CAPTULO TRES
49
Haz clic en Edit Settings (Editar configuracin) o Load Settings (Cargar configuracin)
para abrir el dilogo de configuracin. Modifica el rango preestablecido de ajustes
de conversin si lo deseas y haz clic en OK (ACEPTAR). El archivo se guarda en la carpeta individual como folder.joboptions.
Haz clic en Load Settings (Cargar configuracin) para ubicar y adjuntar archivos
joboptions desde tu sistema.
4. Elige opciones para manejar tu conjunto de carpetas controladas:
Cul es ms seguro?
S consciente de los ajustes
aplicados a una carpeta y
usados en Distiller. Si especicas seguridad en los ajustes
de Distiller, stos pueden o
no ser los mismos despus de
que el archivo es procesado.
De hecho, el archivo puede
no procesarse. Si un archivo
joboptions de una carpeta es
de slo lectura, Distiller no
convertir el archivo. Si los
ajustes de Distiller incluyen
opciones de seguridad y la
carpeta controlada no, el
archivo se procesa y los ajustes
de seguridad se aplican.
Especifica cuntos das (hasta 999) hay para guardar los documentos PDF en la carpeta. Puedes tambin especificar que se borren los archivos PostScript y de registro.
50
19
Nota que hay lneas de gua identificando los mrgenes y un cursor parpadeante se
despliega en la esquina superior izquierda de la pgina.
Figura 19a Una pgina en blanco y la barra de herramientas New Document (Documento
nuevo) se despliegan para que escribas contenido en el PDF.
CAPTULO TRES
51
4. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y guarda el archivo. La prxima vez que lo
abras elige Document > Resume Editing (Documento > Reanudar edicin). Se despliegan la barra de herramientas New Document (Nuevo documento) y los mrgenes de
pgina.
5. Para evitar hacer cambios al texto, elige Document > Prevent Further Edits (Impedir
futuras ediciones). Un dilogo se abre preguntando si ests seguro y plantea que el
documento guardado no tendr texto editable. Haz clic en Prevent Further Edits (Impedir futuras ediciones) y guarda el archivo. O haz clic en Keep Text Editable (Conservar
texto editable) para permitir los cambios.
Las caractersticas especializadas del editor de nuevo documento, incluyendo la barra
de herramientas, las guas de margen de pgina y los comandos en el men Document
(Documento), estn disponibles slo cuando el documento que es creado con el comando
New Document (Nuevo document) no est bloqueado para la edicin.
Fuente y tamao. Lo
preestablecido es Arial en
12 pt.
52
20
Convertir desde el
interior
No todos los archivos pueden convertirse a PDF dentro de Acrobat. Los formatos
que puedes usar incluyen los
siguientes:
AutoDesk AutoCAD, AutoDesk
Inventor, BMP, GIF, HTML,
Adobe InDesign, JDF Job
Denition, JPEG 2000, Microsoft Access, Microsoft Word,
Microsoft Excel, Microsoft
PowerPoint, RTF (Rich Text
Format), Microsoft Project,
Microsoft Publisher, Microsoft
Visio, PCX, PNG, PostScript,
EPS, Text y TIFF.
No te molestes en abrir programas y convertir varios tipos de archivos en PDF para luego
combinar laboriosamente el contenido en Acrobat. En lugar de eso, en Acrobat 9 rene
todo el contenido y deja al programa hacer las conversiones y crear el documento PDF
por ti. En verdad ahorra mucho tiempo! Crear un archivo combinado funciona tanto en
Acrobat 9 Standard como en Pro; sin embargo, Standard no puede convertir archivos de
Visio, Project o AutoCAD.
1. Haz clic en el botn de tarea Create PDF (Crear PDF) para desplegar el men de opciones. Luego haz clic en Merge Files into a Single PDF (Combinar archivos en un solo
PDF) para abrir el dilogo Combine Files (Combinar archivos) (figura 20a). Nota que la
opcin Single PDF (PDF individual) est seleccionada en la parte superior derecha del
dilogo.
Agregar marcadores
Continuar el proceso o no
si hay errores
Nota
Un archivo PDF combinado es diferente de un PDF Portfolio (Cartera PDF), lee sobre la creacin y uso de carteras en el captulo 4, Producir una Cartera PDF.
2. Haz clic en Add Files (Agregar archivos) para abrir una lista desplegable y elegir una
opcin para ubicar tu contenido. Usa estas caractersticas para obtener los archivos
que quieres en el orden que deseas:
Haz clic en Add Files (Agregar archivos) para desplegar su dilogo y ubicar el primer
archivo que quieres agregar al asistente (puedes seleccionar varios archivos desde
la misma carpeta), y luego haz clic en Add (Agregar).
Haz clic en Add Folders (Agregar carpetas). Ubica y selecciona la carpeta que quieres
incluir en el dilogo Browse for Folders (Buscar carpeta) y haz clic en OK (Aceptar).
CAPTULO TRES
53
Si hay archivos abiertos en Acrobat, haz clic en Add Open Files (Agregar archivos
abiertos) para incluir los archivos en la lista.
Si quieres incluir parte de un archivo, selecciona el archivo en la lista y haz clic en Choose Pages (Elegir pginas) para abrir el dilogo Preview and Select Page Range (Vista
previa y seleccin de rango de pginas) (figura 20b). El nombre del dilogo vara
de acuerdo con el tipo de archivo que ests viendo. Previsualiza seleccionando las
pginas o diapositivas en el dilogo. Escribe los nmeros como rangos o nmeros
individuales y haz clic en OK (Aceptar).
3. Cuando tus archivos estn ensamblados, haz clic en el botn apropiado de File Size
(Tamao de archivo)
en la parte inferior derecha del dilogo Combine Files (Combinar archivos). Selecciona el botn ms pequeo para un tamao de menor calidad/
tamao de archivo ms pequeo, el botn central para el ajuste predeterminado de
calidad media y el botn derecho para una mejor calidad/tamao de archivo ms
grande.
4. Haz clic en Combine Files (Combinar archivos) para empezar el procesamiento de la lista
de elementos. Cada archivo se procesa por separado y cualquier archivo en la lista que
no es PDF es convertido.
5. Cuando la conversin est completa, se abre el dilogo Save As (Guardar como), mostrando el nombre como Binder1.pdf por defecto. Escribe un nombre de archivo, elige
una ubicacin y luego haz clic en Save (Guardar). Tu archivo combinado est completo.
#20: Mezclar varios archivos en un solo documento PDF
Pistas para la
conversin
Deberas convertir un documento en el programa de
origen o en Acrobat? La respuesta corta es: depende.
Si ests trabajando en un
programa y sabes que necesitas una versin de PDF de
un archivo, genralo. Si ests
trabajando en Acrobat y te
das cuenta de que necesitas
otro archivo, genera el archivo
desde Acrobat.
Incluso si ests trabajando en
Acrobat y planeas generar
archivos desde programas
gobernados por el PDFMaker
y no puedes recordar los ajustes que dejaste en el PDFMaker o sabes que necesitas
cambiarlos, deberas trabajar
en el programa en lugar de
Acrobat. Este enfoque es preferible a generar un archivo
que es convertido con los
ajustes incorrectos y entonces
se tiene que rehacer.
54
21
Como gustes
Haz clic en Settings (Conguracin) en el dilogo Create
PDF from Web Page (Crear
PDF desde pgina Web) para
abrir el dilogo Web Page
Conversion Settings (Conguracin de conversin de
pgina Web). En la cha General, elige el tipo de archivo
y opciones de PDF, como la
inclusin de marcadores,
encabezados y pies, etiquetas PDF y guardar la informacin de refrescado. Especica
formatos de archivo, fuentes
y codicacin para los formatos HTML y Plain Text. La
segunda cha del dilogo
contiene opciones de diseo
de pgina, orientacin y
mrgenes. Cambia los ajustes de pgina para coincidir
con otros documentos que
podras usar despus en un
paquete PDF o documentos
combinados para proporcionar consistencia a travs del
documento. Haz clic en OK
(Aceptar) y regresa al dilogo
Create PDF from Web Page
(Crear PDF desde pgina Web)
y haz clic en Create (Crear)
para procesar la pgina Web y
crear el documento PDF.
CAPTULO TRES
Aunque puedes descargar fcilmente una pgina desde un sitio Web usando el PDFMaker
que se instala en Microsoft Internet Explorer, puedes tambin descargar un sitio desde
Acrobat y controlar su contenido tanto como es desplegado en el PDF resultante.
Haz clic en el botn de tarea Create PDF (Crear PDF) y haz clic en PDF from Web Page (PDF
desde pgina Web) para abrir su dilogo (figura 21a). Haz clic en Capture Multiple Levels
(Capturar varios niveles)
para desplegar ms ajustes en el dilogo; puedes, entonces,
especificar el nmero de niveles a descargar y otros criterios como la ruta o servidor.
Figura 21a Especica la ubicacin y dene los ajustes para convertir una pgina Web
a PDF en Acrobat.
55
A medida que desplazas el documento, nota que se han agregado tanto encabezados
como pies a las pginas (figura 21b). El encabezado es el nombre de la pgina Web; el
pie contiene la direccin URL de la pgina, el nmero de pginas y la fecha y hora de la
descarga.
Figura 21b Los encabezados y pies se agregan a las pginas automticamente al ser convertidas.
Acrobat captura pginas Web usando ajustes por defecto para los formatos de archivo y
diseos de pgina. Puedes configurar algunos formatos y modificar la pgina de acuerdo
con tus requerimientos (ver la columna lateral Como gustes).
Agregando
Aunque es ms simple y
seguro dejar el ajuste level 1
(nivel 1), qu hacer si importas la pgina y te das cuenta
de que necesitas pginas adicionales? Afortunadamente,
puedes agregar ms con facilidad. Elige Advanced > Web
Capture > Create PDF From/
Append Web Page (Avanzadas
> Captura de Web > Crear PDF
desde/Adjuntar pgina Web)
para abrir el dilogo Add to
PDF from Web Page (Agregar a
PDF desde pgina Web), idntico al dilogo original Create
PDF from Web Page (Crear PDF
desde pgina Web). Selecciona
otro nivel y las pginas adicionales se agregan a aquellas ya
existentes en el documento.
Demasiadas pginas,
poco tiempo
En el dilogo Create PDF from
Web Page (Crear PDF desde
pgina Web), puedes especicar cuntos niveles del sitio
Web quieres descargar. El nivel
por defecto es 1. No cambies
este nmero sin pensarlo cuidadosamente. El nivel 1 se
reere al primer conjunto de
pginas de un sitio, las pginas
que actualmente ves si escribes
la direccin URL en un navegador. Los niveles adicionales
adjuntan ms conjuntos de
pginas. Si eliges Get Entire Site
(Cargar todo el sitio), descargars el sitio entero ya sea que
consista en 10 pginas o 1 000.
#21: Crear un PDF desde pginas Web en Acrobat
56
El arte de escanear
Acrobat ofrece varios ltros
de optimizacin para ajustar
o corregir tus resultados de
digitalizacin:
22
Usa tu escner para capturar una copia digital de un documento o imagen. No slo puedes
escanear directamente en Acrobat 9, sino tambin puedes especificar el tipo de documento
escaneado que quieres, as como configurar los parmetros para una mejor digitalizacin.
Haz clic en el botn de tarea Create PDF (Crear PDF) y selecciona From Scanner (PDF desde
escner) para abrir el dilogo Configure Presets (Configurar valores preestablecidos)(figura
22a). Si ests trabajando en Windows, puedes hacer clic en el botn de tarea Create PDF
(Crear PDF) y elige From Scanner (Desde escner) y uno de varios ajustes preestablecidos
de texto o imagen. Tu seleccin se refleja en el dilogo una vez que se abre.
57
4. Finalmente, elige opciones en la seccin Text Recognition and Metadata (Reconocimiento de texto y metadatos). La opcin predeterminada es crear un documento susceptible de bsqueda, lo que significa que los contenidos del documento son convertidos en palabras e imgenes. Por otro lado, los ajustes preestablecidos de imagen no
utilizan ninguna seccin predeterminada. Haz clic en Options (Opciones) y cambia las
opciones de conversin. (Ver #61, Extraer texto activo de una imagen para aprender
cmo se hace.)
Cuando hayas terminado, haz clic en OK (Aceptar) y Acrobat inicia automticamente
el escaneo. La pgina digitalizada abre como un archivo PDF en Acrobat. Selecciona el
comando nuevamente para escanear la siguiente imagen, etctera.
58
Empezar y detener
Cuando has congurado o elegido un ajuste de escaneo en Acrobat, los parmetros permanecen hasta que los cambies nuevamente. No slo eso, sino tambin una vez hecho un ajuste
preestablecido, la prxima vez que inicies un escaneo ya sea que ests en tu actual sesin
de Acrobat o hayas reabierto el programa todo lo que tienes que hacer es elegir el comando
desde el men desplegable Create (Crear) y el escaneo se inicia automticamente.
CAPTULO TRES
59
23
60
Hazlo fcil
Acrobat incluye la herramienta Snapshot (Instantnea) que te permite
capturar algo del contenido
de la pgina para reutilizar.
Elige Tools > Select & Zoom
> Snapshot (Herramientas >
Seleccionar y Ampliar/Reducir
> Instantnea)
o elige la
herramienta desde la barra de
herramienta Select & Zoom
(Seleccionar y Ampliar/Reducir).
Modica el tamao de la
pgina, el panel del documento o la ventana del programa para que te muestre
qu quieres capturar y haz
clic en cualquier parte en el
panel del documento para
capturar todo lo que est
visible.
Arrastra un marco de seleccin con la herramienta
Snapshot (Instantnea) para
capturar el contenido dentro del marco.
Puedes ver los colores invertidos cuando capturas el
contenido que se copia al
portapapeles y est listo
para usarse en otro archivo
PDF u otra aplicacin. A
propsito, cualquier cosa
que capturas en la pgina se
utiliza como una imagen sin
importar si empez como
texto o como imagen.
CAPTULO TRES
61
24
Adjuntar archivos de
origen a un PDF
Herramientas,
herramientas y ms
herramientas
Las herramientas para adjuntar un archivo a un documento no se muestran en las
barras de herramientas predeterminadas en Acrobat 9.
Puedes agregarlas si tienes
la intencin de trabajar con
archivos adjuntos durante
una sesin. No vale la pena el
tiempo de ubicar y adjuntar
herramientas para adjuntar!
Lo ms probable es que restablezcas el men. En lugar de
eso, utiliza el comando desde
el men.
62
Figura 24b Mueve el puntero sobre el cono para ver informacin sobre el adjunto o leer
informacin bsica sobre el elemento en el panel Attachments (Archivos adjuntos).
CAPTULO TRES
63
Para abrir un archivo adjunto, haz doble clic en un listado en el panel Attachments (Archivos adjuntos) y haz clic en Open (Abrir) en la barra de herramientas del panel o elige
el comando desde el men Options (Opciones). Si el adjunto es un documento PDF, se
abre automticamente. Si es otro formato de archivo, vers un dilogo de advertencia
que describe los riesgos de abrir documentos que pueden contener macros, virus, etctera. Haz clic en Open (Abrir) o clic en Do Not Open (No abrir) para detener el proceso.
Puedes guardar un archivo independientemente del documento PDF al que est adjuntado. Selecciona el adjunto y haz clic en Save (Guardar) en el panel Attachment (Archivos
adjuntos) o selecciona el comando Save (Guardar) desde el men Options (Opciones).
En el dilogo Save Attachment (Guardar adjunto) elige la ubicacin para almacenar el
archivo y nmbralo si es necesario usa el nombre mostrado en el panel Attachments
(Archivos adjuntos) y haz clic en Save (Guardar).
Puedes agregar otro adjunto al documento haciendo clic en el botn Attach File (Adjuntar archivo) en la barra de herramientas File (Archivo), haciendo clic en Add (Agregar
archivos) en la barra de herramientas del panel Attachments (Archivos adjuntos) o
seleccionando Add (Agregar) desde el men Options (Opciones). Ubica el archivo que
quieres adjuntar en el dilogo Add Attachment (Agregar archivos) y luego en Attach
(Abrir).
Si mueves el documento PDF en tu disco duro, los archivos adjuntos o pginas se mueven automticamente con l, ahorrndote tiempo en desplazar los documentos.
Puedes adjuntar ms informacin sobre el contenido en tu PDF sin tener que convertir el documento entero. Por ejemplo, crear un resumen ejecutivo y adjuntar documentos detallados, hojas
de clculo, etctera.
Puedes buscar archivos adjuntos con la funcin Search (Bsqueda) de Acrobat, un ahorrador de
tiempo signicativo cuando ests tratando de ubicar informacin en un proyecto grande.
Puedes adjuntar una gran cantidad de material accesorio a un documento PDF, muy bueno para
grandes proyectos con mltiples fuentes de informacin.
Puedes ver rpidamente informacin sobre el adjunto en el panel Attachments (Archivos adjuntos).
Puedes proteger informacin adjunta cuando se enva por correo electrnico con un Security
Envelope (Sobre de seguridad)(ver #125, Usando papel electrnico seguro, para aprender a
usar este tipo especial de seguridad).
En el panel Attachments
(Archivos adjuntos), elige
Show Attachments by
default (Mostrar archivos
adjuntos de forma predeterminada) desde el men
Options (Opciones). Guarda
el archivo. Cuando se abra,
el documento se despliega
en el panel Document
(Documento) y los adjuntos
se muestran en el panel en
la parte inferior de la ventana del programa.
C A P T U L O C U AT R O
65
66
25
La vista es la cosa
Construir una cartera puede
ser confuso, ya que hay un
nmero de modos diferentes
de visualizar. Aqu hay una
lista de las vistas, sus botones
correspondientes y cmo
llegar ah!
Acrobat 9 ofrece dos mtodos para combinar varios archivos. En lugar de mezclar el contenido de un nmero de archivos en un solo PDF (descrito en el #20, Mezclar varios archivos
en un solo documento PDF), puedes usar el dilogo Combine Files (Combinar archivos)
para construir una cartera PDF.
Una cartera es una gran forma de juntar todo el material para un proyecto o tarea, manteniendo las caractersticas de los archivos componentes e incluyendo controles de navegacin. Sigue estos pasos para compilar una cartera bsica:
1. Haz clic en el botn de tarea Combine (Combinar) y elige Assemble PDF Portfolio
(Ensamblar cartera de PDF), o sea, ensamblar archivos dentro de una cartera. Tu ventana
de Acrobat se renombra como Portfolio[#].pdf.
2. Haz clic en Add Files (Agregar archivos) en la parte inferior izquierda de la ventana para
desplegar el dilogo Add Files (Agregar archivos). Ubica y selecciona los archivos que
quieres usar y haz clic en Open (Abrir).
El dilogo se cierra y los archivos seleccionados se enlistan a la izquierda de la ventana Edit (Edicin) (figura 25).
C A P T U L O C U AT R O
67
Selecciona un diseo desde las opciones del panel Choose a Layout (Elija una presentacin) a la derecha de la ventana. La opcin predeterminada usa una retcula de
miniatura bsica (lee sobre las otras opciones en el #26 Personalizar la apariencia).
Haz clic en la barra Add Welcome & Header (Agregar bienvenida y encabezado) para
desplegar los paneles Welcome Page (Pgina de bienvenida) y Header (Encabezado).
(Para ms informacin sobre el diseo de la pgina de bienvenida, adelntate al #27,
Personalizar una Cartera PDF.)
Haz clic en la barra Select a Color Scheme (Seleccionar combinacin de colores) para
mostrar opciones de esquemas de color o disea uno propio (ve cmo lo hicimos en
el #26, Personalizar la apariencia).
4. Haz clic en la barra Specify Details (Especificar detalles de archivo) para desplegar los
archivos en una vista de lista; configura las columnas de la lista en modo Details (Detalles) usando las opciones del panel Specify File Details (Especificar detalles de archivo)
(lee ms en el #28, Organizar y modificar contenidos).
5. Haz clic en Home (Inicio)
de diseo.
6. Haz clic en la barra Publish (Publicar) para desplegar opciones de manejo de la cartera
PDF. Puedes guardar, enviar por correo electrnico o compartir la cartera (ve el captulo 11,
Revisar y colaborar, para ms informacin sobre compartir una cartera en Acrobat.com).
7. Elige File > Save (Archivo > Guardar) o File > Save Portfolio (Archivo > Guardar cartera)
desde el men de Acrobat y guarda el archivo cartera.
8. Para cerrar la cartera y regresar a Acrobat, haz clic en la X en la esquina superior derecha de la barra de men en la ventana de la cartera.
El paquete terminado proporciona su propia interfaz para controlar la vista del paquete
y sus contenidos. Lee sobre las diferentes vistas en la columna lateral La vista es la cosa.
Empaqueta tu cartera
No ests seguro de en qu puedes querer usar una cartera? Aqu hay algunas ideas:
Rene informacin para mantener un conjunto de archivos juntos para referencia futura. Por
ejemplo, durante las conversaciones con un nuevo cliente, archiva la informacin para retenerla
para futuras negociaciones.
En lugar de enviar un archivo zip conteniendo diferentes tipos de archivos, junto con un correo
explicando los archivos en el zip, combnalos dentro de una cartera y agrega descripciones a las
pginas de los archivos.
Presentaciones de todos los tipos se ven profesionales cuando son distribuidas como cartera.
Podras usar una presentacin de cartera para realizar una propuesta, distribuir documento de
un producto o enviar materiales a eventuales clientes.
Chequalo
Si no ests muy seguro de si
tienes el archivo correcto en
tu coleccin de cartera, haz
clic en un archivo PDF para
ver una previsualizacin del
archivo. Lo mismo va para un
archivo no PDF en una cartera PDF, con una advertencia
el programa de origen que
cre el archivo no PDF debe
estar instalado. Los archivos
de Microsoft Oce pueden
previsualizarse slo en sistemas Windows con Oce
2007 y/o Windows Vista; en
la Mac tienes que usar Quick
Look (Vista rpida).
68
26
1. Selecciona On an Image
Personalizar la apariencia
La interfaz de la cartera usa una plantilla SWF, llamada Navigator (Navegador). Usa la
caracterstica Navigator (Navegador) para mejorar la apariencia de la cartera y su funcionalidad.
Puedes personalizar la apariencia de una cartera configurando el diseo y el color. Inicia
una cartera como se describe en la tcnica previa y selecciona y agrega archivos o carpetas
que quieras usar.
Elige una presentacin. Selecciona una de estas opciones:
Basic Grid (Cuadrcula bsica) es la vista predeterminada (mostrada en la figura 25) que
organiza el contenido de acuerdo con una cuadrcula de miniatura.
Revolve (Rotar) presenta el contenido como una secuencia en donde un archivo se pone
en foco por vez, lo que es genial para desplegar imgenes u otro contenido altamente
visual. Puedes incluir una descripcin en las pginas; haz clic en los conos de la pgina
para navegar.
Sliding Row (Fila deslizante) presenta el contenido en un deslizador horizontal con los
tres archivos centrales en foco, ideal para desplegar secuencias visuales de imgenes
y contenido que necesitan descripciones. Haz clic en los conos de pgina debajo del
deslizador para navegar.
C A P T U L O C U AT R O
69
Selecciona una combinacin de color. Haz clic en la barra Select a Color Scheme
(Seleccionar combinacin de color) para desplegar los esquemas de color predeterminados. Haz clic en Customize Color Scheme (Personalizar combinacin de color) para abrir
una lista de colores utilizados en una combinacin. Haz clic en un elemento, como Background Color (Color de fondo) o Primary Text Color (Color de texto principal) para abrir un
selector de color que te permite escoger un color personalizado (figura 26b).
Muestra un paisaje como el fondo de imagen en una cartera que describe las sedes tursticas o
de congreso en esa ubicacin panormica.
Si usas un conjunto de materiales de negocio, combina la cartera con tus otras piezas usando
una imagen de fondo que utilices para las presentaciones de PowerPoint.
Para las partes educativas, usa una imagen del tema de estudio por decir algo, un molino de
viento y coloca los archivos correspondientes a las discusiones sobre las hojas, piedras, etctera, en los lugares adecuados sobre la imagen.
70
27
Una cartera PDF ofrece numerosas formas para personalizar el despliegue de acuerdo con
tus requerimientos corporativos o de negocios. Puedes construir una pgina de bienvenida usando diferentes tipos de contenido e insertar un encabezado que ofrezca diferentes
opciones de texto e imagen. Si la marca es vital, utiliza tanto una pgina de bienvenida
(como introduccin inicial) y un encabezado (para mantener tu identidad mientras el usuario navega por la cartera).
Consejo
Para mantener ms la identidad, agrega un fondo/marca de agua o encabezado/pie de
pgina a tus archivos PDF componentes usando el men de Acrobat. Lee sobre cmo usar
comandos del programa en una cartera en el #29, Aplicar comandos de Acrobat; revisa
el #53, Insertar Encabezados y Pies de pgina, y #54, Agregar Marcas de agua y Fondos,
para ms detalles en el uso de caractersticas de documento.
Una pgina de bienvenida presenta tu cartera. En algunos casos, no hay necesidad de
incluir una introduccin. Sin embargo, si ests diseando un folleto en PDF para tu hotel en
la montaa o quieres incluir una lista de instrucciones para los participantes en una cartera
compartida, recurre a una pgina de bienvenida.
Con tu cartera en marcha, sigue estos pasos:
1. Haz clic en la barra Add Welcome & Header (Agregar bienvenida y encabezado) para
desplegar el panel. Haz clic en Welcome Page (Pgina de bienvenida) para abrir una lista
de opciones, incluyendo Text Only (Slo Texto), Image Only (Slo imagen), Image & Text
(Imagen y Texto) o contenido Flash Movie (Video Flash).
2. Elige una opcin para desplegar los marcos apropiados de texto o grficos en el rea de
previsualizacin y redimensinalo lo que necesites.
3. Inserta texto o una imagen en los marcos correspondientes:
C A P T U L O C U AT R O
Para insertar una imagen, haz clic en el marco de imagen para abrir el dilogo Browse
for Image (Buscar imagen). Ubica y selecciona la imagen a desplegar y haz clic en
Open (Abrir). La imagen se inserta, el dilogo se cierra y la barra de herramientas
de imagen est activa. En la barra de herramientas selecciona un color de fondo y
ajusta los valores Scale (Escala) y Opacity (Opacidad) arrastrando los deslizadores.
Haz clic en el campo Texto (Texto) y escribe tu texto. Cuando escribes, la barra de
herramientas de texto que te permite especificar tamao de fuente, color, alineamiento y color de fondo se despliega. Si quieres usar diferentes estilos, como el
subrayado mostrado en la figura 27a, primero selecciona el texto en el marco.
71
Figura 27a Selecciona opciones y congura el texto y una imagen para la pgina de bienvenida.
Consejo
Aunque puedes redimensionar el marco, no puedes arrastrarlo a otra posicin en la pgina.
Lo que puedes hacer es cambiar el tamao de los marcos de imagen o texto para reconfigurarlos sobre el diseo de la pgina, redimensionarlos desde un rea de la pgina a otra.
Mantn tu identidad usando un encabezado que se despliegue en la parte superior de
tu cartera siguiendo estos pasos:
1. Haz clic en la barra Add Welcome & Header (Agregar bienvenida y encabezado) para
desplegar el panel. Haz clic en Header (Encabezado) para abrir una lista de opciones,
incluyendo opciones de texto e imagen.
2. Selecciona la opcin para el texto que quieres, como direccin de correo o URL.
(contina en la siguiente pgina)
72
Ms personalizacin
Las caractersticas disponibles
en el navegador son simples.
Esto es, ests limitado en el
nmero de imgenes que
puedes usar, el despliegue de
texto y las opciones de fondo.
3. Inserta una imagen si seleccionaste la opcin de una imagen; inserta y configura texto
en los campos insertados en la pgina.
4. Haz clic en Home
(Inicio) para regresar al modo predeterminado, en donde puedes
ver tu encabezado desplegndose sobre el contenido de la presentacin (figura 27b).
Hay diferencias
Aunque una cartera puede
disearse en todas las versiones
de Acrobat 9, no todas ofrecen
las mismas personalizaciones:
Acrobat 9 Standard
incluye un Navigator
(Navegador) predeterminado, mientras que Acrobat 9 Pro ofrece 5 Navigators (Navegadores).
Acrobat 9 Standard no
incluye combinaciones de
color mltiples o personalizadas.
C A P T U L O C U AT R O
73
28
Organizar y modificar
contenidos
Una caracterstica importante de Portfolio (Cartera) es la capacidad de organizar los archivos en formas lgicas y con significado. Puedes coordinar los archivos de la cartera usando
una carpeta del sistema, organizar y ordenar los detalles de archivo y ver un archivo individual para manejar su contenido.
Aqu hay algunos consejos para organizar los archivos componentes de tu cartera:
No puedes seleccionar ms de una carpeta a la vez desde el dilogo Browse for Folder
(Buscar carpeta) para agregarlas a la cartera. Ubica y selecciona la carpeta principal (y
entonces borra cualquier subdirectorio que no quieres mantener) o repite el proceso de
Browse for Folder (Buscar carpeta) hasta que tengas todas las que quieres.
Haz doble clic en el nombre de una columna agregada para activar el texto
y cambiarlo; los nombres
predeterminados no se
pueden renombrar.
La jerarqua de carpetas en una cartera se muestra como un men con rastro de migas
(figura 28a). En el ejemplo mostrado en la figura, hay tres niveles anidados de carpetas
desde el modo Home (Inicio).
Figura 28a Usa el men para moverte a travs de los niveles de carpeta.
74
La cartera de Acrobat te permite manejar informacin existente sobre cada componente de la cartera y agregar informacin personalizada. Para chequear detalles, haz clic en
la barra Specify File Details (Especificar detalles de archivo) en el panel Edit (Editar). Vers
los ajustes Columns to Display (Columnas a mostrar) en el panel Edit (Editar) y las carpetas
enlistadas en modo Details (Detalles) (figura 28b).
Arrastrar para reordenar
Hazlo manualmente
Seleccionar archivos y carpetas una y otra vez te cansa?
No hay problema. Abre una
ventana Browse (Buscar) y
ubica los archivos y carpetas que quieres usar en la
car-tera. Simplemente selecciona y arrastra los trabajos
enteros a la ventana Portfolio
(Car-tera). Tu contenido se
agrega y cualquier carpeta
o estructura preexistente se
mantiene.
C A P T U L O C U AT R O
Ten en mente estas ideas mientras organizas, ordenas y reacomodas columnas e informacin:
Puedes elegir los ajustes en el panel Edit (Editar) o directamente en la lista en modo Details
(Detalles). Los cambios hechos en un rea automticamente se despliegan en la otra.
Arrastra el separador vertical entre las columnas en el modo Details (Detalles) para cambiar el ancho de una columna.
Para ordenar los contenidos, elige un nombre de columna desde el men desplegable
Initial Sort (Orden inicial). Puedes ordenar cualquiera de las columnas activas en orden
Ascending (Ascendente)
o Descending (Descendente)
.
Para agregar contenido o valores de cambio como nombre de archivo, haz clic en la etiqueta en modo Details (Detalles) y escribe el nuevo valor cuando el texto se active.
Selecciona las casillas de verificacin para cada columna que quieras desplegar deselecciona aquellas que no quieres usar.
Las columnas personalizadas pueden configurarse y usarse de la misma manera que las
columnas predeterminadas; lee cmo en la columna lateral Agregar tus propias columnas.
75
29
Aplicar comandos
de Acrobat
Los archivos agregados a una cartera no son estticos. Esto es, puedes abrir un archivo
desde la cartera, hacer cambios (como habilitar el archivo para Reader o agregar una firma
digital) y guardar el archivo revisado. Algunos comandos pueden aplicarse directamente
en la ventana Portfolio (Cartera).
Abrir archivos para editar. Aunque no todos los tipos de archivo pueden editarse dentro de tu cartera, una gran mayora s. Revisa la columna lateral Actualizar esos archivos . . .
para una lista de formatos.
Sigue estos pasos para editar un PDF:
1. Selecciona el archivo con el que vas a trabajar desde el modo Home (Inicio) o List (Lista)
y luego haz clic en Preview (Previsualizar)
en la barra de herramientas de la cartera
para desplegar los archivos en la ventana de previsualizacin (figura 29).
Actualiza esos
archivos...
No todos los archivos de cada
programa se pueden actualizar desde la cartera, pero
la lista de formatos de programas que lo permiten es
impresionante:
Nota
El mismo proceso aplica a archivos no PDF, aunque los archivos abren en sus programas
nativos.
Editar en la cartera. Algunos comandos pueden aplicarse directamente en la ventana Portfolio (Cartera) a un o unos archivos seleccionados como Reduce File Size (Reducir
tamao de archivo), ejecutar el PDF Optimizer (Optimizador de PDF) y otros. Selecciona el
o los archivos en modo Home (Inicio) o List (Lista) y elige el elemento del men. Una muestra de los comandos que puedes usar en Portfolio (Cartera) se lista en la columna lateral
Comanda tu cartera.
#29: Aplicar comandos de Acrobat
76
Comanda tu Cartera
PDF Portfolio (Cartera PDF) incluye un nmero de comandos a los que puedes acceder dentro
de la ventana Portfolio (Cartera). Muchos de estos comandos se aplican a archivos individuales
as como a la cartera completa. Aqu hay una lista de algunos comandos y de dnde buscar las
tcnicas y laterales en todo el libro:
Convertir varios archivos seleccionados no PDF a PDF en un solo paso (#20, Mezclar varios archivos en un solo documento PDF)
C A P T U L O C U AT R O
77
30
Manejar y distribuir
una Cartera
Desde el modo Home (Inicio), haz clic en Modify (Modificar) en la barra de herramientas
de la cartera y elige Secure Portfolio (Asegurar cartera) desde el men desplegable o
elige File > Modify PDF Portfolio > Secure Portfolio (Archivo > Modificar cartera PDF >
Asegurar cartera) en el men del programa para especificar restricciones y colocar una
contrasea (ver el #119 para ms informacin).
Desde el modo Home (Inicio), elige File > Export > Export Multiple Files (Archivo >
Exportar > Exportar varios archivos) para extraer los archivos componentes de tu cartera en un formato de archivo seleccionado. En el dilogo Export Multiple Files (Exportar
varios archivos, haz clic en Add Files > Add Open Files (Agregar archivos > Agregar archivos abiertos) para especificar la cartera y haz clic en OK (Aceptar). En el dilogo Output
Options (Opciones de salida), selecciona una carpeta de destino, especifica un sistema
de nombres y elige un formato de exportacin. Haz clic en OK (Aceptar) para procesar
los archivos (ver el #34, Exportar documentos PDF a otros formatos).
Desde cualquier modo de visualizacin, elige File > Portfolio Properties (Propiedades
de cartera) para abrir su dilogo, en donde puedes agregar descripciones, especificar
seguridad, etctera (ver el #31, Buscar informacin de tu documento).
Algunas veces una cartera puede hacerse muy grande y no siempre es fcil mantener
el seguimiento de tu contenido. Afortunadamente, Acrobat ofrece una caracterstica de
bsqueda personalizada para Portfolio (Cartera) que te permite buscar todo en tu cartera,
incluyendo la informacin enlistada en el modo Details (Detalles) y en archivos no PDF.
Para buscar los archivos en una cartera, sigue estos pasos:
1. Escribe los trminos en el campo Search (Buscar) y haz clic en Search (Buscar)
78
3. Haz clic en un resultado para leer los detalles del archivo. Si ests en modo Details (Detalles), el archivo se resalta en la lista; si ests en modo Preview (Previsualizar), el resultado
se resalta en la pgina, como se ve en la figura 30.
4. Haz clic en Previous (Buscar anterior)
resultados.
C A P T U L O C U AT R O
CAPTULO CINCO
80
#
Elaborar la experiencia
visual de tus lectores
Parte 1: Navegacin
Para ofrecer a los espectadores pistas de la navegacin
incluida en tu documento,
elige File > Properties (Archivo
> Propiedades) y selecciona la
cha Initial View (Vista inicial)
para desplegar los ajustes de
visualizacin del documento.
Elige una opcin en Navigation Tab (Ficha de Navegacin)
de acuerdo con los contenidos
del documento y con cmo el
usuario lo lee:
En un documento largo, a
menudo usas una estructura de marcador como
forma de vincular el contenido a varias ubicaciones.
Para tales documentos,
elige la vista Bookmarks
Panel and Page (Pgina y
panel de marcadores).
En un documento basado
en imagen, como una presentacin de diapositivas,
usa la vista Pages Panel
and Page (Pgina y panel
de pginas). De esa forma,
tu lector puede navegar
fcilmente en el documento usando las vistas de
miniaturas de las pginas.
En un documento corto
con varios adjuntos, elige
la vista Attachments Panel
and Page (Panel y pgina
de Archivos adjuntos).
CAPTULO CINCO
31
Encontrar informacin
sobre tu documento
Hay mucho ms sobre tu documento de lo que puedes ver en la pantalla o pgina impresa.
Usa el dilogo Document Properties (Propiedades del documento) cuando quieras encontrar o modificar informacin sobre tus documentos. Elige File > Properties (Archivo > Propiedades), o presiona Ctrl+D (Comando+D) para abrir este dilogo. Se abre la ficha Description (Descripcin) por defecto. Si has modificado ajustes en el dilogo, la ltima ficha en
que trabajaste ser la que se despliegue.
El dilogo contiene seis fichas:
La ficha Security (Seguridad) describe qu nivel de seguridad ha sido agregado al documento y enlista los permisos otorgados a los usuarios del documento. Si eres el autor,
usa la contrasea de documento o certificado de seguridad para cambiar los ajustes,
dependiendo de cmo son aplicados. Puedes leer ms sobre seguridad en el captulo
16, Hacer tus documentos seguros.
81
La ficha Fonts (Fuentes) enlista las fuentes, tipos e informacin de codificacin usada en
el documento original. Tener esta informacin a mano puede ser un verdadero ahorro
de tiempo. Lee sobre fuentes en el #37, Elegir y usar fuentes.
Haz clic en Initial View (Vista inicial) para desplegar informacin que defina cmo se
ver el documento PDF cuando sea abierto. Un rango de opciones relacionadas con el
documento, interfaz y ventana est disponible:
Ver la columna lateral Elaborar la experiencia visual de tus lectores. Parte 1: Navegacin para informacin sobre el control de los paneles visibles.
Para informacin sobre elegir una opcin de ampliacin, ver la columna lateral Elaborar la experiencia visual de tus lectores. Parte 2: Ampliacin.
La columna lateral Elaborar la experiencia visual de tus lectores. Parte 3: Despliegues de ventana describe cundo usar las diferentes opciones de ventana.
Elaborar la experiencia
visual de tus lectores
Parte 3: Despliegues de
ventana
Haz
az coincidir los ajustes Window Options (Opciones de
ventana) con tu documento:
Al igual que con los diseos de pgina, el lector puede controlar la ampliacin en el documento
usando los controles de la barra de herramientas Page Display (Despliegue de pgina).
Elige una opcin de ampliacin dependiendo del contenido del documento. Fit Width (Ajustar
ancho) es comn para documentos de texto, por ejemplo, los lectores ven el ancho total del
documento y pueden desplazarse verticalmente para ver el resto.
Usa las ampliaciones con cuidado. Una imagen grande con frecuencia es mejor presentada a
tamao completo y los lectores pueden ampliar para acercarse.
82
La ficha Advanced (Avanzadas) muestra ajustes de PDF y opciones de lectura. Normalmente, no querrs cambiar esta informacin, aparte de adjuntar un ndice a un documento. Haz clic en Browse (Examinar) para abrir un dilogo Attach Index (Adjuntar
ndice) y ubica un ndice en tu disco duro. Haz clic en Open (Abrir) y adjunta el ndice
seleccionado al documento.
Cuando hayas terminado de hacer cambios a las propiedades del documento haz clic en
OK (Aceptar). Guarda el archivo para aplicar las propiedades modificadas.
CAPTULO CINCO
83
32
Usar el proceso de
examinar un PDF
Acrobat 8 introdujo la oportunidad de examinar los contenidos de un documento y eliminar caractersticas como texto oculto o metadatos basndose en la idea de que el material
sensible en un PDF puede no estar adaptado para compartirse con los lectores, o puede ser
innecesario para guardar el archivo a largo plazo. Acrobat 9 lleva el proceso de examinar el
PDF un paso ms all, buscando ms tipos de contenido, desplegando los resultados en un
panel de navegacin y enlistando los nmeros de elementos encontrados.
Sigue estos pasos para evaluar y cambiar un documento:
1. Elige Document > Examine Document (Documento > Examinar documento). El archivo
es evaluado y se abre el panel de navegacin Examine Document (Examinar documento). Los elementos identificados se indican con marcas de verificacin; el nmero
de cada elemento encontrado se muestra en corchetes rectos seguidos por el nombre.
Haz clic en Expand (Expandir)
para mostrar los valores y opciones de previsualizacin de la lista; haz clic en Collapse (Contraer)
para regresar la lista a su vista
predeterminada (figura 32a).
84
2. Revisa en las caractersticas identificadas. Si quieres ver la lista entera de elementos que
busca Examine Document (Examinar documento) (mostradas en gris claro en la figura
32a), haz clic en Options (Opciones)
y selecciona Show All items (Mostrar todos los
elementos). Para seleccionar elementos que quieres eliminar del documento puedes
hacer algo de lo siguiente:
chequeados en el panel
3. Haz clic en Remove (Quitar) para procesar el archivo, despus de leer y descartar un
dilogo de informacin que explica cmo afecta a tu documento el contenido que se
elimina. Despus de que el archivo es procesado, una lista de elementos eliminados se
despliega en el panel (figura 32b).
Autoexamen
Algunos ujos de trabajo
incluyen examinar cada PDF
en busca de contenido oculto
antes de enviarlos por correo
electrnico o rellenarlos. No
tienes que probar manualmente o recordar hacerlo si
ajustas una preferencia del
programa.
Elige Edit > Preferences >
Documents (Edicin o Acrobat > Preferencias > Documentos). Selecciona Examine
document when closing document (Examinar documento
al cerrar documento) y/o Examine document when sending
document by email (Examinar documento al enviarlo por
correo electrnico).
CAPTULO CINCO
4. Guarda el documento para preservar los cambios; si necesitas guardar el formato original, asegrate de guardar el archivo con otro nombre.
Crear salida: guardar, exportar e imprimir
85
33
Optimizar un
documento PDF
Algunos proyectos son bastante complicados y los documentos terminados reflejan esa
complejidad. Puede haber todo tipo de contenido no optimizado, como imgenes con
demasiada resolucin, interpretaciones multimedia agregadas y borradas, o pginas insertadas y removidas. Acrobat Professional ha incluido el PDF Optimizer (Optimizador de PDF)
en las ltimas versiones; Acrobat 9 Pro incluye nuevas mejoras.
Para eliminar tipos comunes de contenido adicional, como comentarios y texto oculto,
ejecuta el proceso Examine Document (Examinar documento), descrito en el #32, Usar el
proceso de examinar un documento. Para hacer que un documento sea ms eficiente sin
sacrificar su calidad, activa el PDF Optimizer (Optimizador de PDF) en Acrobat 9 Pro.
Elige Advanced > PDF Optimizer (Avanzadas > Optimizador de PDF). El primer paso es
analizar el documento para ver su contenido. Haz clic en Audit space usage (Auditar uso
de espacio) en la esquina superior derecha del dilogo. Acrobat examina el documento y
despliega un informe (figura 33a).
Tomar un atajo de
optimizacin
Si guardas un documento y
decides al ltimo minuto que
debera estar optimizado,
no cierres el dilogo Save As
(Guardar como). En lugar de
eso, haz clic en la echa hacia
abajo del nombre del archivo y
elige Adobe PDF Files, Optimized (Archivos Adobe PDF, Optimizados). Haz clic en Settings
(Conguracin) a la derecha
del dilogo y se abre automticamente el PDF Optimizer
(Optimizador de PDF). Cuando
hayas hecho cambios, haz clic
en Save (Guardar) y contina.
Dependiendo del contenido del documento vers listados para tales elementos como
fuentes, comentarios e imgenes; cada uno est definido en porcentajes del tamao del
documento completo y en bytes. Haz clic en OK (Aceptar).
Los ajustes predeterminados en el PDF Optimizer (Optimizador de PDF) son los mismos
que los del documento. Si seleccionas otra versin del programa desde el men Make
86
Optimizacin fcil
Necesitas aplicar los mismos
ajustes de optimizacin a un
nmero de archivos? Una
sola vez o regularmente? Tienes un nmero de archivos
que necesitan optimizacin
ahora mismo? Personaliza
un conjunto de ajustes en el
PDF Optimizer (Optimizador
de PDF) y haz clic en Save
(Guardar) en el dilogo para
nombrar y guardar los ajustes.
La prxima vez que necesites
optimizar un archivo con los
mismos ajustes, encontrars
que la conguracin personalizada est incluida en el
men Preset (Conguracin)
para que la selecciones. Asimismo, puedes eliminar tus
parmetros personalizados.
Simplemente, selecciona el
nombre de los ajustes desde
el men Preset (Conguracin) y haz clic en Delete (Eliminar).
Si encuentras que ests optimizando archivos regularmente, incluye opciones de
salida en una secuencia por
lotes. Lee sobre las secuencias
por lotes en el #55, Tareas por
lotes para ahorrar tiempo.
CAPTULO CINCO
compatible with (Hacer compatible con), el nombre de los ajustes en la esquina superior
izquierda del dilogo cambian de Standard (Estndar) a Custom (Personalizar). Las opciones disponibles en los diferentes paneles del dilogo varan de acuerdo con la versin del
programa seleccionada.
Haz clic en una etiqueta en la columna izquierda del dilogo para desplegar ajustes
(figura 33b).
Al pasar por la lista, deselecciona elementos que no quieres optimizar; busca optimizar
en estas reas:
87
Descartar objetos. Decide qu objetos eliminar, como campos de formulario, imgenes alternativas y bsqueda de ndices. Algunas opciones de este panel son las mismas
que las que estn disponibles en el dilogo Examine Document (Examinar documento),
descrito en el #32.
Haz clic en Save (Guardar) para nombrar y guardar la configuracin si planeas reutilizarla posteriormente. Si la optimizacin es para una sola cosa, haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar el dilogo. Haz clic en Save (Guardar) en el dilogo Save Optimized (Guardar
optimizado como) para sobreescribir el archivo original. Sin embargo, para estar en el lado
seguro, guarda el documento con otro nombre y despus de que ests satisfecho con los
resultados, borra el original.
88
34
Escoge un formato,
cualquier formato
Cmo sabes qu formato
usar para exportar desde PDF?
Aqu hay algunos consejos:
CAPTULO CINCO
Exportar documentos
PDF a otros formatos
Puedes usar un documento PDF para muchos propsitos y pasarlo por varios programas.
Por ejemplo, puedes crear un documento en Microsoft Word, convertirlo a PDF usando
PDFMaker y luego exportarlo desde Acrobat a una pgina Web HTML que incluya imgenes PNG, o como PDF conforme a otro estndar.
Para guardar un documento PDF a otro formato de archivo (en este caso, Word):
1. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como). Selecciona un formato en el men desplegable Save as type (Guardar como tipo) (figura 34a). Como alternativa, elige File >
Export (Archivo > Exportar) y selecciona el formato para abrir el dilogo Save As (Guardar como). La extensin del formato de archivo se agrega al nombre y el botn Settings
(Configuracin) se activa.
Figura 34a Elige desde varias opciones de exportacin, desde formatos optimizados y estndares PDF hasta formatos de imagen y Web.
89
Nota
Puedes elegir entre un nmero de formatos similares para exportar desde Acrobat. Muchos
estn compuestos de documento, texto y formatos de cdigo para usar en Word, procesos
de documento, Web y aplicaciones de intercambio de informacin lee sobre ellos en la
columna lateral Escoge un formato, cualquier formato.
Acrobat 9 Pro incluye opciones para guardar un archivo PDF comn de acuerdo con un
estndar especfico. Es correcto no tienes que ejecutar Preflight (Comprobaciones) en el
archivo primero! Aqu est cmo funciona:
1. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y tambin un formato estndar (PDF/A,
PDF/E o PDF/X) desde la lista Save as type (Guardar como tipo). Haz clic en Settings (Configuracin) para abrir el dilogo Preflight: Convert to PDF/[Standard](Comprobaciones:
Convertir a PDF/[estndar]). El nombre del dilogo vara de acuerdo con el estndar
seleccionado (figura 34b).
2. Si hay varias elecciones estndar, elige una desde las opciones. Por ejemplo, PDF/A
puede ser PDF/A-1 o PDF/A-1b, mientras que PDF/E no tiene condiciones opcionales;
PDF/X tiene cuatro opciones.
3. Para asegurar que tu documento est dentro de los estndares, selecciona Create
PDF/[standard] according to the following PDF/[standard] conversion profile (Crear PDF/
[estndar] de acuerdo con el siguiente perfil de conversin PDF/[estndar]). En el caso de
conversiones a PDF/X, puedes tambin elegir desde mltiples perfiles de conversin.
4. Elige una condicin de visualizacin o impresin desde la lista desplegable o deja la
predeterminada.
(contina en la siguiente pgina)
90
CAPTULO CINCO
Para especicar una opcin de diseo que puede ayudar a mantener un documento complejo
(con imgenes, ujo de texto, columnas, etctera), elige Retain Flowing Text (Conservar texto de
ujo) o Retain Page Layout (Conservar presentacin de pgina).
No exportes las imgenes si no las necesitas. Aumentan el tamao del archivo y el tiempo de
proceso.
Si quieres exportar imgenes y tu archivo PDF contiene imgenes a color y en escala de grises,
elige Determine Automatically (Determinar automticamente) desde el men desplegable Use
Colorspace (Usar espacio de color).
Si no necesitas que las imgenes estn en color, selecciona la opcin Grayscale (Escala de grises)
ya que los archivos se procesan ms rpido y son ms pequeos en tamao.
Para ahorrar tamao de archivo, puedes hacer clic en Change Resolution (Cambiar resolucin) y
elegir una opcin para disminuir las imgenes.
91
35
Guardar archivos
PDF de imagen
Imagina que no quieres guardar un archivo en alguna variacin de formato de texto, pero
te gustara guardarlo como un conjunto de pginas de imagen o exportar las imgenes
para usarlas en otras partes.
Para guardar un PDF como una imagen, haz lo siguiente:
1. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y selecciona una opcin de exportacin
de imagen desde el men desplegable de formato.
2. Haz clic en Settings (Configuracin) para abrir el dilogo. Modifica las opciones en el
dilogo Save As [type] (Guardar como [tipo]) de acuerdo con tus requerimientos, los
cuales varan dependiendo del formato de archivo que seleccionaste.
3. Haz clic en OK (Aceptar) y regresa al dilogo Save As (Guardar como). Haz clic Save
(Guardar) para convertir el archivo. Acrobat convierte cada pgina de tu documento en
una imagen: la imagen ser del mismo tamao que la pgina del documento.
Tambin puedes exportar las imgenes solas y especificar el tamao de la extraccin y
otros detalles. Sigue estos pasos:
1. Elige Advanced > Document Processing > Export All Images (Avanzadas > Proceso de
documento > Exportar todas las imgenes). Navega a la carpeta que quieres usar para
almacenar las imgenes en el dilogo Export All Images (Exportar todas las imgenes).
2. Elige un formato de imagen desde la lista en la parte inferior del dilogo. Tus opciones
incluyen JPG, TIF, PNG y JPEG2000.
(contina en la siguiente pgina)
92
Es buen momento
de usar formatos de
imagen cuando...
3. Haz clic en Settings (Configuracin). En la figura 35, el dilogo resultante muestra los
ajustes Export All Images As TIFF (Exportar todas las imgenes como TIFF). El dilogo
es similar a los utilizados para configurar ajustes de exportacin para cualquier formato
que permite la exportacin de imgenes.
CAPTULO CINCO
4. Haz clic en Save (Guardar) para exportar las imgenes a la carpeta y guardarlas usando
el nombre del archivo y un nmero incremental.
36
Acrobat 9 Pro incluye un conjunto de herramientas Print Production (Produccin de impresin) que puedes usar para evaluar y preparar documentos para impresin profesional.
Elige Advanced > Print Production (Avanzadas > Produccin de impresin) o View > Toolbars (Ver > Barras de herramientas) y selecciona la barra de herramientas Print Production
(Produccin de impresin) del listado de barras de herramientas.
Aunque las herramientas estn previstas para la impresin de alta resolucin, varias de
ellas pueden ser tiles en muchas situaciones de produccin en los negocios:
93
Para abrir el dilogo Crop Pages (Recortar pginas), haz clic en la herramienta Crop
(Recortar)
. Usa los ajustes para recortar reas no deseadas de la pgina o para
aumentar su tamao. Lee ms sobre la herramienta Crop (Recortar) en el #51, Recortar
y rotar pginas.
Pruebas suaves
Usa las caractersticas del
dilogo Output Preview (Previsualizacin de salida) para
simular diferentes condiciones del documento. En Acrobat, no tienes que imprimir
una copia para previsualizar
los colores. En lugar de eso, las
pruebas suaves te muestran
cmo lucir un documento
en la impresin. Selecciona la
casilla de vericacin Simulate Black Ink (Simular tinta
negra) para previsualizar
cmo se vera la tinta negra
en el documento impreso.
Selecciona Simulate Paper
Color (Simular papel color)
para previsualizar cmo se
vera tu documento impreso
en el color del papel de
acuerdo con el perl de simulacin1. Selecciona Set Page
Background Color (Establecer
color de fondo de pgina) y
elige un color desde la paleta
de color para ver cmo tu
documento lucira contra un
fondo de papel de color.
94
Manejar pruebas
Tradicionalmente las pruebas se imprimen y luego la
prueba y el original se comparan lado a lado. En lugar de
imprimir pruebas en papel,
usa la caracterstica de resumir comentarios para producir un nico documento
que muestre el comentario
en el resumen con una lnea
de conexin hacia la correccin o comentario agregado
al documento. Elige dividir
la vista con pginas de documento y comentarios separados, o colocar los comentarios
y pgina del documento en
la misma pgina. Lee ms
sobre resumir comentarios en
el #77, Ajustar el estado de
los comentarios y crear resmenes.
Imprimir desde Acrobat puede ser mucho ms complejo que hacer clic al botn de
Print (Imprimir): puedes controlar lo que imprimes as como dnde y cmo es impreso un
documento. Adems, Acrobat te permite imprimir a una impresora o a un archivo, definir
una porcin de tu documento para imprimir o crear un archivo PostScript.
Elige File > Print (Archivo > Imprimir). En el dilogo Print (Imprimir) (figura 36b), puedes elegir caractersticas de impresin especficas, como imprimir el intervalo y nmero
de copias.
CAPTULO CINCO
Figura 36b El dilogo Print (Imprimir) ofrece muchas formas de congurar y preparar un documento
o sus componentes.
95
Especifica opciones Print Range (Intervalo de pginas) y Page Handling (Administracin de pginas). Selecciona una opcin Page Scaling (Escala de pgina) como None
(Ninguno), que es la predeterminada, reducir o imprimir en mosaico, imprimir muchas
pginas por hoja o usar impresin de folletos. Para algunas selecciones, se despliegan
opciones adicionales, como usar Labels (Etiquetas) o CutMarks (Marcas de corte) con las
pginas en mosaico.
Haz clic en Summarize Comments (Resumir comentarios) para abrir la opcin Summarize Options (Resumir opciones), y elige ajustes para imprimir los comentarios en el
documento. Ver el #77, Ajustar el estado de los comentarios y crear resmenes, para
ms informacin sobre impresin de comentarios.
Haz clic en Advanced Print (Avanzadas) para abrir Advanced Print Setup (Configuracin
avanzada de impresora). En este dilogo selecciona ajustes para caractersticas precisas
de impresin, incluyendo Output (Salida), Marks and Bleeds (Marcas y sangrados), Color
Management (Administracin de color) y PostScript Options (Opciones de PostScript).
Ms opciones de
impresin
Busca estas otras opciones en
el dilogo Print (Imprimir):
96
37
No puedes romper el
bloqueo
Un smbolo de candado
a la izquierda del nombre
de la fuente en el dilogo de
ajustes de fuentes indica que
la fuente est bloqueada. Si
seleccionas esa fuente, Acrobat despliega un mensaje
debajo del men Font Source
(Origen de fuente) que dice
que la licencia de la fuente no
permite la incrustacin. En
este caso, tienes dos opciones: puedes comprar la fuente
para cada persona que use el
documento o deberas cambiar a una fuente que pueda
ser incrustada.
Antes de convertir un documento a PDF, asegrate de que tus fuentes pueden ser usadas
y vistas por otros. Accede a los ajustes desde un PDFMaker, Distiller o desde el controlador
de la impresora Adobe PDF. Aqu hay un ejemplo usando Word:
1. En Word, elige Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe > PDF > Cambiar configuracin de conversin). Haz clic en el botn Advanced Settings (Configuracin avanzada) para abrir el dilogo Adobe PDF Settings (Configuracin de Adobe PDF); luego
haz clic en la carpeta Fonts (Fuentes) en la columna izquierda para desplegar los ajustes
de fuentes (figura 37a).
Figura 37a Selecciona las opciones de incrustar y subconjuntos para la conversin de tu archivo.
Dependiendo de los ajustes de conversin que ests usando, puedes encontrar las
casillas de verificacin Embed all fonts (Incrustar todas las fuentes), Embed Open
Type fonts (Incrustar fuentes Open Type) o Subset embedded fonts (Crear subconjunto de fuentes incrustadas) en la parte superior del panel ya seleccionado.
CAPTULO CINCO
97
Figura 37b A menos que tengas permiso, una fuente bloqueada (el ttulo superior) es reemplazada
por una fuente predeterminada (el ttulo inferior) el vikingo es meramente decorativo!
Incrustar y crear
subconjuntos
Embedding (Incrustar) signica que la informacin sobre
todos los caracteres en las
fuentes se adjunta automticamente para usarse despus de que el documento es
convertido a PDF. Subsetting
(Crear subconjuntos) se reere
a un porcentaje de la informacin de las fuentes basado en
el nmero de caracteres usados en el documento.
Cuando incrustas una fuente,
el texto en el documento que
usa esa fuente se despliega
correctamente. Preserva
el contenido con precisin
usando subconjuntos. Es una
buena idea crear un subconjunto de 100%: la diferencia
en el tamao del archivo es
apenas perceptible. Si usas
la mitad de los caracteres
posibles de una fuente y el
subconjunto est ajustado a
100%, toda tu informacin es
utilizada. Si usas la mitad de
los posibles caracteres en una
fuente y tienes un subconjunto de 25%, otros caracteres
pueden sustituirse.
Crear subconjuntos es importante para documentos enviados a burs de impresin.
Cuando el documento se
imprime, usa la informacin
en tu documento, no la versin de la fuente de la impresora, asegurando resultados
precisos.
98
38
No imprimas todo
Si fuera necesario, puedes
probar imprimir el archivo en
secciones. Tal vez encuentres
que el problema viene de un
objeto en una pgina y que
ese nico error impide que el
documento se imprima. Una
vez que asles el problema,
podras recrear la pgina, lo
cual es mucho ms sencillo
que empezar todo de nuevo.
Escoger pginas
Puedes usar el panel Pages
(Pginas) para seleccionar
porciones de un documento
a imprimir excelente para
intentar solucionar un tema
de impresin:
CAPTULO CINCO
Solucin a problemas
de impresin 101
Aqu hay algunos consejos bsicos y pistas que puedes encontrar tiles en tiempos de
estrs (usualmente un minuto antes de una entrega!). Si ests teniendo problemas para
imprimir un PDF, prueba lo siguiente:
Reescribe el archivo. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y vuelve a guardar
el archivo sobre s mismo (no cambies el nombre). Haz clic en OK (Aceptar) cuando se
te inste a sobreescribir el archivo existente y evita almacenar varias copias del mismo
archivo. Cuando eliges Save As (Guardar como) y lo vuelves a guardar como PDF, Acrobat sobrescribe todas las versiones almacenadas que se crearon cada vez que guardas
el archivo, algunas veces eliminando un problema de almacenamiento.
Prueba usar el proceso Examine Document (Examinar documento) para eliminar elementos del archivo. El problema puede resolverse eliminando contenido como metadatos e informacin de otras aplicaciones. (Ver el #32, Usar el proceso de examinar
un PDF, para informacin en el uso del proceso Examine Document (Examinar documento.)
Recrea el archivo PDF con un mtodo diferente; por ejemplo, si originalmente convertiste el archivo con PDFMaker, prueba nuevamente usando Acrobat Distiller.
Si ests usando un archivo Web, descarga el PDF nuevamente y prueba imprimir una
vez ms.
Intenta exportar el archivo como uno de imagen e imprime las pginas de imagen
exportadas (referirse al #35, Guardar archivos PDF de imagen, para informacin
sobre exportaciones de imagen). Aunque no resolvers el problema, tendrs tu salida
impresa.
Imprime el archivo como imagen. Algunas veces un documento no imprime por errores
de interpretacin del texto o informacin de fuente ninguna de las dos es requerida
cuando se imprime una imagen de una pgina. Haz clic en el botn Advanced (Avanzadas) en la parte inferior izquierda del dilogo Print (Imprimir) (mostrado en la figura
36b) para abrir el dilogo Advanced Print Setup (Configuracin avanzada de impresora) y luego selecciona la casilla de verificacin Print As Image (Imprimir como imagen)
99
(figura 38). Como resultado, la opcin de ajustes cambia de Acrobat Default (Valor predeterminado de Acrobat) a Custom (Personalizar). Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar
el dilogo y luego haz clic en OK (Aceptar) para intentar imprimir nuevamente.
En un documento en capas, mezcla o acopla las capas del archivo PDF para determinar
si una capa es la causante del problema de impresin. Para preservar tu original, guarda
el documento con otro nombre luego de acoplar las capas.
Si ests usando una impresora PostScript, ajusta la impresora para que despliegue
errores de impresin. Chequea que el archivo PostScript Printer Description (PPD) est
actualizado y que ests usando el recomendado por el fabricante de la impresora.
Ayuda!
Si te topas con problemas de
impresin, haz clic en Printing
Tips (Consejos de impresin)
en la parte inferior izquierda
del dilogo Print (Imprimir)
para abrir el sitio de solucin
de problemas de Adobe una
excelente y extensa base de
conocimientos que seguro te
ofrece alguna idea sobre tu
problema.
CAPTULO SEIS
102
Categoras de Perl de
Comprobaciones
Hay varias categoras bsicas de
perles de comprobaciones:
CAPTULO SEIS
39
Preparar un trabajo de impresin, ya sea para preprensa o para el reporte anual de tu compaa, puede ser un proceso laborioso y consumidor de tiempo. Acrobat 9 Pro incluye un
conjunto de herramientas de comprobacin que puedes usar para evaluar tus archivos
por problemas, cumplimiento de los estndares y anlisis de objetos como texto oculto
y transparencia. El dilogo Preflight (Comprobaciones) incluye perfiles de comprobacin
(grupo de ajustes) as como chequeos y arreglos individuales.
Para probar un documento compatible con un perfil, sigue estos pasos:
1. Elige Advanced > Preflight (Avanzadas > Comprobaciones) o haz clic en el botn Preflight (Comprobaciones) en la barra de herramientas Print Production (Produccin de
impresin) para abrir el dilogo Preflight (Comprobaciones) y cargar los perfiles.
2. Haz clic en Select Profiles (Seleccionar perfiles) en la barra de herramientas Preflight
(Comprobaciones) para cargar los perfiles existentes. Haz clic en Show All (Mostrar todo)
y elige una opcin desde el men desplegable ve una lista de categoras de comprobaciones en la columna lateral Categoras de Perfil de Comprobaciones.
3. Haz clic en la flecha al lado de la etiqueta de categora para ver la lista de perfil y selecciona el que quieras aplicar (figura 39a). Vers informacin sobre el despliegue del perfil en el dilogo.
103
4. Haz clic en Analyze (Analizar) si elegiste un perfil que verifica o evala algn aspecto del
archivo; haz clic en Analyze and Fix (Analizar y Reparar) si eliges un perfil que prueba y
realiza cambios. Acrobat evala y aplica los cambios requeridos.
5. La ficha Results (Resultados) despliega los resultados. Como puedes ver en la figura
39b, hay algunos errores y el archivo original, aunque es un archivo RGB, no se convierte
exitosamente a un documento compatible con PDF/E.
6. Haz clic en el signo de ms (+) a la izquierda de cualquier mensaje de error para desplegar informacin detallada.
104
40
Asegurar el cumplimiento
de los estndares
Figura 40a Elige un perl de compatibilidad con estndares de una de las categoras como
el PDF/E-1 utilizado en el ejemplo.
Una vez que el archivo se guarda, tu destinatario puede garantizar su conformidad con
el estndar viendo la informacin en el panel Standards (Estndares), nuevo en Acrobat 9.
Una vez que abres un archivo PDF que cumple con un estndar, el panel Standards (Estndares) se abre automticamente (figura 40b).
CAPTULO SEIS
105
Dar clic en Verify Conformance (Verificar conformidad) para evaluar el archivo. Si el Status (Estado) se enlista como verification succeeded (verificacin correcta), sabes que
el archivo cumple con el estndar y el OuputIntent (Calidades de salida) enlistado.
Dar clic en Check Profile Fingerprint (Comprobar huella digital de perfil) para asegurarte
de que la pista de auditora coincide con el perfil enlistado.
Dar clic en Remove Preflight Audit Trail (Quitar pista de auditora de comprobaciones)
para borrar el contenido, algo que puedes querer hacer si eres el destinatario final de
un archivo.
Todos los estndares PDF/X estn diseados para intercambio grfico. Los archivos
deben contener un contenido especfico de pgina y recursos.
Todas las opciones de compatibilidad contienen un OutputIntent (Calidad de salida) y perl de impresin.
Un documento destinado para impresin digital utiliza un estndar PDF/X-1a; este
estndar tiene versiones para 2001 y 2003.
Elige estndares PDF/X-3 que son compatibles 2002 o 2003; el estndar PDF/X-3 incluye
opciones de uso del color slo colores CMYK y directos o color calibrado.
Los estndares PDF/X-4 de informacin de preprensa digital estn basados en PDF 1.6 as
como en un intercambio completo de la informacin de impresin (PDF/X-4) o un intercambio parcial con una referencia externa al perl (PDF/X-4p).
PDF/X-5, tambin basado en el PDF 1.6, ofrece tres niveles basados en el contenido grco
y perles ICC.
Estndares especcamente nombrados como Sheetfed Oset (CMYK) estn basados en
los lineamientos de mejores prcticas recomendadas por asociaciones de la industria.
Usa el estndar PDF/A para documentos que tienen la intencin de almacenarse a largo plazo
en formato PDF. El archivo no puede incluir reproductores externos, vnculos externos o proteccin para asegurar la visualizacin e impresin a largo plazo. El estndar PDF/A tiene dos
variaciones: 1a y 1b.
El estndar PDF/E est diseado para intercambio de documentos PDF para ingeniera. Los
archivos PDF/E pueden contener modelos 3D y anotaciones. Sin embargo, el contenido y los
recursos deben incrustarse en el archivo para garantizar una conable visualizacin e impresin.
106
41
Lo mismo, pero
diferente
Los procesos Edit Prole (Editar perl), Edit Check (Editar
comprobacin) y Edit Fix (Editar reparacin) ofrecen varios
dilogos y opciones para
trabajar:
Figura 41
Consejo
Si el perfil est bloqueado, selecciona Unlock (Desbloqueado) desde el men desplegable Locked (Bloqueado) en la parte superior izquierda del dilogo para permitirte hacer
cambios.
3. Escribe un nombre para tu nuevo perfil; el predeterminado es New Profile 1 (Nuevo Perfil 1).
El ejemplo se nombr Moving docs online.
CAPTULO SEIS
107
4. Haz clic en el cono a la izquierda de la categora del perfil en la columna izquierda del
dilogo para abrir la lista anidada de componentes.
5. Selecciona Fixups (Reparaciones) desde los elementos debajo del perfil para desplegar las listas Fixups in this profile (Reparaciones de este perfil) y All available fixups
(Todas las reparaciones disponibles) a la derecha del dilogo. Selecciona una reparacin desde la columna All available fixups (Todas las reparaciones disponibles) para
mover la reparacin a la columna de la izquierda, como se muestra en la figura 41. Puedes leer informacin sobre la reparacin seleccionada en cada lista.
Cul elegir?
Cmo sabes si quieres editar
un proceso, duplicarlo o iniciar uno nuevo? Quieres un
nuevo perl? O una nueva
comprobacin o reparacin?
Consejo
En lugar de desplazarte entre docenas de reparaciones, escribe un trmino en el campo de
bsqueda para filtrar las opciones.
6. Contina agregando reparaciones si lo requieres.
7. Haz clic en Save (Guardar) para almacenar tu nuevo perfil y contina trabajando en el
dilogo; haz clic en OK (Aceptar) para guardar tu nuevo perfil y cerrar el dilogo.
8. Haz clic en OK (Aceptar). Tu nuevo perfil se agrega a la lista alfabticamente.
108
42
Toma un atajo
En lugar de abrir un archivo,
abrir Preight (Comprobaciones), buscar un perl y luego
ejecutarlo, simplemente
exporta tu archivo. Elige File
> Export (Archivo > Exportar)
y selecciona PDF/E, PDF/X
o PDF/A desde el submen.
Acrobat examina el archivo,
aplica comandos de comprobacin automticamente y
guarda el archivo por ti.
CAPTULO SEIS
Filtra la lista de perfiles para disminuir la confusin. Hay, literalmente, cientos de perfiles,
comprobaciones y reparaciones. Para iniciar, haz clic en Select Profiles (Seleccionar perfiles), luego clic en el botn Select single checks (Seleccionar comprobaciones individuales), o Select single fixups (Seleccionar reparaciones individuales) en la barra de
herramientas Preflight (Comprobaciones) para elegir el rea en la que quieres trabajar.
Luego, haz clic en el botn Show All (Mostrar todo) y selecciona una categora.
Consejo
Compartir o algo
similar
Para usar un perl proporcionado por tu impresor, elige
Import Preight Prole (Importar perl de comprobaciones)
desde el men desplegable
Options (Opciones) en el dilogo Preight (Comprobaciones). En el dilogo resultante,
ubica el archivo y haz clic en
Open (Abrir) para agregarlo a
la lista de perles del dilogo.
Para compartir perles, selecciona Export Preight Prole
(Exportar perl de comprobaciones) desde el men Options
(Opciones). Nombra el archivo
y encuentra la carpeta de almacenamiento. Luego haz clic en
Save (Guardar) para guardar
el perl usando una extensin
.kfp. Si tienes abierto el dilogo
Preight: Edit Prole (Comprobaciones: Editar perl), usa los
botones en la parte inferior de
la lista de perles, haz clic en
Import Preight Prole (Importar perl de comprobaciones)
para encontrar un nuevo
archivo o clic en Export Preight Prole (Exportar perl de
para
comprobaciones)
exportar uno existente.
Si necesitas reutilizar un perfil que aplicaste la semana pasada, haz clic en Show All
(Mostrar todo) y elige Most recently used (Ms recientes); para un perfil que utilizas
regularmente, elige Most frecuently used (Ms utilizados).
Designa perfiles como favoritos. Ubica el perfil que quieres usar como favorito y haz
clic en su listado. Vers una descripcin de la accin del perfil y un cono de bandera a
la derecha del listado. Haz clic en la bandera para designarlo como un favorito (figura
42a). La prxima vez que ests buscando perfiles, simplemente elige Favorites (Favoritos) desde el men Show All (Mostrar todo).
Figura 42a Designa un perl como favorito para hacer ms fcil su bsqueda.
Para algunos elementos, como imgenes, puedes seleccionar el objeto en la lista Results
(Resultados) y haz clic en Show in Snap (Mostrar en Vista de ajuste) para ver un acercamiento del error. La vista de ajuste es til si tienes un montn de grficos muy prximos
unos de otros.
109
Acrobat 9 ofrece un nuevo mtodo para dar seguimiento a la integridad de un documento. Haz clic en Embed Audit Trail (Incrustar pista de auditora) en la parte inferior de
la ficha Results (Resultados) para incrustar informacin sobre el perfil de comprobacin
y los resultados y luego agregar una firma digital invisible que confirma el estado del
documento al momento en que ejecutaste el perfil de comprobacin. Haz clic en OK
(Aceptar) en el dilogo de informacin y guarda el archivo firmado.
Haz clic en Create Report (Crear informe) para abrir un dilogo Save As (Guardar como)
en donde el archivo se renombra como [filename]_report.pdf ([nombredearchivo]_
informe.pdf). Elige opciones de informe PDF, como resaltar los detalles de error y haz
clic en Save (Guardar).
Divlgalo
Para compartir informacin
sobre el estado de un documento con tu grupo de trabajo, haz clic en Options >
Insert Preight Results as
Comments (Opciones > Insertar resultados de las comprobaciones como comentarios)
para transferir la informacin
de error desde la cha Results
(Resultados) en el dilogo
Preight (Comprobaciones) al
documento mismo. Acrobat
dibuja una caja de comentarios en el rea apropiada del
documento y agrega una nota
de comentario a la lista de
Comments (Comentarios).
Puedes tambin generar
un informe del estado de
tu documento. Haz clic en
Report (Informe) en el dilogo
Preight (Comprobaciones);
se abre un dilogo Save As
(Guardar como). El archivo usa
el nombre del documento y
agrega _report (_informe)
al nombre. Haz clic en Save
(Guardar) para guardar el
documento.
110
43
Llueven Gotas
Si tu especialidad es la produccin de impresin, a
menudo encontrars que
tienes una serie de pruebas
de comprobacin que ejecutar, dependiendo de tu
cliente. Toma unos minutos
para construir gotas y carpetas de almacenamiento
para cada uno de tus trabajos
habituales. Puedes almacenar las gotas en el escritorio
o en cualquier carpeta de tu
disco duro. Por qu no una
carpeta de fcil acceso en el
escritorio? Necesitas revisar
un archivo de tu Cliente A?
Abre una carpeta y arrastra el
archivo a la gota adecuada.
Acrobat abre y ejecuta el
proceso de comprobacin,
almacenando el documento
e informes de acuerdo con los
ajustes de la gota.
En Windows, puedes agregar
la gota directo al men Start
(Inicio) si est en tu escritorio.
Haz clic con el botn derecho en la gota para abrir el
men de atajo y elige Pin to
Start menu (Anclar al men
Inicio). Luego arrastra tu
documento para comprobacin al botn Start (Inicio) y
mantenlo presionado por un
segundo o dos hasta que el
men Start (Inicio) se abre.
Luego, simplemente suelta
el archivo sobre el elemento
gota.
CAPTULO SEIS
Un droplet (gota de comprobacin) es una aplicacin especial que construyes para modificar o evaluar documentos. Con una gota en tu escritorio, no tienes que abrir dilogos
de Acrobat para procesar un archivo! Adems de usar gotas para evaluar archivos, puedes
usarlas para separarlos por sus resultados y crear informes automticamente. Construye la
gota en Acrobat en el dilogo Preflight (Comprobaciones).
Nota
Si pretendes crear carpetas para almacenar tanto los archivos que han sido procesados exitosamente como los que generan errores, agrega y nombra las carpetas antes de construir
la gota para ahorrar tiempo.
Sigue estos pasos para construir la gota:
1. En Acrobat, elige Advanced > Preflight (Avanzadas > Comprobaciones). Cuando los perfiles se carguen selecciona el perfil que quieres convertir en gota.
2. Haz clic en Options (Opciones) en el dilogo Preflight (Comprobaciones) y elige Create
Preflight Droplet (Crear gota de comprobaciones). Se abre el dilogo Preflight: Droplet
Setup (Comprobaciones: Configuracin de gota) (figura 43a).
3. Elige opciones para una prueba que sea exitosa. Puedes mover, copiar o crear un alias
del documento en una carpeta especificada. Haz clic en el botn de la carpeta Success
(Carpeta de xitos) para elegir una carpeta en la cual guardes los archivos correctamente procesados.
111
4. Selecciona la casilla de verificacin Create report and save in success folder (Crear
informe y guardar en la carpeta de xitos) y luego haz clic en Settings (Configuracin) para
abrir el dilogo Preflight: Report Settings (Comprobaciones: Configuracin de informe):
5. Haz clic en OK (Aceptar) para regresar al dilogo de configuracin de la gota. La configuracin del informe aparece ahora en el dilogo.
6. Elige opciones para una prueba que genere errores. Tus opciones son duplicados de las
que ofreciste para una prueba exitosa.
7. Haz clic en Save (Guardar); se abre el dilogo Save droplet as (Guardar gota como).
Elige una ubicacin para almacenar la gota y haz clic en Save (Guardar) para crearla.
Cuando quieras probar un archivo, ubica y selecciona el archivo en tu computadora.
Luego arrstralo hacia el cono Droplet (Gota). Acrobat se inicia y prueba el archivo. Dependiendo del resultado y de tu configuracin, el archivo se procesa, se guarda y los informes
se generan (figura 43b).
Comandos ejecutados
Tipo de perl
Los resultados
muestran tres capas
Modicar Gotas
Algunas veces tus requerimientos cambian y necesitas
realizar un cambio a una gota.
Es fcil: en el dilogo Preight
(Comprobaciones), haz clic
en Options (Opciones) para
abrir su men y elige Edit Preight Droplet (Editar Gota de
comprobacin). Encuentra y
selecciona el archivo EXE que
quieres cambiar para abrir el
dilogo de edicin de la gota,
en donde encontrars los
mismos ajustes que los que
se muestran en la gura 43a,
con un agregado. Si te gustara guardar la gota dentro de
tus perles de comprobacin,
haz clic en Capture (Capturar),
selecciona el Group (Grupo)
desde el men desplegable y
luego haz clic en OK (Aceptar).
Cuando hayas terminado de
editar la gota haz clic en Save
(Guardar) para actualizarla.
Compartir o algo
similar
Informacin sobre el
archivo procesado
Capa nueva de
texto desactivada
Texto oculto
Si ests involucrado en un
proyecto de grupo, usar los
mismos criterios para procesar
archivos puede, ciertamente,
ahorrar tiempo y disminuir los
errores. Una gota de comprobacin es un archivo ejecutable independiente que realiza
una tarea de comprobacin,
que puedes mandar por
correo electrnico o distribuir
como quieras.
112
44
Simulaciones en blanco
y negro
Usa las caractersticas del
dilogo Output Preview (Previsualizacin de salida) para
simular diferentes condiciones del documento. En Acrobat, no tienes que imprimir
una copia para previsualizar
los colores. En lugar de eso,
las pruebas en pantalla te
muestran cmo se ver un
documento impreso. Selecciona la casilla de vericacin
Simulate Ink Black (Simular
tinta negra) para previsualizar en el monitor el color de
la tinta negra de acuerdo con
el perl de simulacin. Selecciona la casilla de vericacin
Simulate Paper Color (Simular
papel a color) para previsualizar cmo se ver el documento impreso en el color del
papel de acuerdo con el perl
de simulacin. Ten en cuenta
que no todos los perles en
Acrobat soportarn estas
dos opciones de pruebas en
pantalla.
Examinar la salida
de un documento
Una de las herramientas del Preflight (Comprobaciones) de Acrobat que puedes no haber
usado antes (pero deberas sacarle provecho) es Output Preview (Previsualizacin de salida).
Haz clic en la herramienta Output Preview (Previsualizacin de salida)
para abrir
su dilogo. Desde el men Simulation Profile (Perfil de simulacin), elige opciones para
mostrar cmo se ver tu documento usando diferentes tipos de papel, monitores o perfiles
de color, etctera (figura 44a).
Figura 44a Selecciona un tipo de objeto o perl de color para ver diferentes condiciones
de documento.
CAPTULO SEIS
El orden de apilamiento de los objetos debajo del cursor; los objetos estn enlistados desde el fondo hacia la capa superior.
113
Marco grco
Imagen de fondo
Ttulo de texto
Click Object
El platillo de la
Sobreimpresin
Un trmino que puedes
haber odo y no entendido es
overprinting (sobreimpresin). Puesto simplemente,
la sobreimpresin mezcla el
color de un objeto (como algo
de texto) con el color de un
objeto debajo. Por ejemplo, si
un fondo es 100% cian (azul) y
el texto es 100% magenta, las
reas que se solapan se ven
violetas.
En Acrobat 9, la simulacin
de la sobreimpresin est
activa por defecto. Para un
documento individual, puedes deseleccionar la casilla de
vericacin Simulate Overprinting (Simular sobreimpresin) en el dilogo Output
Preview (Previsualizacin de
salida).
Por cierto, el opuesto de la
sobreimpresin es knockout,
en donde el color del objeto
de arriba es opaco.
114
45
Lelo a tu manera
Para personalizar las preferencias de lectura en voz alta,
elige Edit > Preferences (Edicin > Preferencias) o Acrobat > Preferences (Acrobat >
Preferencias) y elige el ttulo
Reading (Lectura) en la lista
Categories (Categoras). Busca
estas opciones:
Elige una opcin para Reading Order (Orden de lectura), el mtodo en el que
Acrobat se mueve automticamente por el documento. La opcin predeterminada y recomendada
es Infer reading order
from document (Deducir el orden de lectura del
documento).
Navegar un documento
Usar un ratn no es la nica forma de moverse en una pgina. Acrobat tambin puede
ampliar/reducir y reorganizar documentos, desplazar automticamente, leer la pgina en
voz alta o habilitar el uso de atajos de teclado.
Ampliacin o reduccin y reorganizado. Para algunos, es importante hacer un
aumento muy grande de la visualizacin para leer la pantalla. Acrobat ofrece reorganizacin, que pasa las lneas de texto al otro rengln automticamente sin importar ampliacin.
La reorganizacin es genial si ests leyendo una sola columna en una pgina. Para diseos
complejos, necesitas definir artculos, que crean una ruta de lectura a travs del documento.
Lee sobre reorganizacin en la columna lateral Adaptar el texto con Reorganizacin; lee
sobre artculos en la columna lateral Organizar la lectura con artculos.
Desplazamiento automtico. Usa desplazamiento cuando ests mirando un elemento
en particular como una imagen. Elige View > Automatic Scroll (Ver > Desplazamiento automtico) o presiona Ctrl+Shift+H (Comando+ Shift+H). El desplazamiento se inicia en la ubicacin actual en el documento y se detiene cuando alcanza el final.
El desplazamiento automtico usa el diseo de pgina Continuous (Continuo). Para
cambiar la velocidad presiona la flecha hacia arriba o flecha hacia abajo para disminuir o
puedes escribir un nmero entre 0 y 9 el nmero ms alto es una velocidad ms rpida.
Quieres revertir? Presiona la tecla menos () del teclado normal o numrico; presiona Esc
para detener el desplazamiento.
Consejo
Ya que Acrobat pausa el desplazamiento y aplica la herramienta seleccionada si usas el
ratn, asegrate de que la herramienta Hand (Mano) est seleccionada. De esa forma, no
estars agregando pasos adicionales para deseleccionar una herramienta.
Leer en voz alta. Acrobat puede usar recursos del sistema para leer un documento en
voz alta increble cuando tu meta es hacer ms accesibles tus documentos ya que Acrobat
simula algunas caractersticas de un verdadero programa lector de pantalla.
Elige View > Read Out Loud > Activate Read Out Loud (Ver > Leer en voz alta > Activar
lectura en voz alta) para iniciar y elige View > Read Out Loud > Deactivate Read Out
Loud (Ver > Leer en voz alta > Desactivar lectura en voz alta) para detener.
Ubica la pgina que quieres leer y luego elige View > Read Out Loud > Read This Page
Only (Ver > Leer en voz alta > Leer slo esta pgina) o elige View > Read Out Loud >
Read To End Of Document (Ver > Leer en voz alta > Leer hasta el final del documento).
Consejo
Puedes tener tambin la voz leyendo un objeto seleccionado. Haz clic en un prrafo de la
pgina con la herramienta Hand (Mano) y se lee en voz alta.
(contina en la pgina
siguiente)
CAPTULO SEIS
115
Selecciona la casilla de
vericacin Read form
elds (Leer campos de
formulario) para leer en
voz alta campos de texto,
casillas de vericacin y
botones de opcin en formas para rellenar.
Atajos de teclado. Acrobat ofrece acceso completo de teclas para navegacin y elementos del programa. A diferencia de otros programas de Adobe, como Photoshop e
InDesign, Acrobat no hace que definas los atajos t mismo. Elige Help > Adobe Acrobat 9
Pro Extended Help (Ayuda > Ayuda de Adobe Acrobat 9 Pro Extended) para abrir el visor
Adobe Help (Ayuda de Adobe). Desplaza hacia abajo en la lista de atajos de teclado en el
marco izquierdo de la ventana: encontrars listas de atajos para reas de trabajo, moverse
en el programa y usar herramientas. (Para una lista corta de atajos utilizados para activar
caractersticas como Read Aloud (Leer en voz alta), revisa la tabla 49.1 en el #49, Mejorar
la accesibilidad PDF.)
Los lectores que usan dispositivos de asistencia o pantallas muy pequeas como
asistentes digitales personales (PDAs) a menudo experimentan un problema llamado
reflow (reoganizar). Cuando te
acercas mucho a una pgina
qu sucede? Ves unas pocas
palabras y quizs una imagen.
No slo tienes que desplazarte atrs y adelante para ver
la lnea entera, sino tambin
es difcil o imposible comprender en dnde ests en el
documento en un momento
dado.
Elige View > Zoom > Reow
(Ver > Ampliacin/Reduccin > Reorganizar) para
adaptar el contenido de la
pgina sin importar el nivel
de la ampliacin o reduccin.
Ten en cuenta que la reorganizacin no es un formato
permanente: siempre que restablezcas el aumento, la reorganizacin se desactiva.
116
Para editar artculos, como borrar o agregar cajas o combinar artculos, selecciona el hilo en el
que quieres trabajar y elige los comandos desde el men de atajo.
CAPTULO SEIS
117
46
Especificar
requerimientos
de accesibilidad
Tanto Acrobat 9 como Adobe Reader 9 ofrecen un asistente para configurar los programas
y optimizar el despliegue e interaccin para dispositivos de asistencia.
Para ejecutar el asistente, elige Advanced > Accessibility > Setup Assistant (Avanzadas
> Accesibilidad > Ayudante de configuracin) para abrir el asistente de cinco pantallas. Haz
clic en Next (Siguiente) para moverte a cada pantalla y haz clic en Done (Hecho) cuando
hayas realizado selecciones en todas las pantallas.
Nota
El asistente es el mismo en Acrobat y en Adobe Reader, aparte de las referencias a los nombres de los programas. En Adobe Reader, elige Document > Accessibility Setup Assistant
(Documento > Asistente de configuracin de accesibilidad).
Figura 46 S cuidadoso cuando disees documentos que pueden ser vistos usando una combinacin de color de alto contraste. En este ejemplo, aunque es fcil leer el ejemplo izquierdo, usar una
combinacin de color de alto contraste puede hacer algn texto apenas legible, como en el
ejemplo de la derecha.
(contina en la siguiente pgina)
118
Colores a evitar
Si sabes que usuarios con
problemas de visin estarn
viendo tus documentos, s
cuidadoso con los colores a
elegir. Uno de los problemas
ms grandes son los fondos de color claro. Aunque
un fondo claro detrs de un
ttulo se ve atractivo sobre
un fondo blanco, si usas una
combinacin de color de alto
contraste, el texto se volver
prcticamente ilegible.
El fondo y el texto claros utilizados para las combinaciones de alto contraste son
demasiado similares en color,
haciendo que sea difcil leer el
texto como en el ejemplo de
la gura 46.
Pantalla 4. Selecciona una opcin para ver documentos grandes. Puedes elegir entregar las pginas visibles o el documento completo, o puedes dejar que Acrobat decida.
Si prefieres, puedes tener todas las pginas en un documento pequeo. Haz clic en el
campo Maximum number of pages in a small document (Nmero mnimo de pginas
en un documento grande) y escribe un nmero. El predeterminado es 50 pginas. Elige
una opcin para que Acrobat sobrescriba el estilo de diseo de pgina y usa la pgina
sola predeterminada, que es mejor para muchos de los lectores de pantalla. Finalmente,
define un valor predeterminado de ampliacin/reduccin del documento.
Pantalla 5. La pantalla quinta y final te da una opcin de deshabilitar el guardado automtico del documento, que cuando est habilitado puede ocasionar que el documento
se vuelva a cargar y comience la lectura desde el inicio. Puedes elegir reabrir el documento desde la ltima pgina vista, que es estupendo cuando ests trabajando con
documentos largos. Finalmente, puedes tambin elegir abrir un documento PDF en
Acrobat o en un navegador; abrir un documento en Acrobat es menos confuso para
algunos dispositivos de asistencia.
CAPTULO SEIS
Congura correctamente las pginas del documento. Por ejemplo, no agregues lneas en blanco
que hagan ms espacio.
119
47
Etiquetado bsico
de documento
Algunas caractersticas del programa que se usan para mejorar la accesibilidad no funcionan de manera adecuada o predecible a menos que un documento est etiquetado,
lo que significa que tiene una estructura lgica definida. Las etiquetas son una parte de
la informacin del documento que define las relaciones entre los elementos, incluyendo
tablas, listas, imgenes y texto.
El etiquetado se puede hacer en el documento de origen (si ests usando un PDFMaker)
o en Acrobat. Para etiquetar un documento con PDFMaker, elige Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar configuracin de conversin). En la ficha Settings
(Configuracin), selecciona Enable accessibility and reflow with Tagged PDF (Activar
accesibilidad y reflujo con archivo Adobe PDF etiquetado) y luego haz clic en OK (Aceptar).
Las etiquetas se crean cuando el archivo PDF es generado.
Abre el documento en Acrobat y elige View > Navigation Panels > Tags (Ver > Paneles de
navegacin > Etiquetas). Haz clic en el cono Tags (Etiquetas) para desplegar las etiquetas del
documento en una jerarqua (figura 47). La figura muestra una seccin del panel Tags (Etiquetas) para una hoja de clculo de Excel. La etiqueta principal <Workbook> contiene <Worksheet> que contiene <Table>, que contiene etiquetas para las filas de la tabla <TR>, que a su vez
contiene etiquetas para las celdas de la tabla <TD> objetos de texto en las celdas <Content>.
Contenido resaltado
Etiqueta seleccionada
En la figura, nota que la fila superior de texto est resaltada un til comportamiento
para ubicar rpidamente contenido en la pgina. Elige Highlight Content (Resaltar contenido) desde el men Options (Opciones). Seleccionar una etiqueta padre, como la etiqueta
<TR>, automticamente selecciona las etiquetas hijas <TD>.
#47: Etiquetado bsico de documento
Chequear etiquetas
Chequea las etiquetas preexistentes eligiendo Advanced > Accessibility > Quick
Check (Avanzadas > Accesibilidad > Comprobacin
rpida). Esto busca estructura
de documento (etiquetas).
Un documento sin etiquetar
despliega un mensaje que
declara que la falta de estructura puede causar problemas
con el orden de lectura.
Estructura y Etiquetas no
son lo mismo
Algunos programas crean un
documento estructurado que
a menudo est bien para lectura en Acrobat. Por ejemplo,
crear un documento de Word
usando estilos en una jerarqua de ttulos es un ejemplo
de estructura. Una estructura no proporciona algunas
de las caractersticas en un
documento accesible como
espaciado de palabras; debes
etiquetar un documento para
hacerlo compatible con los
estndares de accesibilidad.
120
Retocar propiedades
Cuando se corrige el estado
de accesibilidad de un documento, puedes modicar
las propiedades de etiquetas individuales. Selecciona
la etiqueta en el panel Tags
(Etiquetas) y elige Properties
(Propiedades) desde el men
Options (Opciones) o desde
el atajo del men. El dilogo
TouchUp Properties (Propiedades de Retocar) se abre;
realiza cambios a las propiedades, como el tipo o el texto
alternativo, y luego haz clic en
Close (Cerrar).
CAPTULO SEIS
Muchos programas de creacin de documento no ofrecen opciones de etiquetado. Puedes fcilmente agregar etiquetas dentro de Acrobat:
1. Elige Advanced > Accessibility > Add Tags to Document (Avanzadas > Accesibilidad >
Agregar etiquetas al documento). Acrobat procesa el documento y agrega etiquetas.
Un Accessibility Report (Informe de accesibilidad) se despliega en el rea a la derecha
del panel del documento en la ventana del programa. Referirse al #48, Generar informes y reparar un documento, para informacin sobre cmo trabajar con etiquetas e
informes.
2. Inspecciona el documento nuevamente seleccionando Advanced > Accessibility >
Quick Check (Avanzadas > Accesibilidad > Comprobacin rpida). El nuevo mensaje
declarar que no hay problemas de accesibilidad con el documento, lo que significa
que est etiquetado.
3. Elige File > Save (Archivo > Guardar) para guardar el documento con su estructura etiquetada.
121
48
Generar informes y
reparar un documento
Page Range (Rango de pginas). Aqu puedes elegir la pgina visible, un rango
especfico o el documento completo.
(contina en la siguiente
pgina)
122
Puedes ir ms lejos especificando opciones de acuerdo con el formato que selecciones. La opcin predeterminada es comprobar todas las opciones para el cumplimiento. Puedes comprobar opciones como descripciones alternativas, lenguajes,
estructuras de objeto, etctera. Deselecciona los elementos que no estn en tu documento para un procesamiento ms rpido. Por ejemplo, si tu documento no contiene
JavaScript, deselecciona (l) Scripts (Secuencias de comandos) desde los lineamientos
de la Seccin 508 o si no tienes un formulario, deselecciona All form fields have descriptions (Todos los campos de formulario tienen descripciones) en los lineamientos de Adobe PDF.
3. Haz clic en el botn Start Checking (Iniciar la comprobacin) para empezar la evaluacin. Cuando la comprobacin est completa, un resumen de resultados se despliega;
haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el resumen y abrir el informe.
4. El Accessibility Report (Informe de accesibilidad) se abre en el panel de navegacin a la
izquierda de la ventana del programa (figura 48b). El informe es un documento HTML
y contiene vnculos en l que te ayudan a identificar y corregir errores. Si la opcin de
incluir sugerencias de reparacin estuvo activa cuando el informe se gener, vers informacin de cmo reparar tu documento. Haz clic en Collapse (Contraer) para cerrar el
Accessibility Report (Informe de accesibilidad) cuando hayas terminado.
Propiedades de Retocar
Cuando se corrige el estado
de accesibilidad de un documento, puedes modicar
las propiedades de etiquetas individuales. Selecciona
la etiqueta en el panel Tags
(Etiquetas) y elige Properties
(Propiedades) desde el men
Options (Opciones) o desde
el men de atajo. El dilogo
TouchUp Properties (Propiedades de retocar) se abre;
realiza cambios a las propiedades, como el tipo o texto
alternativo y luego haz clic en
Close (Cerrar).
CAPTULO SEIS
123
49
Mejorar la
Accesibilidad PDF
Hay varias condiciones a considerar cuando se hace accesible un documento PDF. Los formularios, por ejemplo, ofrecen desafos especficos en su diseo como su orden de tabulacin, que es la manera en que el usuario se mueve a travs de la forma usando el teclado.
Para cualquier documento, examina el orden de lectura, que define cmo se lee un documento.
Formularios. Los formularios se manejan de una forma diferente que los documentos
comunes considerando la accesibilidad. Los campos de formulario tienen que estar configurados correctamente para que el lector de pantalla u otro dispositivo pueda reconocerlos (figura 49a). Cuando se disea un formulario, asegrate de hacer lo siguiente:
Ordenar el orden de
lectura
Aqu hay algunas ideas para
ayudarte a organizar y trabajar ms rpido con la herramienta TouchUp Reading
Order (Retocar orden de lectura) y con el ordenamiento
en general:
Si necesitas marcadores,
etiqueta selecciones como
ttulos y luego convirtelos a marcadores (ver
captulo 15, Controlar la
accin e interaccin, para
aprender a trabajar con
marcadores en Acrobat).
Espacios adicionales y
tabuladores se identican
en orden de lectura. Borra
el objeto o defnelo como
un elemento de fondo o
artefacto.
Dibuja campos de texto y lneas con herramientas grficas; escribir caracteres, como
una cadena de guiones bajos, confunde la estructura del campo y su contenido.
Incluye instrucciones o descripciones como sea necesario.
Incluye texto alternativo para campos de formulario.
Agrega etiquetas a los campos ya sea en el programa de origen o en Acrobat.
Orden de tabulacin. Asegrate de que el usuario puede moverse lgicamente a travs de un formulario usando el teclado. Puedes probar el orden de tabulacin en Acrobat
9 Pro siguiendo estos pasos:
1. Haz clic en el cono Pages (Pginas) en el panel de navegacin para desplegar el panel
Pages (Pginas) y selecciona la miniatura del formulario.
2. Elige Options > Page Properties (Opciones > Propiedades de pgina) para abrir su
dilogo.
3. Elige una opcin que sea lgica para tu formulario:
Usa Row Order (Orden de filas) para moverse de izquierda a derecha en la pgina.
Usa Column Order (Orden de columnas) para moverse a travs de las columnas de
izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
Usa Document Structure (Estructura de documento) para mover el tabulador en el
orden especificado en el documento.
(contina en la siguiente pgina)
(contina en la siguiente
pgina)
124
Tabular
Prueba el orden de tabulacin
y la funcin de campo del formulario; como sigue:
CAPTULO SEIS
Figura 49a Elige una ruta para que el usuario tabule en el documento.
4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y probar el orden de tabulacin. Revisa
la columna lateral Tabular para una lista de comandos de teclado para usar en la comprobacin.
Orden de lectura. La ruta que se lleva en el documento se llama su orden de lectura.
Acrobat ofrece la herramienta TouchUp Reading Order (Retocar orden de lectura) para definir y ordenar elementos individuales contenidos en una pgina.
Selecciona la herramienta TouchUp Reading Order (Retocar orden de lectura)
en
la barra de herramientas Alternativamente, puedes elegir Tools > Advanced Editing >
TouchUp Reading Order Tool
Haz clic en la pgina del PDF con la herramienta. El dilogo TouchUp Reading Order
(Retocar orden de lectura) se abre y el contenido de la pgina se muestra en bloques separados, numerados y grises. Los nmeros identifican la secuencia de lectura del documento
125
(figura 49b). Lee algunos consejos para usar la herramienta y el proceso de retocar en la
columna lateral Ordenar el orden de lectura.
Al igual que con otras caractersticas y procesos en Acrobat, puedes usar atajos de
teclado para activar herramientas de accesibilidad y comandos (tabla 49.1).
Tabla 49.1 Atajos de teclado de accesibilidad
Accin
Windows
Mac OS
Shift+Ctrl+5
Shift+Comando+5
Shift+Ctrl+6
Shift+Comando+6
Ctrl+4
Comando+4
Shift+Ctrl+Y
Shift+Comando+Y
Shift+Ctrl+C
Shift+Comando+C
Shift+Ctrl+V
Shift+Comando+V
Shift+Ctrl+B
Shift+Comando+B
Shift+Ctrl+E
Shift+Comando+E
CAPTULO SIETE
Transformar pginas de
documento
Acrobat ofrece varias herramientas que puedes usar para manipular el contenido de un
documento. Las tcnicas descritas en los captulos 2 y 3 muestran cmo combinar elementos desde varios documentos y diferentes fuentes, como archivos escaneados y pginas
Web.
Los documentos combinados o mezclados pueden incluir todas las pginas o las seleccionadas desde un documento, pero qu pasa si no ests seguro de lo que necesitas usar
en un proyecto? O si cambias de opinin mientras ests trabajando? En este captulo,
descubrirs mtodos para combinar y manipular los contenidos de los documentos, sustituyendo pginas en uno por las de otro.
Una vez que un documento est completo, puedes mejorarlo ms agregando estructura. En este captulo, tambin aprenders a balancear los tamaos de pgina recortando y
a agregar nmeros de pgina en el documento usando numeracin estndar o Bates. Vers
cmo agregar caractersticas que dan un toque de cohesin, incluyendo encabezados y
pies de pgina, marcas de agua y fondos. Finalmente, aprenders a ahorrar tiempo usando
caractersticas de automatizacin que ajustars como secuencias en lote.
Este captulo te muestra cmo construir el contenido manualmente revisa la nueva
caracterstica basada en Flash, Portfolio (Cartera) de Acrobat 9 en el captulo 4 para ver
cmo usar el contenido desde varias fuentes y presentarlo automticamente.
128
50
Administrar contenido
visualmente
Aqu hay un proceso que ahorra
tiempo y es genial para personas visuales. En lugar de extraer,
combinar y borrar contenido
a travs de dilogos, puedes
hacerlo visualmente usando el
panel Pages (Pginas).
Aqu est cmo hacerlo
con dos documentos, pero
podras usar tantos documentos como puedas administrar:
Cambiar pginas
y sus contenidos
Acrobat 9 ofrece algunas formas para manejar los contenidos del documento. En esta tcnica, revisa ejemplos de cundo usar cada tipo de accin, seleccionando comandos desde el
men de opciones del panel Pages (Pginas). Por cierto, la mayora de las acciones pueden
realizarse desde este panel o a travs de comandos del men Document (Documento).
Borrar e insertar pginas: Algunas veces cuando combinas archivos, tienes pginas
adicionales que no necesitas. Para borrar pginas, abre el documento y haz clic en el cono
Pages (Pginas)
a la izquierda de la ventana del programa para abrir el panel Pages
(Pginas) (figura 50a). Haz clic en la o las miniaturas del contenido que quieres borrar y
arrstralas al cono de bote. Haz clic en OK (Aceptar)
en el dilogo de confirmacin
y Acrobat elimina las pginas.
CAPTULO SIETE
Supongamos que quieres agregar pginas que contienen tablas de un archivo al final
de otro archivo PDF. Abre el documento PDF y el panel Pages (Pginas) y luego haz clic
en la miniatura anterior a la ubicacin en donde quieres insertar las pginas adicionales.
Luego elige Options > Insert Pages (Opciones > Insertar pginas) para desplegar el dilogo Select File To Insert (Seleccionar archivo a insertar). Ubica el archivo que quieres usar
y haz clic en Select (Seleccionar) para cerrar ese dilogo y abrir el dilogo Insert Pages
(Insertar pginas). Debido a que seleccionaste previamente la ubicacin en tu archivo
abierto, lo vers enlistado en el dilogo. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y
agregar el nuevo contenido.
Extraer Pginas: digamos que tienes un documento multipgina y quieres enviar
parte de l a varios colegas. Puedes extraer las pginas (una sola o un grupo) desde el
panel Pages (Pginas). Selecciona las miniaturas y elige Options > Extract Pages (Opciones
> Extraer pginas) para desplegar su dilogo (figura 50b). Realiza tu eleccin:
Transformar pginas de documento
129
Haz clic en Delete Pages After Extracting (Eliminar pginas tras extraccin) para separar
el contenido del original. Click en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo; el contenido es
procesado y se abre en Acrobat como un documento independiente usando el prefijo
Pages from (Pginas desde) en el nombre del archivo.
Haz clic en Extract Pages As Separate Files (Extraer pginas como archivos independientes) si quieres crear documentos PDF individuales de cada pgina que seleccionas
en el dilogo. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo; elige un lugar de almacenamiento para el contenido extrado en el dilogo posterior Browse for Folder (Buscar
carpeta) y haz clic en OK (Aceptar). Las pginas se extraen y se guardan con el nmero
de pgina agregado al nombre del archivo por ejemplo, MyBigFile 22.
Reemplazar pginas: Imagina que tienes un documento PDF que necesita algo de
edicin que es mucho ms sencillo hacer en el programa de origen. Sin embargo, has
agregado varios vnculos y algunos comentarios que se perdern si simplemente borras
las pginas; entonces, qu haces? Fcil: simplemente reemplaza las pginas. El contenido
nuevo se coloca en el lugar en tu documento, dejando intacto todo el trabajo hecho en
Acrobat.
En tu programa de origen, abre el archivo y realiza los cambios. Cuando vuelvas a
convertir el archivo a PDF, puedes convertir slo las pginas a reemplazar (encuentra
cmo en la columna lateral Escoge lo que quieras en el #10, Usar PDFMaker en Microsoft Word).
130
Agregar pginas al
documento
Si eliges un documento PDF,
las pginas se agregan inmediatamente. Si eliges otro tipo
de archivo, el documento se
convierte a PDF antes de que
la pgina se inserte a tu documento. Esto ahorra mucho
tiempo, ya que no tienes que
reabrir el programa de origen
del documento y el archivo,
convertirlo a PDF y luego
regresar a Acrobat.
De regreso en Acrobat, abre el documento en donde quieres reemplazar pginas, selecciona las miniaturas en el panel Pages (Pginas) y elige Options > Replace Pages (Opciones
> Reemplazar pginas). En el dilogo que se abre, ubica y selecciona tu archivo de reemplazo. Haz clic en Select (Seleccionar) para cerrar el dilogo y abrir el dilogo Replace Pages
(Reemplazar pginas). Como ya seleccionaste miniaturas, se muestran en el dilogo. Haz
clic en OK (Aceptar) y luego clic en Yes (S) en el dilogo de confirmacin que seguidamente
se abre. El dilogo se cierra y tus pginas son reemplazadas.
Dividir documento: en el pasado tenamos que realizar repetidas extracciones para separar un documento en varias partes componentes, pero ya no ms. Acrobat 9 ahora ofrece una
caracterstica para dividir archivos PDF en varios, basndose en diferentes criterios.
Nota
Cualquier adjunto en tu documento no es copiado a los archivos componentes divididos.
1. Desde el men principal, elige Document > Split Document (Documento > Dividir
documento) para desplegar su dilogo.
Borrado de poder
En vez de usar comandos para
borrar varias pginas, usa las
miniaturas y teclas. Haz clic
en la miniatura de la pgina
que quieres borrar, presiona la
tecla Shift y haz clic en pginas adicionales para seleccionarlas y luego presiona Delete
(Borrar) en el teclado. El dilogo de conrmacin se abre
preguntando si realmente
quieres borrar las pginas.
Haz clic en OK (Aceptar) y las
pginas se van.
Elige una opcin para dividir: Number of pages (Nmero de pginas) y especifica Max pages (Nmero mximo de pginas), File size (Tamao de archivo) y
especifica el Max MB (Nmero mximo de MB) o Top-level bookmarks (Marcadores de nivel superior).
2. Haz clic en Output Options (Opciones de salida) para abrir un dilogo en donde puedes
seleccionar una carpeta para almacenar los archivos divididos, as como un mtodo
para nombrarlos (figura 50c).
131
Insertar pginas al
frente
Algunas veces necesitas insertar una pgina nueva antes
de una pgina existente en
tu documento. Por ejemplo,
puedes necesitar agregar una
pgina de portada para un
catlogo o folleto comercial.
En el dilogo Insert Pages
(Insertar pginas), simplemente haz clic en el men
desplegable Location (Ubicacin) y elige Before (Antes).
Haz clic en OK (Aceptar) y
Acrobat agrega la pgina a tu
documento precisamente en
donde quieres.
132
#
Dale vuelta
Cambia la orientacin de un
documento para que no tengas que torcer tu cuello para
leer una pgina rotada. Selecciona la pgina en el panel
Pages (Pginas) y elige Options
> Rotate (Opciones > Rotar)
o Document > Rotate Pages
(Rotar pginas) para abrir el
dilogo Rotate Pages (Rotar
pginas). Elige una direccin
desde el men desplegable
Direction (Direccin). Selecciona una opcin Page Range
(Rango de pginas), elige pginas pares o impares y especica una orientacin vertical
u horizontal. Haz clic en OK
(Aceptar) y las pginas se rotan.
51
Recortes especiales
Adems de recortar el contenido de una pgina completa,
puedes especicar tipos especiales de recorte. En el dilogo
Crop Pages (Recortar pginas), haz clic en un botn de
opcin para seleccionar trim,
bleed o art. Cada opcin despliega un borde alrededor de
la miniatura de la pgina en el
dilogo. Procede con el resto
del recorte como se describi
en esta tcnica.
CAPTULO SIETE
Figura 51a Un rea seleccionada con la herramienta Crop (Recortar) aparece automticamente
en la zona de previsualizacin del dilogo.
Consejo
Puedes tambin seleccionar la miniatura en el panel Pages (Pginas) y elegir Options
> Crop Pages (Opciones > Recortar pginas) desde el men del panel o elegir Document >
Crop Pages (Documento > Recortar pginas). No hay marcas en la previsualizacin cuando
abres el dilogo.
133
3. La pgina aparece como una miniatura en la parte superior derecha del dilogo Crop
Pages (Recortar pginas) y la casilla de verificacin Show All Boxes (Mostrar todos los
cuadros) est seleccionada por defecto en el rea Crop Margins (Mrgenes de recorte)
del dilogo. Cambia la medida utilizada en el recorte en el men desplegable Units
(Unidades).
4. Ajusta los parmetros de recorte usando los cuatro campos de mrgenes en el rea
Margin Controls (Controles de margen), descrito en la columna lateral Especificar mrgenes.
5. Cambia el tamao de pgina a uno mayor. Usa un tamao fijo seleccionando una opcin
desde el men desplegable Page Sizes (Tamaos de pgina) o haz clic en Custom (Personalizar) y escribe valores personalizados.
Por defecto, el contenido existente se centra en la pgina expandida. Si redimensionas la pgina, puedes tambin especificar una ubicacin para el contenido escribiendo valores XOffset (Desplazamiento X) e YOffset (Desplazamiento Y) (figura
51b). Haz clic en Center (Centrar) para recentrar el contenido.
Especicar mrgenes
A medida que cambias los
valores, la lnea de recorte en
la imagen de previsualizacin
cambia para reejar los valores nuevos.
Figura 51b Escribe ubicaciones para las coordenadas X e Y ya sea valores positivos
o negativos para colocar el contenido en la pgina.
6. Finalmente, especifica el rango de pginas que deseas recortar. Si previamente seleccionaste pginas desde el panel Pages (Pginas), estarn identificadas en los campos.
Puedes tambin especificar si quieres recortar todas las pginas, slo las pginas impares o slo las pares eligiendo una opcin desde el men desplegable Apply (Aplicar).
7. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y Acrobat redimensiona la pgina. Puedes
ver los efectos del recorte en el panel del documento, as como en las miniaturas del
panel Pages (Pginas).
Nota
No puedes deshacer un recorte eligiendo Edit > Undo (Edicin > Deshacer) o con el atajo
Ctrl+Z (Comando+Z). Si cambias de opinin despus de recortar, elige File > Revert (Archivo
> Recuperar) para regresar a la versin del documento sin recortar.
Selecciona Constrain
Proportions (Restringir
proporciones) para recortar la pgina proporcionalmente en los cuatro lados.
Mueve el cuadro en el
panel del documento para
ajustar los controles de
margen automticamente.
134
52
Numerar pepitas
Ten en mente estas cosas
cuando numeres tu obra
cumbre:
Considera el uso
del documento. Muchos
documentos necesitan
una numeracin sencilla
de pgina. Sin embargo,
si ests ensamblando un
manual tcnico, lo ms
probable es que uses prejos que identiquen el
contenido de acuerdo con
los captulos, sistemas,
etctera.
Si ests construyendo la
estructura de un libro,
considera cmo se ver el
libro cuando est impreso.
Los libros usan preliminares como tabla de contenidos y otros materiales
introductorios que estn
numerados de forma diferente desde el contenido
del captulo.
(contina en la siguiente
pgina)
CAPTULO SIETE
Aplicar numeracin
de pgina y Bates
Acrobat y Adobe Reader muestran los nmeros de pgina en la barra de herramientas Page
Navigation (Navegacin de pgina) en un orden lgico, esto es, la primera pgina es la 1, la
segunda pgina es la 2, etctera. Acrobat ofrece varias formas de numerar pginas. Puedes
numerarlas manualmente, usar un sistema de numeracin llamado Bates o insertar nmeros de pgina como parte de un pie de pgina, descrito en la siguiente tcnica.
En un documento de ejemplo, tengo dos secciones para numerar independientemente;
cada seccin empezar con texto (como Contenidos); la segunda incluye un nmero con el
texto seguido por nmeros de pgina. Suena complicado verdad? Acrobat puede manejarlo.
Aqu est lo que debes hacer:
1. En el panel Pages (Pginas), selecciona las pginas para la primera seccin (estoy usando
las pginas 1-5 en mi ejemplo). Elige Options > Number Pages (Opciones > Numerar
pginas) para abrir el dilogo Page Numbering (Numeracin de pgina). La opcin
Selected (Seleccionadas) est ya activa porque seleccion las pginas en el panel Pages
(Pginas) (figura 52a).
2. Deja la opcin Begin new section (Comenzar nueva seccin) seleccionada en la seccin Numbering (Numeracin) del dilogo. Luego elige un formato de pgina desde el
men desplegable Style (Estilo). Como se muestra en la figura 52a, nuestro ejemplo usa
nmeros para la renumeracin de pgina.
3. Escribe un valor en el campo Prefix (Prefijo), as como una puntuacin si se desea, como
Contents_ en el ejemplo. La numeracin empieza en 1 por defecto, como se muestra
en el campo Start (Inicio). Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo.
Acrobat modifica los nmeros de pgina; como muestra la figura 52b, ahora tenemos
pginas Contents_1 hasta Contents_5. Las pginas restantes en el documento tambin
135
estn renumeradas. La segunda seccin est hecha de la misma forma, pero esta vez el prefijo es Chapter01:. En la barra de herramientas Page Navigation (Navegacin de pgina), el
nmero de pgina refleja tanto el conteo de pgina como la numeracin que agregaste.
Consejo
Haz clic en Output Options (Opciones de salida) en la parte inferior del dilogo para abrir
otro dilogo. Aqu puedes especificar cmo nombrar los archivos: mantn el nombre original, agrega un prefijo o sufijo, reemplaza nombres de archivo slo con nmeros Bates o
sobrescribe los existentes. Si quieres dar seguimiento al proceso, selecciona Create log file
(Crear archivo de registro) y especifica un lugar de almacenamiento. Haz clic en OK (Aceptar) para regresar al dilogo Bates Numbering (Numeracin Bates).
#52: Aplicar numeracin de pgina y Bates
Quin es el seor
Bates?
La numeracin Bates se utiliza en el sistema legal para
identicar documentos. El
sistema toma el nombre de
la mquina de numeracin
automtica Bates, en donde
un nico nmero identicador arbitrario, numrico o
alfanumrico es generado
para cada pgina de cada
documento que se utiliza en
un caso legal. El nmero es
nico para los documentos
revelados o producidos en
un caso, pero no hay un algoritmo estandarizado para
determinar el nmero.
136
Numerar estrategias
El dilogo Bates Numbering
Options (Opciones de numeracin Bates) ofrece varias
maneras de personalizar la
numeracin para tu proyecto,
incluyendo:
Number of Digits
(Nmero de dgitos). El
nmero mnimo permitido de dgitos es 6.
3. Ordena los archivos en la lista como desees selecciona un archivo y haz clic en Move
Up (Subir) o Move Down (Bajar). Cuando la lista est en orden, haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar este dilogo. Se abre el dilogo Add Header and Footer (Agregar encabezado y pie de pgina).
4. Haz clic en Insert Bates Number (Insertar Numeracin Bates) para abrir el dilogo Bates
Numbering Options (Opciones de numeracin Bates) (figura 52c) y elige opciones de
acuerdo con tus requerimientos. Lee sobre las diferentes opciones en la columna lateral
Numerar estrategias.
Figura 52c Los ajustes de numeracin Bates se muestran como una frmula en el rea
de encabezado y en la previsualizacin.
5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y generar los nmeros. En el dilogo Add
Header and Footer (Agregar encabezado y pie de pgina), el nmero se muestra en su
posicin predeterminada en la izquierda del encabezado. En el campo Left Header Text
(Texto de encabezado izquierdo), la frmula automtica de numeracin es escrita como
<<Bates Numer#6#1Help#summer08>>.
6. Revisa el rea de previsualizacin; el encabezado es escrito como Help000001summer08.
7. Haz clic en OK (Aceptar) para procesar los archivos; el dilogo Add Header and Footer
(Agregar encabezado y pie de pgina) se cierra automticamente. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo de confirmacin cuando la numeracin est completa.
CAPTULO SIETE
137
53
Insertar Encabezados
y Pies de pgina
Detalles de aspecto
Selecciona la casilla de vericacin Appearance Options
(Opciones de aspecto) en la
parte superior izquierda del dilogo. Hay dos opciones prolijas:
2. Elige el nombre de fuente y tamao desde el men desplegable en la parte superior del
dilogo.
Consejo
Lee cmo alterar el diseo de la pgina en la columna Detalles de aspecto.
3. Realiza entradas en los campos como lo desees (figura 53). Hay tres campos de entrada
de texto para el contenido de encabezado y pie de pgina justificado a la izquierda,
centrado o justificado a la derecha en la pgina del documento. El ejemplo usa una
fecha (mostrada como <<mm/dd/yy>>), texto personalizado y numeracin de pgina.
Antes de agregar una entrada automtica o texto personalizado, haz clic en el cuadro
de entrada de texto en el que quieres agregar el contenido en el dilogo:
Guardar
conguraciones
Para insertar los nmeros de fecha o pgina automticamente, haz clic en el botn
Insert Page Number (Insertar nmero de pgina) o Insert Date (Insertar fecha).
(contina en la siguiente pgina)
138
Modicar encabezados
y pies de pgina
Para modicar encabezados
y pies despus de que los
aplicaste al documento, elige
Document > Header & Footer > Update (Documento >
Encabezado y pie de pgina
> Actualizar). Un dilogo te
pregunta si quieres editar el
contenido del encabezado y
el pie; haz clic en Yes (S) para
abrir el dilogo Update Header and Footer (Actualizar
encabezado y pie de pgina)
idntico al dilogo de agregar. Si quieres eliminarlos,
elige Document > Header
& Footer > Remove (Documento > Encabezado y pie de
pgina > Quitar).
Para personalizar la apariencia del nmero de pgina o fecha, haz clic en el vnculo
Page Number and Date Format (Formato de nmero de pgina y de fecha) y luego
elige un formato en el dilogo resultante (tambin mostrado en la figura 53). Haz
clic en OK (Aceptar); las opciones son usadas como predeterminadas hasta que elijas
nuevamente.
Para agregar texto personalizado, escribe dentro del cuadro de entrada de texto
donde quieras agregarlo (izquierdo, centrado o derecho).
4. Ajusta los mrgenes en los campos de margen en la parte superior derecha del dilogo
(no mostrado en la figura 53).
5. En el rea Preview (Previsualizar) del dilogo, haz clic en las flechas hacia arriba y hacia
abajo para ver previsualizaciones de los bordes superior e inferior de las pginas. Realiza
ajustes a los mrgenes y apariencia, si es necesario.
6. Haz clic en OK (Aceptar) y aplica el encabezado y pie de pgina. El contenido y la numeracin se aplican a la pgina en el rea especificada.
Haz clic en el botn Pages from (Pginas desde) y escribe los nmeros de pgina en los campos
Pages from (Pginas desde) y Pages to (Pginas hasta).
Elige Odd pages only, Even pages only (Slo pares, slo impares) desde el men desplegable
Subset o deja el predeterminado como All pages in range (Todas las pginas del intervalo).
Haz clic en OK (Aceptar) para regresar al dilogo principal Add Header and Footer (Agregar
encabezado y pie de pgina).
CAPTULO SIETE
139
54
Agregar Marcas de
agua y Fondos
Una buena forma de crear un documento con apariencia cohesiva que has estructurado de
mltiples documentos de origen es usar una marca de agua o fondo. Las marcas de agua
se superponen al contenido de la pgina; los fondos estn detrs del contenido. En esta
tcnica, vers cmo aplicar y configurar fondos grficos. Las marcas de agua y fondos tienen comandos independientes y abren dilogos independientes. El contenido en ambos
dilogos es idntico, con la excepcin de las opciones de insercin de texto, disponibles
slo para marcas de agua. Lee cmo usar texto al final de esta tcnica.
Nota
Al igual que con encabezados y pies de pgina, puedes guardar y volver a usar la configuracin personalizada para marcas de agua y fondos. Refirase a la columna Guardar
configuraciones en el #53, Insertar Encabezados y Pies de pgina, para ms detalles.
Nuestro documento de ejemplo tiene cuatro pginas, cada una contiene una imagen
grande.
Escoger caractersticas de
Marca de agua y Fondo
Para especicar cmo se
muestran en la pgina las
marcas de agua y fondos, haz
clic en el link Appearance
Options (Opciones aspecto)
en la parte inferior de la seccin Appearance (Aspecto).
En el dilogo resultante, elige
una de estas opciones:
1. Elige Document > Background > Add/Replace (Documento > Fondo > Agregar/reemplazar) para abrir el dilogo mostrado en la figura 54.
2. Haz clic en el rea Source (Origen) del dilogo y tambin en Browse (Examinar) para
seleccionar un documento de origen a usar de fondo. Si el documento de origen tiene
ms de una pgina, selecciona la pgina que quieras usar como ejemplo.
(contina en la siguiente pgina)
(contina en la siguiente
pgina)
140
3. Modifica como quieras la posicin, apariencia y tamao del contenido de fondo. Luego
ajusta el alineamiento vertical y horizontal y la rotacin. Ajusta la opacidad usando el
deslizador.
4. Para aplicar el fondo a un subconjunto del documento, haz clic en Page Range Options
(Opciones de rango de pginas) en la parte superior derecha del dilogo y elige las
pginas especficas que quieras que reciban el fondo.
5. Chequea tus ajustes en rea Preview (Previsualizar) y haz clic en las flechas para moverte
en las previsualizaciones de las diferentes pginas. Cuando ests satisfecho con los
resultados, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y aplicar el fondo.
En lugar de usar un fondo grfico de imagen, agrega texto como marca de agua
siguiendo estos pasos:
1. Elige Document > Watermark > Add (Documento > Marca de agua > Agregar) para abrir
su dilogo.
2. Haz clic en el botn de opcin Texto (Texto) en el rea Source (Origen) del dilogo.
3. Escribe el texto a usar por la marca de agua en el campo de texto.
4. Elige caractersticas de fuente y color y ajusta la ubicacin del texto como lo requieras.
Proteccin de imagen
Necesitas distribuir una cantidad de imgenes? Y pierdes un montn de tiempo
agregando marcas de agua
a las imgenes? Ahrrate un
tiempo considerable combinando el contenido en un
documento PDF y agregando
una marca de agua en Acrobat. Agrega texto o usa tu
imagen de marca de agua y
ajusta la transparencia.
CAPTULO SIETE
5. Cuando el texto est correcto, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y aplicar la
marca de agua.
141
55
Supongamos que tu flujo de trabajo habitual conlleva repetir las mismas tareas, documento
tras documento. No sera bueno hacerle clic a un par de botones y hacer que Acrobat trabaje para ti? Bien, puedes quitar el tedio usando la caracterstica de secuencia por lotes
de Acrobat 9. Acrobat incluye ocho procesos por lote predeterminados y puedes escribir
fcilmente tu propia secuencia personalizada.
Trabajar con secuencias por lotes o guiones de programacin no es algo que muchos
usuarios de Acrobat hacen da a da. Para hacer ms simples las secuencias por lotes, Acrobat 9 trae la idea de completar tareas por lotes en el frente. En algunas reas del programa
cuando es probable que hagas la misma tarea una y otra vez, como exportar archivos,
agregar fondos o marcas de agua o reconocer texto usando OCR, vers un nuevo comando
que incluye las palabras multiple files (varios archivos). Haz clic para abrir un dilogo y seleccionar archivos para procesar y tu minilote se aplica.
Para esas veces que quieres que el programa haga un nmero de tareas en secuencia,
construye una secuencia por lotes personalizada. En este ejemplo, vers cmo construir un
proceso por lotes que borra comentarios, agrega marcas de agua y luego guarda el archivo
con otro nombre.
Sigue estos pasos:
1. Elige Advanced > Document Processing > Batch Processing (Avanzadas > Proceso de
documentos > Proceso por lotes). Haz clic en New Sequence (Nueva secuencia) en el
dilogo Batch Sequences (Secuencias por lotes).
2. Un pequeo dilogo se abre, permitindote nombrar la secuencia. Escribe un nombre y
luego OK (Aceptar) asegrate de que sea un nombre con significado para la secuencia. El dilogo Edit Batch Sequence [name] (Editar secuencias por lotes [nombre])se
abre.
3. Haz clic en Select Commands (Seleccionar comandos). En el dilogo Edit Sequence (Editar secuencia) (figura 55a) selecciona una categora de accin, como Document (Documento) o Page (Pgina) en la columna a la izquierda. Selecciona una accin y luego haz
clic en Add (Agregar) para mover la accin a la lista de la derecha.
4. Agrega otras acciones para tu secuencia. Puedes reordenarlas haciendo clic en los botones Move Up (Subir) y Move Down (Bajar); haz clic en Remove (Eliminar) para borrar una
accin si cambias de opinin.
(contina en la siguiente pgina)
Hazlo a tu forma
Las acciones que muestra un
cono
de cuadro en su
dilogo Edit Sequence (Editar
secuencia) ofrecen ajustes de
conguracin. Si quieres aplicar una accin congurable
como usar marcas de agua
con la misma apariencia todas
las veces, haz doble clic en
el nombre del comandoel
dilogo para abrir el dilogo
adecuado en este caso Add
Watermark (Agregar marca de
agua). Congura los ajustes y
haz clic en OK (Aceptar) para
cerrar el dilogo. Cuando la
secuencia se ejecute, Acrobat no parar cuando alcance
el comando Add Watermark
(Agregar marca de agua),
pero aplicar lo que hayas
congurado.
Si quieres realizar cambios
cada vez que la secuencia se
ejecute, haz clic en el cono
de cuadro a la izquierda del
comando para conmutar al
Interactive Mode (Modo interactivo)
. Cuando el guin
de programacin por lotes
se ejecute, Acrobat se detendr al alcanzar el comando
interactivo y abrir el dilogo correspondiente para
que puedas elegir parmetros. Cuando est terminado
haz clic en OK (Aceptar) y la
secuencia por lotes contina.
142
Planea de antemano.
Cuando empieces un
proyecto, considera qu
tareas repetitivas deberas
manejar en una secuencia
por lotes.
Escribe y prueba tu
secuencia por lotes en
cualquier momento. No
necesitas estar trabajando
en los archivos de un
proyecto para escribir la
secuencia.
CAPTULO SIETE
Figura 55a Elige desde una larga lista de acciones para incluir en la secuencia por lotes.
5. Configura los parmetros o asigna un modo interactivo a las acciones que quieres
controlar manualmente. En el ejemplo mostrado en la figura 55a, la accin para borrar
comentarios no tiene cono a la izquierda del nombre del comando: los comentarios
se borran o no. La accin Add Watermark (Agregar marca de agua) tiene un cono a su
izquierda, queriendo decir que puede ser interactiva, pero no hay un comando interactivo en el ejemplo. Lee ms en la columna Hazlo a tu manera.
6. Cuando hayas terminado de agregar comandos, haz clic en OK (Aceptar) para regresar
al dilogo Edit Batch Sequence [name] (Editar secuencia por lotes [nombre]). Los comandos se enlistan en el dilogo (figura 55b).
Figura 55b Dene los ajustes para ejecutar tu secuencia por lotes
personalizada en el dilogo.
143
7. Elige una opcin desde el men desplegable Run commands (Ejecutar comandos)
basndote en los requerimientos de tu proyecto (ver columna Todo en su lugar).
8. Elige una opcin desde el men desplegable Select output location (Seleccionar ubicacin de salida) de acuerdo con las necesidades de tu proyecto. Si piensas que podras
usar la secuencia repetidamente, elige Ask When Sequence is Run (Preguntar al ejecutar
la secuencia). Si los archivos estn pensados para la misma carpeta de salida, elige Specific Folder (Carpeta especfica) y seleccinala.
9. Haz clic en Output Options para que puedas configurar ms los archivos procesados en
el dilogo (figura 55c).
Todo en su lugar
Si ests construyendo una
secuencia para un proyecto
especco y tienes guardados
los archivos en una carpeta,
elige esa opcin. Si tienes los
archivos en varias carpetas,
elige Selected Files (Archivos
seleccionados). La opcin
que elijas determina las otras
selecciones que estn disponibles. Por ejemplo, si eliges
Files Open in Acrobat (Archivos abiertos en Acrobat), el
resto del dilogo se inhibe.
Opciones de archivo
10. Selecciona opciones personalizadas para tu proyecto. Por ejemplo, puedes hacer lo
siguiente:
Elige un formato de salida desde el men, como pginas Web, documentos de Word,
texto, etctera.
Selecciona Fast Web View (Vista rpida de Web) para minimizar el tamao del
archivo.
Ejecuta opciones de PDF Optimizer (Optimizador de PDF) (lee sobre PDF Optimizer
(Optimizador PDF) en el #33, Optimizar un documento PDF).
Exporta los archivos procesados en uno de los formatos de exportacin de Acrobat (aprende ms sobre exportar en el #34, Exportar documentos PDF a otros formatos).
144
11. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo Output Options (Opciones de salida)
y haz clic en OK (Aceptar) nuevamente para cerrar el dilogo Edit Batch Sequence
[name] (Editar secuencia por lotes [nombre]), regresndote al dilogo original Batch
Sequences (Secuencias por lotes). Tu nueva secuencia se incluye en la lista del dilogo.
12. Si ests listo para usar el proceso (ya sea una secuencia personalizada o una de las
predeterminadas), haz clic en Run Sequence (Ejecutar secuencia). Puedes tambin
renombrarla, editarla y borrarla haciendo clic en los botones adecuados.
Cuando el proceso se aplica, puedes ver dilogos, dependiendo de los comandos que
agregaste a tu secuencia y si especificaste o no el modo interactivo.
CAPTULO SIETE
CAPTULO OCHO
Retocar y modificar un
documento PDF
Son las 16:50. Tu cliente quiere el borrador de una propuesta al final del da de trabajo. Tienes diez minutos y el jefe decide que una imagen debera ser reemplazada aqu y un ttulo
cambiado all. Si tus ajustes de seguridad permiten cambios, usa esos diez minutos cruciales para hacer esas modificaciones y salvar el da. Por qu? Porque trabajas en Acrobat.
Acrobat ofrece varias herramientas de retoque que puedes usar para correcciones simples. Puedes ajustar texto, imgenes y objetos directamente en Acrobat. Si tienes un documento escaneado como imagen, Acrobat puede convertirlo a texto editable. Usa las herramientas Redaction (Censura) para bloquear contenido sensible, incluyendo metadatos.
146
56
Seleccionar y editar
texto en un PDF
Nota
No confundas la herramienta Select (Seleccionar) en la barra de herramientas Select &
Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir) con la herramienta Select Object (Seleccionar objeto)
ubicada en la barra de herramientas Advanced Editing (Edicin avanzada). La herramienta
Select Object (Seleccionar objeto) selecciona elementos como vnculos y campos de formulario.
Aqu estn tus opciones:
en la barra Select & Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir) y luego haz clic y arrastra sobre el texto que quieres seleccionar;
el texto se resalta en el documento (figura 56).
CAPTULO OCHO
147
Presiona el puntero sobre el texto seleccionado por un par de segundos hasta que el
cono de texto seleccionado se despliegue
. Haz clic con el botn derecho (Controlclic) para desplegar las opciones enlistadas del men que puedes elegir dependiendo
del contenido seleccionado, tambin mostrado en la figura 56.
Como con otras herramientas de seleccin, si pasas el puntero sobre la tabla, se despliega el cono Select Text (Texto seleccionado). Haz clic con el botn derecho (Controlclic) para abrir el men de atajo. Las opciones especficas de tabla, mostradas en la
figura 56, incluyen lo siguiente:
Copy As Table (Copiar como tabla). Como su nombre lo indica, esta opcin te permite copiar la tabla al portapapeles. Abre el documento en el que quieres pegar la
tabla y elige Edit > Paste (Edicin > Pegar).
Save As Table (Guardar como tabla). Nombra la tabla en el dilogo Save As (Guardar
como) que aparece cuando esta opcin est seleccionada y elige un formato.
Open Table in Spreadsheet (Abrir tabla en hoja de clculo). Cuando est seleccionada, tu aplicacin de hoja de clculo, como Excel, se abre y despliega la tabla
importada en una nueva hoja de clculo.
Etiqutalo
Si tu documento est etiquetado y simplemente
quieres copiar y pegar una
tabla, no pierdas tiempo seleccionando herramientas, texto
o comandos. En lugar de eso,
abre el panel Tags (Etiquetas)
y haz clic en la etiqueta de
la tabla. Elige Options >
Copy Contents to Clipboard
(Opciones > Copiar contenido
en el Portapapeles). Luego
abre el documento en el que
quieres usar la tabla y pgala.
La tabla se pega e incluye su
informacin as como formateo del tipo de bordes,
fuentes, etctera. Qu bonito.
Tanto en Word como en Excel, las tablas tomadas del documento PDF son editables y
estn listas para usarse.
Agregar ms y ms
Cuanto ms haces clic, ms
seleccionas:
Presiona Shift+Ctrl
(Shift+Comando) y la
tecla de echa a la derecha para agregar una
palabra a la vez.
148
57
Consejos para
alteraciones tranquilas
de texto
Ten estas ideas en mente
cuando retocas texto:
Si necesitas seleccionar
un prrafo completo, usa
las teclas de atajo Ctrl+A
(Comando+A).
Para agregar texto nuevo,
con la herramienta
TouchUp Text (Retocar
texto) activa, haz Ctrl+clic
(Option+clic) dentro del
documento en donde
quieres agregar el texto.
El dilogo New Text Font
(Fuente del texto nuevo)
se abre con las opciones
predeterminadas: texto
Arial y modo de escritura
horizontal. Selecciona la
fuente y modo de escritura (horizontal o vertical)
y haz clic en OK (Aceptar). El texto predeterminado New Text (Nuevo
texto) se despliega en
la pgina. Seleccinalo
y luego escribe el texto
nuevo. Haz clic fuera de la
nueva lnea de texto para
terminar el proceso.
Slo fuentes con un modo
de escritura vertical se
escribirn verticalmente.
Un mensaje de error signica que has seleccionado
slo una fuente horizontal.
(contina en la siguiente
pgina)
CAPTULO OCHO
Editar texto y
modificar atributos
Para retocar una palabra o lnea de texto, simplemente usa la herramienta TouchUp Text
(Retocar texto) en Acrobat. Aqu est cmo:
1. Haz clic con el botn derecho (Control+clic) en el blanco de la barra de herramientas y
elige Advanced Editing (Edicin avanzada) para abrir su barra de herramientas.
2. Selecciona la herramienta TouchUp Text (Retocar texto)
desde la barra de herramientas Advanced Editing (Edicin avanzada) y haz clic en la herramienta dentro del
texto que quieres editar. El prrafo se rodea de un cuadro delimitador.
3. Arrastra el puntero en forma de I para seleccionar todo
o parte del prrafo o ubicar
el cursor dentro del texto que quieres editar (figura 57a).
Figura 57a Usa la herramienta TouchUp Text (Retocar texto) para realizar cambios
simples al contenido de una pgina o agregar texto nuevo.
4. Escribe el texto de reemplazo o agrega texto nuevo en la posicin del cursor. Haz clic
fuera del rea resaltada para deseleccionar el texto.
Puedes modificar propiedades del texto nuevo as como texto ya en el documento,
incluyendo lo siguiente:
149
1. Con la herramienta TouchUp (Retocar texto), primero haz clic en la fila de texto o selecciona las palabras o caracteres que quieres editar.
Si el texto no se est
comportando como tal,
puede no serlo. El texto
escaneado que no ha sido
capturado se comporta
como una imagen: ver el
#61, Extraer texto activo
desde una imagen.
Si agregas texto y no
pasa a la siguiente lnea,
elige Edit > Preferences >
TouchUp (Edicin o Acrobat > Preferencias > Retocar) y selecciona la casilla
de vericacin Enable Text
Word Wrapping (Activar
ajuste de texto).
2. Haz clic en el botn derecho (Controlclic) en el texto para abrir el men de atajo y
elegir propiedades. El dilogo TouchUp Text Properties (Propiedades de retocar texto)
se abre (figura 57b).
Dame un break!
3. Elige una fuente desde el men desplegable Font (Fuente). Ajusta otros atributos de
texto como lo desees y lo que permitan los atributos de fuente, mostrados en la figura.
Al realizar ajustes, los cambios se previsualizan automticamente en el texto seleccionado. Haz clic en Close (Cerrar) para aplicar los ajustes.
150
Copia eso
Algunas veces los resultados del retoque no son lo que esperas a menudo relacionados con
las fuentes utilizadas en el programa de origen. Por ejemplo, muchos documentos de Word
parecen usar texto en negrita o itlicas. En realidad, es probablemente slo una apariencia de
texto en negrita o itlicas. A menos que ests usando una fuente con nombre, como Arial Bold
o Arial Italic, cuando intentes retocar el texto en Acrobat no tendrs una coincidencia exacta
para la fuente de reemplazo, ya que Acrobat no simula una apariencia negrita o itlica.
Si ests copiando y
pegando texto e intentas
enviarlo a otros, ten en
cuenta de que a menos
que la computadora del
destinatario tenga la
misma fuente, no podr ser
preservada. Acrobat reemplaza esa fuente con la
coincidencia ms cercana.
Cuando un documento
est etiquetado, puedes
usar la opcin Copy with
Formatting (Copiar con formato). Esta opcin es especialmente til si tu documento contiene columnas.
CAPTULO OCHO
151
58
Retoques de objeto
Qu ms hace?
Adems de las opciones de
cortar, copiar, pegar y mover,
puedes usar la herramienta
TouchUp Object (Retocar
objeto) para hacer otros tipos
de ediciones en tu documento.
Selecciona uno o unos objetos y desde el men de atajo
escoge algo de lo siguiente:
Si haces clic para seleccionar un objeto, puedes entonces hacer clic en el botn derecho
(Control+clic) para desplegar el men de atajo. Desde aqu, elige Select All (Seleccionar
todo) y todos los objetos en la pgina se seleccionan.
152
Reutilizar y reciclar
Una vez que tienes una imagen o segmento de imagen copiado, puedes reutilizarlo. Puedes
tambin guardar la imagen como archivo. Selecciona la imagen en el documento y luego haz
clic en el botn derecho (Control+clic) para abrir el men de atajo. Elige Save Image As (Guardar imagen como), nombra la imagen y especica la ubicacin.
Toma un atajo
Para aquellos que preeren trabajar con el ratn y teclas de atajo, haz clic en el primer objeto
con la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) y luego presiona Ctrl+A (Comando+A)
para seleccionar los objetos de la pgina o el documento.
CAPTULO OCHO
153
59
Reutilizar imgenes
Puedes manejar imgenes en un documento en tres formas: reutilizndolas, sacando partes de ellas o insertando otras imgenes.
A menos que un documento est protegido contra uso de imagen, puedes reutilizar
imgenes individuales en el documento.
1. Haz clic en la herramienta Select (Seleccionar) en la barra de herramientas Select &
Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir). La herramienta Select (Seleccionar) automticamente cambia a una flecha cuando el puntero hace clic sobre una imagen; la imagen
seleccionada se indica con un resaltado.
Si quieres slo una porcin de la imagen copiada, arrastra un marco sobre la imagen
con la herramienta Select (Seleccionar).
2. Espera un segundo o dos y el cono Select Image (Seleccionar imagen) se despliega
sobre la imagen seleccionada (figura 59a).
3. Haz clic en el botn derecho (Control+clic) para abrir el men de atajo. Puedes elegir
uno o dos comandos de imagen: copiar la imagen para reusarla en otra aplicacin o
documento o elegir Save Image As (Guardar imagen como) para guardar una copia de
la imagen como un archivo diferenciado.
Nota
Si prefieres, puedes usar la imagen seleccionada como un elemento de navegacin creando
un marcador con la imagen o usndola como imagen para un vnculo. (Lee sobre marcadores y vnculos en el captulo 15, Controlar la accin e interaccin.)
4. Haz clic fuera de la imagen seleccionada o haz clic en otra herramienta para deseleccionar la imagen.
154
Informacin
sobrecargada
Muchos comandos muestran
dilogos de informacin: algo
que realmente no necesitas
ver ms de una vez. Afortunadamente, los dilogos incluyen una casilla de vericacin
a la que puedes hacerle clic
para esconder el mensaje.
Adelante. Hazle clic.
Si quieres reutilizar algn contenido de la pgina que contenga tanto texto como grficos, no te tomes la molestia de copiar y pegar cada elemento. En lugar de eso, usa la
elegante herramienta Snapshot (Instantnea).
1. Agrega la herramienta a la barra de herramientas Select & Zoom (Seleccionar y
Ampliar/Reducir) haciendo clic en el botn derecho (Control+clic) en el blanco de la
barra, elige More Tools (Ms herramientas) y luego selecciona la herramienta Snapshot
(Instantnea) desde el dilogo More Tools (Ms herramientas). O, si ests sacando una
instantnea como una actividad de una sola vez, elige Tools > Select & Zoom > Snapshot
Tool (Herramientas > Seleccionar y Ampliar/Reducir > Herramienta Instantnea)
.
2. Selecciona el contenido de la pgina:
Haz clic en cualquier parte del documento para capturar el contenido visible en el
panel Document (Documento).
3. Vers un destello en donde los colores de la imagen son invertidos dentro del marco y
el contenido es capturado. El rea seleccionada es resaltada hasta que deselecciones la
herramienta o selecciones otra. Un dilogo de informacin aparece, dicindote que el
contenido ha sido copiado al portapapeles. Haz clic en OK (Aceptar).
4. Pega el contenido del portapapeles en donde necesites o salo para crear un nuevo
documento PDF; refirete al #22, Crear un PDF desde un archivo digitalizado en Acrobat, para ver cmo se hace.
CAPTULO OCHO
155
60
Viaje redondo en
edicin de una imagen
Si la imagen se ve un poco
extraa cuando se abre en
Photoshop, revisa la proporcin del pixel. Acrobat instruye a Photoshop para que
use correccin de proporcin de pixel al previsualizar.
2. Elige Edit Image (Editar imagen). Tu editor de imagen especificado se abre y despliega
la o las imgenes.
3. Realiza tus cambios. Si tienes capas agregadas, elige Layer > Flatten Image (Capa > Acoplar imagen) para acoplar las capas.
4. Elige File > Save (Archivo > Guardar). La imagen se guarda, se cierra y se reemplaza en
Acrobat (figura 60).
156
Mantener la conexin
La conexin con la imagen existe slo mientras el objeto est seleccionado en Acrobat. Si ests
trabajando con una imagen en Photoshop y luego deseleccionas el objeto en Acrobat, tienes
que empezar de nuevo.
CAPTULO OCHO
157
61
Una pgina escaneada en versiones anteriores de Acrobat o una creada desde una foto o
dibujo es slo una imagen de una pgina y no puedes manipular su contenido extrayendo
imgenes o modificando el texto. Sin embargo, Acrobat puede convertir la imagen del
documento en texto o agregar una capa de texto al documento utilizando reconocimiento
ptico de caracteres (OCR). Asegrate de evaluar el documento capturado cuando el proceso OCR est completo para asegurarte de que Acrobat interpret el contenido correctamente. Por ejemplo, es fcil confundir un mapa de bits que puede ser la letra l con el
nmero 1.
Para capturar el contenido de un documento de imagen, haz lo siguiente:
1. Elige Document > OCR Text Recognition > Recognize Text Using OCR (Documento >
Reconocimiento de texto OCR > Reconocer texto usando OCR). El dilogo Recognize
Text (Reconocer texto) se abre. Especifica si quieres capturar la pgina actual, un documento completo o pginas definidas en un documento multipgina.
2. Haz clic en el botn Edit (Editar) para abrir el dilogo Recognize Text Settings (Reconocer texto Configuracin). Elige una de tres opciones en el men desplegable PDF
Output Style (Estilo de salida PDF):
Redada de sospechosos
Convertir un mapa de bits
de letras y nmeros a letras y
nmeros puede dar como resultado elementos que no pueden
identicarse indudablemente,
conocidas como sospechosos.
Aqu est cmo repararlo.
Selecciona Document >
Recognize Text Using OCR >
Find First OCR Suspect (Documento > > Reconocer texto
usando OCR > Buscar el primer OCR sospechoso) para
abrir el dilogo en donde
Acrobat identica caracteres
sospechosos por conrmar.
Trabaja con los sospechosos
usando varias opciones:
Selecciona el texto en el
campo Suspect (Sospechoso) y escribe las letras
correctas.
158
Quieres reproponer el
contenido para una salida
diferente, como una
pgina Web o un documento de texto.
CAPTULO OCHO
Figura 61a Una imagen pster se convierte con todo el contenido visible usando
Exact Image OCR (Imagen exacta OCR) (izquierda); usar ClearScan convierte slo el
contenido que no se superpone con las partes densas de la imagen pster (derecha).
159
reconocido usando OCR en Acrobat. En la parte inferior de la figura, nota cuntos errores
hay en el texto capturado.
Escanear y convertir
Si ests escaneando un documento en Acrobat 9, crear
texto para bsquedas es una
parte predeterminada del
proceso de digitalizacin. Ver
el #21, Crear un PDF desde
pginas Web en Acrobat, para
ms detalles.
Figura 61b Acrobat intenta interpretar tanto como sea posible el contenido de la
pgina como texto, pero no reconocer texto sobre un fondo de color oscuro.
Nota
Si te ests preguntando de dnde vino el texto capturado, es simple: todo lo que hice fue
seleccionar y copiar el prrafo en el archivo PDF y luego pegarlo dentro de un documento
de Word. Los resaltados fueron agregados en Word para ilustrar.
160
Tener tu estilo
Personaliza la apariencia de las
marcas de censura usando colores, texto o cdigo. Haz clic en
Redaction Properties (Propiedaen la barra
des de censura)
de herramientas Redaction
(Censura). Los ajustes predeterminados en el dilogo especican un relleno slido negro para
las marcas de redaccin.
Selecciona opciones para el
texto incluyendo un Redacted
Area Fill Color (Color de relleno
de la zona censurada) si te gustara que las reas estn rellenas de otro color diferente del
negro. Selecciona Use Overlay
Text (Usar texto superpuesto)
para activar las opciones de
texto. Elige la fuente y tamao
(o usa tamao automtico) y
elige el color de la fuente, ubicacin del texto, texto personalizado o cdigo de censura.
Si tu trabajo requiere regulaciones o legislaciones de gobierno,
puedes especicar un cdigo
identicando la razn para la
censura en lugar de usar texto
sobre un bloque slido de color.
En el dilogo Redaction Tool Properties (Propiedades de la herramienta Censura), haz clic en
Redaction Code (Cdigo de censura) para activar las opciones de
cdigo. Selecciona un Code Set
(Conjuntos de cdigo) y un Code
Entry (Entradas de cdigo).
Para agregar, modicar, exportar
e importar cdigo, haz clic en Edit
Codes (Editar cdigos). Haz clic en
OK (Aceptar) y regresa a Redaction Tool Properties (Propiedades de la herramienta Censura)
y luego haz clic en OK (Aceptar)
para regresar al documento. La
prxima vez que uses la herramienta Apply Redaction (Aplicar
censura), el cdigo personalizado
se insertar en la pgina.
CAPTULO OCHO
62
Censurar contenido
Las herramientas Commenting & Markup (Comentario y Marca), como las herramientas
Rectangle (Rectngulo) o Highlighting (Resaltar), pueden aparecer para cubrir imgenes o
texto. En una pgina PDF impresa el contenido de abajo est oculto, lo que no es as en el
caso de un archivo digital el contenido de abajo es simplemente cubierto (figura 62a).
Figura 62a Cubrir el texto con un rectngulo negro est bien para la impresin. En
un documento, todo lo que tienes que hacer es mover el cuadro fuera del lugar.
161
4. Mueve el puntero sobre un objeto seleccionado en la pgina para ver cmo lucir despus de la censura, como en el prrafo inferior en la figura 62b.
5. Cuando hayas terminado tus selecciones, haz clic en Apply Redactions (Aplicar censuras)
. Un dilogo de confirmacin se abre; haz clic en OK (Aceptar) para aplicar las
censuras al archivo.
Nota
Un segundo dilogo de informacin se abre preguntndote si te gustara examinar el documento por otro contenido que pueda ser eliminado. Haz clic en Yes (S) para proceder con
el examen del documento como se describi en el #31, Encontrar informacin sobre tu
documento. Si necesitas revisar los archivos censurados por otro contenido regularmente,
selecciona Always perform the selected action (Realizar siempre la accin seleccionada)
para ahorrar un clic de ratn en el futuro.
Imagina que tienes que ubicar muchos elementos similares en un documento muy
largo qu tedioso! Acrobat 9 ofrece una nueva herramienta Search (Buscar) que te permite localizar palabras, frases o patrones. Lee sobre buscar contenido usando frases en la
columna lateral La frase correcta es...
Haz clic en la herramienta Search and Redact (Buscar y censurar)
en la barra de
herramientas Redaction (Censura) para abrir la ventana Search (Buscar) y sigue estos pasos
para buscar un patrn:
1. Especifica las ubicaciones de bsqueda desde las opciones Where would you like to
search? Dnde desea realizar la bsqueda?.
2. Haz clic en Patterns (Patrones) para activar un campo y elige una opcin desde el men
desplegable, como Dates (Fecha).
162
CAPTULO OCHO
Puedes buscar por nmeros de telfono, direccin de correo electrnico, direccion Web,
nmeros de seguridad social, nmeros de empleado, nmeros de tarjeta de crdito y
fechas. Vers ejemplos de cada patrn en la ventana Search (Buscar) cuando hagas la
seleccin (figura 62c).
3. Haz clic en Search and Redact (Buscar y censurar) para empezar. El documento se procesa y los resultados de bsqueda se despliegan como se muestra a la derecha de la
figura 62c.
4. Haz clic en los resultados de bsqueda que quieras censurar; haz clic en Check All (Marcar todos) para seleccionar el conjunto completo de resultados.
5. Haz clic en Mark Checked Results for Redaction (Sealar resultados marcados para censura) para completar el proceso.
CAPTULO NUEVE
Especificar cmo funciona la presentacin, con opciones como la reproduccin e interacciones con la evaluacin
Presenter no est instalado o activado con los componentes de Acrobat 9 Pro Extended
como LiveCycle Designer o Acrobat Distiller. En lugar de eso, tiene su propia opcin de
instalacin en la pantalla de instalacin de Acrobat 9 Pro Extended. Haz clic Install Adobe
Presenter (Instalar Adobe Presenter) y sigue las sugerencias. La primera vez que lo abres,
tienes que registrar el producto. Si no lo registras, Presenter se ejecuta en modo de prueba
de 30 das.
164
63
Precargar o no
precargar: sa es la
cuestin
Adobe Presenter te da dos
opciones para manejar la
precarga de una pelcula
Flash. Elige Download Slides
Completely Before Playback
(Descargar diapositivas completamente antes de iniciar
la reproduccin) si lo ms
probable es que tus usuarios
usen velocidades de descarga
bajas para ver la presentacin.
Les llevar un ratito descargar todos los contenidos
de la diapositiva y retrasa el
comienzo de la presentacin,
pero no habr interrupciones
durante la misma.
Si tienes varias pelculas de
Flash en tu presentacin (y
dos o ms estn en diapositivas consecutivas), elige Disable Preloading of Embedded
Flash Movies (Desactivar la
precarga de contenido Flash
incrustado). De esta forma,
la primera pelcula debe terminar de ejecutarse antes
de que la segunda pueda
empezar.
CAPTULO NUEVE
Puedes construir la presentacin de Presenter sobre tu publicacin de PowerPoint en cualquier etapa del desarrollo ya sea que inicies una nueva desde cero o abras una existente.
Consejo
Para ahorrar tiempo en la configuracin de Presenter, es ms rpido tener un conjunto de
diapositivas creadas y la titulacin bsica terminada. De esa forma, cuando selecciones
algunas opciones de la configuracin, no tienes que adivinar en los ajustes.
Para ponerte en marcha, abre tu presentacin en PowerPoint y luego elige Adobe >
Adobe Presenter > Presentation Settings (Adobe > Adobe Presenter > Configuracin de la
presentacin) para abrir el dilogo de cuatro fichas (figura 63).
Escribe un ttulo para tu presentacin si no quieres usar el ttulo por defecto, que es
el nombre del archivo de PowerPoint.
165
Selecciona Auto play on start (Reproduccin automtica al inicio) para que la presentacin empiece inmediatamente despus de cargar. De otra manera el usuario
tiene que hacer clic en el botn Play (Reproducir) en la interfaz de la presentacin
para iniciarla.
Presenter reproduce la presentacin una vez y luego se detiene por defecto; si quieres
que haga un ciclo como las presentaciones usadas en un quiosco o de despliegue
pblico selecciona Loop presentation (Repetir presentacin).
Selecciona Include slide numbers in outline (Incluir nmeros de diapositivas en contorno) si quieres incluir nmeros de diapositiva en el panel Outline (Contorno) de la
presentacin (una prctica opcin para diferentes presentadores con niveles variables
de familiaridad con el contenido).
Si quieres que la presentacin se detenga despus de que una animacin de diapositiva est completa, elige Pause after each animation (Pausa despus de cada animacin). De esa forma, el espectador tiene tiempo de tomar notas o revisar la diapositiva
terminada antes de continuar.
Haz clic en el men de flecha desplegable Publish For (Publicar para) y elige desde My
Computer (Mi PC), Adobe Connect Pro o Adobe PDF para optimizar automticamente
los niveles o seleccionar las opciones manualmente.
Ahorra algo de tiempo configurando proyectos futuros al seleccionar la casilla de verificacin Use these settings for new presentations (Utilizar esta configuracin para
nuevas presentaciones).
(contina en la siguiente pgina)
Excepciones a las
reglas
Para la mayora, las opciones
predeterminadas de Presenter en calidad de imagen
estn bien con unas pocas
excepciones. Para evitar que
el contenido se difumine, asegrate de ajustar la calidad de
imagen a alta en tu presentacin si incluye grcas, Smart
Art, Word Art, Quick Styles o
formas que usan efectos 3D,
como las sombras.
Puedes visualizar presentaciones en dispositivos mviles
como telfonos celulares y
PDAs que usen Flash Lite 3. Si
te propones dar salida para dispositivos mviles, usa el ajuste
de calidad baja para imgenes
y audio para reducir el tamao
del archivo terminado.
Qu tal si
reproducimos Flash?
No tienes que preocuparte de
instalar Flash Player o si tienes
la versin correcta. La ltima
versin del Flash Player (la
9) se instala cuando instalas
Presenter.
166
Hacerlo mvil
La salida de Presenter puede
usarse en dispositivos mviles
que ejecutan Flash Lite 3.
Muchas caractersticas son
soportadas, incluyendo animaciones de diapositiva
y fondos, audio y archivos
incrustados SWF y FLV.
Algn contenido de Presenter no es soportado en Flash
Lite 3, incluyendo el panel de
diapositivas, pruebas, temas y
la barra de ejecucin.
CAPTULO NUEVE
167
64
Especificar un tema
Figura 64a Selecciona detalles para personalizar la apariencia del tema de acuerdo
con tu compaa, marca o colores del club.
2. Elige un tema para empezar a personalizar desde el men desplegable Theme (Tema).
El tema nuevo aparece en la ventana de previsualizacin.
3. Cambia las opciones de Appearance (Apariencia) como lo desees:
Haz clic en la muestra de color para diferentes elementos de la interfaz para abrir
selectores de color y elegir colores personalizados o de la marca.
Haz clic en Modify Text Labels (Modificar etiquetas de texto) para cambiar el texto en
reas diferentes del tema, como los nombres de campo en la ficha Search (Buscar) o
la etiqueta asignada a un resultado de la prueba. No puedes cambiar los ttulos de
columna Slide Title (Ttulo de la diapositiva) y Duration (Duracin) del panel
Outline (Contorno).
(contina en la siguiente pgina)
Hablar en tu idioma
Planeas distribuir tu presentacin a colegas en Alemania?
O Japn? No hay problema.
Las etiquetas de texto en la
presentacin se desplegarn
automticamente en alemn,
francs, japons o coreano si el
sistema operativo del espectador est ajustado para alguno
de esos idiomas. Puedes elegir
desde varios idiomas, incluidos
chino o alemn, en el dilogo
Player Text Labels (Etiquetas
de texto del reproductor) que
se despliega cuando le haces
clic al botn Modify Text Labels
(Modicar etiquetas de texto)
en la ventana Theme Editor
(Editor de temas).
Si tu tema guardado no
est muy bien...
No te preocupes. Pon atencin a cmo personalizaste
las caractersticas en el Theme
Editor (Editor de temas). Si realizaste cambios al tema predeterminado, lo guardaste y luego
hiciste ms cambios, las modicaciones sin guardar no estn
incluidas en el tema. Cmo
distinguir si tienes ajustes no
guardados? Revisa la etiqueta
en la parte superior del Theme
Editor (Editor de temas). Si ves
un asterisco despus de la etiqueta, signica que hay ajustes
sin guardar. Haz clic en Save As
(Guardar como) nuevamente,
(contina en la siguiente
pgina)
168
reescribe el nombre de
tu tema y haz clic en Save
(Guardar). Te pregunta si
quieres sobrescribir el tema
existente que es lo que
haces, por supuesto.
Haz clic en Background Image > Change (Imagen de fondo > Cambiar) para abrir
un dilogo en donde puedes ubicar y seleccionar una imagen JPEG para usar como
fondo detrs de diapositivas, barra de ejecucin y barra de herramientas.
Elige una fuente y tamao desde los mens desplegables Notes Pane Font (Fuente
del panel de notas).
4. Para seleccionar opciones Customize (Personalizar) haz una de las siguientes cosas:
Haz clic en la casilla de verificacin Enable Mode Switching (Activar cambio de modo) y
selecciona Default (Por defecto) o Fullscreen (Pantalla completa) desde el men desplegable Display (Mostrar) para ofrecer a los usuarios tamaos opcionales de presentacin.
Especifica una ubicacin para la barra lateral. Haz clic en el men Location (Ubicacin)
y elige Right (Derecha) o Left (Izquierda).
Para personalizar el contenido mostrado en la parte superior derecha de la barra lateral, selecciona y deselecciona las casillas de verificacin Presenter Info (Informacin
del presentador).
Personalizar el texto de
carga
5. Cuando hayas terminado, haz clic en Save As (Guardar como) y escribe un nombre para
tu tema personalizado en el dilogo que se despliega. Haz clic en OK para guardar el
tema e incluirlo en la lista de temas para uso futuro (figura 64b).
6. Haz clic en OK para cerrar el Theme Editor (Editor de temas) y regresar al dilogo Presentation Settings (Configuracin de la presentacin). Nota cmo el tema que has personalizado ahora se muestra en el rea Themes (Temas) del dilogo, y la etiqueta se
despliega como My Current Theme (Mi tema actual). Haz clic en OK para dejar salir el
dilogo y regresar a tu proyecto.
Para ver los cambios que has hecho al tema, tienes que publicar la presentacin. Ve
cmo en el #69, Previsualizar y publicar.
CAPTULO NUEVE
169
Nota
Si tienes demasiados temas personalizados, selecciona los nombres en el men desplegable Theme Name (Nombre del tema), haz clic en Delete (Borrar), en Yes (S) para confirmar y
haz clic en OK para eliminarlo. No puedes borrar los temas predeterminados.
En Windows Vista, desde el escritorio haz clic en Start > Run y escribe %LOCALAPPDATA%\
Adobe\Adobe Presenter. Haz clic en OK para cerrar el dilogo Run y abre las carpetas; haz
doble clic en la carpeta Themes (Temas).
2. Haz clic con el botn derecho en el archivo language.xml y brelo usando un editor XML o
Notepad (Bloc de notas).
3. Busca la seccin <language id=en> cercana al inicio del archivo y escribe este cdigo, insertando tu texto personalizado como valor: <uitext name=ADOBE_PRESENTER value=Inserta
tu texto personalizado/>
170
65
La primicia de usar
archivos de Flash
Ten en mente estos consejos
de estructura para integrar
contenido Flash mientras
desarrollas tus presentaciones:
Crea tu contenido a 30
fotogramas por segundo
(fps) para que coincida
con la velocidad de cuadro de 30fps de Presenter.
Desarrolla el contenido en
un papel no mayor a
720 x 540 pixeles para que
se ajuste a los parmetros
de Presenter.
Grabar y usar
audio y video
Adems de agregar archivos de audio existentes, puedes grabar tus propios archivos de
audio para usar en las presentaciones de Presenter. Los archivos grabados se guardan en
formato MP3.
Para grabar audio, elige Adobe Presenter > Record Audio (Adobe Presenter > Grabar
sonido) y lee el mensaje de prueba. Cuando Input Level (Nivel de audio) se muestra en OK,
haz clic en l para abrir el dilogo Record Audio (Grabar sonido) (figura 65a). Usando los
controles en el dilogo, agrega y revisa el sonido a usar para tu presentacin.
Especifica la calidad de grabacin del audio. Elige Adobe Presenter > Presentation Settings > Quality (Adobe Presenter > Configuracin de la presentacin > Calidad). Selecciona desde CD Quality (Calidad CD) que es la ms alta o Low Bandwidth (Ancho de
banda bajo) que es la ms baja. Equilibra la calidad requerida contra el tamao del
archivo; la calidad ms alta proporciona el tamao de archivo ms grande.
Previsualiza el audio mientras grabas en el Audio Editor (Editor de audio). Puedes tambin previsualizar despus en la ventana de PowerPoint. Elige Adobe Presenter > Edit
Audio > View > Slide Show (Adobe Presenter > Editar sonido > Ver > Presentacin de
diapositivas) para desplegar la ventana Edit Audio (Editar sonido) superpuesta a las
diapositivas de la presentacin.
Considera estos consejos para asegurar que ests grabando el mejor audio posible:
Usa video que importas de otros lugares o grbalo y personalzalo directamente con
Adobe Presenter: perfecto para agregar esas caractersticas parlantes a tu presentacin:
CAPTULO NUEVE
Elige Adobe Presenter > Capture Video (Adobe Presenter > Capturar video) para abrir
su dilogo. Elige la diapositiva a vincular, selecciona tu dispositivo y calidad y haz clic
en Record (Grabar). Haz clic en Stop (Detener) para parar y revisa haciendo clic en Play
(Reproducir). Cuando hayas terminado, haz clic en Save (Guardar) para abrir un dilogo
en donde nombres el archivo y elijas un lugar de almacenamiento.
171
Selecciona la diapositiva en donde quieres agregar el video y elige Adobe Presenter >
Import Video (Adobe Presentar > Importar video) para abrir un dilogo. Selecciona el
video a importar y haz clic en Open (Abrir); espera mientras el archivo se procesa. Vers
un cuadro blanco superpuesto a la diapositiva sobre la que el video se coloca.
Sin importar el mtodo que uses para traer el video a la presentacin, puedes editarlo
a travs de Adobe Presenter. Aqu est cmo:
1. Selecciona Adobe Presenter > Edit Video (Adobe Presenter > Edit video) para abrir el
dilogo (figura 65b).
3. Ajusta el largo del clip arrastrando los marcadores de inicio y final desde los bordes de
la barra de ejecucin, si lo deseas.
4. Especifica otras caractersticas para el video:
172
Estampa tu propia
marca
5. Para editar otro video de diapositiva, elige el nombre de la diapositiva desde la lista
desplegable Edit On (Editar en) (figura 65c).
6. Contina hasta que hayas terminado tus ediciones y luego haz clic en OK para cerrar el
dilogo.
7. Guarda el archivo. Para ver el video, puedes generar el proyecto o elegir View > Slideshow (Ver > Presentacin con diapositivas) desde el men de PowerPoint.
Por ltimo pero no menos importante agrega SWF y FLV de Flash a tu presentacin
para agregar inters y emocin adicionales, siguiendo estos pasos:
1. Selecciona Adobe Presenter > Insert Flash (Adobe Presenter > Insertar Flash). Ubica y
selecciona el archivo SWF.
2. En las Import Options (Opciones de importacin), elige una diapositiva desde el men
desplegable Import On (Importar en) y especifica si quieres agregar el contenido a una
animacin de diapositiva o de barra lateral.
3. Haz clic en Open (Abrir) para salir del dilogo Insert Flash (Insertar Flash) y agregar tu
SWF a la diapositiva, ubicada al centro. Haz clic y arrastra para reubicar el archivo, si
quieres.
4. Repite el proceso para insertar otro contenido en otras diapositivas.
Consejo
Si quieres previsualizar el contenido SWF, elige View > Slideshow (Ver > Presentacin con
diapositivas) desde el men de PowerPoint.
CAPTULO NUEVE
173
66
Incluir adjuntos
As como puedes adjuntar todo tipo de archivos a un documento PDF (revisa el #24, Adjuntar archivos de origen a un PDF para ms detalles) puedes adjuntar archivos PDF, documentos, hojas de clculo, otras presentaciones, archivos de Flash, etctera, a tu presentacin.
Sigue estos pasos para agregar adjuntos:
1. Elige Adobe Presenter > Presentation Settings > Attachments (Adobe Presenter > Configuracin de la presentacin > Archivos adjuntos) y haz clic en Add (Aadir) para abrir
el dilogo Add Attachment (Aadir archivo adjunto) (figura 66a).
Probando, probando,
1-2-3
Los vnculos o enlaces rotos
son, sin duda, una de las
grandes molestias de la vida
digital. Asegrate de que no
suceda en tus publicaciones
de Presenter.
Una vez que agregaste tus
vnculos, guarda la presentacin y luego publcala
(aprende cmo en el #69,
Previsualizar y publicar).
Cuando la presentacin se
despliega en tu navegador
Web, Acrobat 9 o Adobe Reader 9, empiezan a chequear
vnculos. Afortunadamente, si
hay vnculos rotos, es sencillo
repararlos. Si ves un mensaje
que empieza con Cannot nd
le://c:\Documents and Settings...\resources\[filename],
abre la ruta en Internet Explorer y busca tu archivo perdido.
Copia o mueve el archivo
dentro de un subdirectorio.
Vuelve a publicar y prueba de
nuevo.
174
Vincular a mano
Los vnculos desde una presentacin hacia los archivos
necesitan congurarse a
mano debido a la manera en
que PowerPoint maneja los
vnculos. Lleva unos pocos
minutos, pero vale la pena.
Sigue estos pasos:
1. Abre la carpeta en donde
tienes almacenado el
archivo PPT o PPTX y crea
y nombra un subdirectorio. El nombre no es
importante usualmente
lo llamo Links (por
obvias razones!).
2. Mueve o copia los archivos que intentas vincular
a la carpeta Links (Vnculos).
3. En PowerPoint crea los
vnculos a los archivos
desde las diapositivas de
la presentacin.
4. Publica la presentacin en
tu computadora.
5. Ubica y abre la carpeta del
proyecto publicado; copia
tu carpeta Links a la carpeta Data\Resources.
CAPTULO NUEVE
175
Los ajustes de seguridad en Internet Explorer impiden el acceso y ejecucin de una pgina de
Internet en un sistema local. Mientras que esta caracterstica es genial para proteger tu sistema,
le agrega un toque irritante a tu proceso de desarrollo.
Una publicacin de Adobe Presenter se ejecuta localmente en tu Flash Player e Internet Explorer estima que los archivos descargados a travs del Flash Player son inse-guros. Otro toque de
irritacin.
Qu hacer? Aqu hay algunas opciones. La mejor depende de cmo necesites usar el contenido:
Crear una salida PDF (la solucin ms simple: lee sobre ella en el #69).
Publica la presentacin a un depsito de almacenamiento LMS en lnea, como Connect Pro Server.
Almacena los archivos adjuntos en un servidor Web o disco en red y haz hipervnculos en
PowerPoint en lugar de Adobe Presenter.
176
67
Los Learning
Management Systems
(LMS)
Una prueba de Presenter se
integra fcilmente con Connect Pro Server LMS y crea los
archivos maniestos requeridos para otros sistemas
de gestin del aprendizaje.
El archivo maniesto XML
incluye un identicador, ttulo
e informacin que cumple
con los estndares internacionales para capacitacin
basada en Web, publicados
por la Aviation Industry Computer-Based Training Committee (AICC).
Trabajar con el
Gestor de pruebas
Usa el Quiz Manager (Gestor de pruebas) lo adivinaste para administrar pruebas en una
publicacin de Presenter. Puedes agregar una o ms pruebas, cada una con muchas preguntas, sin escribir una sola lnea de JavaScript.
La estructura de una prueba es compleja y est basada en una jerarqua de relaciones
y valores que construyen un Learning Management System (Sistema de Administracin de
Aprendizaje) (LMS). Ya sea que ests escribiendo contenido para una experiencia formal
de aprendizaje en lnea o recopilando opiniones de los miembros del club de amigos del jardn, el Quiz Manager (Gestor de pruebas) se ocupa en forma invisible de las relaciones. Todo
lo que tienes que hacer es seleccionar los tipos de pregunta, su contenido y sus resultados.
Antes de echarte un clavado en la construccin de pruebas, toma unos minutos para
procesar algunos trminos y conceptos clave para usar efectivamente el Quiz Manager
(Gestor de pruebas).
Lmites del Quiz (Prueba). El Quiz Manager (Gestor de pruebas) encierra todas las diapositivas de una prueba dentro de un borde invisible. El ejemplo mostrado en la figura
67 incluye cinco diapositivas en la prueba, aunque hay slo tres preguntas los lmites
de la evaluacin incluyen la diapositiva instruccional y la de agradecimiento.
Pregunta
Respuesta
Respuesta
Prueba
Figura 67 El Quiz Manager (Gestor de pruebas) controla varios aspectos de una presentacin
de prueba.
CAPTULO NUEVE
Quiz (Prueba). Una presentacin puede tener una o ms pruebas. Cada una es un contenedor con nombre que contiene las preguntas individuales. El Quiz Manager (Gestor
de pruebas) puede asignar un Objective ID (ID de objetivo) a una prueba para coordinar
con un objetivo en tu sistema de administracin del aprendizaje.
177
Preguntas. Las interacciones actuales que tus espectadores realizan. A cada pregunta se
le da un Interaction ID (ID de interaccin).
Respuestas. La seleccin de posibles respuestas para una pregunta. Cada una puede
tener asignado un valor y las respuestas correctas pueden variar.
Determina que Presenter despliegue un mensaje si el usuario intenta dejar el marco delimitador
de la prueba sin responder las preguntas requeridas.
Usa el Quiz Pane (Panel de pruebas), uno de los paneles opcionales que seleccionas al disear tu
tema. Cuando el usuario est dentro del marco delimitador de la prueba, el panel Quiz (Prueba)
est visible; cuando el usuario se mueve fuera de l, el panel desaparece.
Ponerse al orden
El Quiz Manager (Gestor de
pruebas) acta como un controlador para tus esfuerzos de
construccin de pruebas. Dale
seguimiento a tu prueba y disminuye la frustracin teniendo
en cuenta estas ideas:
178
68
La pregunta es...
Adobe Presenter ofrece seis
tipos de preguntas que puedes
usar en el diseo de tu prueba.
Aqu estn sus botones y una
corta descripcin:
Multiple choice
(Opcin mltiple): los usuarios eligen una o ms respuestas correctas de una
lista.
Fill-in-the-blanks
(Rellenar espacios en
blanco): los usuarios completan una declaracin
escribiendo una respuesta
o eligindola desde una
lista.
Likert (Escala de
clasicacin): los usuarios
estn de acuerdo o no con
declaraciones en una escala
mvil, el tipo de pregunta
que a menudo ves en
encuestas al consumidor.
CAPTULO NUEVE
No tienes que organizar la presentacin para incluir diapositivas para la prueba. Una nueva
diapositiva se agrega automticamente para cada nueva pregunta que construyes en el
Quiz Manager (Gestor de pruebas) usando la plantilla maestra de diapositiva de PowerPoint
para configurar su apariencia. Escribir tu prueba conlleva dos partes: configurar la forma en
que funciona la prueba y agregar las preguntas.
Para obtener un ajuste de prueba usando la prueba predeterminada que se incluye en
Presenter, sigue estos pasos:
1. Abre la presentacin (o crea y guarda una) en PowerPoint.
2. Elige Adobe Presenter > Quiz Manager (Gestor de pruebas) para abrir el dilogo que
enlista un prueba predeterminada de nombre Quiz (Prueba). Haz clic en Edit (Editar)
para abrir el dilogo Quiz Settings (Configuracin de la prueba). (figura 68a).
3. Cambia el nombre de la prueba como gustes y selecciona una opcin desde el men
desplegable Required (Necesario) para definir el nivel de interaccin del usuario (ve la
columna Cul es la regla? para informacin sobre las opciones).
4. Selecciona las caractersticas funcionales de la prueba, tales como si los usuarios pueden regresar en la prueba, si pueden revisarla, si pueden ver su resultado, etctera. Elige
179
Consejo
Si la prueba es autoadministrada, ofrece a los usuarios la opcin de revisar y mostrar los
resultados. Haz clic en los botones Question Review Messages (Mensajes de revisin de la
prueba) )y Quick Result Messages (Mensajes de resultado de la prueba) para abrir dilogos
en donde puedes agregar texto a desplegar cuando los usuarios chequeen sus respuestas.
5. Haz clic en la ficha Pass or Fail Options (Opciones de aprobado o reprobado) y elige
opciones de dos criterios:
Elige acciones para la presentacin que ocurren en respuesta a ambos grados, aprobacin o suspenso. Por ejemplo, cuando los usuarios aprueban, dales la opcin de
moverse a la diapositiva siguiente para continuar con la presentacin. Especifica criterios para reprobar (como el nmero de intentos) y cmo contina la presentacin.
Por ejemplo, elige una accin para ir a una diapositiva que permita a los usuarios
ampliarse en lecciones de recuperacin.
Haz clic en OK para cerrar el dilogo Quiz (Prueba) y regresa al dilogo principal Quiz
Manager (Gestor de pruebas). Ahora ests listo para agregar algunas preguntas!
1. Haz clic en Add Question (Aadir pregunta) para abrir el dilogo Question Types (Tipos
de preguntas) y elegir un tipo a desplegar en el dilogo New [question type] (Nueva
pregunta [tipo de pregunta]). Lee sobre los diferentes tipos de preguntas en la columna
La pregunta es . . . .
Modicar y reorganizar
Cuando hayas terminado de
construir tu evaluacin, puedes moverte a las diapositivas
de prueba en tu presentacin
general con dos precauciones: todas las preguntas de
prueba deben moverse como
bloque y no puedes mover
una pregunta de una evaluacin a otra.
Ms opciones de
conguracin
Como puedes haber adivinado, la capacidad de personalizar la estructura de
la prueba y los contenidos
es, virtualmente, ilimitada.
El Quiz Manager (Gestor de
pruebas) ofrece varias chas
ms en las que puedes hacer
estos tipos de cambios:
Reporting (Informes).
Especica en dnde y
cmo dar el reporte de los
resultados de la prueba,
como un LMS, Adobe Connect Pro, tipos de informes, etctera
(contina en la siguinete
pgina)
180
Escoge un punto
En otras versiones de
Microsoft Oce, selecciona una diapositiva en
la presentacin para que
se despliegue antes de la
primera diapositiva de la
prueba.
Figura 68c Revisa las preguntas terminadas en el Quiz Manager (Gestor de pruebas).
CAPTULO NUEVE
181
Cul es la regla?
Cuando ajustes la prueba determina cmo los usuarios estn requeridos a interactuar con ella,
basndote en tus metas generales de la presentacin. Por ejemplo:
Elige Optional (Opcional) si la prueba es de intereses propios o basada en informacin rudimentaria. Los usuarios pueden decidir si vale la pena el tiempo de acuerdo con el nivel de inters y
conocimiento del material.
Elige Required (Necesario) si el usuario debe intentar la prueba. Un intento signica responder
una pregunta y hacer clic en Submit (Enviar) la presentacin no se mover ms all de las
preguntas de la prueba, aunque el usuario pueda navegar entre preguntas.
Elige Pass Required (Es necesario aprobar) si el usuario est participando en una situacin activa de aprendizaje en donde un nivel especco de comprensin (basado en la puntuacin) debe ser demostrado. Si eliges esta opcin, la presentacin incluye una diapositiva de
resultados explicando los temas.
Elige Answer All (Responder todas) si necesitas una respuesta para cada pregunta, como un
mdulo de un curso de retroalimentacin o encuesta. El usuario no puede saltarse preguntas o
moverse entre las diapositivas sin responder.
182
69
Revisa tu informacin
Sin importar el formato de
publicacin, puedes elegir
caractersticas comunes desde
el dilogo Publish Presentation
(Publicar presentacin). Haz clic
en cualquier parte en los vnculos azules en el rea Project
Information (Informacin del
proyecto) para abrir el panel
correspondiente en el dilogo
Presentation Settings (Conguracin de la presentacin):
CAPTULO NUEVE
Previsualizar y publicar
Figura 69a Elabora una revisin rpida de las diapositivas y sus contenidos en el Slide Manager
(Gestor de diapositivas).
Consejo
En lugar de abrir el Slide Manager (Gestor de diapositivas) desde el men de Adobe Presenter, puedes hacer clic en el botn Slide Manager (Gestor de diapositivas) en el dilogo
Publish Presentation (Publicar presentacin), mostrado en la figura 69b.
Decide cmo quieres distribuir tu trabajo. Presenter ofrece varias opciones de publicacin, incluyendo las siguientes:
My Computer (Mi PC), para generar el proyecto y almacenarlo en una ubicacin que
especificas en tu disco duro. Elige desde un paquete zip o de CD:
Usa el paquete zip para comprimir todos los archivos de la presentacin en un archivo
zip que puedes enviar a un colega para revisin. Tienes que ubicar manualmente los
archivos en tu disco duro para previsualizar la presentacin.
183
Usa el conjunto de CD para producir archivos que puedas quemar en un CD. Los archivos incluyen una caracterstica autoejecutable que inicia la presentacin automticamente.
Adobe Connect Pro, para generar el proyecto y almacenarlo en una ubicacin especfica
del servidor. Tambin puedes seleccionar si quieres cargar la presentacin de origen y
sus componentes, como el sonido, el video y los adjuntos.
Adobe PDF para generar el proyecto como un archivo SWF incrustado en un documento
PDF.
Aqu est cmo publicar tu presentacin como un documento PDF:
1. Abre tu presentacin en PowerPoint y elige Adobe Presenter > Publish (Adobe Presenter > Publicar) para desplegar el dilogo Publish Presentation (Publicar presentacin)
(figura 69b).
2. Haz click en Adobe PDF a la izquierda del dialogo para desplegar las configuraciones.
3. Haz clic en Choose (Elegir) para abrir un dilogo de bsqueda y seleccionar la ubicacin
en donde quieres almacenar la publicacin. Escribe un nombre para el archivo y haz
clic en Save (Guardar) para cerrar el dilogo y regresar al dilogo Publish Presentation
(Publicar presentacin).
(contina en la siguiente pgina)
Realiza una
previsualizacin rpida
No tienes que esperar hasta
que hayas terminado tu presentacin para revisar cmo
se ve. Haz clic en el botn
View Show (Ver presentacin)
en los botones de visualizacin en la parte inferior
de la ventana de PowerPoint
para ejecutar tu presentacin.
Para evaluar la presentacin
dentro de su interfaz SWF,
elige una de las opciones My
Computer (Mi PC) o Adobe
PDF en el dilogo Publish
Presentation (Publicar presentacin). Haz clic en View
output (Ver salida despus
de publicar) para abrir automticamente el proyecto en
un navegador Web si eliges la
opcin My Computer (Mi PC)
o CD package (Conjunto de
CD) o en Acrobat 9 y Adobe
Reader 9 (si eliges la opcin
Adobe PDF).
184
4. Selecciona View output after publishing (Ver salida despus de la publicacin) para
abrir el PDF despus de que es procesado.
5. Haz clic en Publish (Publicar). El contenido se procesa, se genera como SWF y se incrusta
en un archivo PDF.
6. Ve e interacta con la presentacin terminada. La publicacin PDF requiere Adobe
Reader 9 o Acrobat 9 para verse.
CAPTULO NUEVE
CAPTULO DIEZ
Comentar en un
documento PDF
Acrobat 9 te permite agregar una amplia variedad de comentarios a documentos PDF y
luego compartirlos con tu grupo de trabajo. A diferencia de los comentarios manuales
basados en papel, las herramientas de Acrobat incluyen muchos tipos de herramientas de
comentarios de texto y edicin; puedes adjuntar otros documentos y archivos de sonido,
agregar un comentario a un fotograma especfico de una animacin o pelcula e incluso
integrar tus comentarios directamente a sus documentos de origen en algunos programas.
La meta de las tcnicas en este captulo es ayudar a simplificar tu trabajo con tantas herramientas a tu disposicin, es importante entender las razones de una herramienta
sobre otra y cmo puedes maximizar tu uso eficiente de ellas. Puedes tambin ver cmo
administrar comentarios; revisar flujos de trabajo y presentar el nuevo sitio acrobat.com es
el tema del captulo 11, Revisin y colaboracin en tiempo real.
Puedes acceder a todos los tipos de comentarios y herramientas eligiendo Comments
> Comment & Markup Tools (Comentarios > Herramientas Comentario y marca) y seleccionando una herramienta desde el men principal del programa. O toma un atajo: haz
clic con el botn derecho o Control+clic en las barras verticales a la izquierda de la barra
de herramientas para abrir un men de atajo. Puedes elegir herramientas individuales o
hacer clic en Show All Tools (Mostrar todas las herramientas) para desplegar el conjunto
completo de herramientas. En todas estas tcnicas, me he referido a trabajar desde la barra
de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca).
Puedes leer sobre tipos especficos de comentarios en otros captulos. Aprende sobre el
uso de una imagen del portapapeles como sello en el #23, Crear un PDF desde una imagen
del Portapapeles o adjuntar archivos como comentarios en el #24, Adjuntar archivos de
origen a un PDF. Descubrir cmo insertar comentarios dentro de contenido multimedia
(Flash o 3D) en el #102, Insertar comentarios multimedia, y cmo usar comentarios en
mapas geoespaciales en el #109, Comentar y medir en un mapa PDF.
186
70
El asunto al alcance
No es necesario agregar un
asunto a los comentarios,
pero es una buena prctica
a desarrollar. Por ejemplo,
podras tener dos o tres personas revisando un documento.
Si usan el mismo asunto, es
fcil entender de qu grupo
de trabajo o departamento
vienen los comentarios. El
autor de un comentario y su
tipo construyen la lista de
Comments (Comentarios); si
agregas un asunto, aparece
debajo del nombre del autor.
Figura 70a Agrega notas adhesivas al documento para apuntar o describir problemas
en la pgina.
Usar la barra de
Propiedades para
modicar comentarios
Para acceder a la barra Properties (Propiedades), haz clic con
el botn derecho (Control+clic)
en el hueco en la barra de
herramientas en la parte superior de la ventana del programa.
La lista de barras de herramientas aparece; elige Properties Bar
(Barra de propiedades).
Si ests trabajando con un
nmero de comentarios que
usan varios conos, colores,
texto, etctera, te puede resultar
ms fcil usar la barra Properties
(Propiedades) que el dilogo
de propiedades de los comentarios. Haz clic en el cono de la
nota para desplegar el dilogo
Note Properties (Propiedades
de nota adhesiva); haz clic dentro del texto para desplegar sus
opciones.
CAPTULO DIEZ
Para limpiar la pgina, haz clic en la esquina superior derecha de la ventana desplegable. An puedes leer el contenido de tu nota; slo mueve el puntero sobre el cono de la
nota en la pgina y Acrobat despliega sus contenidos en un consejo de herramienta. Haz
doble clic en un cono de nota para abrir el cuadro de texto. Si quieres borrar una nota,
seleccinala en la pgina y presiona Delete (Borrar) en tu teclado.
Para cambiar la apariencia y caractersticas de un comentario, haz clic en Options
(Opciones) en el cuadro de la nota para abrir el dilogo Note Properties (Propiedades de
nota adhesiva) o haz clic en el botn derecho (Control+clic) para abrir el men de atajo y
elige Properties (Propiedades). Haz cambios al comentario, como los siguientes:
En la ficha Appearance (Aspecto), elige un cono para la nota, as como el color y opacidad.
187
Usa las tres herramientas resaltadoras para subrayar, resaltar o tachar el contenido. Haz
clic en la herramienta Highlight Text (Resaltar texto) en la barra de herramientas Comment
& Markup (Comentario y marca). Elige las otras dos herramientas desde el men de atajo,
accesible desde la barra de herramientas misma, o elige el men Comments > Comment &
Markup (Comentarios > Comentario y marca) y selecciona la herramienta.
Arrastra a travs del texto que quieres identificar con la herramienta. Al igual que con la
herramienta Note (Nota), puedes modificar la apariencia de las herramientas resaltadoras
en la barra Properties (Propiedades) o seleccionando Properties (Propiedades) desde el
men de atajo. Adems de identificar el contenido en la pgina con la herramienta, haz clic
con el botn derecho (Control+clic) en el resaltado y elige Open Popup Note (Abrir nota
emergente) para desplegar un cuadro de nota. Escribe tus comentarios. Vers un pequeo
cono en la parte superior izquierda del rea de resaltado indicando que hay una nota de
texto adjunta al resaltado (figura 70b).
Lo mismo, pero
diferente
Figura 70b Usa una de las tres herramientas de resaltado de texto en un documento
para enfatizar y agrega una nota explicatoria si gustas.
188
71
Preferencias
personales
Algunas veces es buena idea
modicar las preferencias
Commenting (Comentario),
ya sean las tuyas o las de un
grupo ms grande:
En la revisin de un diseo
grco (por ejemplo, una
revista) disminuye la opacidad de los comentarios.
De esa forma, los otros
miembros en el grupo
pueden leer los comentarios en el lugar de la
pgina y an ven los contenidos grcos debajo.
Aumenta el tamao de
fuente si ests trabajando con alguien que lee
comentarios en la pgina.
De esa forma, los contenidos de los comentarios
son fciles de ver sin tener
que abrirse.
Ajustar preferencias
de comentarios
Una vez que has estado trabajando con comentarios en Acrobat por un tiempo, deberas
evaluar cmo los usas y cmo los modificas. Pregntate:
Arrastro los comentarios lejos de otros contenidos de la pgina y los alineo en los mrgenes?
Si encuentras que realizas las mismas modificaciones repetidamente, es una buena idea
modificar las preferencias. Empieza eligiendo Edit o Acrobat > Preferences > Commenting
(Edicin o Acrobat > Preferencias > Comentario) para desplegar el dilogo de preferencias
de comentarios (figura 71).
Viewing Comments (Ver comentarios). Elige opciones en esta seccin para especificar
cmo aparecen los comentarios en el documento. Elige otra fuente en el men emergente Font (Fuente), escribe un tamao diferente y elige el porcentaje de opacidad para
el cuadro desplegable del comentario. Tambin en esta seccin del dilogo puedes elegir mostrar lneas de conexin desde el cuadro de comentario hacia el lugar del comentario, para mostrar indicadores de texto y consejos de herramientas y si se imprimen o
no las notas y desplegables.
CAPTULO DIEZ
189
190
Preocupado al hacer
un comentario?
El conjunto de herramientas
Text Edits (Ediciones del texto)
se muestra en la gura 72a. Aqu
est cmo y cundo usarlas:
Herramienta Replace
Selected Text (Sustituir
el texto seleccionado).
Reemplaza el texto seleccionado con el texto que
escribes; el texto se despliega en una ventana
emergente de comentario.
Herramienta Highlight
Selected (Resaltar el
texto seleccionado).
Resalta el texto seleccionado.
Herramienta Insert
Text At Cursor (Insertar
texto en la posicin del
cursor). Escribe para insertar texto nuevo en la posicin del cursor en la pgina.
Herramienta Underline Selected (Subrayar
el texto seleccionado).
Subraya el texto seleccionado.
72
Usas herramientas Text Edits (Ediciones del texto) para editar un PDF de la misma forma
en que lo haras con una pgina impresa y lpiz rojo, pero con ms eficiencia. Encontrars
las herramientas en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca).
Haz clic en la flecha Text Edits (Ediciones del texto) para abrir una lista desplegable de
herramientas (figura 72a). Si tienes texto seleccionado en la pgina, las herramientas estn
activas, como se muestra en la figura. Si no tienes ningn texto seleccionado, haz clic en
la herramienta Text Edits (Ediciones de texto)
y arrastra para seleccionar texto en la
pgina. Usa esta opcin si necesitas insertar, borrar o reemplazar texto.
Aqu est cmo trabajas con la herramienta Text Select (Seleccionar texto) y el teclado,
evitando entrar en los comandos del men desplegable:
Para insertar texto, haz clic en el texto del documento y escribe. En el documento, ves
un cono de acento circunflejo de insercin y el texto aparece en un cuadro emergente
de comentario.
Para eliminar el texto, seleccinalo para borrar usando la herramienta y presiona Delete
(Borrar) o Backspace (Retroceso) en tu teclado. El texto se tacha en el documento.
CAPTULO DIEZ
191
Cul mtodo es
mejor?
Puedes encontrar algunas o
todas las opciones de la herramienta comentario usando
tres o cuatro mtodos diferentes. Por ejemplo, si quieres
insertar texto, puedes hacer
algo de lo siguiente:
Selecciona la herramienta
Text Edits (Ediciones del
texto) desde la barra de
herramientas Comment
& Markup (Comentario
y marca), haz clic en el
documento con la herramienta y luego usa el
teclado.
Si desearas usar las herramientas, selecciona el texto con la herramienta Text Edits (Ediciones del texto)
y luego elige cualquiera de las opciones de edicin desde el men
desplegable; las herramientas estn descritas en la columna Preocupado al hacer un
comentario?
192
Construye tu coleccin
de sellos
Si puedes imaginarlo, puedes usarlo como sello. Puedes
fcilmente agregar un sello
personalizado a Acrobat,
siguiendo estos pasos:
1. Elige Create Custom
Stamp (Crear sello personalizado) desde el men
desplegable de la herramienta Stamp (Sellos). El
dilogo Select Image for
Custom Stamp (Seleccionar imagen para sello personalizado) se abre.
2. Haz clic en Browse (Examinar) para encontrar el grco, PDF o archivo de Word
para usar como sello. El dilogo Select (Abrir) se abre
y despliega el archivo elegido. Haz clic en OK (Seleccionar) y regresa al dilogo
Select Image for Custom
Stamp (Seleccionar imagen
para sello personalizado)
que muestra una previsualizacin del sello elegido.
Haz clic en OK (Aceptar);
el dilogo Create Custom
Stamp (Crear sello personalizado) se abre.
3. Haz clic en el campo Category (Categora) y escribe un
nombre para la nueva categora del sello o elige una de
las existentes; luego escribe
un nombre para el sello. Haz
clic en OK (Aceptar).
4. Para usar tu sello nuevo,
primero abre el men desplegable Stamp (Sellos). Los
contenidos de tu categora
de sello personalizado despliegan miniaturas, al igual
que las colecciones de sellos
del programa.
(contina en la siguiente
pgina)
CAPTULO DIEZ
73
Usar y administrar
herramientas de sello
Las herramientas de sello son como los antiguos sellos de tinta que aplicas a un documento
(como Borrador, Aprobado o Confidencial). A diferencia de los sellos de tinta, algunos de los de
Acrobat son dinmicos ya que automticamente agregan la fecha y hora cuando los aplicas.
Puedes, incluso, crear tus propios sellos personalizados. Usa la herramienta Snapshot
(Instantnea) y el portapapeles para capturar cualquier cosa en una pgina PDF de Acrobat para usar como sello. O aprovecha la nueva caracterstica en Acrobat 9 que te permite
usar cualquier elemento del portapapeles como un PDF y copiar un objeto desde otro
programa como un logo en Illustrator o una imagen en Photoshop para crear un sello
nuevo en Acrobat. Lee el #23, Crear un PDF desde una imagen del Portapapeles, y #59,
Reutilizar imgenes para ver cmo se hace.
Las herramientas Stamp (Sellos) estn ubicadas en la barra de herramientas Comment
& Markup (Comentario y marca).
1. Para ubicar un sello, en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y
marca) haz clic en la flecha de la herramienta Stamp (Sellos) para abrir el men mostrado en la figura 73a.
2. Haz clic en un sello para seleccionarlo. El puntero cambia para parecerse al cono de
comentario.
3. Haz clic en el documento en donde quieras, para aplicar el sello.
Un dilogo Identity Setup (Configuracin de identidad) se abre cuando intentas usar un
sello la primera vez y no has especificado una identidad como parte del ajuste de comentarios, revisin o firma digital. Agrega informacin de identidad y haz clic en Complete
Comentar en un documento PDF
193
(Finalizada) para cerrar el dilogo y aplicar el sello. Lee sobre cambiar informacin en la
columna Quin eres?.
Si mueves tu puntero sobre la herramienta Stamp (Sellos) en la barra de herramientas
Comment & Markup (Comentario y marca) (no sobre la flecha hacia abajo), el ltimo sello
que seleccionaste en una sesin se despliega. Haz clic en la herramienta Stamp (Sellos) y el
sello desplegado se activa.
Las categoras personalizadas de sellos incluyen lo siguiente:
Sellos Dynamic (Dinmico) que despliegan el nombre del usuario, la fecha y la hora en
la que fue aplicado el sello.
Sellos Sign Here (Firma) que son formatos especficos comnmente usados en las comunicaciones.
Sellos Standard Business (Negocio estndar) que son un conjunto de etiquetas que usas
comnmente para indicar el estado de un documento, como confidencial o preliminar,
en lugar de agregar comentarios de nota o marca de agua.
Favorites (Favoritos) que pueden incluir cualquier sello de cualquiera de las categoras
predeterminadas as como los personalizados que quieras. Mantn los favoritos cerca
para seleccionar rpido.
Custom (Personalizado) es una categora que contiene tus propios sellos y que puedes
renombrar; en la figura 73b, la categora Custom (Personalizado) ha sido renombrada
como work; si no has diseado ningn sello personalizado, la categora Custom (Personalizado) no se enlista.
Figura 73b Agrega categoras o cambia nombres de categoras a medida que expandes
tu coleccin de sellos.
Quin eres?
El dilogo Identity Setup (Conguracin de identidad) no te
permite cambiar el nombre de
inicio de sesin usado para los
sellos u otros tipos de comentarios. Para modicar el nombre, haz lo siguiente:
1. Elige Edit o Acrobat > Preferences > Commenting
(Edicin o > Acrobat >
Preferencias > Comentario)
y dese-lecciona la opcin
Always use Log-in Name
for Author name (Usar
siempre el nombre de inicio
de sesin como nombre de
autor) en la seccin Marking Commments (Realizar
comentarios) del dilogo.
Haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar las preferencias.
2. Haz clic con el botn derecho (Control+clic) en un
comentario del documento
para abrir el men de atajo
y elige Properties (Propiedades) para abrir su dilogo.
Selecciona la cha General,
escribe un nombre nuevo
en el campo Author (Autor)
y elige Make Current Properties Default (Convertir
propiedades en predeterminadas). Haz clic en Close
(Cerrar) para salir del dilogo.
194
Tenerlos juntos
Aqu hay algunas circunstancias en las que tiene sentido tomarse unos pocos minutos para construir
un sello personalizado:
CAPTULO DIEZ
Escribes el mismo comentario reiteradamente. Puedes ser el jefe de un departamento que necesita un sello de fecha y hora, as como un sello de informacin del departamento. Construye un
sello que solicite la informacin; ahora puedes usar un sello dinmico de fecha/hora y tu nuevo
sello personalizado.
Tu trabajo incluye diferentes roles. Puedes ser a la vez un diseador y un supervisor. Puedes construir sellos independientes deniendo tu rol en diferentes situaciones.
Tu trabajo incluye el mismo rol y diferentes modos. Usa tu imaginacin y crea un conjunto de
sellos expresivos. Una cara sonriente puede valer por mil palabras y tambin puede ser un
rayo de luz.
195
74
Dibujar y marcar
formas en Acrobat
Digamos que eres una de esas personas que simplemente necesita garabatear en papel.
Qu sucede si alguien se lleva tu papel? Bien, slo agarra un ratn y abre un documento
PDF, porque puedes dibujar toda clase de objetos, incluyendo el mencionado garabato,
con las herramientas Drawing (Dibujo).
La mayora de las herramientas se muestra en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). Las restantes, incluyendo dos herramientas de dibujo Polygon
(Polgono) y Pencil Eraser (Borrador de lpiz), estn disponibles desde el men de atajo
que se abre cuando haces clic con el botn derecho (Control+clic) en las barras del borde
izquierdo de la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca).
Las marcas de dibujo son una forma de comentarios. Para usar una herramienta, haz
clic para seleccionarla en la barra de herramientas y luego dibuja puntos, haz clic y arrastra,
o garabatea con las herramientas Pencil (Lpiz) o Pencil Eraser (Borrador de lpiz). Para
formas como polgonos o nube, haz clic en el punto de inicio para cerrar la forma. Cuando
termines el dibujo puedes hacer doble clic para abrir una nota y escribir informacin sobre
tu garabato (figura 74a).
Agregar comentarios a
tus garabatos
Necesitas explicar por qu
borraste un prrafo especco del documento o slo
quieres dejar una nota para
vericar que tus cambios son
correctos? Acrobat lo hace
fcil. Una vez que agregaste
una marca con cualquiera de
las herramientas de dibujo,
simplemente haz doble clic
en la forma para abrir una caja
y luego escribe tu comentario, como en el ejemplo de la
gura 76a.
Encirralo en un crculo
Si quieres mostrar algn texto en el documento dentro de una caja de texto, usa la
herramienta Text Box (Cuadro de texto)
. Encuentra la herramienta en la caja de herramientas, hazle clic y luego arrastra para dibujar un marco en la pgina. Una caja de texto
amarilla del tamao del marco se agrega al documento; haz clic en la caja y escribe tu
mensaje.
196
El sonido de tu voz
Si preeres hablar en lugar
de escribir, hay un comentario hecho para ti. Elige Comments > Comment & Markup
toolbar > Record Audio Comment Tool (Comentarios >
Herramientas comentario y
marca > Grabar comentario
de sonido)
. Haz clic en
la pgina del documento en
donde quieres desplegar el
cono del comentario; se abre
una Sound Recorder (Grabadora de sonidos). Haz clic
en Browse (Examinar) para
ubicar un archivo de sonido
y seleccionarlo. Puedes previsualizarlo en el dilogo de
la grabadora de sonidos o
haciendo clic en el cono de
comentarios en la pgina. De
qu manera grabas los archivos de sonido depende de tu
sistema operativo y su conguracin.
CAPTULO DIEZ
Una llamada es una marca de dibujo para apuntar a una ubicacin especfica en un
dibujo (figura 74b). Haz clic en el documento con la herramienta Callout (Llamadas)
y
aparece un cuadro de nota adjuntado a una lnea con una punta de flecha. Escribe tu nota
y luego haz clic en cualquier parte de la pgina fuera de la caja de la nota. Puedes arrastrar
la caja alrededor de la pgina y reubicar el punto de la flecha arrastrndolo tambin.
Figura 74b Identica una ubicacin especca en la pgina usando una llamada.
197
75
Elige un ltro
Comentario
agrupado
Administrar los
comentarios con
marcas de vericacin
Opciones de orden
El signo de ms (+) a la izquierda del nmero de pgina indica que la pgina contiene
comentarios. Haz clic en un comentario de la lista. Si est ubicado en la porcin del documento que se despliega en el panel del documento, se resalta.
Los comentarios estn organizados en niveles dentro de su lista. Aqu hay algunos consejos para visualizarlos:
198
Tenerlos juntos
Si tienes un gran nmero
de comentarios diciendo lo
mismo, puedes reunirlos en un
comentario agrupado. Cuando
eliges comentarios para agrupar, slo el texto del primer
comentario seleccionado se
muestra en la lista de comentarios, y el texto de los comentarios restantes est oculto.
Selecciona primero el comentario ms importante y representativo; por ejemplo, si un
Revisor A agrega un comentario describiendo un cambio
que debera hacerse y luego
los Revisores B y C estn de
acuerdo, selecciona primero el
comentario del Revisor A para
que puedas ver el contenido
del mismo en la lista luego de
agrupar. Para agrupar comentarios, sigue estos pasos:
1. Haz clic en la herramienta
Hand (Mano) y la barra
de herramientas Select
& Zoom (Seleccionar y
Ampliar/Reducir) y haz clic
en el primer comentario.
Haz Ctrl+clic (Control+clic)
para seleccionar los otros
que quieres incluir en
el grupo. Selecciona los
comentarios de la lista o
directamente de la pgina
del documento.
Hacer clic en los signos de ms puede ser tedioso. Para abrir rpidamente todas las pginas de todos los comentarios, haz clic en Expand All (Expandir todo)
o en la barra
de herramientas de la Comments List (Lista de comentarios). Haz clic en Collapse all
(Contraer todo)
en la barra de herramientas para cerrarlos nuevamente.
Usa las flechas Next (Siguiente) en la barra de herramientas de la lista para mostrar los
comentarios previos o siguientes (haz clic en los botones de flecha hacia arriba y hacia
abajo respectivamente).
Trabajar en un documento largo puede involucrar docenas o incluso cientos de comentarios. Hay una cantidad de informacin a la que dar seguimiento. Aqu hay unas pocas
sugerencias para trabajar con comentarios:
Contesta un comentario en lugar de agregar otro, como los comentarios Skippy y MsD
en la figura. Primero, haz clic en el comentario para seleccionarlo en su lista y luego haz
clic en el botn Reply (Responder) en la barra de herramientas. Escribe la respuesta en
el campo de texto. Acrobat coloca el cono de respuesta antes que el texto.
Borra los comentarios que no quieres mantener. Haz clic en el comentario para seleccionarlo y luego haz clic en el botn Delete (Eliminar) en la barra de herramientas de la
lista de comentarios.
CAPTULO DIEZ
199
Si ests trabajando en un documento grande o si quieres revisar qu has agregado a un documento, ordena los comentarios seleccionndolos desde el men desplegable Sort By (Ordenar
por). Por ejemplo, haz clic en Type (Tipo) para reorganizar los comentarios en la lista de acuerdo
con el tipo de comentarios utilizados en el documento. Ordenar comentarios hace ms sencillo
ubicar aquellos agregados por un autor especco o un tipo de comentario.
Si quieres ver algunos de los comentarios, puedes ltrarlos. Selecciona una opcin de ltrado
desde el men desplegable Show (Mostrar) y luego especica un tipo de ltro. Por ejemplo, si
eliges Show by Reviewer (Mostrar por revisor), se abre un submen enlistando los revisores.
Cuando aplicas un ltro, la lista de comentarios muestra el mensaje Comments are hidden
because a lter is active in the Show menu (Los comentarios estn ocultos porque hay un ltro
activo en el men Mostrar). El mensaje es un buen recordatorio para ti para chequear si has
direccionado todos los comentarios del documento o si un cierto revisor ha visto y comentado
el documento.
En la lista de comentarios, agrega marcas de vericacin para identicarlos. Las marcas de vericacin se usan para cualquier propsito que quieras, como hacer una lista para-hacer y no se
ven por nadie ms en la revisin. Ordenar de acuerdo con el Checkmark Status (Estado de la
marca de vericacin) reduce la lista a dos categoras: Marked (Marcada) y Unmarked (Sin marcar). Las categoras estn cerradas de inicio; expande una categora para revelar sus contenidos.
200
76
Trasladar ubicaciones de
comentarios
Lo que ves cuando integras
los comentarios depende de
algunos factores. Acrobat usa
estos conceptos para colocar
los comentarios en un documento revisado:
CAPTULO DIEZ
Exportar comentarios a un
documento de Word (Windows)
201201
Figura 76b Evala cada comentario y cambia antes de aplicar o rechazar en el proceso
de integracin.
(contina en la siguiente pgina)
#76: Exportar comentarios a un documento de Word (Windows)
202
Elegir qu comentarios
exportar
Puedes elegir ciertos grupos
de comentarios para exportar
en el dilogo Import Comments from Acrobat (Importar
comentarios desde Acrobat).
Primero decide cunto quieres editar del documento de
Word y luego elige un tipo de
exportacin de acuerdo a eso.
CAPTULO DIEZ
Nota
Si te quedas sin tiempo en medio de un trabajo grande, haz clic en Stop (Detener). Se abre
un dilogo explicando que puedes reiniciar en cualquier momento eligiendo Acrobat Comments > Continue Integration Process in Word (Comentarios de Acrobat > Continuar proceso de integracin).
6. Vers el dilogo Text Integration Summary (Resumen de integracin de texto) cuando
todos los comentarios estn procesados. Despus de haber revisado el resumen, haz clic
en Done (Hecho). Dependiendo de las opciones que selecciones en el dilogo Import
Comments from Adobe Acrobat (Importar comentarios desde Adobe Acrobat), descrito
en el paso 2, puedes tener instrucciones para limpiar el documento, como la aceptacin
de cambios, si tienes la caracterstica activa de seguimiento o borrar las burbujas de
comentarios.
7. Revisa el documento. Vers que las ediciones estn aplicadas y que los comentarios
bsicos de nota estn adjuntos al documento. Guarda el documento de Word corregido.
203
temas de comentarios,
particularmente en grandes organizaciones. Acrobat te permite disear un
conjunto personalizado de
opciones de conversin de
comentarios.
Elige el conjunto personalizado y luego ltra los
comentarios que quieres
exportar a Word. El ltro
puede basarse en el autor,
estado o marca de vericacin.
204
77
Una vez que el documento ha atravesado un ciclo de revisin o dos (lee sobre los ciclos de revisin en el captulo #11), es hora de cuidar algunos asuntos de ltimo minuto. stos incluyen
la definicin de un estado para los comentarios (los generados por revisores tanto como los
migrados), crear resmenes e imprimir comentarios y resmenes para referencia o archivo.
Primero selecciona un comentario en la Comments List (Lista de comentarios). Luego haz
clic con el botn derecho (Control + clic) en un comentario de la lista o haz clic en Set Status
(Establecer estado) en la barra de herramientas de la lista de comentarios y selecciona Review
(Revisin) para desplegar una lista de opciones. Puedes especificar un comentario como
Accepted (Aceptado), Rejected (Rechazado), Completed (Completado) o Cancelled (Cancelado). A diferencia de la marca de verificacin, que es utilizada slo en tu copia del documento,
puedes ajustar un estado para un comentario que puede ser compartido con otros revisores.
Cuando ests recopilando la retroalimentacin de los revisores o cuando un proyecto est
terminando, es buena idea crear un resumen de comentarios de esa manera, todos los
comentarios estn organizados y reunidos en un lugar prctico para fcil referencia.
Sigue estos pasos:
1. En el men desplegable Options (Opciones) en la barra de herramientas Comments List
(Lista de comentarios), elige Summarize Comments (Resumir comentarios) para abrir un
dilogo (figura 77a).
2. Elige opciones de diseo (ve la columna Elegir un diseo para el resumen de comentarios), tamao de papel, una opcin de ordenar, cules comentarios incluir y un tamao
de fuente.
CAPTULO DIEZ
205
3. Haz clic en Create PDF Comment Summary (Crear resumen de comentarios de PDF)
para generar el resumen.
4. Acrobat abre el resumen como un archivo PDF nombrado como Summary of Comments (Resumen de comentarios) [nombre de archivo] y enlista toda la informacin de
comentarios, ordenada de acuerdo con la opcin que elegiste (figura 77b). Guarda este
archivo para referencia.
Elegir la opcin Document and comments with connector lines on separate pages (Documento
y comentarios con lneas de conexin en pginas separadas) es buena cuando tienes comentarios
largos, aunque con una copia impresa tienes que seguir las lneas a travs de las pginas.
En un documento corto o con comentarios cortos, usa la opcin Document and comments
with connector lines on single pages (Documento y comentarios con lneas de conexin en
pginas sueltas).
Usa la opcin Comments only (Slo comentarios) para imprimir nicamente los comentarios
agregados al documento. Si eres el creador de un documento y lo has hecho
circular en un grupo para retroalimentacin, tener una lista impresa de los comentarios puede
servir como una lista de cosas para hacer.
Si has terminado un proyecto y quieres una copia en papel para archivar o quieres trabajarlo
lejos de tu computadora, elige la opcin Documents and comments with sequence numbers
on separate pages (Documento y comentarios con nmeros
de secuencia en pginas separadas).
CAPTULO ONCE
208
78
Administrar
preferencias de
Acrobat.com
Modica los ajustes del programa para mejorar tu trabajo
con colaboracin en directo.
En las preferencias de Acrobat.
com busca estos parmetros:
Escribe tu direccin de
correo electrnico (Adobe
ID) y contrasea en los
campos.
CAPTULO ONCE
Colaborar en tiempo
real en Acrobat.com
Para ver la interfaz de la aplicacin principal, entra a www.acrobat.com; vers un despliegue de servicios accesibles a travs de un simple registro de usuario (figura 78b).
209
Si ests trabajando en
Acrobat (no en Adobe
Reader), selecciona la casilla de vericacin Copy
me when I send an e-mail
invitation using Acrobat.
com, para dar seguimiento a tus actividades
en lnea.
210
Archivos de Microsoft
Oce en formatos DOC,
XLS, PPT y PRJ.
Archivos de imagen en
formatos BMP, GIF, JPEG,
TIFF y PNG.
CAPTULO ONCE
Figura 78c Dene tus ajustes para Acrobat.com en las preferencias del programa.
211
79
En la primera pantalla, haz clic en Browse (Examinar) para abrir un dilogo para ubicar
y seleccionar el archivo a compartir. Haz clic en Next (Siguiente).
En la siguiente pantalla, haz clic en el men desplegable How do you want to collect
comments from your reviewers? (Cmo desea recopilar los comentarios de los
revisores?) y elige si quieres usar Acrobat.com o tu propio servidor. La opcin predeterminada es Automatically download & track comments with Acrobat.com (Descargar y rastrear comentarios automticamente con Acrobat.com) (figura 79a). Haz
clic en Next (Siguiente).
Revisar comentarios
Si ests usando una o ms
revisiones compartidas, especica algunas preferencias
para mantener el seguimiento
del proceso. Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edicin
o Acrobat > Preferencias),
y elige Tracker (Rastreador) de la lista de categora
a la izquierda en el dilogo.
Shared Review y Form Data
Collection (Revisin compartida y Recopilacin de datos
de formulario) comparten
ajustes:
Especica un momento
para suspender la bsqueda de los comentarios
e informacin de formulario, desde un mes a nunca.
Elige cualquiera de los intervalos, arrastrando los deslizadores. Haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar el dilogo Preferences (Preferencias).
Figura 79a Lee sobre las opciones de administracin de comentarios
en este dilogo.
(contina en la siguiente pgina)
#79: Iniciar una revisin compartida
212
Es una cita!
No te preocupes demasiado
si no ests seguro de cundo
necesites nalizar una revisin.
La fecha predeterminada en
Acrobat dentro de tus invitaciones de correo electrnico es de
dos semanas. Puedes cambiar
la fecha en la invitacin (como
se describi en el paso 3 de
esta tcnica) o incluso borrar
la fecha totalmente. Una vez
que el archivo se distribuye, si
quieres cambiar la fecha, simplemente haz clic en el vnculo
Review Deadline (Fecha lmite
de tiempo) en el Tracker (Rastreador) para cambiar o borrar
la fecha.
Revisa el texto predeterminado para Subject (Asunto) y Message (Mensaje), que puedes modificar como desees.
Haz clic en la flecha desplegable Access Level (Nivel de acceso) para desplegar tus
opciones. Puedes permitir el acceso a todos o restringirlo a aquellos que invites a la
revisin.
Haz clic en el vnculo Review Deadline (Fecha lmite de revisin); haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y realizar el cambio.
Habilitar archivos
Antes de empezar, habilita el
archivo para comentarios si
tus destinatarios estn usando
Adobe Reader 7 u 8. Abre el
archivo de revisin y elige
Advanced > Extend Features
in Adobe Reader (Avanzadas
> Funciones ampliadas en
Adobe Reader). Haz clic en
Save Now (Guardar ahora)
en el dilogo resultante para
guardar y almacenar una
copia habilitada del archivo.
El permiso est limitado a 500
copias del documento.
Selecciona la casilla de verificacin Allow page view sharing and chat collaboration
in this document (Permitir compartir vistas de pgina y colaboracin mediante conversacin en este documento) para permitir a los usuarios trabajar con el archivo en
lnea (lee sobre la colaboracin en lnea en el #81, Participar en lnea).
4. Haz clic en Finish (Enviar) para completar el proceso de revisin. Acrobat crea la revisin
y agrega una copia del archivo renombrado agregando _review al nombre original en
Acrobat.com.
5. Las invitaciones se distribuyen entre la lista de revisores. La invitacin de correo electrnico incluye informacin sobre el proceso, adems de vnculos al archivo en lnea
(figura 79b).
Guardar informacin de
formulario desde una
forma para llenar en PDF
(contina en la siguiente
pgina)
CAPTULO ONCE
213
Firmar digitalmente en
cualquier parte del documento (slo para usuarios
de Adobe Reader 8 o 9).
Nota
Cuando usas Acrobat.com en revisiones compartidas, puedes tambin permitir a los revisores abrir y comparar el PDF en una sesin de conversin en tiempo real. Lee cmo hacerlo
en el #81.
214
80
Algunas veces la revisin por correo electrnico es ms sencilla cuando envas un documento a una sola persona o cuando no es importante compartir comentarios entre revisores. Un ciclo de revisin por correo electrnico tiene tres partes: se inicia la revisin,
el destinatario agrega comentarios y los devuelve por correo electrnico y, finalmente, el
iniciador integra los comentarios en un archivo PDF maestro.
Sigue estos pasos para configurar una revisin por correo electrnico dentro de Acrobat:
1. Elige Comments > Attach for E-mail Review (Comentarios > Adjuntar para revisin por
correo electrnico) para abrir el asistente Send by E-mail for Review (Enviar para revisin por correo electrnico). O elige el comando desde el men del botn de tarea
Comment (Comentario).
Nota
Como alternativa, en cualquier programa que contiene un PDFMaker (Windows) puedes elegir Adobe PDF > Convert to Adobe PDF and Send for Review (Adobe PDF > Convertir a Adobe
PDF y enviar para revisin) o haz clic en el botn de la barra de herramientas del PDFMaker.
2. Navega por las ventanas del asistente:
215
Una vez que los comentarios regresan a ti (el iniciador), se integran al PDF. Cuando le
haces doble clic a un adjunto de correo electrnico para abrir el documento en Acrobat, se
despliega el dilogo Merge Comments? (Combinar comentarios?). Puedes elegir abrir la
copia del documento o mezclar los comentarios dentro del archivo PDF rastreado (figura
80a). Haz clic en Yes (S) para incorporar los comentarios y cerrar el dilogo.
Cuando el correo no
funciona
El dilogo Send by E-mail for
Review (Enviar para revisin
por correo electrnico) usa un
ltro especco en el nombre
de correo que escribes. Si tu
direccin de correo electrnico no usa un sujo de tres
letras por ejemplo, .com,
.net, etctera puedes recibir un error. En lugar de eso,
en el panel Identity (Identidad) en el dilogo Preferences (Preferencias), escribe
tu direccin de correo electrnico en el campo correspondiente y haz clic en OK
(Aceptar).
216
81
Ponerse en directo, en
lnea
En lugar de iniciar una revisin en Acrobat, comparte
un documento directamente
desde MyFiles en Acrobat.
com. Aunque no tienes un
asistente en Acrobat.com, el
proceso es similar, con estas
excepciones:
Participar en lnea
Subir ms archivos
Elegir opciones de
ordenamiento
Desplegar como
lista (mostrada)
o cuadrcula
Moverse a un encuentro
de ConnectNow
Abrir el men de
atajo para la imagen
seleccionada
Conmutar archivos
MyFiles y Buzzword
CAPTULO ONCE
217
Consejo
Current Viewers (Usuarios actuales) y Document Chat (Conversacin sobre documentos) se
explican solos. Haz clic en Start Page Sharing (Iniciar el uso compartido de pginas) para
desplegar automticamente la misma pgina y vista que ests mirando en las pantallas de
los usuarios actuales; haz clic en Stop Page Sharing (Detener el uso compartido de pginas)
cuando hayas terminado.
Aqu estn las reglas para una colaboracin en tiempo real:
Los usuarios pueden ver una lista de participantes y conversar con otros en la ventana
del documento.
Las acciones y caractersticas del documento, incluyendo el puntero del ratn, vista de
218
Para lanzar una sesin de pantalla compartida desde dentro de tu documento de revisin, elige Share My Screen (Compartir mi pantalla) desde el men Options (Opciones)
del panel de navegacin Collaborate Live (Colaborar en directo) (lee ms en el #82,
Moverse a una sala de reunin de ConnectNow).
Requerimientos de sistema
Tu computadora tiene que cumplir con los requerimientos mnimos para usar Acrobat.com. Dependiendo de tu sistema operativo, necesitas lo siguiente:
CAPTULO ONCE
Microsoft Windows Vista y XP requieren de navegadores Internet Explorer 7, Internet Explorer 6.x
o Firefox 2.x y Flash Player versin 9.0.47 o superior.
Mac OSX v10.5 requiere los navegadores Safari 3.x o Firefox 2.x y Flash Player versin 9.0.47 o
superior (9.0.115 en Mac OSX v10.5).
Mac OSX v10.4 requiere los navegadores Safari 3.x, Safari 2.x, o Firefox 2.x y Flash Player versin
9.0.47 o superior.
219
82
Qu decirle a tus
invitados
Tus invitados pueden no ser
unos conocedores de computadoras o de ConnectNow
como t. Dales algo de informacin sobre el servicio que
los deje tranquilos:
Un invitado no necesita
una cuenta de Acrobat.
com pero puede quedarse
simplemente, como invitado.
Consejo
ConnectNow se lanza en su propia ventana de aplicacin una vez que est ejecutndose,
puedes cerrar la ventana original del navegador.
2. Cuando ConnectNow se abre, selecciona Invite Others para enviar mensajes de correo
electrnico e invitar participantes. Si ests colaborando en directo, tus colaboradores
ven un mensaje de invitacin y simplemente tienen que hacer clic en View Screen para
unirse a la reunin.
3. Los asistentes se unen a la reunin iniciando sesin en tu espacio de reunin desde
sus computadoras. Cuando una solicitud emergente de un espectador aparece en la
ventana, haz clic en Accept para incluir al participante en la sesin.
La sala de reunin de ConnectNow est hecha de varios componentes (figura 82a).
Nota
Si eres el anfitrin de la reunin y ests compartiendo tu pantalla, puedes acceder a todas
las caractersticas; sin embargo, tus participantes no pueden restablecer el diseo de los
pods, por ejemplo, o invitar a otra persona.
220
Organizar y arreglar
pods como se desee
Controlar y administrar
participantes
Exportar el pizarrn
como imagen
Figura 82a Conduce reuniones interactivas a tiempo real en tu sala de reunin privada.
Las reas de interaccin son llamadas pods y estn accesibles desde el men desplegable Pods. Adems de las que se muestran en la figura, puedes tambin abrir pods Files
y Webcam.
Selecciona comandos administrativos, como ajustar las preferencias de la reunin o probar tu micrfono desde el men emergente Meeting.
CAPTULO ONCE
221
Conduce una conversacin en directo con uno o dos de tus participantes con el pod
Chat.
222
83
Quin es quin?
Buzzword ofrece cuatro
maneras de interactuar con
los documentos:
El Author es el creador y
propietario del archivo
y puede borrarlo de
Buzzword. Asimismo,
puede escribir, editar
y agregar comentarios
hechos por otros participantes. Un Author puede
invitar colaboradores,
cambiar sus roles y removerlos del archivo.
Un Co-author tiene los
mismos derechos que el
Author, excepto el borrado
de un documento.
Un Reviewer puede agregar comentarios a un
documento, pero no los
puede agregar a otros
comentarios o compartir
el documento.
Un Reader tiene acceso al
archivo como de slo lectura, pero no puede comentar o compartir el archivo.
CAPTULO ONCE
Trabajar en
Buzzword
Buzzword es la aplicacin de procesamiento de documentos en lnea de Acrobat.com. Adems de escribir documentos, tambin puedes usar herramientas de comentarios directamente en el programa y compartir el archivo desde la interfaz de Buzzword. Editar, comentar y revisar puede hacerse en equipo. Buzzword almacena tus archivos y los ejecuta desde
los servidores seguros de Adobe, para que estn siempre disponibles en la Web.
Abre Buzzword desde la interfaz de Acrobat.com o desde Acrobat eligiendo Create
Buzzword Document crear un documento Buzz-Word desde el men del botn de tarea
Collaborate (Colaborar). Una vez en Buzzword, puedes invitar a otros a colaborar en el
documento usando la caracterstica Share en la parte inferior izquierda de la ventana de
la aplicacin. Los invitados pueden colocarse en una de varias categoras, de acuerdo con
los privilegios que se les otorga lee sobre las diferentes opciones en la columna Quin
es quin?.
Una vez que la aplicacin se lanza, puedes hacer lo siguiente:
Para importar un archivo de tu computadora, elige Document > Import desde el men
Buzzword, ubica y selecciona un archivo en tu computadora y haz clic en Open.
Ya sea que empieces desde cero o importes un documento, trabajas en Buzzword como
lo haras en cualquier aplicacin de escritorio. Puedes notar que la interfaz trabaja un poco
diferente de lo que usualmente ves en tu escritorio. Debido a que Buzzword est escrita en
Flash, la mayora de los elementos de men se deslizan dentro y fuera del campo de visin
(lee ms en la columna Estar en la onda).
Accedes a los paneles y mens desde la interfaz principal de Buzzword (figura 83).
223
Estar en la onda
Algunas de las caractersticas
basadas en Flash agregadas
a Buzzword hacen ms sencillo el trabajo en la interfaz sin
tener que elegir elementos de
men, como lo haras cuando
trabajas en una aplicacin
comn. Aqu hay algunas:
Insertar un comentario
en la lnea activa
Compartir
el archivo
Insertar y redimensionar
imgenes
Ver el historial
Conteo de palabras,
palabras con banderas
y ampliacin
El sincronizador
guarda el archivo y
actualiza el servidor
El men de la aplicacin contiene los tipos de comandos que esperaras, como los
siguientes:
Document. Haz clic en el men Document para desplegar comandos para administrar
documentos. Tambin encontrars comandos para configurar la pgina, impresin y
compartir.
Edit. En el men Edit busca comandos comunes de edicin, incluyendo Check Spelling, que identifica potencialmente palabras mal deletreadas con una lnea subrayada
dentada.
Help. Usa comandos en el men Help para ver archivos de ayuda y vincularte a sitios de
soporte de Buzzword.
224
Consejo
Haz clic en el logo de Adobe Buzzword para abrir otro men, en donde puedes leer sobre el
programa y normas de usuario, salir de Buzzword o elegir Settings & Preferences para abrir
un dilogo. Aqu encontrars informacin sobre la cuenta Adobe ID, as como preferencias
de Buzzword que te permiten definir la unidad de medida desplegada en la aplicacin pulgadas es la predeterminada. Puedes tambin elegir si quieres marcar errores de deletreo y
puedes construir una lista de palabras.
Una lista de paneles de configuracin y sus opciones se enlistan en la tabla 11.1.
CAPTULO ONCE
cono
Font
Paragraph
List
Elige tipo de lista, el cono, el nivel de esquema y loscomandos para saltar contenido insertado entre elementos de la lista.
Image
Tabla
Comment
225
84
Comparar
documentos
Coincidir en las
descripciones
Eliges una de tres opciones
cuando conguras un proceso
de comparacin de documentos. Las elecciones estn
basadas en tipos generales de
caractersticas encontradas
en los tipos de documentos
nombrados. Por ejemplo:
Reports, spreadsheets,
magazine layouts
(Informes, hojas de
clculo, formato de
publicaciones). En estos
tipos de documentos, el
texto usualmente uye de
una pgina a otra as; la
caracterstica busca movimientos entre las pginas.
Presentation decks,
drawings, or illustrations (Cubiertas de
presentacin, dibujos
o ilustraciones). Cada
pgina es tratada como
un documento independiente y la funcin Compare (Comparar) busca
cambios en orden, como
usualmente encontraras
en un conjunto de diapositivas de PowerPoint.
Scanned documents
(Documentos digitalizados). Acrobat crea imgenes temporales de cada
documento que luego son
comparados como imgenes.
3. Para ambos documentos, escribe un nmero de pgina en los campos First page (Primera pgina) y Last page (ltima pgina) para cambiar las comparaciones si es necesario. Los campos enlistan automticamente los nmeros de pgina para las primeras y
ltimas pginas de los documentos.
4. Selecciona una opcin Document Description (Descripcin del documento) lee sobre
las opciones en la columna Coincidir en las descripciones.
5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y comparar los archivos.
Acrobat procesa los archivos y genera los cambios. Los contenidos se despliegan en el
panel de navegacin Compare (Comparar), nuevo en Acrobat 9 (figura 84a).
226
Se agrega otra pgina antes de las pginas del documento que enlista los nombres de
los archivos, si se encontraron diferencias y una clave al reporte. Puedes hacer clic en los
vnculos de la pgina Summary para ver el documento reciente o el antiguo, as como
el primer cambio en el informe.
Haz clic en una miniatura de pgina para mostrar esa pgina en el panel del documento
(figura 84b).
Elige Show Color Legend (Mostrar leyenda de colores) para desplegar los colores utilizados por diferentes tipos de comparaciones como un superpuesto en el panel del
documento.
Para mostrar cada documento en su propia ventana, elige Show Documents Tiled (Mostrar documentos en mosaico) o Show Documents Side By Side (Mostrar documentos
contiguos) desde el men Options (Opciones).
Para sincronizar las pginas mientras se muestran ambos documentos en sus propias ventanas, elige Synchronize Pages (Sincronizar pginas) desde el men Options
(Opciones).
Para cambiar el tamao de las miniaturas de pgina, desde el men Options (Opciones)
elige Thumbnail Size (Tamao de miniatura) y la opcin.
CAPTULO ONCE
227
Arrastra la barra divisoria en la parte inferior del panel Compare (Comparar) hasta mostrar las miniaturas de las pginas del documento antiguo. Haz clic en una miniatura
para abrir la pgina en una nueva ventana.
Haz clic para conmutar
conguraciones de color
y elementos evaluados
Identicar tipos de
cambios por color
Manzanas y naranjas
Las nuevas herramientas
Compare (Comparar) en Acrobat 9 ofrecen un montn de
personalizacin. Si quieres
personalizar el diseo, aqu
hay algunas cosas para intentar:
Haz clic en Show Options
(Mostrar opciones)
en el
panel Compare (Comparar)
para conmutar las elecciones.
En las opciones, puedes hacer
lo siguiente:
Especica qu tipos de
cambios mostrar, tales
como texto, imgenes,
formato y fondos.
Arrastra un deslizador
Opacity (Opacidad) para
congurar cun transparente u opaco es el despliegue de los comentarios superpuestos.
228
85
Organzate
Supn que ests involucrado
en un proyecto grande en un
grupo y en otro proyecto con
otro grupo. En el curso de tu
jornada laboral habitual, participas en un par de revisiones para cada proyecto. Cada
revisin agrega otra lnea a la
lista en el panel izquierdo del
Tracker (Rastreador). Para permanecer organizado, sigue
estos pasos:
Rastrear
una revisin
Iniciar y rastrear varias revisiones, participar en otras y tratar de mantener todo correcto
no es sencillo. Afortunadamente, Acrobat ofrece el Tracker (Rastreador) para ayudarte a
controlar el proceso.
En Adobe Reader 9, elige View > Tracker (Ver > Rastreador). En Acrobat 9, elige Track
Reviews (Rastrear las revisiones) desde el men desplegable del botn de tarea Comment
(Comentario). Todas tus actuales revisiones las iniciadas y aquellas en las que ests
participando junto con cualquier servidor en el que ests trabajando se enlistan en la
columna izquierda de la ventana (figura 85). Abre o contrae las categoras en el Tracker
(Rastreador) haciendo clic en los conos correspondientes a la izquierda del nombre de la
categora.
Figura 85 Usa el Tracker (Rastreador) para dar seguimiento a tus revisiones en curso.
Nota
Lee sobre la configuracin de tiempos de actualizacin y preferencias en la columna Revisar comentarios en el #79, Iniciar una revisin compartida, al inicio de este captulo.
CAPTULO ONCE
229
Ver los detalles de una revisin. Haz clic en el nombre de una revisin en el panel
izquierdo para mostrar los detalles de la revisin, incluyendo una lista de participantes y
la fecha y hora en la que fue iniciada la revisin. Desde la vista de detalles de la revisin,
haz clic en View Comments (Ver comentarios) para abrir el archivo rastreado en Acrobat.
Haz clic en el vnculo File Location (Ubicacin del archivo) en el panel derecho para abrir el
documento ya sea en Acrobat o Adobe Reader 9, dependiendo de en cul programa ests
trabajando. Lee cmo convertir los contenidos del dilogo Tracker (Rastreador) en un PDF,
en la columna Rastrear lo que ests rastreando.
Comunicaciones. Selecciona una revisin de la lista en el panel izquierdo y haz clic en
Email All Reviewers (Enviar por correo electrnico a todos los revisores) o Add Reviewers
(Agregar revisores) para abrir los dilogos correspondientes.
Nota
El Tracker (Rastreador) en Adobe Reader slo puede ver revisiones entrantes; no puedes iniciar una nueva revisin, mandar correos electrnicos a los revisores, agregar ms revisores
o enviarles un recordatorio.
Servidores. Puedes chequear en los servidores que ests usando para revisar. A menos
que hayas configurado un sistema de servidor interno, vers Acrobat.com enlistado como
el nico servidor. Haz clic en el nombre del servidor en el panel izquierdo para mostrar los
detalles en el panel derecho, incluyendo los nombres de los archivos servidos desde esa
ubicacin y el estado del flujo de trabajo. Si ves una marca de verificacin verde, el servidor
est funcionando adecuadamente.
Finalizar una revisin. Cuando inicias una revisin, puedes especificar una fecha de
conclusin (descrito en la tcnica #79 Iniciar una revisin compartida). Haz clic en la fecha
que se encuentra en los detalles de revisin en el Tracker (Rastreador) y selecciona una fecha
de conclusin diferente o brrala. Una vez que una revisin ha concluido, se deshabilitan
las herramientas para comentar y tus revisores no pueden comentar en el documento.
Limpieza. Puedes usar las carpetas para organizar las revisiones en las que ests involucrado, descritas en el cuadro Organzate. Si eres el iniciador de una revisin, selecciona
su nombre en la lista y borra (haz clic en
) para eliminar una revisin del listado del
Tracker (Rastreador ). No borras el archivo en s de tu disco duro, pero eliminas los archivos
de revisin y los comentarios del servidor Acrobat.com.
Suscripciones RSS. Agrega, organiza y ve suscripciones RSS. Lee ms en la columna
RSS, alguien ms?.
CAPTULO DOCE
232
86
Simplica tu
construccin de
formulario, simplica
tu vida
Considera estas ideas mientras construyes un formulario:
Asegrate de que el
diseo del documento
puede acomodarse al
tamao de los campos
que intentas usar.
CAPTULO DOCE
Acrobat 9 Standard y Pro ofrecen un asistente para poner en marcha tu aventura de construir formularios. El asistente te gua a travs de varias opciones de creacin de formularios,
como el uso de documentos existentes o contenido digitalizado. Puedes empezar desde el
botn de tarea Forms (Formularios) o desde comandos del men del programa.
Hay varias maneras de empezar un formulario en el ejemplo, estoy usando una portada de fax con formulario desde un archivo de InDesign.
Sigue estos pasos para construir el formulario:
1. En Acrobat 9 Standard o Pro, elige Forms > Start Form Wizard (Formularios > Iniciar
Asistente de formularios) para abrir el dilogo Create (Crear) o Edit form (Editar formulario):
2. Elige una de tres opciones (Windows), incluyendo An existing electronic document
(Un documento electrnico existente) como en el ejemplo, A paper form to be scanned (Un formulario impreso o No existing form (No existe un formulario), utilizando
ya sea una pgina en blanco o una plantilla para empezar desde cero. En la Mac, tienes
dos opciones, que incluyen Start with a PDF document (Iniciar con un documento
PDF) o A paper form (Un formulario impreso). Haz clic en Next (Siguiente).
Nota
Si eliges la opcin No existing form (No existe un formulario), disponible slo en Windows, se inicia LiveCycle Designer y despliega el New Form Assistant (Asistente de nuevo
formulario).
3. Especifica el documento a usar por el formulario. Elige Use the current document
(Usar el documento actual) si ya tienes tu archivo de origen abierto en Acrobat o elige
Import a file from file system (Importar un archivo del sistema de archivos) y haz clic
en Browse (Examinar) para ubicar y seleccionar el archivo para el formulario. Haz clic en
Next (Siguiente).
4. El documento es procesado y aparecen automticamente campos en la pgina utilizando la caracterstica de inteligencia artificial en Acrobat.
5. Un dilogo de informacin se abre explicando que ests en el modo Form Edit (Edicin
de formulario) y que los campos se han agregado al formulario (figura 86a). Tambin
ves un ejemplo de un campo y sus componentes. Una vez que has ledo el dilogo haz
clic en Dont show again (No volver a mostrar) para ahorrar un clic de ratn en el
futuro. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo.
233
Formularios de Acrobat
vs. formularios de
LiveCycle Designer
Consejo
Si ests abriendo un formulario existente, no vers el dilogo de informacin.
6. Los campos se muestran en el formulario y se enlistan en el panel Fields (Campos)
(figura 86b). Completa la estructura y diseo del formulario y gurdalo. (Lee cmo trabajar con los campos en el #87, Trabajar en el modo Edicin de formulario, y el #88,
Dibujar y personalizar campos de formulario.)
Figura 86b El modo Form Edit (Edicin de formulario) muestra los campos agregados
automticamente al formulario.
234
87
Trabajar en el modo
Edicin de formulario
Acrobat 9 ofrece el mismo conjunto de herramientas de campo de formulario que en versiones anteriores, pero la forma en la que ves los campos es ms sencilla. Si has trabajado en
Acrobat antes, estars sorprendido de que no puedes encontrar una barra de herramientas
Forms (Formularios) o elegir herramientas de formularios desde el men Tools (Herramientas) a menos que de hecho ests trabajando en un formulario.
Cuando inicias un proyecto de formularios de Acrobat, la ventana principal del programa cambia al modo Form Edit (Edicin de formulario), que ofrece las herramientas de
campos y varios otros comandos para trabajar con el formulario. Adems, los mens del
programa se despliegan, pero los comandos disponibles estn limitados a aquellos aplicables a la construccin y trabajo con un formulario. Muy til!
Para editar el formulario, sigue estos pasos:
1. Revisa los campos agregados para determinar si son necesarios. Empieza a realizar
correcciones en el formulario (mira cmo se hace en el #88, Dibujar y personalizar campos de formulario). Puedes hacer lo siguiente:
Selecciona un campo y presiona Delete (Borrar) para eliminarlo. Puedes hacer clic en
el campo del formulario o seleccionarlo en el panel Fields (Campos) (figura 87a).
Haz clic con el botn derecho (Control+clic) en un campo en el panel y elige Properties (Propiedades) desde el men de atajo para abrir su dilogo de propiedades y
personalizar la configuracin.
Herramientas
de campos de
formulario
Visualizar el
formulario
Contraer
herramientas
Compartir el formulario
Cerrar el modo
de edicin de
formulario
Campos enlistados
en orden de
tabulacin
Campos
seleccionados
Campos
seleccionados
Campo no
capturado
Figura 87a El modo Form Edit (Edicin de formulario) muestra los campos agregados
automticamente al formulario.
Crear y manejar formularios
235
Consejo
Puedes hacer Shift+clic o Ctrl+clic (Comando+clic) para seleccionar varios campos a la vez,
en el formulario o el panel Fields (Campos), como en la figura.
2. Si tienes una cantidad de trabajo para hacer con el formulario usando diferentes herramientas, haz clic en Add New Field (Agregar nuevo campo)
para desplegar la lista
de herramientas de formulario y elige Show Tools on Toolbar (Mostrar herramientas de
la barra de herramientas). Vers la lista de herramientas de formulario en la barra como
en la figura 87a. Para contraer la barra, haz clic en Hide (Ocultar)
. Refirete a la tabla
12.1 para descripciones de las herramientas.
3. Cuando hayas terminado, haz clic en Preview (Vista previa)
en el modo Form Edit
(Edicin de formulario) para mostrar el formulario como le aparece a un destinatario,
incluyendo instrucciones y acciones en la Document Message Bar (Barra de mensajes
del documento) (figura 87b).
Figura 87b Preview (Vista previa) muestra el formulario como le aparece a un usuario, incluyendo campos activos de formulario.
4. En la vista previa, haz clic y escribe para probar los campos. Cuando hayas terminado de
probar, elige Forms > Clear (Formularios > Borrar formulario) para eliminar el contenido
agregado. Para mostrar un fondo que identifique los campos activos del formulario, haz
clic en Highlight Fields (Resaltar campos).
5. Haz clic en Edit Layout (Editar presentacin)
para restaurar el modo Form Edit (Edicin de formulario) si necesitas realizar ms cambios y ajustes.
5. Cuando hayas terminado con el formulario, asegrate de guardarlo. Haz clic en Close
Form Editing (Cerrar edicin de formulario) para regresar a la ventana bsica de Acrobat.
#87: Trabajar en el modo Edicin de formulario
Izquierda o derecha
Usualmente un campo est
asociado a una etiqueta en su
lado izquierdo. El proceso de
conversin no reconoce de
forma inherente cuando una
etiqueta le sigue a un campo
de formulario, ubicada a su
derecha.
236
Si sales del modo Edit Form (Editar formulario), puedes regresar fcilmente para realizar
ms cambios. Elige Forms > Add or Edit Fields (Formularios > (Agregar o editar campos)
para reabrir el modo Form Edit (Edicin de formularios). Si el archivo no est guardado,
sers incitado a guardarlo antes de regresar al modo Form Edit (Edicin de formulario).
Nombre de la
herramienta
Herramienta Text Field
(Campo de texto)
Herramienta Check Box
(Casilla de vericacin)
Herramienta Radio
Button (Botn de radio)
Herramienta Button
(Botn)
Herramienta Digital
Signature (Firma digital)
Herramienta Barcode
(Cdigo de barras)
CAPTULO DOCE
Usos comunes
Usa esta herramienta para crear un campo en el que los usuarios
escriben texto, como nombres, direcciones o colores favoritos.
En donde tu usuario puede elegir una o ms opciones, usa
una casilla de vericacin. Por ejemplo, si tu formulario
incluye una lista de destinos favoritos de vacaciones, tu usuario podra especicar las tres opciones de Hawai, Jamaica y
Tahit.
Agrega botones de radio cuando quieras que el usuario realice
una nica opcin entre dos o ms elementos. Un ejemplo es
un formulario de servicio al cliente que le permite al usuario
elegir entre un grupo de respuestas, desde increble hasta
espantoso.
Crea una lista de elementos de los cuales el usuario puede
seleccionar; usualmente los cuadros de lista estn diseados
para permitir selecciones mltiples. Por ejemplo, cuando
construyes el carro de tus sueos en un sitio en lnea, puedes elegir cualquier o todos los elementos desde una lista de
accesorios.
Puedes ofrecer una lista de elementos en un men desplegable o permitirle al usuario escribir un valor personalizado. Por
ejemplo, tu formulario puede incluir varias opciones de pases
a los que envas comnmente tus productos, as como una
opcin para que los clientes escriban el nombre de su pas.
Usa un botn para iniciar cualquier accin desde imprimir un
documento a enviar un formulario. La herramienta Button
(Botn) tambin se incluye en la barra de herramientas
Advanced Editing (Edicin avanzada) aprende ms en el
captulo 15, Controlar la accin e interaccin.
Usa esta herramienta para agregar un tipo especial de campo
para aplicar una rma digital al documento. Aprende ms
sobre rmas digitales en el captulo 16, Proteger tus documentos.
Usa esta herramienta para agregar cdigos especializados utilizados por lectores de aplicaciones y dispositivos.
237
88
Dibujar y personalizar
campos de formulario
Agrega ms campos y cambia los existentes en el modo Form Edit (Edicin de formulario) durante el proceso de creacin de formulario o eligiendo Forms > Add and Edit Fields
(Formularios > Agregar y editar campos). En Acrobat 8 tenas que configurar un campo
de formulario usando su dilogo multificha Properties (Propiedades). Ahora, en Acrobat 9
Extended y Extended Pro, los campos se colocan casi como un sello en la pgina y puedes
hacer la mayor parte de la configuracin directo en la pgina en el pequeo dilogo emergente que se despliega cuando agregas campos.
En este ejemplo, ve cmo un conjunto de botones de radio se agrega a un archivo de
muestra.
Sigue estos pasos para agregar y configurar un campo nuevo:
1. En la barra de herramientas Form Edit (Edicin de formulario)
, haz clic en Radio
Button (Botn de radio) y mueve el puntero sobre la pgina. Vers lneas que se cruzan
y un contorno del campo.
2. Haz clic cuando el contorno del campo est en la ubicacin correcta para colocarlo en
la pgina. En el ejemplo, el campo se superpone a la primera imagen de botn de radio
incluida en el formulario.
3. En el dilogo emergente que se abre cuando colocas el campo en la pgina, haz clic
para seleccionar el nombre predeterminado radio en el campo Radio Group Name
(Nombre del grupo de radio) y escribe uno nuevo para el grupo priority se utiliz
en el ejemplo (figura 88a).
4. Escribe un nuevo valor en el campo Button Value (Valor del botn) en el dilogo emergente, como urgent en el ejemplo. El valor predeterminado es yes (s).
(contina en la siguiente pgina)
#88: Dibujar y personalizar campos de formulario
Procesar en lotes un
cambio
No tienes que seleccionar y
cambiar propiedades para un
campo a la vez. Para realizar
algunos cambios a un
conjunto, selecciona los
campos en el panel Fields
(Campos) o en el formulario y
luego abre el dilogo Properties (Propiedades). No podrs
hacer algunas tareas como
asignar acciones, pero puedes realizar cambios como la
modicacin de la apariencia
o formatear selecciones que
estn aplicadas a todos.
238
Considerar la
accesibilidad
En muchas situaciones necesitas hacer tus formularios
compatibles con los estndares de accesibilidad. Una de
las caractersticas clave de la
accesibilidad es la comunicacin adecuada con lectores de
pantalla y otros dispositivos.
Abre el dilogo Properties
(Propiedades) del campo
del formulario y en el campo
Tooltip (Consejo de herramientas) en la cha General,
escribe una instruccin corta
como Tu mes de cumpleaos. Sin un consejo de herramientas, el lector de pantalla
nombra el tipo de campo y el
usuario no tiene una manera
de entender su propsito.
Lee ms sobre accesibilidad
revisando el #48, Informar y
reparar un documento y ms
sobre el uso de descripciones
de campos de formulario en
el #49, Mejorar la accesibilidad PDF.
5. Haz clic en Add another button to group (Agregar otro botn al grupo) en la parte
inferior del dilogo emergente para reactivar la herramienta Radio Button (Botn de
radio) y colocarla en la ubicacin para el siguiente botn. Puedes usar las lneas de gua
punteadas para alinear el botn en el formulario. Nuevamente, se despliega el dilogo
emergente de propiedades. Escribe una nueva entrada en el campo Button Value (Valor
del botn) y repite agregando y configurando los botones hasta que el conjunto est
terminado (figura 88b). Haz clic en cualquier parte en el formulario para deseleccionar
la herramienta Radio Button (Botn de radio).
Consejo
Si ests construyendo varios campos del mismo tipo puedes hacer clic en Keep tool selected (Mantener la herramienta seleccionada) en la barra de herramientas Form Edit (Edicin de formulario) para colocar todos los campos sin reseleccionar la herramienta. No
tendrs el despliegue del dilogo emergente de propiedades y tendrs que configurar las
opciones en el dilogo Radio Button Properties (Propiedades de botn de radio).
Los campos de formulario comparten muchas caractersticas sin importar el tipo de
herramienta de formulario que uses, aunque algunas opciones de configuracin se usan
slo para ciertos tipos de campos. En lugar de usar el dilogo emergente que se despliega
cuando agregas un campo, puedes realizar las elecciones en el dilogo Properties (Propiedades) que es nombrado de acuerdo con el tipo de campo que ests configurando.
Para abrir el dilogo Properties (Propiedades) de un campo, elige Properties (Propiedades) desde el men de atajo de un campo.
CAPTULO DOCE
239
Aqu hay un breve resumen de las fichas de configuracin que puedes usar con campos
de formulario en Acrobat 9 y cmo usa el ejemplo estas caractersticas:
Ficha General. Esta pestaa es comn a todos los tipos. Agrega un nombre y un consejo de herramientas en esta ficha del dilogo, as como define si el campo es visible o
invisible. Adems, especifica si un campo es requerido (una entrada es obligatoria) o si
el campo es de slo lectura. Por ejemplo, puedes querer hacer obligatorio el campo de
nombre del usuario, o define campos de texto de clculo como de slo lectura. En el
ejemplo mostrado en la figura 88b, cada botn es visible y tiene su propio consejo de
herramientas.
Ficha Appearance (Aspecto). Esta ficha es comn a todos los tipos de campos de formulario. Configuras el color del borde, el relleno y caractersticas como el texto. En el
ejemplo, el formulario contiene ya una imagen para cada botn, por lo que los botones de radio deberan ser invisibles. Para hacer esto, haz clic en Border Color (Color de
borde) y elige No Color (Sin color); haz clic en Fill Color (Color de relleno) y elige No Color
(Sin color) (figura 88c).
Opciones. Todos los campos de formulario tienen una ficha Options (Opciones); los
contenidos varan de acuerdo con el tipo de campo. Los botones, por ejemplo, contienen opciones para elegir etiquetas e imgenes para su despliegue (ve cmo se hace
en el captulo 15, Controlar la accin e interaccin); un campo Check Box (Casilla de
verificacin) te permite elegir la apariencia del objeto, como una marca de verifica(contina en la siguiente pgina)
#88: Dibujar y personalizar campos de formulario
Enviar tu formulario
En el pasado, tenas que
incluir un botn Submit
(Enviar)
en un formulario, o conar en
que tus destinatarios se tomaran el tiempo de enviarte un
correo electrnico con su formulario adjunto.
En Acrobat 9, debido a los
cambios en el Form Tracker
(Rastreador de formulario),
recibir los resultados de un
formulario es mucho ms
sencillo. Cuando abres el formulario para completarlo, ves
que la barra de mensajes del
documento incluye un botn
Submit (Enviar), que utiliza
tu informacin de rastreo del
archivo en Acrobat.com para
enviar el formulario por ti.
Qu prctico!
240
cin o estrella; los campos Combo Box (Cuadro combinado) y List Box (Cuadro de lista)
incluyen reas en donde puedes insertar listas de elementos, y un campo Radio Button
(Botn de radio) ofrece un estilo de botn y elecciones de estados de seleccin en la
ficha Options (Opciones).
Actions (Acciones). Todos los campos de formulario tienen esta ficha y se ve y funciona
de la misma manera en todos los tipos. Las acciones son actividades que Acrobat realiza
en respuesta a algn tipo de interaccin, como escribir un nmero en un campo de
formulario que luego muestra un clculo en otro campo. Las acciones se describen en el
captulo 15. El ejemplo no usa una accin asociada con la eleccin del botn de radio.
Nota
Cuatro fichas adicionales se despliegan de acuerdo con el tipo de campo de formulario
seleccionado. Por ejemplo, el dilogo ListBox Properties (Propiedades de cuadro de lista)
incluye la ficha Selection Change (Cambio de seleccin), que te permite ajustar el comportamiento que ocurre cuando el elemento seleccionado en el cuadro de lista cambia. Lee
ms sobre los otros tipos en la siguiente tcnica.
CAPTULO DOCE
241
89
Agregar clculos y
comportamientos de campo
Todo el mundo utiliza formularios y los de Acrobat hacen ms sencilla que nunca la creacin, distribucin y administracin de formularios. Al lado del tipo de informacin habitual,
como asistencias, encuestas, etctera, un gran nmero de formularios de uso comn tienen
algn tipo de clculo. Los clculos bsicos que usan campos de formulario no son difciles,
una vez que sabes el truco.
Antes de empezar, evala los nombres de los campos que Acrobat agrega automticamente y cmbialos como sea necesario, siguiendo los pasos descritos en el #87, Trabajar
en el modo Edicin de formulario. Revisa los nombres y renombra si es necesario (mira la
columna Qu hay en un nombre? para algunos consejos).
Hay varias situaciones que comnmente encontrars cuando construyes un formulario.
En todos los casos, asumimos que los campos estn agregados, nombrados y que ests
trabajando en el modo Form Edit (Edicin de formulario):
Usar un formato especial. Quieres que tu informacin de formulario aparezca en el
formato correcto y usando el rango adecuado de valores, como el campo de cdigo postal.
En el dilogo Text Field Properties (Propiedades de campo de texto), haz clic en Format
(Formato). El formateo puede variar desde nmeros, a moneda y fechas.
Desde el men emergente Select format category (Seleccionar categora de formato),
elige Special (Especial) para desplegar una lista de mscaras (campos de entrada estructurados con una disposicin de caracteres y espaciado preconfigurados) y haz clic en Zip Code
(Cdigo Postal). En el formulario, si un usuario intenta tabular fuera de un campo sin agregar
el nmero correcto de dgitos, se despliega una alerta de JavaScript (figura 89a).
Qu hay en un nombre?
Cuando viene de campos de
formulario, la respuesta es
Muchos. Si ests usando un
formulario sencillo, no hay
mucho problema en referenciar los campos visualmente
y asociarlos con sus etiquetas
y propsitos. En contraste, un
conjunto pobremente nombrado de 200 campos es una
migraa por suceder.
Decide la estructura de nombres basndote en el propsito del formulario. Por
ejemplo, si ests construyendo una orden de pedido,
cada la del formulario usualmente se relaciona con el
elemento a ordenar. Por lo
tanto, deberas usar item01
en la fila01 para identicar el
producto, item02 en la fila02
para el segundo producto,
etctera. El color del primer
elemento debera ser color01
y su tamao size01, etctera.
De manera similar, busca
totales que tengan sentido.
Usando el mismo ejemplo, si
hay precios diferentes para
el item01 de acuerdo con
las personalizaciones ofrecidas, la columna Total puede
contener item01-total como
precio del primer elemento y
adicionales.
242
Haz tu tarea
Antes de empezar una
secuencia de cdigos de
clculo en un formulario, haz
tu tarea. La manera ms simple de dar seguimiento a lo
que quieres hacer, es imprimir
una copia de tu formulario
y luego escribit tu cdigo y
clculos directo en l. De esa
forma, cuando ests en el
medio de los clculos, podrs
mantenerte otientado.
En la ficha Validate (Validar), haz clic en Field value is in range (El valor del campo se
encuentra en el intervalo) y escribe 30000 y 90000 en los campos From (De) y To (A)
respectivamente.
Cuando pruebes el formulario, recibirs diferentes alertas JavaScript, dependiendo de
qu error se encuentre.
Clculos. Muchos formularios incluyen clculos. Afortunadamente, la mayora de los
clculos sencillos pueden hacerse usando el dilogo Text Field Properties (Propiedades de
campo de texto). En mi factura de ejemplo, hay varios campos requeridos para calcular los
costos de cada elemento:
Cantidad de un elemento (Q1) x precio unitario (P1) = total para ese elemento (T1)
Para configurar los campos que hagan el clculo del precio total, necesito hacer lo
siguiente:
Q1: Elige el formato Number (Numrica) desde el men emergente Select format category (Seleccionar categora de formato) en el campo Format (Formato).
P1: En el campo Format (Formato), elige el formato Number (Numrica) desde el men
emergente Select format category (Seleccionar categora de formato) y deja los lugares
decimales en 2.
T1: Repite las mismas opciones de formato que en el campo P1. En la ficha Calculate
(Clculo), sigue estos pasos:
1. Haz clic en Value is the [n] of the following fields (El valor es el/la [n] de estos campos)
y selecciona product (x) (multiplicacin (x)) desde el men emergente.
2. Haz clic en Pick (Escoger) para abrir una lista de los campos en el formulario. Selecciona
los campos que quieras calcular, en este caso Q1 y P1, y haz clic en OK (Aceptar) para
cerrar el dilogo. Los campos seleccionados se muestran en el dilogo (figura 89b).
CAPTULO DOCE
243
3. Haz clic en Close (Cerrar) en el dilogo Text Field Properties (Propiedades de campo
de texto) para regresar al formulario. Cuando salgas del modo Form Edit (Edicin de
formulario) y pruebes los campos, vers el clculo funcionando.
244
90
Usa opciones Center (Centrar) para mover los campos seleccionados al centro de la pgina horizontal
y/o verticalmente.
Organizar y ordenar
un formulario
Agregar y probar campos de formulario es slo la primera parte del proceso. Por su naturaleza, un formulario es una estructura organizada los campos para acumular informacin
se colocan en el formulario junto con sus etiquetas de identificacin; los campos y etiquetas estn con frecuencia organizados en la pgina en algn tipo de patrn de cuadrcula.
Nuestro enfoque con los formularios es tambin generalmente sistemtico; usualmente
empezamos por llenar un formulario desde la parte superior izquierda y nos desplazamos
hasta que terminamos en la parte inferior derecha.
Para alcanzar estas respetables metas, Acrobat 9 ofrece herramientas y caractersticas
diseadas para mejorar los aspectos visuales, organizativos y funcionales de un formulario.
Nota
Puedes seleccionar campos con los cuales trabajar en la pgina del documento o en el
panel Fields (Campos), que es a menudo ms fcil de hacer. Sin embargo, los elementos en
el men de atajo difieren dependiendo de si haces clic con el botn derecho (Control+clic)
en la seleccin en el panel Fields (Campos) o en la pgina.
Aspectos visuales. Un gran nmero de los mismos tipos de campos en disposiciones
similares es comn en los formularios. Acrobat ofrece un mtodo para espaciar y darle
un tamao a los campos en tu formulario. Selecciona los campos con los que quieres
trabajar en el formulario o en el panel Fields (Campos) y haz clic con el botn derecho
(Control+clic) en el documento para abrir el men de atajo. Selecciona Align, Distribute or
Center (Alinear, distribuir o centrar) y luego una opcin desde el submen.
Para darle un tamao a un grupo de campos, elige Set Fields to Same Size (Definir campos al
mismo tamao) y luego elige Height (Alto) y/o Width (Ancho) desde el submen (figura 90a).
CAPTULO DOCE
245
La opcin Default Tab Order (Orden de fichas predeterminado) est elegida por defecto,
y es asignada a tu formulario cuando Acrobat define los campos.
Order Tabs by Row (Ordenar fichas por fila) es comnmente usada por formularios que
recopilan cientos de piezas de informacin. Tabular por filas le permite al usuario ir de
izquierda a derecha.
Order Tabs by Column (Ordenar fichas por columna) se utiliza comnmente cuando
ests ensamblando informacin para comparar. Por ejemplo, un formulario enlista cantidades de ventas o elementos diferentes (valores agregados en filas) de acuerdo con
un vendedor en particular (definido por columna).
Elige Order Tabs Manually (Ordenar fichas manualmente) si quieres redefinir el orden
t mismo. Arrastra una etiqueta de campo en el panel Fields (Campos) hacia arriba o
hacia abajo para cambiar su orden. Puedes necesitar ordenar los campos manualmente
cuando ests tratando con campos calculados.
(contina en la siguiente pgina)
246
(continuacin)
Los campos de formulario en
el documento estn ahora
identicados por el color de
fondo seleccionado cuando
la opcin Highlight Fields
(Resaltar campos) est seleccionada en la barra de mensajes del documento, y muestra
un borde cuando el ratn se
mueve sobre un campo.
Elige Show Tab Numbers (Mostrar nmeros de tabulaciones) para ver el orden de tabulacin en tu formulario. Si borras campos superfluos, el orden de tabulacin permanece
intacto, pero vers que los campos restantes no se renumeran (figura 90b).
CAPTULO DOCE
247247
91
Simplificar un formulario
visualmente complejo
Algunos formularios son elaborados, punto. Hay una pequea posibilidad de que Acrobat
9, a pesar de su nivel de inteligencia, pueda identificar y construir campos de formulario en
una pgina que use una enorme cantidad de contenido grfico o en una en la que es difcil
distinguir cules seran los campos.
Los formularios visualmente complejos estn generalmente hechos en un programa
de diseo o imagen, pero no tienes que empezar de cero o agregar los campos manualmente. Aqu est cmo usar un interesante formulario construido en InDesign en combinacin con el poder del proceso de reconocimiento de campo de formulario en Acrobat,
para agregar campos.
1. En tu programa de origen, configura las capas para que las etiquetas de campo y sus
estructuras estn en una sola capa, y exporta dos versiones del formulario:
Figura 91a La capa de campo de formulario contiene casi todos los campos requeridos.
(contina en la siguiente pgina)
#91: Simplificar un formulario visualmente complejo
Vale la pena el
esfuerzo?
Buena pregunta. Algunos
factores estn involucrados,
pero como principio general:
s. Si usas dos versiones del
formulario debe estar basado
en su complejidad general.
A menos que confes en la
apariencia de las formas, causar estragos en el proceso
de reconocimiento. Puede no
valer la pena el tiempo invertido en exportar dos versiones
desde tu programa de origen.
En el ejemplo, Acrobat asign
alrededor de una docena de
campos al diseo del formulario completo, slo dos de los
cuales son, de hecho, los campos correctos en las ubicaciones correctas.
Tu eleccin est tambin
basada en cun rpido eres.
Si eres muy veloz en tu programa de origen y no tanto
en Acrobat, realizar la versin adicional puede llevarte
menos tiempo que arreglar
los campos. El escenario
inverso tambin se aplica.
248
LiveCycle Designer en
Mac
Aunque no encontrars LCD
disponible para Mac en Acrobat 9, aqu hay una solucin
alternativa: usa VMware
FusionTM en una Mac Intel e
instala Acrobat sobre sistemas
operativos XP o Vista. Es lo
mejor de ambos mundos!
4. Modifica los campos como sea necesario. En el ejemplo, que usa cinco campos de texto
y uno de casilla de verificacin, slo sta fue insertada manualmente.
5. Guarda el archivo y cierra la ventana en el modo de edicin de formulario.
6. Elige Document > Replace Pages (Documento > Reemplazar pginas) para abrir el dilogo Select File With New Pages (Seleccionar archivo con nuevas pginas). Ubica y selecciona la versin completa del formulario. Haz clic en OK (Aceptar); en el subsiguiente
dilogo Replace Pages (Reemplazar pginas) haz clic en OK (Aceptar).
La estructura completa del formulario reemplaza a la estructura simplificada sin afectar
los campos (figura 91b). Lee sobre reemplazar pginas en el #50, Cambiar pginas y sus
contenidos.
Figura 91b El formulario revisado muestra contenido diferente pero la misma estructura
de campos.
CAPTULO DOCE
249
92
Distribuir
formularios
Una vez que has terminado de construir y probar tu formulario, tienes que entregarlo a tus
encuestados. Acrobat 9 ofrece tres mtodos para distribucin. Puedes usar un proceso de
distribucin por correo electrnico, el cual ha sido extendido a los usuarios de Acrobat 9
Standard. Como con otros esfuerzos colaborativos, puedes almacenar y administrar el proceso de tu formulario en Acrobat.com. Puedes tambin usar tu propia intranet para servir
los formularios y recopilar la informacin.
Nota
Si es necesario, cercirate de agregar seguridad o informacin de firma digital al formulario
antes de distribuirlo. Para detalles en la configuracin de permisos usando campos de formulario, ve el #119, Usar niveles de seguridad y contraseas en un documento; lee sobre
usar firmas en el #121, Firmar un documento.
En esta tcnica, lee cmo distribuir un formulario usando correo electrnico y Acrobat.
com. Si ests distribuyendo y recopilando formularios por correo e intentas incluir encuestados con versiones antiguas de Adobe Reader, elige Advanced > Extend Features in Adobe
Reader (Avanzadas > Funciones ampliadas en Reader). Lee ms sobre habilitar un documento para uso en Adobe Reader en la columna Incluir a los usuarios de Adobe Reader.
Sin embargo, si ests trabajando con un mtodo de distribucin de Acrobat.com, slo los
usuarios de Adobe Reader 9 pueden acceder al archivo, por lo que no necesitas habilitar el
formulario manualmente.
Sin importar el mtodo de distribucin, inicias el proceso de la misma forma. Elige
Forms > Distribute Form (Formularios > Distribuir formulario) desde el men o botn
de tarea Forms (Formularios). Si tienes un archivo de formulario abierto, haz clic en Distribute (Distribuir)
en la barra de mensajes del documento para abrir el asistente
Distribute Form (Distribuir formulario).
Para preparar un formulario para distribucin de correo, sigue estos pasos:
1. En el asistente Distribute Form (Distribuir formulario), elige Manually collect responses in my email inbox (Recibir respuestas manualmente en la bandeja de entrada de
correo) desde el men desplegable. La pantalla muestra una representacin grfica del
proceso (figura 92a). Si habitualmente usas el mismo mtodo de distribucin, selecciona la casilla de verificacin Remember my choice (Recordar mi seleccin) en la
parte inferior de la pantalla. Haz clic en Next (Siguiente).
(contina en la siguiente pgina)
Almacenamiento
automtico de
devoluciones
Cuando Acrobat prepara un
archivo para distribuir, parte
del proceso est creando una
cartera PDF para administrar
las devoluciones. Por defecto,
el archivo de devoluciones se
almacena en la misma carpeta
que tu formulario, y usa el nombre del formulario con _responses agregado al nombre.
Preferencias para
completar ms
fcilmente el
formulario
Prueba alguna de estas preferencias puedes encontrar
que aumentan la velocidad de
procesamiento del formulario
y hacen ms sencillo el trabajo
con l.
Elige Edit o Acrobat > Preferences > Forms (Edicin o Acrobat
> Preferencias > Formularios) y
busca estas opciones:
Automatically calculate
eld values (Calcular
automticamente los valores del campo) te permite
calcular el contenido de
campos numricos cuando
entras la informacin. A
menudo esta caracterstica
se programa en el formulario (ver algunos clculos
sencillos en el #89, Agregar clculos y comportamientos de campo).
(contina en la siguiente
pgina)
250
2. Elige una opcin para distribuir el formulario, ya sea Send it automatically using Adobe
Acrobat (Enviar automticamente utilizando Adobe Acrobat) o Save a local copy and
manually send it later (Guarde una copia local y envela manualmente ms tarde). Si
eliges guardar el formulario localmente, haz clic en Browse (Examinar) para ubicar y
seleccionar una ubicacin de almacenamiento. Haz clic en Next (Siguiente).
Consejo
Elige la opcin automtica si tienes un cliente de correo configurado para trabajar con
Acrobat y sigue las ventanas del asistente para seleccionar destinatarios y revisar el texto
predeterminado que se agrega al mensaje de correo saliente. Si usas un cliente de correo en
lnea, guarda una copia local que adjuntas a un correo y envas segn tu conveniencia.
3. En la tercera y ltimal pantalla del asistente, tu mtodo de entrega se enlista en la parte
superior de la ventana como un vnculo activo. Si quieres revisar los parmetros, haz clic
en el vnculo para regresar al inicio del asistente. Tambin, selecciona la casilla de verificacin Collect name & email from recipients to provide optimal tracking (Recopilar
nombre y correo electrnico de los destinatarios para proporcionar un rastreo ptimo)
al final de la pantalla para ayudarte a rastrear formularios
4. Haz clic en Finish (Finalizar) para cerrar el asistente y guardar el archivo (si envas el
archivo manualmente), o Send (Enviar) (si mandas el archivo automticamente) para
pasarle el archivo a tu cliente de correo, dependiendo de tu seleccin en el paso 2.
CAPTULO DOCE
251
Para desplegar la agenda de Outlook haz clic en To (Para) o escribe las direcciones
en el campo.
Selecciona la casilla de verificacin Collect name & email from recipients to provide
optimal tracking (Recopilar nombre y correo electrnico de los destinatarios para
proporcionar un rastreo ptimo) para mantener los registros actualizados en tu ciclo
del formulario.
4. Haz clic en Send (Enviar). Acrobat procesa el formulario. Primero, se crea un archivo
cartera PDF en la carpeta del formulario para guardar los resultados; luego el formulario
se prepara y se enva.
5. El formulario se cierra en Acrobat y el Tracker (Rastreador) se abre. (Revisa el Tracker
(Rastreador) en el #93, Rastrear formularios.)
(contina en la siguiente pgina)
Guardar informacin de
formulario desde una
forma PDF para llenar.
Firmar digitalmente en
cualquier parte de un
documento (slo para
usuarios de Adobe Reader
8 o 9).
252
Vnculo al archivo
en Acrobat.com
CAPTULO DOCE
253
93
Rastrear
formularios
Quedarse en un bucle
Si ests esperando devoluciones de formulario, no tienes
que mantener abierto el Tracker (Rastreador) para esperar
que aparezcan. En lugar de
eso, haz clic en Latest Updates (ltimas actualizaciones)
en el rastreador y elige Turn
on notication icon in system tray (Activar el cono de
noticacin en la bandeja del
sistema). Vers el cono del
Tracker (Rastreador) en la
barra de tarea y un mensaje
emergente te notica cuando
es recibido un nuevo formulario.
Coordinar con
QuickBooks
Haz clic en Distributed (Distribuidos) o Received (Recibidos) en el listado Forms (Formularios) a la izquierda, para ver una lista de los formularios en los que ests trabajando.
Recopilar informacin de
formulario usando tus
plantillas QuickBooks.
el proceso del formulario, algo que puedes hacer cuando alcances la capacidad para
realizar algn evento o encuesta.
Exportar informacin de
formularios a QuickBooks.
Haz clic en View Responses (Ver respuestas) para abrir la cartera PDF generada cuando
iniciaste la distribucin del formulario.
Haz clic en Open Original Form (Abrir formulario original) para el formulario utilizado
en la revisin.
Cuando recibas las respuestas, puedes hacer lo siguiente:
Rastrear la informacin de respuesta, incluyendo las nuevas y aquellas que no han sido
respondidas.
(contina en la siguiente pgina)
#93: Rastrear formularios
254
Enviar correo electrnico a todos tus encuestados o slo a aquellos que no han respondido el formulario.
Agregar destinatarios para abrir la invitacin del formulario y distribuirla como se describe en la tcnica anterior.
Dar clic en el vnculo Recipient Name (Nombre del destinatario) para ver su informacin
en las Responses PDF (Respuestas PDF) (lee ms sobre respuestas automticas en el
#94, Manejar devoluciones de formulario).
CAPTULO DOCE
255
94
Manejar devoluciones
de formulario
Si distribuyes tu formulario desde Acrobat, la informacin de tus formularios devueltos se compila en una cartera PDF, creada como parte del proceso de distribucin (lee
sobre distribucin en el #92, Distribuir formularios). A medida que la informacin
empiece a fluir, usa la caracterstica PDF Portfolio (Cartera PDF) para ordenar o filtrar
las devoluciones, editar informacin en la lnea y agregar ms informacin a medida que
las devoluciones adicionales se reciben.
Para abrir tu archivo de devoluciones puedes hacer lo siguiente:
Elegir Track Forms (Rastrear formularios) desde el men del botn de tarea Forms (Formularios).
Elige File > Open (Archivo > Abrir) para ubicar y seleccionar el archivo PDF de retorno.
Haz clic en View Responses (Ver respuestas) en el Tracker (Rastreador) (mostrado en la
figura 93).
La cartera PDF de respuestas se abre con una pgina de bienvenida, explicando las tareas
que puedes completar en el archivo. Haz clic en Get Started (Puesta en marcha) para cerrar
la ventana de bienvenida y abre la cartera PDF, mostrada en la vista del modo Home (Inicio)
como una tabla que enlista los campos de tu formulario y respuestas devueltas (figura 94a).
Quin necesita un
archivero?
Podras querer usar un documento archivado si usas el
mismo formulario regularmente, como con los de experiencia del cliente. Crea un
nuevo archivo de respuesta,
ltra los resultados (basndote en el intervalo de fechas,
por ejemplo) y envalos a la
carpeta Archive (Archivar)
para guardarlo en un lugar
seguro. De esa forma, tu cartera muestra slo las ltimas
devoluciones y hace ms fcil
encontrar una respuesta particular o rango de respuestas.
256
Agregar devoluciones de
correo electrnico
Algunas veces un destinatario de tu formulario puede
adjuntarlo a un correo electrnico para regresrtelo. Puedes fcilmente agregar esas
devoluciones a las otras en tu
cartera PDF usando comandos del programa. Sigue estos
pasos:
Filtrar las devoluciones. Haz clic en Filter (Filtrar) para ver una lista de los nombres
de los campos del formulario. Haz clic en el nombre del campo que quieres usar para filtrar,
como Radio Button 1 (usado en el formulario de ejemplo para que los destinatarios declaren
si asistieron a un evento). Elige una condicin desde un men emergente, como si contiene
(en el ejemplo), no contiene, est en blanco, etctera. Finalmente, escribe la condicin en
el campo, por ejemplo, No. Las devoluciones se filtran y tus resultados se despliegan, como
se muestra en el ejemplo de la figura 94b. Cuando est hecho, haz clic en Clear All (Limpiar
todo) para eliminar el filtro; haz clic en Done (Hecho) para regresar a la vista completa del
modo Home (Inicio).
CAPTULO DOCE
Archivar respuestas. Haz clic en Archive (Archivar) para mover respuestas a un lugar de
archivo. Puedes seleccionar filas en las respuestas y elegir Archive selected (Archivar seleccionados) desde el men desplegable Archive (Archivar) o archivar todas tus respuestas
(lee ms en la columna Quin necesita un archivero?).
Agregar devoluciones adicionales. Haz clic en Add (Agregar) para abrir el dilogo Add
Returned Forms (Agregar formularios devueltos), en donde puedes manualmente ubicar
y seleccionar archivos a agregar en la lista de devoluciones de la cartera PDF. Una vez que
ubicaste y seleccionaste las devoluciones, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo e
incluir las nuevas devoluciones.
Exportar resultados. Haz clic en Export (Exportar) para exportar los resultados en formato CSV (valor separado por coma) para usar en una hoja de clculo. Puedes seleccionar
filas en las respuestas y elegir Export selected (Exportar seleccionados) desde el men desplegable Export (Exportar) o exportar todas tus respuestas. Se abre el dilogo Select Folder
to Save File (Seleccionar la carpeta para guardar el archivo). Ubica y selecciona la carpeta
y luego elige el formato de exportacin, ya sea XML o CSV. Haz clic en Save (Guardar) para
exportar la informacin y cerrar el dilogo. El archivo est ahora apto para usar en una hoja
de clculo o base de datos (figura 94c).
257
Figura 94c Exporta la informacin a una hoja de clculo para usar con clculos como
el nmero de asistentes.
CAPTULO TRECE
260
95
La X marca el punto
La aceleracin del equipo
en Windows est basada en
el controlador DirectX. Para
probar este controlador en tu
computadora, puedes ejecutar DirectX Diagnostic Tool.
Su ubicacin en tu disco duro
vara segn el sistema operativo instalado, service packs,
etctera. Para encontrarlo, haz
clic en Start > Search (Inicio >
Buscar) y escribe DxDiag.exe.
Haz doble clic en el nombre
en la lista de resultados para
abrir la herramienta, la cual te
gua a travs de varias pginas
de prueba.
Consejo
Elige la opcin vinculada si tienes la intencin de usar el archivo PDF en lnea y almacenar el
archivo FLV en lnea para transmitirlo en tiempo real y desplegarlo ms rpido.
Para incluir un archivo de pelcula en tu documento PDF sin importar su formato
Acrobat usa automticamente el dilogo Insert Video (Insertar video), ya sea que empieces
con las herramientas de Flash o Movie (Video).
Para insertar un archivo de pelcula FLV (Flash video), sigue estos pasos:
1. Abre el archivo PDF que quieres usar y elige Tools > Multimedia > Show Multimedia
Toolbar (Mostrar barra de herramientas Multimedia).
2. Selecciona la herramienta Flash
en la barra de herramientas Multimedia y dibuja un
marco o haz doble clic en la pgina para abrir el dilogo Insert Flash (Insertar Flash).
3. Haz clic en Browse (Examinar) para ubicar y seleccionar el archivo que quieres usar (mostrado en el campo File (Archivo)).
Si usas la herramienta Flash y seleccionas un archivo de pelcula FLV (Flash Video), el dilogo cambia automticamente al dilogo Insert Video (Insertar video), aunque algunos
de sus ajustes son especficos para el Flash video, ms que para otros tipos de pelcula.
Nota
Cuando seleccionas el archivo, nota que la casilla de verificacin Snap to content proportions (Ajustar a proporciones del contenido) aparece en el dilogo y se selecciona por
defecto, manteniendo el ancho/alto del archivo de pelcula en la pgina.
4. Selecciona la casilla de verificacin Show Advanced Options (Mostrar opciones avanzadas) para desplegar tres fichas de ajustes adicionales.
CAPTULO TRECE
261
Selecciona una Skin (Mscara) que proporciona un conjunto de controles que van
desde ninguno hasta el conjunto completo (figura 95a).
Preferencias de
multimedia
Para congurar las preferencias multimedia, elige Edit >
Preferences (Edicin > Preferencias) y haz clic en Multimedia en la columna izquierda.
Desde el men Player Options
(Opciones del reproductor)
en la seccin superior del
dilogo, elige una opcin
de reproduccin. Las preferencias no identican las
versiones de los reproductores elegidos. Por ejemplo,
la ltima versin del Flash
Player es la 9; si los usuarios
eligen Flash como su opcin
de reproduccin pero tienen
instalada la versin en sus
computadoras, no podrn ver
tu trabajo, a menos que sea
reproducible en un reproductor versin 6.
En la porcin inferior del dilogo estn las Accessibility
Options (Opciones de accesibilidad). Si usas dispositivos de asistencia, habilita las
opciones apropiadas.
7. En la ficha Video (Video), selecciona un fotograma para usar como imagen pster (como
se mencion en el paso 5) y cortar los puntos de entrada y salida del video. Tambin
en esta ficha, puedes agregar y configurar puntos de captulo, descritos en la columna
Crea tu punto.
(contina en la siguiente pgina)
#95 : Insertar medios de Flash en un archivo PDF
262
Crea tu punto
8. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo e insertar el video en la pgina (figura
95b).
Un punto de captulo es un
marcador agregado a un
video que dene un marco
en donde puedes lanzar una
accin. Por ejemplo, en un
video de viajes, podras usar
un punto de captulo para
agregar un vnculo a la reservacin en lnea, informacin
y sitios de turismo, o incluso
disparar un formulario que
solicite retroalimentacin.
Arrastra el deslizador debajo
de la previsualizacin del
video hacia el fotograma en
donde quieres agregar el
punto de captulo. Haz clic en
el signo de ms en Chapter
Points (Puntos de captulo)
para agregar la notacin.
Luego, selecciona la notacin
y haz clic en Actions (Acciones). Para ms informacin
sobre acciones, revisa el captulo 15, Controlar la accin
en interaccin.
9. Si quieres realizar ajustes, haz clic en la pelcula con la herramienta Select Object (Seleccionar objeto) para activar el marco; arrastra la pelcula para reubicarla en la pgina o
arrastra desde un manejador para redimensionar el rea de reproduccin.
Nota
Los ajustes se aplican a SWF, FLV, otras pelculas y archivos de sonido.
Flotar
Puedes hacer que un archivo
multimedia insertado en tu
PDF ote en una ventana.
La ventana puede ubicarse
en cualquier parte y no est
atada a una pgina en particular. Podras querer usar una
ventana otante para contener informacin de contacto
o una pelcula con vnculos a
otros recursos, etctera.
CAPTULO TRECE
263
96
Insertar SWF en
un archivo PDF
Insertar un archivo SWF en un documento PDF empieza de la misma manera que insertar
una pelcula Flash, pero ofrece diferentes opciones de configuracin para sacar provecho
de la potencial programacin en el archivo SWF.
Sigue estos pasos para insertar y configurar un archivo SWF:
1. Selecciona la herramienta Flash en la barra de herramientas Multimedia y haz doble clic
en la pgina para activar la herramienta y abrir el dilogo Insert Flash (Insertar Flash).
2. Selecciona Show Advanced Options (Mostrar opciones avanzadas) para desplegar tres
fichas adicionales en el dilogo.
3. En la ficha Launch Settings (Configuracin de inicio), elige desde las mismas caractersticas para configurar pelculas esto es, las opciones Activation Settings (Configuracin
de activacin), Appearance (Aspecto) y Poster Image (Imagen de pster).
4. Haz clic en la ficha Flash y desplegar ajustes para usar el contenido desde el archivo
SWF:
Arrglalo!
Ya sea que agregues un
archivo de Flash u otra pelcula en Acrobat o en un documento de Oce antes de la
conversin a PDF, puedes
realizar cambios a tus ajustes
de la misma forma.
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en la herramienta
Select Object (Seleccionar
objeto)
en la barra de
herramientas Advanced
Editing (Edicin avanzada)
y haz clic con el botn
derecho (Control+clic) en
la pelcula para abrir el
men de atajo.
2. Elige Properties (Propiedades) para reabrir el dilogo Edit Movie (Editar
pelcula). Encontrars los
mismos ajustes y opciones, con la exclusin del
campo de seleccin de
archivo en la parte superior del dilogo.
3. Realiza los cambios como
sea necesario y haz clic en OK
(Aceptar) para cerrarlo.
Figura 96a Usa el men de atajo del archivo SWF en lugar de los elementos del men
contextual predeterminado de Acrobat, como el comando Show Redraw Regions
(Mostrar opciones de redibujo).
(contina en la siguiente pgina)
264
Reproducir para tu
audiencia
Cuando trabajas con multimedia en un proyecto, tienes
que considerar tu audiencia.
Si tu destino es la gente que
disea con tecnologa de
punta, puedes trabajar sin
peligro con lo ltimo y ms
grandioso en trminos de
formatos de medios. Es probable que este grupo tenga la
versin ms reciente de Acrobat y una conexin a Internet
de alto ancho de banda. Sin
embargo, si ests diseando
para una audiencia mucho
ms genrica, no deberas
asumir que tienen, por ejemplo, el ltimo reproductor de
Flash e incluye versiones heredadas de tus medios.
5. Haz clic en la ficha Resources (Recursos) para incluir archivos accesorios requeridos por
el archivo SWF. Haz clic en Add (Agregar) o Add Directory (Agregar directorio) para ubicar e incluir archivos externos en el PDF. Para revisar tus archivos de recurso, haz clic en
el nombre en la lista de la parte superior del dilogo y revisa la ruta en el campo Name
(Nombre).
6. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y reproduce tu contenido SWF (figura
96b).
Puedes usar un nmero de versiones de la pelcula para permitirles a los usuarios trabajar con versiones anteriores de Acrobat y Adobe Reader para ver tu contenido. Lee sobre
incluir otras versiones de pelcula, llamadas renditions (representaciones), en el #97, Insertar
pelculas y versiones heredadas.
Sonido inactivo
Agregar un archivo de sonido a la pelcula es un proceso similar al de agregar pelculas o Flash.
Elige la herramienta Sound (Sonido)
desde la barra de herramientas Multimedia y haz clic en
el documento en donde quieres colocar el archivo. La mayora de las veces dejas invisible el archivo
de sonido, a menos que quieras usar un pster para identicar un botn de sonido. El dilogo Add
Sound (Insertar sonido) se abre y ofrece las mismas opciones que aquellas del dilogo Add Movie
(Agregar pelcula), con la excepcin del ajuste Snap to content proportions (Ajustar a proporciones del contenido), que no se aplica al archivo de sonido. Elige tus parmetros; luego haz clic en OK
(Aceptar) para cerrar el dilogo.
CAPTULO TRECE
265
97
Insertar pelculas y
versiones heredadas
266
Para agregar archivos de medios heredados que no quieres convertir al formato FLV,
sigue los pasos 1-3 del conjunto previo de pasos y luego haz lo siguiente:
1. Haz clic en el vnculo Create legacy multimedia content (Crear contenido multimedia
heredado) en la esquina inferior derecha del dilogo Insert Video (Insertar Video) para
abrir el dilogo Add Movie (Agregar pelcula).
2. Elige Acrobat 6 (and Later) Compatible Media (Multimedia compatible con Acrobat 6 (y
versiones posteriores)) o Acrobat 5 (and Earlier) Compatible Media (Multimedia compatible con Acrobat 5 (y versiones anteriores)).
Seleccionar la versin de Acrobat 6 ofrece ms opciones de configuracin; seleccionar
la versin de Acrobat 6 funciona slo con medios que se ejecutan en el reproductor
Quick-Time (figura 97b).
Considerar la
accesibilidad
Una de las piedras angulares
del diseo de contenido accesible es la inclusin de versiones alternativas del contenido
visual. Para usuarios que trabajan con lectores de pantalla
u otros dispositivos de asistencia, tienes que proporcionar el texto equivalente de tu
contenido visual y subttulos
(si se requiere). Los medios
que ests usando determinan tu capacidad de incrustar
texto, comentarios verbales
y subttulos y no puedes controlar esta capacidad dentro
de Acrobat.
CAPTULO TRECE
267
En la cha Media Settings (Conf. multim.), haz accesible una interpretacin para Java Script, eligiendo opciones similares a aquellas en el dilogo bsico Add Movie (Agregar pelcula).
En la cha Playback Settings (Conf. reproduccin), dene el ciclo, especica los reproductores y
cunto tiempo durar abierto el reproductor y agrega controles.
En la cha Playback Location (Ubicacin reprod.), elige reproducir tu pelcula en una ventana
otante o pantalla completa.
En la cha Playback Requirements (Requisitos reprod.), revisa los ajustes elegidos en las otras
chas.
268
98
Ajustar la apariencia
del modelo
Hay varias formas de cambiar
la apariencia de tu modelo
en Acrobat usando las herramientas en la barra de herramientas 3D:
Selecciona un color de
fondo para el modelo
desde las muestras de
color.
Trabajar con
contenido 3D
En Acrobat 9 Pro Extended, puedes usar contenido 3D exportado desde varios programas
de modelado tridimensional en varios formatos comunes 3D, en un archivo PDF o en un
archivo de origen de Microsoft Word. Incrustas un modelo 3D de la misma forma que
incrustas pelculas o sonidos.
Sigue estos pasos para incrustar un modelo 3D en un documento de Word:
1. Haz clic en 3D Tool (Herramienta 3D)
en la barra de herramientas del Acrobat PDFMaker para abrir el dilogo Add 3D Data (Agregar datos 3D). Un marco se coloca automticamente en la pgina.
2. Selecciona el archivo del modelo y secuencias de comandos. Haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar el dilogo e insertar el modelo.
3. Ubica el marco del modelo en la pgina. Guarda el archivo y convierte a PDF.
4. En Acrobat, haz clic sobre el modelo en la pgina con la herramienta Hand (Mano) para
desplegar la barra de herramientas y ejecutar algunas animaciones asociadas al archivo
(figura 98). Mueve la herramienta Hand (Mano) fuera de la ubicacin del modelo para
esconder la barra de herramientas.
Comentarios 3D
Medidas 3D
Propiedades de cmara
Herramientas de
navegacin 3D
Vistas
Controles de
animacin
Opciones de
vista del modelo
Despliegue de ejes
Varias categoras de herramientas estn disponibles para trabajar con un modelo 3D:
CAPTULO TRECE
Herramientas de navegacin 3D. Con estas herramientas puedes rotar y girar, moverte
en panormica, ampliar/reducir y volar para ver la imagen. Desde el men de atajo,
269
agrega una herramienta Walk (Caminar) para caminar dentro de un modelo. Al mover
el modelo con las herramientas nota que los ejes tridimensionales, desplegados en la
parte inferior izquierda de la ventana, tambin se mueven.
Ver el rbol modelo. Conmuta para desplegar el panel Model Tree (rbol modelo), que
enlista los objetos en el modelo.
Ver el modelo. Elige desde un conjunto de opciones el tipo de proyeccin, color y otras
caractersticas (lee ms en la columna Ajustar la apariencia del modelo).
Editar e incrustar un
modelo 3D
Si te gustara editar el modelo
una vez incrustado en un
PDF, haz clic derecho (Control-click) en el modelo 3D y
selecciona Enable Content
(Habilitar contenido). Vuelve
a dar clic derecho (Controlclick) en el modelo y selecciona Edit In 3D Reviewer
(Editar en 3D Reviewer). Si
el archivo tiene proteccin
contra cambios, no lo podrs
editar.
270
99
Qu es Universal 3D?
El formato soporta animacin
y es editable en Adobe 3D
Reviewer.
U3D te permite el uso de
modelos CAD (Computeraided-design) con detalle
progresivo, permitiendo a los
espectadores ver la estructura subyacente del diseo as
como el producto terminado.
Los parmetros U3D son para
la mayora de los archivos
CAD generados en aplicaciones de creacin de contenido
digital y creados en aplicaciones de ingeniera mecnica.
El 3D Industry Forum desarroll el formato Universal 3D
(U3D) para servir como un formato abierto, de visualizacin
3D extendida y reproposicin.
El 3D Industry Forum tiene
varios miembros industriales,
incluyendo Hewlett-Packard,
NVIDIA, Intel y Adobe.
Editar en Adobe
3D Reviewer
Adobe 3D Reviewer es una aplicacin independiente que se instala con Acrobat Pro Extended. Para abrir 3D Reviewer fuera de Acrobat Pro Extended elige Start > Programs > Adobe
3D Reviewer (Inicio > Programas > Adobe 3D Reviewer). Si ests trabajando con un modelo
en Acrobat Pro Extended, puedes hacer clic con el botn derecho en el modelo y elegir Edit
in 3D Reviewer (Editar en 3D Reviewer).
Puedes usar Adobe 3D Reviewer para trabajar con archivos 3D de diversas formas:
rbol modelo
Barras de herramientas
CAPTULO TRECE
271
Haz tu camino
A primera vista (y en una segunda y tercera!) Adobe 3D Reviewer puede parecer ms bien desalentador. Afortunadamente, el programa ofrece un nmero de espacios de trabajo diseados para diferentes tipos de ujos. Para seleccionar uno, elige Workspace > Toolbar Presets (Espacio de trabajo
> Valores preestablecidos de barras de herramientas) y luego selecciona una opcin. Elige de estos
diseos:
Visualization (Visualizacin). ste es el conjunto predeterminado de barras de herra-mientas, que incluye algunas utilizadas para ver ensamblados 3D y partes. Esta conguracin muestra las barras de herramientas Standard (Estndar), 3D Controls (Controles 3D), Default Views
(Vistas predeterminadas), Display Mode (Modo de visualizacin), Selection Filters (Filtros de
seleccin), Hide/Show (Mostrar/ocultar) y View/Conguration (Vista/conguracin).
Technical Documentation (Documentacin tcnica). Esta presentacin se utiliza principalmente por escritores tcnicos para construir ilustraciones y animaciones para manuales y
guas. Se despliegan las herramientas Play Animation (Reproducir animacin) y Snapshot (Instantnea).
272
100
Cuntame ms
No tienes que dejar la medicin predeterminada como
est. Tambin puedes agregar
una etiqueta de texto. Con la
medicin an seleccionada,
haz clic con el botn derecho
en cualquier parte del fondo
del modelo y elige Change
Markup Label (Cambiar etiqueta de marca). En el campo
desplegable que aparece,
escribe el texto que quieres mostrar y haz clic en OK
(Aceptar). El campo se cierra y
tu etiqueta incluye el texto y
la medicin.
Medir objetos 3D
Usa la 3D Measurement Tool (Herramienta de Medicin 3D) para medir modelos tridimensionales. Puedes crear mediciones entre combinaciones de puntos o bordes, moviendo el
puntero sobre el modelo 3D o resaltando puntos y bordes especficos. La 3D Measurement
Tool (Herramienta de medicin 3D) admite cuatro tipos de mediciones: la distancia perpendicular entre dos bordes rectos, la distancia lineal entre dos puntos, el radio de bordes
circulares y el ngulo entre dos bordes (o tres puntos).
Puedes asociar medidas 3D con vistas especficas. Si la vista predeterminada est activa
cuando se agrega una medida, se crear una nueva vista de medida y se agregar a la jerarqua de vistas en el Model Tree (rbol modelo). La medida slo est asociada con esa vista
y aparece como un elemento secundario de la vista.
Tambin puedes mostrar comentarios mientras tomas medidas. Estos comentarios
(tambin llamados marcas de medida) se conservan al cerrar el documento.
Sigue estos pasos para medir y anotar un objeto en tu modelo 3D:
1. Haz clic en el modelo en la pgina para activarlo y mostrar la barra de herramientas
3D.
2. Haz clic en la 3D Measurement Tool (Herramienta de medicin 3D)
en la barra de
herramientas. Vers que se abre otra paleta de herramientas en el panel del documento
que ofrece una variedad de opciones de ajuste y medicin (figura100).
Moverte y medir
Incluye etiquetas
personalizadas
Arrastra para
colocar la marca
Ve la ubicacin sobre
el modelo
CAPTULO TRECE
273
3. Agrega mediciones al modelo. Para moverte alrededor del modelo mientras mides,
revisa los atajos de teclado en la columna Moverte y medir.
Para medir distancia, haz clic para establecer un punto de origen, mueve el puntero a un
borde de otra rea del modelo y haz clic nuevamente para medir la distancia.
Consejo
Si quieres detener un proceso de medicin, haz clic con el botn derecho y elige Cancel
Measurement (Cancelar medicin) o presiona Esc. Si terminas una marca y quieres eliminarla, haz clic con la 3D Measurement Tool (Herramienta de medicin 3D) y presiona Delete
(Borrar).
4. Despus que hayas colocado el punto final para la medicin, haz clic otra vez y arrastra
para colocar la ubicacin de la etiqueta de medicin. Lee cmo personalizar la etiqueta
de medicin en la columna Cuntame ms.
Medidas temporales
Si quieres revisar algunas
dimensiones de la caracterstica, desactiva la marca
de medicin. De esa forma, la
medicin es visible slo mientras est activa. Si cambias a
otra herramienta o haces otra
medicin, la marca temporal
desaparece.
274
101
Mantenlo en la vista
Si borras una de las vistas
automticamente generadas,
insertadas cuando colocas un
comentario sobre un modelo,
los comentarios asociados
an estn disponibles. Puedes
verlos y seleccionarlos en el
panel Comments (Comentarios) o en el Model Tree (rbol
modelo), enlistados debajo
de las vistas.
Seleccionar un comentario
cambia el modelo 3D a la
misma conguracin de visualizacin que tena cuando se
agreg el comentario.
Insertar comentarios
multimedia
Intentar identificar una ubicacin especfica en un modelo o pelcula al escribir puede ser
difcil, sin mencionar el consumo de tiempo. Con Acrobat 9, esos das se han ido. Ahora,
puedes agregar comentarios a fotogramas individuales de video o a una vista particular de
un objeto 3D. Los usuarios de Adobe Reader pueden agregar comentarios a un PDF si el
documento est habilitado para comentar. Agregar comentarios a vistas de un modelo 3D
requiere la versin 7.07 o posterior de Acrobat o Reader.
Nota
Para un panorama general del trabajo con comentarios, revisa el captulo 10, Comentar
en un documento PDF.
Para agregar un comentario a un video, usa las herramientas de la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). Reproduce el video y pausa la reproduccin
en donde quieras comentar. Agrega el comentario al fotograma.
Los comentarios se muestran en la Comments List (Lista de comentarios) como los de
cualquier otro tipo. Seleccinalo en la lista de comentarios para mostrarlo automticamente en el fotograma de video (figura 101a).
Si no quieres que un
comentario est asociado
con una vista 3D, agrega
el comentario fuera del
rea del objeto 3D.
CAPTULO TRECE
275275
Puedes crear vistas para comentarios o asociarlos con vistas que configuras en el Model
Tree (rbol modelo) o haciendo clic en el men desplegable Views (Vistas) en la barra de
herramientas 3D y eligiendo Manage Views (Administrar vistas).
Sigue estos pasos para asociar acciones con vistas nombradas en el Model Tree (rbol
modelo):
Los comentarios 3D
agregados a otras vistas
se enlistan como componentes de esa vista
en el Model Tree (rbol
modelo) como los ejemplos mostrados en la
gura 101b.
Nota
Revisa el #102, Usando acciones para mostrar vistas multimedia, para ver cmo se usa
una vista nombrada en una accin de botn.
Agregas un comentario en una de tres formas:
Si quieres agregar un comentario a una parte especfica de un modelo, usa la 3D Comment Tool (Herramienta de comentario 3D) en la barra de herramientas 3D.
Si quieres agregar comentarios bsicos sobre el modelo en general, usa las herramientas
de la barra Comment & Markup (Comentario y marca).
Si has hecho mediciones sobre un modelo, puedes convertir las mediciones a comentarios.
3D Comment Tool (Herramienta comentario 3D). Esta herramienta agrega comentarios asociados con la geometra del modelo, como mediciones. Para agregar un comentario
sigue estos pasos:
1. Haz clic en la herramienta Add Multimedia/3D Comment en la barra de herramientas
3D.
2. Despliega la parte del modelo a la que quieres agregar el comentario.
(contina en la siguiente pgina)
Dnde agregar ms
comentarios
Para agregar otro comentario en una vista, selecciona
la vista de comentarios en el
Model Tree (rbol modelo) y
luego haz clic dentro del rea
del objeto 3D.
Si quieres agregar un comentario en una vista nueva de
comentarios, revisa que no
haya vistas de comentarios
seleccionadas en el Model
Tree (rbol modelo). Haz clic
dentro del objeto 3D y agrega
tu comentario.
276
Nota
En la figura 101b, el dilogo superpuesto a la ventana de Acrobat es un duplicado del
comentario agregado el comentario se muestra en la Comments List (Lista de comentarios) y en el Model Tree (rbol modelo).
Herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). Elige una herramienta
desde la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca) y haz clic dentro
del rea 3D. Agrega tu comentario.
CAPTULO TRECE
277
102
Accin multimedia
Hay tres acciones especcas
de multimedia en Acrobat:
1. Agrega y nombra las vistas en las que quieres trabajar, siguiendo los pasos descritos en
el #101, Insertar comentarios multimedia.
2. Selecciona la herramienta Button (Botn)
en la barra de herramientas Advanced
Editing (Edicin avanzada) y haz clic en la pgina en donde quieres colocar el botn.
En el dilogo Field Name (Nombre del campo) que se despliega, haz clic en Show All
Properties (Mostrar todas las propiedades) para abrir el dilogo Button Properties (Propiedades de botn).
3. Configura el botn:
278
6. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y regresar al dilogo Button Properties
(Propiedades del botn).
7. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo Button Properties (Propiedades del botn)
y regresar al documento.
8. Haz clic en la herramienta Hand (Mano) y luego haz clic en tu botn para mostrar la
vista que configuraste anteriormente. Agrega otros botones como se necesite (figura
102b).
Figura 102b Agrega botones para ensear diferentes vistas de tu modelo. En la izquierda
se muestra el acercamiento de la pareja; la derecha muestra la vista predeterminada del
modelo.
CAPTULO TRECE
C A P T U L O C AT O R C E
280
103
Usar el PDFMaker de
AutoCAD
Acrobat 9 Pro incluye un PDFMaker slo para Windows para
AutoCAD. Aqu hay algunos
consejos para trabajar con l:
El tamao de pgina e
informacin de trazado
se transere desde AutoCAD hacia el PDFMaker
automticamente para
determinar el tamao de
pgina correcto.
Despus de convertir un
dibujo de AutoCAD a PDF,
tienes que reguardar el
dibujo de AutoCAD nuevamente para que guardes,
de hecho, los ajustes PDF.
Microsoft Visio, Adobe InDesign e Illustrator son programas de origen populares para producir archivos PDF en capas. Visio te da el poder de usar una estructura de documento y
poner en capas la informacin y datos como sea necesario.
InDesign e Illustrator ofrecen un conjunto de ajustes preestablecidos PDF para exportar
y puedes especificar capas separadas en la mayora de esos ajustes.
Nota
Acrobat 9 Pro tambin instala un PDFMaker en AutoCAD. Lee algunas pistas para su uso en
la columna Usar el PDFMaker de AutoCAD.
Archivos de Visio en capas. Las capas se convierten con los ajustes que eliges en el
dilogo de propiedades de capa de Visio, como visibilidad, bloqueo y nombres. En el men
del programa Adobe PDF, elige Adobe PDF > Convert all Pages in Drawing (Convertir todas
las pginas del dibujo) para incluir todas las capas, incluso el fondo. Selecciona opciones
bsicas de conversin como con los otros PDFMakers.
Los ajustes del PDFMaker de Visio incluyen opciones para incrustar informacin. Elige
Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar configuracin de conversin) para desplegar el dilogo Acrobat PDFMaker. En el rea de Application Settings
(Configuracin de la aplicacin) de la ficha General, busca las opciones que incluyan propiedades de Visio, as como administrar objetos sin propiedades personalizadas (figura
103a).
(contina en la siguiente
pgina)
C A P T U L O C AT O R C E
Convertir documentos de
Visio, InDesign e Illustrator
281
Por qu molestarse
con las capas?
La compatibilidad debe ajustarse a Acrobat 6.0 (PDF 1.5) o superior para soportar
capas.
Asegrate de que la opcin Create Acrobat Layers (Crear capas de Acrobat) est seleccionada en el dilogo Export Adobe PDF (Exportar a Adobe PDF).
Selecciona las opciones de capa desde el men desplegable Export Layers (Exportar
capas): elige desde las opciones Visible, Printable (Imprimible) y Visible & Printable (Visible e imprimible).
282
Acoplar capas
Si trabajas con dibujos de
Visio que estn convertidos a PDF regularmente y
no necesitas preservar las
capas, selecciona Always
atten layers en dont show
this dialog again (Acoplar
siempre las capas y no mostrar este dilogo otra vez)
en el segundo panel del dilogo PDFMaker. La opcin
predeterminada es acoplar
el dibujo; eligiendo la opcin
Always atten layers (Acoplar siempre las capas) te
ahorras un paso en tus conversiones.
Documentos de Illustrator en capas. Como en InDesign, eliges un ajuste preestablecido para convertir a PDF; a diferencia de InDesign, no exportas el archivo sino que simplemente eliges el comando File > Save As (Archivo > Guardar como). El ajuste preestablecido
Adobe PDF de Illustrator incluye capas exportables (figura 103c).
Nota
Ya que el formato AI es un derivado del PDF, ests cambiando caractersticas del formato en
lugar de convertir a un tipo diferente.
C A P T U L O C AT O R C E
283
104
Trabajar con un
documento en capas
Capa de referencia
Bloqueada
Escondida
Visible
Conmuta la visibilidad de una capa activa o inactiva haciendo clic en el cono ojo
cuando el ojo est visible, la capa lo est.
Una capa de referencia se indica en el panel Layers (Capas) en itlica. La capa de referencia es determinada en el programa de origen o en Layer Properties (Propiedades de
capa).
(contina en la siguiente pgina)
#104: Trabajar con un documento en capas
284
Cambiar capas
Como con otros documentos,
puedes realizar cambios al
contenido dependiendo de
los derechos otorgados por
el autor del documento. Si un
documento en capas no contiene seguridad, puedes agregarle comentarios, imprimirlo
o exportarlo en otro formato
desde Acrobat.
Para ver qu contiene una capa, haz clic con el botn derecho (Control+clic) en el panel
Layers (Capas) y elige Layer Properties (Propiedades de capa) para abrir el dilogo (tambin mostrado en la figura 104a). El dilogo enlista informacin sobre la capa, incluyendo su nombre original, visibilidad, estado de impresin y exportacin.
Los grupos de capa sostienen varias capas y pueden contraerse o expandirse en el panel
Layers (Capas). Programas como Visio y AutoCAD pueden producir grupos de capas en
donde un nmero de ellas se anidan dentro de un subttulo (figura 104b).
C A P T U L O C AT O R C E
Usa los comandos en el men Options (Opciones) para renombrar, acoplar, reorganizar,
mezclar y bloquear/desbloquear capas.
285
105
Agregar capas
nuevas
En Acrobat 9, puedes agregar capas nuevas desde otro documento o dividir el actual
archivo en capas. Agrega capas nuevas a un archivo PDF existente usando capas de
otro archivo PDF o una imagen en formato BMP, GIF, JPEG, JPEG 2000, PCX, PNG o TIF.
Abre tu archivo PDF de destino y sigue estos pasos para agregar una capa nueva:
1. Elige Import As Layer (Importar como capa) desde el men Options (Opciones) del
panel Layers (Capas) para abrir el dilogo Import As Layer (Importar como capa) (figura
105a). Haz clic en Browse (Examinar) para seleccionar el archivo que quieres agregar y
haz clic en OK (Aceptar). El archivo se enlista en el rea Source (Origen) del dilogo.
Consejo
Si el documento de origen tiene varias pginas, indica la pgina a importar; si tu archivo
de destino contiene varias pginas, especifica el Target page number (Nmero de pgina de
destino) en el rea Preview (Vista previa) del dilogo.
2. Elige una opcin de importacin; lee sobre las opciones en la columna Agregando a las
capas.
3. Configura los parmetros Position (Posicin) y Appearance (Aspecto) lo que sea necesario. En el ejemplo, el contenido importado se escala para ajustarse a la pgina y su
opacidad se disminuye.
(contina en la siguiente pgina)
#105: Agregar capas nuevas
286
4. Cuando ests satisfecho con la apariencia mostrada en la vista previa haz clic en OK
(Aceptar).
Pero y si tienes un archivo PDF de una sola capa de InDesign y tu cliente quiere ver el
diseo sin texto? O sin grficos? En Acrobat 9 Pro, puedes usar uno de los nuevos perfiles
de manipulacin Preflight (Comprobaciones) y mostrarles a los clientes lo que quieren ver.
Puedes leer ms sobre Preflight (Comprobaciones) en el captulo 6, Cumplir con los estndares PDF y de accesibilidad.
Sigue estos pasos:
1. Elige Advanced > Preflight (Avanzadas > Comprobaciones) para abrir el dilogo Preflight (Comprobaciones).
2. Haz clic en el subttulo Create PDF Layers (Crear capas de PDF) para desplegar la lista de
perfiles y haz clic para seleccionar el perfil. Las opciones para capa de PDF estn basadas
en los contenidos de tu documento.
3. Haz clic en Analyze and fix (Analizar y reparar) para procesar el documento. Cierra el
dilogo Preflight (Comprobaciones).
4. Guarda, cierra y reabre tu archivo para ver la estructura de capa nueva en figura 105b
el dilogo Preflight (Comprobaciones) se muestra junto con el panel Layers (Capas). La
capa nueva se nombra de acuerdo al perfil de Preflight (Comprobaciones) que hayas
seleccionado y aparece en el panel Layers (Capas).
Figura 105b Agrega capas nuevas a tu documento usando perles de Preight (Comprobaciones).
C A P T U L O C AT O R C E
287
106
Varios programas producen archivos PDF que contienen metadatos convertidos desde
informacin personalizada que est incrustada en los archivos de origen.
Para ver los metadatos personalizados incrustados en un archivo PDF, elige Tools >
Analysis > Object Data Tool (Herramientas > Anlisis > Herramienta Datos de objeto) o
selecciona la herramienta Object Data (Datos de objeto)
en la barra de herramientas
Analysis (Anlisis).
Mueve la herramienta Object Data (Datos de objeto) sobre la pgina. Cuando te coloques con el ratn sobre un objeto que contiene metadatos, el puntero cambia a una forma
de cruz. Haz clic para seleccionar todos los objetos que contienen informacin en el dibujo;
haz doble clic para seleccionar slo el objeto que est debajo de la herramienta.
El panel Model Tree (rbol modelo) se abre una vez que la seleccin del objeto est
completa y el contenido de la informacin incrustada se muestra en la seccin inferior del
panel (figura 106).
Ms acciones de objeto
Aqu hay algunas formas de
trabajar con la informacin de
un objeto en un dibujo desde
el panel Model Tree (rbol
modelo):
De cerca y personal
Para revisar un objeto de
cerca, seleccinalo desde
el panel Model Tree (rbol
modelo) y elige Zoom to
Selection (Ampliar/reducir
una parte) desde el men
Options (Opciones). El panel
del documento muestra slo
el objeto seleccionado.
Figura 106 Despliega los datos de un objeto incrustados en el documento.
Cuntos?
Consejo
Si ests usando un documento que tambin contiene capas, ests de suerte: abre el panel
Layers (Capas) y esconde las capas con las que no necesitas trabajar en el momento. De esa
forma, hay menos objetos para seleccionar con la herramienta Object Data (Datos de objeto).
Desde el men Options (Opciones) en el dilogo, puedes elegir diferentes modos de
usar la informacin, incluyendo los siguientes:
Exporta la informacin como XML desde el nodo seleccionado o desde el rbol modelo
entero.
288
107
Si has trabajado con programas de imagen, ilustracin o diseo, sabes acerca de cuadrculas y guas. Acrobat 9 Standard y superior incluyen estas caractersticas prcticas junto con
reglas para ayudarte a ubicar el contenido con precisin y asistir en la medicin y examen
de dibujos.
Las cuadrculas son conjuntos de lneas verticales y horizontales que se superponen
sobre un documento. Las lneas de la cuadrcula, que usan un espaciado que t determinas,
no se imprimen.
Elige View > Grid (Ver > Cuadrcula) para mostrar la cuadrcula. Si quieres mover un
objeto y ajustarlo a la cuadrcula (alinearlo automticamente con las lneas de la cuadrcula), elige View > Snap to Grid (Ajustar a cuadrcula). Cuando arrastres un objeto o le
hagas clic con una herramienta de medicin, vers que salta para alinearse con las lneas
de cuadrcula horizontal o verticalmente (figura 107a).
C A P T U L O C AT O R C E
Aplicar caractersticas
de posicin
Las guas son lneas personalizadas que puedes agregar vertical u horizontalmente para
ayudarte con el posicionamiento. Antes de usar las guas, activa las reglas eligiendo View >
Rulers (Ver > Reglas). Haz clic en la regla horizontal en la parte superior del panel del documento con cualquier herramienta y arrastra hacia abajo para colocar una gua horizontal;
arrastra desde la regla vertical hacia la izquierda del panel del documento con cualquier
herramienta para colocar una gua vertical.
Tanto cuadrculas como guas pueden personalizarse en el dilogo Preferences (Preferencias). Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edicin o Acrobat > Preferencias) y luego elige
la opcin Unit and Guides (Unidades y guas) en la lista a la izquierda del dilogo para ver
289
los ajustes de personalizacin (figura 107b.). Elige una opcin desde el men desplegable
Units (Unidades) diferente a la predeterminada en pulgadas, si es necesario. Selecciona
opciones para espaciado de cuadrcula, color y posicin de la cuadrcula. Usa las flechas
para cada ajuste para aumentar o disminuir los valores o puedes escribir uno en las cajas
de texto.
290
#
Hazlo ms gil
La herramienta Measurement
(Medir) usa diferentes mtodos para alinearse al contenido
de la pgina, ayudando a una
medicin correcta. Elige desde
cuatro Snap Types (Tipos de
ajuste), ubicados en la barra de
herramientas Measurement
(Medicin). Con una herramienta de medicin activa,
cuando haces clic en el documento, el puntero se mueve
automticamente a la ubicacin ms cercana determinada
por el tipo de ajuste activo.
Aqu estn tus opciones:
Snap to Intersections
(Ajustar a intersecciones)
mueve la ubicacin
del puntero hacia la interseccin de la lnea ms
cercana dibujada.
108
Medir objetos
Acrobat 9 Pro incluye varias herramientas para medir la distancia y rea de los objetos en
un dibujo PDF. Usars con ms frecuencia estas herramientas con dibujos, mapas PDF o
documentos que se envan a una impresora.
Abre la barra de herramientas Analysis (Anlisis) eligiendo Tools > Analysis > Show Analysis Toolbar (Herramientas > Anlisis > Mostrar barra de herramientas Anlisis). Tambin puedes hacer clic con el botn derecho (Control+clic) en la parte vaca de la barra de herramientas en la parte superior de la ventana del programa y selecciona Analysis (Anlisis).
Para medir en un documento, haz clic en la herramienta Measuring (Medir)
en la
barra de herramientas Analysis (Anlisis); se abre la barra de herramientas de medicin.
Elige una de cuatro formas para la herramienta Measuring (Medir) para alinear o ajustar con
el contenido de la pgina lee sobre los tipos de ajuste en la columna Hazlo ms gil.
Antes de que empieces a medir, revisa la escala que usa la herramienta. La relacin de
escala para las herramientas de medicin es 1:1 y en pulgadas esto es, si mueves tu puntero 1 pulgada en la pgina equivale a 1 pulgada en el tamao actual. Comnmente tienes
una proporcin 1:1 para pginas que estn destinadas a la impresin, pero no es el caso
para dibujos o copias de plano.
Nota
La opcin predeterminada es usar la escala y unidades del documento, si estn presentes.
Los valores de escala y unidad estn incrustados en los metadatos del archivo cuando se
crea el archivo PDF en programas como Visio y AutoCAD. En mapas georregistrados, los
valores de escala y unidad son tomados desde los metadatos del mapa (ve el #109, Comentar y medir sobre un mapa PDF).
Para restablecer la proporcin, sigue estos pasos:
1. Selecciona una herramienta desde la barra de herramientas Measurement (Medicin) y haz
clic con el botn derecho (Control+clic) en la pgina con la herramienta para abrir el men
de atajo. Elige Change Scale Ratio (Cambiar relacin de escala) para abrir el dilogo.
2. Escribe un valor en ambos campos Scale Ratio (Relacin de escala) y selecciona la unidad de medida desde el men desplegable. Una escala comn en planos de piso es 1/8
hasta 1 pulgada, mostrado en la figura 108a. Nota que 1/8 pulgadas se escribe como
un valor decimal ya que el dilogo no acepta fracciones.
3. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo.
291
Una vez que tu Scale Ratio (Relacin de escala) est colocada, empieza a dibujar puntos
en la pgina con la herramienta elegida de medicin. Mientras dibujas, la informacin se
muestra en el widget Measurement Info (Informacin de medida) (figura 108b). Puedes
leer los valores colocados con clics del ratn, ngulos y delta (la ubicacin del punto en los
ejes X-Y de la pgina).
Moverse alrededor
Puedes ajustar los trazados y
puntos que dibujas para una
medicin. Asegrate de que
la herramienta Hand (Mano)
o la misma herramienta que
usaste para la medicin est
activa y mueve tu ratn sobre
la forma medida:
Nota
Para detener el proceso de dibujo antes de completar una forma, presiona Esc en tu teclado
o selecciona otra herramienta desde las barras de herramientas. Para restringir los segmentos a lneas rectas mientras dibujas, presiona la tecla Shift al hacer clic y arrastrar el ratn.
Cada herramienta mide de un modo diferente:
292
Cuando hayas terminado de dibujar la medicin, el valor se muestra en el widget Measurement Info (Informacin de medida) y se inserta como un comentario (figura 108c).
La forma puede reconfigurarse (lee cmo en la columna Hazlo ms gil), y los valores
en el comentario y en el widget Measurement Info (Informacin de medida) se actualizan
automticamente.
C A P T U L O C AT O R C E
293
109
Comentar y medir
sobre un mapa PDF
Acrobat 9 Pro Extended (Windows) ofrece dos nuevas caractersticas para tratar con mapas
georreferenciados, esto es, mapas que tienen longitud, latitud, sistemas de coordenadas y
otra informacin incrustada. Como podrs ver en esta tcnica, puedes marcar ubicaciones geogrficas, buscar la ubicacin de un mapa y agregar marcas de medida georreferenciadas.
Puedes abrir un mapa PDF en Acrobat 9 Pro Extended y agregar informacin de referencia geoespacial lee cmo en la columna Construir un mapa PDF.
Para agregar un punto de inters en un mapa georreferenciado, sigue estos pasos:
1. Selecciona la herramienta Geospatial Location (Registro geoespacial)
en la barra de
herramientas Analysis (Anlisis) el puntero cambia a una forma de cruz.
Consejo
Si no ves un puntero en forma de cruz, el mapa que ests usando no ha sido georreferenciado y no podrs identificar o marcar ubicaciones como se describe en estos pasos.
2. Mueve el cursor sobre el mapa, usando los valores Latitude (Latitud) y Longitude (Longitud) mostrados en el widget de Info (Informacin) en la parte inferior de la ventana
del documento, para ayudarte a localizar con exactitud un lugar.
3. Haz clic con el botn derecho en la herramienta en el punto de inters para abrir el
men de atajo y elegir Mark Location (Marcar ubicacin). Un comentario de nota adhesiva se agrega a la ubicacin del mapa en el que hiciste clic y los valores de latitud y
longitud se agregan automticamente al comentario (figura 109a).
294
Consejo
Como con otros comentarios, puedes personalizar el contenido y apariencia. Lee sobre
comentarios en el captulo 10, Comentar en un documento PDF.
2. Dene la demarcacin
(lmites) para el mapa que
quieres producir. Haz clic
en cada una de las cuatro
esquinas para agregar un
indicador y continuar dibujando la forma; haz doble
clic para nalizar la demarcacin. Para usar la pgina
entera, selecciona Use
page bounds as neatline
(Usar lmites de pgina
como demarcacin).
3. La pantalla Input Registration Points (Introducir puntos de registro) del asistente
se despliega automticamente. Haz clic en un punto
en tu demarcacin y escribe
los valores de latitud y longitud en los campos para el
punto. Repite para los otros
tres puntos de lmite. Haz
clic en OK (Aceptar).
Busca coordenadas especficas en vez de desplazarte en el mapa por un lugar, un enfoque prctico si tienes varias pginas de mapas mostrando diferentes caractersticas como
la topografa y distribucin de las lluvias. Para usar la bsqueda de coordenadas, necesitas
un mapa georreferenciado.
Haz clic con el botn derecho en la herramienta Geospatial Location (Registro geoespacial) para abrir el men de atajo y elige Show Location Search (Buscar una ubicacin). En
el widget de informacin, escribe los valores de posicin en los dos campos en blanco y
haz clic en Next (Siguiente)
. La ubicacin se muestra en el mapa en un cono especial
(figura 109b). Si gustas, identifica la ubicacin con un comentario. Contina agregando
informacin de referencia e identificando ubicaciones en el mapa como sea necesario.
Cuando hayas terminado, elige Hide Location Search (Ocultar bsqueda de ubicacin)
desde el men de atajo para cerrar el widget Search (Buscar).
Las herramientas de medicin pueden medir distancia, rea y permetro sobre un mapa.
Las herramientas miden contenido del mapa en un modo similar a otros tipos de contenido, con unas pocas excepciones lee sobre las diferencias en la columna Diferencias
(contina en la siguiente
pgina)
C A P T U L O C AT O R C E
295295
Figura 109c Las ubicaciones en un mapa se miden usando la informacin del mapa como las unidades de medida.
4. Selecciona un sistema de
registro desde la lista desplegable y especica las
unidades de medida predeterminadas.
5. Haz clic en OK (Aceptar)
para moverte hacia el nal
del asistente; la herramienta Geospatial Location (Registro geoespacial)
y Measurement (Medir)
estn ahora habilitadas
para interactuar con contenido geoespacial en el
documento.
Diferencias apreciables
Las herramientas de medicin
funcionan de la misma forma
en archivos que son mapas
PDF como en los que no lo
son, con excepciones:
296
110
Por qu usar
marcadores?
Acrobat te permite adjuntar marcadores a capas, lo
cual puedes usar en diversos
modos. Por ejemplo, puedes
distribuir la misma informacin en diferentes idiomas sin
tener que proporcionar documentos en idiomas distintos,
o puedes mostrar ejemplos
al cliente en distintos colores
en el mismo documento. Usa
marcadores en conjuncin
con capas para darle a los
lectores control sobre lo que
ven e imprimen. Usa acciones para extender la funcin
de un marcador ms all de
apuntar a una ubicacin en tu
documento.
Crear marcadores en
dibujos, mapas o capas
Digamos que tienes un documento hecho de varias pginas, algunos conteniendo capas,
algunos conteniendo mapas con ubicaciones georreferenciadas y otros con subttulos que
quieres convertir en hipervnculos con marcadores. Puedes hacer que sea ms fcil trabajar
en el documento navegando slo desde un panel.
El proceso de agregar un marcador a un dibujo o mapa es el mismo que el de agregar un
marcador bsico esto es, aadir y nombrar el marcador, mostrar la vista correcta y colocar
el destino. El proceso para marcar un documento en capas requiere ms manipulacin de
documento.
Nota
Para dar una mirada al interior del trabajo con marcadores, refirete al captulo 15, Controlar la accin e interaccin.
Sigue estos pasos para marcar un documento en capas:
1. Abre el panel Bookmarks (Marcadores) y agrega marcadores predeterminados correspondientes a las capas que quieres vincular (figura 110a). En este punto, si haces clic
en un marcador, ste muestra la misma ubicacin en la misma pgina.
2. Selecciona el marcador de la primera capa y nmbralo. Para reducir al mnimo la confusin, a veces es ms fcil nombrar los marcadores y ordenarlos en el mismo orden que
las capas enlistadas en el panel Layers (Capas).
3. En el panel Layers (Capas), desactiva la visibilidad de todas las capas menos la que est
asociada con el primer marcador
C A P T U L O C AT O R C E
297
Figura 110b Especica el vnculo del marcador hacia la capa mostrada en la cha Actions (Acciones).
CAPTULO QUINCE
Controlar la accin
e interaccin
El tipo ms comn de campo de formulario es un botn de hecho, tan comn que en
Acrobat 9, la herramienta Button (Botn) est incluida en la barra de herramientas Advanced Editing (Edicin avanzada).
Los botones no son el nico tipo de caracterstica de accin comn utilizado en archivos
PDF. Los vnculos pueden colocarse usando una variedad de elementos, incluyendo texto o
imgenes. Aunque los marcadores se muestran en el panel Bookmarks (Marcadores), tambin funcionan como un tipo de enlace ya que responden a la accin Go to a page view
(Ir a la vista de pgina), llevndote a donde quieras ir dentro de un documento dado.
Hablando de accin ya sea que uses botones, vnculos o marcadores, generalmente
puedes realizar la misma clase de acciones. En este captulo, aprenders a usar estos verstiles objetos para controlar el contenido y la actividad en tus obras maestras en PDF.
Y si pensabas que podas aplicar las acciones slo a elementos especficos en un documento, piensa otra vez. Vers cmo aplicar acciones al documento por entero, proporcionando una valiosa orientacin para documentos grandes y complejos.
300
111
Vincular contenido
en un documento
La mayor conveniencia de usar vnculos en un archivo PDF es que no tienes que preparar
nada con antelacin, como una forma de botn o texto subrayado. En vez de eso, usa la
configuracin en Acrobat para hacer que un vnculo sea distintivo en una pgina siguiendo
estos pasos:
1. Elige Tools > Advanced Editing > Show Advanced Editing Toolbar (Herramientas > Edicin avanzada > Mostrar barra de herramientas Edicin avanzada) para desplegar las
herramientas.
Consejo
Si ests trabajando con varias actividades de edicin, es ms fcil tener abierta la barra de
herramientas.
2. Haz clic en la herramienta Link (Vnculo)
y luego dibuja un marco alrededor del
texto que quieres asociar con el vnculo. Se abre el dilogo Create Link (Crear vnculo)
(figura 111a).
3. Elige si quieres que el vnculo est visible o invisible y especifica las caractersticas para
el marco del vnculo. Puedes dibujar un rectngulo de lnea slida o punteada alrededor
del texto, como el ejemplo en la figura 111a, o subrayar el texto.
4. Elige una accin seleccionando uno de los botones de radio en la parte inferior del dilogo y haz clic en Next (Siguiente). El dilogo que aparezca depende de la opcin que
elijas.
CAPTULO QUINCE
301
Go to a page view (Ir a la vista de pgina) abre el dilogo Create Go to View (Crear
vista Ir a) en lugar del dilogo Create Link (Crear vnculo) (figura 111b). Usa las barras
de desplazamiento y herramientas de ampliacin y reduccin para establecer la
vista. Una vez que la tienes ajustada, haz clic en Set Link (Establecer vnculo) para
cerrar el dilogo y terminar el vnculo.
Open a file (Abrir un archivo) abre un dilogo de bsqueda para que selecciones el
archivo que quieres mostrar. Si eliges un documento PDF, el dilogo se cierra y otro
se abre para que elijas una preferencia de apertura de ventana. Selecciona Window
set by user preference (Definicin de ventana segn preferencias del usuario), New
window (Nueva ventana) o Existing window (Ventana existente) y haz clic en OK
(Aceptar) para terminar el vnculo. Si no ests vinculando a un archivo PDF, cuando
haces clic en Select (Seleccionar), el dilogo se cierra y el vnculo se completa.
Open a Web page (Abrir una pgina Web) abre el dilogo Edit URL (Editar URL).
Escribe la direccin Web que quieres abrir desde el vnculo y haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar el dilogo y terminar el vnculo.
Custom link (Vnculo personalizado) abre el dilogo de dos fichas Link Properties
(Propiedades de vnculo) y muestra las opciones seleccionadas anteriormente en
la ficha Appearance (Aspecto). Haz clic en Actions (Acciones) para mostrar la ficha
y elige una opcin desde el men desplegable Select Action (Seleccionar accin).
Configura la accin, que se despliega en el rea inferior del dilogo. Los vnculos
tienen slo un estado esto es, la accin ocurre cuando se le hace clic al vnculo.
5. Haz clic en la herramienta Hand (Mano)
en la barra de herramientas Select & Zoom
(Seleccionar y Ampliar/Reducir) para deseleccionar la herramienta Link (Vnculo) no puedes
ver tu vnculo en accin mientras la herramienta est seleccionada. Haz clic para probarlo.
El vnculo perfecto
Puedes aplicar la funcin de la
herramienta Link (Vnculo) de
Acrobat a una caracterstica
de otro programa que sirva
como botn para producir
una apariencia personalizada.
Por ejemplo, puedes haber
convertido un documento
a PDF y querer usar el logo
en tu pie de pgina como un
vnculo en Acrobat. Dibuja la
caja de vnculo sobre la imagen del logo. Desde el men
Link Type (Tipo de vnculo) en
el dilogo Create Link (Crear
vnculo) elige Invisible Rectangle (Rectngulo invisible).
Obtienes, entonces, la accin
del vnculo sin lneas o marcos
que desmerezcan la belleza
de tu logo.
302
Una vez que agregas un vnculo (o un marcador o botn) puedes cambiar la configuracin fcilmente. En un vnculo, haz doble clic en l con la herramienta Link (Vnculo) o la
herramienta Select Object (Seleccionar objeto)
en la barra de herramientas Advanced
Editing (Edicin avanzada) para abrir el dilogo Link Properties (Propiedades de vnculo).
El dilogo contiene las fichas Appearance (Aspecto) y Actions (Acciones). Las opciones de
botn de radio para acciones comunes de vnculo, mostradas en el dilogo Create Link
(Crear vnculo) cuando inicias un nuevo vnculo (en figura 111a), no aparecen en la ficha
Appearance (Aspecto).
Puedes usar un tipo especial de vnculo o proceso de marcadores para mostrar una
ubicacin en particular, llamada destino, en una pgina numerada tanto en el mismo documento PDF como en otro. Si entonces agregas o eliminas pginas, el vnculo o marcador
an apunta a la pgina original, no al contenido original. Lee sobre cmo usar destinos en
el #114, Nombrar destinos.
CAPTULO QUINCE
303
112
Crear marcadores en un
documento de origen
Nota
En vez de usar elementos estructurales, como en esta tcnica, revisa el #113 (Agregar marcadores en Acrobat) para aprender a agregar visualmente marcadores en Acrobat. Debes
usar la tcnica que aparece ah si ests trabajando en Mac ya que Acrobat 9 no ofrece PDFMaker para Mac.
Los marcadores en un documento de ejemplo convertido a Acrobat PDF se muestran
en la figura 112. Puedes ver que hay muchos, muchos marcadores y su organizacin es
bastante catica el ejemplo usa cada opcin disponible en el PDFMaker y el documento
usa demasiados estilos y ttulos.
Marcadores saltarines
Asegrate de hacer clic en el
nombre del marcador en el
panel Bookmarks (Marcadores) para activarlo antes de
ajustar la vista de destino. Si
ubicas el documento en el
lugar deseado y estableces
la ampliacin, en cuanto le
haces clic al marcador que
quieres cambiar, Acrobat salta
a la vista original lo que signica que tienes que empezar
todo otra vez.
304
Para convertir un documento con marcadores lgicos, ten en cuenta estos puntos:
Usar opciones de
destino correctamente
Como con muchos otros ajustes, una opcin de ampliacin o reduccin se aplica
hasta que la cambias. En
otras palabras, cada vez que
agregas un marcador nuevo,
ste es inherente al destino o
ltima ampliacin aplicada.
Saca provecho de la herencia cuando ests agregando
un conjunto de marcadores a
un documento. Pero ten cuidado si agregas marcadores
durante una sesin diferente
si los ajustes que usas para
algunos marcadores son diferentes de los utilizados con los
otros marcadores, los lectores encontrarn el progreso a
travs de tu documento nervioso y distractor.
Elige la opcin que es ms conveniente para tus propsitos. Si usas una plantilla, usa
sus estilos.
En el documento, no uses ttulos o estilos para cualquier texto sino en aquel que intentas
usar como marcadores. Cualquier cosa en la pgina que usa el estilo o ttulo se convierte
a marcador sin importar si contiene texto.
Cortar y pegar
Corta y pega marcadores en
vez de intentar reordenarlos
y anidarlos en el panel Bookmarks (Marcadores). Haz clic
en el marcador que quieres
eliminar y elige Cut (Cortar) desde el men Options
(Opciones) del panel Bookmarks (Marcadores). Luego
haz clic en el marcador en el
lugar precedente a donde
quieres mover el marcador
y elige Paste After Selected
Bookmark (Pegar despus del
marcador seleccionado).
CAPTULO QUINCE
305
113
Agregar marcadores
en Acrobat
Acrobat te permite agregar marcadores nuevos a un documento con diferentes mtodos. La opcin que elijas depende del nmero necesario. Es fcil agregar dos marcadores
manualmente, pero no es tan sencillo agregar 200. Elige uno de estos mtodos:
Denir tu ujo de
trabajo
A algunas personas les gusta
completar su trabajo en un
rea esto es, quieres agregar
la lista de marcadores al panel
Bookmarks (Marcadores) y
luego agregar el texto mientras que otras preeren completar un marcador por vez y
hacerlo as en el documento
de principio a n. Para cualquier mtodo, necesitas iniciar con el documento y el
panel Bookmarks (Marcadores) abierto en Acrobat.
Crear un marcador en
una imagen
Figura 113a Agrega nuevos marcadores usando texto predeterminado o copiado del documento.
Consejo
Puedes agregar un nuevo marcador usando el atajo de teclado Ctrl+B cuando el panel
Bookmarks (Marcadores) est activo.
306
Ahorra un poco de tiempo de escritura utilizando el texto del documento. Haz clic en
la herramienta Select (Seleccionar)
en la barra de herramientas Select & Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir) y luego haz clic y arrastra con la herramienta para seleccionar
el texto que quieres usar para la etiqueta del marcador. Luego, haz clic en New bookmark
(Nuevo marcador) en la barra de herramientas del panel Bookmarks (Marcadores) para
agregar un marcador con el texto seleccionado.
Si ests trabajando con un documento etiquetado, usa su estructura para crear tus marcadores. Desde el men Options (Opciones) del panel Bookmarks (Marcadores), elige New
Bookmarks from Structure (Nuevos marcadores de estructura). El dilogo Structure Elements
(Elementos de estructura) se abre (figura 113b). Selecciona los elementos que quieres convertir a marcadores: haz Shift+clic para seleccionar un rango; haz Control+clic para seleccionar elementos no contiguos. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo y crear tus marcadores.
Figura 113b Usa la estructura de un documento etiquetado para crear rpidamente un conjunto de
marcadores.
CAPTULO QUINCE
307
114
Nombrar destinos
Hay dos partes del proceso de destino: primero, define el destino en el documento de
destino y segundo, crea el vnculo desde el documento de origen.
Para establecer un destino en el documento de destino, sigue estos pasos:
1. Elige View > Navigation Panels > Destinations (Ver > Paneles de navegacin > Destinos)
para abrir el panel Destination (Destinos).
2. Define la vista de pgina y ampliacin como sea necesario usando cualquier combinacin de barras de desplazamiento, niveles de ampliacin, moviendo la pgina con la
herramienta Hand (Mano), etctera.
3. En el panel Destinations (Destinos), haz clic en New Destination (Nuevo destino)
nombra el destino (figura 114a) Guarda el archivo.
Todo en el lugar
correcto
Antes de iniciar la organizacin de los contenidos de tu
lista de marcadores en una
jerarqua, asegrate de que
los niveles de los ttulos estn
en el orden correcto. Dependiendo de cun metdico
fuiste cuando creaste los marcadores, podran no reejar
correctamente el orden de
los contenidos. Para arreglar
la secuencia, primero selecciona el marcador que quieres mover. Arrstralo hacia
arriba o hacia abajo en la
lista para ubicarlo en el lugar
apropiado. Vers una lnea
indicadora punteada con una
pequea echa negra debajo
o sobre cada ttulo mientras
arrastras el marcador arriba
o abajo en la lista. Coloca el
marcador cuando el indicador
muestre la ubicacin correcta.
Reordenar la lista de marcadores no cambia los niveles
de ttulo de ninguna forma.
308
Manejar marcadores
Construye una estructura de
marcadores anidados para
despejar el panel Bookmarks
(Marcadores). Mientras construyes una estructura anidada, un indicador de nivel
aparece a la izquierda del
marcador padre. Haz clic en el
signo de ms para contraer el
marcador.
4. Abre el panel Destinations (Destinos) del documento de destino y haz doble clic en el
listado. Acrobat te lleva de regreso al dilogo Link Properties (Propiedades de destino)
en donde ves que la accin enlistada contiene los nombres del documento y del destino
(figura 114b).
5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo Link Properties (Propiedades de vnculo),
regresndote al vnculo en el documento de origen.
6. Prueba el vnculo y guarda el documento de origen.
Anidar marcadores
Los marcadores forman una tabla de contenidos interactiva que permite a tus lectores ver rpidamente un esquema de los contenidos del documento. Para mover marcadores, recuerda estos
puntos:
CAPTULO QUINCE
Si quieres anidar un marcador, seleccinalo y arrstralo por el cono. De nuevo vers la lnea horizontal negra. Cuando ests debajo del marcador que ests designando como padre, arrastra
ligeramente hacia la derecha. Cuando veas que la lnea horizontal se mueve debajo del texto del
marcador padre en vez de su cono, suelta el ratn para anidar el marcador.
Si quieres mover un marcador fuera de una posicin anidada, arrastra el cono del marcador a
una posicin debajo del marcador padre y arrastra hacia la izquierda. Cuando veas la lnea negra
horizontal debajo del cono del marcador padre, suelta el ratn para promover el marcador.
309
115
Todo el mundo sabe qu son los botones los digitales, no aquellos cosidos en tu camisa.
Acrobat ofrece cuatro comportamientos diferentes de botn. El comportamiento Push (Al
activar) te permite configurar diferentes estados y apariencias (ver el #117, Configurar un
botn con comportamiento Al activar), para aprender sobre botones Push (Al activar).
Sigue estos pasos para configurar el botn:
1. Selecciona la herramienta Button (botn)
en la barra de herramientas Advanced
Editing (Edicin avanzada) y usa las guas de ubicacin para agregar la forma de botn
a la pgina (figura 115a). Para que aparezca en la pgina, suelta el ratn.
Figura 115a Usa las guas automticas para ayudarte a colocar el botn.
2. Se abre el dilogo Field Name, nombrando al botn Button1 (Botn1) por defecto;
haz clic en Show All Properties (Mostrar todas las propiedades) para abrir el dilogo
Button Properties (Propiedades del botn).
3. Cambia el nombre del botn y escribe un consejo de herramientas, si gustas.
4. Selecciona la ficha Appearance (Aspecto) y define cmo lucir el botn, eligiendo un
color para fondo y texto, bordes, fuente y estilos de lnea.
5. Selecciona la ficha Options (Opciones) y define cmo se ver el contenido en el botn.
Tienes numerosas opciones:
Y el ganador es . . .
El desencadenador ms
comn es Mouse Up (Ratn
soltado). El usuario le hace
clic a un botn con el ratn
y cuando suelta el botn, la
accin se inicia. Es un buen
protocolo de diseo usar el
desencadenador Mouse Up
(Ratn soltado) en lugar de
Mouse Down (Ratn pulsado).
Luego, si el usuario decide no
seleccionar el botn, puede
arrastrar el puntero fuera del
botn y cancelar la accin.
310
Convertir acciones de
programa a acciones PDF
(Windows)
Acrobat 9 en Windows te
permite traer objetos y estructuras de PowerPoint como
vnculos y botones dentro de
la versin PDF de la presentacin. Puedes usar formas y
grcos superpuestos, botones de accin, parmetros
de accin y notas del presentador.
Desde el men desplegable Behavior (Comportamiento), elige una opcin. None (Ninguno) no muestra cambio cuando el botn es cliqueado; los botones Push (Al activar)
usan distintas apariencias en relacin a la ubicacin del ratn (como un aspecto ms
plido cuando el ratn se mueve sobre el botn o ms oscuro cuando el ratn hace
clic en l); Outline (Contorno) resalta el borde del botn cuando es cliqueado; e Invert
(Invertido) revierte los colores oscuros y claros en el botn cuando es cliqueado (figura
115b).
Escribe el texto para el botn en el campo Label (Rtulo). Para agregar un cono, que
puede ser una imagen o un archivo PDF, haz clic en Choose Icon (Seleccionar cono)
para abrir un dilogo de bsqueda. Ubica el archivo y seleccinalo. Una miniatura aparece en el dilogo Button Properties (Propiedades del botn).
CAPTULO QUINCE
Consejo
Haz clic en Advanced (Avanzadas) para elegir opciones de escalado y colocacin en el dilogo Icon Placement (Colocacin del cono).
6. Selecciona la ficha Actions (Acciones) y define qu quieres que haga el botn cuando
sea cliqueado. Lee sobre el uso de acciones en el #118, Editar acciones.
7. Haz clic en Close (Cerrar) para salir del dilogo y completar el botn.
8. Haz clic en la herramienta Hand (Mano) para desactivar el modo de edicin y haz clic
para probar tu botn.
311
116
Acrobat te permite agregar rpidamente varios botones a una pgina. Comienza por dibujar el primer botn y configurar su aspecto. Ve la columna Accin: ahora o despus para
saber cundo agregar las acciones antes de realizar mltiplos. Una vez que el botn est
listo, sigue estos pasos para agregar un lote de botones a una sola pgina:
1. Haz clic con el botn derecho (Control+clic) en el botn (nombrado Button0 en el ejemplo) y elige Place Multiple Fields (Insertar varios campos) desde el men de atajo; se
abre el dilogo Create Multiple Copies of Fields (Crear mltiples copias de campos).
2. Especifica los nmeros de filas de botones que quieras mostrar en el documento. En el
ejemplo, hay tres botones en dos filas. Puedes tambin redimensionar los botones en
el dilogo.
3. Usa los botones de posicionamiento para desplazar el grupo de botones en la pgina
vers una previsualizacin en la pgina al hacer cambios.
4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo.
5. Los botones se nombran de acuerdo a sus nombres originales (figura 116). En el ejemplo, el botn original se nombr Button0 y es renombrado Button0.0.0. El botn a su
lado en la fila es nombrado Button 0.0.1; la segunda fila comienza la numeracin en
Button0.1.0. Al agregar botones a la coleccin se contina con la secuencia de numeracin.
Duplicar botones
Quieres un botn de Regresar que aparezca en cada
pgina de tu documento?
Construye tu botn y agrega
la accin adecuada. Por ejemplo, para usar un botn de
Regresar aplicado a las pginas del documento, dibuja
el primer botn y en el dilogo Button Properties (Propiedades del botn), coloca
una accin de ir a una vista
de pgina. Colocar la accin
antes de realizar los duplicados ahorra un montn de
tiempo despus.
Para agregar los duplicados:
1. Mueve el botn a la ubicacin correcta en la pgina y
haz clic con el botn derecho (Control+clic) en el
botn para abrir el men
de atajo. Elige Duplicate
(Duplicar) para abrir el dilogo Duplicate Field (Duplicar campo).
2. La seleccin predeterminada es All pages (Todas);
puedes hacer clic en From
(De) y escribir el intervalo
de pginas a usar, si preeres.
Figura 116 Las series de botones se designan con el nombre original del botn y
sus posiciones (arriba) y luego se renombran y reconguran (abajo).
6. Haz doble clic en cada botn para abrir su respectivo dilogo Button Properties (Propiedades del botn) y realiza cambios al nombre y la accin. El conjunto terminado se
muestra en la parte inferior de la figura 116.
312
Accin: ahora o
despus
Considera las acciones de los
botones en algunos casos
(como en un conjunto de
botones que abren una serie
de documentos), es ms sencillo tener la accin colocada
para el primero y luego realizar modicaciones simples
a los otros. Otras veces si
las acciones son muy diferentes crea los botones y
luego agrega las acciones a
cada uno. El ejemplo usado
aqu ofrece diversos comandos File (Archivo), incluyendo
Save File As (Guardar archivo
como), Print File (Imprimir
archivo), Attach to Email
(Adjuntar a correo electrnico), Close File (Cerrar
archivo) y Exit Program (Salir
del programa). El botn nal
en la la 2 se borr. Es ms
sencillo agregar el comando
al primer botn y luego revisar los duplicados.
CAPTULO QUINCE
Y si quieres el mismo botn, como uno de Regresar o Imprimir en cada pgina? No hay
problema. Ve cmo realizar botones duplicados en la columna Duplicar botones.
313
117
Configurar un
botn Al activar
Los botones comnmente cambian de aspecto cuando mueves el puntero sobre ellos y
luego pueden cambiar otra vez cuando les haces clic. Estos cambios son llamados estados del botn. Acrobat ofrece cuatro comportamientos distintos de botn, y un comportamiento, Push (Al activar), que te permite configurar diferentes estados para los botones.
Selecciona la herramienta Button (Botn)
en la barra de herramientas Advanced
Editing (Edicin avanzada) y haz clic cuando las guas muestren el botn en la ubicacin
correcta. Haz clic en Show All Properties (Mostrar todas las propiedades) en el dilogo
Field Name (Nombre del campo) para abrir el dilogo Button Properties (Propiedades del
botn).
Una vez que estn en este dilogo, sigue las instrucciones del #115, Dibujar un botn
sencillo, anteriormente en este captulo para nombrar y establecer el aspecto. La accin
real toma lugar en las fichas Options (Opciones) y Actions (Acciones).
Desde el men desplegable Layout (Diseo), puedes seleccionar desde una lista de
opciones de diseo. Si eliges cualquier opcin que incluya rtulos, el campo Label
(Rtulo) se activa; si eliges cualquier opcin que incluya imgenes, el campo Icon
(cono) se activa.
incluir Down (Est pulsado) y Rollover (Al pasar sobre l) en el men State (Estado) junto
con Up (No est pulsado) el nico estado disponible para las otras opciones de comportamiento (figura 117a).
Haz clic en el estado apropiado en la lista a la izquierda del dilogo y escribe el texto en
Elige Push (Al activar) desde el men desplegable Behavior (Comportamiento) para
el campo Label (Rtulo). Para agregar un cono, que puede ser una imagen o un archivo
PDF, haz clic en Choose Icon (Seleccionar cono) para abrir un dilogo de examinar.
Ubica el archivo y seleccinalo. Una miniatura aparece en el dilogo Button Properties
(Propiedades del botn).
Consejo
Haz clic en Advanced para elegir opciones de escalado y colocacin en el dilogo Icon Placement (Colocacin del cono).
314
Poner la Barra de
herramientas de cabeza
Todas las herramientas usadas para modicar barras
de herramientas, botones
y vnculos estn en la barra
de herramientas Properties
(Propiedades). Haz clic con
el botn derecho en la parte
vaca de la barra de herramientas en la parte superior
de la ventana del programa
y elige Properties Bar (Barra
de propiedades) o usa el
atajo Ctrl+E (Comando+E). Si
ests trabajando con un gran
nmero de elementos, arrastra la barra de herramientas
a la parte vaca de la barra de
herramientas para acoplarla.
Cuando le haces clic a un
vnculo, marcador o botn,
la barra de propiedades del
elemento est activa haz clic
en More (Ms) en la barra de
herramientas para abrir el dilogo de dos chas si quieres
colocar acciones para el elemento seleccionado.
Figura 117a Determina la apariencia para cada estado del botn usando imgenes, texto o ambos.
Una vez que has establecido la apariencia para cada estado, selecciona la ficha Actions
(Acciones) y especifica desencadenadores y acciones que quieras asociar con el botn. Si
quieres usar acciones independientes para desencadenadores independientes, repite el
proceso y elige el desencadenador apropiado desde el men desplegable Triggers (Desencadenadores).
Consejo
Los desencadenadores estn descritos en la columna Acciones del ratn.
Haz clic en el dilogo cuando hayas terminado y prueba el botn (figura 117b).
CAPTULO QUINCE
315315
118
Editar acciones
Una gran categora de acciones te permite aplicar elementos de men a tu botn interactivo, vnculo marcador desde el dilogo Properties (Propiedades). En la ficha Actions (Acciones), nota que Execute a menu item (Ejecutar un elemento de men) es la predeterminada
en la lista. Haz clic en Add (Agregar) para abrir las opciones disponibles (figura 118b).
Saltar a la accin
Experimenta con las opciones
disponibles en la accin Execute a menu item (Ejecutar un
elemento de men). Puedes
sorprenderte de cun interesante y funcional se convierte tu
documento. Aqu hay algunas
de las cosas que puedes hacer:
Hacer que tu
documento sea
sensible
Aplica acciones a elementos
individuales de un documento
o al documento entero. Puedes
usar acciones aplicadas a tu
documento para una variedad
de propsitos por ejemplo,
para desplegar instrucciones
o agradecer a los visitantes el
llenado de un formulario.
Para colocar acciones de
documento usando Acrobat
JavaScript sigue estos pasos:
(contina en la siguiente
pgina)
316
Como puedes ver, hay muchos comandos de men que puedes adjuntar a tus botones y
vnculos.
Ten estos consejos en mente:
Cuando ests editando acciones de vnculo, haz clic en la accin misma, no en los detalles (como el nombre del archivo) que se enlistan para algunas acciones.
Si ests editando una accin de botn, haz clic en la accin en s, no en el desencadenador o los detalles recuerda, slo los botones tienen desencadenadores
No tienes que planear una secuencia de acciones por anticipado. Agrega las acciones
que quieres usar y luego selecciona la que quieres reordenar, y haz clic en Up (Arriba) o
Down (Abajo) para moverla en la lista de ejecucin.
Si cambias de idea sobre el uso de una accin, seleccinala en el rea Actions (Acciones)
del dilogo y haz clic en Delete (Eliminar).
Nota
Puedes tambin agregar acciones al documento completo. Lee sobre acciones del documento en la columna Hacer que tu documento sea sensible y en el cuadro Entrar en un
estado.
Entrar en un estado
Los documentos tienen estados programables, incluyendo los siguientes:
Asistencia en programacin
Hay muchos recursos disponibles para ayudarte a aprender a escribir JavaScript, incluyendo el
formulario de JavaScript utilizado en Acrobat. Por ejemplo, revisa la Adobe Ms JavaScript Scripting
Guide disponible en http://www.adobe.com/devnet/acrobat/javascript.html.
CAPTULO QUINCE
CAPTULO DIECISIS
Usa contraseas para evitar el acceso no autorizado a los documentos. Restringe la apertura con una contrasea y limita posteriormente cualquier cambio con otra. Puedes
tambin determinar si permites a los usuarios que copien, impriman o extraigan contenido desde un documento.
Firma digitalmente tu documento, con lo cual defines sus contenidos a la vez que firmas
y restringes la edicin de los mismos. Puedes identificar la primera firma aplicada a un
documento como una firma certificada.
Enva por correo electrnico los documentos PDF y adjuntos en forma segura asocindolos a Security Envelopes (Sobres de seguridad).
318
119
Dar tu permiso
Aqu hay un resumen de los
permisos que controlas usando
seguridad de contrasea en el
nivel de Acrobat 7 o ms nuevo:
Deshabilita (o habilita) la
impresin de baja y alta
calidad.
La manera ms sencilla de proteger tu documento es usando contraseas, las cuales pueden ser aplicadas en cualquier versin de Acrobat 9. Acrobat ofrece dos niveles de contraseas. Puedes usar uno o ambos tipos de contraseas en el mismo documento. Elige desde
las siguientes opciones:
(contina en la siguiente
pgina)
CAPTULO DIECISIS
319
5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el dilogo Password Security Settings (Seguridad
mediante contrasea: configuracin). En el dilogo de confirmacin, reescribe la contrasea y haz clic en OK (Aceptar). Haz clic en OK (Aceptar) nuevamente para salir del
dilogo de informacin de codificacin.
Eliminar la seguridad
Consejo
Cuando colocas ambas contraseas, debes confirmarlas en dilogos independientes.
6. Guarda el documento para colocar los ajustes de seguridad.
Despus de que conviertes el documento a un PDF, debes escribir la contrasea en un
dilogo Password (Contrasea) para abrirlo en Acrobat si usaste una contrasea de apertura del documento.
Cuando el documento se abre, vers un cono de seguridad en la esquina superior
izquierda del panel de navegacin. Haz clic en el cono para abrir el dilogo Security
Settings (Configuracin de seguridad), que explica que el documento tiene contraseas
adjuntas (figura 119b). Haz clic en Permission Details (Detalles del permiso) para abrir la
ficha Security (Seguridad) del dilogo Properties (Propiedades).
320
Consejos en la
construccin de
contraseas
Aqu hay algunas cosas para
recordar sobre contraseas de
Acrobat:
CAPTULO DIECISIS
321
120
Crear un perfil
ID Digital
Acrobat junto con numerosos sistemas de administracin de procesos y documentos utiliza una firma digital (tambin conocida como ID digital o perfil digital) para proteger el
contenido. Una firma digital, al igual que una firma manuscrita, es algo que te representa.
Una firma digital tiene dos partes: una clave pblica y una privada. Afortunadamente,
no tienes que decidir cul clave utilizar. Aqu est cmo funciona.
Usas tu clave privada para aplicar tu firma digital a un archivo, el cual codifica la informacin usando la clave pblica; misma que est contenida en un certificado que intercambias con tus colegas y contactos para verificar tu identidad. Otros usuarios utilizan esta
clave pblica para crear informacin codificada para compartir contigo. Este intercambio
de doble va de los certificados y claves es la base para la construccin de identidades de
confianza, el tema de la columna lateral Compartir e importar IDs digitales.
La firma visual que se aplica al documento, ya sea predeterminada o personalizada, se
conoce como un aspecto. El aspecto se compone de combinaciones de campos de informacin (como fechas o texto), el logo de Acrobat o de grficos importados.
Puedes crear tanto firmas predeterminadas como personalizadas. Para crear una nueva
firma, sigue estos pasos:
1. Elige Advanced > Security Settings (Avanzadas > Configuracin de seguridad) para abrir
el dilogo del mismo nombre. Haz clic en Digital IDs (ID digitales) a la izquierda del dilogo para mostrar tus archivos ID existentes en el panel superior derecho del dilogo
(figura 120a).
Figura 120a Los archivos ID digitales, junto con otros tipos de servidores de seguridad
e ID, se enlistan en el dilogo Security Settings (Conguracin de seguridad).
(contina en la siguiente pgina)
322
Compartir e importar
ID digitales
Para abrir un documento rmado por alguien ms, necesitas una copia de su certicado,
llamado una trusted identity
(identidad de conanza). Elige
Advanced > Manage Trusted
Identities (Avanzadas > Administrar identidades de conanza) para abrir el dilogo del
mismo nombre. Tu lista de identidades puede mostrarse como
certicados o como contactos
en el dilogo. Los contactos son
archivos FDF (File Data Format)
intercambiados a travs de una
solicitud de correo electrnico,
mientras que un certicado es
la clave pblica incluida en un
documento codicado.
Hay varias tareas importantes
que puedes realizar en el dilogo:
2. Para construir una nueva firma, haz clic en Add ID (Agregar un ID) en la barra de herramientas del dilogo. El dilogo Add Digital ID (Agregar un ID digital) se abre, dndote cuatro
opciones. Las primeras tres tratan de los ID existentes: puedes encontrar un ID existente
desde un archivo, desde un ID de itinerancia almacenado en un servidor o desde un
dispositivo conectado a tu computadora (como una tarjeta inteligente). Para construir
un nuevo ID, haz clic en A new digital ID I want to create now (Un ID digital nuevo que
deseo crear ahora) y luego haz clic en Next (Siguiente) en la parte inferior del dilogo.
En Windows, el siguiente dilogo te pregunta dnde quieres almacenar el ID digital.
Tienes dos opciones: la predeterminada es crear un nuevo archivo ID digital PKCS#12
o puedes agregar el ID digital a tu Windows Certificate Store (Windows) (Almacn de
certificados de Windows). Haz clic en una opcin y luego en Next (Siguiente).
3. En el siguiente dilogo, agrega la informacin que quieres incluir en el certificado, como
E-mail Address (Direccin de correo electrnico), Name (Nombre) y Organization Name
(Nombre de organizacin). En la parte inferior del dilogo, realiza estas elecciones:
Desde el men Use digital ID for (Usar ID digital para), elige Digital Signatures (Firmas digitales), Data Encryption (Codificacin de datos) o Digital Signatures and Data
Encryption (Firmas digitales y codificacin de datos); haz clic en Next (Siguiente).
4. En el panel final del dilogo, haz clic en Browse (Examinar) para elegir una ubicacin de
almacenamiento para el certificado o dejar la ubicacin predeterminada en el subdirectorio Security (Seguridad) de las carpetas de instalacin del programa para que no
pierdas el seguimiento de tus certificados. Escribe una contrasea y una confirmacin
de la contrasea y haz clic en Finish (Finalizar).
5. Cierra el dilogo Security Settings (Configuracin de seguridad).
En lugar de usar el aspecto predeterminado de la figura, dale un poco de brillo con una
imagen:
1. Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edicin o Acrobat > Preferencias) para abrir el dilogo correspondiente y elige Security (Seguridad) desde el men Categories (Categoras). Haz clic en New (Nuevo) en las preferencias Digital Signatures (Firmas digitales)
para abrir el dilogo Configure Signature (Configurar aspecto de la firma).
(contina en la siguiente
pgina)
CAPTULO DIECISIS
323
Haz clic en Export (Exportar) para abrir el asistente Data Exchange File
(Archivo de intercambio
de datos: Exportando la
informacin de contacto).
Pasa a travs del asistente y especica el destino (correo electrnico
o exportacin), agrega
una rma digital opcional,
elige una ubicacin de
almacenamiento y revisa
los resultados; haz clic en
Finish (Finalizar) para salir
del asistente y exportar la
informacin.
Escribe un ttulo para el aspecto utiliza un nombre descriptivo para poder reconocerlo ms fcil.
Especifica las opciones de texto que quieres mostrar en la seccin Configure Text
(Configurar texto) del dilogo. Todas las opciones estn seleccionadas por defecto.
Cualquier opcin que deselecciones, como Reason (Motivo) o Date (Fecha), no aparecen en la firma terminada.
324
Escoge los
predeterminados
Ahorra tiempo cuando ests
trabajando con documentos
seguros al designar rmas
predeterminadas en el dilogo Security Settings (Conguracin de seguridad).
Escoge una de tus rmas y haz
clic en Usage Options (Opciones de uso) para abrir la lista.
Selecciona la rma predeterminada para estos propsitos:
Firmar un documento
seleccionando Use for Signing (Usar para rmar)
Certicar un documento
al seleccionar Use for
Certifying (Usar para certicar) se despliega el
mismo cono si eliges
ambas opciones: rmar y
certicar
Adjuntar un nombre
descriptivo al archivo
haciendo clic en Personalize (Personalizar)
CAPTULO DIECISIS
Servidores de normativas
Hay tres tipos de servidores de normativas que puedes usar con Acrobat. Todos estn disponibles
eligiendo Advanced > Security Settings (Avanzadas > Conguracin de seguridad) para abrir el dilogo correspondiente. Los ajustes y accesos a estos servidores son controlados por el administrador
de tus sistemas:
Directory server (Servidor de directorio). El servidor Verisign Internet Directory es un sistema utilizado por rmas digitales de terceras partes y codicacin. En lugar de intercambiar
certicados entre individuos, tu contenido es administrado por el servidor.
Time Stamp server (Servidor de marca de hora). Si tu red o sistema permite un servidor
de marca de hora, puedes usar las capacidades del servidor para autenticar el tiempo mostrado
en las rmas de tu documento.
Adobe Policy server (Servidor de normativa Adobe). Estos controles de servidor hospedados por Adobe acceden a tu documento usando usuarios nombrados y pueden dar seguimiento al acceso del documento y sus versiones, colocar fechas, aplicar marcas de agua y fecha
de expiracin.
325
121
Firmar un documento
Certicar o rmar?
Decide cundo necesitas certicar un documento y cundo
necesitas rmarlo. Si creas
una cantidad de documentos
para distribucin segura, puedes querer certicar cada uno
mientras los generas.
S consciente de las restricciones agregadas a un documento cuando lo certicas.
Si tienes la intencin de que
cualquiera de tus destinatarios realice cambios, como
adiciones o eliminaciones,
rma y determina una razn
como I am the author (Soy
el autor) en vez de certicar.
Sin embargo, para especicar
reglas de modicacin en un
ujo de trabajo de rmas mltiples, certicar es denitivamente la forma de trabajar.
La conveniencia de
rmar y certicar
3. En el dilogo Certify Document (Certificar documento), decide cmo aparecer y trabajar la firma eligiendo opciones desde el men desplegable:
326
Codicacin o rma: no
ambas
Puedes codicar un documento que contiene rmas.
Si quieres compartir un documento que ha sido rmado,
usa una copia sin rmar o
elimina las rmas. Para borrar
las rmas, selecciona Clear All
Signature Fields (Borrar todas
las rmas) desde el men
Options (Opciones) en el
panel Signatures (Firmas).
Si la firma incluye la opcin Reason (Motivo), determina por qu est siendo certificado el documento con las opciones desde el men desplegable Reason (ve el #120,
Crear un perfil de ID Digital).
Determina los derechos que quieres otorgar al usuario desde el men desplegable
Permitted Actions After Certifying (Acciones permitidas tras certificar). Tienes tres
opciones: puedes evitar la realizacin de cualquier cambio; permitir a los usuarios
agregar comentarios, rellenar formularios y firmar el documento.
Haz clic en Review (Revisar) para revisar el documento en temas que pueden interferir con la certificacin, como una firma preexistente.
4. Para certificar el archivo, haz clic en Sign (Firmar) para abrir el dilogo Save As (Guardar
como).
5. Nombra el documento y haz clic en Save (Guardar). El documento se guarda y la Document Message Bar (Barra de mensajes del documento) despliega informacin bsica
sobre la firma (figura 121b).
Figura 121b La rma terminada se dibuja en la pgina y la barra de mensajes del documento muestra
informacin y contiene un vnculo a las propiedades de rma.
En lugar de agregar una sola firma de certificacin, puedes agregar un campo de firma
en blanco, que es un tipo especializado de campo de formulario utilizado para recopilar
firmas de otros usuarios.
Para agregar un campo de firma, haz lo siguiente:
1. Haz clic en el botn de tarea Sign (Firmar) para abrir su men y elegir Sign Document
(Firmar documento) para activar la herramienta Digital Signature (Firma digital). Dibuja
un rectngulo para el campo en tu documento.
2. Suelta el botn del ratn para abrir el dilogo Sign Document (Firmar documento), que
contiene las mismas opciones para seleccionar una firma y aspecto que el dilogo Certify Document (Certificar documento). Elige los detalles de firma y apariencia.
3. Selecciona Lock Document After Signing (Bloquear documento tras firmar) si quieres
evitar cambios luego de que el documento es firmado y guardado.
CAPTULO DIECISIS
327
4. Haz clic en Sign (Firmar) para abrir el dilogo Save As (Guardar como). Nombra el archivo
y selecciona su ubicacin de almacenamiento; haz clic en Save (Guardar) para cerrar el
dilogo. Vers tu firma en el campo y enlistada en el panel Signatures (Firmas), que se
despliega automticamente cuando el documento es guardado (figura 121c).
Figura 121c Lee los detalles sobre la rma en el panel Signatures (Firmas).
Previsualizar antes de
rmar
Acrobat ofrece un modo de
vista previa del documento
en donde puedes ver qu
elementos (si los hay) pueden comprometer la seguridad del documento como los
modelos 3D, capas o video
de Flash. Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edicin
o Acrobat > Preferencias) y
selecciona Security (Seguridad). Haz clic en la casilla de
vericacin Select View Documents in Preview Document
(Ver documentos en el modo
de vista previa de documentos al rmar) y haz clic en OK
(Aceptar).
Si tu trabajo incluye una cantidad de validaciones de rma, puede consumir tiempo elegir comandos reiteradamente para validar una o varias rmas en cada documento que abres. En lugar de eso,
coloca una preferencia para tener validadas las rmas automticamente cuando el documento se
abre. Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edicin o Acrobat > Preferencias) y haz clic en la categora Security (Seguridad) en la lista. Haz clic en la casilla de vericacin Verify signatures when the
document is opened (Vericar rmas al abrir el documento) en la parte superior del dilogo y haz
clic en OK (Aceptar). La prxima vez que abras un documento que contenga rmas,stas sern vericadas automticamente.
Para revisar la validez de una firma, seleccinala en el panel Signature (Firmas) y elige
Options > Validate Signature (Opciones > Validar firma) en el panel. La firma es comprobada y Acrobat despliega los resultados en un dilogo. Haz clic en Close (Cerrar) para dejar
salir el dilogo. Si tienes varias firmas para validar, haz clic en Validate All (Validar todas las
firmas) en el panel Signature (Firma).
328
122
Un ujo de trabajo de
varias rmas
El ujo de trabajo bsico para
construir y recopilar varias rmas funciona as:
Distribuye o comparte
(revisa las nuevas caractersticas de revisin en el
#11, Mezclar archivos de
word en PDF).
CAPTULO DIECISIS
Rastrear cambios
Acrobat 9 Pro ofrece la capacidad de monitorizar un documento que contiene varias firmas
y de ver la historia y los cambios realizados en un punto en particular del flujo de trabajo. En
lugar de agregar varias firmas con la herramienta Sign (Firmar) o Certify (Certificar), trabaja
con la herramienta de formularios Digital Signature (Firma digital) (lee todo sobre formularios en el captulo 12, Crear y administrar formularios).
Nota
Los cambios descritos en esta tcnica estn relacionados con las opciones permitidas por
el certificador del documento, como agregar anotaciones y firmar el documento. Para
leer sobre la comparacin de cambios en general en los documentos (y puedes comparar
mucho ms que en las versiones anteriores de Acrobat!), revisa el #84, Comparar documentos.
Aqu est cmo agregar campos para varias firmas y luego certificar o firmar el documento:
1. Elige Forms > Add or Edit Fields (Formularios > Agregar o editar campos). Acrobat muestra un dilogo de informacin, que te pregunta si quieres que se detecten automticamente campos existentes de formulario. Haz clic en Yes (S) para descartar el dilogo y
procesar el archivo.
2. Una vez que el archivo es procesado, otro dilogo te notifica cualquier campo encontrado; haz clic en OK (Aceptar). Otra copia de tu documento se abre en la ventana Form
Editing (Edicin de formulario).
3. Haz clic en Add New Field (Agregar nuevo campo)
en la barra de herramientas Form
Editing (Edicin de formularios) y elige Digital Signature (Firma digital).
4. Mueve el puntero sobre la pgina y haz clic cuando el campo est en la ubicacin
correcta. El bloque de firma se dibuja en la pgina y aparece el dilogo Field Name
(Nombre del campo) (figura 122a). El campo se nombra por defecto con el tipo
del campo y un nmero; escribe un reemplazo en el campo Field Name (Nombre del
campo).
329
Nota
Haz clic en Show All Properties (Mostrar todas las propiedades) para abrir el dilogo completo Digital Signature Properties (Propiedades de la firma digital), en donde puedes incluir
un consejo de herramientas, elige un aspecto para el campo y determina acciones que ocurran cuando el campo se firma. Haz clic en Close (Cerrar) para regresar al documento. Lee
sobre propiedades de campo en el #87, Trabajar en el modo Edicin de formularios.
5. Contina agregando campos adicionales de firma como sea necesario. Haz clic en
Close Form Editing (Cerrar edicin de formulario)
para cerrar la ventana y regresar
al documento en la ventana original de Acrobat.
Luego, firma y/o certifica el documento. Haz clic en el botn de tarea Sign (Firmar) para
desplegar su men y elegir Sign Document (Firmar documento) o Place Signature (Colocar
firma), dependiendo de cmo quieres agregar tu firma:
Place Signature (Colocar firma). Si eliges Place Signature (Colocar firma), un dilogo de
informacin se abre, explicando cmo dibujar un nuevo campo. Haz clic en OK (Aceptar)
para cerrar el dilogo, luego haz clic y arrastra para agregar el nuevo campo de firma.
330
Las modicaciones
incluyen cerrar o
reajustar las cajas de
comentario
Compara la versin actual del archivo con sus contenidos al momento en que la firma
fue aplicada utilizando la informacin histrica almacenada con las firmas. Selecciona la
firma en el panel Signature (Firmas) y luego elige Options > Compare Signed Version to
Current Version (Comparar versin firmada con la versin actual) para procesar el archivo.
CAPTULO DIECISIS
331
Las diferencias se muestran en una nueva ventana (figura 122c). Si gustas, puedes guardar el documento de resultados o cerrar la ventana del documento firmado para regresar
al documento principal.
Figura 122c Visualiza las diferencias en un documento entre el momento en el que fue aplicada
una rma y el estado actual del archivo.
Puedes tambin usar la historia para revisar una versin en particular. Lee cmo hacerlo
en la columna lateral Revisar de otra forma.
332
#
Nombrar nombres
Cuando ests creando normativas de certicado, decide por
adelantado si quieres generar
normativas para un grupo especco de personas de forma
habitual o si necesitas enviar
documentos a distintas personas en tiempos diferentes.
Cuando creas o editas una normativa de certicados de clave
pblica selecciona la opcin Ask
for recipients when applying
this policy (Solicitar destinatarios al aplicar esta normativa)
en la ventana de ajustes General (Conguracin general) del
asistente para generar una lista
diferente de destinatarios cada
vez que aplicas la norma.
123
Crear y administrar
normativas de seguridad
Convertir en favorita
En muchos ujos de trabajo, con
frecuencia usas la misma normativa una y otra vez. En lugar
de abrir los dilogos y elegirla
cada vez, ahorra un par de clics
del ratn y dene una como
favorita. En el dilogo Managing
Security Policies (Administrar
normativas de seguridad), haz
clic en la normativa del listado
en la parte superior del dilogo
y luego haz clic en Favorite
(Favorito) en la barra de herramientas del dilogo. Cualquier
normativa que denas como
Favorite (Favorito) muestra una
estrella a la izquierda de su listado en el dilogo. Cuando cierras el dilogo de normativas
(contina en la siguiente
pgina)
Figura 123 Agrega, elimina, edita y si no, administra tus normas de seguridad en este
dilogo.
2. Haz clic en New (Nuevo) para abrir el asistente New Security Policy (Nueva normativa
de seguridad). Los pasos involucrados en la creacin de cada tipo de norma se enlistan
a la izquierda de la ventana. Todos los tipos usan la misma pantalla inicial para elegir un
tipo de seguridad, una pantalla de configuracin general y todas tienen una pantalla
Summary (Resumen) al final del asistente.
3. Sigue a travs del asistente para completar la normativa. Haz clic en Cancel (Cancelar)
en la parte inferior de la ventana en cualquier momento para salir del asistente.
Aqu hay algunos consejos a tener en cuenta cuando construyes y trabajas con normativas:
Cuando ests creando normativas de contrasea, ten en cuenta la opcin de inclusin de contrasea en los ajustes General (Configuracin general). Deselecciona Save
CAPTULO DIECISIS
333
passwords with the policy (Guardar contraseas con la normativa) si quieres determinar una contrasea y restricciones cada vez que usas la normativa.
Elige un mtodo de codificacin de acuerdo con tus usuarios y con lo que necesitas
proteger. Por ejemplo, a menos que tus usuarios tengan Acrobat o Adobe Reader 7-9,
no podrn usar la opcin de codificacin 128-bit AES (AES de 128 bits) que te permite
proteger slo adjuntos. Si eliges la codificacin 256-bit AES (AES de 256 bits), tus usuarios necesitan Acrobat o Adobe Reader 9 para ver los contenidos.
Desde el men Show (Mostrar), desplegado en la figura 123, filtra la lista desplegando
slo normativas de la organizacin o del usuario.
Haz clic en una normativa de la lista en el panel superior del dilogo para ver sus detalles
en el panel inferior. Haz clic en Apply to Document (Aplicar al documento) y sigue la
secuencia de dilogos e indicaciones para dar seguridad al documento.
334
124
En quin confas?
En el Trust Manager (Administrador de conanza), haz
clic en Change Settings (Cambiar conguracin) para abrir
el dilogo Manage Internet
Access (Administrar acceso
a internet). Aqu especicars cmo y cundo pueden
conectarse los archivos PDF
a sitios Web para compartir y
recuperar informacin:
Empieza seleccionando
si vas a permitir, bloquear
o especicar una lista de
sitios.
Administrar multimedia
y confianzas
En Acrobat hay varios tipos de seguridad y confianza que puedes acceder en distintas ubicaciones. Adems de administrar tus identidades de confianza, necesitas establecer confianzas para el uso de multimedia. Una novedad en Acrobat 9 es poder elegir y exportar
tus ajustes de seguridad para compartirlos con destinatarios, llevar a otra computadora,
etctera.
Nota
Muchas de las preferencias estn disponibles slo para Windows, as como las caractersticas Pro Extended que no estn disponibles para Mac.
Multimedia Trust (legacy) (Confianza en contenido multimedia (heredado)). Necesitas determinar cmo administrar documentos multimedia y cmo el comportamiento
del documento. Para empezar, elige Edit o Acrobat > Preferences (Edicin o Acrobat > Preferencias) para abrir el dilogo Preferences (Preferencias). Haz clic en Trust Manager (Administrador de confianza) para desplegar su configuracin (figura 124a).
CAPTULO DIECISIS
335
Trusted Identities (Identidades de confianza). Los autores confiables llegan a ti a travs del ID digital que sostiene una identidad. Para agregar a alguien en tu lista, abre el panel
Signature (Firmas) para un documento que incluya la firma y sigue estos pasos:
1. Selecciona la firma en el panel Signature (Firmas), y elige Options > Show Signature
Properties (Opciones > Mostrar propiedades de firma) para abrir el dilogo.
2. En la ficha Summary (Resumen), que se muestra por defecto, haz clic en Show Certificate (Mostrar certificado) para abrir el dilogo Certificate Viewer (Visor de certificados).
3. Haz clic en la ficha Trust (Confianza) para desplegar Trust Settings (Configuracin de confianza) de los ID digitales (figura 124b). Haz clic en Add to Trusted Identities (Agregar identidades de confianza). Vers un dilogo de informacin que explica que tendrs que validar
las firmas nuevamente si cambias los parmetros de confianza. Haz clic en OK (Aceptar).
Elige tu reproductor
En las preferencias Multimedia Trust (legacy) (Contenido
multimedia) (heredado) puedes indicar si permites que
la multimedia se reproduzca
en documentos de conanza.
Asigna un nivel de permiso
para operaciones multimedia
desde estas opciones:
Always (Siempre)
reproduce el contenido en
el reproductor todas las
veces.
336
Mejorar la seguridad
Como si contrasea, certicado y otras formas de seguridad no fueran sucientes,
Acrobat 9 incluye una caracterstica Enhanced Security
(Seguridad mejorada). En las
preferencias, haz clic en Security (Enhanced) (Seguridad
(Mejorada)) para desplegar
los parmetros. La recomendacin es mantener el nivel
de seguridad y la casilla de
vericacin Enable Enhanced
Security (Activar seguridad
mejorada) seleccionada por
defecto. Puedes tener problemas con un nivel alto de
seguridad en algunos ujos
de trabajo, que puedes especicar en el dilogo. Para denir una ubicacin exenta de
la caracterstica de seguridad
mejorada:
CAPTULO DIECISIS
Indica cmo acceden los archivos PDF a Internet. La opcin predeterminada es Unless
explicitly permitted, PDF files cannot send information to the Internet (Los archivos
PDF no pueden enviar informacin a Internet, a menos que se permita expresamente).
Lee sobre tus opciones en la columna En quin confas?
Permite que Acrobat maneje actualizaciones automticas para certificados raz desde un
servidor de Adobe. La accin predeterminada incluye que te pregunte antes de instalar.
Qu considerado!
Administrar toda tu configuracin de seguridad. Acrobat 9 incluye una interesante
caracterstica nueva que te permite empaquetar todos tus ajustes de seguridad en un solo
paquete que puedes exportar y guardar como un archivo externo, listo para compartir con
otros o moverlo a otra computadora. Sigue estos pasos:
1. Elige Advanced > Security > Export Security Settings (Avanzadas > Seguridad > Exportar configuracin de seguridad) para abrir el dilogo mostrado en la figura 124c.
Como puedes ver en el dilogo, la lista incluye parmetros que has reunido y creado en
muchos dilogos, preferencias y tareas.
2. Haz clic en OK (Aceptar) para abrir una versin expandida del dilogo en donde puedes
seleccionar cada categora de ajuste y especificar qu componentes se exportarn.
3. Haz clic en Export (Exportar)
para abrir un pequeo dilogo de codificacin y elegir cmo quieres proteger el archivo de parmetros. Elige una contrasea, certificado o
ninguna seguridad y luego haz clic en OK (Aceptar). Procede con los siguientes dilogos
de acuerdo con el tipo de seguridad seleccionada.
337
Nota
Exportar el conjunto de parmetros es diferente de exportar un certificado. Exportas un
certificado para compartir con destinatarios que pueden validar tu firma y enviarte documentos codificados.
338
125
Servir tu correspondencia
Si ests trabajando con el
Adobe Policy Server (Servidor de normativas de Adobe),
puedes aplicar el proceso de
Security Envelope (Sobre de
seguridad) directamente a
travs de Outlook. Abre una
ventana de correo electrnico y haz clic en Attach as
Secured PDF (Adjuntar como
archivo Adobe PDF) en la
barra de herramientas Standard (Estndar). En el dilogo
que se despliega, elige el
archivo que quieres enviar y
luego selecciona una opcin
de seguridad. Puedes restringir la apertura de los nombres
enlistados en los campos To
y CC del correo o seleccionar
una norma y hacer clic en
OK (Aceptar). El documento
adjunto al correo electrnico
se despliega como es usual
pero (Secure) (Protegido)
aparece en el nombre del
adjunto.
Acrobat 9 Pro ofrece un modo eficiente de asociar documentos y adjuntar archivos PDF y
de otro tipo en un Security Envelope (Sobre de seguridad) para distribuir. Los sobres de
seguridad incluso se parecen a los sobres reales!
Simplemente incrusta los adjuntos en un Security Envelope (Sobre de seguridad), codifcalo usando una contrasea o mtodo de seguridad de certificado y luego envalo por
correo electrnico. Slo la persona con derechos para abrir el sobre de seguridad puede
ver los contenidos. Una vez abierto, el destinatario puede extraer los adjuntos y guardarlos,
aunque no estarn ms codificados. La codificacin no modifica los adjuntos de ninguna
manera.
Aplicas un sobre de seguridad pasando a travs de un asistente:
1. Elige Advanced > Security > Create Security Envelope (Avanzadas > Seguridad > Crear
sobre de seguridad), o elige el comando desde el men desplegable del botn de tarea
Secure (Proteger).
2. Trabaja en los pasos del asistente:
Figura 125a Elige desde una de las tres plantillas provistas para usar en el Security
Envelope (Sobre de seguridad) o crea la tuya.
Configura una norma de seguridad haz clic en Show All Policies (Mostrar todas las normativas) en esta pantalla del asistente para desplegar tu lista de opciones de certificado
o contrasea.
CAPTULO DIECISIS
339
Revisa el resumen: el archivo incluido en el sobre de seguridad, la plantilla y tu eleccin para distribucin.
Si tienes la intencin de enviar el correo electrnico directamente, escribe las direcciones de tus destinatarios en el dilogo de correo electrnico que se abre y haz clic
en Send (Enviar) para enviarlo.
Si eliges Send the envelope later (Enviar el sobre despus) como tu mtodo de
entrega, el sobre se abre en Acrobat despus de que le haces clic en Finish (Finalizar). Los archivos que incluyas en el asistente se enlistan como adjuntos al Security
Envelope PDF (Sobre de seguridad PDF)(figura 125b).
Figura 125b Los archivos incluidos con el Security Envelope (Sobre de seguridad)
se enlistan en el panel Attachments (Adjuntos).
Hazlo personal
Puedes crear otras plantillas para usar en el sobre de
seguridad. Crea y guarda un
documento como PDF. Luego
almacnalo en esta ubicacin:
Program Files/Adobe/Acrobat/DocTemplates/ENU. La
prxima vez que quieras crear
un sobre de seguridad, tu
plantilla personalizada est
incluida en la lista; seleccinala mientras trabajas con el
asistente.
340
Una vez que tu destinatario recibe el correo electrnico, el sobre de seguridad aparece
como un adjunto. El destinatario no puede abrir el adjunto sin los permisos apropiados y
debe escribir la contrasea usada para codificar el sobre.
CAPTULO DIECISIS
ndice
3D
3D Reviewer, 270-271
A
abrir
Administrador de diapositiva, 182
cuadros desplegables de comentario,
189
mens de Buzzword, 224
ventana Bsqueda avanzada, 13
Accesibilidad
acerca de, 101
considerar una pelcula incrustada, 266
corregir un documento, 120
especificar requerimientos para,
117-118
formularios y, 238
informar sobre un documento, 121122
mejorar PDF, 123-125
planificar PDF, 118
secuencias de teclas para, 125
Acceso, 31-32
acciones configurables, 141
Acciones. Ver tambin marcadores;
botones; vnculos
agregar botones a carteras, 76
ampliar o esconder capas con, 283
asociar con vistas del rbol modelo,
275
campo de formulario, 240
configurables, 141
convertir desde archivo de origen a
PDF, 310
del ratn, 309, 313
editar, 315-316
especificar vnculo de marcador a una
capa con, 297
mostrar vistas multimedia con, 277278
tipos de, 277, 299
aceleracin de hardware para, 260
acerca de, 2
acoplar
capas de Photoshop copiadas al
portapapeles, 59
capas de Visio, 282
evitar parches en imgenes en capas,
94
solucin a problemas de impresin
con, 99
Acrobat PDFMaker
agregar archivos de video desde,
35-37
dilogo para, 25
ficha Seguridad de, 28
mezclar y enviar por correo PDF de
Word, 29-30
restaurar predeterminados para, 27
soporte del sistema operativo y
aplicacin para, 21
usar en Word, 25-28
Administrador de pruebas
acerca de, 176-177
configurar la interaccin del usuario
para la prueba, 181
dilogo Configuracin de prueba, 178
editar pruebas, 179-180
escribir pruebas, 178-181
lmites de prueba, 176-177
preguntas en pruebas, 177-178
Adobe Acrobat. Ver Acrobat
Adobe Air, 259
Adobe Distiller. Ver Distiller
Adobe Illustrator, 282
Adobe InDesign, 281
Adobe Presenter. Ver Presenter
Adobe Reader. Ver Reader
Adobe 3D Reviewer, 270-271
agregar pgina Web a PDF, 55
agrupar comentarios, 198-199
AICC (Aviation Industry Computer Based
Training Committee), 176
Air, 259
ajuste de preferencia Fast Find, 14
ajustes preestablecidos de escaneo, 58
alinear campos de formulario, 244
almacenar gotas, 110
ampliacin
cambiar en el panel Archivo, 11
configurar, 81
herencia de, 304
reorganizacin y, 114-115
Anlisis, 279-280
aplicaciones. Ver tambin aplicaciones
especficas
rbol modelo, 274-275, 287
Archivar
archivos PDF, 8
correos electrnicos como PDF, 40-42
desde resultados, 255-256
opciones de PDFMaker para, 27
archivo indes.pdx, 18
archivos CAD, 270-271
archivos de origen
adjuntar a PDF, 61-63
convertir acciones a PDF, 310
cumplimiento de los estndares de
archivos convertidos, 105
eliminar numeracin de pgina de, 134
importar pginas como capas, 285-286
marcar, 303-304
archivos de registro, 23
archivos EPS (Encapsulated PostScript), 43
archivos Extensible Markup Language
(XML), 88, 176
archivos FDF (file data format), 322
archivos joboptions, 44- 45, 48
archivos PDF. Ver tambin Acrobat
PDFMaker; PDFMaker
accesibilidad de, 117-118, 123-125
adjuntar archivos de origen a, 61-63
agregar pgina Web a, 55
archivar mensajes de correo
electrnico, 40-42
archivos joboption incrustados en, 45
combinar varios a archivos nicos,
52-53
342
NDICE
B
barra de herramientas Anlisis, 270, 290
barra de herramientas Buscar, 12
barra de herramientas Seleccionar y Ampliar/
Reducir, 191
barra de mensajes del documento, 2- 3
bloquear
barras de herramientas, 5
colocacin de ventas de Bsqueda
avanzada y Acrobat, 13
fuentes, 96
notas, 187
borrar
archivos y carpetas desde lista de
Carpetas controladas, 49
campos de formulario, 326
ndices, 17
metadatos desde el documento, 83-84
C
clculos, 242-243, 249
Cmaras Web, 220
campos
agregar y seleccionar, 234-235
ajustar el mismo tamao, 244
cambiar por lotes, 237
cambiar propiedades para, 232
configurar, 239-240
dibujar y personalizar, 237-240
firma, 326-329
nombrar estructura para, 241
orden de tabulacin para, 245-246
campos de firma, 326-329
capas
convertir de Visio, 280-281
convertir imagen de texto a texto,
157-159
editar, 284
evitar los parches blancos de, 94
exportar archivos de InDesign como PDF
en capas, 281
formulario, 247-248
trabajar con documentos en capas,
283-284
usar marcadores en, 296-297
caracterstica Ajustar a cuadrcula, 289
caracterstica Leer en voz alta, 114-115
caracterstica MyFiles, 209, 216-217
caracterstica Seguridad mejorada, 336
caractersticas en lnea de Acrobat.com
colaboracin de documento, 216-218
crear PDF en lnea, 209-210
343
NDICE
344
D
darle una identidad a las carteras, 70-72
desbloquear perfiles de comprobacin
existentes, 106
descargar pginas Web a PDF, 55
desencadenadores, 309-313
deshacer cortes, 133
desplazamiento
automtica, 114
ver comentarios al desplazar, 189
desplazamiento automtico, 114
destinos
activar marcadores antes de ajustar, 303
definidos, 302
herencia de, 304
nombrar, 307-308
detener la integracin de comentarios, 20
dilogo Administrador de diapositiva
(Presenter), 182
dilogo Administrar identidades de
confianza, 322-323
dilogo Administrar normativas de seguridad,
332
dilogo Agregar adjunto (Presenter), 173
dilogo Ajustar pgina, 51
dilogo Auditar espacio de uso 85
dilogo Cambiar relacin de escala, 290
dilogo Certificar documento, 325
dilogo Comentarios de Adobe Acrobat,
200-201
dilogo Comprobacin, 102
dilogo Comprobacin completa de
accesibilidad, 121-122
dilogo Configuracin de Adobe PDF, 45-46
dilogo Configuracin de conversin, 28
dilogo Configuracin de conversin de
pgina Web, 54
dilogo Configuracin de Exportar todas las
imgenes como TIFF, 92
dilogo Configuracin de identidad, 192-193
dilogo Configuracin de presentacin
(Presenter), 164
dilogo Configuracin de seguridad, 320
dilogo Configurar ajustes preestablecidos,
56
dilogo Configurar aspecto de firma, 323
dilogo Crear Ir a la vista de pgina, 301
dilogo Crear PDF desde una pgina Web, 54
dilogo Crear vnculo, 300
dilogo Definicin de ndice, 17
dilogo Editar perfil (Comprobacin), 106
dilogo Editar secuencia, 143
dilogo Editar video (Presenter), 171
dilogo Estndares, 47
NDICE
distribucin de formulario
a travs de Acrobat.com, 251-252
administrar devoluciones de formulario,
255-256
rastreo, 253-254
recopilar respuestas de correo
electrnico desde, 249-250
distribuir
campos de formulario, 244
carteras, 77-78
formularios, 249-254
dividir documentos, 129-130
documentos
abrir y adjuntar un ndice a, 82
accesibilidad de, 114-116, 123
agregar campos de firma a, 326-327
aplicar acciones a, 315-316
autoguardado, 8
buscar, 12-16
cambiar pginas en, 128-131
capas de, 283-284
certificar vs. firmar, 325
comparar, 225-227, 331
compartir desde MyFiles, 216
contraseas para, 318-320
controlar la ruta de lectura a travs de,
116
conversin de grupo a formato PDF, 23
convertir pginas Web a PDF, 38-39,
54-55
crear informes en estado de
comprobacin de, 109
dividir, 129-130
donde convertir, 53
eliminar seguridad de, 319
encabezados y pies de pgina en, 137138
escanear en Acrobat, 56-58
estados de programacin para, 316
etiquetar, 119-120
examinar, 83-84
firmar, 325-327
guardar versiones redactadas y
completas de, 161
imprimir porciones de, 98
ndice para, 17-20
informar y reparar, 121-122
insertar pginas, 128, 130-131
leer en voz alta, 114-115
lista y propiedades de fuentes en, 82
marcadores de, 296-297, 303-304, 306
metadatos incrustados en, 27
mezclar y adjuntar PDF de Word, 29-30
modo PDF/A para, 8
nombrar PDF mezclado, 29
numerar pginas, 134-136
nmero desplegado en men Archivo, 7
opciones de ampliacin para, 81
opciones de despliegue para, 81
optimizar PDF, 85-87
preparar para conversin a PDF, 24
previsualizaciones de impresin para,
112-113
previsualizaciones de seguridad para,
327
propiedades de navegacin para, 80
345
E
edicin de ida y vuelta, 155-156
editar
acciones, 315-316
archivos CAD 3D, 270-271
archivos dentro de cartera, 75
botones en lote, 312
capas, 284
contenidos de carteras, 73-74
edicin de ida y vuelta de imagen,
155-156
encabezados y pies de pgina, 138
incrustar modelo 3D, 269
marcar color, 306
marcar comentarios en texto, 190-191
pginas y contenido, 128-131
perfiles existentes de comprobacin,
107
pruebas, 179-180
texto PDF, 146-147
texto y atributos con herramienta
Retocar texto, 148-150
Editor de documento nuevo, 50-51
Editor de imgenes, 156
Editor de objeto, 156
Editor de temas (Presenter), 167-169
Eliminacin de sombreado de borde, 56
eliminar la seguridad de documento, 319
encabezados, 137-138
encabezados y pies de pgina
personalizados, 137
archivos de Illustrator como PDF en
capas, 282
documento completo y redactado, 161
marcas de agua y fondos, 139
normativa de seguridad como favorita,
332
PDF como archivo de imagen, 91-92
PDF en otros formatos, 88-90
errores
corregir comprobacin de, 103
desplegar impresin de, 98
escanear
comportamiento de texto digitalizado,
149
documentos en Acrobat, 56-58
no se puede agregar archivo
digitalizado en cartera, 75
razones para convertir pgina con, 158
esconder. Ver mostrar/ocultar
escribir pruebas, estados, documento
programable, 178-179,316
estados programables de documento, 316
estndares
accesibilidad, 121-122
F
favoritos, 332
fechas, 137
ficha Resultados (dilogo
Comprobaciones), 103
ficha Seguridad (en dilogo Acrobat
PDFMaker), 28
filtrar
comentarios, 199
devoluciones de formulario, 256
finalizar revisiones, 212, 229
firmas digitales
agregar a formularios, 249
codificacin vs., 326
crear, 321-324
especificar predeterminada, 324
firmas documentos con, 325-327
no vlidas, 329
rastrear cambios del documento con
varias, 328-331
usar, 101, 109
usos para, 317
ver documentos con, 328
Flash. Ver tambin pelculas FLV; archivos
SWF
agregar archivo SWF a PDF, 263-264
agregar pelculas a archivos PDF,
265-267
caractersticas en Buzzword, 223
insertar pelcula FLV en PDF, 260-262
integracin con Acrobat, 259
reproductor instalado con Presenter,
165
usar contenido multimedia en
presentaciones, 170-172
usar varias pelculas en presentaciones,
164
Flash Lite, 166
flujo de trabajo. Ver tambin colaborar;
comentarios
colaboracin, 207
documentos con varias firmas, 328
examinar contenido oculto en, 84
firmar y certificar, 325
marcadores, 305
Presenter, 163
tareas por lotes para ahorrar tiempos,
141-144
fondos
agregar, 139-140
configurar imagen de cartera, 68-69
eliminar al digitalizar documentos, 56
eliminar de presentaciones de
PowerPoint, 34
formatear comentarios, 186-187
formato de archivo DOC, 88
formato de archivo RTF, 88
formato de archivo XPDF
formato U3D, 270
formularios, 231-257. Ver tambin campos;
distribucin de formulario
accesibilidad de, 123, 238
administrar devoluciones, 255-256
clculos y comportamientos de
campo, 241-243, 249
creacin, 232-233
dibujar y personalizar campos para,
237-240
distribucin, 249-252
formularios de Acrobat vs. LiveCycle
Designer, 233
modo de Edicin de formulario para,
232-256
nombrar campos de formulario, 241
opciones para configurar campos,
239-240
orden de tabulacin de, 123
orden de tabulacin para campos,
245-246
organizar y ordenar, 244-246
permitir a los usuarios de Reader
recibir, 251
preferencias para completar ms fcil,
249-250
rastrear distribucin de, 253-254
simplificar visualmente complejos,
247-248
trabajar con, 231
usar con carteras, 77
Formularios de Acrobat, 233-234
formularios LiveCycle Designer, 232-233,
248
fuentes
bloquear, 96
elegir, 96-97
incrustar o sustituir, 47, 96-97
opciones para subincluir, 96-97
optimizar, 86
solucin a problemas de retoques
para, 150
ver documentos, 82
vertical y horizontal, 148
NDICE
346
G
generar PDF en PowerPoint, 33-34
gotas
almacenar, 110
modificar, 11
gotas de comprobacin, 110-111
grabar audio, 170
guardar
archivos de Acrobat como Cartera PDF,
40
imgenes copiadas, 152
guas, 288-289
guionizacin de texto, 149
H
herramienta Adjuntar un archivo, 61
herramienta Comentario 3D, 274-276
herramienta Ediciones del texto, 190-191
herramienta Instantnea, 60
herramienta Medicin 3D, 272, 273
editar archivos en adobe 3D Reviewer,
270, 271
herramienta Retocar objeto
edicin de imagen de ida y vuelta con,
155-156
usar, 151-152
herramienta Retocar objeto, 148-150, 152
herramienta Seleccionar, 146
herramienta Seleccionar objeto, 146
herramientas
acceder a comentario, 185
colocar proporcin de escala para
medicin, 290
Ediciones del texto, 190-191
Medicin, 279, 290-291, 294-295
Mediciones 3D, 272-273
personalizar redaccin, 160
Resaltar, 187
seleccionar barra de herramientas, 5-6
usadas con el modo Edicin de
formulario, 236
herramientas de Medicin, 279, 290-291,
294-295
herramientas desde las barras de
herramientas, 5-6
herramientas Sellos, 192-194
Historia, 10-11
hojas de clculo, 256-257
I
cono de Carpeta perdida, 49
cono Seleccionar imagen, 153
cono smbolo de bloquear, 96
identidades de confianza, 322-323, 335
ID digitales. Ver tambin firmas digitales
crear para normativas de codificacin,
333
incluir con identidades de confianza, 335
Illustrator, 282
ilustradas, 3
bloquear, 5
NDICE
J
JavaScript, 316
K
knockouts, 113
L
learning management systems (LMS), 176
Lista de comentarios, 199
Lista de comentarios, barra de herramientas,
199
llamadas, 196
LMSs (learning management systems), 176
Lotus Notes, 40
M
Mapa PDF, 293-294
mapas georreferenciados, 293-295
Mapas PDF
marcar, 296-297
medir y agregar comentarios a, 293-295
mapas PDF, 293-297
marcadores
acciones y, 299
agregar, 305-306
anidar marcadores, 308
archivos de acceso, 32
archivos de origen de Office, 303-304
capas, 283, 296-297
dibujos, 296-297
documentos de Word, 27-28
documentos etiquetados, 306
imgenes, 153
mapas, 296-297
nombrar destino para, 307-308
organizar marcadores, 307
pginas de Ayuda, 4
ventajas de, 296
marcadores anidados, 308
marcas de agua, 139-140
marcas de dibujo
colocacin de exportadas, 200
usar, 195-196
marcas de medicin, 272-273
marcas diacrticas, 14
mrgenes
especificar, 133
revisar pgina, 132
347
N
navegacin de documento en capas, 80
navegadores
problemas usando con archivos
PDF, 39
usar Acrobat.com desde, 109-110
navegar
desde una imagen marcada, 153
documentos con opciones de
accesibilidad, 114-116
hacia el dilogo Configuracin de
conversin de pgina Web, 54
la interfaz de Acrobat, 2-3
men rastro de migas en cartera, 73
propiedades de configuracin para,
80
niveles de seguridad, 249, 318
nombrar
archivos PDF archivados, 42
archivos PDF convertidos, 24
campos de formulario, 241
destinos, 307-308
documentos PDF combinados de
Word, 29
normativas de certificado, 332
normativas de seguridad, 332-333
normativas de servidores, 324, 338
notas adhesivas, 186
numeracin Bates, 135-136
numeracin de pgina
agregar a encabezado o pie de pgina,
137
usar, 134-135
O
objetos
medir 2D, 290-292
medir 3D, 272-273
retocar, 151-152
ubicar con guas y cuadrculas, 288289
ver metadatos para, 287
OCR (optical character recognition), 157159
Opcin estndar de Adobe PDF
(dilogo Comprobacin completa de
accesibilidad), 121
opcin Maysculas/minsculas (barra de
herramientas Buscar), 12
Opciones avanzadas de bsqueda, 14-16
opciones de idioma para Presenter, 167
opciones desplegables de comportamiento
de apertura en el dilogo Comentarios
en las Preferencias, 188, 189
opciones Quitar manchas, 56
opciones Retramar, 56
optical character recognition (OCR), 157159
optimizacin de varios archivos, 86
Optimizador de PDF, 85-87
optimizar
documentos PDF, 85-87
visualizacin de PDF en Web, 46
orden de lectura
accesibilidad y, 123
P
pginas. Ver tambin pginas Web
aplicar encabezados y pies de pgina
a, 137-138
borrar, 128, 130-131
cambiar, 128-131
imprimir discontinuas, 98
insertar, 128, 130-131
numerar, 134-136
personalizar ajustes para, 51
recortar y rotar, 132-133
reemplazar, 129-131
ver comentarios al desplazar, 189
pginas Web
agregar a PDF, 55
convertir a documentos PDF en
Internet Explorer, 38-39
crear PDFs en Acrobat desde, 54-55
especificar niveles del sitio para
descargar, 55
realizar conversiones de varias
pginas, 38
usar archivos Acrobat.com con, 217
palabras vacas para ndice, 18-19
panel Archivos (Organizador), 10
panel Capas, 283-284
panel Categoras (Organizador), 10
panel Documento, 2-3
panel Estndares, 104-105
panel Firmas, 330
panel Marcadores, 303-304, 308
panel Navegacin, 2-3
panel Pginas, 10, 128
PDFMaker. Ver tambin Acrobat PDFMaker
AutoCAD, 280-281
Internet Explorer, 38
Lotus y Outlook, 40
Visio, 280-281
Windows, 303-304
pelculas
accesibilidad y, 266
agregar archivo de sonido de, 264
agregar varias interpretaciones de, 265
alterar las representaciones de, 267
distribuir incrustadas, 36
incluir varias presentaciones, 164
incrustadas vs. vinculadas, 260
insertar en archivo PDF, 260-262, 265
tipos de acciones multimedia para, 277
tipos de archivo usados en versiones
de Acrobat, 265
usar versiones heredadas de, 26, 266
pelculas FLV
NDICE
348
distribuir incrustadas, 36
incrustadas en PDF, 35-37, 260-262, 265
incrustadas vs. vinculadas, 260
Perfil de compatibilidad PDF/A, 102-105
Perfil de compatibilidad PDF/E, 102, 105
Perfil de compatibilidad PDF/X, 102,105
perfiles de comprobacin
categoras de, 102
desbloquear existentes, 106
editar, 106
editar, duplicar o crear nuevos, 107
probar la compatibilidad con, 102-103
seleccionar estndares para, 104
personalizar
ajustes preestablecidos de escaneo, 58
aspecto de cartera, 68-69
campos de formulario, 237-240
el despliegue de Acrobat, 5-6
firmas digitales, 322-323
herramientas de redaccin, 160
cono adjunto, 61
numeracin Bates, 136
preferencias de Leer en voz alta, 114-115
texto de precarga de Presenter, 168-169
Photoshop
acoplar capas copiadas al portapapeles, 59
corregir la proporcin de pxel en
Photoshop, 155
corregir proporciones de pxel, 155
mantener conexiones a la imagen con,
156
pies de pgina, 137-138
planificar de antemano
fondo o marca de agua para proyecto,
140
secuencias por lotes, 142, 144
plantillas
crear con contenedor para modelos
3D, 269
Sobre de seguridad, 338-339
pods, 220
portapapeles
PowerPoint
configurar vnculos de presentacin, 174
construir publicacin de Presenter desde,
164-166
convertir presentaciones a PDF, 33-34
especificar tema desde Presenter, 167168
predeterminados
contenido de Presenter, 165
especificar firma digital, 324
restaurar barras de herramientas a, 5
restaurar PDFMaker, 27
preferencias de interpretacin, 8-9
preguntas en pruebas, 177-178
presentacin de diapositivas
navegar en, 80
previsualizar, 183
Presenter, 163-184
acerca de, 33, 163, 259
adjuntos para las presentaciones, 166,
173-175
agregar pruebas a la presentacin,
176-181
capturar video, 170-172
NDICE
R
Rastreador, 253-254
rastrear
cambios en documentos firmados,
328-331
distribucin de formularios, 253-254
revisiones, 228-229
ratn
accesibilidad y, 266
desencadenando acciones de botn con,
309, 313
Reader
actualizar cartera en, 77
caractersticas de seguimiento en,
228-229
distribuir formularios a los usuarios
de, 251
reproductor de Flash incrustado en, 259
recorte de varias pginas, 133
redactar contenido, 160-162
reducir el tamao del archivo, 85, 87
reemplazar
nombres de archivo con numeracin
Bates, 135
pginas, 129-131
texto en cuadro de comentario, 191
referencias cruzadas en PDF convertidos, 26
remocin de halo
representaciones de pelculas, 265, 267
reordenar texto, 149
reorganizar, 114-115
reparaciones para comprobaciones, 106-107
reparar documentos, 121-122
reproducir presentaciones, 164-165
requerimientos de sistemas para Acrobat.
com, 218
resaltar
campos de formulario, 245-246
texto, 187
resolucin de PDF de Distiller, 46
respuestas
archivar desde devoluciones de
formulario, 255-256
manejar devoluciones de formulario,
255-257
recopilar desde distribucin de
formulario, 249-250
reutilizar imgenes, 152-154
revisiones
agregar comentarios de documento
desde Buzzword, 222
comparar vs., 226
enviar invitaciones para, 212-213
finalizar, 212, 229
iniciar compartidas, 211-213
rastrear, 228-229
revisar comentarios compartidos, 211
usar en lnea, 213
ver detalles de, 228
revisiones compartidas. Ver revisiones
RIAs (Rich internet applications), 259
rotar pginas, 132-133
ruta de lectura, 116
S
SCORM (Sharable Content Objet Reference
Model), 176
Seccin 508: informacin y aplicaciones
basadas en Web de Intranet e Internet
(1194.22) del dilogo Comprobacin
completa de accesibilidad, 121
secuencias por lotes, 141-144
construir para un proyecto, 143
detener programacin de, 141
organizar, 142, 144
planificar para, 142, 144
preparar para, 142
seguridad, 317-340
administrar seguridad y confianzas,
334-337
configuracin aplicada a carpeta vs.
Distiller, 49
crear y administrar normativas para,
332-333
eliminar documento, 319
exportar configuracin para, 336-337
firmar documentos, 325-327
niveles de seguridad de documento
y contraseas, 318-320
perfiles ID digitales, 321-324
349
T
tabla de contenidos, 27
tabular
accesibilidad de formularios, 123
probar formularios, 124
temas
ajustar, 82
seleccionar en Presenter, 167-169
temas para comentarios, 186
texto
comportamiento digitalizado, 149
copiar texto en un crculo a
comentario de dibujo, 195
dividir, organizar y guionizar PDF, 149
editar en PDF, 146-147
extraer desde imagen, 157-159
imgenes, 151-154
marcar la edicin de comentarios en,
190-191
perfiles existentes de comprobacin,
107
personalizar la pantalla de carga de
Presenter, 168, 169
redactar, 160-162
reemplazar en cuadro de comentario,
191
resaltar, 187
seleccionar imgenes antes del, 152
tcnicas para seleccionar, 147-148, 150
texto encerrado en un crculo a
comentario de dibujo, 195
tablas, 147, 150
Tipos de ajuste para la herramienta
Medicin, 290
trim crop, 132
acciones y, 299
agregar a archivos de cartera, 76
configurar presentacin, 174
especificar a capa, 297
probar presentacin, 173
usar imgenes de tamao de
miniatura como, 91
vincular contenido en documento,
300-302
Visio, 280-282
visualizar
comentarios, 188, 197-198
detalles de revisin, 228
documentos en modo PDF/A, 8
documentos firmados, 328
Historia, 10-11
VMware Fusion, 248
W
widget Informacin de mediciones, 291292
Word
combinar y adjuntar PDF a correos
electrnicos, 29-30
consejos para exportar PDF a un nuevo
formato en, 90
exportar comentarios a Windows,
200-203
incrustar modelos 3D en, 268-269
usar PDFMaker en, 25-28
XMP (Extensible Metadata Platform),
318
Z
Zoom
ampliar capas con, 283
reorganizar y ampliar con, 114-115
V
Validar
contenido de formulario, 241-242
firmas, 327
ventana Buscar, 13
ventanas
bloquear la ubicacin de Buscar y
Acrobat, 13
configurar opciones de despliegue
para PDF, 81
ventanas flotantes de medios, 262
VeriSign Internet Directory server, 324
versiones
confianza multimedia, 334-335
medios heredados, 264, 266
Navegador, 72
versiones heredadas
confianzas multimedia, 334-335
de medios, 264, 266
video. Ver tambin pelculas FLV
agregar comentarios a, 274
capturar para presentaciones, 170-172
incrustar en PDF, 35-37
vnculos
NDICE