COMPLEJO TECNOLOGICO PARA LA GESTION

AGROEMPRESARIAL SENA BAJO CAUCA

CONTABILIDAD Y FINANZAS
LA APARTADA GRUPO TARDE

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COMPETENCIA No 1: CONTABILIZARLOS RECURSOS DE OPERACIN, INVERSION

Y FINANCIACION DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y POLITICAS
ORGANIZACIONALES.
21030101901: Identificar los tipos de entidades, segn su organizacin principios corporativos, aspectos
legales y actividades.
21030101902: Clasificar documentos comerciales y ttulos valores segn el objetivo del registro.
21030101903: Codificar y diligenciar documentos de acuerdo con el PUC del sector.
21030101904: Contabilizar los diferentes tipos de operacin en el desarrollo del objeto social de la
empresa.
21030101905: Registrar los hechos econmicos segn las normas comerciales,tributarias y laborales.

Cajas Menores
Procedimiento para el manejo de las Cajas Menores creadas en efectivo y en cuentas corrientes.
1. Autorizacin de cajas menores
Las cajas menores se deben crear mediante orden emitida por la Gerencia General
2. Apertura de cajas menores
La Gerencia Administrativa y Financiera ser la dependencia encargada de preparar las comunicaciones
por medio de las cuales se constituyan las cajas menores y de coordinar el trmite para contar con la
Disponibilidad Presupuestal.
3. Apertura de cuentas corrientes
Los fondos de las cajas menores superiores a $1.500.000 de la Principal y Sucursales se deben manejar
en cuentas corrientes a nombre de La empresa indicando -Nombre del cuentadante; para ello, la Gerencia
Administrativa y Financiera debe enviar comunicaciones a los Bancos seleccionados presentando a los
funcionarios responsables del manejo, a efecto de que sea autorizada la apertura de las respectivas
cuentas corrientes.
Habr fondos de cajas menores que pueden mantenerse en efectivo hasta por $1.500.000 y se abrirn de
acuerdo con los requerimientos de las Agencias .
En las cuentas corrientes que se establezcan de conformidad con el presente reglamento, no se pueden
registrar transacciones por consignaciones o retiros diferentes a los inherentes al manejo de los recursos
de las cajas menores.
4. Procedimientos de control y registro de cuentas corrientes y cajas menores .
El registro del movimiento de las cajas menores se debe llevar por los funcionarios asignados para su
manejo, en registros en Excel de acuerdo con la estructura de control que establezca la Gerencia
Administrativa y Financiera. Registro que en cualquier momento puede ser verificado en lnea desde la
Oficina Central
Se deben manejar los siguientes controles :
Un control de Bancos, para registrar y contabilizar diariamente los desembolsos que afecten el saldo de la
caja menor.
Un control diario de la caja menor, para registrar las operaciones realizadas con cargo a los fondos de la
caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados
Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronolgico, con base en los
comprobantes o documentos que respalden cada operacin, indicando: fecha, codificacin del gasto,
concepto y valor, segn los comprobantes y valor del IVA. .
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La primera entrada en el control de Bancos (partida dbito) corresponde al registro del abono en la Cuenta
Corriente que realicen los bancos por el giro de fondos que efecte la empresa o en su u defecto por la
consignacin que de los cheques tramite la Direccin Financiera por la transferencia electrnica de fondos;
y la primera salida (partida crdito) cuando se efecte el retiro del dinero de la cuenta corriente mediante
giro del cheque por parte del funcionario autorizado para el manejo de la cuenta corriente y se disponga de
l en efectivo.
El funcionario autorizado para el manejo de la caja menor, debe enviar con Oficio a la Direccin Financiera
copia o certificacin de la consignacin que se efecte a la cuenta corriente, expedida por la Entidad
Bancaria respectiva.
La primera entrada (partida dbito) en el Control diario de la caja menor, corresponder al valor del primer
cheque que se expida para disponer de los fondos en efectivo, y la primera salida (partida crdito) cuando
se inicie el pago de los bienes o servicios.
Si los registros Auxiliares se llevan en forma manual, los errores de trascripcin que se lleguen a presentar
se deben corregir mediante la anotacin respectiva en el rengln siguiente, de tal manera que quede
constancia de la correccin.
No se admiten tachones, borrones o cualquier otra enmendadura.
Cuando sea necesario anular un folio se deben trazar dos lneas paralelas, entre las cuales se indicar la
razn de la anulacin, la fecha y la firma del responsable del libro contable.
Cuando por alguna circunstancia sea necesario anular un cheque, se le debe recortar el nmero para ser
adherido a la colilla de la chequera; si ha sido firmado, se recorta y destruye el espacio de la firma, y se
adjunta el documento anulado al correspondiente comprobante de egreso.
Respecto a los pagos de caja menor, el encargado de su manejo debe registrar en el control o libro
correspondiente:
a) El cdigo al que corresponde imputarlo y la correspondiente cuenta contable;
b) Su monto bruto;
c) Las deducciones practicadas concepto y monto;
d) El monto lquido pagado;
e) La fecha del pago;
f) El NIT del beneficiario, y
g) Los dems datos que se consideren necesarios.
As mismo se debe adicionar en el registro diario, la forma de pago de la compra, indicando si se realiz en
cheque o efectivo.
5.Funcionarios encargados del manejo
El Gerente General podr designar a cualquier funcionario idneo de la empresa para que sea
responsable del manejo de las cajas menores, excepto a quienes estn desempeando funciones de
Almacenista, o tengan a su cargo el manejo de bienes o recaudo de dineros por cualquier concepto.
Los pagos deben realizarlos solo los funcionarios que tengan a su cargo el manejo de las cajas menores;
no obstante si por alguna razn las compras del bien o servicio debieran realizarla otros funcionarios, se
les entrega el dinero necesario y se les hace firmar un recibo provisional, el cual debe ser reemplazado por
el comprobante definitivo a ms tardar al da siguiente hbil.
Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisin, el funcionario
que haya constituido la respectiva caja menor, podr mediante comunicacin , encargar a otro funcionario
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debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situacin; para lo cual solo se
requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma,
lo que deber constar en el registro respectivo.
De otra parte, cuando se cambie el responsable de la caja menor, deber hacerse una legalizacin
efectuando el reembolso total de los gastos realizados, con corte a la fecha.
Cuando se presente cualquiera de estos eventos, los Administradores deben informar las novedades a la
Direccin Financiera para actualizar los registros correspondientes.
6.Conceptos y montos
La cuanta mxima de cada una de las cajas puede ser hasta por el valor que anualmente autorice la
Gerencia General
El dinero que se entregue para la constitucin de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos
identificados y definidos y que tengan el carcter de urgente. De igual forma los recursos podrn ser
utilizados para el pago de viticos y gastos de viaje, los cuales, solo requerirn de autorizacin del
Administrador.
Si se establece una caja menor para su utilizacin con chequera la Disponibilidad en efectivo con el fin de
atender gastos urgentes y espordicos, puede ser hasta del 10% del valor total de la caja menor sin
superar la suma de $1.500.000 y se deber tener estricto control del presupuesto asignado a cada
concepto.
El monto mximo permitido para pagos en efectivo o giro de cheques es el equivalente al 10% del valor de
la caja menor, sin exceder de $500.000.
Cuando se requiera atender gastos de mantenimiento, estos solo se aceptan si no estn contemplados en
los contratos de mantenimiento celebrados, por lo tanto se debe contar previamente con la autorizacin
correspondiente expedida por la Gerencia Administrativa y Financiera .
Con recursos de las cajas menores se pueden adquirir elementos de consumo, previa constancia de la noexistencia expedida en oficinas centrales por la Direccin Administrativa
Los recursos asignados a las cajas menores se deben distribuir de la siguiente manera:
50% para atender gastos por pago de los siguientes servicios:

Mantenimiento equipos de oficina.

Mantenimiento de edificios.

Mantenimiento equipo de transporte.

Comunicaciones y transporte.
30% para atender gastos por compra de los siguientes bienes:

Combustibles.

Papelera y tiles de escritorio.

Elementos de aseo y cafetera.

Impresos y publicaciones.

Otros materiales y suministros.

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20% atender gastos de personal por viticos y gastos de viaje

Nota: Para pago de viticos y gastos de viaje con recursos de las cajas menores se requiere autorizacin
escrita del ordenador del gasto, que debe adjuntarse a la solicitud de reembolso como requisito para la
legalizacin del gasto.
Los recursos asignados a las cajas menores de la Oficina Central, se deben distribuir de la manera como
se estipule en la respectiva comunicacin de asignacin.
7. Documentos soporte de las transacciones
Los funcionarios con atribuciones para el gasto y pago, debe autorizar previamente con su firma las
compras de bienes y servicios susceptibles de atenderse con los recursos de la caja menor, las cuales
deben anexarse junto con la relacin de gastos, la solicitud de reembolso, la relacin de retenciones
practicadas y consignadas y el acta de arqueo, para su correspondiente trmite de reembolso o
legalizacin ante la Gerencia Administrativa y Financiera
Las facturas que se reciban como soporte de cada uno de los desembolsos de las cajas menores, deben
cumplir todos los requisitos establecidos en el artculo 617 del Estatuto Tributario:
Artculo 617. Requisitos de la Factura de Venta: Para efectos tributarios, la expedicin de factura a que se
refiere el artculo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a) Estar denominada expresamente como factura de venta;
b) Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;
c) Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la
discriminacin del IVA pagado;
d) Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de venta;
e) Fecha de su expedicin;
f) Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados;
g) Valor total de la operacin;
h) El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura;
i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas;
Al momento de la expedicin de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), debern estar
impresos a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter similar. Cuando
el contribuyente utilice un sistema de facturacin por computador o mquinas registradoras, con la
impresin efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresin previa.
Los comprobantes de pago o comprobantes de egreso por caja menor utilizados, deben numerarse en
forma consecutiva y ascendente.
Todos los desembolsos que se realicen con recursos de las cajas menores, deben tener como soporte
adicional la constancia en el respectivo documento ( facturas, recibos, cuentas de cobro, etc.) del recibo a
satisfaccin del bien o servicio adquirido.
Si el proveedor es persona natural y no pertenece al rgimen comn , debe elaborar su cuenta de cobro
con el Nit , derivado de su inscripcin al rgimen simplificado .
8.Deducciones
Las deducciones que por cada compra se efecten por concepto de Impuestos Nacionales (Retencin en
la Fuente, Retencin del IVA), deben ser consignadas, en las cuentas corrientes o de ahorros que
determine la Gerencia Administrativa y Financiera y las deducciones por Impuestos Municipales
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(Retencin del Impuesto de Industria y Comercio y Avisos y otros conceptos), deben ser consignadas
mensualmente en cada localidad.
Adicionalmente deben elaborar una relacin detallando los sujetos de retencin, el NIT, el concepto de la
compra o pago de servicios, el valor base de retencin y el valor retenido, y remitirla junto con copia de la
consignacin de las deducciones por impuestos nacionales a la Direccin Financiera , a ms tardar el
quinto (5) da de cada mes, as como las copias de los formularios de consignacin de impuestos
municipales, debidamente diligenciados y presentados.
Es importante tener en cuenta que de acuerdo con las normas tributarias vigentes, a las personas
pertenecientes al Rgimen Comn se les debe practicar descuentos por Retencin en la Fuente, retencin
sobre el IVA en adquisicin de servicios (corresponde al 75% del valor del IVA facturado igual o superior a
$66.000), retencin sobre el IVA en compra de bienes (corresponde al 75% del valor del IVA facturado
igual o superior a $460.000) y retencin por impuesto de Industria y Comercio (ICA) de acuerdo con las
normas vigentes en cada municipio (las cuales se deben consultar con la Direccin Financiera ) , mientras
que a las pertenecientes al Rgimen Simplificado solo se les practica deduccin por Retencin en la
Fuente.
Por su parte a los Grandes Contribuyentes no se les efecta ninguna retencin y a los Autorretenedores no
se les descuenta por Retencin en la Fuente, mas s por los dems conceptos.
La condicin de personas pertenecientes al Rgimen Comn, Rgimen Simplificado, Autorretenedores y
Grandes Contribuyentes, debe ser demostrada por los proveedores, bien mediante las facturas que
expidan o certificacin especial que los acredite como tal.
9. Reembolsos y legalizacin de la caja menor
Con sujecin a lo dispuesto por Gerencia General los dineros entregados para viticos y gastos de viaje se
legalizarn dentro de los cinco (5) das siguientes a la realizacin del gasto y no se podrn entregar
nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.
Cuando se haya gastado hasta el 70% de uno cualquiera de los rubros autorizados, o cuando hayan
transcurrido tres meses de constituido el fondo de caja menor o de haber tramitado el ltimo reembolso,
previo arqueo de la caja menor, se debe presentar a la Gerencia Administrativa y Financiera , una relacin
totalizada de los gastos efectuados, clasificados por rubros del Puc , para su correspondiente trmite de
reembolso y registro , acompaada de la comunicacin de reconocimiento de gastos.
Cuando se trate de la legalizacin definitiva de la caja menor por cierre de vigencia, cambio de
responsable del manejo o cancelacin de la misma, se debe realizar un arqueo fsico por parte de los
funcionarios que para tal efecto designe la Gerencia Administrativa y Financiera con el fin de garantizar
que se efecte el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor deber coordinar lo pertinente con la
Gerencia Administrativa y Financiera
Adicionalmente en el evento en que la Direccin Financiera al momento de tramitar la legalizacin de la
caja menor, detecte que no existe saldo disponible en uno de los conceptos del gasto, debe gestionar la
correspondiente adicin .
En la legalizacin de los gastos para efectos del reembolso, se exigir el cumplimiento de los requisitos
que a continuacin se indican:
1. Que los gastos estn agrupados por rubros del Puc , bien sea en el comprobante de pago o en la
relacin anexa, y que correspondan a los
autorizados en la resolucin de constitucin.
2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con
identificacin del nombre o razn social y el nmero del documento de identidad o NIT, objeto y cuanta.
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3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se est legalizando.
4. Que el gasto se haya efectuado despus de haberse constituido o reembolsado la caja menor segn el
caso.
5.
Que
se
haya
expedido
la
comunicacin
de
reconocimiento
del
gasto.
6. Que se haya dado ingreso al Almacn, de los elementos comprados.
10. Arqueos de la caja menor
Se realizarn arqueos peridicos y sorpresivos por funcionarios designados por los Administradores ,
diferentes de quienes manejan las cajas menores, con el fin de garantizar que las operaciones estn
debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan;
constatando los recursos asignados a las cajas menores, realizando el conteo fsico, el control y
seguimiento a cada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectivas comunicaciones de
apertura, independientemente de la verificacin por parte de la Auditora .
De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en informe suscrito por el
funcionario que los practique y quienes tengan asignadas las cajas menores. Copia del informe se debe
remitir a la Gerencia Administrativa y Financiera.
En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, la Gerencia Administrativa y Financiera
informar de ser pertinente, a la Gerencia para las investigaciones administrativas a que haya lugar y a
Contabilidad para los registros correspondientes.
En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, el saldo en bancos, los comprobantes de
egreso y los recibos provisionales, debe ser igual al valor total autorizado para la caja menor.
Se advierte que el dinero en efectivo, correspondiente a las deducciones efectuadas en cada pago, no
hace parte del disponible de la caja menor y por lo tanto no puede ser utilizado para atender gastos.
11. Conciliaciones bancarias
Los responsables del manejo de las cajas menores con chequera deben enviar mensualmente a la
Direccin Financiera , el extracto bancario junto con fotocopia de la parte pertinente de los registros
auxiliares, para que esta dependencia realice la correspondiente conciliacin y ejerza los respectivos
controles.
12. Prohibiciones
Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de las cajas menores:
1. Atender gastos personales o prstamos y cambiar cheques del funcionario que tenga a su cargo la
caja menor, o de cualquier otra persona.
2. Adquirir elementos que existan en el almacn .
3. Adquirir elementos devolutivos.
4. Fraccionar pagos de un mismo elemento o servicio.
5. Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creacin de la Caja menor.
6. Atender pagos por compromisos que deben constar por escrito.
7. Atender pagos por servicios personales y conceptos inherentes a la nmina.
8. Girar cheques en descubierto.
9. Permitir demoras mayores a dos das hbiles para la legalizacin de recibos provisionales.
10. Tramitar compras de bienes y servicios a crdito con el compromiso de cancelarlos con los
recursos de la caja menor.
11. Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la entidad.
12. Atender pagos por servicios pblicos y arrendamiento de inmuebles.
13. Consignar recursos obtenidos por recaudo de servicios que presta la Empresa.
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Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podr constituir otra o
reemplazar hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.
13. Pliza global de manejo
Con cargo a la empresa, la Gerencia Administrativa y Financiera es responsable de gestionar ante la
Compaa de Seguros respectiva, la inclusin en la Pliza Global de Manejo vigente de los funcionarios a
quienes se designe para el manejo de las cajas menores a nivel nacional
14.Reintegros definitivos
Al cierre de cada perodo se deben legalizar todas las cajas menores, reintegrando a la cuenta bancaria
que determine la Gerencia Administrativa y Financiera los saldos en efectivo y los saldos en bancos, de tal
manera que las cuentas corrientes de cada Caja menor queden en ceros y se debe elaborar la
correspondiente comunicacin de legalizacin de la caja menor.
La legalizacin definitiva de las cajas menores, constituidas durante el perodo , se har antes del 20 de
diciembre, fecha en la cual se deber reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responder
fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento de su legalizacin oportuna y del manejo del dinero que se
encuentre a su cargo, sin perjuicio de las dems acciones legales a que hubiere lugar.
Cuando se decida la cancelacin de una caja menor, su titular la legalizar en forma definitiva,
reintegrando el saldo de los fondos que recibi. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente.
Para efecto de los controles correspondientes, los Administradores , deben remitir a la Direccin
Financiera - Grupo Contabilidad un oficio remisorio de la certificacin que les expida el Banco con respecto
a la operacin de saldar la cuenta corriente.
15. Aspectos contables
Nmero 1. Tarifas Retencin en la Fuente Vigencia 2012 (debern actualizarse aplicando las tarifas que
rijan para cada vigencia).
Ejemplo:
Una empresa estima que los requerimientos promedio de gastos menores son $15.000 mensuales. El 01
de abril de 2012 decide hacer una provisin en este sentido, para que al comienzo de cada mes se posea
como minimo este saldo, durante este mes se han cancelado por intermedio de la caja menor los
siguientes gastos generales:
Suministro oficina
Correo y Estampillas
Fletes
Gasolina y aceite
Refrigerios
Total Gastos de Caja Menor

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$1.600
750
1.800
2.400
3.200
$9.750