Manual Del Participante Excel 2010 Básico

Bsico
Manual del Participante

2014
PLANTEL ORIZABA
Jefatura de Capacitacin y Evaluacin de Competencias
ndice
Objetivo
1. Introduccin
1.1. Inicio de Excel 2010
1.2. Conceptos bsicos
1.3. Ventana de Excel
1.4. Ficha archivo
1.5. Barra de acceso rpido
1.6. Cinta de opciones
12
1.7. Cuadro de dilogo
13
2. Libros de trabajo
16
2.1. Qu es un libro de trabajo
16
2.2. Crear un libro de trabajo
17
2.3. Seleccionar hojas de clculo dentro de un libro de trabajo
18
2.4. Insertar una nueva hoja de clculo
19
2.5. Cambiar una el nombre de una hoja de clculo
20
2.6. Cambiar el color de etiqueta de las hojas de clculo
23
2.7. Mover o copiar hojas de clculo
24
2.8. Ocultar hojas de clculo
25
2.9. Mostrar hojas de clculo ocultas
31
3. Seleccin de celdas, filas, columnas e interpretacin de los datos
33
3.1. Seleccin de celdas
33
3.2. Seleccin de filas y columnas
37
3.3. Interpretacin de los datos
39
4. Administrar hojas de clculo y libros de trabajo

4.1. Guardar libros de trabajo
5. Frmulas y referencias
44
44
50
5.1. Frmulas
50
5.2. Descripcin de errores
53
5.3. Referencias
54
6. Funciones
59
Avenida Vicente M. Corona S/N,

Col. El Espinal, Orizaba Ver., 94330.
Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
capacitacion252@prodigy.net.mx
1
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6.1. Funcin Suma
59
6.2. Funcin Promedio
60
7. Formato de una hoja de clculo
62
7.1. Aplicar formato utilizando la cinta de opciones
62
7.2. Aplicar el formato utilizando el cuadro de

dilogo formato de celdas
66
8. Edicin de una hoja de clculo
74
8.1. Edicin de celdas
74
8.2. Insercin de filas y columnas
81
8.3. Eliminar filas y columnas
83
8.4. Eliminar o borrar celdas
86
9. Verificar ortografa e imprimir la informacin de una

hoja de clculo
9.1. Verificar ortografa
10. Preparar pgina
89
89
93
10.1.
Configurar tamao y orientacin de la pgina
93
10.2.
Configurar mrgenes
94
10.3.
Encabezados y pies de pgina
95
10.4.
Vista preliminar
100
10.5.
Impresin
101
11. Mtodos abreviados
103

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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Objetivo
Al finalizar el curso-taller el participante
identificar las caractersticas de Microsoft Excel
Bsico 2010, con el fin de crear hojas de clculo
mediante el uso de herramientas bsicas.

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3
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1.
INTRODUCCIN
Microsoft Excel es una hoja de clculo que est organizada en una estructura tabular con
filas y columnas, que permite crear tablas, calcular y analizar datos. Excel permite crear
tablas que calculan de forma automtica los totales de los valores numricos
especificados, imprimir tablas con diseos organizados y crear grficos simples.
1.1 Inicio de Microsoft Excel 2010

A continuacin se muestran las formas tradicionales de accesar a Microsoft Excel 2010:
1.
2.
3.
4.
Hacer clic en el botn Inicio

Elegir la opcin Todos los programas
Hacer clic en la carpeta de Microsoft Office
Seleccionar Microsoft Excel 2010

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1.
2.
3.
4.
5.
6.
Abrir el men Inicio (CONTROL + ESC)

Seleccionar con las flechas de direccin Todos los programas
Presionar ENTER
Seleccionar con las flechas de direccin la carpeta Microsoft Office
Seleccionar con las flechas de direccin Microsoft Excel 2010
Presionar ENTER
Sugerencia:
Otro mtodo para accesar a Microsoft Excel, es haciendo doble clic sobre el icono de
acceso directo que se encuentra en el Escritorio.
Se mostrar el cuadro con el nombre del programa y la versin a la que se est

ingresando.
1.2 Conceptos bsicos

Microsoft Excel es una hoja de clculo, compuesta por 16,384 columnas y 1, 048,576 filas
que forman una cuadrcula; a la interseccin de una columna y una fila se denomina
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celda, y consta de una direccin particular o referencia. La celda activa aparece con un
borde ancho y es aquella en la cual se introducen los datos al comenzar a escribir. Slo
una celda puede estar activa a la vez.
1.3 Ventana de Microsoft Excel

Cada vez que se ingrese a Excel se mostrar una ventana con los elementos que la
conforman, los cuales se describen a continuacin.
La siguiente tabla describe las partes de la ventana de Excel:

N
1
2
3
Elemento
Descripcin
Muestra el nombre del archivo de la hoja de clculo con la
Barra de ttulo
que se est trabajando y el nombre del software utilizado.
Barra de
acceso Incluye comandos que se utilizan con frecuencia, como
rpido
Guardar, Deshacer, Repetir y Abrir.
Contiene los comandos para la manipulacin de la ventana
Cuadro de control
como son: Restaurar, Mover, Tamao, Minimizar, Maximizar y

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4
5
6
7
8
9
10
11
Elemento
Descripcin
Cerrar.
Contiene todas las opciones del programa agrupadas en
fichas. Es similar a la Barra de Mens" o "Barras de
Cinta de opciones
Herramientas" de las versiones anteriores.
Despliega la referencia o nombre de la celda activa.
Cuadro de nombres
Muestra informacin sobre la hoja de clculo.
Barra de estado
Botones
de
Permiten cambiar la forma en que se muestra la hoja
clculo.
visualizacin
Control deslizante del Permite cambiar la configuracin de zoom dentro de la
hoja de clculo.
zoom
Barra
de Permite cambiar la posicin en la pantalla dentro de la
hoja de clculo que se est editando.
desplazamiento
Muestra el contenido de la celda activa. Se usa para
Barra de frmulas
editar o introducir valores en frmulas o celdas.
Muestra la hoja de clculo que se est editando.
Ventana de edicin
1.4 Ficha Archivo

Microsoft Excel presenta la ficha Archivo que contiene las funciones principales de abrir,
guardar, imprimir y otros. As como los archivos utilizados recientemente.
1. Hacer clic en la ficha Archivo

Se mostrarn las opciones contenidas.

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1. Presionar la combinacin de teclas ALT + A
1.5 Barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido permite accesar a funciones seleccionadas de una forma
rpida.
La barra se muestra con cuatro botones predeterminados de acceso rpido, los cuales
son: guardar, deshacer, rehacer y abrir, sin embargo se podrn agregar los botones
que se requieran para acceder a las funciones que se utilicen con frecuencia.
1.5 Agregar botones a la Barra de acceso rpido
1. Hacer clic en la flecha de la barra de acceso rpido

2. Elegir el comando Ms comandos

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Se mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel.
3. En la seccin Comandos disponibles seleccionar el comando deseado

4. Hacer clic en el botn Agregar
5. Presionar ENTER o hacer clic en el botn Aceptar
1. Hacer clic sobre el smbolo

2. Hacer clic sobre el comando a mostrar
Quitar botones de la Barra de acceso

rpido
1. Hacer clic en la flecha de la barra de

acceso rpido

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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3. En la seccin Personalizar barra de herramientas de acceso rpido seleccionar el

comando a quitar
4. Hacer clic en el botn Quitar
1. Hacer clic sobre el smbolo

2. Hacer clic sobre el comando a Quitar
Restablecer la Barra de acceso rpido
1. Hacer clic en la flecha de la barra de acceso rpido

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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3. Hacer clic en el botn Restablecer

4. Elegir:
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Opcin
Descripcin
Restablecer
nicamente
la barra de
herramientas de acceso rpido.
Restablecer todas las personalizaciones
Se restablecer solo la barra de herramientas de

Acceso rpido.
Se restablecern
fueron realizadas.
todas
personalizaciones
que
Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.
5. Presionar el botn S
Se restablecer la barra, con los comandos predeterminados.
1.6 Cinta de opciones

Contiene las herramientas de Microsoft Excel, conformadas en grupos con botones de
comando de acceso directo.
Las cintas de opciones son: Archivo, Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos,
Revisar, Vista y Complementos. Estn diseadas para estar orientadas a las tareas.
Cinta de opciones
Archivo
Inicio
Insertar
Descripcin
Contiene los comando de guardar, guardar como , imprimir, etc.
Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como
son: negrita, cursiva, fuente, etc.
Contiene los comandos que permitirn insertar grficos,
tablas, tablas dinmicas, imgenes, etc.

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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Cinta de opciones
Descripcin
Diseo de pgina
Contiene los comandos sobre la configuracin de la pgina, como

son: temas, mrgenes, orientacin de pgina, saltos, fondos, etc.
Frmulas
Esta ficha est orientada al manejo de funciones.

Contiene las operaciones ms comunes sobre el ordenamiento de
los datos, filtrado, etc.
Contiene los comandos utilizados para el control de ortografa,
traduccin, comentario y proteccin de la informacin.
Contiene los comandos que permiten cambiar la vista de la hoja
de clculo (zoom), la posibilidad de administrar las ventanas y
macros.
Datos
Revisar
Vista
Acceder a la cinta de opciones
1. Hacer clic en la cinta de opciones deseada
1. Presionar la tecla ALT

3. Con las fechas de direccin se desplazar hasta el comando deseado
4. Presionar ENTER
o
1. Presionar la tecla ALT
2. Presionar la letra que aparecer encuadrada de la cinta de opciones que se desea
abrir
1.7 Cuadro de Dilogo

Los cuadros de dilogo se muestran cuando se elige un comando que requiere
informacin adicional. Puede incluir reas en las que deben escribirse textos o nmeros y
ver o cambiar las configuraciones para las opciones relacionadas con el comando. Cada
cuadro de dilogo contiene un botn de ayuda
que se puede utilizar en cualquier
momento sino es clara una opcin. Para habilitar un cuadro de dilogo hacer clic en el
botn (indicador de cuadro de dilogo).
Un cuadro de dilogo puede presentar los siguientes elementos:

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Fichas
N
1
Elemento
Descripcin
Fichas
Son categoras que agrupan diferentes opciones relacionadas con

el comando.
Cuadros de lista
Se presentan varias opciones, se seleccionan utilizando las
flechas de direccin. Slo se podr elegir una de ellas.
Cuadros
de
desplegable
lista
Se presentan varias alternativas, al hacer clic en el botn o al

activar el cuadro con tecla ALT y la letra subrayada. Slo se
podr seleccionar una.
Casillas de verificacin
Se podr seleccionar de todas las opciones disponibles.

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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Elemento
Descripcin
Botones
Al elegir el botn quedarn definidas todas las especificaciones
hechas dentro del cuadro de dilogo.
5
Cuadros de edicin
Permiten escribir un texto o nmeros para especificar algn

concepto.
Botones de opcin
Se podr seleccionar solamente una opcin.
Cuadros de seleccin
Permiten modificar un valor, ste se podr aumentar o

disminuir utilizando los botones de incremento y decremento o
escribiendo directamente el valor deseado.
Seleccin de una opcin dentro de los cuadros de dilogo
1. Hacer clic en la ficha deseada

2. Hacer clic en cada una de las opciones requeridas
3. Hacer clic en el botn Aceptar
1. Seleccionar la ficha deseada presionando las teclas CONTROL + AV PG

(ficha a la derecha) o CONTROL + RE PG (ficha a la izquierda)
2. Elegir las opciones deseadas dentro de la ficha, utilizando la tecla TAB para
desplazarse o la tecla ALT + la letra que aparezca subrayada.
3. Presionar ENTER
Cada uno de estos elementos se presentar dependiendo el cuadro de dilogo que se
despliegue en pantalla.
Sugerencia:
Para cerrar el cuadro de dilogo y cancelar las opciones seleccionadas presionar la
tecla ESC.

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2. LIBROS DE TRABAJO
2.1 Qu es un libro de trabajo?
Un libro de trabajo es el archivo donde se trabaja y se almacenan datos; est compuesto
de hojas de clculo, grficos y macros. Cuando se crea un libro nuevo, ste se abre
con 3 hojas de clculo, tituladas de la Hoja1 a la Hoja 3. Los nombres de cada hoja
aparecen en la parte inferior en etiquetas. La etiqueta de la hoja activa se muestra en
negrita. Para desplazar el cursor entre las hojas de un libro se deber hacer clic sobre la
etiqueta de la hoja correspondiente.
Un libro de trabajo puede organizarse:
Insertando hojas nuevas

Eliminando hojas
Cambiando el nombre de las hojas
Moviendo o copiando hojas dentro del mismo libro de trabajo o en otro
Ocultando hojas

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2.2 Crear un libro de trabajo

Cuando se ingresa a Microsoft Excel automticamente se abre un nuevo libro en el cual
se podr comenzar a escribir; sin embargo, podrn crearse nuevos libros en el momento
que se desee.
Creacin de un libro de trabajo nuevo
1. Hacer clic en el botn Nuevo...
, de la barra de acceso rpido
1. Abrir la ficha Archivo presionando las combinacin de teclas ALT + A

2. Elegir el comando Nuevo presionando la tecla N
3. Seleccionar el comando Libro en blanco (D)

4. Hacer clic en el botn Crear (s)

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2.3 Seleccionar hojas de clculo dentro de un libro de trabajo

Seleccionar una hoja de clculo
1. Hacer clic en la etiqueta de la hoja que se desea seleccionar
1. Presionar las teclas CONTROL + AV PG o CONTROL + RE PG, hasta

seleccionar la hoja deseada
Seleccionar varias hojas de clculo adyacentes
1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja a seleccionar

2. Mantener presionada la tecla SHIFT
3. Hacer clic en la etiqueta de la ltima hoja que se desea seleccionar
Seleccionar varias hojas de clculo no adyacentes
1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja

2. Mantener presionada la tecla CONTROL
3. Hacer clic en las etiquetas de las hojas a seleccionar
Seleccionar todas las hojas de clculo de un libro
1. Hacer clic en la etiqueta de cualquier hoja

2. Hacer clic con el botn derecho del mouse
3. Elegir el comando Seleccionar todas las hojas del men contextual

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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2.4 Insertar y eliminar hojas de clculo

Un libro de trabajo nuevo contiene de forma predeterminada 3 hojas, las cuales
pueden aumentarse insertando hojas nuevas o disminuirse eliminando las ya existentes.
La cantidad mxima de hojas que puede contener un libro nuevo es de 255, pero eso
slo depender de la memoria disponible de la computadora.
Para cambiar el nmero de hojas de un libro de trabajo nuevo:
1. Hacer clic en la ficha Archivo (ALT, A)

2. Hacer clic en el botn Opciones (O)

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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3. En el cuadro de seleccin "Incluir este nmero de hojas:", especificar el nmero de

hojas deseado
4. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER
2.5 Insertar una nueva hoja de clculo
1. Hacer clic con el botn derecho del mouse, sobre la etiqueta de alguna hoja de
clculo
Se mostrar el siguiente men contextual.

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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2. Elegir el comando Insertar.
Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar.
3. Elegir Hoja de clculo de la ficha General

La nueva hoja de clculo aparecer activa

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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1. Abrir la cinta de opciones Inicio presionando las teclas ALT, O

2. Elegir el comando Insertar presionando la tecla de la letra I
3. Seleccionar el comando Insertar hoja presionando la tecla de la letra S
La nueva hoja aparecer en la posicin seleccionada
Hoja
seleccionada
La nueva hoja de clculo se

convierte en hoja activa
Sugerencia:
Otros procedimientos para insertar una hoja de clculo son: con el mtodo abreviado SHIFT + F11
o haciendo clic en la ficha Insertar hoja de clculo
la posicin seleccionada.
, la nueva hoja de clculo aparecer en
Insertar varias hojas de clculo

1. Presionar la tecla SHIFT
2. Seleccionar el nmero de etiquetas de hojas de clculo que se desea agregar
4. Elegir el comando Insertar
5. Seleccionar Hoja de Clculo
1.
2.
3.
4.
Seleccionar el nmero de etiquetas de hojas de clculo que se desea agregar

Hacer clic en la ficha Inicio de la cinta de opciones, presionando ALT, O
Elegir el comando Insertar
Elegir Insertar hoja
Eliminar una hoja de clculo

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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1. Seleccionar la hoja de clculo que se desea eliminar

3. Elegir el comando Eliminar
Si la hoja de clculo contiene datos. Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.
4. Hacer clic en el botn Eliminar, para confirmar la eliminacin
2.6 Cambiar el nombre de una hoja de clculo
1. Hacer doble clic en la etiqueta de la hoja a la que se le desee cambiar el nombre

Escribir el nuevo
nombre
2. Escribir el nuevo nombre para la hoja

3. Presionar ENTER
o
1.
2.
3.
4.
Hacer clic derecho sobre la etiqueta deseada

Elegir el comando Cambiar nombre del men contextual
Escribir el nuevo nombre para la hoja
Hacer clic en cualquier parte del rea de trabajo.

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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1. Hacer la cinta de opciones Inicio presionando las teclas ALT, O

2. Elegir el comando Formato (O)
3. Seleccionar el comando Cambiar el nombre de la hoja (C)
4. En la etiqueta de la hoja escribir el nombre de la hoja

5. Presionar ENTER
2.7 Cambiar el color de etiqueta de las hojas de clculo
1. Hacer clic con el botn derecho del mouse sobre la etiqueta de la hoja
Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
24
PLANTEL ORIZABA
2. Seleccionar el comando Color de etiqueta

Se mostrar el siguiente cuadro.
3. Hacer clic el color deseado
1. Seleccionar la cinta de opciones Inicio,

presionando las teclas ALT, O
2. Elegir el comando Formato(O)
3. Seleccionar el comando Color de etiqueta (O)
4. Elegir el color deseado
2.8 Mover o copiar hojas de clculo

Es posible mover o copiar hojas en el libro activo, en otro libro abierto o en un libro nuevo.
Mover hojas dentro de un libro
1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover

2. Arrastrar la(s) hoja(s) por la fila de etiquetas, aparecer un marcador de posicin
que indicar el lugar en donde ser(n) colocada(s) la(s) hoja(s)
Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
25
PLANTEL ORIZABA
Marcador de
posicin
3. Una vez que el marcador de posicin est en el lugar deseado, soltar el botn del
mouse
1. Seleccionar la cinta de opciones Inicio,

presionando las teclas ALT, O
3. Seleccionar el comando Mover o copiar hoja (J)

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
26
PLANTEL ORIZABA
4. En el cuadro Antes de la hoja:, seleccionar la ubicacin a la que se desea mover

la(s) hoja(s)
Copiar hojas dentro de un libro
1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee copiar

2. Presionar y mantener as la tecla Control
3. Arrastrar la(s) hoja(s) por la fila de etiquetas, aparecer un marcador de posicin
que indicar el lugar en donde se copiara(n) la(s) hoja(s) y un signo de ms (+) se
desplazar con el puntero
4. Soltar el botn del mouse y a continuacin la tecla Control
1. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O

1. En el cuadro Antes de la hoja:, seleccionar la ubicacin a la que se desea copiar

la(s) hoja(s)
2. Activar la casilla de verificacin Crear una copia

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
27
PLANTEL ORIZABA
Mover hojas en otro libro

Abrir el libro que contiene las hojas que se desee mover, y el libro al que se desea mover
las hojas.
1. Hacer clic en la cinta de opciones Vista, presionando ALT, N

2. Elegir el comando Organizar todo
(A)
3. Elegir la opcin "Horizontal"

5. Seleccionar la(s) hoja(s) que se desee mover
6. Arrastrar a la fila de etiquetas de hoja del libro de destino
Abrir el libro que contiene las hojas que se desee mover y el libro al que se desea mover
las hojas.
1.
2.
3.
4.
Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover

Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O
Elegir el comando Formato (O)
Seleccionar el comando Mover o copiar hoja (J)

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
5. En el cuadro Al libro: seleccionar el nombre del libro al que se desea mover la(s)
hoja(s)
6. En el cuadro Antes de la hoja:, seleccionar la ubicacin deseada
Copiar hojas en otro libro
1. Abrir el libro que contiene las hojas que se desee copiar (origen) y el libro al que se
desea copiar las hojas (destino)
2. Hacer clic en la cinta de opciones Vista, o presionar ALT, N
3. Elegir el comando Organiza todo
(A)
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Seleccionar la(s) hoja(s) que se desee copiar
Presionar y mantener as la tecla Control
Arrastrar a la fila de etiquetas de hoja, del libro de destino
Para copiar las hojas, mantener presionada la tecla Control y arrastrar la(s) hoja(s)
Soltar el botn del mouse y la tecla Control
1. Abrir el libro que contiene las hojas que se desea copiar (origen) y el libro al que se
desea copiar las hojas (destino)
2. Seleccionar la(s) hoja(s) que se desea copiar

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
6. En el cuadro Al libro: seleccionar el nombre del libro al que se desea copiar la(s)
hoja(s)
7. En el cuadro Antes de la hoja:, seleccionar la ubicacin deseada
8. Activar la casilla Crear una copia
Mover o copiar hojas en un libro nuevo
1.
2.
3.
4.
Seleccionar las hojas que se desee mover o copiar

Seleccionar el comando Mover o copiar hoja (J)

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
30
PLANTEL ORIZABA
5. En el cuadro "Al libro", seleccionar la opcin "(nuevo libro)"

Nota1: Para copiar las hojas, activar la casilla de verificacin "Crear una copia".
Nota2: Se debe tener cuidado al mover o copiar hojas. Los clculos o los grficos basados en datos
de una hoja de clculo pueden resultar inexactos si se cambia de lugar.
2.9 Ocultar hojas de clculo
1.
2.
3.
4.
5.
Seleccionar la(s) hoja(s) de clculo que se desea ocultar

Seleccionar el comando Ocultar y mostrar (O)
Elegir Ocultar hoja (H)
Las hojas desaparecern de la fila de etiquetas.
Mostrar hojas de clculo ocultas

Si se desea volver a mostrar alguna de las hojas de clculo que fueron ocultadas:
1.
2.
3.
4.

Seleccionar el comando Ocultar y mostrar (O)
Elegir Mostrar hoja (M)

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
31
PLANTEL ORIZABA
5. Seleccionar en el cuadro Mostrar hoja: la hoja de clculo que se desea volver a

mostrar

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
32
PLANTEL ORIZABA
3.
SELECCIN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS E INTERPRETACIN DE

LOS DATOS
Antes de introducir cualquier informacin en la hoja de clculo, deber seleccionarse

la celda que se desea usar. Cuando se selecciona una celda, sta se convierte en la
celda activa.
3.1 Seleccin de celdas

Seleccin de una celda
1. Hacer clic en la celda deseada
1. Con las flechas de direccin mover la celda activa al lugar deseado
Seleccin de un rango de celdas

Las celdas debern seleccionarse siempre en bloques rectangulares.
1. Ubicar el puntero del mouse sobre la primera celda a seleccionar

2. Presionar el botn izquierdo y arrastrar el mouse hasta que se iluminen todas las
celdas deseadas
1. Colocar la celda activa en el lugar inicial

2. Presionar la tecla SHIFT y sin soltarla, extender la seleccin con las flechas de
direccin hasta la posicin deseada
3. Soltar la tecla SHIFT
1. Colocar la celda activa en el lugar inicial

2. Presionar la tecla F8
3. Con las flechas de direccin extender la seleccin hasta la posicin deseada

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
33
PLANTEL ORIZABA
Seleccin de celdas no adyacentes
1.
2.
3.
4.
Hacer clic en la celda inicial

Presionar y mantener as la tecla CONTROL
Hacer clic en las celdas adicionales
Soltar la tecla CONTROL
1. Abrir la ficha Inicio, presionando ALT, O

2. Elegir el comando Buscar y seleccionar presionando las teclas de las letras
F, Y
3. Elegir el comando Ir a presionando la tecla de la letra I

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
34
PLANTEL ORIZABA
4. En el cuadro Referencia:, escribir la direccin completa de las celdas que se

desea seleccionar (Por ejemplo A1:B5, D1:E5)
5. Hacer clic el botn Aceptar o presionar ENTER
Seleccin de celdas especiales

2. Elegir el comando Buscar y seleccionar (F,Y)
3. Hacer clic en el comando Ir a Especial (R)
4. Seleccionar la opcin deseada
Elegir la opcin:
Comentarios
Constantes
Celdas con frmulas
Nmeros
Texto
Valores lgicos
Errores
Para:
Seleccionar todos los comentarios en la hoja de clculo activa
Seleccionar todas las celdas cuyos valores no comienzan con un signo
igual.
Seleccionar todas las celdas que contienen frmulas, para ello
debern activarse las casillas de verificacin que correspondan al tipo de
resultado de frmula especfico que se desee.
Seleccionar celdas con frmulas que producen como resultado
nmeros.
Seleccionar celdas con frmulas que producen texto
Seleccionar celdas con frmulas que producen los valores
VERDADERO o FALSO.
Seleccionar celdas con frmulas que producen valores de error.
Nota: Es importante mencionar que para utilizar cualquiera de estas casillas deber estar
activa la opcin Frmulas.
Elegir la opcin:
Celdas en blanco.
Regin actual
Para:
Seleccionar todas las celdas en blanco
Seleccionar un rango de celdas rectangular alrededor de la celda
activa. El rango seleccionado se limitar con una combinacin de

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
35
PLANTEL ORIZABA
Elegir la opcin:
Para:
filas o columnas en blanco.
Seleccionar toda la matriz, en caso de haberla, a la que pertenece la
Matriz actual
celda activa.
Seleccionar celdas cuyo contenido sea distinto de la celda de
Diferencias entre filas
comparacin de cada fila. Para cada fila, la celda de comparacin
est en la misma columna que la celda activa.
Diferencias entre columna Seleccionar celdas cuyo contenido sea distinto de la celda de
comparacin de cada columna. Para cada columna, la celda de
(1)
comparacin est en la misma fila que la celda activa.
Seleccionar celdas a las que hace referencia la frmula de la
Celdas precedentes
celda activa.
Seleccionar celdas con frmulas que hacen referencia a la celda
Celdas dependientes
activa.
Seleccionar slo las celdas a las que las frmulas de la seleccin
hagan referencia directa (precedentes), o bien seleccionar slo
Directamente
las celdas con frmulas que hagan referencia directa a la celda
relacionadas
activa (dependientes).
Seleccionar todas las celdas a las que hagan referencia directa o
indirecta las celdas de la seleccin (precedentes), o bien seleccionar
todas las celdas que hagan referencia directa o indirecta a la celda
activa (dependientes). Esto resulta til para seleccionar toda la red
Todos los niveles
de celdas que afecten a una celda determinada de una hoja de
clculo o para hacer un seguimiento de la lgica de un modelo paso
a paso.
Seleccionar la ltima celda de la hoja de clculo que contiene
ltima celda
datos o formato.
Seleccionar las celdas visibles de una hoja de clculo para que
los cambios que se hagan afecten slo a las celdas visibles y no a
Slo celdas visibles (2)
las filas o columnas ocultas.
Seleccionar todos los objetos grficos, incluidos los botones y
Objetos
cuadros de texto.
Selecciona nicamente las celdas a las que se haya aplicado
formatos condicionales. Para seleccionar todas las celdas de la hoja
de clculo a las que se hayan aplicado formatos
Celdas con formatos
condicionales hacer clic en todas. Para seleccionar las celdas a
condicionales
las que se hayan aplicado los mismos formatos condicionales que a
la celda actualmente seleccionada, hacer clic en Iguales.
Selecciona nicamente las celdas a las que se haya aplicado reglas
de validacin. Para seleccionar todas las celdas a las que se hayan
aplicado las reglas de validacin de datos, hacer clic en todas. Para
Celdas con validacin de
seleccionar las celdas a las que se hayan aplicado las mismas reglas
datos
de validacin que a la celda actualmente seleccionada, hacer clic en
Iguales.

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
36
PLANTEL ORIZABA
3.2 Seleccin de filas y columnas

Seleccin de una fila completa
1. Hacer clic en el nmero de la fila a seleccionar
1. Ubicar la celda activa en cualquier columna de la fila a seleccionar

2. Presionar las teclas Shift + BARRA ESPACIADORA
Seleccin de una columna completa
1. Hacer clic en el encabezado de la columna a seleccionar
1. Ubicar la celda activa en cualquier fila de la columna a seleccionar

2. Presionar las teclas Control + BARRA ESPACIADORA
Seleccin de filas adyacentes
1. Colocar el puntero del mouse sobre el nmero de la primera fila a seleccionar

2. Presionar el botn izquierdo del mouse
3. Arrastrar el mouse hasta el nmero de la ltima fila a seleccionar
1.
2.
3.
4.
Colocar la celda activa en alguna columna de la primera fila a seleccionar

Presionar las teclas Shift + BARRA ESPACIADORA
Oprimir la tecla F8
Extender la seleccin con las flechas de direccin hasta la ltima fila deseada

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
Seleccin de columnas adyacentes
1. Colocar el puntero del mouse sobre el encabezado de la primera columna a

seleccionar
2. Presionar el botn izquierdo del mouse
3. Arrastrar el mouse hasta el encabezado de la ltima columna a seleccionar
1.
2.
3.
4.
Colocar la celda activa en alguna celda de la primera columna a seleccionar

Presionar las teclas Control + BARRA ESPACIADORA
Oprimir la tecla F8
Con las flechas de direccin extender la seleccin a las columnas deseadas
Seleccin de filas o columnas no adyacentes
1. Presionar la tecla CTRL

2. Hacer clic en los nmeros de las filas o columnas a seleccionar
Se mostrar el cuadro de dilogo Ir a

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
2. En el cuadro Referencia:, escribir la direccin de las filas o columnas a

seleccionar (Por ejemplo A:B, D:E 1:3,5:7)
Seleccin de todas las filas y columnas de la hoja
1. Hacer clic en el botn Seleccionar todo
1. Presionar las teclas Control + Shift + BARRA ESPACIADORA
3.3 Interpretacin de los datos

En una hoja de clculo pueden introducirse cuatro tipos de datos:
Tipo
Nmeros
Frmulas
Texto
Fechas/Horas
Descripcin
Se considera como un nmero cualquier secuencia de caracteres
numricos del 0 al 9, que no podr contener espacios. Un nmero puede
aceptar los siguientes signos: ms (+), menos (-), parntesis (), coma (,),
diagonal (/), pesos ($), porcentaje (%) y punto decimal (.).
Se utilizan para realizar operaciones aritmticas y lgicas, con los datos
de la hoja y obtener resultados calculados. Deben comenzar con un signo
igual.
Puede estar compuesto de letras o de cualquier combinacin de
nmeros y caracteres que se introduzcan en una celda y que Microsoft
Excel no interprete como un nmero, frmula, fecha u hora.
Pueden introducirse dentro de las celdas. Al escribir una fecha debe
utilizarse la diagonal (/) o el guin (-) para separar el da, mes y ao.
As mismo, pueden escribirse nombres de meses abreviados o completos,
siendo ste el nico texto que se acepta dentro de una celda con formato de
fecha. Al introducir una hora debern separarse con dos puntos (:) las horas
de los minutos.
Introduccin de datos
1. Colocar la celda activa en la posicin deseada

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
2. Escribir la informacin
3. Presionar ENTER.
Automticamente la celda se desplazar hacia abajo.
Nota: Una celda puede contener hasta 16,000 caracteres; por lo tanto, cuando se escriba texto
extenso en una celda, ste invadir la(s) celda(s) vaca(s) de la derecha, pero se cortar
cuando se escriba algo en ellas.
Cuando se escribe informacin en las celdas, Microsoft Excel asigna automticamente

una alineacin para los datos, de la siguiente forma:
Auto completar
Auto completar permite introducir texto rpidamente y con precisin en la hoja de clculo.
Si los primeros caracteres que se escriben en una celda coinciden con los de una entrada
ya existente en la misma columna, Microsoft Excel rellenar automticamente el resto del
texto con lo escrito en la entrada anterior. Rellenar slo las entradas que contengan texto
o una combinacin de texto y nmeros. Las que contengan slo nmeros, fechas u horas
no se rellenarn.
Si Excel localiza una coincidencia en la columna, completa el resto del texto con el
apropiado. El texto sugerido aparecer sombreado en negro.
1. Para aceptar la entrada propuesta presionar ENTER
2. La entrada completa seguir exactamente el modelo de maysculas y minsculas
de las entradas existentes
3. Para reemplazar los caracteres introducidos automticamente, continuar
escribiendo
Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
40
PLANTEL ORIZABA
4. Para eliminar los caracteres introducidos automticamente, presionar la tecla

Retroceso
Sugerencia: Si el Autocompletar no funciona:
1. Hacer clic en la ficha Archivo

2. Elegir el comando Opciones
3. Hacer clic en el botn Avanzadas
4. Activar la casilla Habilitar Autocompletar para valores de celda

Elegir de la lista
Adems del Autocompletar, Excel cuenta con el comando Elegir de la lista que
despliega una lista de todas las entradas existentes en la columna.
1. Hacer clic con el botn derecho del mouse sobre la celda en la que se desea
ingresar un nuevo valor
2. Se mostrar un men contextual
3. Hacer clic en el comando Elegir de la lista desplegable...

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
4. Se mostrar un cuadro con una lista de todas las entradas de la columna actual
5. Hacer clic en la entrada deseada
1. Presionar las teclas ALT + FLECHA ABAJO

2. Se mostrar un cuadro con una lista de todas las entradas de la columna actual
3. Desplazar la sombra con las flechas de direccin hasta la opcin deseada
4. Presionar ENTER
Cambiar informacin
Existen dos formas posibles de cambiar informacin.
Antes de terminar de ingresarla en la celda activa

Cambiar la informacin una vez ingresada en la celda
Cambiar informacin antes de terminar de introducirla
1. Hacer clic en el botn Cuadro de cancelacin
de la barra de frmulas
1. Presionar la tecla ESC

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
Cambiar informacin despus de haberla introducido

Existen dos mtodos para cambiar la informacin despus de haberla ingresado en una
celda:
Sobre escribir introduciendo nueva informacin
Editar la informacin existente
Sobrescribir
1. Ubicar la celda activa en la celda a editar
2. Escribir la nueva informacin
3. Presionar ENTER
Editar
1.
2.
3.
4.
5.
Ubicar la celda activa en la celda a modificar

Hacer doble clic en la celda o presionar la tecla F2
Desplazarse a la posicin deseada con las flechas de direccin
Realizar los cambios con el teclado
Presionar ENTER
Deshacer escritura
Cuando se introduce, edita o se da formato a la informacin de la hoja de clculo, puede
cambiarse de idea o cometerse algn error. En ese caso, Excel permite deshacer la ltima
accin que se llev a cabo.
Para deshacer la accin ms reciente:
1. Hacer clic en el botn Deshacer

(ALT + 2)
de la barra de herramientas de acceso rpido
Sugerencia: Utilizando el mtodo abreviado Control + Z de podr deshacer la ltima

accin

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
4.
ADMINISTRAR HOJAS DE CLCULO Y LIBROS DE TRABAJO
4.1 Guardar libros de trabajo

Una vez escrita la informacin dentro del libro de trabajo, debe guardarse en un
disco, esto permitir utilizarla posteriormente. Cuando se guarda un libro de trabajo
como un archivo en el disco, se le asigna un nombre nico.
Para asignarle nombre a los documentos de Microsoft Excel, utilizar las siguientes
reglas:
Pueden utilizarse nombres largos para hacer ms fcil la localizacin posterior

del documento. El nombre del archivo puede contener hasta 218 caracteres,
incluyendo espacios. Los nombres de los archivos no podrn contener ninguno de
los siguientes caracteres: diagonal (/), diagonal invertida (\), signo mayor que (>),
signo menor que (<), asterisco (*), interrogacin (?), comillas dobles (), barra
vertical (|), dos puntos (:), punto y coma (;).
Excel automticamente asigna la extensin .xlsx al nombre del archivo,

pero la ocultar por omisin.
Nota: La restriccin de la longitud del nombre del archivo de 218 caracteres incluye todos los
caracteres de la ruta de acceso al archivo, incluidos letra de unidad, nombre de servidor, ruta
de la carpeta y nombre del archivo. Es por eso que se recomienda mantener la longitud
mxima del nombre del archivo debajo de 75 caracteres.
Guardar el libro de trabajo nuevo
1. Hacer clic en el botn Guardar
1. Hacer clic en la ficha Archivo (Alt

+ A)
2. Elegir el comando Guardar (D)
Se mostrar el siguiente cuadro de
dilogo.
3. Elegir la unidad o carpeta en la cual se desea salvar el archivo

4. En el cuadro Nombre de archivo:, escribir el nombre que se desea asignar al
Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
archivo
5. Hacer clic en el botn Guardar o presionar ENTER
Guardar cambios
Una vez guardado el documento puede volver a modificarse. Para guardar los cambios
hechos en un documento, conservando el nombre y la ubicacin con la cual se guard
originalmente:
1. Abrir la ficha Archivo, presionando las teclas ALT, A

2. Elegir el comando Guardar, presionando la tecla de la letra D
Sugerencia: Utilizando el mtodo abreviado Control + G se guardarn los cambios

realizados.
Guardar como
En ocasiones, se requiere guardar los cambios realizados en el Libro de trabajo
manteniendo una copia previa sin esos cambios. Cuando se usa el comando Guardar
como... los cambios efectuados en el documento se guardan con un nuevo nombre y el
libro de trabajo anterior quedar con el nombre original.
El comando Guardar como... se utiliza para:
Guardar un archivo con un nombre distinto

Guardar un archivo en una unidad de disco o carpeta diferente
Si se desea guardar el archivo en una unidad de disco diferente o cambiarle el nombre:
1. Abrir la ficha Archivo (ALT, A)

2. Elegir el comando Guardar como (M)

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
5. Elegir la unidad o carpeta en la cual se desea guardar el archivo

6. En el cuadro Nombre de archivo:, escribir el nombre que se desea asignar al
archivo
7. Hacer clic en el botn Guardar o presionar ENTER

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
Guardar cambios automticamente

En Microsoft Excel es posible guardar automticamente el archivo con el que se est
trabajando o todos los archivos abiertos en un intervalo de tiempo definido por el usuario,
lo cual permite ahorrar trabajo y tener mayor seguridad.
Para guardar los cambios automticamente

2. Elegir el comando Opciones(O)
4. Activar la casilla de verificacin Guardar informacin de Autorrecuperacin

cada y especificar la frecuencia con que se desea guardar el libro.
Cerrar un libro de trabajo

2. Elegir el comando Cerrar (E)
Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
Salir de Microsoft Excel
1. Abrir la ficha Archivo(ALT, A)

2. Elegir el comando Salir (L)
Desplazarse a una ubicacin especfica

Para desplazarse a una ubicacin especfica, se utiliza el cuadro de nombres
1. Hacer clic en el cuadro de nombres

2. Introducir la direccin de la celda a la cual se desea desplazar
3. Presionar ENTER
Cambiarse a otra hoja de clculo

Un libro de trabajo en Microsoft Excel contiene diferentes hojas de clculo, las cuales se
manejan e identifican por unas etiquetas.
Para desplazarse a otra hoja:
1. Hacer clic en la etiqueta de la hoja a la que se desea desplazar
1. Presionar las teclas Control + Re Pg para desplazarse a la hoja anterior o

Control + Av Pg para desplazarse a la hoja posterior en el libro de trabajo
Abrir un libro de trabajo existente
1. Hacer clic en el botn Abrir
de la Barra de Herramientas de acceso Rpido
1. Abrir la ficha Archivo (ALT + A)

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
2. Seleccionar el comando Abrir (ALT, A, B)

3. Seleccionar el disco o la carpeta donde se guard el archivo

4. Seleccionar el archivo deseado
5. Hacer clic en el botn Abrir o presionar ENTER
1. Con las flechas de direccin, ubicarse en el directorio donde se guard el archivo

2. Presionar ENTER
1. Dar doble clic en el nombre del archivo deseado
1. Presionar la tecla TAB

2. Seleccionar el archivo deseado utilizando las flechas de direccin
3. Presionar ENTER

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PLANTEL ORIZABA
5.
FRMULAS Y REFERENCIAS
5.1 Frmulas
Una frmula es la secuencia de valores, referencias de celdas, funciones u operadores,
que se escribe dentro de una celda, y produce un valor nuevo a partir de otros ya
existentes. Pueden realizarse operaciones tales como suma, multiplicacin, comparacin,
entre otros, con los datos escritos en la hoja de clculo. Una frmula empieza siempre con
el signo igual (=). Los valores obtenidos a partir de ella se actualizarn automticamente,
slo si estn referidos con el nombre de las celdas que contienen los datos numricos.
Una frmula est compuesta por:
Elemento
Referencias de
celda
Funciones
Nombres
Operadores
Descripcin
Grupo de coordenadas de una celda en una hoja de clculo, que indican a
MS-Excel en dnde debe buscar los valores que se desean utilizar en la
frmula. Las referencias pueden ser:
Absolutas: Especifican la ubicacin exacta de una celda en una frmula, no
importando la posicin de la celda que contiene la frmula ($A$1, $B$1, ...).
Relativas: Especifican la ubicacin de otra celda en relacin a la que contiene
la frmula (A1, B1, C1,...).
Mixtas: Combinacin de una referencia relativa y una absoluta dentro de una
frmula ($A1 o A$1).
Valores: Cualquier nmero ingresado dentro de una frmula que aparecer
como constante
Son herramientas de clculo que ejecutan operaciones que devuelven
valores automticamente.
Las funciones en MS-Excel estn agrupadas en las siguientes categoras:
Financieras
Fecha y hora
Matemticas y trigonomtricas
Estadsticas
Bsqueda y referencia
Base de datos
Texto
Lgicas
Informacin
Ingeniera
Cubo
Compatibilidad
Son identificadores fciles de recordar que se utilizan para referirse a una
celda, un grupo de ellas, un valor o una frmula.
Se utilizan para especificar qu tipo de operacin se va a realizar.

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
Existen operadores
+
/
*
%
=
>
<
>=
<=
<>
&
&
Rango
(dos
puntos)
Unin
(coma)
Aritmticos
Suma
Resta
Divisin
Multiplicacin
Porcentaje
De comparacin
Igual
Mayor que
Menor que
Mayor o igual
Menor o igual
Diferente
De texto
Concatenar
Concatenar
dosdos
valores
valores
de de
texto
texto
De referencia
Sirve para delimitar un rango entre
las referencias
Produce una referencia que incluye
las dos referencias
A continuacin se muestra el ejemplo de una frmula que contiene algunos de los

elementos mencionados.
Cuando se usan parntesis dentro de una frmula, Excel calcula primero las expresiones
dentro de ellos y luego usa esos resultados para calcular el resto de la frmula, como se
muestra a continuacin.
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PLANTEL ORIZABA
Frmula Resultado
=2+5*8
42
=(2+5)*8 56
Todos los datos que se escriban dentro de la hoja de clculo aparecern desplegados en
la barra de frmulas, dentro de la cual podrn editarse, si as se desea.
Introduccin frmulas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Ubicar el cursor en la celda deseada

Escribir el signo igual (=)
Ingresar la referencia de la celda o un valor
Ingresar el operador deseado
Ingresar el siguiente valor o referencia
Presionar ENTER
La celda en la que se introduce la frmula, muestra el valor resultante y no la frmula.

Cuando se seleccione una celda que contenga una frmula, sta siempre se mostrar en
la barra de frmulas.
La siguiente imagen muestra una frmula escrita en la hoja de clculo.

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PLANTEL ORIZABA
5.2 Descripcin de errores

Automticamente cuando se comete un error al escribir una funcin aparece un
cdigo de error y una etiqueta inteligente con la que puede desplegar las opciones de
correccin.
Cdigo de error
#######
#VALOR!
#NOMBRE?
#REF!
#DIV/0!
#N/A
Descripcin
La columna no es lo bastante ancha para mostrar el valor.
La frmula contiene un tipo errneo de argumento (como texto
donde se requiere un valor VERDADERO o FALSO).
La frmula contiene texto que Excel no reconoce (como un rango
con nombre desconocido).
La frmula se refiere a una celda que no existe (algo que puede
ocurrir cuando se eliminan celdas).
La frmula intenta dividir entre cero.
No encuentra el valor buscado

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PLANTEL ORIZABA
5.3 Referencias
Cuando se van a introducir referencias dentro de una frmula es posible escribirlas
o seleccionar la celda o el rango directamente en la hoja de clculo.
Introduccin de referencias
1. Ubicar el cursor en la celda deseada

2. Escribir el signo igual =
3. Desplazar el cursor a la celda o celdas que se quieren referenciar o arrastrar el
mouse por el rango de celdas que se desean introducir en la referencia. La
seleccin quedar rodeada por una lnea punteada denominada borde mvil,
y la referencia a la celda o rango de ellas aparecer en la frmula
4. Terminar de escribir la frmula
5. Presionar ENTER
Llenado automtico
El llenado automtico se utiliza para crear una serie de valores incrementales o fijos
en una hoja de clculo. Las series son tiles para crear encabezados de filas de
tablas y de columnas de una hoja de clculo o cuando se requiera introducir una serie
creciente de nmeros, fechas u horas.
Llenar un rango de celdas adyacentes
1.
2.
3.
4.
Escribir el valor en la celda deseada

Presionar ENTER
Seleccionar la celda que contiene los datos a copiar
Arrastrar el cuadro de llenado por las celdas que se desean llenar
Cuadro de
llenado
5. Soltar el botn del mouse

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
Copiar utilizando los comandos hacia la derecha y hacia abajo
1. Seleccionar la celda o celdas que se desean copiar y las celdas adyacentes

que se desean llenar
2. Hacer clic en la ficha Inicio de la cinta de opciones, presionando ALT, O
3. Elegir el comando Rellenar
(FL)
4. Elegir el comando Hacia la derecha (D)
Para copiar la seleccin en las celdas adyacentes inferiores
1. Seleccionar la celda o celdas que se desean copiar y las celdas

adyacentes que se desean llenar
Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
(FL)
4. Elegir Hacia abajo (B)
Aumentar una serie de nmeros o de fechas
1.
2.
3.
4.
5.
Seleccionar la primera celda que se desea en la serie

Introducir el valor inicial y presionar ENTER
Seleccionar nuevamente la celda inicial
Mantener presionada la tecla Control
Arrastrar el cuadro de llenado en el sentido deseado
Aumentar una serie en dos o ms celdas
1.
2.
3.
4.
Introducir como mnimo los primeros dos valores iniciales para la serie
Seleccionar las dos primeras celdas
Arrastrar el cuadro de llenado en el sentido que se desee llenar
Microsoft Excel detectar el tipo de serie que se desea crear al analizar
la clase de datos y los cambios de incremento entre las celdas y llenar el
resto de la seleccin
Aumentar una serie de nmeros utilizando el comando series...
1. Introducir el valor inicial de la serie

2. Seleccionar la celda que contiene el valor inicial
(FL)
6. Seleccionar el comando Series...
(S) Se mostrar el siguiente cuadro de

dilogo.

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
7. En el cuadro Series en seleccionar la opcin Filas o Columnas para

especificar si el llenado se va a realizar a travs de las filas o de las columnas
8. En el cuadro Incremento especificar la cantidad por la que debe aumentar o
disminuir una serie, debe escribirse un nmero positivo o negativo. Un nmero
positivo aumentar la serie, uno negativo la disminuir
9. En el cuadro Lmite especificar el valor en el que se desea que termine la serie.
El valor puede ser un nmero positivo o
negativo
Aumentar una serie de fechas utilizando el comando series...
1. Introducir la fecha inicial de la serie

2. Seleccionar la celda que contiene la fecha inicial y las celdas en las que se
desea llenar la serie
(FL)
6. Seleccionar el comando Series... (S) Se mostrar
el siguiente cuadro de dilogo.
7. En el cuadro Series en seleccionar

la opcin Filas o Columnas para
especificar si el llenado se va a realizar a
travs de las filas o de las columnas
8. En el cuadro Tipo, elegir la opcin
Cronolgica, se activar el cuadro
Unidad de tiempo

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
9. En el cuadro Unidad de tiempo elegir la opcin que corresponda a la serie

deseada
Opcin
Fecha
Descripcin
Incrementa la serie en das naturales.
Da laborable
Incrementa la serie en das laborables, considerando como tales de

lunes a viernes.
Mes
Incrementa la serie modificando slo el mes, el da se conservar,

ejemplo: 1/1/98, 1/2/98, 1/3/98, etc.
Ao
Incrementa la serie modificando slo el ao, el da y el mes se

conservarn, ejemplo: 1/1/96, 1/1/97, 1/1/98, etc.
Activar o desactivar el llenado automtico
1.
2.
3.
4.
Abrir la ficha Archivo (ALT, A)

Elegir el comando Opciones (O)
Hacer clic en el botn Avanzadas
Activar la casilla de verificacin Permitir arrastrar y colocar el controlador de
relleno y las celdas

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PLANTEL ORIZABA
6.
FUNCIONES
Una funcin es una frmula especial que ya est escrita dentro de Excel y realiza una
operacin que devuelve un valor. Las funciones pueden utilizarse solas o como
componentes para construir frmulas ms extensas. Los valores sobre los cuales una
funcin efecta las operaciones se llaman argumentos.
A continuacin se presenta un ejemplo de una funcin y cmo debe escribirse.
Microsoft Excel contiene ms de 220 funciones diferentes. Las ms usuales son:
6.1 Funcin Suma

Es la funcin que se utiliza con mayor frecuencia, porque resume frmulas complejas en
una forma concisa. Se emplea para sumar todas las referencias que se especifiquen.
La funcin SUMA puede introducirse directamente en una celda o a travs del botn
Autosuma de la cinta de opciones Inicio.
La funcin SUMA se introduce de la siguiente forma:
=SUMA(direccin de celda:direccin de celda)

Para totalizar un rango de nmeros usando la funcin SUMA:
1.
2.
3.
4.
5.
Hacer clic en la celda en la cual se desea introducir la funcin SUMA

Introducir la siguiente frmula:=SUMA(
Introducir la primera referencia de celda
Escribir el operador de referencia deseado
Introducir la segunda

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
59
PLANTEL ORIZABA
referencia de celda
6. Presionar ENTER
Microsoft Excel agrega el parntesis al final, totaliza los valores y muestra el resultado en
la celda en la que se introdujo la frmula.
Nota: Si se introducen referencias aisladas, stas debern separarse por el separador de unin
coma (,), si se introduce un rango deber ir separado por dos puntos (:) A continuacin se
muestra un ejemplo de la funcin SUMA:
6.2 Funcin Promedio

Calcular la media aritmtica de los argumentos que se especifiquen.
La funcin PROMEDIO se introduce de la siguiente forma:
=PROMEDIO(direccin de celda:direccin de celda)

Para promediar un rango de nmeros utilizando la funcin PROMEDIO:
1. Hacer clic en la celda en la cual se desea introducir la funcin PROMEDIO

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
2. Introducir la siguiente frmula: =PROMEDIO(

3. Introducir la primera referencia de celda
4. Escribir el operador de referencia deseado
5. Introducir la segunda referencia de celda
6. Presionar ENTER
Excel agrega el parntesis al final, hace un promedio de las cantidades y muestra el

resultado en la celda en la que se introdujo la frmula.
Nota: Si se introducen referencias aisladas, stas debern separarse por el operador de
referencia coma (,), si se introduce un rango deber ir separado por dos puntos (:)

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
61
PLANTEL ORIZABA
7.
FORMATO DE UNA HOJA DE CLCULO
En Excel puede asignarse el formato deseado y cambiarse la apariencia de los datos en

una celda, columna, fila, rango de celdas o en todas las celdas de la hoja de clculo antes
o despus de escribir los datos.
Para cambiar la apariencia de los datos, puede utilizarse la cinta de opciones Inicio.
7.1 Aplicar formato utilizando la cinta de opciones Inicio

Realce a texto
1. Seleccionar la celda o celdas a las cuales se desea dar formato

2. En la cinta de opciones Inicio, grupo Fuente, hacer clic en alguno de los botones
(Negrita, Cursiva o Subrayar), pueden aplicarse los tres formatos si
as se desea
Cambiar fuente y modificar su tamao
1. Seleccionar la celda o celdas a las que se va a cambiar la fuente

2. Hacer clic en el cuadro de lista desplegable Fuente
opciones Inicio, grupo Fuente, y seleccionar la fuente deseada
de la cinta de
3. En el cuadro Tamao de fuente

de la cinta de opciones Inicio, grupo
Fuente, elegir el tamao deseado. Los formatos que se asignen a una celda son
independientes de los datos contenidos en la misma.
Cambiar alineacin
1. Seleccionar las celdas a las cuales se desea cambiar la alineacin

2. Hacer clic en alguno de los botones de alineacin de la cinta de opciones Inicio,
grupo Alineacin (Alinear a la izquierda, Centrar en la celda, Alinear a la derecha,
Centrar en varias columnas)
Combinar y centrar

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
62
PLANTEL ORIZABA
1. Seleccionar las celdas a combinar

2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionado las teclas ALT,O
3. Presionar el comando Combinar y centrar
(M2),del grupo
Alineacin
Formato a nmeros
Los botones para dar formato a los nmeros son:
Botn
Nombre del botn

Estilo Moneda
Estilo Porcentual
Estilo Millares
Aumentar decimales
Disminuir decimales
Descripcin
Agrega el estilo de moneda que est
configurado a las celdas seleccionadas
Multiplica el valor escrito en la celda
seleccionada por 100 y le agrega el smbolo
de porcentaje (%)
Agrega separador de miles (,) y asigna por
omisin dos decimales
Agrega un lugar decimal cada vez que se
hace clic sobre l
Remueve un lugar decimal cada vez que se
hace clic sobre l
1. Seleccionar las celdas a las cuales se desea aplicar algn formato de nmero
2. Hacer clic en alguno de los botones de formato de nmero, de la cinta de opciones
Inicio, grupo Nmero.
Agregar bordes
1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea agregar bordes

2. Hacer en la ficha Inicio (ALT, O)
3. Hacer clic en la flecha del botn Bordes

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
(B1)
63
PLANTEL ORIZABA
4. Se mostrar la paleta de estilo de los bordes

5. Hacer clic en el tipo de borde deseado
Nota: El ltimo estilo de borde seleccionado aparecer como imagen en el botn
Agregar color de relleno
1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea aplicar un color de relleno

2. Hacer en la ficha Inicio (ALT, O)
3. Hacer clic en la flecha del botn Color de relleno
(S)
4. Se mostrar la paleta de colores

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
64
PLANTEL ORIZABA
5. Hacer clic en el color deseado

Nota: El ltimo color seleccionado aparecer como muestra en el botn.
Cambiar color de la fuente
1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea cambiar el color de la fuente

2. Hacer clic en la ficha Inicio (ALT, O)
3. Hacer clic en la flecha del botn
color de fuente (FC)
4. Se mostrar la paleta de colores de texto

5. Hacer clic en el color deseado
Nota: El ltimo color seleccionado aparecer como muestra en el botn
Copiar formato
En ocasiones, es necesario aplicar a un rango de celdas el mismo formato que ya se
aplic en otro rango. El botn Copiar formato copia los formatos de nmero y carcter, la
alineacin, los bordes y los colores.
Para copiar un formato desde un rango hacia otro:
1. Seleccionar una celda o un rango de celdas que tenga el formato que se desea
copiar
2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio (ALT,O)
3. Hacer clic en el botn Copiar formato
(FP), del grupo Portapapeles
4. El puntero del mouse tendr adjunta una brocha
5. Arrastrar el mouse en la celda o rango de celdas en las que se desee copiar el
formato
Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
65
PLANTEL ORIZABA
Para copiar el formato en la celda o el rango de celdas seleccionado en varias

ubicaciones:
1. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio

6. Hacer doble clic en el botn Copiar formato
, del grupo Portapapeles
2. El puntero del mouse tendr adjunta una brocha
3. Arrastrar el mouse en cada una de las celdas o rango de celdas en las que se
desee copiar el formato
4. El puntero del mouse seguir conservando la brocha, para desactivar el modo de
copiar, hacer nuevamente clic en el botn
o presionar la tecla ESC
7.2 Aplicar formato utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas

Formato de fuentes
1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea cambiar el formato

3. Hacer clic en el botn indicador de cuadro de dilogo Formato de celdas, del
grupo Fuente (FN)
4. Se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
66
PLANTEL ORIZABA
5. Seleccionar la ficha Fuente"

6. En los cuadros de lista Fuente:, Estilo y Tamao: elegir el tipo, estilo y tamao
de letra deseados
7. En los cuadros de lista desplegable Subrayado: y Color seleccionar el realce
deseado
8. En el cuadro Efectos:, elegir el efecto de texto deseado (Tachado, Superndice y
Subndice)
Cambiar alineacin
1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea cambiar la alineacin

3. Hacer clic en el indicador de cuadro de dilogo Formato de celdas, del grupo
Alineacin(FN)
5. Seleccionar la ficha Alineacin
6. En los cuadros de lista desplegable Horizontal y Vertical, elegir el botn que

corresponda a la opcin deseada
7. En el cuadro Orientacin, seleccionar con las flechas de direccin, la orientacin
del texto deseada
8. En los cuadros de seleccin Sangra y Grados, seleccionar haciendo clic en los
Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
67
PLANTEL ORIZABA
botones de incremento o decremento la cantidad deseada

9. Si se desean ajustar varias lneas en la celda, activar la casilla de verificacin
Ajusta el texto
10. Si se requiere reducir el tamao de los caracteres de la fuente y se ajuste en la
columna, activar la casilla de verificacin Reduce el tamao
11. En el caso de que se requiera de combinar dos o ms celdas seleccionadas en
una sola, activar la casilla de verificacin Combinar celdas
12. .En el cuadro de lista desplegable Direccin del texto, hacer clic en el botn que
corresponda a la opcin deseada
Agregar bordes
1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea agregar bordes

3. Hacer clic en el indicador de cuadro de dilogo Formato de celdas, del grupo
Fuente (FN)
5. Seleccionar la ficha Bordes
6. Seleccionar el cuadro Estilo: (ALT + E) y elegir con las flechas de direccin el tipo
de borde deseado
Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
68
PLANTEL ORIZABA
7. En la seccin Preestablecidos, con la tecla de tabulador, activar el cuadro de la

posicin en la que se desea que aparezca el borde (Ninguno, Contorno, e Interior)
8. En la seccin Borde, con la tecla de tabulador, activar el cuadro de la posicin en
la que se desea que aparezca el borde (Izquierdo, Derecho, Superior, Inferior, etc.)
9. En el cuadro de lista desplegable Color: (ALT + C), elegir con las flechas de
direccin el color que se desee asignar al borde
10. Presionar ENTER o presionar el botn Aceptar
Agregar trama
1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea aplicar un diseo

3. Hacer clic en el indicador de cuadro de dilogo
Formato de celdas del grupo
Fuente (FN)
5. Seleccionar la ficha Relleno

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
69
PLANTEL ORIZABA
6. En el cuadro Color de fondo: (ALT + C), el color de fondo deseado
7. Desplegar el cuadro de lista Color de Trama: (ALT + T) elegir el color deseado

8. Desplegar el cuadro de lista Estilo de trama, elegir el color deseado
Formatos de nmero
1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea aplicar un formato de nmero

3. Hacer clic en el indicador de cuadro de dilogo
Formato de celdas, del grupo
Nmero (FM)
5. Seleccionar la ficha Nmero
Cuadro de
lista, que
despliega
las
opciones
disponibles
para la
categora
seleccionada
6. Elegir con las flechas de direccin el tipo de formato deseado, en el cuadro

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
70
PLANTEL ORIZABA
Categora: (ALT + C)
7. Especificar las opciones requeridas para la categora seleccionada
8. En el caso de haber seleccionado la categora Personalizada, en el
cuadro de lista, seleccionar con las flechas de direccin el cdigo deseado.
Observar que en el rea de muestra se despliega el valor escrito en la celda
tal como se ver con el formato seleccionado
9. En caso de requerirse un formato personalizado distinto a los disponibles
en la lista, ste se podr escribir directamente en el cuadro de texto Tipo:
(ALT + I)
Borrar formatos
En ocasiones se requiere eliminar el formato de un rango sin eliminar el contenido de las
celdas.
Para borrar un formato:
1. Seleccionar el rango de celdas al que se desea borrar el formato

3. Elegir el comando Borrar
(B2)
4. Elegir el comando Borrar formatos (F)
Cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas

Cuando se abre una hoja de clculo nueva, el ancho de las columnas y el alto de las filas
se establecen conforme a medidas estndar (10.71 y 12.75 respectivamente).
En muchas ocasiones en las celdas hay nmeros o frmulas cuyo resultado se extiende
ms all del borde de la celda, en esos casos, Excel llena con el signo (#).
En ese caso deber incrementarse el ancho de la columna para poder visualizar el

resultado.
Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
71
PLANTEL ORIZABA
Las medidas del ancho y alto podrn ajustarse al tamao deseado.
Ajustar el ancho de las columnas
1. Seleccionar la columna a la cual se desea modificar el ancho

2. Arrastrar el borde derecho del encabezado de la columna hasta que sta se ajuste
al tamao deseado
1. Hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna para que
se ajuste automticamente
1. Seleccionar la columna a la cual se le va a modificar el ancho

3. Elegir el comando Formato

(O), del grupo celdas
4. En el submen, seleccionar el comando Ancho de columna... (N)
5. En el cuadro Ancho de columna: escribir el tamao deseado

Nota: Es posible ajustar el tamao de varias columnas a la vez, seleccionando primero las
columnas y luego ajustando el ancho de cualquiera de ellas.
Ajustar la altura de las filas
1. Seleccionar la fila a la cual se desea modificar la altura

2. Arrastrar el borde inferior del encabezado de la fila hasta que sta se ajuste a la
altura deseada

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
1. Hacer doble clic en el borde inferior del encabezado de la fila para que se ajuste
automticamente
1. Seleccionar la fila a la cual se le va a ajustar la altura

3. Elegir el comando Formato

( O), del grupo celdas
4. En el submen, seleccionar el comando Alto de fila... (F)}
5. En el cuadro Alto de fila... escribir el tamao deseado

Nota: Es posible ajustar el tamao de varias filas a la vez, seleccionando primero las filas y luego
ajustando el alto de cualquiera de ellas.

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
73
PLANTEL ORIZABA
8.
EDICIN DE UNA HOJA DE CLCULO
8.1 Edicin de celdas

Una vez que se ha escrito un valor dentro de una celda, es posible modificarlo editando la
celda o sobre escribiendo un nuevo valor dentro de ella.
Para editar una celda
1. Hacer doble clic en la celda que se va a editar
1. Con las flechas de direccin, seleccionar la celda que se desea editar

Podrn editarse datos en un rango de celdas sucesivas o adyacentes previamente
seleccionadas, utilizando las teclas que se mencionan a continuacin:
Para desplazarse
Hacia abajo
Hacia la derecha
Hacia arriba
Hacia la izquierda
Presionar
ENTER
TAB
SHIFT + ENTER
SHIFT + TAB
Copiar celdas
Excel permite copiar una celda o un bloque de ellas, duplicando su contenido en una
nueva posicin.
1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar

2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando las teclas ALT,O
3. Hacer clic en el botn Copiar , del grupo portapapeles
4. Cuando aparezca el borde mvil
, hacer clic en la celda destino
5. Hacer clic en el botn Pegar , del grupo portapapeles

2. Hacer clic con el botn derecho del mouse sobre la celda o rango de celdas
Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
3.
4.
5.
6.
Desplegar el men contextual

Hacer clic en el comando Copiar
, del grupo portapapeles
Cuando aparezca el borde mvil, hacer clic derecho en la celda destino
Desplegar el men contextual y hacer clic en el comando Pegar
, del grupo
portapapeles

2. Presionar las teclas Control + C
3. Al aparecer el borde mvil, desplazar el cursor con las flechas de direccin, hasta
la celda destino
4. Presionar las teclas Control + V
Sugerencia: El borde mvil continuar activo despus de haber pegado las celdas en
el lugar de destino, lo cual indica que stas se pueden volver a pegar. Si se desea
eliminar el borde, deber presionarse la tecla ESC
Mover celdas
Cuando se mueven celdas, stas se cortan y se desplazan a otra posicin.
1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover

2. Hacer clic en el botn Cortar
3. Hacer clic en la celda destino
4. Hacer clic en el botn Pegar


2. Hacer clic derecho del mouse sobre la celda o rango de celdas
3. Desplegar el men contextual
4. Hacer clic en el comando Cortar , del grupo portapapeles
5. Cuando aparezca el borde mvil, hacer clic derecho en la celda destino
6. Desplegar el men contextual y hacer clic en el comando Pegar
, del grupo
portapapeles

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
75
PLANTEL ORIZABA
2. Presionar las teclas Control + X

3. Al aparecer el borde mvil, desplazar el cursor con las flechas de direccin, hasta
la celda destino
4. Presionar las teclas Control + V
Copiar y mover celdas utilizando el mtodo abreviado
Copiar celdas

2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin, hasta que ste se
convierta en una flecha
3. Presionar la tecla Control
el puntero cambiara a
4. Arrastrar el borde hasta la posicin destino
5. Soltar el botn del mouse y despus la tecla Control
Mover celdas
1. Seleccionar la celda o rango de celdas a mover

2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin, hasta que ste se
convierta en una flecha
3. Arrastrar el borde a la posicin de destino
4. Soltar el botn del mouse
Nota: Cuando se copian o se mueven celdas que contienen datos, stas reemplazan a las
celdas antiguas.
Insertar celdas entre celdas existentes

Pueden insertarse celdas copiadas o cortadas entre celdas existentes, de la siguiente
forma.
1.
2.
3.
4.
Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar o mover

Elegir el comando Copiar o Cortar, en la cinta de opciones Inicio (ALT, O)
Seleccionar la celda destino, hacer clic con el botn derecho del mouse
Elegir el comando Insertar celdas cortadas... o Insertar celdas copiadas...
Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
76
PLANTEL ORIZABA
5. Hacer clic en los botones de opcin Desplazar las celdas hacia la derecha o
Desplazar las celdas hacia
abajo
Desplazar celdas e insertarlas entre celdas ya existentes

Cuando ya se han escrito datos en un rango de celdas, en ocasiones ser
necesario desplazarlas y colocarlas entre otras que ya contengan informacin.
Mover e insertar celdas arrastrando
1.
2.
3.
4.
5.
Seleccionar la celda o rango de celdas que se van a desplazar

Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin
Presionar la tecla SHIFT
Arrastrar el borde a la nueva posicin
Soltar el botn del mouse y posteriormente la tecla SHIFT
Las celdas se desplazarn y se insertarn entre las ya existentes.
Copiar e insertar celdas arrastrando
1.
2.
3.
4.
5.
Seleccionar la celda o rango de celdas deseado

Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin
Presionar las teclas CONTROL + SHIFT
Arrastrar el borde a la nueva posicin
Soltar el botn del mouse y posteriormente las teclas CONTROL + SHIFT
Las celdas se copiarn y se insertarn entre las ya existentes

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
Mover e insertar celdas utilizando el men contextual

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se van a desplazar
2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin
3. Presionar el botn derecho del mouse y sin soltarlo arrastrar el borde a
la nueva posicin
4. Soltar el botn del mouse, se mostrar un men contextual
5. Seleccionar el comando Desplazar celdas hacia abajo y mover o Desplazar

celdas hacia la derecha y mover. Las celdas se desplazan y se insertan entre
las ya existentes
Copiar e insertar celdas utilizando el men contextual
1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se van a copiar

2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin
3. Presionar el botn derecho del mouse, y sin soltarlo arrastrar el borde a la nueva
posicin
4. Soltar el botn del mouse, se mostrar un men contextual, seleccionar el
comando Desplazar celdas hacia abajo y copiar o Desplazar celdas hacia la
derecha y copiar. Las celdas se copian y se insertan entre las ya existentes
Pegado especial
Una vez que se han copiado celdas, Excel permite seleccionar entre varias
opciones disponibles, como se desean pegar.

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
79
PLANTEL ORIZABA
1.
2.
3.
4.
Seleccionar la celda o rango de celdas a copiar

Hacer clic en la cinta de opciones Inicio
Hacer clic en el botn Copiar
del grupo Portapapeles
Hacer clic en la celda destino
5. Hacer clic en la flecha de Pegar

del grupo Portapapeles
6. Se mostrar el men contextual y elegir el comando Pegado especial...
1.
2.
3.
4.
Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar

Presionar las teclas Control + C
Hacer clic derecho en la celda destino
Se mostrar el men contextual y elegir el comando Pegado especial...
Se Mostrar el siguiente cuadro de dilogo.
5. Elegir la opcin deseada

Elemento
Todo
Frmulas
Valores
Formatos
Comentarios
Validacin
Descripcin
Pega el contenido y el formato de todas las celdas
Pega nicamente las frmulas como se han escrito en la barra de
frmulas.
Pega los valores como se presentan en las celdas.
Pega solamente el formato de la celda.
Pega los comentarios adjuntos a una celda
Pega las reglas de validacin de datos de las celdas copiadas.

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
80
PLANTEL ORIZABA
Todo excepto bordes

Ancho de las columnas
Formatos de nmeros y
frmulas
Formatos de nmeros y
valores
Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes

Pega el ancho de columna o de columnas.
Pega nicamente las frmulas y todos los formatos de nmero de
las celdas seleccionadas.
Pega nicamente los valores y todos los formatos de nmero.
8.2 Insercin de filas y columnas

Es posible insertar celdas en blanco o filas y columnas en cualquier lugar de la hoja de
clculo. Cuando se insertan celdas, las dems celdas se desplazan para permitir la
entrada de las nuevas. Al insertar una fila o una columna, Excel crea una nueva fila o
columna y automticamente desplaza las existentes.
Cuando se insertan celdas, filas o columnas, Excel actualiza las referencias dentro de las
frmulas.
Insertar filas
1. Ubicar el cursor en la posicin en la que se deseen insertar las filas nuevas

2. Seleccionar la fila o filas que se deseen insertar
3. Hacer clic en la Inicio, o presionar las teclas ALT,O
4. Hacer clic en el botn Insertar, del grupo Celdas
o
Seleccionar la fila o filas que se deseen insertar
2. Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O
3. Elegir la flecha del botn del comando Insertar(I)
4. Seleccionar el comando Insertar filas de hoja (I)
1. Seleccionar la fila o filas que se deseen insertar

2. Hacer derecho del mouse
Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
81
PLANTEL ORIZABA
Se mostrar el men contextual
3. Seleccionar el comando Insertar
Insertar columnas
1.
2.
3.
4.
Ubicar el cursor en la posicin en la que se deseen insertar las filas nuevas

Seleccionar la columna o columnas que se deseen insertar
Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O
Hacer clic en el botn Insertar , del grupo Celdas
1. Seleccionar la columna o columnas que se deseen insertar

2. Hacer clic en la ficha Inicio, presionar las teclas ALT,O
3. Elegir la flecha del botn Insertar(I), del grupo Celdas
4. Seleccionar el comando Insertar columnas de hoja(N)

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
82
PLANTEL ORIZABA
1. Seleccionar la columna o columnas que se deseen insertar

3. Seleccionar el comando Insertar
8.3 Eliminar filas y columnas

Eliminar filas
1. Seleccionar la fila o filas que se deseen eliminar

3. Hacer clic en el botn Eliminar del grupo Celdas
3. Elegir la flecha del botn Eliminar(D), del grupo Celdas

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
83
PLANTEL ORIZABA
4. Seleccionar el comando Eliminar filas de hoja

3. Seleccionar el comando Eliminar
Eliminar columnas
1. Seleccionar la columna o columnas que se deseen eliminar

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
84
PLANTEL ORIZABA
3. Hacer clic en el botn Eliminar, del grupo Celdas

3. Elegir la flecha del botn Eliminar(D), del grupo Celdas
4. Seleccionar el comando Eliminar columnas de hoja

3. Seleccionar el comando Eliminar

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
85
PLANTEL ORIZABA
Insercin de celdas en blanco
1.
2.
3.
4.
Seleccionar la celda o celdas que se deseen insertar

Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O
Hacer clic en la flecha del botn de comando Insertar (I)
Seleccionar el comando Insertar celdas(E)
5. Elegir la opcin deseada

Nota: Utilizando el mtodo abreviado Control + (+) se podrn insertarn filas, columnas y
celdas
8.4 Eliminar o borrar celdas

En Microsoft Excel cuando se eliminan celdas, se suprimen definitivamente de la hoja de
clculo y las celdas circundantes se desplazan para ocupar el espacio vaco.
Cuando se borran celdas, se borra el contenido o el formato, pero las celdas

permanecen en la hoja de clculo.
Cuando se borran o eliminan celdas dentro de la hoja de clculo se obtendrn

diferentes resultados en las frmulas que hacen referencia a ellas. Si se borra el
contenido de una celda, su valor se convertir en cero y cualquier frmula que se
refiera a esa celda obtendr su resultado sobre ese valor cero. Si se elimina una
celda, sta se habr suprimido de la hoja de clculo y una frmula que haga
referencia a ella no podr encontrarla y devolver un valor de error.

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
86
PLANTEL ORIZABA
Eliminar celdas
1. Seleccionar el rango de celdas que sern eliminadas

2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando las teclas ALT, O, D
3. Elegir el comando Eliminar (D), del grupo Celdas
4. Elegir el comando Eliminar celdas
5. Elegir la opcin que contenga la direccin en la cual se desea que se desplacen

las celdas que rodean la seleccin
Borrar celdas
1. Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar

2. Presionar la tecla SUPR
Este mtodo abreviado slo borrar el contenido de la celda, pero no las celdas ni
los formatos definidos.

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
87
PLANTEL ORIZABA
1. Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar

3. Hacer clic en la flecha del comando Borrar
(B2)
4. Elegir el comando deseado:
Elemento
Borrar Todo
Borrar Formatos
Borrar Contenido
Borrar Comentarios
Borrar hipervnculos
Quitar hipervnculo
Descripcin
Elimina el contenido, formato y notas de las celdas seleccionadas.
Suprime slo los formatos; el contenido de las celdas y las
notas quedarn intactas.
Elimina el contenido de las celdas seleccionadas sin alterar
el formato o las notas.
Suprime el comentario de las celdas seleccionadas, pero deja
el contenido y formato intactos.
Suprime los vnculos y mantiene el contenido y formato intactos
suprime el hipervnculo y el formato, manteniendo el contenido
Suprime el hipervnculo y el formato, dejando el contenido.
5. La informacin desaparecer de la hoja de clculo de acuerdo a la opcin
seleccionada

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
88
PLANTEL ORIZABA
9.
VERIFICAR ORTOGRAFA E IMPRIMIR LA INFORMACIN DE UNA HOJA

DE CLCULO
9.1 Verificar Ortografa

Microsoft Excel permite corregir la ortografa en las hojas de clculo y los grficos.
Cuando se revisa la ortografa de toda una hoja de clculo, se verifican todos sus
elementos, incluyendo el texto en los grficos, cuadros de texto, botones, encabezados y
pies de pgina, as como las notas de celda.
Para revisar ortografa de:
Seleccionar
Una celda
El contenido de la celda
Un rango de celdas
Un rango de celdas
Una hoja de clculo completa
Una sola celda
1. Seleccionar el rea a la que se desee verificar la ortografa

2. Seleccionar la cinta de opciones Revisar (ALT, R)
3. Seleccionar el comando Ortografa
(G), del grupo Revisin
En caso de encontrar alguna palabra desconocida para Microsoft Excel, se mostrar el

siguiente cuadro de dilogo.

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
89
PLANTEL ORIZABA
Sugerencia: Presionando la tecla de funcin F7 se podr revisar el documento
1. Seleccionar alguna de las siguientes opciones:
Si la palabra sugerida en el cuadro Sugerencias es correcta
1. Hacer clic en el botn Cambiar
1. Elegir el botn Cambiar (ALT + C)
Si la palabra correcta est desplegada en el cuadro Sugerencias:
1. Hacer clic en la palabra correcta.

2. Cuando sta aparezca seleccionada en el cuadro Sugerencias:, hacer clic en el
botn Cambiar (ALT + C)
1. Desplazar el cursor al cuadro Sugerencias:, presionando las teclas ALT + N

2. Con las flechas de direccin seleccionar la palabra correcta de la lista
3. Elegir el botn Cambiar (ALT + C)
Si la palabra correcta no aparece en el cuadro Sugerencias:
1. Ubicar el cursor en el cuadro No est en el diccionario:

2. Escribir la palabra correcta
3. Elegir el botn Cambiar o presionar ENTER
Si la palabra escrita en el documento es correcta y se desea continuar la

verificacin sin cambiarla
1. Hacer clic en el botn Omitir una vez o presionar las teclas (ALT + V)
Si la palabra escrita en el documento es correcta y se desea continuar la

verificacin sin que vuelva a marcarse como desconocida ms adelante

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
90
PLANTEL ORIZABA
1. Hacer clic en el botn Omitir todas o presionar las teclas (ALT + T)
Si la palabra correcta aparece en el cuadro No est en el diccionario: y se

desea que sta se corrija automticamente en todo el documento (en el caso
de que vuelva a aparecer)
1. Hacer clic en el botn Cambiar todas o presionar las teclas ALT + D
Si la palabra escrita en el documento es correcta y se desea agregar al

diccionario de la computadora para que en ocasiones posteriores no la
marque como errnea
1. Hacer clic en el botn Agregar al diccionario o presionar las teclas ALT + A
Si se quiere deshacer la ltima accin realizada
1. Elegir el botn Deshacer (ALT + H)

Si se seleccion una celda que no est al principio de la hoja de clculo, Excel muestra el siguiente
cuadro de dilogo cuando llega al final de la hoja de clculo.
Realizar uno de los dos pasos siguientes:
Hacer clic en el botn S o presionar ENTER

Hacer clic en el botn No
Cuando Excel termina de verificar la ortografa de la hoja de clculo, se mostrar el

siguiente cuadro de dilogo.
Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
91
PLANTEL ORIZABA
Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
92
PLANTEL ORIZABA
10. PREPARAR PGINA
10.1 Configurar tamao y orientacin de la pgina

Tamao de la pgina
1. Hacer clic en la cinta de opciones Diseo de pgina (ALT, C)
2. Hacer clic en el Tamao (S,M)
, del grupo Configurar pgina
Se mostrar el siguiente submen.
3. Seleccionar el tamao deseado

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
93
PLANTEL ORIZABA
Orientacin de la Pgina
1.
Hacer clic en la cinta de opciones Diseo de pgina (ALT, C)
2. Hacer clic en el Orientacin (O)
, del grupo Configurar pgina
Se mostrar el siguiente submen.
3. Seleccionar la orientacin deseada
10.2 Configurar Mrgenes
1. Hacer clic en el botn Vista preliminar

de la barra de herramientas de acceso
rpido
2. Mostrar los marcadores de mrgenes y ancho de columna haciendo clic en el
botn Mrgenes
3. Apuntar a los marcadores de mrgenes y arrastrar el mouse hasta el lugar
deseado
1. Seleccionar la cinta de opciones Diseo de Pgina presionando las teclas ALT,C

2. Seleccionar el indicador de cuadro de dilogo Configurar pgina
3. Seleccionar la ficha Mrgenes

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
94
PLANTEL ORIZABA
4. En los cuadros Superior:, Inferior:, Izquierdo: y Derecho: escribir o

seleccionar con los botones de incremento o decremento la medida deseada
5. Para los mrgenes del Encabezado: y del Pie de pgina: escribir o seleccionar
con los botones de incremento o decremento la medida deseada
6. Si se desea que la informacin se centre automticamente en la hoja en el
momento de imprimir, activar la casilla Horizontalmente o Verticalmente del
cuadro Centrar en la pgina
10.3 Encabezados y pies de pgina
1. Hacer clic en la cinta de opciones Diseo de Pgina, presionando las teclas

ALT,C
2. Seleccionar el indicador de cuadro de dilogo
del grupo Configurar pgina
Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
95
PLANTEL ORIZABA
3. Seleccionar la ficha Encabezado y pie de pgina

4. En los cuadros de lista desplegable Encabezado: o Pie de pgina:, seleccionar
alguno de los formatos incorporados de Microsoft Excel
5. En el caso de que se requiera crear un formato diferente, activar el botn
Personalizar encabezado... o Personalizar pie de pgina...

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
96
PLANTEL ORIZABA
a) Seleccionar la seccin en la cual se desea que aparezca el encabezado o el

pie de pgina (izquierda, central o derecha)
b) Escribir el texto deseado
c) Si se desea cambiar el tipo de letra
1. Hacer clic en el botn Fuentes
1. Con la tecla TABULADOR, desplazar el cursor hasta el botn Fuentes

2. Presionar ENTER
Insertar nmero de pgina
1. Hacer clic en el botn Nmero de pgina
1. Desplazar el cursor hasta el botn Nmero de pgina

2.
y presionar ENTER
Insertar el nmero total de pginas
1. Hacer clic en el botn Total de pginas

pginas de la hoja activa
. Se insertar el nmero total de
1. Desplazar el cursor hasta el botn Total de pginas
y presionar ENTER
Insertar la fecha

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
97
PLANTEL ORIZABA
1. Hacer clic en el botn Fecha
. Se insertar la fecha actual
1. Desplazar el cursor hasta el botn Fecha
y presionar ENTER
Insertar la hora
1. Para insertar la hora, hacer clic en el botn Hora
1. Desplazar el cursor hasta el botn Hora
y presionar ENTER
Insertar la ruta de archivo
1.
Hacer clic en el botn Ruta de Archivo
. Se insertar la ruta del Libro de
trabajo
1. Desplazar el cursor hasta el botn Ruta de Archivo
y presionar ENTER
Insertar el nombre del archivo
1. Hacer clic en el botn Nombre de archivo

de trabajo
. Se insertar el nombre del Libro
1. Desplazar el cursor hasta el botn Nombre de archivo

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
y presionar ENTER
98
PLANTEL ORIZABA
Insertar nombre de la hoja
1. Hacer clic en el botn Nombre de hoja
. Se insertar el nombre de la hoja de
clculo activa
1. Desplazar el cursor hasta el botn Nombre de

2. Elegir el botn Aceptar
hoja
y presionar ENTER
Insertar imagen
1. Hacer clic en el botn Insertar imagen
. Se insertar la imagen en la hoja de
clculo activa
1. Desplazar el cursor hasta el botn Insertar imagen
y presionar ENTER
Formato de imagen
1. Hacer clic en el botn formato de

imagen
. Aparecer el siguiente
cuadro

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
99
PLANTEL ORIZABA
2. Se elige el formato que se desee dar a la imagen

3. Hacer clic en el botn Aceptar y presionar ENTER
10.4 Vista preliminar

La presentacin preliminar mostrar cada pgina exactamente como ser impresa, con
los mrgenes, saltos de pgina y encabezados.
1. Hacer clic en el botn Vista preliminar
de la Barra de acceso rpido
1.
2.
Hacer clic en la ficha Archivo (ALT, A)

Seleccionar el comando Imprimir (K)
Se mostrar la siguiente imagen.
Utilizar las flechas Pgina Siguiente o Pgina Anterior , para visualizar la

pgina posterior o anterior del documento
Si la distribucin del documento es correcta y se desea imprimir en el momento,
utilizar el botn Imprimir
En caso de requerir aumentar o disminuir el tamao de presentacin de la pgina,
Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
100
PLANTEL ORIZABA
activar el botn Toda la pgina

Si se desea cambiar la configuracin de la pgina hacer clic en el link Configurar
pgina para desplegar el cuadro de dilogo Configurar pgina
Para mostrar u ocultar los marcadores de mrgenes y ancho de columna elegir el
botn Mostrar mrgenes
Hacer clic en la ficha Inicio para regresar a la hoja activa
10.5 Impresin
En Excel puede imprimirse una seleccin de celdas, la hoja de clculo activa, una
seleccin de hojas o todo el libro de trabajo completo.
1. Hacer clic en el botn Imprimir

todas las pginas de la hoja activa
de la Barra de Acceso rpido, para imprimir
1. Hacer clic en la ficha Archivo (ALT, O)

2. Seleccionar el comando Imprimir (K)
3. Verificar que en el cuadro Impresora, aparezca el nombre de la impresora en la

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
101
PLANTEL ORIZABA
cual se desea imprimir.

Si la impresora seleccionada no es la correcta:
Hacer clic en el cuadro de lista desplegable Impresora, y seleccionar la

impresora deseada
En Configuracin, elegir la opcin deseada

Elemento
Hojas activas
Todo el libro
Seleccin
Descripcin
Imprimir todas las pginas de las hojas de clculo seleccionadas.
Imprimir todas las pginas de todas las hojas de clculo del libro de
trabajo.
Imprimir slo las celdas seleccionadas.
4. En el cuadro Copias escribir o seleccionar con los botones de control de giro el

nmero de copias deseado
5. Especificar en el cuadro Pginas el rango de pginas que se desea imprimir
6. Si se desea que las copias se intercalen, hacer clic en el cuadro de lista
Intercalacin seleccionar la opcin deseada
7. Hacer clic en el botn imprimir
Nota: Utilizando el mtodo abreviado Control + P se podrn imprimir todas las pginas de
la hoja activa

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
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PLANTEL ORIZABA
MTODOS ABREVIADOS

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
103
PLANTEL ORIZABA

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
104
PLANTEL ORIZABA

Tel./Fax.: (272) 726-0865 y 726-0866
105

Manual Del Participante Excel 2010 Básico

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Manual Del Participante Excel 2010 Básico

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Bsico

Manual del Participante

1.1. Inicio de Excel 2010

1.2. Conceptos bsicos

1.3. Ventana de Excel

1.4. Ficha archivo

1.5. Barra de acceso rpido

1.6. Cinta de opciones

1.7. Cuadro de dilogo

2.1. Qu es un libro de trabajo

2.2. Crear un libro de trabajo

2.3. Seleccionar hojas de clculo dentro de un libro de trabajo

2.4. Insertar una nueva hoja de clculo

2.5. Cambiar una el nombre de una hoja de clculo

2.6. Cambiar el color de etiqueta de las hojas de clculo

2.7. Mover o copiar hojas de clculo

2.8. Ocultar hojas de clculo

2.9. Mostrar hojas de clculo ocultas

3. Seleccin de celdas, filas, columnas e interpretacin de los datos

3.1. Seleccin de celdas

3.2. Seleccin de filas y columnas

3.3. Interpretacin de los datos

4. Administrar hojas de clculo y libros de trabajo

5.2. Descripcin de errores

Avenida Vicente M. Corona S/N,

6.1. Funcin Suma

6.2. Funcin Promedio

7. Formato de una hoja de clculo

7.1. Aplicar formato utilizando la cinta de opciones

7.2. Aplicar el formato utilizando el cuadro de

8. Edicin de una hoja de clculo

8.1. Edicin de celdas

8.2. Insercin de filas y columnas

8.3. Eliminar filas y columnas

8.4. Eliminar o borrar celdas

9. Verificar ortografa e imprimir la informacin de una

Configurar tamao y orientacin de la pgina

Encabezados y pies de pgina

11. Mtodos abreviados

Avenida Vicente M. Corona S/N,

Avenida Vicente M. Corona S/N,

1.1 Inicio de Microsoft Excel 2010

Hacer clic en el botn Inicio

Avenida Vicente M. Corona S/N,

Abrir el men Inicio (CONTROL + ESC)

Se mostrar el cuadro con el nombre del programa y la versin a la que se est

1.2 Conceptos bsicos

1.3 Ventana de Microsoft Excel

La siguiente tabla describe las partes de la ventana de Excel:

Avenida Vicente M. Corona S/N,

1.4 Ficha Archivo

1. Hacer clic en la ficha Archivo

Avenida Vicente M. Corona S/N,

1. Presionar la combinacin de teclas ALT + A

1.5 Barra de acceso rpido

1.5 Agregar botones a la Barra de acceso rpido

1. Hacer clic en la flecha de la barra de acceso rpido

Avenida Vicente M. Corona S/N,

Se mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel.

3. En la seccin Comandos disponibles seleccionar el comando deseado

1. Hacer clic sobre el smbolo

Quitar botones de la Barra de acceso

1. Hacer clic en la flecha de la barra de

Avenida Vicente M. Corona S/N,