SISTEMA DE INVENTARIOS - ES LA IMPLEMENTACION DE UN

SISTEMA DE INVENTARIO UNA HERRAMIENTA BSICA PARA EL

CONTROL EN LAS EMPRESAS?
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y dems pueblos de la
antigedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos
para ser utilizados en los tiempos de sequa o de calamidades. Es as como
surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer
frente a los periodos de escasez, que le aseguraran la subsistencia de la
vida

el

desarrollo

de

sus

actividades

normales.

Esta

forma

de

almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir

motiv la existencia de los inventarios, pero es la implementacin de un
sistema de inventario una herramienta bsica para el control en las
empresas?

Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la

compra y ventas de bienes y servicios; de aqu viene la importancia del

manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir
a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin
conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situacin
econmica de la empresa. A continuacin se detallara si en realidad es la
herramienta bsica para el control en las empresas, con grandes aportes de
profesionales especialistas en el rubro como Cesar Marthans, Rodrigo
Crdova por mencionar algunos.
Los inventarios a lo largo del tiempo han tenido gran relevancia dentro de
las empresas, sin esta poderosa herramienta estas organizaciones muy
seguramente no podran llevar a cabo un proceso de control y registro
exitoso de la mercanca, sin embargo as como pueden brindar grandes
ventajas sobre aquellas empresas que no implementan un sistema de
inventarios, cabe resaltar igualmente que el mal manejo de estas
herramientas

pueden

ocasionar

prdidas

significativas

en

las

organizaciones. Para una empresa de cualquier tipo se hacen necesarias la

utilizacin de distintas herramientas para aumentar su productividad,
obteniendo mayores ganancias al menor costo posible. Sin duda alguna en
actualidad son muchas las herramientas disponibles para tal fin, una de las
ms utilizadas y necesarias son los llamados inventarios. Son necesarios
debido a que la base de toda empresa consiste en la compra y venta de
bienes y servicios, hacindose necesaria la existencia de los inventarios, los
cuales le van a permitir tener control de la mercanca y a su vez generar

reportes de la situacin econmica de la empresa. El conjunto de

mercancas o artculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos,
permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero, antes de venderlos,
en un periodo econmico determinados. Deben aparecer en el grupo de
activos circulantes.
Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa, el inventario
aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el
balance General, el inventario a menudo es el activo corriente ms grande.
En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de
mercancas disponibles para la venta y as poder determinar el costo de las
mercancas vendidas durante un periodo determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o
servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden,
adems de las materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para
la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los
inventarios en trnsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los
sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el
corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus
balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de
mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de
resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su
principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones,
necesitaran de una constante informacin resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales
y auxiliares relacionadas con esos controles
Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios
y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la
mercanca vendida se convertir en efectivo dentro de un determinado
periodo de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera de su
venta (las mercancas de una empresa comercial, y los productos

terminados de un fabricante), los artculos en proceso de produccin y los

artculos que sern consumidos directa o indirectamente en la produccin.
El mal manejo de inventarios puede contribuir a las quiebras de los
negocios, cuando estas son mal manejadas. Los inventarios excesivos son
costosos a causa de los costos de operacin, riesgos e inversin
insostenible; tambin son los inventarios insuficientes, porque los clientes
podran dirigirse a los competidores si los productos no estn disponibles
cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio, haciendo la
diferencia entre utilidades y prdidas. La administracin de inventario
requiere de una coordinacin entre los departamentos de ventas, mercadeo,
compras, produccin y finanzas; una falta de coordinacin nos podra llevar
al fracaso financiero. En el caso de productos perecederos, el incurrir en
altos niveles de inventario puede representar prdidas cuantiosas para la
empresa por obsolescencias de los mismos. Algunas empresas consideran
que no deberan mantener ningn tipo de inventario porque mientras los
productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y
deben ser financiados. Sin embargo, es necesario mantener algn tipo de
inventario porque la demanda no se puede pronosticar con certeza. Dos
empresas esencialmente idnticas, con la misma cantidad de inventario,
pero con grandes diferencias en los grados de flexibilidad de sus
operaciones, pueden tener inventarios desbalanceados, debido bsicamente
a controles ineficientes de estos. El inventario tiene como propsito
fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su
continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel
vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de
produccin y de esta forma afrontar la demanda.
Algunas personas que tengan relacin principal con los costos y las finanzas
respondern que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de
material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compaas
dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el
lado de los activos en el Balance General.
Los inventarios desde el punto de vista financiero mientras menos
cantidades mejor (la conclusin correcta por rezones equivocados y una
forma extraa de tratar un verdadero activo). Los que ven a los inventarios
como materiales de produccin tiene una miopa similar. Por lo general
creen que mientras ms mejor, pero qu es el inventario? El inventario es

la lista detallada del contenido de un almacn o instalacin, que se valora

peridicamente, para verificar o corregir la informacin contenida en las
tarjetas de registro de stock, a fin de que se pueda preparar el balance de la
empresa (MARTHANS, 1986, p. 235). En esta actividad, los bienes
normalmente, se cuentan, se miden o se pesa y si los bienes estn en una
situacin de poder venderse fcilmente, se hace una estimacin o
valorizacin de los artculos en su costo original o en el precio que se podra
comprarse en el mercado abierto, cualquiera que sea el ms bajo de estos
precios.
Gracias a la implementacin de un sistema de inventarios los cuales son de
variada clase y herramientas, se encuentra que gracias a estos las
empresas pueden reducir notoriamente sus costos, as como tambin llevar
un mejor control de la mercanca a vender, lo cual se ve reflejado en una
mejor atencin y servicio al cliente, pues dispondr de artculos en cualquier
momento y cubrir satisfactoriamente sus necesidades.
Sin embargo dada la falta de capacidad de predecir cuanto se demandara
en un periodo de tiempo, los inventarios nos brindan ayuda para solucionar
este problema en cuestin, es decir, Cundo y cmo abastecer el almacn
sin exceder en costos para la empresa?, Esta cantidad, en general, deber
encontrarse entre un valor mnimo y otro mximo, razonables (Ponsot,
2008, p. 84). Cabe resaltar que el tipo o modelo de inventario junto con el
abastecimiento del almacn depender radicalmente del tipo de bien
comercializado, ya que si hablamos de productos perecederos la rotacin ha
de ser mucho ms alta que si tratamos con productos duraderos o no
perecederos, he aqu cuando aparecen una serie de problemas que deben
enfrentar las empresas a la hora de administrar la mercanca. El problema
de inventarios surge entonces cuando se toma conciencia de que los costos
de mantener, incurrir en escasez y reaprovisionar, asociados a un producto
particular que se requiere para la produccin, comercializacin o el
consumo (Ponsot, 2008, p. 84).
Existe hoy en da modelos de inventarios que permiten solucionar los
problemas anteriores, tales como el VMI (Vendor Managed Inventory) es
un sistema de gestin de inventarios que ha modificado el pensamiento
tradicional del almacenamiento y distribucin de bienes, en cuanto que el
inventario, en las etapas de distribucin, es centralizado con el propsito de

reducir los costos de almacenamiento y especialmente por disminuir los

stock (Ghiani, 2004, p. 304).
Es notorio que modelos como el VMI permite a las empresas proporcionar
ventajas sobre aquellas que no implementan ningn tipo de sistema de
inventarios, pues al utilizarlas se puede llegar a mejorar el servicio al cliente
junto con los tiempos de incertidumbre a la hora de tener disponibles los
productos, lo cual se ve reflejado en niveles superiores de competitividad y
xito en las empresas. El manejo inadecuado de este modelo, al igual que la
adquisicin de productos en el momento y cantidad incorrecta, incurren
siempre en el aumento de costos y la disminucin de beneficios,
necesitando incluso un mayor esfuerzo de parte del personal para obtener
una rentabilidad reducida, razn por la cual se aboca al anlisis de la
gestin de compras e inventario como herramienta fundamental en el logro
de los objetivos corporativos.
Pero Son las condiciones socioeconmicas de los pases las razones por las
cuales medianas y pequeas empresas tienen o no una ptima cadena de
suministros e inventariados?, es la pregunta que se ha planteado y que
quizs sea afirmativa la respuesta, puesto que si se observa en los pases
desarrollados

actualmente

la

gran

mayora

de

las

empresas

han

implementado y se preocupan por poner en prctica modelos de cadenas

de suministros e inventarios como polticas para mejorar la produccin,
distribucin y venta de sus mercancas.
Segn el Autor Ernesto Ponsot, existen distintos factores que influencias de
una u otra forma la buena prctica de implementar modelos de inventarios
en las empresas en los pases en va de desarrollo, estos factores
bsicamente son: los mercados restringidos, el escaso poder adquisitivo de
los consumidores,

conductas monoplicas y cartelizacin tanto de

empresas privadas como gubernamentales, ineficiencias en el mercado

laboral, en general, una visin acientfica de la economa por parte de los
entes reguladores e incluso de sus propios actores, los empresarios.
Es esta ltima causa la que ms impacta a los empresarios a la hora de
mejorar la forma como se administran las materias primas y los productos
terminados, ya que esta visin acientfica donde la innovacin se queda
totalmente rezagada, no se ve involucrada en la toma de decisiones
empresariales, aun los modelos de inventarios en pases en va de desarrollo
no se implementan dado al desconocimiento por parte de los empresarios.

Si las empresas que desconocen los sistemas de inventarios, implementaran

en sus procesos de produccin y distribucin alguna de los muchos sistemas
de inventarios que existen, podran alcanzar beneficios tales como
reducciones en los costos de los transportes y sobretodo de almacenaje, as
las eficiencias dentro de las organizaciones mejoraran las ganancias y el
servicio al cliente. Los productores pueden establecer prioridades de
acuerdo con la produccin y el reabastecimiento, como consecuencia del
conocimiento del inventario del vendedor. De esta forma se invita a las
empresas a utilizar las diferentes herramientas que brindan los inventarios
como un elemento que permite la creacin de valor y mejora en los
procesos

de

produccin,

hacindolas

ms

inclusivas

en

el

mundo

competitivo contemporneo.
En la actualidad los mercados nacionales o internacionales y los clientes
exigen de las empresas, productos y/o servicios con excelente diseo, de la
ms alta calidad, entregados en tiempo y forma, a los ms bajos costos, con
la factibilidad de cualquier cambio en el plan de produccin y agilidad para
reaccionar de manera casi inmediata a las tendencias del mercado, la
globalizacin impulsa de una u otra forma a las empresas en la bsqueda de
soluciones y alternativas para lograr maximizar los ingresos.
Concentrndonos ms en el rea de inventarios, podemos indicar que la
tecnologa ha beneficiado en gran parte a los sistemas que se usan en esta.
Por decir alguna, los costos que se manejan es de gran importancia, ya que
un buen manejo con un buen equipo (maquinaria), traera un gran ahorro en
estos, como nos indica Jorge Parada en su libro Sistemas de Inventarios, de
la cual podemos citar lo siguiente: Evidentemente la existencia de algn
tipo de inventario produce costos asociados al mantenimiento, preparacin
y las compras. De todos ellos, el mantenimiento del inventario incurre en los
costos ms altos. El mantenimiento del inventario no se refiere solo a los
productos

o materiales

que se guardan,

se refiere tambin al espacio

fsico del depsito, a los seguros por daos, robos y manejo del inventario,
a la obsolencia, depreciacin, costos de oportunidad e impuestos.
Todos estos costos favorecen el mantenimiento de inventarios pequeos y
de alta rotacin. Los costos de preparacin se asocian a los cambios en las
caractersticas del producto o de la produccin. La reduccin de costos de
preparacin se asocia a una consecuente reduccin en los tamaos de lotes
de cada producto.

Consecuentemente, la produccin de muchos lotes

pequeos permite la reduccin del costo de inventario. Este es el objetivo

del sistema de produccin justo a tiempo. (PARADA, 2006, p. 3). As como
este hay otros sistemas que son de gran importancia para el inventario de
todas las empresas.
Por lo general las empresas empiezan a darse cuenta que ante la
globalizacin el uso de tecnologa ya no es un lujo y que adems pasa a
formar parte integral del modelo de negocio de las empresas. Ante ello
surgen necesidades que para satisfacerlas necesitan el desarrollo e
implantacin de proyectos que involucran a la tecnologa informtica. Las
tecnologas de informacin dentro de las empresas juegan un papel muy
importante. Permiten desde la interaccin ms directa y eficiente con el
proveedor, pasando por la mejora de los procesos internos de la empresa
hasta poder conocer al cliente y sus preferencias. Pero esto muchas veces
no se ve o no se sabe administrar debido a la resistencia al cambio.
Tradicionalmente, los contadores vean al mayor y despus al centro de
datos contables como el lugar para recoger datos para distribuir a todas las
partes de la organizacin. Para muchos, el modelo pareca un reloj de arena,
con los datos en la parte de arriba filtrndose a la de abajo a travs de un
estrecho pasaje. En el pasado, dicho estrecho pasaje tuvo una funcin
crtica: los contadores se aseguraban de que los datos brutos fueran
correctos y que se distribuyeran a un selecto grupo de decididores. Sin
embargo, a medida que las necesidades de informacin se volvieron ms
complejas y la recoleccin y distribucin de datos en tiempo real se hizo
posible, los gerentes necesitaron tanta informacin tan rpido que el
estrecho pasaje se convirti en un obstculo para el proceso de toma de
decisiones. Se menciona a los contadores para tener un mejor panorama de
este sistema, ya que no son solo los ingenieros industriales que participan
en esta labor, sino tambin los ya mencionados contadores, estos ven la
parte numrica en su totalidad. Damos hincapi al trabajo de ellos, porque
nos interesa analizar de lo ms particular hasta lo ms general, como lo
hace el gran Filsofo Aristteles, que nos indica la gran importancia que
tienen las causas y las teoras. Estos son papeles que se ven reflejados en
las labores de los contadores e ingenieros. Las etapas del desarrollo
tecnolgico bsico se rigen por fuerzas competitivas y dan origen a mejores
productos y servicios. Se calcula que el nmero de solicitudes de patente en
todo el mundo, originadas principalmente en esos esfuerzos innovadores,

supera ampliamente el milln por ao. Los sistemas de informacin en la

empresa frecuentemente se han utilizado el trmino informatizacin como
sinnimo de sistemas de informacin. Y aunque la mayora de los autores
estn de acuerdo en asumir que un sistema de informacin requiere un
adecuado proceso de informatizacin, lo que tambin est claro es que no
en todos los casos la construccin de un sistema de informacin lleva
aparejado el uso de tecnologas de la informacin.
Sin embargo, asumimos que hoy en da cualquier sistema de informacin,
por

pequeo

que

sea

requiere

de

unos

mnimos

procesos

de

automatizacin. Tambin parece adecuado sealar que las distintas

aplicaciones

informticas

que

funcionan

por

separado

impiden

la

adecuacin de un sistema de informacin, de manera que como seala Gil

Pechuan para que el sistema de informacin exista deber contemplar el
diseo de un sistema integrado que relacione las informaciones generales
por las diversas aplicaciones funcionales de la empresa y que permita as,
mejorar los procesos de toma de decisiones.
Los avances tecnolgicos que han de incorporarse a los sistemas concretos
de las organizaciones ofrecen extraordinarias posibilidades para manejar
gran cantidad de datos. Sin embargo, el tema fundamental pasa por
convertir dichos datos en informacin valiosa para las organizaciones, para
el

manejo operativo,

de control

gerencial y para el planeamiento

estratgico. Este hecho implica observar ciertos principios que deben estar
subyacentes en la administracin de informacin y que deben regir la
seleccin de la herramienta concreta (medio de registracin) para un ente
particular. Es necesario sealar aqu que las herramientas o soportes
tecnolgicos a los que nos referimos abarcan lo que tradicionalmente se
conoce como hardware (los fierros o elementos materiales) y el software (los
sistemas operativos, las aplicaciones concretas para el manejo de datos y la
produccin de informacin y las vas de comunicacin de la misma) Si bien
es cierto que se ha producido un cambio profundo en la naturaleza de los
procesos de recoleccin, procesamiento, almacenamiento, recuperacin y
comunicacin de la informacin contable, el problema sigue siendo cmo
interpretar las necesidades de informacin de los distintos tipos de usuarios
de manera de disear sistemas de informacin que, incorporando las
nuevas tecnologas, mantengan la integridad de los datos y permitan

asegurar un grado razonable de confiabilidad en los distintos niveles de

fuente, proceso, archivo y transferencia.
La calidad de la informacin depende, en gran parte, de la confiabilidad de
los datos de los que surge, de los procesos que la generan y de los modelos
que se utilizan

para exteriorizarla.

Todos estos aspectos han sido

considerados por la contabilidad y la ingeniera, aunque es cierto que

muchas veces, sobre todo en lo que se refiere a los informes para terceros
ajenos al ente, el acento se ha puesto en los productos finales (estados
financieros, contables o de ingeniera) y se han mantenido modelos
adicionales de control que operaron en contra del desarrollo de sistemas
eficientes. Existen varias nociones de inventario. En mi opinin afirmo que
tener inventario es inevitable dado que los costos de no tenerlo cuando los
clientes lo demandan sobrepasan el costo de afrontar dichos costos. Pero
tambin afirmo con firmeza que el inventario es la raz de todos los
problemas de produccin. Dicho de otra forma, la presencia de inventario
quiere decir que la empresa esconde detrs de los niveles de inventario
ciertas ineficiencias de la firma. Este mdulo se enfoca en la primera
escuela de pensamiento. Si los inventarios no se pueden eliminar
totalmente y la produccin sin existencias es una situacin ideal, los
inventarios deben entonces por lo menos ser gestionados.
Las ventajas de usar los inventarios son muchas, permitindole a la
empresa ampliar sus horizontes con una buena administracin siendo cada
vez ms competitivas en el ambiente comercial. Algunas de stas pueden
ser: Permite completar ms rpidamente las rdenes urgentes, aumentando
su nivel de servicio y credibilidad, facilita cumplir con los plazos de entrega,
ya que la empresa contara como con la materia prima necesaria para la
fabricacin a tiempo de los productos. Amortigua los problemas de
fabricacin, esto a opinin propia es de gran importancia, debido a que las
empresas siempre se encuentran con distintos problemas, de personal,
maquinarias, proceso, que pudieran afectar la entrega de los productos,
pero si se cuenta con los inventarios, dichos problemas pueden ser
solventados rpidamente. Variabilidad de demanda no afecta. Flexibiliza la
organizacin del transporte. Genera beneficios de Mayor escala (por
Grandes lotes), ya que como las empresas obtienen la materia prima en
grandes cantidades, esto reduce costos importantes para las mismas.

Es importante destacar que la utilizacin de los inventarios as como genera

ventajas, su mala utilizacin y manejo, pueden ocasionar una serie de
desventajas a las empresas, ocasionando un desbalance entre las ganancias
y los porcentajes de prdida. Algunas de estas desventajas pueden ser:
Costos financieros aumentan, Costos de administracin aumentan, Aumenta
los costos de movimiento y almacenaje, Induce complacencia y oculta los
problemas, Demora esfuerzos para disminuir los tiempos, Genera riesgos
por obsolescencia.
Poseer inventarios exagerados pueden ocasionar todos los problemas
mencionados anteriormente, los cuales se ven resumidos en aumentos de
costos por muchos conceptos, pero bien es cierto que el no poseer un
inventario lo suficientemente proporcionado, puede ser la causa de un paro
de la produccin por falta de materia prima, o tambin puede ocasionar una
reduccin de las ventas por falta de productos terminados. En el estudio de
los inventarios se pueden sumergir en una serie de caractersticas o
parmetros que lo definen, a los cuales se har mencin a continuacin:
Es importante empezar con aquellas caractersticas o parmetros que hacen
referencia a la parte econmica, estos son los Parmetros econmicos, ya
que en principal son los responsables de la creacin y mantenimiento de los
inventarios, en estos se incluyen los costos asociados a la colocacin de
pedidos, a la preparacin de una instalacin de produccin as como del
mantenimiento del mismo, con costos de almacenaje, depreciacin, manejo,
etc. Tambin el precio de venta es importante ya que de ste depende la
ganancias de la empresa, stos pueden variar o no.
Otro aspecto importante viene representado por aquellas cantidades de
productos que requieren y exigen los habitantes, llamada Demanda, de
acuerdo a sta las empresas deben organizarse para generar la cantidad de
productos que puedan satisfacer a la poblacin, para as ganar aceptacin y
confianza en el pblico. Pueden presentarse dos situaciones, cuando la
empresa conoce y tiene bien estudiada las cantidades necesarias a producir
tanto para satisfacer la demanda del momento como la de los tiempos
subsecuentes se denomina demanda determinista, de lo contrario cuando
no se conoce a ciencia cierta cules son las cantidades de productos
necesaria para satisfacer la demanda se denomina demanda probabilista,
en este caso se trabaja con unos patrones supuestos de produccin.

10

Ambos casos le van a ofrecer a la empresa informacin de la cantidad que

necesitan mantener o no dentro de los inventarios, proporcionando mayor
control y beneficios. La manera en que la empresa actualiza sus inventarios
o realizar nuevos pedidos, es lo que se conoce como Ciclo para ordenar, el
cual puede identificarse entre dos rdenes sucesivas. Por lo general se
siguen dos procedimientos para hacer dichas rdenes. El primero sera a
travs

de

una

revisin

continua:

donde

el

inventario

se

actualiza

constantemente hasta que se alcanza un cierto lmite inferior, en cuyo

punto se coloca un nuevo pedido. El segundo es a travs de una revisin
peridica, es decir, los pedidos de hacen a intervalos igualmente
espaciados.
Es evidente que cuando una empresa realiza un pedido puede suceder el
caso en que los mismos no sean entregados en el tiempo pautado, el tiempo
entre la colocacin de un pedido y su surtido es lo que se conoce como
Demoras en la entrega, lo cual puede representar una cierta desventaja
para la empresa, pero si la misma cuenta con un buen control del inventario
y posee tanto materias primas o productos de provisin no ser muy
malicioso ante situaciones de demora. Para el funcionamiento equilibrado
de los almacenes de las empresas, es necesario el Reabasto de los
inventarios almacenes, los cuales a pesar de las demoras que suceden,
puede ser instantneo uniforme. El primero se produce cuando las
empresas se reabastecen con fuentes externas, y el segundo sucede cuando
las empresas se reabastecen con productos que se fabrican localmente
dentro de la empresa u organizacin.
El Horizonte de Tiempo define el perodo sobre el cual el nivel de
inventarios estar controlado. Este horizonte puede ser finito o infinito,
dependiendo de la naturaleza o la demanda. Un sistema de inventario
puede tener varios puntos de almacenamiento (en lugar de uno). En algunos
casos estos puntos de almacenamiento estn organizados de tal manera
que un punto acta como una fuente de abastecimiento para algunos otros
puntos. Este tipo de operacin puede repetirse a diferentes niveles de tal
manera que un punto de demanda pueda llegar a ser un nuevo punto de
abastecimiento.

La

situacin

usualmente

se

denomina

sistema

de

Abastecimiento Mltiple. La cantidad de productos que la empresa

promociona, produce y vende (mercancas), es lo que se denomina Numero
de Artculos, los cuales pueden ser unitarios puede que la sean varios

11

productos. Este caso es de inters, principalmente si existe una clase de

interaccin entre los diferentes artculos.
La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial
de toda empresa: obtener utilidades. La obtencin de utilidades obviamente
reside de gran parte de ventas, ya que ste es el motor de la empresa, sim
embargo, si la funcin del inventario no opera con efectividad, el rea de
produccin no tendr material suficiente para poder trabajar, el cliente se
inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin
inventarios, simplemente no hay ventas. El control del inventario es uno de
los aspectos de la administracin que en el micro y pequea empresa es
muy

pocas

veces

atendido,

sin

tenerse

registros

fehacientes,

un

responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa

tarea. En todos los giros resulta de vital importancia el control de
inventarios, dado que su descontrol se presta no slo a robo hormiga, sino
tambin a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre
utilidades. Ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa
restaurantera, dado que ste tipo de negocios combinan las funciones
comercial, de produccin y de servicios.
Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un
restaurante, las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se
convierten automticamente en debilidades. El microempresario, tambin
conocido como hombre orquesta, difcilmente encuentra tiempo a cabo
todas las funciones que en l han sido encomendadas: las compras, las
ventas, la produccin, el manejo de personal, manejo del efectivo. El
empresario ocupa su tiempo ms en cuestiones operativas o tcticas que en
labores de orden estratgico. En cuanto a la falta de registro (no slo de
inventarios, sino de cualquier tipo de operacin) se oyen los siguientes
comentarios: los registros son complicados y solo los contadores los
entienden, se necesita un programa de computo carsimo y complicado
de entender, necesito un encargado de almacn para llevar los registros
bien y al da, no tengo tiempo suficiente para contar mi inventario.
Efectivamente, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento, el
objetivo de contar con registros de inventarios no es simplemente hacerlo
porque las empresas grandes lo hacen, o porque el contador lo pide (cuando
lo pide) o porque los necesitamos para armar nuestro balance general. El
objetivo principal es contar con informacin suficiente y til para minimizar

12

costos de produccin, aumentar liquidez, mantener un nivel de inventario

ptimo y comenzar a utilizar la tecnologa con la consecuente disminucin
de gastos operativos, los programas de cmputos son excelentes, sin
embargo, el que estn bien estructurados no nos garantiza que vayan a
cubrir nuestra necesidad de informacin, si no los alimentamos con
informacin real y constante. Otro inconveniente que presentan es su alto
costo y, en mltiples ocasiones, la falta de soporte tcnico de parte del
proveedor. En otras palabras, es como si nos vendieran un avin y el piloto
nos lo prestaras o alquilaran no cuando lo necesitamos, sino el da que
pueden, si es que pueden o quieren. Claro, esto no en todos los casos, pero
si en la mayora.
Las compaas con frecuencia experimentan ms informacin financiera
precisa con un sistema de inventario permanente. Los contadores actualizan
el libro contable despus de cada transaccin de inventario. Esto resulta en
un informe del libro contable general que refleja cercanamente el inventario
actual fsico a la mano. Los propietarios y directivos pueden entonces tomar
decisiones de calidad basadas en la precisin del reporte de valores del
inventario. Mltiples tipos de inventario tambin se benefician de este
mtodo, como los contables siguen precisamente cada uno mediante el libro
contable. Muchos sistemas de inventario permanente son costosos. El costo
para ese sistema es dos veces mayor. La tecnologa necesaria para hacer
que el sistema funcione puede ser un mayor gasto de capital. El actualizar
el sistema para nuevos cambios a la tecnologa es tambin caro. Entrenar a
los empleados para que utilicen apropiadamente el sistema es tambin otro
gasto. Del lado administrativo, las compaas deben encontrar contables
que quieran trabajar el sistema y manejar cambios frecuentes al libro
contable general. Los sistemas de inventario permanente utilizan mtodos
electrnicos para registrar las transacciones. Un ejemplo es el sistema de
cdigo de barras que un minorista de ropa utiliza cuando vende mercanca.
Cada escaneo registra los datos que actualiza el valor del inventario de la
compaa. Los contadores utilizan esta informacin para balancear el libro
contable general. Las compaas tambin utilizan los datos para ordenar
mercanca utilizando un sistema justo a tiempo. La ordenacin electrnica
ayuda a prevenir existencias agotadas y prdida de ventas.
Los sistemas de inventario permanente con frecuencia consumen tiempo.
Las actualizaciones electrnicas al libro contable general de la compaa

13

pueden resultar en una necesidad de reconciliaciones contables. Los

contables con frecuencia gastan abundantes horas cada semana o mes para
reconciliar el inventario. Los errores persistentes tambin pueden causar
ms complicaciones. Los contadores necesitan corregir los errores y
balancear el inventario contable previo al cierre de los libros de la
compaa. Reportar figuras de inventario inexactas puede detonar una
auditora, resultando en problemas potenciales para la compaa.
En mi opinin el manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios
beneficios inherentes: ventas de productos en condiciones ptimas, control
de los costos, estandarizacin de calidad.
Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercanca en
existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario
fsico, que los movimientos de compraventa de mercancas se registran
directamente en la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa, a precio
de costo. La empresa que adopta este sistema, requiere un fichero o auxiliar
de mercancas denominado krdex, en el cual se registra cada artculo como
subcuenta de la cuenta mercancas. La suma de los saldos de cada
subcuenta da el saldo de mercancas, razn por la cual este sistema recibe el
nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente
por las empresas que tienen poca variedad de mercancas. Cuando las
empresas tienen en existencia una gran variedad de artculos con distinta
referencia, es conveniente llevar un krdex sistematizado para controlar el
movimiento de las mercancas. Las empresas obligadas a presentar su
declaracin tributaria firmada por revisor fiscal o contador pblico, debern
utilizar el sistema de inventario permanente.
En sntesis los beneficios de implementar un sistema de inventarios en una
organizacin, son llanamente amplios, ya que van desde la reduccin de los
costos hasta la mejora en el servicio al cliente, pues se dispone de una
cantidad de productos disponibles siempre a la venta incurriendo en los
menores

gastos

posibles,

todas

las

herramientas

como

un

buen

abastecimiento afecta directamente los niveles de competitividad de las

empresas, lo cual permite a su vez tener una mayor ventaja sobre el
conocimiento de proveedores, ganar mucho ms clientes satisfechos con la
oportuna entrega de los pedidos, sin embargo en los pases en va de
desarrollo hace falta ms efectuar internamente ayudas como lo son los
inventarios, pues debido a los factores anteriormente nombrados, se

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incurren en muchos ms costos, se es impuntual a la hora de entrega y

sobre todo se pierden muchos productos por carecer de un sistema de
inventarios.

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