QUINTA UNIDAD

APLICACINES DE PED A LA CONTABILIDAD

Llamamos Software al conjunto de instrucciones que dirige al Hardware. Un conjunto de
instrucciones que realizan una tarea especifica se denomina Programa.
Categoras de Software
Los programas que se han realizado para distintos propsitos, pueden clasificarse de la siguiente
manera:
SOFTWARE DEL SISTEMA
Este software controla y coordina la operacin del equipo que existe en un sistema
computacional. El tipo ms importante de software de sistema es un conjunto de programas llamado
Sistema Operativo.

El ncleo de cualquier sistema de computacin es su sistema operativo. Este

supervisa y controla todas las actividades de entrada/salida y procesamiento de un sistema de

computacin. Adems, todo el hardware y el software se controla por medio del sistema operativo.
SOFTWARE DE APLICACIONES
Una vez que un sistema computacional tiene instalado el software del sistema entonces se le
puede agregar el software de aplicaciones. Este software es el que nos permite aplicar la computadora
para resolver un problema especfico o desempear una tarea especfica. Hoy en da, adems de las
herramientas de productividad como son procesadores de palabras, hojas de clculo y programas de
bases de datos, estn disponibles miles de aplicaciones de distintos tipos, para satisfacer a una amplia
variedad de problemas y tareas de rutina en reas como negocios, gobierno, ciencia, medicina,
ingeniera, leyes, educacin, etc.
PAQUETES DE SOFTWARE DE APLICACIN
Como ya hemos mencionado antes, el software de aplicacin es aquel que nos permite aplicar la
computadora a la resolucin de problemas o tareas especficas. Existen dos tipos de software de
aplicacin: Software diseado a la medida y paquetes de aplicacin general. El software elaborado a la
media se elabora especialmente para satisfacer alguna necesidad particular de un negocio. En cuanto a
1

los paquetes de aplicaciones, en la actualidad se han desarrollado un gran nmero de stos y satisfacen
las necesidades de un amplio rango de usuarios. Estos paquetes los podemos encontrar en distintos tipos
de establecimiento comerciales.
Con el auge de las microcomputadoras, se han desarrollado paquetes de aplicacin que ayudan a
los usuarios a efectuar su trabajo en forma ms productiva. Paquetes de contabilidad, de hojas de
calculo, procesadores de palabras son claros ejemplos de estos productos.
SOFTWARE POR EL USUARIO
Se le conoce como este nombre porque su origen es de acuerdo a las caractersticas necesarias
que requiera la empresa para su automatizacin en el procesamiento de la informacin.
VENTAJAS

No existen restricciones con el uso del nmero de empresas a trabajar.

No tienen ningn costo adicional la actualizacin de los sistemas.

Tiene caractersticas para poder a las normas vigente en el pas.

Se puede disear con las caractersticas del usuarios necesitan.

DESVENTAJAS

Crean pasivo laborales por el rea de programacin ya que es necesario la contratacin de tcnicos.

Se necesitan un tiempo mayor para el desarrollo del programa.

Depende de una o varias personas para su realizacin y su desarrollo ellos juegan un papel
preponderante en el mismo.
El anlisis de los programas y software relacionados tambin debe abarcar los siguientes

objetivos:

Documentacin los programas que procesan la informacin contable.

Asegurar que el anlisis y diseos y desarrollo de los programas se realiza bajo alguna
metodologa formalmente establecida.

Verificar la existencia de pistas de auditora que ayuden a detectar problemas en los

programas y el procesamiento de la informacin.

Comprobar la existencia de alguna metodologa para la evaluacin y seleccin de software

administrativo.

Comprobar la existencia de controles sobre los programas que permitan asegurar la

integridad de la informacin.

Verificar la existencia de polticas establecidas para el procesamiento de datos que sirvan

para el entrenamiento de nuevos usuarios.

SOFTWARE POR EL FABRICANTE

Son sistemas que estn diseado y desarrollado por expertos en informtica, y permite la
automatizacin de los sistema de informacin de una empresa.
VENTAJAS

No crean pasivo laboral por el rea de programacin ya que no es necesario la contratacin de

tcnicos en el rea.

Informacin inmediata: le ofrece informes instantneos, ya que su estructura modular integrado

cuenta con los datos necesarios para que usted obtenga cualquier informe que necesite.

Estn diseados para que personas con poco entrenamiento puedan sentarse frente a una
computadora y produzcan informacin inmediata.

Se vende por medio de mdulos en una forma lineal como por ejemplo: Contabilidad, Bancos,
Manejo de Inventarios, Cuentas por Cobrar, Proveedores, compras, Nominas, Control de Activos
Fijos, Produccin, Punto de Ventas, Mdulos de IVA.

DESVENTAJAS

El usuario se tiene que adaptar a los programas.

Tiene restricciones con el uso de nmero de empresas a trabajar.

Cualquier actualizacin de los sistemas tiene un costo a parte al valor de compra original.

Esta diseados en otros pases y tiene caractersticas del lugar donde fueron creados y en algunos
casos no se adaptan a las normas vigentes en el pas.
En conclusin estos tipos de software se pueden ser funcionales en la empresa, si la misma es

pequea

o mediana

ya que este tipo se puede adaptar a las caractersticas establecidas en los

programas.
DISEO DE PAQUETE STANDARD
Aunque decidamos adquirir el software, primero tendremos que efectuar un anlisis y diseo de
nuestra situacin, ponemos en contacto con los proveedores de software y hardaware para ver si existe
en el mercado el software que requerimos. En la ltima dcada con la estandarizacin de computadora
4

como las PC, Macintosh, minicomputadoras, se han desarrollado miles de programas capaces de llevara
la nmina, planeacin financiera, contabilidad, planeacin de proyectos, y control de manufactura en las
empresas. Estos paquetes son muchos ms baratos y de mejor calidad que los que se desarrollan a la
medida.
Adems se debe tomar en cuentas otras caractersticas para poder desarrollar un sistema a la
medida:

Modularidad

Flexibilidad

Estndar con los PCGA.

Exportacin de datos

Generador de reportes

Automantemiento

Multicompaia

Procesamiento remoto

Multiusuario

Portabilidad

Amigabilidad

Confiabilidad

Generacin de informacin ptima

Rapidez

Mnimo nivel de Soporte tcnico.

Ayuda en Lnea.

PAQUETES MAS UTILIZADO EN GUATEMALA

Dentro de los paquetes ms utilizados en Guatemala se encuentran INTERFLEX, ASPEL,
ASCEND, GBM

cada uno de ellos ofrecen ventajas y desventajas que puede traer consigo la
5

adquisicin de paquetes resulta cuando tengamos que efectuarle tantos cambios, que sera mejor
desarrollarlo nosotros.
PROCESO DE IMPLEMENTACION
La concepcin bsica de los programas es proveer mdulos estndar, que desde el proceso de la
instalacin sean parametrizables, dejando instalados mdulos integrados que puedan ser totalmente
utilizados de acuerdo a sus necesidades particulares.
CARACTERISTICAS Y BENEFICIOS DEL PAQUETE CONTABLE
CARACTERISTICAS
1. Estructuras de cuentas contables definida por el usuarios de hasta 25 caracteres alfanumricos, que
brinda flexibilidad para definir, a conveniencia, el nmero de niveles deseado.
2. Manejo de contabilidad de mltiples compaas y la correspondientes consolidacin.
3. Los periodos contables son flexibles, totalmente definidos de acuerdo a requerimientos particulares.
4. Manejo opcional de doble moneda, local y de reporte corporativo, con conversiones automticas
flexibles implementadas con apego al estndar internacional FASB52 (tanto traduccin como
remedicin financiera).
5. Capacidad de consolidacin de cuentas contables operativas en cuentas contables corporativas.
6. No requiere de cierres especiales, salvo el cierre de fin de perodo, caractersticas que permite la
introduccin de asientos retroactivos.
7. Capacidad de efectuar doble cierre contable (local y corporativo) al final de los perodos fiscales
correspondientes.
8. Permite el registro de movimientos en nuevos perodos fiscales an sin haber realizado el cierre del
perodo anterior.
9. Mantiene informacin contable de mltiples aos en lnea sin afectar el rendimiento.
10. Permite la definicin de paquetes de asientos para el registro de movimientos contables, que pueden
revisarse y corregirse antes de aplicarlos definitivamente.

11. Maneja paquetes con asientos predefinidos (recurrentes), para facilitar la confeccin manual de
asientos rutinarios.
12. Permite el almacenamiento digital de imgenes de los documentos que sirven de base para la
confeccin de asientos.
13. Incorpora facilidades de consulta jerrquica de los saldos de cuentas contables, permitiendo
descender de nivel hasta alcanzar las cuentas que aceptan movimientos y sus respectivas
transacciones.
14. Genera el Reporte de Balanza de Comprobacin o Analtico a diferentes niveles para revisin y
documentacin de perodos contables.
15. Integracin con otros mdulos del rea financiera, de ventas y de manufactura para la recepcin
automtica de asientos contables.
16. Extensivos controles de validacin y verificacin de datos que aseguran transacciones vlidas para
las cuentas que aceptan movimientos.
17. Funciones para dejar pistas de auditoria que permiten determinara el origen de las transacciones as
como dar seguimiento a las actividades de registro y modificacin de datos contables.
BENEFICIOS
1. Capacidad para apoyar la toma de decisiones a travs de la generacin de consultas, grficos y
reportes, en cualquier momento, con informacin completamente al da acerca de las operaciones de
las empresas.
2. Flexibilidad total para realizar consultas de informacin histrica.
3. Facilita las labores de auditoria interna y externa, tanto por lo citado anteriormente como por la
capacidad de consultar instantneamente, en lnea, las pistas de auditoria, los nmeros e imgenes de
los documentos que originaron las transacciones y la posibilidad de identificar el mdulo.
4. Seguridad y confiabilidad total sobre la informacin contable.

5. Se adeca a los requerimientos de compaas multinacionales debido al manejo de contabilidades

paralelas, equivalentes en diferentes monedas, con capacidad para consolidar y resumir las
operaciones financiero contables en cuentas de los entes corporativos.
6. Gran flexibilidad operacional debido al manejo de perodos contables definidos a conveniencia, al
soporte de doble cierre contable y a la posibilidad de registro de movimientos sin la necesidad de
realizar cierres previos.
REQUERIMIENTOS DE HARDAWARE Y SOFTWARE PARA LA INSTALACION DE UNA
APLICACIN CONTABLE
El anlisis de la tecnologa debe estar enfocado a evaluar y determinar si la plataforma
computacional esta soportando satisfactoriamente los objetivos de procesamiento de la informacin
financiera. Los adelantos tecnolgicos del hardaware tiene impacto considerable o influencia sobre el
procesamiento de las transacciones.
Normalmente el anlisis tecnolgico requiere de cierta experiencia en el rea. El anlisis de la
tecnologa puede estar enfocado hacia distintas plataformas computacionales; microcomputadoras,
minicomputadoras, ambientes de redes, ambientes de mainframe.
Cualquier tipo de anlisis que se vaya a realizar en los distintos ambientes de hardware, debe
cumplir con ciertos objetivos de seguridad desde el punto de vista contable:

Acceso a la informacin

Procesamiento de los datos

Emisin de informes.

INFORMACIN MINIMA QUE DEBE PRODUCIR

Consultas e impresin comporativas: Diarias, mensuales y anuales

Consultas e impresin comporativas de saldo de bancos: Diarias, mensuales y anuales

Impresin de facturas, cheques, nominas, relaciones de inventarios, etc.

Impresin de reportes financieros en moneda local y moneda alterna

Impresin de estados financieros en forma resumida y detallada.

Impresin de formatos de libros legales para autorizacin y habilitacin.