CUESTIONARIO SOBRE CMO EVALUAR EL SISTEMA DE

CONTROL DE GESTIN?
Luis Muiz
Socio Director de Sisconges & Estrategia
Economista
INTRODUCCIN

La empresa tiene la necesidad y obligacin

de poder controlar la evolucin de su
actividad y ms concretamente los resultados
obtenidos, para ello es necesario que exista
un sistema de control de gestin que permita
poder medir, valorar e informar sobre el
cumplimiento y evolucin de los resultados
previstos.
La empresa tiene que tener un sistema que le
permita analizar su situacin desde un punto
de vista global, para ello se crea el sistema de
control de gestin que permite unir todas las
reas y departamentos con un fin comn que
es, en definitiva, medir el resultado de una
gestin respecto al cumplimiento de unos
objetivos previamente fijados.

En la actualidad las empresas se

mueven en un entorno empresarial
ms competitivo, ms dinmico, con
mayor complejidad y muy cambiante
por ello el sistema de control de
gestin debe estar preparado para
evolucionar e ir adaptndolo a los
diferentes cambios

Cul es la situacin del Control de Gestin existente?

Por qu necesitan un Sistema de Control de Gestin eficaz?
Cules son los principales beneficios que aporta un Sistema de
Control de Gestin?
Cmo evaluar su Sistema de Control de Gestin?

La empresa tiene que tener un sistema de control que le permita analizar su situacin
desde un punto de vista de su gestin global, para ello se crea el sistema de control de
gestin, cuya finalidad consiste en definitiva medir el resultado de la gestin de los
responsables respecto al cumplimiento de unos objetivos previamente fijados.

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QU ES EL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN?

El sistema de control de gestin es un proceso compuesto de diferentes elementos
que implican a toda la organizacin cuyo objetivo final es dar informacin para
poder controlar la gestin de la empresa. Debe permitir conocer cmo, cundo y
dnde se han empleado todos los recursos de la empresa puestos a disposicin de los
diferentes responsables para poder obtener unos resultados concretos en funcin de
los objetivos previstos. Para ello la empresa debe tener un sistema organizativo
basado en reas o departamentos de responsabilidad muy bien definidos mediante
las funciones y tareas a realizar por cada responsable. Conocer los componentes
mnimos y necesarios para que un sistema de control de gestin funcione es un
requisito importante para poder evaluar el estado del mismo. El Controller o el
responsable del control de gestin deben valorar cul es el estado y la eficacia de los
componentes del sistema de control de gestin.

Independientemente de que una empresa ya tenga un sistema de control de gestin

en funcionamiento o quiera disearlo de nuevo debera plantearse las siguientes
preguntas:

Ha comprobado que su plan estratgico

est relacionado con el presupuesto anual
y con el sistema de control de gestin?
La planificacin estratgica existente
contempla la misin, los objetivos, las
estrategias y el plan financiero a largo
plazo?
Existe una cultura de control de gestin
que tiene en cuenta los factores,
requisitos, objetivos y limitaciones del
mismo?
Existe en la empresa un responsable del
sistema de control de gestin que informa
de forma independiente y neutral?
Sabra cmo realizar la seleccin de
personal de un Responsable de control de
gestin para su empresa?
El responsable de control de gestin
/Controller desarrolla todas las funciones
necesarias del puesto?

En una poca de crisis no

disponer de un adecuado
sistema de control de
gestin, puede llevar a una
organizacin mucho ms
rpido a tener problemas
en su rentabilidad, su
productividad, su volumen
de ventas y su tesorera

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Existe un plan de cuentas que informa

de la evolucin y contenido de forma
detallada de los gastos, ingresos, activos
y pasivos?
Se utiliza una codificacin de ingresos
y gastos por departamentos o centros de
tipo analtico?
El programa informtico de gestin /
ERP utilizado facilita el trabajo de todos
los usuarios y se utiliza como base del
sistema de informacin?

El responsable de informtica apoya y da

un servicio de asesoramiento al
responsable de control de gestin cmo
responsable mximo de los sistemas de
informacin?
Se han tenido en cuenta cmo los riesgos
fiscales y la planificacin de impuestos
para el futuro puede afectar a la
empresa?

Ha analizado si su sistema de costes

tiene todos los componentes necesarios,
est actualizado y funciona de forma
eficaz?

Se utilizan tcnicas de benchmarking en

las diferentes reas/departamentos para
mejorar los diferentes procesos?

Tiene un sistema de costes diseado y

aplicado que de toda la informacin
necesaria para su control y optimizacin?
Posee un sistema de indicadores que
permite la medicin y control de los
costes de calidad y o calidad?
Posee un sistema de indicadores que
permite la medicin y control de los
costes de medioambientales?
Posee un sistema de control y
seguimiento de gastos continuo?
Tiene un sistema que permita identificar
los riesgos posibles y los costes que
pueden crear?

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Ha comprobado que su presupuesto

contiene toda la informacin necesaria y
sin errores?
Tiene un proceso formalizado de
realizacin, aprobacin y seguimiento del
presupuesto?
Dispone de un planning de realizacin
del presupuesto?
Realiza un proceso de evaluacin y
control del presupuesto una vez
finalizado?

Ha identificado todos los indicadores

clave del negocio y la forma de medirlos?
El sistema de creacin de informes es el
adecuado en cantidad y calidad?
Posee un sistema de reporting que cure
todas las necesidades de informacin de las
diferentes reas o departamentos de su
empresa?
El sistema de reporting de gestin que
tiene en la actualidad facilita toda la
informacin clave para el control de la
actuacin de los diferentes responsables?
Ha evaluado si dispone de un sistema de
cierre eficaz en la calidad, cantidad y plazo
de entrega y realizacin de la informacin?

Dispone de un sistema de informacin

que le sirve como gua para la toma de
decisiones y el control de la consecucin
de objetivos?
Ha verificado el diseo y funcionamiento
del sistema de control de gestin que
tiene?
Ha analizado si su sistema de control de
gestin tiene todos los componentes
necesarios y funcionan de forma eficaz?
Sabe cmo disear un sistema de control
de gestin o mejorar el que tiene?

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El sistema de control de gestin debe permitir

conocer
cmo, cuando y dnde se han
empleado todos los recursos de la empresa,
puestos a la disposicin de los diferentes
responsables para poder obtener unos
resultados concretos en funcin de los
objetivos previstos. Es de vital importancia
conocer la manera de implantar y
posteriormente evaluar su sistema de control
de gestin para ello debe:
Definir las funciones del responsable de
control de gestin
Evaluar el sistema de costes y de control
presupuestario
Verificar que el sistema de reporting
facilita toda la informacin clave para el
control de la actuacin de los diferentes
responsables
Comprobar que dispone de un sistema
de indicadores eficaz
Analizar si dispone de un sistema de
informacin que le sirve como gua para
la toma de decisiones y el control de la
consecucin de objetivos

El control de gestin es un
instrumento administrativo creado y
apoyado por la direccin de la
empresa que le permite obtener las
informaciones necesarias, fiables y
oportunas, para la toma de decisiones
operativas y estratgicas. El control
de gestin es el proceso que mide el
aprovechamiento eficaz y permanente
de los recursos que posee la empresa
para el logro de los objetivos
previamente fijados por la Direccin,

Una organizacin con un

deficiente sistema de control
de gestin es mucho ms
vulnerable a los efectos del
mercado y la competencia,
respecto a otra que disponga
de un sistema de control de
gestin eficaz

En un mundo cambiante, como el que

corresponde a esta era, las personas y las
organizaciones necesitan, ms que nunca,
controlar en tiempo real sus actividades y
resultados y gestionar con efectividad las
desviaciones respecto a los objetivos.
Para ello, es necesario que el empresario cuente
con un sistema de control de gestin que le
permita disponer de un modo amigable y
efectivo de los datos e informacin
imprescindibles para realizar un seguimiento,
reconducir y alcanzar los objetivos establecidos.
En la era post-digital y neo-analgica, pensar de
un modo global y sistmico, disponer de una
buena estrategia y hacerla operativa es una
realidad ineludible, y por tanto se hace
imprescindible disponer de un sistema de control
amigable y factible para el seguimiento de los
resultados.

El sistema de control de gestin aporta

a la empresa los siguientes beneficios:
controlar el cumplimiento de objetivos,
tomar mejor las decisiones, anticipar
problemas futuros, controlar la evolucin
del negocio, implantar un sistema de
retribucin variable, obtener un cuadro de
mando, controlar mejor los recursos
consumidos, asignar responsabilidades y
verificar su cumplimiento, obtener la
informacin clave y las herramientas
necesarias para evaluar el sistema de
control de gestin actual y mejorarlo.

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