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Belo Horizonte
2013
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Tecnologias
de
Gesto
S237g
DECLARAO DE REVISO
DE DISSERTAO DE MESTRADO
DADOS DA REVISO:
X
Ortogrfica
Redao
RELATRIO DE DEFESA
a.
a.
RESUMO
ABSTRACT
The present dissertation has as general objective present the procedures that will be
adopted for the accomplishment of the research, integral part for the qualification in
Master course Scholar in Administration, the Faculty New Horizons that intends
identify and analyze the model purchasing management, storage and inventories in
University Federal de Ouro Preto (Ufop) so check its consonance with the needs
strategic, tactics and operational of the institution.The purchasing management
involves, as in other organizations, human, material and financial resources, making
it imperative efficient planning, especially with regard to the classification and
specification of materials to be purchased. For all this effort to succeed, it is
necessary to apply the concepts of modern logistics and the use and employment of
information technology resources in order to optimize the management and
monitoring mechanisms, in order to improve operational improvement and process
bidding in public procurement, and at the same time to join efforts in order to improve
the efficiency of the results, concerning the choice of suppliers, price, quality and
speed in the acquisition of goods, etc. Because of this, the UFOP seeking
alternatives in adjustments of structures and ways to manage your procurement
system and materials management, hoping to empower and develop their human
potential available, giving it the tooling practical to have a entrepreneurial vision of
business relating to procurement activities. Based on this scenario, the work
presented confronts and discusses the procedures found in the literature, in
comparison with those adopted by this University. Thus, the overall goal of the study
is to identify the role of purchasing and inventory management in the implementation
of activities to an Institution of Higher Education Federal, in the perception of
managers and users of this service. The research was conducted through a
qualitative research and descriptive. Data were collected through desk research and
semi-structured interviews conducted with the participating subjects . The results
indicate that (1) There is some compatibility between the positions of purchases by
private companies and positions held in this University, (2) the organizational
structure and the roles and responsibilities of procurement personnel revealed that
there are serious distortions of point institutionally and administratively. (3) There was
no trace that there is consistent and efficient mechanisms for inspect and audit the
purchases from the point of view of trade gains, based on total logistics costs, that is
not always the lowest price is beneficial for the institution, because in many cases
quite onerous funds invested. It is recommended, therefore, reassess the
organizational structure of the procurement agency, especially with regard to the
professional profile for the occupation of the positions and their definitions of roles
and responsibilities, based on academic or professional experience proven .
LISTA DE ILUSTRAES
CSU
Coordenadoria de Suprimentos
DL
Dispensa de Licitao
EAD
Educao Distncia
EDI
IES
Ifes
Nupeb
PAMCS
Redemat
UAB
Uemg
Ufop
SUMRIO
1
INTRODUO ................................................................................. 9
1.2
1.3
Objetivos ....................................................................................................... 11
Justificativas ................................................................................................. 11
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.2
2.3
METODOLOGIA ............................................................................44
4.1
4.2
4.3
4.4
5.1
5.2
5.3
1 INTRODUO
Entre os fatores crticos para o desenvolvimento das atividades de qualquer
organizao est a administrao de materiais (INFANTE; SANTOS, 2007). Na
busca por otimizao do tempo e racionalizao do trabalho, a obteno de
melhorias contnuas nos processos de armazenamento e estocagem aparece como
fator primordial dos nveis estratgico, ttico e operacional, e os sistemas de
informaes buscam viabilizar solues completas e integradas para a plena gesto
do almoxarifado (LOTTA, 2012).
Segundo Razzolini Filho (2006), diante da necessidade de obter melhorias continuas
nos processos de distribuio, o almoxarifado deixou de ter apenas um carter
operacional e passou a ter um papel estratgico para as organizaes, tornando-se
um diferencial que, se bem administrado, pode significar uma vantagem. Diante da
abrangncia desse setor, Razzolini Filho (2006) considera ser necessria a
implantao de sistemas eficazes que permitam o controle dos suprimentos e a
racionalizao das tarefas e processos de trabalho.
Silva (2004) destaca a importncia estratgica da rea de compras nas empresas,
tanto no mbito pblico quanto no mbito privado. Para esse autor,
O gerenciamento da armazenagem de estoques uma abordagem que exige
mudanas profundas em prticas arraigadas, tanto a nvel dos procedimentos
internos, quanto a nvel externo, no que diz respeito ao relacionamento entre os
diversos participantes da cadeia (SILVA, 2004, p. 36).
Hoffmann (2011) considera que uma instituio pblica difere de uma empresa
em vrios aspectos. As organizaes e instituies pblicas brasileiras tm
como objetivo principal prestar servios populao e seus usurios (cliente
interno e externo) de forma eficiente e com base nos princpios marcados na
Constituio de 1988. Alm disso, diversos pases do mundo, tais como Frana,
EUA, Espanha, dentre outros, tambm seguem o mesmo principio de que as
compras de organizaes pblicas devem ser realizadas com base em
legislao prpria (HOFFMANN, 2011).
Para que a prestao dos servios seja realizada com eficcia preciso que o
funcionrio/servidor pblico tenha as ferramentas, materiais e suprimentos
10
obrigatrio
na
aquisio
de
qualquer
material,
suprimento,
11
1.2 Objetivos
O objetivo geral do estudo identificar o papel da gesto de compras e estoques
na execuo das atividades fim da Universidade Federal de Ouro Preto (Ufop),
na percepo dos gestores e usurios desse servio.
1.3 Justificativas
Conforme Hoffmann (2011) clara a importncia de se otimizarem os recursos,
aumentar a satisfao dos clientes e obter como resultado o lucro financeiro, o que
vlido tambm para o setor pblico. Para que esse setor propicie atendimento
eficiente e plena satisfao, tanto ao cliente externo (no caso de Ifes, o aluno)
quanto ao interno (no caso de Ifes, o servidor), so necessrios processos eficazes
e que atendam as necessidades de todos os seus pblicos.
12
13
14
2 REVISO DA LITERATURA
Nesta seo so apresentados conceitos, caractersticas e estudos sobre a gesto
de materiais e suprimentos. A nfase inicial ser em demonstrar o processo de
compras, conceituar e destacar a importncia da gesto de estoques, definir
armazenagem e situar esta rea nos processos de entrada e sada de materiais nas
organizaes em geral.
Em uma definio clssica sobre o que vem a ser logstica, Ballou (2007, p. 23)
considera que:
A logstica empresarial associa estudo e administrao dos fluxos de bens e
servios e da informao associada que os pe em movimento. O objetivo
vencer o tempo e a distncia na movimentao de bens e/ou na entrega de
servios de forma eficaz, eficiente e efetiva.
15
16
Conforme descreve Lima (2009) nas organizaes pblicas a aplicao das tcnicas
e principios da logstica envolvem essencialmente os seguintes setores:
17
Situao
Inicial
Pessoa de
recados
Processo de
Evoluo
Funcionrio a
servio da
produo
Perfil do
profissional
Pessoa bem
considerada
Burocrata
eficiente
Pregresso do
profissional
Atividades da
Administrao
de Materiais
Sem
possibilidades
Faz despesas
Comprador
Evita faltas e
desmobiliza
estoques
excedentes
Estgio
Avanado
Executivo
conhecedor
do mercado de
abastecimento
Conhecedor de
administrao
comercial e de
mercados
Planejamento do
negcio
Planejamento
estratgico
Situao
Atual
Executivo que
administra
60% dos custos e das
despesas
Executivo com
preparo
tcnico, econmico e
legal
Diretor executivo
Concentrao em
uma
viso de melhorias
dos
resultados
18
19
Vale ressaltar que a atividade de compras est diretamente ligada aos gastos ou
ganhos da empresa. Atualmente este setor considerado um dos mais importantes
de qualquer empresa.
(...) o departamento de compras desempenha um papel fundamental na
realizao dos objetivos estratgicos da empresa [...] a misso do
departamento de compras perceber as prioridades competitivas
necessrias para cada produto/servio importante (baixos custos de
produo, entregas rpidas e no tempo certo, produtos/servios de alta
qualidade e flexibilidade) e desenvolver planos de compras para cada
produto/servio importante que sejam coerentes com as estratgias de
operaes (GAITHER; FRAZIER, 2001, p. 432).
Ching (2007) ensina que compras um termo normalmente utilizado para definir o
ato e responsabilidade funcional para promover a procura dos materiais e dos
servios, e ento supri-los para serem utilizados pela empresa. Esse termo no
descreve de forma completa as responsabilidades da funo e o fluxo de seus
processos, Na verdade, somente define o ato de processar as aquisies no
momento adequado.
20
fornecedor nunca saiba da urgncia, pois sabendo ele pode querer superfaturar e o
comprador sem ter muitas alternativas acaba fechando negcio, por isso to
importante o planejamento, posteriormente as negociaes tero mais xito.
Arnold (2006) explica que a funo do setor de compras responsabilizar-se pelo
estabelecimento do fluxo dos materiais na empresa, pelo seguimento junto ao
fornecedor, e pela agilizao da entrega. Prazos de entrega no cumpridos podem
criar srias perturbaes para os departamentos de produo e vendas, mas o setor
de compras pode reduzir o nmero de problemas para ambas as reas, alm de
adicionar lucros.
Segundo Correa e Dias (2008) o ciclo de compras consiste nos seguintes passos:
a) Receber e analisar as requisies de compra: as requisies tm incio com
o departamento ou a pessoa que ser o usurio final.
b) Selecionar fornecedores: consiste na identificao de caractersticas
relevantes sobre o fornecedor, tais como localizao, qualidade dos
21
22
Para Corra e Dias (1998) a compra deve sempre ser feita negociao preos,
prazos e quantidade de forma a atender as necessidades da organizao. A partir
de ento, realiza-se a compra, e aguarda-se o envio do material pelo fornecedor.
Quando este material chega organizao ele vai para o setor de armazenagem
onde fica estocado aguardando a retirada ou novas solicitaes dos usurios.
23
Ballou (2007) ensina que, do ponto de vista tradicional, pode-se definir estoque
como
sendo
somatrio
de
matrias-primas,
produtos
semi-acabados,
24
25
Assim sendo, dentre outros fatores, a poltica de estoques de uma empresa deve
seguir os objetivos organizacionais traados, para que seja possvel adotar sistemas
que satisfaam as necessidades da empresa (BERTAGLIA, 2003).
2.1.3 Armazenagem
Armazenagem, de acordo com Lambert, Stock e Vantine (1998), parte integrante
de todos os sistemas logsticos e possui importante papel no que se refere a
proporcionar o nvel desejado de servio ao cliente a um custo total mais baixo
possvel.
A atividade de armazenagem o elo entre o produtor e o consumidor. No
decorrer do tempo, a armazenagem evoluiu de uma faceta relativamente
menor dos sistemas logsticos da empresa a uma de suas funes mais
importantes. (LAMBERT, STOCK e VANTINE; 1998, p. 264)
Armazenagem uma das reas mais tradicionais da logstica e tem passado por
profundas transformaes nos ltimos anos. Chopra e Meindl (2004) entendem que
a viso do conceito do armazm como uma instalao com a principal finalidade de
estocar produtos est modificada, evoluiu. Com viso mais contempornea dos
sistemas logsticos, eles comearam a ser mais valorizados, e a definio como local
e a reduo do espao fsico foram a principais mudanas ocorridas, complementam
os autores.
Pode-se definir armazenagem como a parte do sistema logstico da empresa
que estoca produtos (matrias-primas, peas, produtos semi-acabados e
acabados) entre o ponto de origem e o ponto de consumo, e proporciona
informaes diretoria sobre a situao, condio e disposio dos itens
estacados (VIANA, 2002).
A armazenagem pode ser definida como a denominao genrica de todas as
atividades de um ponto destinado a guarda temporria e a distribuio de materiais.
(MOURA, 2004). Para Rago (2003, p. 04) a atividade de armazenagem o
processo de recebimento, conferncia, classificao, estocagem de produtos.
Com o desenvolvimento dos meios de transporte, aumentou a capacidade de se
transportarem mercadorias, e tornou-se possvel diminuir a quantidade armazenada.
26
27
Para esses autores, a maior parte dos produtos e materiais chegam em armazns
em carregamentos de caminhes de grande volume e a primeira atividade de
manuseio a descarga. Na maioria dos armazns a descarga realizada
mecanicamente, usando uma combinao de empilhadeiras, esteiras rolantes
processos manuais e outros.
28
Cabe dizer ainda que uma eficiente gesto de armazm considerada como um dos
pilares das estratgias da logstica no s devido ao seu verdadeiro valor material,
mas ainda pelo facto de existir um grande fosso entre a falta de organizao e
carncia de melhorias no processo com as reais necessidades das empresas
(BALLOU, 2007).
Chopra e Meindl (2004) apontam que compras pode se tornar uma rea
extremamente competitiva dentro da organizao, pois, alm de minimizar custos,
pode melhorar o processo produtivo, em que os pontos-chave so os fornecedores
que podem oferecer produtos com bons preos, qualidade e atendimento aos prazos
de entrega.
29
Martins e Campos (2009) dizem que um dos grandes problemas que o setor de
compras ainda enfrenta que o fornecedor que oferece menor preo so os
vencedores de proposta, mas nem sempre esse fator que determinar se ele o
mais adequado. A nfase de compras referente a preos pode levar a organizao a
ter um custo muito maior, pois pode ocorrer o material chegar no conforme, frete,
atrasar, divergncia de notas fiscais e pedido de compra, o que pode acarretar
custos muito mais altos para a empresa.
Para Martins e Campos (2009), existe uma srie de fatores que devem ser
considerados que podem elevar os custos e estes so: a qualidade, a quantidade, o
atendimento, a utilidade, a entrega, a capacidade competitiva, a integridade do
fornecedor, os termos de aceitao do pedido e a poltica da Empresa.
Existem duas variveis que aumentam estes custos (CORRA; DIAS, 2008, p. 245)
que so: a quantidade em estoque e o tempo de permanncia em estoque. Grandes
quantidades em estoque somente podero ser movimentadas com a utilizao de
mais pessoal ou, ento, com o maior uso de equipamentos, tendo como
conseqncia a elevao destes custos. No caso de um menor volume em estoque,
o efeito exatamente oposto.
30
especificamente aos produtos, pois, no tem relao direta com o valor do estoque,
(BOWERSOX; CLOSS; COOPER, 2007, p. 233).
31
eficincia eficcia, onde o servio pblico deve ser gerenciado buscando a
minimizao de custos.
32
Arajo (2010) descreve ainda que outro aspecto importante a ser considerado o
controle do almoxarifado, que se d pelo conjunto de aes integradas que
registram e garantem a eficincia da movimentao de estoque, bem como de aes
relacionadas a sua gesto, manuteno e segurana.
Assim, de forma didtica, considera o autor que as entradas de materiais devero se
feitas por documentao especfica para cada caso que lhe d origem. Devem
conter algumas informaes: nmero do documento de origem (Autorizao de
Fornecimento de Material); nmero da nota fiscal; data de emisso da nota fiscal e
data do recebimento dos materiais. J em relao as sadas de materiais, os
estoques ocasionaro uma baixa no seu saldo fsico e contbil, devendo se dar por
documento de solicitao de material. Todo documento que registre a sada de
material dever apresentar: nome do setor de destino; data de sada; cdigo do
material; descrio do material; quantidade requisitada e efetivamente entregue;
unidade de fornecimento; identificao do solicitante, do autorizador e do
despachante (ARAJO, 2010).
Siqueira e Teixeira (2010) ainda consideram que para que o setor funcione de forma
estratgica e adequada s necessidades da organizao, a Administrao Pblica
requer um gestor de almoxarifado com conduta transparente, pois administra local onde
se guarda grandes quantias em valor do patrimnio pblico. O gestor de um
almoxarifado deve zelar pela qualidade dos materiais, guardando-os de maneiras
segura no estoque existente, onde sero utilizados para a manuteno e funcionamento
correto da Administrao Pblica (SIQUEIRA; TEIXEIRA, 2010, p. 07).
Finaliza-se este tpico considerado que a conquista da excelncia na gesto requer
qualidade e mrito em suas prticas, pois h sempre uma expectativa do cidado
em relao Administrao Pblica. Tratando-se de investimento em bens para
empreendimentos, obras, atividades no setor pblico, requerem proteo, evitando
desperdcios e mau uso dos materiais (SIQUEIRA; TEIXEIRA, 2010).
Aps as consideraes sobre a gesto de almoxarifado nas organizaes pblicas,
passa-se a descrever o processo de licitao, j que todos os produtos estocados
nessas organizaes so provenientes de compras realizadas atravs de licitao.
33
Analisando o contexto histrico Rego (2003) explica que a licitao foi introduzida no
direito pblico brasileiro h mais de cento e trinta anos, pelo Decreto n. 2.926, de 14
de maio de 1862, que regulamentava as arremataes dos servios a cargo do
ento Ministrio da Agricultura, Comrcio e Obras Pblicas. Aps o advento de
diversas outras leis que trataram de forma singela do assunto, o processo licitatrio
veio afinal, consolidar-se no mbito federal pelo Decreto n. 4.536, de 28 de janeiro
de 1922, que organizou o Cdigo de Contabilidade da Unio (arts. 49-53).
Carvalho Filho (2001) descreve que, a partir de 1988, a licitao recebeu status de
princpio constitucional, de observncia obrigatria pela Administrao Pblica
direta e indireta de todos os poderes da Unio, Estados, Distrito Federal e
Municpios (CARVALHO FILHO, 2001, p. 227).
34
Administrao seleciona com quem contratar e define as condies de
direito e de fato que regularo essa relao jurdica.
35
Vale tambm lembrar que a Constituio Federal de 1988 deu nfase ao Princpio
da Moralidade, arrolando-o como um dos princpios administrativos e sancionando
os atos de improbidade com a suspenso dos direitos polticos, a perda da funo
pblica e o ressarcimento do errio, sem prejuzo da ao penal (art. 37 e 4).
36
37
38
mesmo, o qual se distingue dos demais pela outorga de um prmio, ou, mesmo pela
remunerao que ofertada aos vencedores (RIGOLIN, 2003, p. 41).
39
Explica Gazineo (2005) que o Prego surgiu como uma modalidade que privilegia
dois princpios cardeais da Administrao Pblica: o princpio da eficincia e o
princpio da economicidade. Atende ao princpio da eficincia, na medida em que se
pode conceber este princpio, hoje constante do caput do art. 37 da Constituio,
como uma diretriz de ao ao administrador pblico que recomenda a adoo de
aes e planejamentos que melhor atendam aos interesses da Administrao, vista
no puramente como um ente politicamente abstrato, mas como uma universalidade
de bens, direitos e interesses, que devem ser gerenciados com a mxima
competncia possvel. Ao princpio da economicidade igualmente atende a figura do
Prego j que dota a Administrao de meios jurdicos de contratar com maior
vantagem na obteno do preo a ser pago.
40
Contratao
Especificao
e elaborao
do edital
Materiais e
Equipamentos
Convocao
Recebimento de
materiais e
equipamentos
Habilitao
Serv. e Mat.
Contnuos
Recebimento
Mensal
Acompanhamento
Contnuo
PAGAMENTO
ESTOCAGEM
Competio
Pagamento at fim
do contrato
Definio do
fornecedor
Fonte: Lotta (2012, p. 11)
O processo inicia-se com a definio e planejamento de compras e logo a seguir dse inicio ao processo de licitao que realizado com a elaborao do edital, onde
se apresentam as necessidades de compras e convocam os possveis fornecedores.
A partir da entrada dos fornecedores no processo (por meio de envio de proposta) a
organizao realiza a habilitao, dos mesmos, que a verificao dos preos e
especificaes dos produtos, alm de consultas aos cadastros dos fornecedores
para verificar sua procedncia, tica nos negcios etc.
41
42
3 AMBINCIA DE PESQUISA
A ambincia deste estudo a Universidade Federal de Ouro Preto (Ufop). O foco o
setor de compras e armazenagem da instituio. Os dados apresentados a seguir
foram obtidos atravs de levantamento em documentos e no portal da Instituio
(Ufop, 2012).
A Ufop foi regulamentada estatutariamente como Fundao de Direito Pblico, em
21 de agosto de 1969, incorporando as tradicionais e centenrias instituies de
ensino superior do Brasil, ou seja, a Escola de Farmcia e a Escola de Minas.
Atualmente, a Ufop oferece cerca de 31 cursos de graduao, contando com 37
departamentos e 7 unidades acadmicas.
A instituio conta com nove bibliotecas, distribudas em seus quatro campus. So
101.308 ttulos, 263.925 exemplares e 7.634 peridicos, excludos os do Centro de
Educao Aberta e a Distncia. Alm dessas, conta tambm com uma biblioteca de
Obras Raras, localizada no prdio antigo da Escola de Minas, no centro histrico da
cidade, que possui um acervo de 20.000 volumes. Entre eles esto livros dos
sculos XVIII e XIX, de pesquisadores e naturalistas estrangeiros que estudaram o
Brasil (UFOP, 2012).
Nos ltimos anos, a Ufop tem realizado projetos de cidadania, contribuindo para o
desenvolvimento econmico dos municpios de Ouro Preto, Mariana e regio. Com o
Centro de Artes e Convenes, espao de eventos inaugurado em 2003,
funcionando no antigo Parque Metalrgico da Escola de Minas, a Ufop que vem
contribuindo para multiplicar a fora econmica do turismo em Ouro Preto. Este
orientado para a cultura, a cincia e a educao, e recebe seminrios, espetculos e
43
44
4 METODOLOGIA
Nesta seo, esto descritos os procedimentos metodolgicos adotados nesta
pesquisa destacando os tipos formais de pesquisa utilizados, as unidades de anlise
de observao, e os devidos sujeitos da pesquisa, bem como as tcnicas de coleta e
anlise de dados utilizadas no desenvolvimento da dissertao.
Segundo Collis e Hussey (2005), a pesquisa qualitativa tem como meta observar
prticas e trazer luz fenmenos, indicadores e tendncias observveis. Para estes
autores,
A investigao qualitativa trabalha com valores, crenas, hbitos, atitudes,
representaes, opinies e adequa-se a aprofundar a complexidade de
fatos e processos particulares e especficos a indivduos e grupos. A
abordagem qualitativa empregada, portanto, para a compreenso de
fenmenos caracterizados por um alto grau de complexidade interna
(COLLIS; HUSSEY, 2005, p. 63).
A pesquisa, quanto aos fins, foi descritiva, pois foi investigado um fenmeno
especfico, ou seja, o processo de compras e armazenagem da Universidade
45
Federal de Ouro Preto. Segundo Martn Prez (2006, p.29), o estudo descritivo
realiza o retrato de um grupo por meio de anlise de suas caractersticas e
propriedades e, principalmente, das relaes encontradas nesse grupo.
Quanto aos meios, foi utilizada a tcnica do estudo de caso, visando realizar uma
detalhada interpretao dos fatos e as atribuies normativas do ordenamento
jurdico aplicveis ao armazenamento e estocagem em nvel governamental,
procurando descrever e analisar as caractersticas prprias que essas modalidades
possuem, seus limites, restries e as diferenas que as separam das realizadas na
iniciativa privada. Segundo Yin (2001, p.18),
O estudo de caso uma inquirio emprica que investiga um fenmeno
contemporneo dentro de um contexto da vida real, quando a fronteira
entre o fenmeno e o contexto no claramente evidente e onde mltiplas
fontes de evidncia so utilizadas (YIN, 2001, p. 18).
Para Yin (2001) uma unidade de anlise o local onde a pesquisa desenvolvida,
sendo uma questo fundamental para o delineamento da pesquisa. J os sujeitos da
pesquisa so aqueles que participam ativamente da pesquisa, ou seja, aqueles que
respondem questes,
fornecem informaes,
ou
participam de
processos
46
rea
Coordenador de
Suprimento
Administrao de
Recursos Materiais e
Patrimoniais
Administrao de
Recursos Materiais e
Patrimoniais
Chefe de servios de
apoio e processamento
de compras
Chefe da seo de
recebimento de bens
durveis
Nmero de sujeitos
entrevistados
1
Identificao
S2
S3
1
1
1
1
S4
S5
S6
S7
Setor de Almoxarifado
PJU USURIO
ICEB USURIO
CEAD USURIO
DMAB USURIO
Fonte: Dados da pesquisa (2013)
Chefes de
Departamento
S1
47
48
49
50
51
REA
DE
ALMOXARIFADO
DIVISO
DE
COMPRA
52
Diviso
de
Compras
tambm se
encarrega
de
manter
atualizado
53
O gestor entrevistado disse que, embora no exista uma norma interna, o setor,
analisando as necessidades dos usurios e da prpria instituio j determinou um
54
No que se refere aos materiais estocveis, o gestor entrevistado destacou que existe
uma programao realizada pelos funcionrios e coordenador do almoxarifado a
respeito de estoques mnimos. Semanalmente ou quinzenalmente dependendo do
produto, existe uma conferncia e ao se constatar a necessidade de compra (para
manter o estoque mnimo), inicia-se o processo de licitao.
55
56
papel timbrado pela Diviso de Compras e o processo formalizado para os seus
trmites legais.
Ento, de acordo com o valor a ser contratado, definida a modalidade e o tipo de
licitao, e o processo segue o seu curso natural, ou seja, se Convite, Tomada de
Preos, ou Concorrncia seguir para a Comisso Permanente de Licitao para a
feitura do edital.
A Dispensa de Licitao, DL, segue o seu trmite junto Diviso de Compras para o
contato imediato, com o mnimo de trs fornecedores, cadastrados ou no, para que
se proceda cotao oficial de suas ofertas de preo. Se a modalidade for Prego, o
processo encaminhado a um dos pregoeiros oficiais, designado pelo Reitor atravs
de Portaria, com mandato de um ano, para os trmites legais, conforme legislao em
vigor (Documentos da UFOP, 2013).
57
H de se observar que existe muita similaridade entre a teoria descrita por Stuart e
Farrel (1986) e as prticas que vm sendo adotadas nas atividades de compras da
Ufop, sendo o principal elemento diferenciador seu vinculo unilateral lei, aplicandose a discricionariedade de forma menos abrangente que nas empresas privadas em
seus negcios de compra e venda, de forma geral. Alm disso, as etapas constantes
dos procedimentos licitatrios devem obedecer ao rito formal definido em lei, para
melhor garantir a fiscalizao dos atos praticados, tanto por parte dos interessados
no certame, quanto por parte do pblico em geral e do prprio poder pblico.
58
Destaca-se tambm que os rgos pblicos federais devem lanar todas as suas
compras e contrataes no Sistema de Compras Eletrnicas do Governo Federal
(COMPRASNET) Assim, todos os procedimentos de compras, inclusive as
Dispensas e Inexigibilidades de Licitao devem ser lanadas no referido Sistema.
Na Ufop, tambm existem alguns programas considerados obrigatrios pelo
Governo Federal como de solicitao de pedidos (Proposta de Aquisio de Material
e Contratao de Servios - PAMCS), o programa da requisio de materiais
estocveis, programa de previso anual de gastos de materiais estocveis, entre
outros.
59
60
O pesquisador enviou os roteiros por e-mail a estes sujeitos e para garantir que
haveria sujeitos suficientes para uma anlise detalhada enviou tambm os roteiros
para outros usurios (chefes de outros setores). Aps o prazo de 5 dias teis foram
retornados seis roteiros sendo que destes 4 foram respondidos por outros sujeitos
conforme ser especificado nos tpicos a seguir.
Setor
Idade
Apoio
S2
Processamento
55
de compras
S3
Recebimento de
Bens Durveis
30
Cargo
Assistente
Administrativo
Assistente
Administrativo
Tempo na
UFOP
28 anos
10 anos
Formao
Superior
Ensino
Mdio
61
A pesquisa tambm teve como objetivo identificar a viso dos entrevistados sobre o
processo de compras realizado pela Ufop. Neste momento foi questionado se os
processos realizados no setor atendem as necessidades da instituio e dos
usurios de uma maneira geral.
62
Cabe aqui considerar que, por se tratar de uma organizao pblica, a Ufop no
pode por lei, deixar de atender os processos de licitao. Embora j exista o prego
eletrnico e este seja utilizado pela instituio, o processo ainda moroso e mesmo
assim no tem atendido s necessidades dos usurios da Ufop.
Visando apresentar algumas sugestes para melhorar a atividade fim do setor
pesquisado foi questionado a opinio dos entrevistados sobre a existncia de algum
procedimento, ao ou estratgia que pudesse ser aprimorada ou aplicada para que
a gesto de compras, armazenagem e estoque atenda demanda dos usurios e da
instituio.
Na opinio dos dois sujeitos entrevistados existe uma srie de procedimentos que
podem ser aprimorados e estes esto relacionados a uma maior integrao entre os
setores e subsetores responsveis pelo processo de compras e um planejamento
63
mais adequado por parte dos prprios usurios e do setor, como pode-se verificar a
seguir:
Culpar o Departamento de compras por uma aquisio errada o que mais
acontece, mas em quase 100% dos casos, a especificao do interessado
que vem errada, portanto, de incio o que poderia auxiliar seria uma melhor
especificao por parte do interessado. necessria tambm uma melhor
divulgao da forma como so adquiridos os materiais ou contratos os
servios para que todos entendam que devido a legislao, temos prazos a
serem cumpridos. A forma de armazenagem/estoque poderia ser reduzida,
pois as entregas dos materiais adquiridos poderiam ser reduzidas ou at
mesmo eliminadas atravs de estudos e adaptao de um sistema logstico
mais eficiente (S2).
Acredito que o departamento de compras poderia trabalhar mais prximo ao
setor de almoxarifado, existindo maior integrao tanto com relao ao
cadastro do material como tambm ao prprio monitoramento de
atendimento. necessrio que o setor de planejamento defina a melhor
poltica a ser adotada para que o setor de almoxarifado e o departamento
de compras consigam se adequar e oferecer um servio de qualidade aos
seus clientes, com eficincia (S3).
Setor
Idade
S4
PJU
45
S5
ICEB
45
S6
CEAD
35
S7
DMAB
35
Cargo
Assistente
Administrativo
Secretria
Executiva
Assistente
Administrativo
Professor
Tempo na
UFOP
Formao
15 anos
Ensino Mdio
20 anos
Superior
10 anos
Superior
10 anos
Superior
64
65
Quase sempre os procedimentos internos de distribuio, deixam a desejar
pois o estoque costuma ser pequeno para tanta demanda (S4).
As normas e procedimentos internos da gesto de compras e estoque de
compras influenciam no atendimento ao meu setor de trabalho, visto que os
mesmo no vivenciam a realizada do meu setor, ou seja, do setor
acadmico dificultando a aquisio de material (S5).
Aplicando as normas existem falhas nos procedimentos, isto porque
quando necessitamos de materiais que constam em nossa previso anual,
muitas vezes no so atendidas na sua totalidade so cortadas sem aviso
prvio assim prejudicando ao atendimento de nossa demanda setorial. Esta
situao influencia e muito nas obrigaes assumidas pelo Centro (S6)
Os resultados gerais indicam que de fato existem uma srie de carncias e problemas
estruturais tanto no sistema de compras como na gesto de almoxarifado da Ufop.
66
6 CONSIDERAES FINAIS
O presente estudo foi realizado partindo das diversas constataes observadas na
UFOP, com o objetivo principal de identificar a influncia da gesto de compras e
estoques os resultados da Universidade Federal de Ouro Preto (UFOP), na
percepo dos gestores e usurios deste servio.
Alm disso, por se tratar de uma organizao pblica a Ufop necessita seguir as
normas e critrios definidos pela Lei N. 8.666/93 para a realizao de compras e
como na grande maioria das organizaes pblicas brasileiras, este processo ainda
falho e merece de reviso na lei para que de fato atenda as necessidades dessas
organizaes.
67
Como contribuio deste estudo, abrem-se aos interessados reflexes que podem
encadear novas pesquisas que podero contribuir com as gestes administrativas
nas organizaes pblicas.
possvel apresentar aqui temas relacionados ao deste trabalho e que possam ser
alvo de novas pesquisas: Estudo sobre as polticas de gesto em suprimento e
ressuprimento nas organizaes pblicas de ensino superior. Estudo sobre sistemas
informatizados e gesto de estoques nas organizaes pblica de ensino superior.
Estudo sobre aplicao da tecnologia de informao na gesto de armazenamento e
estoque, planejamento, compras e almoxarifado.
68
REFERNCIAS
69
70
71
72
APNDICES
73
ITEM 1
PERGUNTAS
1. Como atualmente est estruturado o setor de
compras e armazenagem da UFOP? (cargos e
funes).
2. Como realizado o processo geral de compras ?
3. A licitao utilizada em todas as compras quais
modalidades so utilizadas?
4. Que tipo de tecnologia (software) utilizado para
a gesto do setor?
5. Como feita a armazenagem dos materiais e
suprimentos?
6. Quais os procedimentos internos para o
requerimento de materiais e suprimentos por parte
dos usurios?
7. Como feita a entrega desses materiais?
8. Qual o tipo de controle existente para a realizao
de inventrios?
ITEM 2
Descrever e analisar a
percepo dos gestores e
usurios do servio de gesto
de compras e estoques sobre a
sua influncia nos resultados
da IFES pesquisada.
ENTREVISTA
COM OS USURIOS 2
ITEM 3
74
FUNO
ATIVIDADES
Pr-reitor de
Oramento e
Finanas
Cargo de Direo de
livre nomeao e
escolha do Reitor
Secretria
Executiva
Coordenao
Secretria
Executiva
Chefe da rea de
Controle, Contratos
e Importao
Chefe da Diviso de
Compras
Secretria
Executiva
Contador
Administrador
Assistente em
Administrao
Assistente em
Administrao
Chefe do Servio de
Cadastro de
Fornecedores
Secretrio da
Comisso
Permanente de
Licitao
Coordenador
Adjunto
Secretria da
Coordenadoria de
Suprimentos
75
Assistente em
Administrao
Chefe da Seo de
Controle e Inspeo
Torneiro Mecnico
Chefe do Servio de
Licitao
Auxiliar
Administrativo
Chefe de Cobrana
de materiais
Almoxarife
Almoxarife
Chefe da Diviso de
Almoxarifado
Chefe da Seo de
Recebimento de
Bens durveis
Almoxarife
Chefe da Seo de
Expedio
Almoxarife
Almoxarife
Servente de
Limpeza
Servente de Limpeza