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PROCEDIMIENTOS
DEL PROCESO DE
ADQUISIN
CURSO:
CONTROL INTERNO
PROFESOR:
DR. WILSON FLORES
ALUMNOS:
CARRASCO CHERO,
MALENA
MENDOZA VELASCO,
LISSETH
LANGLEY BENITES,
SCARLETT
INDICE
INTRODUCCIN........................................................................................................... 1
OBJETIVOS................................................................................................................... 2
1.
2.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS......................................................................3
1.1
1.1 DEFINICIN..........................................................................................3
1.2
1.2 IMPORTANCIA.......................................................................................4
DEFINICIN................................................................................................4
2.2
IMPORTANCIA............................................................................................4
2.3
ALCANCE....................................................................................................5
2.4
VENTAJAS...................................................................................................5
2.5
3.
4.
PLANIFICACION DE COMPRA...................................................................9
4.2
4.3
4.4
4.5
MANEJO DE INCIDENTES........................................................................31
4.6
PROCEDIMIENTO DE PAGOS..................................................................32
CONCLUSIONES........................................................................................................35
Introduccin
Las compras son casi tan antiguas como la historia del hombre, empezaron
cuando el hombre dio en trueque (en cambio) algunas de sus pertenencias por
una propiedad ajena, la misma ha sido muy bsica para el progreso y la
riqueza del hombre, ya sea personal o como parte de sus funciones ya
organizada como grupo. Dentro del mbito empresarial, es en 1961 cuando se
empieza hablar de la administracin de materiales, en EE.UU.
En Latinoamrica, dicha administracin era incipiente en cuanto a su manejo,
ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente
departamentos de coloca pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores
ya escogidos, negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el
papeleo administrativo que realizaba el llamado departamento de compras.
Actualmente los procedimientos que utilizan las organizaciones empresariales
al realizar sus compras de bienes en general para cumplir con sus objetivos,
constituyen parte importante en el desenvolvimiento de las mismas. Por ello es
vital, la implementacin de un Manual de Procedimientos en la adquisicin de
bienes y servicios. De tal forma que, si los procedimientos de compras que
emplea la empresa se llevan a cabo en una forma metdica y profesional, los
resultados que se obtendrn sern ptimos, lo que significa lograr una
maximizacin en las utilidades de las empresas para alcanzar el propsito
fundamental de las mismas.
La importancia de tener un Manual de Procedimientos de compras es cada
vez ms importante, ya que permite un control adecuado de la adquisicin de
los bienes y servicios, as como analizar los procesos de manera ms
detallada, y por ende se realiza una compra exitosa, manteniendo el equilibrio
laboral.
En el presente trabajo se detallara la importancia, ventajas, esquema de dicho
manual as como los procesos que involucra la adquisicin de bienes y
servicios y que estn sealados en dicha herramienta de gestin.
Objetivos
colaboradores
Aprovechar al mximo los recursos humanos y materiales, con los
dentro de la
provisin.
Mantener un estricto control de inventarios, adems de esto.
Obtener el producto de calidad pagando precios razonables bajos, lo
proveedores
adecuados y rutas de
DEFINICION
En esta seccin se incluye una breve
descripcin de la importancia de
contar con el manual para lograr el
desarrollo
INTRODUCCION
de
las
actividades
aspectos
de
organizacin
operacin de compras.
Se refiere a la divisin del manual en
sus diversos captulos. Incluye:
CONTENIDO
ORGANIZACIN
Antecedentes o referencia.
Objetivos.
reas involucradas.
Definicin de trminos.
Resumen.
Responsabilidad de las reas
involucradas.
Desarrollo o trmite.
Anexos.
POLITICAS Lineamientos integrantes, tales como
cuadros de organizacin, descripcin
de funciones, listas de obligaciones,
etc., con los cuales se asignan por
escrito
los
responsabilidades
deberes,
y
autoridad,
correspondientes
individuos
todos
componentes
los
de
la
PROCEDIMIENTOS
ya
que
establecen
la
de
la
unidad,
estn
encargados
de
gestionar
realizacin
de
formularios
de
contratacin,
supervisiones,
DESCRIPCION
DE 1. Revisar stocks.
REQUERIMIENTO
2.
Ver
datos
histricos
(lo
comprado y consumido el ao
pasado).
3.
Reunin
quienes
de
trabajo
necesitan
con
insumos
que
demorar
el
EQUIPO
TRABAJO
DE Reunin
de
encargado
de
VALIDACION
PRESUPUESTARIA
Se
valida
la
aprobacin
sus
actividades
de
seguimiento e identificacin de
responsables.
(Programa
de
ejecucin de actividades).
EJECUCION DEL PLAN
Puesta en marcha del plan de
compras.
SEGUIMIENTO DEL PLAN
VENTAJAS
correo
electrnico
otra),
menos
la
mayor
prontitud
posible,
lo
que
sobrecargas de trabajo.
Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener
ordenados y planificados los recursos de manera de
estratgicos de la institucin.
Controlar y trasparentar los gastos.
los
objetivos
RESUMEN DE ACTIVIDADES
el
proceso
de
abastecimiento,
analizar
las
Compras anticipadas:
Compras estacionales:
Son compras que se hacen para productos de temporada; su
finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artculos.
La previsin de estas compras se hace partiendo de las ventas
realizadas en el mismo periodo del ao anterior.
Compras rutinarias:
Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con
entrega diaria de mercanca. Su caracterstica es atender las
necesidades del da a da con una inversin de bajo riesgo.
Compras oportunidad:
La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la
ocasin de comprar a precios de ganga; la inversin supone
un riesgo, que si el resultado es positivo dar un beneficio
extra.
Compras de urgencia:
Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente
se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la
compra de urgencia es una solucin estratgica para satisfacer
la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que
mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda.
Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma
rpida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.
en el precio.
Es importante que se tengan estrategias de compras dentro
sanciones, etc.
Se debe pedir lo que realmente se necesita.
finalizar
la
lista
de
especificaciones
tcnicas
Solicitar cotizacin:
Solicitar cotizaciones de los fabricantes y proveedores del
producto identificado que cubra todas las especificaciones
tcnicas requeridas.
4.3.1 DEFINICION
Es el proceso que permite establecer los criterios objetivos que sern
considerados para decidir una adjudicacin, atendido la naturaleza
de los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificacin de
los oferentes y cualquier otro antecedente que la Unidad Compradora
(o rea de compras) considere como relevante para efectos de la
Adjudicacin.
4.3.2 CRITERIOS DE EVALUACIN
Son las unidades de medida que nos permiten evaluar y con ello
adjudicar, las ofertas enviadas por los proveedores.
Estos
PRECIO
CALIDAD:
Ej.
Certificaciones,
ttulos,
consistencia
de
materiales, etc.
de
discapacitados,
duracin
de
contratos,
existencia de incentivos.
a)
con el proveedor.
Se pueden recibir antecedentes durante la evaluacin
siempre que estn considerados en las bases y que se
evale este atraso con menor puntaje.
b) REVISION DE OFERTAS
Validacin de ofertas y visualizacin por el resto de
proveedores.
c) EVALUACIN ADMINISTRATIVA
Consiste en revisar que los documentos solicitados en las
Bases de Licitacin estn contenidos en los documentos
presentados al cierre de las ofertas (adems de plazos,
mecanismos de consulta, criterios de evaluacin, clusulas
del contrato, etc.
d) EVALUACION TCNICA
Revisar
de
la
empresa,
cantidad
de
proyectos
g) CONCLUSION Y ADJUDICACION
Se finaliza el proceso de evaluacin con el nombre e
identificacin del oferente adjudicado, sealando finalmente
quienes autorizan la evaluacin.
4.3.5 AMBITO DE APLICACIN
Este proceso de Definicin de Criterios y Evaluacin de las Ofertas
es obligatorio aplicar en todos los procesos de adquisicin que
realice alguna unidad de la empresa o la Plataforma de Compras en
tanto decida utilizar el mecanismo de Licitacin o Cotizacin.
Las bases de licitacin debern establecer las condiciones que
permitan alcanzar la combinacin ms ventajosa entre todos los
beneficios del bien o servicio por adquirir y todos sus costos
asociados, presentes y futuros. Estas condiciones no podrn
establecer diferencias arbitrarias entre los proponentes, ni slo
atender al precio de la oferta.
no
recibe
los
bienes,
materiales
suministros.
4. En caso de no tener observaciones, recibe los bienes,
materiales o suministros y registra en el sistema los datos de
la Factura.
5. Elabora la Orden de Recepcin conforme a travs del
sistema, En caso que la entrega sea de forma parcial lo indica
en la orden.
6. Imprime cuatro (4) ejemplares de la Orden de Recepcin,
y realiza entrega de los bienes, materiales o suministros a la
Unidad Solicitante de acuerdo a su normativa interna.
7. Recaba la firma del Jefe o Director de la Unidad Solicitante.
En los ejemplares de la Orden de Recepcin y en la Factura.
8. Realiza el fotocopiado de tres ejemplares (3) de la Factura.
9. Enva un ejemplar de la Orden de Recepcin y copia de la
Factura al Centro de Compras, una a la Unidad Solicitante, al
Almacn y el original a Departamento de Finanzas.
10. Luego de la recepcin de documentos se entrega la
mercadera solicitada.
4.4.3 DIAGRAMA DE FLUJO
Dentro del proceso de Recepcin/ Entrega, encontramos los
Procesos de:
A. RECEPCIN DE BIENES INVENTARIABLES:
- Objetivo del Proceso: Realizar la recepcin en bodega
-
materiales en bodega.
Salidas al Proceso: Almacenamiento de los Bienes.
Dueo del Proceso: Encargado de Bodega.
PROVEEDOR
ENCARGADO DE
OFICINA DE PARTES
BODEGA
INICIO
OC
RECEPCIN
DE ORDEN
DE COMPRA
RECEPCIN
DE BIENES Y
RECIBE
1
FACTURAS
2
DESPACHO
DE
MATERIALES
1
2
REVISA OC,
FACTURAS Y
MATERIALES
RECIBIDOS
FIRMA
RECEPCIN
CONFORME,
FOTOCOPIA
DOCUMENT
OS
ARCHIVA
FOTOCOPIA
S DE
FACTURAS
1
2
RECIBE/DESP
ACHA
FACTURAS
1
2
B. ALMACENAMIENTO BIENES:
- Objetivo del Proceso: Almacenar bienes en trnsito,
con el fin de diferenciarlo de los materiales que estn
-
en stock.
Entradas al Proceso: Recibo de materiales en bodega.
Salidas al Proceso: Almacenamiento de los Bienes.
Dueo del Proceso: Encargado de Bodega.
ENCARGADO DE BODEGA
INICIO
RECEPCIN DE
MATERIALES
CLASIFICACIN
DE MATERIALES
ALMACENAMIEN
TO EN
ESTANTERA
MATERIALES EN
TRANSITO EN
ESPERA DE
REGISTRA
INGRESO PARA
CONTROL DE
STOCK
JEFE DE
ENCARGADO DE
ADMINISTRATIVO
ABASTECIMIENTO
INVENTARIO
ABASTECIMIENTO
INICIO
ESTABLECE
FECHA
PARA LA
TOMA DE
COMUNICA
A
ENCARGAD
O DE
INVENTARI
PLANIFICA Y
PROGRAMA EL
DESARROLLO
LOGSTICO DE LA
TOMA DE
INVENTARIO
VISITA A
TERRENO
PARA LA
TOMA DE
INVENTARI
CONTRASTA
CON
INVENTARIO
EXISTENTE
EN EL
RECIBE
INFORME
INF.
PREPARA
INFORME Y
ENVA A
JEFE DE
UNIDAD
INF.
C. DISTRIBUCIN BIENES.
- Objetivo del Proceso: Distribuir en forma adecuada y
diferenciada los bienes, identificando as la ubicacin de
-
como crtico.
Salidas al Proceso: Recepcin del bien por parte del
solicitante.
Dueo del Proceso: Administrativo Abastecimiento y
Logstica.
ENCARGADO DE INVENTARIO
UNIDAD SOLICITANTE
INICIO
ELABORA
HOJA DE
ASIGNACIN
DEL BIEN E
IMPRIME DOS
ASIGNACIO
N
RECIBE BIEN Y
HOJA DE
ASIGNACIN
ASIGNACIO
N
FIRMA HOJA
SE
ASIGNACIN
RECIBO
CONFORME
ASIGNACIO
N
ARCHIVA
HOJA DE
ASIGNACIN
ASIGNACIO
N
los
documentos
deber
devolver
ACTIVIDAD
ENCARGADO DE
ADQUISICIN
ENCARGADO DE
TESORERA
ENCARGADO DE
CONTABILIDAD
de
su
Conclusiones
-
hhhhh