INSTITUTO TECNOLGICOJAIRO. GIJN.

MARTNEZ
DE CIUDAD JUREZ

ADMINISTRACIN

PLANEACIN Y CONTROL

PLANEACIN
Planear implica hacer la eleccin de las decisiones ms adecuadas acerca de lo que se habr de realizar en el
futuro, establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.

Elementos del concepto

El concepto de planeacin comprende los siguientes elementos:

1. Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados.

2. Cursos alternos de accin. Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de accin o
estrategias, para conseguir los objetivos.
3. Eleccin. La planeacin implica la determinacin, el anlisis y la seleccin, de la decisin ms
adecuada.
4. Futuro. La planeacin trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse
para contingencias y trazar actividades futuras.

Con los anteriores elementos es posible definir a la planeacin como:

La determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin
y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro.

Importancia

La planeacin es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a travs de ella
se prevn las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias
para afrontarlas.
Los fundamentos bsicos que muestran la importancia de la planeacin son:

1. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos.

2. Reduce los niveles de incertidumbre que puedan presentarse en el futuro, mas no los elimina.
3. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores
garantas de xito.
4. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir, y un afn de lograr y mejorar las
cosas.
5.

Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.

6. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.
7. Reduce al mnimo los riesgos, y aprovecha al mximo las oportunidades.
8. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
9. Al establecer un esquema o un modelo de trabajo (plan), suministra las bases a travs de las cuales
operara la empresa.
10. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin.
11. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
12. Disminuye al mnimo los problemas potenciales, y proporciona al administrador magnficos rendimientos
de su tiempo y esfuerzo.
13. La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se
dirigen sus esfuerzos.
14. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin.
15. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

Principios

Los principios de la administracin son verdades fundamentales de aplicacin general que sirven como guas de
conducta a observarse en la accin administrativa.

Por tanto, para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:

1. Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable, debe adaptarse a la realidad y a las condiciones
objetivas que actan en el medio ambiente.

2. Objetividad y cuantificacin. Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos

precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o clculos arbitrarios. La
planeacin ser ms confiable en tanto que pueda ser cuantificada. La cuantificacin facilita la ejecucin
y evaluacin del progreso de los planes.

3. Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar
situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de accin que se ajusten fcilmente a las
condiciones.

4. Unidad. todos los planes especficos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al
logro de los propsitos y objetivos generales.

5. Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relacin al tiempo (largo plazo), ser
necesario rehacerlo completamente, la empresa tendr que modificar los cursos de accin (estrategias),
y consecuentemente las polticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.

Tipologa de la planeacin

Los planes son el resultado del proceso de la planeacin y pueden definirse como diseos o esquemas de lo
que habr de realizarse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.
Los planes en cuanto al periodo establecido para su realizacin, se pueden clasificar en:
a) Corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un trmino menor o igual a un ao.
b) Mediano plazo. Su delimitacin es por un periodo de uno a cinco aos.
c) Largo plazo. Son aquellos que se proyectan por un tiempo mayor a cinco aos.
Algunos autores se refieren a la planeacin como planeacin integral o como planeacin total, cuando integra
todos los planes de la organizacin. Esta a su vez, puede ser:
1. Estratgica. Establece los lineamientos generales de la planeacin. Es diseada por los miembros de
mayor jerarqua de la empresa, es a largo plazo y comprende toda la empresa.
2. Tctica o funcional. Determina planes ms especficos, que se refieren a cada uno de los
departamentos de la empresa. Se dan a mediano y corto plazo.
3. Su funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades ms detalladas que deben ejecutar
los ltimos niveles jerrquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo.

Etapas de la planeacin

Propsitos
Los propsitos son los fines esenciales o directrices que definen la razn de ser, naturaleza y carcter, de
cualquier grupo social.
Los propsitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa, sin embargo algunos pueden sufrir
modificaciones o alteraciones debido a los retos cambiantes que implica la operacin de cualquier grupo social.
De los propsitos parte la accin inicial de un organismo social; las siguientes cuatro caractersticas los
diferencian de los objetivos:
a)
b)
c)
d)

Son bsicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los dems elementos.

Genricos o cualitativos, porque no se expresan en trminos numricos.
Permanentes, porque permanecen durante el periodo de vida de la organizacin.
Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinado.

Investigacin

La investigacin es un proceso que, mediante la aplicacin del mtodo cientfico, procura obtener informacin
relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenmenos.
La investigacin aplicada a la planeacin consiste en la determinacin de todos los factores que influyen en el
logro de los propsitos, as como de los medios ptimos para conseguirlos.
El proceso de investigacin cientfica est constituido por las siguientes etapas:
1. Definicin del problema. Se determina y analiza el problema que se desea resolver.
2. Obtencin de informacin. Consiste en recopilar el mayor nmero posible de datos a fin de visualizar el
problema y proponer su posible solucin. La obtencin de informacin se realiza a travs de las
siguientes tcnicas:
Observacin. Puede ser de tipo documental, de laboratorio y de conductas.
Experimentacin. Reproduccin de un hecho o un fenmeno con el fin de observar sus caractersticas y

modificarlas a voluntad.
Encuesta. Recopilacin de datos a travs de la aplicacin del cuestionario y de la entrevista.
Muestreo. Aplicacin de tcnicas probabilsticas a una parte de la poblacin o universo, para determinar

resultados representativos o comunes a todo este.

3. Determinacin de la hiptesis. Es la proposicin o respuesta tentativa que se establece como solucin
de un problema.
4. Comprobacin o desaprobacin de la hiptesis.
5. Presentacin del informe.

Premisas

Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que
afectaran el curso en que va desarrollndose el plan. Una premisa es un supuesto acerca de los factores o
condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan.
Las premisas de acuerdo con su naturaleza pueden ser:
1. Internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propsitos.
2. Externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa. Las premisas externas
pueden ser:
A. De carcter poltico.
B. De carcter legal.
C. Econmicas.
D. Sociales.
E. Tcnicas.
F. Otros factores.

Objetivos

Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines para alcanzar, establecidos
cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico.
Dos caractersticas primordiales poseen los objetivos:
a) Se establecen a un tiempo especfico.
b) Se determinan cuantitativamente.

Clasificacin de los objetivos

1. Estratgicos o generales. Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.

2. Tcticos o departamentales. Se refieren a un rea de la empresa, y se establecen a corto o mediano
plazo.
3. Operacionales o especficos. Se establecen en niveles ms especficos de la empresa, son a corto
plazo.

Lineamientos para establecer objetivos

Asentarlos por escrito.

No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.

Al determinarlos, recordar las seis preguntas claves de la administracin: Qu?, Cmo?, Dnde?,

Quin?, Cundo?, y por qu?

Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la

organizacin.
Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones.

Estrategias

Las estrategias son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo general de
los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. Contar con una amplia
gama de estrategias o alternativas por seleccionar, ayuda a elegir la ms adecuada para minimizar dificultades
en el logro de los objetivos.
Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:
1. Determinacin de todos los cursos de accin o alternativas. Buscar el mayor nmero de alternativas
para lograr cada uno de los objetivos.
2. Evaluacin. Analizar y evaluar cada una de las alternativas, tomando en consideracin las ventajas y
desventajas de cada una de ellas.
3. Seleccin de alternativas. Considerar las alternativas ms idneas en cuanto a factibilidad y ventajas.

Importancia
Las estrategias son trascendentales, ya que:

La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos.

Permiten guiar la accin de la empresa, al establecer varios caminos para llegar a un determinado

objetivo.
Sirven como base para lograr los objetivos, y ejecutar la decisin.
Facilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas, eligiendo aquella de la que se esperan
mejores resultados.

Polticas

Las polticas son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de
decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin. Establecen que una
accin especfica debe llevarse a cabo en determinadas situaciones.
Las polticas determinan lmites ms amplios y permiten mayor iniciativa por parte de las personas que realicen
la accin, proporcionan libertad de reflexin y eleccin.

Clasificacin de las polticas

1. Estratgicas o generales. Se formulan a nivel de alta gerencia y su funcin es establecer y emitir

lineamientos que guen a la empresa como una unidad integrada.
2. Tcticas o departamentales. Son lineamientos especficos que se refieren a cada departamento.
3. Operativas o especficas. Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en
cada una de las unidades de las que consta un departamento.
En cuanto a su origen, las polticas pueden ser:
1. Externas. Cuando se originan por factores externos a la empresa.
2. Consultadas. Existen actos espordicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe
inmediato para poder solucionar un problema, originndose, as, estas polticas.
3. Formuladas. Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propsito de guiar la correcta accin
y decisin, del personal en sus actividades.
4. Implcitas. En las actividades diarias de una empresa el personal se enfrenta a situaciones de decisin
en donde no existe una poltica previamente establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin
estar escritos se aceptan por costumbre en la organizacin.

Importancia

Las polticas son imprescindibles para el xito del plan, dado que:

Facilitan la delegacin de autoridad.

Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones,
Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer

sus subordinados.
Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.
Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.

Programas

Un programa es un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especficas que habrn de

realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos
aquellos eventos involucrados en su consecucin.
La elaboracin tcnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:
1.
2.
3.
4.

Identificar y determinar las actividades comprendidas.

Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades.
Interrelacionar las actividades.
Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin, as como los recursos necesarios.

Clasificacin
Siguiendo el criterio establecido, los programas se clasifican en:
1. Tcticos. Son aquellos que se establecen nicamente para un rea de actividad.
2. Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que
consta un rea de actividad.
El programa operativo es mucho ms especfico que el tctico. La funcin de este ltimo consiste en establecer
el programa de un rea de actividad, as como de coordinar y supervisar que se realice de acuerdo a lo
establecido.

Importancia

Suministran la informacin e indican el estado de avance de actividades.

Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
Determinan los recursos que necesitan.
Disminuyen los costos.
Determinan el tiempo de iniciacin y terminacin de las actividades.
Evitan la duplicidad de esfuerzos.

Presupuestos

El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en trminos
econmicos (monetarios), junto con la comprobacin subsecuente de las realizaciones de dicho plan.
Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especifico, que determina por anticipado, en
trminos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios), el origen y asignacin de los recursos de la empresa,
para un periodo especfico.
Caractersticas distintivas
El presupuesto se diferencia de otras etapas de la planeacin en que:

Es un plan expresado en trminos cuantitativos.

Es general por que se establece para toda la empresa.

Es diseado para un periodo determinado.

Clasificacin de los presupuestos

Los presupuestos en relacin con el nivel jerrquico para el que se determinen pueden ser:
1. Estratgicos o corporativos. Se establecen en el ms alto nivel jerrquico de la empresa y determinan la
asignacin de recursos de toda la organizacin.
2. Tcticos o departamentales. Aquellos que son formulados para cada una de las reas de actividad de la
empresa.
3. Operativos. Se calculan para secciones de los departamentos.

De acuerdo con la forma en que se calculen, los presupuestos pueden ser:

1. Fijos o rgidos. Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de
operacin.
2. Flexibles. En estos se hacen clculos a distintos niveles de operacin, lo que permite conocer los
resultados en diversas situaciones sin necesidad de hacer clculos sobre la marcha.
3. Por programas. Se calcula con base en programas de cada una de las reas de la empresa.

Un sistema presupuestal integral, debe incluir:

1. Presupuestos de operacin. Que abarca presupuestos de: ventas, produccin, compras, mano de obra,
gastos diversos.
2. Presupuestos de capital. Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la
empresa, y de activos fijos tales como: maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario,
mantenimiento.
3. Presupuesto financiero. En el que se contemplan: balance, estados de resultados, de origen y de
aplicacin de recursos, de flujo de caja.

Importancia del presupuesto

Sirve como estndar o patrn de ejecucin en obras monetarias.

Es un medio de control que permite controlar operaciones.
Genera una comprensin ms clara de las metas organizativas.
Reduce al mnimo los costos evitando compras innecesarias.

Procedimientos
Los procedimientos establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la
realizacin de un trabajo repetitivo. El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de
actividades; no indica la manera en que deben realizarse, pues de eso se encargan los mtodos, mismos que
van implicados en el procedimiento.

Un mtodo detalla la forma exacta de como ejecutar una actividad previamente establecida.

Importancia
Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, dado que:

Determinan el orden lgico que deben seguir las actividades.

Promueven la eficiencia y especializacin.
Determinan como deben ejecutarse las actividades, y tambin cuando y quien debe realizarlas.