Capitulo 1 PDF

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Lectura U1
Lectura U1
Sitio:
Universidad Privada Telesup
Curso:
Herramientas de Sistemas Integrado de Gestion - SI/07/141/TOB
Libro:
Lectura U1
Imprimido por: CALERO PAJUELO JUAN JOSE
Fecha:
jueves, 22 de mayo de 2014, 10:49
http://campus.uptelesup.com/mod/book/print.php?id=48249
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Tabla de contenidos
Introduccin
Tema 1
Tema 2
Tema 3
Tema 4
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Introduccin
a) Presentacin y contextualizacin
El uso de herramientas de gestin requiere conocimientos y habilidades sobre el manejo de datos y de
informacin relevante para la gestin empresarial, es por ello que en esta primera unidad se abordaran
contenidos de gestin de la informacin as como conceptos bsicos de facturacin y contabilidad.
b) Competencia
Implementa y propone el uso de diferentes herramientas de sistemas integrados en la
gestin empresarial.
c) Capacidades
1. Identifica la informacin relevante en la gestin empresarial.
2. Organiza e integra informacin general en la gestin empresarial.
3. Conoce y elabora diferentes tipos de facturas que se utilizan en la gestin empresarial.
4. Describe funciones bsicas de contabilidad considerando su importancia en la empresa.
d) Actitudes
Iniciativa en la bsqueda de informacin relevante en la gestin empresarial.
Muestra responsabilidad en la presentacin de actividades relacionado con los procesos de
facturacin y contable que se desarrolla en la gestin empresarial.
e) Presentacin de Ideas bsicas y contenido esenciales de la Unidad:
La Unidad de Aprendizaje 01: Gestin Empresarial, comprende el desarrollo de los siguientes
temas:
TEMA 01: Informacin en la Gestin Empresarial.
TEMA 02: Organizacin de la Informacin.
TEMA 03: Facturacin.
TEMA 04: Contabilidad: la Herramienta Ms til de la Empresa.
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Tema 01: Informacin en la Gestin Empresarial
INTRODUCCIN
El fenmeno de la explosin de la informacin se inicia con el auge de la
imprenta.
El nmero de manuscritos haba crecido
considerablemente desde el surgimiento de las
universidades. Pero no es hasta que aparece y se
multiplica el uso de la imprenta que el libro
impreso y otras fuentes de informacin, adquieren
su crecimiento exponencial.
Los cientficos tenan por costumbre comunicar sus experiencias y
observaciones en ferias y cartas, pero, para el siglo XVII, se estableci como
vehculo de la comunicacin cientfica, las
revistas. El surgimiento de esta nueva fuente de
informacin tambin provoc un aumento de la
circulacin de documentos impresos.
Algunas corrientes del pensamiento, como el
romanticismo y la ilustracin, fomentaron
movimientos literarios, pero no es hasta la revolucin industrial de la dcada
del 90 del siglo XIX, que las patentes y otros documentos propios de este y
de los negocios vuelven a provocar otro aumento importante de la
documentacin.
La segunda revolucin industrial impuls con sus innovaciones una particular
relacin entre ciencia y tcnica. A su vez, la industria sufri un vuelco
sustantivo. As, naci el
inters de la industria y de
los hombres de ciencia por
la informacin novedosa y
til; ello provoc un nuevo
aumento de la masa
documental. Por tanto: obtener informacin se convirti en una necesidad no
slo de la ciencia y la tcnica, sino tambin de la industria y la economa de
ese fin de siglo.
Los sistemas de informacin

Antes de conceptualizar a los Sistemas de Informacin, se conceptualizarn
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sus componentes:
Sistema:
Es un conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes entre
s.
Es un conjunto de partes o elementos
organizados y relacionados que
interactan entre s para lograr un
objetivo.
Es un conjunto de unidades en
interrelacin.
Es una totalidad organizada, hecha de
elementos solidarios que no pueden ser
definidos ms que los unos con relacin a
los otros en funcin de su lugar en esa
totalidad.
Es un todo integrado, aunque compuesto de estructuras diversas,
interactuantes y especializadas.
Informacin:
Es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje
sobre un cierto fenmeno o ente.
Es un fenmeno que proporciona significado o sentido a las cosas,
e indica mediante cdigos y conjuntos de datos, los modelos del
pensamiento humano.
Sobre la base de lo expuesto con anterioridad, se pueden obtener los
siguientes conceptos:
Sistema: un conjunto
interrelacionado de partes que
persiguen un fin comn
Informacin: datos procesados
o datos con sentido
Uniendo ambos vocablos, se caracteriza al Sistema de Informacin:

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Es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar

las actividades de una empresa o negocio.
Es un conjunto organizado de elementos que interactan entre s
para procesar los datos y la informacin (incluyendo procesos
manuales y automticos) y distribuirla de la manera ms adecuada
posible en una determinada organizacin en funcin de sus
objetivos.
Es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas,
datos, actividades o recursos materiales en general, que interactan
entre s para procesar informacin y distribuirla de manera
adecuada en funcin de los objetivos de una organizacin.
Un Sistema de Informacin (SI)

es un conjunto interrelacionado de
elementos
que
proveen
informacin para el apoyo de las
funciones de operacin, gerencia
y toma de decisiones en una
organizacin.
Y como Sistema que es, un SI presenta el
mismo modelo de Entrada-ProcesoSalida:
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Un Sistema de Informacin presenta

las siguientes caractersticas:
v Generalidad
Simplicidad
Continuidad
Consistencia
Flexibilidad
Dinamismo
v
v
v
Los objetivos que persigue un

Sistema de Informacin son:
Automatizar
los
procesos
operativos.
Proporcionar informacin que
sirva de apoyo al proceso de
toma de decisiones.
Lograr ventajas competitivas a
travs de su implantacin y
uso.
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Algunos
tipos
de
Sistemas
de
Informacin
Sistemas
Transaccionales:
automatizan tareas operativas de

la organizacin.
Sistemas de Apoyo de las
Decisiones: brindan informacin
que sirve de
apoyo a los
mandos
intermedios y
a la alta
administracin en el proceso de
toma de decisiones.
Sistemas Estratgicos: generan
ventajas que los competidores
no posean, tales como ventajas
en
costos
y
servicios
diferenciados con clientes y
proveedores.
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Sistema
Planificacin
de
Recursos (ERP): integran la
informacin y los procesos de
una organizacin en un solo
sistema.
La informacin
empresarial
en
el
entorno
En el ambiente empresarial es cada da ms comn la incertidumbre de sus

directivos para tomar decisiones adecuadas y que sean proporcionales en
eficiencia y eficacia.
En las propias organizaciones, se
existe una dispersin de datos e
informacin que, en ocasiones, duplica
tareas y hace imposible su
recuperacin por parte de quienes la
necesitan en el momento oportuno.
Hoy, un buen nmero de empresas
presentan estructuras obsoletas e inadecuadas para atender, con suficiencia,
los requerimientos actuales.
Muchos directivos perciben desorganizacin de la informacin en su empresa,
pero no interiorizan an la necesidad de implementar un sistema de gestin de
informacin. Urge la apertura de estructuras para la incorporacin del
conocimiento, el aprovechamiento inteligente de las oportunidades que ofrece
el entorno; la creatividad y la innovacin son las nicas fuentes de
diferenciacin y factores competitivos por excelencia.
En la nueva sociedad de la informacin, en la que vivimos, es evidente el valor de la
gestin de la informacin para las empresas y las organizaciones, un factor esencial
para su xito. Sus productos son indispensables para aumentar la competitividad,
mejorar la calidad de los productos y servicios, procurar la satisfaccin de los
clientes y desarrollar un fructfero mercado.
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El desempeo satisfactorio de
las organizaciones en la
sociedad de la informacin est
determinado por su capacidad
para crear valores a partir de la
solucin de los problemas y
retos que plantea el entorno,
mediante la identificacin y
perfeccionamiento de los flujos
de informacin tiles mediante
la gestin del conocimiento.
La gestin del conocimiento se ocupa precisamente de la identificacin,
captura, recuperacin, presentacin y transmisin de los datos, informaciones
y conocimientos de la organizacin. La informacin puede captarse, tanto
desde el interior como del exterior de la empresa. El objetivo es que el
conocimiento que reside en la organizacin pueda utilizarse por aquellos que lo
necesitan para actuar de manera adecuada en cada momento.
Una organizacin que aspire a competir con xito, debe ser una organizacin
que aprenda; debe, tambin, revelar los procesos
que le permitan incorporar a su actividad, la
informacin pertinente y relevante que posee.
Est obligada a aplicar, con creatividad e
iniciativa, las experiencias y saberes que le
ofrecen,
en
primer
lugar,
sus
propios
trabajadores, sus proveedores, los grupos de

inters y los clientes es decir, la sociedad en su conjunto y ms
especficamente aquellos sectores en los que dicha organizacin opera.
La tecnologa interviene para facilitar el acceso a las fuentes de conocimiento
explcito y el especialista en informacin utiliza sus herramientas propias para
seleccionar, analizar, representar, sintetizar y facilitar el acceso al
conocimiento.
Para ello, existe un conjunto de modelos especficos. Sin embargo, la
estrategia ms adecuada es tomar de cada uno, su parte positiva de acuerdo
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con la peculiaridad del caso que se trate y las necesidades particulares de

cada organizacin. La implementacin de un sistema de gestin de
conocimientos en la empresa debe contemplar cuatro elementos bsicos:
1) Gestin de la documentacin interna
Habitualmente se identifica con necesidades de gestin documenta que
pueden presentarse como:
Imposibilidad de
encontrar los
documentos necesarios
en el momento
oportuno.
Saturacin de espacios
fsicos con documentos "supuestamente" necesarios.
Necesidad de un sistema de gestin de documentos
electrnicos.
2) Arquitectura de contenidos Internet/intranet
En el diseo o rediseo de las intranets empresariales, los empresarios
se percatan de que la intranet de la empresa no puede limitarse a un
pequeo peridico de anuncios en el que se publican algunas noticias,
normas y manuales.
3) Estrategias para la gestin de la informacin y el conocimiento
La alta direccin de la organizacin necesita de una visin global de sus
sistemas y polticas de informacin para la toma de decisiones
estratgicas en el marco empresarial.
4) Gestin de recursos de informacin externa
Suele provenir del gestor de la informacin y su objetivo es facilitar un
correcto acceso a las fuentes.
Es frecuente encontrar territorialismo en el uso de la informacin, cada

departamento consume sus recursos y fuentes de informacin. Con ello, se
multiplican los esfuerzos y costos para su obtencin. Los servicios de
informacin ayudan al cliente a seleccionar y difundir la informacin necesaria
para los objetivos de la organizacin.
Estas necesidades estn condicionadas por el importante cmulo de
informacin que rodea a la empresa y de la que no puede aislarse para
establecer sus metas, objetivos, mercados, etctera. Implica la informacin del
entorno en el que suelen establecerse dos niveles de anlisis: uno, social o
general (con informacin ambiental general) y otro, para tareas especficas
(informacin ambiental especfica).
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No slo la informacin externa es importante para la empresa. Dentro de una

organizacin, se genera constantemente un importante flujo de informacin y
conocimiento, que se manifiesta como un recurso intangible; ellos son
especialmente
valiosos
para
la
empresa, porque son difciles de

imitar. Resultan difciles de adquirir,
no se encuentran en ningn mercado y
crecen, con el paso del tiempo,
mediante un proceso de acumulacin
interna dentro de la empresa. Por
esto, pueden sustentar ventajas
competitivas de manera sostenible en
el tiempo, porque es difcil que los competidores puedan copiarlos a corto
plazo.
La informacin se puede clasificar segn la naturaleza de los datos, en:
informacin interna para la toma de decisiones y para la comunicacin y
coordinacin de los individuos, as como de las actividades de la empresa.
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Tema 02: Organizacin de la Informacin
ORGANIZACIN
DE
LA
INFORMACIN
EL
CONOCIMIENTO
EN
ENTORNO EMPRESARIAL
EL
Un elemento clave en la gestin del conocimiento es una correcta organizacin

de la informacin, porque ambas actividades se encuentran estrechamente
relacionadas. El conocimiento se construye a partir de la informacin recibida,
y esta ltima se manifiesta como conocimiento explcito en el entorno
empresarial mediante dismiles formas, por ejemplo: mensajes, informes,
circulares, normas, manuales de procedimiento, estudios de mercados, bases
de datos, etc.
Los sistemas de gestin documental que se ocupan de su gestin son,
por tanto, fundamentales.
Pero, cuando se trata del conocimiento tcito, entonces son los especialistas
en informacin quienes deben contribuir
para la conversin en explcito, al
propiciar el contacto humano entre los
que lo poseen y los que necesitan. El
intercambio puede fomentarse mediante
la organizacin de reuniones tcnicas de
trabajo, eventos cientficos, intercambios de conocimientos, creacin de bases
de datos de expertos y listas de discusin, etctera. El desarrollo de estos
nuevos cometidos ha supuesto una evolucin en la misin y objetivos de los
profesionales de la informacin.
La gestin del conocimiento explcito es un proceso cclico, en el que cada
subproceso realiza transformaciones, agrega valores a la informacin y se
complementa con los siguientes. En cada proceso, est presente la
organizacin y la representacin de la informacin para posibilitar la
generacin de nuevos conocimientos e informacin de modo eficaz.
La seleccin es el proceso mediante el cual el especialista debe identificar la
informacin pertinente y relevante para la empresa y que es necesario
incorporar al sistema. Para ello, es necesario considerar la comunidad de
usuarios, las temticas, las tecnologas disponibles, la tipologa de fuentes, as
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como la misin, objetivos y metas de la organizacin.

Para un mejor desarrollo de este y los dems procesos que dependen del
especialista en informacin, se impone un conocimiento de la realidad
empresarial, una familiarizacin con sus costos, eficacia, eficiencia, procesos y
polticas, tanto empresariales como de comunicacin, como punto de partida
para entender primero la organizacin y garantizar despus su oportuna
participacin en la estrategia institucional.
La descripcin de los documentos desde el punto de vista formal obedece a la

necesidad de crear puntos de acceso para la bsqueda y recuperacin de los
materiales con los que es necesario trabajar. En ella, el especialista deber
procurar nuevos modos de descripcin y anlisis documental, que representen
transparente y objetivamente las estructuras, contenidos y que faciliten los
puntos de acceso. Estas tcnicas deben proyectarse ms all de las normas
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establecidas para el trabajo especfico de

las bibliotecas y centros de informacin.
Pero, no deben perderse de vista las
posibilidades de apoyo que pueden brindar
los formatos establecidos para estos fines.
Puede ser necesario que estas tcnicas,
previstas para el trabajo especfico de
empresas, se despojen de la inflexibilidad, de la duplicidad de informacin que
generan, de la acotacin de detalles irrelevantes a los usuarios y de otros
males que suelen padecer los tradicionales formatos de descripcin
bibliogrfica.
Otra tarea difcil pero importante, es exigir uniformidad o establecer requisitos
mnimos esenciales para la elaboracin de los documentos que se generan en
el entorno empresarial: informes, circulares, controles u otros. Ello, permitir al
especialista en informacin, simplificar y racionalizar los mtodos y tcnicas a
utilizar en el procesamiento, unificar los productos, acelerar los procesos e
intercambiar informacin con otros ambientes.
El anlisis y evaluacin de la informacin, por su parte, es una tarea medular
para los especialistas de la
informacin y, en su consecucin,
se necesita agudeza de criterios y
tcnicas
eficientes.
Los
profesionales de la informacin
debe realizar el anlisis y la
evaluacin de la informacin,
seleccionar
la
informacin
necesaria dentro y fuera de la empresa, analizarla, compararla e integrarla en

funcin de cada rea y conseguir que cada trabajador o ejecutivo disponga de
la informacin que requiere para el ejercicio de sus funciones.
El anlisis de informacin es decisivo para la interaccin con aquellos
profesionales implicados en la direccin, que tienen ante s la responsabilidad
de la toma de decisiones.
Ellos requieren informacin representada grficamente, anlisis comparativos,
sntesis, anlisis de contenido, resmenes y servicios a la medida, que
garanticen la certeza de sus determinaciones, la transparencia en sus consultas,
el despeje de ruidos e incertidumbres para su veredicto. Al mismo tiempo,
necesita estar actualizado del quehacer cotidiano interno y externo de la
empresa; slo as, es posible liderar la organizacin, enlazar grupos de trabajo
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o centralizar y difundir informacin en la compaa.

En el entorno empresarial, el anlisis de la informacin debe ir ms all de la
simple recopilacin y lectura de textos para llegar hasta la interpretacin
proyectiva; ello significa que, el anlisis debe ser constituirse en actividad
intelectual que emplee mtodos y procedimientos
capaces de discernir lo principal de lo accesorio y lo
trascendental de lo pasajero o superfluo. El
producto resultante de este anlisis debe presentarse
en un lenguaje sencillo, legible, exhaustivo,
coherente, directo, sin ambigedades y con un
orden lgico que resista cualquier crtica o duda,
especificar claramente lo que se sabe, lo que no se sabe y las opciones
respecto de lo que podra suceder en el futuro. Debe ser, adems, veraz y
profundo, adaptarse a necesidades de los usuarios a quienes se dirige,
considerar el contexto en que se realiza y los objetivos funcionales que se
persiguen con estos productos, as como integrar la informacin interna y
externa concerniente a la institucin para que el producto terminado constituya
un soporte directo a la toma de decisiones.
Deben los especialistas en informacin evaluar e indicar el mejor momento u
oportunidad para una decisin, as como agregar valor a sus anlisis a partir
de la integracin de informaciones aparentemente inconexas y presentar la
informacin como un todo nico.
Una herramienta importante para un analista de informacin es el mapeo de
tendencias para obtener informacin alternativa til a la toma de decisiones y
la eleccin del rumbo ms conveniente para el logro de los objetivos y metas
de la empresa.
Un factor a considerar es la brevedad o urgencia con que la informacin debe
analizarse y colocarse a disposicin de los usuarios, pero este factor no puede
ser el causante de salidas incompletas, anlisis y evaluaciones superfluas o
servicios de poca calidad.
En cuanto al almacenamiento y recuperacin, planificar la organizacin de una
intranets coherente y til para la empresa, que contemple el sistema de gestin
documental, es un punto esencial en la actividad del especialista en informacin
a la hora de organizar la informacin y es clave para el xito del proyecto. Su
tarea consiste en concebir una visin integradora de la informacin, que
comprenda a la totalidad de los elementos que confluyen en la intranets (datos,
documentos, sistemas informticos, cultura informacional, comunicacin,
estudios de mercados...) y deber adaptar los procesos internos a los
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necesarios flujos de informacin, tomar posiciones, as como adoptar

estrategias en el entorno de la intranets para la implementacin de un modelo
para la gestin del conocimiento.
La adecuada calidad de la presentacin, su claridad y la conservacin de la
informacin puede lograrse con el uso de las redes y depsitos lgicamente
ordenados: pginas que faciliten el
acceso y la recuperacin de la
informacin necesaria a cada usuario,
portales web que enlacen de manera
coherente la informacin que cada
rea o dependencia genera, cuyo
alcance no sea solo el de un portal de
noticias y estructura de la empresa,
sino un sitio de acceso, donde se establezcan espacios de informacin,
actualizaciones constantes y se organicen y representen orgnicamente los
contenidos. sta es una opcin accesible y aplicable para aquellas empresas
que dispongan de la tecnologa necesaria.
Otra herramienta til en la organizacin y representacin del flujo de
informacin organizacional son los poderosos sistemas de bases de datos que
posibilitan la localizacin, recuperacin y almacenamiento de miles de
documentos de manera sencilla y en poco tiempo. Estos documentos, bien
descritos, pueden recuperarse desde cualquier punto de la intranets y en el
momento necesario.
Permiten, al mismo tiempo, una administracin sistemtica, as como el
establecimiento de criterios de almacenamiento y conservacin acordes con el
dinmico ambiente empresarial.
Para una lgica y eficiente recuperacin en estos sistemas, se impone el uso de
lenguajes documentales bien estructurados y adecuados al entorno empresarial
particular de cada organizacin. Ellos deben reducir las ambigedades, facilitar
la bsqueda y la recuperacin por combinaciones de trminos, una indizacin
flexible y de fcil comprensin para el usuario, una rpida actualizacin, as
como posibilitar la elaboracin de estrategias de bsquedas simples, donde
pueda combinarse una gran cantidad de relaciones cognitivas; en resumen:
concebidos a la medida del usuario. Muchas investigaciones demuestran que la
bsqueda por materias es la ms utilizada.
Vale sealar que cualquier sistema de informacin, con independencia del
marco donde se site, debe antes de concebir su estructura y funcionamiento,
estudiar con detenimiento las necesidades de sus usuarios potenciales,
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establecer sus peculiaridades y capacidades, nivel de conocimiento, fines de la

informacin, cmo y cundo la desea. Con ello, pueden, entonces,
determinarse las prioridades, concebir la forma de organizacin y
representacin de la informacin, disear servicios a la medida, utilizar y
distribuir mejor los recursos disponibles en beneficio de sus usuarios e incidir
de manera ms efectiva en el cumplimiento de las metas y objetivos de la
empresa. Se debe identificar, categorizar, agrupar y estudiar a la comunidad
de usuarios con el objetivo de ofrecer productos y servicios verdaderamente
relevantes y pertinentes, con vistas a lograr una verdadera comunicacin entre
suministradores de informacin y destinatarios.
La diseminacin de la informacin no es
un aspecto menos importante. El
profesional que se desarrolla en este
campo debe ser capaz de determinar los
flujos de informacin en la organizacin,
las salidas de cada proceso, los usuarios
de cada salida y los requerimientos
informacionales de cada uno.
Con esta visin, puede organizarse la informacin, administrar el acceso al
conocimiento, posibilitar que cada usuario obtenga una perspectiva
personalizada de la informacin en funcin de sus necesidades reales, sus
funciones y nivel en la toma de decisiones. La empresa podr administrar
mejor sus activos organizacionales y ser ms eficiente al diseminar mejores
prcticas e informacin, reducir el tiempo de desarrollo de los nuevos
productos y generar un ambiente de trabajo cooperativo, informado e
inteligente.
Un complemento significativo para una mejor entrega de los productos y
servicios de informacin es la implementacin de mecanismos de control y
evaluacin. Medir el impacto que producen en el entorno empresarial ser vital
para reevaluar procedimientos y tareas.
Conocer cmo influyen los servicios en
el
comportamiento
organizacional,
cunto enriquecen el capital intelectual y

el aprendizaje organizacional, cmo
mejoran la toma de decisiones y el
capital humano es esencial para el
trabajo de informacin, con ello es
posible saber si se apoyan de veras los objetivos de la organizacin y cuan
acertadas son las acciones de informacin. La falta de retroalimentacin limita
la eficiencia de los servicios. Se ha de ser usuario de los propios servicios. La
informacin que ellos suministran mediante encuestas, entrevistas, estadsticas
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de uso, medidas de indicadores de calidad, hablaran sobre su nivel de

satisfaccin, utilidad y relevancia.
Los profesionales de la informacin deben estar preparados para asumir con
eficiencia
el
reto
de
la
organizacin, as como de la
gestin de la informacin y el
conocimiento
en el ambiente
empresarial,
para
ambiente
bibliotecas
salir
del
de
las
centros
de
tradicional
y
Informacin y enfrentarse a entornos ms dinmicos y cambiantes.

Beneficios esperados con la gestin de la informacin en las empresas
Entre los principales beneficios que pueden esperarse de una adecuada gestin
de la informacin en las organizaciones, se encuentran:
Disponer de la informacin necesaria en el momento oportuno.
Colocar a disposicin de todos los miembros de la empresa recursos de
informacin generados dentro de la propia empresa, necesarios para el
desarrollo de las tareas cotidianas
Integrar y administrar la informacin interna y externa como un todo para
facilitar la toma de decisiones ms eficientes
Crear una estructura organizativa que garantice y facilite la comunicacin
entre sus miembros
Desarrollar una cultura empresarial de coordinacin entre los individuos
en la empresa.
Reducir los costos de la administracin de documentos.
Mejorar la respuesta a los clientes, suministradores, distribuidores y a
quienes financian la empresa.
Generar productos ms innovadores y menos costosos, a partir del
aprovechamiento de las experiencias y de la informacin que reducir
el trabajo.
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Tema 03: Facturacin

INTRODUCCIN
La facturacin se aplica principalmente para gestionar un control sobre todos
los movimientos financieros que posee
una empresa o negocio. Este mtodo
se realiza cuando la facturacin recibe
informacin de parte del resto de las
aplicaciones que por una parte, se
refieren a los datos del cliente, y por
otra parte a los procesos y trabajos
que se realizan convirtiendo dicha informacin en lneas listas para facturar,
por ejemplo, nmero de trabajadores, nmeros de recibos de listados,
asientos contables, etc.
En una empresa se posee acceso a toda la data que pueda llegar a afectar en
algn modo la facturacin de la misma, para poder realizar alguna que otra
consulta e incluso, en muchos casos, modificaciones.
Entes del proceso de facturacin se encuentra el proceso de prefacturacin
que es una utilidad que nos permite realizar y utilizar todos los medios que
estn disponibles, ya sean estos, facturas, recibos, remesa, etc. Pero en este
caso estos documentos no poseen una importancia legal sino hasta que se
haya hecho efectivo el cobro del recibo.
A diferencia del proceso de facturacin, este no obligatorio pero debemos
tener en cuenta que puede llegar a ser muy til debido a que se complementa
muy bien con el proceso de
facturacin habitual. Si hablamos de
la facturacin que se realiza con
respecto a los clientes, debemos
decir que aunque represente una
gran inversin en cuanto a tiempo y
economa en una empresa, es muy
necesaria ya que si la compaa no
factura a sus clientes lo ms probable es que los mismos no le paguen.
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Mtodos de facturacin
Los mtodos tradicionales de facturacin para las empresas, suelen utilizar
grandes cantidades de papel, franqueo, sin mencionar la entrada de datos, los
conocimientos de contabilidad que se requieren, y especialmente el tiempo que
lleva llevar a cabo todas estas tareas. Actualmente la tecnologa nos ofrece
opciones como por ejemplo, en el caso de que se posean clientes asiduos a
los que se les deba realizar una facturacin recurrente, debemos decir que en
este caso podemos recurrir a la configuracin de la cuenta de este mismo
cliente que nos permite que cuando llegue el momento en el que el mismo
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deber pagar a la empresa, simplemente el sistema de facturacin configurado

le enviara un e-mail notificndole esto.
Otra caracterstica muy importante en cuanto a este nuevo mtodo, es que no
hay ninguna duda acerca del ahorro en costos que el mismo representa, ya que
simplemente este mtodo de facturacin consta en simplemente un software
basado en un sistema automatizado recurrente, que solo debe ser instalado.
Por otra parte debemos destacar que este sistema de facturacin no solo
resulta muy rentable para la empresa, sino que tambin, es muy til para los
clientes ya que ellos pueden ver sus facturas, imprimirlas y luego dirigirse a
pagarlas como corresponde, adems, esto contrarresta el famoso problema de
la prdida de facturas; en este caso solo debemos tenerla guardada en los
archivos de nuestra computadora. Adems, este tipo de facturacin contiene
una confidencialidad con respecto a la informacin financiera del cliente.
Por ltimo debemos destacar que en el caso de este sistema de facturacin,
generalmente los informes financieros que tratan sobre aquellas cuentas por
cobrar suelen darle una gran perspectiva sobre la base de ingresos que posee
su empresa.
Los sistemas de facturacin suelen permitir la impresin de informes,
semanales, mensuales, anuales para poder tener un control de apoyo cuando
se trate de saber los movimientos econmicos de su empresa, lo que
queremos decir con esto es que puede ver informes detallados sobre el estado
de sus clientes, as como tambin suelen incluir las actividades diarias que son
realizadas, tales como los pagos recibidos, los nuevos clientes, los pagos
pendientes, y cualquier movimiento que sea facturado en un da de trabajo.
En muchos casos, estos informes de cuentas a cobrar suelen estar
almacenados junto a otros importantes informes financieros de la empresa o el
comercio; algunos ejemplos son los informes de gastos, que tienen el fin de
analizar si estn o no aumentando los beneficios y es probable que esto lo
ayude a planificar el futuro de su negocio. Generalmente estos informes de
facturacin suelen generarse en el mismo sistema de facturacin de la PC,
aunque tambin se pueden llevar a cabo en planillas de clculo normales;
muchos de los sistemas de facturacin que llevan instalados las computadoras
de las grandes empresas, suelen generar los anlisis automticos, pero es
importante que tenga en cuenta que esto solo puede realizarse si posee el
software correcto ya que en muchos casos, algunos programas no poseen este
beneficio.
Tipos de sistemas de facturacin
En la actualidad son tres los sistemas de facturacin ms utilizados por la
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mayora de las empresas y los comercios que se dedican enteramente a la

actividad comercial, pero debemos considerar que cada uno de estos sistemas
de facturacin se adapta segn las necesidades y requerimientos de dichas
entidades.
Por ejemplo, en aquellas empresas que cuentan con numerosos recursos, es
ms probable que se utilicen aquellos sistemas de facturacin correspondientes
a los programas informticos. Esto se debe
a que los mismos, disponen de diferentes
funciones y utilidades que ayudan a
mantener un cierto control acerca de los
movimientos financieros correspondientes a
la empresa. Adems el sistema de base de
datos que utiliza resulta muy til para plantificar diferentes aspectos para los
cuales, se requiere de la necesidad de un sistema de facturacin de este tipo,
como pueden ser las auditorias tributarias, y los balances de fin de ao.
Ahora bien si nos referimos a los comercios mucho ms pequeos, ellos aun
utilizan el sistema de facturacin en papel. De todos modos debemos destacar
que el sistema de facturacin ms utilizado en las pequeas y medianas
empresas es la facturacin electrnica. La misma hace referencia a una factura
que se realiza mediante la computadora y que cumple con las mismas
caractersticas y obligaciones que una factura comn, como as tambin,
cumple con las habilitaciones legales correspondientes, al menos en la mayora
de los pases europeos y algunos de Amrica Latina.
Los sistemas de facturacin electrnicos tienen por ventaja la simplificacin de
la emisin de facturas, por ejemplo, cuando se trata de una empresa que tiene
algn cliente asiduo, el mismo realiza las compras correspondientes y las
facturas le son enviadas por correo electrnico para que el mismo las
almacene en su computadora personal y pueda as llevar un mejor control de
los movimientos comerciales que hacer, al igual que sucede con las empresas
en cuestin.
Otro modo de hacer efectivo este sistema de facturacin que resulta tan
novedoso en nuestra poca, es simplemente escaneando las facturas en papel
y almacenarlas en la computadora correspondientes. De todos modos
debemos decir que en este caso particular, para hacer validos estos sistemas
de facturacin, la factura a ser escaneada debe poseer una firma que avale su
validez tributaria y legal, de lo contrario, la misma no tendr la habilitacin
correspondiente para que la misma sea considerada una factura legal. Los
sistemas de facturacin con los que nos podremos encontrar en el mundo
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financiero, suelen ser muchos y de muchas clases, pero es preciso que se

tomen ciertas medidas de prevencin justamente para evitar algn fraude o
estafa.
Sistemas de facturacin: Control tributario y planificacin de recursos

Los sistemas de facturacin resultan ser un medio fundamental para el control
tributario, tanto de las empresas como de los clientes, por ello es preciso que
ninguna empresa emprenda sus actividades sin contar con alguno de estos
sistemas previamente planificados. Adems, el llevar un mejor control sobre
los movimientos comerciales, da a pie a poder realizar una mejor planificacin
de todos los recursos mediante los cuales la empresa intentara alcanzar sus
objetivos. En algunas ocasiones, de empresas que se dedican nicamente a la
compra-venta de productos determinados, los sistemas de facturacin que
empleen determinarn el grado de posibilidad de avance en el sector en el cual
se desenvuelve.
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Tema 04: Contabilidad: La Herramienta Ms til de

la Empresa
INTRODUCCIN
Para una definicin ms bien tcnica de la palabra, decimos que la
contabilidad es una herramienta cuyo
objetivo es el de proporcionar
informacin til en cuanto a la toma
de diferentes decisiones econmicas,
por ello se denomina a la contabilidad
como la ciencia del patrimonio; si
objeto principal es el estudio del
patrimonio empresarial que puede ser
realizado desde una punto de vista esttico o dinmico.
La finalidad de utilizar la contabilidad como una herramienta, es determinar el
esto econmico financiero que resumen la situacin econmica de una
empresa. Si hacemos un repaso por la
historia moderna, notaremos que la
contabilidad ha marcado factores muy
importantes en cuanto a la evolucin del
hombre como ser social. Ms
especficamente, la contabilidad es una
tcnica ocupada en registrar y sintetizar
las diferentes operaciones en una empresa con el fin de interpretar sus
resultados.
Funciones bsica de la contabilidad
La contabilidad cuenta con dos funciones bsicas en una empresa; la primera
de ellas es llevar un control de los recursos que posean las entidades
comerciales, para que los mismos puedan administrarse en una forma eficaz,
requiriendo el anterior establecimiento del proceso contable cumpliendo con
sus fases de sistematizacin, valuacin y registro.
La segunda funcin de la contabilidad es informar mediante los estados
financieros, las operaciones
realizadas sin importar que las
mismas modifiquen al patrimonio;
con esto queremos decir que la
contabilidad debe demostrar
cuales son los recursos y a
cunto ascienden en referencia a
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deudas, gastos, productos y patrimonio.

Tambin debe observar y realizar una evaluacin sobre el comportamiento de
dicha empresa; la contabilidad tambin debe realizar una comparacin con
respeto a los resultados que se obtienen contra aquellos que se obtuvieron en
otros perodos o bien, aquellos que les pertenecen a entidades de
competencia; es importante que la contabilidad planee sus operaciones futuras
dentro del marco socioeconmico en el que la misma se desarrolla.
La informacin que ofrezca la contabilidad de una empresa es bsica para
llevar a cabo la toma de dediciones tanto de los propietarios de dichas
entidades comerciales como de los empleados, lo que implica que esta
informacin sea de uso general.
La contabilidad se clasifica como contabilidad comercial, de costo, bancaria,
hotelera y cooperativa, como tambin puede llegar a figurar como contabilidad
de servicios.
Documentacin de la contabilidad bsica
Son diversos los documentos que se elaboran para poder llevar la contabilidad
bsica de una empresa, dos de ellos es el balance y la cuenta de resultados.
El balance es un documento correspondiente a la contabilidad bsica de una
empresa, que permite el reconocimiento de la situacin financiera de cualquier
empresa en algn momento determinado de su desarrollo; bsicamente, el
balance indica todos los bienes que posee la empresa y todos aquellos bienes
que representan una deuda.
El documento est compuesto por dos columnas que representan el activo (se
coloca en la columna izquierda del documento) y el pasivo (se coloca en la
columna derecha del documento, y en el activo se suelen recoger los destinos
que vayan a tener todos los fondos correspondientes mientras que en el pasivo
se detallan los orgenes de dichos fondos.
La cuenta de resultados por su parte suele poseer la informacin de los
beneficios y las prdidas que adquiere una empresa durante el desarrollo de si
ejercicio econmico. Este documento correspondiente a la contabilidad bsica
con la que se manejan las empresas funciona como una especie de contador
que suele ponerse en 0 cada vez que un nuevo ejercicio comienza. Es
importante tener en cuenta que estos dos elementos de la contabilidad bsica
(el balance y la cuenta de resultados) se encuentran vinculados ya que el nexo
principal est determinado por la ltima lnea correspondiente a la cuenta de
resultados que a su vez se ve reflejada en el balance, produciendo un
incremento en los fondos de la propia empresa.
Contabilidad bsica y sus tipos de balances
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La contabilidad bsica distingue tres tipos de balances; en primer lugar

tenemos el balance de apertura que corresponde al comienzo del ejercicio de
la contabilidad bsica y nos permite el conocimiento de los recursos con los
que cuenta unja empresa; en segundo lugar, la contabilidad bsica posee
balances parciales, que se efectan al cierre de un determinado lapso de
tiempo en el cual se desarroll la actividad contable, y este es el balance que
nos permite conocer la situacin financiera en la que se encuentra la empresa
en ciertos momentos. El tercero de los balances con los que trabaja la
contabilidad bsica es el balance final, que refleja la situacin financiera
correspondiente a la organizacin, una vez que el ejercicio econmico haya
finalizado.
Es imposible manejar una empresa y sus respectivas actividades si no se
cuenta con un mtodo de contabilidad bsica. Es importante que tengamos en
cuenta que la contabilidad es la base para el control y planificacin de todas
las actividades y financieras y que no solo resulta aplicable en aquellas grandes
empresas, sino que tambin, es muy necesaria para los pequeos negocios, y
hasta para poder llevar un control de las finanzas personales.
Contabilidad de costos
Entendemos por contabilidad de costos grupo de tcnicas y procedimientos
empleados para cuantificar las prdidas econmicas que son incurridas por un
negocio y que generalmente estn
destinadas a generar ingresos o bien,
para la confeccin de inventarios. La
contabilidad de costos se divide en
tres clasificaciones, de las cuales la
primera es la contabilidad de costos
directos que se refiere a la suma de
los mismos, relacionados con la
mano de obra directa y la materia prima que se emplean para la fabricacin
del producto que ser comercializado por la empresa; por otra parte tenemos
la contabilidad de costos de inventario que precisamente se trata de la materia
prima y la mano de obra que se emplea en una empresa industrial.
La tercera clasificacin de la contabilidad de costos es la de costos de
inversin, y en este aspecto se refiere a aquellos que se dedican a la
transformacin de la materia prima en el producto final, mediante la mano de
obra directa.
En cuanto a la relacin del volumen de produccin en una empresa se divide
en, contabilidad de costos fijos, que implica que si los mismos son
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cuantificados en una forma global, no poseen variaciones, aun si la hubiera en

el rango del volumen de produccin en un periodo determinado, y los costos
variables que son aquellos en los cuales, se produce una variacin o cambio
continuo en cuanto al volumen de produccin de una empresa. En estos casos
debemos decir que tanto la contabilidad de los costos fijos como la de los
variables se lleva a cabo teniendo en cuenta la cantidad total de materia prima
que se consume durante la produccin. Para poder llevar a cabo una correcta
asignacin de la contabilidad de costos que se lleva en una empresa, se
requiere decidir la forma en la cual los mismos deben ser asignados a los
productos.
Generalmente existen muchas formas de realizar esta asignacin de las cuales
nombraremos: el costeo normal, en el cual se lleva un registro de la materia
prima y la mano de obra empleadas mediante
la utilizacin de datos reales, calculando una
tasa de asignacin que va a ir repartida en la
produccin. El costeo estndar, est basado
en el funcionamiento de la contabilidad de
costos registrando todos los elementos que
intervengan en la realizacin de la misma,
calculando as una total de costos reales en
cuanto a la produccin de los productos en
una empresa.
El costeo por actividades habitualmente se hace cargo de realizar una
asignacin de recursos y productos y muchos otros elementos relacionados a
la evaluacin de la gestin en una empresa, independientemente del origen que
posean las cuentas, lo que quiere decir que, no suelen incluirse aquellos
productos que son exclusivos de los tres elementos que utiliza la contabilidad
de costos.
En este aspecto podemos decir que los tres elementos son, en primer lugar, el
inventario correspondiente a las materias primas, que se encuentra compuesto
por el costo de adquisicin de todos los artculos que no se han utilizado en el
rea de produccin, y que an no se encuentran disponibles para ser usados
durante el perodo determinado. El inventario de productos en proceso
representa la contabilidad de costos de aquellos artculos que an no fueron
terminados en el rea de produccin de la empresa.
La misma comprende los materiales directos, la mano de obra empleada
durante la produccin y la contabilidad de costos de los inventarios reales o de
aquellos que son asignados mediante actividades predeterminadas. El tercer
elemento fundamental para llevar una correcta contabilidad de costos es el
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inventario de productos finalizados, en donde

se acumula el costo de aquellos artculos o
productos que ya se encuentran terminados en
el rea de produccin durante el periodo
presente
o
los
periodos
pasados
correspondientes al proceso productivo de la
compaa.
Importancia de la contabilidad de costos
La contabilidad de costos posee una
gran relevancia en todas las empresas
ya que forma parte importante
durante la planificacin estratgica de
los negocios a concretar.
Se debe tener en cuenta que en base a la contabilidad de costos, se pueden

determinar los capitales destinado a los materiales necesarios para llevar a
cabo las actividades empresariales, sean estas de produccin industrial o no.
Otro aspecto un poco ms inferior que
abarca la contabilidad de costos, es que
tambin se calcula aquellos productos
que sern vendidos por unidad. Lo que
queremos decir con esto es que,
generalmente las empresas les venden a
los comerciantes, productos a precio de
costo, es decir al precio en el que el
producto fue producido, y el
comerciante, para poder obtener alguna
ganancia le agrega un porcentaje al
precio de costo de ese producto. De esta
manera las empresas sacan un porcentaje
promedio de ganancia para el vendedor, y as idean planes para retener a esos
clientes que se dedican a la comercializacin de nuestros productos
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Tema 01: Informacin en la Gestin Empresarial

Los sistemas de informacin

Uniendo ambos vocablos, se caracteriza al Sistema de Informacin:

Es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar

Un Sistema de Informacin (SI)

Un Sistema de Informacin presenta

Los objetivos que persigue un

automatizan tareas operativas de

En el ambiente empresarial es cada da ms comn la incertidumbre de sus

trabajadores, sus proveedores, los grupos de

con la peculiaridad del caso que se trate y las necesidades particulares de

Es frecuente encontrar territorialismo en el uso de la informacin, cada

No slo la informacin externa es importante para la empresa. Dentro de una

empresa, porque son difciles de

Tema 02: Organizacin de la Informacin

Un elemento clave en la gestin del conocimiento es una correcta organizacin

como la misin, objetivos y metas de la organizacin.

La descripcin de los documentos desde el punto de vista formal obedece a la

establecidas para el trabajo especfico de

necesaria dentro y fuera de la empresa, analizarla, compararla e integrarla en

o centralizar y difundir informacin en la compaa.

necesarios flujos de informacin, tomar posiciones, as como adoptar

establecer sus peculiaridades y capacidades, nivel de conocimiento, fines de la

cunto enriquecen el capital intelectual y

de uso, medidas de indicadores de calidad, hablaran sobre su nivel de

Informacin y enfrentarse a entornos ms dinmicos y cambiantes.

Tema 03: Facturacin

deber pagar a la empresa, simplemente el sistema de facturacin configurado

mayora de las empresas y los comercios que se dedican enteramente a la

financiero, suelen ser muchos y de muchas clases, pero es preciso que se

Sistemas de facturacin: Control tributario y planificacin de recursos

Tema 04: Contabilidad: La Herramienta Ms til de

deudas, gastos, productos y patrimonio.

La contabilidad bsica distingue tres tipos de balances; en primer lugar

cuantificados en una forma global, no poseen variaciones, aun si la hubiera en

inventario de productos finalizados, en donde

Se debe tener en cuenta que en base a la contabilidad de costos, se pueden

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