Analisis comparado parte 2.

A continuacin destacamos algunas de las funciones principales mas

comunes, que realizan, los profesionales que desarrollan las labores tcnicas
y de gestin en los archivos (semiactivos e histricos ) atendiendo a su
jerarqua dentro de la institucin.
NIVEL DE DIRECCION.
-Realizar las diferentes propuestas de gestin de la intitucion y crear
sitemas fluidos de comunicacin entre los distintos departamentos y niveles
-Elaborar la normativa estatutaria en refernte al funcionamiento de la
intitucion ,asi como de las funciones,atribuciones y competencias ,de cada
uno de los departamentos y nivels
-Realizar un seguimeinto de la correcta implementacin y cumplimiento de
las funciones de cada trabajador a nivelparticular y de los departamentos
en su conjunto
-Coordinar las diferentes labores administrativas de la institucion
-Estabecer las normas de uso y disposicin de acceso de los documentos
custodiados ,de acuerdo con la normativa en vigor,y velar por su correcto
cumplimiento por parte del personal.
- Coordinar y direigir el desarrollo de las labores tcnicas tale como,la
creacion del cuadro/s
de clasificacin, calendarios de conservacin
,descripcin,protocolos de trasferencia,programas de conservacin y
tratamiento,etc
- Coordinar la creacin y relacin entre las diferentes comisiones de trabajo
correspondientes a los distintos departamentos, asi como estableces
estrategias de trabajo comunes ,basadas en el soporte trasversal a nivel
departamentos.
-Desarrollar planes sostenibles para la formacin del personal tecnico con el
fin de actualizar y reciclar niveles de competencia adaptados a los nuevos
tiempos
-Desarrollar y supervisar los progamas de servicios complementarios
(difusin)
de
la
institucin,tales
como
publicaciones
del
archivo,exposiciones,visitas,charlas,etc
ARCHIVERO.
-aplicacin de las normas propuesta por los rganos de direccin relativas
al funcionamiento del archivo.
-Direccin y desarrollo de labores tcnicas, cuadro de clasificacin
,calendarios de conservacin,ordenacin,descripcin.(de acuerde siempre a
legalidad vigente)

-Realizar labores de asesoramiento

al personal administrativo de los
archivos de gestin, impartir y colaborar en la programcio de cursos de
formacin al personal de los archivos de gestin

-Participar de forma decisiva ,en el sdiseo y desarrollo de los sistemas

informticos de gestin documental ,sus implementacin en el
centro.desarrollo,evolucin y evaluacin de los mismos ,en base a una serie
de indeicadores previamente establecidos.
-disear, dirigir y coordinar los procesos de transferencias,enter distintos
archivos ,asi como de doumentacion,entre diferentes ubicaciones o
depsitos.
-Disear e implenmentar programas de formacin y asesoramineto al
usuario.aprticipar en asesoramiento al usario en consultas especializadas
que demanden asistencia profesional
-Desarrollar y controlor los programas y sistemas de conservacin y
seguridad en torno a la documentacin custodiada.
TECNICOS DEL NIVEL MEDIO.
-Colaboral en la conservacin de los fondos documentales y velar por el
cumplimieno de la normativa establecidad azsi como de las medidas de
seguridad aplicadas
-Realizar atreas de soporte a el personal administrativo que gestiona los
archivos de gestin.
-Realizacin de instrumentos de descripcin en los niveles que requieran
menor especializacin.series
Tareas de control y seguimientos en procesos de trasferencia de
documentacin. Control en la recepcion de los documentos, supervisin de
las hojas de transferencia
-Atender las consultas sobre informacin y la documentacin custodiada en
la institucin,asi como dar respuesta en primera instancia a las mismas.
Gestin y control del prstamo de la documentacin dentro de los servicios
de consulta internos a la institucion

TECNICOS AUXILIARES.
Colaborar
en labores y tareas tales como ordenacin fsica de la
documentacin ,mantenimiento de los depsitos,etc

Labores relacionadas con la gestin del espacio de los depsitos, de acuerdo

con las indicaciones del archivero o superior inmediato.
Control periodoco y rutinario de las condiciones fsicas de conservacin de
los fondos
Reparacin y mantenimiento de los materiales de ordenacin,tales como
carpetas ,cajas,etc

3.FUNCIONES PRINCIPALES.
ARCHIVO DE GESTION.
Los archivos de oficina o de gestin cumplirn las siguientes funciones: 1
1. Apoyar la gestin administrativa.
2. Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora.
3. Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades.
4. Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos en el
correspondiente calendario de conservacin elaborado de manera conjunta con el Archivo
Central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.
5. Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo
central.

ARCHIVO DE SEMIACTIVOS:
CENTRAL.2
1 Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestin, as como
proporcionar el asesoramiento tcnico necesario a las unidades y a su archivo de gestin,
con el fin de conseguir la correcta conservacin y tratamiento tcnico de los documentos de
archivo, de acuerdo con las normas especficas que correspondan a cada serie documental.
2. Llevar a cabo el proceso de identificacin de series y elaborar el cuadro de clasificacin.
3. Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y nacionales de
descripcin archivstica.
4. Llevar a cabo procesos de valoracin documental, a fin de elevar las correspondientes
propuestas de eliminacin, o en su caso, de conservacin permanente de documentos, en
aplicacin del procedimiento establecido por la normativa vigente.

1 Articulo 9.RD 1708/2011

2 Articulo10.RD 1708/2011

5. Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminacin de documentos, una vez cumplidos

los requisitos exigidos por la normativa vigente y de acuerdo con los calendarios de
conservacin aprobados.
6. Realizar las transferencias preceptivas y peridicas de documentos al archivo intermedio,
acompaadas de su correspondiente relacin de entrega.
7. Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de
cada una de las transferencias.
8. Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseo e implementacin de
los sistemas de gestin de los procedimientos administrativos tramitados en soporte
electrnico.

INTERMEDIO:3
1. Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales de los
Ministerios.
2. Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisin Superior Calificadora de
Documentos Administrativos relativas a la eliminacin de documentos, garantizando su
efectiva destruccin, tramitando los preceptivos expedientes de eliminacin, conforme lo
dispuesto en la legislacin vigente.
3. Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisin Superior Calificadora de
Documentos Administrativos relativas a la conservacin permanente, y al acceso en su caso,
de agrupaciones documentales.
4. Identificar y llevar a cabo procesos de valoracin documental, a fin de elevar a la
Comisin Calificadora departamental o Grupo de Trabajo propuestas de eliminacin, o en su
caso, de conservacin permanente de documentos, en aplicacin del procedimiento
establecido por la normativa vigente para las agrupaciones documentales acumuladas que
no hayan recibido previamente tratamiento archivstico.
5. Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservacin a medio
plazo de los documentos y ficheros electrnicos recibidos, tales como procedimientos de
emulacin, migracin y conversin de formatos.
6. Completar las descripciones elaboradas por el Archivo Central de las agrupaciones
documentales recibidas, especialmente en lo relativo a los niveles superiores de descripcin
o macrodescripcin, conforme a las normas internacionales y nacionales de descripcin
archivstica.
7. Llevar a cabo las transferencias preceptivas y peridicas de documentos al Archivo
histrico, acompaadas de los correspondientes instrumentos de descripcin elaborados .

ARCHIVO HISTORICO:4
1. Los archivos histricos son las instituciones responsables de la custodia, conservacin y
tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histrico documental espaol que
sean reflejo de la trayectoria de la administracin estatal a lo largo de la historia o que en
todo caso resulten altamente significativos por su valor histrico, su singular importancia o
su proyeccin internacional. Son archivos histricos los de titularidad y gestin estatal
adscritos al Ministerio de Cultura.

3 Articulo 11.RD 1708/2011

4 Articulo 12.RD 1708/2011.

2. El Archivo Histrico Nacional ejerce las funciones de archivo histrico de la Administracin

General del Estado.Las funciones del Archivo Histrico Nacional, como archivo histrico de la
Administracin General del Estado y dependiente del Ministerio de Cultura, son:
a) Conservar los documentos con valor histrico que le son transferidos desde el Archivo
General de la Administracin.
b) Aplicar programas de reproduccin de documentos en soportes alternativos para
garantizar la conservacin de los documentos originales y fomentar su difusin.
c) Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservacin a largo
plazo de los documentos y ficheros electrnicos recibidos, tales como procedimientos de
emulacin, migracin y conversin de formatos.
d) Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la Administracin sobre
las agrupaciones documentales recibidas, especialmente de las unidades documentales,
conforme a las normas internacionales y nacionales de descripcin archivstica.
e) Impulsar programas de difusin y gestin cultural del patrimonio documental custodiado.

15.LEGISLACION EN el SISTEMA ESTATAL.

El 25 de Noviembre fue publicado en el Boletn Oficial del Estado el
Real Decreto 1708/2011 mediante el cual se normaliza y desarrolla el
Sistema Espaol de Archivos que regula el Sistema de Archivos de la
Administracin General del Estado5, asi cpmo de las sifenets
institucions y organismos de carcter publico.la normativa con
vigencia desde el dia uno de enero de 2012,viene a dereogar y por
tanto a actualizar una noemativa laxa y muy anticuanda ,que en
alguno de los casso contaba con mas de un siglo de antigedad.en tre
ellas el decreto 26/11/1901 (Gaceta de Madrid,antecesor del BOE),o la
posterior orden sobre archivos y bibliotecas y del Tesoro Hco.
Documental y Bibliogrfico (BOE 17/08/1947)
En el texto vigente s ehace referencia expresa (con articuladao
independiente para cada una de ellas ),de las caracteristcas,funciones
,responsabilidades y competenciao atribuciones de los archivos de
gestin ,centrales e intermedios y de los archivos histricos.
A su vez se define las instituciones genricas que contituyen el
sistema espaol de archivos,tal y como el texto recoge;
-Los Archivos de la Administracin General del Estado y sus organismos pblicos.
-Los sistemas archivsticos autonmicos, provinciales y Locales, en funcin de las relaciones
de cooperacin, basadas en el principio de voluntariedad, que se establezcan, y sin perjuicio
de la aplicacin de su respectiva normativa.
-Los archivos de todo tipo de entidades pblicas y privadas incorporadas al sistema mediante
los correspondientes acuerdos y convenios.

5 http://www.boe.es/boe/dias/2011/11/25/pdfs/BOE-A-2011-18541.pdf

Paralelamente de delimitan y define conceptos claves en el contexto

archivstico,como son el de documento,documento electrnico,calendario de
conservacin,metadato,etc.
De igual manera establece pautas precisass en torno a la conservacin y
eleiminacion de la documentacin;
Sobre el ciclo vital , calendarios de conservacin, y eleiminacion:
Artculo 14. Ciclo vital de los documentos.
Artculo 15. Identificacin, valoracin y eliminacin.
Artculo 16. Conservacin del patrimonio documental

En lneas generales el decreto que regula el sistema nacional de archivos

establece tres grandes bolques,con una subdicision en torno al estado de los
documentos (intermedio
e histrico),y un apartado mas ,claramente
diferenciado,donde se encuadrara el Sistema Archivstico de
Defensa6,que si bien mantiene cierta autonoma e independencia con el
resto de archivos,el grueso de las disposiciones en torno al aceso y /o
funcionamiento son las mismas que las aplicables al resto de archivos.

Division del sistema Nacional de archivos,segn el estado del

documento.archivos Intermedios e Historicos.
-Archivo general de la Admoinistracion.AGA.
El AGA7 se constituye como el archivo intermedio (archivo general) para
la administracin del estado.en el se incluyen documentacin
documentacin produciada por los diferentes rganos pblicos en el mbito
de la administracin central.
-Archivo Historico Nacional. AHN
El AHN8,recoge ladocumentacion de las administarcion de l estado ,sin valor
administrativo ,pero que ostenta un valor histrico contrastado,segn la ley
del
patrimonio
histrico
(articulo
58) 9.conserva
documentaqcion
6 Portal de archivos del ministerio de deensa. <
http://www.portalcultura.mde.es/cultural/archivos/>
7 AGA.< http://www.mcu.es/archivos/MC/AGA/index.html>
8 AHN <http://www.mcu.es/archivos/MC/AHN/index.html>

administrativa del estado espaol desde la edad moderna y de diferentes

instituciones publicas y privadas desde la edad media.
Se prev la incorporacin al AHN ,como archivo prpio de la Seccin Nobleza
del Archivo Histrico Nacional,que pasar a denominarse como Archivo
Histrico de la Nobleza.
El conjunto de estos,forman el corpus de grandes archivos nacionales
(gestionados por la Secretara de Estado de Cultura ),que incluyen los
siguietes centros;
-Archivo de la Corona de Aragn
-Archivo General de Simancas
-Archivo de la Real Chancillera de Valladolid
-Archivo General de Indias
-Archivo Histrico Nacional
-Archivo General de la Administracin
-Centro Documental de la Memoria Histrica
-Seccin Nobleza del Archivo Histrico Nacional
-Archivo Central de Cultura
-Archivo Histrico Provincial de Alava
-Archivo Histrico Provincial de Guipzcoa
-Archivo Histrico Provincial de Vizcaya,
Asi como el centro de informacin documental de archivos )CIDA),y el
servicio de reproduccin de documentos (SRD).junto a estos existen otros
centros de gran relevancia ,que si bien son de teitularidad estatal,estn
gestionados por las diferentes comunidades autnomas del estado
espaol.como son los Archivos Historicos provinciales.
En conclusin,podemos afirmar que la nueva disposicin pretende aglutinar
en un texto las diferentes normativas que se han desarrollado en Espaa en
el ultimo siglo,que ciertamente haban quedado muy obsoletas,de modo y
manera que se regulan de una manera conjunto los requerimientos para los
archivos
pertenecientes
al
SEA,en
sus
diferentes
niveles
(gestin,central,eintermedios,Historicos).

9 http://www.mcu.es/patrimonio/docs/ley16-1985.pdf