Almacen 1 y 2

MANUAL DE ALMACENES
1. INTRODUCCIN
El objetivo del presente
manual es realizar una presentacin de los
principales aspectos y parmetros a considerar con relacin a la Gestin de

Almacenes, de manera que permita a las empresas adscritas al Plan PILOT
contrastar los resultados obtenidos en el autodiagnstico logstico.
El
manual
incluye
aspectos
de
las
cuatro
dimensiones
reas
fundamentales de toda organizacin: estrategia, procesos, organizacin,

personas y cultura y sistemas de informacin.
2. LA GESTIN DE ALMACENES
2.1
DEFINICIN Y ALCANCE
El concepto de almacn ha ido variando a lo largo de los aos, ampliando
su mbito de responsabilidad dentro de la funcin logstica.
Actualmente, la Gestin de Almacenes se define como:
Proceso de la funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento y
movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de
cualquier material materias primas, semielaborados, terminados, as como
el
tratamiento e informacin de los datos generados.

1
Fuente: PricewaterhouseCoopers
As, el mbito de responsabilidad del rea de Almacenes nace en la

recepcin del elemento fsico en las propias instalaciones y se extiende al
mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior
tratamiento (proceso, transporte o consumo), guardando evidencia de ello.
La Gestin de Almacenes se sita en el Mapa de Procesos Logsticos entre
la Gestin de Existencias y el Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin.
La propia evolucin de la
Logstica ha provocado el solapamiento de
funciones y responsabilidades, llegando a la confusin, principalmente entre

la Gestin de Inventarios y la Gestin de Almacenes.
El mismo origen de la existencia de un
almacn fundamentalmente,
la necesidad de mantener inventarios marca el lmite entre la Gestin

de Existencias y la Gestin de Almacenes.
QU
CUNTO
A CUNTO
CUNDO
DNDE
CMO
D EB E S E R A L MA C E N AD O ?
Gestin de Existencias
Gestin de Almacenes
Del mismo modo, la Gestin de Almacenes ve finalizada su funcin cuando

los objetos almacenados pasan a ser pedido. A partir de ah, el mbito
de responsabilidad se traslada al
Proceso de Gestin de Pedidos y
Distribucin, como se ver en el Manual correspondiente.
2.2
FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

La primera razn de ser de un almacn nace de la natural imposibilidad
prctica de reducir a cero el
lapso de tiempo entre la
preparacin
para consumo de un elemento material y el acto en s del consumo, bien

por pura imposibilidad de
ajustar oferta con demanda,
bien por las
caractersticas del producto (perecederos, inflamables)

Este fundamento no acota el origen y destino del elemento almacenado.
Por ello, es aplicable tanto a necesidades externas de consumo (clientes)
como necesidades internas (clientes internos) entre procesos o reas.
En segundo lugar, existen razones puramente financieras que dan sentido al
uso de almacenes por parte de una empresa. As, por ejemplo, puede salir
ms rentable realizar aprovisionamientos en grandes cantidades para reducir
los precios, a pesar de necesitar mayor espacio para su almacenamiento, o
realizar movimientos de materiales en grandes cantidades
.
OBJETO DE UN SISTEMA
CAUSAS
DE ALMACENAJE
Solucin a requerimientos propios Adaptacin a
la
demanda
del negocio
interna/externa
(tiempos
de
proceso, estacionalidad, servicio al
cliente)
Caractersticas de los
materiales/productos (perecederos,
peligrosos, reciclado)
MANUAL DE ALMACENES
Optimizacin de
financieros
los
recursos
Reduccin de costes a travs

del aumento del volumen
operado (descuentos en
compras, consolidacin de
transportes)
Reduccin de costes a travs
necesidades productivas (grupos
utilizados en diferentes unidades
de proceso)
Independientemente de estas consideraciones, las tcnicas de Gestin de

Almacenes son aplicables a todo elemento fsico material que forme parte
de la compaa. Es decir, no slo aquellos que forman parte directa del
negocio,
sino tambin cualquier documentacin generada.
2.3
IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

Observando el mapa de procesos de un sistema de almacenaje y tal y
como se muestra en
la
tabla
Distribucin (ver apartado 2.1),

un
almacn
comparativa con
los
Centros
de
una de las caractersticas principales de
es la ausencia de actividades que aadan valor
de
manera directa a los materiales que maneja.

A pesar de ello, los fundamentos de su existencia evidencian una posicin
vital como proceso soporte de la funcin logstica y justifican la necesidad
de
desarrollar una Gestin de
impacto
Almacenes en toda
su
Reduccin de tareas administrativas

Agilidad del desarrollo del resto de
procesos logsticos
Optimizacin de la gestin del nivel de inversin
del circulante
4
Mejora de la calidad del producto
extensin, con
MANUAL DE ALMACENES
Optimizacin de costes
Reduccin de tiempos de proceso
Nivel de satisfaccin del cliente
tangible en factores de primer nivel para la empresa, obteniendo los

siguientes beneficios:
Para ello,
los objetivos principales que se obtienen de un sistema de
almacenaje son:
OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE ALMACENAJE
Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reduccin de costes
Maximizacin del volumen disponible
Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte
La Gestin de Almacenes es ampliamente contemplada en la ISO 9000.

Desde la recepcin de mercancas hasta su salida de almacn, pasando
por la
adecuada conservacin de los productos almacenados, la
ISO
9000 normaliza las actividades desarrolladas en el almacn, as como las

zonas que una empresa debe habilitar para el aseguramiento de su sistema
de calidad.
Pero adems, la norma implica al almacn el cumplimiento de otros
aspectos como
la
identificacin de
los
productos,
factor
este,
fundamental para la gestin de un almacn y para la trazabilidad de los

mismos incluso ms all
del almacn,
norma.
2.4
tambin
contemplado
por
la
LOS PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

5
El mapa de procesos mostrado en el apartado 2.1, representa el conjunto

de actividades bajo la responsabilidad de la gestin de almacenes. En l,
un
primer proceso de
Planificacin y organizacin de la
funcin de los
almacenes como subproceso inicial y que se extiende a lo largo de todo

el proceso.
En un segundo nivel, los subprocesos que componen la gestin de las
actividades y objetivos de los almacenes y que abarca la recepcin de
los materiales, su mantenimiento en el almacn y el movimiento entre zonas
de un mismo almacn.
Por ltimo, la gestin de las identificaciones, registros e informes generados
a lo largo de los procesos anteriores.
2.4.1
Planificacin y Organizacin
Este subproceso alcanza las actividades de carcter estratgico y tctico,

al tener que dar solucin a las necesidades de recursos y ubicaciones en
lnea con las
polticas y objetivos generales de la
compaa; como por
ejemplo, la modalidad de gestin de los almacenes, su ubicacin, los

recursos tcnicos y humanos necesarios, o la planificacin de cada uno
de los tres procesos operativos (recepcin, almacn y movimiento).
Diseo
de
la
Almacenamiento
Red
de
Distribucin
En primer lugar, una compaa necesita una Red de Distribucin que

permita responder a cambios en la
demanda utilizando una ptima
combinacin de instalaciones, modalidades de transporte y estrategias.
Una Red de
Distribucin es el
conjunto de todos los
centros de
distribucin, almacenes y rutas de transporte entre ellos.

El Diseo de una Red de Distribucin es la planificacin y ubicacin
estratgica de los almacenes y centros de distribucin de manera que
permitan gestionar el flujo de productos desde uno o ms orgenes hasta el
cliente.
Desarrollar una adecuada red de almacenes para la
clientes requiere considerar una
cantidad
compaa y los
significativa de
elementos:
Nmero de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestin o el

tamao de los mismos.
Tras tener identificadas las necesidades de distribucin y almacenamiento, la
compaa debe decidir qu tipos de almacenes y centros de distribucin
se ajustan a sus necesidades de manera ms eficiente, as como la ubicacin
de los mismos.
Responsabilidad
almacenes
de
la
Gestin
de
los
Tras definir la Red de Distribucin que necesita la compaa, la primera gran

decisin que una compaa debe realizar respecto al almacenamiento de
sus existencias es si debe autogestionar los almacenes o subcontratarlos.
La decisin depende de numerosos factores. A continuacin se presentan las

ventajas y desventajas que presenta cada una de las modalidades, de
manera que una empresa pueda sopesar aquella que mejor se ajuste a su
DESVENTAJAS
VENTAJAS
situacin.
GESTIN PROPIA
Mayor grado de control
SUBCONTRATACIN
Conservacin del capital
Flexibilidad
Aumento del espacio de almacn

para cubrir picos de demanda
Menos costoso a largo plazo

Optimizacin de
humanos
los
recursos
Riesgo reducido
Economas de escala
Beneficios fiscales (tax benefits)
Flexibilidad
Beneficios intangibles
Ventajas fiscales (impuestos)

Conocimiento especfico de los
costes de almacenamiento
y
manutencin
Potencial minimizacin of labor
disputes
Carencia de flexibilidad
Problemas de comunicacin
Financial constraints
Carencia de
servicios
especializados
Rate of return
El espacio puede no estar

disponible (Shortage of space)
Fuente: Fundamentals of Logistics Management. Elaboracin PricewaterhouseCoopers.
Dentro de
la
denominacin de
Gestin Propia se incluyen aquellos
almacenes cuyas instalaciones son propiedad de la misma compaa o son

alquilados a agentes externos, pero que es la propia compaa la que se
encarga de gestionarlo.
propia
de
Se
refiere, por tanto,
la
responsabilidad
las actividades que se lleven a cabo en el almacn,
independientemente de la propiedad de las instalaciones.

La
decisin respecto a
la
propiedad de
las
instalaciones
responde
nicamente a criterios financieros, y es la propia empresa la que debe

sopesar la alternativa ms ventajosa para s misma.
En casos en los que la demanda presenta fluctuaciones significativas o
incluso que la
demanda es
difcilmente previsible, puede ser

gestin propia para
un
til
disponer de
un almacn de
volumen de
existencias y
recurrir a la subcontratacin de espacio durante periodos
determinados.
La subcontratacin del almacn y por extensin el resto de las funciones
logsticas debe
estar basada
en las
necesidades concretas de la
compaa, lo cual puede parecer simple, pero que requiere un exhaustivo

conocimiento interno de la organizacin y externo del sector.
Los criterios de subcontratacin se deben centrar en primer lugar en
asegurar una buena calidad del servicio, no permitiendo reducir el nivel de
calidad de la compaa (tanto la calidad tangible de las mercancas como
tiempos de entrega al cliente, paradas de produccin, etc). Junto con la
calidad del servicio, el
precio. De
hecho, el
mayor porcentaje de las
subcontrataciones vienen promovidas por la bsqueda de reduccin de

costes.
Sin embargo, no hay que dejar de considerar otros factores que pueden
afectar a medio y largo plazo al
xito de la
decisin, como son
la
cobertura del operador, el control de la red, instalaciones adecuadas a las
mercancas propias y
tecnologas avanzadas de manipulacin y
de
informacin, entre otros servicios aadidos que proliferan por la expansin

del sector.
10
Ubicacin de almacenes
La localizacin de los almacenes debe ser enfocada desde dos puntos
de vista:
Una visin general del mercado para acotarse geogrficamente a
un rea amplia.
Una visin local del mercado que contemple aspectos particulares de
las zonas acotadas en la visin general.
Mientras que la visin general debe responder a criterios de optimizacin
del aprovisionamiento de materiales y de la oferta de productos y servicios
de la compaa, la visin local debe segmentar la visin general e informar
de las singularidades de cada subzona.
A lo largo de la
historia se han desarrollado una serie de
modelos
matemticos que permiten identificar la mejor ubicacin de un almacn

desde el punto de vista general. Los costes de transporte se erigen como
el factor de mayor consideracin y base de la mayora de los modelos.
Entre los ms utilizados se encuentran los
mtodos de:
Von
Thnen,
Hoover, Weber, Greenhut y el mtodo de Centro de Gravedad.

Todos los mtodos mostrados son un buen camino hacia la determinacin de
un punto ptimo de ubicacin de un almacn, si bien no ha de olvidarse
la complejidad
del
problema
por
la
cantidad
de
variables que
pueden intervenir.
Los factores que
componen
el
punto de
vista local toman
gran
importancia tanto en compaas grandes como en compaas de tamao

reducido. Si bien las
primeras pueden
encontrar en
ellos
un
aliado
perfecto ante la complejidad del clculo de la ubicacin desde la visin

global, es obvia la
MANUAL DE ALMACENES
importancia de los factores locales para aquellas empresas cuyo radio de

actuacin es reducido.
La tabla previa de ventajas y desventajas de una gestin propia o
subcontratada de un almacn engloba los factores ms importantes de
la visin
local, a los
que habra que aadir las
infraestructuras de
la
zona, la oferta de transportistas, mano de obra y otros muchos que cada

empresa debe sopesar en funcin de sus necesidades.
Tamao de los almacenes

El tamao de un almacn es otro de los aspectos a tener en cuenta en la
planificacin y organizacin de la Gestin de Almacenes, puesto que una
errnea decisin puede acarrear consecuencias considerables en cuanto
a costes, mxime cuando su alcance es a largo plazo.
Un almacn debe ser
dimensionado principalmente en funcin de los
productos a almacenar (en tamao, caractersticas propias y cantidad

de referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por
la estacionalidad de la demanda). Pero adems
otros factores que deben ser
de estos, intervienen
considerados a la hora de dimensionar el
tamao de un almacn. Los factores a tener en cuenta para el clculo del

tamao de un
Productos a almacenar (cantidad y

tamaos) Demanda de los mercados
Niveles de Servicio al cliente
Sistemas de manipulacin y almacenaje a
utilizar
Tiempos de produccin
Economas de escala
11
Lay out de existencias
Requisitos de pasillos
Oficinas necesarias
almacn son:
Oficinas necesarias
La capacidad de un almacn es expresada habitualmente bien en metros
cuadrados, bien en metros cbicos de espacio. La medicin del volumen
(metros cbicos) es, sin duda, la mejor opcin de ambas, sobre todo,
conforme van apareciendo sistemas de manipulacin y almacenaje que
hacen practicables los espacios menos accesibles del almacn; entre ellos la
altura.
Diseo y Lay-out de los almacenes

Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido
definidos, se
debe trabajar en conseguir el flujo de materiales ms eficiente y efectivo

dentro de los almacenes. En este sentido, un diseo efectivo optimiza las
actividades de un almacn.
Los riesgos achacables a las actividades del almacn
son:
de seguridad (tanto de los empleados como ante
robos). de control de autorizacin.
de control de inventario.
Sanitarios.
de manipulacin de productos.
Estos riesgos pueden ser gestionados fomentando actitud de trabajo entre
los empleados, forzando la seguridad e implantando un sistema de gestin
12
de almacenes efectivo que gestione el

materiales y productos dentro del almacn.
13
almacenamiento y flujo
de
El papel de los almacenes en la cadena de suministro ha evolucionado de

ser instalaciones
dedicadas
almacenar
convertirse en
centros
enfocados al servicio. Los objetivos del diseo de los almacenes son facilitar la
rapidez de la preparacin de los pedidos, la precisin de los mismos y la
colocacin ms eficiente de las existencias, todos ellos en pro de conseguir
ciclos de pedido ms rpidos y con mejor servicio al cliente.
A la hora de disear un
almacn, se debe distinguir entre dos fases
bien diferenciadas:
Una primera
continente.
fase
de
Una segunda
fase de
diseo
de
la
diseo de
la
instalacin.
disposicin de
elementos que deben decorar el almacn; el

almacn. El contenido.
DISEO DE LAS INSTALACIONES
El
los
lay-out del
Debe incluir:
Nmero de plantas: preferentemente almacenes de una planta
Planta del almacn: diseo en vista de planta de la instalacin
Instalaciones
principales:
columnado,
instalacin
elctrica,
ventilacin, contra incendios, seguridad, medioambiente, eliminacin
de barreras arquitectnicas
Materiales: principalmente los suelos para los cuales se debe tener
presente la resistencia al movimiento de las mquinas, la higiene y
la seguridad
LAY OUT
El lay-out de un almacn debe asegurar el modo ms eficiente para
manejar los
productos que
en l
alimentado continuamente de
se
dispongan. As,
almacena materias primas para una
estrategia
de
almacn que inicialmente
empresa que trabaje bajo pedido.
lay-out de un
entradas
almacn
existencias tendr unos objetivos de
lay-out y tecnolgicos diferentes que otro
Cuando se realiza el
un
salidas
almacn, se debe
del
almacn
considerar la
el
tipo
de
almacenamiento que es ms efectivo, dadas las caractersticas de los

productos, el mtodo de transporte interno dentro
rotacin de
los
productos,
el
nivel
del
la
de inventario a mantener, el
embalaje y pautas propias de la preparacin de pedidos.
14
almacn,
Ejemplo de Lay-out:
Rampa
Rampa
Ventanilla Taller
Entrada camiones
Zona de
carga
Zona de
Zona
descarga
de
descarga
carga
Mesa
Artculos de
Clase A
(fuerte rotacin)
cin)
Artculos de
Clase B
= Cajones
= Estanteras piezas
pequeas y medianas
(rotacin media)
edia)
= Estanteras piezas
grandes
Artculos de
= Estanteras diversas
(chapa, ruedas,...)
Clase C
n)
(baja rotacin)
Mostrador pblico
Mostrador pblico
El correcto diseo de las instalaciones del almacn y su lay-out aporta un

adecuado flujo de materiales, minimizacin de costes, elevados niveles de
servicio al cliente y ptimas condiciones de trabajo para los empleados.
Modelos de
almacenes
Organizacin
fsica
de
los
Si la empresa ha optado por la gestionar ella misma el almacn, debe

decidir el modelo de gestin a aplicar a nivel operativo.
Existen, fundamentalmente, dos tipos de modelos de gestin operativa de
los almacenes. Se denominan: Almacn organizado y almacn catico.
Principio:
Caractersticas:
Principio:
Caractersticas:
GESTIN DE ALMACN ORGANIZADO

Cada referencia tiene asignada una ubicacin especifica
en almacn y cada ubicacin tiene asignadas referencias
especificas.
Facilita la gestin manual del almacn
Necesita
preasignacin
de
espacio
(independientemente de existencias)
GESTIN DE ALMACN CATICO
No existen ubicaciones pre-asignadas. Los productos se
almacenan segn disponibilidad de espacio y/o criterio
del almacenista.
Dificulta el control manual del almacn
Optimiza la utilizacin del espacio disponible en el
almacn
Acelera el almacenamiento de mercancas recibidas
Requiere sistemas de informacin electrnicos
2.4.2
Recepcin
La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de mercancas,

descarga y verificacin tal y como se solicitaron actualizando los registros de
inventario.
16
Se trata de un proceso de altsima importancia dentro de las actividades

de almacn, puesto que de ella depende en gran medida la calidad
del producto final.
El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin
de mercancas es la
eliminar o minimizar
automatizacin tanto
burocracia e
como
sea
posible para
intervenciones humanas que
no
aaden valor al producto.

Las inspecciones son
imprescindibles pero no aaden
valor, por lo que
es factor clave una adecuada seleccin de proveedores para tender hacia

una recepcin segura y eliminar pasos de las inspecciones.
17
En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en

una previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en
tiempo
18
dado y que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de

cada recepcin.
El registro y trazabilidad electrnicos de las existencias por ubicacin es
otro factor que favorece la
efectividad y eficiencia de la
gestin del
almacn y, en concreto, del proceso de recepcin y por ello, la empresa

debe tomar las medidas oportunas para conseguirlo.
Conviene distinguir entre las llegadas de mercanca interna de las externas.
En
el
primero
de
los
casos,
los
requerimientos
de
recepcin
son
significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el

caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las
mercanca. Adems, una correcta metodologa de identificaciones a lo
largo de la compaa tambin favorece enormemente la
actividad de
recepcin. Es el caso de traslado de mercancas entre almacenes o de

proceso de transformacin a almacn.
Las mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones de
llegada ms exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con
el proveedor, con lo que se precisa mayor actuacin y responsabilidad
desde el almacn.
Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de manera
inmediata y en zona especfica habilitada a tal
deben pasar a
efecto, las mercancas
almacenamiento, bien temporal a
la
espera de
su
ubicacin definitiva, bien fijo en su ubicacin definitiva.

2.4.3
Almacn
Es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservacin de

los productos con los mnimos riesgos para el
producto, personas y
compaa y optimizando el espacio fsico del almacn.
Esta
optimizacin de espacios tiene como objetivo la facilitacin del
desarrollo de las actividades y para ello, la zonificacin del almacn resulta

necesaria. El almacn puede dividirse en las siguientes zonas:
ZONAS DE UN ALMACN
Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso
de
Recepcin
Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos
almacenados. De adaptacin absoluta a las mercancas albergadas,
incluye zonas especficas de stock para mercancas especiales,
devoluciones, etc
Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las
mercancas tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser
preparadas para expedicin
Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la
expedicin y la inspeccin final de las mercancas
Paso, maniobra: zonas destinadas
al
mquinas. Diseados
tambin
para
maniobrabilidad de las mquinas.
paso de personas y
permitir la
total
Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo

auxiliares a las operaciones propias de almacn
19
Los sistemas de produccin Just in Time (JIT), eliminan o minimizan al

mximo las zonas de almacenamiento para las mercancas de entrada.
En estos
20
sistemas, el almacn acta como centro de consolidacin ms que de

almacenaje.
Por otra parte, los tipos de almacenamiento de los productos son:
Racking: permite utilizar de manera eficiente el espacio vertical,
almacenando existencias en grandes racks. Sin embargo, la recogida
puede requerir mayor trabajo y ser ms caro, ya que es necesario
utilizar sistemas automticos de elevacin.
Por zonas: despacha la recogida, permanencia y envo agrupando
existencias de caractersticas comunes juntos en lugares de fcil
acceso. La
zonificacin, sin
embargo, puede
resultar en
una
utilizacin del espacio menos eficiente. Como los requerimientos de

espacio para existencias se amplan ms all de la capacidad de un
rea, puede ser comprimidos en otra, malgastando el espacio.
Aleatorio: agrupa productos de acuerdo al tamao de los lotes y
el espacio
disponible sin
relacionar las
caractersticas de los
productos. Aunque el espacio del almacn se utiliza eficientemente,

el almacenamiento aleatorio no ayuda a
la
recogida rpida,
especialmente cuando se trata de grandes cantidades.

De
temporada
temporalidades
o
son
promocionales:
ubicados
en
los
reas
productos
de
sujetos
fcil recogida
abastecimiento para minimizar los costes de manipulacin.

Cuarentena de alto riesgo: estos productos, tales como las sustancias
controladas, las
existencias de
alto valor o armas de
requieren condiciones especiales de
fuego
almacenamiento, incluyendo
el acceso restringido que precisa especial control y supervisin para la

recogida
y envo, as
como un
seguimiento especial
trazabilidad dentro del almacn para prevenirse de los robos.
de
la
De temperatura controlada: Si es necesario almacenar productos que

requieren reas de temperatura controlada, es importante tener en
cuenta la
seguridad de
repentinos cambios de
los
empleados y protegerlos de
temperatura. La
manipulacin de
los
los
productos puede tambin ser ms lenta debido a tiempo limitado

que se puede pasar en el entorno de temperatura controlada.
Una opcin de almacenamiento cuya correcta aplicacin aporta resultados
es el Cross-docking tambin conceptuable dentro del subproceso de
Movimiento -. Se define como la utilizacin de instalaciones intermedias
(almacenes
temporales) para
el
movimiento de
mercancas de
una
ubicacin a otra, especialmente entre los muelles de carga y los de

descarga. Un cross- dock tpico es un
muelle de carga de camiones
donde el material es transferido de un camin a otro sin necesidad de

ser
almacenado. Por
puede ser
su naturaleza, el Cross-docking o Paso Directo
considerado como un
modelo de Distribucin ms que de
almacenaje.
De
hecho, con este modelo no se utilizan inventarios ya que se trata
de mercanca en trnsito y por ello lo ideal es que permanezca el tiempo

de redespacho.
Segn esto, no es un sistema aplicable a todo tipo de productos y de ah

la disparidad de resultados que ofrece. Las empresas de Distribucin son las
que mejor se prestan a este sistema, ya que les
grandes volmenes
de
pedidos,
para
permite recepcionar
posteriormente
clasificarlos,
ordenarlos y agruparlos, permitindoles reducir el tiempo de preparacin y

envo al cliente y no generar
inventario. Pero tambin
otras empresas
pueden verse beneficiados por el Cross-docking en tanto en cuanto evita

la
utilizacin de centros de distribucin con inventarios. Pero para
21
ello,
deben considerar las alteraciones que les va a producir en el resto de

operaciones y en la relacin con el cliente.
21
En
trminos generales,
artculos con
acusada
estacionalidad,
en
promocin son tambin buenos candidatos para el Cross-docking.

En el debe
del Cross-docking est la
necesidad de una exhaustiva
comunicacin y coordinacin entre las operaciones de almacn, por lo que

es recomendable la utilizacin de sistemas electrnicos de informacin.
2.4.4
Movimiento
Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de

los materiales/productos de una zona a otra de un
mismo almacn o
desde la zona de recepcin a la ubicacin de almacenamiento.

La actividad de
mover fsicamente mercancas
diferentes medios, utilizando una
gran
se puede lograr por
variedad
de
equipos
de
manipulacin de
materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de
factores
Volumen del almacn
Volumen de las mercancas
Vida de las mercancas
Coste del equipo frente a la
finalidad
Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones
requeridas
Distancia de los movimientos
como son:
Por lo general, es recomendable utilizar una mezcla mayor o menor de los

diferentes tipos en funcin de la variedad de productos y tcnicas de
almacenaje utilizados. La decisin individual de cada equipo deber venir
compaa.
22
precedida de un anlisis de costes basado en el nivel de actividad actual,

la tecnologa y los costes de espacio en relacin con la estrategia de
la
compaa.
22
Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos

de entrada y salida del almacn de las mercancas son
variadas, como
por ejemplo:
Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es
la
primera
que
sale
para
expedicin.
Esta
modalidad
es
frecuentemente utilizada en productos frescos.

First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es
la
primera que es sacada de almacn. Es la
modalidad ms
utilizada para evitar las obsolescencias

First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de caducidad
es el primero en salir.
2.4.5
Informacin
Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y

efectividad en el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo de
informacin. Debe ser su optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden
en la Gestin de Almacenes.
Su mbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos
Planificacin y organizacin, recepcin, almacn y movimiento y se
desarrolla de manera paralela a ellos por tres vas:
Informacin para gestin.
Identificacin de ubicaciones.
Identificacin y trazabilidad de mercancas.
Informacin para la gestin

Dentro de este epgrafe se incluyen todos aquellos documentos que
contienen:
23
Configuracin del almacn: instalaciones, layout Datos relativos a los medios disponibles
Datos tcnicos de las mercancas almacenadas
Informes de actividad para Direccin
Evolucin de indicadores
Procedimientos e instrucciones de trabajo
Perfiles y requisitos de los puestos
Registros de la actividad diaria
Todos ellos caracterizados por la importancia que supone establecer una
periodicidad en la supervisin y ceirse a modelos y formatos que aporten
la informacin para la gestin del almacn.
Identificacin de ubicaciones
En el apartado 2.4.3 Almacn -, se han descrito las diferentes zonas que
puede
contener
un
almacn.
Todas
estas
zonas
deben
estar
perfectamente identificables y conocidas por el personal habilitado a entrar

en el almacn. Para ello, las prcticas ms habituales son la delimitacin
de
las
zonas por colores o
la
presencia de
carteles con
la
denominacin de las zonas, colgados o posados en el suelo.

En el almacn toda ubicacin debe poseer su codificacin nica que la
diferencie del resto. El mtodo de codificacin es decisin propia de la
empresa, no existiendo una codificacin perfecta para todas las empresas.
Cada compaa debe
buscar la
suya en funcin del nmero de
almacenes, zonas en cada uno de ellos y las ubicaciones en cada zona

(estanteras...).
Las ubicaciones pueden codificarse por:

24
Estanteras:
cada
estantera tiene
asociado
una
codificacin
correlativa, del mismo modo que en cada una de ellas, sus bloques
tambin estn identificados con numeracin correlativa, as como las
alturas de la estantera, empezando del nivel inferior y asignando
nmeros correlativos conforme se asciende de altura.
Por Pasillo: en este caso, son los pasillos los que se codifican con
nmeros consecutivos. En este caso, cada dos estanteras se van
codificando sus bloques, ya que la
cada dos
codifica
estanteras.
La
relacin es de un
profundidad de
las
pasillo por
estanteras se
con numeraciones de abajo arriba, asignando nmeros
pares a la derecha e impares a la izquierda, y empezando por el

extremo opuesto en el siguiente pasillo.
Codificacin por estantera
Codificacin
por pasillo
06
05
04
03
02
01
1
01 06
02 05
03 04
04 03
05 02
06 01
2 3
01 06
02 05
03 04
04 03
05 02
06 01
4 5
11
09
07
05
03
01
12 02
10 04
08 06
06 08
04 10
02 12
1
01 11
03 09
05 07
07 05
09 03
11 01
2
A continuacin se presenta un ejemplo de codificacin de estanteras:

El cdigo de cada estantera ser de 4 dgitos:
Primer dgito : letra mayscula representando el lugar que ocupa la estantera en el conjunto
total. Las estanteras se nombrarn con una letra consecutiva del abecedario
empezando de derecha a izquierda. Por ejemplo, la estantera ms cercana a
las oficinas ser la A y su compaera la B y as sucesivamente.
Segundo dgito : nmero de posicin que ocupa el pallet en la estantera (fila=empezando a
numerar de abajo arriba, considerando
abajo el hueco ms cercano al muelle
25
de descarga, es decir, a la cabecera). El nmero de posiciones posibles de
pallets en una estantera y en un nivel vara entre 01-41, 01-44, 01-29 y 01-32.
Tercer dgito : nmero del nivel (altura) al que se puede ubicar un pallet. Por tanto, tendremos
4 niveles mximos:
Identificacin y trazabilidad de mercancas

Al igual que las ubicaciones, o incluso con mayor importancia, la totalidad
de las
mercancas almacenadas
deben
ser
codificadas
asignando
identificaciones nicas por artculo. Y an ms, est codificacin debe estar

relacionada con la utilizada para identificar las ubicaciones y con el resto
de procesos de la empresa no slo los logsticos -.
Con ello, se consigue disponer de los pasos que sigue una mercanca
determinada, tanto en el
sentido de la
cadena de valor, como a la
inversa, en el caso de que el origen de bsqueda proceda, por ejemplo,

del Cliente, es decir, su
muchas
trazabilidad. Desafortunadamente,
todava
son
las empresas que desaprovechan las enormes posibilidades que
ofrece disponer de la informacin para el rastreo de los artculos que

circulan o han circulado por la empresa.
Gracias a
los
avances
tecnolgicos, la
codificacin
normalizada de
mercancas y ubicaciones junto a su relacin es hoy en da rpida y

cmodamente realizable mediante la identificacin automtica.
26
Son dos las principales vas de codificacin automtica que se utilizan en

la empresa:
Codificacin de barras
Etiquetas electrnicas
La gestin de almacenes basada en cdigo de barras permite un control
exhaustivo de
los productos. El cdigo de barras es un
codificacin internacional de
los
productos
que
ofrece
sistema de
grandes
posibilidades para maximizar la eficiencia en la gestin de las bases de

datos que relacionan los flujos fsicos y de informacin de las empresas en
sus operaciones cotidianas de intercambio.
Con el Cdigo EAN las empresas utilizan un Lenguaje Comn compatible con
cualquier sistema interno. El Sistema EAN proporciona la frmula para
identificar de forma nica y no ambigua a los artculos y productos,
cualesquiera que sea su formato o presentacin.
El cdigo EAN dispone de
un
principio bsico
de
gestin: Toda
modificacin del producto percibida por el consumidor final tiene un cdigo

EAN distinto.
VENTAJAS DE LA CODIFICACIN DE BARRAS

Utilizacin de una codificacin comn entre los interlocutores.
Captura de datos rpida y eficaz.
Gestin inmediata de la informacin.
Reduccin de stocks.
Aumento del nivel de servicio a los clientes
Posibilidad de automatizar el almacn y mejorar el control sobre el almacenaje y
la distribucin.
Reduccin de errores en el reconocimiento del producto.
Gestin artculo por artculo
Mejora en la gestin de
aprovisionamiento. Informacin directa de
la evolucin diaria.
Fuente: AECOC
28
Por su parte, las etiquetas electrnicas son un recurso ms sofisticado. Estn

basadas en circuitera con microprocesadores, memorias y emisores y
28
receptores de
radio, lo
que les
permite manejar volmenes de
informacin de miles de bytes. Su penetracin es sensiblemente inferior al

de los cdigos de barras.
2.5
TIPOLOGAS DE ALMACN
Existen una gran variedad de instalaciones de almacenamiento, segn las
diferentes clasificaciones que susceptibles de realizarse:
CLASIFICACIN
Segn su rgimen jurdico
Segn su funcin logstica
Segn su estructura y
tcnicas de manipulacin
Segn la naturaleza de los

elementos almacenados
TIPO DE ALMACN
Propio
En alquiler
Central
Regional
Convencional
Paletizado
En bloque
Compactos drivein
Materias Primas
Semielaborados
Productos
terminados
Leasing
Local
De trnsito
Dinmicos
Mviles
Semiautomticos y
automticos
Autoportantes
Materiales auxiliares
Recambios
Documentacin
Fuente: Manual de Logstica Integral. Elaboracin PricewaterhouseCoopers.
Dentro de una Red de Distribucin, el papel de un almacn puede variar.

El tipo de almacn que una compaa utiliza es un factor crtico en el diseo
de la
Red. Un almacn centralizado alberga existencias para muchos
mercados regionales y enva productos directamente al cliente.

En tanto en cuanto hay una sla ubicacin de existencias, los altos costes
de transporte y el mayor tiempo de entrega del producto pueden dar
como
29
resultado un peor servicio al cliente. Los costes de existencias, sin embargo,

se reducen.
Los almacenes locales se sitan muy prximos a los mercados objetivo,

reduciendo de este modo los tiempos de transporte y de entrega al cliente,
e incrementando la satisfaccin del cliente. Si la demanda est dispersada
geogrficamente y con difcil prediccin, los almacenes locales pueden llevar
a altos costes de existencias.
Los almacenes regionales, por su parte, son similares a los locales pero estn
enfocados a mercados ms grandes. Este
tipo de almacn reduce los
costes de transporte al reducir el nmero de almacenes y la frecuencia de

envo al cliente. Un
costes
menor nmero de
de existencias reduciendo
los
almacenes
afectar
cliente.
la
satisfaccin
del
30
reducir los
costes totales asociados a los
productos, pero puede tambin incrementar las

entrega, lo que puede
puede
distancias de envo y
Los almacenes regionales con productos semielaborados pendientes de

ensamblaje final,
empaquetado
o etiquetado reducen los costes de
31
transporte debido a que el
punto de
personalizacin del producto a
las necesidades del cliente est ubicado a lo largo de la Red de Distribucin.

Los niveles de existencias puede
disminuirse al no ser necesarias todas
las partes del producto en el montaje. Las partes individuales poseen
un
menor valor que los productos terminados ya que los componentes no

tienen atribuidas las actividades de valor aadido.
Esta
dilatacin debida a la
personalizacin en almacenes regionales
puede llevar a mejores niveles de satisfaccin del cliente.

Almacen 1 y 2

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MANUAL DE ALMACENES

manual es realizar una presentacin de los

principales aspectos y parmetros a considerar con relacin a la Gestin de

fundamentales de toda organizacin: estrategia, procesos, organizacin,

tratamiento e informacin de los datos generados.

As, el mbito de responsabilidad del rea de Almacenes nace en la

Logstica ha provocado el solapamiento de

funciones y responsabilidades, llegando a la confusin, principalmente entre

El mismo origen de la existencia de un

la necesidad de mantener inventarios marca el lmite entre la Gestin

Del mismo modo, la Gestin de Almacenes ve finalizada su funcin cuando

Proceso de Gestin de Pedidos y

Distribucin, como se ver en el Manual correspondiente.

FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

lapso de tiempo entre la

para consumo de un elemento material y el acto en s del consumo, bien

ajustar oferta con demanda,

bien por las

caractersticas del producto (perecederos, inflamables)

Reduccin de costes a travs

Independientemente de estas consideraciones, las tcnicas de Gestin de

IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

Distribucin (ver apartado 2.1),

una de las caractersticas principales de

es la ausencia de actividades que aadan valor

manera directa a los materiales que maneja.

Reduccin de tareas administrativas

tangible en factores de primer nivel para la empresa, obteniendo los

los objetivos principales que se obtienen de un sistema de

La Gestin de Almacenes es ampliamente contemplada en la ISO 9000.

adecuada conservacin de los productos almacenados, la

9000 normaliza las actividades desarrolladas en el almacn, as como las

fundamental para la gestin de un almacn y para la trazabilidad de los

LOS PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES

El mapa de procesos mostrado en el apartado 2.1, representa el conjunto

almacenes como subproceso inicial y que se extiende a lo largo de todo

Este subproceso alcanza las actividades de carcter estratgico y tctico,

polticas y objetivos generales de la

compaa; como por

ejemplo, la modalidad de gestin de los almacenes, su ubicacin, los

En primer lugar, una compaa necesita una Red de Distribucin que

demanda utilizando una ptima

combinacin de instalaciones, modalidades de transporte y estrategias.

conjunto de todos los

distribucin, almacenes y rutas de transporte entre ellos.

Nmero de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestin o el

Tras definir la Red de Distribucin que necesita la compaa, la primera gran

La decisin depende de numerosos factores. A continuacin se presentan las

Aumento del espacio de almacn

Menos costoso a largo plazo

Beneficios fiscales (tax benefits)

Ventajas fiscales (impuestos)

El espacio puede no estar

Gestin Propia se incluyen aquellos

almacenes cuyas instalaciones son propiedad de la misma compaa o son

refiere, por tanto,

las actividades que se lleven a cabo en el almacn,

independientemente de la propiedad de las instalaciones.

nicamente a criterios financieros, y es la propia empresa la que debe

difcilmente previsible, puede ser

recurrir a la subcontratacin de espacio durante periodos

compaa, lo cual puede parecer simple, pero que requiere un exhaustivo

mayor porcentaje de las