Informtica III

TABLAS DINMICAS.
Objetivos
Una vez finalizado este tema, sabr realizar las siguientes tareas:

Revisar sus datos de origen para asegurarse de que estn organizados

correctamente, para obtener buenos resultados en su informe de tabla
dinmica.

Conozca qu datos colocar en las reas de filas, columnas o pginas en el

diseo del informe.

Cambie el criterio de ordenacin de los elementos.

Actualizar el informe de tabla dinmica siempre que se revisen los datos de

origen.

Cambiar el tipo de clculo que usa Excel para resumir los datos.

Ocupacin

Fecha de
ingreso

Ingreso

32

Abogado

05-01-00

55000

Coahuila

44

Administrador

06-04-00

50000

Monterrey

Nuevo Len

32

Abogado

07-04-00

60000

Nuria

Saltillo

Coahuila

55

Administrador

08-06-00

45000

Teresa

Chihuahua

Chihuahua

54

Administrador

09-08-00

40000

Agustn

Cd. Jurez

Chihuahua

35

Gerente

02-02-00

55000

Ramiro

Monclova

Coahuila

37

Administrador

12-10-00

40000

Lus

Linares

43

Abogado

09-09-00

40000

Mara

Linares

47

Administrador

04-03-00

45000

Jos

Monterrey

38

Gerente

08-01-00

50000

Nombre

Ciudad

Estado

Pedro

Monclova

Coahuila

Javier

Saltillo

Ana

Edad

Nuevo Len
Nuevo Len
Nuevo Len

Informtica III
Antonia

Cd. Jurez

Chihuahua

48

Gerente

09-05-00

60000

39

Administrador

03-06-00

55000

41

Abogado

08-07-00

50000

40

Abogado

02-12-00

40000

53

Administrador

03-10-00

40000

57

Gerente

02-04-00

55000

48

Gerente

12-11-00

50000

35

Administrador

04-08-00

60000

Nuevo Len
Mercedes

Linares
Nuevo Len

Juan

Monterrey
Coahuila

Esther

Saltillo
Monclova

Coahuila

Pilar
Monclova

Coahuila

Ramn
Nuevo Len
David

Monterrey

Olga

Linares

Manuel

Chihuahua

Chihuahua

40

Administrador

02-10-00

55000

Dolores

Monclova

Coahuila

50

Gerente

05-03-00

45000

Nuevo Len

Un informe de tabla dinmica combina y compara en forma rpida grandes

volmenes de datos. Esta opcin permite resumir y analizar rpidamente
valores contenidos en una tabla o base de datos.
Excel ofrece diferentes opciones de distinto grado de complejidad a la hora de
implementar tablas dinmicas. Comenzaremos con un ejemplo sencillo y de
esta forma iremos familiarizndonos con el asistente para tablas dinmicas.
Los ejemplos los construiremos sobre la base de datos siguiente. (COPIAR
ESTA TABLA EN EXCEL)
Aprende a girar las filas y las columnas para ver diferentes reportes de los
datos de origen, y mostrar los detalles de determinadas reas de tu inters.
(OJO CADA NUMERO SER UNA TABLA DINMICA DIFERENTE; EN
TOTAL SON 21 TABLAS DINMICAS )
NOTA: SI SE PRESENTA EL PROBLEMA PARA CREAR UNA NUEVA TABLA
DINAMICA, HAGA LO SIGUIENTE: GENERA UNA COPIA DE LA BASE DE
DATOS Y SOBRE ESA CREAR LA NUEVA TABLA DINMICA.

Ejemplo.
1. Tabla que muestra la edad promedio por ocupacin y estado.
1. Site el cursor en cualquier parte de la base de datos.
2

Informtica III

2. De clic en Insertar de la barra de Men, despus seleccione tabla dinmica.

Ahora, el asistente pide que seleccione el rango que contiene los datos que se
desean analizar. Si el rango ya aparece seleccionado no har falta que lo
seleccione.
3. Despus le pregunta el lugar donde desea colocar el informe de tabla
dinmica, observe que sea en una hoja nueva de clculo.
4. Cambie al Diseo de tabla dinmica clsica, como sigue: De clic en
opciones, despus en la pestaa Mostrar activar la casilla de Diseo de tabla
dinmica clsica.
5. Aparece una ventana con los nombres de los campos y la descripcin de los
elementos de la tabla.
6. Seleccione el campo Ocupacin y arrstrelo hasta posicin Fila de la tabla.
7. Seleccione campo Estado y arrstrelo hasta posicin Columna de la tabla.
8. Seleccione campo Edad y arrstrelo hasta la posicin Datos de la tabla.
9. Seguramente en Datos aparecer Suma de Edad, para cambiar por
Promedio de Edad, haga doble clic sobre Suma de Edad, se desplegar un
cuadro con una lista de funciones, seleccione Promedio y pulse Aceptar
El asistente habr generado una tabla como la que se muestra a continuacin.

Promedio de
Estado
Edad
Ocupacin

Nuevo Len Chihuahua Coahuila Total general

Abogado

38,66666667

Administrativo 40,33333333
Gerente
Total general

36
47

37,6

47,25 44,88888889

43

41,5

53,5

46

40,375

44,25

46

43,4

2. Cambiar la funcin. Cambiaremos la funcin Promedio por la funcin

Contar.
1. Seleccione la primera casilla de la tabla dinmica.
3

Informtica III

2. De doble clic sobre la celda que dice Promedio de Edad.

3. Se abre un cuadro de dilogo. De la lista Resumir por, seleccione Contar y
pulse Aceptar. Observe que adems de contar puede Sumar, Multiplicar,
obtener valores mximos y mnimos, etc.
** Observe que la tabla dinmica muestra cuantos elementos hay por
Ocupacin y Estado.
3. A continuacin veremos que por ciento representa cada uno de ellos
respecto a los elementos de la fila (crear una T.D. igual a la anterior), esto
es, que % representan los Abogados, Administradores y Gerentes. Repita los
pasos anteriores y en el tercer paso, pulse sobre el botn Mostrar valores
como, despliegue la lista Mostrar valores como y seleccione % de Fila, pulse
Aceptar. El Total general de las filas (40%, 20% y 40%) representa el % de
elementos por estado.
4. Por ciento de Columna, (crear una T.D. igual a la anterior) para ver que %
de elementos hay por ocupacin.
5. Por ciento del total, (crear una T.D. igual a la anterior) para ver el % de
elementos por Estado y Ocupacin, (que % de Abogados hay en Nuevo Len,
Coahuila,...., que % de Administrativos hay en Nuevo Len, Coahuila,...)
Ejemplo.
Cree una tabla dinmica como la anterior pero en lugar de Promedio de Edad,
seleccione 6. Suma de Ingreso. La tabla debe quedar como se muestra a
continuacin.

Suma de
Ingreso

Estado

Ocupacin

Nuevo
Len

Abogado

150000

Administrativo

160000

Gerente
Total general

Chihuahua Coahuila Total general

95000

245000

95000

175000

430000

100000

115000

100000

315000

410000

210000

370000

990000

Informtica III

Ejemplo.
Vuelva a dejar la tabla de modo que muestre la suma de los ingresos por
Ocupacin y Estado. Observe que el estado que se recauda ms dinero es de
Nuevo Len. A continuacin vamos a mostrar 7. la diferencia con respecto a
Nuevo Len de los otros dos estados, es decir, veremos cuanto se recauda
menos (o ms) de los Abogados, Administrativos y Gerentes de Coahuila y
Chihuahua con respecto a los de Nuevo Len.
1. Presione doble clic en Suma de Ingreso.
3. Se abre el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor. De la lista
Resumir por, deje el elemento Sumar y pulse en la pestaa Mostrar valores
como, seleccione Diferencia de.
5. En lista Campo base, seleccione elemento Estado, en Elemento base
seleccione Nuevo Len.

Ejemplo de Subtotales.
Construya una tabla dinmica como la anterior pero intercambie filas y
columnas, es decir, en fila ponga Estado, en columna ponga Ocupacin y en
datos Ingresos
8. Incluir un nuevo elemento para las filas. Haremos que aparezcan las
Ciudades al lado de cada Estado.
1. Active el campo ciudad de la lista de campos de tabla dinmica y listo.
La tabla que aparecer como la que se muestra a continuacin.

Suma de
Ingreso

Estado

Ocupacin

Ciudad

Nuevo Len Linares

Monterrey
Total Nuevo
Len
Chihuahua

Abogado

40000

Administrativo

160000

110000

150000

160000

Cd. Jurez
Chihuahua

Gerente

95000

Total
general
200000

100000

210000

100000

410000

115000

115000
95000

Informtica III
Total
Chihuahua
Coahuila

95000

115000

210000

Saltillo

40000

95000

Monclova

55000

80000

100000

235000

95000

175000

100000

370000

245000

430000

315000

990000

Total
Coahuila
Total general

135000

9. Ocultar los totales por estado. (crear una T.D. igual a la anterior)
1. Haga doble clic sobre de campo Estado. Se despliega el cuadro de dilogo
Configuracin de campo.
2. En apartado Subtotales, seleccione el botn de radio Ninguno.
3. Pulse sobre Aceptar.
** Si desea volver a mostrarlos repita los pasos anteriores y seleccione
Automtico.

10. Mostrar la Suma y el promedio por Estados. (crear una T.D. igual a la
anterior)
1. Haga doble clic sobre el campo Estado. Se despliega el cuadro de dilogo
Configuracin de campo.
2. En apartado Subtotales, seleccione los elementos Suma y Promedio.
3. Pulse sobre Aceptar.
** Cuando aparecen tantos valores resulta conveniente dar formatos de colores
a los diferentes resmenes que aparecen en la tabla.

11. Ocultar un campo de una tabla dinmica. (crear una T.D. igual a la
anterior)
Ocultaremos el campo Ciudad.
1. Seleccione el campo a ocultar. En nuestro caso Ciudad.
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Informtica III

2. Pulse sobre con el botn secundario del mouse y seleccione expandir o

contraer y luego seleccione contraer
** Para volver a mostrar la ciudad, debe seleccionar el campo Estado y pulsar
sobre el botn secundario del mouse y seleccione expandir o contraer y luego
expandir. Tenga en cuenta que si no est seleccionado el estado y utiliza esta
opcin, se le preguntar por otro campo.

12. Ordenar los elementos de una fila o columna.

Crear una tabla con los siguientes campos, colocar en fila el Estado, en
columna la Ocupacin y en Datos Ingreso.
Ordenaremos los elementos del campo Ocupacin en orden descendente.
1. Haga clic con el botn secundario del mouse en el campo Ocupacin.
2. Pulse en la opcin Ordenar
3. Seleccione la opcin ordenar de Z a A.
4. Observe que las ocupaciones se ordenaron en forma descendente.

13. Mostrar el valor ms alto de un campo (o los dos valores ms altos, o

los tres...). (crear una T.D. igual a la anterior)
Esta opcin sirve para ver los N elementos mayores de una tabla. En este caso
mostraremos cual es la ocupacin que da ms ingresos.
1. Haga con el botn secundario del mouse en el campo Ocupacin.
2. Pulse sobre en Filtro
3. Seleccione Los 10 mejores. En lista Mostrar seleccione Superiores y en el
cuadro de texto de al lado, ponga 1.

14. Mostrar los detalles de un elemento. (esto es mostrar que elementos

conforman un resumen o grupo)
Como ejemplo, mostraremos los elementos que conforman los Administrativos
de Nuevo Len.
Solo debe seleccionar el elemento donde cruza el elemento Administrador con
Nuevo Len y hacer doble clic, se crear y activar una nueva hoja donde ver
los elementos que conforman este subtotal.
15. Utilizar un campo de pgina.
7

Informtica III

En ocasiones por comodidad a la hora de trabajar con datos de una tabla,

resulta conveniente utilizar un campo de pgina. Un campo de pgina le
permitir cambiar los grupos de valores que se muestran en la tabla. En el
siguiente ejemplo mostraremos la suma de ingresos por Estado, Ciudades y
Ocupacin, pero el campo Estado lo utilizaremos como campo de pgina. En
la tabla podr ver los ingresos por Ciudad y Ocupacin con la opcin de ver
solo las ciudades de un determinado Estado que se seleccionar a travs del
campo de pgina.
Para que resulte lo anterior haga lo siguiente:
1. Crear una nueva tabla dinmica
2. Seleccione el campo Estado y arrstrelo hasta posicin Pgina.
3. Seleccione el campo Ciudad y arrstrelo hasta posicin Fila de la tabla.
4. Seleccione campo Ocupacin y arrstrelo hasta posicin Columna de la
tabla.
5. Seleccione campo Ingreso y arrstrelo hasta posicin Datos de la tabla.
Deje la operacin Suma.
La tabla que se generar debe ser similar a la siguiente.

Estado

(Todas)

Suma de
Ingreso

Ocupacin

Ciudad

Abogado

Linares

40000

Administrativo Gerente
160000

Cd. Jurez
Saltillo
Monterrey

95000

110000

Chihuahua
Monclova

200000
115000

40000

100000

80000

115000
135000

95000
55000

Total
general

210000
95000

100000

235000
8

Informtica III

Total general

245000

430000

315000

990000

Observe que encima de la tabla aparece el campo Estado como una lista
desplegable, active esta lista y solo tendr que seleccionar el estado para que
en la tabla aparezcan solo las ciudades de este Estado.
16. Ejemplo de grupos.
Cree la siguiente tabla dinmica.
En Filas, seleccione campo Edad.
En Columnas, seleccione campo Ocupacin.
En Datos, seleccione Nombre y funcin Contar.
La tabla que acabamos de construir muestra cuantos individuos hay por Edad y
Ocupacin, a continuacin agruparemos una serie de valores de Edad de
forma que veamos cuantos individuos hay por ocupacin en la franja que va de
los 30 a los 40 aos, etc. La fila de edades debe aparecer ordenada de menor
a mayor.

Crear un grupo.
1. Seleccione las filas que van desde el valor 32 al valor 39.
2. Haga clic con el botn secundario, seleccione opcin Agrupar
Observe que se ha creado el elemento Grupo1, si desea ver los totales de este
grupo. Haga doble clic con el botn secundario sobre Grupo1, y en
Subtotales, seleccione Automticos. Observe que aparece la fila Total
Grupo1.
** Puede crear los grupos que desee siguiendo los pasos anteriores.
Quitar un grupo. (Esto es solo para que conozcan como se quita un
grupo, no lo dejen grabado)
1. Seleccione el elemento del grupo. En nuestro caso, seleccione elemento
Grupo1.
2. Haga clic con el botn secundario sobre el elemento Grupo1 y del men
contextual, seleccione opcin Desagrupar.

17. Grupos segn rangos de valores. (crear una T.D. igual a la anterior)
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Informtica III

Aunque muchas veces no nos quedar ms remedio que agrupar como en el

ejercicio anterior, en muchas ocasiones, sobre todo si los elementos de una fila
o columna son datos numricos y tipo fecha, Excel posibilitar crear grupos
segn rango de valores. A continuacin crearemos tres grupos que
comprendern respectivamente las franjas de edades 30-40, 40-50 y 50-60.
1. Seleccione un nico elemento de la fila Edad (slo uno).
2. Haga clic con el botn secundario sobre el elemento de fila seleccionado, y
en el men contextual, seleccione opcin Agrupar, aparece el siguiente cuadro
de dilogo.

3. Rellnelo de la forma siguiente. Comenzar en 30, Terminar en 60 Por 10,

pulse sobre Aceptar.
Observe que los datos de tabla se han agrupado en tres elementos de fila
correspondientes a las tres franjas.
**Si desea desagrupar slo debe seleccionar cualquier elemento de fila y hacer
clic con el botn secundario y del men contextual Desagrupar.
** Tambin pueden crearse agrupaciones por los elementos de las columnas.
18. Agrupaciones con fechas.
Cree la siguiente tabla dinmica.
En Filas ponga Fecha.
En Columnas ponga Estado.
En Datos ponga Ingreso y funcin Suma.
La tabla muestra los ingresos por Fecha y Estado. A continuacin vamos a ver
los ingresos por Trimestre y Estado.
1. Seleccione cualquier elemento de la fila Fechas.
2. En el men contextual, seleccione opcin Agrupar

10

Informtica III

3. Se despliega el siguiente cuadro de dilogo. Seleccione elemento Trimestre

y Aceptar.

As lo muestra.

Suma de
Ingreso

Estado

Trimestres

Nuevo
Len

Chihuahua

Coahuila

Total
general

Trim1

95000

55000

100000

250000

Trim2

115000

60000

150000

325000

Trim3

150000

40000

Trim4

50000

55000

120000

225000

410000

210000

370000

990000

Total general

190000

19. Crear subgrupos por trimestre y mes. Crear una T.D. igual a la
anterior)
1. Seleccione cualquier elemento de las Filas (Cualquier Trimestre).
2. En el men contextual, seleccione opcin Agrupar
3. Seleccione elemento Meses (tenga cuidado
seleccionado el elemento Trimestre). Pulse Aceptar.

que

tambin

quede

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Informtica III

Si desea ver los totales por trimestre, haga doble clic en trimestres, y
seleccione botn de radio Automticos de la seccin Subtotales. Pulse
Aceptar.
20. Campos Calculados.
Un campo calculado es un campo que se construye a partir de los valores de
los campos de una tabla dinmica. Sirven para realizar y mostrar clculos
mediante los valores de los campos de una tabla dinmica.
Cree la siguiente tabla dinmica.
En Filas seleccione Fecha.
En Columnas seleccione Estado.
En Datos seleccione Ingreso con funcin Suma.
Cuando tenga la tabla creada, agrupe los elementos de las filas por mes. Ahora
tenemos el total que se va a cobrar por mes y estado durante ese ao.
Supongamos que para el ao que viene deseamos incrementar los ingresos un
5%, a continuacin incluiremos un campo calculado sobre la tabla que
acabamos de crear que nos muestre cuanto se cobrar por Estado y Mes el
prximo ao.
1. Seleccione cualquier elemento de la Fila (los meses).
2. Haga clic Clculos, seleccione campos, elementos y conjuntos y despus
seleccione campo calculado. Se abre el siguiente cuadro de dilogo.

3. En Nombre ponga Previsin, ser el nombre para el nuevo campo

calculado.
4. El apartado Frmula sirve para poner la expresin que se desea calcular.
Seleccione Ingreso y d clic en Insertar Campo de tal manera que la formula
quede de la siguiente manera =Ingreso + Ingreso * 5%.
5. Pulse Aceptar.
Observe que debajo de cada Suma de Ingreso aparece un nuevo campo
llamado Suma de previsin que muestra el ingreso incrementado en un 5%.
12

Informtica III

21. Elementos calculados.

Un elemento calculado es un nuevo elemento para un campo (de fila o
columna) que se construye a partir de una expresin que incluye valores
(elementos) de un campo. Observe la diferencia de un campo calculado y un
elemento calculado.
Un campo calculado siempre dar como salida tantas filas o columnas como
elementos haya en el campo, es decir la expresin se aplica a todos los
elementos del campo.
Un elemento calculado siempre dar una nica fila o columna que ser el
resultado de operar elementos de un campo.
Construya la siguiente tabla dinmica.
En Filas seleccione Ocupacin.
En Columnas seleccione Estado.
En Datos seleccione Ingreso con funcin Suma.
La tabla muestra lo que se ingresar por ocupacin y estado. Supongamos que
ahora queremos cuanto se ingresar el prximo ao teniendo en cuenta que
los incrementos de los ingresos sern diferentes para cada estado. As a los de
Chihuahua, se les aplicar un incremento del 3%, a los de Coahuila un 4% y a
los de Nuevo Len un 5%.
1. Seleccione cualquier elemento del campo Estado (Nuevo Len, Chihuahua o
Coahuila).
2. Haga clic Clculos, seleccione campos, elementos y conjuntos y despus
seleccione elemento calculado.
3. En Nombre ponga Incremento Nuevo Len.
4. En Frmula Inserte el elemento =Nuevo Len+Nuevo Len*5%
5. Pulse sobre Aceptar.
Observe que se ha incluido una nueva columna con el clculo indicado.
Repita los pasos anteriores y cree los incrementos correspondientes a
Chihuahua (3%) y Coahuila (4%)
Observe que en la columna Total General Aparecen Sumados los valores de
todas las columnas, incluyendo los elementos calculados.
A continuacin eliminaremos esta columna e insertaremos dos nuevas, una que
calcule el total para cada Estado y otra que calcule el total para el Incremento
en cada Estado
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Informtica III

Ocultar la columna de Total General. No mostrar la columna Total General.

1. Haga clic con el botn secundario sobre cualquier elemento de la tabla.
2. Del men contextual, seleccione elemento Opciones de tabla dinmica. Se
despliega el cuadro de dilogo Opciones de la tabla dinmica.
3. En apartado Totales y filtro, desactive la casilla Mostrar Totales generales
de las Filas.
4. Pulse sobre Aceptar.

Incluya un nuevo elemento calculado llamado Total Actual cuya frmula

ser
=Nuevo Len+Chihuahua+Coahuila.
Incluya un nuevo elemento calculado llamado Total Incremento cuya
frmula ser

='Incremento Nuevo Len+'Incremento Chihuahua'+'Incremento Coahuila'.

Note que debe utiliza el botn Insertar Elemento.

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