Gua del usuario

Versin 2.0.3
Edicin 1.0 Marzo 2009

INTRODUCCIN ............................................................................................................................. 4
CAPTULO I: Novedades de la versin 2.0.3 .................................................................................. 5
1

Requisitos tcnicos de la V2.0.3 ......................................................................................................... 5

1.1

Material ......................................................................................................................................... 5

1.2

Programas Anexos ...................................................................................................................... 5

Funcionalidades.................................................................................................................................. 5

Interface ............................................................................................................................................. 6
3.1

Presentacin del interface de usuario de OpenDESIGNER 2.0.3 .................................................. 6

3.2

Ayuda en lnea ............................................................................................................................... 6

3.3

Uso de las sugerencias del da ................................................................................................... 7

Conceptos OpenDESIGNER ................................................................................................................ 7

4.1

Concepto Carpetas..................................................................................................................... 7

4.2

Concepto Grupo ......................................................................................................................... 7

4.3

Concepto Indicadores ................................................................................................................ 7

Generacin de documentos ............................................................................................................... 8

5.1

Generacin de los grficos en formato PDF .................................................................................. 8

5.2

Recuperacin de grficos. ............................................................................................................. 8

5.3

Copia de un grfico ....................................................................................................................... 8

CAPTULO II: Mens de la v2.0.3 .................................................................................................. 8

1

Men Archivo .................................................................................................................................. 8

Men Edicin .................................................................................................................................. 9

Men Vista...................................................................................................................................... 9

Men Formato ................................................................................................................................ 9

Men Capa .................................................................................................................................... 10

Men Diagrama ............................................................................................................................ 10

Men Opciones ............................................................................................................................. 10

Men Ventana .............................................................................................................................. 11

Men "Ayuda .................................................................................................................................. 11

CAPTULO III: Funcionalidades de OpenOSSADn 2.0.3 ........................................................... 11

1

Crear el referencial PHD ................................................................................................................... 11

1.1

Preparar el entorno de trabajo ................................................................................................... 11

1.2

Definir las preferencias ............................................................................................................... 11

1.3

Definir las reglas documentales (codificacin, palabras clave,) ............................................... 11

1.4

Crear la estructura de carpetas ................................................................................................... 12

1.5

Crear propiedades personalizadas .............................................................................................. 12

1.6

Crear modelos de documentos OpenOSSAD .............................................................................. 12

Manual de usuario OpenDESIGNER v2.03

1.7

Definir estilos personalizados ..................................................................................................... 12

1.8

Crear los modelos de documentos Open Office ......................................................................... 12

Potenciar el referencial .................................................................................................................... 13

2.1

Bsqueda de un elemento del referencial .................................................................................. 13

2.2

Seguimiento de las modificaciones de un grfico ....................................................................... 13

2.3

Integridad referencial .................................................................................................................. 13

2.4

Corregir la ortografa ................................................................................................................... 13

2.5

Integracin con Open Project ..................................................................................................... 13

2.6

Realizar una generacin mltiple ................................................................................................ 13

2.7

Generar una presentacin Web automtica ............................................................................... 13

2.8

Utilizar los informes automticos ............................................................................................... 14

Proteger el referencial ...................................................................................................................... 14

3.1

Redaccin con OpenDESIGNER ................................................................................................... 14

Manual de usuario OpenDESIGNER v2.03

INTRODUCCIN

El mtodo OSSAD (Office Support Systems Analysis and Design) es un mtodo de anlisis de una
organizacin mediante la definicin de sus procesos y sus procedimientos.
Este mtodo es el resultado de un proyecto del programa ESPRIT (European Strategic Programme
for Research in Information Technology), que fue financiado por la Comunidad Europea de 1985 a
1989 y se llev a cabo por un equipo multinacional y multidisciplinar de expertos, en su mayora
alemanes, franceses e italianos.
Este proyecto tena como objetivo fundamental el proveer a las organizaciones de una metodologa
que les permitiera estructurar y organizar su conocimiento.
OSSAD en sus comienzos se puso a prueba en Alemania, Francia e Italia para posteriormente
expandirse al resto de Europa. Existen numerosas publicaciones que dan ejemplo de cmo
implementar esta tecnologa.
Modelos Organizativos
La metodologa OSSAD establece 2 divisiones para dos tipos diferentes de agrupaciones de
modelos organizativos: los modelos que hacen referencia a los procesos y procedimientos y los
modelos que describen los recursos humanos o roles.
Pirmide de procesos y procedimientos
Las capas en las que se organizan los procesos y procedimientos de una organizacin tratan
fundamentalmente de las actividades relacionadas con la ejecucin de acciones, esta es una
estructura jerrquica en donde cada capa superior puede agrupar varios de los procesos y
procedimientos de la que le precede, dando cumplimiento a la regla de agregacin y
descomposicin.
Modelo abstracto
En esta capa se representan de una manera global las actividades claves de la organizacin para la
consecucin de sus objetivos, su entorno, estructura departamental y los flujos de informacin entre
ellos.
En esta capa se establece cual es la misin de la organizacin y como conseguir esta misin.
Modelo descriptivo
Representa los recursos humanos y los medios tecnolgicos para conseguir los resultados descritos
en el modelo abstracto. Son procedimientos en donde se describen los roles asignados a cada tarea a
realizar, interactuacin entre ellos, los recursos utilizados y los flujos de informacin entre
diferentes entidades, ya sean roles, aplicativos o entidades externas.
Modelo prescriptivo
Este modelo representa una instruccin de trabajo que permite a un actor dado, realizar sus
funciones para esta actividad de manera atmica , en este modelo se describen los chequeos para
cada paso dado en la realizacin de la actividad y las acciones de correccin que permiten detectar
posibles errores.
Manual de usuario OpenDESIGNER v2.03

CAPTULO I: Novedades de la versin 2.0.3

1 Requisitos tcnicos de la V2.0.3
La versin 2.0.3 es completamente multiplataforma, ya que funciona sobre la maquina virtual de
java. Es totalmente compatible con cualquier versin de linux, Mac OsX y windows.
La parte servidor es tambin multiplataforma, ya que nos basamos en el servidor de aplicaciones
JBOSS.
1.1

Material
MNIMO
PIII con 800 Mhz
128 M
500 K por grfico
1024 x 768

CPU
MEMORIA
HDD
VGA

1.2

RECOMENDADO
P IV con 1,8 Mhz
512 M
500 K por grfico
1280 x 1 024

Programas Anexos

Open Office
Open Project

COMPATIBLE
X
X

NO COMPATIBLE

2 Funcionalidades
La siguiente tabla nos muestra una relacin de las funcionalidades de OpenDESSIGNER 2.0.3

Diseador de grficos (procesos, procedimientos, instrucciones)

Celdas inteligentes
Celdas especificas de calidad
Diseo grfico de los recursos humanos (organigramas,
relaciones, funciones)
Celdas inteligentes y especificas para la definicin de los recursos
humanos
Enlaces con elementos externos (documentos, aplicaciones...)
Registro en base de datos de la informacin de los grficos
Preparado para trabajo en grupo en la intranet corporativa
Conectividad con bases de datos por JDBC (MSQL, Oracle, SQL
Server, Hypersonic...)
Ordenacin por carpetas
Generacin de documentos pdf, odt y html
Integracin con Open project
Importacin y exportacin de grficos
Sistema de bsqueda
Modelos personalizables
Comentarios incrustados en las Celdas
Propiedades personalizadas de las Celdas
Integracin con otros sistemas y aplicativos

DESIGNER ENTERPRISE
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

Manual de usuario OpenDESIGNER v2.03

Gestin de los roles

Gestin de Actores y grupos
Creacin y gestin de indicadores y paneles de control

X
X

X
X
X

Creacin y gestin de fichas de anlisis de procesos

X
X

Importacin de grficos de otros sistemas de calidad basados en

Visio
Control de cambios

Vinculacin entre elementos, grficos y documentos

Control de coherencia

Gestin de la seguridad

Creacin de informes dinmicos con Pentaho

Publicacin en la intranet JBoss

3 Interface
Barra de mens con aspecto ofimtico para facilitar la familiarizacin del usuario a la distribucin
de las funciones de OpenDESIGNER.

Hemos dotado a la aplicacin de un men ergonmico con accesos directos a funciones habituales
para agilizar la creacin de los grficos.
3.1

Presentacin del interface de usuario de OpenDESIGNER 2.0.3

Barra de Mens
Barra de herramientas

Barras con acceso a los

elementos del sistema de
calidad.

3.2

Ayuda en lnea

Para cualquier duda relacionada tanto con la instalacin como con el uso de OpenOSSAD, se puede
consultar en la base de conocimiento puesta a disposicin de los usuarios registrados en la web
http://www.tricomzone.com.
Sistema de tiketing a disposicin de los clientes con contrato de mantenimiento, donde se pueden
Manual de usuario OpenDESIGNER v2.03

crear incidencias directamente desde la web para agilizar su resolucin.

Tambin es aconsejable visitar el foro donde podremos encontrar casos de otros usuarios y las
soluciones aportadas por los tcnicos de TricomZone.
3.3

Uso de las sugerencias del da

La ventana de las sugerencias del da explica las funciones ms habituales o pequeos trucos que
recomendamos para acelerar el proceso de creacin de los grficos.
Tambin se incluirn las nuevas funcionalidades que se aadan en las actualizaciones del producto.
4 Conceptos OpenDESIGNER
Es importante aplicar la metodologa OSSAD y los mtodos de creacin de grficos para una
correcta explotacin del sistema de calidad.
Por ello creemos necesario la aclaracin de los diferentes conceptos con los que trabajaremos en la
aplicacin.
4.1

Concepto Carpetas

El concepto de carpeta en OpenDESIGNER es simplemente una

herramienta de organizacin, para poder guardar los documentos
y grficos de un modo lgico.
Recomendamos a los usuarios la creacin de las carpetas segn la
metodologa OSSAD, esto dar homogeneidad y solidez a nuestro
sistema de calidad.
4.2

Concepto Grupo
Los grupos estn ligados a los actores, utilizamos un sistema
de permisos y restricciones sobre usuarios, carpetas y
grficos, esto nos facilitar la tarea de administrar los
permisos a carpetas o grficos del sistema de calidad ya que
la mayora de administradores de sistemas estn
acostumbrados a dicha filosofa.
La forma recomendada de aplicar estos grupos es empleando
los departamentos de la empresa, ya que se supone tendrn
acceso a la misma informacin.

4.3

Concepto Indicadores

No tenemos que confundir los indicadores con el valor de los

mismos, los indicadores son aquellos puntos del grafico o del
sistema de informacin en los que estimamos que es necesario
definir un valor para poder obtener un mayor control del sistema de
calidad. Por otro lado tendremos que alimentar dicho indicador de
forma manual o automatizada dependiendo del carcter del mismo
y de la disgregacin de las diferentes fuentes de informacin de
nuestra empresa.

Manual de usuario OpenDESIGNER v2.03

5 Generacin de documentos
5.1

Generacin de los grficos en formato PDF

La generacin de documentacin en PDF nos facilitara la tarea del transporte, envi y presentacin
de la documentacin generada por el sistema de calidad.
5.2

Recuperacin de grficos.

OpenDESIGNER nos ofrece una herramienta de importacin de grficos, tanto de versiones

anteriores como de otros sistemas de calidad siempre y cuando estn basados en Visio, para otros
sistemas se puede contactar con el departamento de soporte y se analizar la posibilidad de
migracin.
5.3

Copia de un grfico

Existe la posibilidad de guardar un grafico fuera del sistema de calidad para tener una copia o para
su transporte.
Este se guardar siempre en el formato de OpenDESIGNER identificado por *.ood

CAPTULO II: Mens de la v2.0.3

1 Men Archivo
En el men archivo podemos encontrar las operaciones bsicas
de gestin de los archivos. Podemos crear un nuevo
documento de calidad presionando en nuevo grfico, este
nos abrir la ventana de gestin de elementos donde podremos
seleccionar que tipo de elemento queremos crear, Grafico,
documento, indicador,
rol
Si
presionamos
en
Abrir
grfico
OpenOSSAD nos permitir seleccionar un archivo ya creado,
es la forma de explorar la documentacin de
OpenDESIGNER.

Al crear un nuevo grafico el sistema verifica que

la referencia sea nica y nos permite buscar las ya
existentes.
Manual de usuario OpenDESIGNER v2.03

2 Men Edicin
En el men edicin tenemos las acciones bsicas para interactuar con
los elementos del grfico, las ms frecuentes son las de cortar, pegar y
editar. Nos sern muy familiares ya que
se emplean en cualquier sistema
ofimtico.
La mayora de los mens de
OpenDESIGNER estn apoyados por
mens contextuales que nos ayudaran a
acceder rpidamente a las funciones
segn el contexto en el que nos
encontremos.

3 Men Vista
En el men Vista podemos modificar el modo de visualizacin de la
pagina, Zoom in, Zoom out, etc.
Tambin tenemos opciones de visualizacin tipo mostrar parrilla o
lneas para ayudar al correcto posicionamiento de las celdas.
Poder realizar zoom in sobre el
grafico es muy prctico a la hora de
leer o introducir los textos de los
mismos.

4 Men Formato
En el apartado del formato podremos personalizar cada una de las
celdas o formas segn desee el usuario, permitiendo la modificacin
del color, tipo de lnea, etc. Esto nos ayudar a crear grficos que
proporcionen un gran impacto visual y faciliten la lectura de los
mismos.

Manual de usuario OpenDESIGNER v2.03

5 Men Capa
OpenDESIGNER trabaja por capas, como la mayora de editores de
imgenes, esta propiedad nos permite poder trabajar con los elementos
de un modo independiente.
Tambin nos permite agrupar, y separar los elementos para poder
trabajar con grupos de celdas como si de un solo elemento se tratara.
La funcin de colapsar nos facilitara el trabajo cuando trabajemos
con mltiples elementos de gran tamao, ya que nos permite minimizar
las celdas.
Alinear es otra de las funciones ms usadas en este tipo de
aplicaciones, en concreto para alinear los roles, que es un automatismo
especifico de los documentos de calidad de nivel 2.

6 Men Diagrama
En este punto de men podemos definir los parmetros de la pgina o
diagrama, tales como: el tamao de la parrilla, la vista de la hoja, color de
fondo, etc. Estas parametrizaciones nos facilitarn el diseo de los
grficos ya que nos proporciona una mejor ergonoma y adapta la visin
de la pgina a nuestro modo de trabajo.

7 Men Opciones
En el men de opciones, posiblemente uno de los ms
importantes,
encontraremos
funciones
especficas
de
OpenDESIGNER, pensadas para la creacin de grficos de calidad
proporcionando automatismos y funciones de gestin del sistema.

La opcin alinear roles es uno de los automatismos ms empleados en los grficos de nivel 2.
Manual de usuario OpenDESIGNER v2.03

10

Men Ventana
Por defecto la aplicacin detectar el tipo de gestor de ventanas del sistema, y
se puede modificar desde este men. Nosotros recomendamos GTK+ ya que es
el ms similar a las aplicaciones de Open Office y con el que se han ajustado
todos los elementos del interface.

9 Men "Ayuda
Aqu encontraremos informacin sobre la aplicacin que nos pueda
ayudar en la creacin de los documentos o en la gestin del sistema
de calidad.
Tambin encontraremos accesos directos a las herramientas de
soporte online.

CAPTULO III: Funcionalidades de OpenOSSADn 2.0.3

1 Crear el referencial PHD
1.1

Preparar el entorno de trabajo

Para preparar nuestro entorno de trabajo
disponemos de la pgina de configuracin
donde podremos configurar los parmetros
de:
Generacin de los documentos
Grupo de trabajo
Opciones Avanzadas
Preferencias
En cada una de estas opciones vamos a
definir el modo en que queremos que
OpenDESIGNER se comporte, grupo de
trabajo, activacin de la seguridad,
confirmacin antes de guardar, etc.

1.2

Definir las preferencias

1.3

Definir las reglas documentales (codificacin, palabras clave,)

Manual de usuario OpenDESIGNER v2.03

11

Es importante a la hora de afrontar el inicio de nuestro

sistema de calidad tener claro cules sern las polticas
que vamos a emplear en la creacin de los elementos. La
metodologa OSSAD nos da patrones muy claros de cmo
realizarlo, pero lo importante es mantener la coherencia
del sistema.
Nombres de los documentos
Referencias de los documentos
Palabras clave de los documentos
Versionado de los documentos
El sistema nos proporciona sistemas de control sobre
todos estos elementos, pero al final los responsables de la
homogenizacin del sistema son los creadores de los
grficos y documentos.
1.4

Crear la estructura de carpetas

Para la creacin de la estructura de las carpetas podemos encontrar
varias metodologas, lo recomendable es que utilicemos una
estructura siguiendo el patrn de las unidades o departamentos de
nuestra organizacin ya que, seguramente, ser bastante parecido o
igual al sistema de permisos y restricciones, y los grficos tendrn
relacin entre ellos.

1.5

Crear propiedades personalizadas

La posibilidad de crear propiedades personalizadas ofrece una gran potencia al sistema, ya que
podremos crear campos especficos de nuestra organizacin para la elaboracin de los grficos e
indicadores.
1.6

Crear modelos de documentos OpenOSSAD

OpenDESIGNER nos proporciona modelos inteligentes para

cada nivel, pero podemos crear nuevos modelos para nuestro
sistema de calidad para guardar las personalizaciones y poder
crear de un modo eficaz un repositorio de grficos homogneo.

1.7

Definir estilos personalizados

La definicin de los estilos personalizados nos permite guardar

preferencias de formato en cada uno de los modelos de
OpenDESIGNER, esto nos ayudar a crear grficos homogneos con una mayor eficiencia.
1.8

Crear los modelos de documentos Open Office

Manual de usuario OpenDESIGNER v2.03

12

OpenDESIGNER proporciona una gran cantidad de modelos en forma

de plantilla *.odt con los que podemos generar gran cantidad de
documentacin para la presentacin de informes o simplemente para
imprimir nuestros grficos. Ya que las plantillas se rellenan mediante
tags XML es muy simple su modificacin y la creacin de nuevos
modelos.

2 Potenciar el referencial

2.1

Bsqueda de un elemento del referencial

El sistema de bsqueda de los elementos del referencial puede hacerse segn distintas opciones:
tipo de documento, por palabras clave o incluso por contenido.
2.2

Seguimiento de las modificaciones de un grfico

El sistema de track-changes proporciona informacin de los ltimos cambios de los grficos y del
actor que los ha realizado. Esta informacin es de gran valor cuando estamos trabajando en equipo
o en el momento de la validacin de los grficos.
2.3

Integridad referencial

La integridad referencial protege y mejora la coherencia de nuestro sistema de calidad, la base de

datos OpenOSSAD refleja fielmente la estructura organizativa de su empresa y como se relacionan
los diferentes elementos que la componen.
2.4

Corregir la ortografa

OpenDESIGNER nos proporciona herramientas de correccin ortogrfica en cualquiera de los

literales de las notas o formas de los grficos.

2.5

Integracin con Open Project

OpenDESIGNER se puede comunicar con Open Project

aplicacin para el diseo de proyectos open source
mediante la importacin y exportacin de documentos
XML.
La comunicacin es bidireccional, podemos crear
proyectos partiendo de un grafico y grficos a partir de
proyectos.

2.6

Realizar una generacin mltiple

Herramienta que nos permite realizar una generacin masiva de los grficos o documentos
seleccionados para su publicacin en la intranet.
2.7

Generar una presentacin Web automtica

Manual de usuario OpenDESIGNER v2.03

13

Funcionalidad muy til para realizar presentaciones o enviar a clientes, nos genera un CD
autoejecutable con los grficos seleccionados.
2.8

Utilizar los informes automticos

El sistema de calidad nos ofrece por defecto una amplia coleccin de
informes estndar, estos informes se pueden complementar con la
creacin de nuevos informes adaptados a las necesidades de nuestra
organizacin. Tambin cabe comentar que el sistema, en su versin
Enterprise, se integra con Pentaho, que nos proporcionar paneles de
control, informes dinmicos y herramientas de diseo para una correcta
explotacin de la informacin, BI y Data mining.

3 Proteger el referencial
3.1

Redaccin con OpenDESIGNER

Al activar la seguridad en el sistema de calidad aplicaremos todos

los permisos y restricciones definidos en el apartado de actores. A
partir de este momento la aplicacin nos pedir el usuario y el
password para poder acceder al sistema.
Tendremos diferentes tipos de permisos segn seamos
administradores, redactores o lectores. Estas propiedades se
aplicaran tambin en la intranet.

Manual de usuario OpenDESIGNER v2.03

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