Programa de Induccion

Unidad Regional de Asistencia Tcnica - RUTA
Programa de Apoyo a la Implementacin de Proyectos

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos
La induccin en el proyecto:
La fase de induccin interna
2003
Series de Publicaciones RUTA

658.312.42
B142i
La Induccin en el Proyecto. La fase de induccin interna /
Bez, Linda y Len, Jorge. --San Jos, C.R.: Unidad Regional de
Asistencia Tcnica, 2003.
57 p.:il.; 28 cm. --(Series de Publicaciones RUTA: Serie
Organizacin para la Ejecucin de Proyectos. Fascculo 2)
ISBN: 9968-866-23-7
1. INDUCCIN INTERNA. 2. CAPACITACION .
Agradecemos a todas las personas, tcnicos de los proyectos, consultores

y personal de RUTA que colaboraron en la preparacin de este documento
Autores
Jorge Len. RUTA
Linda Bez. RUTA
Colaboraron en la revisin
Marina Flores. FUNICA/FAT, Nicaragua.
Leonardo Chow. Nicaragua
Mara del Roco Daz. Costa Rica
Marije van Lidth. RUTA
Marco Camagni. RUTA
Ronald Meza. RUTA
Lorena Deras. RUTA
Control de edicin
Carmen Eugenia Morales. RUTA
Mayela Rodrguez. RUTA
Roxana Romero. RUTA
Diseo y diagramacin
Oscar Cuevas
Siglas___
ii
Presentacin___
Conceptos bsicos___
Objetivos y productos___
Requisitos___
Principios centrales.__
Participantes y responsabilidades___
Mtodo de trabajo___
Perodo para realizar las actividades___
20
Anexo:.... ....25
.
Instrumentos de apoyo al proceso de .............
induccin interna . ... ..
Indice
Indice
Siglas
FIDA
Fondo Internacional de Desarrollo Agrcola
IC
Innstitucin Cooperante
IEEA
Informe de Evaluacin Ex - Ante
RUTA
Unidad Regional de Asistencia Tcnica
UP
Unidad de Proyecto
Siglas
ii
La organizacin para la ejecucin de proyectos de desarrollo rural requiere

de un marco orientador en aspectos tcnicos, administrativos y financieros,
que conduzca a un buen arranque y consolidacin de las acciones del
proyecto. Los ejecutores de los proyectos demandan informacin sobre
conceptos bsicos, principios para cada accin importante de la organizacin de proyectos, instrumentos tiles y experiencias relevantes de ejecucin, que puedan aplicarse para facilitar y mejorar las intervenciones en
el rea de influencia y la poblacin objetivo.
Para tal fin, la Unidad Regional de Asistencia Tcnica (RUTA) ha preparado la Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos, que consta de un
conjunto de documentos, que pueden ser utilizados en forma individual o
en su totalidad, para apoyar actividades desde las fases iniciales de la ejecucin del proyecto.
La Serie consta de un documento de consideraciones generales, diferentes
fascculos1 preparados en funcin del orden lgico requerido para ejecutar
un proyecto y un glosario de trminos para uniformar los conceptos
empleados en la ejecucin de proyectos. Los fascculos son complementarios entre s, contienen un formato comn que comprende conceptos
bsicos, objetivos, resultados, principios, responsables, secuencia de
acciones, perodo para realizar las actividades y finalmente, el mtodo de
trabajo con sus respectivas etapas, actividades e instrumentos.
Generalidades sobre la Induccin

La induccin consiste en el anlisis y estudio inicial del contenido y mecanismos de ejecucin del proyecto, previo a su puesta en marcha. Se
desarrolla en un esquema continuo de trabajo, organizado en dos fases, en
las cuales los actores (UP, usuarios (as), organizaciones prestadoras de
servicios, entidad ejecutora, institucin cooperante, instituciones
financieras internacionales y otros), coordinados por el equipo gerencial de
la UP, analizan y trabajan en momentos diferentes los temas relacionados
con el proyecto.
1 El detalle de los documentos que forman parte de la Serie Organizacin para la

La induccin interna
Ejecucin de Proyectos se muestra en la contraportada de este documento.
Presentacin
Presentacin
Las fases de la induccin son: i) Induccin interna, cuyo objetivo es brindar

orientaciones para el desarrollo de los conocimientos preliminares que
debe tener la UP sobre el concepto, filosofa, mecanismos de ejecucin y
relaciones con la entidad ejecutora de gobierno y las instituciones
financieras internacionales (Fascculo 2 de la Serie) y, ii) Induccin externa, que tiene como objetivo proporcionar informacin para que los actores
relacionados con el proyecto conozcan y se apropien de su contenido,
filosofa, mecanismos de ejecucin y el rol que desempean en el proyecto (Fascculo 3 de la Serie).
Propsito del fascculo

La induccin interna es la accin inmediata que sigue al nombramiento del
personal de la Unidad de Proyecto (UP), y la formacin del equipo (team
building)2.
El propsito de este fascculo es ofrecer orientaciones y elementos

metodolgicos para realizar la induccin interna. En el fascculo se propone un mtodo para que la UP y los entes relacionados con la administracin de los recursos se familiaricen con los objetivos, principios y medios
que se han puesto a su disposicin, a travs de recursos financieros
nacionales y externos. Se hace referencia a los aspectos estratgicos y
operativos relacionados con la organizacin inicial de la UP, la definicin y
organizacin de las acciones tcnicas y administrativas, el establecimiento de las relaciones con los usuarios (as), la institucin ejecutora, institucin cooperante, otras entidades de gobierno y las instituciones financieras
internacionales.
Adems, en el fascculo se presentan diferentes guas sobre cmo estudiar los documentos del proyecto, del gobierno y las instituciones
financieras y cooperante relacionada con la ejecucin; cmo organizar el
plan y los talleres de induccin y cmo preparar las visitas al rea de influencia y participar en el intercambio de experiencias con otros proyectos.
RUTA. Formacin del equipo de la unidad de proyecto. Serie Organizacin

para la Ejecucin de Proyectos. 2003.
La induccin interna es un proceso estructurado y organizado de

anlisis de los documentos del proyecto y de actualizacin de informacin
relevante para la adecuada ejecucin. Como resultado de esta revisin
crtica se capacita el equipo de la UP para que pueda planificar sus
acciones y asignar recursos para el desarrollo de esas actividades con los
usuarios (as) y actores relacionados.
La induccin interna es condicin necesaria para los otros procesos de la
implementacin del proyecto (induccin externa, planificacin estratgica,
planificacin operativa, manual de operaciones, focalizacin de la
poblacin objetivo, etc.).
La induccin interna es la fase donde el personal de la UP conoce el
proyecto y se "apropia" de l. El personal debe llegar a conocer detalladamente cules son los objetivos, cul es la poblacin objetivo, con qu
recursos se cuenta, cmo se van a organizar las actividades y servicios
dirigidos a los usuarios y cmo asegurar el buen desempeo de los servicios ofrecidos, para que respondan a las demandas de los usuarios (as) y
al cumplimiento de los requisitos de entidades ejecutoras nacionales y
financieras externas, establecidos en los documentos contractuales del
proyecto.
Adems, con la induccin se debe conocer cul es la estructura organizativa del proyecto, cules son las orientaciones estratgicas contempladas
en el diseo y cules son los principales riesgos y supuestos del proyecto.
La induccin interna
Conceptos bsicos
Conceptos bsicos
Objetivos y
productos
El objetivo de la induccin interna es que el equipo de la UP y actores relacionados con la administracin de los recursos del prstamo, queden
capacitados y en pleno conocimiento de los lineamientos estratgicos,
aspectos tcnicos y arreglos organizativos, financieros y administrativos
requeridos para la implementacin del proyecto.
Al finalizar la induccin interna se espera que la UP haya alcanzado
los siguientes resultados:
Objetivos y productos
Cuentan con un conocimiento detallado del contenido y los meca-n

nismos para una adecuada ejecucin del proyecto (objetivos,
aspectos tcnicos de los componentes, arreglos organizativos
necesarios y procedimientos financieros y administrativos, riesgos,
etc.).
Estn en condiciones de difundir la informacin relevante del
proyecto a los dems actores, principalmente a los usuarios (as)
de los servicios y a los entes proveedores de dichos servicios.
Estn en condiciones para establecer relaciones con el FIDA y
otras instituciones financieras, de manera que se coordinen las
acciones para acceder sin problemas a los recursos del proyecto.
Identifican y se familiarizan con las funciones que debern desempear al comenzar la ejecucin del proyecto.
Cuentan con un plan de implementacin inicial, que gue las actividades y que contenga los instrumentos necesarios para una
actualizacin constante del mismo.
Estn en capacidad de dar respuesta a las distintas interrogantes
que puedan surgir al inicio de la implementacin del proyecto,
basados en la revisin de la documentacin del proyecto y el
anlisis de otras experiencias similares.
Inician la revisin de los instrumentos operativos, identificando los

ajustes requeridos a las propuestas operativas contenidas en el
IEEA, cuando se requiera.
Han generado mecanismos de autoaprendizaje y sistematizacin
para el registro y anlisis de las experiencias del proyecto.
La induccin interna
Requisitos
La induccin interna da inicio una vez que se cumplan los siguientes
requisitos:
Designacin del director (a) y el personal clave correspondiente
en los distintos cargos establecidos y se ha completado el proceso de formacin de equipo de acuerdo a los procedimientos establecidos.
Realizacin de un primer desembolso de recursos, suficiente para

iniciar el proceso de organizacin incluyendo el arrendamiento o
adquisicin del espacio fsico adecuado y el equipo de oficina mnimo para iniciar operaciones.
Requisitos
Disponibilidad de la documentacin bsica del proyecto, la cual es

accesible a todos los miembros del equipo.
Los principios centrales de la fase de induccin interna son:
Principio
Basado en los
lineamientos
institucionales
Incorporando a todo el
equipo de la UP
Descripcin
Considera los principios generales y las polticas
y estrategias definidas por la entidad ejecutora y
las instituciones financieras, establecidas en sus
documentos orientadores.
Realizado con todo el equipo de proyecto,

estableciendo responsabilidades para cada uno
de sus miembros. El espritu de equipo, motivacin y organizacin se requiere para iniciar correctamente el proceso.
Basado en un
anlisis crtico
El equipo discutir todos los aspectos importantes del proyecto, incluyendo los supuestos del
diseo y la identificacin de asuntos no resueltos
en el informe de evaluacin ex - ante (IEEA) y el
contrato de prstamo.
Basado en la discusin
amplia de roles
La discusin amplia y comprensin de los roles

de los diversos actores facilitar la posterior
inclusin de los mismos en la induccin externa.
Conducido en forma
ordenada
La induccin interna
Llevar a cabo la identificacin y ordenamiento de

las actividades prioritarias, evitando la tendencia
hacia el activismo muy comn al inicio de proyectos, cuando no se ha logrado distinguir cules son
los aspectos clave y secundarios.
Principios centrales
Principios centrales
Participantes y
responsabilidades
En la induccin interna participan diferentes actores, que en orden,
debido a sus respectivas responsabilidades corresponden a:
Participante
Director (a) del
proyecto
Es responsable del correcto funcionamiento de todo el proceso y de

garantizar la participacin de todos los
involucrados.
Equipo de la UP
Cada uno de los miembros del equipo tendr responsabilidades referidas al anlisis
crticos de los documentos generales del
proyecto y de la informacin especfica y
pertinente a su rea de trabajo.
Institucin
cooperante (IC)
Facilita y acompaa el proceso brindando

orientaciones tcnico - administrativas.
Entidad ejecutora
del gobierno
Acompaa el proceso en su conjunto,

define polticas y estrategias y suministra
informacin complementaria atinente a la
ejecucin del proyecto.
Organismos
financieros
Acompaan el proceso en su conjunto y

pueden suministrar metodologas e informacin complementaria relevante a la
ejecucin del proyecto. Velan por que los
procedimientos de ejecucin diseados
sean conocidos y en el futuro aplicados
de acuerdo con lo establecido.
Asistencia tcnica
externa
Acompaan y facilitan el proceso con orientaciones metodolgicas y preparacin

de instrumentos.
Participantes y responsabilidades
Responsabilidades
El mtodo de trabajo propuesto est basado en experiencias relevantes e

instrumentos desarrollados directamente por los proyectos o por RUTA
como parte de las actividades de asistencia tcnica a los proyectos. El
mtodo y los instrumentos han sido adaptados, a fin de que puedan servir
de referencia a cualquier proyecto que est por por iniciar operaciones o
que estando en ejecucin desee realizar un ejercicio de esta naturaleza.
El mtodo de trabajo consta de cinco etapas, que parten del anlisis de la
documentacin del proyecto, la organizacin de visitas para el
reconocimiento del rea de influencia y la poblacin objetivo, el
conocimiento y anlisis de experiencias similares, la identificacin y
conocimiento de las principales entidades y actores relacionados con la
ejecucin del proyecto, para terminar con el establecimiento de espacios
de reflexin y la preparacin de orientaciones para la induccin externa. A
continuacin se describen las etapas y las actividades del mtodo de trabajo. En la Figura 1, al final de esta secccin, se presentan e interrelacionan las etapas y actividades del mtodo. En el Cuadro 1 se resumen las
etapas y actividades recomendadas, haciendo referencia a los instrumentos, participantes, responsabilidad y productos generados en cada etapa.
Etapas de la induccin interna

Etapa 1
Anlisis de la documentacin bsica y de referencia para el

proyecto
Etapa 2
Visitas y conocimiento de la poblacin objetivo y del rea del

proyecto
Etapa 3
Conocimiento y anlisis de experiencias similares
Etapa 4
Conocimiento de organismos y entidades vinculados con la

ejecucin del proyecto
Etapa 5
Reflexin final y preparacin de la induccin externa y de la

implementacin inicial
La induccin interna
Mtodo de trabajo
Mtodo de trabajo
Descripcin de las etapas

y actividades
Etapa 1:
Anlisis de la documentacin
bsica y de referencia para el proyecto
10
Cada participante, en el ejercicio de induccin interna debe estudiar en

forma detallada los documentos bsicos del proyecto, entre ellos el o los
convenio (s) de financiamiento o contrato (s) de prstamo, el IEEA, los
reglamentos, y otros convenios subsidiarios; as como los documentos
relacionados, particularmente las polticas y estrategias del gobierno.
Esta revisin debe realizarse en forma individual para luego proceder al
anlisis en forma grupal.
Como complemento a la documentacin bsica del proyecto se debe
disponer de estudios recientes e informacin estadstica y cartogrfica
detallada de la zona del proyecto, que permitan conocer las caractersticas de la poblacin objetivo y su ubicacin en la zona de proyecto, las
organizaciones presentes, las condiciones socioeconmicas, condiciones fsicas, agroecolgicas, etc.
En la revisin de los documentos se recomienda prestar atencin particular a los siguientes temas: las polticas y estrategias del gobierno
(nacional y local), los objetivos del proyecto, la poblacin objetivo, los
actores y roles, los lineamientos estratgicos, incluyendo los principios
(participacin, gnero, equidad, etnia, sostenibilidad, otros), los componentes, la modalidad de ejecucin, los procesos de ejecucin y el plan
de inversiones.
Tambin se debe identificar la estructura organizativa del proyecto, sus
vinculaciones con otros proyectos y organizaciones locales, regionales o
nacionales, los procedimientos para la implementacin y otros arreglos
institucionales, con la finalidad de ubicar claramente el papel del proyecto y de cada uno de los miembros de la UP.
Actividades a realizar
Especficamente durante esta etapa se propone realizar las siguientes

actividades:
1. Organizacin del trabajo individual
Consiste en la asignacin de temas, tiempos y la preparacin de guas de
trabajo por tema.
2. Realizacin de trabajo individual
Se refiere al estudio por parte de cada uno de los integrantes de la UP de
los documentos y la aplicacin de las guas asignadas para el anlisis de
los temas, durante un plazo definido.
3. Organizacin de sesiones de trabajo grupales
Se realizarn con actores especficos para la interpretacin y discusin de
la informacin y la preparacin de conclusiones conjuntas.
Productos esperados
Los productos esperados de esta etapa son: i) el conocimiento preliminar
y el anlisis de temas especficos y relevantes para la ejecucin del proyecto, y ii) la preparacin de documentos de base para la etapa 5 de proceso,
sobre reflexin final y preparacin de la induccin externa.
Instrumentos
Para desarrollar las actividades de esta etapa se han preparado los siguientes instrumentos:
Instrumento 1.
Documentos bsicos y de referencia para el proyecto. Lista un
conjunto de documentos que deben estar a disposicin de todo el
personal de la UP.
La induccin interna
11
Instrumento 2.
Gua para estudiar los documentos del proyecto. Se refiere a
las secciones y apndices de los contratos de prstamo, IEEA,
Informe del Presidente a la Junta Ejecutiva y directrices para la
adquisicin de bienes y servicios que deben ser de conocimiento y
anlisis detallado.
Instrumento 3.
Gua para el anlisis de las disposiciones de gobierno referidas al proyecto. Se refiere a la recopilacin y anlisis de la documentacin legal y de administracin financiera nacional relevante
para la ejecucin del proyecto.
12
Instrumento 4.
Gua para el anlisis de los documentos de la institucin cooperante (caso de los proyectos FIDA) y organismos de financiamiento. Hace referencia a documentos emitidos por la IC y los
organismos financieros, que deben ser de conocimiento del director (a) y el administrador (a) del proyecto.
Instrumento 5.
Gua de trabajo individual para el anlisis de la informacin del
proyecto. Elaborada para organizar el anlisis individual de la documentacin, preparar las condiciones para el anlisis a nivel grupal y la elaboracin de la induccin externa.
Instrumento 6.
Gua para la preparacin del plan de induccin. Contiene un
esquema de cmo organizar la induccin, incluyendo las fases
interna y externa y el taller de lanzamiento.
Etapa 2:
Visitas y conocimiento de la poblacin objetivo
y del rea del proyecto
Esta etapa permite al personal conocer preliminarmente, la zona
donde se ejecutar el proyecto, los usuarios (as) potenciales y las
condiciones fsicas, econmicas, productivas y organizativas al
momento de iniciar la ejecucin.
Bsicamente, se proponen dos actividades que consisten en:

1. Organizacin de visitas a la zona del proyecto
Para realizar esta actividad se debe disponer de instrumentos para
programar las visitas, definiendo actividades, responsables, fechas y
tiempos, solicitando citas y convocando a reuniones y el levantamiento de informacin de fuentes primarias.
2. Realizacin de visitas de familiarizacin con el rea
del proyecto
Se realiza para tener una idea inicial del potencial humano, organizativo y fsico de la zona.
Productos esperados
Como productos de estas actividades se obtienen: i) personal cuenta con informacin sobre las caractersticas del rea de influencia y
tipos de poblacin a atender, ii) informacin actualizada de la zona
del proyecto y de la poblacin objetivo.
La induccin interna
13
Instrumentos
Instrumento 1.
personal de la UP.
Instrumento 7.
Gua para realizar visitas al rea del proyecto. Da lineamientos
para conocer la situacin organizacional e institucional y establecer
contactos en el rea del proyecto.
14
Instrumento 8.
Gua para recoleccin de informacin en las vistas de campo.
Sirve para obtener informacin sobre las caractersticas de las
organizaciones de inters para el proyecto.
Instrumento 9.
Gua para elaborar informe de visitas al rea del proyecto.
Sirve para registrar la informacin obtenida a travs de las visitas
de campo a las distintas organizaciones.
Etapa 3:
Conocimiento y anlisis de experiencias similares
Esta etapa permite conocer la experiencia, los aciertos y errores de
proyectos programas similares, dentro y fuera del pas.
1. Identificacin de experiencias similares de inters para el
proyecto. Se podr recurrir a la entidad ejecutora de gobierno, el
organismo financiero, la institucin cooperante o programas de asis-
tencia externa o asesora, para que recomienden las experiencias

ms adecuadas a ser visitadas.
2. Organizacin de las visitas, preparacin de guas de trabajo
para levantar informacin de fuentes primarias y programar las
visitas, definiendo actividades, responsables, fechas y tiempos, solicitando citas y convocando a reuniones.
3. Recopilacin de informacin secundaria referida a las experiencias identificadas, a fin de documentarse adecuadamente previo
a la realizacin de las visitas.
4. Visita a diferentes experiencias de proyectos identificadas
dentro y fuera del pas, para aprender de sus experiencias y obtener lecciones.
5. Realizar anlisis posterior a las visitas, preparar conclusiones
y lecciones, que puedan ser tiles para la ejecucin del proyecto y
socializar la informacin con otros funcionarios de la UP.
Productos esperados
Como producto de esta etapa, se contar con informacin y ejemplos

de ejecucin de otros proyectos, para un mejor diseo de los "instrumentos operativos" del proyecto y su puesta en marcha.
Instrumentos
Instrumento 10.
Gua para organizar el intercambio de experiencias con otros
proyectos.
Adems para la recoleccin de informacin durante la visita, se
recomienda recurrir al Instrumento 5. Gua de trabajo individual,
ajustndola a la situacin particular.
La induccin interna
15
Etapa 4:
Conocimiento de organismos y entidades
vinculados con la ejecucin del proyecto
Esta etapa tiene como objetivo conocer cules son los organismos
financieros, institucin cooperante y administradora; la entidad ejecutora
de gobierno y otras organizaciones nacionales de supervisn y control relacionadas con el proyecto. En particular, se buscar contar con informacin
sobre lineamientos estratgicos, condiciones y procedimientos, los mecanismos de operacin, vnculos y principales contactos con el proyecto.
16
1. Identificacin de los organismos internacionales y entidades de
Gobierno relevantes, por tema prioritario del proyecto, los cuales podran
estar indicados en el IEEA.
2. Definicin de mecanismos e instrumentos para la recopilacin y el
anlisis de la informacin pertinente sobre estas organizaciones, entre
los cuales se pueden considerar:
Lectura de documentos, directrices, circulares, manuales.
Consultas especficas con las entidades u organismos.
Organizacin de sesiones de trabajo o talleres en conjunto.
con las entidades u organismos presentes en el rea del proyecto.
Preparacin de guas para levantar informacin.
3. Realizacin de visitas a las organizaciones, para aprender de sus
experiencias y obtener lecciones aplicables al proyecto.
4. Elaboracin de informes de visitas, destacando los principales resultados y socializacin de la informacin al interior de la UP.
Productos esperados
Como producto de esta etapa, se deber contar con: i) informacin sobre
los mecanismos e instrumentos aplicados por las organizaciones nacio-
nales e internacionales que sern de injerencia en el proyecto, ii) listado de

personas o contactos que debe mantener el proyecto, iii) mecanismos
definidos para la fluida comunicacin con los organismos internacionales
y las entidades de gobierno.
Instrumentos
Instrumento 1.
personal de la UP.
Instrumento 3.
Gua para el anlisis de las disposiciones de gobierno referidas al proyecto. Se refiere a la recopilacin y anlisis de la documentacin legal y de administracin financiera nacional relevante
para la ejecucin del proyecto.
Instrumento 4.
Gua para el anlisis de los documentos de la institucin
cooperante, (caso de los proyectos FIDA) organismos de
financiamiento y administradores de fondos . Hace referencia
a documentos emitidos por la IC y los organismos financieros y
administradores de fondo, que deben ser de conocimiento del
director (a) y el administrador (a) del proyecto.
Etapa 5:
Reflexin final y preparacin de la
induccin externa
Basado en los insumos y los productos generados en las etapas anteriores,
se recomienda realizar un anlisis reflexivo, y concluir con documentos y
materiales, que se darn a conocer en la induccin externa y contribuirn
a la preparacin de un plan de implementacin inicial.
La induccin interna
17
En esta etapa de reflexin se deber: i) hacer todas las consultas, aclaraciones y observaciones necesarias sobre el proyecto y sus caractersticas;
ii) definir propuestas de ajustes importantes si se requieren, iii) preparar un
plan para iniciar la ejecucin del proyecto y iv) definir las actividades
prioritarias para la fase siguiente de induccin externa.
La reflexin deber realizarse sobre temas prioritarios para el proyecto,
algunos de los cuales se enlistan a continuacin:
Los objetivos
Lineamientos estratgicos, incluyendo los principios
La normativa: arreglos tcnicos y organizativos
Procedimientos financieros y administrativos
Lineamientos bsicos de planificacin y seguimiento
18
1. Definicin de la metodologa de trabajo, incluyendo el tipo de

sesiones a realizar, talleres, comits de trabajo y discusin de propuestas.
2. Organizacin del plan de trabajo, definiendo actividades, preparacin
de guas e instructivos, asignando responsables, tiempo, fechas, participantes, y los productos esperados de cada actividad.
3. Ejecucin del plan de trabajo definido, incluyendo sesiones de reflexin y de elaboracin de documentos y materiales, identificados arriba.
4. Elaboracin del plan de implementacin inicial del proyecto,
definiendo las actividades claves a corto plazo.
5. Preparacin de una propuesta metodolgica inicial para la fase de
induccin externa.
Serie Organizacin para la Ejecuci
Productos esperados
Como productos de esta etapa, se contar con "instrumentos operativos",

incluyendo el Plan de Implementacin y con materiales de los temas
prioritarios del proyecto. Estos son insumos para la fase de induccin externa.
Instrumentos
Para desarrollar las actividades de esta etapa se dispone de

los siguienes instrumentos:
Instrumento 1.
personal de la UP.
Instrumento 6.
Gua para la preparacin del plan de induccin. Contiene un
esquema de cmo organizar la induccin, incluyendo las fases
interna y externa y el taller de lanzamiento. Sobre la primera parte
el director (a) dispondrn de elementos iniciales que debern
despus ser integrados a este plan.
Instrumento 11.
Gua para organizar talleres de induccin interna. Da lineamientos sobre objetivos, metodologa, participantes, facilitadores, materiales requeridos para el taller.
Instrumento 12.
Modelo de plan de implementacin inicial. Presenta un esquema sobre las actividades que en el corto plazo debe realizar el
proyecto, su programacin semanal o mensual, responsables y
productos esperados.
La induccin interna
19
Perodo para realizar

las actividades
La induccin interna podra iniciar un mes despus de haber sido completado e incorporado activamente todo el equipo de la UP y haberse realizado su proceso de formacin como equipo.
La induccin interna debe realizarse previo a la induccin externa y al proceso de planificacin inicial. En total la induccin interna puede realizarse
dedicando de dos a tres semanas efectivas, dentro de un perodo no mayor
de dos meses.
Perodo para realizar las actividades
20
ETAPA
1.
Anlisis de la documentacin bsica y de referencia
del proyecto
ACTIVIDADES
Organizacin
del trabajo
individual
Realizacin
del trabajo
individual
2.
Conocimiento de
la poblacin objetivo y del rea del
proyecto
Organizacin de visitas
a la zona del proyecto
PRODUCTOS
Organizacin
de sesiones de
trabajo grupales
Realizacin visitas al
rea del proyecto
Conocimiento y anlisis
sobre temas especficos
Documentos de base para
la etapa 5
Personal con informacin

sobre rea del proyecto y
poblacin objetivo
Informacin actualizada de
la zona del proyecto y la
poblacin
Identificar experiencias similares de inters para el proyecto
3.
Identificacin y
anlisis de
experiencias
similares
Informacin y ejemplos de
base de otros proyectos
Organizacin de las visitas
Informacin para el
diseo de instrumentos
operativos
Recopilacin de informacin secundaria

Realizacin de visitas
21
Anlisis de los resultados y socializacin al interior de la UP
4. Conocimiento
de organismos y
entidades vinculadas a la ejecucin del proyecto
Identificacin de organismos y entidades de inters para el

proyecto
Definicin de instrumentos para el anlisis de informacin
Mecanismos y
procedimientos de las
organizaciones vinculadas
claramente identificados
Contactos del proyecto y
mecanismos de
comunicacion acordados
Realizacin de visitas a las organizaciones
Elaboracin de informes y socializacin
Documentos para
induccin externa
Informacin relevante
sobre los temas del
proyecto
Miembros del equipo
capacitados
5.
Reflexin final y
planificacin de la
induccin externa
e implementacin
inicial
Definicin de
la
metodologa
de trabajo
Organizacin del
plan de trabajo
Elaboracin del
plan de trabajo
Plan de implementacin
Propuesta metodolgica
de fase de induccin
externa
Figura 1. Flujo de proceso de induccin interna

La induccin interna
Organizacin de las visitas, preparacin de

guas de trabajo para levantar informacin y
programar las visitas.
Visita a experiencias de proyectos similares en
el pas en primera instancia y de otros pases.
3 . Conocimiento y anlisis de experiencias similares

Identificacin de experiencias similares de
inters para el proyecto.
Organizacin de visitas a la zona del proyecto;

preparar guas de trabajo, para levantar
informacin de fuentes primarias y programar
las visitas.
Realizacin de visitas de familiarizacin al
rea de proyecto .
Inst .7
Guas para realizar visitas al rea del

proyecto
Gua para recoleccin de informacin
Gua para elaborar informes de visitas
al rea del proyecto
Gua para organizar el intercambio de Inst. 10

experiencias con otros proyectos
Inst. 5
Gua de trabajo individual
Gua para elaborar informes de visitas al Inst. 9
rea del proyecto
Inst. 8
Inst. 9
Inst. 1
Inst. 5
Inst. 6
Inst. 4
Inst. 3
Inst. 1
Inst. 2
Referencia
Documentos bsicos y de referencia

Informes y diagnsticos actualizados
2. Visitas y conocimiento de la poblacin objetivo y del rea del proyecto
Etapas
Actividades
Instrumentos o documentos
1. Anlisis de la documentacin bsica y de referencia del proyecto
Organizacin del trabajo individual. Consiste Documentos bsicos y de referencia
en la asignacin de temas, de tiempos y la
Gua para estudiar los documentos del
preparacin de guas de trabajo por tema.
proyecto
Gua para el anlisis de las
disposiciones de gobierno
Realizacin de trabajo individual, es la
Gua para el anlisis de los documentos
dedicacin en un plazo definido, para estudiar de la institucin cooperante y
los documentos del proyecto y aplicar las
organismos de financiamiento
guas de trabajo asignadas.
Gua de trabajo individual
Organizacin de sesiones de trabajo grupales. Gua para la preparacin del plan de
induccin
Director (a)
Equipo tcnico
Equipo administrativo
Encargado (a) de P&S
Director (a)
Equipo tcnico
Encargado (a) de
P&S
Director (a)
Equipo tcnico
Equipo administrativo
Encargado (a) de P&S
Participantes
Responsabilidad
Conocimiento de temas
especficos, la preparacin de
documentos de base para la
etapa 5.
Productos
El Director (a) coordina y

supervisa el trabajo.
El encargado (a) de P&S,
organiza y formula
instrumentos en consulta con
los coordinadotes (as) de
componente
Los miembros del equipo
tcnico participan con la
recoleccin y anlisis de la
informacin y con las visitas
a campo
Informacin y ejemplos de base

para un mejor diseo de los
instrumentos operativos del
proyecto y su puesta en
marcha

Informacin actualizada de la
zona del proyecto y de sus
clientes
organiza y formula
instrumentos en consulta con
los coordinadores (as) de
componente
tcnico participan con la
informacin y con las visitas
a campo

organiza y formula
instrumentos.
participan con anlisis y
recomendaciones.
Cuadro 1. Resumen del proceso de induccin interna
22
La induccin interna
ctividades
Instrumentos o documentos Referencia
Director (a)
Equipo tcnico
Equipo
administrativo
Encargado (a) de
P&S
Inst. 1
Preparacin de propuesta metodolgica

para la induccin externa
Elaboracin del Plan de implementacin

inicial del proyecto.
Ejecucin del plan de trabajo definido.
Documentos bsicos y de referencia

para el proyecto.
Gua para la preparacin del plan de
Organizacin del plan de trabajo,
incluyendo las actividades, preparacin de induccin.
Gua para organizar talleres de
guas e instructivos, asignando
responsables, tiempo, fechas, participantes induccin interna.
Modelo del plan de implementacin
y los productos esperados de cada
inicial.
actividad.
Definicin de la metodologa de trabajo
Inst. 11
Inst. 12
Inst. 6
Director (a)
Equipo
administrativo
Encargado (a) de
P&S
Documentos bsicos y de referencia Inst. 1

Gua para estudiar los documentos
Inst. 2
del proyecto.
Gua para el anlisis de los
Inst. 4
documentos de la institucin
cooperante y organismos de
financiamiento
Realizacin de visitas a las organizaciones

o entidades
Elaboracin de informes de visita y
socializacin de la informacin
5. Reflexin final y preparacin de la induccin externa
Identificacin de los organismos

internacionales y entidades de Gobierno
relevantes, por tema prioritario del
proyecto.
Definicin de mecanismos de trabajo e
instrumentos de recopilacin de
informacin
Participantes
Productos
Materiales descriptivos
bsicos del proyecto.
Instrumentos operativos
Plan de implementacin
inicial
Propuesta para la induccin

Los miembros del equipo externa
tcnico y administrativo
participan con la
informacin y con las
visitas a campo

organiza y formula
instrumentos en consulta
con los coordinadores de
componente.

Mecanismos y
procedimientos claramente
El encargado (a) de P&S, definidos.
organiza y formula
instrumentos en consulta
con el administrador.
Todos participan de las
sesiones de trabajo.
Responsabilidad
Cuadro 1. Resumen del proceso de induccin interna
4. Conocimiento de organismos y entidades vinculadas con la ejecucin del proyecto
Etapas
23
24
Anexo
Anexo
Instrumentos de apoyo
a la induccin interna
La induccin interna
25
Indice del Anexo

Instrumento 1.___
Documentos bsicos y de referencia del proyecto___
27
Instrumento 2. ___
28
___
Guas para estudiar los documentos del proyecto.
Instrumento 3. ___
Gua para el anlisis de las disposiciones del gobierno referidas al proyecto.
Instrumento 4.___
26
Gua para el anlisis de los documentos de la institucin cooperante (Caso

de los proyectos FIDA), organismos financieros y administradora de fondos.
Instrumento 5. ___
Indice del Anexo
Gua de trabajo individual para el anlisis de la informacin del proyecto.
32
___
34
___
___
36
___
Instrumento 6. ___
39
Gua para la preparacin del plan de induccin.
Instrumento 7. ___
48
___
Gua para realizar visitas al rea del proyecto.
Instrumento 8. ___
Gua para recoleccin de informacin en las visitas de campo.
Instrumento 9.___
Gua para realizar informe de visitas al rea del proyecto.
Instrumento 10.___
Gua para realizar el intercambio de experiencias con otros proyectos.
Instrumento 11.___
Gua para organizar talleres de induccin interna.
Instrumento 12.___
Modelo de plan de implementacin inicial del proyecto.
50
___
51
___
52
___
54
___
56
___
Instrumento 1
Documentos bsicos
y de referencia del proyecto
01. Polticas del gobierno en el mbito rural y econmico.

02. Informe de evaluacin ex - ante (IEEA) y Anexos.
03. Convenio (s) de Financiamiento o Contrato (s) de Prstamo.
04. Condiciones Generales de Financiamiento de las Entidades que financian el proyecto; por ejemplo: Condiciones Generales del FIDA, del 2
de diciembre de 1998.
05. Manual de Operaciones y Reglamento Operativo.

06. Reglamento de Crdito o de uso de los fondos del proyecto.
07. Ley de Contrataciones del Estado.
08. Normas sobre adquisiciones y desembolsos de la institucin cooperante o administradora, y los organismos financieros.
09. Gua Prctica de Administracin Financiera de proyectos financiados

por el FIDA. RUTA. 1999.
10. Estudios recientes sobre la poblacin objetivo y la zona de proyecto

(incluyendo censos, encuestas, etc.), listados de organizaciones de
base y prestadoras de servicios existentes en la zona y de instituciones
pblicas de diferentes sectores.
11. Diagnsticos y planes territoriales, socioeconmicos y ambientales

existentes.
12. Documentacin sobre proyectos similares ubicados en la zona u otras

aledaas.
13. Mapas topogrficos detallados (al menos a escala 1: 50.000) para la zona
de proyecto.
La induccin interna
27
Instrumento 2
Gua para estudiar los
documentos del proyecto
Esta gua ha sido preparada para la revisin crtica de cuatro documentos
fundamentales para el proyecto.
Convenio de Financiamiento o Contrato de Prstamo. Caso

de proyectos con financiamiento Gobierno - Fondo
Internacional para el Desarrollo Agrcola (FIDA)
28
Es el documento legal en donde el FIDA y el Gobierno acuerdan las condiciones del prstamo y en el cual se indican las responsabilidades asumidas por stos, incluyendo las actividades a realizarse por la unidad de
proyecto (UP) y los organismos prestadores de servicios, as como por la
institucin cooperante (IC). Incluye las indicaciones de fecha de inicio y de
terminacin del proyecto y de elegibilidad de desembolsos y de cierre del
prstamo. Establece las categoras de gasto del prstamo y los niveles de
financiamiento en cada una, basadas en el Informe de evaluacin ex-ante
(IEEA).
El convenio de financiamiento o contrato de prstamo slo puede ser modificado, a solicitud del prestatario, con la aprobacin oficial del FIDA y previa recomendacin de la IC.
Los convenios o contratos tienen una estructura muy similar. Ciertas secciones y especialmente sus Apndices, son de especial inters de revisin
de los miembros de la Unidad de Proyecto. Se recomienda leer cuidadosamente:
1. Del Convenio propiamente, la Seccin, El Financiamiento; la
Seccin, El Proyecto y la Seccin, Medidas de Recurso del Fondo.
Estas secciones son sumamente importantes por los lmites contractuales que establecen.
2. Apndice 1. Descripcin del Proyecto. Este indica los componentes y responsables de la ejecucin. La informacin contenida en
este apndice es el que rige y no el del IEEA.
3. Apndice 2. Asignacin y retiro de recursos del Financiamiento.
Indica los recursos del prstamo FIDA que se destinan a las diferentes
categoras de gasto y el porcentaje dentro de cada categora que va
a financiar el FIDA.
4. Apndice 3. Operacin del Proyecto. Describe la organizacin
segn niveles del proyecto y quienes pueden intervenir en cada uno.
La lectura del Convenio de Financiamiento, especialmente en lo referente a los detalles relacionados con compromisos, plazos del convenio, adquisiciones y desembolsos, debe hacerse en relacin con las
"Condiciones Generales" aplicables a proyectos financiados por el
FIDA.
Informe de proyecto o informe de evaluacin ex-ante

del FIDA (IEEA)
Es la base de diseo del proyecto y es especialmente importante por
contener una exposicin detallada de la racionalidad, objetivos y
estrategia de ejecucin, los costos y financiamiento del proyecto. El
IEEA consta del informe principal que es una gua bsica de referencia para la organizacin e inicio de ejecucin, y los Anexos que contienen un detalle pormenorizado de las actividades, presupuesto,
marco lgico, y otros. Para llegar a dominar el proyecto, es necesario
leer a profundidad el IEEA. Sin embargo, es difcil que todo el equipo
de la UP lo revise completamente durante la induccin. Las secciones
que se recomiendan sean ledas y analizadas por todo el personal
son:
1. Texto Principal
Conocer el contexto utilizado para formular el proyecto, los objetivos de este, sus componentes y su organizacin general.
Revisar el Plan de Implementacin inicial del proyecto e identificar
las actividades de corto plazo a realizar; as como conocer las disposiciones para formular los Planes Operativos Anuales (POAs) y
para revisar el plan global de inversiones.
Revisar si se sealan aspectos a cambiar en condiciones jurdico
legales vigentes y sus implicaciones.
Analizar los procedimientos de contratacin de servicios a terceros
(coejecucin) y de adquisicin de otros bienes
La induccin interna
29
2. Apndice Marco Lgico

La matriz de Marco Lgico encierra la jerarqua de objetivos con que
fue diseado el proyecto; los supuestos utilizados; y la relacin entre
los diversos niveles de objetivos con indicadores para medir el desempeo. Al analizar este marco lgico, ela-borado en la etapa de evaluacin ex-ante, es probable que se haga necesario revisarlo para adecuarlo a las condiciones vigentes al arranque del proyecto.
30
3. Anexo Organizacin del Proyecto

Comprende la organizacin interna de la Unidad de Proyecto, sus
relaciones con la poblacin objetivo, con las organizaciones prestadoras de servicios, con los comits directivos, con la entidad ejecutora
del gobierno, con el FIDA y otros financiadores. Un buen conocimiento de la organizacin y de los instrumentos como los reglamentos
operativos que la norman son esenciales. Conocer la forma de contratacin de servicios planteada es un aspecto central de este anlisis.
4. Anexo Poblacin objetivo y rea de proyecto
Su anlisis permite la identificacin de comunidades y grupos de
usuarios (as) con los cuales se trabajar, as como las medidas o
estudios adicionales necesarios para conocer el rea de influencia del
proyecto, organizaciones presentes, y actores relevantes, tales como
inventarios de organizaciones de base y de oferentes de servicios.
5. Anexos por componentes de servicios
Fortalecimiento de organizaciones, asistencia tcnica para produccin
y mercadeo, etc. Debern ser analizados detalladamente por los
responsables de cada uno; no obstante, los responsables de otros
componentes deben conocer bien los alcances y formas de operar de
aquellos componentes afines.
Anlisis del Informe del Presidente a la Junta Ejecutiva

Es slo para informacin de la UP. Es el documento oficial de la
administracin del FIDA en que presenta el proyecto para su
aprobacin a la Junta Ejecutiva. En forma resumida justifica y
describe el proyecto e indica las condiciones que fueron negociadas
en el Convenio. Por ser ms corto que el IEEA, puede suplir a ese
como documento de referencia. No tiene sin embargo muchos
detalles operativos. Es ms til como documento de resumen para
aquellos involucrados con la ejecucin del proyecto.
Anlisis de las directrices para la Adquisicin de Bienes

y Servicios
Este instrumento es de uso principalmente para el Administrador y el
Director de Proyecto. Establece las normas bajo las cuales el FIDA
condiciona la adquisicin de bienes y servicios con fondos del prstamo. Estas directrices aplican slo cuando la Institucin Cooperante a
cargo del prstamo no utiliza sus propias normas de adquisiciones.
Las directrices del FIDA estn vigentes desde septiembre de 1982,
encontrndose en proceso de elaborar nuevas normas.
Por lo general, las disposiciones sobre adquisiciones van a ser las de
la Institucin Cooperante, aunque esta definicin queda establecida
en el convenio de financiamiento y el manual de operaciones del
proyecto.
31
La induccin interna
Instrumento 3
Gua para el anlisis de las disposiciones
del gobierno referidas al proyecto
El Director (a) de la Unidad de Proyecto (UP) y el Administrador (a) deben
recopilar y analizar la documentacin legal y de administracin financiera
nacional, que tiene injerencia sobre la ejecucin del proyecto. Esta incluye
al menos:
32
1. Decreto o ley nacional de aprobacin del prstamo

Contiene las disposiciones de carcter jurdico que dan vigencia al contrato de prstamo o convenio de financiamiento. Es muy importante conocer
su contenido, especialmente porque pueden incluir disposiciones que
interpretan el convenio en funcin de la legislacin nacional.
2. Presupuesto nacional y procedimientos para aprobacin de presupuesto
Autorizacin anual de los gastos del proyecto, cuyos alcances dependen
de las leyes nacionales.
3. Disposiciones generales de presupuesto
Contiene lineamientos para programar la ejecucin de gastos y establece
los mecanismos de control del presupuesto del gobierno central a los que
est sujeto el proyecto.
4. Leyes de contratacin del Estado
Se refiere a la legislacin atinente al proyecto sobre la contratacin de consultoras, prestacin de servicios, suministro de bienes que celebre la
administracin pblica con personas particulares, naturales o jurdicas,
nacionales o extranjeras, etc. Incluye los procedimientos de precalificacin,
calificacin y evaluacin de licitaciones, compras, subastas y concursos,
para que se efecten conforme lo prescrito en las leyes del pas. Se aplican cuando en el contrato de prstamo u otras leyes nacionales no se
establece lo contrario.
5. Leyes y reglamentos de entidades superiores de administracin de

recursos financieros
En el convenio de financiamiento del FIDA se seala el Ministerio,
Secretara o Institucin que ser responsable de la ejecucin del proyecto.
Estos pueden estar sujetos a leyes y reglamentos internos que el proyecto
debe conocer.
6. Legislacin laboral
Las disposiciones legales y mecanismos de contratacin de personal de la
UP y las obligaciones que pueden generarse de contratar otro personal
para servicios deben ser conocidas en detalle, para evitar incurrir en problemas que puedan afectar el futuro desempeo del proyecto y afectar las
relaciones laborales del personal.
33
La induccin interna
Instrumento 4
Gua para el anlisis de los
documentos de la institucin cooperante
(Caso de los proyectos FIDA), organismos
financieros y administradores de fondos
Los documentos a que se refiere este instrumento son aquellos emitidos
por la institucin cooperante y por los organismos financieros. El
conocimiento de estos documentos es crtico por parte del director del
proyecto, el administrador y el equipo encargado de adquisiciones y
desembolsos en particular.
34
1. Directrices emitidas por dichos organismos

Incluyen las normas sobre adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios, incluyendo consultoras, de la institucin cooperante, que deben ser
aplicadas por el proyecto. Estas directrices deben incluir lineamientos a
tomar en cuenta para la elaboracin del plan de cuentas del proyecto.
2. Carta al prestatario
Para establecer de manera ms especfica sus directrices, la institucin
cooperante debe preparar una carta al prestatario, que es un documento
que describe en detalle los mtodos y procedimientos de desembolsos, la
apertura y administracin de la cuenta especial, certificados de gastos,
solicitud de retiro de fondos, adquisicin de bienes, mecanismos de
revisin de documentos por la IC, contrataciones, informes, registros
financieros, e informes de auditoria. Cada proyecto recibe su propia carta
al prestatario, la cual toma en consideracin las especificidades del contrato de prstamo celebrado entre el FIDA y el respectivo gobierno.
Adems incluye formularios para los desembolsos, adquisiciones, informes
peridicos e informes de auditoria. La carta al prestatario es entregada por
la IC y explicada durante el Taller de Lanzamiento del proyecto.
3. Formularios de solicitud de desembolsos y rendiciones de gastos
La IC, segn el caso, debe mandar esta documentacin junto con una carta
al prestatario, detallando los procedimientos a seguir para solicitar desembolsos del prstamo.
4. Contratos de prstamo y convenios de donacin

Cuando existe un cofinanciamiento con otra fuente de cooperacin externa, estos incluyen disposiciones adicionales y a veces establecen condiciones cruzadas importantes que deben compatibilizarse con el prstamo
del FIDA.
5. Convenios de administracin de fondos entre el gobierno y una
entidad administradora internacional. Casos de servicios prestados
por PNUD, UNOPS, IICA
Este instrumento no existe en todos los proyectos. Cuando se ha establecido, el director (a) y el Administrador (a) del proyecto deben conocer su
contenido a fondo, especialmente en cuanto a los lmites que puede imponer sobre decisiones de la UP. Estos convenios de administracin surgen
cuando un gobierno establece con un organismo de cooperacin internacional, distinto de los entes financieros, un acuerdo para administrar los
fondos del prstamo, con la finalidad de agilizar los trmites. Este organismo puede ser diferente de la institucin cooperante. Sus funciones se limitan a agilizar la administracin de fondos, que manejados dentro de los
meca-nismos normales del gobierno, pueden ser muy lentos para permitir
al proyecto cumplir con las metas fijadas. Cuando se utilice esta modalidad, deben quedar muy claramente diferenciados en el convenio, las
respon-sabilidades de la institucin de cooperacin internacional que
administra los fondos, de las de la IC (Ver Gua Prctica de Administracin
Financiera para proyectos financiados por el FIDA. RUTA).
La induccin interna
35
Instrumento 5
Gua de trabajo individual para el anlisis
de la informacin del proyecto
La gua de trabajo individual es un instrumento de apoyo al trabajo de anlisis y preparacin que debe realizar cada funcionario. Esta gua sirve de
base para preparar los eventos grupales y el plan de induccin externa. El
uso de la gua depender de las necesidades e intereses de cada funcionario.
NOMBRE DEL PROYECTO
Nombre del usuario de la gua_________________________________
36
1. Antecedentes
Descripcin de la situacin que da origen al trabajo por realizar, que lo
motiva, quienes apoyarn, fuentes de informacin a las que se debe recurrir y una descripcin general de lo que se espera lograr.
2. Objetivos
Resultado (s) ltimo (s) y final (es) del trabajo
3. Productos
Definicin clara y puntual de los productos esperados.
4. Mtodo y temas de trabajo
Se debe hacer una descripcin general del mtodo a seguir: bsqueda de
informacin complementaria, lectura, anlisis, preparacin de guas y elaboracin de informes.
Para cada tema se recomienda la construccin de una matriz como la que
se describe:
Tema:
Objetivo de la sesin de trabajo:
Productos
esperados
Documentos
de referencia
Fuentes de
informacin
complementaria
Instrumentos
operativos en
Responsable
que se refleja
el producto
A modo de ejemplo se trata el tema "tipificacin de la poblacin objetivo"
Tema: Tipificacin de la poblacin objetivo

Objetivo de la sesin de trabajo: Actualizar la informacin sobre
la poblacin objetivo y sus caractersticas
Productos
esperados
Documentos
de referencia
Fuentes de
informacin
complementaria
Instrumentos
operativos en
que se refleja el
producto
Responsable
Ej: Criterios de
seleccin
estrategia de
ejecucin
Metodologa de
intervencin
Ej:
Coordinador
(a) de componente
Encargado (a)
de P&S
Definir los
tipos de
clientes
Definir las
caractersticas generales de
cada tipo de
cliente
Definir el
nmero de
personas
segn
gnero y
familias
beneficiadas
Resultados
esperados
segn el
tipo de
cliente
La induccin interna
Ej: Informes
IEEA
Diagnsticos
Ej: Entrevistas
Encuestas
37
5. Duracin
Definicin clara y puntual de los productos esperados.
6. Organizacin de las sesiones de trabajo
Se debe definir quines y cmo brindarn el soporte necesario para la realizacin exitosa del trabajo.
Se debe nombrar un coordinador del trabajo, responsable de dirigir y
supervisar su correcta realizacin.
Se recomienda contar con asesores especializados, su funcin ser apoyar el trabajo y consolidar conclusiones.
38
Instrumento 6
Gua para la preparacin
del plan de induccin
NOMBRE DE LAS ENTIDADES RELACIONADAS
NOMBRE DEL PROYECTO
1. Objetivo
Compartir entre potenciales usuarios, proveedores de servicios y actores
involucrados, los objetivos, resultados esperados e instrumentos de ejecucin y analizar la estrategia necesaria para el desarrollo exitoso de las
actividades del proyecto.
2. Objetivos especficos
a) Analizar y capacitar al equipo gerencial y tcnico del proyecto en los
aspectos tcnicos y arreglos organizativos, financieros y administrativos
requeridos para su buena implementacin.
b) Analizar en conjunto con grupos usuarios del proyecto, los objetivos,
resultados esperados, las lneas de financiamiento, arreglos organizativos
y mecanismos para la ejecucin incluyendo los criterios para la seleccin
de organizaciones demandantes y presentacin de propuestas para recibir
asistencia.
c) Analizar la estrategia que se requiere para el desarrollo exitoso del
proyecto.
d) Presentar y dar por inaugurado oficialmente el proyecto entre los potenciales usuarios, proveedores y actores relacionados.
3. Resulados esperados
a) El equipo gerencial del proyecto ha desarrollado un conocimiento adecuado de los reglamentos y manuales para su ejecucin y mecanismos de
coordinacin con otras iniciativas.
b) El personal gerencial y tcnico del proyecto conoce los procedimientos
administrativos y financieros de la ejecucin, as como los montos a ser
La induccin interna
39
ejecutados por categora y lneas de financiamiento en el proyecto y se

familiaricen con la institucin ejecutora, financiera y cooperante.
c) Todos los actores conocen el contenido de los documentos principales
del proyecto, los procedimientos a ser utilizados para su ejecucin, as
como los nuevos mecanismos de prestacin de servicios.
d) Los grupos usuarios conocen los criterios, procedimientos y mecanismos necesarios para identificar y presentar sus propuestas al proyecto, y
se apropien de los objetivos del proyecto.
4. El Plan de Induccin
El Plan de Induccin se realizar en dos fases:
40
Fase I: Induccin interna, con el personal tcnico y gerencial del proyecto, con la participacin de entes ejecutores, organismos financieros y la
institucin cooperante (IC).
Fase II: Induccin externa, con la participacin adicional de actores relacionados con la ejecucin del proyecto; incluye la actividad formal de "inauguracin" o taller de lanzamiento.
4.1. Fase I : Induccin interna

El proceso de induccin interna considera los aspectos orientados hacia el
conocimiento del proyecto en relacin con: objetivos, principios, resultados
esperados, beneficios e instrumentos necesarios para la organizacin y
ejecucin. Esto tendr como resultado el conocimiento y compromiso del
equipo hacia la consecucin de los objetivos del proyecto.
a) Objetivo
Que el equipo tcnico y gerencial del proyecto conozca el proyecto, e identifique sus roles y compromisos para la consecucin de sus objetivos y
resultados.
b) Actividades a realizar
Estudiar detalladamente los documentos del proyecto.
Estudiar la estructura del proyecto, su vinculacin con otras iniciativas, revisar los aspectos legales y sus implicaciones.
Estudiar y analizar las lneas de financiamiento, procedimientos para la implementacin. arreglos institucionales y de orga
nizacin, procedimientos administrativos y financieros del prstamo.
Estudiar los pasos necesarios para la identificacin de comunidades y grupos beneficiarios con los cuales se trabajaran.
Conocer y analizar los inventarios realizados de organizaciones de base y oferentes de servicios.
Revisar y actualizar el Plan de Implementacin del proyecto.
Hacer todas las aclaraciones necesarias y propuesta de ajustes.
c) Metodologa
Analizar los documentos relacionados con el proyecto por medio de crculos de estudios.
Realizar visitas guiadas y orientadas al rea del proyecto, a
fin de conocer actores principales, autoridades locales y condiciones actuales para la ejecucin.
Realizar visitas guiadas y orientadas a otros proyectos y pases, con experiencias similares ya desarrolladas.
Analizar lo estudiado y observado, hacer las aclaraciones pertinentes, preparar conclusiones y completar con esta informacin la propuesta de la fase de induccin externa y Taller
de Lanzamiento.
d) Participantes
Equipo gerencial y tcnico del proyecto: los que sern responsables tcnica, metodolgica y organizativamente de todo el
proceso.
Personal de entidad ejecutora
Institucin financiera y cooperante, como orientador y facilitador de informacin en relacin a los aspectos tcnico administrativos , adquisiciones y de seguimiento para la ejecucin.
Asistencia externa.
e) Documentos de Referencia
Documentos con las polticas del gobierno en el mbito rural
y econmico
Documentos con polticas de FIDA y otros organismos
financieros
El Informe de Evaluacin Ex Ante.
Convenio de Financiamiento/prstamo
Manual de Operaciones y reglamentos del Proyecto
Ley y Reglamento General de Contrataciones del Estado
Gua prctica de administracin Financiera (FIDA)
La induccin interna
41
f) Cronograma
Esta fase podra concretarse en un plazo de una a cuatro semanas,
incluyendo visitas guiadas dentro y fuera del pas.
4.1. Fase II : Induccin externa

En esta fase, adems de los participantes de la fase interna, se incorporan actores relacionados con el proyecto, a nivel nacional o local, del sector privado y pblico.
42
a) Objetivos
Que los actores relacionados conozcan los aspectos relevantes del proyecto. Particularmente de los objetivos, resultados esperados, estrategia y criterios para la ejecucin de acciones, esquemas de ejecucin, arreglos institucionales para la ejecucin.
b) Actividades a realizar
b.1. Estudio de los documentos del proyecto
El equipo del proyecto coordinar el estudio de los documentos con todos
los actores. Esta actividad sera realizada a travs de grupos de estudio
guiados con un esquema de preguntas a responder al finalizar el estudio.
En el estudio de los documentos del proyecto se deber poner especial
atencin al anlisis de los siguientes temas:
Marco lgico (objetivos, resultados, indicadores medios de verificacin y riesgos).
La prestacin de los servicios, anlisis de la demanda y la oferta actual.
La identificacin y seleccin de la poblacin objetivo y organizaciones de base.
La identificacin y seleccin de oferentes de servicios.
La participacin de los beneficiarios en los procesos de planificacin y seguimiento y la ejecucin.
Estrategias de accin para la aplicacin de la perspectiva de
gnero en el proyecto.
Criterios, mecanismos y procedimientos que se requieren para
la aprobacin de propuestas para su financiamiento.
Arreglos necesarios para el seguimiento de los proyectos en
ejecucin.
El sistema de seguimiento y evaluacin y la participacin de los diferentes

actores en su diseo.
Metodologa
Se organizarn grupos de estudio por tipos de inters, grupos de beneficiarios, de oferentes de servicios, de tcnicos de Proyectos e instituciones
con presencia municipal, de autoridades, otros. Tambin se podra organizar un grupo mixto, a fin de observar cambios al mezclar intereses.
Previamente, la UP deber preparar una gua de estudio, que permita a los
grupos poner especial atencin a los temas arriba indicados, hacindose
preguntas especficas que les permita conocer en menor tiempo y mayor
detalle las particularidades de stos. Al finalizar el estudio de grupo, cada
grupo debera exponer las conclusiones de sus temas, los aspectos que no
quedaron suficientemente claros, y aquellos que consideran deben ser
revisados.
La UP del proyecto presentar el contenido de ste y apoyar las discusiones sobre todos los temas. Ser la facilitadora del proceso, y orientar
el estudio y anlisis y facilitar el material necesario. Se contar tambin
con el apoyo de los/as especialistas en temas especficos, para realizar
presentaciones y apoyar las discusiones en los grupos.
b.2. Anlisis de los esquemas de ejecucin del proyecto
En esta fase, los participantes se concentrarn en los temas siguientes,
que son los que estn directamente relacionados a la forma de ejecucin
del proyecto:
Los instrumentos con los que se norma la ejecucin del proyecto.
Anlisis de los criterios para la identificacin de la demanda.
Cmo iniciar la ejecucin del Proyecto y arreglos institucionales.
Los procedimientos administrativos y financieros para la transferencia de recursos del proyecto a las organizaciones demandantes.
Auditora y participacin de los beneficiarios.
La induccin interna
43
Metodologa
La UP del proyecto organizar mini-talleres municipales y talleres departamentales con guas orientadas, para analizar en detalle estos procesos con
los actores. Tambin se realizarn los talleres en el rea del proyecto en
grupos pequeos de trabajo y en forma simultnea en distintas zonas de
intervencin. Se elaboraran modelos de talleres, con una gua de contenido.
Se podran utilizar otras tcnicas como:
Presentaciones grficas y visuales acerca del proyecto (objetivos, estrategia de ejecucin, lneas de financiamiento).
Representaciones teatrales.
Papelgrafos con textos donde se indiquen los pasos necesarios para identificar y aprobar propuestas (flujogramas del pro
ceso).
44
b.3. Las propuestas para el inicio de la ejecucin

Los participantes aportarn ideas de como iniciar la ejecucin del proyecto, con insumos importantes que faciliten la identificacin de grupos, zonas
y temas de mayor relevancia.
Los grupos para su anlisis utilizarn las propuestas elaboradas por la UP,
del Plan de Implementacin y de un primer Plan Operativo. Estos documentos seran los principales insumos para proponer los puntos de partida
de la ejecucin, esquemas, tiempos y grupos beneficiarios.
Al final se seleccionarn los representantes de los distintos actores, que
participaran en la Fase final de la induccin: el Taller de Lanzamiento.
c) El taller de lanzamiento
Siendo esta una actividad especfica de anlisis general y de difusin del
proyecto ser realizada al final de la induccin, considerando que es el
mejor momento, una vez que los actores tienen un mejor conocimiento del
proyecto. El taller se realizar con la participacin de representantes de
distintos ministerios, entes autnomos, organizaciones no gubernamentales, organismos financieros y representantes de los usuarios (as),
proveedores de servicios y autoridades locales.
Las actividades que se realizaran durante el taller de lanzamiento, considerando que ya se viene de un proceso como el indicado antes, seran:
La presentacin oficial del proyecto y sus principales objetivos a

autoridades, entes participantes y pblico en general.
Anlisis de mecanismos de relacin entre agencias participantes;
entre beneficiarios y prestadores de servicios, y entre otros
actores.
Los mecanismos de ejecucin, prioridades y acciones inmediatas
para el arranque del Proyecto.
Conocer los roles de los participantes, particularmente de la UP,
los usuarios (as), oferentes de servicios, Oficinas Receptoras de
Propuestas, Comits de Aprobacin de Propuestas y sus responsabilidades frente a todos los actores.
Dar a conocer el rol de la IC y del FIDA y sus relaciones entre s,
con el Gobierno y con otras agencias.
c.1 Mtodo para el taller de lanzamiento
El taller se organizar en bloques de trabajo, donde se considere el anlisis entre grupos provenientes de distintos entes y donde se analicen los
siguientes aspectos:
El proyecto en la estrategia de desarrollo tecnolgico del pas y su
relacin con otras iniciativas.
Los objetivos del proyecto (general y especficos) sus principios,
sus resultados y beneficios esperados.
La justificacin (razn de ser) del proyecto, estrategias, poblacin
objetivo, rea de intervencin, costos y fuentes de financiamiento,
etc.
El contenido del proyecto, temas de mayor relevancia, la insercin
del enfoque de gnero, de los mecanismos participativos, del
esquema de identificacin y generacin de la demanda,
aprobacin de propuestas, etc.
La modalidad de ejecucin, oficinas locales, comits, participantes
y roles.
Los arreglos institucionales y organizativos para la ejecucin.
El marco legal para la ejecucin: el convenio de financiamiento y
como se administra, el reglamento operativo, contratos y convenios, etc.
La induccin interna
45
c.2 Participantes
El taller de lanzamiento se realizar en el rea del proyecto, en un lugar
accesible a todos los participantes e invitados.
46
Equipo gerencial y tcnico del proyecto: los que sern responsables tcnica, metodolgica y organizativamente de todo el
proceso.
Representantes de la entidad ejecutora, de la Institucin
Cooperante, organismos financieros.
Representantes de los grupos beneficiarios por municipios participantes.
Representantes de Proyectos y programas con los que se relacionar directamente el proyecto.
Representantes de autoridades locales y departamentales.
Representantes de oferentes de servicios.
Delegados de los entes pblicos relacionados.
La asistencia externa.
Adems de los participantes en la fase de induccin externa,
participan:
Autoridades nacionales, departamentales y municipales.
Representantes de los ministerios pblicos y entes autnomos.
Representantes de los organismos financieros y otras agencias de cooperacin relacionadas con el sector rural.
Representantes de grupos beneficiarios y potenciales oferentes
de servicios.
Representantes de otros programas y proyectos relacionados.
d) Documentos de referencia
Todos los documentos debern ser resumidos y adecuados al tipo de participantes. Estos debern ser copiados para ser utilizados por los participantes en
todo el proceso.
Documentos con las Polticas del Gobierno en el mbito rural y
econmico.
Documentos con polticas de FIDA y otros financiadores.
El Informe de Evaluacin Ex - Ante.
Convenio de Financiamiento.
Reglamento Operativo del proyecto.
Otros documentos y materiales que deberan ser preparados y utilizados:
"Brochure" o panfletos del proyecto y sus aspectos centrales.
Resumen del esquema de ejecucin (flujograma) y arreglos institucionales.
Gua para los grupos de estudio y anlisis.
Material variado para la realizacin de talleres: papel, papelgrafos.
e) Cronograma (se incluira en anexo)

Esta fase podra concretarse en un perodo de una a dos semanas, realizando el trabajo en el rea del proyecto y en ciudades seleccionadas.
f) Recursos necesarios
f.1. Recursos humanos
Un facilitador externo que apoyar en la organizacin general
de la induccin interna /externa y del taller de lanzamiento.
Asesores por temas especficos de las agencias financieras y
de la IC.
Los encargados de las operaciones en el FIDA (por temas
especficos, en base a la programacin detallada de cada fase
del proceso).
El equipo gerencial del Proyecto en los temas correspondientes.
Apoyo logstico todo el tiempo.
f.2. Logstica y recursos financieros
Todas las actividades sern realizadas en el rea geogrfica del proyecto.
Los locales seleccionados debern presentar condiciones para realizar
varias actividades al mismo tiempo. Se deben prever recursos financieros
para cubrir gastos eventuales de los participantes. Se requerir del material logstico necesario para un evento de esta naturaleza.
La induccin interna
47
Instrumento 7
Gua para realizar visitas
al rea del proyecto
Para dar inicio a la ejecucin del proyecto es importante que todos los
actores relacionados conozcan, analicen y se capaciten en los aspectos
tcnicos y arreglos organizativos, financieros y administrativos requeridos
para ejecutarlo.
1. Objetivos
48
Conocer la situacin actual institucional y organizativa de los municipios de

intervencin del proyecto y establecer primeros contactos con actores de
desarrollo del municipio brindando informacin sobre la ejecucin del
proyecto.
Brindar informacin a autoridades y organizaciones municipales sobre el
proyecto, as como interactuar y relacionarse con la UP.
2. Contenido
Visitas a los municipios para realizar reunin con alcaldes, concejo municipal y principales organizaciones del municipio (actores del municipio).
3. Resultados esperados
a) Establecer contactos con actores locales.
b) Brindar informacin actualizada del proyecto y su ejecucin.
c) Dar a conocer el prximo proceso de induccin externa y obtener compromisos en la participacin de los procesos.
d) Definir y concertar fechas de talleres municipales y con posibles participantes.
e) Conocer informacin de la situacin actual de los municipios donde se
ejecutar el proyecto.
4. Actividades
a) Preparar el diseo metodolgico (programa y guas de preguntas dirigidas) y requerimiento de apoyo logstico.
b) Convocar a reunin a alcaldes, concejo municipal y organizaciones de
desarrollo agropecuario de los municipios.
c) Seleccionar un local y preparar el material y apoyo logstico por municipio.
d) Dilogar sobre situacin actual del municipio y sus principales proble-
mas, situacin de los productores y sus organizaciones en el municipio, los

proyectos que trabajan actualmente en las zonas.
e) Presentar el proyecto (objetivos, principales lneas de accin y funcionamiento). Para esta actividad se debe promover dinmica de presentacin.
f) Preparar informacin secundaria sobre los municipios (datos sobre organizacin de productores y actores por municipio).
5. Participantes
Equipo tcnico del proyecto, director (a), alcaldes, concejo municipal y
organizaciones de desarrollo agropecuario del municipio
6. Programa de trabajo
Definicin de los municipios y localidades a visitar
Tiempos y perodos
Costos y financiamiento
7. Metodologa a utilizar en las visitas

a) Presentacin de participantes
b) Presentacin del proyecto
c) Explicar el contexto y porqu hacer esta actividad
d) Preguntas y respuestas
e) Preguntas dirigidas
f) Conclusiones y acuerdos
8. Ejemplos de gua de preguntas a utilizar en las visitas

a) Cules son las formas organizativas de los productores en el municipio?
b) Cules son las instituciones y proyectos de desarrollo agropecuario y
forestal, as como de pequea agroindustria que existen en el municipio y
su interrelacin con los gobiernos municipales?
c) De estas organizaciones cules podran tener condiciones e inters de
participar y que condiciones existen en ellas para brindar tiempo y designar personas que atiendan a los productores o microempresarios?
d) Cmo se puede organizar la induccin externa, quienes podran participar?.
e) Cmo podra garantizarse la asistencia a estos talleres, qu mecanismos existen para hacer la divulgacin para garantizar la asistencia de los
invitados a los talleres y con qu medios se cuenta?
9. Informacin a recopilar
a) Nombres de los alcaldes por municipios.
La induccin interna
49
Instrumento 8
Gua para recoleccin de
informacin en las visitas de campo
La gua debera ser orientada a obtener las caractersticas bsicas de las
entidades u organismos de inters para el proyecto. Se considera que no
debe tener excesivo nivel de detalle por las caractersticas de la recoleccin inicial de informacin que se requiere en esta etapa. Esta gua
debera ser complementada con una matriz de sntesis de la informacin
recolectada.
A. Informacin general
50
1. Nombre
2. Situacin Jurdica
3. Ubicacin y direccin
4. Contacto y representante de la organizacin
5. Nmero de socios (# de mujeres y # de hombres)
6. Zona de influencia
B. Informacin organizativa
1. Objetivo de la organizacin
2. Tipo de organizacin
3. Tipo de apoyo recibido
4. Necesidades y expectativas sobre el proyecto
C. Aspectos productivos (si corresponde)

1. Tipo de actividad y aos de experiencia
2. Recursos disponibles, tierra, agua, infraestructura,
maquinaria y equipo, crdito
3. Tecnologa utilizada, calidad de la produccin
D. Aspectos sobre el mercado y la comercializacin

1. Mercados donde vende
2. Medios de comercializacin usados
Instrumento 9
Gua para elaborar informe de visitas
al rea del proyecto
1. Objetivo del informe de las visitas
Analizar la situacin actual (institucional y organizativa) de los municipios
donde se ejecutar el proyecto y establecer primeros contactos con actores
locales, brindando informacin sobre su ejecucin.
2. Temas tratados en las visitas

a) Municipalidades contactadas
b) Organizaciones e Instituciones de desarrollo existentes en el Municipio
c) Principales inquietudes de las organizaciones contactadas
d) Principales dificultades organizativas e institucionales observadas
e) Inters y compromiso detectado en las organizaciones para participar
en el proyecto, en el proceso de induccin externa.
3. Resumen de potencialidades y dificultades los

municipios del proyecto que podran ser atendidos
No.
Municipios
Potencialidades
Dificultades
4. Anlisis de la situacin de los municipios en funcin de

los alcances del proyecto y actividades
5. Anexos
a) Participantes y sus datos
b) Listado de organizaciones, proyectos e instituciones
existentes en los muncipios
No
Municipios
La induccin interna
OrganizacinProyectosInstituciones
Contactos
Telfono
51
Instrumento 10
Gua para organizar el intercambio de
experiencias con otros proyectos
1. Objetivos
Conocer a travs de todos los actores involucrados (ejecutores de
proyectos, organizaciones de productores, oferentes de asistencia
tcnica, instituciones financieras locales, sector pblico, entidades
financieras), la filosofa, el enfoque de trabajo, las estrategias y las
modalidades de operacin de los proyectos similares y los resultados alcanzados.
52
Compartir con representantes de organizaciones campesinas,

oferentes de servicios de asistencia tcnica, ejecutores de los
proyectos y con las diferentes instituciones involucradas, los conceptos e instrumentos aplicados para la ejecucin del proyecto.
2. Metodologa de Trabajo
a) Presentacin general y puntos de discusin de cada uno de los proyectos participantes que permitan tener una visin conceptual y metodolgica
de las reas temticas definidas.
.
b) Visitas en terreno, con grupos de productores y con los diferentes
actores que han participado en el proceso de ejecucin de los diferentes
proyectos.
c) Sesin final de sntesis y puesta en evidencia de los principales aspectos positivos y negativos a considerar en la ejecucin de proyectos de asistencia tcnica rural.
3. Ejemplos de temas de inters para el intercambio

El contexto macroeconmico, la pobreza rural.
El rol del Estado y de los actores locales (pblicos y privados).
El contexto legal e institucional para la prestacin de los servicios tcnicos.
El rol de los proyectos en temas de desarrollo de capacidades
locales, gestin para el desarrollo local, proceso de seleccin
de los operadores de los proyectos.

La demanda y oferta de asistencia tcnica (calidad y oportunidad del servicio).
Las relaciones entre productores y oferentes de servicios.
Las oportunidades de negocios entre productores y oferentes
de servicios. (se logran identificar, como se establecen, que
resultados se logran).
Las instituciones bancarias y las diferentes alternativas de servicios de apoyo para la prestacin de los servicios de asistencia tcnica.
El seguimiento y la evaluacin por parte de los productores.
4. Resultados Esperados
Identificados los conceptos, oportunidades y limitaciones para la prestacin
de los servicios de asistencia tcnica rural a partir de la demanda de las
organizaciones de productores.
5. Participantes
Asegurar que se inviten a participar en la unidad de proyecto, las organizaciones e informantes clave.
6. Programa de trabajo
Comunicacin a los proyectos a visitar
Definicin de las experiencias a compartir
Preparacin de guas para las entrevistas
Cronograma de visitas
Costos y financiamiento
La induccin interna
53
Instrumento 11
Gua para organizar
talleres de induccin interna
I. Introduccin
54
En la preparacin de la introduccin se tomarn en cuenta los siguientes

aspectos:
Cul es el objetivo de desarrollar este proyecto?
Cules fueron las prioridades y justificaciones del Gobierno y
el ente financiero para realizarlo?
Cules son los mecanismos de ejecucin del proyecto?
Cul es la estrategia definida en el documento de proyecto?
Cmo se plantea la ejecucin?
Cul es el rea de intervencin?
Cules son los objetivos centrales del proyecto?
Qu financia el proyecto?
Cul es el esquema organizativo del proyecto?
II. Antecedentes
Qu se ha realizado previo a la Induccin interna? La contratacin e integracin del equipo de proyecto. La elaboracin de un plan inicial de implementacin y el involucramiento del personal como un equipo.
Se desarrollara el taller de induccin interna con la participacin de un
facilitador(a) externo, en donde se retoman como temas principales los
relacionados a la ejecucin del proyecto.
El taller de induccin interna permitir al personal del proyecto involucrarse
en trabajos conjuntos para reforzar su capacidad como equipo, incluyendo
sus relacines con la intitucin ejecutoras de gobierno, organizaciones
locales e instituciones del Estado que conforman el entorno del proyecto.
III. Objetivos
1.- Conocer y definir los aspectos vinculantes y de colaboracin entre los
objetivos, componentes y mecanismos de ejecucin del proyecto.
2.- Conocer los espacios de trabajo y colaboracin de los entes financieros
y de Gobierno, con quienes el proyecto se relaciona.
3. Conocer los mecanismos operativos de los entes financieros, para efectos de la operacin del proyecto, manejo de recursos y relaciones operativas.
4.- Definir y preparar el proceso de induccin externa en el marco de sus

contenidos, metodologas, tiempos y responsabilidades.
IV. Resultados Esperados

Compartidas las experiencias en el desenvolvimiento de sus
funciones y funcionamiento de la Unidad de proyecto y los entes responsables y ejecutores.
Concertadas acciones y niveles de colaboracin entre el ente
responsable del proyecto y la unidad de proyecto.
Conocidos los objetivos y enfoques de los entes financieros y
el Gobierno.
Iniciado la preparacin del proceso de induccin externa con
contenidos, metodologas tiempos y responsabilidades.
V. Metodologa de trabajo
Se prev para el Taller como metodologa fundamental los espacios de
anlisis y discusin a partir de presentaciones orales visuales de los
diferentes expositores. Las exposiciones debern centrarse en los siguientes aspectos:
Marco conceptual y estratgico en que se ubica el proyecto.
Aspectos operativos del proyecto y consideraciones administrativas-financieras incluyendo normas de los organismos financieros.
Vinculaciones entre el proyecto y la agencia ejecutora de gobierno.
Roles y responsabilidades de actores relacionados.
VI. Facilitadores
La UP podr hacer uso de facilitadores externos que contribuyan a que la
induccin interna sea adecuada y se logren los objetivos.
VII. Participantes
El equipo de proyecto.
Personal de la institucin ejecutora de gobierno.
Personal de los organismos financieros del proyecto.
Facilitadores .
VIII. Materiales requeridos

Cartulinas, marcadores, rotafolios, pizarras, videoproyector.
La induccin interna
55
Instrumento 12
Modelo de plan de implementacin
inicial del proyecto
ACTIVIDADES
Programacin
semanal o mensual
Responsable y
participantes
Productos
esperados
A. ACTIVIDADES
PREPARATORIAS OPERATIVAS
A.1. Contratacin del personal
- Recepcin de CVs
- Seleccin y contratacin de personal
56
- Personal contratado y operando

A.2 Instalacin oficinas
- Revisin y acondicionamiento
de oficinas
- Instalacin de oficinas y equipo.
B. ACTIVIDADES TECNICAS DE PREPARACION PARA

EL ARRANQUE
B. 1. Actividades internas de la coordinacin del proyecto

B.1.1. Revisiones plan de implementacin y difusin a
institucin ejecutora
B. 2. Proceso de induccin interna
B.2.1. Estudio de documentos del proyecto
B.2.2. Taller de induccin interna I
- Taller de integracin de equipo (conocimiento y expectativas)
- Presentacin inicial del proyecto y sus componentes
- Inquietudes, aclaraciones, expectativas sobre el
diseo del proyecto
B.2.3. Visitas al rea de proyecto
- Preparar gua y programa de visitas
- Realizar visitas
ACTIVIDADES
Programacin
semanal o mensual
Responsable y
participantes
Productos
esperados
- Realizar evaluaciones de visitas

B.2.4. Giras de intercambio del personal a otras experiencias.
- Realizar gua y programa de visita, objetivos,
metodologa, temas
B.2.5. Taller de induccin interna II
- Preparar objetivos, contenido y programa del II Taller
- Realizar taller
- Evaluacin de taller de induccin interna II
B. 3. Talleres de Induccin Externa
B.3.1. Diseo contenido taller de induccin externa y
taller de lanzamiento
B.3.2. Elaboracin de TDR y contratacin de consultoresfacilitadores para talleres
B.3.3. Taller de induccin externa
- Realizar acciones previas a los talleres
a) Elaborar brochure
b) Preparar resumen de: reglamento, procedimientos
c) Diseo de modelos para talleres municipales
- Realizar los talleres de induccin externa a nivel
- Evaluacin de talleres de induccin externa.
B. 4. Taller de Lanzamiento
- Diseo del contenido y metodologa del taller (locales y
general).
- Preparar lista de participantes a talleres y girar invitaciones
- Realizar taller de lanzamiento.
- Elaborar evaluacin y memoria del taller
B.5. Elaboracin del POA 2002
- Elaborar plan de trabajo de actividades
- Revisin y anlisis de marco lgico
- Elaboracin de estrategia operativa
- Elaboracin propuesta POA 2002
- Elaboracin de propuesta presupuesto 2002
- Presentacin y discusin con ente ejecutor
- Envo POA 2002 al organismo financiero
C. ARRANQUE DE OPERACIONES DEL Proyecto
Actividades a incorporar en el POA 2002
La induccin interna
57

Programa de Induccion

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Unidad Regional de Asistencia Tcnica - RUTA

Programa de Apoyo a la Implementacin de Proyectos

Series de Publicaciones RUTA

Agradecemos a todas las personas, tcnicos de los proyectos, consultores

Perodo para realizar las actividades___

Fondo Internacional de Desarrollo Agrcola

Informe de Evaluacin Ex - Ante

Unidad Regional de Asistencia Tcnica

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Generalidades sobre la Induccin

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Realizacin de un primer desembolso de recursos, suficiente para

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Los principios centrales de la fase de induccin interna son:

Realizado con todo el equipo de proyecto,

La discusin amplia y comprensin de los roles

Llevar a cabo la identificacin y ordenamiento de

Es responsable del correcto funcionamiento de todo el proceso y de

Facilita y acompaa el proceso brindando

Acompaa el proceso en su conjunto,

Acompaan el proceso en su conjunto y

Acompaan y facilitan el proceso con orientaciones metodolgicas y preparacin

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

El mtodo de trabajo propuesto est basado en experiencias relevantes e

Etapas de la induccin interna

Anlisis de la documentacin bsica y de referencia para el

Visitas y conocimiento de la poblacin objetivo y del rea del

Conocimiento y anlisis de experiencias similares

Conocimiento de organismos y entidades vinculados con la

Reflexin final y preparacin de la induccin externa y de la

Descripcin de las etapas

Cada participante, en el ejercicio de induccin interna debe estudiar en

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Especficamente durante esta etapa se propone realizar las siguientes

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Bsicamente, se proponen dos actividades que consisten en:

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

tencia externa o asesora, para que recomienden las experiencias

Como producto de esta etapa, se contar con informacin y ejemplos

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

nales e internacionales que sern de injerencia en el proyecto, ii) listado de

1. Definicin de la metodologa de trabajo, incluyendo el tipo de

Serie Organizacin para la Ejecuci

Como productos de esta etapa, se contar con "instrumentos operativos",

Para desarrollar las actividades de esta etapa se dispone de

Perodo para realizar

Perodo para realizar las actividades

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Personal con informacin

Identificar experiencias similares de inters para el proyecto

Organizacin de las visitas

Recopilacin de informacin secundaria