Manual Usuario IFAI

Directorio
Dr. Alejandro Pisanty Baruch

Direccin General de Servicios de Cmputo
Acadmico
Ing. Alfredo Mndez Calatayud

Direccin General de Informtica y Sistemas
Mtro. Juan Voutsss Mrquez

Direccin de Sistemas
Lic. Manuel Fonseca Lpez

Direccin de Planeacin y Estrategia de Tecnologa
de la Informacin
M.C. Marcela Pealoza Bez

Subdireccin de Sistemas
Mtro. Eduardo Aldave Fuentes Calvo

Subdireccin de Estrategia
MTIA. Hugo Alonso Reyes Herrera

Departamento de Integracin de Aplicaciones
L.I. Carina Gpe. Sarabia Delgado

Lder de Proyecto
L.I. Martha Patricia Ramos Landero

Administracin de Relaciones
2 de 78
Colaboracin
Coordinacin
Juan Voutsss Mrquez
Marcela Pealoza Bez
Hugo Alonso Reyes Herrera
Carina Guadalupe Sarabia Delgado
Anlisis y especificacin
Ma. Teresa Ventura Miranda
Marisol Martnez Perea
Diseo
Lilia Alias Ruz, Jorge Barrn Machado, Juan Manuel Castillejos Reyes, Juan Carlos Molina Castellanos, Gloria Jocabet Montao
Islas, Sergio Adrin Rivera Gonzlez, Carina Guadalupe Sarabia Delgado, Nadia Zaragoza Contreras.
Desarrollo
Lilia Alias Ruz, Renato Barahona Neri, Jorge Barrn Machado, Juan Manuel Castillejos Reyes, Gustavo Adolfo Cortez Aguilar,
Claudia Miriam Dvila Campos, Juan Carlos Molina Castellanos, Gloria Jocabet Montao Islas, Gerardo Ortiz Bandera, Jorge Prez
Garca, Sergio Adrin Rivera Gonzlez, Carina Guadalupe Sarabia Delgado, Nadia Zaragoza Contreras, Jorge Luis Garca Villena,
Laura Marcela Meza Mondragn, Rodolfo Orta Manzano, Karen Medina Ortega
Documentacin
Mercedes Alicia Corona Hernndez, Marisol Martnez Perea
Pruebas
Ma. Lourdes Hernndez Lpez, Enrique Arturo Sanabrais Montero, Nora Elizabeth Tapia Ruiz
Diseo grfico
Edgar Vargas Zermeo
COLABORACIN IFAI
rea de Informtica
Eduardo Aldave Fuentes Calvo
Manuel Fonseca Lpez
Ivonne Muoz Torres
Guillermo Palomino Serrano
3 de 78
NDICE
1
INTRODUCCIN ................................................................................................................................................. 6
CONVENCIONES Y TRMINOS...................................................................................................................... 7
2.1
2.2
2.3
DEL TEXTO........................................................................................................................................................... 7
DEL RATN .......................................................................................................................................................... 7
DE NOTAS ............................................................................................................................................................ 7
ANTECEDENTES................................................................................................................................................. 8
EL SICCA............................................................................................................................................................... 9
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.2
4.3
4.4
4.4.1
4.4.2
4.4.3
4.4.4
4.4.5
4.4.6
4.4.7
DESCRIPCIN GENERAL ....................................................................................................................................... 9

Objetivo .......................................................................................................................................................... 9
Alcance ........................................................................................................................................................... 9
Objetivos especficos y mdulos del sistema............................................................................................... 10
ARQUITECTURA DEL SISTEMA ........................................................................................................................... 11
REQUERIMIENTOS MNIMOS DEL SISTEMA ......................................................................................................... 12
DESCRIPCIN GENERAL DE LA INTERFAZ .......................................................................................................... 12
Descripcin general de las pantallas .......................................................................................................... 12
Tipos de Pantallas........................................................................................................................................ 13
Controles ...................................................................................................................................................... 16
Botones ......................................................................................................................................................... 17
Acceso al sistema ......................................................................................................................................... 17
Consulta pblica .......................................................................................................................................... 18
Inicio de Sesin ............................................................................................................................................ 20
FLUJO DE CAPTURA Y OPERACIN DEL SISTEMA ............................................................................ 24
MEN PRINCIPAL............................................................................................................................................ 25
CONFIGURACIN DE DEPENDENCIAS .................................................................................................... 27

7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.5.1
7.5.2
7.5.3
7.5.4
7.5.5
OBJETIVO ........................................................................................................................................................... 27
DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL MDULO DE CONFIGURACIN DE DEPENDENCIAS ......................................... 27
MAPA DEL MDULO .......................................................................................................................................... 27
FLUJO DE CAPTURA Y OPERACIN .................................................................................................................... 28
FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL MDULO...................................................................................................... 28
Unidad Administrativa................................................................................................................................. 28
Archivo ......................................................................................................................................................... 29
Incorporacin del Logotipo de la Dependencia ......................................................................................... 32
Datos del Titular de la dependencia ........................................................................................................... 33
Topografa.................................................................................................................................................... 34
7.5.5.1
7.5.5.2
Niveles topogrficos..................................................................................................................................................34
Configuracin de la topografa..................................................................................................................................36
ADMINISTRACIN DEL CGC ....................................................................................................................... 39

8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.5.1
OBJETIVO ........................................................................................................................................................... 39
DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL MDULO DE ADMINISTRACIN DEL CGC ...................................................... 39
MAPA DEL MDULO .......................................................................................................................................... 40
FLUJO DE CAPTURA Y OPERACIN .................................................................................................................... 40
Configuracin de la Estructura del CGC.................................................................................................... 41
8.5.1.1
8.5.1.2
8.5.2
8.5.2.1
8.5.2.2
8.5.2.3
8.5.2.4
Configuracin ............................................................................................................................................................41
Consulta y Modificacin ...........................................................................................................................................42
Cuadro General de Clasificacin................................................................................................................ 43

Fondos y secciones ....................................................................................................................................................43
Liberacin y desliberacin del cuadro general de clasificacin ...............................................................................46
Incorporacin y desincorporacin de Series .............................................................................................................47
Tablero de control......................................................................................................................................................50
4 de 78
Reportes de consulta y control .................................................................................................................... 51
8.5.3
8.5.3.1
8.5.3.2
8.5.3.3
8.5.3.4
Cuadro General de Clasificacin Archivstica..........................................................................................................51

Catlogo de Disposicin Documental.......................................................................................................................53
Gua Simple de Archivos ..........................................................................................................................................55
Inventario General por Series Documentales ...........................................................................................................57
ADMINISTRACIN DE EXPEDIENTES ...................................................................................................... 59

9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.5.1
9.5.2
10
OBJETIVO ........................................................................................................................................................... 59
DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL MDULO DE ADMINISTRACIN DE EXPEDIENTES ........................................... 59
MAPA DEL MDULO .......................................................................................................................................... 59
FLUJO DE CAPTURA Y OPERACIN ..................................................................................................................... 60
Alta de expedientes ...................................................................................................................................... 60
Consulta de expedientes............................................................................................................................... 64
ADMINISTRACIN DEL SISTEMA.............................................................................................................. 67
10.1 OBJETIVO ........................................................................................................................................................... 67

10.2 DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL MDULO DE ADMINISTRACIN DEL SISTEMA ................................................. 67
10.3 MAPA DEL MDULO .......................................................................................................................................... 67
10.4 FLUJO DE CAPTURA Y OPERACIN ..................................................................................................................... 67
10.5 FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL MDULO...................................................................................................... 68
10.5.1 Importacin y exportacin........................................................................................................................... 68
10.5.1.1
10.5.1.2
10.5.1.3
10.5.2
10.5.2.1
10.5.2.2
10.5.3
10.5.4
Importar CGC ............................................................................................................................................................68

Exportar CGC ............................................................................................................................................................69
Importar Expedientes.................................................................................................................................................70
Administracin de usuarios ......................................................................................................................... 71

Bsqueda de usuarios ................................................................................................................................................72
Alta de usuarios .........................................................................................................................................................75
Bitcora de Movimientos ............................................................................................................................. 76

Control de accesos....................................................................................................................................... 78
5 de 78
1 INTRODUCCIN
El presente documento forma parte de la documentacin destinada a los usuarios del Sistema Automatizado de
Integracin de los Instrumentos de Consulta y Control Archivstico (SICCA).
En este manual encontrar en primera instancia, las diversas convenciones y trminos que se utilizan y se aplican a
lo largo del mismo, posteriormente en el apartado tres se presentan los antecedentes del Instituto Federal de Acceso
a la Informacin Pblica (IFAI); as como aquellos antecedentes que dieron origen al trabajo conjunto entre el IFAI y
la Universidad Nacional Autnoma de Mxico (UNAM), a travs de la Direccin General de Servicios de Cmputo
Acadmico (DGSCA), para el desarrollo del SICCA.
A continuacin y con el objetivo de conocer a grandes rasgos el SICCA y los elementos que lo conforman, en el
apartado nmero cuatro, se hace una descripcin general del sistema, iniciando con su objetivo general, alcance y
una breve descripcin de cada uno de los mdulos que lo integran, asimismo se describe en forma sencilla la
arquitectura y requerimientos del sistema, las caractersticas generales de las pantallas, los diferentes tipos de
pantallas, los controles y botones que se utilizan y por ltimo una descripcin del men principal del sistema.
En cada mdulo se describen las caractersticas propias iniciando con la descripcin del objetivo especfico del
mdulo, as como su contexto y ubicacin dentro del SICCA, es decir su interrelacin con otros mdulos del sistema.
Posteriormente se presenta el mapa del mdulo, diagrama en el cual se muestran las diversas pantallas y opciones
que lo integran y como se tiene acceso a cada una de ellas. Como siguiente punto, se presenta un diagrama de flujo
de captura y operacin, el cual muestra a nivel de pantalla el orden que se debe de seguir para la captura y consulta
de la informacin.
Despus de lo anterior, se describe la funcionalidad de cada una de las pantallas, consultas, reportes y/o procesos
principales que conforman el mdulo, presentando en cada uno de ellos una breve descripcin, elementos que lo
componen, secuencia, consideraciones especiales, informacin requerida, advertencias, etc., los cuales en conjunto
proporcionan al usuario la informacin suficiente para llevar a cabo la operacin del mdulo.
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2 CONVENCIONES Y TRMINOS
22..11 D
Deell tteexxttoo
Los botones que deben presionarse dentro de la aplicacin aparecen en un cuadro morado.
Los ttulos de sistema aparecen con Altas, Bajas y Negritas.
22..22 D
Deell rraattnn
El termino seleccionar se refiere a colocar el puntero del ratn sobre la opcin de la pantalla a la que desea acceder
y dar clic.
22..33 D
Dee nnoottaass
Con el fin de proporcionar una mejor comprensin del SICCA, el instructivo presenta las siguientes notas de ayuda:
Notas enmarcadas: Proporcionan un tip importante para una mejor comprensin del Mdulo en General. Ejemplo:
RECUERDE QUE...
Al seleccionar ste icono puede imprimir el reporte que muestra su pantalla.
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3 ANTECEDENTES
El 11 de Junio de 2002 se publica en el Diario Oficial de la Federacin la Ley de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica Gubernamental, la cual obliga a todas las dependencias y entidades del gobierno federal a dar
acceso a la informacin contenida en sus documentos, con respecto, a su forma de trabajo, al uso de los recursos
pblicos, sus resultados y desempeo.
Con base en la Ley, fue creado el Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica (IFAI), un organismo
autnomo encargado de:
Garantizar a los ciudadanos el derecho de acceso a la informacin pblica gubernamental,
Proteger los datos personales que estn en manos del gobierno federal y
Resolver sobre las negativas de acceso a informacin que las dependencias o entidades del gobierno
federal hayan formulado.
Actualmente el IFAI para apoyar el cumplimiento de estos lineamientos, propone desarrollar una solucin informtica
que pueda ser adoptada por las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal (APF).
Si bien la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental obliga a los Poderes
Ejecutivo, Legislativo y Judicial, as como a los organismos constitucionales autnomos (IFE, CNDH, Banco de
Mxico), el IFAI tiene facultades para vigilar su cumplimiento y resolver sobre negativas de acceso a la
informacin nicamente respecto a las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal,
incluidas la Presidencia y la Procuradura General de la Repblica.
Es en este contexto los funcionarios del IFAI durante el segundo semestre de 2004, tuvieron un acercamiento con la
Universidad Nacional Autnoma de Mxico a travs de la Direccin de Sistemas de la Direccin General de Servicios
de Cmputo Acadmico, donde se plante la problemtica, requerimientos generales y expectativas del Sistema
Integral de Clasificacin Archivstica (SICCA), mismo que se formaliz mediante un convenio de colaboracin entre
ambas instituciones en el mismo periodo, iniciando con ello los trabajos de desarrollo del mismo.
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4 EL SICCA
44..11 D
Deessccrriippcciinn ggeenneerraall
El SICCA es una herramienta tecnolgica diseada como un Sistema Interactivo que permite al usuario: registrar,
clasificar, valorar, ubicar la informacin soportada en los expedientes generados en el quehacer de la Administracin
Pblica Federal, as como generar los instrumentos de control y consulta requeridos por la legislacin existente en
materia de archivos.
La tendencia del SICCA se orienta a integrar todos los procesos necesarios para clasificar y administrar la
informacin, en apego a lo dictado por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la informacin Pblica
Gubernamental y al marco jurdico que de esta misma emane para su complementacin y mejora de los procesos
orientados a generar los medios necesarios que permitan un eficaz derecho de acceso a la informacin de los
ciudadanos.
4.1.1 Objetivo
El Sistema Integral de Clasificacin Archivstica tiene por objetivo:
Desarrollar una solucin que permita a las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal organizar
sus archivos y generar los instrumentos de consulta y control archivsticos establecidos por los Lineamientos
Generales para la organizacin y conservacin de los archivos publicados en el Diario Oficial de la Federacin el
pasado 20 de Febrero.
4.1.2 Alcance
La versin 1.0 del Sistema Integral de Clasificacin Archivstica, comprende de manera general:
La configuracin de la Estructura del Cuadro General de Clasificacin de cada dependencia o

entidad, con base en los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los
archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal;
La administracin de la informacin del Cuadro General de Clasificacin (Fondo, Secciones y
Series documentales) de la dependencia o entidad;
La definicin de la estructura topogrfica de cada Archivo de Trmite de las dependencias y
entidades.
El registro y administracin de la informacin de expedientes de la dependencia o entidad;
La administracin de la informacin general de los Archivos de Trmite, Concentracin e
Histrico;
La importacin y exportacin de la informacin del Cuadro General de Clasificacin y de los
expedientes;
La generacin y consulta de diversos reportes establecidos como instrumentos de control de los
Lineamientos;
La administracin de la informacin de los usuarios del sistema para garantizar el acceso seguro
y controlado del mismo;
La configuracin de informacin general de la dependencia, necesaria para la emisin de
reportes;
El registro y consulta en bitcora de las transacciones realizadas en el sistema;
Ayuda en lnea.
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4.1.3 Objetivos especficos y mdulos del sistema

Los objetivos especficos que cubre el SICCA, se pueden identificar mediante la descripcin general de los mdulos
que lo componen:
Mdulo
Descripcin general
Configuracin de
dependencias
El objetivo de este mdulo es permitir al usuario almacenar la informacin que

personalice el sistema respecto a la dependencia registrando sus Unidades
Administrativas, Archivos, actualizando el logotipo y los datos del titular de la
dependencia correspondiente, los cuales se presentarn en reportes y la
Configuracin de la Clave topogrfica.
Administracin del
CGC
El objetivo de este mdulo es permitir a la dependencia establecer la estructura de

clasificacin a seguir por sus archivos, en l se define la configuracin de la estructura
de clasificacin, administracin de los Fondos, Subfondos, Secciones, Subsecciones,
Series y Subseries del Cuadro General de Clasificacin. A su vez permite elaborar
reportes relativos a la informacin del Cuadro General de Clasificacin, el Catlogo de
Disposicin Documental, la Gua Simple de Archivos y el Inventario por Serie
Documental. En este mdulo es posible, adems, indicar la liberacin o visto bueno
del Cuadro General de Clasificacin.
Administracin de
expedientes
El objetivo de este mdulo es el control (alta, modificacin y eliminacin) de la

informacin (registros) de los expedientes de la Unidad Administrativa, as como la
generacin de portadas y cejas de los mismos y el reporte del Inventario General de
Expedientes.
Administracin del
sistema
Este mdulo permite la gestin de informacin del sistema al crear y modificar cuentas
de usuario para controlar el acceso al sistema y permite tener una bitcora general de
los diferentes movimientos de los usuarios en el sistema. Adicionalmente, en este
men se encuentran las utileras para importar y exportar.
10 de 78
44..22 AArrqquuiitteeccttuurraa ddeell ssiisstteem

maa
El SICCA ha sido diseado y desarrollado para operar en Internet - Web, lo que permite intercambiar y compartir
informacin, as como brindar servicios en cualquier momento y desde cualquier lugar en forma segura y controlada.
Asimismo una de las principales ventajas de un sistema de informacin en Web, es la independencia del cliente, es
decir, no se requiere la instalacin de la aplicacin en cada uno de los equipos donde se vaya a utilizar el sistema, ya
que bsicamente lo nico que se requiere es contar con una conexin a Internet eficiente y un navegador de Internet
(browser) actualizado, lo que facilita su uso en las diferentes dependencias o entidades del pas.
Por otra parte, en la actualidad los usuarios estn cada vez ms familiarizados con el uso de aplicaciones y sistemas
de informacin con interfaces grficas, as como con el uso cada vez ms extendido de Internet (caracterizado por
interfaces grficas atractivas, sencillas y fciles de usar), lo que disminuye la curva de aprendizaje a los sistemas en
Web y facilita su uso y adopcin.
Como se puede observar en el siguiente diagrama el SICCA tiene tres grandes componentes:
La Base de Datos, es decir el lugar donde se almacena fsicamente la informacin y que reside en un
equipo denominado servidor de base de datos.
La Aplicacin o el Sistema propiamente dicho, el cual se compone por una gran cantidad de programas
que residen en un equipo denominado servidor de aplicaciones Web.
El Cliente, denominado as a cada uno de los equipos que los usuarios utilizan para interactuar con el
sistema, es decir, para registrar y consultar la informacin. En cada uno de dichos equipos se debe
encontrar instalado un software llamado genricamente Navegador Web el cual se encarga de presentar
el sistema al usuario. Cabe sealar que para el uso del SICCA se recomienda: Microsoft Internet Explorer.
Estos tres componentes utilizan Internet como medio de comunicacin para la transmisin de informacin, imgenes,
grficas, pantallas de captura, reportes, etc., lo que brinda las ventajas que se mencionaron con anterioridad.
11 de 78
44..33 R
Reeqquueerriim
miieennttooss m
mnniim
mooss ddeell ssiisstteem
maa
Los usuarios del SICCA debern cubrir con los siguientes requerimientos mnimos para su operacin y adecuado
funcionamiento:
Hardware
PC Pentium III a 600MHz
64 MB en RAM
Conexin a Internet
Software
Navegador:
Internet Explorer v.5 o superior
Netscape Navigator v.7.1 o superior
Acrobat Reader ( para la lectura de
documentos con terminacin de .pdf)
Impresora
44..44 D
Deessccrriippcciinn ggeenneerraall ddee llaa iinntteerrffaazz
4.4.1 Descripcin general de las pantallas
Por medio del navegador puede acceder a las pantallas del SICCA, las cuales presentan la siguiente interfaz
general:
Nombre de
la aplicacin
Men
Principal
Datos
usuario
del
rea
de
informacin
Men
secundario
Seccin
botones
Nombre de la aplicacin: En esta seccin de la pantalla se presenta, el nombre de la aplicacin.
Men Principal: En esta rea se presenta una lista desplegable con las opciones del men principal, el cual brinda
acceso al usuario a todos los mdulos que componen el SICCA. Cada men desplegable representa un mdulo del
sistema.
Men secundario. En esta seccin el usuario tiene la posibilidad de Terminar su sesin, accesar al Manual de
Usuario del SICCA (archivo pdf), as como al Tutorial en lnea del mismo.
Datos del usuario: En esta rea se presenta el nombre del usuario en el sistema y su dependencia o entidad a la
que pertenece.
Seccin de botones: rea donde se presentan los botones que permiten al usuario ejecutar la accin deseada.
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de
rea de informacin: El rea de Captura se ubica en la parte central de la pantalla, esta rea cuenta con distintos
controles a los cuales podremos acceder o navegar entre ellos por medio de la tecla [TAB], o por medio del puntero
del Mouse, algunos controles sern para introducir datos o solo para seleccionar, esto ser de acuerdo al tipo de
control que aparece en pantalla, cada uno de ellos se describe a continuacin.
4.4.2 Tipos de Pantallas

Para una mejor comprensin de la funcionalidad del sistema, a continuacin se explican los tipos comunes de
pantallas que se utilizan en el SICCA:
Es importante resaltar que todas las pantallas presentan un signo de interrogacin ? el cual muestra al usuario la
informacin a capturar en cada campo, ejemplo:
Pantalla de Criterios. Tiene como objetivo permitir al usuario introducir los criterios o argumentos necesarios para
realizar alguna accin, como lo puede ser una bsqueda, una consulta o la emisin de reportes entre otros, si
alguno de los criterios falta o no es coincidente el sistema enva un mensaje de error. Es comn encontrar esta
pantalla al inicio de la mayora de las operaciones del SICCA.
Ejemplo:
13 de 78
RECUERDE QUE...
En las pantallas de criterios debe ingresarse al menos un dato para lograr un resultado
exitoso. En el caso de requerir ms de un criterio, es decir que los criterios son de captura
obligatoria se preceden por un asterisco rojo. En caso de contar con diversas
combinaciones posibles de criterios, estas se indican en el pie de pgina.
Pantalla de Captura. Tiene como objetivo permitir al usuario el registro de informacin en la base de datos del
sistema, la cual podr ser consultada o recuperada posteriormente, este tipo de pantalla se caracteriza por tener una
serie de validaciones para asegurar la correcta y completa introduccin de la informacin.
Ejemplo:
Pantalla de Confirmacin. Tiene por objetivo mostrar al usuario la informacin relacionada a la ltima operacin
que realiz a manera de confirmacin, se caracteriza por ser una pantalla de slo lectura y mostrarse en dos colores.
Es comn encontrar esta pantalla despus de las pantallas de captura.
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Pantalla de Resultados de Bsqueda. Tiene por objetivo mostrar la informacin que resulta de una bsqueda con
varios registros coincidentes a los criterios de bsqueda, se muestra como una lista que permite ver a detalle cada
registro. Es comn encontrar esta pantalla como respuesta a acciones de bsqueda, consulta o recuperacin de
datos.
Ejemplo:
Pantalla de Modificacin. Tiene por objetivo permitir la actualizacin de uno o ms registros, se muestra igual que
una pantalla de captura, la diferencia radica en que algunos de los datos que presenta a pesar de encontrarse en
cajas de texto no permiten la actualizacin debido a que no pueden ser modificados.
Ejemplo:
RECUERDE QUE...
En las pantallas los campos precedidos por un asterisco rojo son de captura obligatoria para
la operacin que se realiza *
15 de 78
4.4.3 Controles
Dentro de las pantallas que componen este mdulo, principalmente en el rea de informacin, existen diversos
objetos o controles que permiten la captura y consulta de la informacin y que tienen las caractersticas que a
continuacin se mencionan:
CONTROL
DESCRIPCIN
Cuadros de edicin: Son objetos de captura
que permiten al usuario registrar la informacin
solicitada.
Cuadro de seleccin nica: En este tipo de
control u objeto de captura, se presentan un
conjunto de opciones posibles de las cuales el
usuario slo podr elegir una.
Cuadro de confirmacin: Este control
permite slo dos opciones posibles:
seleccionar para afirmar y no seleccionar para
rechazar.
Listas desplegables: ste control u objeto de
captura muestra una serie de valores (nicos)
que puede tomar un campo especfico.
Comnmente estos valores han sido
previamente definidos y/o capturados, en caso
de tratarse de algn catlogo, estos se pueden
agregar, modificar o eliminar, utilizando el
mdulo correspondiente en la seccin de
Mantenimiento de Catlogos.
Cuadro de edicin multilnea: Son cuadros
de captura que permiten registrar una o ms
lneas de informacin.
Seleccin de Fecha: Permite seleccionar la
fecha de un calendario.
16 de 78
4.4.4 Botones
BOTN
DESCRIPCIN
Confirma una accin.
Cancela la accin y regresa a la pantalla anterior.
Enva informacin a la cuenta de correo del usuario definida al momento
de su registro en el sistema
Borra el contenido del formulario en la pantalla.
Permite actualizar, corregir o cambiar un registro especfico.
Permite agregar un nuevo registro.
Cierra la sesin del usuario y el navegador.
Cambiar contrasea. El usuario hace cambio de contrasea de su
cuenta.
Recuperar contrasea. Permite al usuario solicitar la contrasea de su
cuenta.
4.4.5 Acceso al sistema

Como se mencion en el punto anterior, para poder acceder al SICCA es necesario que el usuario cuente en su
equipo con una aplicacin o software llamado navegador y para ello se debe de indicar en el recuadro denominado
Direccin la direccin electrnica o URL1 del SICCA.
Por ejemplo, para presentar la pgina de la UNAM es necesario conocer el URL de la misma y escribirlo en el cuadro
de texto Direccin:
Pgina del SICCA = http://www.ifai.org.mx/ SICCA
Pgina del IFAI = http://www.ifai.org.mx
URL
Una vez que se especifica la direccin o URL del SICCA el sistema presenta la pantalla de Inicio en la cual se puede
realizar la Consulta Pblica o Acceder al Sistema con alguno de los perfiles registrados en el sistema (Ver 4.4.7
Inicio de Sesin).
Uniform Resource Locutor. Se refiere a la direccin de un recurso en Internet.

17 de 78
Pantalla de inicio:
Consulta
Pblica
Acceso al
SICCA
4.4.6 Consulta pblica

El usuario al seleccionar la Dependencia o Entidad y la Unidad Administrativa es preciso que se ingrese el Tipo
de Archivo a consultar:
18 de 78
Una vez que se ingresan los criterios de bsqueda el sistema muestra:
Cuando el usuario selecciona Acceso al Sistema de Clasificacin Archivstica el sistema inicia la sesin del
mismo y una vez autenticado el usuario podr seleccionar el mdulo o submdulo deseado, para conocer a detalle el
men consulte el punto: 4.5 Men Principal.
19 de 78
4.4.7 Inicio de Sesin

Se entiende como Usuario a la persona valida para realizar funciones internas dentro del SICCA, orientadas a la
clasificacin, organizacin y conservacin de los archivos, se reconoce con tal carcter a los siguientes:
Perfil
Administrador IFAI
Administrador por
Dependencia
Coordinador de
archivos
Responsable del
Archivo de trmite
Operador del archivo

de trmite
Responsable del
archivo de
concentracin

de concentracin
Responsable del
archivo histrico
Descripcin
Personal del IFAI que tiene
como principal actividad la
administracin general del
SICCA.
Personal responsable de la
administracin de la informacin
de la dependencia o entidad que
le corresponde.
Personal responsable de la
administracin general de la
informacin de todos los
archivos de una dependencia o
entidad.
Personal
responsable
del
Archivo de Trmite de las
Unidades Administrativas de una
dependencia o entidad.
Personal
de
apoyo
al
Responsable del Archivo de
Trmite
de
la
Unidad
Administrativa
para
una
Personal
responsable
del
Archivo de Concentracin para
una dependencia o entidad.
Personal
de
apoyo
responsable del Archivo
Concentracin
para
Personal
responsable
Archivos Histrico de
al
de
una
del
una
Permiso
Bitcora de Movimientos y Accesos.
Reportes de Consulta y Control.
Exportacin e Importacin de la
informacin.
Administracin de usuarios.
Unidades Administrativas.
Configuracin del CGC.
Configuracin de la dependencia.
Unidades Administrativas.
Administracin de la informacin del CGC.
Administracin de la informacin de
archivos.
informacin.
Liberacin del CGC.
Series y Subseries.
Administracin de expedientes.
archivos
informacin.
Series y Subseries.
Administracin de expedientes.
informacin.
archivos.
Series y Subseries.
Exportacin de la informacin
Exportacin de la informacin
Series y Subseries.
archivos.
Exportacin de la informacin.
Series y Subseries.
20 de 78
Perfil
histrico
Pblico en general
Responsable de
dependencia.
Descripcin
Personal
de
apoyo
al
Responsable
del
Archivo
Histrico para una dependencia
o entidad.
Cualquier persona interesada en
consultar la Gua Simple de
Archivos de las dependencias y
entidades.
Permiso
Exportacin de la informacin.
Series y Subseries.
Consulta pblica
Personal autorizado para

realizar cualquier tipo de
Tiene permisos de acceso general a
movimiento relacionado con
todos los mdulos del sistema.
la
dependencia
correspondiente.
Una vez que el usuario tiene su cuenta de acceso al sistema (el Administrador del sistema o el Responsable por
dependencia son los encargados de asignar cuentas de usuario) puede iniciar el proceso de Autenticacin, en el cual
una vez ingresando al sistema, podr visualizar slo las opciones correspondientes a la cuenta.
21 de 78
Pantalla de Autenticacin:
Certificado de
Acceso
Contrasea
[Ingresar]
Para [Ingresar], ser necesario que el usuario indique:
Certificado de Acceso. El sistema permite seleccionar un archivo de la mquina local, el cual es el Certificado
Digital2 del usuario asignado previamente por la Secretara de Funcin Pblica a travs de la pgina
http://www.declaranet.gob.mx
Contrasea. Password del usuario.
Presione el botn [Ingresar] para acceder al Men principal correspondiente.
Al autenticarse el usuario si tanto el nombre del usuario, como la contrasea son correctos, el sistema presentar la
siguiente pantalla, en caso contrario el sistema negar su acceso. Para efectos del manual se utiliz la cuenta de
Administrador con la que se muestra:
Si el usuario olvid su contrasea tiene la posibilidad de recuperarla al seleccionar [Recuperar contrasea] con lo
que el sistema presenta lo siguiente para poder enviar a la cuenta de correo del usuario su contrasea:
El Certificado Digital es un identificador para transacciones electrnicas, el cual permite autenticar que
una entidad pertenece a la entidad identificada.
22 de 78
digital del usuario.
Cuando el usuario desea cambiar su contrasea es preciso que indique [Nueva contrasea] con lo que el sistema le
solicitar:
digital del usuario.
Contrasea actual. El usuario indica la contrasea actual en el sistema.
Nueva Contrasea. Nuevo password del usuario.
Confirmar Contrasea. El usuario debe de ingresar nuevamente la contrasea de su cuenta.
El sistema verifica en la contrasea lo siguiente: que contenga un mnimo de 6 y un mximo de 8 caracteres, de los
cuales mnimo debern ser dos caracteres alfabticos y cuatro numricos sin importar su orden, que sea distinta a la
asignada originalmente y en la doble captura de contrasea permita ver que sta sea igual a la indicada
anteriormente. Adicionalmente el sistema presenta una lista de ejemplos de contraseas:
23 de 78
5 FLUJO DE CAPTURA Y OPERACIN DEL SISTEMA

El diagrama de flujo de captura muestra el orden que a de seguir para la captura o llenado de las pantallas del
sistema, de igual manera, seala las relaciones que existen entre ellas.
Nota: Se agreg un nuevo usuario que tiene como nombre Responsable de Dependencia el cual puede realizar
cualquier proceso en el sistema.
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6 MEN PRINCIPAL
En la parte superior al centro se encuentra el men que conduce a los mdulos que integran el SICCA, los cuales
son:
Men
principal
Configuracin de dependencias. Este mdulo permite al usuario configurar todo lo referente a

las dependencias:
Unidades Administrativas. El sistema permite al Responsable de Dependencia, al

Administrador por Dependencia y al Coordinador de Archivos registrar las Unidades
Administrativas correspondientes.
Archivos. A esta opcin tendrn acceso el Responsable de Dependencia, el

Coordinador de Archivos y los Responsables de los archivos (trmite, concentracin e
histrico).
Incorporacin del logotipo de la dependencia. A esta opcin tendr acceso el

Responsable de Dependencia y el Administrador por Dependencia. Y le permite la
carga del logotipo de la dependencia.
Datos del titular de la dependencia. El usuario puede ingresar los datos del titular as
como modificar los almacenados en el sistema. Los usuarios que tienen acceso son el
Responsable de Dependencia y el Administrador por Dependencia.
Topografa. El sistema permite las acciones siguientes:
Niveles topogrficos. El sistema permite como usuario al

Responsable de Dependencia y al Coordinador de Archivos los
cuales podrn administrar el catlogo de Niveles topogrficos
dado por el IFAI a cada dependencia.
Configuracin de la topografa. El sistema permite como

usuario al Responsable de Dependencia y al Responsable de
Archivo de Trmite quienes se encargarn de definir la clave
topogrfica por el Archivo de Trmite.
Administracin del CGC. Permite al usuario administrar todo lo referente al CGC:
Configuracin de la estructura de clasificacin. A esta opcin tendrn acceso el

Responsable de Dependencia y el Administrador por dependencia.
Configuracin. Permite definir la estructura del CGC.

Consulta y Modificacin. Permite modificar las caractersticas
existentes del CGC.
Cuadro general de clasificacin. A esta opcin tendrn acceso el Responsable de

Dependencia, el Coordinador de archivos y Responsables y Operadores de los
archivos.
Fondos y Secciones. Registro y modificacin.

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Series. Registro y modificacin.

Liberacin del CGC. Autorizar que el CGC tiene la estructura
correcta para la dependencia.
Incorporacin y desincorporacin de Series. Reubicacin de
las Series en el sistema.
Tablero de control. A esta opcin slo podrn acceder el
Responsable de Dependencia,
y los Responsables y
Operadores de los archivos.
Reportes de consulta y control. A esta opcin tendrn acceso el Administrador del

IFAI, el Responsable de Dependencia, el Coordinador de archivos, y el Responsable y
Operador de archivo de trmite.
Cuadro General de Clasificacin.
Catlogo de disposicin documental.
Gua Simple de Archivos.
Inventario General por Series Documentales.
Administracin de expedientes. Este mdulo permite al usuario administrar los expedientes de
la dependencia en particular. Las opciones de ste mdulo se muestran al el Responsable de
Dependencia y el Responsable y Operador de Archivo de Trmite:
Alta de expedientes.
Consulta de expedientes.
Reportes de expedientes.
Portada de expediente.
Ceja de expediente.
Inventario General.
Administracin del sistema. Este mdulo permite al usuario configurar los usuarios y acceso a
utileras. Las opciones del men se mostrarn dependiendo del perfil de ingreso (ver Men 4.4.7
Inicio de Sesin):
Importacin y exportacin. A esta opcin tendrn acceso:
Importacin CGC. El sistema permite el acceso al Responsable

de Dependencia, el Coordinador de Archivos y el Responsable y
Operador de Archivo de Trmite.
Exportacin CGC. El sistema permite el acceso al Administrador

del IFAI, el Responsable de Dependencia, el Coordinador de
Archivos y a los Responsables y Operadores de archivos.
Importacin Expedientes. El sistema permite el acceso al

Responsable de Dependencia, el Coordinador de Archivos y el
Responsable y Operador de Archivo de Trmite.
Exportacin Expedientes. El sistema permite el acceso al

Administrador del IFAI, el Responsable de Dependencia, el
Coordinador de Archivos y a los Responsables y Operadores de
archivos.
Administracin de usuarios. A esta opcin tendrn acceso el Administrador del IFAI,

el Responsable de Dependencia, el Administrador por dependencia, y el Responsable
del Archivo de Trmite.
Bitcora de movimientos. A esta opcin tendrn acceso el Administrador IFAI, el

Responsable de Dependencia, el Administrador por dependencia, el Responsable del
Archivo de Trmite.
Control de accesos. El Administrador IFAI, el Responsable de Dependencia, el

Administrador por dependencia, el Responsable del Archivo de Trmite son el personal
autorizado para terminar la sesin de un usuario.
26 de 78
7 CONFIGURACIN DE DEPENDENCIAS
77..11 O
Obbjjeettiivvoo
El mdulo de Configuracin de dependencias tiene por objetivo:
El objetivo de este mdulo es permitir al usuario almacenar la informacin que personalice el sistema respecto a la
dependencia registrando sus Unidades Administrativas, Archivos, Niveles topogrficos, Configuracin topogrfica,
actualizando el logotipo y los datos del titular de la dependencia correspondiente que se presentarn en reportes.
77..22 D
Diiaaggrraam
maa ddee C
Coonntteexxttoo ddeell M
Mdduulloo ddee C
Coonnffiigguurraacciinn ddee
D
e
p
e
n
d
e
n
c
i
a
s
De p en de n ci as
El siguiente diagrama permite identificar los mdulos del SICCA que tienen una relacin directa con el mdulo de
Configuracin de dependencias:
Administracin del
sistema
Configuracin de dependencias
Administracin del CGC
77..33 M
Maappaa ddeell M
Mdduulloo
El mapa del mdulo permite identificar las subopciones que lo conforman.
Unidades
Administrativas
Archivos
Incorporacin
del logotipo de
la dependencia
Datos
del
Titular de la
dependencia
Niveles
Topogrficos
Topografa
Configuracin
de la
Topografa
27 de 78
77..44 FFlluujjoo ddee C

Caappttuurraa yy O
Oppeerraacciinn
El diagrama de flujo muestra el orden que el usuario (o los usuarios) ha de seguir para la captura o llenado de las
pantallas del mdulo, de igual manera, seala las relaciones que existen entre ellas.
Unidades
Administrativas
Archivos
Topografa
Datos
del
Titular de la
dependencia
Incorporacin
del logotipo de
la dependencia
RECUERDE QUE...
La informacin se filtra de acuerdo al perfil del usuario, dependencia y unidad a la que
pertenece.
77..55 FFuunncciioonnaam
miieennttoo G
Geenneerraall ddeell M
Mdduulloo
7.5.1 Unidad Administrativa
El Responsable de Dependencia, el Administrador por Dependencia y el Coordinador de Archivos son los usuarios
encargados de realizar el alta de las Unidades Administrativas de su dependencia al ingresar la siguiente
informacin:
En el caso de que no se haya registrado la unidad administrativa el sistema muestra:
28 de 78
Una vez que se realiz correctamente el registro el sistema permite imprimir un acuse del movimiento realizado en
las Unidades Administrativas el cual tiene la informacin siguiente:
7.5.2 Archivo
En esta opcin el usuario (s) correspondiente puede Agregar o Modificar algn tipo de archivo de la dependencia.
Esto es considerando que el acceso a los archivos es slo dependiendo del usuario correspondiente, por ejemplo:
para los Archivos de Concentracin los perfiles de Responsable y Operador de Archivo de Concentracin tienen
derechos sobre el mismo.
Al ingresar a esta opcin el sistema muestra lo siguiente:
Activacin de
modificacin de
archivo
* Cuadro de
Seleccin nica
El usuario tiene la posibilidad de Agregar un nuevo archivo al dar clic en el botn [Nuevo].
29 de 78
El sistema muestra lo siguiente:
30 de 78
Para modificar la informacin de un archivo en especfico es preciso que el usuario de clic sobre el cuadro de
seleccin nica (radio botn) para activar el archivo a modificar. Como siguiente paso el usuario deber de elegir el
botn [Modificar] con lo que el sistema mostrar:
RECUERDE QUE...
En las pantallas los campos precedidos por un asterisco rojo son de captura obligatoria para
la operacin que se realiza *
31 de 78
Una vez que el usuario termina de realizar una Alta o Modificacin de archivos el sistema presenta el Acuse del
Movimiento realiz el cual puede ser impreso como se muestra:
7.5.3 Incorporacin del Logotipo de la Dependencia

El Administrador por dependencia es el usuario que tiene acceso a esta subopcin en la cual el sistema muestra lo
siguiente:
Archivo a importar. El sistema permite importar ([Browser]) el archivo almacenado de forma local con la imagen
del logotipo a actualizar.
El sistema muestra los requisitos que debe cumplir la imagen:
Extensiones autorizadas: jpg,jpeg
Dimensiones de 3 x 3 cm.
Resolucin de 150 dpi
Peso: 100k como mximo

Si el sistema detecta que el archivo no tiene un formato vlido muestra lo presenta:
Una vez que se actualiz el logotipo de la dependencia el sistema permite Generar Acuse del movimiento:
32 de 78
El acuse presenta la siguiente informacin:
7.5.4 Datos del Titular de la dependencia

El usuario realiza actualizacin de los datos del titular por dependencia con lo que el sistema permite:
Si el usuario as lo decide el sistema permite [Modificar] los datos del titular de la dependencia como se muestra:
El usuario puede [Aceptar] las modificaciones para que el sistema registre la nueva informacin en el mismo y
[Restaurar valores originales] para modificar todos los datos, limpiando la anterior informacin y permitiendo al
usuario volver a ingresarla.
33 de 78
Una vez terminado la modificacin el sistema muestra el Acuse de Movimiento con la siguiente informacin:
7.5.5 Topografa
7.5.5.1
Niveles topogrficos
El sistema permite al Responsable de Dependencia o al Coordinador de Archivos agregar, modificar, o eliminar los
niveles sugeridos en el catlogo del IFAI.
Al ingresar el sistema presenta el catlogo topogrfico sugerido por el IFAI el cual contempla 8 niveles:
El usuario puede agregar un [Nuevo] nivel o bien [Modificar] o [Eliminar] algn elemento en particular.
Para agregar un nuevo nivel es preciso que el usuario indique la opcin [Nuevo] con la cual el sistema muestra por
cada nivel a ingresar:
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El sistema valida que el nivel topogrfico a ingresar no se encuentre ya registrado por el campo Tipo y al encontrar
inconsistencia muestra lo siguiente:
Cuando el usuario realiza una [Modificacin] el sistema muestra lo siguiente permitindole modificar slo la
descripcin del nivel topogrfico:
Al hacer una [Baja] el sistema muestra:
35 de 78
Si el sistema no encuentra inconsistencias en el Alta, Modificacin o Baja, se lleva a cabo el registro o modificacin
del nivel topogrfico permitindole al usuario [Generar Acuse] del movimiento realizado o bien [Terminar] con el
proceso de niveles topogrficos:
El sistema muestra la siguiente informacin en el Acuse de Movimiento:
7.5.5.2
Configuracin de la topografa
En caso de existir informacin registrada de la configuracin de la clave topogrfica para la dependencia, se presenta
el nivel raz de la configuracin (Inmueble), el cual al seleccionarlo el sistema expande la informacin que contiene
en forma de rbol como se presenta a continuacin:
Al agregar un nuevo nivel o subnivel es preciso que el usuario se ubique en el nivel padre del nuevo subnivel o nivel,
por ejemplo: si deseo generar un subinmueble es preciso que seleccione el inmueble y ah agregar el subinmueble o
el mueble.
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Al iniciar la Configuracin de la Clave Topogrfica es preciso registrar un inmueble indicando lo siguiente:
Para el Responsable de dependencia el sistema le permite indicar la Unidad Administrativa.

Al seleccionar cualquier nivel o subnivel en el rbol topogrfico se presentan sus hijos (en caso de tenerlos), o bien
muestra lo siguiente:
El usuario tiene la opcin de insertar un nuevo nivel ([Alta]) dependiendo de l, eliminarlo ([Baja]) o modificarlo
([Modificar]). Con la opcin [Regresar] el sistema lleva al usuario a la pantalla anterior.
Para agregar un nuevo nivel o subnivel, el usuario debe ubicarse en el nivel padre a ste e indicar lo siguiente:
Unidad Administrativa. Slo para el usuario Responsable de Dependencia el sistema requiere que seleccione la
Unidad Administrativa.
Padre. El sistema predetermina el nivel padre de acuerdo al nivel que se desea ingresar y muestra su descripcin.
Nivel topogrfico. El sistema permite seleccionar el nivel topogrfico dependiendo del nivel padre.
Tipo de nivel topogrfico. Se permite seleccionar de acuerdo a los valores correspondientes en el catlogo para el
nivel topogrfico antes indicado.
Identificador. Se permite capturar la descripcin del nivel topogrfico con un mximo de 20 caracteres.
El sistema permite modificar el Tipo de nivel topogrfico y Descripcin de cada uno de los niveles topogrficos
requiriendo:
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Para realizar la [Baja] de un nivel en la configuracin de topografa es preciso que el usuario lo indique en el nivel
correspondiente a eliminar con lo cual el sistema muestra:
El sistema no permite la eliminacin de los niveles topogrficos si contienen niveles dependientes y muestra:
Si el sistema no encuentra inconsistencias en el Alta, Modificacin o Baja, se lleva a cabo el registro o modificacin
de la configuracin de la clave topogrfica permitindole al usuario [Generar Acuse] del movimiento realizado o bien
[Terminar] con el proceso de niveles topogrficos:
El sistema muestra la siguiente informacin en el Acuse de Movimiento:
38 de 78
8 ADMINISTRACIN DEL CGC

88..11 O
Obbjjeettiivvoo
El Mdulo de Administracin del Cuadro General de Clasificacin Archivstica tiene como objetivo lo siguiente:
El objetivo de este mdulo es permitir a la dependencia establecer la estructura de clasificacin a seguir por sus
archivos, en l se define la configuracin de la estructura de clasificacin, administracin de los Fondos, Subfondos,
Secciones, Subsecciones, Series y Subseries del Cuadro General de Clasificacin. A su vez permite elaborar
reportes relativos a la informacin del Cuadro General de Clasificacin, el Catlogo de Disposicin Documental, la
Gua Simple de Archivos y el Inventario por Serie Documental. En este mdulo es posible, adems, indicar la
liberacin o visto bueno del Cuadro General de Clasificacin.
88..22 D
Diiaaggrraam
maa ddee C
Mdduulloo ddee AAddm
miinniissttrraacciinn ddeell C
CG
GC
C
Administracin del CGC:
Administracin del
sistema
Administracin de
Expedientes
NOTA IMPORTANTE
En la primera fase de desarrollo del SICCA no se contempla la funcionalidad del
mdulo de reportes.
39 de 78
88..33 M
Maappaa ddeell M
Mdduulloo
Configuracin de
la estructura de
clasificacin
Cuadro general
de clasificacin
Fondos
Secciones
Series
Configuracin
Consulta
modificacin
Liberacin
CGC
Reportes
de
consulta y control
del
Incorporacin y
desincorporacin
de Series
Tablero
Control
Cuadro General
de Clasificacin
Catlogo
Disposicin
Documental
de
Gua simple de
archivos
de
Inventario
General
por
Series
documentales
88..44 FFlluujjoo ddee C

Caappttuurraa yy O
Oppeerraacciinn
El diagrama de flujo muestra el orden que ha de seguir el (os) usuarios para la captura o llenado de las pantallas del
mdulo, de igual manera, seala las relaciones que existen entre ellas.
Configuracin de
la estructura de
clasificacin
Cuadro general
de clasificacin
Reportes
de
consulta y control
RECUERDE QUE...
La informacin se filtra de acuerdo al perfil del usuario, dependencia y unidad a la que
pertenece.
40 de 78
miieennttoo G
Mdduulloo
8.5.1 Configuracin de la Estructura del CGC
8.5.1.1
Configuracin
El Responsable y el Administrador por dependencia son el que tiene acceso a esta opcin en la cual el sistema
permite definir o generar la estructura del Cuadro General de Clasificacin de cada dependencia o entidad y se
permitir su modificacin siempre y cuando no exista informacin registrada en algunos de los niveles o subniveles.
Al dar clic en [Aceptar] el sistema almacena la Configuracin de la estructura de clasificacin en la cual ya puede
registrarse informacin.
En caso de equivocacin al ingresar la informacin en los campos, el sistema permite volver a ingresarla con la
ayuda del botn [Limpiar]. Con esto, el sistema borra el contenido de los campos ya ingresados permitiendo volver a
ingresarlos ya que no se almacenan en el sistema hasta seleccionar [Aceptar].
Una vez que se realiz la Configuracin de la Estructura de Clasificacin el sistema muestra:
41 de 78
Una vez terminada la configuracin el sistema permite al usuario generar e imprimir un Acuse de Configuracin del
CGC.
8.5.1.2
Consulta y Modificacin
El usuario puede realzar cambios en la Configuracin del Cuadro General de Clasificacin con lo que el sistema
muestra:
El usuario pude realizar una nueva configuracin de aquellos niveles que no han sido configurados con la opcin
[Configurar] y de la misma forma con la opcin [Modificar] podr volver a definir la configuracin del CGC siempre
y cuando no tenga informacin ya registrada con lo que se mostrara:
Con la opcin [Generar Acuse] el sistema muestra el acuse del ltimo movimiento registrado en el sistema.
42 de 78
8.5.2 Cuadro General de Clasificacin

En este submen el Responsable de dependencia, el Coordinador de Archivos o los Responsables u Operadores de
los mismos son los que tienen acceso y pueden realizar:
8.5.2.1
Fondos y secciones
El Responsable de dependencia y el Coordinador de Archivos pueden agregar y/o modificar la informacin relativa al
Fondo, Subfondo, Secciones, Subsecciones de la dependencia a la que pertenece con lo que el sistema le muestra
la pantalla siguiente:
El usuario tiene la posibilidad de [Alta de ] un nuevo registro con lo que el sistema le presenta:
Alta de Fondo
El usuario puede [Aceptar] el registro que ingreso del Fondo, [Limpiar] con lo que el sistema le permite volver a
ingresar la informacin sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de la nueva informacin.
El sistema permite slo un fondo por dependencia y en caso de que el usuario desee ingresar un segundo el sistema
muestra:
43 de 78
Alta de Sobfondo. En caso que la dependencia as lo haya definido en la configuracin del CGC el usuario podr
agregar un subfondo:
El usuario puede [Aceptar] el registro que ingres del Subfondo, [Limpiar] con lo que el sistema le permite volver a
RECUERDE QUE...
Cada vez que registras algn nivel de clasificacin (Fondo-Subserie) la informacin se
valida conforme a lo registrado en la Configuracin del CGC.
El usuario agrega una Seccin al sistema con:
El usuario puede [Aceptar] el registro que ingres de la Seccin, [Limpiar] con lo que el sistema le permite volver a
El usuario agrega una Subseccin al sistema con:
El usuario puede [Aceptar] el registro que ingres de la Subseccin, [Limpiar] con lo que el sistema le permite
volver a ingresar la informacin sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de la nueva informacin.
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Los Responsables de los archivos y el Responsable de dependencia podrn agregar la informacin relativa a las
Series y Subseries documentales del Cuadro General de Clasificacin. El sistema muestra:
Alta de Subserie:
El usuario puede [Aceptar] el registro que ingres de la Subserie, [Limpiar] con lo que el sistema le permite volver a
Los usuarios pueden modificar un registro en particular de la Configuracin del Cuadro General de Clasificacin el
sistema guarda los cambios los cuales quedan vigentes para los usuarios.
Para [Modificar] informacin de los Fondos, Subfondos, Secciones, Subsecciones, Series y Subseries el usuario
debe seleccionar la opcin que hacer referencia a dicha accin con lo que el sistema le muestra:
45 de 78
El usuario puede [Aceptar] la modificacin que realiz al registro, puede seleccionar la opcin [Limpiar] con lo que
el sistema le permite volver a ingresar la informacin sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro de
la nueva informacin.
Para efectos del manual slo se consider un ejemplo de modificacin ya que las pantallas para modificar
Subfondos, Secciones y Subsecciones tienen el mismo formato.
RECUERDE QUE...
El formato de la informacin solicitada en cada nivel depende de la Configuracin del
CGC.
Una vez que el usuario realizo un Alta o bien una Modificacin en la informacin del CGC el sistema le permite
imprimir un acuse del movimiento realizado, el cual muestra la siguiente informacin:
8.5.2.2
Liberacin y desliberacin del cuadro general de clasificacin
El Responsable de dependencia y el Coordinador de Archivos son los encargados de liberar o desliberar el CGC,
con lo que el sistema registra que el mismo est validado o no y as slo podrn agregarse nuevos elementos, esto
es sin modificaciones.
Liberar el CGC.
Desliberar el CGC.
Al terminar alguno de los dos movimientos el sistema notifica segn sea el caso:
46 de 78
Una vez terminada la configuracin el sistema permite al usuario [Generar Acuse] de liberacin o desliberaccin del
CGC.
8.5.2.3
Incorporacin y desincorporacin de Series
El Responsable de Dependencia y el Coordinador de Archivos son los usuarios que tienen acceso a esta opcin en
el sistema la cual les permite desincorporar e incorporar series documentales de una seccin.
De forma inicial el sistema permite selecciona la accin a realizar como se muestra:
47 de 78
Al desincorporar:
Seccin. Nombre de la seccin a la que pertenece la serie a desincorporar.

Subseccin. En su caso, clave y nombre de la subseccin a la que pertenece la serie.
Motivo de la desincorporacin. Descripcin del motivo de desincorporacin de la serie.
Fecha de desincorporacin. Es asignada automticamente por el sistema.
Datos de la Series de esa seccin
Clave. Identificador de la Serie.
Nombre. Nombre de la Serie.
Datos de la Series de esa subseccin
El usuario puede [Aceptar] la desincorporacin que realiz, puede seleccionar la opcin [Limpiar] con lo que el
sistema le permite volver a ingresar la informacin sin haberla registrado y [Cancelar] para rechazar el registro.
Una vez que se desincorpor una Serie, sta no podr ser reincorporada a la Seccin original ya que estar
deshabilitada. En caso de que el usuario requiera incorporar nuevamente la serie a la Seccin original, se deber
crear una nueva serie.
El sistema generara el acuse del movimiento como se muestra:
48 de 78
Al incorporar Series el sistema solicita:
Seccin. Clave de la seccin de la serie.

Subseccin. En su caso, clave de la subseccin.
Datos de la Series de desincorporadas de esa seccin:
Datos de la Series desincorporadas de esa subseccin:
Datos de la Serie:
Al seleccionar la Serie a incorporar el sistema muestra En caso de reubicacin fsica de los expedientes, debe
verificarse posteriormente la clave topogrfica. Desea asignar posteriormente una clave topogrfica a cada
expediente o prefiere conservar la actual?:
49 de 78
El usuario rectifica que Serie va a incorporar indicndola nuevamente:
Una vez que el usuario [Aceptar] el movimiento el sistema genera el acuse. Con la opcin [Limpiar] se limpian de
informacin los campos y el usuario puede volver a ingresarlos, al [Cancelar] se suspende la incorporacin de la
Serie.
8.5.2.4
Tablero de control
Dependiendo del tipo de usuario, relacionado con: Archivo de Trmite o Archivo de Concentracin el sistema localiza
los expedientes cuyo Plazo de Conservacin est prximo a terminar considerando la diferencia de:
Fecha final de conservacin - Fecha actual del sistema
Con lo anterior el sistema determina los siguientes estatus:
ROJO (1 da). En caso de que la diferencia sea menor o igual a un da.
AMARILLO (1 semana). En caso de que la diferencia sea mayor que un da y menor o igual que 7 das.
VERDE (1 mes). En caso de que la diferencia sea mayor a 7 das y menor o igual a 1 mes.
El sistema muestra:
50 de 78
8.5.3 Reportes de consulta y control

El Administrador IFAI, el Responsable de Dependencia, el Coordinador de Archivos y los Responsables y
Operadores de los archivos (Trmite, Concentracin, Histrico) emiten los reportes relativos a la informacin del
Cuadro General de Clasificacin, el Catlogo de Disposicin Documental, la Gua Simple de Archivos y el Inventario
por Serie Documental seleccionando desde el men principal el reporte a generar.
Para cada reporte se tiene lo siguiente:
8.5.3.1
Cuadro General de Clasificacin Archivstica
El sistema presenta toda la informacin del Cuadro General de Clasificacin de una dependencia o entidad en
particular.
En el caso de los usuarios de una dependencia en particular (Responsable de Dependencia, Coordinador de

Archivos y Responsables y Operadores de los archivos), se predetermina la dependencia o entidad, as como la
Seccin para los Responsables y Operadores de los archivos.
RECUERDE QUE...
El sistema presenta al seleccionar ? la descripcin de la informacin a ingresar en el
campo.
51 de 78
Una vez indicados los criterios el sistema muestra:
El sistema permite al usuario tener dos versiones del reporte, la [Versin Imprimible] la cual se muestra a
continuacin y la versin en pdf con [Generar PDF]
52 de 78
Generar PDF:
8.5.3.2
Catlogo de Disposicin Documental
Se presenta la informacin de las series documentales (correspondientes a los archivos de trmite) de un fondo en
particular. La pantalla de criterios es la siguiente:

Archivos y Responsables y Operadores de los archivos), se predetermina la dependencia o entidad as como para
los Responsables y Operadores de predetermina la Unidad Administrativa.
RECUERDE QUE...
El sistema presenta al seleccionar ? la descripcin de la informacin a capturar en el
campo
53 de 78
Al ingresar los criterios el sistema muestra el reporte como sigue:
El sistema permite al usuario tener dos versiones del reporte, la [Versin Imprimible] la cual se muestra a
continuacin y la versin en pdf con [Generar PDF]
Generar PDF:
54 de 78
8.5.3.3
Gua Simple de Archivos
Permite al usuario hacer el reporte de la informacin general de los archivos de trmite, concentracin e histrico y
las series documentales correspondientes. Este reporte es de acceso pblico indicando los criterios:

Archivos y Responsables y Operadores de los archivos) se predetermina la dependencia o entidad.
Si en Tipo de Archivo se selecciona Archivo de trmite es preciso que el usuario indique la Unidad
Administrativa como:
RECUERDE QUE...
El sistema presenta al seleccionar ? la descripcin de la informacin a capturar en el
campo
55 de 78
Una vez indicados los criterios de bsqueda se obtiene:
El sistema permite que el usuario tenga una [Versin Imprimible] del reporte o bien [Generar PDF]
Generar PDF:
56 de 78
8.5.3.4
Inventario General por Series Documentales
Presenta la informacin general por serie documental correspondiente para aquellas que fueron creadas con
anterioridad al 12 de junio de 2003. El sistema requiere que se ingresen los siguientes criterios:

Archivos y Responsables y Operadores de los archivos) se predetermina la dependencia o entidad.
Si en Tipo de Archivo se selecciona Archivo de trmite es preciso que el usuario indique la Unidad
Administrativa como:
El sistema muestra el siguiente reporte:
57 de 78
El sistema presenta como [Versin Imprimible]:
58 de 78
9 ADMINISTRACIN DE EXPEDIENTES
99..11 O
Obbjjeettiivvoo
Control (alta, modificacin y eliminacin) de la informacin (registros) de los expedientes de la Unidad
Administrativa, as como generacin de portadas y cejas de los mismos y el reporte del Inventario General de
Expedientes.
99..22 D
Diiaaggrraam
maa ddee C
miinniissttrraacciinn ddee
eexxppeeddiieenntteess
Administracin del Expedientes:
Administracin de
expedientes

Administracin del sistema
99..33 M
Maappaa ddeell M
Mdduulloo
El mapa del mdulo permite identificar las subopciones que conforman la Administracin de expedientes.
Administracin de
expedientes
Alta de
expedientes
Consulta de
expedientes
Reportes de
expedientes
Portada y ceja
de expediente
Inventario
General
59 de 78
99..44 FFlluujjoo ddee ccaappttuurraa yy ooppeerraacciinn

El flujo de captura y operacin tiene como propsito mostrar al usuario la forma en la que debe ir registrando y/o
consultando la informacin en el sistema, ste mdulo tiene el siguiente flujo:
Alta de
expedientes
Consulta de
expedientes
Reportes de
expedientes
miieennttoo G
Mdduulloo
Las subopciones de ste submen son las siguientes:
9.5.1 Alta de expedientes

A esta opcin el sistema permite el acceso al Responsable de Dependencia y al Responsable y Operador del Archivo
de Trmite. El usuario registra un nuevo expediente en el sistema, para lo cual debe ingresar la siguiente
informacin:
Una vez ingresados estos criterios al seleccionar la opcin [Siguiente] el sistema permite continuar con el registro en
caso contrario para cancelar el registro es preciso que el usuario seleccione [Cancelar] y con la opcin [Limpiar] se
permite al usuario volver a ingresar toda la informacin.
60 de 78
Al seleccionar [Siguiente] el sistema presenta:
Es preciso que el usuario no deje sin informacin los campos considerados como obligatorios. Al seleccionar Clave
Topogrfica el sistema muestra la configuracin de la clave para esa Unidad Administrativa como sigue:
El usuario puede [Aceptar] la clave topogrfica ingresada o bien [Limpiar] la informacin para volver a ingresarla.
61 de 78
Una vez que el usuario indic la clave topogrfica el sistema le muestra nuevamente la pantalla de Alta de
expedientes con la clave:
El usuario debe indicar [Aceptar] con lo que el sistema muestra:
La informacin del acuse es la siguiente:
62 de 78
Al generar portada el sistema muestra la portada correspondiente la cual puede presentarse en una Versin
Imprimible o en PDF como se muestra:
La [Versin imprimible] se muestra:
63 de 78
Generar PDF:
Al seleccionar la opcin [Regresar] el sistema muestra la pantalla de resultados de alta de expediente permitiendo
registrar un [Nuevo Expediente] (ver men 9.5.1 Alta de expedientes) o bien [Buscar Expediente] (Consulta de
Expedientes men 9.5.2).
9.5.2 Consulta de expedientes

Los usuarios autorizados a esta opcin son el Responsable y Operadores de Archivos de Trmite as como el
Responsable de Dependencia. En esta opcin el sistema permite realizar la bsqueda exacta o por otros criterios de
los expedientes registrados de una vez localizados se permite la Actualizacin o Eliminacin de los mismos.
La Bsqueda exacta el usuario debe ingresar todos los campos en pantalla, de lo contrario el sistema presentar el
listado de expedientes coincidentes con los criterios ingresados (bsqueda por otros criterios). Los criterios que
solicita el sistema para realizar la bsqueda son los siguientes:
64 de 78
Al encontrar el (os) expediente (s) coincidente (s) el sistema muestra:
Al activar un expediente en particular en la casilla de seleccin el sistema muestra el detalle del expediente:
El usuario puede [Modificar], [Eliminar], [Generar Portada] o [Generar Ceja] del expediente.
65 de 78
Al seleccionar [Modificar] el sistema permite modificar la informacin del expediente a excepcin de la Serie y
Subserie:
Al terminar la modificacin el usuario puede [Aceptar] la modificacin y [Generar Acuse] o bien [Restaurar] la
informacin con lo que el sistema dejar al expediente con la informacin original.
S el usuario indica la opcin de [Eliminar] el expediente el sistema solicita la siguiente informacin:
Al [Aceptar] el sistema registra el movimiento en la bitcora y elimina (fsicamente) el registro del expediente.
Para efectos del manual se pueden observar la Portada y la Ceja en el men 9.5.1 Alta de expedientes.
66 de 78
10 ADMINISTRACIN DEL SISTEMA

1100..11 O
Obbjjeettiivvoo
Este mdulo permite la gestin de informacin del sistema al crear y modificar cuentas de usuario para controlar el
acceso al sistema y permite tener una bitcora general de los diferentes movimientos de los usuarios en el sistema.
Adicionalmente, en este men se encuentran las utileras para importar y exportar.
1100..22 D
Diiaaggrraam
maa ddee C
miinniissttrraacciinn ddeell ssiisstteem
maa
Administracin del Sistema:
Administracin del
sistema

Administracin de Expedientes
1100..33 M
Maappaa ddeell M
Mdduulloo
Administracin del
sistema
Importacin y
Exportacin
Administracin de
usuarios
Bitcora de
movimientos
Control de
accesos
Importar CGC
Exportar CGC
Importar
Expedientes
Exportar
Expedientes
1100..44 FFlluujjoo ddee ccaappttuurraa yy ooppeerraacciinn
67 de 78
No se define un flujo especfico de captura; por ser ste un mdulo de administracin el usuario puede acceder a l
en cualquier momento y as realizar las actividades propias de administracin del sistema.
No obstante es importante resaltar que en primera instancia se generan las cuentas de usuario por dependencia.
miieennttoo G
Mdduulloo
Las subopciones de ste submen son las siguientes:
10.5.1 Importacin y exportacin

Los usuarios que tiene acceso a sta subopcin son el Administrador IFAI, el Coordinador de Archivos y los
Responsables y Operadores de los Archivos (Trmite, Concentracin e Histrico).
El objetivo principal de ste submen es el permitir la importacin y exportacin de la informacin del Cuadro
General de Clasificacin de los archivos de trmite, concentracin e histrico y de los expedientes.
10.5.1.1 Importar CGC

En esta subopcin se incorpora la informacin del Cuadro General de Clasificacin al SICCA desde archivos de texto
plano como se muestra:
El usuario indica al sistema el archivo que desea importar [Browser] validando su formato, una vez seleccionado el
archivo, el usuario debe seleccionar [Enviar Archivo] para as iniciar con la importacin del CGC
Si el sistema encuentra algn error muestra lo siguiente:
Si el archivo es correcto el sistema notifica al usuario que la importacin se realiz satisfactoriamente terminando as
el proceso.
68 de 78
10.5.1.2 Exportar CGC

En esta subopcin se extrae la informacin del Cuadro General de Clasificacin al SICCA desde archivos de texto
plano como se muestra:
Una vez que el usuario ingresa el [Nombre del Archivo] (nombre.extensin, slo txt) y selecciona [Aceptar] el
sistema muestra los resultados de la exportacin, con la opcin [Limpiar] el sistema permite ingresar nuevamente el
nombre del archivo:
Pantalla de resultados de exportacin:
El usuario puede guardar de forma local el archivo indicando la opcin [Guardar el Archivo Exportado], con la
opcin [Regresar a la Exportacin del Cuadro General de Clasificacin] el sistema permite generar otra
exportacin de la informacin del CGC, al indicar [Generar Acuse] el sistema genera el acuse del movimiento
realizado y a su vez permite regresar a la pantalla de resultados de exportacin.
Guardar el Archivo Exportado:
69 de 78
[Generar Acuse]:
Desde esta pantalla el usuario puede nuevamente [Regresar] a la pantalla de resultados de exportacin.
10.5.1.3 Importar Expedientes

De acuerdo a los permisos de importacin los usuarios permitidos son el Responsable de Dependencia, el
Coordinador de Archivos y el Responsable y Operadores de Archivo de Trmite, los cuales al indicar importacin de
expedientes en el men principal deben indicar lo siguiente:
El usuario indica el Archivo a importar con la opcin [Browse] y [Enviar Archivo]

Si al indicar el archivo el sistema encuentra inconsistencias en la informacin a importar se presenta:
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10.5.2Administracin de usuarios
Los usuarios que tiene acceso a esta subopcin son el Administrador IFAI, el Responsable de Dependencia, el
Administrador por Dependencia y el Responsable del Archivo de Trmite, a los cuales el sistema les permite crear y
modificar cuentas de usuario para controlar el acceso al sistema de acuerdo a la siguiente tabla:
Actores
Perfiles
Administrador
IFAI
Responsable de
Dependencia
Administrador
por Dependencia
Coordinador de
archivos
Responsable del
Archivo de
trmite
Operador del
archivo de
trmite
Responsable del
archivo de
concentracin
Operador del
archivo de
concentracin
Responsable del
archivo histrico
Operador del
archivo histrico
# de usuarios
que puede crear
por dependencia
1 (por todo el
SICCA)
Administrador
IFAI
Responsable de
Dependencia
Administrador de
Dependencia
Responsable de
Archivo de
Trmite
Como pantalla principal tenemos la bsqueda inicial de los usuarios:
El sistema permite [Buscar], agregar un nuevo usuario [Alta de Usuario] [Limpiar] los datos para volver a
ingresarlos como nuevos criterios de bsqueda.
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10.5.2.1 Bsqueda de usuarios

Cuando el usuario selecciona [Buscar] el sistema puede presentar ms de una coincidencia como resultado. El
sistema permite realizar las acciones de [Modificar], [Bloquear], [Eliminar], [Recuperar] o [Desbloquear] como se
muestra:
Al seleccionar [Modificar] el sistema muestra de forma editable la informacin registrada hasta el momento:
El usuario puede realizar la modificacin con la opcin [Modificar Usuario], puede [Restaurar] para dejar la
informacin que se encontraba originalmente registrada, o bien, puede [Cancelar] para regresar al men anterior.
Una vez que se termino la modificacin el sistema muestra:
72 de 78
El usuario puede [Generar Acuse] del movimiento que realiz en cual se muestra la siguiente informacin la cual
puede ser impresa [Imprimir Acuse]:
Al seleccionar [Bloquear] el sistema deja bloqueado de forma temporal el acceso al sistema al usuario seleccionado,
sin borrar su registro en el mismo. Una vez que termin con el proceso se presenta el resultado del bloqueo de
cuenta como se muestra:
El usuario genera su acuse del movimiento que realiz al seleccionar [Generar Acuse]:
Tipo
de
movimiento
El usuario pude [Imprimir Acuse] o bien [Regresar] a la pantalla de resultado de bloqueo.

Cuando el usuario selecciona [Eliminar] un usuario especfico, el sistema impide de forma definitiva el acceso de
ste en el sistema presentando al terminar:
73 de 78
El sistema permite que el usuario genere un acuse del movimiento realizado al seleccionar [Generar Acuse]. Para
efectos del manual aplica la misma pantalla de acuse de movimiento de bloqueo de cuenta de usuario y se especifica
en Informacin Afectada el tipo de movimiento que se realiz.
El usuario puede permitir nuevamente el acceso de un usuario determinado al seleccionar [Recuperar] con lo que el
sistema notifica:
en Informacin afectada el tipo de movimiento que se realiz.
Al seleccionar [Desbloquear] el sistema permite nuevamente el acceso al sistema a aquellas cuantas que en su
momento fueron bloqueados. Una vez que termin con el proceso se presenta el resultado del bloqueo de cuenta
como se muestra:
en Informacin afectada el tipo de movimiento que se realiz.
74 de 78
10.5.2.2 Alta de usuarios

Cuando el usuario desea ingresar un nuevo registro al sistema debe seleccionar la opcin [Alta de Usuario] como
se muestra en la siguiente pantalla:
El usuario selecciona [Registrar Nuevo Usuario] para que el sistema haga el registro del nuevo usuario en el
sistema o selecciona [Limpiar] para volver a ingresar los datos del nuevo usuario.
Una vez que se realiza el registro del nuevo usuario el sistema permite [Generar Acuse] del moviendo realizado con
la siguiente informacin:
El usuario puede imprimirlo con la opcin [Imprimir Acuse].
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10.5.3Bitcora de Movimientos
Los usuarios que tiene acceso a ste submen son el Administrador IFAI, el Responsable de Dependencia, los
Administradores por Dependencia y el Responsable del Archivo de Trmite a los que el sistema les permite registrar
y consultar los accesos al sistema, as como los movimientos de alta, baja, cambio, consulta y generacin de
reportes de cualquier tipo de informacin del sistema (Cuadro General de Clasificacin que integra la estructura,
Fondos, Subfondos, Secciones, Subsecciones, Series, Subseries; informacin de los archivos; expedientes y sus
caractersticas y la administracin de usuarios).
76 de 78
Una vez ingresados los criterios de bsqueda se presenta:
Si el sistema no encuentra informacin coincidente con los criterios de bsqueda el sistema presenta:
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10.5.4 Control de accesos

Los usuarios de este submen son: Administrador IFAI, Administrador por Dependencia y el Responsable del Archivo
de Trmite lo cuales deben proporcionar los siguientes criterios generales de consulta:
Dependencia o Entidad. Seleccin de la dependencia o entidad para el caso del IFAI, de lo
contrario la predetermina de acuerdo con el usuario. Obligatoria.
Usuario. Id del Usuario a consultar.
Fecha inicio. Da, mes y ao iniciales del periodo de los accesos que se desean consultar.
Obligatoria.
Fecha fin. Da, mes y ao finales del periodo de los accesos que se desean consultar.
Obligatoria.
Nota: Es preciso indicar un solo criterio entre Dependencia o Usuario.
Todo esto como se muestra en la pantalla:
Una vez proporcionados los criterios, el sistema presenta un listado con la informacin coincidente registrada en la
bitcora como sigue:
Si el sistema no encuentra informacin coincidente con los criterios ingresados por el usuario muestra una
notificacin:
78 de 78

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Directorio

Dr. Alejandro Pisanty Baruch

Ing. Alfredo Mndez Calatayud

Mtro. Juan Voutsss Mrquez

Lic. Manuel Fonseca Lpez

M.C. Marcela Pealoza Bez

Mtro. Eduardo Aldave Fuentes Calvo

MTIA. Hugo Alonso Reyes Herrera

L.I. Carina Gpe. Sarabia Delgado

L.I. Martha Patricia Ramos Landero

DESCRIPCIN GENERAL ....................................................................................................................................... 9

FLUJO DE CAPTURA Y OPERACIN DEL SISTEMA ............................................................................ 24

CONFIGURACIN DE DEPENDENCIAS .................................................................................................... 27

ADMINISTRACIN DEL CGC ....................................................................................................................... 39

Cuadro General de Clasificacin................................................................................................................ 43

Reportes de consulta y control .................................................................................................................... 51

Cuadro General de Clasificacin Archivstica..........................................................................................................51

ADMINISTRACIN DE EXPEDIENTES ...................................................................................................... 59

ADMINISTRACIN DEL SISTEMA.............................................................................................................. 67

10.1 OBJETIVO ........................................................................................................................................................... 67

Importar CGC ............................................................................................................................................................68

Administracin de usuarios ......................................................................................................................... 71

Bitcora de Movimientos ............................................................................................................................. 76

La configuracin de la Estructura del Cuadro General de Clasificacin de cada dependencia o

4.1.3 Objetivos especficos y mdulos del sistema

El objetivo de este mdulo es permitir al usuario almacenar la informacin que

El objetivo de este mdulo es permitir a la dependencia establecer la estructura de

El objetivo de este mdulo es el control (alta, modificacin y eliminacin) de la

44..22 AArrqquuiitteeccttuurraa ddeell ssiisstteem

4.4.2 Tipos de Pantallas

4.4.5 Acceso al sistema

Uniform Resource Locutor. Se refiere a la direccin de un recurso en Internet.

4.4.6 Consulta pblica

Una vez que se ingresan los criterios de bsqueda el sistema muestra:

4.4.7 Inicio de Sesin

Operador del archivo

Operador del archivo

Personal autorizado para

5 FLUJO DE CAPTURA Y OPERACIN DEL SISTEMA

Configuracin de dependencias. Este mdulo permite al usuario configurar todo lo referente a

Unidades Administrativas. El sistema permite al Responsable de Dependencia, al

Archivos. A esta opcin tendrn acceso el Responsable de Dependencia, el

Incorporacin del logotipo de la dependencia. A esta opcin tendr acceso el

Topografa. El sistema permite las acciones siguientes:

Niveles topogrficos. El sistema permite como usuario al

Configuracin de la topografa. El sistema permite como

Administracin del CGC. Permite al usuario administrar todo lo referente al CGC:

Configuracin de la estructura de clasificacin. A esta opcin tendrn acceso el

Configuracin. Permite definir la estructura del CGC.

Cuadro general de clasificacin. A esta opcin tendrn acceso el Responsable de

Fondos y Secciones. Registro y modificacin.

Series. Registro y modificacin.

Reportes de consulta y control. A esta opcin tendrn acceso el Administrador del

Importacin y exportacin. A esta opcin tendrn acceso:

Importacin CGC. El sistema permite el acceso al Responsable

Exportacin CGC. El sistema permite el acceso al Administrador

Importacin Expedientes. El sistema permite el acceso al

Exportacin Expedientes. El sistema permite el acceso al

Administracin de usuarios. A esta opcin tendrn acceso el Administrador del IFAI,

Bitcora de movimientos. A esta opcin tendrn acceso el Administrador IFAI, el

Control de accesos. El Administrador IFAI, el Responsable de Dependencia, el

Administracin del CGC

77..44 FFlluujjoo ddee C