Fascculo

Constitucin de
Empresa y Registro
de Nmina
Semestre 2

Constitucin de empresa

Constitucin
de empresa

Semestre 2

Constitucin de empresa

Tabla de contenido
Presentacin
Competencias generales de la asignatura
Programacin general
Mapa conceptual general de la asignatura
Introduccin
Conceptos previos
Logros
Creacin de una empresa comercial
Clases de empresas
De acuerdo con su naturaleza
De personas
De capital
De acuerdo con su actividad
Industriales
Comerciales
Servicio
Requisitos para la creacin de una sociedad comercial
Formalizacin comercial
Formalizacin tributaria
Formalizacin laboral
Funcionamiento de establecimientos de comercio
Documentos soporte
Comprobantes de diario o de contabilidad
Libro diario o columnar
Libro Mayor y Balance
Libro de Inventario y Balance
Estado de resultados
Balance general
Actividad de trabajo colaborativo
Resumen
Bibliografa recomendada
Nexo
Seguimiento al autoaprendizaje

Pgina
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29
31

Crditos: 2
Tipo de asignatura: Terico - Prctica.
Semestre 2

Constitucin de empresa

Copyright2008 FUNDACIN UNIVERSITARIA SAN MARTN

Facultad de Universidad Abierta y a Distancia,
Educacin a Travs de Escenarios Mltiples
Bogot, D.C.
Prohibida la reproduccin total o parcial sin autorizacin
por escrito del Presidente de la Fundacin.
La actualizacin de este fascculo estuvo a cargo de
PEDRO ORLANDO GARZN CHAMORRO.
Tutor Programa Contadura Pblica.
Sede Bogot, D.C.
Revisin estilo y forma:
ELIZABETH RUIZ HERRERA
Directora Nacional de Material Educativo.
Diseo grfico y diagramacin a cargo de
SANTIAGO BECERRA SENZ
ORLANDO DAZ CRDENAS
Impreso en: GRFICAS SAN MARTN
Calle 61A No. 14-18 - Tels.: 2350298 - 2359825
Bogot, D.C., Marzo 5 de 2009

Codigo ISBN: 978-958-8327-19-8

Constitucin
de empresa

Semestre 2

Constitucin de empresas
Presentacin
El objetivo de esta asignatura es plantear actividades y conceptos que le
permitan al contador pblico y al administrador

reconocer aquellas

prcticas fundamentales en el manejo de la contabilidad de una empresa

comercial, desde su nacimiento hasta la entrega de los Estados
Financieros, haciendo nfasis en los conceptos bsicos aplicados a las
obligaciones y derechos que se adquieren al tener una persona al servicio
de una empresa y el reflejo de este hecho en la contabilidad, sin dejar de
lado las nociones esenciales de algunas Leyes tributarias y comerciales.
Para ello se ha diseado el desarrollo de esta asignatura en tres bloques
bsicos pero interrelacionados, presentndose en primer lugar las
nociones tericas de la creacin de empresa en los fascculos 1 y 2,
complementados con un ejercicio prctico planteado en los fascculos 3 y
4, para finalmente introducirnos en el tema de la administracin del recurso
humano en los fascculos 5 a 8.
Se recomienda a los tutores que para sacar el mximo provecho a los
contenidos de este material, se exija al estudiante organizar desde el
comienzo una carpeta de archivo donde se vayan guardando los
documentos solicitados en las diferentes actividades planteadas en los
fascculos.

Competencias generales de la asignatura

Los estudiantes a travs del contenido deben alcanzar el desarrollo de
las siguientes habilidades, actitudes y aptitudes:
Competencia comunicativa: analizar, evaluar y exponer la forma en que
se constituyen las sociedades comerciales en Colombia, y cmo se
realizan los registros contables de las primeras operaciones de la

Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin
de empresas

Constitucin de empresas
sociedad, teniendo en cuenta diferentes situaciones que se ajusten a las
normas comercial, laboral y contable.
Competencia cognitiva: posee capacidades cognitivas, analticas e
interpretativas que le permiten potencializar sus habilidades, razonamientos y destrezas para formular modelos y dar soluciones a problemas
emanados de la creacin de una empresa, sus primeras operaciones y
sus registros contables.
Competencia contextual: propone y resuelve casos y problemas del
ambiente comercial empresarial, y de sus relaciones comerciales y
laborales, haciendo uso de conocimientos, procedimientos, normas y
postulados del Derecho Comercial, Laboral y de la ciencia contable y
fiscal.
Competencia valorativa: reconoce la responsabilidad social que se
adquiere al crear empresa, e identifica la importancia de la aplicacin de
los principios de justicia y equidad en el entorno laboral y fiscal.

Constitucin
de empresas

Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin de empresas
Programacin general
Fascculo 1
Requisitos para la creacin de empresas - Legales
Creacin de una empresa comercial
Clases de empresas
Requisitos para la creacin de una sociedad comercial
Documentos soporte
Comprobantes de diario
Libro diario
Libro Mayor
Libro Inventario y Balance
Balance general
Estado de resultados
Fascculo 2
Requisitos para la creacin de empresas - Tributarios
Declaraciones de impuestos
Impuesto al Valor Agregado IVA
Retencin en la fuente
Impuesto de Industria y Comercio ICA
Importaciones
Fascculo 3
Primeras transacciones relacionadas con la iniciacin de una
empresa comercial en Colombia parte I
Prctica contable de una empresa comercial
Activos fijos
Depreciacin
Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin
de empresas

Constitucin de empresas
Amortizaciones
Inventarios
Sistema de inventario peridico
Sistema de inventario permanente
Manejo de tarjetas kardex
Mtodo de valuacin promedio ponderado
Mtodo de valuacin PEPS
Mtodo de valuacin UEPS
Fascculo 4
Primeras transacciones relacionadas con la iniciacin de una
empresa comercial en Colombia parte II
Facturas de compra
Cuentas por pagar
Venta de inventarios
Factura de venta
Cuentas por cobrar
Comprobantes de diario
Libro Diario
Libro Mayor
Libro de inventario y balances
Balance General y Estado de Resultados
Fascculo 5
Requisitos para la creacin de empresas - Laborales
Elementos bsicos de la actividad laboral
Orgenes del derecho laboral en Colombia
OIT (Organizacin Internacional del Trabajo)

Constitucin
de empresas

Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin de empresas
Seleccin de personal
Contrato de trabajo
Elementos de un contrato de trabajo
Clases de contrato de trabajo
Obligaciones y derechos del contrato
Elementos que componen la nmina
Salario
Jornada laboral
Horas extras
Auxilio de transporte
Deducciones y descuentos
Fascculo 6
Obligaciones del empleador
Seguridad social integral
Sistema General de Pensiones
Sistema General de Seguridad Social en Salud
Sistema General de Riesgos Profesionales
Afiliacin y aportes a la caja de compensacin familiar
Aportes SENA
Aportes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Retencin en la fuente
Fascculo 7
Obligacin de llevar libros de registros
Elaboracin de informes
Adopcin de reglamentos
Prestaciones sociales
Prima de servicios

Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin
de empresas

Constitucin de empresas
Calzado y vestido de labor
Auxilio de cesantas
Intereses sobre la cesanta
Otros pagos a cargo del empleador
Vacaciones
Fascculo 8
Terminacin del contrato de trabajo
Causas
Formalidades del despido
Salario base
Despido con motivo de embarazo
Actos importantes con motivo de la terminacin
Liquidacin
Contabilizacin

Constitucin
de empresas

Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin de empresas
Mapa conceptual general de la asignatura
Requisitos para la creacin de una empresa comercial

LEGALES

TRIBUTARIOS

II

- Tipo de sociedad
- Aportes
- Inscripcin en la
cmara de comercio
- Registros contables
de apertura

NACIONALES
- RUT
- Retencin en la fuente
- Impuesto sobre las ventas

LABORALES
III

- Liquidacin de nmina
- Aportes parafiscales
- Prestaciones sociales
- Liquidacin del
contrato de trabajo

MUNICIPALES
- Impuesto de industria y
comercio

Introduccin
En este fascculo vamos a poner en prctica conceptos contables ya
estudiados, los cuales se relacionan con la creacin de una empresa
comercial en nuestro pas, registrando las transacciones de inicio con sus
respectivos soportes contables.
Recuerde que en la modalidad de Educacin a Distancia es fundamental
que desarrolle un estudio personal juicioso, disciplinado y concienzudo.
nimo!

Conceptos previos
Las siguientes preguntas le ayudarn a recordar algunos conceptos ya
vistos con anterioridad, los cuales servirn de base para el desarrollo de
este fascculo.
1. Defina empresa
2. Qu diferencia existe entre empresa, ente econmico y sociedad?
3. Cules son los factores de produccin que se involucran en la creacin
de la empresa?
4. Cules son los sectores de la economa?
Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin
de empresas

Constitucin de empresas
5. Qu es una Pyme y cules son sus caractersticas?
6. Qu diferencia existe entre macroeconoma y microeconoma? Cmo
se relaciona la empresa con estos dos conceptos?
Logros

Al finalizar el estudio del presente fascculo el estudiante estar en capacidad

de:

Identificar los procedimientos que deben seguirse para la constitucin de

una sociedad Comercial en Colombia, distinguiendo los relacionados con
el registro mercantil y los tributarios.
Elaborar soportes contables como un comprobante de egreso, un recibo
de caja, una factura.
Elaborar el comprobante de diario relacionado con la apertura de la
empresa.

Creacin de una empresa comercial

Cuando se toma la decisin de crear empresa se deben tener en cuenta
las diferentes posibilidades que existen para la conformacin del negocio
perseguido, conociendo las ventajas e inconvenientes de realizar su
frmula empresarial. Por ello es necesario conocer las diferentes clases de
empresas existentes.

Clases de empresas
Inicialmente se hace fundamental el conocimiento de las caractersticas y
responsabilidades de cada tipo de empresa, dependiendo de si se trata de
una PERSONA NATURAL o una PERSONA JURDICA. A continuacin se
profundiza en cada uno de estos aspectos.
Persona natural
En esta clasificacin no existen opciones de sociedad. Para un emprendedor es la opcin ideal, ya que no tendr que desplegar estructuras
jurdicas ni de administracin complejas y responder con su patrimonio
ante cualquier accin realizada.

Constitucin
de empresas

Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin de empresas
Persona Jurdica
Para esta clasificacin existen siete tipos de empresa clasificadas como
sociedades, a saber:
Sociedad Limitada
Empresa Unipersonal
Sociedad Annima
Sociedad Colectiva
Sociedad Comandita Simple
Sociedad Comandita por Acciones
Sociedad por Acciones Simplificada
Empresa Asociativa de Trabajo
Adicional a esta primera clasificacin, las empresas comerciales pueden
clasificarse de otras diferentes maneras, pero las de mayor relevancia en
Colombia son:
De acuerdo con su naturaleza
De acuerdo con su actividad

De personas
De capital
Industriales
Comerciales
Servicio

En el primer caso la clasificacin obedece a una agrupacin que ha sido

acogida por muchos autores a travs del tiempo lo cual ha generado que
se convierta en doctrina.

Doctrina:
Conjunto de ideas u opiniones religiosas, filosficas, polticas, etc., sustentadas por
una persona o grupo.

Por otra parte, se denominan sociedades de capital aquellas sociedades

en las que lo que importa son los aportes econmicos y no las personas.
En este tipo de sociedades no es importante saber en manos de quin
estn las acciones. En las sociedades de personas, por el contrario, se da
relevancia a las personas que las conforman, es decir sus socios, que
generalmente corresponden a miembros de una misma familia o por lo
menos a amigos muy cercanos.
Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin
de empresas

Constitucin de empresas
En el segundo caso, la clasificacin obedece a una agrupacin que se
relaciona con la actividad que desarrolla la empresa. Cada una de estas
clasificaciones a su vez se subdivide atendiendo a otros criterios propios
de cada actividad.

Empresas industriales
Este tipo de empresas tiene como operacin principal, la produccin de
bienes mediante la transformacin y/o extraccin de materias primas.
Dependiendo de su funcin las industrias se clasifican en:
EMPRESAS INDUSTRIALES

se clasifican en
Manufactureras

Extractivas
Figura 1.1
Clasificacin de las industrias dependiendo de su funcin.

A continuacin se explicar cada uno de los elementos de la figura 1.1.

Extractivas: son aquellas que se dedican a la explotacin de los recursos
naturales, bien sean renovables o no renovables. Los recursos naturales
son los que corresponden a la naturaleza y que son indispensables para la
subsistencia del hombre. Podemos citar entre otras: las empresas mineras,
petroleras, madereras y pesqueras.
Manufactureras: son las que se dedican a la transformacin de materias
primas en productos terminados. Pueden ser de dos clases:
EMPRESAS
MANUFACTURERAS
Se clasifican en

Empresas que producen

bienes de produccin

Empresas que producen

bienes de consumo final

Figura 1.2
Clasificacin de las empresas manufactureras.

Constitucin
de empresas

10

Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin de empresas
Empresas que producen bienes de produccin. Su finalidad es producir
bienes que van a ser utilizados por otras industrias para la elaboracin de
bienes de consumo final. Ejemplos de ellas son: las empresas textiles, las
productoras de papel, las fabricantes de maquinaria, de materiales para
construccin, productos qumicos, etc.
Empresas que producen bienes de consumo final. Su actividad est
orientada a la produccin de bienes que satisfacen directamente la
necesidad del consumidor final. Pueden ser de naturaleza transitoria o
perdurable, suntuarios o de primera necesidad. Entre ellos podemos citar:
los productos alimenticios, las prendas de vestir, los electrodomsticos y
accesorios elctricos.

Empresas comerciales
Son aquellas que interactan entre productores y consumidores sirviendo
de intermediarios de productos terminados (compra-venta). Se pueden
clasificar en:
Mayoristas. Son las que efectan ventas en gran escala a otras empresas
(minoristas) que a su vez, distribuyen el producto al consumidor final.
Minoristas o detallistas. Son las que venden el producto en pequeas
cantidades al consumidor final o al menudeo.
Comisionistas. Son las que venden mercancas que han recibido en
consignacin, percibiendo por esta funcin una ganancia o comisin.
EMPRESAS
COMERCIALES
se clasifican en

Mayoristas

Minoristas o detallistas

Comisionistas

Figura 1.3
Clasificacin de las empresas comerciales.

Fascculo No. 1
Semestre 2

11

Constitucin
de empresas

Constitucin de empresas
Empresas de servicio
Son aquellas empresas que brindan un servicio a la comunidad, bien sea
con un propsito social o con un fin lucrativo. Se pueden clasificar en:

Empresas de servicio

Transporte
Educacin
Turismo
Salud
Servicios pblicos
Servicios privados varios
Instituciones Financieras

Agua, energa, gas

Asesoras,
cine,
publicidad

Requisitos para la creacin de una sociedad comercial

Las sociedades comerciales surgen de la decisin de una persona o por
un acuerdo entre dos o ms personas quienes se obligan a hacer un
aporte en dinero, trabajo o especie, para realizar un proyecto empresarial
que incluya una o ms actividades consideradas por la ley como
mercantiles, con el fin de generar utilidades y repartirlas entre los socios.
La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurdica
diferente de los socios.
Documento privado.
Respecto a un acto jurdico, mercantil, administrativo, etc. Es aquel que recoge la voluntad de quien
lo otorga. Por ej. : si se trata de una compraventa, recoge la voluntad de las
partes en transmitir la propiedad del bien.
Escritura Pblica:
La escritura pblica es un
instrumento notarial que contiene una o ms declaraciones de las personas intervinientes en un acto o contrato,
emitidas ante notario con el
lleno de los requisitos legales
propios y especficos de cada
acto, para su incorporacin al
protocolo.

Constitucin
de empresas

12

La sociedad comercial en su creacin debe formalizarse en tres aspectos:

el legal, el tributario y el laboral
Formalizacin comercial
La sociedad comercial se forma por un contrato que debe constar en
documento privado el cual debe elevarse, en algunos casos, a escritura
pblica en una notara y a partir de ese momento, la organizacin se
convierte en persona jurdica con lo cual puede establecer relaciones con
terceras personas.

Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin de empresas

La Ley de Emprendimiento (Ley 1014 de 2006- reglamentada por

el Decreto 4463 de 2006) dispuso que las empresas que tengan
hasta 10 empleados y/o hasta un patrimonio de 500 salarios
mnimos pueden constituirse por documento privado.

El documento de constitucin de la sociedad debe reunir como mnimo los

siguientes requisitos (artculo 110 del Cdigo de Comercio):
1. El nombre e identificacin de quienes constituyen la sociedad. Con el
nombre de las personas naturales deber indicarse su nacionalidad y
documentos de identificacin legal. Con el nombre de las personas
jurdicas, la ley, decreto o escritura que derivan su existencia.
2. La identificacin de la sociedad, dando a conocer el nombre, razn
social o denominacin de esa persona jurdica y el tipo de sociedad.
3. El domicilio principal que le corresponde a la sede de la sociedad, es
decir, dnde se van a reunir y a decidir todo lo relacionado con su
desarrollo normal y el de las sucursales.
4. El objetivo preciso de la sociedad, as como las actividades principales
que se propone desarrollar (el objeto social).
5. La suma de los aportes que cada uno de los asociados se compromete
a entregar, especificndole a cada cual su valor y la forma de pago.
6. La manera como se va a realizar la administracin, segn la reglamentacin establecida para el tipo de sociedad escogido.
7. La forma como se debe convocar a la junta de socios o a la asamblea
general de accionistas, y el nmero mnimo de asociados que cumplen
Fascculo No. 1
Semestre 2

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Constitucin
de empresas

Constitucin de empresas
con el qurum para deliberar; adems, la mayora requerida para
adoptar decisiones.
8. La fecha de los cortes generales de cuentas (inventarios, balances
generales, estados de prdidas y ganancias), los cuales son necesarios
para poder determinar la distribucin de utilidades.
9. El establecimiento del trmino de duracin de la sociedad y las
causales para darla por terminada antes del plazo sealado.
10. Las pautas para liquidar el patrimonio de la sociedad.
11. La manera como los socios van a solucionar los conflictos en razn del
contrato de la sociedad.
12. El nombre, las facultades y obligaciones del representante legal y del
Revisor Fiscal:
Es la persona natural o jurdica que tiene el deber legal
de proteger los intereses de
los acreedores, el Estado y
principalmente
de
los
asociados.

revisor fiscal, cuando exista.

Todas las empresas que se crean deben realizar una serie de trmites
comerciales, tributarios, de funcionamiento y de seguridad laboral para
ponerse en funcionamiento. A continuacin veremos cules son esos
trmites.
Todo empresario, ya sea persona natural o jurdica, as como todos sus
establecimientos de comercio, deben matricularse en la Cmara de
Comercio correspondiente. El registro mercantil es una institucin legal
cuyo objetivo es llevar la matrcula mercantil de los comerciantes y de los
establecimientos de comercio y su correspondiente renovacin, as como
la inscripcin de todos los actos, libros y documentos que exige la ley. El
registro mercantil es pblico, cualquier persona puede examinar los libros
y archivos.

Constitucin
de empresas

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Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin de empresas
En el registro mercantil deben matricularse los empresarios y personas
naturales que ejercen profesionalmente el comercio, para lo cual tienen un
mes a partir de la fecha de iniciacin de actividades. Las personas jurdicas
deben realizar este trmite dentro del mes siguiente a la fecha de la
escritura pblica de constitucin o de la fecha del documento privado en
que consta la constitucin. Los establecimientos de comercio deben ser
registrados dentro del mes siguiente a la fecha de inicio de actividades.

El Decreto 1878 de mayo de 2008 modific al Decreto 2649 de

1993, para simplificar la cantidad de Libros Oficiales registrados
y de Estados Financieros que deben elaborar las microempresas comerciales.

Para obtener el registro mercantil las sociedades deben seguir los

siguientes pasos:
1. Solicitar el estudio de los nombres seleccionados para la nueva
sociedad y para sus establecimientos de comercio, con el fin de
verificar si ste puede ser matriculado.
2. Elaborar el acta de constitucin de la sociedad.
3. Si es necesario o se quiere, se presenta ante una notara el acta de
constitucin de la sociedad, es decir, los estatutos aprobados por los
asociados para ser elevados a escritura pblica.
4. Obtener las copias pertinentes de la escritura pblica.
5. Adquirir y diligenciar los formularios de matrcula mercantil para
personas jurdicas.

Fascculo No. 1
Semestre 2

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Constitucin
de empresas

Constitucin de empresas
6. Presentar en la ventanilla respectiva de la Cmara de Comercio los
siguientes documentos: formularios diligenciados, copia de la escritura
pblica de constitucin de la sociedad (en ningn caso la primera
copia) y el documento de identificacin del representante legal.
7. Solicitar liquidacin para efectuar el pago.
8. Pagar los derechos de matrcula en el registro mercantil
9. Obtener el certificado de existencia y representacin legal de la
sociedad.

La matrcula mercantil se deber renovar anualmente en los meses de

enero, febrero o marzo.
1.1

1. Consiga una escritura de una sociedad limitada, socialice las caractersticas y elementos de la misma con el tutor.
2. Consulte en la pgina web de la Cmara de Comercio la disponibilidad
de nombre para una sociedad; los formatos de inscripcin de una
sociedad y de un establecimiento de comercio.
3. Pregunte si en el momento de la inscripcin se pueden realizar simultneamente los registros necesarios ante las autoridades tributarias.

Por ley, todas las sociedades deben presentar e inscribir los libros de
comercio en la Cmara de Comercio. Estos libros son:

Constitucin
de empresas

16

Libro mayor y de balances

Libro de inventarios y balances

Libro diario

Libro de actas y

Libro de registro de socios.

Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin de empresas
Para inscribir estos libros se deben seguir los pasos que se presentan a
continuacin:
1. Adquirir los libros.
2. Solicitar, mediante carta firmada por el representante legal, el revisor
fiscal o la persona natural interesada, segn el caso, la inscripcin de
los mismos e indicar claramente: nombre o destino de cada uno de los
libros, nmero de hojas de cada libro, consignando el rango si no parte
exactamente de cero, nombre completo del propietario, es decir, a
nombre de quin debe quedar registrado cada uno de los libros.
Adicionalmente, se debe tener en cuenta que la fecha de la carta
coincida con la del da en que se efecte la solicitud.
Si se trata de libros llevados bajo la modalidad de formas continuas,
debe mencionarse de manera expresa el cdigo escogido por el
empresario para denominar los mismos.

Modalidad de formas
continuas:
Hojas que estn unidas para
lograr una impresin de manera continuada.

La Cmara de Comercio inscribe los libros de comercio mas no ejerce el

control sobre el manejo de ellos, como lo hace la Administracin de
Impuestos Nacionales. Los libros deben presentarse rotulados con el
nombre de la sociedad a quien pertenezca, numerarse consecutivamente y
no tener ningn registro contable. Los libros que se entregan para
inscripcin se deben retirar en un plazo mximo de 90 das, de lo contrario,
la Cmara de Comercio proceder a destruirlos ante testigos, consignando
tal hecho en un acta.

Administracin de
Impuestos Nacionales:
Unidad Administrativa Especial del orden nacional, de
carcter eminentemente tcnico y especializado, con
personera jurdica, autonoma administrativa y presupuestal y con patrimonio
propio, adscrita al Ministerio
de Hacienda y Crdito Pblico.

Formalizacin tributaria
Para que una empresa industrial, comercial o de servicios logre un buen
desarrollo es necesario que cuente no slo con una infraestructura propia
adecuada, sino con un buen sistema de servicios pblicos, vas de
comunicacin, servicios de salud, educacin y otros beneficios.
Fascculo No. 1
Semestre 2

17

Constitucin
de empresas

Constitucin de empresas
Si bien estos proyectos, por su naturaleza, no son desarrollados por la
empresa privada sino por el Estado, se requiere que todos los beneficiarios
de ellos participen en su financiamiento. De acuerdo con esto, el Estado ha
establecido diferentes mecanismos para obtener ingresos que le permitan
la ejecucin de obras que ayuden a resolver problemas comunes y que
faciliten el desarrollo econmico del pas, siendo los impuestos uno de
tales medios.
El objetivo de esta seccin es conocer el contexto general del Sistema
Tributario Colombiano, mediante una explicacin de los conceptos bsicos
de los diferentes impuestos: impuesto de renta y complementarios,
impuesto al valor agregado, IVA, impuesto de timbre e impuesto predial.
Por lo anterior, cuando una empresa nueva comienza a desarrollar sus
operaciones lo primero que debe realizar es solicitar el Nmero de
Identificacin Tributaria (NIT) ante la Administracin de Impuestos
Nacionales, inscribirse en el rgimen del IVA que le corresponda y, si
cumple con los parmetros establecidos por la ley, registrarse como
responsable para efectuar retencin en la fuente.
Estos trmites se efectan diligenciando previamente un formulario que es
el Registro nico Tributario (RUT), el cual no tiene ningn costo. A partir de
este registro deber realizar las declaraciones dentro de los plazos
establecidos por la ley.
El impuesto de industria y comercio grava a las empresas que desarrollan
actividades industriales, comerciales o de servicios, por el uso que stas
hacen de la infraestructura y los servicios pblicos en el municipio donde
se encuentran ubicadas. Son responsables del pago de este impuesto
todas las personas naturales y jurdicas que realicen cualquier actividad
econmica. El registro se debe hacer dentro de los sesenta (60) das
Constitucin
de empresas

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Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin de empresas
calendario, posteriores a la fecha de inicio de actividades. Se debe
presentar y pagar el impuesto de industria y comercio de forma bimestral.
Formalizacin laboral
La formalizacin laboral de la empresa es importante para garantizar una
adecuada atencin al trabajador y a su familia en todos los aspectos
relacionados con salud, pensin, recreacin, capacitacin y subsidios
monetarios. Esta formalizacin que debe cumplir toda empresa que tenga
empleados, se estudiar en detalle a partir del fascculo 5.

Funcionamiento de establecimientos de comercio

Por mandato expreso del artculo 1 de la Ley 232 de diciembre de 1995,
ninguna autoridad podr exigir la licencia o permiso de funcionamiento
para la apertura de establecimientos comerciales definidos en el artculo
515 del Cdigo de Comercio, o para continuar su actividad si ya la
estuvieren ejerciendo, ni exigir el cumplimiento de requisito alguno que no
est expresamente ordenado por el legislador.

Establecimiento de
comercio:
Es un conjunto de bienes
organizados por el empresario o comerciante en un
sitio determinado para el
desarrollo de sus actividades econmicas (Tiendas,
supermercados, almacenes bodegas, fabricas,
plantas industriales, factoras, etc.)

Aunque los permisos de funcionamiento quedaron abolidos, es obligatorio

para el ejercicio del comercio que los establecimientos abiertos al pblico
renan ciertos requisitos, contemplados en la noma vigente, a saber:

Debern cumplir con las normas referentes al uso del suelo, intensidad
auditiva, horario, ubicacin y destinacin expedida por la autoridad
competente del respectivo municipio.

Cumplir con las condiciones sanitarias descritas por la Ley 9 de 1979 y

dems normas vigentes sobre la materia.

Cuando en el establecimiento se ejecuten pblicamente obras

musicales que causen pagos por derechos de autor, se debern pagar
estos derechos.

Mantener matrcula mercantil vigente en la Cmara de Comercio.

Fascculo No. 1
Semestre 2

19

Constitucin
de empresas

Constitucin de empresas

Informar sobre la apertura del establecimiento en las respectivas

oficinas de planeacin o ante la autoridad que haga sus veces.
(Artculo 2 de la Ley 232 de 1995)
1.2

1. Indague en la cmara de comercio de su localidad cules son los

requisitos que se deben cumplir para la creacin de una empresa
comercial.
2. Consulte cules obligaciones tributarias deben cumplirse en su
localidad y qu hay que hacer para efectuar su cumplimiento

Documentos soporte
Tal como su nombre lo indica, es el instrumento a travs del cual se
registran las operaciones o transacciones o hechos econmicos que
realiza una empresa, y el cual sirve como base para los registros
contables. Los documentos soporte pueden ser internos o externos, bien
sea que se origine al interior de la empresa o por un tercero. Como
ejemplos podemos citar, entre otros: la factura de venta, la escritura
pblica, los recibos de caja, los comprobantes de pago o de egreso, el
comprobante de consignacin, la cuenta de cobro, el comprobante de
pago, nota dbito, nota crdito, un contrato.

1.3

Busque un ejemplo de cada uno de los tipos de documento mencionados

Comprobantes de diario o de contabilidad

Comprobante diario de contabilidad es el documento utilizado para el registro de las
transacciones comerciales
que diariamente realiza una
empresa.

El comprobante de diario es un formato en el cual se registran las operaciones de una empresa, las cuales deben encontrarse apropiadamente
soportadas.
Los comprobantes de diario deben cumplir con los siguientes requisitos:

Constitucin
de empresas

20

Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin de empresas
1. Deben ser numerados consecutivamente, con indicacin del da de su
preparacin y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
2. Debe contener como mnimo la fecha de la operacin, un cdigo o
nombre de la cuenta afectada y los valores dbito y crdito derivados de
la transaccin.

Cuando la descripcin de las cuentas y de las

transacciones se efecte por cdigos o smbolos numricos, se deber

registrar en el auxiliar respectivo el listado de cdigos o smbolos
utilizados con indicacin del concepto al que corresponde.
3. Deben anexarse los documentos y soportes que lo justifiquen, y en caso
de archivarse en forma separada, debe constar tal hecho en el
comprobante.
4. Pueden realizarse por cualquier medio.
5. Deben realizarse en idioma castellano.
6. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resmenes
peridicos, a lo sumo mensuales.

EL INQUIETO LTDA.
Comprobante de Diario
Fecha ___________ de _______
Cdigo de
Cuenta

Detalle

No. _____

Parcial

1105 Caja
110505 Caja General
Recibo de caja No. Aportes socio

2,100,000

3115 Aportes Sociales

311505 Cuotas o partes de interes social

2,100,000

SUMAS IGUALES

Dbitos

Crditos

2,100,000

2,100,000

2,100,000

2,100,000

Figura 1.4
Ejemplo de comprobante de diario.

Fascculo No. 1
Semestre 2

21

Constitucin
de empresas

Constitucin de empresas
Libro diario o columnar
El diario o columnar es un libro contable que dispone las diferentes
cuentas contables por columnas, las cuales estn designadas para
registrar una transaccin especfica o un conjunto de transacciones
similares, de manera que puedan totalizarse los movimientos de la
columna y as conocer en cualquier momento los saldos de cada masa
Masa patrimonial:
Agrupacin de elementos patrimoniales
homogneos,
que tiene la misma funcionalidad econmica o financiera, el mismo signo. Una
masa ser, por tanto, una
agrupacin de bienes, de derechos, o una reunin de
obligaciones. La Masa Patrimonial estar constituida por
el NETO entre el ACTIVO y el
PASIVO

patrimonial. Teniendo el comprobante de diario con sus soportes, se

traslada la informacin al libro diario.
DIARIO COLUMNARIO
FECHA

1
1105
CAJA

DETALLE
Debe

Haber

2
1110
BANCOS
Debe
Haber

3
CUENTAS VARIAS
Cuentas

Debe

Haber

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Figura 1.5
Ejemplo de Libro Diario o Columnar.

Para obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se

totalizan los registros dbitos y crditos y esta informacin se traslada al
libro Mayor en la columna de movimiento mensual.
Basndonos en la figura 1.5, se debe tener en cuenta que en la columna

fecha se escribe el ao, mes y da del comprobante que se est

registrando; en la columna detalle o descripcin se escribe el nombre y
nmero del comprobante de diario; la serie de columnas con debe y

haber, se utiliza para cuentas con bastante movimiento; al final se

encuentra el espacio para cuentas varias que consta de tres columnas, en
las cuales se registran las cuentas que no tienen mucho movimiento.
Este libro se inicia con el comprobante de apertura y se traslada esta
informacin al libro Mayor y Balances. Despus de este comprobante se

Constitucin
de empresas

22

Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin de empresas
registran en orden cronolgico los dems comprobantes de diario. Se
totaliza el movimiento dbito y crdito de cada cuenta, sin incluir el
comprobante de apertura; estos valores se trasladan a la columna de
movimiento mensual en el libro Mayor y Balances.
Al finalizar el periodo contable, se registran en igual forma el comprobante
de apertura, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre; esta
informacin se traslada al libro Mayor y Balances.
En los libros auxiliares se registran en forma detallada, los valores e
informacin registrada en los libros principales; cada empresa determina el
nmero de auxiliares que necesita.
EL INQUIETO LTDA.
AUXILIAR BANCOS
Banco: ________________
FECHA
DETALLE
Mes
Da
Marzo 03 Consignacin aportes socios

Cdigo: 111005xx
C.D.

DEBE

02

132,000,000

HABER

SALDO
132,000,000

Figura 1.6
Ejemplo libro auxiliar.

Las empresas que realizan operaciones con numerosas personas

naturales y jurdicas, necesitan detallar y ampliar la informacin de una
cuenta en varias subcuentas, las cuales se manejan a travs de libros
auxiliares.

Libro Mayor y Balance

El libro Mayor y Balance es un libro principal que deben llevar los
comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en

Fascculo No. 1
Semestre 2

23

Constitucin
de empresas

Constitucin de empresas
forma resumida. Una vez registrado el movimiento mensual en el libro
diario, se debe pasar la informacin al Mayor, teniendo en cuenta que en la
columna cuentas se debe anotar el nombre de las cuentas, una en cada
rengln y en la columna cdigo se debe escribir el nmero que le
corresponde a cada cuenta, segn el plan nico de cuentas.
Libro Mayor y Balances
No.

NOMBRE DE LAS
CUENTAS

CODIGO

OPERACIONES EN EL MES DE __________

SALDOS ANTERIORES
MOVIMIENTO
SALDOS
Dbito
Crdito
Dbito
Crdito
Dbito
Crdito

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

OPERACIONES EN EL MES DE __________

MOVIMIENTO
SALDOS
Dbito
Crdito
Dbito
Crdito

No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

SUMAS IGUALES

Figura 1.7
Ejemplo Libro Mayor y Balances.

En la columna saldo anterior se debe registrar el saldo dbito o crdito de

cada cuenta correspondiente al periodo anterior; en la columna movimiento del mes se registra el movimiento dbito o crdito mensual de cada
cuenta. La informacin se traslada de los totales mensuales del libro diario.
Los saldos se obtienen de los saldos de las cuentas, tomando los datos
de las columnas saldos anteriores y movimiento del mes y se registra en la
columna saldos.

Libro de Inventario y Balance

En las cuentas de toda transaccin se registran valores iguales dbitos y
crditos, por lo que la suma de todos los dbitos debe ser igual a la suma
de todos los crditos. Antes de utilizar los saldos de las cuentas para
preparar un balance general, es importante comprobar que las cuentas
con saldos dbitos son iguales al total de las cuentas con saldos crditos.
Esta prueba de igualdad de los saldos se denomina balance de prueba.

Constitucin
de empresas

24

Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin de empresas
El balance de prueba es un cuadro donde se listan los nombres de las
cuentas y sus saldos. Esta actividad se puede realizar de dos formas: una,
colocando los saldos dbitos en la columna de la izquierda y los crditos

El balance de prueba de fin de

mes demuestra que el libro
mayor est cuadrado.

en la columna de la derecha; los totales de las dos columnas deben ser

iguales. La otra forma es colocar los saldos dbitos con signo positivo y los
saldos crditos con signo negativo; la suma de todos los saldos debe ser
cero.
EL INQUIETO LTDA.
Balance de comprobacin
Fecha _________ de ______
Cdigo de
Cuenta

Detalle

Parcial

Dbitos

Crditos

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Figura 1.8
Ejemplo Libro de Inventario y balances.

Estado de resultados
El estado de resultados est compuesto por las cuentas nominales,
transitorias o de resultados, es decir las cuentas de ingresos, gastos y
costos. En este estado financiero se indica la rentabilidad de un negocio,

El estado de resultados es el
resumen de los ingresos
costos y de los gastos de
una empresa en un periodo
especfico.

reflejando si la operacin es positiva o negativa, es decir si genera

utilidades o prdidas.
El objetivo de todo negocio es devengar una utilidad o utilidad neta, que es
el incremento del patrimonio resultado de una operacin lucrativa de la
empresa en un periodo determinado; el opuesto de la utilidad neta es una
disminucin en el patrimonio como resultado de operaciones no lucrativas
y se denomina prdida neta.

Fascculo No. 1
Semestre 2

25

Constitucin
de empresas

Constitucin de empresas
En la interpretacin de este informe es necesario presentar las cuentas
clasificadas en los ingresos y gastos operacionales, para determinar una
utilidad operacional, despus se deben relacionar los ingresos y gastos no
operacionales, para determinar una utilidad antes de impuestos. Se
determina el impuesto a cargo para llegar a la utilidad liquida, la cual debe
ser disminuida en las reservas legales y estatutarias para definir la utilidad
del ejercicio.

Balance general
El balance general es un estado financiero bsico que presenta, en una
fecha determinada, la situacin financiera de la empresa y presenta el valor
de sus propiedades, sus derechos, sus obligaciones y su patrimonio.
En este estado se muestran las cuentas reales y sus valores deben
corresponder con los saldos contenidos en el libro mayor y balances. Se
deben presentar clasificadas bajo tres ttulos: en primer lugar, el nombre y
valor detallado de las cuentas de Activo, en segundo lugar, el nombre y
valor detallado de las cuentas de Pasivo y por ltimo las cuentas de
Patrimonio.
El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al ao y con
fecha 31 de diciembre, firmado por los responsables. Puede presentarse
en dos formas: una horizontal, en donde se presentan al lado izquierdo las
cuentas de Activo y al lado derecho las cuentas de Pasivo y Patrimonio. El
otro esquema, en forma vertical, en donde las cuentas de Activo se
presentan en la parte superior seguida por las de Pasivo y por ltimo las
de Patrimonio, todas en una misma columna.
Para que se muestre en forma ms clara y detallada la situacin financiera
de la empresa, se pueden hacer subclasificaciones dentro de cada grupo
de cuentas, con el fin de hacer un buen anlisis financiero. Para ello a de
Constitucin
de empresas

26

Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin de empresas
tenerse en cuenta que la presentacin de Estados Financieros debe
efectuarse utilizando las denominaciones del plan nico de cuentas y que
el Balance General se clasifica en corriente y no corriente, dependiendo de
la realizacin de los activos y la exigibilidad de los pasivos.
1.4

Indique cuales son los otros Estados Financieros Bsicos cuya

preparacin y presentacin es responsabilidad de los administradores
del ente y que son el medio principal para suministrar informacin
contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente
econmico.

Renase con otros compaeros de curso y elaboren un comprobante de diario

de apertura para una compaa hipottica que consideren conveniente, donde se
registre el aporte de cada uno por $50000.000. El comprobante de diario debe
contener todos los requisitos exigidos. Socialice la experiencia con el tutor.

Actividad de investigacin formativa

Indague en la Normas Internacionales de Contabilidad aspectos
relacionados con la creacin de empresas.

Cuando se constituye una sociedad debemos cumplir con unos requisitos

mnimos para su legalizacin desde el mbito legal, comercial y tributario.
Su cumplimiento se efecta a travs de un documento privado o escritura
pblica, el registro mercantil y el registro en la DIAN, para impuestos
nacionales y en la Secretara de Hacienda para impuestos municipales de
industria y comercio.

Fascculo No. 1
Semestre 2

27

Constitucin
de empresas

Constitucin de empresas
Cada evento o transaccin que efecte la nueva empresa debe ser
registrado en la contabilidad, la cual se inicia con el comprobante de
apertura que contiene los aportes de los socios a la nueva sociedad; el
soporte de esta transaccin es la escritura pblica. Cuando se crea una
nueva empresa se incurre en una serie de gastos necesarios para iniciar
operaciones; estos se pueden amortizar en los primeros cinco aos de
actividades del nuevo negocio.
Otra de las primeras inversiones que debe efectuar una nueva sociedad, es
la compra de activos fijos necesarios para su funcionamiento. Estas
transacciones se deben registrar con sus correspondientes soportes, en
comprobantes de diario para luego ser trasladados a los libros oficiales.

CMARA DE COMERCIO DE BOGOTA, Gua para constituir y formalizar

una empresa, Bogot D.C., 2006.
CORAL GUDIO, Contabilidad Universitaria, Quinta edicin, Editorial
McGraw-Hill.
HARGADON, Bernard. Principios de Contabilidad, tercera edicin, primera
reimpresin, Editorial Norma. (Texto gua).
MEIGS, Robert y MEIGS, Mary. Contabilidad, la base para decisiones
gerenciales, undcima edicin, Editorial McGraw-Hill
Decreto 2649 de 1993 (Diciembre 29) Reglamento General de la
Contabilidad
Decreto 2650 de 1993 (Diciembre 29) Plan nico de Cuentas para
Comerciantes

Constitucin
de empresas

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Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin de empresas

En el prximo fascculo estudiaremos los deberes tributarios que todo

comerciante debe cumplir en desarrollo de sus actividades mercantiles
para con los organismos del estado encargados de su control y recaudo.

Fascculo No. 1
Semestre 2

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Constitucin
de empresas

Constitucin de empresas

Constitucin
de empresas

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Fascculo No. 1
Semestre 2

Constitucin de empresas

Seguimientoal autoaprendizaje
Constitucin de Empresas - Fascculo 1
Nombre_________________________________________________________
Apellidos ________________________________ Fecha: _________________
Ciudad __________________________________ Semestre: _______________
Qu se debe tener en cuenta para formalizar una nueva empresa comercialmente?
Cules son los libros que, por ley, una sociedad debe presentar e inscribir y en
dnde efecta este acto?
Cmo se identifica una sociedad y cmo se solicita esta identificacin?
Qu es el libro Mayor y Balances?. Explique
Para qu sirve un balance de prueba?
Los socios que conforman la sociedad en comandita por acciones se denominan:
a. Comanditarios y gestores
b. Accionistas y comanditarios
c. Colectivos y gestores
d. Ninguna de las anteriores
Para poder operar un establecimiento de comercio se debe cumplir con:
a. El permiso de funcionamiento.
b. Mantener la matrcula mercantil vigente
c. El pago de derechos de autor cuando se ejecuten pblicamente obras
musicales.
d. b) y c) son ciertas
En la sociedad colectiva la responsabilidad de los socios es:
a. Solidaria e ilimitada
b. Hasta el monto de sus aportes.
c. limitada.
d. Todas las anteriores

Fascculo No. 1
Semestre 2

31

Constitucin
de empresas