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Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la Calidad, 2015. Todos los derechos reservados
Sesin II
3. Efectuar las Adquisiciones
4. Controlar las
Adquisiciones
5. Cerrar las Adquisiciones
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SESIN I
1. Generalidades
2. Planificar la Gestin de las
Adquisiciones
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SESIN I - 1. Generalidades
Porqu es importante gestionar las adquisiciones en un proyecto?
Proyecto
HACER
(Staff propio)
COMPRAR
(Externo)
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SESIN I - 1. Generalidades
Gerente del Proyecto:
Como comprador como vendedor
CLIENTE
(como comprador)
Project
Charter
Gerente del Proyecto
(como vendedor)
SyC
P
I
Gestin de las
adquisiciones
PROVEEDOR
(como vendedor)
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SESIN I - 1. Generalidades
Centralizado versus Descentralizado
Compra Centralizada
o Una persona funcional tiene la
autoridad para adquirir .. y asigna
un comprador para apoyar el
proyecto
Compra Descentralizada
o El gerente del proyecto tiene la
autoridad para adquirir
directamente de otra compaa,
y Desventajas?
peroVentajas
Gerente General
Gerente de
compras
Gerente General
Gerente de
Proyecto
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SESIN I - 1. Generalidades
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SESIN I - 1. Generalidades
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SESIN I - 1. Generalidades
Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
Incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o
resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el
trabajo
Vendedor
Contratista
Subcontratista
Vendedor
Proveedor de servicios
Proveedor
Contrato (Vinculo
Legal)
Acuerdo
Subcontrato
Orden de compra
Comprador
Relacin
Contractual
formal
Cliente
Contratista principal
Organizacin que compra
Agencia gubernamental
Solicitante de servicios
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SESIN I - 1. Generalidades
Consideraciones sobre Adquisiciones
Si hay un gerente de adquisiciones, por que el
gerente de proyecto debe involucrarse con las
adquisiciones?
Que debe considerarse en un contrato?
Cuando involucra al gerente de proyectos en
una adquisicin?
Como manejar el tiempo?
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SESIN I - 1. Generalidades
Procesos
de
planificacin
Planificar la
Gestin de
adquisiciones
Procesos
de
Ejecucin
Efectuar las
adquisiciones
Procesos de
monitoreo y
control
Controlar las
adquisiciones
Procesos de
cierre
Cerrar las
adquisiciones
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SESIN I - 1. Generalidades
Qu
comprar?, Cuando?, Cmo?. Documenta los requisitos de
los productos e identifica a los vendedores.
Efectuar las Adquisiciones: contactarse con los
vendedores para obtener propuestas y presupuestos, revisar
las propuestas, elegir los vendedores, negociar y adjudicar
los contratos.
SESIN I
1. Generalidades
2. Planificar la Gestin de las
Adquisiciones
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Procesos
de Inicio
Procesos
de
planificacin
Planificar la
Gestin de
adquisiciones
Procesos
de
Ejecucin
Efectuar las
adquisiciones
Procesos de
monitoreo y
control
Controlar las
adquisiciones
Procesos de
cierre
Cerrar las
adquisiciones
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Fexibilidad
Incentivos financieros por logro de
metas.
Precio TOPE
Costos por encima de ese TOPE son
responsabilidad del Proveedor
De Largo plazo
Cada cierto periodo hay ajustes
(inflacin, precios de materiales, etc.)
Protege al comprador y al proveedor.
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Vendedor
Alto
Comprador
CPPC
Costo ms
Porcentaje de
honorarios
CPFF
CPIF
Costo ms
Honorarios
Fijo
Costo ms
Honorarios
Con Incentivo
Alto
Bajo
FPIF
Precio Fijo ms
Honorarios con
incentivos
FP
Precio Fijo
o suma alzada
T&M
Tiempo y materiales
COSTOS REEMBOLSABLES
CPIF = Cost Plus Incentive Fee
CPFF = Cost Plus Fixed Fee
CPPC = Cost Plus Porcentaje of Costs
PRECIO FIJO
FP = Fixed Price
FPIF= Fixed Price Incentive Fee
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Contratos - Recomendaciones
El Comit de adquisiciones debe ser multifuncional
Se debe consensuar el mejor inters de ambas partes
Cualquier tipo de contrato diferente al FP debe ser justificado
racionalmente
Un FP puede ser incorrecto, si no hay claridad en:
Enunciado del Trabajo por Adquirir (SOW)
Especificaciones
Precio con contingencias
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Ejemplos de contrato
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Ejemplos de contrato
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Respuesta: A
Desde el punto de vista del comprador, el contrato de mayor
riesgo financiero es costo + % de costo. Este tipo de contratos no
son recomendados por descuidar los intereses del comprador.
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Lder
Tcnico
Comprador
se DEBE
Hacer el
trabajo
Lista final
para HACER
100 %
ALCANCE
se PUEDE
Hacer Comprar
el trabajo
Lista final
para
COMPRAR
se DEBE
Comprar el
trabajo
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COMPRAR
No es parte del core
Menos costoso (algunas
veces)
Tiempo de entrega corto
(algunas veces)
Uso del expertise del
proveedor
Capacidad limitada
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Riesgos
asociados
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Aprobado por:
ndice
Propsito del RFP- Descripcin del trabajo solicitado (objetivo, alcance,
beneficios)
Informacin Administrativa (descripcin de empresa solicitante, contacto,
compromiso de los proveedores, criterios de seleccin, fecha limite, etc.)
Enunciado del Trabajo por Adquirir -SOW
Referencias y calificaciones del proveedor (Cartera de clientes, cuota de
mercado, calificaciones, procedimientos gerenciales)
Especificaciones tcnicas (documentos de diseo, planos, etc.)
Requerimientos del costo (formato)
Requerimientos especiales (calidad, gestin de riesgo, certificacin PMP, ...)
Una declaracin de mtodos alternativos propuesto por el proveedor
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Entrega (3)
Contrato
firmado (1)
Entrega (3)
Contrato
firmado (1)
Entrega (3)
Back Ward
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HOY (1)
Paquete de
documentos
de adquisicin
EMISION
DEL RFP (2)
CONTRATO
FIRMADO (3)
Trminos y condiciones
LEAD-TIME de la adquisicin
Candidatos identificados
Modelo del contrato, .
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LEAD-TIME de la adquisicin?
EMISION
RFP
CONTRATO
FIRMADO
RECEPCION
PROPUESTA
PREPARACION DE
LA PROPUESTA
Tiempo necesario
del vendedor para
Preparar su propuesta
EVALUACION DE
LA PROPUESTA
- Tcnica
- Calidad
- Capacidad
- Gestin
- Precio
- Riesgo,
SELECCION DEL
PROVEEDOR
APROBACION DE
LA GERENCIA
- Criterios definidos
- Negociacin
1 3 meses
1 3 meses
1 da 1 mes
LT 1
LT 2
LT3
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CONTRATO
FIRMADO (1)
OBTENCION PRODUCTO C (2)
ENTREGA (3)
No llego a tiempo
HOY (1)
Paquete de
documentos
de adquisicin
Holgura negativa
EMISION
DEL RFP (2)
Back Ward
CONTRATO
FIRMADO (3)
LEAD-TIME de la adquisicin
Forward
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Aplicacin 1
Ejemplos:
Acciones
Para
gestionar
adquisiciones
Tipo de contrato
Documentos de adquisiciones
Restricciones y Supuestos
Decisiones de hacer o comprar
EDT del contrato
Mtricas
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las
3.
4.
5.
Sesin I
Generalidades
Planificar la Gestin de las
Adquisiciones
Sesin II
Efectuar las Adquisiciones
Controlar las Adquisiciones
Cerrar las Adquisiciones
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SESIN II
3. Efectuar las Adquisiciones
4. Controlar las Adquisiciones
5. Cerrar las Adquisiciones
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Procesos
de Inicio
Procesos
de
planificacin
Planificar la
Gestin de
adquisiciones
Procesos
de
Ejecucin
Efectuar las
adquisiciones
Procesos de
monitoreo y
control
Controlar las
adquisiciones
Procesos de
cierre
Cerrar las
adquisiciones
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Conferencia de oferentes
Evaluacin de propuestas
Estimaciones independientes
Publicidad
Tcnicas analticas
Negociacin de las adquisiciones
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SESIN II
3. Efectuar las Adquisiciones
4. Controlar las Adquisiciones
5. Cerrar las Adquisiciones
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Procesos
de Inicio
Procesos
de
planificacin
Planificar la
Gestin de
adquisiciones
Procesos
de
Ejecucin
Efectuar las
adquisiciones
Procesos de
monitoreo y
control
Controlar las
adquisiciones
Procesos de
cierre
Cerrar las
adquisiciones
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Sistema de pago
Administracin de reclamaciones:
Incidentes, reclamos, Arbitraje
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4. Controlar las Adquisiciones
5. Cerrar las Adquisiciones
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Procesos
de Inicio
Procesos
de
planificacin
Planificar la
Gestin de
adquisiciones
Procesos
de
Ejecucin
Efectuar las
adquisiciones
Procesos de
monitoreo y
control
Controlar las
adquisiciones
Procesos de
cierre
Cerrar las
adquisiciones
Verificar que los bienes y servicios entregados por los vendedores cumplen
con los trminos contractuales,
Complementario al cierre del proyecto (integracin) y suele incluir algunas
actividades de cierre administrativo como el archivo de registros.
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Aplicacin 2
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Pregunta
1.
Invitacin a Licitacin
Aviso de Oferta
Solicitud de Presupuesto
Solicitud de Propuesta
Respuesta: D.
A, B y C generalmente no incluyen en forma detallada las actividades a
realizar, sino que mencionan principalmente el precio.
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Pregunta
2.
Respuesta: B.
A, C y D son verdaderas. B es falso, en grandes proyectos eso lo realiza el
departamento de contrataciones.
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Pregunta
3.
Respuesta: D.
A, B y C son actividades del cierre del contrato. C tambin forma parte del cierre
administrativo. D forma parte del cierre administrativo.
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Pregunta
4.
Respuesta: D.
A, B y C son falsas. La conferencia de oferentes es una de las actividades del
proceso de efectuar las adquisiciones.
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Pregunta
5.
Respuesta: A
Cuando el alcance es conocido y los precios de mercado son transparentes los
contratos de precio fijo son los ms apropiados. B, C y D se refieren a contratos de
reembolso de costos.
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