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El asistente de Funciones
Familias de Funciones y su Aplicacin
Funciones Lgicas
Anidamiento de Funciones
Referencias Relativas y Absolutas
Desarrollo de la Unidad I
a. El asistente de Funciones
El asistente de funciones se encuentra en la opcin frmula del men de Excel,
indicada por una F y una x. Al presionar aqu usted tendr lo siguiente:
Figura 1
Excel Intermedio
b. Familias de Funciones y su Aplicacin
Una Funcin es una frmula preestablecida por Excel 2007que necesita uno o
ms valores y entrega un resultado que aparecer en la celda o ser utilizada
para calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis es:
Nombre_funcin(argumento1;argumento2;etc..)
Reglas para escribir funciones.
Ejemplo 1
=SUMA(A1:C8)
Esto significa que la funcin suma entregar la suma
de los valores en un rango de celdas desde la A1 hasta la C8. Los dos puntos
dentro de la funcin indica un rango de celdas.
Veamos entonces ahora la familia de funciones y despus veremos algunos
ejemplos.
=Ao(B2) =Ao(C2)
E
1900
=Ao(D2) =Ao(E2)
Excel Intermedio
Dia(num_serie) : Aplica la funcin da a los valores en las celdas ubicadas en la fila 2
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final_mtodo): Calcula el nmero de das entre las dos
fechas
Ejemplo 3
Funcin
Fecha1
Fecha2
01-01-2012 26-11-2012
Dias360()
325
Ao
2012
Dia
15
15-06-2012
15-06-2012
Mes
Dia
6
15
Ao
2012
Mes
Hora 1
12:50
12
Hora 2
15:30
15
Excel Intermedio
Ejemplo 6
Funcin
Hora()
Minuto()
Hora 1
12:50
12
Hora 2
15:30
15
50
30
Funciones de Textos
Concatenar(texto1;texto2;textoN): Devuelve una cadena de caracteres unidos
Ejemplo 7
Funcin
Texto1
Estoy
Texto2
Contigo
Texto3
siempre
Encontrar()
Texto
Somos una familia Unida
11
Extrae(text;posicin_inicial;num_caracteres)
Ejemplo 9
=EXTRAE(H31;1;15)
Funcin
Texto
Somos una familia Unida
Excel Intermedio
extrae()
=SUSTITUIR(E37;"tambin";"quiero";1)
Funcin
Sustituir()
Sustituir()
Texto
S que puedo aprender, si otro pudo, yo tambin.
Tengo la capacidad y mi maestro tambin.
S que puedo aprender, si otro pudo, yo quiero.
Tengo la capacidad y mi maestro quiero.
=VALOR(E44)
Funcin
Valor(texto)
Texto
2.000
2000
Excel Intermedio
Funciones de Bsqueda
Son funciones de bsqueda de datos que pueden estar dentro de una tabla por ejemplo.
Buscar(.) : Busca valores de un rango de una columna o una fila. Ordene la columna de la
tabla, a donde usted va a buscar, antes de buscar con la funcin.
Ejemplo 12
=BUSCAR("la serena";C2:C11;B2:B11)
Codigo
77
23
25
20
405
15
10
4
31
19
Ciudad
ahumada
calama
fbrica
iquique
la serena
panormico
parque arauco
rancagua
san antonio
valdivia
Funcin
Ejemplo 13
405
Ciudad
ahumada
calama
fbrica
iquique
la serena
panormico
parque arauco
rancagua
san antonio
valdivia
la serena
Buscarh(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_de_filas;ordenado): Busca en la
primera fila de la tabla o matriz de valores.
Excel Intermedio
Usa BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte
superior de una tabla de datos y deseas encontrar informacin que se encuentre dentro
de un nmero especificado de filas, el significado de la H en la funcin es horizontal
Ejemplo 14
=BUSCARH(B9;D5:G6;2;FALSO)
Frutas
manzanas peras
Cantidades
34
Buscar
naranjas
sandias
55
naranjas
67
88
Cantidad
88
BuscarV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_de_columnas;ordenado)
Si posees un conjunto de datos y necesitas extraer algn valor basndote slo en un
campo de referencia, puedes utilizar la funcin de Excel BUSCARV. El significado de la V
en el nombre de la funcin refiere a que hace una bsqueda vertical.
Ms simplemente mi., esta funcin se traduce en =BUSCARV(Qu criterio referencial
deseas buscar?;Dnde buscas ese criterio referencial?;El valor de qu columna quieres
que te muestre?;Quieres que el valor sea exacto o aproximado?).
Es importante resaltar que al momento de seleccionar la matriz donde buscaremos la
informacin, el valor referencial debe estar en la primera columna.
Ejemplo 15
=BUSCARV(F12;C12:D16;2;FALSO)
Frutas
Manzanas
Peras
Sandias
Naranjas
Pltanos
Cantidad
34
55
67
88
85
Buscar
sandias
Funcin
67
Excel Intermedio
ELEGIR devuelve uno de los das cuando se utiliza un nmero entre 1 y 30 como
argumento nm_ndice.
Ejemplo 16
=SUMA(D12:ELEGIR(E12;D13;D14;D15)), donde E12=2 (valor en
columna12, que corresponde al numero de ndice.
Frutas
Manzanas
Peras
Sandias
Naranjas
Pltanos
Cantidad
Num_indice
34
2
55
67
88
85
elegir()
156
Coincidir(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia)
La funcin COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y, a
continuacin, devuelve la posicin relativa de ese elemento en el rango o tambin
devuelve el nmero de posicin de un dato que coincida con un valor especificado dentro
de una tabla
Cantidad
elegir()
Coincidir
Num_indice Buscar
34
2 Peras
55
67
Funcin
88
55
85
156
2
Excel Intermedio
Para este caso utilice el valor dado por la funcin coincidir para obtener el valor, en este
caso la funcin coincidir nos dio la posicin del valor de una de las frutas, esa posicin es
num_fila, argumento de la funcin Indice y num_columna es el nmero de columna donde
estn las frutas, es decir, 1.
=INDICE(C12:C16;E20;1)
Ejemplo 18
Frutas
Manzanas
Peras
Sandias
Naranjas
Pltanos
Cantidad Num_indice
Buscar
34
2 Sandias
55
67
Funcin
88
67
85
elegir()
156
Coincidir
Indice
Sandias
Otras Funciones
Potencia(numero;potencia): Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia indicada
Ejemplo 19
=POTENCIA(B6;2)
Numero
Potencia
2
3
4
5
4
9
16
25
Residuo
Excel Intermedio
2
3
4
5
0
1
0
1
=PROMEDIO(B6:B10)
Numero
2
3
4
5
3,5
Ejemplo 25
Excel Intermedio
Semana
1
2
3
4
Total
Ingresos
46455
65778
67855
67686
247774
=SUMAR.SI(E23:E26;"<60000")
Semana
1
2
3
4
Total
Ingresos
46455
65778
35000
67686
81455
Excel Intermedio
Semana
1
2
3
4
Total
=CONTAR(E23:E26)
Ingresos
46455
65778
35000
67686
4
Excel Intermedio
c. Funciones Lgicas
Veamos primero cuales son los operadores lgicos que se utilizan en estas funciones
lgicas.
Figura 2.
Si(prueba
prueba lgica;valor_si es verdadero;valor si es falso):
falso Esta funcin devuelve un valor si
se cumple la condicin verdadera o falsa.
Ejemplo 22
Numero
2
-3
4
-5
=SI(B6>0;"Si";"No")
Prueba lgica
Si
No
Si
No
=SI(B16="Cristbal";1;0)
Nombre
Prueba lgica
Cristbal
Ivn
Sergio
1
0
0
=SI(E6>=10;E6*4;E6*2)
Nmero
Prueba lgica
10
8
25
5
40
16
100
10
Nmero
Prueba lgica
10
100
35
175
25 mayor que 10 y menor que 30
15 mayor que 10 y menor que 30
Excel Intermedio
Para el nmero 4 ocupa esta funcin
=SI(E15<=10;POTENCIA(E15;2);SI(E15<=30;"mayor que 10 y menor que 30";E15*5))
La funcin SI, puede tener como valor verdadero o valor falso, un carcter, una palabra,
una frmula, una funcin o puede tener otra funcin Si dentro de ella. Como se ve en los
cuatro ejemplos, en cada uno de ellos se tiene un valor verdadero o falso con distintos
resultados. Todo depende de la prueba lgica. Practica esto en Excel.
Ejemplo 23
=Y(B23>10;B24<40;B25=40)
=O(B23<10;B24=40;B25<>40)
Nmero
Nmero
20
30
40
20
30
40
VERDADERO
FALSO
Es verdadero la funcin Y, porque cada celda al compararla con los nmeros da verdadero,
en la funcin Y todo debe ser verdadero para que siga siendo verdadero.
Es falso en la funcin O porque cada celda comparada con un valor resulta todo falso, si al
menos uno de ellos resulta ser verdadero entonces la funcin O es verdadera.
Ejemplo 24
=Y(E23>F23)
Semana
1
2
3
4
Ingresos
46455
65778
67855
67686
Egresos
4567
6754
87978
6556
Ganancias
VERDADERO
VERDADERO
FALSO
VERDADERO
Excel Intermedio
d. Funciones Anidadas
El anidamiento de funciones junto con la programacin VBA es lo que mas potencia da al
programa EXCEL, aqu todo depende de a donde nos pueda llevar nuestra habilidad e imaginacin
y es donde se convierte en un programa muy verstil pudiendo abarcar diversas disciplinas como
son la Ingeniera, Estadstica, Matemtica, Finanzas, Contabilidad por decir algunas que se me
ocurren.
El anidamiento de funcines no es otra cosa que ubicar una funcin en el argumento de otra de
forma adecuada, dicho as parece muy simple pero veremos que la cosa puede complicarse mucho
dado que la anidacin pude hacerse en muchos niveles e involucrar a muchas funciones dando
expresiones muy largas y difciles de maneja.
Ejemplo 28
Se sabe que el promedio de las temperaturas del ao en curso de la provincia de Atacama es de
27 y se tiene una tabla con los promedios de las temperaturas de los meses del ao anterior, se
quiere saber si es verdadero que los 27 entran en el rango de los promedios de los meses del ao
anterior
Excel Intermedio
=Y(MAX(I15:I26)>27;MIN(I15:I26)<27)
Meses
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Temperaturas
26,1
26,4
24,8
20,8
17,9
16,6
16,3
17,1
19
21,2
23,5
25,4
FALSO
Excel Intermedio
si quisiramos saber en que mes la venta fue de 80.230 no podramos usar BUSCARV, pero el
problema se resuelve con el adecuado anidamiento de INDICE y COINCIDIR, a este anidamiento se
le llama FORMULA, veamos como:
INDICE puede extraer el valor de una matriz si le damos los datos de fila y columna, pues el valor
estar en la interseccin de ellos, el valor de la columna lo tenemos, ya que este debe estar en la
columna n1 que es la del mes, solo nos falta el valor de la fila, que muy amablemente nos lo
entrega la funcin COINCIDIR quedando la siguiente frmula
=INDICE(H33:I44;COINCIDIR(K33;I33:I44;0);1)
Meses
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Venta
120000
130234
90213
100500
50245
64235
70000
80230
110230
132740
140235
170789
Resultado de
Formula
Agosto
Venta
80230
Veamos con otro ejemplo ms elaborado el uso de funciones anidadas con ndice y
coincidir.
Excel Intermedio
Ejemplo 30
Hallar el impuesto y el precio de venta de los vehculos por ao. El impuesto y el precio de
venta se encuentra en la hoja 2 del mismo libro.
Impuesto
Venta
1940
1983
1984
1987
1989
Impuesto
1940
1978
1983
1984
1987
1989
1990
1990
1992
1995
1996
1996
1997
1998
Valor
7%
4%
6%
5%
6%
8%
10%
3%
2%
10%
13%
4%
5%
12%
6535042
8562001
1634625
1536000
6354600
6358200
4520000
7565000
2563542
4563560
1850000
2365456
1505000
1650000
Utilizando una funcin anidada. Recomiendo ordenar las tablas de datos antes de utilizar
funciones anidadas.
Veamos si lo que hiciste fue lo mismo que hice yorevisemos
Excel Intermedio
La funcin SI es una de las que ms se usan para el anidamiento ya que su estructura es muy
adecuada para esto:
En el parmetro 1 hay que poner una frmula lgica, un anidamiento con funciones lgicas o la
propia funcin SI actuando como funcin lgica.
1. En los parmetros 2 y 3 se pueden anidar una multitud de funciones, como funciones lgicas, la
funcin si() actuando como funcin condicional o lgica etc.
Ahora vamos a ver un ejemplo relativamente simple de la situacin del punto 1.
Ejemplo 31
Una empresa quiere promover a una nueva seccin de los empleado que cumplan con las
siguientes condiciones:
Excel Intermedio
Para esto cuenta con la siguiente tabla que debe ser completada; donde los turnos son M,T ,N
,correspondientes a maana, tarde y noche respectivamente y las secciones van de 1 a 4
Tendremos entonces
Nombre
Peter
Maximiliano
Jorge
Jaime
Luis
Ral
Sergio
Lilian
Marcia
Lorena
Hernn
Henrquez
Sandra
Apellido
Montoya
Gonzlez
Gmez
Hernndez
Lpez
Castillo
Miranda
Prez
Risopatron
Ulloa
Melo
Flach
Paz
Turno
M
M
T
M
N
N
M
M
T
M
T
N
M
Sueldo
Seccin
485000
1050000
350000
426320
368752
850000
156000
690000
546235
950000
256000
150625
100000
1
4
2
1
1
3
4
1
2
2
4
2
3
Situacin
Promovido
no Promovido
no Promovido
Promovido
no Promovido
no Promovido
Promovido
Promovido
no Promovido
no Promovido
no Promovido
no Promovido
Promovido
Excel Intermedio
como se ve, en el 1 parmetro tenemos una funcin Y que tiene anidadas en sus parmetros, una
funcin O y otra funcin Y, lo que aumenta el nmero de posibilidades que se estn evaluando o
condiciones que se tienen que cumplir como:
ser del turno maana (se tiene que cumplir siempre).
ser de la categora 1 o que su sueldo sea <=700000 o ambas cosas.
Este es un ejemplo relativamente simple, anidando en el parmetro 1 y sin anidar nada en los
otros dos, pero la complejidad puede aumentar grandemente.
Veamos un ejemplo de funciones anidadas con rango variable.
Funcin Suma-Desref-Contar
La idea es Totalizar el campo o columna sueldo y al agregar un nuevo empleados a la tabla, este
total se actualice sin tener que ampliar el rango de suma, debe ser automtica la suma cada vez
que se agregue un nuevo empleado.
Veamos como sera esto en Excel.
Ejemplo 32
Nombre
Peter
Maximiliano
Jorge
Jaime
Luis
Ral
Sergio
Llian
Marcia
Lorena
Hernan
Henriquez
Sandra
Apellido
Montoya
Gonzalez
Gmez
Hernandez
Lopez
Castillo
Miranda
Perez
Risopatron
Ulloa
Melo
Flach
Paz
Turno
M
M
T
M
N
N
M
M
T
M
T
N
M
Sueldo
Seccin Suma Total
485000
1
1050000
4
350000
2
426320
1
368752
1
850000
3
156000
4
690000
1
546235
2
950000
2
256000
4
150625
2
100000
3
Excel Intermedio
etc) o el cdigo de un rango de celdas(A3:G6;H5:K7;etc) y aqu pasan dos cosas distintas segn se
trate de una celda o un rango de celdas .
Aqu se ve que si se trata de la referencia a una celda Excel devuelve el contenido de esa
celda( la frmula est puesta en el recuadro negro) y en este caso DESREF funciona as
y esta expresin puesta en una hoja de Excel ( en la celda de partida B2) resulta en lo
siguiente
Excel Intermedio
funcin CONTAR , que cuenta las celdas que no estn vacas, por lo tanto siempre nos pondr el
valor correcto en "alto".
Hagamos un alto para hacer algunos ejercicios, utiliza todo lo que hasta aqu hemos visto.
Si tienes dudas, revisa las funciones o pregunta a tu profesor..Esfurzate, s constantey habrs
ganado.
Excel Intermedio
1. Dada la factura del comercio "La cebolla", hacer en el Excel el clculo para
completar, una vez que tenga la factura completa, agregue 3 productos ms y que
automticamente se sumen los clculos a los totales.
Ejercicio 1
Cantidad
3
4
2
3
2
1
1
1
Descripcin
Huevos
Tallarines
Salsas
Cebollas
Tomates
Aj
Ajo
Pimentn
Subtotal
I.V.A
Total
Precio Unitario
$
200
$
100
$
60
$
200
$
350
$
2.000
$
650
$
300
Precio
Venta
19%
Excel Intermedio
3. Un comercio dispone de la siguiente tabla con las ventas del mes Enero de sus
empleados correspondientes a las sucursales A y B
Empleados
Nombre
Peter
Maximiliano
Jorge
Hernn
Luis
Ral
Sergio
Lilian
Marcia
Lorena
Hernn
Maximiliano
Sandra
Ral
Apellido
Montoya
Gonzlez
Gmez
Melo
Lpez
Castillo
Miranda
Prez
Risopatron
Ulloa
Melo
Gonzlez
Paz
Castillo
Ventas en
Enero
55635
156253
254233
236566
456221
856253
968422
125635
556368
100520
526354
963586
1056052
425635
Sucursal
A
A
B
B
A
B
B
A
B
B
A
B
A
A
se quiere saber:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
Excel Intermedio
5. Con la tabla del ejercicio 1 se quiere saber
a)
b)
c)
d)
Marca
Cantidad
Valor
Hyundai
$ 22.720.000
Renault
$ 14.040.000
Peugeot
$ 26.700.000
Kia
$ 24.000.000
Mazda
$ 36.960.000
Subaru
$ 57.360.000
Descuento
(%)
Total
Precio
Neto
IVA
Precio Bruto
Total Ventas
Venta
Mxima
Venta
Mnima
Promedio de
Venta
Tabla de Valores
Marca
Stock
Valor
Descuento
(%)
Hyundai
16
$ 5.680.000
8,0%
Renault
11
$ 7.020.000
12,1%
Peugeot
$ 8.900.000
6,3%
Kia
$ 4.800.000
9,7%
Mazda
$ 12.320.000
11,5%
Subaru
10
$ 9.560.000
15,6%
Porcentaje
de las
Ventas
Saldo
Stock
Excel Intermedio
7. Complete la siguiente Tabla y lea las funciones a buscar y ejecute.
VARIABLE
Juan
Pedro
Rosa
Edades
12
16
Estatura (cms.)
169
96
177
N de Hermanos
543000
854632
654980
Ingreso Mximo
Le
gusta
el ftbol
Oracin
Suma
Centro
Promedio
Funcin a Buscar
elevadas
mcm
raz cuadrada
Ingreso mx
Concatenar
cuantos
caracteres
Valor
$ 4.350.000
$ 4.900.000
$ 14.690.000
$ 8.609.000
$ 7.250.000
$ 12.999.999
Excel Intermedio
Tabla Cliente
Cliente
Automvil
Juan Prez
Daihatsu
Bernardo Garca
Fiat
Mara Verdugo
Nissan
Daniel Riquelme
Subar
Ana Menares
Daihatsu
Luis Benavente
Fiat
Soledad Meneses
Suzuki
Valor a
Pagar
Toyota
Excel Intermedio
El uso de referencias relativas nos permite arrastrar un clculo.
En el ejemplo se puede ver como aumentan los nmeros de filas.
Cuando se hable de relativa piense en que la celda cambia al copiarse la frmula a otra
celda, las celdas se ajustan referencialmente para ir situando a la frmula
Referencias Absolutas
Cuando el clculo de muchas celdas incluye a una en particular como en este ejemplo
donde siempre se multiplica por B1
Excel Intermedio
En resumen...
Cuando los clculos se realizan con celdas de una misma fila o columna no debemos
agregar nada a las referencias para poder arrastrar.
Pero cuando los clculos involucran siempre a una celda es necesario agregar el smbolo
$ antes de la fila y la columna de la misma antes de arrastrar. Ejemplo $B$1, con la
funcin F4 del teclado.
Excel Intermedio
Finalizamos esta primera unidad del curso de Excel intermedio con ms ejercicios.
Espero que hallan aprendido, que cada ejercicio lo hallan hecho.
Ejercicio 1
Su maestro de Excel ofrece premios por cada nota buena que se saque en los controles.
La tabla de premios es la siguiente:
Nota
Premio
5,0
6,0
6,5
7,0
10 puntos
10 puntos y celular encendido en clases
15 puntos, celular encendido y entra a facebooks
Recibir las felicitaciones de su Maestro de excel
Tabla a completar
Alumno
Peter Montoya
Jaime Rabinet
jorge Gomez
Maximiliano Calonge
Sergio Miranda
Liliana Perez
Hernan Lopez
Nota
Premio
5
6,2
7
5,8
6,5
5,5
6,4
Situacin
Psimo
Malo
Regular
Bueno
Muy Bueno
Excelente
Excel Intermedio
Tabla a Completar segn tabla anterior con datos de situacin por nota
Alumno
Peter Montoya
Jaime Rabinet
Jorge Gmez
Maximiliano
Calonge
Sergio Miranda
Liliana Prez
Hernn Lpez
Nota
Calificacin Conceptual
2
3,5
7
6,5
4,5
3,2
5,4
Ejercicio 3
Completar tabla de Viaje en Cdigo de Reservacin con Serie Lineal con incremento de 1.
Das que dura el viaje con BuscarV, Funcin SI en ltima columna si es el barco Catalina y la
cantidad de pasajeros es menor a 4, de lo contrario debe decir NO.
Catlogo de Barcos
Barco
Crucero EvSer
Crucero Catalina
Duracin de viajes en
Das
14
11
Tabla de Viajes
Barco Deseado
Cdigo de
Reservacin
131 Crucero EvSer
Crucero Catalina
Crucero Catalina
Crucero EvSer
Crucero Catalina
Crucero Catalina
Crucero EvSer
Crucero EvSer
Crucero Catalina
Crucero EvSer
Crucero EvSer
Crucero Catalina
Crucero EvSer
Dias que
dura el
Viaje
Se puede
Cantidad efectuar la
de
reservacin
Pasajeros
?
2
4
3
5
1
5
6
3
4
5
2
3
1
Excel Intermedio
Ejercicio 4
A partir de los datos de una matriz, se busca completar el recuadro de modo tal que
ingresando el Cdigo se completen automticamente los otros datos.
Matriz de Datos.
Codigo
123
124
125
126
127
128
129
Apellido
Montoya
Ramirez
Miranda
Hernandez
Puebla
Gmez
Martnez
Sueldo
Base
560000
652000
458200
658600
756233
529852
854265
Cdigo
Premio
Empleado
Sueldo
Base
A Pagar
Puebla
756233
831856
10%