1.

2
Datos maestros en el proceso de
aprovisionamiento
Pedido
Cabecera

Posiciones
10 __________
20 __________
30 __________

Reg.
Reg. maestro de
materiales

Reg.
Reg. maestro de
proveedores

Registro info
de compras

SAP AG 1999

 Los datos maestros contienen registros de datos grabados en la base de datos para perodos
largos de tiempo. stos se graban de forma central y se utilizan y procesan para todas las
aplicaciones. Con ello se evita una grabacin mltiple (redundancia) de los datos.
El material y el registro maestro de proveedores pertenecen a los datos maestros ms
importantes dentro del proceso de aprovisionamiento.
Al crear documentos de compras, el Sistema R/3 le ayuda en la entrada de datos, copiando
los datos grabados en los registros maestros a los documentos de compras como valores de
propuesta. Tambin copia datos como unidades de medida y textos breves de material del
registro maestro de materiales. Los datos del registro maestro de proveedores incluye
direcciones y datos de pago. En los registros info se pueden grabar datos para un determinado
material (por ejemplo, plazo de entrega y precio de compra) por cada proveedor.

1.3
Datos maestros de material

Datos bsicos

Compras

Planificacin de
necesidades

Comercial

Stocks en el
centro/almacn

Preparacin
de trabajo

Un.

A
B

Contabilidad

Registro
maestro de
materiales

Gestin de
calidad

Almacenamiento

Pronstico

Gestin de
almacenes

Clasificacin

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 El registro maestro de materiales es la fuente central de datos especficos de material de una

empresa. Lo utilizan todos los componentes del sistema logstico de R/3.
Mediante la integracin de todos los datos de material en un objeto de base de datos nico, se
evita el problema de la redundancia de datos. Todas las reas, como compras, gestin de
stocks, planificacin de necesidades y verificacin de facturas pueden utilizar los datos
grabados.
Muchas funciones en el sistema logstico de R/3 precisan los datos que contiene el registro
maestro de materiales, como por ejemplo:
Datos de compras para gestin de pedidos

Datos de gestin de stocks para contabilizar los movimientos de mercancas y gestionar el

inventario
Datos contables para la valoracin de material

Datos para la planificacin de necesidades

Puesto que distintas reas de especializacin dentro de una empresa procesan los materiales y
cada una graba informacin diferente sobre los mismos, el maestro de materiales se subdivide
en grupos de informacin por reas de especializacin. Cada rea de especializacin tiene su
propia vista del registro maestro de materiales y es responsable de la actualizacin de estos
datos para dar soporte a su funcin.
Los datos que se actualizan dentro de una vista pueden ser vlidos para varios niveles de
organizacin.

1.4
Maestro de materiales: Niveles de organizacin

Datos vlidos para toda la empresa:

Por ejemplo, el nmero de material, el texto breve de

material, los grupo de artculos, las unidades de medida
base y alternativa, ...

Datos vlidos en un centro:

Por ejemplo, los datos de compras, los datos de

planificacin de necesidades, los datos de pronstico,
los datos de planificacin, ...

Datos vlidos para un almacn:

Por ejemplo, la descripcin de la ubicacin, el almacn

de picking, ...

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 Existen datos de material vlidos para todos los niveles de organizacin y otros que slo son
vlidos para determinados niveles. Para que los datos de material se puedan gestionar dentro
de la empresa de forma centralizada, sin que los sets de datos se llenen de informacin
redundante, el maestro de materiales est estructurado y diseado de tal manera que en l se
refleje la estructura de la empresa.
Datos en el nivel del mandante: Los datos de material generales, vlidos para toda la
empresa, se graban en el nivel del mandante.
Datos en el nivel del centro: Todos los datos vlidos en un centro o para los almacenes
correspondientes, se almacenan en el nivel del centro.
Datos en el nivel del almacn: Todos los datos vlidos para un almacn determinado se
graban en el nivel del almacn.

1.5
Registro maestro de proveedores: Niveles de
organizacin

Datos generales

Datos de la organizacin
de compras

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Datos de compras
y datos contables
pueden actualizarse
central o
independientemente

Datos contables

 En el departamento de finanzas, el proveedor se considera como interlocutor acreedor de la

empresa. Por lo tanto, el departamento de finanzas y de compras se encargan de actualizar el
registro maestro de proveedores.
Mediante el concepto de autorizaciones del Sistema R/3, puede especificar cmo se debe
organizar la actualizacin de datos en el maestro de proveedores.
Cada rea de especializacin puede actualizar los datos generales y los datos especficos del
departamento de compras y de finanzas de forma centralizada o descentralizada. El
departamento de compras tambin actualiza frecuentemente los datos en el nivel del grupo de
empresas.

1.6
Datos del maestro de proveedores

Euroch
eque

Datos generales
Direccin, comunicacin,
datos de control,
datos bancarios.
Datos de la sociedad
Gestin de cuentas
Transacciones de pago
Correspondencia
Retencin de impuestos

Datos de la organizacin
de compras
Datos de compras
Funciones de interlocutor

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Registro
maestro de
proveedores

 Los datos del registro maestro de proveedores se subdividen en tres categoras:

Datos generales: Que incluyen, por ejemplo, la direccin y los datos bancarios del
proveedor. Estos datos son vlidos para todo el mandante.
Datos de compras: Aqu se incluyen la moneda del pedido, los incoterms y los datos
fiscales del proveedor. Estos datos se actualizan para cada organizacin de compras.
Tambin se pueden actualizar diferentes datos por cada centro o por surtidos parciales de
proveedor.
Datos contables: Comprende datos como el nmero de cuenta asociada y las vas de pago
para las transacciones de pago automtico. Estos datos se actualizan en el nivel de la
sociedad.
Si, por ejemplo, la calidad de productos de un proveedor es pobre, puede bloquear el registro
maestro de proveedores. Mediante el libro de pedidos puede bloquear un proveedor para un
material individual.

1.
Actualizar un registro maestro de materiales:
Pantallas

Material

Material
Material
(Ramo)
(Ramo)
(Tipo
(Tipode
dematerial)
material)
(Referencia)
(Referencia)

Vistas
Vistas
- -Datos
Datosbsicos
bsicos
- -Compras
Compras

- -Almacenamiento
Almacenamiento
- -Finanzas
Finanzas
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Niveles
Nivelesde
de
organizacin
organizacin
- -Centro
Centro
- -Almacn
Almacn
- -......

Pantalla(s)
Pantalla(s)de
dedatos
datos

 Durante el tratamiento de los datos maestros de material, pasar a travs de una serie de
imgenes.
Desde la imagen inicial acceder a dos ventanas de dilogo sucesivas. En la primera
ventana de dilogo deber especificar las vistas que desee procesar. En la segunda,
deber indicar los niveles de organizacin relevantes. A continuacin, acceder a las
pantallas de datos.
Puede modificar la secuencia de imgenes estndar cambiando los valores de propuesta.
Algunas imgenes no estn integradas en la secuencia de imgenes estndar. Si desea
acceder a estas imgenes deber seleccionarlas en la barra de mens.

2.
Tipo de material

Asignacin de nmeros
Materias
primas
Mat.auxiliares y
para consumo
Productos
semielaborados
Productos

terminados

SAP AG 1999

Tipo de aprovisionamiento

Control

reas de especializacin
Seleccin de campos
Determinacin de cuentas
...

 Puede asignar materiales con idnticas caractersticas al mismo tipo de material. Entre
los tipos de material estn, por ejemplo, las materias primas, los productos
semielaborados y los productos terminados.
El tipo de material controla:

El tipo de asignacin de nmeros (interna o externa).

El intervalo de nmeros permitido.

Las imgenes que aparecen y su secuencia.

Los datos especficos del rea de especializacin (vista) propuestos para el registro.

La clase de aprovisionamiento admitida para un material, es decir, si el material se

fabrica en la propia empresa o es externo, o si las dos posibilidades son vlidas.
Junto con el centro, el tipo de material determina la necesidad de gestin de stocks de
un material; es decir, si el sistema actualiza las modificaciones de cantidad en el registro
maestro de materiales o actualiza las modificaciones de valor en las cuentas de stock de
gestin financiera.
El tipo de material tambin determina las cuentas que se contabilizan cuando un
material se contabiliza en el stock o sale del almacn.
En el Sistema SAP R/3 estndar se suministran varios tipos de material. Si necesita ms
tipos de material, puede definirlos en el Customizing segn sus necesidades.

3.
Ramo

Qumica
Ingeniera ind.

Imagen seleccin

Ingeniera mec.
Materias
primas
Qumica

Control
Seleccin de campos

Mat.auxiliares y
de consumo

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 El ramo, al igual que el tipo de material, tiene una funcin de control en el Sistema R/3.
Cuando se crea un registro maestro de materiales, el ramo define:
Las imgenes que aparecen y su secuencia.

Los campos especficos del ramo que se muestran en cada imagen.

El ramo asignado a un material no se puede modificar posteriormente.

En el Customizing puede definir ramos nuevos y actualizar la referencia de campo para
el control de seleccin de campos segn las necesidades especficas de su empresa.

4.
Pantallas de datos en la actualizacin del maestro
de materiales

Material

Un.

Planificacin
Planif.
Compras Planificacin
Pronstico
Pronstico Comercial
de trabajo necesidades

Finanzas

Textos

Unidades
de medida

SAP AG 1999

EAN
Datos
adicionales documento

Consumo

Las pantallas de datos, que aparecen durante el tratamiento de registros maestros de materiales,
se pueden dividir en las clases siguientes:

Nivel de trabajo principal

stas son las imgenes de cada rea de especializacin, como datos bsicos, planificacin de
necesidades, etc.

Nivel de datos adicionales

stas son las imgenes que debe utilizar para actualizar la informacin adicional, como las
unidades de medida, las denominaciones de material, los valores de consumo y los datos de
pronstico.

La mayora de datos del registro maestro de materiales puede actualizarlos directamente el

usuario. Sin embargo, tambin hay informacin que actualiza el sistema automticamente. Al
registrar movimientos de mercancas el sistema actualiza, por ejemplo, los datos de stock y los
datos de consumo. Mediante el icono Informacin sobre material, puede mostrar informacin
estadstica (por ejemplo, la fecha en la que se crearon los datos por primera vez y cundo se
modificaron por ltima vez).

En el registro maestro de materiales existen datos meramente informativos (por ejemplo, la

denominacin, el tamao y las dimensiones).

Otros tipos de material tienen una funcin de control dentro de una aplicacin. El mtodo de
planificacin de necesidades, por ejemplo, se controla mediante la caracterstica de planificacin
de necesidades y el mtodo de valoracin de material se determina mediante el indicador de
control de precio.

5.
Ampliar el registro maestro de materiales: Ejemplo

Finanzas
Centro 1000

Compras
Centro 1200
Finanzas
Centro 1200

Crear

Material 4711

Compras
Centro 1000

SAP AG 1999

Material 4711
Compras
Centro 1000
Finanzas
Centro 1000

Material 4711
Compras
Finanzas
Compras
Centro 1200
Finanzas
Centro 1200

 En cuanto un departamento ha creado los datos para un material, el sistema crea un

registro maestro de materiales en la base de datos. Si un usuario de otro departamento
desea introducir datos, tendr que ampliar (aadir) la informacin de su departamento.
El sistema tambin ampla un registro maestro de materiales cuando los datos de un
material se graban para otros niveles de organizacin.
Puede aadir las vistas o los niveles de organizacin que faltan al maestro de materiales
seleccionando la transaccin Crear registro maestro de materiales.
Seleccionando la transaccin Modificar maestro de materiales solo podr modificar los
datos de las vistas y los niveles de organizacin que ya se hayan actualizado.
Las modificaciones (creacin o modificacin) que se realicen en el registro maestro de
materiales se graban en un documento de modificacin. Esto significa que puede
consultar el historial de modificaciones en cualquier momento.
Tambin puede activar el servicio de modificaciones para materiales.

6.
Ayudas de entrada en la actualizacin del maestro
de materiales
Opciones

Material modelo

Perfiles

Entrada colectiva de
los datos de almacn

Actualizacin en masa
SAP AG 1999

Actualizacin del
registro maestro
de materiales

La entrada siguiente facilita la actualizacin del maestro de materiales:

Opciones: Entrada de datos ms rpida prefijando los niveles de organizacin y las
vistas que se utilizan con ms frecuencia. Estos valores de propuesta son especficos del
usuario y se pueden sobrescribir.
Material modelo: Entrada de datos ms rpida mediante la copia de los datos relevantes
de los registros maestros de materiales existentes.
Perfiles: Entrada de datos ms rpida mediante la copia de los datos de un perfil de
planificacin de necesidades o de un perfil de pronstico a las vistas correspondientes.
Entrada colectiva de datos de almacn: La creacin de varios almacenes en una sola
etapa reduce de manera significativa el tiempo de entrada de datos.
Actualizacin en masa: Modificaciones de datos de varios registros maestros de
materiales en un solo procedimiento.