AUTOMATIZACIN DE ARCHIVOS

DIANA CRISTINA ARBOLEDA MUOZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

GESTIN DOCUMENTAL II

ARMENA, QUINDO
2015

LA AUTOMATIZACIN DE ARCHIVOS
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DIANA CRISTINA ARBOLEDA MUOZ

Tutor
MARA CLEMENCIA RIVERA CRUZ
Profesional CIDBA

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

GESTIN DOCUMENTAL II

ARMENA, QUINDO
2015

CONTENIDO

PG
INTRODUCCIN
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1. Objetivos Generales
1.1 Objetivos Especficos
2.0 Ensayo La Automatizacin de Archivos
3.0 Conclusiones
4.0 Referencias Bibliogrficas

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INTRODUCCIN
El presente trabajo tiene como objetivo principal analizar la
automatizacin de los archivos, ya que dentro del campo de la ciencia
de la informacin y la Documentacin, es de suma importancia ms aun
cuando
debemos involucrar nuevas tecnologas en el que hacer
archivstico.

1.0 OBJETIVO GENERAL

Comprender

la automatizacin de los archivos para mejor

continuamente

el

servicio

de

consulta

preservacin

documental respetando los principios fundamentales del

quehacer archivstico.
1.1 OBJETIVOS ESPECFICOS

Analizar el concepto de automatizacin de archivos

Reconocer la
automatizacin de los archivos como fuente
importante para los futuros profesionales de CIDBA para mejorar
la prestacin de servicios.

2.0 AUTOMATIZACIN DE ARCHIVOS

Si revisamos la historia de la archivstica miramos que empez a surgir en la
conservacin de la documentacin en papiros, pergaminos y de ultimo est el
soporte papel pero ya en pleno S.XXI empieza a emerger la era de la nuevas
tecnologas ya que las entidades vienen buscando nuevas formas de organizar
y administrar sus archivos para que d est manera se logre una consulta y
tramites muchos ms rpido y eficaz.
Dentro del gran sistema de automatizacin se ve reflejado procedimientos
como el tratamiento archivstico y la infraestructura general, a lo que se
procede o se contemplan procesos como la produccin, recepcin, distribucin,
tramite, organizacin ,consulta y disposicin final donde prevalece el ciclo vital
del documento y aplicando a su vez las tablas de retencin y valoracin
documental, por ende los archivos actualmente se estn articulando entre la
gestin de la calidad y la administracin de las organizacin de forma
dinmica.
El quehacer archivstico se ha visto envuelto en ciertos usos de las nuevas
tecnologas donde emerge una nueva herramienta llamada automatizacin que
para los archivistas se mantienen con cierta preocupacin ya que deben
prevalecer los principios archivsticos como la preservacin, la validez
,autenticidad cuya tecnologa se ve muy vulnerable por las alteraciones.
Para la gestin de cada uno de los procesos que emergen dentro de las
entidades la automatizacin busca la eficiencia del flujo de informacin para la
toma de decisiones internas y estratgicas las cuales se tornan cruciales al
momento de manejar la calidad, la fiabilidad, precisin y oportunidad de
satisfacer a los usuarios y teniendo siempre en cuenta la relacin del costos.
La gestin documental y los archivos en soporte papel presenta al menos
dentro de las entidades una serie de desventajas que entorpecen la exigente
dinmica de los negocios de la era globalizadas para lo cual la automatizacin
ha complicado la integridad y autenticidad ya que fcilmente se puede generar
una copia digital y alterar sus valores.
Las caractersticas y funcionalidades que permite la herramienta de la
automatizacin son el trabajar con metadatos y estndares internacionales,
almacenar la documentacin en un formato electrnico original, definir perfiles
de acceso y sistemas de seguridad, clasificacin de documentos, indexacin y
la conservacin.
Aunque la tecnologa constantemente cambia y mejora continuamente, los
criterios bsicos para la gestin de registros y ms para la gestin documental
siguen siendo los mismos, la cuestin se basa en la seguridad que nos dan los

sistemas diseados e implementados para garantizar la integridad de los

contenidos, estructura y contexto de los mismos todo el tiempo.
.

Resulta evidente que los archivos han profundizado en la aplicacin de las

tecnologas de la informacin a un ritmo espeluznante, el sentido de los
archivos es desempear un papel fundamental en todo lo relacionado con la
gestin integral de cualquier tipo de informacin durante todo su ciclo de vida,
desde la creacin hasta su conservacin o eliminacin, por eso los archiveros
han desarrollado tcnicas y procedimientos con los que han logrado mejorar la
preservacin y consulta de la informacin para que sea ms eficaz y precisa.
Dentro de la propuesta para la difusin de la informacin contenida en los
depsitos de archivos en la manera que la automatizacin permita a los
usuarios un acceso fcilmente a la informacin y en general la bsqueda de la
misma por eso se dispone de herramientas que contribuyan de manera
eficiente suministrar la informacin por medio del desarrollo de aplicaciones
ms potentes.
La facilidad en el acceso que tienen los archivos por medio de la
automatizacin es la principal caracterstica que tiene como principales
fuentes es la parte de velocidad y precisin de la bsqueda y recuperacin de
la informacin; por eso el uso del archivo brinda la posibilidad de acceder a los
documentos por medio de la telemtica tanto dentro de la entidad productora
como dese el exterior por usuarios ajenos a la entidad a travs del internet de
acuerdo a los permisos que se suministren.
La gestin de informacin constituye para cualquier organizacin un elemento
esencial para lograr el uso eficiente de sus recursos, y permite la eficacia en la
toma de decisiones y en el cumplimiento de sus objetivos y metas por eso el
uso de las herramientas para automatizar cada uno de los procesos es ms
factible para mejorar las condiciones con las cuales se brindan los servicios.
La entidad responde a una dinmica competitiva que exige tanto la mejora
constante en las tcnicas de creacin, organizacin y preservacin documental,
ya que se debe reforzar la proteccin y seguridad, lo cual se convierte en un
proceso continuo de generacin de conocimiento para la memoria historia de
las entidades.
Cuando la organizacin decide introducir la automatizacin en su plan para la
gestin documental genera un compromiso de gran inversin en el desarrollo,
el mantenimiento, y en otros costos operativos asociados, lo cual reduce el
esfuerzo manual y elimina los errores en cuanto a la produccin y organizacin.
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Por eso toda entidad y/o organizacin debe poseer una adecuada poltica de
conservacin y proteccin de su sistema basada en la identificacin, previsin
y neutralizacin de las situaciones de riesgo. Por eso la automatizacin es uno
de los procesos que las entidades pueden ir implementando para ahorrar
espacios y costos logrando as crear archivos espejos de cada uno de sus
documentos.
La gestin de documentos es el rea responsable del control eficiente y
sistemtico de la produccin, la organizacin, la conservacin, el acceso y la
disposicin o destino final de los documentos creados o recibidos en una
organizacin en el ejercicio de sus funciones como apoyo y manifestacin
espontaneas de las acciones, de los procesos que se lleva a cabo para realizar
cada uno de los tramites administrativos, por tal razn la automatizacin
permite concretar una elaboracin de un plan que contemple la planificacin,
el diseo, la implantacin, el mantenimiento y la evaluacin continua de un
sistema, donde se permite disponer de informacin capaz de responder a
demandas sobre sus acciones ,respaldar la toma de decisiones y facilitar la
realizacin de otras actividades de modo eficaz; as como conservar evidencias
de los actos de las operaciones de la organizacin que contribuyan a proteger
los inters y mantener una memoria propia.
El almacenamiento de cada uno de los documentos se deber realizar en los
soportes, formatos y depsitos que garanticen su conservacin con sus rasgos
esenciales de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad desde el
mismo momento de su creacin y disposicin final, a lo que conlleva tener en
cuenta las condiciones de almacenamientos y procesos de manipulacin
;tambin las directrices de acceso a la informacin se deben regular a quien y
en que circunstancias se permite el acceso, de acuerdo con la legislacin de
manera eficiente.
El documento es el producto de los actos o transacciones de la sociedad; por
ello la garanta de su veracidad resulta esencial para el desarrollo ordenado de
las relaciones humanas. Es por esto que su creacin, mantenimiento y
preservacin siempre han estado condicionados por un conjunto de reglas que
garantizan que dichos documentos puedan considerarse evidencia veraz de
dichas transacciones.
La introduccin de las nuevas tecnologas han favorecido indudablemente el
acceso a dicha documentacin, pero infiere en las evidencias de lo registrado
en documentacin generada por sistemas electrnicos se vuelve una tarea
mucho ms compleja que cuando se haca sobre papel, a causa de las
facilidades de manipulacin, transformacin, transportacin y reproduccin de
los documentos electrnicos, as como la fragilidad y rpida obsolescencia de
los sistemas que los producen y almacenan.

La revolucin de la tecnologa de informacin y los mismos sistemas han

cambiado drsticamente la manera en que las entidades, individuos comunican
y realizan sus actividades, es decir la forma en que se crean y mantienen sus
documentos son en la gran mayora en soporte papel, pero que pasara si se
logra automatizar cada unos de los procesos ya que se rebajaran muchos
costos de papelera?, por eso las entidades han automatizados procedimientos
sin tener que imprimir pero establecen
polticas para se preserve la
informacin estando digital sin perder los valores jurdicos, administrativos y
testimoniales.
Po eso el archivista tiene como funcin ayudar a prevalecer los documentos en
su estado original as sea que estn en soporte digital o fsico, est nueva era
es de muchos pro y contra solo que el archivista debe comprender la viabilidad
para la conservacin del patrimonio.

3.0 CONCLUSIONES

La automatizacin est ligado a una continua evolucin por parte de las

nuevas tecnologas pero que contribuye a preservar la informacin, bajar
costos, es por tal razn que los profesionales de CIDBA tienen la misin
fundamental es la de promover en cada una de las organizaciones la
implementacin de nuevas tecnologas para evolucionar el quehacer
archivstico pero respetando sus principios fundamentales.

4.0 REFERENCIAS BIBLOGRFICA

WEDGRAFA

LA AUTOMATIZACIN DE LOS ARCHIVOS

http://eprints.rclis.org/9893/1/La_Automatizaci
%C3%B3n_de_Archivos.pdf

OBJETIVO DE LA AUTOMATIZACIN DE LOS ARCHIVOS

http://www.archivonacional.go.cr/memorias/1999/03.pdf

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