Bueno

DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS AUTOMATIZADO
PARA LA EMPRESA PROALCA C.A.
MARINES AGUDO CANONICO
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO"
Barquisimeto, Mayo del 2002.
DISEO DE UN SISTEMA DE COSTOS AUTOMATIZADO PARA LA

EMPRESA PROALCA C.A.
por
Trabajo Especial de Grado para optar

al Grado de Especialista en Contadura Mencin Costos
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO"

Decanato de Administracin y Contadura
Barquisimeto, Mayo del 2002.
DISEO DE UN SISTEMA DE COSTOS AUTOMATIZADO PARA LA

EMPRESA PROALCA C.A.
por
Trabajo Especial de Grado Aprobado
Rosa Isabel Prez

C.I. 7.401.543
Jos Enrique Achue

C.I.7.339.215
Lizbet Hernndez
C.I.7.305.258
Barquisimeto, 22 del Mayo del 2002.
A mis padres, hermanos y esposo quienes

son los pilares fundamentales de mi vida.
AGRADECIMIENTO
A la licenciada Rosa Isabel Prez quien con su paciencia, dedicacin y apoyo

incondicional facilit el desarrollo de la investigacin.
Al profesor Jos Achue por sus valiosas y oportunas orientaciones durante todo el
proceso de investigacin.
A la junta directiva de la empresa PROALCA C.A., por autorizar
el desarrollo de la
investigacin.
A la licenciada Haide Catar por apoyar y creer en la necesidad de la investigacin.
A todo el
personal administrativo y productivo que trabaja en la empresa por la
colaboracin y paciencia durante le proceso de recoleccin de la informacin.
Al ingeniero Fidel Agudo Cannico por su asesora en el rea de informtica y su

respaldo al proyecto.
A mi madre quien es y ser siempre mi gran asesora metodolgica.
CURRICULUM VITAE
Marins Agudo Cannico

Licenciada en Contadura Pblica egresada en 1998 de la Universidad Centroccidental
Lisandro Alvarado en el primer puesto de la Promocin IX con Mencin Magna Cumluade.
Profesional con experiencia
en el diseo de manuales de funciones, manuales de
procedimientos, sistemas contables y sistemas de administrativos adquiridos durante el

desempe de los siguientes cargos:
Gerente administrativo de la empresa DORCA SERVICIOS C.A, perodo
junio
2000-febrero 2001, dedicada al desarrollo de softwares administrativos.
Contador en la firma SANCHEZ STRUVE ASOCIADOS C.A, perodo julio

1999- junio 2000
Asistente
administrativo
en
la
empresa
industrial
PREFABRICADOS
PIOVESAN C.A.
Analista de organizacin y mtodos en la empresa DORCA ASOCIADOS,

perodo noviembre 1996-marzo 1998
Experiencia docente como preparadora docente en la ctedra de contabilidad superior

durante los lapsos acadmicos 95-II,
96-I y 96-I (ganadora en concurso de oposicin) y
como tutor acadmica de tesis de pregrado en el rea de costos de la Universidad Yacamb

durante el perodo mayo-julio del ao 2000.
Actualmente becaria acadmica en formacin de la Universidad del Zulia Ncleo Punto

Fijo (ganadora en concurso de oposicin) y participante en la especializacin en tributacin
dictada por la Universidad del Zulia.
DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS AUTOMATIZADO

PARA LA EMPRESA PROALCA C.A.
Marins Agudo Cannico
RESUMEN
El propsito de la investigacin fue disear un sistema de control de costos
automatizado para la empresa PROALCA C.A fundamentado en la teora de costos por
absorcin y la metodologa de costeo por rdenes especficas. El estudio de proyecto sigui
un diseo no experimental. La metodologa comprendi dos fases: diagnstico y
elaboracin del modelo. El diagnstico se realiz mediante una investigacin de campo
descriptiva considerando las variables especficas: procesos administrativos, proceso
productivo y estructura de costo. La poblacin de la investigacin estuvo constituida por
los procesos administrativos y procesos productivos. La seleccin de las unidades de
informacin se hizo utilizando tcnicas de muestreo probalstico y no probabilstico. La
recoleccin de la informacin se llev a cabo por medio de la observacin directa, revisin
documental, entrevistas estructuradas y encuesta personalizada. La data se registr en
matrices de verificacin de procedimientos, guiones de entrevistas y un cuestionario
personalizado diseado por la autora. El anlisis de los resultados se realiz mediante la
aplicacin de tcnicas cualitativas, anlisis sistemtico y descripcin narrativa; y por las
cuantitativas, las tendencias porcentuales y representaciones en grficos de barras y
circulares. Los resultados obtenidos determinaron: ausencia de formalizacin
de
procedimientos administrativos, ausencia de control de mano de obra y gastos indirectos de
fabricacin, inexistencia de un sistema de costos. La propuesta automatizada comprende el
diseo externo y preliminar interno de un sistema de Control de Costos de Produccin
(C.C.P) con las funciones: acumulacin de costos por rdenes especficas; estimacin de
costos integrales de mano de obra; contabilizacin de los costos indirectos de fabricacin
en forma predeterminada; determinacin de variaciones entre costos estimados y reales,
importacin de la informacin de otros sistemas administrativos. El CCP se adapta a las
pequeas y medianas empresas, sin que el incremento de los gastos administrativos sea
mayor que el valor de la informacin.
INDICE
CAPITULO
I
II
Pg.
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Objetivos de la Investigacin
Justificacin
Alcances y Limitaciones
MARCO TERICO
10
Antecedentes
10
Bases Tericas
12
1. Contabilidad de Costos
12
2. Teora de Sistemas
14
3. Sistemas de Produccin
15
4. Sistemas de Costos
16
5. Elementos del Costo
22
6. Sistemas de Informacin
28
7. Control Interno
34
8. Diseo de Sistemas de Informacin
47
9. Definicin de Trminos
53
MARCO METODOLGICO
56
Diseo de la Investigacin
56
Poblacin y Muestra
57
Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos
58
Tratamiento de la Informacin
59
Operacionalizacin de las Variables
60
IV
ANLISIS E INTEPRETACIN DE RESULTADOS
71
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
106
Conclusiones
106
Recomendaciones
107
III
INDICE
CAPITULO
VI
Pg.
PROPUESTA
110
Diseo Externo
111
1. Objetivos del Sistema
111
2. Descripcin del Sistema
111
3. Alcance del Sistema
111
4. Funciones del Sistema
112
Diseo Interno Preliminar
113
1. Estructura de Costo
113
2. Metodologa de Acumulacin del Sistema
117
3. Mdulos del Sistema
127
4. Base de Datos
128
5. Procedimientos Administrativos
129
BIBLIOGRAFA
142
ANEXOS
145
Cuestionario Personalizado
146
Guin de Entrevista 1
156
159
162
Matrices de Verificacin
165
INDICE DE CUADROS Y MATRICES

CUADROS
Pg.
Procesos Administrativos
66
Procesos Productivos
68
Estructura de Costos
69
Listados de Cargos de Produccin
94
Costo de Materiales Unitarios por Lnea de produccin 102

durante el mes Agosto de 2001
Nomenclatura de Elementos
115
Tabla de Anlisis de Beneficios Contractuales
120
Tabla de Anlisis de Poltica Remuneracin
122
Tabla de Calculo de la Hora Hombre Promedio Ponderada
123
MATRICES
1
Matriz de Anlisis. Compra de Materiales
72
Matriz de Anlisis. Control de Inventario de Materiales
73
Matriz de Anlisis. Control de Horas Hombre Trabajadas
77
Matriz de Anlisis. Calculo de la Nomina
78
Matriz de Anlisis. Distribucin de los Costos de Mano de
81
Obra
6
Matriz de Anlisis. Determinacin de los Gastos Indirectos
82
de Fabricacin
7
Matriz
de
Anlisis. Contabilizacin
de los Gastos
84
de Produccin en el
85
Indirectos de Fabricacin
8
Matriz de Anlisis. Recepcin

Almacn
Matriz de Anlisis. Despacho
86
10
Matriz de Anlisis. Mermas
88
11
Matriz de Anlisis. Procedimiento de Clculo de Costos de
89
Produccin
12
Matriz de Anlisis. Sistema de Costo
92
INDICE DE GRAFICOS Y FORMATOS

GRAFICOS
1
Pg.
Costos de Produccin y Venta para los meses de Julio y
98
Agosto de 2001
2
Costos de los Materiales para la Lnea de Cerdos para los
99
meses de Julio y Agosto de 2001

3
Costos de los Materiales para la Lnea de Bovinos para los 100

Costos de los Materiales para la Lnea de Aves para los
101

5
Distribucin Porcentual de la Mano de Obra para el 103

perodo Julio- Agosto de 2001
Distribucin Porcentual de los Gastos Indirectos de 104

Fabricacin para el perodo Julio- Agosto de 2001
Estructura Base de Datos
129
Tabla de Estructura de Costo
116
Ticket de Mezcla
134
Control de Horas Extras
136
Orden de Produccin
141
FORMATOS
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema

Hoy en da el manejo eficaz de la informacin dentro de cualquier ente econmico
constituye un factor para el
xito en el mercado competitivo. "La competencia de la era
industrial se est transformando en la competencia de la era de la informacin", Kaplan y

Norton
(1997).
El
proceso
de
especializacin
de
los
procedimientos
de
control
administrativo, mediante los cuales la informacin financiera, impositiva y de costos es

procesada, expresada y analizada en el instante oportuno, le permite a la empresa
aprovechar las oportunidades que brinda el medio econmico.
Los sistemas de control de costos de produccin, al igual que cualquier otro tipo de
sistema de informacin, se disean para satisfacer las necesidades de las empresas. Un
sistema de costos de produccin registra, clasifica, procesa y resume todas las actividades
relacionadas con la produccin. Entre estas actividades, segn Neuner y Deakin (1995) se
encuentran:
los pedidos, la recepcin y uso de materiales para la produccin, los costos de
mano de obra, incluyendo la determinacin de las cuotas de salarios y las
prestaciones laborales, ...el anlisis y la aplicacin de los costos o gastos indirectos
que comprende casi todos los costos de operacin de las instalaciones fabriles.
Para Vega (1999), los cambios ocurridos en el escenario econmico en el que actan
las organizaciones han afectado sus pautas tradicionales de operatividad y gestin. El auge
econmico de la dcada de los aos setenta, donde exista un mercado cautivo y una alta
demanda de bienes y servicios, propici el uso de sistemas de control de costos de
produccin fundamentados en las filosofas de costeo por absorcin o costeo variable. Estos
sistemas utilizaban metodologas de acumulacin por procesos, u rdenes de trabajo con
fines de control y registro, dependiendo de la naturaleza del proceso de manufactura. Las

caractersticas de estos sistemas de costos obedecan al gran peso financiero de los costos
primos (materiales y mano de obra directa) dentro de la estructura de costo del producto, lo
que generaba la necesidad de controlar las horas hombre y la eficiencia en el consumo de
materiales.
En la actualidad, la automatizacin de procesos cambia tal situacin, ya que

intensifica el uso de las mquinas (capital de trabajo), reduciendo el gasto de mano de obra
directa y garantizando un porcentaje mnimo de desperdicios. Los costos indirectos por
mantenimiento, insumos, mano de obra indirecta, entre otros, se incrementan en aquellas
empresas donde se adoptan las tecnologas de la nueva era, y por ende surge la necesidad
administrativa de controlar dichas erogaciones. "El importante aumento de la mecanizacin
e informatizacin de los procesos productivos ha provocado que la mano de obra en
muchas empresas, pase a ser un mero elemento de control o apoyo a los equipos, pasando
as a tener una importancia cuantitativa poco relevante en relacin a los costes totales de la
actividad productiva ", lvarez
de costeo
y otros (1996). De esta manera los sistemas tradicionales
son sustituidos por nuevas tcnicas, entre las cuales se puede mencionar el
costeo basado en actividades (ABC).
Esta evolucin
tecnolgica slo se lleva a cabo en aquellas empresas que tienen
acceso a capitales significativos, producto de la acumulacin por utilidades sostenidas en

aos anteriores o de financiamientos bancarios externos, debido a los altos costos de
inversin de la tecnologa de avanzada. Por tanto la gran mayora de las empresas
clasificadas como medianas o pequeas, hoy en da se enfrentan a las condiciones
perniciosas del mercado con debilidades tecnolgicas y de informacin. Rivas (1998) en su
estudio sobre las
Caractersticas de la Gestin de Costos en las empresas Manufactureras
de Alimentos del Municipio Iribarren del Estado Lara, observ que la orientacin en las
pequeas y medianas empresas,
tena un
enfoque tradicional, en tanto que en las grandes
empresas se daban indicios de la aplicacin de la informacin de costos con fines de

carcter estratgico.
Adems de ello, dichas organizaciones carecen de las caractersticas estructurales y

organizativas necesarias para aplicar las nuevas tcnicas de costeo. As lo afirma, Snchez
(1996) en su investigacin sobre La Calidad Total en la Zona Industrial de Barquisimeto
Estado Lara. En este estudio descriptivo, de la gestin de calidad y
los elementos
que
inciden en el aseguramiento interno de la pequea y mediana industria, determin que estas

organizaciones poseen como debilidades la indefinicin de polticas y objetivos de calidad;
la carencia de estructuras organizacionales y sistemas productivos, tecnolgicos y de
informacin eficientes; as como la insuficiencia de recursos humanos aptos para la
aplicacin de las nuevas tcnicas de costeo.
Ante la necesidad sentida de control de costos y de gestin administrativa en las

medianas y pequeas empresas, existe en el mercado nacional un gran nmero de
programas administrativos para procesar operaciones bancarias, contables, financieras, de
personal y de control, los cuales son adquiridos por las gerencias de las compaas con
fines financieros y fiscales. Ejemplo de ellos son los productos informticos SAINT, ADA,
Valery, Data Pro, Premium Soft, Pro400 Information System.
Las caractersticas
esenciales de estos sistemas computarizados son el desarrollo de un modelo general, que

luego es adaptado a los requerimientos particulares de cada empresa durante la fase de
implantacin, y precios de adquisicin accesibles a pequeos y medianos productores.
Murdick (1990) afirma que en las organizaciones pequeas mucha de la informacin

financiera necesaria para los administradores, es similar a la informacin solicitada por los
usuarios externos, lo que conduce al diseo de sistemas que generan informacin externa,
impidiendo con ello a los gerentes poseer informes internos tiles para la toma de
decisiones. La adaptacin de los sistemas informticos depender del grado de flexibilidad
que posea el diseo. Sin embargo existen actividades o transacciones
que no pueden ser
procesadas en la forma que la especificidad de la empresa lo requiere, debido a la

conformacin presentada por el software.
El proceso de controlar los costos de produccin desde el punto de vista contable, es

un rea administrativa atpica en lo que a automatizacin de procesos se refiere. Porque no
existe un patrn universal de los elementos que componen los bienes y servicios generados
para todas las empresas. El diseo de sistemas automatizados para el control de los costos
de produccin se ha visto limitado
a la creacin de softwares a la medida del cliente, lo
cual involucra costos elevados de adquisicin, que no pueden ser financiados por cualquier
tipo de empresa.
Las grandes empresas, consorcios o corporaciones son los agentes econmicos que
utilizan sistemas automatizados de control de costos de produccin, que en la mayora de
los casos se encuentran integrados al resto de los programas administrativos y contables.
Los sistemas Flexline, Baam y SAP son ejemplos de software de control de gestin
para
grandes empresas, utilizados en el pas.
Mientras las grandes empresas controlan la inversin en la produccin en forma

automatizada, un gran porcentaje de los medianos y pequeos productores, se limitan a
controlar la inversin en la produccin de forma manual y emprica, a pesar de que la
competencia le exija calidad y precios competitivos. Aunque el volumen de informacin de
una mediana o pequea empresa resulta ser menor que el de las grandes compaas, la
determinacin de sus costos deben seguir procedimientos administrativos automatizados.
El sector Agroindustrial esta constituido en noventa y dos por ciento (92%) por
pequeos y medianos productores. De acuerdo con datos publicados por OCEI para el ao
mil novecientos noventa y siete (1997), la categora alimentos, bebidas y tabaco, esta
compuesta en un ochenta y dos por ciento (82%) por pequeos productores, lo que equivale
a dos mil ochocientos veintinueve (2.829) empresas; en un doce por ciento (12%) por
medianas empresas lo que corresponde a cuatrocientos ocho (408) productores y slo el
seis por ciento (6%), representado por ciento ochenta y nueve (183) entes, son grandes
compaas o corporaciones.
Dentro de este universo se encuentra la compaa annima PROALCA, ubicada en la

Zona Industrial III de Barquisimeto. Su objetivo fundamental, segn consta en el registro
de comercio, es la produccin, distribucin, almacenamiento y comercializacin de
productos agrcolas y pecuarios, as como tambin la elaboracin, comercializacin y
distribucin de alimentos concentrados para animales.
Esta empresa posee actualmente un capital suscrito y pagado de cuarenta y un

millones de bolvares (Bs.41.000.000,00), representado en una capacidad instalada de
procesamiento de cincuenta y siete mil seiscientas toneladas (57.600 toneladas mtricas)
por ao, pero que considerando los factores de mantenimiento, prdidas de tiempo laboral,
depresin del mercado, fallas elctricas, entre otros, slo trabaja hoy a un veintin por
ciento (21%) de su capacidad, lo que equivale a una produccin de doce mil toneladas
(12.000 toneladas mtricas) anuales.
Los productos elaborados por la compaa son dirigidos a criadores y distribuidores

nacionales, concentrndose en la captura de los mercados de los estados Lara, Yaracuy,
Portuguesa y Zulia.
La empresa posee tres lneas de produccin: alimentos para cerdos,
alimentos para pollos y alimentos para bovinos.
Los insumos del proceso productivo son: maz, harina de soya, afrecho de trigo,
subproducto de maz, harina de carne, melaza, sales, carbonato de calcio, harina de arroz,
fosfato de calcio, sal y minerales. Las cantidades utilizadas dependen de la formulacin de
cada presentacin a comercializar. Considerando que algunos de los materiales utilizados
en el proceso son de produccin estacional, se hace imperante la necesidad de la
programacin y aseguramiento de la materia prima. En consecuencia el control de los
costos de produccin constituye la herramienta informativa esencial para la definicin de
polticas de comercializacin tendientes a garantizar los niveles de rendimiento.
Por lo antes expuesto y en funcin de que resulta importante para la empresa

PROALCA C.A. disponer de un sistema de costos automatizados, la presente investigacin
tuvo como propsito disear
un sistema automatizado de control de costos adecuado a las
caractersticas productivas, administrativas y de comercializacin
que le permita controlar
los costos de produccin de forma organizada, rpida y sencilla.
Objetivos de la Investigacin
Objetivo General
Elaborar un diagnstico de la situacin administrativa, productiva y de costo de la
empresa PROALCA C.A.
Disear un sistema de control de costos automatizado adecuado a las caractersticas
de la empresa productora de alimentos concentrados para animales PROALCA C.A.
Objetivos Especficos
Analizar los procedimientos administrativos inherentes al control de los materiales
utilizados en la empresa.
Analizar los procedimientos administrativos necesarios para la elaboracin de la
nmina.
Analizar los procedimientos administrativos utilizados por la gerencia para el control
de los gastos indirectos de fabricacin.
Analizar
los
procedimientos
administrativos
relacionados
con
el
control
de
inventario de productos terminados actualmente adoptado por la empresa.

Analizar la metodologa
utilizada por la empresa para determinar el costo de
produccin de cada producto.

Describir el proceso productivo para las tres lneas de productos.
Describir una estructura de costo actual de la empresa.
Determinar el proceso de acumulacin de costos acorde con el proceso productivo.
Determinar los procedimientos administrativos necesarios para la recoleccin de la
informacin requerida por el sistema.
Disear los formularios de recoleccin de la informacin necesaria para el sistema.
Disear la base de datos requerida para la automatizacin del proceso.

Estructurar los mdulos del sistema automatizado de control de costos de produccin.
Justificacin
La funcin principal de un sistema de costos es distribuir la inversin realizada por la

compaa en cada una
de las etapas o actividades de la produccin, para determinar el
valor unitario del bien elaborado o servicio prestado. Esta distribucin puede ser ejecutada
sobre la base de procesos electrnicos de acumulacin de datos. Dicha metodologa ofrece
como ventajas la reduccin del gasto administrativo en la recopilacin de la informacin; el
incremento de los niveles de seguridad, precisin y rapidez en el procesamiento de la
informacin y la facilidad de generar reportes detallados o generalizados en cualquier
momento.
Un sistema computarizado de costos de produccin constituye una herramienta de

control y planificacin gerencial que ofrece la posibilidad de evaluar escenarios actuales y
futuros con la finalidad de aplicar correctivos y preveer cambios.
Los medianos y pequeos productores requieren de mecanismos que establezcan la

relacin existente entre los costos y los mrgenes de utilidad. En un mercado donde los
parmetros para fijacin de los precios de ventas son definidos por las grandes compaas,
la relacin costo-beneficio es vital para el resto de los agentes oferentes. El conocimiento
de la estructura de costos, fundamenta el planteamiento y anlisis de medidas preventivas o
correctivas, que podra aplicar la gerencia, en virtud de las fluctuaciones de las fuerzas del
mercado. Por tal motivo es imprescindible accionar procedimientos rpidos y efectivos que
calculen los costos unitarios de operacin.
En una economa de crisis y mercados restringidos, la inversin en organizacin y

control administrativo no puede influir en forma negativa sobre la capacidad financiera de
los pequeos y medianos productores. Adquirir sistemas integrados de control de costos de
produccin, no slo genera
costos de licencias significativos, sino que acarrea gastos de
asesora y mantenimiento adicionales a los desembolsos iniciales, a la par de que desecha

paquetes administrativos hasta el momento manejados en la organizacin.
El diseo de un
programa que permita utilizar las plataformas informticas de los sistemas administrativos
accesibles del mercado brindara a las pequeas y medianas organizaciones la posibilidad
de conocer sus costos de produccin, aprovechando al mximo los recursos financieros,
humanos y tcnicos instalados en las empresas.
La elaboracin del diseo de un sistema automatizado para el control de los costos de

produccin, acorde con las caractersticas y necesidades bsicas de la mediana empresa, es
una investigacin claramente justificada por el esquema anteriormente presentado. La
creacin del fundamento conceptual y lgico del sistema, es un estudio que fusiona
conocimientos contables e informticos que estructuran un software de aplicacin capaz de
satisfacer la demanda administrativa de la mediana empresa.
Alcances y Limitaciones.
Desde el punto de vista de una gestin de proyecto, el diseo del software se realiza
en dos fases. La primera de ellas, comprende el diseo preliminar o externo del programa.
En esta fase se definen los requerimientos de informacin, los formatos de los reportes a
emitir, las caractersticas funcionales y la estructura general del producto (programa). El
diseo externo se preocupa del refinamiento de los requisitos anteriores, as como la
definicin estructural del sistema.
En la segunda fase, se concibe el diseo de detalle, diseo arquitectnico o diseo

interno, que consiste en definir la estructura de datos interna, los detalles de procesamiento,
las representaciones algortmicas, y todo lo relacionado con el proceso de programacin. La
investigacin estuvo orientada a elaborar el diseo externo de un sistema de control costos
automatizado para la empresa productora de alimentos concentrados para animales
PROALCA C.A. Este comprende objetivos, descripcin, alcance y las funciones del
sistema planteado.
El proceso de diseo se apoy en los resultados del diagnostico de la situacin

administrativa, productiva y de costo de la empresa. Este diagnstico comprendi una
revisin exhaustiva de los actuales procesos administrativos, con su correspondiente
anlisis, de forma tal que pudieron definirse mejoras que garanticen la eficiencia y eficacia
de los mismos. Posteriormente se procedi a describir el proceso productivo, para
identificar los elementos del costo de cada uno de los productos, informacin en la cual se
fundamentar el diseo de la estructura de costo.
Los
requerimientos
mnimos
de
informacin
obtuvieron mediante los procedimientos administrativos

disearon.
La
definicin
de
estos
requisitos
tuvo
procesables
por
el
sistema,
se
y formularios idneos que se

como
objetivo
especificar
los
requerimientos externos, funcionales y de desempeo del sistema.
El diseo interno del sistema automatizado abarco slo la fase preliminar, que incluye
la determinacin de la estructura de costo, la metodologa, los mdulos, las base de datos y
los procedimientos administrativos y formularios de captura de la informacin. Esta
estructura conceptual a futuro puede ser concluida por un profesional de la informtica, que
mediante la programacin en el lenguaje apropiado cree un software de aplicacin.
El
sistema
automatizado
permite
tomar
informacin
financiera
de
paquetes
administrativos comercializados en el mercado y procesar la informacin necesaria de

costos para brindar el costo unitario por tipo de producto definidos por la empresa, sin
necesidad de realizar una inversin financiera significativa en un sistema administrativo
integrado.
CAPITULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes de la Investigacin
La globalizacin, el incremento de la competencia, la selectividad
de la demanda, el
incremento de los niveles de calidad en la produccin, adems de la notable crisis

econmica que atraviesa el pas, constituyen factores determinantes en la creciente
necesidad de controles productivos, financieros y administrativos que hoy da impera en la
gran mayora de las empresas venezolanas.
La necesidad de controlar los costos de produccin en PROALCA C.A., es una

inquietud que no slo ha surgido de las presiones del mercado y las vivencias del control
administrativo, sino que tambin ha sido reseada en la investigacin de Escobar y otros
(1998) durante el desarrollo de una
Propuesta para mejorar la Calidad y Productividad de
esta organizacin. La propuesta se fundamento en un estudio de campo descriptivo, donde

se determin que los sistemas blandos o gerenciales (sistemas de controles administrativos,
financieros, entre otros) no generaban la informacin necesaria para la gerencia.
El diseo de un sistema de informacin tiene como finalidad la construccin de un

modelo. El proceso por el cual se desarrolla el modelo combina intuicin, experiencias en
la construccin de entidades similares, principios tericos y un conjunto de criterios que
faciliten el discernimiento sobre la calidad y fluidez de los procedimientos analizados,
Pressman (1992). Este proceso se evidencia en el gran nmero de investigaciones contables
dirigidas a definir modelos de costos aplicables a las industrias manufactureras y de
servicios.
En este sentido, Mora (1997) propuso un diseo de un Sistema de Contabilidad de

Costos para la empresa Industrias Lcteas la Fe, C.A., en el cual contemplo el desarrollo de
modelos, normas y procedimientos adecuados, para recoger, registrar y reportar los datos
de costos de produccin necesarios para la toma de decisiones. Estos modelos se realizaron

considerando
las
caractersticas
determinadas
por
el
investigador
durante
la
fase
diagnstico y las polticas administrativas de la organizacin.
Dentro del mismo enfoque metodolgico, un ao despus Romero (1998)
llev a
cabo un Diseo de una Metodologa de Acumulacin de Costos para las Plantas de

Refinera Cardn, del Complejo Refinador Paraguan, PDVSA, Manufactura y
La
Mercadeo.
investigacin tuvo como objetivos el diseo de una metodologa de acumulacin de
costos para las Plantas de la Refinera Cardn Amuay, del Complejo Refinador Paraguan.
Este estudio parti de un anlisis de la situacin administrativa actual de las Plantas con la
respectiva descripcin del proceso productivo, sobre el cual se logr identificar el sistema
de acumulacin de costos por procesos, como el ms acorde para el proceso productivo de
la empresa. La metodologa de costeo sigui los parmetros generales dictaminados por la
gerencia administrativa general de Petrleos de Venezuela, y constituy una plataforma
para la implementacin del sistema gerencial SAP. La investigacin planteo una
metodologa de costeo automatizada, para la cual utiliz como herramienta de desarrollo
del programa, el Microsoft Access.
Al respecto, es necesario sealar que el diseo

planteado en esta investigacin, seguir
del sistema automatizado de datos
el patrn metodolgico anteriormente descrito y
pretende concluir en un diseo conceptual para la generacin de una herramienta

informtica que permita a la mediana empresa, representado en el caso particular que se
analiza, por PROALCA, determinar sus costos de produccin.
Bases Tericas
1. Contabilidad de Costos
En una sociedad tecnolgica la rapidez de los procesos obliga a los niveles
gerenciales a estar preparados e informados para aprovechar cualquier cambio del medio,
de lo contrario, el precio de una decisin errada puede ser fatal para la organizacin. Para
Sez y otros (1993) las empresas piden hoy ms que nunca que los sistemas contables sean
capaces de suministrar informacin adecuada para abordar cuestiones nuevas y diversas.
La actividad productiva de cualquier empresa lleva consigo la aplicacin de unos

medios productivos que permitan la obtencin de unos bienes y servicios a travs de un
proceso adecuado, Sez y otros (op.cit). Los costos son aquellas erogaciones monetarias
que realiza cualquier ente econmico para adquirir esos medios productivos. El proceso de
produccin involucra una transformacin en la que se le agrega a los materiales
incorporados un valor adicional, necesario de cuantificar y valorar.
En virtud de esta
necesidad, existe dentro de la teora contable una rama encargada de recoger, registrar y
reportar la informacin financiera relacionada con los procesos productivos de las
empresas, llamada Contabilidad de Costos.
La creciente complejidad de los procesos productivos junto a la ya descrita necesidad

de informacin, han llevado a muchos autores del rea, entre ellos a Horngren (1996) a
definir la Contabilidad de Costos. Este conocedor de la materia, define a la Contabilidad de
Costos como el suprasistema contable que comprende a la contabilidad administrativa, a la
vez que cumple funciones de valoracin de inventarios.
A este respecto Sez y otros (op.cit) son muchos ms especficos debido a que
expresan dos definiciones de la Contabilidad de Costos considerando dos puntos de vistas,
el financiero y el de gestin. La Contabilidad de Costos enmarcada en el mbito financiero,
es un sistema de informacin, que permite la valoracin de los bienes y servicios derivados
la actividad productiva, cumpliendo con ello con los principios
contables generalmente
aceptados. Mientras que la Contabilidad de Costos desde el punto de vista de gestin, es un

sistema de informacin acerca de la actividad productiva de la empresa, que genera
informacin relevante y oportuna para la planeacin de las actividades.
Es pues el trmino Administracin de Costos el fin ltimo de la Contabilidad de

Costos moderna, cuyo significado es el conjunto de actividades que cumplen los gerentes
para elaborar productos que satisfagan el mercado a la par que valora, reduce y controla los
insumos sacrificados en la fabricacin.
Este nuevo enfoque administrativo es reafirmado
por Hansen y Mowen (1996) al expresar que:

Los administradores deben ser capaces de determinar los costos de largo y corto
plazo de las actividades y procesos, as como los costos de bienes y servicios. Los costos de
las actividades y procesos no aparecen en los estados financieros; pero se usan para la
planeacin, el control y toma de decisiones.
Con base en lo anterior y tomando como referencia el anlisis presentado por

Hargadon y Mnera (1995) se puede determinar claramente los objetivos de la
Contabilidad de Costos:
Registrar las actividades relacionadas con la produccin.
Definir sistemas de asignacin y distribucin de insumos consumidos durante la

fabricacin de bienes o la prestacin de servicios.
Generar reportes rutinarios de costos de operaciones con la finalidad de planear,

controlar y evaluar el consumo de insumos y la efectividad del proceso
productivo.
Generar informes no rutinarios necesarios para la toma de decisiones estratgicas

a corto, mediano o largo plazo.
Generar
informes
financieros
internos
para
comparar
las
planificaciones
elaboradas con los resultados obtenidos.
2. Teora de Sistemas
Teniendo en cuenta que la informacin de costos es el producto de un sistema de
informacin requerido por la administracin de cualquier organizacin, se considera
preciso sealar algunos conceptos bsicos de la Teora de Sistemas, que resaltan la

importancia de la Contabilidad de Costos.
Para Kast y Rosenzweig (1997) la teora de sistemas ofrece un nuevo paradigma para
el estudio de las organizaciones sociales y su administracin. Un sistema es un todo
organizado y unitario, compuesto de dos o ms partes, que trabajan en forma coordinada y
dependiente para generar beneficios mayores a los que se obtendran en el funcionamiento
de cada uno de los componentes por separado. Cada sistema esta inserto a su vez en un
macro sistema conocido como ambiente del cual toma los insumos necesarios para su
desenvolvimiento y entrega los resultados de sus procesos internos.
Los autores anteriores sostienen que una organizacin es pues un subsistema inserto
en su medio orientado a la consecucin de sus objetivos que posee internamente los
siguientes subsistemas:
Subsistema
tcnico:
que
agrupan
las
tcnicas
conocimientos,
equipos
instalaciones.
Subsistema estructural: donde se refleja el trabajo en conjunto de los individuos
Subsistema psicosocial: presente por al interrelaciona social de individuos
Subsistema administrativo: encargado de planificar y controlar el esfuerzo global.

Por su parte, el subsistema administrativo juega un papel central en la determinacin
de objetivos, planeacin, diseo de la organizacin control de actividades, para ello

requiere procesos administrativos efectivos y rpidos que sirvan de apoyo a la toma de
decisiones. La Contabilidad de Costos constituye pues un sistema de apoyo para los
administradores de organizaciones ya que facilita el procesamiento de los datos y la
integracin de la informacin, necesaria en el proceso de toma de decisiones.
Dependiendo de los objetivos de la organizacin, el subsistema administrativo

planear la adquisicin de insumos, que se estructuran en procesos de transformacin y
generarn las salidas o productos. Por ejemplo, en una industria procesadora de alimentos,
se requerirn: materiales para la produccin, personal para que cumpla con las actividades
de produccin, estructura organizativa que divida funciones y coordine las actividades,

tcnicas y equipos de transformacin, programas administrativos, entre los cules se puede
mencionar el sistema de costos, para controlar la inversin de los recursos, todo ello
articulado en un sistema productivo que cree las diferentes modalidades de alimentos que
desea la empresa comercializar.
3. Sistemas de Produccin
La produccin involucra un proceso de transformacin de un bien o la generacin de

servicios. As lo afirman Chase y Aquilano (1994) cuando expresan: un sistema de
produccin es un conjunto de componentes cuya funcin es convertir insumos en un
producto deseado, por medio de un proceso de transformacin.
Como todo sistema el proceso productivo posee entradas o insumos, un proceso de

transformacin, salidas o productos. Los componentes que plantea la definicin de Chase y
Aquilano, son las entradas del sistema y estn limitados por el medio. Estos pueden abarcar
desde tecnologa blanda o dura,
pasando por el personal, hasta
servicios pblicos y
normativas gubernamentales.
Durante el proceso de transformacin en las empresas manufactureras se generan dos

tipos de flujos. Un flujo de materiales y un flujo de informacin. El primero comprende el
conjunto de cambios fsicos y qumicos que sufren los insumos para originar el producto y
el segundo refleja el status de los cambios ocurridos. Todos los sistemas de costo se
instrumentan sobre el flujo informativo para controlar y supervisar la creacin de los bienes
o servicios.
Las salidas son los productos de la transformacin de bienes y los servicios post venta
que puedan brindar la compaa a sus clientes. La singularidad de estos bienes o servicios y
la capacidad tcnica de procesamiento,
determinan generalmente la metodologa de
acumulacin de costos a aplicar, costos por proceso o por rdenes de produccin.
Aquellas empresas donde sus procesos industriales generen una produccin masiva
homognea, donde la produccin de una unidad es idntica a otra utilizarn la metodologa
de costeo por procesos. Por el contrario en aquellas compaas donde se elabora una gran
variedad de productos nicos y claramente diferenciados, ya que se trabaja por pedidos o
siguiendo las caractersticas de cada cliente, utilizarn la metodologa por rdenes de
produccin, Hansen y Mowen (op.cit).
Pero los sistemas de produccin no slo generan productos, sino tambin

informacin, dando se lugar a un mecanismo de retroalimentacin, de acuerdo a la
definicin de Velsquez (1976), tiene como funcin comparar los informes de lo que se
esta produciendo, con el criterio preestablecido, con la finalidad de tomar acciones
correctivas, siempre que se amerite. Uno de los principales sistemas generadores de
informes son los sistemas de costos de produccin.
4. Sistemas de Costos
El estudio de los costos, sus elementos y procedimientos fundamentan el marco
conceptual que se utilizar para evaluar los sistemas administrativos actuales de
PROALCA C.A. durante la fase diagnstica de la investigacin, adems de cimentar la
base procedimental del modelo de costos
produccin viable que se pretende disear. Por
tal motivo a continuacin se procede a resumir la teora contable y administrativa

relacionada con los sistemas de costos de produccin.
Las normas y procedimientos contables utilizados por la contabilidad para asignar los
costos de produccin a los bienes y servicios, se les denomina sistemas de costos.
Para
Hansen y Mowen (op.cit) un buen sistema de costos debe ser flexible y confiable, al tiempo
que satisfaga las necesidades de acumulacin, medicin y distribucin de costos.
Adems
agregan estos autores que la acumulacin de costos es el reconocimiento y registro de los

costos; la medicin de costos es la determinacin monetaria de los insumos usados durante
la produccin y la distribucin de costos consiste en la asignacin de los costos a las

unidades fabricadas.
Estas tres funciones estn interrelacionadas y debe ser ejecutadas
siguiendo el orden presentado a continuacin.
4.1. Acumulacin de Costos

Tradicionalmente se haban definido solo dos metodologas para acumular los costos
de produccin, por rdenes de trabajo y por procesos. Sin embargo, las nuevas corrientes
administrativas dentro del enfoque de la contabilidad de costos dieron origen a una tercera
forma, la acumulacin de costos por actividades.
Para finales de la dcada de los aos ochenta fue concebido el sistema de

acumulacin de costos basado en actividades. Sus creadores Roberth Kaplan y Robin
Cooper (1989), al estudiar diferentes tipos de organizaciones, concluyeron que el consumo
de los recursos no los realizaban los productos elaborados, sino las actividades que se
desarrollaban para crearlos.
Aunque la aplicacin del mtodo ABC originalmente se restringi a los costos

indirectos de produccin, su desarrollo y refinamiento, segn algunos autores, lo han
elevado a la categora de metodologa de asignacin, dndose paso a una discusin ardua
entre los conocedores. Un detractor de esta posicin es Horngren (op.cit) al resear en su
obra lo siguiente:
"el costo basado en actividades no es un sistema alternativo de costeo al costo por
rdenes o por procesos. Al contrario el costo basado en actividades es un enfoque que
permite desarrollar las cantidades de costos utilizadas en los sistemas de costeo por
rdenes o costeo por procesos. La caractersticas distintiva del CBA (ABC) es su
enfoque en las actividades como los objetos fundamentales de costos".
Por el contrario, lvarez y otros (op.cit.) opinan que:
"el sistema ABC constituye, por lo tanto, un sistema en cierto modo perpendicular a
los sistemas tradicionales, y surge de la filosofa inherente a la gestin de las
actividades, en lugar de la gestin de los costes, que es la orientacin adoptada por
los sistemas
contables
convencionales.
Esta
afirmacin,
en
absoluto
pretende
invalidar los sistemas de costos convencionales, sino que pretende mostrar que los
sistemas basados en actividades incrementan de forma significativa la fiabilidad de la
informacin".
Esta nueva
tcnica o metodologa de acumulacin de costos
genera informacin
administrativa ms til, ya que permite evaluar desempeos operativos, a travs de la

fijacin de parmetros, dando lugar a un mejoramiento continuo, sin embargo, requiere de
una inversin de recursos humanos y de equipos que en el caso de pequeas y medianas
empresas no se justifica, ya que el valor de la informacin es mucho menor al costos de su
obtencin.
Las metodologas tradicionales difieren en el tratamiento dado a las unidades de

costeo y en la modalidad de produccin a la que es aplicable. La acumulacin de costos por
procesos se caracteriza en que las unidades de costos utilizadas son cada uno de los
procesos (si se quiere departamentos) por la que debe pasar la materia prima antes de
convertirse en producto. El costo unitario se calcula dividiendo los costos asignados a cada
etapa o subproceso entre la produccin generada en el mismo, teniendo en cuenta que el
material transformado en la etapa anterior es un insumo directo para la siguiente etapa. El
costo total unitario es entonces, la suma de todos los costos unitarios de cada etapa.
Los sistemas de produccin que se adaptan a este patrn de clculo, son aquellos
donde se elaboran productos en serie, es decir, donde la produccin presente caractersticas
homogneas. Las industrias alimenticias, del calzado, textiles son ejemplos fieles de la
aplicacin de este mtodo de asignacin de costos.
No obstante, el costeo por rdenes de produccin, tiene como unidad de costo un

grupo o lote de productos con caractersticas iguales. El registro de los costos se realiza en
una orden de produccin a la par que se elabora el producto, por lo que el clculo del costo
unitario se remite a la divisin del total de costos reflejados en la orden entre el nmero de
unidades fabricadas.
Esta metodologa de costo es aplicable en procesos productivos donde los lotes de

produccin estn claramente definidos, de forma tal que puedan ser catalogados como
individuales. Son ejemplos de estas las empresas de: servicios, imprentas, metalmecnicas,
atelieres, los fabricantes de barcos, aviones, entre otras.
A pesar de que las caractersticas del producto y la capacidad de procesamiento

tcnico instalado definen la metodologa de costos a aplicar, existen casos en que las
condiciones del mercado afectan los sistemas de produccin. Es por ello que algunas
empresas frente a la falta de un mercado cautivo,
manejan sus equipos de produccin
continua bajo de un esquema de lote, incrementando sus costos por mantenimiento y puesta
a tono de los equipos despus de cada lote producido.
Teniendo en cuenta que la situacin anterior fue la reflejada en el diagnstico

practicado a la empresa PROALCA C.A., se consider que la metodologa de acumulacin
de costos por rdenes de trabajo debera fundamentar el diseo del sistema automatizado de
control de costos de produccin propuesto.
4.2. Medicin de los Costos

La medicin de los costos se refiere a su clasificacin; consiste en determinar las
cantidades en dinero de materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos
utilizados en la fabricacin, Hansen y Mowen (op.cit). Pero estas cantidades pueden ser
reales o estimadas lo que origina dos formas de medir los costos unitarios de produccin.
De modo que, si se considera la base de tiempo utilizada para calcular los costos
unitarios, existen dos tipos de sistemas: costos histricos o reales y costos con base
predeterminada. Neuner y Deakin
(op.cit) definen ambos sistemas diciendo: " en un
sistema histrico, los costos se van acumulando segn suceden. En un sistema

predeterminado...; los costos se determinan adelantndose a la produccin".
Dentro de estos costos predeterminados, existe una divisin, establecida segn la

forma de estimacin empleada. La primera modalidad son los costos estimados estndar,
los cuales para Hargadon y Munera (op.cit), "son costos estimados cientficamente
elaborados con base en estudios de ingeniera y por tanto costos predeterminados que dan
el patrn o modelo de lo que los costos deben ser si las operaciones se efectan
eficientemente".
Por lo contrario, los costos estimados predeterminados, que constituyen la segunda

modalidad, son costos definidos en base a la experiencia y estimaciones razonables sobre el
uso de los recursos, hechas por lo administradores o encargados del rea. Hargadon y
Munera (op.cit) opinan que "los costos estimados son, a veces, la etapa inicial para la
implantacin de un sistema con base estndar".
La ventaja de utilizar sistemas de costos predeterminados o estndares para Neuner y

Deakin (op.cit) se refleja en la posibilidad de analizar las variaciones obtenidas entre los
costos presupuestados y los costos reales, con el fin de ajustar planes operativos y
maximizar la eficiencia.
4.3. Distribucin de los Costos
Una vez acumulados los costos de acuerdo a la modalidad de la produccin, y

determinados los insumos consumidos desde el punto de vista financiero, es preciso asignar
los costos a los bienes o servicios elaborados. Cada uno de los sistemas anteriores pueden
funcionar aplicando una de las dos teoras de distribucin de costo: la del costeo variable o
costeo directo y la del costeo por absorcin o del costo total. Estas se basan en el
comportamiento de los costos frente al volumen de produccin.
La teora del costo variable o costeo directo considera comportamiento de los costos
en relacin al volumen de produccin, por lo cual divide
a los costos de produccin en
variables y fijos, asignando a los productos solo los primeros, ya que no existe una relacin
directa de causalidad entre los costos fijos y la produccin. Al respecto Torrencilla y otros
(1993) definen al sistema de costeo variable o directo como aquel sistema que incorpora al
producto aquellos costes que pueden afectrsele directamente (materia prima y mano de
obra), as como cualquier otro coste que, sin ningn tipo de ambigedad, pueda ser
asignado al producto. Por tal motivo, segn este enfoque, los costos indirectos fijos, debido
a su caracterstica ambigua, forman parte de los gastos del perodo y no deben ser
capitalizados en los inventarios.
Esta teora de costeo encuentra sus fundamentos econmicos en aquellas industrias

que tienen un nivel de produccin mayor al demandado por el mercado local cautivo, pero
cuyas ventas garantizan el retorno total (fija y variable) de la inversin.
Tal situacin
permite incursionar en nuevos mercados colocando la produccin ociosa con un costo

inferior.
Mientras que la teora de costeo variable asigna a los productos solo los costos
variables, la teora del costeo total o por absorcin de acuerdo con Neuner y Deakin (op.cit)
acumula los elementos del costo y los asigna a todos los productos fabricados, haciendo
caso omiso del comportamiento de los costos.
La razn econmica de esta concepcin es que todas las actividades productivas
deben generar suficientes recursos para cubrir todas las erogaciones realizadas durante la
fabricacin de los productos. La eficiencia productiva se alcanzara cuando con la capacidad

instalada de produccin, reflejada en los costos fijos, se elaboren el nmero de unidades
mximas permitidas.
Esta teora tradicional de costo justifica el funcionamiento de una
empresa dentro de un mercado no cautivo donde la colocacin de sus productos tiene un

costo mayor para garantizar la operatividad de la misma.
5. Elementos del Costo
Durante este proceso de transformacin productivo se incurren en una serie de costos

directos e indirectos, que deben ser asignados a los objetos de costo (actividades o
productos) de forma razonable y equitativa.
5.1. Costos Directos
Los costos directos de produccin son aquellas erogaciones incorporadas en lo bienes

producidos o indispensables cuyo seguimiento econmico es factible, Neuner y Deakin
(op.cit). Esta clasificacin agrupa los costos de materiales y mano de obra directa.
Los materiales directos son aquellos insumos que pasan a convertirse en parte
principal del producto. Existen otro tipo de materiales que a pesar de que son consumidos
durante la elaboracin del bien, no forman parte integral de ste o presentan un costo tan
nfimo en relacin al costo total de la produccin que no amerita control alguno. Este tipo
de materiales, Neuner y Deakin (op.cit) los clasifican como indirectos.
De acuerdo con la informacin suministrada por el trabajo de investigacin de

Escobar y otros (op.cit), en la produccin de alimentos concentrados para animales los
materiales directos a su vez se clasifican en materiales macros y materiales micros. Entre
los ingredientes macros de las frmulas se pueden mencionar la harina de arroz, harina de
soya, carbonato de calcio, sal roja, maz amarillo, tercerilla, afrecillo, sorgo,
grasa, melaza
y aceite vegetal. Entre los ingredientes micros se encuentran las premezclas de cerdo
preiniciador, cerdo iniciador, cerdo crecimiento, cerda reproductora, lisina, methionina,

pollita 5 vr, nuflor, postura, furazolidona, lincospetin, fosfato, aureo fac, neumiward y
oxitetraciclina.
Otro elemento de produccin es la mano de obra, la cual agrupa el total de

remuneraciones percibidas por los trabajadores que intervienen de alguna manera en el
proceso productivo. Dependiendo del sistema de acumulacin de costos utilizado, los
autores clasifican la mano de obra en directa o indirecta.
La mano de obra directa esta representada por los trabajadores que manualmente o
custodiando procesos automatizados transforman la materia prima en productos acabados.
Mientras que aquellos trabajadores que sirven de apoyo o supervisan el proceso de
produccin constituyen la mano de obra indirecta.
Al igual que los materiales indirectos, los costos de la mano de obra indirecta son
convencionalmente incluidos dentro de los costos indirectos de fabricacin. Para Horngren
(op.cit) la clasificacin de mano de obra como costo directo es un concepto que vara segn
la tecnologa implantada en la fbrica o empresa. En investigaciones realizadas por
W Turk citada en la obra de Horngren (op.cit), la mano de obra puede incluirse dentro de
los costos indirectos de fabricacin cuando representa un costo menor al esfuerzo
administrativo que implica su control.
Por otro lado, existen diferentes posiciones sobre que remuneraciones deberan
formar parte del costo de la mano de obra y que beneficios o asignaciones de la mano de
obra directa deberan ser incorporados dentro de los gastos indirectos de fabricacin.
Hargadon y Munera (op.cit) sostienen que el costo de la mano de obra debe " incluir
el salario bsico ms el costos de las prestaciones sociales correspondientes al tiempo en
labores productivas", excluyendo as los costos de horas extras, tiempo no productivo,
bonificaciones, vacaciones y las contribuciones sociales (Seguro Social, Ince, Ley Poltica
Habitacional) que dispone la ley. Segn este autor
estas ltimas erogaciones forman parte
de los costos indirectos.
En oposicin, Neuner y Deakin (op.cit) expresan: "los argumentos a favor del cargo a
la mano de obra directa (de las horas extras, beneficios laborables y contribuciones
sociales) se basan en la suposicin de que stos son los costos de tener empleados
trabajando para la compaa y por tanto reflejan los costos de produccin para un artculo
en particular".
Prez (1999) en su Propuesta de Metodologa para Estimar los Costos de Mano de

Obra en la empresa ACEROBAR C.A., considera que el costo de la mano de obra lleva
implcito las obligaciones laborales (estipuladas por la Ley Orgnica del Trabajo), los
beneficios contractuales (definidos en la contratacin colectiva), las obligaciones sociales
(Seguro Social, Ince, Ley Poltica Habitacional) y todas aquellas erogaciones inherentes a
los puestos de trabajo (uniformes, evaluaciones mdicas peridicas) que tienen como
finalidad garantizar la integridad fsica y psicolgica del trabajador. Esta autora expresa la
necesidad de calcular el salario integral para cada puesto de trabajo, el cual debe contener
adems del salario base, la incidencia econmica de los beneficios
laborables
mencionados, definida a partir de la razn entre el total de das pagados y el total de das
trabajados. Para calcular el nmero total de das pagados, es preciso realizar un anlisis de
todos los beneficios laborales
y de la poltica de remuneracin salarial que posee la
empresa por grupos homogneos de trabajadores o por puestos de trabajo.
Sin embargo, todos los autores antes mencionados coinciden en que la asignacin de
estas erogaciones dentro de los costos directos depender de las polticas administrativas
adoptadas por la gerencia.
5.2. Costos Indirectos
Para poder transformar la materia prima en un producto terminado debe incurrirse en

ciertas erogaciones, como por ejemplo, pagar el alquiler de la fbrica, pagar el consumo de
electricidad, pagar el salario de las personas de supervisin y limpieza, comprar
combustibles y lubricantes, entre otras. Todos estos gastos no estn relacionados
directamente con la fabricacin del producto pero son fundamentales para llevar el proceso
manufacturero o de prestacin del servicio, adems de que mantienen la capacidad
operativa de las instalaciones, a todo este conjunto de erogaciones se les conoce como
costos indirectos de fabricacin. A continuacin se presentan algunas definiciones de
costos indirectos de fabricacin:
Polimeni y otros (1997) expresan que " los costos indirectos de fabricacin es el
elemento de costo utilizado para acumular los materiales indirectos, mano de obra indirecta
y todos los otros costos indirectos de manufactura (excluyendo los gastos de venta y
generales porque son costos no relacionados con la manufactura)....". Por su parte Neuner y
Deakin (op.cit) sealan que "son los costos no directos de la fbrica, que no pueden ser
atribuidos a unidades de produccin especfica o en algunos casos a departamentos o
proceso especfico".
As mismo, Horngren (op.cit), define que " los costos indirectos de fabricacin son
todos los costos de fabricacin diferentes al material directo y a la mano de obra directa,
que estn asociados al proceso de fabricacin". Para Backer y Ramrez (1990) constituyen
" los costos que intervienen en la transformacin de los productos, con excepcin de la
materia prima y la mano de obra directa..."
De las anteriores definiciones se puede resaltar que el tercer elemento del costo es
conceptualizado por los diversos autores consultados, considerando que comprenden todas
aquellas erogaciones que se incurren en el proceso productivo y que son distintas a la mano
de obra directa y los materiales directos, pero que son indispensables en proceso de
fabricacin y en el mantenimiento de las condiciones operativas. Este elemento se clasifica
entonces en: materiales indirectos, mano de obra indirecta y los otros gastos de fabricacin
entre los cuales se pueden citar: la depreciacin, los seguros, los alquileres, el consumo
elctrico, el agua y las reparaciones ordinarias.
De acuerdo a su comportamiento, los costos indirectos de produccin se dividen en

tres categoras:
Costos indirectos variables: son aquellos cuya magnitud cambia en razn directa
del volumen de las operaciones realizadas en tanto que el costo unitario
permanece constante.
Costos indirectos fijos: son aquellos que permanecen constante en su magnitud,

independientemente de los cambios en los niveles de actividades de la empresa,
ejemplo el alquiler de la fbrica, sueldos de directivos, etc.
Costos indirectos mixtos: son costos que por su naturaleza son fijos y variables al
mismo tiempo. Los costos indirectos de fabricacin pueden ser separados en su
cuota fija y variables para propsitos de presupuestos y control.
5.3. Caractersticas de la Informacin de Costos

Al analizar la informacin de costo, como un producto de un sistema de informacin,
es conveniente establecer la diferencia entre la definicin de dato y la conceptualizacin de
informacin. Muchos gerentes piensan que un conjunto de datos es un tipo de informacin,
sin considerar la importancia y organizacin de ese conjunto de datos para el usuario. La
informacin es un conjunto de signos que impulsan a la accin, Murdick (1990), por lo que
su relevancia y organizacin juega un papel trascendental.
No obstante, los datos son estmulos o signos que por s solos carecen de importancia
para el agente preceptor en un momento dado, Scott (1990). Al analizar ambas definiciones
puede observarse que el concepto de informacin incluye la definicin de datos pero ambos
no son equivalentes. La informacin esta conformada por datos relevantes y necesarios que,
en el mbito administrativo, se usa en el control de las operaciones.
La informacin de costos producida por el sistema de informacin administrativo de

costos debe ser til y benfica como un todo. Para que un sistema de contabilidad de costos
cumpla dichas caractersticas, es imprescindible que la informacin reflejada en los reportes
posea una serie de caractersticas, entre las cuales se tienen:
Relevante: los informes internos pueden ser diseados de acuerdo con el estilo
administrativo que dirija la organizacin, pero siempre deben tomar en cuenta la
pertinencia de la data en relacin al proceso productivo.
Verificable: para que la informacin pueda ser fcilmente entendida por auditores
o personas que no manipulan la informacin cotidianamente.
Objetiva: los sistemas de acumulacin deben estar acorde con la realidad del
proceso productivo.
Libre de perjuicios: para lo cual deben definirse normas de presentacin que

garanticen la objetividad de la informacin presentada.
Econmica: se debe analizar la viabilidad de la obtencin de la informacin

contra el beneficio que generara conocerla, debido a que una inversin mayor al
beneficio no justificara la creacin de procedimiento alguno.
El valor de esta
informacin para la empresa, esta directamente relacionado con el
proceso de toma de decisiones en la consecucin de

siendo el flujo informativo
objetivos y metas organizacionales,
el mecanismo que interacciona y cohesiona sus partes. De ah
que, los sistemas de costo sean
componentes del subsistema administrativo de cualquier
organizacin (de acuerdo con la teora de sistemas) y tienen como finalidad capturar,
almacenar, recuperar y transformar los datos obtenidos del medio, con el objeto de filtrar,
organizar y seleccionar la informacin que requieren los directivos y operarios en relacin a
la produccin.
6. Sistemas de Informacin
El sistema de contabilidad histrico, es uno de los tipos de sistemas de informacin
ms antiguos y divulgados en el mundo. Hansen y Mowen (op.cit) definen los sistemas de
informacin contable como aquellos sistemas que consisten en partes manuales y

computarizadas
resumen, anlisis
interrelacionadas,
que
utilizan
procesos
como
recoleccin,
registro,
y administracin de datos, a fin de dar informacin como un producto
para los usuarios.
La formulacin de la teora contable que impulso los sistemas contables, junto con las
modernas teoras de la administracin y la introduccin de los computadores, fueron las
que
dieron origen al enfoque moderno de sistemas administrativos, Murdick (op.cit). Este
autor define a los sistemas administrativos como el conjunto de subsistemas de informacin

que estn racionalmente integrados y que transforman los datos en informacin en una
variedad de formas para mejorar la productividad, conforme a los estilos, caractersticas
criterios de calidad de los administradores. Los sistemas de costos constituyen uno de los
subsistemas de informacin administrativos que generan productos para usuarios internos
(informacin) consumiendo para ello insumos internos (personal, equipos y controles)
externos (datos).
6.1. Clasificacin de los sistemas de informacin administrativos

Diversidad de autores han realizado estudios sobre los proceso de informacin en las
empresas. La gran mayora han coincidido en que el principal criterio de clasificacin es el
tipo de informacin que brindan al usuario. Para Scott (op.cit) los sistemas administrativos
se clasifican en: sistemas administrativos o gerenciales; sistemas funcionales o de procesos;
y sistemas transaccionales.
La misma clasificacin funcional, pero con diferentes denominaciones, es utilizada

por Murdick (op.cit). Para l los sistemas se clasifican en tres grandes grupos: sistemas
gerenciales o de inteligencia; sistemas de apoyo para la toma de decisiones, cuyo
equivalente en la clasificacin anterior serian los sistemas funcionales; y los sistemas
transaccionales o de operaciones.
Los sistemas de informacin de inteligencia son aquellos que renen informacin

externa a la organizacin con datos internos, con la finalidad de facilitar el proceso de
planeacin. A nivel industrial estos sistemas son generalmente utilizados para realizar
anlisis de mercados, de productos, de calidad y proyecciones financieras. Estos sistemas
son casi independientes de los otros subsistemas informativos, debido a que solo utilizan la
base de datos de los sistemas de apoyo y de transacciones, sin suministrar informacin
alguna que pueda ser aprovechada por los otros subsistemas.
En lo que respecta
a los sistemas administrativos de apoyo, segn Scott (op.cit) y
Murdick (op.cit), son sistemas de informacin desarrollados para una tarea clave
administrativa. Estos al igual que todos los sistemas administrativos, estn compuestos por
un conjunto de normas, procedimientos, recursos informticos y personal especializado en
la tarea o actividad a controlar. Dicha modalidad de sistema de informacin surgi en los
aos setenta y la gran mayora se dedican al control de actividades cruzadas. Una actividad
cruzada es aquella actividad que para su ejecucin
requiere de informacin de distintas
reas funcionales de la organizacin.
El control de los costos, constituye un ejemplo tpico de actividad cruzada. Para

determinar los costos de produccin en una industria, se requiere de informacin del rea
de produccin, inventario y compras, capturada y procesada usualmente en sistemas de
operaciones convencionales.
Para Kendall y Kendall (1991) un
sistema de apoyo no solo automatiza las
transformaciones de los datos, ni simplemente proporciona una salida en forma de reporte,

sino que adems presenta la informacin necesaria y deseada
por el usuario para la
solucin de los problemas de toma de decisiones.

Los sistemas transaccionales tienen como finalidad registrar el intercambio de activos
y servicios con personas o compaas fuera de la empresa, Scott (op.cit). La mayora de los
informes administrativos se basan en resmenes de transacciones generados por sistemas
transaccionales u operativos.
Para Kendall y Kendall (op.cit) los sistemas de
procesamientos de datos o transaccionales liberan del tedio y la rutina a las tareas que se
realizan manualmente; sin embargo, el elemento humano sigue participando en la captura
de la informacin.
De acuerdo a Cohen (1996) los sistemas transaccionales poseen las siguientes

caractersticas:
A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra,

debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin.
Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos

suelen ser simples y poco sofisticados.
Con frecuencia son el primer tipo de sistema de informacin que implanta la

gerencia.
Su costo es fcilmente justificable.
Ejemplos de sistemas de transacciones son los que actualmente se comercializan en el

mercado para el
control de los inventarios, la
nmina, los registros contables, las ventas,
las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, los bancos, entre otras reas.
6.2. Integracin de los Sistemas de Informacin

Un sistema de informacin administrativa puede estar compuesto por
sistemas
transaccionales, sistemas de apoyo para la toma de decisiones y sistemas de inteligencia,

adems de modelos automatizados especializados en funciones u operaciones delicadas de
la empresa (ejemplo: microprocesador de calidad).
La integracin entre estos subsistemas, permite a la gerencia controlar a la

organizacin de forma coordinada. De acuerdo a Hansen y Mowen (op.cit), un sistema de
informacin administrativo de alta calidad ha de tener una perspectiva global de la
administracin. Los flujos informativos entre los sistemas son tiles cuando los datos en los
archivos de uno de ellos son necesarios para otros que no pueden generarlos, bien sea por el
costo que implicara, por lo lento del proceso o en su defecto por la inexactitud en los
resultados que se obtendran.
Esta integracin de subsistemas puede ser manual, a travs de reportes o informes, o

automatizada, mediante la transferencia interna de datos entre software. La automatizacin
de la integracin, en muchas ocasiones puede aumentar los costos de procesamiento de la
informacin, ya que incrementa la complejidad en los diseos de los programas y requiere
de equipos de computacin ms sofisticados. Para evaluar la relacin beneficio-costo de la
integracin el administrador debe tener en cuenta el tamao y procesos que desarrolla el
negocio.
El diseo de un sistema de costos automatizado, planteado en esta investigacin,

constituira un sistema de apoyo para la toma de decisiones administrativas en la empresa
PROALCA
C.A..
Este
diseo
contemplar
un
proceso
de
integracin
de
datos
automatizado, porque capturar las bases de datos que necesitan de los sistemas
transaccionales ya implementados en la empresa, lo que disminuir los costos del proceso
de integracin y garantizar la exactitud de los resultados.
6.3. Anlisis de los Sistemas de Informacin

Al analizar los controles anteriores utilizando el enfoque sistmico, podra plantearse
que los sistemas transaccionales constituyen los subsistemas que alimentan al
costos de produccin, para cumplir
sistema de
con sus procesos internos e interactuar con el medio.
Al respecto Ortega (1994) opina que la metodologa contable aplicada a los materiales,
mano de obra y costos indirectos de fabricacin debe estar planificada para llevar a cabo de
forma adecuada los procesos de valoracin, asignacin, registro y control de los
componentes del coste y del consumo del mismo.
Hartman (1975) menciona tres causas por las que se origina el anlisis de un sistema
de informacin en una empresa. La primera de ellas se refiere a la necesidad de obtener una
visin global de conjunto y comprender la situacin de la compaa; la segunda busca

medir
desempeos
efectividad;
la
tercera
investiga
detalladamente
operaciones
especficas.
La razn que suscita en esta investigacin, el anlisis de los sistemas de informacin

relacionados con el clculo de los costos de produccin, se enmarca dentro de la primera
categora, con el objeto de definir un sistema de costos de produccin acorde con los
sistemas transaccionales ya instalados. Por tal motivo
se realizar un diagnstico de los
procedimientos administrativos utilizados en el control de materiales, la elaboracin de la

nmina, la determinacin de los costos indirectos de produccin, el control de los productos
terminados y la asignacin de los costos a los productos.
Para Hartman (op.cit) un estudio de la organizacin existente ha de ser efectivo

cuando proporciona una visin de la organizacin suficientemente exacta para permitir la
identificacin de reas de problemas y la evaluacin del sistema actual. Este autor propone
para ello la siguiente metodologa:
Estudiar la organizacin en relacin con su medio: donde se determinaran

aspectos como la tecnologa del ramo, la estructura econmica de la industria,
reglamentos gubernamentales del sector, posicin en el mercado de la
empresa, entre otros.
Identificar flujos de productos: con el fin de conocer los procesos productivos

internos mediante la tcnica de observacin.
Identificar flujos de informacin: a travs del estudio y seguimiento de

procedimientos administrativos con sus respectivos documentos.
Una vez caracterizados los sistemas de informacin, estos pueden ser evaluados
siguiendo diversas tcnicas. La auditoria operativa constituye una ellas.
Arens y
Loebbecke (1996) expresan que no existe consenso entre los conocedores del rea para
definir la auditoria administrativa u operativa. Sin embargo, estos autores concluyen que las
auditorias administrativas en forma amplia, tienen como propsito determinar la efectividad
o eficiencia de cualquier parte de la organizacin, por lo que la verificacin del

cumplimiento
de los controles internos por un auditor interno forma parte de una auditoria
operacional.
De igual concepcin son los autores de la Enciclopedia de la Auditoria (1993), ya que

plantean que la revisin de cualquier parte de los procedimientos y mtodos operativos de
una organizacin, con el propsito de evaluar su eficiencia y efectividad, constituye una
auditoria operacional. Este tipo de auditoria esta dirigido al control y no al rendimiento, ya
que su propsito es verificar si los procedimientos estn acorde con los objetivos y planes
de la empresa.
Para Arens y Loebbecke (op.cit) la efectividad o eficacia se refiere al logro de los

objetivos, mientras que la eficiencia se refiere a los recursos utilizados para alcanzar esos
objetivos. Por lo tanto para medir efectividad de los controles internos, deben existir
normas definidas y formalizadas por la gerencia que permitan verificar el cumplimiento de
las mismas. En cambio para medir eficiencia en este mismo ejemplo, debera verificarse si
para el cumplimiento de esas normas se consumen el mnimo de recursos y tiempo posible.
La auditoria administrativa utiliza entonces como parmetro de evaluacin las normas

de control interno definidas por la gerencia. Ortega (op.cit) seala que un buen control
interno se logra con tres elementos esenciales: a) una adecuada distribucin de funciones,
b) documentacin de cada operacin y c) trmites fluidos de documentos.
Los autores agregan ms adelante que a pesar de existir normas de control interno
para cada tipo de operacin, se pueden generalizar algunos lineamientos para la emisin de
documentos, tales como:
Cada operacin especfica debe ser soportada por un documento.
Cada documento debe poseer ejemplares suficientes de acuerdo con el nmero

de departamentos involucrados en la operacin.
Todos los documentos deben ser preimpresos y emitidos en forma consecutiva

y sin interrupciones numrica alguna.
El flujo de la documentacin debe estar diseado en tal forma que ningn

formato tenga necesidad de volver a su punto de origen para seguir su curso
posterior.
Otra tcnica de evaluacin empleada por la gerencia para evaluar la gestin

administrativa de los procesos internos
son los ndices de gestin. Serna (1999) define a
los ndices de gestin como la medida gerencial que permite evaluar el desempeo de una
organizacin frente a sus metas, objetivos y responsables. El autor clasifica los ndices de
gestin en corporativos, por unidades estratgicas y operativas. Dentro de este ltimo
grupo, ubica a los ndices de actividad, quienes miden la desviacin en tiempo entre la
fecha programada para realizar una actividad y su ejecucin.
Tanto las normas de control interno como los ndices de actividad constituirn
parmetros de evaluacin utilizados en el diagnstico de los sistemas transaccionales
existentes en PROALCA C.A, requerido para disear el sistema de costos automatizado
planteado.
7. Control Interno
Segn lo reseado en la Enciclopedia de Auditoria (op.cit) el control interno
comprende el plan de la organizacin, los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro
de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuacin y fiabilidad de la
informacin de la contabilidad, promover la eficacia operacional y fomentar la adherencia a
las polticas establecidas por la direccin. Dentro de esta definicin, segn los autores de la
enciclopedia, se incluyen dos tipos de controles: administrativos y contables.
Los controles administrativos se refieren a los mtodos y medidas adoptadas para

regular la autorizacin de las transacciones u operaciones. El control contable por su parte,
involucra todos los mtodos y medidas adoptadas para salvaguardar los activos y la
veracidad de los registros financieros. A continuacin se detallan las normas y
procedimientos reseadas por conocedores de la materia, en cuanto al control interno
administrativo de los elementos del costo
a estudiar en el diagnstico planteado por la
investigacin.
7.1. Control de Materiales
Anzola (1993)
define el control de materiales como el sistema que permite conocer
de manera exacta el lugar en donde se encuentran los materiales y la cantidad que hay en
existencia, para determinar el punto en que se necesita comprar ms. Es pues, el subsistema
administrativo de control de materiales el encargado de recoger y procesar toda la
informacin relacionada con las operaciones productivas que demandan y consumen
materiales.
El control de materiales involucra los procedimientos
de adquisicin de los
materiales productivos y el control de los inventarios. Esta misma opinin es compartida

por Anzola (op.cit). al expresar que El control de materiales empieza cuando stos entran
en la empresa y termina cuando sale el producto terminado.
El procedimiento de compra de materiales se inicia con la requisicin de materias

primas e insumos por parte del departamento productivo, y culmina con la recepcin de los
materiales adquiridos en el almacn. Para Ortega (op.cit) la solicitud de materiales no solo
representa el antecedente lgico de la compra, sino un instrumento de control en relacin
con las actividades del departamento de compra.
Luego de identificar los materiales y las cantidades requeridas, el personal encargado

de las compras debe proceder a solicitar cotizaciones a los diversos proveedores. La
solicitud de cotizacin es un documento probatorio del cumplimiento de las normas de
control interno dentro de un departamento de compras, ya que en ella se refleja que la
seleccin del proveedor se realiza en las mejores condiciones y con apego a la polticas de
compras definidas por la gerencia, (op.cit).
El siguiente paso lgico dentro de la secuencia de compras es la emisin del pedido u

orden de compra. En este documento deben especificarse todos los detalles relacionados
con el proveedor, los materiales requeridos y las condiciones de la negociacin.
Hargadon
y Munera (op.cit) reafirman esta posicin al definir una orden de compra como el formato
con numeracin consecutiva preimpresa, donde se detallan los materiales solicitados al
proveedor, se dan instrucciones de despacho y se acostumbra a especificar los precios de
venta pactados en la negociacin.
Para Anzola (op.cit) una orden de compra debe contener como mnimo los siguientes
aspectos: fecha del pedido, nombre del proveedor, cantidad de material, precio unitario,
valor total (sin impuesto), porcentaje de impuesto y su valor, valor total con impuesto,
descripcin de la forma de pago y fecha de entrega.
El principal propsito del control de inventarios, tal cual como lo afirman Neuner y
Deakin (op.cit), es mantener una inversin mnima en inventarios, compatible con
programas de produccin que operan con fluidez. Estos autores sealan ms adelante en su
obra, que el control de los inventarios se inicia con un presupuesto de materiales o
programa de abastecimiento, para luego regular las actividades de
compra, recepcin,
almacenamiento, entrega y valoracin de los materiales.

De igual forma Anzola (op.cit) coincide con
Neuner y Deakin (op.cit), en el
propsito que tiene el control de inventarios y agrega que debe procurar disponibilidad en
todo momento sin que ello afecte econmicamente a la empresa por exceso del mismo.
Una vez realizado el proceso de compra se debe esperar hasta la fecha pautada de
entrega para recibir la mercanca. El almacn es usualmente la unidad orgnica encargada
de realizar la recepcin de los materiales adquiridos, por lo que su ubicacin fsica dentro
de las instalaciones de la empresa, debe permitir el fcil acceso al exterior. El informe de
recepcin es el documento administrativo que recoge las condiciones, cantidades y

caractersticas de los insumos recibidos. Hargadon y Munera (op.cit) establecen que dicho
formato debe ser llenado por el almacenista dando cuenta en l, de los materiales recibidos,
la fecha de la recepcin y el estado de los materiales.
Durante la actividad de recepcin no solo se debe verificar cantidades y

especificaciones, sino tambin calidad. As lo afirma Ortega (op.cit) al sugerir que la
emisin de las notas de recepcin debe realizarse despus que el personal de control de
calidad ha dado su aprobacin a los insumos.
Junto con el informe de recepcin debe existir una factura del proveedor que avale la
entrega del material por parte del mismo. Una factura es el documento que ampara y
formaliza el contrato de compra y venta, Anzola (op.cit). Para este autor estos documentos
deben ser de archivados de manera tal que se posibilite su fcil localizacin, adems
deberan contener los siguientes aspectos: fecha de la factura, cantidad, precio unitario,
valor total por artculo, porcentaje de descuento y condiciones, porcentaje
de impuestos y
valor del mismo, descripcin de cargos adicionales y su valor si los hay y el valor total de
la factura en nmero y letra.
La siguiente actividad del proceso de control de inventarios es el almacenamiento.

Ortega (op.cit) expresa que las funciones que cubre esta actividad
son la guarda,
conservacin y custodia de los materiales, adems de la adecuada ubicacin de los mismos.

La guarda, conservacin y custodia de los materiales en empresas del ramo
alimenticio es un factor de calidad, ya que la transformacin de los materiales en productos
es un proceso irreversible que no permite la recuperacin de la materia prima despus de la
mezcla, por lo que es
conveniente controlar la cantidad y calidad de los materiales, antes
de entrar a este tipo de proceso, Anzola (op.cit). La ptima conservacin de los ingredientes
de las mezclas garantiza la calidad del producto terminado en cuanto a composicin
qumica, siempre y cuando se cumplan las normas de higiene durante el proceso
productivo.
Para la adecuada distribucin de los materiales en la zona de almacenaje, es vital que

las condiciones fsicas del almacn estn acordes con los tipos de productos a resguardar.
El caso de las empresas procesadoras de alimentos para animales, constituye un ejemplo de
lo anterior, porque
el almacenamiento de los materiales macro debe realizarse en silos de
alimentos que mantengan los niveles de humedad, al mismo tiempo que los resguarda de
animales o parsitos.
La salida del material del almacn se produce regularmente por dos causas: la
requisicin de materiales de produccin para ser incorporados al proceso de transformacin
y el desecho del material daado o defectuoso. Al respecto Neuner y Deakin (op.cit) opinan
que cada una de estas causas deben ser soportadas con formularios, como la solicitud de
materiales o requisicin de insumos y los informes de materiales daado o defectuoso. Los
autores agregan que ambos formatos deben tener campos o registros claves de
identificacin que permitan su fcil acceso a los sistemas de computacin.
El procedimiento de valoracin de inventarios es necesario para cargar los materiales

consumidos a los productos una vez que stos han salido del almacn. Desde el punto de
vista contable, existe un gran nmero de mtodos aceptados para valorar los inventarios de
materia prima. Los ms usados para Ortega (op.cit) son: lotes especficos; costos
promedios; primeras entradas, primeras salidas (PEPS); ltimas entradas, primeras salidas
(UEPS); costos de reposicin y costos estndar.
Estos autores definen que la primera metodologa consiste en valorar por grupos los
materiales consumidos en cada orden de produccin. Generalmente el criterio de
clasificacin de grupos es la fecha de compra, por lo que cada material mantiene un valor
constante desde su adquisicin.
El procedimiento de valoracin de inventario a travs de los costos promedios,

calcula el valor de la existencia dividiendo el costo total de los materiales entre el nmero
de unidades existentes. Al respecto Neuner y Deakin (op.cit) opinan que una regla
recordada al utilizar este mtodo es no calcular nuevos precios promedios a menos que se
realice una nueva compra.
La metodologa de valuacin de inventarios primeras entradas, primeras salidas

(PEPS) se basa en el principio de que los costos de los materiales deben ser cargados a la
produccin
en el orden original de compra, Neuner y Deakin (op.cit). Dentro de este
esquema las existencias en inventarios siempre estarn valuadas a costos recientes y su

tratamiento requiere de la separacin de las unidades en capas segn la fecha de
adquisicin.
En contraste,
el mtodo ltimas entradas, primeras salidas (UEPS), reconoce la
necesidad de cargar a los costos de produccin los precios de adquisicin ms recientes.

Por ende, las existencias bajo el mtodo UEPS estarn valoradas a los
precios ms
antiguos. La vigencia de esta metodologa se realza en economas inflacionarias, donde la

administracin requiere recuperar los costos de la inversin
lo ms pronto posible y a los
ltimos precios. Alvarez y otros (op.cit) expresan que este mtodo suele usarse en pocas
de elevaciones de precios, con el objeto de que los costes sean ms actuales.
Al igual que en el mtodo PEPS, en el procedimiento contable del UEPS se requiere

de la divisin por capas del inventario de acuerdo a sus fechas de compras. Se observa
entonces que la metodologa de lotes especficos esta inmersa dentro de los mtodos de
valoracin PEPS y UEPS.
El quinto mtodo ms usado de acuerdo a Ortega (op.cit), es el de costos de
reposicin. Bajo esta tcnica se valora la existencia de los materiales a precio de mercado,
ajustando los precios de las existencias ms antiguas a precios de las ltimas entradas,
aunque se presente el caso de que las ms recientes hayan sido consumidas.
El ltimo mtodo de valoracin de inventarios es el de precios estndares. Hargadon

y Munera
(op.cit)
se refieren a este mtodo diciendo que la fijacin de los precios
estndares de materiales debe hacerse despus de que el departamento de compras realice
un estudio del mercado de proveedores.
Para esta metodologa las variaciones en precios
por adquisicin de materiales son consideradas deficiencias o excesos de eficiencia del

personal que ejecuta las compras, por lo cual son contabilizadas como gastos o ingresos del
perodo, y no como incrementos o disminuciones del costo del material. Al respecto
lvarez y otros (op.cit) opinan que el precio estndar se calcula al inicio del perodo y
permanece invariable durante el mismo, salvo que haya una variacin extraordinaria en los
precios.
El control de las existencias comprende tambin la determinacin de mermas,

desperdicios y materiales defectuosos. Honrgren (op.cit) define a las mermas como las
unidades inaceptables de producciones parciales o terminadas que se desechan o venden al
precio que pueda obtenerse. Este autor seala que si las unidades anteriores son trabajadas
y
adquieren las condiciones aceptables para venderse como productos terminados, deben
llamarse entonces unidades trabajadas.
Neuner y Deakin (op.cit) en cambio, consideran que esas unidades de material

vendible resultantes de las operaciones primarias son desperdicios del proceso.
Por su parte, lvarez y otros (op.cit) definen a las mermas como los productos que
en un determinado momento del proceso de fabricacin, o al finalizar todo el proceso, no
renen las normas de calidad mnimas exigidas al producto principal; estas mermas se
derivan, normalmente, de las condiciones en las que se lleva a cabo el proceso de
fabricacin y, por ende, no son prdidas ineludibles, como el residuo. Para
estos autores
los residuos son los desechos ineludibles derivados de las caractersticas propias tcnicas
del proceso de fabricacin empleado, ya sea por los materiales o los suministros aplicados.
En conclusin
y para efectos de esta investigacin se entender como merma
las
prdidas normales de productos que no cumplen las condiciones mnimas de calidad pero
son susceptibles de venta o reproceso, y como desperdicio o residuo las prdidas normales
de materiales irrecuperables generadas de las condiciones de produccin.
7.2. Control del Costo de la Mano de Obra

El costo de la mano de obra recoge el importe monetario consumido por la
participacin de la mano de obra en el proceso productivo. Las tareas asociadas con la
determinacin del importe a pagar a cada trabajador individualmente se definen como las
funciones de nmina Neuner y Deakin (op.cit). En este sentido, existen principalmente
tres procedimientos necesarios para elaborar y contabilizar la nmina de trabajadores: el
control de las horas hombre trabajadas, el clculo del importe econmico de esas horas
hombre trabajadas y la distribucin de la nmina entre los distintos departamentos
productivos o procesos.
Hoy en da, el control de asistencia del personal a sus puestos de trabajo se lleva de
diversas formas, las cuales abarcan desde la firma de listados de entrada y salida, pasando
por los relojes marcadores, hasta llegar a sistemas computarizados que registran el tiempo
diario de trabajo de cada empleado segn un cdigo asignado.
En las empresas fabriles la tcnica de control ms comn es el reloj marcador,

Ramrez (1987). Estos se encuentran generalmente ubicados en el sitio de acceso a la
planta, siendo las impresiones de las horas de entrada y salida de cada trabajador tanto en
horarios normales como extraordinarios, hechas por el dispositivo interno del reloj, cuando
cada empleado introduce la tarjeta que lo identifica.
Ortega (op.cit) establece que el departamento de personal tiene a su cargo la emisin
semanal, quincenal o mensual del conjunto de tarjetas de los empleados, sealando en cada
una de ellas los datos como: nombre, cdula de identidad, cargo que ocupa en la empresa,
perodo, cdigo del trabajador, entre otros.
Estos autores resaltan la importancia del control del tiempo extraordinario, diciendo
que debe sujetarse a un conjunto de requisitos y autorizaciones que constituyen la garanta
de su debida justificacin y aprobacin. Por eso proponen utilizar formatos de autorizacin

individuales de tiempo extraordinario o controles de tiempo de horas extras.
De igual trascendencia es la determinacin de las horas hombres productivas y el

tiempo ocioso. A pesar de que no afecta el clculo de la nmina, desde el punto de vista
productivo genera un costo sin beneficio que debe ser analizado.
Hargadon y Munera
(op.cit) conceptualizan el tiempo ocioso o no productivo como aquel nmero de horas

hombres
remuneradas durante las cuales el trabajador directo no realiza ninguna funcin
productiva. De esta definicin se desprende que para calcular el total de horas hombre
productivas solo hay que sustraerle al total de horas trabajadas el total del tiempo ocioso
contabilizado.
Por otra parte, el control de las horas hombre trabajadas y su distribucin entre
departamentos de produccin o apoyo, es una de las tareas que deben realizarse de forma
coordinada entre el departamento de personal y el departamento de costos.
Ramrez (op.cit) expresa que: La empresa necesita saber en que ha empleado el

trabajador el tiempo transcurrido desde que entra en la fbrica o centro de trabajo hasta su
salida del mismo, no solo con objeto de control sino ante todo para distribuir correctamente
el total devengado por el trabajador entre los distintos trabajos o procesos. Para ello este
autor plantea la necesidad de utilizar un informe diario de tiempo, donde cada trabajador o
el supervisor registre el tiempo utilizado por cada una de las tareas desempeadas dentro de
la metodologa de costeo aplicada (rdenes o procesos). Este informe diario debe contener
los siguientes datos: nombre y cdigo del trabajador, departamento al cual est asignado,
fecha de las tareas anotadas, orden de produccin o proceso al cual debe asignrsele el
costo, la tarea y tipo de trabajo realizado, produccin (cantidad y tipo), hora de comienzo y
hora de terminacin del trabajo realizado, entre otros.
Ortega (op.cit) opina que para cumplir con este cometido, se amerita del uso de
tarjetas de distribucin de tiempo colectivo, o en su defecto del control visual del
supervisor de cada seccin productiva como el encargado de registrar el tiempo por tareas.
Para Ramrez (op.cit) la nmina es el documento que adopta la forma de relacin
pagos y retenciones que por concepto de mano de obra hace una empresa en
de los
un lapso
remunerativo especfico. Es pues un informe de tipo contable que parte de los registros de
tiempo y condiciones salariales reseadas en los contratos de trabajos.
Para realizar los clculos de la nmina se requieren dos tipos de informacin,

relacionadas con el trabajador, Ortega (op.cit). La primera de ellas es de tipo permanente y
comprende el cdigo del trabajador, su nombre, el puesto de trabajo que ocupa en la
empresa, el salario devengado, las horas extras realizadas y autorizadas, los porcentajes de
contribuciones sociales y contractuales.
El segundo grupo de informacin posee datos variables para cada perodo y tiene su
origen en los siguientes documentos: tarjetas de tiempo, autorizaciones individuales de
trabajos, memorandum internos y autorizaciones de permisos.
A partir de toda la informacin anterior, usualmente registrada en el software de

nmina, los encargados de elaborar la nmina calculan la percepcin normal del trabajador
durante el perodo, las asignaciones por trabajos extraordinarios, las bonificaciones, las
deducciones legales y contractuales, para por ltimo obtener el total neto devengado.
Finalizados los clculos se procede a organizar la informacin por departamentos y a emitir
los sobres de pagos.
7.3. Control de Gastos Indirectos de Fabricacin

lvarez
y otros (op.cit) exponen que el control de los costos indirectos de
fabricacin consiste bsicamente en comparar peridicamente los costos reales con los
correspondientes estndares y presupuestos, determinar la variaciones excepcionales y
actuar inmediatamente para corregir los defectos revelados tanto en la estimacin como en
el registro posterior. Es pues indispensable, para controlar los costos indirectos de

fabricacin, primero contabilizarlos.
La determinacin de los costos indirectos es una tarea si se quiere fcil frente a los
inconvenientes presentados en su contabilizacin Teniendo en cuenta las caractersticas
propias de los costos indirectos anteriormente sealadas, cualquier empresa puede
identificar del total de costos la parte que corresponde a los gastos indirectos asignable a la
produccin.
Los gastos de fabricacin de acuerdo al tipo de sistema de costo utilizado pueden

contabilizarse de forma estimada o en forma real. Para registrar los gastos indirectos de
fabricacin en forma estimada se utiliza generalmente la tasa predeterminada de carga
fabril. Este es un factor que permite aplicar los costos generales de fabricacin a los
distintos lotes de produccin u rdenes de produccin, en base al cociente obtenido entre el
presupuesto de gastos indirectos y el presupuesto de las unidades a producir, de las horas
hombre, de los costos de mano de obra, de las horas mquina, de los costos de materiales
u otras bases de aplicacin seleccionadas de acuerdo a la modalidad de la produccin.
Neuner y Deakin (op.cit) plantean que la efectividad de esta metodologa
depende de las
dos estimaciones realizadas en los costos indirectos, a saber: el volumen de produccin

expresado
segn la base de aplicacin seleccionada y la estimacin del presupuesto de
costos indirectos.
Diversidad de autores han definido el concepto de base de aplicacin. Entre ellos

Hargadon y Munera (op.cit), expresan que la base de aplicacin es la unidad de medida
que mejor expresa el nivel de produccin presupuestado. No obstante Horngre (op.cit) la
conceptualiza como el denominador comn para vincular sistemticamente un costo directo
o grupos de costos indirectos a un objeto de costo.
Al analizar ambos conceptos se puede concluir que una base de aplicacin es el factor
ms representativo de un proceso productivo segn el nivel de produccin, lo cual permite
la asignacin objetiva de los costos indirectos a los productos.
Pero este procedimiento depende entonces de la capacidad productiva del ente

econmico, ya que es ello lo que limita el nivel de produccin del mismo. En lo que a esto
se refiere, Neuner y Deakin (op.cit) clasifican la capacidad en terica y prctica. La
capacidad terica es el mximo nivel de produccin que puede alcanzar una empresa
utilizando sus recursos productivos. Dentro del concepto de capacidad prctica los autores
consideran las horas de tiempo ocioso, el mantenimiento de los equipos, las fallas
elctricas, entre otras causas que le imposibilita a la empresa trabajar en su mxima
capacidad y establecer un nivel de produccin en condiciones normales.
Por su parte Hargadon y Mnera (op.cit) agregan a la clasificacin anterior un tercer

tipo de capacidad, la capacidad esperada, la cual depende del presupuesto de ventas y de los
inventarios que tenga la organizacin para dicho perodo. A este respecto Horngren (op.cit)
dice que la utilizacin normal de la capacidad prctica es el nivel del denominador en
trminos de demanda promedio de consumos para la produccin de una planta. Por tal
motivo considera necesario elaborar un presupuesto maestro que estime el nivel de la
utilizacin normal de la capacidad prctica para un prximo perodo presupuestal.
En lo que respecta a la estimacin de los costos indirectos a transferir a la produccin,

es importante sealar que las empresas antes de comenzar el perodo contable deben decidir
cual van a ser el total de costos indirectos a distribuir entre la produccin. Para cumplir con
esta premisa los administradores requieren hacer uso de la tcnica de presupuesto.
Para Horngren (op.cit) "los presupuestos son expresiones cuantitativas de un plan de

accin y una ayuda para la coordinacin e implementacin del mismo". Pueden ser:
operativos, administrativos y financieros. Son ejemplos de presupuestos operativos los
presupuestos de ventas, de produccin, de consumo de materiales, de costos de mano de
obra. Los presupuestos de costos de servicios a clientes, de distribucin de productos, de

costos de administracin, de planes de investigacin y desarrollo de nuevos productos,
constituyen ejemplos de presupuestos administrativos.
Horngren
(op.cit)
establece
que
los
presupuestos
financieros
son
aquellos
relacionados con el capital, el efectivo, los resultados esperados para un perodo econmico
y los flujos de caja.
Existen adems otras clasificaciones de los presupuestos. Alvarez y otros (op.cit)

plantean que los presupuestos se pueden clasificar de la siguiente forma:
Atendiendo a los elementos que lo integran: en presupuestos operativos y de

capital.
Atendiendo
la
dimensin
organizativa:
presupuestos
de
produccin,
estimaciones:
presupuestos
presupuestos de administracin y presupuestos de recursos humanos.
Atendiendo
la
tcnica
empleada
para
fijar
incremntales (presupuestos fijos y presupuestos variables); presupuestos por

programas y presupuestos base cero.
La aplicacin del concepto de presupuesto en el rea de la contabilidad de costo no

solo se limita a la estimacin de unidades o de insumos, sino que tambin posibilita la
coordinacin de las actividades, permite cuantificar los objetivos fijados en las distintas
reas de la compaa, motiva a los responsables en el cumplimiento de metas y sirve de
soporte para el control de la planificacin, adems de fundamentar la distribucin de los
costos en los sistemas modernos de contabilidad de gestin o administrativa, siguiendo la
metodologa del ABC.
7.4. Control de los Productos Terminados

El procedimiento de recepcin de productos terminados se realiza en el almacn de
productos terminados y se inicia con la emisin del informe de recepcin de producto
anexo a la orden de produccin si fuere el caso. En lo que a este informe se refiere Ortega
(op.cit) expresa que dicho documento debe ser emitido por el departamento de produccin
y debera tener cinco ejemplares, dirigidos a cada una de las siguientes unidades orgnicas:
almacn
de
productos
terminados,
superintendencia
de
produccin
(gerencia
de
produccin), departamento de la planeacin de la produccin, unidad de costo, y el ltimo

departamento productivo que entrega.
Segn Arens y Lobbecke (op.cit) en una compaa con buenos controles internos, los
artculos terminados se guardan bajo control fsico en un rea separada de acceso limitado,
y su control forma parte del ciclo de ventas y cobranzas.
Una medida de control de inventarios utilizada frecuentemente por las empresas para
verificar la confiabilidad del personal del almacn, es el conteo fsico del material o de los
productos terminados. Este conteo fsico requiere de preparacin del material y la
supervisin por parte de los gerentes o auditores internos, esto reduce mucho el tiempo de
la toma fsica y aumenta la exactitud de los mismos, Ramrez (op.cit).
El despacho de los productos terminados es la ltima actividad operativa que cierra el

ciclo de produccin. Al igual que el procedimiento de salida de los materiales debe ser
soportado por una orden de entrega, usualmente emitida por el departamento de ventas.
8. Diseo de Sistemas de Informacin

Realizado el anlisis sobre el tipo de sistema automatizado a disear, las
caractersticas de la informacin a procesar y generar, los elementos de costos y
procedimientos administrativos aplicados por la contabilidad para su determinacin, resta
en este marco referencial, estudiar cmo llevar a cabo el proceso de automatizacin de un
sistema.
Todos los autores consultados en el tema coinciden en
expresar que existen cuatro
etapas para disear un software: determinacin de los requerimientos de informacin,

diseo, desarrollo e implantacin del software. Las primeras etapas son consecutivas y
alternas, porque pueden existir cambios durante el proceso de desarrollo o implementacin
que lleven a los diseadores a cambiar el patrn o modelo, obligando a su vez a determinar
nuevos requerimientos de informacin. La presente investigacin ejecut las primeras dos
etapas, requerimientos de informacin y diseo del sistema.
Independientemente de lo bien diseado que ste, o la gran variedad de alternativas

que un software presente a un cliente, si no cubre sus necesidades de informacin no
cumplir las expectativas de funcionamiento que posea el cliente. La tarea de anlisis de
los requerimientos es un proceso de requerimiento y refinamiento, donde el diseador y el
cliente establecen las caractersticas y bondades que necesita el negocio. El cliente plantea
una problemtica y el diseador propone soluciones en su rol de consultor. Para cumplir
con esta funcin el diseador debe conocer la estructura del negocio y las caractersticas de
los procesos internos, adems de los basamentos tericos del rea en la que se desarrollar
el modelo. Esta es la razn que justifica el anterior anlisis contable, inherente a los
sistemas de costos de produccin.
Al revisar definiciones sobre lo que es el diseo de software, se encuentran

conceptualizaciones
como la de Pressman (op.cit) que
expresa: "el diseo de un sistema
de informacin es el proceso de aplicar distintas tcnicas y principios con el propsito de

definir un dispositivo, proceso, modelo o sistema con los suficientes detalles como para
permitir su realizacin fsica".
Sin embargo, Murdick (op.cit) seala que el diseo de un sistema de informacin

administrativo puede seguir uno de los dos enfoques a continuacin de enunciados. El
enfoque de abajo arriba, el cual se aplica en el desarrollo de modelos operativos o
transaccionales; en ste el diseador crea el modelo partiendo de la data ms sencilla hasta
lograr configurar las funciones globales del programa.
El segundo enfoque, de arriba-abajo, se fundamenta en el anlisis de la informacin

solicitada por los niveles superiores de la organizacin, por lo que es ms recomendada
para el diseo de sistemas de apoyo o de inteligencia.
Ambos enfoques pueden ser aplicados en las distintas fases de diseo, que segn los
expertos, entre ellos Farley (1988), se han mantenido constante; stas son:
Diseo externo: en el cual se concibe, planea y especifican las caractersticas del

producto de programacin.
Diseo interno: comprende el diseo arquitectnico y el diseo detallado del

modelo. En el diseo arquitectnico se definen las relaciones entre los principales
elementos de la estructura del programa. En el diseo detallado se determinan la
estructura de datos interna, los algoritmos, planes de pruebas, etc.
La calidad de un software depende de la eficiencia en el diseo del modelo, por lo

que Pressman (op.cit) considera necesario aplicar revisiones tcnicas formales que
contemplen los siguientes aspectos:
Organizacin jerrquica que haga uso inteligente del control entre los elementos
del software.
Modulacin, lo que permite particionar lgicamente elementos que realicen

funciones y subfunciones. Los mdulos deben ser diseados de manera que
posean caractersticas funcionales independientes.
Representacin distintiva que permita observar claramente que es un dato y que

es un procedimiento.
Anlisis de los requerimientos de la informacin acorde con la tcnica de diseo a

adoptar por el diseador.
8.1. Tcnicas de diseo de software
Para el desarrollo conceptual de un sistema existen terminologas, herramientas y

anotaciones, definidas por la tcnica de diseo seleccionada, la cual debe estar acorde a su
vez con los requerimientos de informacin y el producto. En la investigacin la tcnica de
diseo a utilizar durante la elaboracin de la propuesta depender de las necesidades de
informacin que sean definidas por el diagnstico a practicar, por lo que la presentacin de
las tcnicas ms comunes se considera necesario para tener un marco conceptual idneo,
del cual se pueda seleccionar la tcnica ms acorde con los resultados obtenidos.
En los ltimos aos, se han desarrollo diversas tcnicas de diseo de software, entre
las cuales se pueden mencionar: el refinamientos de pasos, los niveles de abstraccin, el
diseo orientado a estructura de datos, el diseo orientado a flujo de datos y el diseo
orientado a objetos. Estas tcnicas se pueden aplicar de forma pura o combinada
dependiendo del problema a solucionar.
8.1.1. Refinamiento de pasos

La arquitectura de un programa se desarrolla en niveles sucesivos de refinamiento de
los detalles procedimentales, Farley (op.cit). Es decir, se comienza por una idea general que
continuamente se mejora agregando detalles conforme se produzcan nuevos rediseos. Esta
tcnica requiere del cumplimiento de las siguientes acciones para generar el diseo:
a) Definir el producto o diseo para descomponerlo en niveles elementales.
b) Aislar aspectos del diseo que no sean totalmente independientes.
c) Encadenar decisiones que conciernen a los pasos fundamentales de trabajo que
resuelven el problema.
d) Repetir el proceso anterior por niveles hasta llegar a la disposicin de detalles
suficientes, que permita al programador realizar su instrumentacin.
8.1.2. Niveles de Abstraccin
La abstraccin es la herramienta intelectual del diseador que permite desagregar las

tareas y procedimientos a cumplir por lo distintos mdulos. "La abstraccin permite la
separacin de los aspectos conceptuales de un sistema de los que sern ms tarde
instrumentados",
Farley
(op.cit).
El
nivel
superior
de
abstraccin
contiene
los
requerimientos de informacin para resolver el problema del sistema o de cada mdulo;

mientras que el nivel inferior de abstraccin, adopta una orientacin procedimental de
acuerdo a la nomenclatura del lenguaje seleccionado para la programacin.
Dijkstra describi por primera vez los niveles de abstraccin como una tcnica de
enfoque hacia arriba, en la cual comenz a delimitar los elementos de los niveles 0
(inferiores) hasta llegar al nivel de procesamiento de programas independientes del usuario.
Segn esta concepcin un sistema de informacin sencillo se puede dividir en: un conjunto
de procedimientos para el manejo de datos (nivel 0); un conjunto de rutinas para manejar
archivos (nivel 1) y un conjunto de procesos para manejar informacin (nivel 2).
En esta tcnica las funciones siguen una lnea jerrquica, los niveles ms altos
involucran los niveles ms bajos, sin que niveles inferiores puedan acceder a informacin
de niveles superiores restringiendo la entrada del sistema.
8.1.3. Diseo orientado a estructura de datos.
Esta tcnica con enfoque arriba-abajo tiene como finalidad, de acuerdo a Farley
(op.cit), la conversin sistemtica de los diagramas de flujo de datos en cartas de estructura.
La representacin grfica constituir entonces el punto de partida del diseo para esta
modalidad. El diseo orientado a estructuras de datos es una tcnica muy aplicada en el
diseo de sistemas de informacin comerciales, de operacin y de ingeniera o
administracin.
A pesar de que cada mtodo orientado a estructura de datos tiene sus propios matices,
existen una serie de pasos generales a cumplir, como son:
a) Evaluar las caractersticas de la estructura de datos.

b) Representar los datos en trminos de formas elementales (secuencia, seleccin y
repeticin).
c) Transformar la representacin de la estructura de datos en una jerarqua de control
para el software.
d) Desarrollar una definicin procedimental del software.
Al analizar la secuencia de pasos de esta tcnica se puede inferir que no existe una
clara definicin entre la fase de diseo arquitectnico y la fase de diseo de detalle.
8.1.4. Diseo orientado al flujo de datos.
El diseo orientado al flujo de datos permite una cmoda transicin de las

representaciones de la informacin (diagramas de flujo), definidos en la etapa de
requerimientos de informacin, hacia una descripcin de diseo de la estructura del
programa, Pressman (op.cit).
Este autor expresa que la transicin se cumple por medio de los siguientes pasos:
a) Se establece el tipo de informacin, representndolos en diagramas de flujo.
b) Se convierte el diagrama de flujo en estructura del programa.
c) Se define la jerarqua de control de la informacin.
d) Se refina la estructura propuesta, usando la tcnica de refinamiento progresivo.
8.1.5. Diseo orientado a objetos.

Es la ms novedosa tcnica de diseo y se basa en tres preceptos principales: la
abstraccin, el ocultamiento de la informacin y la modularidad. Esta tcnica, es pues una
combinacin de las anteriores y establece que para el desarrollo de un diseo se debe:
a) Definir el problema.
b) Desarrollar una tcnica informal manual para evidenciar la solucin del problema.
c) Formalizar la estrategia anterior mediante:
La identificacin de objetos y atributos.
La identificacin de operaciones que pueden aplicarse a los objetos.
La definicin de las relaciones entre objetos y operaciones.
La determinacin de los aspectos del diseo de detalle que harn una

descripcin de la implementacin para los objetos.
d) Repetir los pasos b, c y d recursivamente hasta que el diseo este completo.
Definicin de Trminos
Algunos de los conceptos fundamentales ms sencillos que deben manejarse para
realizar el diseo de un software son los siguientes:
Arquitectura de software: comprende la estructura jerrquica de procedimientos

y la estructura de datos. En esta etapa de diseo se debe relacionar la solucin del
problema o necesidad planteada con los elementos del programa llegando a la
generacin de modelos, Pressman (op.cit).
Base de datos: conjunto de archivos ordenados que contienen informacin

procesada a travs de registros conformados por campos, siempre del mismo tipo,
Pressman (op.cit).
Batch: tanda, nmero o cantidad de cosas que se reciben, se despachan o

confeccionan. Unidad de medida para el procesamiento en lote, Appleton (1966).
Compilacin: traduccin de mandatos desde el lenguaje del programa hacia

cdigos entendibles por el enlazador del sistema operativo con que se esta
trabajando, Pressman (op.cit).
Diagrama de flujo de datos: es una tcnica grfica que describe el flujo de

informacin y las transformaciones que se aplican a los datos, conforme se
mueven de la entrada a la salida de un sistema, Pressman (op.cit).
Documento: medio duradero de contener informacin mediante la anotacin de

uno o mas campos, Ortega (op.cit).
Estructura de datos : en ella se dictaminan segn Pressman (op.cit), la

organizacin,
mtodos
de
acceso,
grado
de
asociacin
alternativa
de
procesamiento para la informacin. Debido a que la forma de organizar la

informacin influye en la concepcin de los procedimientos, la definicin de la
estructura de datos posee un nivel de importancia igual a la estructura del
programa, Farley (op.cit).
Estructura de programa: representa la organizacin usualmente jerrquica de los

componentes del programa. Esta estructura se representa en forma de diagrama de
rbol, que es una especie de mapa mental de conceptos donde se observan las
distintas relaciones, Pressman (op.cit).
Modularidad: es el atributo ms sencillo de software que permite que el

programa sea manejable, ya que descompone el sistema en sus unidades
funcionales, Pressman (op.cit).
Mdulo:
en una entidad definida que tiene las siguientes caractersticas:
a) contiene instrucciones, lgica de proceso y estructura de datos; b) pueden ser

compilados aparte y almacenados en una biblioteca; c) pueden quedar incluidos
dentro de un programa; d) poseen segmentos que pueden ser utilizados por medio
de una llamada con parmetros (mandato) y e) pueden ser usados por otros
mdulos, Farley (op.cit).
Objetos: es un componente del mundo real que se transforma en el dominio del

software en un procedimiento o consumidor de informacin, o en un elemento de
informacin. Ejemplo: mquinas, rdenes, archivos, cadenas alfanumricas, etc,
Pressman (op.cit).
Ocultamiento de la informacin: tambin es conocida como la cobertura interna

de la informacin. Segn Pressman (op.cit) "es un proceso de diseo fundamental
que plantea que la informacin contenida en un mdulo sea inaccesible a otros
mdulos que no necesiten de tal informacin. De este concepto se deduce que
pueden existir mdulos independientes y mdulos interdependientes.
Orden de produccin: formato donde se resumen de costos de produccin de un

lote de productos, Neuner y Deakin (op.cit).
Pellets:
pelotilla, pldora, bola. Appleton (1966). Forma cilndrica dada al
alimento concentrado.
Procedimientos de software: el autor anteriormente citado expresa que el

procesamiento debe dar una especificacin precisa de las secuencias de sucesos,
los
puntos
de
decisiones
exactos,
las
operaciones
repetitivas
inclusive
referencias de mdulos subordinados por cada mdulo del sistema.
Programa: conjunto de instrucciones que cuando se ejecutan suministran la

funcin y comportamiento deseado, Farley (op.cit).
Sistema: todo unitario organizado, compuesto por dos o ms partes, componentes

o subsistemas interdependientes y delineados por lmites identificables de su
suprasistema ambiente, Kast y Rosenzweig (1997).
Software:
estructura
de
datos
que
facilitan
los
programas
manipular
adecuadamente la informacin, Pressman (op.cit).
Ticket de Mezcla: autorizacin emitida al departamento de produccin para que

inicie la fabricacin de determinada cantidad de producto. Neuner y Deakin
(op.cit).
Zaranda: Cedazo de metal para limpiar el grano, Garca (1982).
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
El diseo de un programa de investigacin constituye el marco metodolgico de
cualquier investigacin. Segn Mrquez (1996) " la bsqueda de informacin implica la
puesta en prctica de mtodos y tcnicas de investigacin". Es por ello que la confiabilidad
y exactitud de los datos depender de los mtodos y tcnicas de investigacin contenidos en
dicho programa.
Diseo de la Investigacin
Las caractersticas del objeto de estudio definen las tcnicas de recoleccin de datos
ms aptas para la investigacin. Para Ramrez (1993), el objeto de estudio es quien, dada su
propia naturaleza, determina el mtodo a utilizar para su abordaje.
En virtud de esto, se
sigui un diseo de investigacin no experimental, porque el estudio no tuvo control sobre

el fenmeno investigado.
Segn lo establecido en el Manual para la Elaboracin del Trabajo y Tesis de Grado

de los Postgrados de la U.C.L.A. (1992), la investigacin realizada se enmarc dentro de la
modalidad del estudio de proyecto, ya que gener el diseo de un sistema automatizado de
Control de Costos de Produccin (C.C.P) viable para solventar la situacin que presenta la
compaa .
La metodologa comprendi dos fases: diagnstico y elaboracin del modelo. El

diagnstico se realiz mediante una investigacin de campo descriptiva, en donde los datos
se recolectaron en forma directa de la realidad permitiendo conocer los procesos
administrativos, productivos y la estructura de costo existentes en PROALCA C.A. La
recoleccin de la informacin se realiz en el perodo julio-agosto dos mil uno (2001), esto
por considerar que la informacin correspondiente al movimiento contable de dos meses de
trabajo en la empresa era suficiente para los fines de la investigacin. En este sentido, el
estudio se clasifica como seccional.
Poblacin y Muestra
Debido al propsito de la investigacin, la poblacin
y el universo del estudio se
consideran iguales, ya que comprenden los procesos administrativos, los procesos de

produccin y la estructura de costo de la empresa PROALCA C.A.
Las unidades de anlisis de esta investigacin estn representadas por los procesos
administrativos relacionados con el costo, el proceso productivo y los tres elementos que
conforman la estructura de costo (materiales, mano de obra y gastos indirectos de
fabricacin), que han sido definidos como variables especficas de la investigacin. Las
tcnicas de observacin fueron aplicadas en sus dos modalidades, directa e indirecta. Esto
condujo a que las unidades de observacin fueron clasificadas en directas, representadas
por los procesos observados, e indirectas materializadas por los trabajadores y
gerentes
seleccionados intencionalmente para suministrar informacin.

En esta investigacin se utilizaron dos tipos de tcnicas de muestreo de acuerdo con
la naturaleza de las unidades de observacin. Las unidades de observacin indirectas fueron
seleccionadas de manera intencional, por lo cual la tcnica de muestreo fue no
proballistico. El grado de informacin que tenan las personas a entrevistar sobre el
procedimiento o elemento de costo analizado constituy el criterio utilizado para la
seleccin
Los procedimientos administrativos y productivos que presentaron
las unidades de
observacin directas se seleccionaron siguiendo la tcnica de muestreo probabilstico. Esta

tcnica se aplic en virtud
de la homogeneidad que poseen los procedimientos de control
de materiales, control de costo de mano de obra, control de los gastos de fabricacin,

control de los productos terminados, la metodologa de costeo actual y las etapas del
proceso productivo. Siendo los elementos de la poblacin a analizar
procedimientos
regulares se consider que un nivel de confianza del 50%, era un margen de confiabilidad
aceptable para determinar el tamao de la muestra probabilstica.
Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

En la presente investigacin se utilizaron para la recoleccin de la informacin las
siguientes tcnicas:
Observacin Directa: constituyo la principal herramienta de verificacin de

datos
que
manejo el investigador para validar la informacin que se obtena de
las unidades de observacin indirectas. Para dicha tcnica de recoleccin de datos

se disearon matrices de verificacin y formatos de estudio de tiempo y
movimiento que garantizaran la objetividad del proceso de observacin.
Revisin Documental. Esta tcnica permiti analizar la informacin contenida

en: el manual de procedimientos, los estados financieros de julio y agosto del ao
dos mil uno (2001), los formatos de ticket de mezclas, los contratos, tablas de
formulacin de productos, tarjetas reloj y los contratos de trabajos. Para ello se
disearon matrices de verificacin de documentos
Entrevistas Estructuradas. Estas se realizaron al encargado de planta, el

gerente de produccin y al asistente de administracin, por estar relacionados con
los procedimientos de control de materiales, mano de obra, gastos indirectos,
inventario de productos terminados y asignacin de costos. El instrumento
seleccionado para su implementacin fue la gua de entrevista, debido a la
disponibilidad de tiempo que posean las personas a las cuales se le aplicara
dicho instrumento.
Encuestas Personalizadas. Esta se aplico slo al gerente administrativo, con la

finalidad de identificar los procesos administrativos, la estructura
de costos y
metodologa de distribucin, que definan el sistema de costo actual de la

empresa. El instrumento que permiti llevar a cabo esta tcnica fue un
cuestionario personalizado.
Se utilizaron diecisis matrices de verificacin, tres guiones de entrevistas y un

cuestionario personalizado, para recolectar la informacin. Todos estos instrumentos se
incluyen en los anexos al final del informe.
Tratamiento de la Informacin
La informacin del diagnstico se organizo de acuerdo con cada una de las variables
especficas de la investigacin: procesos administrativos, proceso productivo y estructura
de costo. La informacin relacionada con los procedimientos administrativos se analiz en
forma cualitativa utilizando para ello una matriz de tres entradas. En la primera entrada se
describi la situacin actual de la empresa, en la segunda entrada se present un anlisis
crtico de la situacin, destacando las fortalezas y debilidades encontradas; y en la tercera
entrada se plantearon acciones a tomar necesarias para facilitar la viabilidad del modelo.
Los resultados sobre los procedimientos administrativos se presentan en doce

matrices ordenadas segn las subdimensiones indicadas en la operacionalizacin de
variables: todas estas matrices describen y analizan los pasos a seguir,
los formularios
utilizados, la formalidad y normas que regulan el flujo de informacin administrativa en la

empresa
La descripcin del proceso productivo se realizo mediante identificacin narrativa de

los insumos, etapas y salidas del proceso, por lo que el anlisis de la informacin se
consider tambin como cualitativo. Para el diagnstico de los procedimientos de
produccin se utiliz la tcnica de anlisis descriptivo, ya que el proceso de elaboracin de
los distintos tipos de productos es igual para todas las lneas y frmulas de produccin,
siendo los insumos la nica variante entre un proceso y otro
En lo que respecta a la estructura de costos, el tratamiento de la informacin

recolectada se llevo a cabo a travs de tcnicas de anlisis cuantitativa, tomando en cuenta
las relaciones porcentuales
entre los componentes del costo de produccin y venta, los
componentes de la mano de obra y los componentes de los gastos indirectos de fabricacin,

expresados en grficos de tortas para los meses de julio y agosto del ao dos mil uno
(2001). De igual forma se analizaron los costos de materiales de los productos por lneas de
productos mediante grficos de barras y cuadros.
La informacin sobre la estructura de costo de la empresa se consider conveniente

presentarla en forma de grficos de tortas, grficos de barras y un cuadro, con el objeto de
facilitar la interpretacin de las relaciones entre los elementos del costo; mientras que para
resumir la composicin porcentual de los costos de produccin y venta, o de un elemento se
prefiri el uso de grficos de tortas. Este es el caso de los grficos 1 y 2, relacionado con
los costos de produccin y venta de PROALCA C.A durante los meses de agosto y julio
dos mil uno (2001); y de los grficos 5 y 6, correspondiente a la composicin de los costos
de mano de obra y gastos indirectos de fabricacin respectivamente.
El costo de los materiales por lneas de produccin se present en diagramas de

barras y un cuadro para facilitar la comparacin
visual entre las distintas frmulas
elaboradas en el perodo. En este sentido, los grficos 2, 3 y 4 expresan el costo de

materiales por frmulas para las lneas de cerdo, ganado bovino y aves respectivamente;
mientras que el cuadro1 presenta una comparacin del costo unitario de materiales entre las
tres lneas de productos.
Operacionalizacin de las Variables

En la investigacin se planteo una variable nominal referida al diagnstico de la
situacin administrativa, productiva y de costo de la empresa PROALCA C.A., definida
como el primer objetivo general de la investigacin. Esta variable se expresa a travs de
tres variables especficas:
Procedimientos administrativos (ver cuadro 1)
Procedimientos productivos (ver cuadro 2 )
Estructura de costos (ver cuadro 3)
Para la variable especfica procedimientos administrativos se identificaron cinco

dimensiones: control de materiales, control de costos de mano de obra, control de gastos de
fabricacin, control de productos terminados y distribucin de los costos a los productos.
Las dimensiones a su vez se dividieron para facilitar el proceso de recoleccin y

anlisis de la informacin. Es por ello que dentro de la dimensin de control de materiales
(ver cuadro 1) se estudiaron los procedimientos de compra de materiales y control de
inventario de materiales.
Las fuentes de informacin de esta dimensin fueron el personal
de la empresa y el manual de procedimiento. El personal seleccionado para suministrar la

informacin de esta dimensin sern el gerente de produccin y el encargado de la planta.
A estos trabajadores se les aplic una entrevista estructurada siguiendo los tems contenidos
en la primera parte del guin de entrevista 1 para el gerente de produccin, y en la primera
parte del guin de entrevista 2 para el encargado de planta.
La informacin de origen documental se obtuvo del manual de procedimientos, al

tiempo que era
observado el procedimiento en vivo mediante la tcnica de observacin
directa, siendo los resultados obtenidos registrados en dos matrices de verificacin: la

matriz de verificacin 1 para el procedimiento de compra de materiales y matriz de
verificacin 2 para el control de inventarios.
La dimensin control de costos de mano de obra (ver cuadro 1) se operacionalizo en

tres
subdimensiones: control de horas hombre trabajadas, clculo de la nmina y
distribucin de los costos de mano de obra. Las fuentes de informacin fueron el asistente
de administracin el manual de procedimientos. Al asistente de administracin se le aplico
el guin de entrevista 3 en su primera parte, mientras que la revisin de los procedimientos
reseados en el manual se registr en las matrices de verificacin 4 y 5.
El control de los gastos indirectos de fabricacin es la tercera

procesos administrativos a evaluar. Esta dimensin se
dimensin de los
dividi en dos procedimientos:
determinacin de los gastos indirectos de fabricacin y contabilizacin de los gastos
indirectos de fabricacin. El flujo informativo que se gener de estos procesos se obtuvo

del asistente administrativo mediante el guin de entrevista 3 en su segunda parte,
del
manual de procedimientos y de la observacin directa del procedimiento mismo, cuya

informacin se reseo en las matrices de verificacin 6 y 7.
Para las dimensiones
control de costos de materiales, control de costos de mano de
obra y control de gastos de fabricacin en todas y cada una se sus subdimensiones se

utilizaron los siguientes indicadores
Pasos ejecutados en cada procedimiento.
Formularios que intervienen en los mismos
Normas que regulan el procedimiento
Formalidad que presentan ( estaban o no escritos y codificados)
Estos indicadores permitieron definir cualidad de todas las subdimensiones antes

presentadas.
El control de inventario de los productos terminados (ver cuadro 1) presenta tres

subdimesiones, reflejadas en los procedimientos administrativos de recepcin de la
produccin en el almacn, el despacho de los productos terminados a los clientes y las
mermas de los productos terminados. Los indicadores que sustentaron el anlisis de las dos
primeras
subdimensiones
son
pasos,
formularios,
formalidad
normas
de
los
procedimientos. El estudio de las mermas de productos terminado, por su parte, se realizo

por medio de la descripcin de la forma seguida para determinar los kilogramos formulados
de productos y los kilogramos vendibles de productos. Las fuentes de informacin
fueron
el encargado de planta, el gerente de administracin, el manual de procedimientos y la

ejecucin de los procedimientos antes mencionados.
El encargado de planta respondi los tems del 7 al 16 de la primera parte del guin
de entrevista 2 que se relacionan con el control de inventarios de productos terminados;
mientras que el gerente de administracin, contest el tem 12 de la segunda parte del
cuestionario personalizado. La observacin directa y verificacin de los pasos de los

procedimientos se computaron en la matriz de verificacin 8 y 9.
La ltima dimensin de la variable especfica de procesos administrativos es la

distribucin de los costos a los productos que practica actualmente por la gerencia. Las
subdimensiones correspondientes son sistemas de costo y procedimiento de clculo
que se
realizan (ver cuadro 1). Para el sistema de costo se consider como indicador el tipo de
sistema. No obstante, para el procedimiento de clculo se definieron los indicadores
pasos,
formularios, formalidad y las normas. La informacin de esta dimensin se genero de las

respuestas de los tem del 1 al 6 de la primera parte de la encuesta personalizada que
contesto el gerente de administracin. Adems mediante el registro vivo del procedimiento
en la matriz de verificacin 10.
La segunda variable especfica es el proceso productivo y esta representado en el

cuadro 2 de las matrices de operacionalizacin de variables. Su estudio se realizar a partir
de la teora de los sistemas, por lo que sus elementos se agruparon en tres dimensiones:
insumos, transformacin y productos. Los insumos se analizaron a travs de la
programacin y los recursos.
En la dimensin transformacin se usaron los indicadores:
etapas, modalidad de produccin y tiempo de ejecucin. En la dimensin salidas se

detallaron las distintas presentaciones que elabora la empresa. Las fuentes de informacin o
fueron el personal que controla operativamente el proceso de manufactura, a saber, el
gerente de produccin y el encargado de planta; el formato ticket de mezcla, y el proceso
mismo de produccin. En este sentido los guiones de entrevistas 1 y 2, aplicados al gerente
de produccin y encargado de planta respectivamente (en su segunda parte), contienen los
aspectos estudiados del proceso productivo. La revisin del ticket de mezcla de producto se
resumir en la matriz de verificacin 13, mientras que para el registro del proceso
productivo se utilizaron los formatos de estudio de tiempo y movimiento por etapa.
La estructura de costo
actual de la empresa es la
dimensiones son: materiales, mano de obra y gastos
tercera variable especfica. Su
indirectos .La dimensin materiales
se organizo en las sudminensiones siguientes: macros,
micros (ver cuadro 3) que
comprenden los componentes generales de las formulas definidas en la produccin de

alimentos concentrados para animales. En el estudio de estas subdimensiones se planteo
utilizar el consumo como indicador, entendido este como las cantidades de materiales
macros o micros consumidos por tipo de producto durante el perodo
Los datos para dichos clculos se obtuvieron de la revisin documental de las tablas
de formulacin y los tickets de mezclas. El anlisis de esta data se registro en las matrices
de verificacin 11,12 y 13. Adems de ello, para el anlisis se consider la informacin
suministrada por el gerente de administracin, al responder los tem del 2 al 10 de la
segunda parte del cuestionario personalizado.
Para la dimensin de mano de obra,
se disearon dos clasificaciones, directa e
indirecta (ver cuadro 3). Para ambas subdimensiones se utilizaron los mismos indicadores:
conocimiento de las horas hombres remuneradas y el tiempo ocioso, a fin de determinar el
costo en horas de este elemento. Para computar las horas hombre remuneradas de la mano
de obra directa es necesario primero saber cuantas horas normales y extras de trabajos
fueron contabilizadas como mano de obra directa, para luego sumarlas y concretar el total
de horas trabajadas remuneradas. Por tanto, se establecieron los indicadores horas hombre
remuneradas y horas extras. En el clculo del tiempo ocioso tambin se necesito emplear
subindicadores, tales como el total de horas trabajadas y el total de horas disponibles, ya
que la diferencia negativa entre ambos totales es lo que comnmente se denomina tiempo
ocioso.
Las tarjetas reloj, los tickets de mezclas
y los contratos de trabajos permitieron
obtener la informacin documental correspondiente a esta dimensin, la cual fue registradas

en las matrices de verificacin 13, 14 y 15. El gerente de administracin tambin aporto
informacin al responder los items del 2 al 11 de la tercera parte del cuestionario
personalizado
La dimensin gastos indirectos (ver cuadro 3) requiri estudiar el comportamiento de

los gastos que componen los presupuestos de carga fabril, as como definir la asignacin de
cada uno de estos costos a las frmulas fabricadas en la empresa. Por tanto, los costos
indirectos fijos y variables son las subdimensiones de este elemento; mientras que la
asignacin por frmula y el volumen de produccin son los subindicadores de los
presupuestos y la base de aplicacin.
Los estados financieros y el gerente de administracin constituyeron las fuentes de

informacin seleccionadas para esta dimensin. La revisin documental de los informes se
realizo segn las instrucciones definidas en la matriz de verificacin 16. En tanto que lo
datos aportados por el gerente de administracin al responder la tercera parte del
cuestionario personalizado completaron la informacin requerida.
A continuacin se presenta la operacionalizacin de variables mediante tres cuadros,

en cada cuadro se identifican los siguientes componentes: variables generales, variables
especficas, dimensiones, subdimensiones, indicadores subindicadores, fuentes, tcnicas de
recoleccin, instrumentos e tems. La presentacin de los cuadros se corresponde con cada
una de las variables especficas definidas en la investigacin.
.
CUADRO 1 PROCESOS ADMINISTRATIVOS

GENERALES ESPECIFICAS
Diagnstico
de la Situacin
Administrativa
, Productiva y
de Costo de la
Empresa
DIMENSIONES
Procesos
Administrativos
SUBINDICADORES
DIMENSIONES
Pasos
Formularios
Compra de
Materiales
Formalidad
Normas
Control de
Materiales
Pasos
Control de
Inventario de
Materiales
Control de
Costos de Mano
de Obra
Control de Horas
Hombre
Trabajadas
Clculo de la
Nmina
Formularios
Formalidad
FUENTES
Gerente de
Produccin
Manual de
Procedimientos
Gerente de
Produccin
Encargado de
Planta
Revisin
Documental
Observacin
Directa
Entrevista
Estructurada
Entrevista
Estructurada
Manual de
Procedimientos
Revisin
Documental
Procedimiento
Normas
Procedimiento
Pasos
Asistente de
Administracin
Formularios
Formalidad
TCNICA DE
INSTRUMENTO ITEMS
RECOLECCION
Parte I
Entrevista
Guin de
Estructurada
Entrevista 1
1-7
Manual de
Procedimientos
Matriz de
Verificacin 1
1-18
Guin de
Entrevista 1
Guin de
Entrevista 2
Parte I
8-11
Parte I
1-6
Matriz de
Verificacin 2
1-36
Guin de
Entrevista 3
Parte I
1-8
Revisin
Documental
Observacin
Directa
Matriz de
Verificacin 3
1-21
Observacin
Directa
Entrevista
Estructurada
Normas
Procedimiento
Pasos
Formularios
Asistente de
Administracin
Entrevista
Estructurada
Guin de
Entrevista 3
Parte I
9-14
Formalidad
Manual de
Procedimientos
Revisin
Documental
Matriz de
Verificacin 4
1-16
Distribucin de
los Costos de
Mano de Obra
Determinacin
de los Gastos
Indirectos de
Fabricacin
Control de
Gastos de
Fabricacin
Contabilizacin
de los Gastos
Indirectos de
Fabricacin
Normas
Procedimiento
Pasos
Asistente de
Administracin
Formularios
Formalidad
Manual de
Procedimientos
Observacin
Directa
Entrevista
Estructurada
Guin de
Entrevista 3
Parte I
15-17
Revisin
Documental
Observacin
Directa
Matriz de
Verificacin 5
1-19
Guin de
Entrevista 3
Parte II
1-10
Matriz de
Verificacin 6
1-19
Guin de
Entrevista 3
Parte II
11-18
Matriz de
Verificacin 7
1-21
Normas
Procedimiento
Pasos
Formularios
Asistente de
Administracin
Entrevista
Estructurada
Formalidad
Manual de
Procedimientos
Normas
Procedimiento
Pasos
Asistente de
Administracin
Revisin
Documental
Observacin
Directa
Entrevista
Estructurada
Manual de
Procedimientos
Revisin
Documental
Procedimiento
Observacin
Directa
Formularios
Formalidad
Normas
CUADRO 1 PROCESOS ADMINISTRATIVOS (cont.)

DIMENSIONES
SUBINDICADORES
DIMENSIONES
Pasos
Recepcin de
Produccin en el
Almacn
Diagnstico de
la Situacin
Administrativa,
Productiva y
de Costo de la
Empresa
Control de
Productos
Terminados
Despacho
Formularios
Mermas
Distribucin de
los Costos a los
Productos
Procedimiento de
Clculo
Encargado de
Planta
Manual de
Procedimientos
Revisin
Documental
Normas
Procedimiento
Observacin
Directa
Pasos
Formularios
Encargado de
Planta
Formalidad
Manual de
Procedimientos
Kilogramos de
Productos
Formulados
Kilogramos de
Productos
Vendibles
Pasos
Formularios
Formalidad
Matriz de
Verificacin 8
116,1819,2123
Entrevista
Estructurada
Guin de
Entrevista 2
Parte I
12-16
Revisin
Documental
Observacin
Directa
Matriz de
Verificacin 9
1-20
Procedimiento
Observacin
Directa
Matriz de
Verificacin 8
17-20
Gerente de
Administracin
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Parte II
12
Manual de
Procedimientos
Revisin
Documental
1-15
Procedimiento
Observacin
Directa
Matriz de
Verificacin 10
Gerente de
Administracin
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Parte I
1-6
Procedimiento
Normas
Sistema de Costo
TCNICA DE
INSTRUMENTO ITEMS
RECOLECCION
Entrevista
Guin de
Parte I
Estructurada
Entrevista 2
7-11
Formalidad
Normas
Procesos
Administrativos
FUENTES
Tipo
CUADRO 2 PROCESO PRODUCTIVO

Diagnstico de
la Situacin
Administrativa,
Productiva y
de Costo de la
Empresa
DIMENSIONES
Proceso
Productivo
SUBINDICADORES
DIMENSIONES
No Aplica
Programacin
Insumos
Lnea de
Producto
Transformacin
FUENTES
Gerente de
Produccin
TCNICA DE
INSTRUMENTO ITEMS
RECOLECCION
Entrevista
Guin de
Parte II
Estructurada
Entrevista1
6,7
Encargado de
Planta
Entrevista
Estructurada
Guin de
Entrevista 2
Parte II
7
Gerente de
Produccin
Entrevista
Estructurada
Guin de
Entrevista 1
Gerente de
Administracin
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Parte II
8
Parte II
1
Parte
III 1
Parte
IV 1
Gerente de
Produccin
Encargado de
Planta
Gerente de
Produccin
Entrevista
Estructurada
Entrevista
Estructurada
Entrevista
Estructurada
Guin de
Entrevista 1
Guin de
Entrevista 2
Guin de
Entrevista 1
Parte II
5
Parte II
5
Parte II
1
Encargado de
Planta
Entrevista
Estructurada
Guin de
Entrevista 2
Parte II
1
Gerente de
Produccin
Entrevista
Estructurada
Guin de
Entrevista 1
Parte II
6
Recursos
No Aplica
Etapas
Modalidad de
Produccin
Tiempo de
Ejecucin
Salidas
Lneas de
Productos
Presentaciones
de Producto
Proceso
Observacin
Directa
Formato de
Estudio de
Tiempo y
Movimiento por
Etapas
Ticket de
Mezcla
Gerente de
Produccin
Encargado de
Planta
Revisin
Documental
Entrevista
Estructurada
Entrevista
Estructurada
Matriz de
Verificacin 13
Guin de
Entrevista 1
Guin de
Entrevista 2
15-19
Parte II
2,3,4
Parte II
2,3,4
CUADRO 3 ESTRUCTURA DE COSTOS

GENERALES ESPECIFICAS DIMENSIONES
Diagnstico
Estructura De
de la Situacin
Costos
Administrativa
, Productiva y
SUBINDICADORES
DIMENSIONES
Materiales
FUENTES
Tablas de
Macros
de Costo de la
TCNICA DE
INSTRUMENTO ITEMS
RECOLECCION
Revisin
Matriz de
1-9
Documental
Verificacin 11
Consumo de
Formulacin
Macros por
Ticket de
Revisin
Matriz de
Productos en
Mezcla
Documental
Verificacin 13
Kilogramos
Gerente de
Encuesta
Cuestionario
Parte II
Administracin
Personalizada
Personalizado
2-6
Tablas de
Revisin
Matriz de
Consumo de
Formulacin
Documental
Verificacin 12
Micros por
Ticket de
Revisin
Matriz de
Productos en
Mezcla
Documental
Verificacin 13
Kilogramos
Gerente de
Encuesta
Cuestionario
Parte II
Administracin
Personalizada
Personalizado
7-10
Ticket de
Revisin
Matriz de
Mezcla
Documental
Verificacin 13
Empresa
Micros
Kilogramos de
Materiales
Formulados
1-7,12
1-9
1-7,12
9,10
Kilogramos de
Materiales
Consumidos
Gerente de
Encuesta
Cuestionario
Parte II
Administracin
Personalizada
Personalizado
11
CUADRO 3 ESTRUCTURA DE COSTOS (cont.)

SUBSUBTCNICA DE
INSTRUMENTO ITEMS
GENERALES ESPECIFICAS DIMENSIONES DIMENSIONES INDICADORES INDICADORES FUENTES
RECOLECCION
Diagnstico
Matriz de
Estructura De
Horas Hombre
Tarjeta de
Revisin
Verificacin 14
1-6
Costos
Trabajadas
Reloj
Documental
de la Situacin
Horas Hombre
Administrativa
Parte
Remuneradas
Gerente de
Encuesta
Cuestionario
III
, Productiva y
Horas Extras
Administracin
Personalizada
Personalizado
2,4,6
Directa
de Costo de la
11
Empresa
Horas Hombre
Ticket de
Revisin
Matriz de
13,14
Trabajadas
Mezcla
Documental
Verificacin 13
Tiempo Ocioso
Horas Hombre
Contratos de
Revisin
Matriz de
1-8
Disponibles
Trabajos
Documental
Verificacin 15
Mano de Obra
Matriz de
Horas Hombre
Tarjeta de
Revisin
Verificacin 14 1-4,7Trabajadas
Reloj
Documental
Horas Hombre
Parte
Remuneradas
Gerente de
Encuesta
Cuestionario
III
Horas Extras
Indirecta
Administracin
Personalizada
Personalizado
3,5,6
11
Horas Hombre
Ticket de
Revisin
Matriz de
13,14
Trabajadas
Mezcla
Documental
Verificacin 13
Tiempo Ocioso
Horas Hombre
Contratos de
Revisin
Matriz de
1-18
Disponibles
Trabajo
Documental
Verificacin 15
Presupuestos
No Aplica
Fijos
Gastos
Indirectos
Matriz de
Verificacin 16
Estados
Financieros
Revisin
Documental
Gerente de
Administracin
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Base de
Aplicacin
Asignacin por
Frmula
Gerente de
Administracin
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Presupuestos
Volumen de
Produccin
Gerente de
Administracin
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Base de
Aplicacin
Asignacin por
Frmula
Gerente de
Administracin
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Variables
1-13
Parte
IV
2,6
Parte
IV
4,5
Parte
IV
6
Parte
IV
3,4,5
CAPITULO IV
ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS
Una vez aplicados los instrumentos de recoleccin de datos, la informacin obtenida

de la empresa PROALCA C.A. se organiza en atencin a las tres variables especficas del
estudio, utilizando una metodologa de anlisis e interpretacin diferente para cada una de
ellas. En la primera parte se presenta la informacin referida a los procedimientos
administrativos,
mediante
matrices
que
emplean
la
tcnica
de
anlisis
cualitativo
sistemtico que define relaciones entre conceptos. A continuacin se describe el proceso

productivo,
usando
la
tcnica
de
anlisis
cualitativo
descriptivo.
Finalmente
se
interpretaron los datos correspondientes a la estructura de costos, la tcnica de anlisis

utilizada es cuantitativo porcentual para cada elemento, expresando las relaciones en forma
de grficos de barras, grficos circulares de superficie (tortas) y cuadros.
A continuacin se presentan el conjunto de matrices de anlisis correspondientes a los

procedimientos administrativos.
Matriz de Anlisis 1:
COMPRA DE MATERIALES
Situacin actual
Pasos:
El encargado
de
planta
informa
verbalmente al gerente general las fallas
existentes de materia prima o insumos
requeridos para la produccin semanal
planificada segn los pedidos.
El gerente general procede a solicitar
cotizaciones.
El gerente de administracin emite orden
de compra segn la opcin seleccionada
por el gerente general.
El gerente general informa al encargado
de planta la fecha de la recepcin de la
materia prima o insumos, quien procede a
ajustar la planificacin de la produccin, si
esto fuese necesario.
Formularios:
La orden de compra es emitida en forma
manual, con un nmero correlativo, en
original y copia; la original es entregada al
proveedor y la copia es archivada en
administracin.
Anlisis
Recomendacin
Emitir
rdenes
de
requisiciones
en
forma
conjunta con la planificacin
La ausencia de documentos formales de
semanal de la produccin, en
fallas (necesidad de insumos) en el proceso de original y copia. Original para
gerencia general y copia para
adquisicin de materia prima retrasa los procesos
almacn.
productivos y por ende el despacho de productos,
afectando la imagen comercial de la empresa.
Emitir la orden de compra

en forma automatizada por el
sistema de inventario en
original y dos copias. Original
para el proveedor, primera
copia para la administracin,
segunda
copia
para
el
almacn.
La emisin manual de la orden de compra

Formalidad y normas:
Actualmente el procedimiento de compra
Disear
manuales
de
constituye una subutilizacin de los recursos
de materiales o insumos no ha sido escrito,
funciones y procedimientos
codificado y normado.
automatizados de la empresa, ya que el sistema de administrativos y operativos
control
de
inventario
instalado
permite
emitir
rdenes de compra y registrar la recepcin del

pedido en inventario.
La falta de formalizacin de los procedimientos

genera desconocimiento por parte del personal, de
los procesos y normas que regulan las actividades
administrativas y productivas.
CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIALES
Situacin actual
Anlisis
Recepcin de materiales en el almacn:

Pasos:
Cuando el material recibido es a

granel, el encargado de planta solicita al
chofer del proveedor la nota de entrega del
material o la factura.
La pesada del transporte del proveedor (antes y

despus del proceso de descarga) constituye una
medida de control de inventario que permite
registrar la cantidad real de materia prima
recibida, ya que pueden presentarse casos en los
cuales el monto reflejado en la factura no
El encargado de planta ordena al concuerde con la cantidad recibida.
recepcionista de la materia prima que

acompae al transportista para que pesen el
material en el servicio de romana
contratado.
El recepcionista de la materia
prima entrega al encargado de planta la
boleta de pesaje.
La analista de control de calidad

toma una muestra de la mercanca recibida
y realiza el anlisis qumico pertinente.
El encargado de planta ordena al

recepcionista de la materia prima que
proceda con la descarga del material en los
silos de almacenamiento.
Durante el proceso de recepcin de macros y

micros no existe un control de calidad efectivo ya
que el material entra en el almacn sin considerar
los resultados de los anlisis que se le practican.
Esta situacin genera posibles cambios en la
combinacin de ingredientes para mantener la
calidad de los productos, por lo que pueden ocurrir
cambios a su vez en la programacin de compras.
Recomendacin
Continuar
verificando
la cantidad de materia
prima recibida.
Permitir la entrada al
almacn de materiales slo de
aquellos insumos que posean
los
parmetros
qumicos
mnimos para la elaboracin
de las frmulas.
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
El obrero encargado de la recepcin

de la materia prima procede junto con el
transportista a pesar de nuevo la unidad
vaca o tara, y entrega la boleta de pesaje al
Siendo la emisin de la nota de entrega interna
encargado de planta.
el
documento que respalda la entrada de mercanca
El encargado de planta determina el

peso real del material recibido segn las al almacn de materia prima, debera llamarse nota
boletas de pesajes, y coteja la cantidad con de recepcin de materia prima.
lo especificado en la nota de entrega del
proveedor. Emite la nota de entrega interna
dejando constancia en el documento de la
existencia de algn tipo de diferencia, si
ese fuere el caso.
Las normas de control de inventarios debe ser
uniformes
para todos los materiales que ingrese al
En el caso de los materiales recibidos,

sean micros u otros insumos (materiales de almacn, por tanto la recepcin de los materias
empaque, lubricantes), el encargado de micros o cualquier otro insumo debe generar su
planta slo verifica la cantidad recibida respectiva nota de entrega.
con la factura entregada por el proveedor y
ordena su ingreso al almacn sin emitir la
orden de entrada interna.
Salida de materiales del almacn:
Pasos:
La analista de control de calidad

emite el ticket de mezcla segn la
planificacin de produccin enviada por el
encargado de planta, especificando los
ingredientes macros y micros de acuerdo a
la frmula.
El ticket de mezcla es el formato que autoriza la

fabricacin de un lote de productos. En el se
especifican las cantidades de macros y micros que
deben consumirse segn frmula, sin considerar el
consumo de los insumos necesarios en el proceso
de empaque.
Cambiar el nombre del

formato de nota de entrega
por nota de recepcin
Emitir
notas
de
recepcin una vez que se
recibe
materiales micros o
cualquier otro tipo de insumos
en el almacn.
Registrar el consumo
de material de empaque en
cada ticket de mezcla (ver
propuesta).
Situacin actual
El encargado del almacn de

micros
recibe el ticket de mezcla y
procede a preparar la combinacin de
nutrientes segn frmula.
El encargado del almacn de

micros
enva al encargado del
microprocesador el ticket de mezcla para
que se inicie el proceso de fabricacin.
El encargado del microprocesador

recibe el ticket de mezcla y procede a
ingresar
la
informacin
en
el
microprocesador.
El encargado del microprocesador

anexa al ticket de mezcla el reporte del
visor, una vez descargado los materiales
macros de los silos de materia prima e
indica al encargado del almacn de
micros que anexe a la mezcla el resto de
los ingredientes.
Formularios:
El control de entradas y salidas de
materiales macros y micros en el almacn,
se realiza mediante un kardex diseado en
una hoja de calculo (Excel); mientras que
en administracin se utiliza un sistema
Anlisis
El reporte del visor es el informe que imprime el

microprocesador con la cantidad real de materiales
macros consumidas en el proceso, cantidades que
son a su vez registradas en el formato de ticket de
mezcla para considerar los costos reales de
materiales. No obstante, la cantidad real de
material
micro
consumido
es
registrado
directamente por el encargado del almacn de
micros en el ticket de mezcla.
El control de unidades por el almacn, sin

conexin
con
el
sistema
de
inventario
automatizado empleado en administracin, duplica
el proceso administrativo de control de existencias
y genera cuadres de unidades que no permiten
obtener la informacin necesaria para calcular los
costos al final del perodo de manera oportuna.
Recomendacin
Continuar
reflejando
el
consumo real de materiales
(macros y micros) en el ticket
de mezcla (ver propuesta).
Colocar en el almacn un
computador conectado en red
con el sistema automatizado
de inventario utilizado por la
empresa.
Situacin actual
automatizado de inventario (Data pro). Por
lo que al finalizar el mes se requiere de un
cuadre manual de kilogramos comprados y
consumidos,
entre
el
control
de
administracin y el control de almacn.
El sistema de inventario utilizado es
continuo y el mtodo de valoracin es
promedio mvil.
Formalidad:
El
procedimiento
de
control
de
inventario no ha sido escrito, codificado y
normado.
Normas:
La empresa utiliza como filosofa
de administracin de inventarios
el justo a tiempo por lo que no
existen
stock
mximos
y
mnimos de materiales, y el
proceso
de
adquisicin
de
materiales
depende
de
la
programacin de pedidos.
Los desperdicios de materiales no

son controlados, debido a que la
administracin no los considera
representativos.
Actualmente
Anlisis
Recomendacin
El mtodo de valoracin promedio mvil se Continuar utilizando como

corresponde con la filosofa de inventario justo a mtodo de valoracin de
tiempo, debido a que los costos promedios de inventarios el promedio mvil
compras reflejarn siempre el costo real del
material consumido en la produccin.
Disear
manuales
de
La falta de formalizacin de los procedimientos funciones y procedimientos
administrativos y operativos
Mantener un stock mnimo

de aquellos materiales macros
A pesar de que a filosofa de justa tiempo reduce y micros ms usados en al
los costos de almacenamiento, en una economa elaboracin de las distintas
inestable como la venezolana se debe mantener un frmulas de productos.
stock mnimo de inventarios para solventar
aquellos retrasos en la entrega de materiales por
factores incontrolables e impredecibles, que
alteran la programacin de produccin.
Realizar un estudio tcnico
que determine las causas de la
Las causas de la prdida de materiales son: el prdida
de
materiales
y
viento (que se lleva las harinas y otros materiales proponga
programas
de
muy finos); las palomas; las condiciones no mejoras y mantenimiento para
ptimas de algunos elevadores dentro de la planta su correccin.
y la falta de mantenimiento de algunos equipos.
Por tanto, las perdidas financieras que ello implica
no deberan ser contabilizadas como costo de
produccin y venta sino como un gasto de
Situacin actual
segn informacin de la gerencia,
la empresa posee un promedio
mensual del 2% de desperdicios.
El valor de dicho desperdicio es

imputado al costo de los
productos, al finalizar cada mes
mediante el registro de las
diferencias determinadas segn
conteo fsico en almacn, en una
cuenta del estado de costo de
produccin y venta llamada
diferencias en produccin.
Anlisis
produccin y venta sino como un gasto de
operacin, en virtud de que son deficiencias
tcnicas de las instalaciones y no del proceso de
fabricacin como tal.
Recomendacin
Matriz de Anlisis 3
CONTROL DE HORAS HOMBRE TRABAJADAS
Situacin actual
Pasos:
El gerente de produccin chequea
semanalmente las tarjetas reloj de
los trabajadores de produccin. En
caso de existir una hora extra
reflejada,
autoriza
su
pago
colocando su media firma.
La asistente de administracin
calcula el nmero de horas
trabajadas por los obreros y procede
a elaborar la nmina.
Anlisis
Recomendacin
Disear un formato de
control de Horas Extras (ver
obra real de un ticket de mezcla es preciso que la propuesta).
Para poder determinar el costo de mano de
empresa control, no slo los tiempos productivos,

sino tambin las horas extras autorizadas. Se hace
necesario utilizar un formato donde se sealen: los
trabajadores a laborar fuera del horario o turno
normal, la tarea asignada y el nombre del personal
que autoriza dicho trabajo, de manera tal que se
Formularios:
Cada tarjeta reloj contiene por trabajador
los siguientes datos: nombre y apellido,
cdula de identidad, cargo, departamento,
semana, fecha, horas trabajadas, horas
extras, atrasos, da de la semana, hora de
entrada, hora de salida, sobretiempo.
Formalidad y normas:
El procedimiento de control de horas
trabajadas no ha sido escrito, codificado y
normado.
permita su fcil asociacin con los tickets de

mezcla.
Disear
manuales
de
Situacin actual
Anlisis
La
falta
de
formalizacin
Recomendacin
de
los
procedimientos genera desconocimiento por parte

del personal, de los procesos y normas que regulan
las actividades administrativas y productivas.
Matriz de Anlisis 4
CLCULO DE LA NMINA
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Pasos:
calcula el total remunerado por cada
trabajador, una vez determinado el nmero
de horas autorizadas para su pago.
procede a determinar las deducciones por
concepto de seguro social y ley de poltica
habitacional.
La asistente de administracin emite
La determinacin de las asignaciones
y
un resumen de nmina y lo entrega al
gerente de administracin.
deducciones de la nmina en forma manual,
Elaborar
la
nmina
directamente en el sistema
automatizado
de la empresa
(Data Pro).
El gerente de administracin verifica representa una dualidad de actividades que no

los clculos,
seala cualquier tipo de genera ningn valor agregado a la actividad
modificacin necesaria y firma en seal de
administrativa, ya que el sistema automatizado de
aprobacin.
nmina emite informes de previos para su
transcribe la informacin de la nmina en verificacin y aprobacin.
Continuar con la poltica de
el sistema automatizado e imprime los
firmas autorizadas conjuntas.
recibos.
elabora el (los) cheque (s) de cambio de
nmina entrega a la gerente de
Situacin actual
administracin y
gerente general.
posteriormente
Anlisis
Recomendacin
al
El gerente de administracin junto

con el gerente general firman el (los)
cheque (s) de la nmina y entrega a la
asistente administracin.
Continuar
pagando
nmina de produccin
medios de pagos en sobres.
la
por
Las firmas conjunta de todos los cheques y
transacciones bancarias es una medida de control

En caso de que la nmina sea de
produccin (obreros) la asistente de financiero acertada.
administracin ordenan al mensajero su
cambio en efectivo
El mensajero cambia el cheque de la

nmina de produccin en el banco y
entrega el dinero a la asistente de
administracin para que proceda a
colocarlo en los sobres de pago y anexe
los recibos de pago.
Aperturar
una
cuenta
corriente de nmina para cada
Dado el nmero de trabajadores de la
uno de los empleados, en
Llegado el final de la semana la asistente
nmina
de
produccin
y
el
nivel
cultural
de
los
aquella institucin financiera
de administracin entrega a cada obrero el
recibo de pago en original y copia, adems trabajadores, el proceso de colocar en sobre el en que la empresa posea
mayor movimiento financiero.
del sobre de pago.
pago semanal, es el correcto.
En el caso de que se trate de la nmina de
empleados la asistente de administracin
al finalizar la quincena, entrega el vaucher
Elaborar
la
nmina
del cheque y el recibo de pago en original y
directamente en el sistema
copia.
automatizado
de la empresa
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
automatizado
(Data Pro).
Los trabajadores devuelven la copia del

recibo de pago firmado y la copia del
vaucher firmado, si este es el caso, en seal
de aceptacin.
Formularios:
El resumen de nmina es elaborado en una
hoja de clculo (Excel) y no presenta un
correlativo preestablecido.
de la empresa
Disear
manuales
de
Dado el nmero de trabajadores de la

nmina de empleados y el nivel cultural de los
Formalidad:
podra
reducirse
los
trmites
La empresa no posee un procedimiento de trabajadores,
clculo de nmina escrito y codificado.
administrativos para el pago de la nmina
de empleados, utilizando los servicios Reubicar los costos de mano
de obra. Clasificando dentro
financieros
de
nmina
que
ofrecen
las
de los costos indirectos de
Normas:
fabricacin los costos de la
La empresa utiliza cuatro tipos de instituciones bancarias.
mano de obra indirecta (ver
nminas:
propuesta).
Productiva: comprende la nmina del
personal de planta y su elaboracin es
semanal.
Mantenimiento: en ella se agrupa los
costos del personal de mantenimiento,
al igual que la productiva su
La elaboracin de la nmina en una hoja de
Cancelar las horas extras a
periodicidad es semanal.
clculo y posteriormente en el sistema de nmina los empleados, de acuerdo con
quincenal
Situacin actual
Anlisis
Administrativa: comprende a los

empleados incluyendo al encargado de
planta y su periodicidad es quincenal.
Directiva: que agrupa las erogaciones
semanales por concepto de gerentes y
socios de la empresa.
Es poltica de la empresa
cancelar horas extras a los empleados.
no
Recomendacin
clculo y posteriormente en el sistema de nmina los empleados, de acuerdo con

las normativas legales.
automatizado de la empresa, representa una
Proceder al descuento en
dualidad de actividades que no genera ningn horas por ausencia de los
puestos de trabajo, cuando no
valor agregado a la actividad administrativa. Por el
se posea permisos justificados.
contrario retrasa los procesos y constituye una
mala utilizacin de los recursos.

La clasificacin de la mano de obra en

directa e indirecta se puede establecer fcilmente
al verificar los integrantes de cada nmina y sus
funciones.
La
nmina
productiva
integra
el
personal de planta y del cual depende el proceso

productivo, por lo que debe ser clasificada como
Situacin actual
Anlisis
mano de obra directa.
Mientras que dentro de la nmina de

mantenimiento, se agrupa el personal encargado
de la lubricacin diaria, las reparaciones menores
y mayores de los equipos, y dems actividades de
apoyo al proceso productivo; lo que se tipifica
dentro de la clasificacin de mano de obra
indirecta.
A pesar de que el pago de horas extras a

cualquier tipo de trabajador es una obligacin
establecida en el Ley Orgnica del Trabajo, la
empresa ha adoptado la poltica administrativa de
no cancelarlas, pero si compensarlas con las faltas
al trabajo o permisos no justificados.
Recomendacin
DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS DE MANO DE OBRA
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Pasos:
La asistente de contabilidad registra en el
Registrar en cada uno de
En el ticket de mezcla no se refleja el costo de
sistema contable automatizado de la mano de obra directa.
los tickets de mezcla la
empresa, los comprobantes de los gastos de
porcin de costo de mano de
personal por rea de responsabilidad. Estas
obra directa imputables a la
reas son: produccin, mantenimiento,
frmula
elaborada
(ver
almacn, administracin y ventas.
propuesta).
Formularios:
Los avisos de contabilidad (ADC) son los
formatos utilizados para el registro de los
gastos de personal. Sus correlativos
involucran el da del registro y la
numeracin consecutiva del comprobante.
Los datos que posee cada comprobante son
los siguientes: fecha, referencia, cuentas,
debe y haber.
Formalidad:
La empresa no posee un procedimiento de
distribucin de costos de mano de obra
escrito y codificado.
Disear
manuales
de
Normas:
Los costos de mano de obra no son
imputados al producto, sin embargo son
estimados junto con los costos indirectos
en un margen de
Bs. 40 por kilogramo genera desconocimiento por parte del personal, de
Utilizar como base de

distribucin de los costos de
mano de obra directa a los
productos,
el
tiempo
de
produccin de cada orden,
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
de producto, al establecer el precio de genera desconocimiento por parte del personal, de registrando el tiempo ocioso
venta.
del personal de produccin
como un gasto de operacin
(ver propuesta).
Bajo una modalidad de fabricacin por

ticket de mezcla, es preciso asignar los costos de
mano de obra directa a cada una de las rdenes de
produccin elaboradas. Es por ello, que para
distribuir los costos de mano de obra se debera
considerar como base de distribucin el tiempo
que tarda el operador o tcnico en ejecutar sus
actividades para poder desarrollar el proceso.
Matriz de Anlisis 6
DETERMINACIN DE LOS GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN
Situacin actual
Anlisis
Pasos:
La asistente de contabilidad clasifica
los comprobantes de los gastos indirectos
de fabricacin segn el rea de
responsabilidad donde se consumieron.
Formularios:
La empresa no posee un formulario
especfico para la distribucin de los costos
indirectos de fabricacin entre las distintas
reas de responsabilidad. La distribucin de
erogaciones
comunes
(telfono,
electricidad)
se
realiza
considerando
porcentajes preestablecidos, o por conteo
de consumos identificables en las facturas
de los proveedores.
En el ticket de mezcla no se reflejan los costos

indirectos de fabricacin por lote de produccin
elaborado.
El
registro
por
reas
de
responsabilidad se limita slo a un control
administrativo de gastos.
Los presupuestos de gastos indirectos de

fabricacin
son
documentos que permiten
establecer estimaciones de gastos indirectos de
fabricacin que facilitan la distribucin de los
gastos comunes entre las distintas reas de
responsabilidad de la empresa.
Formalidad:
La empresa no posee un procedimiento
de determinacin de gastos indirectos de
fabricacin escrito y codificado.
Recomendacin
Registrar en cada uno de los
tickets de mezcla la porcin
de
costos
indirectos
imputables a la frmula
elaborada (ver propuesta).
Elaborar
presupuestos
mensuales de gastos indirectos
de fabricacin tomando en
cuenta el total de unidades
promedios a producir (ver
propuesta).
Disear
manuales
de
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin

Normas:
Los gastos indirectos de fabricacin no
son imputados al producto, sin embargo son
estimados junto con los costos de mano de
obra en un margen de Bs. 40 por kilogramo
de producto, al establecer el precio de venta.
La empresa considera como gastos
indirectos de fabricacin las siguientes
erogaciones: el mantenimiento, consumo de
combustible; electricidad, telfono de planta,
caletas, materiales de higiene y seguridad
industrial; pesajes de materia prima y
producto terminado; seguros, depreciacin,
implementos de limpieza, qumicos para el
tratamiento de la caldera, aportes patronales,
antigedad del personal y las erogaciones de
mano de obra.
En el costeo por rdenes de produccin es

preciso asignar los costos indirectos de
fabricacin a cada uno de los lotes producidos,
utilizando para ello una base de distribucin
representativa del proceso. Tomando en cuenta
que el proceso productivo es idntico para cada
una de las frmulas y que los mantenimientos y
consumos de insumos indirectos dependen del
tiempo de produccin, se debera utilizar como
La administracin de la compaa no base para la distribucin de los costos indirectos
clasifica los gastos indirectos en fijos y de fabricacin el tiempo de produccin.
variables.
Utilizar como base de

distribucin de los costos
indirectos
el
tiempo
de
produccin (ver propuesta).
Situacin actual
Anlisis
Los gastos indirectos de fabricacin pueden ser

clasificados segn su comportamiento en relacin
a la produccin como fijos o variables. Sin
embargo, siendo el cambio de los costos variables
de un nivel productivo a otro no significativo, y el
costo de la medicin de tales cambios ms
representativo que la misma erogacin, su
distribucin segn este criterio no aplica en la
empresa.
Recomendacin
Matriz de Anlisis 7
CONTABILIZACIN DE LOS GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN
Situacin actual
Anlisis
Pasos:
La asistente de contabilidad registra
semanalmente
en
el
sistema
de
contabilidad
automatizado,
los
comprobantes de los gastos indirectos de
fabricacin reales segn el rea de
responsabilidad donde se consumieron.
Recomendacin
Elaborar
presupuestos
mensuales de gastos indirectos
es precisa si la administracin desea establecer de fabricacin tomando en
cuenta el total de unidades
verdaderos mrgenes de ganancia por unidades
promedios a producir (ver
vendidas. Por ende, su registro no slo debe propuesta).
La imputacin de dichos costos al producto
obedecer a un control por rea de responsabilidad,

Formularios:
Los avisos de contabilidad (ADC) son los
formatos utilizados para el registro de los
gastos indirectos de fabricacin.
sino que debe ser trasladado al costo del producto

de forma predeterminada y luego corregido segn
los resultados del perodo.
Formalidad y Normas:
El procedimiento de contabilizacin de
gastos indirectos de fabricacin no ha sido
escrito, codificado y normado.
Disear
manuales
de

Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Matriz de Anlisis 8
RECEPCIN DE PRODUCCIN EN EL ALMACN
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Pasos:
Disear un formato de
No existe un control de alimento ensacado que
El encargado de planta realiza un conteo
control de ensaque que
diario de los sacos arrumados en el permita verificar la cantidad de producto que
soporte
la
recepcin
de
sali de los silos de produccin hacia el almacn,
almacn.
productos en el almacn.
por ende los controles sobre la entrada de
El encargado de planta determina por productos terminados al almacn no son muy
diferencia
las entradas de productos al confiables.
almacn y actualiza el inventario de cada
formula segn el conteo.
Formularios:
No existe un formulario que controle el
ensaque del producto terminado y su
posterior arrumen en el almacn.
Disear
manuales
de
El
procedimiento
de
recepcin
de
productos terminados en el almacn no ha
sido escrito, codificado y normado.
Matriz de Anlisis 9
DESPACHO
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
A granel
Pasos:
El transportista se presenta en la empresa

con la orden de carga o pedido del cliente y
la entrega al encargado de planta.
El encargado de planta verifica si el
pedido est dentro de la programacin. En
caso de que la entrega este programada
ordena al obrero de recepcin de materia
prima que acompae hasta el servicio de
romana contratado y proceda al pesaje de
la tara o transporte vaco. Dado el caso
contrario informa al cliente que no se le
puede despachar y lo anexa a la
programacin de pedidos de la semana.
El obrero recepcionista de la materia
prima, entrega la boleta de pesaje al
encargado de planta e inicia la carga del
transporte utilizando para ello, un sin fin
que traslada el producto desde los silos de
produccin hasta el transporte.
Culminada la carga, el obrero encargado
de la recepcin de materia prima vuelve
junto con el chofer del cliente a pesar el
transporte ya cargado, y entrega la boleta
de carga al encargado de planta.
La pesada del transporte del cliente (antes y

despus del proceso de despacho) constituye una
medida de control de inventario que garantiza el
control exacto de las salidas de productos
terminados a granel.
Continuar
verificando
la cantidad de producto
terminado
despachado
a granel.
Emitir
la
orden
de
despacho
en
forma
automatizada por el sistema de
inventario, en original y dos
El encargado de planta determina el monto

de kilogramos despachados y emite la
orden de despacho en original y copia;
enva la original a la administracin para
que se emita la factura y la copia la archiva
en el almacn.

copias.
Original
para
el
cliente, primera copia para la
administracin, segunda copia
para el almacn.
La emisin de la orden de despacho en forma
manual, sin conexin con el sistema de inventario
automatizado manejado en administracin, duplica
el proceso administrativo de control de existencias
y
genera cuadres de unidades que no permiten
obtener la informacin necesaria para calcular los

costos al final del perodo de manera oportuna.
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
En sacos
Pasos:
El transportista se presenta en la empresa

con la orden de carga o pedido del cliente y
la entrega al encargado de planta.
El encargado de planta verifica si el
pedido esta dentro de la programacin. En
caso de que la entrega este programada
ordena a los caleteros la carga del
transporte.
El encargado de planta emite la orden de
despacho en original y copia, con el mismo
tratamiento del despacho a granel.
Emitir
la
orden
de
La emisin de la orden de despacho en despacho
en
forma
automatizada por el sistema de
forma manual, sin conexin con el sistema de
inventario
automatizado
manejado
en copias.
Original para
el
cliente, primera copia para la
administracin, duplica el proceso administrativo
administracin, segunda copia
de control de existencias y genera cuadres de para el almacn.
unidades que no permiten obtener la informacin
necesaria para calcular los costos al final del
tratamiento del despacho a granel.

Formularios:
Existe un control semanal de caletas en el
cual se relaciona por da, el nmero de sacos,
el tipo de alimento y el costo por arrume de
cada uno de los despachos realizados. El
control de entradas y salidas de productos
terminados del almacn, se registra en la
unidad, utilizando tarjetas de kardex
diseadas en una hoja de calculo (Excel). En
tanto que, que en la administracin se utiliza
un sistema automatizado de inventario (Data
pro). Por lo cual al finalizar el mes se
requiere de un cuadre manual de kilogramos
producidos y vendidos, entre el control de
administracin y el control de almacn.
El procedimiento de despacho de
productos terminados en el almacn no ha
sido escrito, codificado y normado.
perodo de manera oportuna.

Colocar en el almacn un
computador conectado en red
con el sistema automatizado
de inventario utilizado por la
empresa.
El despacho de unidades de producto terminado

del almacn, sin conexin con el sistema de
inventario
automatizado
manejado
en
administracin, duplica el proceso administrativo

de control de existencias y
genera cuadres de
unidades que no permiten obtener la informacin
Disear
manuales
de
necesaria para calcular los costos al final del funciones y procedimientos
perodo de manera oportuna.

Matriz de Anlisis 10
MERMAS
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Kilogramos producidos:
Tabular durante un periodo

Todo el personal, tanto administrativo como de
de dos meses el total de
total de kilogramos producidos por
produccin,
est
en
conocimiento
de
las
prdidas
mermas de produccin.
frmula, multiplicando el nmero de sacos
producidos en el perodo por el peso de
de material durante el proceso, pero no se han
cada saco.
tomado medidas para registrar su cuanta.
Kilogramos vendidos:

total de kilogramos vendidos por frmula,
segn el total de salidas reflejadas en la
tarjeta de kardex durante el perodo.
Realizar un estudio tcnico
que determine las causas de la
El encargado de planta determina las

mermas y proponga programas
mermas del proceso productivo para un
de mejoras y mantenimiento
perodo, mediante la comparacin entre los
para su correccin.
kilogramos producidos y los kilogramos
vendidos.
El control de mermas y reprocesos es una
accin vital si se desea determinar el costo real
imputable a una frmula u orden de produccin.
La
determinacin
cientfica
de
sus
causas
permitira tomar acciones correctivas y minimizar

costos y prdidas de recursos.
PROCEDIMIENTO DE CLCULO DE LOS COSTOS DE PRODUCCIN
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Pasos:
El encargado de planta enva los tickets de

mezclas a la asistente contabilidad, una vez
cerrado el mes en sus tarjetas de inventario.
Al revisar el estado de resultados y los tickets de Disear la estructura de costos

por tipo de producto, incluyendo
mezclas de un perodo, se observa que los costos de
los tres elementos de costo, de
La asistente de contabilidad, descarga del
materiales son transferidos ntegramente a los costos de acuerdo a las caractersticas del
sistema de inventario de materias primas el
proceso
productivo
(ver
produccin y ventas, mientras que los costos de mano
consumo de materiales por ticket de mezcla.
propuesta).
de obra y gastos indirectos de fabricacin permanecen
La asistente de contabilidad procede a
registrar en cada uno de los tickets de mezcla abiertos en el estado financiero. Tal situacin es el
el costo de materiales y determina el costo resultado de considerar slo los materiales como parte
unitario del producto, dividiendo el costo total
de materiales entre el total de unidades del costo del producto terminado.
producidas, de acuerdo con el reporte del
microprocesador anexo al ticket de mezcla.
La asistente de contabilidad resea el costo

unitario en el ticket de mezcla y registra en el
sistema de inventario la cantidad de productos
terminados.
La asistente de contabilidad imprime el

comprobante de descargo, el comprobante de
compra a crdito y anexa al ticket de mezcla el
reporte del microprocesador.
La asistente de contabilidad entrega la
documentacin anterior al gerente de
administracin.
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
El gerente de administracin verifica los

clculos. En caso de existir algn tipo de error,
seala la correccin a la asistente de
contabilidad. En caso contrario firma en seal
de aprobacin.
Formularios:
El ticket de mezcla es la forma utilizada para
registrar el consumo de materiales por orden de
produccin y posee un nmero correlativo. Cada
ticket de mezcla consta de seis partes, descritas
a continuacin:
En el formato de ticket de mezcla se observa Redisear el formato de ticket

que no existe un espacio disponible para registrar los de mezcla (ver propuesta).
costos de la mano de obra y los gastos indirectos de
fabricacin
consumidos
durante
el
proceso
de
fabricacin del lote de produccin sealado.
Identificacin: en esta parte se registran

los datos relacionados con la orden de
produccin (fecha, turno de produccin,
nombre del operador y nmero de la orden en
el perodo). As como tambin los datos
relacionados con el producto: el tipo de
alimento a procesar, el total de mezclas o
baches, el cdigo de la frmula, la cantidad
formulada y el tipo de despacho (a granel o en
sacos).
Formulacin: donde se indican la

frmula por mezcla y el consumo formulado y
real de materiales macros y micros.
Existen partes del formato de ticket de mezcla que

actualmente no estn siendo llenados, debido a que la
informacin que en ellas se refleja es redundante o
carece de valor en los actuales momentos. Este el caso
de la parte de remezcla, campo en el cual se registra
como reproceso la cantidad de productos terminados
utilizados en la frmula, situacin que ocurren con
Remezcla: este espacio esta destinado a muy poca frecuencia.

registrar los reprocesos de productos,
especificando el tipo de remezcla o frmula y
la cantidad de sacos utilizados.
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Cortes de ingredientes: espacio no

Redisear el formato de
La parte de cortes de ingredientes en el formato
utilizado y en el cual debera researse la
ticket
de
mezcla
(ver
cantidad de material existente en los silos de de ticket de mezcla, es un campo poco usado en la propuesta).
macros al terminar un proceso de mezcla.
actualidad. Su funcin de controlar las salidas de
Control de rendimiento: campos materiales macros de los silos, retrasa operativamente

destinados a registrar el inicio y fin de cada
las corridas (lotes grandes) de produccin. Es por ello Disear
orden de producto, as como el total de
toneladas producidas por hora.
que el operador del microprocesador no registra en funciones
manuales
de
y procedimientos
forma continua en este campo la informacin sealada

Costos: en esta parte se deja constancia
del total en bolvares consumidos en material, y prefiere controlar la salida de la materia prima de los
la cantidad de kilogramos formulados, la silos a travs del reporte emitido por el Registrar en cada uno de los
cantidad de kilogramos producidos realmente y
tickets de mezcla la porcin
microprocesador (reposte del visor).
el costo unitario de material.
de costos de mano de obra y
Formalidad :
El procedimiento de clculo del costo de los
productos no ha sido escrito y codificado.
La falta de formalizacin de los procedimientos gastos
indirectos
fabricacin imputables
genera desconocimiento por parte del personal, de los
frmula
elaborada
procesos y normas que regulan las actividades propuesta).
Normas:
Estimar los costos de mano de obra y gastos indirectos
El costo del producto incluye el costo

real de los materiales consumidos ms un de produccin sin realizar un proceso de distribucin
margen de Bs. 40 por kilogramo para cubrir razonable no permite determinar el verdadero margen
los costos de mano de obra y gastos indirectos.
de utilidad por frmula, ya que se podra sobrecostear
algunos productos y subcostear otros.
de
la
(ver
SISTEMA DE COSTO
Situacin actual
Anlisis
Recomendacin
Tipo:
El sistema de costo utilizado por la
Todo sistema de costo debe adaptarse a la
empresa es el de rdenes de produccin,
emitidas en base a la programacin semanal modalidad de produccin que posee la compaa.
de los pedidos elaborada por el encargado de
En PROALCA C.A. la caracterstica de desarrollar
planta.
un proceso productivo por etapas y homogneo
Disear una metodologa de
acumulacin de costos por
una infraestructura de planta secuencial e rdenes de trabajo que incluya
los tres elementos de costo
ininterrumpida, donde la intervencin del hombre
(ver propuesta).
no es representativa, justificara claramente el uso
para todas las frmulas, adems de tener instalada
de un sistema de costo por proceso continuo.
A pesar de ello, la gerencia adopt como

sistema
de
trabajo,
el
sistema
de
rdenes
especficas de produccin, debido a que se carece

de un mercado cautivo capaz de absorber la
totalidad de la produccin que se puede fabricar,
utilizando toda la capacidad instalada.
A continuacin se presenta el anlisis descriptivo de la informacin correspondiente a

la variable especfica proceso productivo. La descripcin parti de la teora de sistema
descomponiendo el proceso en: insumos (materiales de las mezclas), transformacin,
(entendiendo por ello las etapas de fabricacin del alimento concentrado para animales) y
salidas (detallando las lneas de productos actuales de la empresa).
Insumos
En el proceso productivo se utilizan dos tipos de materiales para llevar a cabo la
produccin, los materiales macros y los materiales micros. Los materiales macros son las
harinas de arroz, de maz, de trigo, de carne, de soya y de galleta; el maz amarillo y el
afrechillo. Entre los materiales micros se tienen la melaza, sebo, fosfatos, calcio,
methionina, lisina, sal industrial, adems de otros componentes mdicos.
A pesar de tener los materiales macros un carcter estacional, la empresa no utiliza

programas de abastecimiento de materia prima. Los requerimientos de materiales son
definidos con base a la programacin de los despachos hecha por el encargado de planta,
corriendo el riesgo de que en alguna ocasin, el retraso en la entrega de un proveedor
pueda detener la produccin.
En cuanto a los insumos humanos, se observa que debido al alto grado de

automatizacin de la planta, slo se requiere de cinco operadores para vigilar y controlar
la transformacin de los materiales en productos. Estos operadores custodian los puntos
crticos del proceso productivo y tienen como obligacin garantizar la secuencialidad del
proceso. En el cuadro 4 de la siguiente pgina, se resume el nmero de trabajadores por
cargo y los procesos bajo su responsabilidad.
Cuadro 4
LISTADO DE CARGOS DE PRODUCCIN
Cargo
Receptor materia
prima.
Operador del
microprocesador
Prensista
Ensacadores
Procesos
Pesaje de Materia Prima
Molienda, Zaranda y
Enfriamiento
Pelletizado
Ensacado
N de
Trabajadores
1
1
1
2
Fuente. Resultado del cuestionario personalizado.
La electricidad, el combustible, los qumicos para la limpieza de calderas, el agua, el

mantenimiento, son otros recursos necesarios en la fabricacin del alimento concentrado
para animales, que estn agrupados dentro de los gastos indirectos de fabricacin.
Etapas
El proceso de produccin de alimentos concentrado para animales consta de ocho
etapas descritas a continuacin:

Pesado de la Materia Prima
El pesado de la materia prima se cumple de forma automtica y manual. Al recibir el
ticket de mezcla, el operador del microprocesador introduce los datos del nmero y
contenido de kilogramos de cada frmula en el visor programador, para que ste
proceda de forma automtica a dosificar la salida de los materiales macros que se
encuentran en los silos, de forma que caigan en la tolva bscula para ser pesados.
Previamente el encargado del almacn de micros, ha pesado manualmente y

preparado las premezclas establecidas segn la frmula, siguiendo para ello la receta
reflejada en el ticket de mezcla.
Luego de ser pesados los componentes macros, se abre la compuerta de la tolva

bscula y la materia prima cae a un tornillo sin fin, que conduce el contenido a un
elevador de cangilones que a su vez alimenta la tolva de los molinos, donde los
materiales son almacenados brevemente.
Molienda
Se inicia cuando se abre la compuerta de la tolva de los molinos y su contenido cae en
los molinos de martillos, que al llenarse comienzan a funcionar, reduciendo a polvo
todos los ingredientes que pasan luego a la tolva del mezclador.
Mezclado
Al estar la totalidad de los ingredientes molidos, se deja verter a una mquina de
mezclar (mezclador), en la cual se agregan manualmente los materiales micros, la
melaza y el sebo. Este ltimo ha sido previamente calentado a travs de serpientes
(tuberas con pequeos orificios por donde sale vapor de agua) antes de ser inyectado
al mezclador por medio de una bomba. Cuando los materiales constituyen una pasta
homognea, la mezcla cae a un elevador de cangilones que en condiciones normales,
la lleva a la tolva pelletizadora.
Limpieza del Producto
Esta operacin no ocurre todo el tiempo; slo se realiza cuando el contenido del
mezclado, antes de ir a la tolva pelletizadora, no presenta fsicamente homogeneidad
y por ello, tiene que pasarse por un limpiador de producto, el cual separa el polvo o
harina de las partculas de otros tamaos. Aqu las partculas caen al piso y luego son
recogidas. Una vez que la mezcla se encuentra homognea totalmente se pasa a la
tolva pelletizadora.
Pelletizado
En la tolva pelletizadora, la mezcla permanece por ciento tiempo hasta que se
alcancen los niveles de temperatura y presin ptimos luego de haber prendido el
equipo. Esta mquina, consta de tres partes a travs de las cuales se cubre tres
momentos distintos en esta etapa. La primera parte es un acondicionador que regula la
entrada de la mezcla. La segunda parte es un mezclador, donde se adiciona la melaza
junto con vapor de agua, lo cual le da el sabor y acta como aglutinante en la
formacin del pellet. La ltima parte es una prensa, quien tiene como funcin
comprimir y pasar el alimento por una malla para darle forma de taco (pellet).
Enfriamiento
Los pellests obtenidos, debido a la temperatura adquirida por la inyeccin de vapor
de agua, deben pasar a un enfriador para evitar que se compacten durante su
almacenamiento. Este enfriador, tiene un ventilador que succiona el calor de los
pellets, y lo transfiere a un cicln-elevador, el cual expulsa ese calor al exterior.
Luego de haberse enfriado el producto ste contina su proceso de transformacin y
pasa la zaranda.
Zaranda
En esta operacin se controla la longitud, el grosor y la dureza del producto. Por
medio de una zaranda se separa los pellets ptimos (con grosor y longitud definidos)
de los pellets finos (no deseados). Estos pellets ptimos caen a un elevador de
cangilones que los conduce a un transportador y ste a su vez, a los silos de producto
terminado. Por otra parte, los pellets finos, son devueltos
en un sin fin a la
pelletizadora para ser reincorporados al proceso.

Ensacado
Cuando la comercializacin del producto es en sacos, se abre la compuerta del silo y
el alimento cae a un transportador (tornillo sin fin) y ste lo conduce a la tolva de
ensaque, en el cual se almacena brevemente, mientras se va ensacando.
Posteriormente un ensacador coloca los sacos debajo de la tolva, baja la palanca que
abre la compuerta, y cae el alimento dentro del saco, en la cantidad estipulada (40 Kg.
o 20 Kg.), cerrndose la compuerta en forma automtica.
Una vez que el saco est lleno, el ensacador acciona una segunda palanca y el
producto empacado cae a una cinta transportadora, que permite que el saco pueda ser
cosido por una mquina en su extremo superior. Al mismo tiempo que el saco est
siendo cosido, se le coloca una tarjeta de identificacin, sta contiene el nombre de la
empresa que lo fabrica, tipo de animal al que esta dirigido el alimento, peso,
indicaciones, anlisis garantizado y materias primas utilizadas.
Cuando la comercializacin del producto es a granel se procede a descargar el

producto terminado directamente desde los silos hasta el transporte del cliente
utilizando para ello un sin fin.
Lneas de productos
Existen tres tipos de lneas de productos en la empresa: alimento para aves, cerdos y
bovinos. Para cada una de estas lneas existe una clasificacin de productos segn
frmulas, que se adaptan a las etapas del desarrollo del animal y a su condicin fsica. La
comercializacin de todos los productos en las diferentes lneas se realiza en tres tipos de
presentaciones: a granel, en sacos de 40 kilogramos y en sacos de 20 kilogramos.
En lo sucesivo se realiza el anlisis cuantitativo de la estructura de costo actual de la

empresa. La informacin corresponde a los meses de julio y agosto del dos mil uno (2001).
En el grfico 1 que aparece en la pgina siguiente, se observa como para los meses de
julio y agosto, el costo de los materiales represent de la totalidad de los gastos reflejados
en los estados de resultados correspondientes, un setenta y ocho punto noventa por ciento
(78,90 %) y ochenta y dos punto cero ocho por ciento (82,08 %) respectivamente. Por ello
se infiere que la estructura de costo de la compaa est representada en forma significativa

por los materiales utilizados en la elaboracin de los productos.
Esta distribucin justifica el control minucioso administrativo de materiales que tiene

la empresa, pero indica que la misma debera considerar en el proceso de fijacin de precios
de ventas, el costo de reposicin de la materia prima, ya que un incremento en los costos
de adquisicin de los mismos influye de forma
significativa en los costos de produccin y
reduce los ganancias o utilidades esperadas. Otro aspecto importante que debe ser
considerado en este anlisis, es la condicin de estacionalidad agrcola de la materia prima
utilizada en el proceso, que genera fluctuaciones en el precio de adquisicin con las
repercusiones ya mencionadas.
Grfico 1
COSTOS DE PRODUCCIN Y VENTA PARA LOS MESES DE JULIO Y
AGOSTO DE 2001
Fuente. Estados Financieros de la empresa PROALCA C.A correspondientes a los

meses Julio y Agosto del 2001.
El segundo gran elemento de la estructura de gastos observada en el grfico 1, son
los gastos indirectos de fabricacin, que incluyen los costos indirectos generales y la mano
de obra indirecta. En el mes de julio este rubro alcanz el ocho punto once por ciento
(8,11 %), mientras que para el mes de agosto se incremento en cero punto sesenta y uno por
ciento (0,61%). Tal situacin es caracterstica de las empresas con procesos productivos
altamente automatizados, donde los costos de personal son desplazados por los gastos de
mantenimiento y depreciacin de equipos e instalaciones.
Grfico 2
COSTOS DE LOS MATERIALES PARA LA LNEA DE CERDO EN LOS MESES
DE JULIO Y AGOSTO DE 2001

En la lnea de productos para cerdos, la frmula ms fabricada para el perodo julio y
agosto del ao dos mil uno (2001) fue cerdo crecimiento medicado. Para la elaboracin de
este producto se incurri en un costo de materiales de bolvares cinco millones sesenta y
siete mil veinticuatro con ochenta y nueve cntimos (Bs. 5.067.024,89) en el mes de julio y
nueve millones quinientos cincuenta y un mil setecientos noventa y ocho con setenta y tres
cntimos
de bolvares (Bs.9.551.798,73) en el mes de agosto, que representan
un
veintinueve por ciento (29%) y un cuarenta y uno por ciento (41%) , del costo total de los
materiales destinados a la produccin de alimentos para cerdo.
de esta
lnea de produccin
El consumo de materiales
present un incremento en el mes de agosto del treinta y
cuatro por ciento (34%) en relacin al mes de julio, producto del aumento en el nmero de
unidades producidas de un cuarenta por ciento (40%).
La tendencia mostrada en el
grfico 2 para el mes de julio, refleja como frmulas ms costosas en lo que a material se
refiere, las del cerdo en la etapa de crecimiento bien sea medicadas o normales, mientras
que en el mes de agosto, se le agrega a la lista la frmula de cerdo terminador que es
aquella que garantiza el mantenimiento en peso del animal, en la fase de comercializacin y
venta del mismo.
Grfico 3
COSTOS DE LOS MATERIALES PARA LA LNEA BOVINO EN LOS MESES DE

JULIO Y AGOSTO DE 2001

La produccin de alimento para ganado bovino posee un
consumo de materiales
homognea para los dos meses analizados, tal como se observa en el grfico 3. En ambos
meses, la frmula vaca lechera 20% present el mayor costo, registrando bolvares quince
millones
cuatrocientos
cuarenta
cuatro
mil
cincuenta
con
dos
cntimos
(Bs. 15.444.057,02) en el mes de julio y bolvares trece millones doscientos veintiocho mil
quinientos noventa y siete con sesenta y nueve cntimos
(Bs.13.228.597,69) en agosto; la
diferencia entre un mes y otro, es el resultado de la reduccin en las unidades producidas

de un catorce por ciento (14%) equivalente a dos millones doscientos catorce mil
cuatrocientos cincuenta y nueve bolvares con treinta y tres cntimos (Bs. 2.215.459,33).
Grfico 4
COSTOS DE LOS MATERIALES PARA LA LNEA AVES EN LOS MESES DE
JULIO Y AGOSTO DE 2001

De acuerdo con el grfico 4, las frmulas de
alimentos para aves de mayor
produccin durante el perodo julio-agosto 2001 fueron gallinas y pollos crianza casera. As
lo refleja el costo de los materiales para el perodo de dichas formulas. La produccin de
alimento para gallinas ponedoras prcticamente mantuvo su costo de materiales de un mes
a otro, ya que se realiz una inversin de bolvares seiscientos trece mil doscientos cuatro
con cincuenta cntimos
veinticuatro
mil
doscientos
(Bs. 613.204,50) en el mes de julio y bolvares seiscientos

setenta
cuatro
con
cincuenta
cuatro
cntimos
(Bs. 624.274,54) en el mes de agosto. La variacin ocurrida de once mil setenta bolvares
con cuatro cntimos (Bs.11.070, 04), fue proporcional
al incremento de ochenta unidades
producidas si se considera el costo promedio estimado de bolvares ciento dieciocho con

ochenta y un cntimos calculados en el cuadro 5 (Bs. 118,81).
Cuadro 5
COSTO DE MATERIALES UNITARIOS POR LNEA DE PRODUCCIN DURANTE

EL MES DE AGOSTO DE 2001
LINEA DE PRODUCCIN
Lnea de alimentos para cerdos
Lnea de alimentos para bovinos
Lnea de alimentos para aves
Costo de
Material
23.249.986,53
40.906.129,75
4.714.317,17
Unidades
Producidas
176.359,00
361.087,00
39.680,00
Costo
unitario por
Kilogramo
131,83
113,29
118,81

Entre
las tres lneas de productos fabricadas por la compaa aparentemente la lnea
para ganado bovino es la que requiere una mayor inversin en materiales, sin embargo los
costos unitarios calculados demuestran lo contrario. En el mes de agosto la inversin total
en materiales fue de bolvares cuarenta millones novecientos seis mil ciento veintinueve
con setenta y cinco cntimos (Bs.40.906.129,75) correspondiente a un total de trescientos
sesenta y un mil ochenta y siete kilogramos (361.087,00 Kg.). De esta relacin se puede
calcular un costo promedio de bolvares ciento trece con veintinueve cntimos por
kilogramos (113,29 Bs./Kg.).
Por su parte, la fabricacin de alimentos para cerdos alcanz un total de bolvares

veintitrs millones doscientos cuarenta y nueve mil novecientos ochenta y seis con
cincuenta y tres cntimos (Bs. 23.249.986,53), equivalentes a ciento setenta y seis mil
trescientos cincuenta y nueve kilogramos (176.359 Kg.); siendo el costo unitario promedio
por kilogramo de este producto de bolvares ciento treinta y un con ochenta y tres cntimos
(131,83 Bs./Kg.).
En cuanto a la lnea de alimentos concentrados para aves, el total de unidades

producidas en el mismo mes, fue de treinta y nueve mil seiscientos ochenta kilogramos
(39.680 Kg.) cuyo importe en material cubri los cuatro millones setecientos catorce mil
trescientos diecisiete bolvares con diecisiete cntimos (Bs.4.714.317,17), para obtener un

costo unitario promedio de bolvares ciento dieciocho con ochenta y un cntimos por
kilogramo (118,81 Bs./Kg.)
De la comparacin de los tres costos unitarios se infiere que a pesar de que la lnea de
ganado bovino present una inversin global ms significativa en materiales, es la que por
el contrario, posea el costo unitario menor, debido al alto nmero de unidades producidas.
Grfico 5
DISTRIBUCIN PORCENTUAL DE LA MANO DE OBRA PARA EL PERODO
JULIO- AGOSTO DE 2001

Los costos de personal que contabiliza la empresa como costos de mano de obra
incluyen cuatro conceptos: sueldos y salarios, antigedad, aporte seguro social y horas
extras. Tal como se puede observar en el grfico 5, entre estas erogaciones la de mayor
relevancia es sueldos y salarios que representa un setenta y cuatro punto setenta y dos por
ciento (74,72 %) del total de los costos de mano de obra, seguida por la antigedad con un
doce punto catorce por ciento (12,14 %), el aporte al seguro social con un siete
punto
treinta y uno por ciento (7,31%) y el pago de horas extras con un cinco punto ochenta y tres
por ciento (5,83 %). Esta composicin denota el criterio de la empresa de incluir todos los
gastos del personal productivo como parte del costo de mano de obra, sin discriminar como
lo hacen algunos autores, la carga parafiscal (seguro social) dentro de los costos indirectos.
Grfico 6
DISTRIBUCIN PORCENTUAL DE LOS GASTOS INDIRECTOS
FABRICACIN PARA EL PERODO DE JULIO- AGOSTO DE 2001
DE

Por su parte, la distribucin porcentual de los gastos indirectos de fabricacin, que se

presenta en el grfico 6, no tiene una concentracin tan marcada como la distribucin que
caracteriza los costos de mano de obra. Comprende dieciocho conceptos siendo ms
significativos los materiales e implementos de trabajo (20,41%), la energa elctrica
(13,74%), los costos de mano de obra indirecta de planta (12,04%) y mano de obra de
almacn (10,69%).
Esta distribucin expresa la diversidad de los gastos indirectos de
fabricacin dificultando el proceso de seleccin de una base de imputacin al costo idnea.
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Una vez realizado el diagnstico de la situacin administrativa, productiva y de costo
de la empresa PROALCA C.A.,
se identificaron un conjunto de debilidades que deberan
ser corregidas para mejorar la calidad de la informacin gerencial
y permitir el desarrollo
del diseo del sistema automatizado descrito en la propuesta. Estas debilidades se expresan
en las siguientes conclusiones:
A nivel procesos administrativos: se observ la falta de formalizacin de los

procedimientos, lo cual conduce al desconocimiento, por parte del personal que
labora en el rea, de los procesos y normas que regulan las actividades de: control
de materiales, elaboracin de nmina, control de gastos indirectos de fabricacin,
control de inventarios, determinacin y contabilizacin de mermas, as como la
asignacin de costos a la produccin. No obstante, los recursos informticos de la
empresa son utilizados en forma parcial, lo que genera una duplicacin de
actividades administrativas en la generacin de informacin veraz pero no
oportuna.
A nivel del proceso productivo: se encontr que los formatos de registro

utilizados en la empresa son exclusivamente para controlar el consumo de
materiales, sin considerar los dems elementos del costo. Por otra parte, la
empresa no determina las mermas por rdenes, por lo que las prdidas por este
concepto son distribuidas a todas las rdenes de produccin del perodo, sin
importar el tipo de material desechado. De igual forma la empresa no registra los
tiempos de produccin por rdenes, lo cual
productivos.
impide determinar tiempos ociosos
A nivel costo: se evidencia la inexistencia de un sistema de costos formalizado.

Dentro de los costos de los productos no se consideran ni las erogaciones por
concepto de mano de obra,
ni las correspondientes a los gastos indirectos de
fabricacin. Por tanto, las estimaciones de precios de ventas basados en el costo,

no revelan los mrgenes de utilidades reales. De esta situacin se desprende un
registro incorrecto de los costos de produccin en la contabilidad general de la
empresa, presentando los estados financieros una estructura no acorde con el
proceso
de
fabricacin.
Adems,
la
empresa
carece
de
programas
de
abastecimiento y presupuestos de gastos; lo que impide sustentar anlisis de

variaciones que revelen el nivel productivo de la empresa. La distribucin de los
gastos por reas de responsabilidad slo refleja los costos por unidades, pero no su
eficiencia.
Todas las debilidades detectadas con el diagnstico impiden que la gerencia

administrativa y tcnica de la empresa PROALCA C.A, maneje la informacin de costos
necesaria para aprovechar las oportunidades del mercado y realizar estudios de mercados, a
travs de la planificacin de escenarios.
RECOMENDACIONES
Con base en las conclusiones generales anteriormente expresadas, se recomienda lo
siguiente:
A nivel de procesos administrativos:
Disear manuales de funciones y procedimientos administrativos y operativos:

con el objeto de crear una base de procedimientos y funciones ptima para la
recoleccin de la informacin.
Informar al personal sobre las funciones y procedimientos que deben cumplir:

para que exista clara definicin de los deberes y se cumplan los
procedimientos en forma correcta.
Capacitar al personal administrativo en el uso de los paquetes y programas

administrativos que posee la empresa: lo que garantizara el uso de todos los
recursos
existentes
en
la
empresa
simplificara
los
procedimientos
administrativos.
A nivel del proceso productivo:
Redisear el formato de ticket de mezcla:
incorporando los campos referidos
a los costos de mano de obra y gastos indirectos de fabricacin, de forma tal

que se asigna a cada lote producido la totalidad de los recursos consumidos
durante el proceso de fabricacin.
Realizar un estudio tcnico que
determine las causas de la mermas y
proponga programas de mejoras y mantenimiento para su correccin: de

manera de garantizar la eficiencia productiva de los equipos y tener un mayor
controlar sobre el consumo de materiales.
Registrar los tiempos de fabricacin por ticket de mezcla, incluyendo la etapa

de ensaque: de forma tal que se refleje el tiempo exacto de produccin de cada
lote de productos y se utilice tal medicin, como de base de aplicacin para la
distribucin de los costos de mano de obra y gastos indirectos de fabricacin.
A nivel costo:
Implementar la propuesta que se anexa, la cual contempla:

o El diseo de un sistema de acumulacin de costos por rdenes
especficas que permita registrar los tres elementos del costo.
o La elaboracin de presupuestos estimados de gastos indirectos de
fabricacin que incluyan los costos de mano de obra indirecta y
permitan predeterminar los costos indirectos de fabricacin.
o La distribucin de los gastos indirectos de fabricacin entre los

productos, considerando como base de aplicacin el tiempo de
fabricacin de cada orden.
o La contabilizacin los costos indirectos de fabricacin en forma
predeterminada, con la finalidad de determinar las variaciones de
materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricacin, al finalizar
el perodo.
Es importante resaltar, que el diseo contenido en la propuesta comprende

slo una metodologa de costeo acorde con las caractersticas de la empresa, cuya
efectividad depende de la aplicacin de las recomendaciones propuestas en esta
investigacin, tanto a nivel de procedimientos administrativos como productivos.
La propuesta planteada a continuacin tiene como finalidad crear las bases

tericas de un
sistema automatizado de costos que le permita a la empresa
controlar los costos de produccin en forma efectiva, veraz, confiable y oportuna,

con miras a respaldar procesos de tomas de decisiones asertivas. La adecuacin de
la propuesta a las caractersticas de la empresa es un elemento que garantiza la
viabilidad del sistema y disminuye los niveles de inversin econmica, por no
requerir de un proceso de adaptacin a una estructura ya existente.
CAPITULO VI
PROPUESTA
Diseo de un sistema automatizado de Control de Costos de Produccin (CCP)
En la actualidad la informacin es el insumo gerencial ms importante para
cualquier tipo de organizacin, especialmente aquellas pequeas y medianas empresas,
como es el caso de PROALCA C.A., en donde el capital de trabajo y la colocacin de los
productos en el mercado son restringidos. En este tipo de organizaciones se requiere
entonces de controles minuciosos de la inversin en recursos y de un uso eficiente de los
mismos, que faciliten la fijacin de precios, procuren el retorno de la inversin y generen
niveles de rendimientos satisfactorios para los propietarios.
Tal situacin justifica el diseo conceptual de un sistema automatizado de Control

de Costos de Produccin (CCP), el cual fue concebido a partir de las caractersticas
comerciales, administrativas y de produccin de la empresa PROALCA C.A y permitir a
la compaa determinar en forma exacta los costos de sus productos, y la determinacin
objetiva de mrgenes de ganancias reales.
El diseo conceptual presentado a continuacin comprende el diseo externo del

programa, es decir, el objetivo, la descripcin, el alcance y las funciones del sistema; el
diseo interno preliminar o de la estructura conceptual, abarcar la estructura de costo
definida para la empresa, la metodologa de acumulacin y asignacin de costos a los
productos, as como los mdulos funcionales del sistema, la base de datos requerida y los
procedimientos administrativos que garantizan la captura de la informacin.
El sistema de informacin diseado se clasifica dentro de la modalidad de sistemas

administrativos de apoyo y su concepcin sigui la tcnica de diseo orientada a
estructura de datos.
Diseo Externo
1. Objetivo del sistema
El sistema de Control de Costos de Produccin (CCP) tiene como objetivo
fundamental estimar
y determinar de manera rpida y eficiente, los costos de los
productos elaborados por la empresa PROALCA durante un perodo de costo predefinido,

en vista de la necesidad de controlar y tomar decisiones sobre sus recursos fsicos y
financieros.
2. Descripcin del sistema

El fundamento terico del sistema es la teora de costos por absorcin, debido a que
en una economa inflacionaria y recesiva, como la venezolana, es importante imputar al
producto todos los costos incurridos durante el proceso de produccin. El sistema funciona
bajo la metodologa de costos por rdenes de produccin, por lo que carga a cada lote de
produccin los costos de materiales, mano de obra y costo s indirectos de fabricacin a
travs de asignaciones por frmulas y tasas predeterminadas. Este esquema conceptual
brinda al CCP la posibilidad de adaptarse a la organizacin interna de las pequeas y
medianas empresas, sin que ello involucre un incremento de los gastos administrativos
mayor que el valor agregado que representa el anlisis de la informacin.
3. Alcance del sistema

El sistema de Control de Costos de Produccin (CCP) le suministrar al usuario,
informacin estimada de los costos unitarios estimados y reales de los productos. A partir
de ellos se establecern variaciones, con el objeto de que la gerencia corrija sus
estimaciones en caso de ser conveniente.
De igual forma el CCP mantendr un registro completo de todas las operaciones de

produccin efectuadas en un perodo, asociadas con los gastos que se produjeron, a fin de
tener una visin global y completa de todos los costos de la empresa por lneas de
productos.
Toda la informacin anterior brindar a la gerencia la posibilidad de realizar

proyecciones de costos a travs de la simulacin de escenarios de mercados y costos de
insumos, con la finalidad de lograr un adecuado control del proceso productivo o llevar a
cabo estudios de mercados en forma ms acertada.
4. Funciones del sistema

El CCP permitir a sus usuarios realizar las siguientes funciones:
1. Obtener los gastos registrados en la base de datos del sistema de control
administrativo que posee la empresa:
Costos unitarios de materiales (sistema de inventario).
Costos de mano de obra (sistema de finanzas).
Costos indirectos de fabricacin (sistema de finanzas).
2. Elaborar prepuestos de costos de produccin al estimar los costos de

materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricacin por cada lote de
produccin. Cada uno de ellos podrn ser estimados mediante los siguientes
procedimientos:
Materiales: carga preestablecidas de formulaciones de productos y

costos unitarios de los materiales correspondientes al periodo
anterior.
Mano de obra: clculo del costo integral de la hora de produccin.
Gastos
indirectos
de
fabricacin:
determinacin
de
la
tasa
predeterminada de gastos indirectos de fabricacin.

3. Cargar costos reales a los tickets de mezclas: capturando para ello
mensualmente la informacin de la base de datos del sistema financiero y de
inventario de la empresa; y asignando directamente a las rdenes los costos
no estimados.
4. Totalizar costos reales del perodo por tickets de mezcla: sumando los
elementos de costos definidos en cada uno de ellas.
5. Establecer variaciones entre los costos estimados y reales.
6. Emitir los reportes de costos bien sea por lotes de produccin
o por
elementos. Entre los reportes a emitir se pueden sealar:
Estructura de costo por producto: que detallara por producto la tabla

de formulacin de elementos macros y micros, los materiales de
empaque requeridos, la porcin de costos de mano de obra estimada y
la porcin de gastos indirectos de fabricacin estimados, de acuerdo
con el tiempo de produccin que normalmente requiere el proceso de
fabricacin.
Ticket de mezcla: formato de produccin que autorizara la

fabricacin de un lote de productos. En el se indicara el total de
material formulado, el total de material realmente consumido, el
tiempo de produccin y las porciones estimadas de costos de mano de
obra y gastos indirectos de fabricacin.
Orden de produccin
reporte donde se observara los costos
estimados y reales, con sus correspondientes variaciones, de un ticket

de mezcla ya elaborado.
Resumen de costos por elementos: el cual permitira determinar el

consumo total de materiales, mano de obra y gastos indirectos de
fabricacin, de cada uno de los perodos productivos.
Diseo interno preliminar
1. Estructura de Costo
La estructura de costos que sirve de base de datos para la distribucin y asignacin de

los costos por el sistema,
clasifica los recursos productivos segn
las tres divisiones
tradicionales de la teora contable: materiales, mano de obra y gastos indirectos de

fabricacin.
En el CCP se contempla
como material toda aquella materia prima que forme parte
integral del producto o que permita su manipulacin y comercializacin, por lo que agrupa
los dos tipos de materiales conocidos: directos e indirectos. En el caso de PROALCA C.A.,
los materiales directos son a su vez subdivididos en materiales macros y materiales micros,
cuya proporcin y combinacin sern establecida por la frmula de cada producto. El
material de empaque (sacos, hilo industrial y las tarjetas de identificacin) constituye el
material indirecto de cada frmula, y es indispensable para la conservacin del producto en
el almacn y su posterior venta.
La segunda divisin de la estructura de costos es la mano de obra. El criterio para su

determinacin, dentro de la estructura de costos del sistema, debe ser su relacin con la
produccin. Cuando el personal que recibe el salario y las dems remuneraciones cumple
sus funciones dentro de un centro de costos o unidad de transformacin, dichos costos son
considerados como parte de la mano de obra. Es preciso entender como centro de costos o
unidad transformacin, aquella dependencia organizativa donde se fabrican los productos.
Por tal motivo, los distintos productos elaborados en la empresa PROALCA C.A. slo
reflejarn como costo de mano de obra los salarios y dems remuneraciones que generen
los
obreros
dependientes
del
departamento
de
planta,
saber:
operador
del
microprocesador, recepcionista de materia prima, prensista y ensacadores.
Dentro de los gastos indirectos de fabricacin existen costos fijos y costos variables.
Los costos fijos generalmente estn representados por remuneraciones de personal que
tiene funciones de apoyo a la produccin.
Entre las erogaciones clasificadas por la
administracin de PROALCA C.A. como gastos indirectos de fabricacin fijos se

encuentran: los sueldos
del gerente de produccin, del encargado de planta y del
encargado de control de calidad; salarios y dems remuneraciones del personal de

mantenimiento; salarios y dems remuneraciones de los ensacadores; adems del seguro de
planta y los gastos de depreciacin de los equipos.
Los gastos indirectos de fabricacin variables constituyen erogaciones que cambian

segn el volumen de produccin y que en el caso de la empresa estudiada comprenden: los
gastos de insumos y qumicos para el mantenimiento de la caldera, el consumo de
combustibles y lubricantes, la energa elctrica, los materiales e implementos de seguridad
industrial, los gastos de pesaje y caletas, as como los repuestos y servicios de
mantenimientos externos.
Los recursos de produccin tendrn un cdigo que facilitar la asociacin de los

elementos de costos a los productos. Dicho cdigo no tendr una extensin mayor a cinco
dgitos, siendo el primer dgito el indicador del tipo de elemento a que se refiere el insumo,
de acuerdo a la siguiente nomenclatura:
Cuadro 6.
NOMENCLATURA DE ELEMENTOS
MATERIAS PRIMA
MANO DE OBRA
GASTOS INDIRECTOS DE PRODUCCIN
Fuente. Agudo (2002)
Para cada producto se debe disear una tabla de estructura de costos que registre la
frmula de materiales a mezclar, el nmero de unidades de material de empaque a utilizar,
el costo unitario de mano de obra estimado por hora de produccin y la tasa
predeterminadas de gastos indirectos de fabricacin a aplicar. Las tablas de costos deben
ser revisadas mensualmente durante el primer ao de funcionamiento del sistema y
trimestralmente a partir del segundo ao.
Debido a que en el proceso productivo de la empresa PROALCA C.A. todos los tipos
de productos presentan la misma estructura de costo, donde slo vara la combinacin de
ingredientes y el tiempo estimado de produccin, en el formato 1 se presenta un modelo de
tabla de estructura de costo por producto, cuya asignacin de materiales y recursos
productivos se establecen en base a la unidad mnima de produccin
de la empresa, un
batch o dos mil kilogramos (2.000 Kg.).

Formato 1
ESTRUCTURA DE COSTO POR PRODUCTO
PROALCA C.A.
TABLA DE ESTRUCTURA DE COSTO
LNEA DE PRODUCTO:
CDIGO FRMULA:
CANTIDAD FORMULADA:
NOMBRE DE LA FRMULA:
MATERIAS PRIMAS
Macros
Cdigo
Descripcin
1XXXX
Material Macro
1XXXX
Material Macro
Micros
Cdigo
Descripcin
1XXXX
Material Micro
1XXXX
Material Micro
Material de Empaque
Cdigo
Descripcin
1XXXX
Sacos
1XXXX
Tarjetas
1XXXX
Hilo
Cantidad
Costo
Cantidad
Costo
Cantidad
Costo
MANO DE OBRA
Cdigo
Descripcin
2XXXX
Porcin del salarios y dems remuneraciones recepcionista de materia
prima
2XXXX
2XXXX
2XXXX
2XXXX
Porcin del salarios y dems remuneraciones operador de planta

Porcin del salarios y dems remuneraciones premezcla
Porcin del salarios y dems remuneraciones prensista
Porcin del salarios y dems remuneraciones recepcionista de materia
prima
COSTO ESTIMADO
Por hora de produccin
GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN

Fijos
Cdigo
Descripcin
3XXXX
Porcin del Sueldo del Gerente de Produccin
3XXXX
Porcin del sueldo del Encargado de Planta
3XXXX
Porcin del sueldo del Encargado de Control de Calidad
3XXXX
Porcin de salario y dems remuneraciones del personal de
mantenimiento
3XXXX
Porcin de salario y dems remuneraciones de los ensacadores
3XXXX
Porcin del seguro de planta
3XXXX
Porcin de los gastos de depreciacin de los equipos de planta
TASA PREDETERMINADA
Variables
Cdigo
3XXXX
Descripcin
Consumo de insumos y qumicos para el mantenimiento de la
caldera
3XXXX
Consumo de combustibles y lubricantes
3XXXX
Consumo de energa elctrica
3XXXX
Porcin de los materiales e implementos de seguridad industrial
3XXXX
Porcin de los gastos de pesaje y caletas
3XXXX
Porcin de los gastos por repuestos y servicios de mantenimiento
externos
TASA PREDETERMINADA
2. Metodologa de acumulacin del sistema

El CCP ha sido diseado para una metodologa de costeo por rdenes especficas. En
este sistema los productos son concebidos como la combinacin de ingredientes primarios
o de mezclas secundarias, que son sometidos a procesos de transformacin y clasificados
por lotes de produccin. En una orden especfica se resumen los insumos de la
transformacin de un lote de produccin. Los costos se acumulan para cada lote de
produccin por separado y la obtencin de los costos unitarios es cuestin de una simple
divisin de los costos totales de cada orden entre el nmero de unidades producidas.
2.1. Metodologa de acumulacin de los costos de los materiales

En el caso de la empresa PROALCA C.A., las rdenes de fabricacin son
denominadas ticket de mezcla, formatos en los cuales se registra, previo al proceso
productivo, el consumo de materiales estimados segn la frmula preestablecida, y durante
la fabricacin, el consumo real de materiales y el tiempo de produccin. Tal informacin
alimenta al sistema de costos para el clculo automtico de los costos unitarios por tipo de
elemento y lotes de produccin, generando luego de haber culminado el proceso de
fabricacin y cerrado el ticket de mezcla, la orden de produccin.
La asignacin de materiales a cada lote de produccin depender de la frmula del
alimento o producto. Por ejemplo en la fabricacin de un batch o dos mil kilogramos
(2.000) de alimento concentrado para ganado porcino se requieren seiscientos cincuenta
(650) kilogramos de harina de arroz. Esta relacin debe ser definida en el sistema al
momento de registrar los productos, y recalculada automticamente a razn de las unidades
a producir en cada lote.
El costo unitario real de los materiales deber ser actualizado por ticket de mezcla, al
igual que aquellos consumos no definidos en frmulas pero necesarios durante la
elaboracin de los productos, con el objeto que al finalizar el periodo de costos (un mes) se
proceda a cerrar los tickets de mezcla, emitir las rdenes de produccin y calcular las
variaciones de materiales.
2.2. Metodologa de acumulacin de los costos de mano de obra

La estimacin
de los costos de mano de obra directa por ticket de mezcla, debe
cumplir dos etapas. En la primera se debe calcular los costos de la hora hombre y en la
segunda se deben distribuir dichos costos a los tickets de mezclas.
Para calcular el costo de la hora hombre de mano de obra es preciso seguir el

procedimiento de anlisis planteado por Prez (1999). Esta metodologa se fundamenta en
el hecho de que las empresas no se limitan a pagar a su personal slo una remuneracin
salarial, sino que adems de ello deben cumplir con una serie de beneficios sociales y
contractuales que incrementan la incidencia econmica del costo laboral. Por tanto, es
preciso incluir como parte del salario o sueldo, las vacaciones, utilidades, los costos de
Seguro Social, INCE, Ley Poltica Habitacional, bonificaciones especiales, uniformes,
evaluaciones mdicas y dems beneficios legales o contractuales estipulados por la
empresa, determinando con ello el total de salario o sueldo integral realmente pagado al
trabajador.
En el sistema de Control de Costos de Produccin se adapta
el planteamiento de
Prez (1999) a las necesidades del modelo por rdenes de produccin y extiende la
determinacin del costo salarial integral hasta obtener el costo unitario integral por hora de
trabajo, ya que se considera viable la distribucin de los costos de mano de obra en base al
tiempo estimado o consumido en su proceso de transformacin.
Para calcular el salario integral
de cada uno de los puestos de trabajo, se deben
realizar dos tipos de anlisis:

1. Anlisis de los beneficios: donde se calcula en das de trabajos remunerados el costo
que implica para la empresa las polticas de beneficios contractuales como son: los
uniformes, los bonos por nacimiento, matrimonio, hijos, navidad, produccin, los
seguros de vida hospitalizacin, ciruga maternidad y evaluaciones mdicas, entre otros.
Para expresar los beneficios contractuales en das trabajados y pagados se procede a:
Definir el perodo que se estima a analizar.
Determinar los meses, semanas y das efectivos de trabajo correspondiente al
perodo para el cual se realiza la estimacin.
Determinar el nmero de trabajadores que cumplen la misma funcin o tienen el
mismo puesto de trabajo
Determinar el salario promedio de un trabajador.
Determinar el total de horas que comprenden la jornada habitual de trabajo.
Definir los beneficios que goza (n) el (los) trabajador (es) del puesto de trabajo
segn las polticas de la empresa o la
contratacin colectiva
vigente para la
fecha del anlisis.

Determinar la ocurrencia del evento que brinda la posibilidad del beneficio
segn estadsticas de la empresa.
Determinar el importe econmico para la ocurrencia de solo un evento.
Multiplicar el nmero de ocurrencias del evento
por su importe econmico
unitario y por el nmero de trabajadores que gozan del beneficio. Dicha
operacin se realiz por puestos de trabajos o grupos de trabajadores cuyos

salarios son homogneos.
Dividir el resultado de la operacin anterior entre el nmero de das
efectivamente laborables.
Totalizar las erogaciones en das y los das no trabajados
En el cuadro7 presentado a continuacin se muestra un modelo que sintetiza el anlisis
de los beneficios de un puesto de trabajo para la empresa PROALCA C.A.
Cuadro 7
TABLA DE ANLISIS DE BENEFICIOS CONTRACTUALES
Fuente. Prez (1999)

2. Anlisis de la poltica de remuneracin: a travs del cual se obtiene el salario integral
pagado a cada trabajador por cada da hbil trabajado. Para calcular este salario integral
es preciso cumplir el siguiente procedimiento:
a. Determinar los das hbiles: disminuyndole al total de das del perodo, los das
de descanso (sbados y domingos), los das feriados y cualquier otro da, que
por ley o por contrato los trabajadores no estn obligados a laboral.
b. Determinar los das pagados: para lo cual se debe adicionar al total de das del
perodo la incidencia en das de las vacaciones, utilidades, Seguro Social, INCE,
Ley de Poltica Habitacional y dems beneficios contractuales convertidos en
das en el anlisis anterior. Para convertir estas obligaciones parafiscales en das
remunerados, se debe multiplicar el nmero de das que posee el perodo (en
este caso 365) por el porcentaje establecido para cada obligacin segn la ley
correspondiente.
En el cuadro 8 de la siguiente pgina, se observan entonces
los siguientes resultados:

o INCE : 365 das * 2% =7,30das
o Seguro Social : 365 das * 11% = 40,15 das (se aplica el 11% ya que la
empresa esta clasificada como riesgo mximo)
o Paro Forzoso : 365 das * 1,70% = 6,205 das
o Ley Poltica Habitacional : 365 das * 2% = 7,30 das
c. Calcular factor de incidencia econmica: el cual se obtiene dividiendo el total de

das pagados entre el total de das hbiles y restndole al resultado la unidad,
para mostrar la razn real, ya que el total de das del perodo
(365) esta
contenido tanto en el numerador como en el denominador de la frmula.
Un factor de incidencia del cero punto cuarenta y uno (0,41), como el que se observa
en el cuadro 8 de la siguiente pgina, expresa que el patrono cancela adicional al
salario diario o mensual convenido por da hbil, cero como cuarenta y un veces (0,41)
del salario estipulado. Es por ello que el salario promedio de bolvares cuatro mil
ochocientos (Bs.4.800,00)
pagado al recepcionista de materia prima de la empresa
PROALCA C.A, se incrementa en un cuarenta y uno punto veintiocho por ciento (41,28
%), equivalentes a bolvares mil novecientos como ochenta y uno con noventa y un
cntimos (Bs.1.981,91), para alcanzar un salario integral de bolvares seis mil
setecientos ochenta y uno con noventa y un cntimos (Bs.6.781,91). En el cuadro 8 se
sintetiza el clculo del salario integral para recepcionista de materia prima de la
empresa PROALCA C.A.
Cuadro 8
TABLA DE ANLISIS DE LA POLTICA DE REMUNERACION
Fuente. Prez (1999)

A partir del factor salario integral se procede a determinar el costo integral de la hora
hombre de mano de obra directa por medio de las siguientes acciones, las cuales se pueden
observar en forma grfica en la tabla de la siguiente pgina:
Multiplicar el factor de incidencia econmica por el sueldo nominal de cada
puesto de trabajo o grupo de trabajadores y a su vez por el nmero de
operarios de ese grupo.
Aplicar al sueldo integral de los trabajadores del puesto o grupo el porcentaje
de actividades productivas que realizan en sus jornadas habitales de trabajo.
Totalizar los costos de mano de obra de las distintas reas o puestos de

produccin y dividir entre el total de operarios para calcular el sueldo
promedio ponderado de la mano de obra directa.
Dividir el sueldo promedio ponderado calculado en el paso anterior, entre los
das hbiles del mes, para calcular el salario promedio ponderado. En el
cuadro 9 se utiliz como promedio de das hbiles veintiuno (21).
Por el ltimo, dividir el salario promedio ponderado entre el nmero de horas
normales de la jornada de trabajo, para determinar el costo unitario de la hora
hombre de mano de obra directa. En el cuadro 9 se utiliz como jornada
habitual de trabajo lo definido por la ley de trabajo ocho horas (8).
Cuadro 9
TABLA DE CLCULO DE LA HORA HOMBRE PROMEDIO PONDERADA
Fuente. Prez (1999)

Definido el costo unitario de la hora hombre por el sistema, se procede a distribuir los
costos de mano de obra entre los distintos ticket de mezclas, de acuerdo con el nmero de
horas de produccin estimadas, para lo cual se multiplican el tiempo de produccin
estimado por el costo unitario de la hora hombre
calculado segn el procedimiento
detallado.
Para calcular el costo unitario real de la mano de obra directa se importarn del
sistema de contabilidad administrativo los costos de mano de obra del departamento de
planta, los cuales se procedern a dividir entre el total de horas de produccin reales
consumidas. La razn resultante se multiplicar por las horas de produccin y se
determinarn las variaciones en los costos de mano de obra.
2.3. Metodologa de acumulacin de los gastos indirectos de produccin
El sistema de Control de Costos de Produccin utiliza para la distribucin de los
gastos indirectos de fabricacin una tasa predeterminada. Esta metodologa parte de un
presupuesto general de gastos indirectos, que es distribuido a los productos por medio de
una o varias bases de aplicacin. Dicho presupuesto puede ser clasificado a su vez en costos
indirectos de fabricacin fijos y costos indirectos de fabricacin variables.
Para determinar la tasa predeterminada de gastos indirectos de fabricacin en el
sistema CCP, se deben seguir dos pasos: primero elaborar el presupuesto de gastos
indirectos de fabricacin fijos y variables; y segundo seleccionar la base de aplicacin
idnea.
En la elaboracin del presupuesto de gastos indirectos fijos o variables, es preciso
definir la capacidad productiva con la cual se considera correcto trabajar. El CCP parte del
criterio de que la capacidad presupuestada o esperada constituye el marco de produccin
real que las pequeas y medianas empresas deben utilizar, debido a que el mercado de stas
es restringido. La capacidad esperada refleja entonces, el nivel de unidades presupuestadas
a colocar en el mercado segn el departamento o unidades de ventas de la empresa.
Dicha unidad en el momento de establecer el nivel presupuestado, adems de estimar
la demanda del producto, considera tambin como lmite el nivel de produccin mximo
obtenible con la tecnologa, los procesos operativos, administrativos y la dinmica de
suministro de insumos que posee la compaa.
Una vez definida la capacidad presupuesta a fabricar, se listan los gastos indirectos
fijos y variables que se estima consumir para ese nivel de produccin.
Por su parte, la seleccin de la base de aplicacin debe partir de la identificacin de la
unidad de medida que mejor representa el nivel de produccin presupuestado, considerando
los siguientes criterios:
Complejidad del proceso productivo: donde se debe observar la tecnificacin
del proceso y las variaciones del mismo, dependiendo de los tipos de
productos.
Consumo de los recursos: a partir del cual se debe analizar la existencia de
elementos de costos con mayor importancia, y la relacin de dependencia
entre el consumo de los recursos utilizados.
Factibilidad y costos de medicin: de forma tal que la posible unidad de
medida definida con los dos criterios anteriores, pueda ser cuantificada sin
entorpecer las actividades normales de produccin, y sin que ello implique
costos administrativos u operativos superiores al valor de la informacin.
Al aplicar los criterios anteriores a la empresa estudiada, la base de aplicacin
seleccionada fue el tiempo de produccin, medida en horas; las razones que justifican tal
decisin son las siguientes:
En la empresa el proceso de produccin se encuentra altamente mecanizado y es
homogneo para todos los productos, por lo que la rapidez del mismo es
determinada por los ingredientes que componen las mezclas.
A pesar de ser el consumo de materiales el recurso de mayor importancia

econmica en la estructura de costo de los alimentos concentrados para animales, su
menor o mayor cuanta no inciden en el consumo de los gastos indirectos de
produccin, ya que los costos de mantenimiento, consumo de elctrico, lubricantes,
qumicos, entre otros, no varan segn el tipo de mezcla, ni segn el costo de las
mismas. No obstante, el volumen de produccin y la continuidad de las corridas de
produccin si inciden de forma significativa en los insumos productivos necesarios
para el mantenimiento y funcionamiento de la planta, hecho que se traducen en el
menor o mayor nmero de horas mquinas o de produccin que ejecutan los
equipos.
De igual forma; el nmero de horas hombre y su costo dependen del tiempo de

produccin establecido por el ritmo de la planta. Es por ello que se puede inferir que
las horas mquina o el tiempo de produccin son las bases de aplicacin ms
idneas.
Al analizar el flujo productivo se observa que puede ser fcilmente registrado en los
formatos de ticket de mezclas, el tiempo de produccin o las horas mquinas
utilizadas de todas las etapas hasta llegar al proceso de ensacado. En esta etapa el
ritmo de produccin es definido por la mano de obra indirecta, por lo que las horas
de trabajo de la
mquina ensacadora no reflejan
el tiempo de mano de obra
indirecta consumido. Por tal motivo slo es viable operativamente utilizar la base de
aplicacin tiempo de produccin.
El registro de los tiempos de produccin en los formatos de produccin ya

establecidos por la empresa no genera costos administrativos adicionales al proceso,
ni crea tareas adicionales a los operadores que retarden el proceso.
Una vez obtenido el presupuesto de gastos indirectos de fabricacin y seleccionada la

base de aplicacin, se procede a dividir el presupuesto de gastos fijos y variables entre el
nivel de produccin expresado en la unidad de la base de aplicacin, y se obtiene la llamada
tasa predeterminada, accin que el CCP realizar en forma automtica, una vez
introducidos los datos de entrada.
La asignacin de los gastos indirectos de fabricacin reales a los tickets de mezcla se

realizar al finalizar el periodo, luego de haber importado del sistema de contabilidad
administrativo los costos indirectos de fabricacin por reas de responsabilidad, los cuales
se procedern a dividir entre el total de horas de produccin reales consumidas, para as
obtener la tasa real de gastos indirectos de fabricacin. El sistema entonces proceder a
multiplicar por las horas de produccin de cada lote, emitir las rdenes de produccin y
determinarn las variaciones en los gastos indirectos de fabricacin.
3. Mdulos del sistema
Mdulo de elementos de costo: permitir registrar, consultar, modificar y

eliminar cada uno de los elementos de costos que componen la estructura de
los productos, clasificndolos segn el tipo de elemento (materiales, mano de
obra, gastos indirectos de fabricacin), el tipo de asignacin estimada, tipo de
asignacin real y definiendo su unidad de medida.
Mdulo de productos: permitir crear, consultar, modificar y eliminar cada

uno de los productos que fabrica la empresa. En este mdulo se asocian a los
productos los distintos elementos de costos definidos.
Mdulo de rdenes de produccin: en este mdulo se podrn crear, consultar,

modificar y eliminar los tickets de mezclas de los productos. Tambin
permitir la distribucin de los costos reales de materiales, mano de obra y
gastos indirectos de fabricacin a los tickets de mezclas del perodo con el
objeto de cerrar los tickets de mezclas y crear las rdenes de produccin,
determinando con ello las variaciones.
Mdulo de presupuestos: en l se llevar a cabo el registro de las estimaciones

de mano de obra y los presupuestos de gastos indirectos de fabricacin fijos y
variables, seleccionando para estos ltimos la base de aplicacin requerida en

el clculo de las tasas predeterminadas.
Mdulo de costos reales: mediante el cual podr realizarse la importacin de

las erogaciones registradas en los sistemas administrativos de la empresa; as
como determinar las variaciones de costos, ordenar el cierre de los tickets y el
cierre del perodo.
Mdulo de reportes: a travs del cual se imprimirn el consumo de materiales

por productos, el resumen de costos del perodo, el total de productos en
procesos y dems tipos de reportes definidos por los programadores y el
usuario.
Mdulo de sistema: en el se encontrarn las funciones de mantenimiento y

actualizacin del sistema. Para ello agrupar los procedimientos de seleccin
de perodo, orden de ndices, definicin de niveles de seguridad, configuracin
de los datos generales de la empresa y la salida del sistema.
4. Base de Datos
La base de datos preliminar ha sido diseada a partir de los grupos de datos ms
importantes y las funciones principales del sistema. La estructura que se presenta a
continuacin ha sido diagramada utilizando el Microsoft Access 2002 y no pretende ser un
marco de accin limitante para los especialistas en informtica, sino una idea inicial de la
data que requiere el sistema para operar.
Grfico 7. Estructura Base de Datos
5. Procedimientos administrativos y formularios

Para que la informacin de costos emitida por el CCP sea veraz y oportuna, es preciso
que
la
administracin
de
la
empresa
mejore
los
procedimientos
administrativos
relacionados con la produccin. Seguidamente se describen de forma narrativa los nuevos
procedimientos a utilizar, y se detallan las caractersticas de los nuevos formularios

utilizados para recolectar la informacin de entrada al sistema.
Nombre del procedimiento:
Compra de materiales
Dimensin:
Control de materiales
Pasos
1. El encargado de planta emite semanalmente reporte de fallas de materiales en

original y copia segn las fallas del sistema de inventario y la planificacin de
produccin y despacho.
2. El encargado de planta enva al gerente general el original del reporte de fallas
de inventario de materia prima o insumos requeridos junto con la
planificacin
semanal produccin y despachos.

3. El gerente general aprueba el reporte de fallas de inventario y procede a solicitar
cotizaciones.
4. La asistente de administracin emite, por el sistema de inventario la orden de
compra (original y dos copias) de acuerdo con el
listado de fallas y las
cotizaciones seleccionadas por el gerente general.

5. La asistente de administracin enva orden de compra original al proveedor,
entrega al encargado de planta la segunda copia, y archiva en la carpeta del
proveedor la primera copia.
6. El encargado de planta recibe la primera copia de la orden de compra y procede
a archivarla temporalmente, hasta que se inicie el procedimiento de la recepcin
de materiales en el almacn.
7. El gerente general informa al encargado de planta la fecha de la recepcin de la
materia prima o insumos, quien procede a ajustar la planificacin de la
produccin y despachos si esto fuese necesario.
Recepcin de materiales en el almacn
Dimensin:
Pasos
1. Cuando el material recibido es a granel, el encargado de planta solicita al

chofer del proveedor la nota de entrega del material o la factura.
2. El encargado de planta ordena al recepcionista de la materia prima que
acompae al transportista para que pesen el material en el servicio de romana
contratado.
3. El recepcionista de la materia prima entrega al encargado de planta la boleta de
pesaje
4. La analista de control de calidad toma una muestra de la mercanca recibida y
realiza el anlisis qumico pertinente.
5. Si
la
materia
prima analizada cumple con las condiciones de calidad
establecidas por la empresa, la analista de control de calidad informa al

encargado de planta para que ordene la descarga del material. En el caso
contrario la analista de control de calidad informa al gerente de produccin la
situacin, quien decidir si se procede a la descarga o
se rechaza la materia
prima.
6. El encargado de planta ordena al recepcionista de la materia prima que
proceda con la descarga de la materia prima en los silos de almacenamiento.
7. El obrero encargado de la recepcin de la materia prima procede, junto con el
transportista, a pesar de nuevo la unidad vaca o tara, y entrega la boleta de
pesaje al encargado de planta.
8. El encargado de planta determina el peso real del material recibido segn las
boletas de pesajes, y coteja la cantidad con lo especificado en la nota de entrega.
Sella la orden de entrega,
deja constancia en el documento de la existencia de
algn tipo de diferencia, si ese fuere el caso, y procede a emitir nota de

recepcin.
9. En el caso de que los materiales recibidos sean micros u otros insumos

(materiales de empaque, lubricantes, entre otros) el encargado de planta slo
verifica la cantidad recibida con la factura entregada por el proveedor y ordena
su ingreso al almacn emitiendo la nota de recepcin.
10. El encargado de planta registra en el sistema de inventario la entrada del
material, utilizando para ello la boleta de pesaje, la nota de entrega o factura, la
nota de recepcin y la segunda copia de la orden de compra archivada en el
procedimiento de compra de materiales.
11. Al finalizar la semana, enva a administracin las facturas recibidas junto con su
respectiva nota de entrega. Seguidamente archiva la nota de recepcin y la
segunda copia de la orden de compra.
Salida de materiales del almacn
Dimensin:
Pasos
1. El encargado de planta registra diariamente en el CCP la apertura del ticket de

mezcla segn la planificacin de produccin. Luego imprime formato de ticket
de mezcla y enva lo la encargado de control de calidad.
2. El encargado de control de calidad procede a chequear la composicin
qumica, ajusta componentes en caso necesario y enva el ticket de mezcla
corregido al encargado del almacn de micros.
3. El encargado del almacn de micros
recibe el ticket de mezcla y procede a
preparar la combinacin de nutrientes segn formula.

4. El encargado del almacn de micros enva al encargado del microprocesador
el ticket de mezcla para que se inicie el proceso de fabricacin.
5. El encargado del microprocesador recibe el ticket de mezcla y procede a

ingresar la informacin en el microprocesador, para que el computador
comience
el pesaje de los materiales macros segn la frmula indicada,
registrando en el formato la hora de inicio del proceso de fabricacin.

6. Una vez descargados los materiales macros de los silos de materia prima en la
mquina
mezcladora,
el
encargado
del
microprocesador
ordena
la
microprocesador al imprimir el reporte del visor, que es reporte automatizado

que refleja la cantidad exacta de materiales macros pesados.
7. El encargado del microprocesador anexa al ticket de mezcla el reporte del
visor, y registra el consumo real de materiales macros. Posteriormente informa
al encargado del almacn de micros que anexe a la mezcla el resto de los
ingredientes.
Formato propuesto
Nombre: Ticket de mezcla
Emisin: automtica por el sistema de Control de Costos de Produccin (CCP).
Nmero de ejemplares: original, el cual es enviada en primera instancia
al
encargado del
almacn de micros y posteriormente al encargado del
microprocesador
para que registren el consumo real de materiales y el tiempo
real de fabricacin.
Formato 2
TICKET DE MEZCLA
Control de horas trabajadas
Dimensin:
Control de costos de mano de obra

Pasos
1. La asistente de administracin entrega semanalmente las tarjetas reloj y el

formato de control de horas extras al gerente de produccin.
2. El gerente de produccin chequea las tarjetas reloj de los trabajadores y en
caso de existir una hora extra reflejada, coteja junto con el formato de horas
extras, para autorizar su pago registrando su media firma.
3. La asistente de administracin registra en el CCP las horas extras autorizadas
por el gerente segn corresponda:
En caso de ser horas extras por motivos productivos se registraran como

costos de mano de obra directa en el ticket de mezcla que origino las
mismas.
En caso de ser horas extras de mano de obra indirecta u horas extras del
personal de produccin consumidas por actividades de mantenimiento a
los equipos, se registraran dentro de los gastos indirectos de fabricacin
reales.
4. La asistente de administracin calcula el nmero de horas trabajadas por los

obreros y procede a elaborar la nmina.
Formato propuesto
Nombre : Control de Horas Extras
Emisin: manual por la asistente de administracin.
Nmero de ejemplares: original el cual es llenado por los trabajadores y revisado
por el gerente de produccin.
Formato 3
CONTROL DE HORAS EXTRAS
Asignacin de los costos de materiales a los productos
Dimensin:
Control de costos de produccin

Pasos
1. La asistente de contabilidad registra en el CCP las formulaciones de

materiales macros y micros necesarias para fabricar un batch de producto
(2.000 Kg.)
2. Semanalmente el encargado de planta emite el reporte de existencias en el
almacn de materiales, segn el sistema de inventario, y enva reporte a la
asistente de contabilidad.
3. La asistente de contabilidad actualiza mensualmente los costos unitarios
promedios de los materiales existentes en el almacn, de acuerdo con el
reporte emitido por el encargado de planta.
4. La asistente de contabilidad ordena al sistema calcular el costo unitario de
material por cada unidad de producto.
5. La asistente de contabilidad emite el reporte de anlisis de costo de materiales

y lo entrega al gerente de administracin, junto con los soportes de
formulacin y existencias en el inventario de materiales.
6. El gerente de administracin revisa la informacin recibida, de estar correcta
firma en seal de aprobacin. En caso de existir algn error informa al
asistente de contabilidad para su correccin.
Asignacin de los costos de mano de obra a los

productos
Dimensin:
Control de costos de mano de obra

Pasos
1. La asistente de contabilidad crea en el CCP los departamentos de produccin

y de servicios que estructuran la empresa.
2. La asistente de contabilidad procede a registrar en el CCP la poltica de
beneficios contractuales de la empresa (uniformes, vacaciones, utilidades,
antigedad, entre otros), los porcentajes de Seguro Social, INCE, Ley de
Poltica Habitacional y dems obligaciones laborales, por cada cargo o puesto
de trabajo.
3. La asistente de contabilidad registra en el CCP los das calendarios festivos,
no hbiles para la empresa y de descanso.
4. La asistente de contabilidad registra en el CCP los datos de cada uno de los
integrantes de las distintas nminas de la empresa, especificando los siguientes
datos: nombre y apellido, cdula de identidad, puesto de trabajo, departamento
productivo al que pertenece y sueldo.
5. La asistente de contabilidad ordena al sistema calcular el factor de incidencia
econmica y el costo por hora de la mano de obra.
6. La asistente de contabilidad emite reporte de anlisis de costo de mano de obra
y enva al gerente de administracin.
7. El gerente de administracin revisa la informacin, de estar correcta firma en

seal de aprobacin. En caso de existir algn error informa al asistente de
contabilidad para su correccin.
8. Al otorgarse aumentos de sueldos,
incorporar o desincorporar a un operario,
la asistente de contabilidad actualiza los datos de los integrantes de la nmina

de produccin e inicia nuevamente el procedimiento desde el paso n4.
Asignacin de los costos indirectos de fabricacin
Dimensin:
Control de gastos indirectos de fabricacin.

Pasos
1. El gerente de administracin elabora los presupuestos de gastos indirectos de

fabricacin fijos y variables para el nivel de produccin estimado del periodo.
De igual forma define la base de aplicacin para la distribucin de los costos
indirectos y el nivel de produccin estimado segn dicha unidad de medida.
Posteriormente entrega los presupuestos a la asistente de contabilidad.
2. La asistente de contabilidad selecciona en el CCP la base de aplicacin
utilizada para la distribucin de los gastos indirectos de fabricacin y registra
el nivel de produccin estimado.
3. La asistente de contabilidad carga en el CCP los presupuestos de gastos
indirectos indicando los siguientes datos: tipo de costos (fijo o variable),
departamento que lo genera y estimacin mensual en bolvares.
4. La asistente de contabilidad ordena al sistema calcular la tasa predeterminada
de carga fabril.
5. La asistente de contabilidad emite reporte de anlisis de gastos indirectos de
fabricacin para el gerente de administracin.
6. El gerente de administracin revisa la informacin, de estar correcta firma en
seal de aprobacin. En caso de existir algn error informa al asistente de
contabilidad para su correccin.
7. Mensualmente el gerente de administracin revisa los presupuestos de gastos

indirectos y entrega al asistente de contabilidad para actualizar los costos
estimados y ste inicia nuevamente el procedimiento desde el paso n2.
Distribucin de los costos a los productos
Dimensin:
Control de costos de produccin

Pasos
1. Una vez depositado el alimento concentrado
en los silos de productos
terminados, el encargado del microprocesador registra la hora de culminacin

del proceso productivo y enva el ticket de mezcla al encargado de planta.
2. El encargado de planta ordena a los arrumadores que inicien el proceso de
ensaque del producto terminado, y registra tiempo de inicio del proceso.
3. Una vez terminado el ensaque del producto, los arrumadores emiten el
formato de control de ensaque y lo entregan al encargado de planta.
4. El encargado de planta registra la hora de finalizacin del empaque y procede
a resear en el ticket de mezcla el total de horas consumidas.
5. El encargado de planta archiva temporalmente el ticket de mezcla. Al
finalizar la semana enva los tickets de mezclas fabricados junto con los
reportes de existencias de materiales.
6. La asistente de contabilidad actualiza mensualmente los costos unitarios
promedios de los materiales existentes en el almacn de acuerdo con el reporte
emitido por el encargado de planta.
7. La asistente de contabilidad registra por cada ticket de mezcla el consumo real
de materiales, las horas de produccin, las unidades reales producidas.
8. Al finalizar el mes la asistente de contabilidad ordena al sistema importar
costos reales de mano de obra y gastos indirectos de fabricacin.
9. Seguidamente la asistente de contabilidad ordena al CCP, calcular los costos
unitarios reales de los tickets de mezclas abiertos y determinar variaciones.
10. La asistente de contabilidad ordene al CCP, cerrar los tickets de mezcla y

emitir las rdenes de produccin correspondientes,
11. La asistente de contabilidad entrega al gerente de administracin las rdenes
de produccin emitidas.
12. El gerente de administracin revisa la informacin recibida, de estar correcta
firma en seal de aprobacin y ordena el cierre de las rdenes de produccin.
En caso de existir algn error informa al asistente de contabilidad para realice
la correccin.
Formato propuesto
Nombre: Orden de Produccin
Emisin: automtica por el sistema de Control de Costos de Produccin.
Nmero de ejemplares: original, el cual es revisado por el gerente de
administracin.
Formato 4
ORDEN DE PRODUCCION

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DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS AUTOMATIZADO

PARA LA EMPRESA PROALCA C.A.

MARINES AGUDO CANONICO

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO"

Barquisimeto, Mayo del 2002.

DISEO DE UN SISTEMA DE COSTOS AUTOMATIZADO PARA LA

Trabajo Especial de Grado para optar

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO"

Barquisimeto, Mayo del 2002.

DISEO DE UN SISTEMA DE COSTOS AUTOMATIZADO PARA LA

Trabajo Especial de Grado Aprobado

Rosa Isabel Prez

Jos Enrique Achue

Barquisimeto, 22 del Mayo del 2002.

A mis padres, hermanos y esposo quienes

A la licenciada Rosa Isabel Prez quien con su paciencia, dedicacin y apoyo

A la junta directiva de la empresa PROALCA C.A., por autorizar

A la licenciada Haide Catar por apoyar y creer en la necesidad de la investigacin.

personal administrativo y productivo que trabaja en la empresa por la

colaboracin y paciencia durante le proceso de recoleccin de la informacin.

Al ingeniero Fidel Agudo Cannico por su asesora en el rea de informtica y su

A mi madre quien es y ser siempre mi gran asesora metodolgica.

Marins Agudo Cannico

Profesional con experiencia

en el diseo de manuales de funciones, manuales de

procedimientos, sistemas contables y sistemas de administrativos adquiridos durante el

Gerente administrativo de la empresa DORCA SERVICIOS C.A, perodo

2000-febrero 2001, dedicada al desarrollo de softwares administrativos.

Contador en la firma SANCHEZ STRUVE ASOCIADOS C.A, perodo julio

Analista de organizacin y mtodos en la empresa DORCA ASOCIADOS,

Experiencia docente como preparadora docente en la ctedra de contabilidad superior

96-I y 96-I (ganadora en concurso de oposicin) y

como tutor acadmica de tesis de pregrado en el rea de costos de la Universidad Yacamb

Actualmente becaria acadmica en formacin de la Universidad del Zulia Ncleo Punto

DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS AUTOMATIZADO

Marins Agudo Cannico

Planteamiento del Problema

5. Elementos del Costo

8. Diseo de Sistemas de Informacin

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Operacionalizacin de las Variables

ANLISIS E INTEPRETACIN DE RESULTADOS

1. Objetivos del Sistema

2. Descripcin del Sistema

3. Alcance del Sistema

4. Funciones del Sistema

Diseo Interno Preliminar

2. Metodologa de Acumulacin del Sistema

3. Mdulos del Sistema

INDICE DE CUADROS Y MATRICES

Listados de Cargos de Produccin

Costo de Materiales Unitarios por Lnea de produccin 102

Tabla de Anlisis de Beneficios Contractuales

Tabla de Anlisis de Poltica Remuneracin

Tabla de Calculo de la Hora Hombre Promedio Ponderada

Matriz de Anlisis. Compra de Materiales

Matriz de Anlisis. Control de Inventario de Materiales

Matriz de Anlisis. Control de Horas Hombre Trabajadas

Matriz de Anlisis. Calculo de la Nomina

Matriz de Anlisis. Distribucin de los Costos de Mano de

Matriz de Anlisis. Determinacin de los Gastos Indirectos

Matriz de Anlisis. Recepcin

Matriz de Anlisis. Despacho

Matriz de Anlisis. Mermas