INSTRUCTIVO ALMACEN (INVENTARIOS)

- Recepcin de mercanca - El almacenista de la planta o quien

haga sus veces en la oficina (Auxiliar de produccin), debe
recibir la mercanca (materia prima, materiales, etc.) junto con
la remisin y/o factura del proveedor.
- Debe verificar en el momento de la entrega del bien por parte
del proveedor o transportador la cantidad, peso, estado y
empaque de los productos. En compras de volmenes
manejables, las cajas cerradas se deben abrir, para verificar
el contenido descrito en la remisin y/o factura. Cuando se
trate de volmenes inviables para contar fsicamente, se
ingresa las cantidades relacionadas en la remisin,
adicionando en el kardex el lote al cual corresponde, para
verificar en los consumos al final de las existencias si
corresponda o no a las cantidades que se reportaron en los
soportes del proveedor. (Si existen diferencias, debemos
reportar al proveedor mediante carta y soporte de consumos,
evidenciando estas diferencias).
- La comparacin entre documentos, se hace con base en la
orden de compra o requisicin emitida por la empresa frente a
la remisin y/o factura del proveedor. Si existe diferencias en
unidades, presentacin o referencia con respecto a la orden
de compra o requisicin y/o mercanca en mal estado, debe
quedar registrado manualmente en la remisin y/o factura
(copia que lleva el proveedor o transportador y en el soporte
que radica la empresa) la observacin de la inconsistencia,
firmada por quien recibe y quien entrega.

- Cuando se decida efectuar la devolucin sin darle entrada al

almacn, debe quedar soportado en un formato de devolucin
de mercanca, firmado por quien autorizo la devolucin y la
persona autorizada por el proveedor y/o transportador para
recibir la mercanca.
2. Almacenamiento: Una vez recibida la mercanca con todo el
protocolo establecido, el almacenista proceder a ubicarla en el
lugar asignado para ella dentro del almacn o cuarto frio. La
distribucin fsica dentro del espacio del almacn se realizara
con respecto a las condiciones fsico/qumicas del producto y
dejando a la vista, aquellas mercancas con ms tiempo de
almacenamiento. Esto aplica para las materias primas o
productos perecederos.
3. Entrada de mercanca: Inmediatamente despus del recibo y
almacenamiento de la mercanca, los datos de la compra se
registrarn en el kardex manual. (Si ya est en funcionamiento
Bussines pro o algn sistema contable, la orden de compra, la
copia de remisin y factura, ser el soporte para el ingreso de la
compra al sistema contable). Cada una de las referencias
adquiridas debe contar con un kardex manual, en el cual se debe
consignar la siguiente informacin:
- Fecha de entrada al almacn.
- Documento (Lote produccin)
- Cantidad.
- Costo unitario de compra.
- Valor total de la compra.
- Determinar el valor promedio del inventario.
Nota: Este registro hace que se actualice el inventario disponible
para consumo.
4. Salida de mercanca: Toda salida de mercanca existente en el
almacn debe hacerse de la siguiente manera: (Esto incluye

materias primas, materiales, empaques, envases, activos,

producto en proceso y producto terminado)
- El personal o departamento que requiera mercanca
existente en el almacn, deben diligenciar el formato de
requisicin interna autorizada por el nivel jerrquico
superior dentro de la empresa. (Cuando el superior
inmediato no se encuentre fsicamente en el rea, debe
realizar una llamada o emitir un correo electrnico al
almacenista advirtiendo la autorizacin; sin embargo queda
en responsabilidad del superior que autoriza de esta
manera, formalizar el proceso dentro del da
inmediatamente siguiente a la autorizacin, firmado la
requisicin respectiva).
- El almacenista verifica la existencia, cuando no haya
disponibilidad informa a quien corresponde para iniciar el
proceso de compras.
- Cuando exista disponibilidad de mercanca, el almacenista
debe diligenciar el formato de salida de almacn donde
describe el producto, la cantidad, el destino, firmado por
quien retira la mercanca.
- Al momento de hacer la entrega fsica de la mercanca,
quien hace la solicitud y retiro del producto debe dejar sin
excepcin alguna cuando sea repuestos, la pieza que se
est reponiendo, cambiando o manteniendo. Sin este
prerrequisito, no se autoriza la salida de almacn y de
efectuarse bajo estas condiciones, el responsable directo
es el almacenista.
- Al hacerse efectiva la salida, el almacenista debe registrar
inmediatamente los movimientos en el kardex manual del
almacn.
5.

Semanalmente se har un conteo selectivo de

mercanca (Especialmente las de mayor rotacin) para
verificar el almacenamiento, custodia y manejo de los
inventarios.

6. Para el cierre mensual, el responsable de la planta y el

almacenista, realizaran un inventario fsico del almacn,
firmado por quienes participaron en esta toma fsica.
Posteriormente ser archivado en una AZ bajo el
nombre Toma de Inventarios fsicos, para comparar los
saldos contables o del kardex con respecto al inventario
fsico en auditorias posteriores.
7. Cuando se tenga existencias con caducidad para la
utilizacin, se verificar las fechas de vencimientos para
evitar que expiren antes de su utilizacin. (Los
productos vencidos que no puedan utilizarse, sern
responsabilidad del almacenista).
8. Las salidas de activos fijos bien sea para otra unidad de
negocio o prstamo a un tercero, debe contar con la
autorizacin del jefe de planta o en su defecto del
gerente general. Adems, quien lo retira debe diligenciar
el formato de salida de activos donde establece la
descripcin del activo, estado, cantidad, fecha de
devolucin, quien lo autoriza, quien lo retira. Al momento
de la salida, debe dejar la copia en la portera de la
empresa (Si existe vigilancia).