PLAN DE TRABAJO DEL PROCESO DE DETERMINACIN

DE LOS COSTOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS CONTENIDOS EN EL TEXTO NICO
DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - TUPA DE
LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN DE LA
FRONTERA-HUANCABAMBA

PLAN DE TRABAJO DEL PROCESO DE DETERMINACIN DE LOS

COSTOS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CONTENIDOS EN EL TEXTO NICO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS - TUPA DE LA MUNICIPALIDAD
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN DE LA FRONTERA

NDICE

I. PRESENTACIN
II. ANTECEDENTES
III. MARCO LEGAL VIGENTE
IV. OBJETIVO GENERAL
V. OBJETIVOS ESPECFICOS
VI. ENTORNO DE TRABAJO
VII. PRODUCTO A LOGRAR
VIII. PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES
IX. METODOLOGA DE TRABAJO
X. PERIODO DE EJECUCIN
XI. MATERIAL LOGSTICO
ANEXOS

I.

PRESENTACIN

En los ltimos aos, el espritu del proceso de modernizacin del

Estado ha evolucionado. A principios de los noventa, en el marco de
la implementacin de las reformas estructurales que ordenaron e
integraron la economa al mundo el proceso de reforma fue planteado
principalmente como un ejercicio de redimensionamiento y de
reingeniera del aparato estatal como una respuesta a la arquitectura
institucional heredada de un Estado excesivamente controlador y
activo en la actividad productiva.
En esta direccin, la Presidencia de Consejo de Ministros, a travs de
la Secretara de Gestin Pblica como rgano responsable de
coordinar y dirigir el Proceso de Modernizacin de la Administracin
Pblica, viene implementando un conjunto de reformas normativas e
institucionales dirigidas a elevar la eficiencia y eficacia de los
procedimientos administrativos y de la prestacin de servicios
pblicos a la ciudadana, con costos razonables y con un enfoque de
excelencia en el servicio. Para ello, mediante un proceso planificado y
participativo, se formularon la Poltica Nacional de Simplificacin
Administrativa y el Plan Nacional de Simplificacin Administrativa,
respectivamente.
Bajo este marco, se aprobaron la nueva Metodologa de
Determinacin de Costos de los Procedimientos Administrativos y
Servicios prestados en exclusividad que estn comprendidos en los
Textos nicos de Procedimientos Administrativos de las Entidades
Pblicas -de acuerdo a la Ley del Procedimiento Administrativo
General y de cumplimiento obligatorio- y la Metodologa de
Simplificacin Administrativa, aplicable a todas las entidades de la
Administracin Pblica.
En ese sentido, es necesario recalcar que dada la naturaleza de una
entidad pblica se debe, en primer lugar, respetar el principio del
"costo efectivo del servicio" y evitar lucrar con los servicios brindados
a la comunidad.
Por ello y teniendo en cuenta que las entidades tienen que cubrir en
una serie de costos como los de personal, materiales y servicios,
directamente ligados a las actividades que permiten cumplir con sus
objetivos institucionales, se ha desarrollado la Metodologa de
Determinacin de Costos de los procedimientos administrativos y
servicios en exclusividad (PCM) que se compila en el Texto nico de
Procedimientos Administrativos (TUPA) de las mismas.
El costo, como se sabe, es el monto que representa el consumo de
recursos incurrido por una organizacin o una determinada rea
operativa. En la etapa de aplicacin de la metodologa de

determinacin de costos, los costos unitarios, de materiales y anuales

de personal, constituyen los insumos necesarios. Esta informacin
debe ser sistematizada, manejada y proporcionada por las reas que
administran los recursos logsticos y humanos de la entidad (Ej.
Oficina de Administracin y/o rea de Logstica).
Si la entidad no cuenta con los costos unitarios y/o anuales de sus
materiales, y recursos humanos, debe establecerse una estimacin de
los mismos para efectos de la aplicacin de la
presente metodologa. En adelante cada entidad pblica deber crear
un archivo de costos para cada versin de TUPA que tenga vigente, y
por cada versin que modifique, lo que constituye el sustento del
cobro de derecho de tramitacin.
El concepto ms novedoso en la metodologa de costos del DS N
064-2010-PCM es el Inductor. Entender el uso y la aplicacin de los
inductores en la metodologa de costos es indispensable para saber
cmo se determina el costo de un procedimiento. Su uso y aplicacin
es complicado de entender para los que recin inician el aprendizaje
de esta metodologa y, a su vez, es una fortaleza para aquellos que
conocen y usan este concepto en la metodologa de costo de
Procedimientos

Administrativos.

El inductor es un factor que permite determinar los costos no

identificables

en

diferentes

etapas

de

la

metodologa

hasta

determinar finalmente el costo no identificable de un Procedimiento

Administrativo. Ya que el inductor se usa en varias etapas de la
metodologa dar lugar a varios tipos de inductores, segn la etapa
donde se use el inductor.
El presente documento es un Plan del Proceso de determinacin de
los costos de los Procedimientos Administrativos contenidos en el
TUPA de la Municipalidad MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN
DE LA FRONTERA; cuyo objetivo es garantizar facilidades para un
clima de negocios, lo que redundar en el desarrollo socio-econmico
del Provincia.

El presente Plan se enmarca en la Poltica y el Plan Nacional de

Simplificacin Administrativa, constituye uno de los pilares para
modernizar la administracin de la Municipalidad MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE EL CARMEN DE LA FRONTERA, con nfasis en reducir
y/o suprimir las cargas administrativas, a travs de la racionalizacin
y simplificacin de los procedimientos administrativos que tramitan
los distintos rganos y unidades orgnicas que conforman la
Municipalidad MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN DE LA
FRONTERA.
En ese marco, el Plan involucra a todos los rganos y unidades
orgnicas de la Municipalidad MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL
CARMEN DE LA FRONTERA y presenta las actividades de manera
especifica que se realizarn para desarrollar las etapas de la
Metodologa de Simplificacin Administrativa y el costeo de los
procedimientos

administrativos

contenidos

en

el

TUPA

de

la

Municipalidad MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN DE LA

FRONTERA.

II. ANTECEDENTES
Mediante Decreto Supremo N 064-2010-PCM (05 de junio 2010) se
aprob la nueva metodologa de determinacin de costos de los
procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad
para las entidades pblicas, con el fin de costear con mayor precisin
dichos procedimientos y servicios y de esta manera facilitar un clima
de negocios adecuado.
Si analizamos el TUPA actual de la Municipalidad MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE EL CARMEN DE LA FRONTERA, concluimos que no ha
sido elaborado siguiendo la Gua de Simplificacin Administrativa y
determinacin de costos de procedimientos administrativos y
servicios prestados en exclusividad para el gobierno local que fue
aprobado mediante Resolucin de Secretara de Gestin Pblica N
002-2012-PCM-SGP, publicada en El Peruano el viernes 07 de
diciembre del 2012.

Si lo anterior es cierto, tampoco los costos del mencionado TUPA han

sido elaborados con el aplicativo informtico Web Mi Costo, el cual
fue aprobado tambin con la mencionada Resolucin de la Secretaria
de Gestin Pblica de la PCM. El uso del Aplicativo Informtico Web MI
Costo es de carcter obligatorio.
Asimismo, mediante la Resolucin de Secretara de Gestin Pblica
N 002-2010-PCM-SGP se dispuso que el plazo la determinacin de
los costos con la nueva metodologa para las Municipalidades
Provinciales venca el 2012.
Posteriormente, mediante la Resolucin de Secretara de Gestin
Pblica N 001-2012-PCM-SGP se han ampliado los plazos que sern
improrrogables entre el 2013 y el 2014 de acuerdo al carcter de la
entidad pblica.
Finalmente, en la disposicin complementaria y final de la
Resolucin de Secretara de Gestin Pblica N 002-2012-PCM-SGP,
publicada en El Peruano el viernes 07 de diciembre del 2012, se
seala: Las entidades de la Administracin Pblica, en forma previa
a la implementacin del Aplicativo Informtico Web para la
determinacin de costos deber revisar y simplificar
los
procedimientos administrativos
y servicios prestados en
exclusividad
que se encuentra en sus Textos nicos de
Procedimientos Administrativos (TUPA) mediante la utilizacin de la
Metodologa de Simplificacin Administrativa De ello, se desprende
que el costeo est ntimamente ligado al proceso de simplificacin
administrativa, por lo que debe hacerse las coordinaciones
respectivas.

III. MARCO LEGAL VIGENTE

1. Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y sus
modificatorias.
2. Decreto Supremo N 027-2007-PCM, define y establece las Polticas
Nacionales de obligatorio cumplimiento para las entidades pblicas

del Gobierno Nacional. La Poltica N 10 se refiere a la Simplificacin

Administrativa, aprobada con el Decreto Supremo N 025-2010-PCM.
3. Decreto Supremo N 079-2007-PCM, que aprueba los lineamientos
para la elaboracin y aprobacin del TUPA en el marco de la Ley N
27444
4. Decreto Supremo N 062-2009-PCM, que aprueba el Formato del
Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA).
5. Decreto Supremo N 064-2010-PCM, que aprueba la Metodologa
de determinacin de costos de los procedimientos administrativos y
servicios prestados en exclusividad comprendidos en los Textos
nicos de Procedimientos Administrativos de las Entidades Pblicas.
6. Decreto Supremo N 007-2011-PCM, que aprueba la Metodologa
de Simplificacin Administrativa y establece disposiciones para su
implementacin, para la mejora de los procedimientos administrativos
y servicios prestados en exclusividad.
7. Resolucin de Secretara de Gestin Pblica N 001-2011-PCM-SGP,
que modifica los plazos de implementacin de la Metodologa de
Determinacin de Costos aprobada mediante Decreto Supremo N
064-2010-PCM
8. Resolucin de Gestin Pblica Nro. 003-2010-PCM-SGP Gua
Metodolgica para la determinacin
de costos de los procedimientos administrativos y/o servicios
prestados en exclusividad
9. Resolucin de Secretara de Gestin Pblica N 002-2012-PCM-SGP,
publicada en El Peruano el viernes 07 de diciembre del 2012 que
aprueba el aplicativo web para determinar los costos del TUPA
10. Resolucin de Secretara de Gestin Pblica

N 001-2012-PCM-

SGP que amplia los plazos para implementar los costos con la nueva
metodologa de costos.

IV. OBJETIVO GENERAL

Guiar

el

proceso

de

determinacin

de

los

costos

de

los

procedimientos administrativos comprendidos en el Texto nico de

Procedimientos

Administrativos

TUPA

de

la

Municipalidad

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN DE LA FRONTERA, con la

finalidad de respetar el principio del "costo efectivo del servicio" y
evitar lucrar con los servicios brindados a la comunidad.

V. OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Establecer

el

costo

real

del

derecho

de

tramitacin

del

procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad

que realiza el ciudadano, calculado en base a la Metodologa de
Determinacin de Costos aprobada con el Decreto Supremo N
064-2010-PCM
2. Asegurar la calidad de los servicios que brinda la Municipalidad
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN DE LA FRONTERA.
3. Crear capacidad, destreza y elementos en el Gobierno Local, para
costear en forma cada vez ms precisa los procedimientos
administrativos y servicios prestados en exclusividad contenidos
en el TUPA.
4. Establecer

una

mutua

interdependencia

entre

costos

simplificacin de procedimientos.

VI. ENTORNO DE TRABAJO

El presente Plan se dirige al Comit de Direccin Del Proceso de
Simplificacin Administrativa y costeo y a todos los responsables y
encargados de los rganos y Unidades Orgnicas de la Municipalidad
MUNICIPALIDAD
involucrados

DISTRITAL

en los

DE

EL

procedimientos

CARMEN

DE

LA

administrativos

FRONTERA
y servicios

contenidos en el Texto nico de Procedimientos Administrativos TUPA.

VII. PRODUCTOS A LOGRAR
Texto nico de Procedimientos Administrativos - TUPA de la
Municipalidad MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN DE LA

FRONTERA reformulado, con procedimientos administrativos

reducidos y simplificados y con derechos de trmites calculado
en base a la Metodologa de Determinacin de Costos aprobado
con el Decreto Supremo 064-2010-PCM, usando el aplicativo
WEB Mi Costo.
VIII. PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES
Para el cumplimiento de los objetivos planteados, se debern realizar
las actividades siguientes: (Anexo 2)
IX. METODOLOGA DE TRABAJO
9.1. El proceso de simplificacin administrativa se realizar mediante
equipos de trabajo o un responsable de los rganos y unidades
orgnicas involucrados en los procedimientos administrativos
contenidos en el Texto nico de Procedimientos Administrativos TUPA, de la Municipalidad MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL
CARMEN DE LA FRONTERA.
9.2. En el proceso de simplificacin administrativa se aplicarn los
pasos y etapas considerados en: la Metodologa de Simplificacin
Administrativa, la Guia Metodolgica de Determinacin de Costos
de los Procedimientos Administrativos y Servicios prestados en
Exclusividad, el Aplicativo Informtico WEB Mi Costo en lo que
corresponda.
El mbito de aplicacin de las metodologas mencionadas son los
procedimientos administrativos y los servicios prestados en
exclusividad contenidos en el Texto nico de Procedimientos
Administrativos - TUPA de la Municipalidad MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE EL CARMEN DE LA FRONTERA
9.3. Los costos se establecern sobre la base de que todas las Areas
orgnicas de la Municipalidad MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL
CARMEN

DE

LA

FRONTERA

desarrollarn

el

proceso

de

simplificacin administrativa considerando la relacin de los

procedimientos

administrativos

servicios

prestados

en

exclusividad, aprobado y publicado mediante Resolucin del

Ministerio correspondiente, de conformidad a lo establecido en la
Segunda Disposicin Complementaria Transitoria del Decreto
Supremo N 079-2007-PCM.
9.4. La Municipalidad MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN DE LA
FRONTERA

aprobar

procedimientos

un

solo

administrativos

TUPA,
y

que

servicios

incluir
prestados

los
en

exclusividad de sus respectivos rganos Desconcentrados.

9.5. El Comit de Direccin y/o el Equipo de Mejora Continua d de la
Municipalidad MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN DE LA
FRONTERA, convocarn a reuniones de trabajo cuando el caso
as!

lo

requiera,

debiendo

participar

los

convocados

bajo

responsabilidad del Titular del rgano y/o unidad orgnica

correspondiente.

X. PERIODO DE EJECUCIN
El proceso de simplificacin Administrativa de la Municipalidad
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN DE LA FRONTERA, se
ejecutar aproximadamente en tres meses y medio, el cual se iniciara
en el mes de setiembre del 2013 y culminar en el mes de diciembre
del 2013, con la aprobacin del Texto nico de Procedimientos
Administrativos - TUPA de la Municipalidad MUNICIPALIDAD DISTRITAL
DE EL CARMEN DE LA FRONTERA.

XI. MATERIAL LOGSTICO

MATERIAL DE OFICINA

Papel bond A4 80 gr .
Tner para impresora
CD -ROM
Anillos de diferentes medidas
Tapas y contratapa
Portaminas
Resaltadores
Flderes
Fotostticas
Papel sbana
Plumones
Mini laptop

PERSONAL DE APOYO
Servidores especializados de los diferentes rganos y unidades
orgnicas de la Municipalidad MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL
CARMEN DE LA FRONTERA
PRESUPUESTO
La Oficina de Administracin o quien haga sus veces facilitar el
presupuesto que sea necesario para el cumplimiento de las
actividades programadas.

ANEXO 1: PREGUNTAS FRECUENTES

A continuacin anotamos respuestas a preguntas sobre el costeo y
que servirn de gua a nuestro trabajo.
1.El derecho de tramitacin que se establece en el TUPA puede ser
diferente al costo resultante
con la metodologa de costeo del D.S. N 064-2010-PCM?
RPTA:
El monto de los derechos de tramitacin debe ser igual al costo que
resulte de aplicar la metodologa
de costeo de procedimientos administrativos y servicios prestados en
exclusividad aprobada
mediante D.S. N 064-2010-PCM, sin embargo la Entidad puede optar
por determinar un derecho
de tramitacin menor al costo del Procedimiento Administrativo
subvencionando la diferencia en
beneficio del administrado, tomando en cuenta la capacidad
contributiva del administrado para
que tenga acceso al derecho de trmite y otros criterios racionales
que crea conveniente la entidad,
para ello, la entidad deber sustentar esta decisin en el informe
tcnico, informe legal o en la
exposicin de motivos de la norma que aprueba el TUPA.
2. Cmo proceder cuando el costo resultante de aplicar la
metodologa de costeo del D.S. N 0642010-PCM supera el monto de una (1) UIT?
RPTA:
En el caso que el costo total del procedimiento o servicio excediera de
una (1) UIT, la entidad
deber solicitar a la Secretara de Gestin Pblica el acogimiento al
rgimen de excepcin para el
establecimiento de derechos de tramitacin superiores a una (1) UIT
de conformidad con lo
establecido en el segundo prrafo del inciso 45.1 del artculo 45 de la
Ley 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General.
Para lo cual, la entidad debe remitir oficialmente el resumen y los
anexos en CD del clculo de
costos efectuado y poner a disposicin los documentos oficiales que
sustentan los datos utilizados
para el costeo.
3.Existen algunos procedimientos cuya tasa es regulada por normas
con rango de Ley y deben
establecerse de esa manera en el TUPA, sin embargo al aplicar el
costo segn la metodologa

del D.S. N 064-2010-PCM la tasa resulta ser diferente, que se debe

hacer: adecuar el costo
hasta llegar a los valores indicados por las normas legales.
RPTA:
De ninguna manera se puede adecuar los datos para disminuir o
aumentar los costos hasta reflejar
el mismo valor regulado por las normas legales, esto sera una
prctica ilegal. Se deber aplicar la
metodologa del Decreto Supremo N 064-2010-PCM y el resultado
obtenido (la tasa) deber
indicarse en los formatos de sustentacin tcnica y legal que forman
parte del sustento del TUPA
de la entidad, y en el TUPA, en la columna derecho de tramitacin, se
deber colocar el monto
segn lo establecido por la norma con rango de Ley.
4.Cmo determino el costo unitario de un procedimiento nuevo en
los que no tengo nmero de
prestaciones histricas?
RPTA:
Si no se cuenta con el nmero de prestaciones histricas se deber
realizar una proyeccin de la
demanda basada en el juicio de los expertos del rea o reas que
realizarn el procedimiento
nuevo, en una posterior actualizacin del TUPA se deber actualizar la
cantidad de prestaciones
segn el reporte de solicitudes recibidas para el mismo
procedimiento.
Las entidades deben llevar un registro de la cantidad de atenciones
y/o prestaciones que se realizan
para llevar a cabo los procedimientos administrativos y/o servicios
prestados en exclusividad,
dicho registro se puede obtener en la oficina o sistema de trmite
documentario con el reporte
de los expedientes TUPA recibidos en mesa de partes.
5.El concepto por CAFAE se considera como costo de personal
directo?
RPTA:
En la RSGP N003-2010-PCM (Captulo 1 - Paso 4) se establece que el
costo anual de personal
directo debe ser obtenido sumando las remuneraciones, aportaciones
y beneficios sociales, es
decir considera todos los ingresos del trabajador sin incluir
descuentos.
El CAFAE est financiado principalmente por descuentos de tardanzas,
inasistencias de los
trabajadores del sector pblico y con ingresos por venta de material
reciclado.

Por lo tanto CAFAE no debe ser considerado como parte del costo de
personal.
6.En nuestra entidad se considera como "centro de costo" a un rea
para afectar los gastos de la
entidad. Por lo tanto, en este caso los costos se clasifican por estos
"centros de costos". Se
pueden unificar el concepto de centro de costo y centro de actividad?
RPTA:
Si, en este caso, el centro de costo debe considerarse como un centro
de actividad para facilitar la
clasificacin de los gastos por centro de actividad.
7.Estamos comenzando la etapa de clculo de costos de
procedimientos en nuestra entidad.
Debemos usar los formatos Excel de la metodologa de costos del
D.S. N 064-2010-PCM o el
aplicativo informtico de costos?
RPTA:
Las dos herramientas (formatos Excel y aplicativo informtico de
costos) estn diseadas bajo la
misma metodologa del D.S. N 064-2010-PCM, sin embargo, los
formato Excel de la metodologa
de costos dejarn de usarse cuando entre en funcionamiento oficial el
aplicativo informtico cuya
utilizacin ser de uso obligatorio en las entidades pblicas.
8.La actividad "acumular expedientes" es una actividad en la que los
expedientes quedan en
espera hasta que la secretaria o especialista los deriva a otra rea, o
posiblemente el gerente
tenga que firmarlos al final de la jornada laboral, adems consume
tiempos de espera al
administrado e influye en el plazo del procedimiento administrativo.
Esta actividad debe ser
costeada para determinar el derecho de trmite del procedimiento
administrativo?
RPTA:
No, la actividad " acumular expedientes" la cual, en la prctica, tiene
una duracin considerable y
es una actividad critica a simplificar; no debe ser costeada.
Analicemos dicha actividad, bajo ciertos
supuestos para saber porque no debe costearse:
Respecto a costos de personal: No hay recursos humanos destinados
a acumular expedientes, es
decir, no hay trabajadores que estn dedicados a esperar varios
minutos u horas hasta que se
acumulen los expedientes para derivarlos a otra rea o firmarlos.
Mientras se acumulan los expedientes los trabajadores hacen otras

actividades, por lo tanto esta actividad no tendra costo

de personal.
Respecto a costos de material: La actividad de acumulacin no
implica algn consumo de material,
es posible que se usen materiales en actividades previas o
posteriores, por ejemplo "recepcionar
expedientes", "recibir expedientes" o "firmar expedientes" pero no
en la actividad "acumular
expedientes", por lo tanto esta actividad no tendra costos de
materiales (fungibles y no fungibles)
Respecto a costos de servicios: No tendra costos de servicios
(servicios identificables ni costos de
servicios de terceros)
Respecto a costos fijos: No se consume costos fijos como energa
elctrica o internet, por lo tanto
no se deben considerar costos fijos.
9. Se deben considerar los tiempos de espera en el clculo del plazo
del procedimiento o servicio?
RPTA:
Si. La metodologa de simplificacin administrativa aprobada
mediante D.S. N 007-2011-PCM,
establece la utilizacin del diagrama ASME donde se deben
registrar las actividades de tipo
"espera", por ejemplo la actividad mencionada en el punto anterior:
acumular expedientes.
Asimismo establece, que el tiempo total del procedimiento
rediseado debe calcularse del mismo
modo que se calcul el tiempo total en la etapa de diagnostico y
este nuevo tiempo total es el que
debe considerarse como plazo de atencin del procedimiento en el
TUPA. Si el tiempo resultante
superase el plazo mximo previsto en el marco legal, debe
ajustarse dicho tiempo al plazo previsto
en la norma que regula el procedimiento o evaluar la modificacin
de la norma.
10. Los Formatos de solicitudes son gratuitos y de libre reproduccin,
sin embargo originan un
costo a la entidad, se deben incluir el costo como parte del
procedimiento administrativo?
RPTA:
La difusin de los formatos de solicitudes es gratuita de acuerdo a
la Ley 27444, Ley del
procedimiento Administrativo General, por lo tanto, no se deben
incluir como parte del clculo
de costos del procedimiento o servicio, pues el administrado no

debe asumir costos de los formatos.

11. Los procedimientos gratuitos (ya sea por ley o por decisin de la
entidad) se costean?
RPTA:
Si bien es cierto que no es obligacin de la entidad presentar el
costo de los procedimientos
administrativos segn la metodologa del DS-064-2010-PCM, todo
procedimiento consume
elementos de costos, y todo elemento de costo tiene un costo, por
transparencia al administrado
se sugiere que todo procedimiento debe ser costeado. Sin
embargo, en el TUPA en la columna de
derecho de trmite se consigna la palabra gratuito y en los
formatos de sustentacin legal y tcnico de los procedimientos la
estructura de costos con los resultados obtenidos de aplicar la
metodologa.
12. Si un determinado procedimiento se atiende manualmente, es
decir, no se utilizan computadoras
ni otros equipos que consuman energa elctrica pero si hay
iluminacin en las oficinas (focos
encendidos) se debe considerar costo de energa elctrica?
RPTA:
Si, pues la iluminacin en las oficinas permite la visibilidad de los
trabajadores para la ejecucin
de los procedimientos administrativos y la ejecucin de otras
actividades distintas. La energa
elctrica es un elemento de costo no identificable porque no se
puede calcular directamente el
costo para una prestacin y se clasifica como costo fijo.
13. El inductor ideal para distribuir el costo de energa elctrica a los
centro de actividad es Kilowatts
hora, sin embargo, determinar los kws-hora por centro de actividad
es laborioso debido a que
en una entidad se tiene muchos centros de actividad, no se cuenta
con un inventario actualizado
de equipos y mucho menos conocemos los valores de potencia de
cada equipo. Podemos elegir
otro inductor para distribuir el costo de energa elctrica hacia los
centros de actividad?
RPTA:
Si, el inductor a elegir no debe ser complicado de obtener, se debe
elegir un inductor ms sencillo
sin perder la conexin lgica con el elemento de costo que
deseamos costear, se puede utilizar el
inductor "nmero de equipos" o "nmero de computadoras" pues
los equipos consumen energa
elctrica. El inductor para determinar el costo por centro de

actividad debe ser el ms adecuado

en el contexto de la entidad.
14. Una municipalidad tiene varios locales y para ejecutar un
procedimiento administrativo se
requiere un servicio de mensajera para trasladar los documentos
entre los distintos locales. El
servicio de mensajera traslada documentos de todo tipo, no
solamente los relacionados a
procedimientos administrativos. Consideramos este servicio como
directo identificable o como
directo no identificable?
RPTA:
Expliquemos con un ejemplo:
Si el servicio de mensajera est contratado para el traslado de las
notificaciones por procedimientos administrativos del TUPA y cobra
100 soles por cada 400 documentos trasladados entonces es un
servicio identificable, cuyo costo unitario resulta de dividir 100 / 400
= S/. 0.25, este monto sera por cada prestacin de procedimiento
administrativo que consuma un servicio de mensajera.
Si el servicio de mensajera cobra una tarifa mensual sin importar
la cantidad de documentos y el
tipo de documentos a trasladar, entonces debe ser calificado como
servicio no identificable.
15. En nuestra entidad los costos se afectan a la unidad orgnica que
consume un recurso (personal,
material, servicios) y se registran en diversos sistemas de
informacin (Software de RRHH,
Software de Almacn, Software de Servicios).Por lo tanto ya se
cuenta con un reporte anual de
costos por cada centro de actividad (unidades orgnicas) y
detallado por persona, material y
servicios. Por lo tanto, Se puede utilizar dicho reporte como
sustento del Clculo del costo del
elemento de costo por Centro de Actividad?
RPTA:
Si, puede utilizarlo de fuente de informacin para realizar el
"Clculo del costo del elemento de
costo por Centro de Actividad", adjuntar el reporte anual de costos
con el que cuenta la entidad
indicando las fuentes de informacin de los datos y precisando la
manera en que se ha logrado
determinar los costos por cada centro de actividad y por cada
elemento de costo.
16. Nuestra entidad tiene un sistema integrado de produccin de
microformas el cual consiste en el
escaneo de todos los documentos que ingresan por mesa de partes
(incluyendo las solicitudes

de informacin). En este sistema se digitalizan los documentos

(escaneo), y se graba dicha
informacin en cds bajo archivos denominados microformas, los
cuales tienen valor legal.
Se debe incluir o no, el costo de los servidores que alimentan el
soporte de los programas
(plataformas) que se utilizan en dicho proceso y el personal de la
Gerencia de Sistemas
encargados de mantener las plataformas tambin?
RPTA:
Si, se debe considerar el costo de adquisicin de los servidores para
el clculo de la "depreciacin
de activos" y solo el valor correspondiente al 25% del costo de
adquisicin. Luego el costo se
distribuye segn la metodologa del D.S. N 064-2010-PCM.
Los programas que se adquirieren por licencias de software deben
costearse como "amortizacin
de intangibles".
El personal que digitaliza debe costearse como "personal directo"
mediante una actividad
denominada: digitalizar documentos
El personal de sistemas que hace mantenimiento debe costearse
como "costo fijo" porque el
mantenimiento de equipos no depende exclusivamente de la
demanda de las reas, sino que
depende de un plan de mantenimiento anual de equipos.
17. Las actividades que se realizan antes del ingreso de la solicitud a
la mesa de partes y despus
de la notificacin del pronunciamiento al administrado se costean?
RPTA:
No, de acuerdo a la Ley 27444, el procedimiento inicia con el sello
de cargo de la solicitud ingresada en la unidad de trmite
documentario de la entidad y termina con la notificacin del
pronunciamiento o resolucin y/o publicacin del mismo.

ANEXO 2: PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES

ACCIONES A DESARROLLAR

Instalacin del Comit de Direccin de Costeo

Reunin de trabajo con los miembros del Comit de

Direccin para la planificacin de las actividades a
realizar
Validar y aprobar el Plan de Trabajo del Proceso de
Costeo de los Procedimientos Administrativos
contenidos en el TUPA de la Municipalidad
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE EL CARMEN
DE LA FRONTERA
4.1 ETAPA PREPARATORIA
4.1.1 Reunin de trabajo para sensibilizar a los
responsables de los Equipos de Mejora Continua sobre
la importancia de la simplificacin administrativa y a
la aplicacin de las metodologas de Costos.
4.2. ETAPA DE DIAGNSTICO
4.2.1. Uso de la informacin del recorrido fsico de la
situacin actual del procedimiento, identificando su
inicio a fin, observando las actividades que se
ejecutan, el nmero de personas que intervienen, el
tiempo que demoran, etc.
4.2.2. Utilizar de la Tabla ASME-VM, donde se

RESPONSABLES
Comit de Direccin y
especialista Asesor
Comit de Direccin y
especialista Asesor

1
x

ABRIL
2
3

Comit de Direccin

Equipo de Mejora
Continua y el apoyo de
Funcionarios y
especialista Asesor

Responsables del
procedimiento
administrativo de las UO
y especialista Asesor

Responsables del

2013
MAYO
2
3

JUNIO
2
3

registrarn las reas que participan, las personas que

intervienen, los pasos, tiempos y actividades que se
encontraron en el recorrido.
4.2.9. Validacin del resultado de la Etapa de
Diagnstico

procedimiento
administrativo de las UO
y especialista Asesor
Responsables del
procedimiento
administrativo de las UO
y especialista Asesor
ETAPA PASOS PREVIOS AL PROCESO DE Responsables del
COSTEO
procedimiento
Propuesta del nuevo costeo del procedimiento administrativo de las UO
administrativo rediseado, utilizando la Metodologa y especialista Asesor
de determinacin de costos y el Aplicativo Informtico
5.1 Registrar los centros de actividad
5.2 Registrar los objetos del costo
5.3 Registrar las actividades
5.4 Recopilar informacin del consumo
ETAPA CALCULO DEL COSTO DIRECTO Responsables del
IDENTIFICABLE
procedimiento
Utilizacin de la Tabla ASME -VM de todos los administrativo de las UO
procedimientos administrativos luego de haber sido y especialista Asesor
aquellos que no aaden valor o que no cuentan con
base legal que los sustente; para ello, se utilizar la
informacin de los Cuadros Maestros de Excel
6.1 Del personal Directo
6.2 Del material Fungible
6.3 De los servicios directos identificables
ETAPA CALCULO DEL COSTO DIRECTO NO Responsables del

IDENTIFICABLE
7.1 Inductores para determinar el costo
7.2 Del material no fungible
7.3 Del servicio de Terceros no Identificables
7.4 De depreciacin de activos y amortizacin de
intangibles
7.5 De Costos fijos
ETAPA DE CREACION DE ARCHIVO DEL
COSTEO DEL TUPA
Evaluar y validar el costeo de todos los
procedimientos administrativos
8.1 Revisin y Validacin de datos
8.2 Registro en el Aplicativo Web
4.4.5. Elaboracin del proyecto de TUPA en su
Formato; se considerarn todos los procedimientos
servicios obtenidos en el numeral anterior, incluyendo
los procedimientos administrativos simplificados en la
Etapa de Rediseo.

procedimiento
administrativo de las UO
y especialista Asesor

Responsables del
procedimiento
administrativo de las UO
y especialista Asesor

Responsables del
procedimiento
administrativo de las UO
y especialista Asesor